tcm 15 05 09

Gestão Corporativa e Redução de Despesas em São Paulo

Case da Prefeitura de São PauloProjeto de Modernização da Administração Pública

Rodrigo Mauro Ruiz de MatosTCM/SP – 15 de maio de 2009

Redução de Despesas Prefeitura de SP

Projeto Modernizando a Administração Pública

Reduzir despesas sem reduzirserviços prestados, aliás, buscaraumentá-los em qualidadee quantidade.

Modernizar a gestão internada Prefeitura.

Deixar legados de gestãoao corpo funcional.

Gerir corporativamentedespesas, racionalizando-as.

Melhorar a cadeia de processosque geram gastos.

Criar ferramentas de alta gestão.

Contexto, Desafios e Objetivos



Análise de R$ 1,2 bilhões (2005) –(R$ 1,43 bilhões , 2009)

Ganhos Quantitativos: Em 18 meses R$ 122 milhões de economia (10,5%) (R$ 131,5 milhões, 2009).

Qualitativos: Rede de 2.000 pessoas; Redesenho de processos visando resultados; Criação de nova cultura, métodos e processos.

Exemplos de serviços:

Serviços públicos concedidos (Água, Luz e Telefonia – R$ 381,3 milhões)

Serviços terceirizados (vigilância, limpeza – R$ 20,2 milhões)

Serviços com frota locada (R$ 89 milhões)

Alimentos, Locação de Imóveis, Órgãos Pilotos, Transporte Escolar, Suprimentos, Autarquias Hospitalares.

1º Fase: Despesas Administrativas comuns:

IPC/FIPE

IPC/FIPE



R$ 1,6 bilhões analisados (2008 – R$ 1,71 bi em 2009), distribuídos em:

- Saúde

- Educação

- Manutenção da Cidade

Resultados até dezembro de 2008: R$ 117 milhões (meta R$ 94 milhões)

Qualitativos: Aumento dos serviços prestados à população, melhorias nos processos internos, melhor gestão de gastos

Exemplos de serviços:

Zeladoria da Cidade

Serviços Médicos Especializados

Contra partidas e Convênios

2º Fase: Despesas Específicas

IPC/FIPE



Em bilhões de ReaisEntre 2006 e 2009

Em bilhões de ReaisProjeção

Capacidade de Redução em 4 anos: R$ 830 milhões

Alcançados em 18+12 meses: R$ 248 milhões.

IPC/FIPE


Processos, Métodos e Pessoas

Processos

Identificar, isolar e estudar a forma de cada tipo de despesa, como e onde ela ocorre.

Identificar cada instância interna ligada à cadeia de aquisição e gastos.

Desenhar e propor melhorias sistêmicas.

Centralizar o modelo e descentralizar as ações

Métodos

Uso de consagrada metodologia (PDCA) – Consultoria INDG.

Gerenciamento Matricial de Despesas

Uso intensivo de TIC

A organização de um processo complexo como esse requer

Pessoas

Treinamento de servidores

Motivação, participação e liderança: fixação de objetivos.


Método

Matriz de DespesasOriginal

Preço

Benefício

REDUÇÃO DO PREÇO

AUMENTO DO BENEFÍCIO

Nova Matriz

X

Y

X’

Y’


Método PDCA

1 Identificação do Problema

2 Análise de Fenômeno

3 Análise de Processo

4 Plano de Ação

5 Execução do Plano6Verificação dos Resultados e das ações

7Analise de desvios e implantação de ações Corretivas

Padronização 8

O método PDCA é utilizado para definir as metas a serem atingidas e facilitar o acompanhamento.


Indicadores: Identificando o problema

Padrão: Ação sobre os Parâmetros

Renegociação de Contratos

GASTO

Redução

21

X=

MinutoServidor

R$Minuto

R$Servidor

Preço ConsumoIndicador Global

A otimização dessas despesas é possível através da atuação em duas variáveis.


Metas: Definição

Exemplo de passagem da Régua (gastos com telefonia fixa):

Cluster A Cluster B

Meta: reduzir o valor dos indicadores das áreas até o valor proposto pela régua.

Meta: manter o valor dos indicadores das áreas que estão abaixo da régua.

SecretariasSub-Prefeituras

Minutos / Servidor


Análise do Processo

ELEVADO GASTO COM

TELEFONIA FIXA

RECURSOSPESSOASEQUIPAMENTOS

AMBIENTEPROCESSOSINFORMAÇÕES

CAUSAS

Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos


Plano de Ação

CAUSASPRIORITÁRIAS

Ex1: Elevado número de ligações para celulares Ex2: Falha no uso da operadora para interurbanos


Sistemas de Apoio

Here comes your footer


Processo de Trabalho

Flu

xo d

e A

com

panh

amen

to

INÍCIOMatrizes de Resultados

Reunião Prefeito

Mensal

Trimestral

ReuniãoLiderança

AnáliseGestores

AnáliseGestores Famílias


Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações

Energia Elétrica de Média Tensão

Ganho AnualR$ 3,26 milhões

IPC/FIPER$ 2,75 mi(2005)


Exemplos Práticos – Repactuações e Negociações

Demanda de Ultrapassagem

(Tarifa 3x maior)

Ganho AnualGanho AnualR$ 2,57 milhõesR$ 2,57 milhões

Nova Demanda de Ultrapassagem

Energia Elétrica de Média Tensão

IPC/FIPER$ 2,17 mi(2005)


Exemplos Práticos – Novas Licitações

29,026,6

29,030,0

40,036,9

34,3

26,0

32,2

0

5

10

15

20

25

30

35

40

45

HOSPITAL DAS CLÍNICAS SP

FUND. OSVALDO CRUZ

SEC. ESTADUAL DA SAÚDE SP

MINISTÉRIO DA SAÚDE

UNIV. FEDERAL PARANÁ

UNIV. FEDERAL SANTA

CATARINA

ARP SAÚDE -ANTERIOR

ARP SAÚDE -ATUAL

R$ / 1.000 COMPRIMIDOS

ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MGCONSUMO MÉDIO MENSAL = 8.1 MM

PREÇOS PESQUISADOS PREÇO MÉDIO (META)

0,02900,0266

0,02900,0300

0,04000,0369

0,03430,0322

0,0000

0,0100

0,0200

0,0300

0,0400

0,0500

HOSPITAL DAS CLÍNICAS

FUND. OSVALDO CRUZ

SEC. ESTADUAL DA SAÚDE

MINISTÉRIO DA SAÚDE

UNIV. FEDERAL PARANÁ

UNIV. FEDERAL SANTA CATARINA

ARP SAÚDE

R$/COMPRIMIDO

ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA -COMPRIMIDO 850MG

Preços ARP Preço Médio Identificado

ANÁLISE DE PREÇOS - METFORMINA - COMPRIMIDO 850MG (ANTIDIABÉTICO)CONSUMO MÉDIO MENSAL = 8,1 milhões

ATUALANTERIOR

SECRETARIA MUNICIPAL DA SAÚDE

Compra de Medicamentos

Ganho AnualGanho AnualR$ 876 mil/anoR$ 876 mil/ano


Tarifação Fixo para Fixo Tarifação Fixo para Celular

Redução83%

Redução59%

R$/

min R

$/m

in


IPC/FIPER$ 14 mi(2005)

Telefonia Fixa

Exemplos Práticos – Novas Licitações


Exemplos Práticos – Atividades de Gestão

Educação

$

• Recurso direto nas escolas;

• Autonomia de gasto;

• Agilidade na execução.

• Educação Infantil:

•Centro de Educação Infantil – CEI = R$ 4.500;

•Escola Municipal de Educação Infantil - EMEI = R$ 6.000;

• Ensino Fundamental e Médio – EMEF/EMEFM = R$ 8.500;

• Educação Especial – EMEE = R$ 8.500;

• Centro Educacional Unificado – CEU = R$ 19.000.



• Investimento R$7,6 mi;

• Modernização;

• Treinamentos.

• Gestão do consumo;

• Mudança de postura;

• Bonificação.

• Investimento R$ 14 mi.

•Reforma de 500 escolas e

revisão e modernização;

•Treinamento de 2000 pessoas

sabesp





Grandes contratações, convênios, licitações e ações simples…


Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação

1. CUSTO POR PACIENTE 2. READEQUAÇÃO DO CONSUMO

3. AMPLIAÇÃO DAS MELHORIAS NO ATENDIMENTO AO PACIENTE

• Reavaliação dos pacientes: alta do serviço (672 pacientes, 30%);

• Ampliação do atendimento a novos pacientes.

• Acompanhamento sistemático dos pacientes.

R$ 343

R$ 264

0

50

100

150

200

250

300

350

400

PREÇO ANTERIOR PREÇO ATUAL

R$ / PACIENTE

REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP

R$ 343

R$ 264

0

50

100

150

200

250

300

350

400

PREÇO ANTERIOR PREÇO ATUAL

R$ / PACIENTE

REDUÇÃO DO PREÇO DE ODP

R$

/ PA

CIE

NT

E M

ÊS

R$ 343R$ 264

2007 2008

R$ 612

2004

Saúde Oxigenoterapia Domiciliar Prolongada

MELHORIA DA QUALIDADE DE VIDA DOS PACIENTES E REDUÇÃO DAS REINTERNAÇÕES


Exemplos Práticos – Atividades de Gestão e Licitação

Padronização Serviços Terceirizados



Tipo do Serviço Nº. Subs. % Nº. Subs. %

Poda/remoção de árvores 5 16% 14 45%

Conservação de BL e PV (*) 6 19% 14 44%

Corte de grama (*) 11 34% 12 38%

Limpeza manual de córregos 13 42% 15 48%

Limpeza de BL e PV (*) 19 59% 22 69%Obs.: (*) Incluído SPUA

Junho 2008Janeiro 2008

Número de Subprefeituras que Atingiram as Metas nos Serviços de Manutenção da Cidade

Zeladoria e Manutenção da Cidade

Redução de Despesas Prefeitura de SPFonte: Subprefeituras e SIURB 2006/2007

Melhor

Oportunidade de melhoria na contratação de serviços para limpeza de piscinões e córregos.

Oportunidade

R$ 415 mil




Alteração na forma de contratação de serviço de limpeza e manutenção do piscinão:

Aumento na quantidade de materiais retirados do piscinão;

Maior número de viagens realizadas pelo mesmo caminhão;

Maior empenho dos trabalhadores no exercício da atividade;

Melhoria na utilização das máquinas e equipamentos pesados.

Contratação Atual

Horas de Trabalho

R$/hora

Contratação Proposta

Produtividade

R$/tonelada

Benefícios resultantes da ação:



2,31,8

2,4

3,34,5

5,2 5,0

0

1

2

3

4

5

6

Janeiro Fevereiro Março Abril Maio Junho Julho

R$ MM

EVOLUÇÃO DO GANHO - SERVIÇOS DE MANUTENÇÃO

Ganho Previsto (R$ MM) Tendência (Ganho)

GANHO REALIZADO ACIMA DA META (R$ MM)GANHO REALIZADO ABAIXO DA META (R$ MM)

Zeladoria e Manutenção da Cidade



Saúde


Gestão de Contratos

• Formação de uma base única de dados de contratos de toda Prefeitura;

• Padronização e melhoria dos processos de contratação da Prefeitura;

• Disseminação dos padrões por todas as Unidades;

• Acompanhamento da utilização dos padrões.

Concepção do Objeto

Preparação doEdital/Contrato Solicitação Contrato e

Gestão

O que Como Compra Condição da Compra

Compra

REDESENHO DO PROCESSO


Gestão de Contratos

Conhecer a fundo todos os contratos da Prefeitura.

Realizar estudos em massa de dados, com fins de gerar políticas para organização do sistema como um todo.

Realizar ações em todas as fases da cadeia.

Atuar centralmente para agir descentralizadamente.

Sistema de Cadastro de Informações sobre os contratos obrigatório.

Travamento na execução orçamentária.

Permite a extração de relatórios, que geram preços de referência, compras centrais ou determinações de padrão para compras descentralizadas.

Permite o acompanhamento em tempo real.


Seminários, Workshop e Apresentações


[email protected]

www.ruizdematos.com

Projeto Modernizando a Administração Pública Frente de Redução de Despesas

• Fase I (2005 a 2007) Base de Dados inicial: Gastos Executados em 2005 com as famílias de despesas administrativas comuns; Metas revistas em 2007.

• Fase II – (2008): Base de Dados de gastos executados em 2007 nas famílias de despesas da Secretaria de Educação, Saúde e Subprefeituras.

• Dados de metas e demais valores de referência do Sistema de Acompanhamento Matricial cedido pelo INDG à Prefeitura.

• Valores atualizados pelo ICP/Fipe (até março de 2009) apenas para demonstração.

ruizdematos.com/projetos

Obrigado.

Rodrigo Mauro Ruiz de Matos

Gerente de Consultoria

http://www.presentationpoint.de/


Crescimento da Arrecadação do ISS x PIB

(*) Real 1°sem/08 + Previsão Otimista 2º sem/08.

Fontes: PIB e Inflação Estimada (IPCA 6,5% 2008 e 5% 2009)- Relatório Focus – Bacen; PIB Real - IBGE

tcm 15 05 09

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