DAFT

AR IS

IDashboard HRIS Lengkap 01

02030405060708

Basis Data HRIS & Pencarian

Migrasi Data

ManajemenAbsensi & Kehadiran

Integrasi denganMesin Absensi

Absensi melaluiSmartphone

Manajemen Cuti

Manajemen Izin

09 Multi Shifts

Pelaporan

Skema Lembur

DAFT

AR IS

I

10111213141518

Struktur Organisasi

Manajemen HariLibur/Hari Raya

Kontrak Manajemen

FAQ

Hubungi Kami

Dashboard HRISyang LengkapDashboard HRIS KaryaOne menyediakan ringkasan informasi penting yang bisa membantu pengguna untuk menganalisa kondisi secara cepat dan tepat dan melakukan tindak lanjut secara mudah. Dashboard HRIS KaryaONE terdiri dari informasi sebagai berikut:

Jumlah dan daftar karyawanJumlah dan daftar pengajuan cuti yang membutuhkan proses persetujuanJumlah dan daftar pengajuan lembur yang membutuhkan proses persetujuanJumlah dan daftar pengajuan penggantian hari cuti yang membutuhkan proses persetujuanJumlah dan daftar pengajuan ijin yang membutuhkan proses persetujuanJumlah dan daftar pemberian sanksi yang diberikan kepada karyawanTingkat keterlambatan dan pulang lebih awalDaftar keterlambatan karyawan dalam hitungan menitTingkat mangkir karyawanPersentase kehadiran, cuti, ijin dan mangkir dalam suatu periodePerbandingan antara status check in tanpa checkout, checkout tanpacheckin, check in dan check outUlang tahun para karyawan pada bulan berjalanKontrak yang akan berakhir pada bulan berjalanKaryawan yang mendapatkan sanksiPengajuan ijin yang belum diproses oleh atasanPengajuan cuti yang belum diproses oleh atasan

1

Basis Data HRIS & PencarianKaryaOne memiliki fitur Basis Data HRIS dan Pencarian Data Karyawan (Employee Database And Query), yaitu penyajian informasi karyawan secara lengkap dan dinamis, dan fitur pencarian yang membantu Anda untuk mencari informasi karyawan secara mudah dan cepat.

Biodata karyawan seperti nama, tempat lahir,tanggal lahir, keluarga dan sebagainyaSejarah pendidikanPengalaman KerjaJabatan kerjaAktivitas

Halaman profil karyawan memiliki informasi sebagai berikut :

2

Migrasi Data

KaryaOne memiliki fitur Migrasi Data (Data Migration) yang membantu pengguna untuk memindahkan data spreadsheet ke sistem. Selain itu, tersedia template yang pengguna bisa gunakan untuk mengupload data karyawan.

Melalui template ini, pengguna bisa memastikan bahwa data yang pengguna isi divalidasikan secara baik. Sistem pun akan memastikan bahwa data yang diupload memang sesuai dengan format pengisian.

Ketika terjadi kesalahan, sistem akan memberi tahu lokasi cell spreadsheet yang pengguna harus perbaiki. Hanya template dengan data yang telah diisi secara benar yang dapat dimasukkan ke dalam sistem.

Jika pengguna sudah memiliki data berbentuk spreadsheet, pengguna bisa melakukan copy data dan melakukan paste data tersebut ketemplate KaryaONE.

3

Manajemen Absensi & Kehadiran (Absence and Attendance Management) Pengguna dapat mengelola absensi dan kehadiran karyawan secara mudah. Data bisa diimpor secara otomatis dari mesin absensi seperti fingerprint scanner dan Radio-frequency identification (RFID).

Pengajuan cuti atau izin bisa diproses secara mudah melalui dashboard. Dapatkan ringkasan kehadiran karyawan untuk berbagai macam kebutuhan, termasuk penggajian.

Hal ini berarti perusahaan Pengguna tidak perlu lagi menggunakan absen manual seperti kartu absensi. Pengguna juga tidak perlu lagi mengolah data secara manual dari mesin fingerprint scanner ke data laporan perbulan atau pertahun karena data sudah diimpor secara otomatis.

Fitur ini juga akan menghemat penggunaan kertas formulir yang biasa diperlukan untuk keperluan pengajuan cuti dan izin. Karyawan bisa secara langsung mengajukan cuti atau izin tanpa harus meminta dan mengisi formulir fisik terlebih dahulu yang akan memakan waktu.

Manajemen Absensi & Kehadiran

4

next

next

next

Departemen SDM tidak perlu lagi mengisi waktu masuk dan pulang karyawan secara manual. Mesin absensi bisa berfungsi secara mandiri dan sistem akan mengambil data secara otomatis dari alat mesin absensi.

5

Integrasi dengan Mesin AbsensiSistem KaryaOne bisa diintegrasikan dengan mesin absensi seperti Fingerprint Scanner dan Kartu akses RFID, sehingga proses absensi karyawan bisa menjadi lebih cepat dan akurat.

Manajemen CutiKaryaOne memiliki fitur manajemen cuti (leave management) yang bisa membantu Anda untuk melihat daftar pengajuan cuti yang diajukan oleh karyawan Anda.

Melalui daftar ini, Anda bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan cuti tersebut. Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan cuti tersebut.

Pengajuan cuti yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh admin departemen SDM. Jatah cuti yang telah digunakan langsung dikurangi secara otomatis oleh sistem. Cuti bisa berbayar atau tidak berbayar, setengah hari atau sehari penuh.

Fitur cuti KaryaONE juga memungkinkan dilakukannya pengajuan cuti untuk beberapa karyawan oleh seorang atasan. Hal ini bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan yang kurang menguasai teknologi informasi ataupun menggunakan aplikasi karyawan.

7

Manajemen IzinKaryaOne memiliki fitur manajemen izin (permission management) yang bisa membantu Anda untuk melihat daftar pengajuan izin yang diajukan oleh karyawan Anda. Melalui daftar ini, Anda bisa menyetujui atau bahkan menolak pengajuan izin tersebut.

Anda pun bisa menyertakan alasan mengapa Anda menyetujui atau menolak pengajuan izin tersebut. Pengajuan izin yang disetujui oleh seorang atasan masih perlu diproses oleh admin departemen SDM.

8

Apabila izin tidak disetujui baik oleh atasan ataupun admin departemen SDM, karyawan berhak mengambil cuti atau berubah menjadi cuti tidak berbayar. Jatah cuti yang telah digunakan langsung dikurangi secara otomatis oleh sistem. Izin bisa berbayar atau tidak berbayar, setengah hari atau sehari penuh.

Fitur izin KaryaOne juga memungkinkan dilakukannya pengajuan izin untuk beberapa karyawan oleh seorang atasan. Hal ini bisa mengakomodasi kebutuhan karyawan yang kurang menguasai teknologi informasi ataupun menggunakan aplikasi karyawan.

Multi Shiftsjam masuk dan pulang, kapan dimulainya jam istirahat dan durasi jam istirahat tersebut.Tidak ada batasan jumlah untuk shift yang dibuat. Waktu kerja dalam shift akan tersinkronisasi dengan skema lembur (overtime scheme) dan absensi.

9

KaryaOne memungkinkan pengguna untuk membuat jadwal shift yang sesuai dengan jam operasional perusahaan pengguna. Pengguna bisa menentukan jam kerja berdasarkan hari,

PelaporanKaryaOne menyediakan berbagai macam laporan yang

Anda bisa lihat melalui dashboard dan halaman profil

karyawan. Laporan tersebut pun bisa Anda unduh dari

sistem (dari tanggal cut-o� ke tanggal cut-o�).

Laporan tersebut meliputi:

Ringkasan absensi

Cuti dan izin

Payroll karyawan

10

Skema LemburDengan fitur Skema Lembur (Overtime Scheme), KaryaOne memberikan perusahaan kemudahan dalam menangani sistem lembur. Data absensi dan kehadiran setiap karyawan tercatat dan dapat dikelola.

Semua data secara otomatis langsung terimpor dari mesin fingerprint scanner ke aplikasi KaryaOne.

Karyawan dapat mengajukan lembur langsung melalui dashboard KaryaONE secara online. Keseluruhan data ini kemudian bisa Anda gunakan untuk beragam keperluan, termasuk penggajian.

11

StrukturOrganisasiKaryaOne memiliki fitur dimana pengguna bisa menyusun struktur organisasi dan menentukan hubungan atasan-bawahan antara satu karyawan dengan karyawan lainnya. Hubungan dalam hirarki organisasi ini menentukan hak akses untuk menyetujui atau menolak permohonan cuti atau izin.

Admin bisa secara mudah melakukan perubahan pada bagan struktur organisasi dengan melakukan drag-anddroppada kotak yang ingin dikaitkan dengan kotak lainnya.

12

KaryaONE memiliki fitur manajemen kontrak yang dapat membantu Anda untuk mengelola dokumen kontrak karyawan. Kontrak dapat diperbaharui secara mudah dengan template yang disediakan melalui aplikasi.Menyimpan (mengunggah) data soft copy kontrak karyawan yang telah ditandatangani. Menu ini akan sangat memudahkan pengarsipan softcopy dokumen kontrak kerja karyawan.

Manajamen Kontrak

13

14

Manajemen HariLibur/Hari RayakaryaOne memiliki ftur yang memudahkan Anda untuk mengelola acara, hari libur/raya dan cuti Bersama. Dengan fitur ini, Anda dapat secara mudah:

Mengatur tanggal acara, hari libur/raya atau cuti BersamaMenentukan apakah karyawan mendapatkan lembur ketika karyawan masuk kerja pada hari liburMelihat kalender libur nasionalMemotong jatah cuti karyawan secara otomatis jika karyawan libur cuti bersama

15

1. Apa manfaat yang bisa saya dapatkan dari aplikasi ini?Anda akan mendapatkan sejumlah fitur HR yang akan membantu melakukan tugas-tugas yang berkaitan dengan sumber daya manusia. Termasuk diantaranya adalah manajemen kedatangan dan pulang, manajemen izin, pembuatan kontrak kerja, dan sebagainya.

2. Fitur apa saja yang bisa membantu saya melaksanakan tugas?Fitur HR yang diberikan termasuk manajemen organisasi, administrasi personal dan manajemen kehadiran (termasuk manajemen jadwal)

3. Apakah aplikasi ini dikustom sesuai dengan kebutuhan spesifik saya?Tidak secara langsung. Dalam pengembangan aplikasi, kami berkonsultasi dengan sejumlah perusahaan pengguna aplikasi ini. Kami menanyakan apa saja keinginan dan kebutuhan mereka dari aplikasi ini. Sebagai tambahan, aplikasi ini juga didasarkan pada kebijakan pemerintah mengenai tenaga kerja. Anda bisa memberitahu kebutuhan Anda dan kami akan memutuskan apa hal tersebut bisa dimasukkan dalam rencana pengembangan apliksi.

4. Apakah saya harus melakukan instalasi aplikasi KaryaOne di komputer?Tidak perlu karena aplikasi KaryaOne berbasis website.

5. Aplikasi ini gratis atau berbayar?Anda bisa mencoba aplikasi ini secara gratis, silahkan mendaftar di link berikut https://next.karyaone.co.id/auth/registerUntuk harga penggunaan aplikasi per karyawan per bulan dan juga fitur apa saja yang didapat, silahkan mengunjungi link ini https://www.karyaone.co.id/pricing/

6. Apakah pengguna bisa melakukan Top Up dengan menggunakan kode voucher atau kupon? Bisa, kode voucher atau kupon dapat diperoleh pada saat event tertentu.

FAQ

FAQ7. Apabila berbayar, apakah harga yang ditawarkan terjangkau?

Dibandingkan dengan aplikasi lainnya, harga paket aplikasi KaryaOne cukup terjangkau. Anda hanya membayar sesuai dengan paket dan jumlah karyawan (user) yang didaftarkan.

8. Bagaimana metode pembayarannya?Metode pembayaran dapat melalui bank transfer, giro maupun credit visa/master.

9. Apa yang terjadi apabila saya lupa membayar tagihan?15 hari sebelum jatuh tempo kami akan memberitahukan informasi tagihan yang harus dibayarkan. Jika Anda belum melakukan pelunasan setelah 30 hari terhitung dari hari jatuh tempo pelunasan, maka akun Anda akan dinon-aktifkan. Jika Anda tidak melakukan pelunasan setelah 90 hari terhitung dari hari jatuh tempo, maka KaryaOne akan menghapus data Anda.

10. Bagaimana jika saya lupa kata sandi akun saya?Anda dapat mengatur ulang kata sandi. Kami akan mengirimkan link untuk me-reset kata sandi.

11. Apakah terdapat tutorial bagaimana cara penggunaan aplikasi ini?Tersedia user guide berupa video tutorial dan buku manual.

12. Bantuan apa saja yang diberikan apabila saya mengalami kendala dalam pemakaian?KaryaOne memberikan bantuan dari hari Senin-Jumat selama jam kerja 08.00-17.00 WIB (kecuali hari libur nasional).

13. Berapa lama kami mendapatkan feedback dari admin apabila terdapat kendala dalam pemakaian?Anda bisa langsung menghubungi customer support kami dan mendapatkan feedback (maksimal 1×24 jam kerja).

14. Bahasa apa yang dipakai dan tersedia pada aplikasi ini?Untuk saat ini KaryaOne hanya menyediakan bahasa Inggris dan Indonesia.

16

FAQ15. Apakah saya dapat bertemu langsung untuk menjelaskan kebutuhan dan

pertanyaan saya? Tim Marketing KaryaOne dengan senang hati melayani anda. Silahkan hubungi kami di info@karyaone.co.id.

16. Bagaimana data saya terlindungi?Aplikasi KaryaOne sudah menggunakan SSL sehingga kami menjamin semua data Anda aman dan terenkripsi.

17. Sebagai owner atau HR manager, apakah saya bisa terhitung sebagai karyawan di aplikasi?Bisa dengan cara membuat dua akun. Satu akun sebagai admin untuk mengatur pengaturan umum dan satu akun lagi sebagai karyawan.

18. Mengapa saya harus verifikasi email?Verifikasi email diperlukan untuk memastikan bahwa orang tersebut adalah benar orang yang mendapatkan akses untuk menggunakan aplikasi ini. Untuk mengaktifkan akun Anda, maka email verifikasi akan dikirimkan ketika Anda mendaftarkan akun perusahaan. Email verifikasi juga akan dikirimkan ke karyawan yang Anda daftarkan sebagai admin.

17

Hubungi Kami

Sentra Bisnis Artha GadingJl. Boulevard Artha Gading Blok A6A No. 22-23,Kelapa Gading Barat, Jakarta Utara 14240

PT. Progrestek Abdibhakti Lokakarya

Telepon : (021) 2452 0689

Email : info@karyaone.co.id

Senin – Jumat, pukul 08.00-17.00 WIB

18