Download - Ref. GRU Fecha: 20/03/2019
Página 1
Guía rápida de usuario
Ref.
Fecha:
GRU
20/03/2019
Página 2
Contenido
1. INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 4
1.1 OBJETIVO ....................................................................................................................... 4
1.2 CONTENIDO DEL DOCUMENTO .......................................................................................... 4
2. ÁREA PERSONAL ....................................................................................................... 5
3. INFORMACIÓN PROVEEDOR ..................................................................................... 6
3.1 CAMPOS ......................................................................................................................... 7
4. ALTA DE FACTURAS .................................................................................................10
4.1 SUBIDA DE FACTURAS ....................................................................................................11
4.2 SELECCIÓN DE FACTURA ............................................................................................13
4.3 RELLENAR DATOS FACTURA ........................................................................................14 4.3.1 Campos ................................................................................................................15
4.4 DAR ALTA FACTURA ....................................................................................................20 4.4.1 Morosidad con agrupados ....................................................................................22 4.4.2 Morosidad (suplido único) ....................................................................................24
Página 3
Lista de Figuras
FIGURA 2-1: ÁREA DEL USUARIO .............................................................................................. 5 FIGURA 2-2: INTERFAZ DE FIN DE SESIÓN ................................................................................. 5 FIGURA 2-3: INTERFAZ DE CIERRE DE SESIÓN ........................................................................... 5 FIGURA 2-4: CONFIRMACIÓN DE CIERRE DE SESIÓN ................................................................... 5 FIGURA 3-1: CONTRATO DE ADHESIÓN ..................................................................................... 6 FIGURA 3-2: INTERFAZ 'INFORMACIÓN PROVEEDOR'. DATOS DE LA COMPAÑÍA PROVEEDORA. ...... 7 FIGURA 3-3: INTERFAZ 'INFORMACIÓN PROVEEDOR'. BOTÓN 'CANCELAR'. .................................. 9 FIGURA 4-1: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. ...........................................................................10 FIGURA 4-2: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. SUBIDA DE FACTURAS. .........................................11 FIGURA 4-3: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. EJEMPLO DE CUADRO DE DIÁLOGO. .......................11 FIGURA 4-4: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. EXAMINADOR DE FACTURAS AGREGADAS. .............12 FIGURA 4-5: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. SELECCIÓN DE FACTURA. .....................................13 FIGURA 4-6: INTERFAZ 'ALTA DE FACTURAS'. RELLENAR DATOS DE FACTURAS. ..........................14 FIGURA 4-7: DESPLEGABLE DEL SELECTOR “OPCIONES”. ..........................................................15 FIGURA 4-8: DESPLEGABLE DEL SELECTOR TIPO FACTURA SUSTITUCIÓN ...................................16 FIGURA 4-9: DATOS DE LA FACTURA QUE SE ESTÁ RECTIFICANDO .............................................16 FIGURA 4-10: GUI DE ALTA DE FACTURA. DATOS DE FACTURA (II) ............................................17 FIGURA 4-11: GUI DE ALTA DE FACTURA. DATOS DE FACTURA (III) ...........................................17 FIGURA 4-12: GUI DE ALTA DE FACTURA. DATOS DE FACTURA (IV) ...........................................17 FIGURA 4-13: DESPLEGABLE DEL SELECTOR DE IBAN ..............................................................18 FIGURA 4-14: TAMAÑO MÁXIMO EXCEDIDO ...............................................................................19 FIGURA 4-15: CODIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE LA FACTURA SIN MOROSIDAD (ARRIBA) Y CON
MOROSIDAD (ABAJO) ......................................................................................................20 FIGURA 4-16: CODIFICACIÓN ELECTRÓNICA DE LA FACTURA II. ..................................................21 FIGURA 4-17: PROCESO DE DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA FINALIZADO .......................................21
Lista de Tablas
NO SE ENCUENTRAN ELEMENTOS DE TABLA DE ILUSTRACIONES.
Página 4
1. INTRODUCCIÓN
1.1 OBJETIVO
En este documento se describe las funcionalidades y usabilidad de la aplicación web de
gestión de facturas de Caixabank, así como de los proveedores y/o emisores de éstas en el
sistema.
1.2 CONTENIDO DEL DOCUMENTO
Este documento está formado por los siguientes capítulos:
✓ Capítulo 1: Introducción. En este capítulo se realiza una introducción del documento.
✓ Capítulo 2: Área personal. Sección en la que se explicará brevemente a identificar
cuando el usuario está conectado y cuando se ha desconectado, tanto de manera
ordenada como de manera abrupta, del sistema.
✓ Capítulo 3: Información proveedor. En este capítulo se describe la funcionalidad y
usabilidad de la aplicación web donde se mostrarán los datos de un determinado
proveedor y que serán remitidos desde el portal de proveedores.
✓ Capítulo 4: Alta de facturas. En este capítulo se describe la funcionalidad y usabilidad
de la aplicación web para permitir al usuario subir o dar de alta en el sistema una nueva
factura de un determinado emisor / proveedor.
Página 5
2. ÁREA PERSONAL
Cada vez que el usuario acceda al sistema de manera satisfactoria, éste (el sistema) le
mostrará el usuario, en la esquina superior derecha, la información relativa a quién es (1), así
como la fecha de conexión del sistema (2) de la Figura 2-1. Además, el usuario tendrá la
posibilidad de cerrar sesión, (3) de la Figura 2-1, en cualquier momento.
Figura 2-1: área del usuario
El sistema, por seguridad, está programado para que después de un tiempo determinado de
inactividad elimine los datos de la sesión activa hasta ese momento. En el momento que eso
ocurra, el sistema presentará al usuario una interfaz similar a la mostrada en la Figura 2-2.
Figura 2-2: interfaz de fin de sesión
Además, en cualquier momento, el usuario conectado podrá Cerrar sesión de manera
ordenada en el sistema. Cuando este tipo de cierre suceda, el sistema le mostrará la siguiente
interfaz, ver Figura 2-3, no obstante, antes de cerrar sesión, el sistema le mostrará
confirmación al usuario, Figura 2-4, para realizar el cierre.
Figura 2-3: interfaz de cierre de sesión
Figura 2-4: confirmación de cierre de sesión
Página 6
3. INFORMACIÓN PROVEEDOR
Cuando un proveedor accede por primera vez al portal, tendrá que aceptar unos términos y
condiciones de uso del portal. Para ello se le mostrará una página como la mostrada en la
Figura 3-1: contrato de adhesión.
Figura 3-1: contrato de adhesión
Las acciones que el usuario puede desempeñar en esta página son las siguientes:
(1) No acepto: El usuario no está de acuerdo con lo declarado en el contrato de adhesión
y por lo tanto se cerrará su sesión y no podrá acceder al portal.
(2) Acepto: El usuario acepta los términos y condiciones del contrato de adhesión para
poder hacer uso del portal web y por lo tanto accederá a la siguiente página
(Información del proveedor, que se detallará más adelante).
(3) Imprimir: El usuario tiene a su disposición la posibilidad de imprimir el contrato para
leerlo con más facilidad.
Página 7
A través de esta sección, el usuario podrá visualizar la información de la entidad emisora de
la factura o facturas a incorporar en el sistema.
Importante. Todas las facturas que el usuario vaya a dar de alta en el sistema se relacionarán
directamente con la entidad mostrada en esta interfaz, Información proveedor, es decir,
internamente, se sobreentenderá que las facturas fueron emitidas por dicha entidad.
En la Figura 3-2 se puede observar el formulario mediante el cual se mostrará la información
del proveedor al usuario.
Figura 3-2: interfaz 'Información proveedor'. Datos de la compañía proveedora.
3.1 CAMPOS
(1) Actividad de la compañía. Breve descripción donde se representará de manera
gráfica una descripción de las diferentes tareas que realiza la entidad proveedora.
(2) Tipo persona. Clasificación del tipo de persona o de la entidad que desarrolla la
actividad, siendo esta la que está sujeta a derechos y obligaciones. Los posibles
valores seleccionables serán:
▪ Física. ▪ Jurídica.
(3) CIF / NIF compañía. Conjunto de valores, tipo y número de identificación, que
identificará de manera unívoca al emisor. El tipo de identificación será un valor
seleccionable entre los siguientes:
▪ C.I.F. ▪ N.I.E.
Página 8
▪ N.I.F.
(4) Nombre / Razón social*. Nombre de la entidad emisora o emisor de la factura.
(5) Apellido 1*. Primer apellido del emisor de la factura.
(6) Apellido 2*.Segundo apellido del emisor de la factura.
(7) Dirección. Conjunto de datos que indican con precisión el lugar o localización de
la dirección emisora de la compañía emisora. Este conjunto de datos vendrá dado
por: tipo de vía, nombre y número de vía, así como el bloque y/o letra u otros datos
relevantes para su identificación.
(8) Población. Nombre de la población donde reside la dirección fiscal de la entidad
emisora de la factura.
(9) Provincia. Nombre de la provincia donde reside la dirección fiscal de la entidad
emisora de la factura.
(10) Código postal. Código postal vía donde reside la dirección fiscal de la entidad
emisora de la factura.
(11) Teléfono de contacto. Teléfono para ponerse en contacto con el emisor de la
factura.
(12) Tipo residencia. Valor del tipo de residencia que tiene la entidad emisora de factura
respecto a España. Su valor será uno de los disponibles en el sistema, pudiendo
ser:
▪ Extranjero
▪ Residente en España
▪ Unión Europea (excepto España)
(13) País. Código del país donde reside la dirección fiscal de la entidad emisora de la
factura.
(14) Aceptación de condiciones. Campo que servirá al sistema para detectar la
conformidad del usuario sobre los datos de la entidad proveedora mostrados en
la interfaz.
* La visibilidad de estos campos dependerá del valor escogido en el campo (2) denominado Tipo persona: Si el tipo de persona es Física, el usuario deberá de visualizar los campos (4) Nombre, (5) Apellido 1 y (6) Apellido 2; mientras que, en el caso de las entidades Jurídicas, únicamente, la visibilidad reside en el campo (4) Razón social, siendo este el único que se mostrará en la interfaz.
Página 9
(15) Cancelar. Botón disponible para que el usuario pueda cancelar o salir del proceso
de alta de facturas y, en consecuencia, del sistema, tal y como se muestra en la
Figura 3-3.
Figura 3-3: interfaz 'Información proveedor'. Botón 'Cancelar'.
En todo momento, el usuario podrá regresar al flujo del sistema a través del botón
'Volver', o en caso contrario, salir de la aplicación mediante el botón de 'Cerrar'.
(16) Continuar. Botón que iniciará el proceso para confirmar los datos del emisor en el
sistema, el cual será transparente al usuario, y que posteriormente, si todo va bien,
le direccionará a la interfaz de Alta de facturas, ver sección 4.
Página 10
4. ALTA DE FACTURAS
Desde este punto de la aplicación se podrán de dar de alta nuevas facturas en el sistema. El
proceso de alta de una factura consiste en una transición de 4 pasos:
I. Subida de facturas: Se escogerán de manera previa, y no vinculante, las facturas que,
en principio se deseen incorporar al sistema, pudiendo eliminar cualquiera de las facturas
subidas en cualquier momento antes de confirmar la incorporación de ésta en el sistema.
II. Selección de factura a insertar en el sistema.
III. Rellenar datos factura: Se introducirán los valores indicados por el formulario mostrado,
los cuales estarán relacionados con la factura escogida, permitiendo a través de ellos la
gestión y manipulación de ésta.
IV. Dar alta o insertar factura en el sistema. En este paso se confirmará el deseo de
incorporar la factura seleccionada con los datos adscritos a ésta en el sistema.
Figura 4-1: interfaz 'Alta de facturas'.
Página 11
4.1 SUBIDA DE FACTURAS
La subida de facturas se hará a través de la zona dedicada para ello y que se muestra en la
Figura 4-2.
Figura 4-2: interfaz 'Alta de facturas'. Subida de facturas.
La subida de facturas se podrá hacer a través de dos mecanismos:
▪ Subida clásica. Esta acción se llevará a cabo a través del campo Examinar, el cual
mostrará al usuario un cuadro de diálogo (Figura 4-3) para seleccionar el fichero
relativo a la factura o facturas a subir al sistema.
Figura 4-3: interfaz 'Alta de facturas'. Ejemplo de cuadro de diálogo.
Página 12
▪ Subida por arrastre. Este tipo de subida no estará disponible en todos los navegadores,
pero en el caso de estarlo el modo de llevarlo a cabo es el siguiente:
i. Se selecciona el fichero o ficheros relacionados a las facturas que se desean
agregar al sistema.
ii. Se arrastran a la zona delimitada por puntos, Zona de arrastre de ficheros.
iii. Una vez situados sobre dicha zona bastará con soltar los ficheros arrastrados
para que, de manera transparente al usuario, estos se han agregados y
mostrados en la interfaz.
En cualquiera de los casos, cuando el fichero relativo a la factura se haya seleccionado y
subido al sistema de manera correcta, este se le mostrará al usuario tal y como se muestra
en la Figura 4-4.
Figura 4-4: interfaz 'Alta de facturas'. Examinador de facturas agregadas.
Importante. El formato del fichero relativo a la factura debe de corresponder a un archivo PDF.
En caso contrario, el sistema no le permitirá subir el archivo y le indicará al usuario de esta
situación a través de un mensaje informativo en la aplicación.
Página 13
4.2 SELECCIÓN DE FACTURA
Para seleccionar una determinada factura basta con hacer clic sobre una de ellas, tal y como
se muestra Figura 4-5. En ese momento, el sistema mostrará en la sección del visor de
facturas el contenido de dicha factura y habilitará la zona del formulario para rellenar los datos
relacionados con la factura seleccionada, y que está activa en el visor. Tanto en la sección
del visor como en la sección del formulario se añadirá el nombre de la factura seleccionada
en ese momento.
Figura 4-5: interfaz 'Alta de facturas'. Selección de factura.
Importante. Por defecto, la sección de Datos a completar vendrá deshabilitada. En el
momento que el usuario seleccione una factura dicha zona, Datos a completar, se activarán y
estarán listos para la edición.
Página 14
El usuario podrá interactuar con la aplicación libremente, seleccionando de manera aleatoria
una factura u otra, sin seguir un orden establecido.
4.3 RELLENAR DATOS FACTURA
Figura 4-6: interfaz 'Alta de facturas'. Rellenar datos de facturas.
Como ya se indicó anteriormente, esta sección, ver Figura 4-6, contendrá un formulario con
una serie de campos que deben de ser rellenados, y que estarán disponibles (serán editables)
cuando se seleccione una determinada factura, para poder dar de alta ésta, la factura, en el
sistema.
Página 15
4.3.1 Campos
1. Morosidad: se deberá marcar el campo cuando el proveedor pertenezca a “Morosidad”.
Cuando el campo esté marcado ☑ se mostrará el campo “Contrato (1.1)”, en caso
contrario ☐ se mostrará el campo “Referencia (1.2)”.
1.1. Contrato: donde se introduce el “Contrato GIM” del proveedor, el dato deberá tener
el formato correcto, es obligatorio rellenarlo en caso de que se muestre.
1.2. Referencia: donde se introducirá el nº de referencia del proveedor.
2. Opciones: en este desplegable se mostrarán las opciones (las opciones 2.4 y 2.5 sólo se
muestran si “morosidad” está marcado) que se pueden ver en la siguiente imagen:
Figura 4-7: desplegable del selector “Opciones”.
2.1. Factura: factura, no rectificativa, con importe positivo o negativo.
2.2. Factura rectificativa por diferencia: factura rectificativa de una factura emitida
previamente.
2.3. Factura rectificativa por sustitución: factura que anula una factura emitida
previamente, hay tipos de sustitución:
Página 16
Figura 4-8: desplegable del selector Tipo factura sustitución
2.3.1. Anulación de la factura original: factura que anula una factura emitida
previamente. Tendrá el mismo importe de la factura que se desea anular, pero
con signo contrario.
2.3.2. Factura rectificativa sustitutiva: para poder utilizar esta opción, se debe haber
dado de alta en el sistema una factura a través de la opción "Anulación de la
factura original". Si se selecciona está opción será obligatorio seleccionar el tipo
de sustitución en el siguiente desplegable:
En el caso de que sea una factura rectificativa (2.2, 2.3.1 y 2.3.2) habrá que
rellenarlos siguientes campos:
Fecha factura a rectificar: fecha de la factura que se está rectificando.
Serie factura a rectificar: serie de la factura que se está rectificando.
Nº factura a rectificar: número de la factura que se está rectificando.
Figura 4-9: datos de la factura que se está rectificando
El valor del desplegable Tipo factura rectificativa se completará automáticamente
dependiendo de los valores seleccionados por el usuario en Tipo factura y Tipo
factura sustitución.
2.4. Factura con suplidos: (“Morosidad únicamente”) permite dar de alta Facturas
agrupadas, rellenar el campo “Nº factura” es obligatorio (Ver Apartado 4.4.1)
2.5. Suplido: (“Morosidad únicamente”) permite dar de alta un suplido simple. (Ver
Apartado 4.4.1)
3. Empresa: desplegable en el que se deberá seleccionar la empresa la cual realizará la
facturación.
4. Fecha factura: haciendo “click” se genera un desplegable donde se debe seleccionar la
fecha de la factura a introducir en el sistema.
5. Nº Factura: donde se indicará el número de la factura seleccionada.
Página 17
6. Serie factura: donde se debe indicar la serie de la factura seleccionada.
7. Identificación del Servicio: donde se indicará la identificación del servicio a seleccionar por
el usuario. Entre las distintas opciones que contiene este desplegable cabe destacar:
7.1. Clave factura: cuando el usuario seleccione esta opción, la aplicación mostrará de
manera dinámica el campo de texto Clave Factura a la derecha tal y como se
muestra en la Figura 4-10, donde el usuario deberá indicar, si la conoce, la clave
factura a la que se imputará el importe de la factura seleccionada.
Figura 4-10: GUI de alta de factura. Datos de factura (II)
7.2. Servicio y Subservicio: cuando el usuario seleccione esta opción, la aplicación
mostrará de manera dinámica los campos de texto Servicio, Subservicio y Centro
gestor tal y como se muestra en la Figura 4-11, donde el usuario debe seleccionar
de la lista un servicio, un subservicio (los subservicios estarán disponibles para
seleccionar una vez seleccionado un Servicio) y el número de centro del gestor.
Estos datos servirán para imputar el importe de la factura al centro correspondiente.
Es importante resaltar que esta opción únicamente está disponible cuando la
empresa seleccionada sea CAIXABANK SA.
Figura 4-11: GUI de alta de factura. Datos de factura (III)
7.3. Email y centro gestor: cuando el usuario seleccione esta opción, la aplicación
mostrará de manera dinámica los campos de texto Email gestor del grupo
Caixabank y Centro gestor tal y como se muestra en la Figura 4-12 y Figura 4-11:
GUI de alta de factura. Datos de factura (III), donde el usuario debe introducir el
email y el número de centro del gestor. Estos datos servirán para imputar el importe
de la factura al centro correspondiente.
Figura 4-12: GUI de alta de factura. Datos de factura (IV)
Página 18
8. Servicio contractual recurrente con liquidación de IVA en fecha de vencimiento: se debe
seleccionar (☑ ) este concepto en caso de que aplique en la factura.
9. IBAN: En este desplegable se mostrarán las opciones que se pueden ver en la siguiente
imagen:
Figura 4-13: desplegable del selector de IBAN
9.1. Utilizar el último IBAN: Esta opción solo se mostrará a los usuarios que ya hayan
incluido algún IBAN. Habrá que seleccionar esta opción si no se quiere introducir
uno nuevo. Se mostrará encriptado en los campos (10).
9.2. Utilizar nuevo IBAN: Al seleccionar esta opción el usuario tendrá que teclear un
nuevo IBAN el cual llevará un proceso de validación.
10. IBAN: en estos campos se mostrará el IBAN seleccionado (en el caso de que se haya
seleccionado la opción “utilizar último IBAN” en el desplegable anterior. En caso de
haber seleccionado utilizar nuevo IBAN habrá que introducirlo en estos campos. En el
primer campo se introducirá el código del país y los dígitos de control y en el segundo el
número de cuenta (máximo 30 posiciones). Este IBAN lleva un proceso de validación
internacional.
11. Aceptación de condiciones: campo que servirá al sistema para detectar la conformidad
del usuario sobre los datos de la factura introducidos con su documento nativo.
Una vez se han confirmado que los datos introducidos son correctos habrá que hacer clic en
el botón continuar:
En el caso de “morosidad” habrá que pulsar “Añadir”
Página 19
En este paso se procederá a validar si la factura se ha tecleado correctamente. En caso
negativo se mostrarán una serie de errores que debe subsanar antes de proceder con la
subida de la factura.
También se puede dar el caso de que la factura sea demasiado grande para el sistema, ya
que disponemos de un máximo de 750KB por factura. En este caso se mostrará la siguiente
advertencia:
Figura 4-14: tamaño máximo excedido
Página 20
4.4 DAR ALTA FACTURA
A través del botón Continuar o el de Añadir de la Figura 4-6, el usuario confirmará la acción de incorporar la factura seleccionada con los datos adscritos a ésta en el sistema. Se mostrará la ventana de la Figura 4-15
Figura 4-15: codificación electrónica de la factura sin morosidad (arriba) y con morosidad (abajo)
Página 21
Si hacemos clic en el link “Ver codificación electrónica factura original nº xxxxx” podremos ver
la factura codificada (esta acción no es obligatoria cuando se va a dar de alta una factura, es
solo información para el usuario):
Figura 4-16: codificación electrónica de la factura II.
Posteriormente habrá que seleccionar el check para verificar que el usuario acepta digitalizar
electrónicamente la factura original y así habilitar el botón “Aceptar”.
Para finalizar haremos clic en el botón “Aceptar”:
Figura 4-17: proceso de digitalización certificada finalizado
Si el alta se ha realizado correctamente se nos mostrará la ventana de la Figura 4-17
Página 22
4.4.1 Morosidad con agrupados
Si el proveedor accede a esta opción del menú (Factura con suplidos) deberá subir su
factura correspondiente y agrupar las facturas suplido asociadas a la misma. Para realizar
esta acción deberá realizar lo siguiente:
(1) Seleccionamos la opción “Factura con suplidos”
(2) Pulsamos “Añadir” para dar digitalizar la factura.
(3) Aceptamos la digitalización
(A partir de aquí empieza el proceso de añadir suplidos a la factura Figura 4-18)
(4) Añadimos el fichero “.pdf” con el botón de “agregar facturas”
(5) Comprobamos los datos de la factura a la que se le va a añadir el suplido
(6) Pulsamos el botón de “Añadir” para iniciar el proceso de digitalización
Página 23
(7) Aceptamos el proceso de digitalización electrónica
(8) Por último, para seguir añadiendo facturas pulsamos el botón de “Añadir”, en caso
contrario, pulsamos “Finalizar” para terminar el proceso de adjuntar suplidos.
Figura 4-18: proceso de inserción de suplidos
Página 24
4.4.2 Morosidad (suplido único)
En el caso de haber marcado la casilla de morosidad mostrará el portal con los datos de la
factura introducidos para poder dar de alta suplidos de forma individual (Figura 4.18)
Figura 4-19: proceso de inserción de suplido único
El proceso para añadir un suplido único es muy parecido al que se sigue para añadir una
factura normal:
(1) Añadimos el fichero “.pdf” con el botón de “agregar facturas”
Página 25
(2) Seleccionamos la opción “Suplido”
(3) Rellenamos los campos:
▪ Contrato (obligatorio)
▪ Empresa
▪ Identificación de servicio (con su correspondiente identificador: CF, Serv
Email…)
▪ Marcamos el campos de servicio contractual.
▪ Marcamos el campo de aceptación de condiciones.
(4) Pulsamos el botón de “Continuar” para iniciar el proceso de digitalización
(5) Aceptamos el proceso de digitalización electrónica
(6) La factura ha sido dada de alta con éxito si se muestra el mensaje de la (Figura 4-17)