Download - Ein modernes DMS mit SharePoint
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New Way of Work
Ein modernes DMS mit SharePointDavid Schneider
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SharePoint konferenz Wien 2015 New Way of Work
Speaker
• David Schneider• CTO bei isolutions AG (Schweiz)• Blog: http://www.balkongriller.ch• Twitter: @fiddi• E-Mail:
[email protected]• SharePointCommunity.ch
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Herausforderungen
Bestehende DMS Systeme…• End-of-Life• Kosten• Usability• Office Integration • Mobilfähigkeit
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SharePoint als DMS
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Ad-hoc Collaboration
Viele Dokumente, wenig Strutkur
Office 365 GroupsE-Mail
OneDrive for Business
Unstrukturierte Collaboration
einfache Struktur
Projekt- und Team Sites
StrukturierteCollaboration
fixe Struktur, z.T. Compliance
Anforderungen
eDossiers
Generierte Dokumente (z.B.ab SAP)
Millionen von generierten Rechnungen, Lieferscheine,
etc.
Verschiedene FormenAn
zahl
Dok
umen
te p
ro D
okum
entt
yp
Anzahl Dokumente
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Aus der Benutzer Sicht
Putability Findability
Wo lege ich ein Dokument ab?
Der Speicherort muss eindeutig sein.
Ich will mich nicht um Metadaten, Archivfristen und Geheimhaltung kümmern.
Wie kann ich schnell auf meine Dokumente zugreifen?
Informationen, von denen ich weiss, dass sie existieren.
Informationen, von denen ich vermute, dass sie existieren.
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Aus CIO Sicht
• Compliance• Moderne Arbeitsumgebung• Kosteneinsparung
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Legen wir los…
• Ohne Plan enden wir im Chaos• Governance Tools helfen,
Ordnung ins Chaos zu bringen• Besser: Kein Chaos entstehen
lassen
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The Big Picture
Site Collection
Metadata List
Site Collection
Metadata List
Site Collection
Metadata List
Site Collection
Metadata List
SharePoint Search
Search based Navigation
Prov
isio
ning
Arch
ive
Organisation
Prozess
Aktenplan
Thema
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Workspace Typen
Projekte
Teams
Fachgruppe
Dossier
OrganisationseinheitStandort…
ProjekttypProjektleiter…
Thema…
ProzessOrdnungssystemposition…
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Content Organisation
• Nur Site Collections, keine Subsites• skaliert• einfach reorganisierbar• keine Gedanken über Navigation innerhalb der Site Collection• Archivierung en-bloc
• Unique URLs (ohne Semantik)• Verteilung auf verschiedene Content Databases
Ziel: Simplicity
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Metadaten
• Jede Site Collection kriegt Metadaten• Metadaten Liste mit einem Listitem • basierend auf Content Type Hierarchie• Taxonomy Felder
Semantik
Item
BaseWorkspace
ProjectSite
TeamSite
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Navigation
• Search-based Navigation• ContentTypeId:0x01001234567890ABCDEF*
• Mehrdimensionaler Zugriff dank Refiner• “Projekte in meiner Abteilung”• “Teams am Standort Wien”• “Communities zum Thema DMS”• “Dossiers zur Prozessschritt XY”
Primärnavigation über verschiedene Dimensionen
Sekundärnavigation über weitere Refiner
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Metadaten auf Dokumente
• So wenig wie möglich Z.B. nur Content Type und Title
• Site Collection Metadaten auf Dokumente vererben• Default Values oder Content Enrichment Service• Metadaten liegen im Suchindex und können als Refiner genutzt
werden
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Live Demo
Site Collection Metadaten Mehrdimensionale Navigation
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Berechtigungen
• Was sagen die Unternehmens Policies?• Definition pro Workspace Typ• Offen: fixe Gruppen für alle Site Collections dieses Typs• Geschlossen: pro Site Collection drei AD Gruppen
• Einsatz eines IAM Tools• Idealerweise wird die Berechtigungensvererbung nicht
aufgebrochen• eher weitere Workspaces erstellen (z.B. Team Public, Team
Leitung)
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Site Collection
Lesen
Mitarbeit
Owner
IAMIdentity & Access
ManagementInformation überneue Site Collection
Benutzer mit Rollen und Funktion
Gruppen werden im AD DS erstellt
AD Gruppen können fürSharePoint BerechtigungenGenutzt werden
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Archiv
• 3rd Party Archiv System für• alte, zu archivierende Site Collections• ggf. freigegeben Dokumente als PDF/A• Push oder Pull, gemäss vordefinierten
Regeln
• Definition in den Metadaten der Site Collection• Archivwürdigkeit• Aufbewahrungsfrist
• Kostentreiber
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PDF Renditions
• Custom Code in Event Receiver oder Workflow• 3rd Party Komponente wie Muhimbi
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Ordnungssystem
• Abbilden im Term Store• Hinterlegen der Archivwürdigkeit
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Live Demo
Aktenplan• Archivwürdigkeit• Aufbewahrungsfrist
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Site Templates
• Eigene Provisioning Engine erstellt Site Collections• Metadata Liste• Definieren des Templates mittels SPMeta2
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SPMeta2: Definition des Templates
Model als POCO- Listen & Document Libs- Metadata List- Content Types- Landing Page- Navigation- Security
SharePoint 2010
SharePoint 2013
Office 365
Server Side Object Model (SSOM)
Client Side Object Model (CSOM)
Mehr unter http://subpointsolutions.com/spmeta2
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Mein DMS auf Office 365Anforderung Kompatibilität mit Office 365
Site Collection basierte Dossiers
Metadaten pro Site Collection
Flache Site Collection Struktur
Metadaten auf Dokumente vererben Nur mit Default Values
Mehrdimensionale Navigation
Archiv 3rd Party Hersteller
Ordnungssystem
Renditions Remote Event Receiver
Site Provisioning
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Wo bleiben Lücken…
• Multi File Documents: Virtual or Compound Documents• Versionsschema• Capture• Security auf Dokumenttypen
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1
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4
5
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7
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Fazit Vererbte Metadaten
Flache Site Collection Struktur
3rd Party
Simplicity bei den Berechtigungen
Ordnungssystem und PDF Renditions
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Schlusswort
• Mit einigen Erweiterungen taugt SharePoint als DMS für die gängigsten Use Cases.• Die Usability eines SharePoint DMS kann sehr gut sein.• Häufig sprechen auch die Kosten für SharePoint.
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Fragen?
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Vielen Dank!Ich freue mich auf Ihr Feedback! David Schneider
[email protected]://www.balkongriller.ch
@fiddi