1
GGO-GRUPO GESTOR DE OBRAS / UNICAMP
CPO-COORDENADORIA DE PROJETOS E OBRAS
EQUIPE DE PROJETOS
IMPLANTAÇÃO DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO PARA A SEÇÃO DE PROJETOS
CAMPINAS/SP 2015
2
3
EQUIPE DA SEÇÃO DE PROJETOS
IMPLANTAÇÃO DO PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO PARA A SEÇÃO DE PROJETOS
Trabalho realizado pela equipe da Seção de Projetos da Coordenadoria de Projetos e Obras, que está subordinada ao Grupo Gestor de Obras / Reitoria da Universidade Estadual de Campinas.
ARQUITETOS: Aline Eid Galante
Fábio Augusto Locilento Luciana Fernandes de Souza Maria Teodora da Rocha Ioti Talita Meulman Torniziello Thalita Dalbelo
SUPERVISÃO: Edson Fernando Orsi Nilsen
ESTAGIÁRIOS:
Adilson Aparecido Furiati Jr. Aline Alves de Almeida Dalila do Carmo Raíssa Armelin Lopes Rodolpho Henrique Corrêa
DIREÇÃO: Edilene Teresinha Donadon
COORDENAÇÃO GGO: Paulo Ademar Martins Leal
COORDENAÇÃO CPO: Patrícia Ferrari Schedenffeldt
CAMPINAS/SP 2015
F
O
L
H
A
D
4
SUMÁRIO
1. Introdução
2. Subáreas da Seção de Projetos
2.1 Arquitetura
2.2 Estrutura
2.3 Elétrica
2.4 Hidráulica
2.5 Mecânica
3. Áreas de atuação
3.1 Planejamento
3.2 Apoio técnico à Seção de Obras
4. Resumo de documentos
5. Relatório de férias
5
LISTA DE ABREVIAÇÕES E SIGLAS
ABNT Associação Brasileira de Normas e Técnicas
AR Aviso de Recebimento
ART Anotação de Responsabilidade Técnica
CAT Certidão de Acervo Técnico
CAU Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Brasil
CCUEC Centro de Computação Unicamp
CEMEQ Centro para Manutenção de Equipamentos Unicamp
CGU Coordenadoria Geral da Universidade
CPO Coordenadoria de Projetos e Obras
CPU Composição de Preço Unitário
CREA Conselho Regional de Engenharia e Agronomia
DGA Diretoria Geral de Administração Unicamp
DMA Divisão de Meio Ambiente
DSIS Divisão de Sistemas
GGO Grupo Gestor de Obras
NF Nota Fiscal
OS Ordem de Serviço
PPCI Projeto de Proteção e Combate a Incêndio
PTA Pasta Técnica Administrativa
PTP Pasta Técnica de Contratação de Projetos
RRT Registro de Responsabilidade Técnica
SigPOD Sistema de Gerenciamento de Projetos e Obras
TCPO Tabela de Composição de Preços para Orçamentos
6
1. INTRODUÇÃO
A Seção de Projetos é composta das seguintes subáreas: Arquitetura,
Estrutura, Elétrica, Hidráulica e Mecânica.
Apesar de parecerem áreas distintas e independentes, na realidade estão
interligadas entre si e dependem umas das outras para que o conjunto de serviços
possa ser realizado de forma consistente.
Esses serviços são realizados em equipes multidisciplinares denominadas
“células”, as quais são compostas por profissionais de cada subárea da Seção de
Projetos, bem como pelas demais áreas da CPO, como Seção de Gestão de
Engenharia, Seção de Obras e Seção de Cadastro, sendo essa última uma seção de
apoio às células.
Para a realização dos serviços, os procedimentos de trabalho em célula foram
reestruturados, envolvendo todas as subáreas da seção de Projetos e demais áreas
da CPO.
Dessa forma, iremos detalhar o processo de trabalho da Seção de Projetos,
bem como apresentar soluções em forma de procedimentos, formulários
padronizados e demais ferramentas para o bom desenvolvimento dos serviços.
Projeto
Final
Arquitetura
Hidraulica
Eletrica Estrutura
Mecânica
7
2. ESPECIALIDADES DA SEÇÃO DE PROJETOS
A seguir serão descritas as especialidades da Seção de Projetos.
2.1. Arquitetura
A especialidade de Arquitetura é responsável pela análise, compatibilização e
ou desenvolvimento de projetos, memoriais e planilha referentes à Arquitetura
e apoio a seção de obras neste assunto, referentes às obras gerenciadas pela
CPO, e também de grande parte dos projetos referentes às edificações.
Responsável: Profissional habilitado da Coordenadoria de Projetos e Obras
da Unicamp.
2.2. Estrutura
A especialidade de Estrutura é responsável pela análise, compatibilização e
ou desenvolvimento de projetos, memoriais e planilha referentes à Estrutura e
apoio a seção de obras neste assunto, referentes às obras gerenciadas pela
CPO, e também de grande parte dos projetos referentes às edificações.
Responsável: Profissional habilitado da Coordenadoria de Projetos e Obras
da Unicamp.
2.3. Elétrica
A especialidade de Elétrica é responsável pela análise, compatibilização e ou
desenvolvimento de projetos, memoriais e planilha referentes à Elétrica e
apoio a seção de obras neste assunto, referentes às obras gerenciadas pela
CPO, e também de grande parte dos projetos referentes às edificações.
Responsável: Profissional habilitado da Coordenadoria de Projetos e Obras
da Unicamp.
8
2.4. Instalações hidrossanitárias e PPCI
A especialidade de Instalações hidrossanitárias e PPCI é responsável pela
análise, compatibilização e ou desenvolvimento de projetos, memoriais e
planilha referentes à Instalações hidrossanitárias e PPCI e apoio a seção de
obras neste assunto, referentes às obras gerenciadas pela CPO, e também
de grande parte dos projetos referentes às edificações.
Responsável: Profissional habilitado da Coordenadoria de Projetos e Obras
da Unicamp.
2.5. Mecânica
A especialidade de Mecânica é responsável pela análise, compatibilização e
ou desenvolvimento de projetos, memoriais e planilha referente à Mecânica
(climatização, ventilação e elevadores) e apoio a seção de obras neste
assunto, referentes às obras gerenciadas pela CPO, e também de grande
parte dos projetos referentes às edificações.
Responsável: Profissional habilitado da Coordenadoria de Projetos e Obras
da Unicamp.
3. ÁREAS DE ATUAÇÃO
A Seção de Projeto atua tanto no planejamento de um empreendimento, quanto
na execução da obra propriamente dita, prestando apoio à Seção de Obras quando
necessário.
3.1 PLANEJAMENTO
O planejamento de um empreendimento compreende as seguintes etapas:
1. Solicitação de obra (Unidade)
2. Análise de viabilidade
3. Contratação de projetos executivos com empresas
terceirizadas
4. Fiscalização dos projetos executivos elaborados por empresas
terceirizadas
9
5. Elaboração dos projetos executivos pela CPO
6. Elaboração de Pasta Técnica para licitação da obra (elaborada pela
Seção de Gestão de Engenharia)
7. Fiscalização da obra (realizada pela Seção de Obras)
A seguir são apresentados os procedimentos de trabalho para cada etapa do
processo de planejamento realizada pela Seção de Projetos.
3.1.1 Solicitação de obra
A Unidade interessada encaminha à CPO ofício de solicitação de obra, o qual
será analisado pela Diretoria da CPO, através da Célula Master, para definir se a
solicitação da Unidade é escopo da Coordenadoria de Projetos e Obras. Caso seja
escopo da CPO, é feita abertura do Processo de Planejamento de Obra.
Após essa definição, a Seção Técnica providencia a abertura do processo e o
cadastro do empreendimento/obra no sistema gerencial da CPO (SigPOD) e
encaminha o processo à Diretoria de Projetos para esta fazer a Designação do Líder
do Projeto.
Após esse trâmite, o líder de projeto receberá um processo contendo:
Ofício da Unidade solicitante
Formulário de solicitação de obra (disponível no site da CPO)
Designação do Líder do projeto.
De posse do processo o líder deverá verificar se os documentos encontram-
se encartados e assinar a designação do Líder do Projeto.
3.1.2 Análise de viabilidade
Para início da análise de viabilidade do empreendimento o Líder do Projeto
deverá formar a equipe de trabalho através do sistema SigPOD e designar o
profissional responsável por cada etapa do Planejamento dentro do sistema.
As etapas do planejamento são:
1. Planta de Localização
2. Sondagem de subsolo
3. Levantamento de campo
10
4. Prefeitura
5. Análise de viabilidade
6. Levantamento de dados/Programa de Necessidades
7. Estudo Preliminar
8. Conclusão análise de viabilidade
9. Análise do solicitante
O arquiteto da célula, que pode ou não ser o líder do projeto, insere no
SigPOD a “Planta de Localização”, informando a área de interesse do projeto.
Após a finalização da etapa “Planta de Localização”, as etapas “Sondagem”,
“Levantamento de Campo” e “Levantamento de dados/Programa de necessidades”
são automaticamente iniciadas, possibilitando aos profissionais responsáveis por
essas etapas o seu preenchimento no SigPOD.
Na etapa “Sondagem” são inseridas no sistema as sondagens existentes e a
planta com a indicação dos pontos de sondagem a serem executados, caso seja
necessário executar nova sondagem. Nesse caso, os pontos de sondagem são
demarcados em planta com o contorno da obra, conforme orientações da norma,
pelo profissional de estruturas da CPO que, além de indicar os pontos em planta,
verificará o tipo de sondagem a ser executada, se por percussão ou rotação. Essa
etapa será finalizada apenas após a conclusão e aprovação do estudo preliminar.
Em casos específicos, a critério da CPO, será solicitado o auxílio de um consultor
especialista em solos.
Na etapa do “Levantamento de Campo” o profissional da Seção de Cadastro
insere no sistema todos os documentos resultantes dessa fase (planta altimétrica
cadastral, tabela de caixas e trechos e relatório fotográfico), bem como os encarta no
processo e após encaminha o mesmo ao líder do projeto.
Paralelamente à elaboração do levantamento de campo, o responsável pela
etapa pode iniciar o levantamento de dados/programa de necessidades junto à
Unidade.
De posse do levantamento de campo e do programa de necessidades o líder
do projeto avalia toda a documentação a fim de verificar se há possíveis
impedimentos para a realização da obra antes de encaminhar o processo à
Prefeitura do campus.
11
Após a finalização da etapa do “Levantamento de Campo” no SigPOD, a
etapa “Prefeitura” é automaticamente liberada para início. Nesta fase o líder do
projeto se certifica de que todos os documentos pertinentes estejam encartados no
processo. Ao concluir essa fase o sistema gera automaticamente a informação
técnica padrão de encaminhamento à Prefeitura (Prefeitura, DSIS, DMA) e à CGU-
Plano Diretor, solicitando análise e informações para o empreendimento. Caso
necessário, essa informação padrão deve ser complementada.
Retornando as informações da Prefeitura, inicia-se no SigPOD a fase “Análise
de viabilidade”, na qual deverão ser avaliadas as manifestações da Prefeitura e se
existem motivos ou informações que inviabilizem a execução da obra. Para isso, o
líder do projeto deve inserir informações no sistema sobre quais são as
interferências existentes e qual o tratamento previsto para cada interferência, além
de permitir ao líder informar se a obra é viável ou não, e qual o motivo da
inviabilidade.
Caso seja verificado que a obra é inviável, o processo deverá ser
encaminhado ao superior, informando o motivo da inviabilidade, para providências.
Não apresentando problemas, é dado início à fase do “Estudo Preliminar”, que deve
ser composto de plantas, cortes, vistas e, caso necessário, maquetes eletrônicas.
Para início, no SigPOD, da etapa “Estudo preliminar”, deverá ser finalizada a
etapa “Levantamento de dados/Programa de necessidades”, a qual fica ativada
desde o início e acontece em paralelo com as etapas descritas até esse momento.
A etapa “Levantamento de dados/Programa de necessidades” é efetuada pelo
responsável pela etapa e consiste no levantamento, junto à Unidade, de todas as
informações necessárias para elaboração do estudo preliminar, através de tabelas
disponíveis no sistema e/ou ata de reunião. Nessa etapa o responsável também
insere no sistema informações gerais para a posterior contratação dos projetos
executivos.
Para início do estudo preliminar o arquiteto deverá fazer uma visita ao local da
obra, juntamente com os demais membros da célula, para verificar a situação
existente e possíveis interferências à obra.
A etapa “Estudo Preliminar” no SigPOD contém as interferências já
identificadas na fase “Análise de viabilidade”, bem como permite inserir novas
interferências, caso necessário. Deve também ser inserida a área total da edificação,
12
quais especialidades de projeto deverão ser contratadas para elaboração do projeto
executivo, e anexar o próprio projeto preliminar (em extensão pdf).
Ao concluir o estudo preliminar, o arquiteto o apresenta à Unidade e caso o
estudo seja aprovado o representante da Unidade assina a planta informando estar
de acordo, e é elaborada também Ata de Reunião registrando a aprovação do
projeto. Caso o estudo não seja aprovado, o mesmo é revisado e reapresentado à
Unidade até aprovação final.
Ao finalizar a etapa do estudo preliminar, é habilitada pelo sistema a etapa
“Conclusão Análise de Viabilidade”. Nessa fase o sistema informa, automaticamente,
a estimativa de custo para o empreendimento, a partir das informações inseridas nas
fases “Levantamento de dados/Programa de necessidades” e “Estudo Preliminar”
(característica da obra e área total). A estimativa de custo para a contratação dos
projetos deverá ser inserida no sistema pelo líder do projeto, o qual também deverá
confirmar a anexação de todos os documentos pertinentes no sistema e no
processo. Essa estimativa de custo de projeto deverá ser elaborada em planilha
específica, disponível na pasta de “Contratação de Projetos” (ver item 3.1.3.1), que
informa quais são as especialidades de projeto a serem contratadas e suas
respectivas áreas. Ao finalizar a etapa o sistema gera, automaticamente, a
informação técnica padrão de encaminhamento à Unidade informando a conclusão
da análise de viabilidade e as estimativas de custo para projeto e para a obra. Essa
informação também solicita a aprovação do projeto preliminar pela Congregação da
Unidade, bem como a indicação da origem dos recursos para a obra.
Retornando o processo com a aprovação da Unidade o líder informa o
recebimento do mesmo na etapa “Análise do solicitante” e, caso necessário, pode
inserir observações, finalizando assim a etapa de Planejamento no sistema Sigpod.
Após a aprovação do projeto, deve ser enviado memorando à Direção de
Projetos da CPO informando a finalização do planejamento e solicitando a forma de
contratação dos projetos executivos. Essa contratação poderá ocorrer de duas
formas, por Licitação ou por Contrato de projeto da Unicamp. Conforme a forma de
contratação definida pela Direção, deverá ser elaborada a Pasta Técnica ou Ordem
de Serviço.
Após a finalização da análise de viabilidade e antes da contratação dos
projetos deverá ser solicitada ao Cadastro, através de memorando, a execução da
13
sondagem, conforme definições da etapa “Sondagem” já finalizada no sistema.
Também deverá ser realizada reunião em célula, com registro em ata de reunião,
para apresentar a todos o estudo finalizado e agregar informações de outras áreas
necessárias ao início do projeto.
3.1.3 Contratação de projetos executivos
A contratação de projetos se inicia após a indicação da Unidade no processo
de planejamento de possuir recursos para a realização de todo o empreendimento,
salvo quando solicitado em processo.
O desenvolvimento de projetos por empresas terceirizadas pode ocorrer de
duas formas:
- Licitação de projeto específico (via DGA/UNICAMP ou Funcamp).
- Emissão de Ordem de Serviço (OS) dentro de um contrato de projetos
vigente na CPO.
A definição de como será a contratação (licitação ou OS) dos projetos é
realizada pela Direção e Coordenação da CPO no processo de planejamento, ao
final da Análise de Viabilidade e anuência da Unidade para contratação dos
mesmos.
Para a contratação de projetos, seja por licitação ou emissão de Ordem de
Serviço, o líder do projeto deverá organizar todo o material que será fornecido à
empresa contratada.
Além dos documentos “padrão”, o líder deverá certificar-se que possui todas
as informações necessárias para o desenvolvimento dos projetos, como: estudo
preliminar, levantamentos de campo, sondagens, informações da Prefeitura (elétrica,
água, meio ambiente), CEMEQ, CCUEC e outras que podem interferir com o projeto.
A definição do escopo da contratação (projetos a serem contratados) será
dada pela célula de trabalho envolvida no projeto a ser desenvolvido.
3.1.3.1 Licitação de projeto
Para a licitação de projeto há a necessidade de elaborar a Pasta Técnica de
contratação de Projetos (PTP).
A PTP deverá ser elaborada pelo líder do projeto que realizou a análise de
viabilidade do projeto a ser desenvolvido, com apoio da célula de trabalho.
14
Se a contratação for via DGA, a CPO abre o processo de contratação, onde
será juntada a PTP. Se a contratação for via Funcamp (a pedido da Unidade) a PTP
é encaminhada presa à contracapa do processo de planejamento, no qual o líder
encarta Informação Técnica padrão de encaminhamento, descrevendo todo o
material que segue preso à contracapa.
As PTP’s finalizadas são gravadas na pasta “Pastas Técnicas Projetos – CDs
gravados” (ver roteiro no quadro abaixo).
Durante a licitação as empresas participantes poderão solicitar à área de
licitações (DGA / Funcamp) esclarecimentos de dúvidas sobre o material do Edital.
Cabe à CPO, através do líder do projeto, com apoio da célula de trabalho, responder
as dúvidas referentes às exigências técnicas do edital.
Os documentos para elaboração da PTP estão em:
projetos (Y:)\Pasta técnica para contratação projetos
Abaixo, o roteiro para a elaboração da PTP, listando os documentos que a
pasta deve conter, como salvar e como arquivar os documentos.
Servidor – PROJETOS
Pasta técnica para contratação projetos
1) Pastas Técnicas Projetos – CDs gravados
2) Arquivo – Estimativas e Memoriais Elaborados
3) Doc.s MODELO – para preencher
4) Doc.s PADRÃO – para anexar
① Pasta “Pastas Técnicas Projetos – CDs gravados”
Dentro desta pasta deverão ser salvas todas as Pastas Técnicas de contratação de
Projetos, como descrito abaixo. Verificar a sequência numérica que deverá ser
seguida, conforme a última pasta gravada.
Nomear as pastas da seguinte forma:
15
Nº da pasta – ano – Unidade – nome do projeto – líder / fiscal
Exemplo:
01-15 – FEQ – Bloco salas de aula – Maria
Gravar as pastas completas, assim como irão para a contratação.
As Pastas Técnicas deverão conter:
Memorial Descritivo (pdf);
Planilha estimativa custo projetos – CHEIA (pdf);
Planilha estimativa custo projetos – VAZIA (pdf);
(pasta) Carimbo projetos;
(pasta) Recomendações para elaboração orçamentos;
Escopo de fornecimento (pdf);
Especificações técnicas CPO (pdf);
Especificações técnicas – elevadores (quando for o caso);
Especificações técnicas – infra dados e voz (quando for o caso);
Caderno de encargos;
Projetos (estudos preliminares que esclareçam o projeto executivo que está
sendo contratado);
Outros documentos importantes para esclarecer o objeto em contratação.
② Pasta “Arquivo – estimativas e memoriais elaborados”
Dentro desta pasta, criar as pastas com os arquivos originais da estimativas (xls),
memorial (doc) e subsídios (doc) elaborados. Assim, cada pasta deverá conter
APENAS três arquivos.
Nomear as pastas da seguinte forma:
Unidade – nome do projeto – líder / fiscal
Exemplo:
FEQ – Bloco de salas de aula – Maria
③ Pasta “Doc.s MODELO – para preencher”
16
Esta pasta contém documentos que devem ser preenchidos de acordo com os
projetos que serão contratados:
Modelo memorial;
Modelo subsídios (Este documento não será gravado no CD da pasta
técnica. Deve ser apenas impresso para subsidiar a elaboração do Edital);
Modelo planilha estimativa custo projetos.
④ Pasta “Doc.s PADRÃO – para anexar”
Contém documentos que devem ser colocados na pasta técnica, sem alterações.
Carimbo projetos, pasta com:
▫ dwg do carimbo padrão
▫ doc com instruções de preenchimento.
Recomendações para elaboração de orçamentos, pasta com:
▫ xls modelo de planilha
▫ doc. modelo declaração fonte preços
▫ doc. orientações elaboração da planilha.
Escopo de fornecimento.
Especificações técnicas CPO.
Especificações técnicas – elevadores (colocar na pasta técnica quando for o
caso).
Especificações técnicas – infra dados e voz (colocar na pasta técnica quando
for o caso).
Caderno de encargos.
3.1.3.2 Emissão de Ordem de Serviço
Os documentos para a emissão da ordem de serviço estão na pasta:
projetos (Y:)\CPO – Contrato Geral de Projetos
17
A OS é preenchida pela Seção Técnica em conjunto com o líder do projeto,
que detém todas as informações necessárias. Para isso, o líder do projeto deverá
preencher um rascunho da planilha modelo da OS, com todas as informações
necessárias para atender o escopo do projeto a ser desenvolvido (áreas,
especialidades, etc).
A Seção Técnica faz todo o controle da emissão, com a numeração correta,
impressão e arquivamento virtual.
3.1.4 Fiscalização de projetos
Enquanto ocorre a licitação ou a preparação da ordem de serviço, é preciso
que o Fiscal do Projeto solicite uma reunião de célula para exposição das
características e dos detalhes de todas as especialidades que devem ser informados
à empresa contratada na reunião técnica inicial.
3.1.4.1 Reunião Inicial de Projetos
Independente da forma de contração do projeto – via Ordem de Serviço ou via
Licitação - deve ser agendada a reunião técnica inicial via e-mail com confirmação,
assim que a empresa selecionada no processo de licitação for informada ao Fiscal
de Contrato ou assim que a Ordem de Serviço for aberta. Participam desta reunião
todos os integrantes da célula, o representante da Unidade que solicitou o projeto e
a equipe da empresa contratada.
Durante a reunião, deve ser preenchida a Ata de reunião de início de projeto –
disponível em: Y:\Administração\Atas de Reunião\Ata de Reunião de Início de
Projeto – que informa as orientações e observações feitas pelos participantes. Esta
ata é encartada ao Processo de Acompanhamento Técnico e/ou Contratação de
Projeto e digitalizada para ser anexada aos demais documentos eletrônicos do
processo. Além da reunião, deverá ser realizada visita técnica ao local da obra com
o fiscal do contrato, arquiteto da CPO, fiscal da obra e a Contratada.
O dia útil posterior à realização desta reunião é considerado a contagem
inicial do prazo de desenvolvimento de projeto, sendo que qualquer alteração deve
ser imediatamente comunicada à supervisão. Este dia deve ser o início do
preenchimento do Relatório de Prazos, como a data inicial de contrato.
18
3.1.4.1.1 Documentos para a Reunião Técnica Inicial
Durante a reunião técnica inicial devem ser expostas todas as características
do projeto e do local da obra à empresa contratada para o desenvolvimento, bem
como os padrões urbanísticos e construtivos da UNICAMP. Nesta reunião, deve ser
entregue à contratada um CD com todos os documentos padrão CPO e outros que
são necessários para o desenvolvimento dos projetos, compreendendo:
DOCUMENTOS DA CPO À EMPRESA CONTRATADA
Estudo Preliminar completo ou anteprojeto de arquitetura em dwg;
Projetos existentes em .dwg (reformas/ampliações)
Levantamento Cadastral atualizado do local;
Relatórios de Sondagens;
Indicações de interligações encaminhadas pela DSIS;
Orientações do Plano Diretor - Prefeitura do Campus;
Padrões Urbanísticos de Passeios do Campus;
Padronização de Escadas;
Padronização de Sanitários;
Padronização de SPDA;
Padrão de Carimbo para Projetos;
Recomendações para elaboração de orçamento;
Especificações Técnicas de Elevadores;
Especificações Técnicas de dados e voz;
Especificações Técnicas da CPO;
Escopo de Fornecimento;
Caderno de Encargos.
3.1.4.2 Recebimento e Análise de Projetos
Durante o desenvolvimento dos projetos, todas as entregas de etapas, com
material completo especificado no Escopo de Fornecimento da CPO, devem ser
protocoladas pela empresa contratada, na Seção de Protocolo da CPO. No
momento do protocolo, é gerado um documento chamado doc genérico no SigPOD,
que será usado para resposta de aprovação ou reprovação. A Seção de Protocolo
19
encaminha o material entregue à Seção Técnica, que encaminha ao fiscal de
contrato, responsável pelo preenchimento do Relatório de Prazos e pelo
encaminhamento dos projetos às respectivas especialidades, da célula ou do grupo
de trabalho, para análise.
O Fiscal de Contrato é responsável por alimentar a pasta do projeto
contratado em: Y: projetos (arquiteto) – PROJETOS CONTRATADOS - _EM
ANDAMENTO – Pasta com o nome do Projeto. A Seção Técnica cria a pasta
específica do projeto assim que ele é contratado, juntamente com suas subpastas:
Gestão: onde devem ser copiados os arquivos eletrônicos dos projetos
entregues, das análises realizadas e outros documentos;
Outros docs: em que são copiados os documentos de fiscalização –
designação de fiscal, contrato e outros documentos que façam parte do
andamento do processo;
PTA: onde estão as copias digitalizadas da Ordem de Serviço ou do Contrato
de Desenvolvimento de Projetos e as Atas das reuniões técnicas;
Relatório de Prazos: em que deve estar a planilha do Relatório de Prazos
atualizada.
Na pasta Gestão devem ser criadas as pastas de acordo com o
desenvolvimento dos projetos, divididas de acordo com as etapas estabelecidas no
Escopo de Fornecimento, que determina o nível de detalhamento de cada etapa,
caracterizando a evolução dos projetos:
- Estudo Preliminar: Estudo de viabilidade de um programa e do partido
arquitetônico a ser adotado elaborado para apreciação e aprovação pelo
cliente.
- Anteprojeto: Definição do partido arquitetônico e dos elementos construtivos,
considerando os projetos complementares (estrutura, instalações, etc.).
- Pré-Executivo: Contém os detalhamentos mais relevantes de cada
especialidade, de forma a iniciar as análises das reais necessidades de
maiores detalhamentos.
20
- Executivo: Projeto completo e detalhado contendo, de forma clara e
organizada, todas as informações necessárias à execução da obra e de todos
os serviços inerentes.
- Objeto: Etapa elaborada após a conferência do projeto executivo aprovado,
onde é confirmado que o projeto está sendo recebido sem pendências, e que
contém toda a documentação pertinente.
Durante o desenvolvimento do projeto contratado, caso a Unidade solicite
alguma alteração do estudo original aprovado na Análise de Viabilidade, o
documento de solicitação deve ser encartado no Processo de Planejamento e no
Processo de Acompanhamento Técnico ou de Contratação. O Líder de Projeto e o
Fiscal de Contrato, juntamente com a célula ou o grupo de trabalho, analisam a
possibilidade de atendimento de acordo com a natureza da solicitação e com a
etapa em que o projeto se encontra. A decisão tomada pela célula é apresentada
para Supervisão para ciência e aval.
Segue abaixo a relação do escopo de entrega de documentos para cada
etapa de projeto, por parte da Contratada:
DESENVOLVIMENTO PROJETO EXECUTIVO
FASE DOCUMENTOS
ESTUDO PRELIMINAR
Projeto preliminar de arquitetura
Arquivo digital
ANTEPROJETO
Anteprojetos de cada especialidade,
compatibilizados entre si
Pré-memorial descritivo de cada
especialidade
Arquivos digitais
Devolução dos projetos corrigidos com
anotações da CPO
PRÉ-EXECUTIVO
Projetos pré-executivos de cada
especialidade, compatibilizados entre si
Memoriais descritivos de cada especialidade
Protocolo do Corpo de Bombeiros (quando
21
for o caso)
Arquivos digitais
Devolução dos projetos corrigidos com
anotações da CPO
EXECUTIVO
RRT e ART’s para cada especialidade de
projeto desenvolvido, com comprovante de
pagamento
Projetos executivos de cada especialidade,
compatibilizados entre si
Memoriais descritivos de cada especialidade
Planilha orçamentária
Arquivos digitais
Devolução dos projetos corrigidos com
anotações da CPO
OBJETO
(RECEBIMETO DEFINITIVO)
Projetos executivos finalizados de cada
especialidade assinados
Memoriais descritivos de cada especialidade
assinados
Planilha orçamentária assinada
Declaração do orçamentista
Parecer técnico de fundações (quando
houver)
Projeto de PPCI aprovado (quando houver)
CD com todos os arquivos do projeto
concluído
A critério da CPO, uma ou mais etapas intermediárias – Estudo Preliminar,
Anteprojeto e Pré-Executivo – podem ser suprimidas no momento da contratação.
Toda a comunicação de prazo com a Contratada deve ser feita
preferencialmente por informação técnica – doc inf, elaborada no SigPOD. Deve ser
recolhida assinatura com data e nome legível no recebimento do documento. Caso
não haja possibilidade de entrega direta, pode ser elaborada por Aviso de
Recebimento – AR – via Correios.
22
Toda comunicação via e-mail deve ser solicitada confirmação de recebimento,
ser impressa e anexada no processo de acompanhamento técnica ou de
contratação.
Comunicações ou esclarecimentos que envolvam alterações no contrato,
como valores ou prazos, devem ser encaminhados a Seção Técnica, antes da
entrega à contratada.
3.1.4.2.1 Assinatura de Responsabilidade Técnica
(ART) e Registro de Responsabilidade Técnica
(RRT)
Na etapa de “executivo” a Contratada que desenvolveu os projetos deve
fornecer as ARTs e/ou RRTs dos profissionais responsáveis pelos projetos
desenvolvidos.
O fiscal do contrato receberá através do SigPOD cada ART / RRT em um
protocolo separado para fazer a conferência das informações.
Todas as anotações constantes na ART / RRT devem ser conferidas. O fiscal
do contrato deve solicitar o auxílio dos membros da célula para a verificação das
especificidades de cada especialidade.
IMPORTANTE: em alguns casos, no edital da licitação dos projetos, são
exigidas Certidões de Acervo Técnico (CAT) de profissionais específicos para o
desenvolvimento de determinados projetos. Neste caso, o profissional da ART/RRT
fornecida no projeto final deve ser o mesmo detentor da CAT apresentada na
licitação. O fiscal do contrato deve fazer essa conferência.
Após a conferência da ART / RRT, este documento deve ser encaminhado à
Seção Técnica para providenciar a digitalização e, quando necessário, a assinatura
do “Contratante” (Unicamp). O documento retorna ao fiscal do contrato e deverá ser
juntado no processo de planejamento, com a finalização dos projetos executivos.
23
3.1.4.2.2 Análises dos Especialistas
O resultado das análises dos projetos deve ser apresentado à empresa
contratada em checklists. Dessa forma, cada especialista analisa o projeto de acordo
com os itens que constam nos checklists respectivos de cada uma das etapas de
desenvolvimento do projeto, sendo que existe um campo de observações, ao final
do checklist, onde podem ser acrescentadas informações e correções de desenhos,
bem como demais colocações que não estão especificadas nos itens padrão. No
checklist cada especialista indicará se o projeto está “aprovado” ou “reprovado”;
cabendo ao fiscal do contrato avaliar a aprovação ou reprovação da etapa como um
todo. Faz parte do checklist do projeto executivo a análise de planilha de cada
especialidade. Essa parte da análise envolve o procedimento de quantificação,
detalhado no próximo item.
Assim que o especialista finalizar a análise, deve encaminhar os projetos e
checklists preenchidos e assinados ao fiscal de contrato para que este preencha a
data da finalização da análise no relatório de entrega. É preciso observar o material
entregue, consultando o Escopo de Fornecimento da CPO e o documento dos
Subsídios e do Memorial de Contratação da CPO, para que não ocorram cobranças
além à contratada.
Quando o fiscal de contrato estiver com as análises de todas as
especialidades, deve elaborar um documento de resposta ao doc genérico da
empresa contratada, chamado doc inf, comunicando a aprovação ou reprovação da
etapa. Em seguida, é preciso encaminhar os checklists e o doc inf à empresa
contratada via e-mail com confirmação de recebimento ou via reunião com ata.
O doc inf e a ata da reunião ou confirmação de recebimento de e-mail com o
doc inf devem ser anexados ao processo de contratação ou ao processo de
acompanhamento técnico. Em seguida, o mesmo deve ser despachado para a
Seção Técnica para realizar a auditoria. Após, a Seção Técnica encaminha o
processo ao Protocolo para efetuar a juntada, o qual retorna o processo ao Fiscal do
Contrato.
Se a etapa for aprovada, cabe ao fiscal de contrato liberar o pagamento da
mesma, quando houver previsão, e informar a empresa sobre a liberação de
emissão da nota fiscal através de doc inf, que deverá ser encartado ao processo de
contratação.
24
Por fim, cabe ressaltar que a etapa de projeto executivo não pode ser
aprovada com ressalvas, visto não haver mais etapas subsequentes que possibilitem
acertos posteriores.
3.1.4.2.3 Checklists
Os checklists de cada especialidade, separados por etapas de projeto, estão
disponíveis na aba de Procedimentos do SigPod –
http://sg.cpo.unicamp.br/sgo.php?acao=procedimentos.
Todos os arquivos estão na extensão .xlsx e podem ser abertos no excel ou
outro software que faça leitura deste tipo de extensão e seguem a forma de
nomeação:
Especialidade
checklist ap arquitetura r04.xlsx
Etapa do projeto: Número da Revisão
ap = Ante Projeto
pe = Pré Executivo
ex = Executivo
ob = Objeto
ANTEPROJETO
checklist_ap_arquitetura_r04.xlsx
checklist_ap_hidraulica_r04.xlsx
checklist_ap_eletrica_r04.xlsx
checklist_ap_climatizacao_r04.xlsx
checklist_ap_elevadores_r04.xlsx
checklist_ap_estrutura_r04.xlsx
checklist_ap_ppci_r04.xlsx
PRÉ EXECUTIVO
checklist_pe_arquitetura_r04.xlsx
checklist_pe_hidraulica_r04.xlsx
checklist_pe_eletrica_r04.xlsx
checklist_pe_climatizacao_r04.xlsx
checklist_pe_estrutura_r04.xlsx
checklist_pe_ppci_r04.xlsx
EXECUTIVO
checklist_ex_arquitetura_r04.xlsx
checklist_ex_hidraulica_r04.xlsx
checklist_ex_eletrica_r04.xlsx
25
checklist_ex_climatizacao_r04.xlsx
checklist_ex_estrutura_r04.xlsx
checklist_ex_ppci_r04.xlsx
checklist_ex_acessibilidade_r04.xlsx
FINAIS
checklist_ob_escopo_r04.xlsx
checklist_list_orcamento_r04.xlsx
checklist_processos_r04.xlsx
Como os checklists são o resultado da análise das especialidades, devem ser
preenchidos considerando que o sim é referente ao item que é escopo e foi
contemplado no projeto, sendo que o texto da linha com a marcação sim fica em
negrito, com fundo branco; o não é referente ao item que é escopo e não foi
contemplado no projeto ou que precisa de correção, ao preenche-lo, o texto da linha
fica em negrito, com o fundo cinza; o não se aplica é referente ao item que não é
escopo do projeto e, ao preenche-lo, o texto fica na cor cinza claro e o fundo
permanece em branco. A coluna comentários pode ser preenchida quando:
- indicado “não”, se for preciso inserir alguma observação à Contratada.
- indicado “sim” ou “não se aplica”, para instrução do processo.
o item não foi contemplado em projeto e é preciso inserir uma observação.
Na parte final do checklist existe o campo observações. Nele devem ser
colocadas as observações e comentários sobre possíveis correções de desenhos ou
modificações do projeto como um todo.
Caso o especialista veja necessidade, pode solicitar atualização de checklist à
supervisão. Após elaboração da revisão, deve ser feito o envio ao SigPOD pela
Supervisão, mantendo-se o mesmo nome, com alteração no número de sua revisão.
Exemplo:
checklist_ap_arquitetura_r04.xlsx, para checklist_ap_arquitetura_r05.xlsx.
3.1.4.2.4 Quantificação
Um dos tópicos de análise de projetos que consta nos checklists é a planilha
orçamentária, com questões referentes à quantificação e aos serviços dos macros
itens de cada uma das especialidades. A quantificação deve ser realizada com base
na metodologia da TCPO.
26
O Fiscal de Contrato fica incumbido de distribuir a planilha a ser analisada aos
especialistas de forma a organizar o preenchimento. Cada especialista deve criar
uma coluna ao lado da quantificação levantada pela empresa contratada onde é
preciso inserir os valores das quantificações levantadas em análise. Não cabe aos
especialistas do Setor de Projetos a análise da Composição de Preço Unitário (CPU)
e a descrição dos serviços em planilha.
Ao término do levantamento dos quantitativos e serviços da análise, os
especialistas devem comunicar ao Fiscal de Contrato para encaminhamento dessa
parte da planilha orçamentária ao Setor de Engenharia.
Ao final da análise do projeto, a planilha com a coluna da análise deve ser
entregue ao Fiscal de Contrato, juntamente com projeto e memorial, na reunião de
análise final em célula ou grupo de trabalho.
A seguir são apresentados os macros itens de planilha que cada
especialidade deve analisar, considerando os quantitativos e os serviços
necessários à execução da obra.
MACRO ITENS DE CADA ESPECIALIDADE
ARQUITETURA
Cobertura
Fechamentos
Acabamentos
Forros
Pinturas
Louças e Metais
ESTRUTURA Infra-Estrutura
Supraestrutura
ELÉTRICA
SPDA
Instalações Elétricas
Subestação
Iluminação
Tomadas e Interruptores
Quadros e Dispositivos de Proteção
Fios e Cabos
Dutos
Outros que possam estar relacionados à área.
HIDRÁULICA
Calhas e Rufos
Água Pluvial
Instalações de Combate a incêndio
Entrada de Água
Esgoto
Gases Medicinais
Ar Condicionado (Drenos)
MECÂNICA Elevadores
Climatização
27
Observação:
O Setor de Obras é responsável pela análise dos projetos, memoriais e
planilhas com visão da execução da obra, dessa forma, cabe ao especialista
de obras analisar se todos os serviços necessários à execução da obra estão
contemplados na planilha.
O Setor de Engenharia é responsável pela análise das planilhas
orçamentárias e cronogramas; compatibilização com projetos e memoriais;
análise das quantificações fornecidas pelos especialistas, observando se as
diferenças encontradas estão ou não dentro da precisão necessária ao item.
Cabe ainda a análise das quantificações, conforme curva ABC, com corte no
80/20.
3.1.4.3 Relatório de Prazos
A Seção de Projetos elaborou uma planilha de relatório de prazos com o
objetivo de padronizar a gestão de entregas de projetos e análises, seus
pagamentos e possíveis atrasos. O Fiscal de Contrato deve manter o Relatório de
Prazos atualizado, com as informações de desenvolvimento dos projetos. A
atualização deve acontecer de acordo com o recebimento das etapas de projeto e
suas respectivas análises e pagamentos.
Durante o preenchimento não devem ser alteradas as fórmulas, cores ou
qualquer outro padrão da planilha. Sugestões devem ser encaminhadas à
supervisão para análise e possível alteração.
A planilha de relatórios possui 5 abas, descritas a seguir.
3.1.4.3.1 Prazos
Esta aba deve ser preenchida com todos dos dados do contrato, incluindo
data inicial e valor total. É nela que estão também as etapas da obra para
preenchimento do prazo contratual, do pagamento, das datas previstas para
execução do projeto e análise, do prazo para essas atividades e dos possíveis
abonos, nas respectivas etapas e revisões. O objetivo desta aba é calcular o tempo
em que o projeto fica em poder da contratada e em poder da CPO-Unicamp.
28
3.1.4.3.2 Intercorrência
Esta aba é dedicada ao preenchimento de atraso de entrega, tanto por parte
da contratada como por parte da CPO-Unicamp, a fim de calcular os possíveis
aditamentos, abonos e atrasos no desenvolvimento do projeto.
3.1.4.3.3 Histórico de Ocorrências
O histórico de ocorrências é a aba da planilha que deve ser preenchida
quando ocorrer uma situação diferente da que é planejada. A ocorrência pode ser
por parte da CPO, da Unidade contratante ou da empresa contratada.
A ocorrência deve estar descrita no campo descrição; a resposta da CPO à
ocorrência deve estar no campo ação tomada e, no campo posição, é preciso anotar
se a situação foi resolvida ou está pendente.
3.1.4.3.4 Resumo de Entregas
Nesta aba da planilha devem ser preenchidas as datas de recebimento do
projeto completo, com todas as especialidades e a data de distribuição aos
especialistas da célula ou grupo de trabalho. Assim que a análise for entregue pelos
especialistas, deve ser preenchido o campo da data na análise das especialidades.
3.1.4.3.5 Medições
Quando uma etapa for aprovada, e houver pagamento previsto, deve ser
preenchida a porcentagem referente a ela para que seja gerado o valor a ser pago.
Após o preenchimento, o relatório de prazos deve ser enviado à Seção Técnica para
encaminhamento a DGA/Contratos ou para a Funcamp/Contratos para a realização
do pagamento ou para a Direção da CPO, no caso de pagamento de Ordem de
Serviço.
Além disso, a empresa contratada também deve ser avisada através de
informação técnica – doc inf de resposta ao doc genérico. No momento em que a
análise for aprovada, é preciso colocar no doc inf de aprovação a informação de
liberação da emissão da nota fiscal.
3.1.4.4 Notificações
29
3.1.4.4.1 Notificações por atrasos
Durante o desenvolvimento do projeto, caso ocorra atrasos na
execução das etapas por parte da Contratada, os atrasos devem ser tratados da
seguinte forma pelo fiscal do projeto:
Após passados 3 dias do prazo para entrega, a empresa
deverá ser notificada pelo fiscal, por documento enviado
por e-mail. Deverá ser confirmado o recebimento e
anexado ao processo de contratação.
Após ultrapassado o prazo de entrega além de 50% do
prazo determinado, o fiscal deverá notificar a empresa por
documento enviado por e-mail. Deverá ser confirmado o
recebimento e anexado ao processo de contratação. O
processo deverá ser encaminhado à DGA/ Funcamp, para
que seja tomada ciência e providências necessárias.
3.1.4.4.2 Notificação por reentrega
Se uma mesma etapa de projeto for reprovada duas
vezes, a empresa deverá ser notificada por documento
enviado por e-mail. Deverá ser confirmado o recebimento
e anexado ao processo de contratação. O processo
deverá ser encaminhado à DGA/ Funcamp, para que seja
tomada ciência e providências necessárias.
3.1.4.5 Análise das notas fiscais
Com a aprovação de etapa onde houver previsão de pagamento, o fiscal do
contrato informa à empresa a liberação para emissão da nota fiscal no documento
de aprovação da etapa.
A empresa, por sua vez, encaminhará a nota fiscal de pagamento, conforme
descrito abaixo:
3.1.4.5.1 Contrato específico - Licitação
Depois de elaborada a informação de aprovação e liberação do pagamento
pelo fiscal do contrato, a Contratada deverá enviar a Nota Fiscal ao departamento
30
que gerencia o contrato (DGA / Funcamp). O fiscal do projeto deverá elaborar
informação à DGA/ Funcamp informando a aprovação do projeto. A informação
deverá conter: a etapa aprovada, a data de aprovação da etapa, o atraso de
responsabilidade da empresa e o atraso de responsabilidade da Unicamp. Junto
desta informação deverá ser encaminhada a “planilha de medição”, documento do
“Relatório mensal”.
Esta informação deve ser encaminhada ao departamento que gerencia o
contrato imediatamente após a aprovação da etapa. O fiscal do projeto poderá
requisitar o processo de contratação do projeto (que fica em posse do responsável
pelo contrato) ou enviar a informação via remessa.
Para o envio, o fiscal do projeto deve enviar o processo / informação à Seção
Técnica, que fará o encaminhamento necessário.
3.1.4.5.2 Contrato de Projetos da Unicamp
Depois de elaborada a informação de aprovação e liberação do pagamento
pelo fiscal do contrato, a empresa enviará a nota fiscal à CPO. O fiscal do projeto
deverá analisar a nota enviada, tendo em vista os valores a serem pagos e a etapa.
Após esta verificação, deve ser elaborada informação à DGA Contratos contendo: a
etapa aprovada, a data de aprovação da etapa, o atraso de responsabilidade da
empresa e o atraso de responsabilidade da Unicamp. Junto desta informação deverá
ser encaminhada a “planilha de medição”, documento do “Relatório mensal”.
Esta informação deverá ser colocada no processo de contratação do projeto
(processo da OS). A Nota fiscal deverá ser presa na contracapa deste processo.
Encaminhar o processo imediatamente após o recebimento e análise da NF.
Para o envio, o fiscal do projeto deve enviar o processo / informação à Seção
Técnica, que fará o encaminhamento necessário.
3.1.4.6 Recebimento final
Com a finalização do desenvolvimento dos projetos executivos, o fiscal de
contrato deve providenciar o material final que é encaminhado à Seção de Cadastro
da CPO – o CD final da contratada, com todos os arquivos digitais do objeto e o CD
final da CPO, com todos os arquivos digitais do objeto e os arquivos digitalizados
31
assinados. Esses dois CDs devem ser encaminhados à Seção de Cadastro,
conforme procedimento dessa seção, dentro do processo de planejamento.
Os arquivos digitalizados que devem ser salvos no CD são:
- ART’s e RRT’s;
- Declaração do orçamentista;
- Parecer técnico de fundações (quando pertinente);
- PPCI (capa do projeto) e documentos com a aprovação (quando for o caso).
3.1.4.7 Encaminhamento final à Unidade
Após a finalização dos projetos executivos, o fiscal do contrato encarta ao
processo de planejamento os seguintes documentos originais e assinados:
- Projetos executivos completos de cada especialidade;
- Memoriais descritivos de cada especialidade de projeto;
- Planilha orçamentária;
- Declaração do orçamentista responsável;
- Projeto de PPCI e documentos de aprovação pelo Corpo de Bombeiros
(quando houver);
- Parecer técnico de fundações (quando pertinente);
- ART’s e RRT’s.
Para encaminhamento do processo à Unidade é elaborada informação
técnica padrão, disponível na pasta projetos (Y):\Modelos de informações,
informando a conclusão dos projetos executivos e a estimativa de custo final para a
obra. Além disso, esse documento solicita à Unidade a aprovação do projeto
executivo na sua Congregação e a confirmação e indicação da origem do recurso,
para que possa ser dado prosseguimento às próximas etapas para realização da
obra.
Retornando o processo da Unidade com a aprovação e indicação do recurso,
o mesmo é encaminhado para elaboração da Pasta Técnica para contratação da
obra.
3.1.5 Elaboração de projetos executivos pela CPO
32
Em casos definidos pela Direção de Projetos, os projetos executivos poderão
ser elaborados pela Seção de Projetos da CPO, com o apoio das demais seções,
através do trabalho em célula.
3.2 APOIO TÉCNICO À SEÇÃO DE OBRAS
A Seção de Projetos poderá, sempre que necessário, prestar apoio técnico à
Seção de Obras, conforme descrito abaixo.
3.2.1 Análise de projeto para contratação de remanescente
de obra
Em caso de paralisação de obra a CPO realiza, através das seções de Obras,
Projetos e Gestão de Engenharia, a análise conjunta dos projetos e do
remanescente da obra, com a finalidade de preparar o material necessário para nova
licitação da obra.
Para a realização desse trabalho deverão ser seguidos os procedimentos
definidos para o trabalho em célula para “Levantamento para contratação de
remanescente de obras e serviços”, conforme documento “Procedimentos –
Desenvolvimento de Trabalho em Célula”.
3.2.2 Suporte à obra
Durante a execução da obra, o profissional da Seção de Obras da CPO
responsável pela fiscalização da mesma poderá acionar, sempre que necessário, o
fiscal do projeto, ou a toda a célula que analisou o projeto, para esclarecer questões
relacionadas a este bem como para dar apoio na solução de algum problema
levantado durante a execução da obra. Nas situações em que se fizer necessária
reunião com o fiscal do projeto ou com toda a célula para tomada de decisões,
deverá ser elaborada ata de reunião para registro dos questionamentos e decisões
tomadas.
4. RESUMO DE DOCUMENTOS
33
Durante todo o processo de planejamento de um empreendimento são gerados
diversos tipos de documentos. Segue abaixo um resumo da documentação
pertinente a cada etapa de trabalho e que devem ser encartadas aos processos de
planejamento e contratação ou acompanhamento técnico.
PROCESSO PLANEJAMENTO
FASE DOCUMENTOS
ANÁLISE DE VIABILIDADE
Ofício e/ou Formulário de Solicitação de Obra
Designação do Líder do Projeto
Planta de localização da área de interesse
Levantamento de Campo
Levantamento de dados/Programa de necessidades e/ou
Ata de reunião com Unidade
Informação da Prefeitura
Informação da DSIS
Informação da DMA
Informação do Plano Diretor
Estudo Preliminar aprovado pela Unidade
Informação técnica padrão de encaminhamento à
Unidade com estimativa de custo
Aprovação da Congregação da Unidade
Memorando à Direção de Projetos solicitando forma de
contratação dos projetos executivos
Ata de Reunião de Célula para apresentação do Estudo
Preliminar e para reunir informações para o
desenvolvimento dos projetos executivos
DESENVOLVIMENTO
PROJETOS EXECUTIVOS
Registro de alterações no projeto efetuadas durante o
desenvolvimento do projeto executivo
Projeto executivo finalizado (projetos, memoriais,
planilha, declaração orçamentista, parecer técnico de
fundações e PPCI aprovado)
Informação Técnica padrão de encaminhamento final à
Unidade
34
PROCESSO CONTRATAÇÃO OU ACOMPANHAMENTO TÉCNICO
FASE DOCUMENTOS
DESENVOLVIMENTO
PROJETOS EXECUTIVOS
Designação do Fiscal do Projeto
Ata de Reunião inicial com a empresa contratada
(participação de toda a célula)
Atas das reuniões realizadas com a empresa durante o
desenvolvimento do projeto
Doc inf de aprovação/reprovação de cada etapa de
projeto protocolada na CPO
Relatórios de análise do projeto de cada especialidade
(checklists)
Ata de reunião informando a entrega das análises de
projeto à empresa ou e-mail de envio das análises com
confirmação de recebimento da empresa
Atas de reuniões de célula (início, compatibilização,
aprovação final, e sempre que necessário)
Informação técnica ao gestor do contrato
(DGA/Funcamp) informando a aprovação da etapa em
que houver pagamento
Planilha de Medição, para cada etapa em que houver
pagamento
Nota fiscal, para cada etapa em que houver pagamento
(quando contratação por OS)
Notificações de atraso à empresa
RECEBIMENTO
DEFINITIVO
Informação técnica informando ao gestor do contrato
(DGA/Funcamp) a conclusão e o atraso total no contrato
5. RELATÓRIOS COMPLEMENTARES
5.1 Relatório da Seção Técnica
35
A Seção Técnica possui um relatório completo sobre todos os projetos que estão
em planejamento e desenvolvimento na CPO. Este relatório possui informações
desde o pedido da “obra” feito pela Unidade até a finalização do projeto.
Mensalmente a Seção Técnica solicita a todos os líderes e fiscais de projeto a
atualização do relatório. Nele, são inseridas informações sobre o andamento da
análise de viabilidade e o sobre a contratação e o desenvolvimento dos projetos,
entre outras.
O relatório está disponível no Y:\RELATÓRIOS\Nome do líder / fiscal
Durante o preenchimento não devem ser alteradas as fórmulas, cores ou
qualquer outro padrão da planilha.
5.2 Relatório de férias
Com a aproximação das férias, o líder ou fiscal de projetos deve preencher o
“Relatório de férias”. Esta planilha está disponível em Y:\Administração\Relatório
Férias. O relatório deve ser salvo na mesma pasta, com o nome do profissional que
estará em férias.
O objetivo deste relatório é registrar e esclarecer todas as atividades que estão
em andamento sob a liderança e fiscalização do profissional, permitindo, dessa
forma, que outros possam dar encaminhamento ao trabalho durante a ausência do
responsável.
Segue abaixo o padrão do relatório:
PROJETO GERENTE STATUS ATUAL AÇÃO A SER TOMADA PROVAVEL QUE ACONTEÇA NO
PERIODO COMO AGIR
RESPONSÁVEL DURANTE AS
FÉRIAS
Para cada atividade em andamento o líder/ fiscal deverá indicar um membro da
equipe que ficará responsável pelos encaminhamentos durante suas férias.
O preenchimento claro e completo do relatório é de extrema importância para a
continuidade aos serviços durante a ausência do líder / fiscal.
Ao final do preenchimento, deverá ser encaminhada uma cópia para a
Supervisão, Seção Técnica e Protocolo.
/
