AIESEC in Ukraine | www.aiesec.ua

AIESEC in Ukraine

Growth Report Q2 2014

1

OOOrrrgggaaannniiizzzaaatttiiiooonnn DDDeeevvveeelllooopppmmmeeennnttt

GGGrrrooowwwttthhh RRReeepppooorrrttt

QQQ222 222000111444

AIESEC in Ukraine | www.aiesec.ua

AIESEC in Ukraine

Growth Report Q2 2014

2

UKRAINE ON THE GLOBAL LEVEL

Q2 2014 X realization statistics

We realized 186 Exchanges in Q2 and now we are on 30th place on global ranking.

Never in a history of AIESEC in Ukraine we were on such a low position globally. Speaking

about Ukraine contribution into Global level in 2014 Q2, we are making just 0,01% of

Global results (in comparison with 3,59% in Q1).

0,01

AIESEC in Ukraine | www.aiesec.ua

AIESEC in Ukraine

Growth Report Q2 2014

3

RESULTS ANALYSES

Q2 2014 X realization statistics by LCs

Kyiv, Ivano-Frankivsk, TernopiI, Lviv have biggest number of X Re in 2014 Q2

and the biggest contribution into national results.

Top 4 LCs according to oGCDP Re in 2014 Q2 are Kyiv, Lviv, Donetsk,

Chernivtsi.

Top 3 LCs according to iGCDP Re in 2014 Q1 are Kyiv, Lviv, Ivano-Frankivsk.

Top 3 LCs according to oGIP Re in 2014 Q1 are Ivano-Frankivsk, TernopiI,

Kyiv.

Thank you for your passion and contribution into AIESEC Ukraine results!

AIESEC in Ukraine | www.aiesec.ua

AIESEC in Ukraine

Growth Report Q2 2014

4

Q4 2014 X Growth by LCs in comparison with the same Q last year

The only LC which has X growth in 2014 Q2 is Ivano-Frankivsk.

The biggest drop - Kyiv, Lviv, Donetsk, Kharkiv.

The biggest contribution in

AIESEC in Ukraine results in

Q2 have Kyiv, Ivano-

Frankivsk, TernoiI and Lviv.

AIESEC in Ukraine | www.aiesec.ua

AIESEC in Ukraine

Growth Report Q2 2014

5

FINAL RECOMMENDATIONS

1) Analyze your LC performance together with your LC coach. Pay attention on

absolute and relative results, reasons of existing GAP and ways to cover it.

2) Allocate your time for quality re-planning based on X timeline changes

presented nationaIIy. Remember, you need to start recruitment if you didn’t already.

Create clear LC strategy for the rest of your term. Allocate enough time for re-

planning activity even if it divert you from your ASAP operational work. Trust – it will

bring you more results!

3) Ensure you’re implementing to-do Iist you created in Summer Conference in Kyiv.

Organizational development

Неутешительная картина для AIESEC Украины показывает, что мы упали в результатах с 11 места на 20 по сравнению с прошлым годом. Не смотря на это, у нас есть рост в OGX программах. Хочется обратить ваше внимание на Турцию и Италию, которые в прошлом году не были даже в ТОП 20, а сейчас на 7 и 10 местах соответственно. Эти страны выросли за счет OGX, т.е. нашего текущего фокуса. Мы с ними говорили и, как оказалось, секрет их успеха очень прост – сильная синергия OGX и MKT. Вот и все. Никаких супер промо стратегий просто много совместной работы по абсолютно стандартным каналам – университеты и SMM. Убедитесь, пожалуйста, что эта синергия хорошо работает в вашем ЛК на всех уровнях.

Global overview

LCs state

Таким образом, общее падение Украины за квартал составило 23% или 94 Х. В относительном выражении ЛК, которые упали больше всего – BD, TE, SU, LU, UZ, IF, DP. В абсолютном выражении наибольший дроп у Киева (29Х), Ивано-Франковска (17) и Бердянска (10). ЛК, которые выросли – CV, OD, LV, DO. Особенно хочется выделить Львов и Одессу, которые немного выросли и в абсолютном отношении. На 8 и 5 Х соответственно. Спасибо большое за ваши старания и работу!

LCs state

Наибольший вклад в результаты сделали Киев и Львов, суммарная доля результатов которых составляет 60%. Спасибо ребята! Хочется также отметить вклад Одессы – 9, 65%, Донецка – 6,75%, Харькова – 4,5%.

Таким образом, 80% результатов Украины делают эти 5 ЛК. Спасибо вам большое за старания и труд, который делает нашу страну и наше общество немного лучше!

National results contribution

1) Дорогой BD, для развития ЛК и построения любой стратегии необходимо понимать комплексность процессов, а именно triple bottom line – X, HR, Finance. Стратегия ЛК не может быть односторонней и направленной только на внешнее позиционирование. Пожалуйста, пересмотрите свои приоритеты. Самое важное для вас сейчас – это сосредоточить силы на построенном на ценностях отборе небольшого количества качественных мемберов и построении базовых Х процессов, маркетинг и сотрудничество с другими организациями целесообразнее отодвинуть на второй план.

Как и указано в Growth model, основное для ЛК сейчас – это понимание why организации. На данном этапе не так важны глубокие процессуальные знания как культура исполнения и налаженный механизм контроля работы. В этом очень поможет базовое операционное планирование. Podio tasks не есть заменителем качественного планирования. Пожалуйста, начните использовать планы в ЛК.

Пересматривать планы вашего срока каждые 2 недели нет необходимости. Рекомендуемое флоу планирования:

• В начале каждого месяца проводим Growth day , где анализируем предыдущий месяц, наши результаты, что было сделано для достижения целей, какие выводы – что получилось, что нет рекомендации по анализу ХИТа от МС. Смотрим какие у нас цели в соответствие с годовым планом на этот месяц и разбиваем их понедельно.

• ЕБМ начинаем с того, что анализируем прошлую неделю и обсуждаем цели, которые поставили на следующую, прописываем Action, DDL, Responsible, чтобы достичь эти RA, MA, RE, которые запланировали. Если цели недели не достигнуты – понимаем почему, как исправить и куда переалоцировать их.

2) Милые мои CV, поздравляю с правильными фокусами! GCDP, MM и Образование – действительно пункты, на которых стоит сосредоточить в данный момент наибольшее внимание. Хочется однако, заметить, что planning tool не есть долгосрочной стратегией развития ЛК. Важно также помнить, что на данном этапе развития ЛК стоит подготавливать процессы к смещению фокуса с HR на MKT и концентрироваться на стандартизации процессов, эффективном knowledge management как и рекомендовано в Growth model.

Прошу обратить внимание на рекомендации, данные выше BD по планированию, а также трекинг выполнения планов проекта. И, пожалуйста, стандартизируйте отчетность на EBM по фокусам и результатам.

Recommendations for the LCs:

3) Донецк, вы нас всех продолжаете восхищать! Очень рады видеть такие правильные фокусы, особенно финансовые инвестиции в развитие мемберов – очень правильная долгосрочная стратегия! Поведение колаборейшина и проактивного отношения – действительно стоящая культура. То, на что должен быть направлен ваш фокус при текущей ситуации. Продумайте, пожалуйста, как именно вы будете транслировать его мемберам (через какие каналы и меседжи, при измерении каких KPIs вы сможете оценить продвижение к цели). Система четкого планирования и трекинга очень важна при дистанционной работе, поэтому начинайте использовать операционные планы Нужно также уделить должное внимание knowledge management – вопрос сохранения знаний и опыта ЛК должен сейчас стоять особенно остро.

4) Дорогой Днепропетровск, отсутствие ясных стратегий по развитию ЛК и достижению плана не приведет ни к какому позитивному исходу. В связи с этим, пожалуйста, уделите должное внимание определению фокусов ЛК. Хорошо, что вы работаете над повышением эффективности мемберов, это и правда качественный гроус поинт для вашей стадии развития. Замечательно, что вы хотите воспитать Growth mindset в мемберах, однако в данный момент первоочередным приоритетом роста ЛК должна стать стандартизация процессов и соблюдение Х таймлайна.

5) Дорогой Ивано-Франковск, дропаем на 59%, в особенности в oGCDP и у нас по прежнему нет рейзов. Фокус на культуру, это хорошо. Но вопрос в том, какую культуру вы драйвите – фана или ориентации на действия? Если ориентироваться на операционное планирование, то больше похоже, что 1 вариант. Молодцы, что фокусируетесь на мидл менеджменте. Далее, пробовали ли вы разобраться, почему именно виденье не работает? Есть ли конкретные KPI по измерению его работы, правила поведения, все ли в борде помнят о нем, как работают синергии в борде? Очень маленький процент мемберов знает про ЛС фокус. Напоминаю наши рекомендации по имплементации фокуса:

1) % людей прямо работающих на развитие фокусной программы в ЛК - 50% (back and front)

2) в JD каждого EB member есть responsibilities & MoSes в соответствие с которыми он контрибьютит в рост программы

3) образование для всего ЛК по программе

4) обсуждение итогов программы и action steps по ее улучшению на каждом LCM

5) % времени на EBM на обсуждение программы - 50%

6) Дорогой Харьков, дропаем на 33%, нужно исправлять Круто, что вы фокусируетесь на сотрудничестве с университетами. Уверена, что при наличие качественного сервисинга это обеспечит нам высокую зимнюю реализацию! Уделите, пожалуйста также должное внимание SMM. Маркетинг и стандартизация процессов очень важны на вашем этапе развития ЛК. Замечательно, что хотите сделать качественным опыт каждого мембера. Единственное, настоятельно не рекомендуем вводить дополнительные менторские программы кроме существующего в организации фреймворка inner journey. Если вы сконцентрируетесь на качественном внедрении team minimums в каждой команде (а коучинг является частью team minimums), то можно быть увереным, что мемберы будут получать по-настоящему ценностный опыт члена команды, адаптированный для них. Пожалуйста, обратите внимание на рекомендации по работе с фокусом данные Ивано-Франковску выше, а также рекомендации по работе с планом для Бердянска. Они все релевантны для вас.

7) Милый Хмельницкий, стратегии у нас хорошие, но мы явно делаем ( а может просто не делаем?) что-то не то, если нашим стабильным результатом является 0. У вас есть все нужные знания, понимание организации и oGCDP. Пожалуйста, начните активные действия: отправляйте мемберов на Х, научите их продавать oGCDP и пусть рассказывают друзьям, обеспечьте постоянное промо в университетах и таргетинг студентов из фокусных факультетов в соц сетях!

8) Дорогой Кривой Рог, мы по-прежнему не растем и я вам очень рекомендую сфокусироваться в свои стратегиях. Рост OGX – за счет чего? Культура ЛК – какая? Какое поведение, отношение вы драйвите и каким образом – каналы, сообщение, KPIs? Популярность AIESEC бренда – на чем стоит сфокусироваться, чтобы ее достигнуть? Больше конкретики и больше фокуса. В соответствие с Growth model, ими должны быть: University promo, Focus on HR, Сulture of execution and why of oGCDP clarity. К вам ведь пришли замечательные новенькие ребята, пожалуйста, сконцентрируйтесь на них – это ваш главный приоритет сейчас – имплементация team minimums ! Убедитесь, что у них у всех есть JD, в каждом проекте есть план, налаженная система трегинга работы, ребята понимают что они хотят развить в проекте и как именно их JD помогает им достичь целей. Если нужна помощь, Оля будет рада подсказать как это сделать

9) Дорогой Киев, хочется похвалить вас за, пусть и небольшой, но все же рост в OGX, в особенности в oGIP! Очень опаздываете в рейзинге обеих GCDP программ, обратите более пристальное внимание на соблюдение Х таймлайна, еще месяц и рейзить будет поздно, особенно с таким скейлом как у вас. Правильные фокусы, единственное хочется обратить внимание на отлаженную систему работы в синергиях, особенно OGX+MKT как один из ключевых факторов успеха зимней реализации для вас (общая отчетность на ЕБМ по совместному плану, еженедельные митинги по синергии для анализа и планирования с быстрым фолоу апом для тим лидеров).

10) Милый мой Львов, поздравляю вас с небольшим, но все же ростом в GCDP программах! Так же как и для Киева, обращаю ваше внимание на работу синергий и выполнение Х таймлайна. Мы пока не очень хорошо справляемся с этими 2 пунктами. Отлично, что фокусируетесь на мидл менеджменте! Что касается процессов, то кроме выполнения Х таймлайна, главное для вас - увеличение скорости процессов. Залог успеха в этом - ясные планы и структуры, четкий трекинг. Уделите, пожалуйста, внимание оптимизации этих пунктов. Насколько хорошо они налажены и работают сейчас?

11) Дорогой Мариуполь, не смотря на общий дроп, хочется похвалить за рост в oGIP. Замечательно, что вы понимаете, что ваш HR для вас сейчас key growth point. Поэтому, пожалуйста, убедитесь, что у вас: 1) имплементированы team minimums в каждой команде, 2) развивается leadership pipeline (сильное образование для тим лидеров/координаторов, понятная структура, с ясными планами и JD). Также важно сделать индакшин очень быстрым и максимально сократить время между индакшином и началом работы в командах. Для того, чтобы не потерять мемберов на этом периоде убедитесь, что они сами и вы понимаете их personal why нахождения в организации и они реализовывают свои личностные цели через JD. Сместите фокус с маркетинга, все что вам нужно – самые базовые навыки работы с университетом и амбассадорство, прививать новеньким с самого начало желание прожить full AIESEC XP и поехать на стажировку.

12) Дорогая Одесса, разберитесь, пожалуйста, с понятием фокуса. Просмотрите рекомендации даные Ивано-Франковску по этому поводу. ICX – ваш третий приоритет и точно не должен там фигурировать. Вы сейчас растете в OGX. Сконцентрируйтесь на том, чтобы дать полную поддержку этим 2 программам и рост продолжится. Кроме того, есть неразбериха со структурой и синергиями в борде – именно этому стоит уделить сейчас внимание. Что здесь важно – правильное операционное планирование и четкий трекинг этого плана! С вашими целями просто нельзя продолжать работать и делегировать хаотично! Про план – просмотрите, пожалуйста, рекомендации данные Бердянску. Про культуру, рады видеть, что вы обеспокоены этим вопросом, созд

13) Милые мои Сумы, я вам ответственно обещаю, что мы не будем больше дропать если: 1) пересмотрим структуру и JD команд (все-все-все должны сейчас работать над промо), 2) обеспечим имплементацию team minimums, 3) создадим и будем выполнять четкий action plan по созданию культуры execution и ориентации на действия в ЛК.

14) Милый мой Тернополь, точно-точно вам говорю, что мы не закроемся и даже вырастим, если: 1) начнем сотрудничать с университетами и NGO, 2) обеспечим имплементацию team minimums, 3) будем драйвить культуру ответственности и ориентации на действия (выполнение планов!) в первую очередь рол-моделингом самого борда и! ЛСП.

15) Дорогой Ужгород, мы упали на 70%, причем в нашей фокусной программе. И судя по отчетности, сейчас нет ни виденья, не фокусов, ни стратегий. У нас же так ничего не получится! Открываем Growth model, анализируем каждый процесс, его соответствие и идентифицируем какие ключевые изменения должны произойти для обеспечения роста. В первую очередь, у вас высокие цели по iGCDP и до сих пор нет среженных ТНок. Поддерживает ли текущая структура ЛК этот рейзинг? Ведется ли достаточная работа с тим лидерами? Обратите, пожалуйста, внимание на рекомендации для Ивано-Франковска по работе с фокусом.

16) Дорогое Запорожье, мы с вами хоть и дропаем в iGCDP, oGCDP все же немного растет, так что молодцы! По фокусам, активизировать маркетинг точно стоит, но не нужно вам вовсе Diversification of promo-channels for all programmes! Нужно научиться хорошо работать с 2 каналами – университет и СММ. Все. Распыляться – значит не делать хорошо ничего. Сконцентрируйтесь на оптимизации структур, они не сейчас не налажены таким образом, чтобы приносить результат. Нужен четкий промо-план для этих каналов, отлаженная работа в синергиях для его выполнения (совместные митинги, отчетность на ЕБМ и т.п.).

Любимая моя, родная AIESEC Украина, ну нет никаких больше сил смотреть как мы дропаем! Пожалуйста, в этом квотере давайте приложим все усилия, чтобы это изменить! Хочу подчеркнуть еще раз особенно релевантные для всех 3 вещи:

1. Синергии в борде.

2. Четкое планирование и трекинг плана.

3. Ориентация на действия! Борда в первую очередь.

Ребята, давайте перестанем ждать! Всего 4 месяца! Больше нет времени ждать чего-то или кого-то! Если вы не знаете что-то, узнайте! Звоните, пишите, гуглите. Только не ждите больше. Будьте создателями, а не созидателями.

Organizational development

LCs state

LCs state

Overall as a country we dropped on 15 %. The biggest drop in Q4 comes from DO mainly because of iGCDP realization absence. The highest growth comes from KY because of the massive growth of oGIP, which covered both GCDP programmes drop.

The biggest contribution towards AIESEC in Ukraine results made by KY and LV. Those LCs made 67,5% of entity results. 84% of results in Q4 done by 4 LCs: KY, LV, OD and KH. Thank you for you work and efforts guys!

0,00%

2,50% 2,50%

2,50%

2,50%

7,50%

0,00%

1,25%

46,25%

1,25%

21,25%

0,00%

5,00%

0,00% 0,00%

2,50%

5,00%

0,00%

0,00%

0,00% AIESEC BERDYANSK

AIESEC CHERNIVTSI

AIESEC DNIPROPETROVSK

AIESEC DONETSK

AIESEC IVANO-FRANKIVSK

AIESEC KHARKIV

AIESEC KHMELNYTSKY

AIESEC KRYVYI RIH

AIESEC KYIV

AIESEC LUGANSK

AIESEC LVIV

AIESEC MARIUPOL

AIESEC ODESSA

AIESEC SEVASTOPOL

AIESEC SIMFEROPOL

AIESEC SUMY

AIESEC TERNOPIL

National results contribution

0%50%

100%

BD

IF

KR

KY

OD

ZP

LV

MR

UZ

DO

KH

SU

TE

CV

DP

How manypeople doyou usuallyhave onLCM?

# of membersin the end ofQ4 (yourcurrent state)

In 9 LCs only LCP is responsible for the LCM preparation and delivery. We strongly advice you to share this responsibility among all EB members to increase commitment and improve delivery. If we look on the amount of ppl, who attend LCM, we’ll see that it’s less than 50% for each LC. Especially low attendance have DP, KY, LV, KH, MR. LCM is one of the key internal communication touch-points and really important for the culture building, driving attitude and behavior we want to see in the LC. Think about that: culture of the organization is defined by the conversations you have inside the organization. Please think together with your EB team what conversations are you bringing up on your LCM: • Are you making your ppl think about the core of the organization? Why we do what we do? • Do we live AIESEC values as an LC? How? • Are we really creating positive changes in Ukraine and making our vision come true? How

our projects make that happen and how can we enhance impact? • What do we do to make sure that our members and customers really become responsible

and entrepreneurial leaders? • How do we solve challenges which is limiting us from goals achievement? • What are the things we want to change about our city? How can we do that through our

projects? Talking about the delivery, it shouldn’t be the format of lecturing. Involve people in brainstorming (but remember about organized follow up and clear DDLs for ideas realization here), run some games, simulations etc. Not all the LCs have educational part on LCM – this is must-have! Except organizational knowledge, global and national updates, deliver sessions about management and personal development, involve alumni, externals and ex-EPs. Some tips for the performance increase: agenda sent to the members before the LCM, teams participation (not just report, but some performance), weekly recognition, include elements of gamification, invite each member with the personal e-mail/message.

LCMs

Most of the LCs don’t have transition plans and timelines. Please use national one in that case. The amount of transition meetings conducted and planned by BD, IF, KR, DP, KH is not enough at all! Minimum amount of common meeting of EBe and EBc – 3. Minimum amount of personal meetings VPe and VPc/LCPe and LCPc – 5. Tips for the transition (except going through all the topics in transition checklist which is mandatory requirement): • Open timeline and discuss all your activities month by month, so current can share key learning points from each

initiative he/she faced during the term. Concentrate on why things did or didn’t work for you what are the options you see worth trying to fix what didn’t work.

• Share personal learnings, not only professional. The biggest challenge for the elect VP most often not luck of functional knowledge, but sufficient management skills and knowledge, so do make sure to transit that part as well.

• Use shadowing – doing operational work together: making plans, going to the interviews, filling analysis etc. Theory is not enough, transition is about practice as well. The best scheme for transmitting to elect VP/LCP something new – first time you show, elect observes, second time you do it together, third time you watch and give feedback.

Do you have transition timeline and plan? If yes, please, put a link for it. no no no yes no yes yes no no no no yes no yes no

BD IF KR KY OD ZP LV MR UZ DO KH SU TE CV DP

Transition

Knowledge management

#of LCs withKnowledgeManagementResponsible

#of LCs withoutKnowledgeManagementResponsible

Most of the LCs have knowledge management responsible in the LC and generally it’s LCP. OD, KH, TE, DP, please assign responsible as soon as possible. Recommended to fulfil this role by VP TM. Make sure that this person: - Has all the transition packages for each functional direction, - Has all the national and project reports for the current and

previous terms, - Has all the national and local conferences outputs, - Has all the tools used by the functional area

members(planning, tracking), - Contacts of alumnus, engaged with AIESEC people, HR audits, - Logins and passwords for social networks, websites and

emails, - Databases of schools, external partners and companies in

general, media partners, NGOs, previously realized OGX EPs, - Database of Grants, funds, external support or awards

applications, - Polices: compendium, XPP, brand guidelines, - Other documents Sort all the materials by functional areas and general LC management and make sure it’s assessable.

Good luck in Q1!