Download - Las reuniones
![Page 1: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/1.jpg)
LAS REUNIONES
![Page 2: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/2.jpg)
QUÉ SON LAS REUNIONES Es una actividad en la que un grupo de
personas (o equipo de trabajo) se comunican entre sí, en un tiempo y espacio determinado, con el fin de alcanzar soluciones conjuntas ante un objetivo específico.
![Page 3: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/3.jpg)
LAS REUNIONES
Características: Debe existir un grupo. Comunicación fluida y constante entre los
asistentes. En un lugar concreto y con un tiempo
determinado. Las decisiones se toman por consenso. Debe haber objetivos.
![Page 4: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/4.jpg)
LAS REUNIONES
Objetivos: Informar sobre un tema. Transmitir conocimientos. Resolver un problema. Exponer nuevas ideas, enfoques o
procedimientos. Analizar, valorar y planificar estrategias de
actuación, metodologías de trabajo, nuevos productos o servicios...
Coordinar funciones de los miembros del equipo.
![Page 5: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/5.jpg)
DIMENSIONES DE LAS REUNIONES Dimensión del conocimiento: los asistentes
buscan información, conocer datos para poder solucionar el problema.
Dimensión socio – emocional: los asistentes pueden tener distintas reacciones emocionales y relacionales entre sí.
![Page 6: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/6.jpg)
TIPOS DE REUNIONES
Informativa: para transmitir información para y desde el grupo. Los asistentes pueden ser tanto activos (dan información) como pasivos (reciben información). El conductor o moderador dirige la reunión transmitiendo la información o formulando preguntas.
![Page 7: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/7.jpg)
TIPOS DE REUNIONES
De solución de problemas: se trata de resolver problemas de la empresa o los existentes dentro del equipo. Los asistentes deben participar de forma activa y el conductor sólo observa y modera la reunión.
![Page 8: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/8.jpg)
TIPOS DE REUNIONES
De trabajo: se trata de intercambiar información, coordinarse, mejorar los procesos de trabajo y planificar las estrategias para mejorar la empresa. Los asistentes participan proponiendo ideas, mientras que el moderador deberá dirigir la reunión, pudiendo delegar en otra persona.
![Page 9: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/9.jpg)
TIPOS DE REUNIONES
Creativa: para generar nuevas ideas. Los asistentes deben proponer sugerencias. El moderador actúa como animador y sintetizador de las ideas.
![Page 10: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/10.jpg)
TIPOS DE REUNIONES
De negociación: se trata de conciliar intereses y alcanzar acuerdos. Los asistentes deben presentar sus posturas, opiniones y sugerencias. El moderador debe intentar llegar a un acuerdo y ser imparcial.
![Page 11: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/11.jpg)
LOS PARTICIPANTES EN UNA REUNIÓN Hay dos tipos:
Moderador / conductor / animador / director. El resto de los miembros del equipo / grupo.
![Page 12: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/12.jpg)
EL MODERADOR
Tiene que dirigir, orientar y coordinar la reunión. Funciones:
Establecer el tema y aportar la información necesaria. Moderar las discusiones. Intentar llegar a acuerdos en la toma de decisiones. Crear un clima de confianza y cordialidad para que los
asistentes participen. Fomentar la comunicación y cohesión del equipo. Dinamizar la reunión cuando ésta no avance. Resumir o sintetizar los puntos principales de la reunión y
los acuerdos alcanzados.
![Page 13: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/13.jpg)
EL MODERADORTIPO AUTORITARIO LAISSEZ FAIRE IMPLICADO
Protagonismo Protagonista absoluto
Deja que algunos miembros sean los protagonistas
Es el equipo
Objetivos Los impone No los fija Asumidos y claros por el equipo
Resultados Los que él determine
No son importantes Se cumplen los fijados
Relaciones interpersonales
Relaciones competitivas
Relaciones de amistad
Relaciones de cooperación
Participación No la fomenta Deja que participe quien quiera
Anima y estimula la participación
Sentimientos Genera culpa, miedo, desconfianza,…
Genera desánimo Satisfacción
Trabajo A presión Relajado Al ritmo adecuado
![Page 14: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/14.jpg)
EL MODERADOR
Debe reunir una serie de cualidades: Positivo. Abierto. Imparcial. Cordial. Animador. Implicado. Mediador. Normativo. Sensible. Sabe pensar.
![Page 15: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/15.jpg)
LOS PARTICIPANTES
Funciones: Se implica activamente y de forma constructiva. Presenta las ideas de forma clara y autónoma. Escucha a los demás y acepta y respeta sus opiniones. Se centra en el tema sin desviarse. Respeta el orden de los temas y las normas de
funcionamiento. Propone sugerencias para el buen funcionamiento del
equipo. Intenta suavizar tensiones, mediar en los conflictos y evitar
cualquier crítica destructiva.
![Page 16: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/16.jpg)
LA ORGANIZACIÓN DE UNA REUNIÓN Hay que atender a los aspectos temporales:
Antes de la reunión. Durante la reunión. Después de la reunión.
![Page 17: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/17.jpg)
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Necesidad de la reunión: ¿Es el medio más
adecuado?
![Page 18: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/18.jpg)
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Finalidad de la reunión: ¿por qué? y ¿para
qué? Para ello, debemos tener claros los objetivos: ¿Qué queremos con la reunión? (finales) ¿Cómo lo vamos a hacer? (operativos) ¿Cómo evaluamos los resultados? (medibles)
![Page 19: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/19.jpg)
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Asistentes: debemos saber quién van a
asistir a la reunión y prever los problemas que puedan surgir.
![Page 20: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/20.jpg)
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Contenido: saber los temas que se van a
tratar en la reunión. Esto se plasma en un orden del día.
![Page 21: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/21.jpg)
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Lugar: es dónde se va a celebrar la reunión.
Debe ser un sitio cómodo, bien iluminado y con buena temperatura. Las mesas situadas en forma de U o de círculo facilita la participación. Contar con medios adecuados (pizarra, proyector, etc.)
![Page 22: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/22.jpg)
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Fecha y horario: debe tenerse en cuenta la
disponibilidad de los participantes, así como la hora (cuando puedan prestar máxima atención) No deben durar más de 2 horas, en caso contrario, se realizará un descanso de 10 a 15 minutos.
![Page 23: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/23.jpg)
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Material:
Documentos de trabajo: se los entregan antes a los participantes.
Documentos para la reunión: como estadísticas, etc. que la presenta cualquier persona que vaya a utilizar en la reunión.
![Page 24: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/24.jpg)
LA PREPARACIÓN DE LA REUNIÓN Convocatoria: documento que debe tener:
Convocante. Fecha y hora de inicio y finalización. Lugar. Orden del día. Objetivos. Material que deben preparar los asistentes. Listado de participantes.
![Page 25: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/25.jpg)
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Consta de 3 partes:
Planteamiento. Nudo. Desenlace.
![Page 26: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/26.jpg)
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Planteamiento, nos encontramos con 2
momentos: Toma de contacto: cuando la gente entra y se
saluda. Comienzo:
el moderador deberá presentar a los asistentes que no se conocen.
Recordar / explicar los objetivos. Clarificar el orden del día. Explicar la metodología y los tiempos que se dedicarán
a cada apartado.
![Page 27: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/27.jpg)
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Nudo: es la fase más difícil, puede ser que
surjan problemas. Las dimensiones interpersonales y laborales deben ir unidas a conseguir un mismo objetivo.
![Page 28: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/28.jpg)
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN Desenlace: es donde se realiza la síntesis
final y se obtienen acuerdos y conclusiones referidas al qué, cómo, quién, cuándo y con qué medios se realizarán las actuaciones.
![Page 29: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/29.jpg)
EL DESARROLLO DE LA REUNIÓN El acta de la reunión debe ser redactada y
debe darse a cada participante tras haber sido aprobada y rectificada en su caso.
![Page 30: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/30.jpg)
EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN Es necesario realizarla en dos aspectos:
De lo acontecido en la reunión. Del grado de cumplimiento de los acuerdos
obtenidos.
![Page 31: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/31.jpg)
EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN De lo acontecido en la reunión:
Cumplimiento de los objetivos. Decisiones que se han adoptado. Dinámica de grupos. Actitudes de todos los participantes.
![Page 32: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/32.jpg)
EVALUACIÓN DE LA REUNIÓN Momento de la evaluación:
Al finalizar la misma: puede ser que los asistentes no participen o que se mediaticen las respuestas.
Tras la reunión: es más objetiva, debido al tiempo de reflexión.
Al comienzo de la próxima reunión: los participantes evalúan de forma oral.
![Page 33: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/33.jpg)
LOS PROBLEMAS EN LA REUNIÓN Puede ser que se convierta en una charla de
amigos o sea una pérdida de tiempo, de ahí que se hable de “reunionitis” (reuniones que no son productivas)
![Page 34: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/34.jpg)
LOS PROBLEMAS EN LA REUNIÓN Acciones más comunes:
Antes de la reunión: No efectuar la convocatoria adecuada. Elegir unos medios materiales inadecuados
(estructurales) No preparar de forma adecuada los temas y tratar de
improvisar.
![Page 35: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/35.jpg)
LOS PROBLEMAS EN LA REUNIÓN Durante la reunión:
Prolongar la sesión inadecuadamente y no efectuar pausas.
Problemas entre miembros o divagaciones en la reunión. No cumplir el orden del día. Discutir soluciones antes de abordar correctamente los
problemas. Interrupciones. No alcanzar objetivos previstos. Convocar una nueva reunión.
![Page 36: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/36.jpg)
LOS PROBLEMAS EN LA REUNIÓN Después de la reunión:
No redactar y entregar el acta a los participantes. No evaluar lo acontecido en la reunión. No desarrollar un seguimiento de los acuerdos
adoptados.
![Page 37: Las reuniones](https://reader035.vdocuments.site/reader035/viewer/2022062401/54830307b4af9f0c508b458b/html5/thumbnails/37.jpg)
SALA DE REUNIONES SIN PROBLEMAS Preparar adecuadamente las reuniones (necesidad,
objetivos y contenido) Asistentes adecuados. Convocar con tiempo y forma adecuadas. Facilitar medios materiales y humanos precisos. Moderador: preparación y utilización correcta de
técnicas adecuadas. Tener en cuenta el aspecto humano y no sólo la
eficacia y eficiencia. Discutir racionalmente y concretar decisiones
finales del parecer del equipo. Llevar a la práctica los acuerdos adoptados.