Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje

Skeniranje 2

UVOD Digitalizacija - Sastavni dio poslovnih

procesa modernog poslovanja Uvođenjem računala u poslovne

procese uporaba papira nije se smanjila

Mnogobrojne informacije po stolovima, u registratorima, ormarima, arhivima

Ne povećava se produktivnost, troškovi čuvanja, teško pronalaženje

Skeniranje 3

Rješenje Korištenje tehnologije skeniranja Skeniranje predstavlja početak

automatiziranog poslovnog procesa Mnoga preduzeća

odlučuju se na skeniranje papirnatih dokumenata

Skeniranje 4

SKENER KAO UREĐAJ Skener (engl. scanner) je uređaj koji

služi za digitalizaciju fotografija, dokumenata, crteža i transparentnih medija

Skeniranje je postupak kojim se slika pretvara u digitalni oblik, koji se dalje obrađuje na računalu

Tri osnovne vrste skenera su: ručni, stoni i rotacijski

Skeniranje 5

Ručni skener

postoje u nekoliko oblika: mali skeneri slični olovci za skeniranje

teksta ili bar koda (engl. bar code) uređaji malo veći od miša.

Osobine ručnih skenera: niska cena nizak kvalitet.

Skeniranje 6

Stoni skener

Drže se na stolu pored računara (zovu se i stolni skeneri)

Stonih skenera ima crno-belih i u boji Format je najčešće A4 ili rjeđe A3 Rezolucija stolnih skenera je do 1200

dpi, a rade najčešće sa 12 bita po boji Najrasprostranjenija vrsta skenera

Skeniranje 7

Rotacijski skener

Vrlo su skupi Rezolucija od 2400 do 9600 dpi Koriste se za profesionalnu

primenu gde je potrebna vrhunski kvalitet skeniranja

Skeniranje 8

KARAKRERISTIKE SKENERA Format - veličina PAPIRA koji se može

odjednom skenirati (A4, A3) Rezolucija- (rezolucija, engl. resolution) je

najvažnija karakteristika skenera. Izražava se brojem točaka po inču (engl. dots per inch, dpi)

Skenirana fotografija u različitim rezolucijama

Skeniranje 9

KARAKRERISTIKE SKENERA

Broj bita po boji –računar pretvara sliku u brojeve

(s leva na desno: 1 bit, 2 bita, 3 bita, 4 bita i 8 bita)

broj bita (n) broj boja (2n)

1 2

2 4

4 16

8 256

16 65536

24 16777216

32 4294967296

Skeniranje 10

KARAKRERISTIKE SKENERA Brzina - broj listova koje može obraditi u

minuti pages per minute – ppm (broj listova u minuti) images per minute – ipm (broj slika u minuti).

Volumen skeniranja - navodi se u broju stranica koje skener može skenirati na dan

Uvlačenje dokumenata - suvremeni skeneri s ADF-om (Auto Document Feeder), sa postojanjem detekcije višestrukog uvlačenja papira, spajalica itd.

Automatska obrada skenova   - softver za automatsko očitavanje podataka (OCR - Optical Character Recognition)

Skeniranje 11

PROCES SKENIRANJA Sam proces skeniranja možemo podeliti

na 3 osnovne funkcionalne cline: PRIPREMA PAPIRNATIH DOKUMENAT

pod pripremom podrazumijeva se različite radnje koje se moraju ručno obaviti pre samog skeniranja

to uključuje otvaranje koverti, uklanjanje spajalica, sortiranje prema veličini, boji ili vrsti dokumenta, orijentaciju, vađenje iz registratora, ispravljanje savinutih listova itd.

Skeniranje 12

PROCES SKENIRANJA SKENIRANJE I POBOLJŠANJE KVALITETE SLIKE

Kvaliteta i brzina skeniranja zavisi o kvaliteti pripreme materijala za skeniranje, a zavisi i od postavki skenera te o kvaliteti i načina upotrebe softvera za poboljšanje kvalitete slike

softver za poboljšanje kvalitete slike ubrzava proces skeniranja te smanjuje ukupne troškove.

softver za poboljšanje kvalitete slike trebao bi biti obvezni deo obreme za skeniranje.

može biti ugrađen u sam skener ili može biti deo obrade slike na računalu

Skeniranje 13

PROCES SKENIRANJA INDEKSIRANJE I IZVLAČENJE

INFORMACIJA, PROVERA I IZVOZ DIGITALNIH DOKUMENATA

informacije koje se izvlače iz pojedinih dokumenata moraju se unapred defisati

način njihova izvlačenja: ručno automatski – OCR

treba odrediti koji dokumenti ili informacije moraju ići na dodatnu proveru pre izvoza u digitalni arhiv

Skeniranje 14

Dijagram procesa skeniranja

Skeniranje 15

Mogućnosti digitalizacije Digitalizacija se može provesti na više

načina: samo skeniranje dokumenta da bi se dobila

njegova slika - jednostavnije, ali dokument ima nekoliko MB po stranici 

skeniranje i pretvaranje dobivene slike u tekst - zahtijeva OCR, ali dokument ima nekoliko KB po stranici

kombinacija 1. i 2. - čuvanje neobrađenih slika uz OCR za dijelove koji sadrže tekst 

Skeniranje 16

PREDNOSTI Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje

dokumentima? na obradu dokumenata troši se i do 2/3

radnog vremena 40 posto od tog vremena gubi se na

traženje informacije pravovremeni pristup i pregled dokumenata pojednostavljeni rad sa dokumentima brzo tekstovno pretraživanje digitalni dokumenti su autentični originalima jedan dokument je na raspolaganju većem

broju osoba

Skeniranje 17

PREDNOSTI Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje

dokumentima? veća pouzdanost, sigurnost, prepoznatljivost manji troškovi traženja, kopiranja, slanja,

prostora mogućnost pristupa preko interneta troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji

su od papira ubrzati protok informacija, a isključiti njihov

gubitak i potrebu kopiranja skraćuje se vrijeme obrade

Skeniranje 18

NEDOSTACI Nedostaci digitalizacije

digitalni formati nisu “okom čitljivi” dok papir ostaje “oku čitljiv”, bez potrebe za dodatnom opremom

digitalna zaštita – najveći problem brze izmjene tehnologije i brzo zastarijevanje traži

stalno prebacivanje na nove digitalne medije i nove formate

nedostatak standarda koji digitani primjerak smatra valjanim dokumentom, iako je u svijetu sve veća tendencija ka priznavanju digitalnih dokumenata ravnopravnim papirnima

u Hrvatskoj situacija nije do kraja sređena (zakon o PDV-u traži npr. da imate račune na papiru )

Skeniranje 19

LITERATURA V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju,

Element, Zagreb, 2004 Srića, V., Kliment, A., Knežević, B., Uredsko poslovanje,

Strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003.

http://www.bds.hr/dnn/Default.aspx?tabid=164 Skeniranje, digitalizacija i arhiviranje dokumenata, 17.12.2007.

http://www.mikrocop.com/hr/files/konf07/PBZ%20slucaj%20iz%20prakse_Tomislav%20Premuz.pdf PBZ iskustvo u izgradnji dokumentacijskog sustava, 17.12.2007.

http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=54&KatID=5&ClanakID=599 Inteligentno s podacima, 17.12.2007.

http://racunala.ttf.hr/files/Skeniranje.pdf Skener i skeniranje, 17.12.2007.

http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=50&KatID=22&ClanakID=560 Digitalizacija papirnate dokumentacije, 17.12.2007.