23 februarie 2009Deselecţia publicaţiilor (colecţiilor)

Deselecţia este procesul de îndepărtare a publicaţiilor din circuitul direct al lecturii. Prin îndepărtare înţelegem fie aşezarea lor în depozite mai îndepărtate de locul lecturii, fie transferarea sau distrugerea lor.

Termenul de deselecţie este relativ recent introdus în literatura biblioteconomică românească existând termeni sinonimi ca ecologizare, plivire sau selecţie negativă (spre deosebire de selecţia pozitivă când cumpărăm).

Dacă despre selecţia publicaţiilor se vorbeşte mult în literatura de specialitate, dezvoltându-se principiile şi tehnicile cele mai eficiente pentru acest proces, despre deselecţie se vorbeşte mai puţin, deşi este un proces la fel de important în dezvoltarea colecţiilor ca şi selecţia.

Fără un program riguros de eliminări, o colecţie poate îmbătrâni, diminuându-şi utilizarea, iar noile achiziţii nu îi mai găsesc loc.

Se ştie că funcţia străveche, rămasă actuală şi astăzi, a oricărei biblioteci este de a achiziţiona documente dar nici o bibliotecă nu poate achiziţiona întreaga producţie mondială de publicaţii aşa încât ideea bibliotecii complete este o utopie (mitul bibliotecii din Alexandria nu există).

Toate bibliotecile din lume achiziţionează selectiv (6% din materialele apărute apar în biblioteca digitală).

Deşi cele mai mari biblioteci ale lumii (Library of Congress, British National Library, Biblioteque Nationale de France) achiziţionează numeroase publicaţii, ele sunt foarte departe în a achiziţiona totul. Foarte adesea ajung la limita capacităţii de stocare şi se confruntă cu 3 mari probleme:

● necesitatea achiziţionării de noi suporturi informaţionale, fizic mai puţin voluminoase (microformate, CD-uri, CD-ROM-uri, DVD-uri, baze de date) (se cumpără accesul la ele 60-70% din numărul de achiziţii de reviste; 30% suport hârtie; Noi am ajuns la 50% achiziţie pe suport de hârtie şi 50% pe suport electronic);

● necesitatea redistribuirii colecţiilor din cauza lipsei de spaţiu (se şi fragmentează colecţiile)(80-90% acces liber în marile biblioteci ale lumii)(99% citesc cărţi contemporane care au nevoie pentru formarea lor);

● necesitatea eliminării colecţiilor – operaţie care vine în primul rând în sprijinul spaţiului (pentru economie de spaţiu).

Nevoia de noi spaţii de depozitare este una din problemele perene ale bibliotecilor prezente încă din sec. al XVIII-lea.

În USA, încă din 1725, Thomas Hollis de la Harvard (Harvard College Board) scria: „dacă vrem mai mult spaţiu pentru cărţile moderne, este uşor să mutăm din cele care sunt mai puţin folosite într-un spaţiu mai îndepărtat decât să le vinzi”.

Americanul H. F. McGraw definea deselecţia drept „practica descărcării sau transferului exemplarelor din sălile aflate în acces direct, cărţi neutilizate de mai multă vreme”.

Se ştie că bibliotecile rareori distrug articole selectate pentru eliminare, de cele mai multe ori le transferă la bibliotecile care au nevoie de aceste cărţi, sau le revând la un preţ simbolic cum se procedează în USA sau Germania.

Se vorbeşte adesea de a doua şansă pe care trebuie să o acordăm cărţilor din biblioteci.(prima şansă este achiziţia în bibliotecă, a doua şansă este de a le vinde cuiva să le citească).

(deselection = deselecţie; repetarea selecţiei; weeding; deserbaj)Stocarea publicaţiilor în spaţii mai îndepărtate de bibliotecă înseamnă de fapt acces de

nivelul II (acces la distanţă – sunt aşezate publicaţiile în depozite pasive la care nu se merge prea des) (nivelul I = acces liber la colecţii).

1

Uneori stocarea de nivelul II înseamnă aşezarea publicaţiilor în rafturi compacte. (Rezistenţă de 900 kg/m2).

La raftul liber este 80% din spaţiul de depozitare. Rafturile compacte nu pot fi aşezate decât în locurile unde s-a calculat că rezistă clădirea.În funcţie de distanţa faţă de locul stocării, timpul de servire a unei cereri poate să fie de

la câteva minute până la 48 de ore cu anunţarea cititorului despre acest interval de timp.Pentru noţiunea de raft compact se folosesc în străinătate shelves storage sau compact

storage.

2

2 martie 2009Deselecţia publicaţiilor

Înainte de a se implementa Programul de deselecţie, personalul din departamentul de Dezvoltare a colecţiilor îşi va fixa politica privind deselecţia şi scopurile deselecţiei.

Această politică trebuie să includă:● o analiză a situaţiei personalului;● aprecieri asupra alternativelor;● relaţia programului de selecţie cu alte operaţii de bibliotecă;● interesele utilizatorilor şi cooperarea lor în astfel de proiecte;● tipurile de materiale care urmează a fi supuse selecţiei;● costul acestei operaţiuni.Programul începe cu un proiect de evaluare a colecţiei pe care lucrătorii din bibliotecă

care fac deselecţia trebuie să îl respecte cu rigurozitate.Programul de deselecţie trebuie să facă parte din politica de Dezvoltare a Colecţiilor a

oricăror biblioteci.Selecţia şi deselecţia sunt activităţi complementare. Selecţia face parte din programul

efectiv de dezvoltare a colecţiilor ca şi deselecţia, care presupune că aceleaşi reguli de decizie, aceleaşi argumente, pe care le luăm în decizia de a adăuga noi documente colecţiei apar şi în decizia de a modifica statutul documentelor achiziţionate cândva.

Selecţia poartă în ea germenii deselecţiei. Orice bibliotecă cu un program bine stabilit îşi rezolvă problemele de spaţiu prin

controlul permanent al creşterii numărului de publicaţii. De aici o planificare riguroasă a activităţii interbibliotecare.

Dacă nu controlăm riguros creşterea colecţiilor, ajungem în situaţia când nu mai avem loc de depozitare. Biblioteca trebuie să îşi construiască o nouă clădire sau trebuie să îşi diminueze masiv achiziţiile. Aceste alternative presupun bani, costuri importante.

Politica de deselecţie este mai eficientă dacă este stabilită pe termen lung. Bibliotecarii leneşi, ca şi grădinarii leneşi, dacă nu îndeplinesc la timp aceste operaţii, trebuie să muncească mai mult sau să-şi distrugă recolta.

Cercetătorul american Eugene Garfield în publicaţia Current Contents sublinia că „ecologizarea bibliotecilor înseamnă de fapt o investiţie”.

Deselecţia pe tip de bibliotecăDin cauză că tipurile diferite de biblioteci au obiective şi scopuri diferite, procesul de

deselecţie trebuie înţeles şi el diferit. Deşi problemele de bază, metodele şi tehnicile de deselecţie, sunt identice pentru toate

bibliotecile, există particularităţi care trebuie analizate distinct. Biblioteca publică este biblioteca destinată comunităţii. Ea trebuie să cuprindă acele

publicaţii care interesează comunitatea. În biblioteca publică cererea utilizatorilor, care este extrem de variată, este factorul cel

mai important care influenţează selecţia şi deselecţia.Totuşi, materialele care nu prezintă interes pentru public urmează a se afla sub observaţie

şi a fi supuse procesului de deselecţie.Biblioteca publică conţine în proporţie de peste 60% lucrări simple, cu conţinut simplu.

Numai în mod cu totul excepţional, bibliotecile municipale cuprind în colecţii şi materiale de cercetare.

Literatura de specialitate recomandă ca să se facă eliminări la fiecare 10 ani, uneori chiar mai recent.

3

Aceasta implică mai întâi separarea cărţilor de mică utilizare de colecţiile foarte cerute. Cum procedăm concret:● mai întâi se elimină dubletele (toate exemplarele care depăşesc unicatul);● eliminăm documentele distruse fizic (depăşite fizic);● eliminăm documentele necitite (nu neapărat numai depăşite moral) (dacă cineva

solicită o publicaţie necitită de mai multă vreme, aceasta nu înseamnă că acea publicaţie rămâne în colecţie).

Specialiştii englezi Stanley G. Slote şi Joseph F. Segal vorbesc de aplicarea aşa numitului Sistem musty (Missleading Ugly Superread Trivial - Your Collection No More Neads the Item ) care trebuie să însoţească procesul de deselecţie.

Bibliotecile specializate trebuie să întreprindă procesul de deselecţie din cauza limitelor stricte a dimensiunilor colecţiilor datorate cel mai adesea limitării spaţiului de stocare.

Cercetătoarea americană Paula Stein, examinând problema eliminării publicaţiilor şi a costului spaţiilor de depozitare, a ajuns la concluzia că acest cost este extrem de ridicat şi că bibliotecile ar trebui să găsească soluţii care să le scoată din impas.

Acest proces trebuie făcut cu ajutorul specialiştilor din domeniu.Bibliotecile universitare sunt formate în cea mai mare parte din seriale, care sunt supuse

unei rapide şi permanente rate de obsolescenţă. Scopul acestor biblioteci specializate este de a ţine specialiştii la curent cu evoluţiile ştiinţifice ale domeniului, pentru a răspunde cererilor de informare.

Pentru aceste biblioteci deselecţia este mai uşoară, la aceasta contribuind şi natura omogenă a utilizatorilor şi scopurile exacte (precise) ale bibliotecii.

Totuşi deselecţia va fi făcută cu multă precauţie din cauza costurilor mari ale publicaţiilor (publicaţiile ştiinţifice sunt din ce în ce mai scumpe).

Pentru a nu se greşi în procesul de deselecţie, trebuie să ne bazăm pe măsurători bibliometrice (sisteme naţionale care indică de câte ori se citeşte publicaţia, de cine este citită, studii, cercetări care conduc spre un scop, etc.), care vor avea un caracter particular în cazul bibliotecilor specializate.

Specialiştii care se ocupă cu dezvoltarea colecţiilor în bibliotecile universitare i-au în calcul cererile termporare de lectură, ceea ce se apreciază ca fiind foarte important.

Se pune problema asigurării cercetării pe termen lung căruia i se acordă o mare importanţă.

Cum are loc procesul de deselecţie în bibliotecile universitare.Rolul bibliotecilor universitare este din ce în ce mai important în epoca contemporană.

Colecţiile sunt într-o continuă primenire. Aceasta se datorează exploziei informaţionale, apariţiei unui număr mare de publicaţii.

Toţi specialiştii din biblioteci sunt de acord că este dificil să achiziţionezi şi să înmagazinezi foarte multe documente, că nici o bibliotecă nu poate să ofere tot ceea ce doresc utilizatorii, deşi teoretic ele pot înmagazina orice.

Deselecţia în bibliotecile şcolareCa şi bibliotecile specializate sau cele universitare,bibliotecile şcolare au colecţii

specializate cu destinaţie precisă spre anumiţi utilizatori.Coordonarea colecţiilor cu programa de învăţământ este imperativă. În mod curent, bibliotecile şcolare româneşti suferă din lipsă de spaţiu cel mai mult

datorită însă faptului că programa de învăţământ (curricula) se schimbă, ele trebuie să-şi reînnoiască colecţiile. Problemele deselecţiei aici sunt mai puţin grave din cauză că există o cooperare cu biblioteca publică, unde pot fi găsite unele publicaţii necesare cititorilor bibliotecilor şcolare.

4

Ca şi în cazul celorlalte biblioteci, implementarea programelor de deselecţie are la bază 3 cauze majore:

● economia de spaţiu pentru unele achiziţii;● îmbunătăţirea accesului; ● economia de bani.În literatura de specialitate s-a scris mult despre procesul de deselecţie, bibliotecile

preferând mai degrabă că comenteze acest concept motivând că teoria nu coincide cu practica. Totuşi, privind realist lucrurile, nu există altă soluţie pentru procurarea de spaţiu decât diminuarea colecţiilor.

Atunci când spaţiul nu mai permite să mai adaugi nimic la colecţie, personalul bibliotecii trebuie să facă ceva.

5

9 martie 2009Deselecţia în bibliotecile ştiinţifice

Dintre toate tipurile de biblioteci, bibliotecile specializate au cel mai riguros program de deselecţie din următoarele cauze:

● obsolescenţei colecţiilor (îmbătrânirea, neutilizarea).● limitele stricte a mărimii colecţiilor lor.● spaţiului redus de stocare

Cercetătorul american Raymond Reader a calculat că (între 1931-1938?) bibliotecile americane de cercetare şi-au dublat colecţiile la fiecare 16 ani cu o rată anuală de creştere de 4,25%.

După al II-lea război mondial, studiile au arătat un grad de creştere mai mic: 2,85 %.Cu toate acestea, bibliotecile au atins repede capacitatea superioară de stocare.

Concluziile sunt că câteva probleme au rămas nerezolvate:● spaţiul existent nu este utilizat raţional● obţinerea de noi spaţii este costisitoare● utilizarea colecţiilor devine dificilă în condiţiile aglomerării de publicaţii

Soluţie:● implementarea sistemului de rafturi compacte pentru depozite prin care se

economiseşte spaţiu 80-90%.Unele universităţi ajung să depoziteze cu ajutorul rafturilor compacte chiar de 3 ori mai

multe publicaţii pe unitatea de spaţiu decât făcea înainte.

Cercetătoarea americană Helen Smith în lucrarea Economics of Book Storage in College and Research Libraries apreciază că sistemele convenţionale de stocare sunt foarte scumpe: 0,91–1,31 &/volum, anual.

La acestea se pot adăuga şi costurile personalului care gestionează.

Bibliotecile cu funcţii patrimoniale sau arhivaleBibliotecile naţionale; bibliotecă de depozit legal, altele decât cele naţionale pun cele mai

multe probleme deoarece prin destinaţie şi prin funcţii ele trebuie să conserve producţia naţională de carte.

Se susţine că procesul de deselecţie îmbunătăţeşte accesul. Punctele de vedere ale specialiştilor în această problemă sunt diferite. Se constată că există diferenţe importante între teorie şi practică.

Mulţi din personalul unei mari biblioteci spun că deselecţia este singura soluţie pentru rezolvarea problemelor de spaţiu.

Luând însă în calcul principiul accesului rapid la colecţiile bibliotecilor, lucrurile se complică. Prin deselecţie şi stocarea publicaţiilor în depozite mai îndepărtate, face ca timpul de acces la aceste publicaţii să devină mare şi costurile să crească.

Costurile în cadrul proceselor de deselecţie pot fi uneori foarte mari iar câştigurile mai mici raportate la aceste costuri.

Specialiştii au descifrat mai multe tipuri de costuri în aplicarea deselecţiei:● costul deciziei de a deplasa colecţia;● costul selecţiei publicaţiilor şi al transportului spre noua destinaţie;● costul regăsirii documentelor atunci când sunt solicitate.Indiferent de aceste costuri menţionate mai sus, venite din deplasarea publicaţiilor în

spaţii mai îndepărate de zonele de lectură, sau utilizarea de rafturi compacte, costurile sunt mai mici decât stocarea convenţională care aparent este mai la îndemână.

6

În afara acestor costuri, legate de activitatea bibliotecilor, există şi alte costuri indirecte cum ar fi:

● costul utilizatorului derivat din costul de acces, timpul de acces care devine mai mare în cazul deplasării publicaţiilor în spaţii mai îndepărtate.

Raţionamentul existenţei accesului direct la cărţi este tocmai scurtarea timpului de aşteptare al cititorului.

Costurile cresc atunci când cercetătorul de exemplu este grăbit pentru realizarea unei lucrări ştiinţifice.

În concluzie, precizăm că atât costurile bibliotecii, ca instituţie, dar şi costurile utilizatorului, ca beneficiar (costuri indirecte) trebuie luate în calcul la costurile generale ale deselecţiei.

Cercetătorul american, Larry Lawrence, în lucrarea Cost modern for storage and weeding problems realizează un tip de costuri pentru universităţile din California analizând toate aspectele legate de deselecţie.

Bariere legate de deselecţieFactorii care împiedică deselecţia sunt atât de natură obiectivă cât şi subiectivă. În

bibliotecile universitare, cel care se opune direct sau indirect procesului de deselecţie este: ● profesorul care lucrează cu studenţii şi se arată nemulţumit că nu regăseşte anumite

publicaţii pe care le cunoştea bine;● studenţii sunt de asemenea insatisfăcuţi că nu regăsesc la rândul lor anumite publicaţii;● personalul bibliotecii care consideră că nu dispune niciodată de suficient timp pentru a

face deselecţia, timp care ar cuprinde întregul personal.Se uită un lucru foarte important şi anume că deselecţia trebuie făcută pe cuprinsul

întregului an şi nu ad-hoc într-un anumit moment în activitatea bibliotecii.

7

16 martie 2009Factori de natură psihologică şi de management care constituie bariere de deselecţie

Factorii de natură psihologică sunt:1) lipsa de timp2) teama de a nu face greşeli3) teama ca publicaţiile propuse spre deselecţie să nu fie cerute la lectură.Factorii care ţin de management provin de la cei care patronează instituţiile deţinătoare

de publicaţii. Aşa de exemplu, dacă personalul bibliotecilor universitare ajunge la concluzia că trebuie să întreprindă procesul de deselecţie, el poate întâmpina opoziţia factorilor de decizie care s-ar putea opune deselecţiei în primul rând din cauza intereselor personale.

Uneori bibliotecile nici măcar nu îndrăznesc să propună un program de deselecţie din cauză că ştiu că vor întâmpina opoziţia din partea facultăţii, a organelor superioare care coordonează universităţile, sau chiar a utilizatorilor.

În aceste condiţii, biblioteca este sortită pieirii.O bibliotecă universitară americană a analizat 80 mii de volume clasificate sistematic

după Sistemul Dewey pe o perioadă îndelungată de timp, publicaţii care aveau cel puţin 10 ani vechime.

În urma analizei s-au identificat trei categorii de publicaţii. Aşteptările (expectantele) erau să se elimine cel puţin 30-40 mii de volume. Din păcate, în final, abia s-a reuşit să se elimine 20 mii de volume, din diferite motive.

4) Alţi factori care determină deselecţia sunt de natură subiectivă.Multe biblioteci consideră ca dacă au mai multe publicaţii, sunt mai valoroase. Se uită ca

valoarea unei biblioteci este dată de indicele de circulaţie. Acele biblioteci mai uită şi faptul că mai multe publicaţii înseamnă costuri mai

numeroase şi, în consecinţă, cheltuielile numeroase ale bibliotecii5) timpul deselecţiei. În multe locuri se spune că nu se face deselecţie pentru că nu are cine să o facă. Deselecţia ar trebui făcută pe cuprinsul întregului an.

Criteriile de deselecţieDeselecţia nu este un proces care se desfăşoară repede şi în izolare, ci în legătură cu alte

activităţi de dezvoltare a colecţiilor. Persoanele implicate în deselecţie trebuie să aibă ca punct de plecare obiectivele şi

activităţile bibliotecilor respective, adică:● disponibilitatea financiară pentru achiziţie de noi titluri ● relaţia între un titlu şi restul titlurilor dintr-un anumit domeniu● gradul în care biblioteca are şi funcţii patrimoniale de arhivare● gradul de utilizare prezumtivă (în viitor) a publicaţiilor Numai după luarea în calcul a tuturor acestor factori, programul de deselecţie poate fi

implementat.După identificarea de către personal a elementelor concrete, proiectul de deselecţie se

poate desfăşura.Specialistul american H. F. McGraw propune luarea în calcul în procesul de deselecţie a

următoarelor elemente:● dubletele● donaţii nesolicitate şi nedorite intrate în colecţie● cărţi depăşite din punct de vedere ştiinţific (uzate moral)● reeditări● cărţi infestate, murdare, uzate (depăşite fizic)

8

● cărţi cu litere prea mici, cu hârtie fragilă sau pagini lipsă ● volume neutilizate sau incomplete● periodice fără indici (care sintetizează trimiterea la pagină)

Criteriile fundamentale în procesul de deselecţie sunt următoarele:● condiţia fizică a cărţii● valoarea calitativă a cărţii● valoarea cantitativă a publicaţiei

Condiţia fizică a cărţiiPentru mulţi autori/cercetători, condiţia fizică nu reprezintă un criteriu efectiv de

deselecţie. Condiţia fizică degradantă este dovada utilizării frecvente a publicaţiei mai mult decât a

neutilizării ei. Publicaţiile de acest tip trebuie recondiţionate şi repuse în circulaţie. Problema mai gravă este pentru publicaţiile pe hârtie de proastă calitate, întrucât acestea

se degradează foarte rapid şi ele pot face obiectul deselecţiei fără nici un fel de reţinere.

Valoarea calitativă a cărţiiEste un criteriu de deselecţie în care amprenta subiectivă este prezentă. Totul depinde de

punctul de vedere al celui care face deselecţia. Concluzia specialiştilor este că este greu să găseşti persoanele potrivite care să facă o

deselecţie de care să fie mulţumită cât mai multă lume.Deselecţia este un proces lent şi dificil. În acord cu conducerea facultăţilor/universităţilor, unele biblioteci universitare, de teama

de a nu comite erori, nu elimină nimic. În realitate, aceiaşi factori care guvernează selecţia pentru achiziţia de carte, ar trebui să

guverneze şi selecţia în sens negativ (deselecţia).Acest proces poate deveni mai rapid şi mai eficient dacă folosim datele din statistica de

lectură.C. A. Seymour apreciază că atunci când utilizarea unei cărţi este scăzută, biblioteca

trebuie să decidă dacă: ● resursele financiare şi fizice îi permit să o păstreze în continuare în colecţie● prin rămânerea publicaţiei nu ar fi împiedicată intrarea altor publicaţii din lipsă de

spaţiu.În general, problemele care apar în deselecţia monografiilor se aplică şi în cazul

serialelor, cu observaţia că acestea nu sunt omogene din punct de vedere al conţinutului.O primă diferenţă priveşte spaţiul cerut pentru depozitarea serialelor, care este mai mare

decât cel pentru monografii.Se ştie că în cadrul serialelor, avem nevoie întotdeauna de un spaţiu de creştere, la cărţi

nu este aşa.În concluzie, factorul determinant în deselecţie îl reprezintă costul.Unele biblioteci încearcă în mod greşit să antreneze pe utilizatori în activitatea de

deselecţie. Aceştia însă sunt mai subiectivi decât sunt bibliotecarii şi nu cunosc decât o mică părticică din colecţiile de bibliotecă.

În aplicarea criteriilor de deselecţie apar două probleme fundamentale:● care sunt metodele de deselecţie cele mai eficiente● cum trebuie stocate publicaţiile pentru a ne permite aplicarea unei deselecţii eficiente.În urmă cu 30 de ani biblioteca Universităţii Yale a elaborat un program pentru deselecţia

publicaţiilor lor intitulat Selectiv Book Retirement Program, program care îşi păstrează

9

activitatea în linii mari până astăzi. Programul a fost finanţat de Council of Library Resources în ideea ca rezultatele să poată fi folosite şi de către alte biblioteci. Proiectul urmărea să determine modalitatea de economisire a spaţiului de depozitare în paralel cu constituirea unei colecţii de documente de calitate şi a unor bune servicii pentru cititori.

Consiliul a cerut bibliotecii din Yale să îndeplinească următoarele obiective:● să analizeze anual între 20-60 mii de volume pentru deselecţie● să evalueze, în cooperare cu facultăţile, publicaţiile în vederea retragerii unora dintre

acestea● să studieze efectele acestui program asupra utilizării publicaţiilor pe facultăţi din punct

de vedere al studenţilor, profesorilor şi cercetătorilor● să determine elementele compensatorii pentru pierderea accesului la o anumită

publicaţie din cauza aplicării acestui program de deselecţie● să analizeze avantajele obţinute în urma aplicării programului de deselecţie: a) obţinerea de noi spaţii; b) accesul mai rapid la colecţie; c) publicaţii mai multe în acces direct.● să facă cunoscute public celorlalte biblioteci obiectivele, tehnicile şi rezultatele la care

s-a ajuns în urma studiului.Universitatea Yale şi-a îndeplinit obiectivele stabilite în program.Metoda de lucru a fost următoarea:● studiul cărţii la raft● valoarea publicaţiei într-un anumit domeniu● importanţa lucrării din punct de vedere istoric în domeniul respectiv● disponibilitatea altor ediţii● prezenţa altor documente pe acelaşi subiect● gradul de utilizare al publicaţiei (frecvenţa lecturii)● condiţia fizicăProcesul de selecţie, ca şi cel de deselecţie, depinde de aprecierea, judecata subiectivă, a

bibliotecarului care trebuie să fie specialist în acest domeniu. El trebuie să recomande eliminarea anumitor titluri şi nu o categorie largă de lucrări unde eroarea poate fi foarte mare.

Trebuie să existe o anumită continuitate în procesul de deselecţie. Programul trebuie să funcţioneze anual, chiar dacă nu asupra tuturor colecţiilor.

Dificultatea majoră revine din partea cititorilor profesori şi studenţi care sunt nemulţumiţi când nu găsesc o anumită publicaţie.

Problema circulaţiei nu trebuie să fie determinantă şi să conducă la stoparea procesului de deselecţie.

În opinia cercetătorilor americani Fussler şi Simon care arată că criteriul statistic nu este întotdeauna determinant în decizia privind deselecţia şi prin urmare trebuie aplicat cu precauţie.

10

23 martie 2009Factorii care trebuie luaţi în calcul în cadrul procesului de deselecţie în concepţia lui

Fussler şi Simon sunt următorii:1) diferenţieri dintre biblioteci în structura anumitor colecţii privite pe domenii;2) diferenţieri în mărimea colecţiilor în general;3) diferenţieri în mărimea populaţiei universitare deservite;4) diferenţieri în ce priveşte structura populaţiei universitare deservite (studenţi, cadre

didactice, cercetători);5) diferenţieri în modul în care documentele mai vechi au fost utilizate.Luând în calcul aceste criterii generale de apreciere, aceşti specialişti au ajuns la

concluzia că utilizatorii bibliotecilor lor universitare au în general aceleaşi interese de studii. Ei identifică trei alternative practice în selecţia cărţilor pentru eliminare:1) implicarea unuia sau mai multor experţi în procesul de selecţie într-un anumit

domeniu;2) examinarea utilizării trecute a cărţilor şi a valorii lor;3) o combinare a primelor două posibilităţi.Ceea ce este important în activitatea de deselecţie este criteriul de valoare şi nu judecata

subiectivă pe care o fac cei implicaţi în acest proces de deselecţie.Cercetătorul englez Richard Truswell a măsurat din punct de vedere cantitativ privind

circulaţia cărţilor şi cerinţele de lectură cu impactul pe care acestea le-au avut asupra deselecţiei. El a încercat să determine prin metode cantitative fondul ideal de cărţi al unei biblioteci

care să fie la un nivel satisfăcător cerinţelor utilizatorilor.Părerea lui Truswell este că datele de circulaţie ale unei cărţi reprezintă valoarea acelei

cărţi. Verificându-şi teoria sa la Biblioteca Universitară din NorthWestern a ajuns la concluzia

că 99% din cerinţele de lectură sunt satisfăcute de 40% din colecţii (60% nu au nici o influenţă asupra utilizării, nefiind citite).

Un alt studiu, făcut de un grup de cercetători americani a examinat colecţiile prin metode matematice luând drept criteriu de analiză vârsta cărţii şi s-a ajuns la concluzia că vârsta cărţii este cel mai semnificativ element în aprecierea circulaţiei monografiilor, indicându-ne care cărţi urmează a fi eliminate fie depuse într-un depozit pasiv, fie transferate.

Cărţile respective au fost verificate într-o anumită perioadă de timp iar concluziile sunt, după părerea noastră, numai parţial valabile.

Cele mai numeroase studii sunt bazate pe circulaţia mai veche a cărţilor. Deşi majoritatea studiilor au în vedere biblioteca universitară, ele pot fi aplicate şi în

alte tipuri de biblioteci cum ar fi biblioteca publică.În privinţa deselecţiei publicaţiilor seriale, criteriile de deselecţie sunt mai complexe şi

mai variate.Se iau în calcul următoarele aspecte:1) limba în care este scris periodicul;2) datele de apariţie;3) domeniul în care este revista (frecvenţa citărilor – IC Thomson în care în funcţie de

numărul de citire a unor articole ne putem da seama de importanţa/neimportanţa articolelor); 4) prezenţa sau absenţa indicilor sau abstractelor;5) cotarea ca publicaţie ISI;6) cotarea ca publicaţie CNCSIS.Important pentru deselecţia periodicelor este calcularea densităţii ideilor ştiinţifice

utilizate. Este o măsura complicată şi doar specialiştii o pot aplica.Serialele supuse analizei presupun prezenţa unui spaţiu distinct pentru stocarea titlurilor

de periodice supuse analizei.

11

Se recomandă a se face o investigare a unui titlu într-o perioadă fixă de timp (1 an, de exemplu).

Se ştie că obiectivul programului de deselecţie este eliberarea spaţiilor pentru achiziţia de noi publicaţii.

Prin determinarea a ceea ce nu circulă, acest lucru se poate realiza obţinându-se importante economii de spaţiu.

O dificultate majoră pentru multe biblioteci este cunoaşterea exactă a circulaţiei tuturor publicaţiilor.

Multe biblioteci au rezolvat acest lucru cu diverse împrumuturi informatizate. Tot pe această cale, cunoaştem tipul de împrumutător, vârsta documentului, limba

articolului, producătorul/editorul, precum şi alte caracteristici fizice sau intelectuale.Personalul din biblioteci trebuie să accepte ideea că indicele de circulaţie este elementul

esenţial în bibliotecile de astăzi care conduce la păstrarea sau eliminarea unui document din bibliotecă.

Datele statistice oferă informaţii în acest sens.

Deselecţie vs. arhivareExistă în fiecare ţară o categorie de biblioteci cu funcţii arhivale (patrimoniale) care

păstrează, de regulă, producţia naţională de cărţi şi alte documente.Aceste publicaţii sosesc prin Depozitul legal dar şi pe alte căi.Aceste biblioteci nu-şi pun problema de eliminare a publicaţiilor primite ca titlu

patrimonial.Personalul care se ocupă cu deselecţia trebuie să aibă mereu în minte ideea că nu pot fi

eliminate decât o parte din publicaţiile pe care le deţine biblioteca.Fiecare bibliotecă trebuie să-şi întocmească un Regulament aplicat în activitatea de

deselecţie. Acesta trebuie să răspundă mai multor cerinţe:1) să asigure protecţia documentelor importante ale bibliotecii respective;2) să reţină lucrările de valoare, cele de inters istoric pentru cercetările retrospective;3) să restricţioneze accesul în spaţiile în care sunt depozitate publicaţiile pentru arhivare;4) să păstreze publicaţiile inactive în spaţiile mai îndepărtate de sălile de lectură;5) să distrugă publicaţiile care nu mai prezintă nici o valoare.Managerii bibliotecilor care se ocupă cu documentele trebuie să le clasifice pe acestea în

două mari categorii:I) publicaţii active/inactiveII) publicaţii cu valoare/fără valoareÎn cazul în care avem mai multe publicaţii, păstrăm numai un exemplar. În cazul existenţei unor publicaţii pe suporturi fără proprietăţi arhivale (publicaţiile

fotocopiate), acestea nu se păstrează (pentru că oricum se şterg).Factorii care influenţează deciziile privind păstrarea sau eliminarea iau în calcul:1) cantitatea de documente care trebuie verificată;2) costurile spaţiilor ocupate.În USA, de exemplu, problema distrugerii unor lucrări care nu mai sunt utile, depinde de

legile fiecărui stat.În unele ţări publicaţiile se revând sub deviza: „să dăm bibliotecilor o nouă şansă”.Se ştie că în multe biblioteci marea barieră în calea deselecţiei este reprezentată de

bariera psihologică (bibliotecarilor le este milă să se despartă de cărţi).Nu trebuie însă uitată problema noilor achiziţii întrucât utilizatorii cer în permanenţă

carte nouă.

12

30 martie 2009

Evidenţa publicaţiilorÎn România, în trecutul îndepărtat evidenţa colecţiilor se făcea în catagrafiile

mănăstireşti, alături de alte bunuri mişcătoare şi nemişcătoare.Mai târziu erau înregistrate sub formă de liste sau cataloage.Nu exista nici o regulă. Cărţile preţioase, cele ferecate în aur şi argint, erau înregistrate în rândul odoarelor.Ex: Evanghelia românească, ferecată şi poleită cu aur, era înregistrată în Catagrafia

Mănăstirii Horezu.Mai târziu, cataloagele înregistrau manuscrisele şi tipăriturile la biblioteci cu date

bibliografice exacte.La începutul secolului al XIX-lea apare şi la noi tendinţa separării inventarului de

catalog. Inventarul era o evidenţă internă şi valorică iar catalogul o formă de înregistrare

bibliografică.Regulamenul Colegiului Sf. Sava din Bucureşti, elaborat de Petrache Poenaru şi

aplicat în anul 1836, precizează, referitor la atribuţiile bibliotecii: „a primi şi a trece în registrele şnuruite sub a sa iscălitură şi răspundere, cărţile şi manuscriptele se vor da în seamă a le aşeza toate în rânduială sistematică clasificându-le după limbă, după materie şi după autori, a ţine cataloage diferite în fieşte care limbă şi potrivite cu orânduiala aşezării cărţilor”. De atunci au evoluat mult formele de evidenţă în funcţie de creşterea numerică a colecţiilor şi a titlurilor de publicaţii.

Prin evidenţa publicaţiilor se realizează:a) înregistrarea, păstrarea şi asigurarea patrimoniului de documente al fiecărei biblioteci

precum şi gestionarea materială de către bibliotecari a acestuia;.b) dezvoltarea planificată a colecţiilor şi activităţii cu cititorii;c) statistica unitară a patrimonilui şi activităţii de bibliotecă;d) analiza periodică a activităţii bibliotecii pentru a se evidenţia intrările şi ieşirile

documentelor.Procesul de evidenţă este constituit din trei etape caracteristice:a) primirea publicaţiilorb) ştampilarea publicaţiilorc) înregistrarea publicaţiilor

a) Primirea publicaţiilorCa urmare a achiziţiilor, în biblioteci intră publicaţii şi alte tipuri de documente. Oricare

ar fi modalitatea de achiziţie, publicaţiile intră în bibliotecă numai pe baza unor acte:a) acte de însoţire: - facturi; - borderouri (specificaţii) pentru cărţi şi alte documente cumpărate de la editură, librării şi

anticariate;- chitanţe de abonament pentru periodice etc.b) acte de primire întocmite de bibliotecă pentru publicaţiile intrate în bibliotecă fără acte

de însoţire:- procese verbale pentru donaţii sau legate testamentare vizate de director cu număr de

înregistrare ş.a.;c) acte de scădere pentru publicaţiile ieşite din patrimoniul bibliotecii din diferite motive:- casare [proces verbal şi hotărârea Consiliului de Administraţie sau coordonatorului de

credite (în principal cel secundar)];

13

- transfer (proces verbal şi hotărârea Consiliului de Administraţie);- pentru pierderi (prin aplicarea Legii bibliotecilor, tot cu proces verbal – la sfârşitul

anului se trec în revistă obligaţiile pentru împrumut şi accesul direct – se face o comisie – la 1000 volume ai dreptul la 2 publicaţii pierdute, conform articolului nr. X – ca o pierdere naturală).

Prima etapă în primirea publicaţiilor o reprezintă verificarea legalităţii actelor. Se confruntă apoi actul de însoţire cu stocul de cărţi, periodice sau alte documente. Se efectuează de fiecare dată un control valoric şi de conţinut referitor la:a) corespondenţa numerică şi valorică a publicaţiilor înscrise în actul de intrare şi aflate

în stocul primit de bibliotecă;b) corespondenţa bibliografică a menţiunilor din acte cu publicaţiile din stoc (autor, titlu,

ediţie, volum)c) integratatea fizică a publicaţiilor (foi lipsă, pagini deteriorate, pagini duble etc.)Lipsurile, neconcordanţele, publicaţiile deteriorate se consemnează într-un proces verbal

redactat în 2 exemplare (unul se remite în 48 de ore instituţiei care a emis actul şi a expediat stocul de publicaţii împreună cu volumele care fac obiectul reclamaţiei – celălalt rămâne în bibliotecă ca act justificativ)

În cadrul evidenţei preliminare a periodicelor se verifică:● ritmicitatea intrării, ● numărul de periodice.Lipsa unor numere trebuie sesizată organelor de difuzare a presei.

b) Ştampilarea publicaţiilorŞtampilarea publicaţiilor nu înseamnă în mod automat şi intrarea lor în patrimoniul

bibliotecii. Ele devin proprietatea fiecărei biblioteci în momentul ştampilării.Ştampila serveşte la identificarea proprietarului, contribuind la evitarea sustragerii

publicaţiei.De regulă, ştampila se aplică la cărţi şi borşuri pe pagina de titlu, în colţul din stânga jos

iar în interiorul publicaţiei, de regulă la începutul celei de a doua coli tipografice (p. 5, 9, 17, 35) şi pe ultima pagină de text a volumului.

În cuprinsul cărţii, ştampila se aplică în subsolul paginii, în spaţiul tipografic liber.Sunt ştampilate şi toate anexele iconografice şi documentare ale cărţii, ilustraţiile, hărţile,

diagramele, schemele, tabelele neincluse în paginaţia volumului.La tipăriturile vechi sau bibliofile, ştampila se poate aplica pe verso-ul foii de titlu.Publicaţiile seriale se ştampilează număr de număr la intrarea lor în bibliotecă, în

subsolul primei pagini, la mijloc sau pe pagina de titlu pentru alte periodice sau seriale sub formă de volum.

Foile volante se ştampilează unitate cu unitate.Mss sub formă de codici se tratează identic cu tipăriturile iar mss volante se ştampilează

exemplar cu exemplar.

Regulile generale:● ştampila trebuie astfel aplicată încât să nu dăuneze valorii publicaţiilor sau textului● ea va fi cât mai discret aplicată.

Date istoriceŞtampila pentru evidenţă a avut în trecut şi valoarea unui însemn de proprietate. Ea

era executată artistic cuprinzând în afară de titulatura oficială a instituţiei şi un simbol caracteristic heraldic sau figurativ (ştampila bibliotecii Colegiului Naţional Sf. Sava din Bucureşi

14

1836-1864; ştampila Bibliotecii Centrale a Statului din Bucureşti 1864-1901; ştampila Bibliotecii Academiei Mihăilene din Iaşi 1835-1859).

Tot un semn de proprietate era şi pecetea voievodală sau arhierească aplicată pe mss şi tipărituri sau pecetea inelară pentru bibliotecile personale ale boierilor sau cărturarilor. Aşa avem:

● pecetea lui C. Brâncoveanu● pecetea inelară a poetului Dimitrie Bolintineanu aplicată pe un exemplar din Magazinul

istoric pentru Dacia.Pe unele cărţi se întâlneşte şi ştampila prin timbrul sec (prin presare) cuprinzând

însemne heraldice, denumiri de instituţii şi persoane. O asemenea marcă personală foloseşte Gh. Asachi.

Marii colecţionarii folosesc astăzi ex-librisul etichetă caşerat (lipit) pe fiecare exemplar pe verso-ul coperţii principale a cărţii.

La noi cele mai vechi ex-libris-uri etichetă s-au folosit în Transilvania şi numai mai târziu în Ţara Românească, unde îl găsim la domnitorul fanariot C. Hangerli

15

6 aprilie 2009c) Înregistrarea publicaţiilor

Ultima şi cea mai importantă etapă a procesului de evidenţă bibliotecară o reprezintă înregistrarea publicaţiilor în documente de evidenţă.

Cel mai vechi document de evidenţă folosit la noi, dar şi în alte părţi, este Registrul inventar.

În biblioteca medievală, registrul inventar era şi catalogul colecţiei, practică perpetuată până în secolul al XVIII-lea.

După 1836, la noi, Registrul inventar a devenit un instrument de înregistrare valorică şi cantitativă a cărţilor şi periodicelor, iar catalogul, instrument bibliografic.

Unitatea de evidenţăConsiderându-se în primul rând bunuri materiale, publicaţiile sunt consemnate în

Registrul inventar, exemplar cu exemplar, chiar dacă au acelaşi titlu sau reprezintă volumele aceleiaşi opere.

Pentru cărţi, fiecare exemplar este considerat o unitate de evidenţă.Broşurile, din punct de vedere teoretic, sunt supuse aceluiaşi regim.În ultimii ani, broşurile sunt tratate diferit, în funcţie de valoarea informaţională. Din

acest punct de vedere, bibliotecarele le împart în două categorii:1) broşuri cu valoare efemeră, care se înregistrează într-un Caiet de evidenţă a

broşurilor de importanţă temporară; în acest fel, prin evitarea trecerii în Registrul inventar, bibliotecarii sunt scutiţi de complicatele operaţii ale eliminării lor din Registrul inventar prin casare;

2) broşurile de importanţă majoră, broşurile care au valoare perenă şi care se trec în Registrul inventar.

Exemple de broşuri efemere: gripa anului 2009; alegerile pentru Consiliul Europei.Periodicele se leagă. Serialele sunt inventariate numai după constituirea în volume de

bibliotecă cu excepţia cazurilor în care fiecare număr de publicaţie serială are peste 48 de pagini şi va avea regimul unei cărţi (fiecare individual).

Se consideră volume de bibliotecă:a) periodicele şi serialele care apar în mod frecvent în numere separate cu peste 48 de

pagini (exemplu: Viaţa românească, Revista de istorie);b) colecţiile anuale ale publicaţiilor periodice lunare şi trimestriale care nu intră în

categoriile de mai sus (exemplu: Ramuri – Craiova¸ Familia – Oradea);c) colecţiile semestriale ale periodicelor bilunare şi săptămânale (exemplu: România

literară, 22, Contemporanul);d) colecţiile trimestriale ale cotidianelor şi ale altor publicaţii cu o periodicitate mai mică

decât o săptămână (exemplu: România liberă, Adevărul, Gardianul).

16

Evidenţa preliminară a serialelor*În afara evidenţei de bază, individuale şi globale, caracteristică tuturor categoriilor de

documente, periodicele, prin natura lor, necesită forme specifice de evidenţă:1) evidenţa preliminară2) evidenţa anualăAmbele forme de evidenţă se aplică atât ziarelor cât şi revistelor. Evidenţa preliminară este o formă de evidenţă analitică ţinută număr de număr. Se

realizează ritmic, pe măsura intrărilor, pe fişe speciale, până în momentul inventarierii.Există mai multe tipuri de fişe de evidenţă preliminară:a) fişe de evidenţă preliminară ziare cod 19-1-3b) fişe de evidenţă preliminară reviste cod 19-1-3/aFişa de evidenţă preliminară a ziarelor cuprinde următoarea rubricaţie:● titlul. subtitlul/editor (numai dacă titlul nu este concludent se trece şi autorul/editorul)

/localitatea, editură, periodicitatea/primit prin/ cost abonament/număr factură-act de primire/anul.Exemple de titluri generice care presupun menţionarea şi a editorului:● buletin editat de..● anale editat de..● anuar editat de...

Fişa de evidenţă preliminară a revistelor. Această fişă are structura rubricaţiei strâns legată de periodicitate:

● zilnică● săptămânală● bilunară (bimensuală)● lunară● bimetrială (o dată la 2 luni)● trimestrială● semestrială● anuală

Pentru cotidiane (cotidiene) se marchează în dreptul fiecărei zile în care publicaţie a apărut o bifă; când nu apare, sau nu a intrat în bibliotecă, se pune o luniuţă (exemplu: duminicile se pune o liniuţă pentru că nu apar).

Se consemnează de asemenea primul şi ultimul număr apărute în anul respectiv.Când se primesc mai multe exemplare ale aceluiaşi număr, se înregistrează lângă număr

un coeficient care arată câte exemplare au intrat (vezi Anexa 4).Pentru reviste, există de asemenea situaţii diferite când o publicaţie are numerotare dublă,

de exemplu, aceasta se va menţiona în fişa de evidenţă preliminară.Este vorba în primul rând de serialele care şi-au încetat apariţia, dar au fost reluate după

un anumit timp într-o serie nouă (vezi Anexa 6).Când o publicaţie are mai multe serii (exemplu: Analele Univ. din Bucureşti, seria

matematică, seria fizică), se întocmeşte câte o fişă de evidenţă preliminară pentru fiecare serie (vezi Anexa 7).

Se înregistrează anul de apariţie, volumul, tomul şi tot ce este necesar pentru identificarea ei.

În cazul în care biblioteca are atât abonament cât şi donaţie sau/şi depozit legal atunci se face câte o fişă de evidenţă pentru fiecare formă de achiziţie.

Două exemplare din aceeaşi sursă se notează coeficientul sus dreapta:

17

1 2 3 4X2

Fişe de evidenţă se organizează pe provenienţe:● abonament● schimb● donaţii ● depozit legal, în ordine alfabetică sau geografică, în funcţie de cerinţele activităţii în

bibliotecă.Odată cu înregistrarea publicaţiilor seriale în fişele de evidenţă preliminare se

procedează şi la cotarea şi marcarea apartenenţei acestora la colecţiile biblioteciiCota publicaţiei seriale are un simbol specific spre a nu se confunda cu cota cărţii.

18

27 aprilie 2009curs

Pe verso-ul fişei de evidenţă se notează date în legătură cu reclamaţiile făcute în cazul neprimirii la timp a publicaţiei.

Datele sunt înregistrate pe două coloane, prima priveşte reclamaţia iar a doua, răspunsul primit de la furnizor.

Printr-o adresă înregistrată de unitatea primitoare se reclamă absenţa unor numere din publicaţii.

Răspunsul cu datele de înregistrare se notează în coloana a doua.

Colecţii speciale şi materiale non-carteColecţiile speciale (mss, hărţi, stampe), dacă nu sunt constituite în volume, se

înregistrează unitate cu unitate în inventare speciale.Materialele non-carte (microformate, benzi magnetice, discuri clasice şi moderne,

documente electronice de tipul CD-ROM-urilor) se constituie în unităţi de evidenţă în funcţie de modalităţile lor specifice de prezervare şi exploatare (plic, cutii, role).

Sistemul românesc de evidenţă a publicaţiilorSistemul românesc de evidenţă a publicaţiilor a fost impus bibliotecilor noastre prin

HCM nr. 1542/1951 şi a fost aplicat pe baza instrucţiunilor pentru păstrarea, securitatea şi igiena fondurilor bibliotecii.

Din 1955, acest sistem combină evidenţa individuală, reprezentată prin Registrul Inventar, cu evidenţa globală, reprezentată prin Registrul de Mişcare a Fondurilor (RMF).

Evidenţa primară sau globalăÎn activitatea de bibliotecă, evidenţa primară sau globală se raportează la fiecare stoc de

publicaţii în funcţie de intrarea lui în bibliotecă, fiind anterioară inventarierii.Evidenţa primară oferă date referitoare la:a) dinamica internă a fondului de publicaţii în procesul de dezvoltare a colecţiilor,

evidenţiind creşterile în raport cu fenomenul de eliminare din circuitul lecturii a unui număr de exemplare ca urmare a uzurilor fizice/morale precum şi al dezinteresului cititorilor pentru unele publicaţii:

- raportul intrare-ieşire; - totalul publicaţiilor rămase în bibliotecă;b) provenienţa publicaţiilor. Fiecare stoc de publicaţii este înregistrat în conformitate cu

actele de însoţire (de primire);c) mărimea fondurilor. Raportarea permanentă a publicaţiilor intrate la totalul fondului

existent la începutul şi sfârşitul fiecărei etape (trimestrial, anual);d) valoarea fondurilor stabilită din punct de vedere financiar şi menţionată în RMF la

rubricile primiri, scăderi şi, mai ales, la recapitulare;e) componenţa tematică şi pe limbi a fondului de publicaţii în trei momente diferite:- publicaţii intrate;- publicaţii ieşite din evidenţă;- recapitulare trimiestrială.Analiza celor 5 aspecte ne oferă elemente foarte preţioase legate de structura fondului de

publicaţii al unei biblioteci.

19

Cu ajutorul RMF-ului putem interveni în politica de dezvoltare şi planificare a colecţiilor în funcţie de profilul bibliotecii şi de cerinţele reale ale fiecărei etape.

RMF-ul este un excelent sintetizator statistic relativ la situaţia fondurilor unei biblioteci în dinamica intrărilor şi a ieşirilor.

În 1987, odată cu elaborarea noilor formulare tipizate, a apărut şi noul model de Registru de Mişcare a Fondurilor în mai multe variante (cod 19-1-1 19-1-1/b) în funcţie de tipul de bibliotecă (publică, universitară, naţională etc.).

Toate aceste variante au elementele fundamentale comune. Orice RMF are trei părţi: Intrări;

Ieşiri; Recapitulări.● Partea I – Intrări se află următoarele rubrici:nr. crt./ data înregistrării / provenienţa / denumirea; nr. şi data actului însoţitor / totalul

documentelor intrate în bibliotecă (cantitativ şi calitativ) / inventariate de la nr. ... la nr. .../ menţiuni.

● Partea a II-a – Ieşiri cuprinde următoarele rubrici:nr. crt. / data înregistrării / denumirea, nr. şi data actului de ieşire / totalul documentelor

ieşite din bibliotecă (valoarea numerică, cantitatea) / repartizarea după cauzele ieşirii (schimb interbibliotecar, uzate, nerestituite / alte cauze)

● Partea a III-a Recapitulare cuprinde rubricile: anul / mişcarea fondurilor (existent la începutul anului / intrări în cursul anului / ieşiri în

cursul anului) / totalul documentelor (valoarea în lei / cantitatea) / menţiune.Partea I – Intrări evidenţiază cronologic îmbogăţirea colecţiilor pe stocuri primite.Partea a II-a Ieşiri reflectă scoaterea din evidenţă a unor volume de bibliotecă din

diferite motive.Partea a III-a – Recapitulare oglindeşte dinamica şi mărimea colecţiei bibliotecii

respective.

20

4 mai 2009curs prof. Cristina Popescu

● unitatea de evidenţă înseamnă lucrări care au date bibliografice identice (sunt echivalente cu numărul volumelor)

● unitatea bibliografică este reflectarea titlurilor existente în bibliotecă

dpv contabil sunt unităţi distincte

În RMF în care se realizează evidenţa primară (globală):● provenienţa (donaţie, transfer, DL, cumpărare) ● nr. de unităţi bibliografice cu menţionarea numărului de volume

● În RMF se face înregistrarea documentelor de la începutul unui an calendaristic până la sfârşitul lui

● se menţionează tipul de documente (atâtea cărţi...) ● se menţionează limbile (6 cărţi în lb. franceză)● RMF în funcţie de tipul de bibliotecă● În RMF trecem şi nr. de inventar (dacă am înregitrat în RI unitate cu unitate)● În RI bar cod sau nr. de inventar

Unitatea bibliografică reprezintă totalitatea documentelor care au aceleaşi caracteristici bibliografice (ediţie, nr. pagini etc.).

Unitate bibliografică reprezintă totalitatea volumelor din acelaşi titlu dacă fac parte din aceeaşi ediţie.

● Toate volumelor din aceeaşi unitate bibliografică vor avea aceeaşi cotă.● Toate exemplarele dintr-un curs universitar vor căpăta aceeeaşi cotă ca şi cele

cumpărate anterior (vor sta la raft unul lângă celălalt).● Cota desemnează unitatea bibliografică● Fiecare volum fizic va avea un număr de inventar distinct. Pentru că în RI, care este

un act contabil, ele se vor înregistra volum cu volum.Unitatea bibliografică este reprezentată de 100 cursuri universitare care au aceeaşi cotă şi

am 100 de unităţi de evidenţă (deci 100 de exemplare distincte).RMF1/2009

RMF-ul este un registru unic pentru bibliotecă iar pentru completarea lui trebuie să se ţină cont de unele reguli:

● se completează într-un singur exemplar● numărul curent în prima parte a registrului începe în fiecare an cu numărul 1● înregistrările în RMF se fac cu cerneală albastră sau neagră. Culoarea roşie fiind

folosită pentru corecturi care vor fi certificate cu semnătura factorului respectiv la rubrica Observaţii

● înscrierile unei partide se fac pe un singur rând fiind obligatorie completarea tuturor rubricilor prevăzute în tipizat; nu se admit rânduri necompletate

● numărul sub care s-a înregistrat partida în RMF se trece pe actul însoţitor ● la sfârşitul anului se trage câte o linie sub înregistrările respective din părţile I şi a II-a

iar rândul următor se foloseşte pentru totalizarea coloanelor între coloanele din anul care a trecut. Pe acest rând, peste primele coloane se scrie Total în anul... ; aceste totaluri se reportează în partea a III-a Recapitulări în anul şi rândurile implicate

21

● publicaţiile periodice se înregistrează în RMF după caz: anual, semestrial, trimestrial şi constituirea lor în volume de bibliotecă

RMF se păstrează numai în Serviciul Evidenţa colecţiilor sau un Serviciu care se ocupă de evidenţă.

Fiind un documente contabil, RMF trebuie să fie legat iar paginile lui numerotate şi şnuruite; pe ultima pagină reprezentantul bibliotecii făcând următoarea certificare:

„acest RMF are ... pagini, numerotate de la ... până la ...”. Urmează Data, Semnătura, Ştampila.

RI = regitrul contabil (menţionelază unitate cu unitate de evidenţă toate documentele pe care le are biblioteca)

RMF = registru statistic

Există următoarele categorii de RMF:● RMF pentru bibliotecile publice (are formatul standard naţional A4 şi codul 19-1-1/a)● RMF pentru bibliotecile naţionale (are formatul standard naţional A2 şi codul 19-1-

1/b)● RMF pentru bibliotecile universitare care cuprinde două părţi: Partea generală şi

Partea specială şi are formatul standard naţional A4 şi codul 19-1-1/b

Evidenţa individualăEvidenţa individuală reprezintă înscrierea documentelor în registrele inventar. Acest tip

de evidenţă se realizează cu ajutorul Registrului Inventar (RI) care contabilizează individual patrimoniul bibliotecii în comparaţie cu RMF, care este un analizator statistic al colecţiei bibliotecii, al politicii de dezvoltare a colecţiilor.

Fiecare unitate de evidenţă se particularizează prin:● date bibliografice (autor, titlul, locul de apariţie, editura, anul apariţiei)● valoarea materială (preţul fiecărui exemplar)● indicele de clasificare zecimală ● cota topografică● raportarea la RMF pentru Intrări şi IeşiriFiecare unitate de evidenţă primeşte un număr unic de identificare numit număr de

inventar.Numărul de inventar sub care s-a înregistrat unitatea de evidenţă se înscrie pe verso-ul

paginii de titlu a unităţii respective şi pe marginea albă din interiorul paginii de control unde s-a aplicat şi ştampila bibliotecii (1954 – ştampila pe recto-ul paginii de titlu).

22

11 mai 20098 iunie 2009 ora 9 examen amfiteatru

RMF concluzii

RMF este un registru unic pentru bibliotecă indiferent dacă aceasta are sau nu subunităţi (filiale, secţii, puncte de împrumut).

La rândul lor aceste subunităţi bibliotecare pot să aibă câte un RMF al lor pentru simplificarea ţinerii evidenţei în subunităţi.

Reguli privind utilizarea RMF:1) se completează într-un singur exemplar;2) numărul curent din Partea I a RMF începe cu numărul 1 în fiecare an;3) înregistrările în RMF se fac cu cernează albastră sau neagră; culoarea roşie fiind

folosită exclusiv pentru corecturi, anulări care vor fi totdeauna certificate cu semnătura şi ştampila factorului respectiv la rubrica Menţiuni;

4) nu se admit rânduri libere între două înregistrări;5) la sfârşitul anului se trasează o linie sub înregistrările respective din Partea I şi Partea

a II-a iar rândul următor se foloseşte pentru totalizarea coloanelor din anul care a trecut; peste acest rând, peste primele coloane (număr curent, data înregistrării, provenienţa, denumirea, numărul şi data actului însoţitor) se scrie total în anul. Aceste totaluri se reportează în Partea a III-a Recapitulare în anul şi rândurile indicate;

6) publicaţiile periodice se înregistrează RMF după caz (anual, semestrial, trimestrial). Odată cu recepţia abonamentelor, pentru perioada respectivă, şi constituirea lor în volume de bibliotecă. În RMF nu se înscriu costurile suportate pentru legarea volumelor sau pentru confecţionarea unor mape de păstrare a publicaţiilor seriale;

7) înainte de utilizare, RMF trebuie să fie legat iar paginile lui numerotate şi şnuruite. Pe ultima pagină a RMF, reprezentanţii instituţiei fac următoarea certificare: „acest RMF are ... pagini numerotate de la ... până la ...” urmează data, semnătura şi ştampila;

8) înregistrările nu se semnează;9) formularul nu circulă şi se păstrează la compartimentul Evidenţa colecţiilor.

Există următoarele tipuri de RMF:1) RMF pentru bibliotecile publice (cod 19-1-1) care serveşte la înregistrarea cărţilor,

serialelor, documentelor grafice şi audio-vizuale din reţeaua bibliotecilor publice;2) RMF pentru biblioteci universitare Partea Generală cu, cod 19-1-1/b şi RMF

biblioteci universitare Partea Specială;3) RMF pentru bibliotecile naţionale cod 19-1-1/b.În cazul bibliotecilor universitare, după înregistrarea în RMF Partea Generală, volumul

de periodic se înregistrează şi în RMF Partea Specială.Cum se procedează:● după evidenţa individuală a colecţiilor de seriale, intrate în bibliotecă pe diferite căi

(abonament, depozit legal, schimb, donaţii) se reconstituie cantitativ şi valoric din Registrul Inventar stocurile de publicaţii pe provenienţe inventariate într-o anumită perioadă (trimestru, semestru, an);

● după reconstituire, se întocmesc procesele verbale pe baza cărora se înregistrează stocurile în RMF; sunt cuprinse rubricile:

- număr de volume- valoare- număr de titluri şi număr de fascilole inventariate

23

- numărele de inventar atribuite- numărul RMF Partea GeneralăSerialele intrate prin anticariate, achiziţii, transferuri se înscriu în RMF Partea Specială

pe baza actelor însoţitoare atribuindu-se în prealabil număr de inventar şi număr de RMF Parte Generală.

La sfârşitul fiecărui an calendaristic, se totalizează cifrele înregistrate în RMF Parte Specială, Partea I, Partea a II-a şi Partea a III-a (corelare între RMF parte generală şi parte specială).

24

18 mai 2009

Evidenţa individuală

Evidenţa individuală se realizează în bibliotecă cu ajutorul Registrului Inventar care contabilizează individual patrimoniul bibliotecii în comparaţie cu RMF care este un analizator statistic a politicii de dezvoltare a colecţiilor.

Fiecare document (carte, serial, document non-carte, multimedia etc. – tot ce este suport hârtie) transformat în unitate de evidenţă se particularizează prin:

1) consemnarea principalelor date bibliografice (autor, titlu, ediţie, loc şi an de apariţie);2) valoarea materială (preţul fiecărui exemplar);3) indicele de clasificare zecimală şi cota topografică;4) raportarea la RMF (pentru intrarea şi pentru eliminarea publicaţiilor din patrimoniu).Toate aceste elemente bibliografice (notiţe bibliografice), biblioteconomice (indexare,

cotă topografică) şi contabile (preţ) – sunt simbolizate printr-un număr de ordine (număr de inventar).

Acest număr de ordine se menţionează pe fiecare unităţi de evidenţă alături de prima ştampilă aplicată la primire iar la cărţi şi lângă ştampila de la începutul celei de a doua coli tipografice.

În activitatea de evidenţă în România există în vigoare următoarele tipuri de registru inventar:

1) registru inventar cărţi – broşuri - note muzicale cu cod 19-1-2 A3 t2;2) registrul inventar publicaţii seriale cu cod 19-1-2/a;3) registrul inventar grup (tip de documente de mai mică importanţă pentru bibliotecă

care nu se înregistrează decât într-un grup mai mare – ilustraţii, cărţi poştale, timbre, broşurele – se înregistrează cantitativ -2-30) – cursuri – manuale cu cod 19-1-2/b.

4) registru inventar documente arhivistice – mss cu cod 19-1-2/c5) registrul inventar grafică (ilustraţie) – fotografii – hărţi – atlase – documente audio-

vizuale cu cod 19-1-2/dMai multe biblioteci au trecut deja la aplicarea unui sistem de evidenţă informatizată

folosindu-se de barcod (SP sunt colecţii speciale la BCU) (regăseşte toate datele referitoare la carte).

În general un registru inventar are următoarele rubrici: data înregistrării/număr de inventar/însemnări la verificarea fondurilor/autorul şi titlul/locul/editura/anul/preţ lei/cotă topografică/nr. curent în RMF [Partea I (Intrări)Partea a II-a (Ieşiri)]/menţiuni.

Pentru periodice avem elemente noi: editorul/anul calendaristic/număr fascicol.Pentru grafică şi fotografii avem tehnica/formatul/ş.a. depinzând de particularitatea

documentului.

Reguli generale pentru inventariereOperaţiunea de inventariere cuprinde o serie de reguli generale ce se cer a fi respectate cu

consecvenţă:1) autorul (se transcrie la început numele de familie şi apoi prenumele despărţite prin

virgulă). Dacă lucrarea are 2 sau 3 autori se consemnează numai numele şi prenumele primului

autor, cu menţiunea „ş.a.” iar lucrările cu mai mult de 3 autori sunt considerate, după normele generale, anonime.

2) titlul se transcrie integral numai pe un singur rând în forma lui de pe foaie de titlu. Se admit prescurtări numai pentru titlurile ce nu pot fi cuprinse integral în rubrica

respectivă.

25

3) lucrările anonime, cu autor colectiv, sau periodicele sunt menţionate numai cu titluri, rubrica de autor rămânând liberă.

4) la lucrările în mai multe volume se menţionează după titlu şi numărul volumului în forma prescurtată şi numai cu cifre arabe.

5) la lucrările în mai multe exemplare înregistrate în continuare.Autorul şi titlul se transcriu numai pentru primul exemplar. Repetarea celor două

elemente bibliografice fiind semnalată ulterior prin ghilimele. Pentru lucrările în mai multe volume, având însă acelaşi titlu, se repetă în rubricile corespunzătoare din RI numai numărul fiecărui volum.

6) numărul ediţiei, cu excepţia ediţiei princeps, se notează cu cifre arabe.7) în locul de apariţiei (de publicare), cu excepţia oraşului Bucureşti (care se poate

prescurta sub forma Buc.), se transcrie complet.8) preţul se consemnează pentru fiecare exemplar înregistrat chiar dacă se repetă titlul

sau volumele. La lucrările în mai multe volume, care au numai menţiunea globală a preţului, fără diferenţieri pentru fiecare volum, preţul se scrie o singură dată, cu acoladă de cuprindere a tuturor volumelor înregistrate.

9) la ultima rubrică a RI, Menţiuni, se consemnează:a) numărul şi data proceselor verbale întocmite pentru scoaterea cărţilor din bibliotecă

(uzate, depăşite, pierdute, transferate etc.);b) însemnări privind corectarea unor greşeli de transcriere, de numerotare, împreună cu

numele persoanei căreia îi aparţine sau care a îndreptat eroarea;c) nota de verificare a organului de control financiar.

Examen – toată material;posibil:Regulile generale pentru inventarierePrincipiile de selecţieCauzele deseleţieiPrincipiile deselecţiei

Întrebare:Cum se transcrie autorul/titlul într-un RI?

26