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Gestão Corporativa e Redução de Despesas em São Paulo
Case da Prefeitura de São PauloProjeto de Modernização da Administração Pública
Rodrigo Mauro Ruiz de MatosTCM/SP – 15 de maio de 2009
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública
Reduzir despesas sem reduzirserviços prestados, aliás, buscaraumentá-los em qualidadee quantidade.
Modernizar a gestão internada Prefeitura.
Deixar legados de gestãoao corpo funcional.
Gerir corporativamentedespesas, racionalizando-as.
Melhorar a cadeia de processosque geram gastos.
Criar ferramentas de alta gestão.
Contexto, Desafios e Objetivos
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública
Análise de R$ 1,2 bilhões (2005) –(R$ 1,43 bilhões , 2009)
Ganhos Quantitativos: Em 18 meses R$ 122 milhões de economia (10,5%) (R$ 131,5 milhões, 2009).
Qualitativos: Rede de 2.000 pessoas; Redesenho de processos visando resultados; Criação de nova cultura, métodos e processos.
Exemplos de serviços:
Serviços públicos concedidos (Água, Luz e Telefonia – R$ 381,3 milhões)
Serviços terceirizados (vigilância, limpeza – R$ 20,2 milhões)
Serviços com frota locada (R$ 89 milhões)
Alimentos, Locação de Imóveis, Órgãos Pilotos, Transporte Escolar, Suprimentos, Autarquias Hospitalares.
1º Fase: Despesas Administrativas comuns:
IPC/FIPE
IPC/FIPE
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública
R$ 1,6 bilhões analisados (2008 – R$ 1,71 bi em 2009), distribuídos em:
- Saúde
- Educação
- Manutenção da Cidade
Resultados até dezembro de 2008: R$ 117 milhões (meta R$ 94 milhões)
Qualitativos: Aumento dos serviços prestados à população, melhorias nos processos internos, melhor gestão de gastos
Exemplos de serviços:
Zeladoria da Cidade
Serviços Médicos Especializados
Contra partidas e Convênios
2º Fase: Despesas Específicas
IPC/FIPE
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Projeto Modernizando a Administração Pública
Em bilhões de ReaisEntre 2006 e 2009
Em bilhões de ReaisProjeção
Capacidade de Redução em 4 anos: R$ 830 milhões
Alcançados em 18+12 meses: R$ 248 milhões.
IPC/FIPE
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Processos, Métodos e Pessoas
Processos
Identificar, isolar e estudar a forma de cada tipo de despesa, como e onde ela ocorre.
Identificar cada instância interna ligada à cadeia de aquisição e gastos.
Desenhar e propor melhorias sistêmicas.
Centralizar o modelo e descentralizar as ações
Métodos
Uso de consagrada metodologia (PDCA) – Consultoria INDG.
Gerenciamento Matricial de Despesas
Uso intensivo de TIC
A organização de um processo complexo como esse requer
Pessoas
Treinamento de servidores
Motivação, participação e liderança: fixação de objetivos.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Método
Matriz de DespesasOriginal
Preço
Benefício
REDUÇÃO DO PREÇO
AUMENTO DO BENEFÍCIO
Nova Matriz
X
Y
X’
Y’
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Método PDCA
1 Identificação do Problema
2 Análise de Fenômeno
3 Análise de Processo
4 Plano de Ação
5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações
7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas
Padronização 8
O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Indicadores: Identificando o problema
Padrão: Ação sobre os Parâmetros
Renegociação de Contratos
GASTO
Redução
21
X=
MinutoServidor
R$Minuto
R$Servidor
Preço ConsumoIndicador Global
A otimização dessas despesas é possível através da atuação em duas variáveis.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Metas: Definição
Exemplo de passagem da Régua (gastos com telefonia fixa):
Cluster A Cluster B
Meta: reduzir o valor dos indicadores das áreas até o valor proposto pela régua.
Meta: manter o valor dos indicadores das áreas que estão abaixo da régua.
SecretariasSub-Prefeituras
Minutos / Servidor
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Análise do Processo
ELEVADO GASTO COM
TELEFONIA FIXA
RECURSOSPESSOASEQUIPAMENTOS
AMBIENTEPROCESSOSINFORMAÇÕES
CAUSAS
Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Plano de Ação
CAUSASPRIORITÁRIAS
Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Sistemas de Apoio
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Redução de Despesas Prefeitura de SP
Processo de Trabalho
Flu
xo d
e A
com
panh
amen
to
INÍCIOMatrizes de Resultados
Reunião Prefeito
Mensal
Trimestral
ReuniãoLiderança
AnáliseGestores
AnáliseGestores Famílias
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações
Energia Elétrica de Média Tensão
Ganho AnualR$ 3,26 milhões
IPC/FIPER$ 2,75 mi(2005)
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações
Demanda de Ultrapassagem
(Tarifa 3x maior)
Ganho AnualGanho AnualR$ 2,57 milhõesR$ 2,57 milhões
Nova Demanda de Ultrapassagem
Energia Elétrica de Média Tensão
IPC/FIPER$ 2,17 mi(2005)
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Novas Licitações
29,026,6
29,030,0
40,036,9
34,3
26,0
32,2
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
HOSPITAL DAS CLÍNICAS SP
FUND. OSVALDO CRUZ
SEC. ESTADUAL DA SAÚDE SP
MINISTÉRIO DA SAÚDE
UNIV. FEDERAL PARANÁ
UNIV. FEDERAL SANTA
CATARINA
ARP SAÚDE -ANTERIOR
ARP SAÚDE -ATUAL
R$ / 1.000 COMPRIMIDOS
ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MGCONSUMO MÉDIO MENSAL = 8.1 MM
PREÇOS PESQUISADOS PREÇO MÉDIO (META)
0,02900,0266
0,02900,0300
0,04000,0369
0,03430,0322
0,0000
0,0100
0,0200
0,0300
0,0400
0,0500
HOSPITAL DAS CLÍNICAS
FUND. OSVALDO CRUZ
SEC. ESTADUAL DA SAÚDE
MINISTÉRIO DA SAÚDE
UNIV. FEDERAL PARANÁ
UNIV. FEDERAL SANTA CATARINA
ARP SAÚDE
R$/COMPRIMIDO
ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA -COMPRIMIDO 850MG
Preços ARP Preço Médio Identificado
ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG (ANTIDIABÉTICO)CONSUMO MÉDIO MENSAL = 8,1 milhões
ATUALANTERIOR
SECRETARIA MUNICIPAL DA SAÚDE
Compra de Medicamentos
Ganho AnualGanho AnualR$ 876 mil/anoR$ 876 mil/ano
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Tarifação Fixo para Fixo Tarifação Fixo para Celular
Redução83%
Redução59%
R$/
min R
$/m
in
Ganho AnualGanho AnualR$ 16,7 milhõesR$ 16,7 milhões
IPC/FIPER$ 14 mi(2005)
Telefonia Fixa
Exemplos Práticos – Novas Licitações
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
Educação
$
• Recurso direto nas escolas;
• Autonomia de gasto;
• Agilidade na execução.
• Educação Infantil:
•Centro de Educação Infantil – CEI = R$ 4.500;
•Escola Municipal de Educação Infantil - EMEI = R$ 6.000;
• Ensino Fundamental e Médio – EMEF/EMEFM = R$ 8.500;
• Educação Especial – EMEE = R$ 8.500;
• Centro Educacional Unificado – CEU = R$ 19.000.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
• Investimento R$7,6 mi;
• Modernização;
• Treinamentos.
• Gestão do consumo;
• Mudança de postura;
• Bonificação.
• Investimento R$ 14 mi.
•Reforma de 500 escolas e
revisão e modernização;
•Treinamento de 2000 pessoas
sabesp
Ganho AnualGanho AnualR$ 3,5 milhõesR$ 3,5 milhões
Ganho AnualGanho AnualR$ 15,7 milhõesR$ 15,7 milhões
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
Grandes contratações, convênios, licitações e ações simples…
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação
1. CUSTO POR PACIENTE 2. READEQUAÇÃO DO CONSUMO
3. AMPLIAÇÃO DAS MELHORIAS NO ATENDIMENTO AO PACIENTE
• Reavaliação dos pacientes: alta do serviço (672 pacientes, 30%);
• Ampliação do atendimento a novos pacientes.
• Acompanhamento sistemático dos pacientes.
R$ 343
R$ 264
0
50
100
150
200
250
300
350
400
PREÇO ANTERIOR PREÇO ATUAL
R$ / PACIENTE
REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP
R$ 343
R$ 264
0
50
100
150
200
250
300
350
400
PREÇO ANTERIOR PREÇO ATUAL
R$ / PACIENTE
REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP
R$
/ PA
CIE
NT
E M
ÊS
R$ 343R$ 264
2007 2008
R$ 612
2004
Saúde Oxigenoterapia Domiciliar Prolongada
MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA DOS PACIENTES E REDUÇÃO DAS REINTERNAÇÕES
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação
Padronização Serviços Terceirizados
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
Tipo do Serviço Nº. Subs. % Nº. Subs. %
Poda/remoção de árvores 5 16% 14 45%
Conservação de BL e PV (*) 6 19% 14 44%
Corte de grama (*) 11 34% 12 38%
Limpeza manual de córregos 13 42% 15 48%
Limpeza de BL e PV (*) 19 59% 22 69%Obs.: (*) Incluído SPUA
Junho 2008Janeiro 2008
Número de Subprefeituras que Atingiram as Metas nos Serviços de Manutenção da Cidade
Zeladoria e Manutenção da Cidade
Redução de Despesas Prefeitura de SPFonte: Subprefeituras e SIURB 2006/2007
Melhor
Oportunidade de melhoria na contratação de serviços para limpeza de piscinões e córregos.
Oportunidade
R$ 415 mil
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
Alteração na forma de contratação de serviço de limpeza e manutenção do piscinão:
Aumento na quantidade de materiais retirados do piscinão;
Maior número de viagens realizadas pelo mesmo caminhão;
Maior empenho dos trabalhadores no exercício da atividade;
Melhoria na utilização das máquinas e equipamentos pesados.
Contratação Atual
Horas de Trabalho
R$/hora
Contratação Proposta
Produtividade
R$/tonelada
Benefícios resultantes da ação:
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
2,31,8
2,4
3,34,5
5,2 5,0
0
1
2
3
4
5
6
Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho
R$ MM
EVOLUÇÃO DO GANHO - SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO
Ganho Previsto (R$ MM) Tendência (Ganho)
GANHO REALIZADO ACIMA DA META (R$ MM)GANHO REALIZADO ABAIXO DA META (R$ MM)
Zeladoria e Manutenção da Cidade
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Exemplos Práticos – Atividades de Gestão
Saúde
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Gestão de Contratos
• Formação de uma base única de dados de contratos de toda Prefeitura;
• Padronização e melhoria dos processos de contratação da Prefeitura;
• Disseminação dos padrões por todas as Unidades;
• Acompanhamento da utilização dos padrões.
Concepção do Objeto
Preparação doEdital/Contrato Solicitação Contrato e
Gestão
O que Como Compra Condição da Compra
Compra
REDESENHO DO PROCESSO
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Gestão de Contratos
Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura.
Realizar estudos em massa de dados, com fins de gerar políticas para organização do sistema como um todo.
Realizar ações em todas as fases da cadeia.
Atuar centralmente para agir descentralizadamente.
Sistema de Cadastro de Informações sobre os contratos obrigatório.
Travamento na execução orçamentária.
Permite a extração de relatórios, que geram preços de referência, compras centrais ou determinações de padrão para compras descentralizadas.
Permite o acompanhamento em tempo real.
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Seminários, Workshop e Apresentações
Redução de Despesas Prefeitura de SP
www.ruizdematos.com
Projeto Modernizando a Administração Pública Frente de Redução de Despesas
• Fase I (2005 a 2007) Base de Dados inicial: Gastos Executados em 2005 com as famílias de despesas administrativas comuns; Metas revistas em 2007.
• Fase II – (2008): Base de Dados de gastos executados em 2007 nas famílias de despesas da Secretaria de Educação, Saúde e Subprefeituras.
• Dados de metas e demais valores de referência do Sistema de Acompanhamento Matricial cedido pelo INDG à Prefeitura.
• Valores atualizados pelo ICP/Fipe (até março de 2009) apenas para demonstração.
ruizdematos.com/projetos
Obrigado.
Rodrigo Mauro Ruiz de Matos
Gerente de Consultoria
Redução de Despesas Prefeitura de SP
Crescimento da Arrecadação do ISS x PIB
(*) Real 1°sem/08 + Previsão Otimista 2º sem/08.
Fontes: PIB e Inflação Estimada (IPCA 6,5% 2008 e 5% 2009)- Relatório Focus – Bacen; PIB Real - IBGE