UNIVERSITI PERTAHANAN
NASIONAL MALAYSIA
(UPNM)
PROSEDUR
KAWALAN REKOD
PK(P). UPNM. 02
DISEDIAKAN OLEH DILULUSKAN OLEH
TANDATANGAN
NAMA PROF. DATO’ DR. AHMAD
MUJAHID BIN AHMAD ZAIDI
LT JEN DATO’ HAJI ABDUL
HALIM BIN HAJI JALAL
JAWATAN PENGURUS KUALITI NAIB CANSELOR
TARIKH
12 APRIL 2019 12 APRIL 2019
SENARAI EDARAN SALINAN DOKUMEN TERKAWAL
No.
Salinan
Kawalan
Penerima
Tarikh
Edaran
Diterima
Tandatangan
Tarikh
Edaran
Dipinda
Catatan
01
NAIB
CANSELOR
12/ 04/ 19
Hard
Copy
02
PENGURUS
KUALITI
12/ 04/ 19
Hard
Copy
REKOD PINDAAN
Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen ini untuk memastikan salinan
dokumen ini sentiasa dikemas kini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang
dinyatakan di dalamnya.
Tarikh Pindaan No.
Keluaran
No.
Pindaan
Rujukan /
Pindaan
Mukasurat
Terlibat
Butir-butir
Pindaan
Diluluskan
Oleh
15 / 05 / 2018
01
01
Muka Depan
& Senarai
Edaran
Nama dan
Tanda tangan
NC baru
12 / 04 / 2019
02
01
Muka Depan
& Senarai
Edaran
Nama dan
Tanda tangan
Pengurus
Kualiti baru
UPNM
PROSEDUR
PENGURUSAN
KAWALAN
REKOD
No. Ruj. Dokumen : PK(P). UPNM. 02
No. Keluaran : 02
No. Pindaan : 01
Tarikh : 12 APRIL 2019
Mukasurat : 1/10
1.0 OBJEKTIF
Prosedur ini bertujuan untuk memastikan pengendalian data dan rekod UPNM termasuk
sistem pengurusan fail sentiasa diurus, dikawal, dipelihara, disimpan dan dilupuskan
dengan sistematik supaya mudah dikesan untuk rujukan mengikut peraturan yang telah
ditetapkan.
2.0 SKOP
Prosedur ini diguna pakai oleh semua anggota UPNM semasa mengumpul, mengurus,
mengawal, menyelenggara, menyimpan dan melupuskan semua fail dan rekod kualiti
yang digunakan sebagai bukti objektif perlaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti (SPK).
Rekod Kualiti juga termasuk pengurusan rekod secara elektronik dalam SPK.
3.0 RUJUKAN
3.1 MK.UPNM.01
3.1.1 Klausa 4.2.4 - Kawalan Rekod Kualiti
3.2 Arahan Keselamatan - Keselamatan Dokumen
3.3 Arahan Perkhidmatan JPA Bab 1-8.
3.4 Surat Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 1997 - Peraturan Pemeliharaan
Rekod-Rekod Kerajaan bertarikh 11 April 1997.
3.5 Akta Arkib Negara (Pindaan) Tahun 1971.
3.6 Arahan Perbendaharaan 1971.
3.7 Rekod Latihan/ Kompetensi.
3.8 Rekod Semakan Berkaitan Produk.
3.9 Rekod Proses Perolehan.
3.10 Rekod Identifikasi dan Kemudahkesanan.
3.11 Rekod Audit Dalaman.
3.12 Rekod Tindakan Pembetulan.
3.13 Rekod Tindakan Pencegahan.
4.0 DEFINISI
4.1 Melupus - Adalah proses pemusnahan rekod-rekod kualiti mengikut prosedur
pemusnahan yang ditetapkan dalam Surat Pekeliling Am Bil.1 Tahun 1997 –
Pemeliharaan Rekod-Rekod Kerajaan.
4.2 Rekod - Semua data-data dan maklumat yang diterima atau dikeluarkan akan
direkod secara sistematik yang berkaitan dengan pelaksanaan Sistem Kualiti.
Rekod adalah sebagai bahan bukti dalam pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti.
UPNM
PROSEDUR
PENGURUSAN
KAWALAN
REKOD
No. Ruj. Dokumen : PK(P). UPNM. 02
No. Keluaran : 02
No. Pindaan : 01
Tarikh : 12 APRIL 2019
Mukasurat : 2/10
4.3 Fail Tidak Aktif - Adalah fail yang tidak lagi digunakan dalam tempoh tujuh
(7) tahun atau lebih yang perlu ditutup.
4.4 Data-Data Komputer - Adalah Data Sistem Maklumat Akademik dan
Ketenteraan.
5.0 (A) SINGKATAN
BIL SINGKATAN NAMA PENUH
5.1 TNC (AA) Timbalan Naib Canselor (Akademik & Antarabangsa)
5.2 DKN Dekan Fakulti
5.3 KMDN ALK Komandan Akademik Latihan Ketenteraan
5.4 PGRH ALK Pengarah Akademi Latihan Ketenteraan
5.5 BEND Bendahari
5.6 P PTMK Pengarah Pusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi
5.7 PK Pengurus Kualiti
5.8 KC Ketua Cawangan
5.9 PP Penolong Pendaftar
5.10 PGT Pegawai Tadbir Bahagian
5.11 PT Pembantu Tadbir
5.12 PAR Pembantu Am Rendah
5.0 (B) PENGURUSAN RISIKO
1) Stor penyimpanan diserang oleh serangga perosak.
2) Kehilangan data
UPNM
PROSEDUR
PENGURUSAN
KAWALAN
REKOD
No. Ruj. Dokumen : PK(P). UPNM. 02
No. Keluaran : 02
No. Pindaan : 01
Tarikh : 12 APRIL 2019
Mukasurat : 3/10
6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN
Tanggungjawab Tindakan
A. PEWUJUDAN DAN PENGUMPULAN DATA DAN MAKLUMAT
TNC (AA)/
DKN/ KMDN
ALK/ PGRH
ALK/ BEND/ P
PK/ PK/ KJ/
KC
1.
2.
3.
4.
Kenal pasti rekod atau data yang perlu diwujudkan, dikawal dan tempoh
penyimpanan dari prosedur-prosedur kualiti yang telah disediakan.
Nyatakan rekod-rekod yang telah diwujudkan dan dikawal dalam setiap
bahagian prosedur yang disediakan.
Wujudkan data dan maklumat yang diperlukan.
Kumpulkan data-data dan maklumat yang diwujudkan dan disimpan
dalam fail.
B. PENERIMAAN, PENGHANTARAN DAN KAWALAN REKOD
PT/ PAR 1.
2.
3.
Terima data atau surat dari Pejabat Pos, Kaunter Penerimaan atau Mesin
Faksimili.
Sisihkan surat sama ada rasmi atau persendirian.
Rekod semua data / surat rasmi dalam Buku Daftar Surat Menyurat Am,
Buku Daftar Penerimaan Surat dan Daftar Penerimaan Faksimili.
PP/ PGT/PT/
KJ
4.
5.
6.
7.
Semak nombor rujukan fail.
Jika tiada, wujudkan nombor rujukan fail dan beri arahan buka fail baru.
Jika ada, kemas kini nombor rujukan fail dan senarai fail dalam Buku
Daftar Fail.
Klasifikasi fail sama ada sulit ataupun terbuka.
C. PENYELENGGARAAN DAN PENYIMPANAN REKOD
PP/ PGT/ PT/
KJ
1.
2.
3.
Bila perlu, lakukan pemeriksaan bagi mengenalpasti rekod-rekod / fail
bagi tujuan baik pulih.
Baiki Rekod / fail supaya tahan lebih lama.
Selenggara fail mengikut kaedah atau tata cara pengurusan fail.
Pastikan ruang stor bebas dari ancaman serangga perosak.
UPNM
PROSEDUR
PENGURUSAN
KAWALAN
REKOD
No. Ruj. Dokumen : PK(P). UPNM. 02
No. Keluaran : 02
No. Pindaan : 01
Tarikh : 12 APRIL 2019
Mukasurat : 4/10
PP/ PGT/ PT/
PAR
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Simpan rekod kualiti di tempat yang sesuai dan selamat.
Susun rekod dengan kemas dan teratur bagi memudahkan
pengenalpastian dan kemudahkesanan rekod.
Pastikan tempat penyimpanan rekod / fail adalah bersih.
Kenalpasti fail untuk ditutup.
Catatkan “TUTUP” dan tarikh di Kulit Fail yang berkenaan.
Daftarkan fail yang berkenaan ke dalam Buku Daftar Fail Tutup dan
simpan.
D. KAWALAN PERGERAKAN FAIL
PAR 1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Terima permintaan dan kenal pasti fail yang dipohon berdasarkan borang
(nama borang).
Dapatkan fail berkaitan.
Rekodkan nama pegawai, tarikh dan tajuk serta nombor fail yang
dimohon di dalam Buku Daftar Pinjaman Fail.
Serahkan fail kepada pegawai yang berkenaan.
Terima fail yang dipulangkan dan semak kandungan bagi memastikan ia
berada dalam keadaan sempurna.
Catatkan tarikh pemulangan fail dalam Buku Daftar Pinjaman Fail.
Simpan semula fail ke dalam rak.
E. PELUPUSAN
PP/ PGT/ PT/
KJ
1.
2.
3.
4.
5.
Semak senarai rekod yang dicadangkan untuk pelupusan dan dapatkan
kelulusan daripada NC.
Kemukakan permohonan kebenaran pelupusan fail kepada Jabatan Arkib
Negara Malaysia.
Terima kebenaran dari Jabatan Arkib Negara Malaysia untuk melupuskan
fail.
Lupuskan rekod kualiti mengikut kaedah:
(a) Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 1997.
(b) Pemuliharaan Rekod-Rekod Kerajaan.
(c) Arahan Perbendaharaan 150.
(d) Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 22/75.
Catatkan Tarikh Pelupusan dalam Daftar Pelupusan Fail.
UPNM
PROSEDUR
PENGURUSAN
KAWALAN
REKOD
No. Ruj. Dokumen : PK(P). UPNM. 02
No. Keluaran : 02
No. Pindaan : 01
Tarikh : 12 APRIL 2019
Mukasurat : 5/10
F. PENYELENGGARAAN/ REKOD SECARA ELEKTRONIK
1.
2.
3.
4.
Terima arahan untuk memasukan data dalam komputer.
Masukkan data dan buat “backup” dalam medium eletronik yang
berasingan.
Buat cetakan kemasukan/ transaksi terakhir di penghujung hari bekerja,
jika perlu.
Simpan data dalam tempat yang bersesuaian dan selamat.
7.0 CARTA ALIR
7.1 Pewujudan, Pengumpulan Data dan Maklumat
Kenal Pasti Rekod Atau
Data Yang Perlu
Dikawal
Mula TINDAKAN
PB / PK / KJ / KC
PB / PK / KJ / KC
PB / PK / KJ / KC
PB / PK / KJ / KC
Tentukan Rekod-Rekod
Yang Dikawal
Wujudkan Data Dan
Maklumat Yang
Diperlukan
Kumpulkan Data-Data
Dan Maklumat Yang
Diwujudkan
Tamat
UPNM
PROSEDUR
PENGURUSAN
KAWALAN
REKOD
No. Ruj. Dokumen : PK(P). UPNM. 02
No. Keluaran : 02
No. Pindaan : 01
Tarikh : 12 APRIL 2019
Mukasurat : 6/10
7.2 Penerimaan, Penghantaran dan Kawalan Rekod/ Fail
Rekod
Rasmi
Ya
Tidak
Mula
Terima Data Atau Rekod
Daripada Pejabat Pos,
Kaunter Penerima Atau
Mesin Faksimili
Sisihkan Rekod Sama Ada
Rasmi Atau Persendirian
Simpan Dalam Peti
Surat UPNM
Rekod Semua Data /
Rekod Rasmi
Semak Nombor Rujukan
Fail Yang Sedia Ada
Ada Nombor
Rujukan Fail
Ya
Kemas Kini Nombor
Rujukan Fail Dan
Senaraikan Fail Dalam
Buku Daftar Fail
Wujud Nombor
Rujukan Fail
Tidak
Berikan Arahan
Buka Fail Baru
Klasifikasi Fail
Sama Ada Sulit
(Copkan SULIT)
Ataupun Terbuka
Tamat
TINDAKAN
PT/ PAR
PT/ PAR
PT/ PAR
PT/ PAR
PP/ PGT/ PT/ KJ/ KC
PP/ PGT/ PT/ KJ/ KC
PP/ PGT/ PT/ KJ/ KC
PP/ PGT/ PT/ KJ/ KC
UPNM
PROSEDUR
PENGURUSAN
KAWALAN
REKOD
No. Ruj. Dokumen : PK(P). UPNM. 02
No. Keluaran : 02
No. Pindaan : 01
Tarikh : 12 APRIL 2019
Mukasurat : 7/10
7.3 Penyelenggaraan dan Penyimpanan Rekod
Mula
Lakukan Pemeriksaan Bagi
Memastikan Rekod-Rekod
Atau Fail Terpelihara
Pastikan Ruang Stor
Disembur Dengan
Bahan Kawalan
Serangga
Baiki Rekod Atau Fail
Supaya Tahan Lama
Simpan Rekod Atau
Fail Yang Berkualiti
Rekod Disusun Dengan
Kemas Dan Teratur
Bersihkan Tempat
Menyimpan Fail / Rekod
Lain Dari Habuk
Kenal Pasti Fail Untuk
Ditutup
Catatkan ‘TUTUP’ Dan
Tarikh Ditutup Di Kulit
Fail Yang Ditutup
A
TINDAKAN
PP / PGT / PT / KJ / KC
PP / PGT / PT / KJ / KC
PP / PGT / PT / KJ / KC
PP / PGT / PT / PAR
PP / PGT / PT / PAR
PP / PGT / PT / PAR
PP / PGT / PT / PAR
PP / PGT / PT / PAR
UPNM
PROSEDUR
PENGURUSAN
KAWALAN
REKOD
No. Ruj. Dokumen : PK(P). UPNM. 02
No. Keluaran : 02
No. Pindaan : 01
Tarikh : 12 APRIL 2019
Mukasurat : 8/10
7.4 Kawalan Pergerakan Fail
A
Daftarkan Fail Yang
Ditutup
Simpan Fail Tutup Di
Stor Fail Tertutup
Tamat
TINDAKAN
PP / PGT / PT / PAR
PP / PGT / PT / PAR
Mula
Terima Permintaan Dan
Kenal Pasti Fail Yang
Dipohon
Dapatkan Fail
Berkaitan
Rekodkan Nama
Pegawai, Tarikh Dan
Tajuk Serta No. Fail
Dalam Buku Daftar
Pinjaman Fail.
Serahkan Fail Kepada
Pegawai Yang
Berkenaan
Terima Fail Yang
Dipulangkan Dan Semak
Kandungan
A
TINDAKAN
PAR
PAR
PAR
PAR
PAR
UPNM
PROSEDUR
PENGURUSAN
KAWALAN
REKOD
No. Ruj. Dokumen : PK(P). UPNM. 02
No. Keluaran : 02
No. Pindaan : 01
Tarikh : 12 APRIL 2019
Mukasurat : 9/10
7.5 Pelupusan
A
Catitkan Tarikh
Permulangan Fail Di
Dalam Buku Daftar
Pinjaman Fail
Simpan Semula Fail Ke
Dalam Rak
Tamat
Mula
Semak Senarai Rekod
Yang Dicadangkan
Untuk Pelupusan
Kemukakan
Permohonan Kelulusan
Pelupusan Fail
Terima Kelulusan
Pelupusan
Kemukakan
Permohonan Kelulusan
Pelupusan Fail
A
TINDAKAN
PAR
PAR
TINDAKAN
PP / PGT / PT / KJ / KC
PP / PGT / PT / KJ / KC
PP / PGT / PT / KJ / KC
PP / PGT / PT / KJ / KC
UPNM
PROSEDUR
PENGURUSAN
KAWALAN
REKOD
No. Ruj. Dokumen : PK(P). UPNM. 02
No. Keluaran : 02
No. Pindaan : 01
Tarikh : 12 APRIL 2019
Mukasurat : 10/10
8.0 REKOD KUALITI
Bil Nama Rekod Lokasi Tempoh
Penyimpanan
8.1 Buku/ Daftar Surat Menyurat Pusat Jaminan Kualiti dan
Pengurusan Data 7 Tahun
8.2 Buku/ Daftar Pergerakan Fail Pusat Jaminan Kualiti dan
Pengurusan Data 7 Tahun
8.3 Daftar Senarai Fail Induk Pusat Jaminan Kualiti dan
Pengurusan Data 7 Tahun
8.4 Daftar Fail Pelupusan Pusat Jaminan Kualiti dan
Pengurusan Data 7 Tahun
9.0 LAMPIRAN
9.1 LAMPIRAN 1 - Buku/ Daftar Fail Tutup [UPNM.PK(P).02.01]
9.2 LAMPIRAN 2 - Buku/ Daftar Pergerakan Fail [UPNM.PK(P).02.02]
9.3 LAMPIRAN 3 - Buku/ Daftar Surat Menyurat (Keluar) [UPNM.PK(P).02.03]
9.4 LAMPIRAN 4 - Buku/ Daftar Surat Menyurat (Masuk) [UPNM.PK(P).02.04]
9.5 LAMPIRAN 5 - Senarai Induk Fail [UPNM.PK(P).02.05]
9.6 LAMPIRAN 6 - Buku/ Daftar Pelupusan Fail [UPNM.PK(P).02.06]
A
Catatkan Tarikh
Pelupusan Dalam
Daftar Pelupusan Fail
Tamat
PP / PGT / PT / KJ / KC
LAMPIRAN 1 [UPNM.PK(P).02.01]
UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA
Kem Sungai Besi, 57000 Kuala Lumpur
TELEFON: 03-90513400 - 4454/4628 FAX: 03-90513002
DAFTAR FAIL TUTUP
BIL NO. FAIL TARIKH
TUTUP CATATAN
TANDATANGAN
PENGURUS
DOKUMEN
LAMPIRAN 2 [UPNM.PK(P).02.02]
UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA
KEM SUNGAI BESI, 57000 KUALA LUMPUR
TELEFON: 03-90513400 - 4454/4628 FAX: 03-90513002
DAFTAR PINJAMAN FAIL
Bil Nama Peminjam Bahagian/
Pejabat
Tarikh
Pinjam
Tarikh
Pulang
Tandatangan
Peminjam
LAMPIRAN 3 [UPNM.PK(P).02.03]
UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA
KEM SUNGAI BESI, 57000 KUALA LUMPUR
TELEFON: 03-90513400 - 4454/462 FAX: 03-90513002
DAFTAR SURAT MENYURAT KELUAR
BIL NAMA PENERIMA ALAMAT TARIKH
SURAT
TARIKH
HANTAR CATATAN
LAMPIRAN 4 [UPNM.PK(P).02.04]
UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA
KEM SUNGAI BESI, 57000 KUALA LUMPUR
TELEFON: 03-90513400 - 4454/4628 FAX: 03-90513002
DAFTAR SURAT MENYURAT MASUK
BIL NAMA
PENERIMA PENGALAMAT
TARIKH
SURAT
TARIKH
TERIMA CATATAN
LAMPIRAN 5 [UPNM.PK(P).02.05]
UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA KEM SUNGAI BESI, 57000 KUALA LUMPUR
TELEFON: 03-90513400 - 4454/4628 FAX: 03-90513002
SENARAI INDUK FAIL
BIL NO. FAIL NAMA FAIL TARIKH
DIBUKA LOKASI CATATAN
LAMPIRAN 6 [PK(P).UPNM.02.06]
UNIVERSITI PERTAHANAN NASIONAL MALAYSIA
KEM SUNGAI BESI, 57000 KUALA LUMPUR
TELEFON: 90513400 - 4454/4628 FAX: 03-90513002
DAFTAR PELUPUSAN FAIL
BIL NO. FAIL TARIKH
LUPUS CATATAN
TANDATANGAN
PENGURUS
DOKUMEN