![Page 1: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/1.jpg)
Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie
Ján RAČKOProduct Strategy & Consulting
V Bratislave dňa 29. 4. 2008, Hotel City
![Page 2: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/2.jpg)
Úvod
“Ak organizácia pre svojich zamestnancov nezabezpečí efektívnu správu všetkých typov informácii (externých aj interných), potom práca s nimi pohltí 30-40 % pracovného času ...“
Zdroj: Gartner Inc., Enterprise Applications: Adoption of E-Business and Document Technologies 2000-2001 Worldwide, strana 31
![Page 3: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/3.jpg)
Záplava informácií
Kapacita úložištěPetabytes
0
200
400
600
800
1 000
1 200
1 400
1 600
1 800
2001 2002 2003 2004 2005 2006
Štrukturované informácie
Neštrukturované informácie
Source: Gartner
![Page 4: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/4.jpg)
Správa podnikového obsahu - ECM
Tlačové zostavy
Bankové aplikácie
Papierové dokumentyNapr. Faktúry, Zmluvy, ap.
Elektronické dokumenty
Fax
FormuláreNapr. Zmluvy
vytváranie zdieľanie pristupovanie
verzionovanie vyhľadávanie
bezpečnosti
na základe metadat fulltextové
riadenie zmien v dokumen.
vyhľadávanie riadenie živ.
cyklu zabezpečenie
Foto, Grafika, Mapy
Webové stránky
Meta Data
![Page 5: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/5.jpg)
Životný cyklus informácie (dokumentu)
Proces spracovania
Schvaľovanie a publikovanie
Archivácia a vyraďovanie
Monitoring
Prepojenie na externé systémy
Evidencia alebo vytvorenie
Digitalizácia a vyťažovanie
obsahu
Triedenie a spracovanie
![Page 6: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/6.jpg)
Kategórie dokumentov
Zákaznícka dokumentácia
Zmluvy
Prílohy
Dodatky
Sťažnosti Žiadosti
...
Dennápošta
Odoslanápošta
Došlá pošta
Interná pošta
![Page 7: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/7.jpg)
Jednotný prístup ku všetkým typom dokumentov
![Page 8: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/8.jpg)
Špecifiká zákazníckej dokumentácie
Zväčša ide o dokumenty typu “zmluvy so zákazníkmi + súvisiace dokumenty”Veľký avšak pomerne ľahko kvantifikovateľný počet dokumentov za mesiacVyužívajú sa predtlačené alebo generované formuláreDokumenty je možné kategorizovať podľa typovMnohokrát sa vyžaduje práca s fyzickým dokumentom už uloženým v archíve (právne úkony, ap.)Pevne definovaný proces spracovania
![Page 9: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/9.jpg)
Pevne definovaný proces?
![Page 10: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/10.jpg)
Spracovanie zmlúv a súviasiacich dokumentov
Zaevidovanie dokumentu na
podateľni
Označenie dokumentu
čiarovým kódomSkenovanie dokumentov
Rozpoznanie čiarových kódov,
OCR/ICR/OMR
Uloženie do úložiska elektr. dokumentov
Proces spracovania dokumentu
alebo prípadu
Uloženie fyzických
dokumentov do archívu
Vyraďovanie dokumentov
VýpožičkyKomunikácia s
externým systémom
![Page 11: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/11.jpg)
Decentralizované riešenie
Externý systém 01
Externý systém 02
Internet / intranet
Procesy Content Integrácia
Web ClientWeb Client
Lokalita ALokalita B
Centrála
Externé systémy
SkenovanieSkenovanie
Skenovanie
![Page 12: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/12.jpg)
Vývoj v spracovaní došlých dokumentov
Vysoký
Vysoká
Nízky
Nízka
Prínos
Úroveň riadenia,
kontroly a auditu
Manuálnyproces
Automatiz.digitálna
podateľňa
ProdukčnéskenovanieIndexácia
Centralizované produkčné skenovanie a indexovanie
Tradičná podateľňa s distribuovaným,spracovaním bez systémovej podpory
Plne automatizovaný proces, tzv. Intelligent Capture and Exchange
Distribuov.skenovanieIndexácia
Distribuované produkčné skenovanie, s oddeleným procesom skenovania a indexácie
![Page 13: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/13.jpg)
Vývoj v spracovaní došlých dokumentov
Vysoká
Vysoké
Nízka
Nízke
ROI
Riziko chýb
Manuálnyproces
Automatiz.digitálna
podateľňa
ProdukčnéskenovanieIndexácia
Distribuov.skenovanieIndexácia
![Page 14: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/14.jpg)
Spracovanie dokumentov na vstupe
Produkčné skenovanie dokumentovSpracovanie obrazu (vylepšenie úspešnosti rozpoznávania)
VRS – dynamické prahovanieOdstránenie pozadia (linky, boxy, slepá farba)
Rozpoznávanie (vyťažovanie dát)Optical character recognition (OCR)Intelligent character recognition (ICR)Optical mark recognition (OMR)Čiarové kódy
Validácia správnosti naskenovania a rozpoznania núdajovTriedenie (klasifikácia) dokumentov na základe obsahuUkladanie vyťažených dát a naskenovaných dokumentov
![Page 15: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/15.jpg)
Tieňované podfarbenie
Textz ihličkovej tlačiarne
Zvýrazňovač
Čiarový kód „opečiatkovaný“ šálkou kávy
Ručné písmo cez kopirák
Logomá nízky kontrast
Produkčné skenovanie – reálny dokument?
![Page 16: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/16.jpg)
Skutočne “tieňovaná”
potlač
Ihličkové písmo nečitateľné pro
OCR
Zvýrazňovač rozhodne
nezvýraznil
“Pečiatka” znemožnila čitateľnosť
čiarového kódu
Logo malo nízky kontrast
Veľkost súboru = 84 KB
Písmo z kópie je príliš
tenké
Štandardné skenovanie
![Page 17: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/17.jpg)
Potlač je potlačená - menší súbor - pripravený pre
internet
Text z ihličkovej
tlačiarne bol zosilnený
Text pod zvýrazňovačom
je čitateľný
Otlačok šálky už neruší
čiarový kód
Logo s nízkym kontrastom je
dobre čitateľné
Veľkost súboru = 39 KB
Tenké písmo automaticky zvýraznené
Využitie technológie VRS
![Page 18: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/18.jpg)
Vylepšovanie obrazu po skenovaní
Automatické rozpoznanie nekvalitný obrázok
Výsledok optického rozpoznávania znakov OCR
l’ei’l7nologji
Výsledok optického rozpoznávania znakov OCR
technologyAutomatické rozpoznanie s využitím technológie VRS
![Page 19: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/19.jpg)
Vyťažovanie obsahu dokumentov
Štrukturované docsVieme ktorú informáciu
hľadáme, ale vieme kde sa informácia nachádza
Formulár
Pološtrukturované docs
Vieme ktorú informáciu hľadáme, ale nepoznáme umiestnenie informácie
Faktúra
Neštrukturované docs
Nepoznáme informačný obsah dokumentu
Email, DopisFax
![Page 20: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/20.jpg)
Klasifikácia dokumentov na základe obsahu
Kategória DŽiadosti
Kategória A Zákaznícke zmluvy
Kategória CSťažnosti
Kategória EFaktúry
Kategória BPrílohy
![Page 21: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/21.jpg)
Prieskum : ako organizácie archivujú emaily
KlasifikačnýFramework(systém)
Filesystem
ClassificationReview
Tool
Odfiltrovanie nerelevantných
dokumentov
Automatická kategorizácia “najlepších kandidátov”
ECM System
Nejednoznačná klasifikácia – manuálne zatriedenie
DokumentyMS Office
![Page 22: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/22.jpg)
Spracovanie výnimiek
Proceslikvidácie
faktúr
ERP
…
NotifikáciaFaktúra
obsahuje formálnu
chybu
Invoice
PotvrdenieFaktúra
neobsahuje formálne chyby
Korekcia údajov
Dáta sú OK pre ďalšie spracovanie
Vyťaženie dát
SeparáciaKlasifikácia
dokumentovVyťaženie
Pripravené na
spracovanie
Kontrola kvality dát
Kontrola nekompletných,
alebo chýbajúcich dát
![Page 23: Nové možnosti správy zákazníckej dokumentácie](https://reader034.vdocuments.site/reader034/viewer/2022052604/56812a80550346895d8e0fde/html5/thumbnails/23.jpg)
Prínosy systému správy zákazníckej dokument.
Dramatické zníženie nákladov na kópie dokumentov a manipuláciu s fyzickými dokumentami v archíve
Zefektívnenie procesu spracovania zmlúv a vrátane pridružených procesov (vymáhanie, kompletácia)
Zníženie rizika straty, zničenia alebo zneužitia originálov dokumentov
Splnenie platnej legislatívy týkajúcej sa doby uloženia dokumentov v archíve, ako aj ochrany osobných údajov
Úspora nákladov na priestory archívu - uvoľňovanie archívu a pravidelným vyraďovacím konaním