dms: van livelink naar sharepoint een lopend traject binnen de afm andrea van zoest albert hoitingh

DMS: Van Livelink naar SharePoint

Een lopend traject binnen de AFM

Andrea van Zoest

Albert Hoitingh

Wie zijn wij?

Albert HoitinghAdviseur/consultant SharePointSogeti Nederland

Albert HoitinghAdviseur/consultant SharePointSogeti Nederland

Andrea van ZoestFunctioneel Beheerder DMSAutoriteit Financiële Markten

Andrea van ZoestFunctioneel Beheerder DMSAutoriteit Financiële Markten

DMS: Van Livelink naar SharePointPagina 2 12 april 2023

Waar gaan we het over hebben?

Het huidige Livelink

De toekomstige situatie

Aandachtspunten

Geleerde lessen tot nu toe


Het bestaande Livelink

• Sinds 2000 in gebruik als DMS bij de AFM

• Bevat nu bijna 4 miljoen documenten (objecten)

• Werkomgeving en digitaal archief (maar nog geen RM)

• Iedere AFMer heeft toegang tot Livelink

• ‘Open tenzij’-principe wel veel afschermingen ivm

functiescheiding (Chinese walls)



• Mappenstructuur: per afdeling, per gebruiker (personal

workspace) en zgn. toezichtdossiers per instelling

• Gebruik van metadata o.a. voor categorieën inkomende post,

uitgaande post en interne documenten

• Livelink is ontwikkelplatform: d.w.z .veel toepassingen in

gebouwd o.a. postverwerkingstools, kenniscentra,

signalenmanagement


Waarom de overgang naar SharePoint 2010

• Ontevredenheid over Livelink

• Keuze volledig herontwerp Livelink of nieuw DMS

• AFM beleid: Microsoft tenzij…

• SharePoint is al in gebruik voor o.a. intranet

• DMS functionaliteit in SharePoint 2010 volwassen

• Goede RM mogelijkheden

| Presentatie algemene PowerPointPagina 7 12 april 2023

Microsoft SharePoint 2010


Het toekomstige landschap


Onze route

Inventarisatie van bestaande document type & metadata

Interviews

Workshops en demonstratie sessies

(Impact)Analyse van van bestaande koppelvlakken en

toepassingen

Onderzoek naar migratie scenario’s

Opstellen van gebruikscenario’s

Communicatie en vervolgworkshops


Aandachtspunten

Ontwerp

Metadata, taxonomie en de informatieplattegrond

Classificatie en autorisaties

Document types

Bestaande applicaties

Implementatie – technisch en organisatorisch

Van folders naar metadata

Bestaande werkwijzen

Opleiding en begeleiding

Migratie


Migratie – een project apart..


Aandachtspunten

Rommel in = rommel uit (opschonen!)Ondersteuning van de medewerkerVan folder naar andere structuur

MetadataVersiesRechten

Tooling

Organisatie

Geleerde lessen, tot nu al

Scope creep

Onderschatting

Onbekendheid

Blijven focussen op huidig platform

Betrek de organisatie (business, IT en DIV)!

Communicatie


Dank voor uw aandacht

Vragen?

14

dms: van livelink naar sharepoint een lopend traject binnen de afm andrea van zoest albert hoitingh

Documents