Download - Chuyen Doi Excel 2003 Sang 2007-2010
Chuyển đổi
sang
BNTT
BNTT
Chuyển đổi Excel 2003 sang Excel 2007-2010
NHÀ TÀI TRỢ
www.giaiphapexcel.com
2 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
www.giaiphapexcel.com
4 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
www.giaiphapexcel.com
6 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Nội dung
Lời nói đầu .................................................................................................... 3
Nội dung ........................................................................................................ 6
1. Làm quen với Excel 2007-2010 ............................................................ 17
Những thuật ngữ cần nhớ ................................................................ 17
Làm quen với giao diện mới ............................................................ 18
Hệ thống Ribbon ...................................................................... 18
Ẩn / Hiện hệ thống Ribbon ...................................................... 19
Nút Office ................................................................................ 20
Tùy biến Thanh truy cập nhanh trong Excel 2007 ................... 22
Tự tạo thêm Tab trong Ribbon của Excel 2010 ....................... 24
Truy cập nhanh Ribbon bằng bàn phím ................................... 26
Sử dụng những phím tắt của Excel 2003 ................................. 28
Sử dụng Shortcut menu (thực đơn ngữ cảnh) .......................... 28
Sheet Tab ................................................................................. 29
Tùy biến thanh Status Bar ........................................................ 29
BNTT
Nội dung 7
Làm quen với chuẩn XML ............................................................... 31
2. Thao tác với bảng tính .......................................................................... 32
Thao tác với Workbook ................................................................... 32
Tạo một Workbook mới ........................................................... 32
Mở một Workbook có sẵn (Open) ........................................... 33
Lưu Workbook (Save) ............................................................. 34
- Một số lưu ý khi Save ..................................................... 35
Đóng Workbook (Close) .......................................................... 36
Sắp xếp các Workbook ............................................................ 36
Thao tác với Worksheet ................................................................... 37
Chèn thêm một Worksheet mới ............................................... 37
Sắp xếp thứ tự các Worksheet .................................................. 37
Sao chép Worksheet ................................................................. 38
Xóa Worksheet......................................................................... 39
Đổi tên worksheet .................................................................... 39
Tô màu cho Worksheet ............................................................ 39
Ẩn/hiện Worksheet .................................................................. 40
Bảo vệ Worksheet .................................................................... 40
Di chuyển qua lại giữa các Worksheet bằng bàn phím ............ 41
Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác ............... 41
- Sử dụng thanh Zoom ...................................................... 42
- Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ .................. 42
- Chia khung bảng tính làm nhiều phần .............................. 44
- Cố định vùng tiêu đề ...................................................... 45
- Chức năng Watch Window ............................................. 46
Thao tác với các dãy ô ..................................................................... 47
Khái niệm về địa chỉ của một ô, một dãy ô .............................. 47
- Name Box ..................................................................... 48
Kỹ thuật chọn dãy ô bằng chuột............................................... 48
- Chọn một dãy ô liên tục .................................................. 48
www.giaiphapexcel.com
8 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính ............... 50
- Chọn một dãy ô liên tục với chế độ Extend ...................... 50
- Chọn một dãy không liên tục bằng chuột ......................... 51
- Một số thủ thuật nâng cao khi dùng chuột để chọn dãy .... 51
Kỹ thuật chọn dãy ô bằng bàn phím ........................................ 52
- Chọn một dãy ô liên tục .................................................. 52
- Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính ............... 53
- Chọn một dãy không liên tục .......................................... 53
- Một số thủ thuật nâng cao khi dùng bàn phím để chọn
dãy ................................................................................ 53
Chọn một dãy bằng lệnh GoTo ................................................ 54
Sử dụng hộp thoại GoTo Special ............................................ 55
- Chọn các ô theo loại nội dung ......................................... 55
- Chọn các ô liền kề nhau .................................................. 56
- Chọn các ô theo các điểm khác biệt ................................. 56
- Những tùy chọn khác của hộp thoại GoTo Special ............ 58
- Những phím tắt khi sử dụng GoTo Special ...................... 59
Sao chép và di chuyển một dãy ô ............................................. 60
Paste Special ............................................................................ 61
- Sao chép, di chuyển, Paste Special một dãy ô bằng
phím phải chuột ............................................................. 64
Thêm chú thích cho một ô ....................................................... 65
Xóa / làm sạch một dãy ô, một hàng hoặc một cột .................. 66
- Xóa hoàn toàn một dãy ô ................................................ 66
- Xóa hoàn toàn một cột, một hàng .................................... 66
- Làm sạch một dãy ô, một cột, một hàng ........................... 67
Chèn thêm một ô, một dòng, một cột vào bảng tính ................ 67
Thay đổi kích thước của cột và dòng ....................................... 68
- Dùng chuột để điều chỉnh bằng tay .................................. 69
- Dùng lệnh Format Cells trên Ribbon ............................... 70
- Sử dụng shortcut menu ................................................... 71
BNTT
Nội dung 9
Ẩn / hiện cột, dòng ................................................................... 71
- Ẩn dòng, cột .................................................................. 71
- Hiện những dòng, cột đã bị ẩn ......................................... 72
Ghép/trộn các ô (Merge & Center) .......................................... 74
Kẻ khung, tô màu cho các ô ..................................................... 75
Di chuyển giữa các ô trong bảng tính ...................................... 77
3. Sử dụng tên cho dãy ô ........................................................................... 79
Khái niệm về tên dãy ....................................................................... 79
Đặt tên cho một dãy ......................................................................... 81
Quy tắc đặt tên cho một dãy .................................................... 81
Các phương pháp đặt tên cho một dãy ..................................... 82
- Sử dụng Name Box đặt tên cho một dãy .......................... 82
- Sử dụng hộp thoại New Name để đặt tên cho một dãy ...... 82
- Sử dụng tiêu đề của hàng hay cột để đặt tên cho dãy ......... 84
Đặt tên cho các hằng số ........................................................... 87
Thay đổi phạm vi ảnh hưởng của tên dãy trong bảng tính ....... 88
Làm việc với các tên dãy ................................................................. 89
Tham chiếu đến một tên dãy .................................................... 89
- Sử dụng AutoComplete để chèn tên dãy .......................... 90
Chọn một dãy bằng cách sử dụng tên của nó ........................... 92
Chèn bảng Danh sách các tên dãy vào trong bảng tính ............ 92
Sử dụng Name Manager .......................................................... 94
Sử dụng vùng giao nhau của hai dãy ....................................... 96
4. Nhập liệu và định dạng dữ liệu ............................................................ 98
Những điều cần biết khi nhập liệu ................................................... 98
Nhập dữ liệu vào một dãy ........................................................ 98
Điền đầy một dãy ..................................................................... 99
www.giaiphapexcel.com
10 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Sử dụng công cụ Fill Handle và chức năng AutoFill để
nhập nhanh dữ liệu vào một dãy ............................................ 100
- Sử dụng AutoFill để tạo ra chuỗi text và chuỗi số ........... 100
- Tự tạo những danh sách AutoFill .................................. 103
Sử dụng Series để nhập nhanh dữ liệu vào một dãy .............. 104
Định dạng dữ liệu .......................................................................... 107
Thiết lập Control Panel để định dạng dữ liệu ........................ 108
- Những thiết lập cho Numbers....................................... 108
- Những thiết lập cho Currency ....................................... 110
- Những thiết lập cho Date ............................................. 110
Định dạng cho dữ liệu số ....................................................... 111
- Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng số ............ 112
- Thay đổi các kiểu định dạng số khi nhập liệu ................. 114
Định dạng cho dữ liệu ngày tháng năm và thời gian ............. 118
- Sử dụng hộp thoại Format Cells .................................... 118
- Sử dụng Ribbon và phím tắt .......................................... 119
Định dạng cho dữ liệu text ..................................................... 121
- Sử dụng các nút lệnh trên Ribbon .................................. 121
- Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới ........................................... 122
- Ngắt dòng trong ô ........................................................ 123
- Ép dữ liệu text cho vừa với chiều rộng ô ........................ 124
- Canh lề cho dữ liệu ...................................................... 124
- Nhập những ký tự đặc biệt ............................................ 127
Thiết lập những quy tắc nhập liệu với công cụ Data Validation .. 128
Các nguyên tắc chung khi thiết lập quy tắc nhập liệu ............ 128
- Giá trị giới hạn cố định ................................................. 130
- Giá trị giới hạn không cố định ....................................... 130
Các loại quy tắc nhập liệu ...................................................... 130
- Whole Number ............................................................ 130
- Decimal ....................................................................... 132
BNTT
Nội dung 11
- List ............................................................................. 132
- Date ............................................................................ 134
- Time ........................................................................... 135
- Text length .................................................................. 136
- Custom ........................................................................ 136
Cài đặt các hướng dẫn và thông báo lỗi cho quy tắc .............. 137
- Input Message.............................................................. 137
- Error Alert ................................................................... 139
5. Thiết lập những công thức .................................................................. 142
Những điều căn bản về công thức.................................................. 142
Những giới hạn của Excel ...................................................... 143
Nhập và sửa công thức ........................................................... 144
- Nhập công thức ............................................................ 144
- Sửa công thức .............................................................. 145
Các loại công thức trong Excel ...................................................... 145
Công thức số học (Arithmetic Formulas)............................... 146
Công thức so sánh (Comparison Formulas) ........................... 146
Công thức xử lý chuỗi văn bản (Text Formulas) ................... 147
Công thức tham chiếu (Reference Formulas) ........................ 148
Thứ tự ưu tiên của các toán tử................................................ 148
Sao chép và di chuyển công thức ................................................... 150
Định dạng Tham chiếu Tương đối ......................................... 152
Định dạng Tham chiếu Tuyệt đối .......................................... 153
Định dạng Tham chiếu Hỗn hợp ............................................ 154
Sao chép, di chuyển công thức mà không điều chỉnh các
tham chiếu tương đối ............................................................. 154
Những thủ thuật với các công thức ................................................ 155
Chuyển đổi kết quả của một công thức thành một giá trị ...... 155
Làm việc với các Tên dãy trong các Công thức ..................... 156
- Chèn tên dãy vào công thức .......................................... 157
www.giaiphapexcel.com
12 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Áp dụng các tên dãy vào công thức ............................... 157
- Sử dụng các Tên Hàng và các Tên Cột khi áp dụng các
tên dãy ........................................................................ 159
Đặt tên cho các Công thức ..................................................... 161
Xử lý lỗi công thức ........................................................................ 162
Tìm hiểu các giá trị lỗi trong Excel và cách xử lý ................. 163
- #DIV/0! ....................................................................... 163
- #N/A ........................................................................... 164
- #NAME? ..................................................................... 164
- #NULL! ...................................................................... 166
- #NUM! ....................................................................... 166
- #REF! ......................................................................... 167
- #VALUE!.................................................................... 167
Lỗi do quên hoặc thiếu các dấu ngoặc đơn ............................ 168
Lỗi do định dạng cột quá hẹp ................................................. 169
Ngăn ngừa lỗi công thức bằng hàm IFERROR...................... 169
6. Các hàm trong Excel ........................................................................... 172
Tìm hiểu các hàm........................................................................... 173
Cấu trúc của một hàm ............................................................ 173
Nhập một Hàm vào trong một Công thức .............................. 175
Sử dụng tính năng Insert Function ......................................... 177
Một số hàm thông dụng trong Excel .............................................. 180
Nhóm hàm xử lý chuỗi văn bản (Text Functions) ................. 180
Nhóm hàm luận lý (Logical Functions) ................................. 182
Nhóm hàm dò tìm (Loookup Functions) ................................ 183
Nhóm hàm ngày tháng và thời gian (Date & Time
Functions) .............................................................................. 184
- Excel xử lý các ngày tháng và thời gian như thế nào ....... 184
- Một số hàm ngày tháng thông dụng ............................... 185
- Các hàm về thời gian .................................................... 187
BNTT
Nội dung 13
Nhóm hàm toán học (Match Functions) ................................ 187
Nhóm hàm thống kê (Statistical Functions) ........................... 188
7. Biểu đồ (Chart) .................................................................................... 190
Giới thiệu ....................................................................................... 190
Các bước căn bản để vẽ một biểu đồ ............................................. 191
Các thao tác cơ bản với biểu đồ ..................................................... 195
Nhận biết các thành phần của biểu đồ .................................... 195
Thao tác với các thành phần của biểu đồ ............................... 197
Hiệu chỉnh và định dạng biểu đồ ................................................... 198
Các công cụ dùng để hiệu chỉnh và định dạng ....................... 199
- Sử dụng Ribbon ........................................................... 199
- Sử dụng hộp thoại Format ............................................. 200
Hiệu chỉnh và định dạng các thành phần của biểu đồ ............ 202
- Hiệu chỉnh và định dạng Chart Area .............................. 202
- Hiệu chỉnh và định dạng Plot Area ................................ 203
- Hiệu chỉnh và định dạng Tiêu đề biểu đồ, Chú thích,
Tiêu đề trục hoành trục tung ...................................... 204
- Hiệu chỉnh các trục ...................................................... 205
Thao tác với chuỗi số liệu trong biểu đồ........................................ 212
Xóa một chuỗi số liệu ............................................................ 213
Thêm một chuỗi số liệu .......................................................... 214
- Sử dụng Select Data Source .......................................... 214
- Sử dụng Copy – Paste .................................................. 215
Thay đổi số liệu nguồn của một chuỗi số liệu ........................ 215
Thêm đường xu hướng (Trendline) vào biểu đồ .................... 216
8. Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table ............................................ 218
Một số khái niệm về Table ............................................................ 219
Thành phần của một Table ..................................................... 219
www.giaiphapexcel.com
14 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Những điều cần lưu ý khi tạo một Table ................................ 219
Chuyển đổi một dãy thành một Table .................................... 221
Các thao tác cơ bản với Table ................................................ 224
Sắp xếp dữ liệu (Sort) .................................................................... 229
Sắp xếp nhanh ........................................................................ 229
Sắp xếp theo nhiều tiêu chí .................................................... 231
Lọc dữ liệu (Filter) ......................................................................... 233
Sử dụng AutoFilter để lọc nhanh dữ liệu trong Table............ 233
Sử dụng những bộ lọc nhanh (Quick Filters) của Excel
2007 ....................................................................................... 235
Gỡ bỏ những điều kiện lọc ..................................................... 239
Dùng những tiêu chuẩn phức tạp để lọc dữ liệu trong Table
(Advanced Filter) ................................................................... 239
- Thiết lập một dãy tiêu chuẩn (Criteria range) ................. 240
- Lọc dữ liệu một Table với Criteria range ....................... 241
- Nhập điều kiện cho Criteria range ................................. 243
- Sử dụng công thức làm điều kiện lọc ............................. 246
- Sao chép dữ liệu đã lọc ra một nơi khác ......................... 248
Các tham chiếu Table trong công thức .......................................... 251
Tìm hiểu Specifiers ................................................................ 251
Nhập các công thức Table ...................................................... 254
9. Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting .................................. 256
Highlight Cells ............................................................................... 257
Top/Bottom .................................................................................... 259
Data Bars ....................................................................................... 261
Color Scales ................................................................................... 264
Icon Sets ........................................................................................ 266
Sử dụng công thức để định dạng có điều kiện ............................... 268
BNTT
Nội dung 15
10. Phân tích dữ liệu với PivotTable ..................................................... 272
PivotTable là gì .............................................................................. 273
PivotTable làm việc như thế nào ............................................ 274
Một vài thuật ngữ sử dụng trong PivotTable ......................... 276
Tạo một PivotTable ....................................................................... 278
Chọn Data Source .................................................................. 278
Tạo một PivotTable ................................................................ 278
Làm việc với PivotTable................................................................ 281
Các thao tác với PivotTable ................................................... 281
Làm việc với các Grand Total và SubTotal ........................... 282
- Ẩn/hiện các Grand Total trong PivotTable ..................... 283
- Ẩn/hiện các Subtotal trong PivotTable ........................... 284
- Ẩn các Grand Total và SubTotal từ Ribbon .................... 284
- Tùy biến phép tính của Subtotal .................................... 285
11. Tổng hợp dữ liệu với Consolidate.................................................... 287
Tổng hợp theo vị trí ....................................................................... 288
Tổng hợp theo hạng mục ............................................................... 292
12. Phân tích nhân quả ........................................................................... 296
Data Table ...................................................................................... 297
Data Table với một dữ liệu đầu vào ....................................... 297
Data Table với hai dữ liệu đầu vào ........................................ 299
Goal Seek ....................................................................................... 302
13. Định dạng trang bảng tính và in ấn ................................................ 306
Định dạng trang bảng tính ............................................................. 306
Các chế độ hiển thị trang bảng tính........................................ 306
Định dạng trang bảng tính (Page Setup) ................................ 308
- Margins ....................................................................... 308
www.giaiphapexcel.com
16 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Orientation .................................................................. 308
- Size ............................................................................. 308
- Print Area .................................................................... 309
- Breaks ......................................................................... 310
- Background ................................................................. 310
- Print Tittle ................................................................... 310
- Header / Footer ............................................................ 311
Điều chỉnh tỷ lệ trang in cho bảng tính .................................. 313
In bảng tính .................................................................................... 314
Một số lưu ý ........................................................................... 315
- Ngăn không cho in một số vùng nào đó ......................... 315
- Ngăn không cho in những đối tượng .............................. 315
- In các đường lưới và tiêu đề dòng, cột ........................... 316
14. Nguồn tham khảo .............................................................................. 317
***
Quy ước về việc chọn lệnh trên Ribbon:
Ví dụ: Home Styles Format as Table New Table Style...
Tức là: Chọn Tab Home, chọn nhóm Styles, nhấn nút lệnh Format
as Table rồi chọn tiếp lệnh New Table Style...
BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010 17
1
Làm quen với Excel 2007-2010
Workbook: Đây là một tập tin để làm việc như: tính
toán, vẽ đồ thị, ...và lưu trữ dữ liệu. Một workbook có
thể chứa nhiều Sheet, do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ
nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một
tập tin. Mỗi workbook có thể chứa nhiều worksheet hay
Chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.
Worksheet: Còn được gọi là Sheet, là nơi lưu trữ và làm
việc với dữ liệu. Một worksheet có nhiều ô và các ô có
chứa các cột và dòng. Worksheet được lưu trong
workbook. Trong Excel 2007, một worksheet chứa được
16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536
dòng của Excel 2003, tức tổng số ô trong Excel 2007 đã
tăng lên gấp 1,024 lần so với Excel 2003!
www.giaiphapexcel.com
18 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Chart sheet: Thực chất là một Sheet trong workbook,
nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Vì vậy, nếu chỉ muốn
xem từng đồ thị riêng lẻ thì Chart Sheet là lựa chọn tối
ưu.
Sheet Tab: Tên của các Sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt
ở góc bên trái phía dưới của cửa sổ workbook. Bạn có
thể di chuyển từ Sheet này sang Sheet khác bằng thao tác
đơn giản là nhấp chuột vào tên Sheet cần đến trong Sheet
Tab.
Lần đầu tiên sử dụng Excel 2007, giao diện của nó có thể
làm cho bạn choáng ngợp bởi sự thay đổi khác hẳn so với
các phiên bản trước. Thay cho các thanh menu và toolbar
truyền thống là các nhóm nút lệnh được trình bày
ngay phía trên màn hình, giúp người dùng sử dụng thuận
tiện hơn, đó chính là Ribbon .
Hình 1 - Hệ thống menu và toolbar của Excel 2003
Hình 2 - Hệ thống Ribbon của Excel 2007
Bộ công cụ Ribbon bình thường sẽ có các Tab: Home,
Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View,
BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010 19
Developer, và Add-Ins. Những thứ bạn cần bây giờ rất trực
quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ sử dụng hơn.
Với Excel 2003, chỉ có một số nút lệnh thường dùng được
đặt ngoài toolbar, còn thì hoặc bạn gọi từ trong menu, hoặc
bạn có thể tạo một Customize toolbar rồi đặt các nút lệnh
của riêng mình vào đó để tiện sử dụng.
Với Excel 2007, các nút lệnh được tập hợp lại theo nhóm
chức năng, hầu như không thiếu một lệnh nào (bởi vậy nên
Excel 2007 không cần có menu nữa), khi bạn cần là có
ngay. Bạn sẽ thấy rằng Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ
trợ công việc tuyệt vời.
Để tiết kiệm không gian làm việc, nhất là khi diện tích màn
hình của bạn khá khiêm tốn, bạn có thể ẩn các Ribbon, chỉ
chừa lại các tên nhóm Khi đó, các nhóm lệnh chỉ
hiện ra khi bạn nhấn vào, và sau khi bạn đã chọn một lệnh,
chúng sẽ tự động khép lại, dành chỗ cho bạn làm việc.
Hình 3 - Hệ thống Ribbon đã được ẩn đi
Để ẩn / hiện Ribbon, bạn có thể thực hiện một trong ba
cách sau:
Double-click vào bất kỳ tên Tab nào trên Ribbon.
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1.
Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải Quick
Access Toolbar 1(*) rồi chọn Minimize the Ribbon.
(*)
Thanh truy cập nhanh – Xem trang 22. (*)
Xem trang 130. (*)
Xem trang 88: Thay đổi phạm vi ảnh hưởng của tên dãy trong bảng tính.
www.giaiphapexcel.com
20 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Ở trên cùng bên trái của cửa sổ chương trình
Excel, có một cái nút tròn với biểu tượng của
Office, đó chính là nút Office. Có thể gọi nút
Office này là ―trung tâm điều hành‖ của Excel 2007, bởi nó
là nơi chứa tất cả những lệnh cần thiết nhất, thường hay sử
dụng nhất: New, Open, Save, Save as, Print và Close .
Có thể so sánh nút Office này như menu File trong Excel
2003.
Hình 4 – Các lệnh của nút Office trong Excel 2007
Trong cửa sổ mở ra khi nhấn nút Office, ở góc dưới bên
phải, bạn sẽ thấy nút Excel Options. Đây chính là công cụ để
thiết lập những tùy chọn cho Excel, mà trong Excel 2003,
nó nằm trong menu Tools.
BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010 21
Với Excel 2010, dường như Microsoft cảm thấy người
dùng có vẻ lúng túng với biểu tượng của nút Office, nên đã
đổi nút này bằng một Tab có tên là File. Tuy nhiên, thay vì
chỉ là một khung chứa các lệnh của Excel 2007, khi nhấn
vào Tab File của Excel 2010, bạn sẽ thấy nó được mở ra
như một cửa sổ độc lập , che hết toàn bộ bảng tính.
Hình 5 - Cửa sổ chứa các nhóm lệnh của nút File trong Excel 2010
Ứng với mỗi lệnh được chọn ở khung bên trái, Excel 2010
sẽ trình bày chi tiết những gì liên quan đến lệnh đó ở phần
bên phải một cách rất chuyên nghiệp, có thể làm hài lòng
những ai khó tính nhất.
Khác biệt nhất so với Excel 2007 là lệnh Print. Ở Excel
2010, bạn có thể xem trước những gì sẽ in, cũng như canh
lề, định dạng cho trang in ngay trong cửa sổ này.
Và cũng như Excel 2007, các tùy chọn cho Excel (Options)
được đưa vào đây.
www.giaiphapexcel.com
22 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Tương tự với việc tùy
biến các nút lệnh trên
toolbar của Excel
2003, Excel 2007 cũng
cho phép bạn đưa
những nút lệnh thường
hay sử dụng nhất lên một chỗ gọi là Quick Access Toolbar,
nằm ở phía trên bên trái của cửa sổ chương trình, bên cạnh
nút Office .
Mặc định ban đầu, ở đây chỉ có 3 nút lệnh là Save, Undo và
Redo. Để thêm các lệnh khác, bạn hãy làm theo các bước
sau đây :
1. Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải thanh
Quick Access Toolbar. Trong bảng mở ra có sẵn một số
lệnh (New, Open...), muốn thêm nút lệnh nào vào thì
nhấn chọn lệnh đó.
2. Nếu bạn thấy lệnh mình muốn không có trong danh
sách có sẵn ở trên, thì nhấn vào More Commands...
3. Trong cửa sổ mở ra, chọn nhóm lệnh ở khung Choose
commands from.
4. Chọn lệnh cần thêm vào trong khung bên dưới.
5. Nhấn nút Add để thêm nút lệnh vào Quick Access
Toolbar. Lập lại bước 4 và bước 5 để thêm những lệnh
khác, nếu cần thiết có thể chọn lại nhóm lệnh như
bước 3. Nếu không thích một nút lệnh nào đó, thì thay
vì nhấn vào Add, bạn chọn nó (trong Group) rồi nhấn
Remove.
6. Sau khi đã vừa ý, nhấn OK để hoàn tất.
Hình 6 – Quick Access Toolbar
BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010 23
Hình 7 – Các bước để thêm nút lệnh vào Quick Access Toolbar
Ngoài ra, bạn cũng có thể cho thanh truy cập nhanh này
nằm ở phía dưới Ribbon (thay vì nằm ở trên như mặc định)
bằng lệnh Show Below the Ribbon, xuất hiện khi bạn nhấn
vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải thanh Quick Access
Toolbar như đã thực hiện ở bước 1.
Tuy nhiên, có thể bạn sẽ thấy rằng diện tích của Quick
Access Toolbar khá khiêm tốn, không đủ để chứa hết những
lệnh bạn thường sử dụng nhất. Nhưng Excel 2007 chưa cho
phép bạn tự tạo một nhóm lệnh riêng trong Ribbon giống
như bạn đã từng tạo những Custumize Toolbar ở Excel
2003, trừ phi bạn biết lập trình VBA hoặc dùng Macro 4 để
www.giaiphapexcel.com
24 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
can thiệp. Có lẽ thấu hiểu được nhu cầu này của bạn, trong
phiên bản Excel 2010, Micorsoft đã có một bước cải tiến
mà bạn sẽ thấy ở phần ngay sau đây.
Nếu đã sử dụng thành thạo Excel 2003, chắc hẳn bạn đã
biết cách tạo thêm một Toolbar theo ý riêng mình, chứa
những nút lệnh cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian.
Với Exel 2010, bạn cũng có thể thực hiện điều đó. Ngoài
những nhóm có sẵn trên Ribbon, bạn có thể tự tạo thêm
những nhóm lệnh (Tab) khác theo ý riêng mình, trong đó
chứa những nút lệnh mà bạn thường hay sử dụng nhất.
Để thực hiện, bạn theo các bước sau đây :
1. Right-click vào bất kỳ chỗ nào trong Ribbon.
2. Chọn lệnh Customize the Ribbon...
3. Trong cửa sổ mở ra, nhấn vào New Tab để tạo một
Tab mới. Bạn có thể tạo mới bao nhiêu Tab tùy ý.
4. Theo mặc định, Excel 2010 sẽ tạo sẵn một Group
(nhóm nút lệnh) nằm trong Tab mới này.
5. Bạn có thể sửa lại tên theo ý thích bằng cách click
chọn vào Tab hoặc Group mới được tạo, và nhấn vào
nút Rename, nhập tên mới (có thể gõ dấu tiếng Việt
bằng bộ gõ Unicode) và nhấn OK.
6. Chọn nhóm danh sách các lệnh có sẵn của Excel.
7. Chọn lệnh cần thêm vào Tab mới.
BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010 25
Hình 8 – Các bước tạo Customize Ribbon trong Excel 2010
8. Nhấn Add để thêm nút lệnh mới vào trong Group mới
được tạo. Lập lại bước 6, 7, 8 để thêm các nút lệnh
khác. Nếu không thích một nút lệnh nào đó, thì thay
vì nhấn vào Add, bạn chọn nó (trong Group) rồi nhấn
Remove.
9. Nếu cần tạo thêm nhiều Group nữa trong Tab mới
này, bạn nhấn vào New Group, đặt lại tên như ở bước
5, và thêm các nút lệnh vào Group như đã làm ở bước
6, 7, 8.
10. Theo mặc định, Excel sẽ đặt Tab mới tạo nằm ngay
sau Tab Home. Nếu cần thiết phải di chuyển nó đi chỗ
khác, bạn chọn nó, rồi nhấn vào cặp mũi tên ở ngoài
rìa bên phải.
11. Sau khi đã vừa ý với tác phẩm của mình, nhấn OK để
quay về màn hình chính.
www.giaiphapexcel.com
26 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Trong trường hợp thay vì tạo mới một Tab, mà bạn lại thêm
hoặc bớt những nút lệnh trong những Tab có sẵn của
Ribbon mặc định của Excel 2010, và sau đó bạn muốn hoàn
trả lại như ban đầu, bạn chỉ cần chọn Tab đã bị chỉnh sửa
rồi nhấn vào nút Reset nằm ở góc dưới bên phải.
Excel 2010 còn cho phép bạn lưu lại những thiết lập
Ribbon của riêng bạn sang một máy khác, hoặc nhập vào
Excel của bạn một thiết lập đã có sẵn:
Trong cửa sổ Customize the Ribbon, ở góc dưới bên phải, có
một nút lệnh Import/Export. Nhấn vào đó, bạn sẽ thấy có 2
lệnh:
Import customization file: dùng để nhập những thiết lập
có sẵn vào trong máy. Loại tập tin mà Excel 2010 lưu
những thiết lập cho Ribbon được gọi là Exported
Office UI file.
Export all customization: dùng để lưu lại những thiết lập
của bạn. Bạn có thể lưu vào bất kỳ nơi nào trong ổ
cứng.
Mới nhìn qua giao diện Excel 2007, bạn có thể tưởng rằng
chỉ có thể sử dụng Ribbon bằng chuột chứ không thể dùng
tổ hợp phím Alt + ký tự đại diện như bạn đã từng sử dụng
với Excel 2003, vì trên hệ thống Ribbon không hề thấy các
ký gạch chân như ở Excel 2003. Tuy nhiên, thanh Ribbon
vẫn có thể truy cập bằng bàn phím.
Thật vậy, bạn chỉ cần nhấn phím Alt (nhấn một cái thôi, và
không cần giữ nó), bạn sẽ thấy Ribbon xuất hiện những ký
tự như ở hình 9:
BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010 27
Hình 9 – Nhấn Alt để truy cập nhanh Ribbon
Những chữ cái vừa xuất hiện đó đại diện cho tên của các
Tab trên Ribbon. Cần truy cập Tab nào, bạn chỉ cần gõ chữ
cái tương ứng. Hoặc cũng ngay lúc này, bạn có thể dùng
các phím mũi tên để di chuyển qua lại giữa các Tab.
Giả sử, tôi nhấn tiếp phím H để gọi Tab Home, Ribbon sẽ
ngay lập tức cho biết thêm các phím tắt của từng nhóm nút
lệnh trong Tab Home .
Hình 10 – Những ký tự đại diện cho các phím tắt để truy cập Ribbon
Những chữ cái đơn lẻ thì dễ rồi, chỉ cần nhấn vào để gọi
nút lệnh tương ứng đang nằm sau lưng nó. Nhưng những
cặp ký tự có hai chữ thì sao? Vẫn bình thường thôi, ví dụ
tôi nhấn tiếp phím F. Chỉ những phím tắt nào bắt đầu bằng
chữ F còn lại trên màn hình . Bây giờ thì tôi chỉ cần
nhấn thêm ký tự thứ hai, là tôi sẽ chọn được nút lệnh mong
muốn. Ví dụ, nếu tôi nhấn ký tự C, một khung màu sẽ mở
ra để tôi chọn màu cho chữ của ô hiện hành.
www.giaiphapexcel.com
28 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Hình 11 – Những ký tự đại diện cho các phím tắt để truy cập Ribbon
Nếu muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính mà không
chọn một nút lệnh nào hết, bạn chỉ cần nhấn Esc hoặc nhấn
Alt một lần nữa.
Truy cập các nút lệnh trên Ribbon bằng bàn phím thật đơn
giản, phải không bạn. Chưa hết. Nếu bạn là người đã sử
dụng Excel 2003 lâu năm, chắc hẳn bạn sẽ thuộc khá nhiều
bộ phím tắt trong đó. Ví dụ, nhấn Alt+T+O sẽ mở hộp thoại
Options, Alt+D+S sẽ mở hộp thoại Sort, v.v...
Bạn không cần phải quên những bộ phím tắt đó. Bạn vẫn
có thể sử dụng chúng bình thường để gọi những hộp thoại
quen thuộc của mình, cho dù đây là Excel 2007, hay thậm
chí là Excel 2010. Hãy thử xem.
Cho dù không thể hiện các ký tự gạch chân đại diện cho
các phím tắt trên màn hình, nhưng Excel 2007 vẫn lưu giữ
những bộ phím tắt đã có ở những phiên bản trước. Có lẽ
Excel hiểu rằng, thuộc được những phím tắt đã khó, quên
chúng còn khó hơn!
Cũng như Excel 2003, khi bạn right-click vào một ô, hoặc
một nhóm các ô, hoặc một đối tượng nào đó trên bảng tính,
Excel 2007 sẽ xuất hiện một Shortcut menu ngay tại vị trí
BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010 29
con chuột , chứa các lệnh
thông dụng mà Excel nghĩ rằng
bạn có thể áp dụng cho đối tượng
mà bạn chọn.
Tuy nhiên, ở Excel 2007, ngoài
những lệnh thông thường như đã
có ở Excel 2003, Shortcut menu
này còn có thêm nhóm nút lệnh
dùng để định dạng font chữ, định
dạng kiểu dữ liệu và định dạng ô
bảng tính, giúp bạn tiết kiệm được
khá nhiều thời gian khi làm việc
với Excel.
Sheet Tab là nhóm phím dùng để di chuyển qua lại giữa các
Sheet nằm ở góc dưới bên trái, giống như đã có ở Excel
2003. Riêng với Excel 2007, ở ngoài cùng bên phải của
Sheet Tab có thêm nút Insert Worksheet, dùng để
chèn một Sheet mới vào trong bảng tính.
Hình 13 – Sheet Tab trong Excel 2007
Đã sử dụng Excel 2003, chắc hẳn bạn đã biết có thể xem
nhanh một trong những loại kết quả có sẵn cho dãy ô đang
chọn như: Tổng / Trung bình / Giá trị lớn nhất / Giá trị nhỏ
Hình 12 – Shortcut menu xuất hiện khi right-click
vào một ô
www.giaiphapexcel.com
30 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
nhất... của nhóm ô đang chọn, bằng cách chọn lệnh tương
ứng khi right-click vào Status bar.
Tuy nhiên, với Excel 2003, mỗi lần như thế bạn chỉ có thể
chọn một loại kết quả. Đã chọn SUM thì không thể chọn
COUNT... Bạn không thể chọn xem nhiều loại kết quả trên
Status bar. Và ngoài chuyện chọn xem nhanh những kết
quả cho khối ô đang chọn, bạn không còn tùy chọn nào
khác cho Status bar.
Với Excel 2007, thì mọi chuyện lại khác. Không những bạn
có thể chọn xem cùng lúc nhiều loại kết quả cho khối ô
đang được chọn, mà còn có thể đặt vào Status bar những
thông số khác liên quan đến bảng tính, như số trang của
bảng tính, tình trạng của các phím chức năng... Chỉ cần
right-click vào Status bar và chọn mục cần xem ,
chọn bao nhiêu mục cũng được.
Hình 14 – Tùy chọn Status bar của Excel 2007
BNTT
Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010 31
Excel 2007 và Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định
là XLSX dựa trên chuẩn XML (eXtensible Markup
Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS.
Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài
liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và
các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các tài liệu được
quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ
hết.
Ngoài dạng XLSX dùng cho các file bảng tính thông
thường, Excel 2007 còn có nhiều loại tập tin khác cũng
theo chuẩn XML. Trong số đó, bạn nên quan tâm đến dạng
XLSM.
Dạng file XLSM dùng cho các bảng tính có chứa các
macro. Nếu bạn có lập trình VBA trong bảng tính, buộc
bạn phải chọn lưu theo dạng này, vì khi đó Excel mới cho
phép các macro hoạt động.
Dĩ nhiên, chuẩn XML này chỉ có Excel 2007 trở lên mới sử
dụng được.
***
www.giaiphapexcel.com
32 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
2
Thao tác với bảng tính
Có nhiều cách để tạo một workbook mới. Song cách dễ
nhất và có thể áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là
nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.
Tuy nhiên, việc ấy sẽ chỉ mở ra một workbook trắng. Nếu
như bạn muốn tạo một workbook mới dựa theo những
khuôn mẫu có sẵn (template), thì bạn làm theo cách sau
đây:
Nhấn nút Office New, trong hộp thoại mở ra chọn
Installed Templates rồi lựa một trong những templates có
sẵn đã được cài vào máy khi bạn cài đặt Excel 2007. Excel
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 33
sẽ minh họa cho bạn xem trước mẫu bạn sẽ chọn trong một
khung lớn bên phải.
Bạn cũng có thể tạo mới một workbook dựa theo cấu trúc
của một workbook đã có sẵn trên máy, bằng cách nhấn vào
mục New from existing...
Ngoài ra, nếu máy của bạn có nối mạng Internet, bạn có thể
vào Micorsoft Online để tải về rất nhiều những templates
được dựng sẵn, chia thành từng nhóm phù hợp với mỗi loại
công việc.
Hình 15 – Cửa sổ New của Excel 2007
Có nhiều cách để mở một workbook có sẵn. Song cách dễ
nhất và có thể áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là
nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Sau đó bạn chọn workbook cần
mở rồi nhấn nút Open.
Hoặc, bạn nhấn nút Office Open, một hộp thoại sẽ mở ra
giống như khi bạn nhấn Ctrl+O.
www.giaiphapexcel.com
34 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Nếu như bạn đã từng dùng Excel, thì cũng như Excel 2003,
Excel 2007 sẽ lưu lại tên của những workbook được mở ra
gần nhất trong khung Recent Documents của nút Office. Tuy
nhiên, Excel 2007 có thể lưu lại đến 50 workbook được mở
ra gần nhất, trong khi Excel 2003 thì chỉ có 9.
Còn một cách khác nữa để mở một workbook có sẵn, đó là
bạn dùng Windows Explorer tìm đến thư mục chứa
workbook đã lưu, rồi double-click vào tên workbook. Excel
sẽ tự khởi động (nếu chưa mở) đồng thời mở luôn
workbook đó cho bạn.
Tuy nhiên, trong trường hợp bạn sử dụng đồng thời nhiều
phiên bản Excel trong máy tính, thì Excel sẽ khởi động
phiên bản nào được cài vào sau cùng. Nếu bạn không biết
cách thiết lập phiên bản mặc định sẽ tự khởi động khi
double-click vào tên của một workbook, thì bạn hãy khởi
động Excel lên trước, rồi hãy double-click vào tên
workbook trong Windows Explorer sau.
Sau khi làm việc với workbook, điều cốt tử là phải lưu lại
những chỉnh sửa, thay đổi, nếu không, công sức của bạn
xem như bỏ biển. Excel 2007 cung cấp một cơ chế sao lưu
tự động trong một khoảng thời gian nhất định (mặc định là
10 phút/lần). Bạn có thể tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời
gian giữa các lần sao lưu để đề phòng trường hợp máy tính
bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện.
Cách tùy chỉnh rất đơn giản: Nhấn nút Office Excel
Options Save, bạn chỉ cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save
AutoRecover Information Every rồi chỉnh lại thời gian sao lưu
tự động theo ý muốn .
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 35
Hình 16 – Tùy chỉnh thời gian Auto Save trong Option của Excel 2007
Có nhiều cách để lưu một workbook, nhưng nhanh nhất và
thích hợp với bất kỳ phiên bản Excel nào, vẫn là tổ hợp
phím Ctrl+S hoặc Shift+F12. Với riêng Excel 2007, thì bạn
nhấn nút Office Save.
Trong trường hợp muốn lưu workbook với một tên khác,
với mọi phiên bản của Excel, bạn chỉ cần nhấn F12.
Một số lưu ý khi Save
Quy tắc đặt tên: Các bảng tính Excel dùng chung
quy tắc đặt tên của Windows. Tên bảng tính có thể dài
tối đa 255 ký tự, nhưng không được dùng các ký tự
đặc biệt như: \ ? : * “ < >
Bảo mật: Để bảo mật cho workbook, bạn có thể gán
mật mã bảo vệ, và chỉ có ai biết mật mã mới mở
được. Để gán mật mã cho workbook, bạn làm như
sau:
1. Nhấn nút Office Save As, hộp thoại Save As
hiện ra .
2. Nhấn nút Tools General Options..., hộp thoại
General Options hiện ra.
3. Nhập mật mã mở (Password to open) và mật mã
hiệu chỉnh (Password to modify) cho workbook.
Hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật.
Sau đó nhấn nút OK.
www.giaiphapexcel.com
36 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Hình 17 – Hộp thoại Save as với tùy chọn Tools
4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn
nút OK.
5. Nhấn nút Save để hoàn tất.
Có nhiều cách để đóng một workbook. Song cách dễ nhất
và có thể áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là nhấn
tổ hợp phím Ctrl+W, hoặc Alt+F4.
Hoặc, bạn nhấn nút Office Close.
Cũng giống như Excel 2003, Excel 2007 cung cấp cho bạn
khả năng sắp xếp các workbook được mở cùng lúc. Nhờ
vậy, việc tham khảo qua lại giữa các các workbook thuận
tiện hơn.
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 37
Để sắp xếp, bạn chọn View Windows Arrange All
, tiếp theo chọn cho mình một kiểu bố trí thích hợp nhất.
Hình 18 – Chọn lệnh Arrange All để sắp xếp các workbook đang mở
Bạn làm theo một trong các cách sau:
Dùng tổ hợp phím Shift+F11 để chèn một Sheet mới
vào trước Sheet hiện hành.
Chọn Home Cells Insert Insert sheet.
Right-click lên Sheet Tab và chọn Insert, chọn
Worksheet và nhấn nút OK trong hộp thoại Insert...
Và cách này thì chỉ có trong Excel 2007: Nhấn vào
biểu tượng nằm
ở ngoài cùng
bên phải của
Sheet Tab
, bạn sẽ có ngay một Sheet mới.
Khi cần phải di chuyển, sắp xếp lại các Sheet, cách nhanh
nhất là dùng chức năng kéo thả của Excel. Bạn chỉ việc
nhấn và giữ phím trái chuột lên tên Sheet rồi kéo đến vị trí
mới để thả xuống.
Hình 19
www.giaiphapexcel.com
38 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Khi phải di chuyển qua nhiều Sheet mà số lượng các Sheet
thì nhiều, bạn right-click lên tên Sheet cần di chuyển, chọn
Move or Copy.
Hộp thoại Move or Copy sẽ mở ra, và bạn chỉ cần bấm chọn
tên của Sheet mà bạn sẽ chuyển Sheet đang chọn đến trước
nó, rồi nhấn OK (xem ví dụ ở hình 20: Di chuyển Sheet1
đến đứng trước Sheet6)
Bạn có thể chọn một lần nhiều Sheet để di chuyển, bằng
cách nhấn giữ phím Ctrl rồi nhấp chuột vào mỗi Sheet bạn
muốn chọn.
Hình 20 – Di chuyển Sheet1 đến trước Sheet6
Khi cần phải sao chép một Sheet (đến một vị trí khác hoặc
sang một bảng tính khác), bạn cũng dùng hộp thoại Move or
Copy như đã nói trên đây, nhưng trước khi nhấn OK, bạn
hãy đánh dấu vào tùy chọn Create a copy.
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 39
Muốn xóa một Sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa rồi chọn
Home Cells Delete Delete sheet. Hoặc nhanh hơn,
right-click vào tên Sheet muốn xóa sau đó chọn Delete.
Việc này rất đơn giản, chỉ cần right-click vào tên Sheet cần
đổi tên ở Sheet Tab rồi chọn Rename, sau đó bạn nhập vào
tên mới và nhấn Enter.
Nếu dùng Ribbon: Home Cells Format Rename
Sheet.
Lưu ý: Excel không cho phép dùng các ký hiệu, ký tự đặc
biệt (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho Sheet.
Bạn có thể dùng tên tiếng Việt có dấu cho Sheet. Tuy
nhiên, khi đặt tên cho Sheet, bạn nên dùng một tên ngắn
gọn, dễ nhớ, không có khoảng trắng, không có dấu tiếng
Việt, nếu như bạn không muốn mất thời gian cho việc xử lý
những tên Sheet trong các công thức.
Tô màu ở đây không phải là tô màu cho những ô trong
bảng tính, mà chỉ là tô màu cho Sheet Tab. Việc tô màu cho
Sheet Tab là để dễ quản lý Sheet Tab hơn.
Chỉ cần cần right-click vào tên Sheet mà bạn muốn tô màu
rồi chọn Tab Color và chọn màu thích hợp . Với
Excel 2003, thì sau khi chọn màu, bạn phải nhấn OK thì
Excel mới tô màu cho Sheet Tab.
www.giaiphapexcel.com
40 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Hình 21 – Tô màu cho Sheet Tab
Khi bạn không muốn ngưới khác thấy một hay nhiều Sheet
nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Tuy nhiên, bạn không thể ẩn
hết các Sheet trong workbook mà phải chừa lại ít nhất một
Sheet không bị ẩn.
Với Excel 2003, bạn chọn Sheet cần dấu, sau đó gọi menu
Format > Sheet > Hide. Để thấy lại những Sheet đã được ẩn,
bạn cũng vào menu đó nhưng gọi lệnh Unhide, chọn sheet
muốn cho hiện ra rồi nhấn OK.
Với Excel 2007, thì việc này đơn giản hơn nhiều, muốn ẩn
sheet nào, bạn chỉ việc right-click vào Sheet Tab của Sheet
đó rồi chọn Hide. Để thấy lại những Sheet đã được ẩn, bạn
right-click vào bất kỳ Sheet Tab nào cũng được, chọn
Unhide, chọn Sheet muốn cho hiện ra và nhấn OK.
Nếu dùng Ribbon: Home Cells Format Hide & Unhide
rồi chọn lệnh thích hợp.
Để ngăn cản không cho người khác thấy được những Sheet
bị ẩn, hoặc thêm hay xóa, đổi tên, sao chép, di chuyển các
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 41
sheet,... bạn hãy sử dụng chức năng Protect Workbook, với
tùy chọn Structure (khóa cấu trúc của bảng tính):
Chọn Review Changes Protect Workbook Protect
Structure and Windows , đánh dấu chọn Structure
trong hộp thoại hiện ra, nhập mật mã nếu cần thiết rồi nhấn
OK.
Hình 22
Để di chuyển qua lại giữa các Sheet, bạn có thể dùng những
tổ hợp phím sau đây:
Ctrl + Page Up Di chuyển đến Sheet phía trước
Sheet hiện hành
Ctrl + Page Down Di chuyển đến Sheet phía sau
Sheet hiện hành
Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần
phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có được góc nhìn tốt
www.giaiphapexcel.com
42 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
hơn, hoặc xem nội dung của cùng một Sheet dưới nhiều góc
độ khác nhau, hoặc chia cửa sổ Sheet thành nhiều ngăn để
dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề một danh sách
dài trong khi cuốn các thanh cuốn...
Sử dụng thanh Zoom
Excel 2007 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu
nhỏ khung làm việc của bảng tính ngay ở góc dưới bên phải
màn hình , và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung
làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn và nút
dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ.
Hình 23 – Công cụ Zoom trong Excel 2007
Hoặc bạn cũng có thể sử dụng những nút lệnh trong nhóm
Zoom, nằm trong Tab View trên Ribbon.
Sẽ rất thiếu sót nếu tôi không nói đến một phương pháp rất
nhanh để phóng to hoặc thu nhỏ bảng tính có thể áp dụng
cho mọi phiên bản của Excel: Bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl
và quay bánh xe lăn của con chuột, đẩy bánh xe về phía
trước để phóng to màn hình, kéo bánh xe về phía sau để thu
nhỏ màn hình.
Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ
Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một
Sheet hay các Sheet trong cùng một workbook dưới nhiều
góc độ khác nhau, và mỗi một cửa sổ sẽ được gắn thêm
một chỉ số phía sau tên tập tin.
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 43
Ví dụ, tôi có thể xem đồng thời Sheet By Product và Sheet
By Product-Customer của workbook SalesReport trong cùng
một cửa sổ .
Hình 24 – Chia 1 sheet thành 2 cửa sổ để so sánh nội dung
Để thực hiện điều này, bạn chọn View Windows New
Windows :
Hình 25 – Chọn lệnh New Windows trên Ribbon
Tiếp theo, bạn nhấn nút lệnh Side by Side. Mặc định thì
Excel sẽ kích hoạt luôn chức năng Synchronous Scrolling,
nghĩa là nếu bạn cuộn cửa sổ bên này, thì cửa sổ bên kia
cũng tự động cuộn theo. Nếu không thích như thế, bạn chỉ
cần nhấn vào nút Synchronous Scrolling để tắt nó đi.
www.giaiphapexcel.com
44 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Chia khung bảng tính làm nhiều phần
Tính năng này được dùng khi bạn cần thao tác với các danh
sách dài hoặc trong tính toán cần bạn phải thực hiện nhiều
việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính, bạn đặt ô hiện
hành tại vị trí cần chia trên bảng tính, sau đó chọn View
Windows Split .
Hình 26 – Dùng lệnh Split để chia bảng tính thành nhiều phần
Ngoài cách này, nếu bạn để ý thì sẽ thấy ở phía trên của
thanh cuộn dọc và bên phải của thanh cuộn ngang, có một
cái ngấn nhỏ mà khi rê chuột vào đó, nó sẽ biến thành hình
mũi tên có 2 đầu với hai vạch ngắn ở giữa; đó chính là công
cụ để chia nhanh bảnh tính. Bạn chỉ cần nhấn giữ chuột và
kéo vào giữa bảng tính, bảng tính của bạn sẽ được chia
thành nhiều khung có nội dung y nhau.
Để bỏ việc chia bảng tính thành nhiều khung như vậy, thì
bạn chỉ cần nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2
lần lên đường chia dọc và ngang.
Hình 27 – Một bảng tính sau khi chia thành 4 phần
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 45
Cố định vùng tiêu đề
Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố
định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc, ví dụ như dòng
tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì
nó giúp ta luôn thấy được dòng (hoặc cột) tiêu đề mặc dù
đã cuốn màn hình xuống phía dưới (hoặc sang phải) để
nhập liệu.
Để cố định một vùng nào đó, bạn chọn View Windows
Freeze Panes, sau đó chọn kiểu cố định phù hợp .
Hình 28 – Dùng Freeze Panes để cố định vùng tiêu đề
Nếu bạn chọn:
Freeze Panes: Excel sẽ cố định dòng phía trên và cột
bên trái ô hiện hành.
Freeze Top Row: Excel sẽ cố định dòng đầu tiên đang
nhìn thấy của danh sách.
Freeze First Column: Excel sẽ cố định cột đầu tiên
đang nhìn thấy của danh sách.
Hai tùy chọn thứ 2 và thứ 3 (Freeze Top Row và Freeze First
Column), chỉ có trong Excel 2007. Khi chọn 2 tùy chọn này,
bạn không cần thiết phải đặt ô hiện hành nằm ở vị trí ngay
dưới dòng tiêu đề (hoặc bên phải cột tiêu đề), mà chỉ cần
nằm ở đâu đó trong vùng chứa dữ liệu, và bạn phải chắc
chắn rằng bạn đang nhìn thấy được dòng (hoặc cột) tiêu đề
www.giaiphapexcel.com
46 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
trên màn hình, bởi vì khi chọn một trong hai tùy chọn này,
Excel sẽ cố định dòng (hoặc cột) đầu tiên đang hiển thị trên
màn hình, chứ không phải dòng (hoặc cột) đầu tiên của
vùng chứa dữ liệu.
Tùy chọn thứ nhất (Freeze Panes) giống như của Excel
2003. Khi chọn tùy chọn này, bạn phải chắc chắn rằng ô
hiện hành đang nằm bên dưới và bên phải của vùng tiêu đề
mà bạn muốn cố định.
Để bỏ việc cố định một vùng nào đó, bạn chọn View
Windows Freeze Panes Unfreeze Panes.
Chức năng Watch Window
Tính năng này giúp ta theo dõi một số ô nào đó trong quá
trình tính toán. Bạn muốn giám sát ô nào thì đưa nó vào
danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window, bằng cách
chọn Formulas Formula Auditing Watch Window.
Hình 29 – Chọn lệnh Watch Windows trên Ribbon
Cửa sổ Watch Window sẽ xuất hiện ngay trên màn hình. Sau
đó bạn nhấp chọn ô cần theo dõi rồi nhấn vào nút Add
Watch trên cửa sổ Watch Window .
Hình 30 – Hai ô H33 và E45 đang được giám sát trong cửa sổ Watch Windows
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 47
Có lẽ rằng ngoài việc nhập liệu, bạn sẽ dành phần lớn thời
gian trong Excel để làm việc với các dãy ô. Khi bạn sao
chép, di chuyển, định dạng, đặt tên, hay tô màu,... là bạn
đang làm việc với các dãy ô đấy.
Làm việc với một dãy ô dễ dàng hơn nhiều so với làm việc
với từng ô riêng biệt. Ví dụ, bạn muốn biết giá trị trung
bình của một cột số từ B1 đến B30. Bạn có thể nhập hết 30
ô đó như là những đối số của hàm AVERAGE, nhưng gõ
= AVERAGE(B1:B30) sẽ nhanh hơn và có lẽ chính xác hơn.
Nói cách khác, các dãy ô giúp tiết kiệm cho bạn thời gian
làm việc. Các dãy ô là những công cụ mạnh mẽ thể hiện
sức mạnh của Excel. Do đó, nếu bạn nắm rõ thao tác với
các dãy ô, thì bạn sẽ tận dụng được tối đa thời gian làm
việc với Excel của bạn.
Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và
số thứ tự của dòng. Ví dụ, G3 là địa chỉ của ô đang nằm ở
dòng thứ 3 của cột G.
Một dãy ô trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô
ở góc trên bên trái của dãy và địa chỉ của ô góc dưới bên
phải của vùng, phân cách bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ:
B5:H10 là địa chỉ của một dãy ô bắt đầu từ ô nằm ở dòng
thứ 5 của cột B cho đến ô nằm ở dòng thứ 10 của cột H.
Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định
bằng chính tên của cột (hay số thứ tự của dòng) đó, viết 2
lần và phân cách bởi dấu hai chấm (:) ở giữa. Ví dụ: B:B là
địa chỉ của cả cột B, 5:5 là địa chỉ của cả dòng 5.
www.giaiphapexcel.com
48 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Name Box
Name Box là ô nằm ở bên
trái của thanh Formular
bar, phía trên bên trái của
bảng tính . Bình
thường, Name Box sẽ hiển
thị địa chỉ của ô đang
được chọn hoặc địa chỉ
của ô đầu tiên của dãy ô đang được chọn.
Phiên bản nào của Excel cũng có Name Box, nhưng chỉ với
Excel 2007 trở lên, bạn mới có thể thay đổi kích cỡ của
Name Box. Nếu bạn không thể thấy hết tên của dãy hiện
hành (do nó dài quá), bạn di chuyển con trỏ chuột sang mép
phải của Name Box (ngay chỗ có một cái núm tròn lõm
xuống), con trỏ chuột sẽ biến thành một mũi tên hai đầu
nằm ngang, bạn chỉ việc nhấp và rê chuột qua lại để định
lại kích cỡ cho Name Box.
Cho dù bạn có thể dùng cả chuột lẫn bàn phím để chọn một
dãy, nhưng bạn sẽ thấy rằng dùng chuột thì dễ dàng hơn.
Tôi sẽ hướng dẫn một số phương pháp mà bạn có thể sử
dụng để chọn một dãy ô bằng chuột.
Chọn một dãy ô liên tục
Một dãy ô liên tục, hay một nhóm các ô liền kề nhau tạo
thành một hình chữ nhật, là loại dãy ô mà bạn thường sử
dụng nhất. Để chọn dãy ô liên tục bằng chuột, bạn làm theo
các bước sau đây:
Hình 31 – Name Box
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 49
1. Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô muốn chọn
(thường người ta gọi ô này là ô neo, ô gốc), rồi nhấn
và giữ phím trái chuột.
2. Với phím trái chuột vẫn được nhấn, rê con trỏ chuột
đến ô dưới cùng bên phải của dãy ô muốn chọn. Bạn
sẽ thấy ô gốc được tô sáng lên, còn những ô mà bạn
kéo chuột đi ngang qua sẽ sẫm màu lại, đồng thời
trong ô Name Box sẽ hiển thị số cột và số hàng mà bạn
đã chọn .
3. Thả nút chuột ra, bạn đã chọn xong một dãy. Lúc này,
Name Box sẽ hiển thị địa chỉ của ô gốc.
Hình 32 – Đang khi bạn dùng chuột kéo chọn ô,
Name Box sẽ hiển thị số cột và số hàng mà bạn đã chọn
Những bước trên đây chỉ cho bạn cách để chọn một dãy ô
từ ô trên cùng bên trái đến ô dưới cùng bên phải. Tuy
nhiên, bạn không bắt buộc phải làm như vậy, nghĩa là bạn
có thể tự do chọn ô gốc và ô kết thúc (chẳng hạn từ ô dưới
cùng bên phải đến ô trên cùng bên trái, khi bạn chỉ có thể
nhìn thấy trên màn hình ô dưới cùng bên phải, còn ô trên
cùng bên trái thì không).
www.giaiphapexcel.com
50 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính
Bằng cách sử dụng những tiêu đề của cột và hàng, bạn sẽ
nhanh chóng chọn được một dãy ô là nguyên một cột hoặc
một hàng: Để chọn nguyên một cột, nhấn chuột vào tiêu đề
cột; để chọn nguyên một hàng: nhấn chuột vào tiêu đề
hàng.
Nếu bạn muốn chọn tất cả các cột hoặc các hàng (hay nói
cách khác, chọn toàn bộ bảng tính), bạn hãy nhấn vào nút
Select All, là nút nằm ở góc cao bên trái của một bảng tính
.
Hình 33 – Nhấn vào nút Select All để chọn cả bảng tính
Chọn một dãy ô liên tục với chế độ Extend
Bạn có thể sử dụng chế độ Extend của Excel thay cho cách
thông thường khi dùng chuột chọn một dãy ô liên tiếp hình
chữ nhật, theo những bước sau đây:
1. Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô muốn chọn.
2. Nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend (bạn sẽ thấy
chữ Extend Selection hiện lên ở Status Bar)
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 51
3. Nhấp ô dưới cùng bên phải của dãy ô. Excel sẽ chọn
toàn bộ dãy ô đó.
4. Nhấn F8 lần nữa để tắt chế độ Extend.
Chọn một dãy không liên tục bằng chuột
Nếu các ô bạn muốn làm việc với chúng nằm rải rác trong
sheet, bạn phải kết hợp chúng thành một dãy không liên
tiếp. Bí quyết để xác định một dãy ô không liên tiếp là nhấn
phím Ctrl trong khi chọn các ô. Những bước sau đây sẽ giúp
bạn làm điều này:
1. Nhấp chọn ô hoặc dãy ô đầu tiên mà bạn muốn đưa
vào một dãy ô không liên tiếp nhau.
2. Nhấn và giữ phím Ctrl.
3. Nhấp chọn tiếp các ô hoặc các dãy ô hình chữ nhật
khác mà bạn muốn đưa thêm vào dãy ô không liên
tiếp đó.
4. Sau khi đã chọn đủ các ô hoặc các dãy ô, thả phím
Ctrl.
Khi chọn một dãy ô không liên tục, bạn không thể dùng
chức năng Extend. Và bạn phải thật cẩn thận khi xác định
các ô hoặc các dãy ô cần thêm vào. Một khi bạn đã nhấp
chọn thêm một ô hoặc một dãy ô mà thấy rằng mình đã
chọn sai, cách duy nhất để chọn lại là làm lại từ đầu.
Một số thủ thuật nâng cao khi dùng chuột để chọn dãy
Sau khi đã quét chọn một dãy ô liên tục, có thể bạn sẽ
nhận thấy mình chọn nhầm góc phải dưới cùng, và kết
quả là dãy ô quá lớn hoặc quá bé. Để sửa nó, bạn hãy
www.giaiphapexcel.com
52 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
nhấn giữ phím Shift và nhấp vào đúng ô dưới cùng
bên phải (mà bạn muốn). Dãy ô sẽ tự động điều chỉnh.
Sau khi chọn một dãy ô lớn, bạn sẽ thường không còn
thấy được ô trên cùng bên trái (ô hiện hành) nữa, vì
bạn đã cuộn nó ra khỏi màn hình. Nếu bạn cần phải
thấy được ô hiện hành trước khi tiếp tục, bạn có thể
sử dụng các thanh cuộn (Scrollbars) để đưa nó vào
khung xem được, hoặc nhấn Ctrl+Backspace.
Bạn có bao giờ gặp những chuyện bực mình với con chuột
chưa? Nó không chạy, hoặc nó bị cả một đống giấy tờ đè
lên ở phía trên... Hay là, bạn dùng laptop mà không có
chuột rời, bạn đang ngồi bàn kiếng mà lại sử dụng một con
chuột quang không có tấm lót?... Làm thế nào để sử dụng
bàn phím mà chọn dãy ô? Bạn hãy làm theo những phần
sau đây, có thể bạn sẽ thích dùng bàn phím hơn là chuột.
Chọn một dãy ô liên tục
Để chọn dãy ô liên tục bằng bàn phím, bạn làm theo các
bước sau đây:
1. Dùng phím mũi tên để di chuyển đến ô trên cùng bên
trái của dãy ô muốn chọn (ô neo, ô gốc).
2. Nhấn và giữ phím Shift.
3. Dùng phím mũi tên (hoặc phím Page Up, Page Down
nếu dãy muốn chọn là một vùng lớn) để di chuyển
đến ô cuối cùng của dãy muốn chọn.
4. Thả phím Shift.
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 53
Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính
Chọn nguyên một cột hoặc một hàng bằng bàn phím là một
việc rất đơn giản: Bạn chỉ cần dùng phím mũi tên để di
chuyển đến ô nằm trong cột hay hàng mà bạn muốn chọn,
sau đó nhấn Ctrl+Spacebar nếu bạn muốn chọn nguyên cả
một cột (có chứa ô hiện hành), hoặc nhấn Shift+Spacebar
nếu muốn chọn nguyên cả một hàng.
Để chọn cả bảng tính, còn dễ hơn nữa: bạn chỉ cần nhấn
Ctrl+A.
Chọn một dãy không liên tục
Để chọn một dãy ô không liên tục bằng bàn phím, bạn theo
những bước sau đây:
1. Chọn ô hoặc dãy ô đầu tiên mà bạn muốn đưa vào
một dãy ô không liên tiếp nhau.
2. Nhấn Shift+F8 để kích hoạt chế độ Add (bạn sẽ thấy
chữ Add hiện lên ở Status bar).
3. Chọn tiếp ô hoặc dãy ô mà bạn muốn thêm vào dãy ô
không liên tục.
Lập lại bước 2 và bước 3 cho đến khi nào bạn đã chọn xong
dãy ô không liên tục mà bạn muốn.
Một số thủ thuật nâng cao khi dùng bàn phím để chọn dãy
Nếu bạn muốn chọn một dãy ô liên tiếp có chứa dữ
liệu, có một cách dễ dàng hơn để chọn toàn bộ dãy ô
đó. Đầu tiên, di chuyển đến ô trên cùng bên trái của
dãy ô. Để chọn tiếp các ô gần kề ở bên dưới ô đó,
nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên xuống; để chọn tiếp
www.giaiphapexcel.com
54 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
các ô ở bên phải của dãy đang chọn này, nhấn Ctrl +
Shift + phím mũi tên phải.
Nếu bạn chọn một dãy ô lớn, không nằm vừa trong
một màn hình, bạn có thể cuộn các ô được chọn bằng
cách kích hoạt phím Scroll Lock. Khi Scroll Lock đã
được bật, vùng được chọn sẽ giữ nguyên vẹn khi bạn
nhấn các phím mũi tên (hoặc Page Up, Page Down)
để cuộn qua cuộn lại các ô.
Khi bạn phải chọn những dãy ô rất lớn, bạn sẽ cảm thấy
mệt mỏi nếu chỉ dùng những cách thông thường bằng chuột
hoặc bằng bàn phím. Những khi như vậy, bạn nên sử dụng
lệnh GoTo của Excel.
Bình thường bạn hay dùng GoTo để nhảy nhanh đến một
địa chỉ ô hoặc tên của một dãy ô cụ thể, tôi sẽ hướng dẫn
bạn cách tận dụng tính năng này để chọn một dãy ô liên
tục:
1. Chọn ô trên cùng bên trái
của dãy ô.
2. Nhấn Ctrl+G. Hộp thoại
GoTo sẽ xuất hiện .
3. Nhập địa chỉ ô dưới cùng
bên phải của dãy muốn
chọn vào ô Reference.
4. Nhấn giữ phím Shift đồng
thời nhấn OK.
Trong trường hợp bạn chưa chọn ô đầu tiên của dãy, bạn có
thể nhập luôn tọa độ của dãy ô muốn chọn vào ô Reference.
Hình 34 – Hộp thoại GoTo
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 55
Trong hộp thoại GoTo mà
tôi vừa trình bày ở trên,
bạn sẽ thấy có một nút
Special nằm ở góc dưới
bên trái. Đây là một trong
những tính năng rất hay
của Excel, nó cho phép
bạn chọn các dãy ô theo
nội dung của chúng, hoặc
theo những thuộc tính đặc
biệt khác, thay vì chỉ chọn theo vị trí của chúng như chúng
ta vẫn thường làm.
Khi nhấn vào nút Special trong hộp thoại GoTo, hoặc bạn
chọn Home Find & Select GoTo Special, hộp thoại GoTo
Special sẽ mở ra .
Chọn các ô theo loại nội dung
Hộp thoại GoTo Special chứa nhiều tùy chọn, nhưng chỉ có
bốn tùy chọn cho phép bạn chọn các ô theo loại nội dung
chứa trong chúng:
Comment: Chọn tất cả các ô có chứa chú thích.
Constant: Chọn tất cả các ô có chứa một hằng số
thuộc các loại được xác định bởi một hoặc nhiều
checkbox ở dưới tùy chọn Formulas.
Formulas: Chọn tất cả các ô có chứa công thức, mà
kết quả của nó thuộc các loại được xác định bởi một
hoặc nhiều checkbox sau đây:
Hình 35 – Hộp thoại Goto Special
www.giaiphapexcel.com
56 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Number: Những ô chứa giá trị số
- Text: Những ô chứa giá trị text
- Logicals: Những ô chứa giá trị logic
- Errors: Những ô chứa giá trị lỗi
Blanks: Chọn tất cả các ô rỗng.
Chọn các ô liền kề nhau
Khi bạn cần chọn các ô liền kề với ô hiện hành, hộp thoại
GoTo Special cho bạn hai lựa chọn:
Current Region: Dùng để chọn một dãy ô hình chữ
nhật (bao gồm các ô không rỗng) liền kề với ô hiện
hành.
Current Array: Dùng để chọn tất cả các ô trong một
mảng (array) mà ô hiện hành là một phần tử trong
mảng đó.
Chọn các ô theo các điểm khác biệt
Excel cũng cho phép bạn chọn các ô bằng cách so sánh các
hàng hoặc các cột dữ liệu và chỉ chọn các ô có sự khác
nhau. Các bước sau đây hướng dẫn bạn cách thực hiện:
1. Chọn những hàng hoặc những cột mà bạn muốn so
sánh (bạn phải chắc chắn rằng ô hiện hành đang nằm
trong hàng hoặc cột có chứa những giá trị so sánh đó).
2. Mở hộp thoại GoTo Special và chọn một trong các tùy
chọn sau đây:
Row Differences: Lựa chọn này sử dụng dữ liệu
trong cột của ô hiện hành làm các giá trị so sánh,
và Excel sẽ chọn các ô trong các hàng tương ứng
có giá trị khác với giá trị so sánh.
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 57
Column Differences: Lựa chọn này sử dụng dữ liệu
trong hàng của ô hiện hành làm các giá trị so sánh,
và Excel sẽ chọn các ô trong các cột tương ứng có
giá trị khác với giá trị so sánh.
Ví dụ, giả sử bạn có bảng tính như sau :
Hình 36
Người ta yêu cầu bạn như sau: Dò theo từng hàng, tìm và
xóa những giá trị trong các cột B, C, D mà không giống với
giá trị cho trước ở cột A. Chẳng hạn, hàng đầu tiên, bạn sẽ
phải xóa số 11 ở cột D, vì ở cột A là số 13; hàng thứ hai,
bạn sẽ phải xóa số 12 ở cột C, vì ở cột A là số 10... Đây là
lúc chúng ta có thể áp dụng tính năng ―Chọn các ô theo các
điểm khác biệt‖.
Đầu tiên, bạn chọn hết 4 cột số đó, rồi gọi hộp thoại GoTo
Special, và vì chúng ta sẽ so sánh dữ liệu theo từng hàng,
nên sẽ sử dụng tùy chọn Row Differences. Sau khi nhấn OK,
bạn sẽ có kết quả như hình 37, chỉ cần nhấn thêm phím
Delete là bạn đã hoàn thành yêu cầu.
www.giaiphapexcel.com
58 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Hình 37
Những tùy chọn khác của hộp thoại GoTo Special
Ngoài những tính năng mà tôi đã trình bày trên đây, hộp
thoại GoTo Special còn có một vài tùy chọn khác giúp bạn
cảm thấy dễ dàng hơn với việc chọn một ô hoặc dãy ô:
Last Cell: Chọn ô cuối cùng trong worksheet (ô nằm ở
góc dưới cùng bên phải) có chứa dữ liệu hoặc đã được
định dạng.
Visible Cells Only: Chỉ chọn những ô nào đang hiển
thị trên màn hình (không bị ẩn).
Conditional formats: Chỉ chọn những ô có chứa định
dạng theo điều kiện.
Data Validation (*): Chọn những ô có chứa quy tắc Data
Validation. Với tùy chọn này, nếu bạn chọn All, Excel
sẽ chọn tất cả các ô có chứa quy tắc Data Validation
trong bảng tính; nếu bạn chọn Same, Excel chỉ chọn
những ô có chứa cùng quy tắc Data Validation với ô
hiện hành.
(*)
Xem trang 130.
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 59
Những phím tắt khi sử dụng GoTo Special
Tới đây, xem như bạn đã tìm hiểu tất cả các tính năng của
GoTo Special. Sau đây là một số phím tắt mà bạn có thể sử
dụng để gọi nhanh một số tùy chọn của GoTo Special mà
không cần phải mở hộp thoại GoTo Special:
Ctrl + * (Current Region) Chọn một dãy ô hình chữ
nhật (bao gồm các ô không rỗng) liền kề
với ô hiện hành.
Ctrl + /
(Current array) Chọn tất cả các ô trong một
mảng (array) mà ô hiện hành là một phần
tử trong mảng đó.
Ctrl + \
(Row differences) Sử dụng dữ liệu trong cột
của ô hiện hành làm các giá trị so sánh, và
Excel sẽ chọn các ô trong các hàng tương
ứng có giá trị khác với giá trị so sánh.
Ctrl + |
(Column differences) Sử dụng dữ liệu trong
hàng của ô hiện hành làm các giá trị so
sánh, và Excel sẽ chọn các ô trong các cột
tương ứng có giá trị khác với giá trị so
sánh.
Ctrl + End
(Last cell) Chọn ô cuối cùng trong
worksheet có chứa dữ liệu hoặc đã được
định dạng.
Alt + ; (Visible cells) Chọn những ô nào đang hiển
thị trên màn hình.
www.giaiphapexcel.com
60 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một dãy ô đến một nơi
nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di
chuyển thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di
dời đến vị trí mới.
Để sao chép hay di chuyển, trước tiên bạn phải chọn dãy ô
cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh
hoặc phím tắt để thực hiện:
Dùng Ribbon: Bạn sử dụng
nhóm lệnh đầu tiên bên trái
của Tab Home. Để sao chép,
bạn nhấn vào nút Copy, còn để
di chuyển, bạn nhấn vào nút
Cut .
Dùng phím tắt: Để sao chép, nhấn Ctrl+C; để di
chuyển, nhấn Ctrl+X. Nếu bạn đã sử dụng máy tính
với hệ điều hành Windows nhiều năm, có thể bạn sẽ
thấy rằng những cặp phím tắt này không chỉ áp dụng
cho Excel mà thôi, mà hầu như tất cả các phần mềm
chạy trên nền Windows đều có thể sử dụng cặp phím
tắt này để sao chép hay di chuyển một đối tượng nào
đó.
Tiếp theo, bạn chọn ô đầu tiên của vùng sẽ sao chép hay di
chuyển dãy ô đã chọn lúc ban đầu đến, rồi nhấn vào nút
lệnh Paste hoặc nhấn Ctrl+V.
Ngoài những cách trên, bạn cũng có thể sử dụng chuột để
sao chép hoặc di chuyển: Sau khi đã chọn dãy ô cần sao
chép hay di chuyển, nếu bạn giữ phím trái chuột và kéo dãy
ô đã chọn đến nơi khác, là bạn đã di chuyển dãy ô đã chọn.
Còn nếu bạn muốn sao chép chứ không phải là di chuyển,
Hình 38
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 61
thì bạn nhấn thêm phím Ctrl trong khi giữ phím trái và di
chuyển chuột để kéo dãy ô đã chọn đến nơi khác.
Đôi khi bạn sẽ muốn dán nội dung đã sao chép với một số
chọn lọc nào đó, thì thay vì dùng lệnh Paste thông thường,
bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special.
Sau khi đã copy dãy ô cần sao chép (lưu ý: Paste Special
chỉ hoạt động với việc sao chép chứ không hoạt động với
việc di chuyển), bạn có thể gọi hộp thoại Paste Special bằng
nhiều cách:
- Right-click rồi chọn Paste Special
- Nhấn vào nút mũi tên nhỏ dưới nút lệnh Paste trong
Tab Home, rồi chọn Paste Special...
Hộp thoại Paste Special sẽ mở ra :
Hình 39
Tùy mục đích của bạn muốn chọn dán cái gì, bạn hãy nhấn
vào tùy chọn tương ứng:
www.giaiphapexcel.com
62 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
All Dán tất cả
Formulas Chỉ dán giá trị và công thức, không
định dạng
Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công
thức, không định dạng
Formats Chỉ dán định dạng, bỏ qua tất cả giá
trị và công thức
Comments Chỉ dán chú thích của các ô, bỏ qua tất
cả giá trí và công thức
Validation Chỉ dán các quy định xác thực dữ liệu
(Data Validation) cho vùng đích.
All using source
theme
Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định
dạng từ vùng nguồn.
All except
borders
Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung
viền
Column widths Chỉ dán vào thông tin quy định chiều
rộng cột.
Formulas and
number formats
Dán vào giá trị, công thức và các định
dạng gốc của các con số, các định
dạng khác bị loại bỏ.
Values and
number formats
Dán vào giá trị, kết quả của công thức
và các định dạng gốc của các con số.
None Không kèm theo việc tính toán nào
trên dữ liệu sắp dán vào.
Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào
các ô tương ứng ở vùng đích.
Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 63
trừ đi các ô tương ứng của vùng
nguồn.
Multiply Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ
nhân với các ô tương ứng của vùng
nguồn.
Divide Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ
chia cho các ô tương ứng của vùng
nguồn.
Skip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng
nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích.
Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc
ngược lại.
Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô
nguồn.
Nếu bạn thường xuyên
sử dụng Paste Special
với những tùy chọn
Paste Formulas, Paste
Value, Paste No Border,
Paste Transpore và
Paste Link, bạn chỉ cần
nhấn vào mũi tên nhỏ
dưới nút Paste trong
Tab Home ,
Excel 2007 đã để sẵn
cho bạn những lệnh này
trên Ribbon. Hình 40
www.giaiphapexcel.com
64 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Sao chép, di chuyển, Paste Special một dãy ô bằng phím phải chuột
Từ thời Excel 2003, Excel đã có chức năng dùng phím phải
chuột để sao chép, di chuyển hoặc Paste Special một dãy ô,
mà không cần phải thêm bất cứ thao tác nào khác, kể cả
việc mở hộp thoại Paste Special. tuy nhiên ít người biết sử
dụng nó, mặc dù nó rất đơn giản:
Sau khi chọn dãy ô cần sao chép, bạn hãy rà chuột tới một
một trong bốn mép của dãy ô đang được chọn, sao cho con
trỏ chuột biến thành một mũi tên có 4 đầu, rồi nhấn nút
phải chuột (nhớ là nút phải, chứ không phải nhấn nút trái)
và rê dãy ô đó tới nơi cần dán vào và thả nút phải chuột ra.
Ngay khi bạn vừa thả nút phải chuột,
một shortcut menu sẽ xuất hiện
với những lệnh như sau:
Move Here: Di chuyển dãy ô đã
chọn đến đây.
Copy Here: Sao chép dãy ô đã
chọn đến đây.
Copy Here as Values Only: Chỉ
sao chép giá trị của dãy ô đã chọn
đến đây.
Copy Here as Formats Only: Chỉ sao chép định dạng
của dãy ô đã chọn đến đây.
Link Here: Tạo liên kết với dãy ô đã chọn tại đây.
Create Hyperlink Here: Tạo một siêu liên kết với dãy
ô đã chọn tại đây.
Shift Down and Copy: Đẩy dữ liệu hiện có xuống phía
dưới rồi sao chép dãy ô đã chọn đến đây.
Hình 41
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 65
Shift Right and Copy: Đẩy dữ liệu hiện có sang bên
phải rồi sao chép dãy ô đã chọn đến đây.
Shift Down and Move: Đẩy dữ liệu hiện có xuống phía
dưới rồi di chuyển dãy ô đã chọn đến đây.
Shift Right and Move: Đẩy dữ liệu hiện có sang bên
phải rồi di chuyển dãy ô đã chọn đến đây
Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu
thông tin mà ô đang chứa được rõ ràng hơn.
Để thêm chú thích cho một ô, bạn chọn ô đó, right-click và
chọn Insert Comment, hoặc chọn Review Comments
New Comment , rồi nhập chú thích vào.
Hình 42 – Thêm chú thích cho ô
Để đọc chú thích, bạn chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích.
Để sửa nội dung của chú thích, bạn right-click vào ô cần
sửa chú thích và chọn Edit Comment. Hoặc chọn Review
Comments Edit Comment
Để xóa chú thích, bạn right-click vào chọn ô cần xóa chú
thích, chọn Delete Comment. Hoặc chọn Review
Comments Delete
www.giaiphapexcel.com
66 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Xóa hoàn toàn một dãy ô
Khi bạn muốn xóa hẳn một dãy ô ra khỏi bảng tính, nghĩa
là vĩnh viễn không muốn thấy nó nữa, cả nội dung lẫn định
dạng và tất cả những gì liên quan đến dãy ô này, sau khi
chọn nó, hãy right-click và chọn lệnh Delete (đừng nhầm
lẫn với việc nhấn nút Delete trên bàn phím). Hoặc chọn
Home Editing Delete Delete Cells...
Một hộp thoại nhỏ sẽ hiện ra :
Shift cells left: Sau khi xóa dãy
ô đang chọn thì kéo những ô
bên phải của dãy ô đó qua (thay
vào chỗ của nó).
Shift cells up: Sau khi xóa dãy ô
đang chọn thì kéo những ô bên
dưới của dãy ô đó lên (thay vào
chỗ của nó).
Entire row: Xóa hoàn toàn những hàng đang chứa dãy
ô đang được chọn (và kéo vùng dữ liệu ở bên dưới
lên, nếu có).
Entire column: Xóa hoàn toàn những cột đang chứa
dãy ô đang được chọn (và kéo vùng dữ liệu ở bên phải
qua, nếu có).
Xóa hoàn toàn một cột, một hàng
Xóa nguyên một cột (hoặc dòng) khỏi bảng tính rất đơn
giản, bạn quét chọn những cột (hoặc dòng) mà bạn muốn
xóa, right-click và chọn Delete.
Hoặc chọn Home Editing Delete Delete Row (Delete
Column).
Hình 43
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 67
Làm sạch một dãy ô, một cột, một hàng
Khi bạn chỉ muốn xóa những thành phần nào đó của một
dãy ô (hay một cột, một hàng) nhưng dãy ô này vẫn còn đó,
thì sau khi chọn dãy ô, bạn chọn Home Editing Clear
.
Hình 44 – Nút lệnh Clear
Một menu phụ sẽ mở ra cho bạn chọn lựa:
Clear All: Xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú
thích...)
Clear Formats: Chỉ xóa định dạng.
Clear Contents: Chỉ xóa nội dung.
Clear Comments: Chỉ xóa những chú thích.
Ghi chú: Nếu chỉ cần xóa nội dung mà thôi, thì sau khi
chọn dãy ô (hoặc nguyên một cột, một hàng) cần xóa, bạn
chỉ cần nhấn phím Delete trên bàn phím, hoặc right-click và
chọn Clear Contents.
Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên
của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang
chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, chúng ta có thể
chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên
trái. Có nhiều cách để chèn thêm ô, dòng hoặc cột trống
www.giaiphapexcel.com
68 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
vào bảng tính, nhưng với mọi phiên bản Excel, cách làm
nhanh nhất là dùng phím phải chuột (right-click).
Để chèn thêm cột (hoặc dòng) trống vào bảng tính, bạn
phải quét chọn các cột (hoặc dòng) mà bạn sẽ chèn thêm
cột (hoặc dòng) trống vào thế chỗ cho nó, right-click và
chọn Insert. Hoặc chọn Home Editing Insert Insert
Sheet Row / Insert Sheet Column.
Hình 45 – Nút lệnh Insert
Để chèn thêm các ô trống vào bảng tính, bạn chọn các ô mà
bạn sẽ chèn các ô trống vào thế chỗ cho nó, right-click và
chọn Insert, Insert Sheet Row. Hoặc chọn Home Editing
Insert Insert Cell... Hộp thoại Insert sẽ hiện ra cho bạn
chọn :
Shift cells right: Đẩy những ô
đang được chọn sang bên phải
và chèn các ô trống vào.
Shift cells down: Đẩy những ô
đang được chọn xuống phía
dưới và chèn các ô trống vào.
Chúng ta có thể quy định độ rộng cho cột từ 0 đến 255, đây
chính là số ký tự có thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng
Hình 46
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 69
mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột được
ẩn đi.
Tương tự, chiều cao của dòng quy định từ 0 đến 409, đây là
đơn vị đo lường bằng point (1 point = 1/72 inch). Chiều cao
mặc định của dòng là 15 point, khi chiều cao là 0 thì dòng
bị ẩn đi.
Có nhiều cách để điều chỉnh kích thước của dòng, cột:
dùng chuột, gọi lệnh từ Ribbon hoặc từ shortcut menu.
Dùng chuột để điều chỉnh bằng tay
Cách dễ nhất là bạn rà chuột vào cạnh bên phải của
tiêu đề cột hoặc cạnh dưới của số thứ tự chỉ dòng. Khi
con trỏ chuột có hình dạng một mũi tên có 2 đầu và
một vạch đen ở giữa, thì bạn nhấn chuột và kéo qua
kéo lại (hoặc kéo lên kéo xuống) để điều chỉnh kích
thước của cột hoặc dòng.
Cũng với thao tác này, nhưng thay vì nhấn chuột và
kéo, nếu bạn double-click, Excel sẽ tự động điều
chỉnh kích thước của cột hoặc dòng cho vừa với nội
dung đang chứa trong đó (Auto Fit).
Trong trường hợp bạn muốn điều chỉnh một số cột
nào đó để chúng có kích thước bằng nhau, bạn hãy
chọn những cột này, sau đó chỉ cần dùng chuột để
điều chỉnh kích thước cho một cột, các cột còn lại sẽ
tự động điều chỉnh theo. Với các dòng cũng vậy. Và
bạn cũng có thể điều chỉnh kích thước cho tất cả các
cột (các hàng) trong cả bảng tính có chung một kích
thước bằng cách chọn nguyên cả bảng tính trước khi
điều chỉnh kích thước một cột (dòng) nào đó.
www.giaiphapexcel.com
70 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Dùng lệnh Format Cells trên Ribbon
Khi bạn cần nhập một kích thước chính xác cho các cột
(hoặc dòng), bạn nên sử dụng hộp thoại nhập kích thước,
bằng cách chọn Home Cells Format . Khi dùng
cách này, bạn không cần phải chọn trước nguyên một cột
(hoặc một dòng), mà chỉ cần nhấp chọn một hoặc nhiều ô
nằm trong những cột (hoặc những dòng) mà bạn muốn thay
đổi kích thước.
Một menu phụ sẽ mở ra, bạn chỉ
cần quan tâm đến những lệnh
sau:
Row Height...: Điều chỉnh
chiều cao cho dòng. Một
hộp thoại nhỏ sẽ mở ra để
bạn nhập kích thước vào
đó .
AutoFit Row Height: tự
động điều chỉnh chiều cao
dòng cho phù hợp với nội
dung bên trong.
Column Width...: Điều chỉnh chiều rộng cho cột. Một
hộp thoại nhỏ sẽ mở ra để bạn nhập kích thước vào đó
.
AutoFit Column Width: tự động điều chỉnh chiều rộng
cợt cho phù hợp với nội dung bên trong.
Hình 47
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 71
Default Width: Chọn lệnh này khi bạn muốn quy định
lại chiều rộng mặc định cho tất cả các cột trong bảng
tính.
Sử dụng shortcut menu
Bạn cũng có thể gọi hộp thoại để nhập kích thước chính
xác cho những các cột hoặc các dòng . Bạn chỉ cần
quét chọn những cột (hoặc những dòng) cần điều chỉnh
kích thước, right-click rồi chọn Column Width... hoặc Row
Height..., nhập kích thước vào hộp thoại mở ra, rồi nhấn OK.
Hình 48 – Nhập kích thước cho dòng và cột
Trong quá trình làm việc với bảng tính, chắc chắn sẽ có lúc
bạn muốn ẩn bớt đi một số cột hoặc một số dòng nào đó.
Hoặc cũng có lúc bạn sẽ muốn xem những cột và dòng đã
bị ẩn đi trong một bảng tính có cái gì trong đó. Phải làm thế
nào?
Ẩn dòng, cột
Trong mục điều chỉnh kích thước dòng và cột ở trên, tôi đã
nói đến lệnh Format (nhóm Cells, Tab Home). Trong menu
con của lệnh này, nếu nhấn vào lệnh Hide & Unhide ,
bạn sẽ thấy một menu nhỏ hơn mở ra với những lệnh như
sau:
Hide Rows: Ẩn những dòng đang chọn.
Hide Colums: Ẩn những cột đang chọn.
www.giaiphapexcel.com
72 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Hình 49 – Chọn lệnh Hide & Unhide trên Ribbon
Muốn ẩn cột hoặc dòng nào, bạn chọn những cột (dòng) đó
rồi chọn lệnh tương ứng. Bạn có thể ẩn bao nhiêu cột hoặc
bao nhiêu dòng cũng được, nhưng phải để lại trong bảng
tính ít nhất 1 ô còn thấy được.
Có một cách nhanh hơn cách gọi lệnh từ Ribbon, và có thể
áp dụng với bất kỳ phiên bản Excel nào: đó là sau khi chọn
những cột (dòng) muốn ẩn, bạn right-click và chọn Hide từ
shortcut menu.
Hiện những dòng, cột đã bị ẩn
Nếu những dòng, cột bị ẩn không phải là những dòng, cột
đầu tiên trong bảng tính, thì việc cho hiện ra chúng cũng
đơn giản như việc làm ẩn chúng.
Với các cột, bạn quét chọn hai cột ở hai bên của cột đang bị
ẩn, rồi chọn Home Cells Format Hide & Unhide
Unhide Colums. Với các dòng, bạn quét chọn hai dòng ở
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 73
trên và dưới của dòng đang bị ẩn, rồi chọn Home Cells
Format Hide & Unhide Unhide Rows.
Hoặc nhanh hơn, sau khi quét chọn, bạn right-click và chọn
Unhide.
Tuy nhiên, khi các dòng, cột đang bị ẩn là những dòng, cột
đầu tiên hoặc cuối cùng trong bảng tính, thì việc cho hiện
ra chúng hơi phức tạp hơn một chút. Vì chúng sẽ nằm ở
những biên của bảng tính, nên bạn sẽ không thể chọn hai
cột hai bên hoặc hai dòng ở bên trên và bên dưới như tôi
vừa nói ở trên. Với những trường hợp này, bạn phải khéo
léo một chút.
Ví dụ, cột A đang bị ẩn, và bạn muốn làm hiện nó ra. Bạn
làm như sau:
1. Chọn cột B.
2. Nhấn và rê chuột sang bên trái, giống như là đang
chọn cả cái cột chứa tiêu đề các dòng.
3. Thả chuột ra (cột B vẫn đang được chọn).
4. Di chuyển mũi tên của con chuột vào trong cột B.
5. Right-click rồi chọn Unhide. Cột A sẽ hiện ra.
Trong trường hợp cột bị ẩn nằm ở mép bên phải của bảng
tính, thì bạn cũng làm như vậy, nhưng ở bước 2, thay vì
nhấn và rê chuột sang trái, bạn nhấn và rê sang phải (cho
dù chỗ đó chẳng còn cột nào nữa hết mà chỉ là một khoảng
không).
Với những dòng nằm ở mép trên cùng hoặc dưới cùng của
bảng tính, cách làm cũng tương tự như trên. Ví dụ, dòng 1
và dòng 2 đang bị ẩn, và bạn muốn chúng hiện ra lại:
1. Chọn dòng 3.
www.giaiphapexcel.com
74 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
2. Nhấn và rê chuột sang lên trên, giống như là đang
chọn cả cái dòng chứa tiêu đề các cột.
3. Thả chuột ra (dòng 3 vẫn đang được chọn).
4. Di chuyển mũi tên của con chuột vào trong dòng 3.
5. Right-click rồi chọn Unhide. Dòng 1 và 2 sẽ hiện ra.
Trong trường hợp dòng bị ẩn nằm ở dưới cùng của bảng
tính, thì bạn cũng làm như vậy, nhưng ở bước 2, thay vì
nhấn và rê chuột lên phía trên, bạn nhấn và rê xuống dưới
(cho dù chỗ đó chẳng còn dòng nào nữa hết mà chỉ là một
khoảng không).
Có một cách nhanh hơn để làm xuất hiện hết tất cả những
dòng và những cột đang bị ẩn:
Bạn hãy chọn toàn bộ bảng tính, sau đó rà chuột vào bất kỳ
cạnh nào của tiêu đề cột, nhấn vào kéo nhẹ một cái (giống
như khi bạn điều chỉnh độ rộng cột), những cột bị ẩn sẽ
hiện ra; hoặc để những dòng bị ẩn sẽ hiện ra, bạn rà chuột
vào bất kỳ cạnh nào của tiêu đề dòng, nhấn vào kéo nhẹ
một cái (giống như khi bạn điều chỉnh độ cao của dòng).
Tuy nhiên, cách này có một nhược điểm là sau khi bạn làm
như vậy thì tất cả các cột (hoặc các dòng) sẽ có cùng một
kích thước, điều đó có nghĩa là những định dạng, trình bày
của bảng tính sẽ không còn giống như cũ nữa.
Chắc hẳn bạn đã biết lệnh Merge & Center trong Excel
2003. Khi bạn nhấn chọn nhiều ô và chọn lệnh này, thì các
ô đã chọn sẽ ghép lại thành một ô duy nhất, và dữ liệu
trong đó thì được canh giữa.
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 75
Hình 50 – Merge & Center trong Excel 2007
Chọn Home Alignment Merge & Center, sẽ có một menu
nhỏ mở ra với các tùy chọn như sau:
Nếu bạn muốn trộn và canh giữa dữ liệu (giống Excel
2003) thì chọn lệnh Merge & Center.
Nếu bạn chỉ muốn trộn ô, nhưng vẫn giữ nguyên định
dạng của dữ liệu (không canh giữa) thì chọn lệnh
Merge Across hoặc Merge Cells.
Lệnh Unmerge Cells dùng để trả lại vị trí bình thường
cho những ô đang được trộn.
Một khi đã ghép/trộn lại, những ô này sẽ mang một địa chỉ
duy nhất là địa chỉ của ô trên cùng bên trái của dãy ô được
trộn. Và nếu như trong dãy ô sẽ trộn có nhiều ô chứa dữ
liệu, Excel chỉ giữ lại dữ liệu của ô đầu tiên tính từ trái sang
và từ trên xuống. Do đó bạn phải hết sức cẩn thận trước khi
quyết định trộn một số ô nào đó.
Nhấn Ctrl+1 gọi hộp thoại Format Cells, bạn sẽ thấy có hai
Tab chuyên dùng để kẻ khung và tô màu cho các ô, giống
như đã có ở Excel 2003, đó là Tab Border và Fill (là Tab
Patterns trong Excel 2003).
www.giaiphapexcel.com
76 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Để kẻ khung
cho các ô, bạn
chọn Tab Border
, sau đó
chọn loại đường
kẻ trong danh
sách các Styles,
chọn màu cho
đường kẻ ở
danh sách Color,
sau đó nhấn vào
những vị trí sẽ
kẻ khung trong
hai nhóm Presets và Borders ở bên tay phải.
Để tô màu cho các ô, bạn chọn Tab Fill , chọn màu
trong nhóm Background Color nếu muốn tô một màu đơn
cho ô. Bảng màu trong Excel 2007 phong phú hơn Excel
2003 nhiều, do đó có thể sẽ có một màu nào đó sẽ không
hiển thị đúng nếu
bạn dùng Excel
2003 để mở một
bảng tính được tô
màu bằng Excel
2007. Nếu muốn áp
dụng những mẫu tô
cho ô, bạn chọn
mẫu trong danh
sách các Pattern
Style và chọn màu
cho mẫu trong
Pattern Color.
Ngoài việc tô màu
Hình 51
Hình 52
BNTT
Chương 2 – Thao tác với bảng tính 77
đơn và các mẫu (Pattern) như Excel 2003, ở Excel 2007
còn có Fill Effects... dùng để tạo những hiệu ứng đẹp hơn
cho các ô .
Hình 53
Ngoài việc dùng chuột cuộn các thanh cuộn ngang và dọc,
hoặc dùng các phím mũi tên, bạn nên biết những phím tắt
dùng để di chuyển ô hiện hành đến một nơi nào đó trong
bảng tính như trong bảng sau đây, để giúp cho việc di
chuyển được nhanh hơn.
hoặc Tab Sang bên phải một ô
hoặc Shift + Tab Sang bên trái một ô
Lên phía trên một ô
Xuống phía dưới một ô
www.giaiphapexcel.com
78 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Home Nhảy đến cột A (nhưng vẫn
nằm trong hàng hiện hành)
Ctrl + Home Nhảy đến ô A1 (ô đầu tiên)
Ctrl + End Nhảy đến ô có chứa dữ liệu sau
cùng trong worksheet
Alt + Page Up Sang trái một màn hình
Alt + Page Down Sang phải một màn hình
Page Up Lên trên một màn hình
Page Down Xuống dưới một màn hình
F5 Mở hộp thoại Go To
End + hoặc Ctrl + Nhảy đến ô bên phải đầu tiên
mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + hoặc Ctrl + Nhảy đến ô bên trái đầu tiên
mà trước hoặc sau nó là ô trống
End + hoặc Ctrl + Lên ô phía trên đầu tiên mà
trên hoặc dưới nó là ô trống
End + hoặc Ctrl + Xuống ô phía dưới đầu tiên mà
trên hoặc dưới nó là ô trống
Ctrl + Page Up Di chuyển đến Sheet phía trước
Sheet hiện hành
Ctrl + Page Down Di chuyển đến Sheet phía sau
Sheet hiện hành
***
BNTT
Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 79
3
Sử dụng tên cho dãy ô
Mặc dù bạn vẫn có thể làm việc với các dãy ô lớn bằng
cách sử dụng địa chỉ của nó, nhưng có một số khuyết điểm
khi sử dụng các tọa độ của một dãy:
- Bạn không thể làm việc với nhiều hơn một tập hợp
dãy ô trong một lần. Mỗi lần bạn muốn sử dụng một
dãy ô, bạn phải định nghĩa lại tọa độ của nó.
- Ký hiệu dãy không trực giác. Để biết một công thức
chẳng hạn như =SUM(E6:E10) đang cộng những giá trị
gì, bạn phải xem chính dãy đó mới biết.
www.giaiphapexcel.com
80 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Một sai sót nhỏ trong việc định nghĩa các tọa độ dãy ô
có thể dẫn đến kết quả tệ hại, nhất là khi bạn xóa một
dãy ô.
Bạn có thể khắc phục những vấn đề trên bằng cách sử dụng
tên cho dãy (range name), là các tên được gán cho một ô
hoặc một dãy ô. Với một tên đã được định nghĩa, bạn có
thể sử dụng nó thay thế cho các tọa độ dãy. Ví dụ, để đưa
một dãy ô vào công thức, bạn sử dụng tên của dãy ô đó
thay vì chọn nó hoặc nhập tọa độ của nó.
Bạn có thể tạo bao nhiêu tên dãy tùy thích và thậm chí bạn
có thể gán nhiều tên cho cùng một dãy ô.
Các tên dãy làm cho các công thức trực giác và dễ đọc. Ví
dụ, việc gán tên DSo_8 vào một dãy, chẳng hạn như
E6:E10, sẽ làm rõ ngay mục đích của một công thức, chằng
hạn như =SUM(DSo_8) nghĩa là tổng doanh số của tháng 8.
Các tên dãy cũng tăng tính chính xác của các phép tính với
dãy ô bởi vì bạn không cần phải nhớ tọa độ của dãy ô đó
nữa.
Ngoài ra, sử dụng tên cho dãy còn có nhiều ưu điểm sau
đây:
- Các tên dễ nhớ hơn các tọa độ dãy.
- Các tên không thay đổi khi bạn di chuyển một dãy
sang một chỗ khác trong bảng tính.
- Các dãy được đặt tên tự động điều chỉnh bất cứ khi
nào bạn chèn hoặc xóa các hàng, hoặc các cột, trong
dãy.
- Các tên làm cho dễ định hướng một bảng tính hơn.
Bạn có thể sử dụng lệnh GoTo để nhảy nhanh đến một
dãy đã được đặt tên.
BNTT
Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 81
Các tên dãy có thể hoàn toàn linh hoạt, nhưng bạn cần tuân
theo một vài giới hạn và quy tắc sau đây:
Tên chỉ có thể có tối đa 255 ký tự.
Tên phải bắt đầu với một chữ cái hoặc ký tự gạch
dưới ( _ ). Đối với phần còn lại của tên, bạn có thể sử
dụng bất kỳ ký tự nào (chữ, số, symbol) ngoại trừ
khoảng trắng. Đối với các tên có nhiều từ, bạn nên
tách các từ bằng dấu gạch dưới (ví dụ, So_Tai_Khoan)
hoặc bằng cách dùng chữ hoa chữ thường (ví dụ,
SoTaiKhoan), vì Excel không phân biệt chữ thường và
chữ hoa khi bạn sử dụng tên dãy trong bảng tính.
Không sử dụng các địa chỉ ô (chẳng hạn như Q1) hay
bất kỳ ký hiệu toán tử nào (+, -, *, /, <, >, và &) bởi vì
những ký hiệu này có thể gây rắc rối cho bạn, nhất là
khi sử dụng tên dãy trong công thức.
Để làm cho việc nhập tên dãy dễ dàng hơn, và nhanh
hơn, bạn nên cố gắng đặt tên cho dãy càng ngắn càng
tốt nhưng vẫn giữ được ý nghĩa của chúng. Ví dụ:
TSoLN_07 thì dễ nhớ và cũng dễ nhập vào công thức
hơn là Tong_So_Loi_Nhuan_Nam_2007, và (có lẽ) dễ
hiểu hơn TSLN07.
Không sử dụng các tên có sẵn của Excel. Những tên
đó là: Auto_Activate, Auto_Close, Auto_Deactivate,
Auto_Open, Consolidate_Area, Criteria, Data_Form,
Database, Extract, FilterDatabase, Print_Area,
Print_Titles, Recorder, và Sheet_Title.
www.giaiphapexcel.com
82 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Mặc dù bạn hoàn toàn có thể đặt tên cho dãy bằng
tiếng Việt có dấu, tuy nhiên, đây là điều không nên
làm, để tránh nhiều rắc rối xảy ra sau này cũng như để
đơn giản hóa các tên dãy.
Có nhiều cách để đặt tên cho một dãy ô:
Sử dụng Name Box đặt tên cho một dãy
Đặt tên cho một dãy ô bằng Name Box là cách dễ nhất. Bạn
chỉ cần chọn dãy ô muốn đặt tên, gõ tên cho nó vào trong
Name Box và nhấn Enter.
Sử dụng hộp thoại New Name để đặt tên cho một dãy
Sử dụng Name Box để đặt tên cho dãy thì nhanh và trực
giác. Tuy nhiên, nó có hai khuyết điểm nhỏ (nhưng gây
không ít phiền toái) sau đây:
- Nếu bạn cố đặt một tên trùng với tên đã có, Excel sẽ
chọn ngay dãy đã mang cái tên kia (là cái tên đã có).
Điều này có nghĩa là bạn phải làm lại từ đầu, chọn lại
dãy và nhập vào một tên khác.
- Nếu bạn chọn dãy, mà vô ý chọn không chính xác, và
đã đặt tên cho nó, Excel sẽ không cho bạn bất kỳ cách
thức trực tiếp nào để sửa lại tọa độ của dãy hoặc xóa
nó để làm lại.
Để giải quyết hai vấn đề trên, bạn cần sử dụng hộp thoại
New Name. Hộp thoại này có những ưu điểm sau đây:
- Nó hiển thị một danh sách đầy đủ các tên đã có (đã
được định nghĩa), do dó khả năng nhập trùng tên sẽ
giảm đi.
BNTT
Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 83
- Dễ dàng sửa lại tọa độ của dãy nếu như bạn vô ý chọn
không đúng.
- Bạn có thể xóa một tên dãy đã có.
Các bước sau đây hướng dẫn cách đặt tên cho một dãy
bằng cách sử dụng hộp thoại New Name:
1. Chọn dãy mà bạn muốn đặt tên.
2. Right-click vào vùng chọn và chọn Name a Range...
Hoặc chọn Formulas Defined Names Define
Name Define Name... Hộp thoại New Name sẽ mở ra
.
Hình 54 – Hộp thoại New Name
3. Nhập tên mà bạn muốn đặt cho dãy vào khung Name.
4. Sử dụng danh sách Scope để chọn phạm vi mà tên dãy
này có ảnh hưởng đến. Mặc định, nó sẽ là Workbook
(toàn bảng tính). Chức năng này chỉ có trong Excel
2007, những phiên bản về trước chưa có. Tôi sẽ nói
kỹ hơn về Scope trong phần sau (*)
.
5. Nhập một vài mô tả hoặc ghi chú về dãy này trong
khung Comment. Những mô tả hoặc ghi chú này sẽ
xuất hiện khi bạn sử dụng tên dãy trong công thức.
(*)
Xem trang 88: Thay đổi phạm vi ảnh hưởng của tên dãy trong bảng tính.
www.giaiphapexcel.com
84 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Chức năng này cũng chỉ có trong Excel 2007, những
phiên bản về trước chưa có.
6. Nếu tọa độ của dãy (tự động nằm trong ô Refers to)
không chính xác, bạn có thể sử dụng một trong hai
cách sau để sửa nó:
- Nhập lại tọa độ đúng (bắt đầu với một dấu =).
- Nhấp cái nút nhỏ ở ngoài cùng bên phải khung
Refers to (có mũi tên nhỏ màu đỏ) để quay ra
bảng tính và chọn lại dãy cho chính xác; sau khi
chọn xong thì nhấp vào cái nút nhỏ (cũng ở
ngoài cùng bên phải) để quay về hộp thoại New
Name.
Lưu ý: Nếu bạn cần di chuyển bên trong khung Refers
to bằng các phím mũi tên, trước tiên hãy nhấn phím
F2 để Excel biết là bạn muốn sửa trực tiếp; nếu
không, Excel sẽ nghĩ rằng bạn đang muốn dùng
phím mũi tên để chọn một ô nào đó ngoài bảng tính
(bạn sẽ thấy nội dung trong khung Refers to tự
động hay đổi, mà thường là không phải là cái bạn
muốn).
7. Nhấn OK để quay về bảng tính.
Sử dụng tiêu đề của hàng hay cột để đặt tên cho dãy
Giả sử bạn có một vùng dữ liệu đang có sẵn những tiêu đề
cột và hàng như hình 55. Bây giờ bạn muốn đặt tên cho
một hàng trong vùng dữ liệu này, mà muốn cái tên của
hàng này chính là tiêu đề của hàng đó. Excel có khả năng
tự sử dụng những tiêu đề có sẵn trong một vùng dữ liệu để
làm tên dãy. Bạn chỉ cần theo những bước sau đây:
1. Chọn dãy mà bạn muốn đặt tên, bao gồm cả ô chứa
tiêu đề mà bạn muốn sử dụng làm tên cho dãy. Ví dụ,
BNTT
Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 85
tôi sẽ chọn khối ô B10:F10, để đặt tên cho dòng Văn
phòng phẩm.
Hình 55
2. Nhấn Ctrl + Shift + F3. Hoặc chọn Formulas Defined
Names Create Names from Selection. Excel sẽ hiển
thị hộp thoại Create Names from Selection .
3. Excel sẽ đoán ô chứa
tên tiêu đề mà bạn
muốn dùng làm tên cho
dãy nằm ở vị trí nào và
tự động đánh sẵn dấu
chọn vào mục tương
ứng:
- Top row: ô nằm trong
hàng trên cùng
- Left Column: ô nằm ở cột ngoài cùng bên trái
- Bottom row: ô nằm ở hàng dưới cùng\
- Right Column: ô nằm ở cột ngoài cùng bên phải
Trong ví dụ này, Excel chọn sẵn Left Column, vì ở
bước 1 tôi đã chọn dãy ô là một hàng. Nếu đây không
phải là vị trí mà bạn muốn chọn, bạn chỉ việc hủy
chọn nó và đánh dấu vào mục nào thích hợp.
Hình 56
www.giaiphapexcel.com
86 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
4. Nhấn OK.
Vậy là xong. Chắc chắn bạn sẽ có một tên dãy là
Văn_phòng_phẩm, đại diện cho dãy ô C10:F10.
Khi đặt tên cho dãy bằng cách này, bạn đừng lo là bị giới
hạn chỉ được chọn một cột hoặc một hàng. Bạn có thể chọn
các dãy chứa nhiều tiêu đề hàng lẫn tiêu đề cột, và Excel sẽ
sẵn lòng gán tên vào mỗi hàng và mỗi cột, có nghĩa là chỉ
với một lần chọn, bạn có thể đặt tên cho một loạt dãy.
Ví dụ, tôi chọn dãy B5:F10 và gọi hộp thoại Create Names
from Selection, nó sẽ xuất hiện với các đánh dấu có sẵn ở
Top Row và Left Column.
Hình 57 – Sử dụng tiêu để cột và hàng để đặt tên cho dãy
Tôi nhấn OK mà không sửa gì cả trong trường hợp này.
Vậy mà tôi đã tạo được môt lúc 10 tên dãy, 4 cái theo cột
(Tháng_1, Tháng_2, Tháng_3, Cộng) và 5 cái theo hàng
(Quảng_cáo, Thuế, Kho_hàng, Lương, Văn_phòng_phẩm).
Ở trên, tôi nói rằng tạo được 10 tên dãy, mà chỉ mới liệt kê
có 9, vậy cái thứ 10 ở đâu? Vâng, khi bạn sử dụng phương
pháp này để tạo tự động các tên, Excel sẽ xử lý đặc biệt ô
trên cùng bên trái của dãy được chọn, và nó sẽ sử dụng nội
dung trong ô này (nếu có) làm tên cho cả dãy. Bạn xem lại
hình trên, ô trên cùng bên trái của dãy B5:F10 là ô B5, đang
BNTT
Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 87
chứa chữ CHI PHÍ 2007. Sau khi tôi nhấn OK, tên dãy thứ 10
mà tôi có chính là CHI_PHÍ_2007, với tọa độ là C6:F10.
Một trong những cách tốt nhất để làm cho các bảng tính dễ
hiểu hơn, là định nghĩa tên cho các giá trị hằng số. Ví dụ,
nếu bảng tính của bạn sử dụng một biến đổi lãi suất trong
một số công thức nào đó, bạn có thể định nghĩa một hằng
số có tên là Rate (lãi suất), và sử dụng tên này trong công
thức để làm cho chúng dễ đọc hơn. Bạn có thể làm theo
một trong hai cách sau:
Dành riêng một vùng trong bảng tính làm nơi chứa
các hằng số và đặt tên cho từng ô riêng lẻ. Ví dụ, hình
58 là một bảng tính có hai hằng số đã được đặt tên:
Lãi_suất (ô B5) và Số_tiền (ô B4). Công thức ở ô E4 sử
dụng hàm FV tham chiếu đến mỗi hằng số theo tên
của nó (hàm FV dùng để tính số tiền sẽ có được tại
một kỳ hạn nào đó trong tương lai, dựa theo lãi suất
và số tiền tiết kiệm ban đầu)
Hình 58 – Sử dụng tên các hằng số trong công thức
www.giaiphapexcel.com
88 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Nếu bạn không muốn làm bề bộn bảng tính của mình,
bạn có thể đặt tên cho các hằng số mà không nhập tọa
độ ô chứa chúng trong bảng tính.
- Bạn hãy right-click đại vào đâu đó trên bảng
tính rồi chọn Name a Range để mở hộp thoại
New Name.
- Nhập một cái tên cho hằng số muốn tạo trong
khung Names, rồi tại khung Refers to, nhập dấu
bằng (=) và giá trị của hằng số đó.
- Hình 59 là ví dụ đặt tên cho hằng số Rate
(= 5%):
Hình 59 – Đặt tên cho hằng số không dùng tham chiếu ô
Ghi chú: Ngoài việc nhập giá trị trực tiếp, Excel còn cho
phép bạn gán một công thức cho một tên. Ví dụ, bạn có
thể nhập =YEAR(NOW()) trong khung Refers to để tạo
một cái tên sẽ luôn luôn trả về giá trị là con số của năm
hiện hành. Tính năng này rất thích hợp trong việc gán
tên cho một công thức dài và phức tạp.
Excel 2007 cho phép bạn định nghĩa phạm vi ảnh hưởng
(Scope) của một tên dãy. Phạm vi này cho biết mức độ mà
tên dãy sẽ được nhận biết trong các công thức.
BNTT
Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 89
Trong hộp thoại New Name, nếu bạn chọn Workbook trong
danh sách Scope (hoặc nếu bạn tạo trực tiếp bằng
cách sử dụng Name Box), tên dãy sẽ có ảnh hưởng trong
toàn bộ các Sheet. Điều này có nghĩa là một công thức nằm
trong Sheet1 có thể tham chiếu đến một tên của một dãy
nằm trong Sheet3.
Tuy nhiên, đây có thể là một vấn đề nếu bạn sử dùng cùng
một tên dãy trong các Sheet khác nhau. Ví dụ, bạn có bốn
Sheet: First_Quarter, Second_Quarter, Third_Quarter, và
Fourth_Quarter, và trong mỗi Sheet như vậy, bạn đều có
những dãy cùng mang tên là Expenses. Nếu 4 tên dãy này
mà đều có phạm vi ảnh hưởng là cả workbook, thì Excel sẽ
rối lên vì không biết phải sử dụng tên dãy nào cho Sheet
nào. Trong những trường hợp như thế này, bạn nên chỉ định
phạm vi mà tên dãy có ảnh hưởng trong từng Sheet riêng
biệt. Có nghĩa là tên dãy sẽ chỉ tham chiếu đến dãy mà nó
đã được định nghĩa trong riêng một Sheet nào đó mà thôi.
Ban chỉ định phạm vi ảnh hưởng của tên dãy bằng cách
chọn danh sách xổ xuống của khung Scope trong hộp thoại
New Name. Danh sách này, ngoài chữ Workbook là mặc
định, còn có thêm tên của các Sheet đang có trong bảng
tính. Bạn chỉ việc chọn Sheet mà bạn muốn sử dụng.
Sử dụng một tên dãy trong công thức hoặc dùng nó làm đối
số trong hàm thì khá đơn giản: Bạn chỉ việc thay thế tọa độ
của một dãy bằng tên của dãy đó.
www.giaiphapexcel.com
90 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Ví dụ, giả sử bạn có một ô có công thức như sau:
= G1
Công thức này xác lập giá trị của ô chứa công thức sang giá
trị hiện hành của ô G1. Nếu như ô G1 đã được đặt tên là
TotalExpenses (tổng chi phí), thì công thức trên tương
đương với:
= TotalExpenses
Tương tự, bạn xem hàm sau đây:
= SUM(E3:E10)
Nếu dãy E3:E10 được đặt tên là Sales, công thức này sẽ
tương đương với:
= SUM(Sales)
Nếu bạn không chắc chắn về một tên nào đó, bạn có thể
yêu cầu Excel dán chèn nó vào trong công thức dùm bạn.
Các bước thực hiện điều này như sau:
1. Bạn cứ bắt đầu nhập công thức hoặc hàm, cho tới khi
bạn cần chèn một tên dãy vào, thì dừng lại.
2. Chọn Formulas Defined Names Use in Formula,
Excel sẽ hiển thị một danh sách các tên có phạm vi
ảnh hưởng đến bảng tính hiện hành .
3. Chọn tên mà bạn muốn dùng. Excel sẽ chèn tên đó
vào trong công thức hoặc hàm ngay lập tức.
Sử dụng AutoComplete để chèn tên dãy
Excel 2007 có một chức năng giúp bạn chèn các tên dãy
vào trong công thức rất nhanh. Thật ra thì bạn không cần
phải làm gì hết, ngoài việc nhớ được chữ cái đầu tiên của
tên dãy. Đó là chức năng AutoComplete.
BNTT
Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 91
Hình 60 – Chèn một tên dãy bằng lệnh Use in Formula
Ngay khi bạn nhập chữ cái đầu tiên của một tên dãy, nếu nó
có tồn tại trong bảng tính của bạn, thì ngay lập tức Excel sẽ
xổ ra một danh sách gồm các tên hàm và tên dãy mà có chữ
cái đầu tiên là chữ cái mà bạn vừa gõ vào. Bạn dùng phím
mũi tên để chọn tên dãy bạn cần, rồi nhấn phím Tab, tên
dãy đó sẽ được chèn vào trong công thức.
Hình 61 – Sử dụng AutoComplet để chèn tên dãy
www.giaiphapexcel.com
92 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Trong ví dụ ở hình 61, vì tên Rate đã có trong bảng tính, do
đó khi tôi gõ chữ “r” (cho công thức ở ô E5), ngay lập tức
Excel xổ xuống một danh sách các tên hàm và tên dãy có
ký tự đầu tiên là R. Tôi dùng chuột nhấn chọn “Rate” và
nhấn phím Tab, “Rate” sẽ được chèn vào hàm PMT.
Một dãy, nếu đã được đặt tên thì rất dễ chọn. Excel cung
cấp cho bạn hai phương pháp sau để chọn một dãy bằng tên
của nó:
Dùng GoTo:
Bạn nhấn phím F5 để
mở hộp thoại GoTo,
chọn tên dãy trong danh
sách và nhấn OK.
Dùng Name Box: Để
chọn nhanh một dãy, bạn
nhấn vào Name Box và chọn
tên dãy trong danh sách xổ
xuống.
Nếu bạn đưa bảng tính của mình cho người khác xem, hoặc
bạn phải làm việc với một bảng tính đã có từ vài tháng
Hình 62
Hình 63
BNTT
Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 93
trước, có thể bạn (hoặc người được nhờ xem) sẽ không biết
các tên dãy trong bảng tính của bạn đại diện cho dãy ô nào.
Để thuận tiện cho việc tra cứu các tên dãy, bạn nên chèn
một bảng danh sách các tên dãy vào bảng tính.
Danh sách này sẽ gồm có hai cột, một cột là tên dãy, và cột
kia là tọa độ tuyệt đối của dãy có tên đó.
Bạn theo các bước sau đây:
1. Chọn một vùng đủ lớn để chứa bảng danh sách này
mà không ghi đè lên dữ liệu đang có (cách tốt nhất là
bạn chọn luôn một sheet mới).
2. Nhấn phím F3, hoặc chọn Formulas Defined Names
Use in Formula Paste Name. Excel sẽ hiển thị hộp
thoại Paste Name .
3. Nhấn nút Paste List. Excel sẽ chèn bảng danh sách các
tên dãy vào ô hiện hành.
Hình 64 – Dùng Paste Name để chèn danh sách các tên dãy vào bảng tính
www.giaiphapexcel.com
94 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Name Manager là một công cụ quản lý các tên dãy. Trong
Excel 2007, công cụ này hoàn toàn mới so với những phiên
bản cũ, hay hơn và linh hoạt hơn rất nhiều. Với những
phiên bản cũ, bạn chỉ có thể xóa mỗi lần một tên dãy,
nhưng với Name Manager của Excel 2007, bạn có thể xóa
hàng loạt tên dãy chỉ với một cú nhấn chuột.
Chọn Formulas Defined Names Name Manager, hoặc
đơn giản hơn, bạn chỉ cần nhấn Ctrl+F3, hộp thoại Mane
Manager sẽ mở ra .
Hình 65 – Hộp thoại Name Manager
Khi danh sách các tên dãy của bạn lên đến hàng chục, thậm
chí hàng trăm, bạn sẽ thấy Name Manager của Excel 2007
hiệu quả đến chừng nào. Trước hết là bạn có thể sắp xếp lại
các tên dãy theo tên (Name), theo giá trị (Value), theo tham
chiếu (Refers To), hoặc theo phạm vi ảnh hưởng của nó
trong workbook (Scope), mà chỉ bằng một việc rất đơn giản
là nhấn chuột vào các tiêu đề nằm phía trên danh sách các
BNTT
Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 95
tên dãy. Nhấn một lần, Name Manager sẽ sắp xếp từ A đến
Z (hoặc từ lớn tới nhỏ), nhấn thêm cái nữa, nó sẽ sắp xếp
ngược lại.
Bạn có thể tạo thêm một tên dãy mới ngay trong Name
Manager, bằng cách nhấn vào nút New ở góc trên bên trái.
Để sửa lại một tên dãy (đổi tên, thay đổi tham chiếu, thêm
ghi chú...), bạn chọn tên dãy muốn sửa rồi nhấn vào nút
Edit. Nếu chỉ muốn thay đổi tham chiếu, bạn nhấn vào tên
dãy muốn sửa và sửa trực tiếp tham chiếu trong khung
Refers To bên dưới.
Để xóa tên dãy, bạn chọn những tên dãy cần xóa rồi nhấn
Delete. Đây là điểm mới hoàn toàn so với Excel 2003. Bạn
có thể chọn nhiều tên dãy để xóa chung một lần. Nếu chọn
nhiều tên dãy liên tục, bạn nhấn phím Shift trong khi chọn;
còn nếu chọn những tên dãy không liên tục thì bạn nhấn
phím Ctrl.
Ở góc trên bên phải của Name
Manager còn có một nút Filter,
dùng để lọc và chỉ xem các tên
dãy theo một tiêu chí nào đó
. Nhấn vào đây, một menu nhỏ
sẽ mở ra với các lệnh:
Clear Filter: Hủy tất cả các
cách lọc nếu như nó đang được chọn. Nghĩa là bạn sẽ
thấy lại toàn bộ các tên dãy, kể cả các tên dãy nằm
trong một workbook khác mà có liên kết với
workbook hiện hành và các tên dãy do Excel tự tạo ra
(ví dụ như tên của các Table (*)
, tên do bộ lọc
Advanced Filter tạo ra...)
(*)
Một dãy ô được định dạng đặc biệt. Xem Chương 8, trang 219.
Hình 66
www.giaiphapexcel.com
96 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Names Scoped to Worksheet: Chỉ hiển thị các tên dãy
có phạm vị ảnh hưởng trong Sheet hiện hành.
Names Scoped to Workbook: Chỉ hiển thị các tên dãy
có phạm vị ảnh hưởng trong bảng tính hiện hành.
Names with Errors: Chỉ hiển thị các tên dãy đang
chứa các giá trị lỗi (chứ không phải là tên dãy này có
lỗi, như một vài người lầm tưởng), chẳng hạn như
#NAME, #REF, #VALUE, v.v...
Names without Errors: Chỉ hiển thị các tên dãy không
chứa các giá trị lỗi.
Defined Names: Chỉ hiển thị các tên dãy do bạn tạo
ra, mà không thấy các tên do Excel tạo ra tự động
(như tên các Table chẳng hạn).
Table Names: Chỉ hiển thị các tên của các Table.
Những tên này được Excel tự động tạo ra khi bạn định
nghĩa một dãy ô (hay còn gọi là một vùng chọn) là
một Table.
Nếu trong bảng tính của bạn có những dãy phủ chồng lên
nhau (giao nhau), bạn có thể sử dụng toán tử giao nhau (là
một khoảng trắng) để tham chiếu đến những ô thuộc vùng
giao nhau này.
Nếu trong bảng tính của bạn có những dãy ô phủ chồng lên
nhau (giao nhau), bạn có thể sử dụng toán tử giao nhau (là
một khoảng trắng) để tham chiếu đến những ô thuộc vùng
giao nhau này.
Ví dụ, có hai dãy C4:E9 và D8:G11 giao nhau ở vùng D8:E9
. Để tạo một tham chiếu đến vùng D8:E9 này, bạn
dùng cách viết như sau: = C4:E9 D8:G11
BNTT
Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 97
Hình 67 – Vùng giao nhau của hai dãy
Việc sử dụng toán tử giao nhau sẽ làm cho mọi thứ trở nên
dễ đọc hơn nhiều, vì bạn có thể tham chiếu đến một ô riêng
lẻ bằng cách sử dụng tiêu đề của hàng và cột của ô đó. Ví
dụ, trong hình sau đây, tôi đã đặt tên cho dãy C6:C10 là
Tháng_1 và đặt tên cho dãy C7:F7 là Thuế
Hình 68 – Sử dụng vùng giao nhau của 2 tên dãy
thay cho tham chiếu ô trong công thức
Để tham chiếu đến giá trị của ô C7 (là ô giao nhau của hai
dãy trên), tôi chỉ cần gõ (tại ô I5):
= Thuế Tháng_1
Nhìn vào công thức, tôi sẽ biết ngay đây là số tiền thuế phải
nộp của tháng 01/2007.
***
www.giaiphapexcel.com
98 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
4
Nhập liệu và
định dạng dữ liệu
Nếu bạn đã biết trước dãy ô mà bạn sẽ sử dụng để nhập dữ
liệu, bạn có thể tiết kiệm cho mình một số thời gian và thao
tác gõ phím bằng cách chọn dãy ô đó trước khi bắt đầu
nhập dữ liệu, thay vì cứ tỉ mỉ nhập vào từng ô một.
Khi bạn nhập dữ liệu vào một dãy ô đã được chọn trước,
bạn hãy dùng các phím được liệt kê trong bảng sau đây để
định hướng cho dãy:
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 99
Enter Di chuyển xuống một hàng
Shift + Enter Di chuyển lên một hàng
Tab Di chuyển sang phải một cột
Shift + Tab Di chuyển sang trái một cột
Ctrl + . (dấu chấm) Di chuyển từ góc bên này sang góc
bên kia của dãy
Ctrl + Alt + Di chuyển đến dãy kế tiếp trong một
vùng chọn gồm các dãy không liên
tiếp
Ctrl + Alt + Di chuyển đến dãy nằm trước trong
một vùng chọn gồm các dãy không
liên tiếp
Khi bạn cần điền nhập vào một dãy ô cùng một giá trị hoặc
một công thức nào đó, thay vì bạn phải nhập vào từng ô,
hoặc nhập vào ô đầu tiên rồi copy nội dung trong ô đó sang
các ô còn lại, có hai cách để bạn chỉ cần nhập một lần cho
tất cả các ô trong dãy (hay còn gọi là điền đầy một dãy):
Chọn dãy mà bạn muốn nhập, rồi nhập giá trị hoặc
công thức vào ô đầu tiên, và nhấn Ctrl+Enter. Excel sẽ
tự động điền giá trị hoặc công thức vào toàn bộ các ô
còn lại trong dãy.
www.giaiphapexcel.com
100 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Nhập giá trị hoặc công thức vào ô đầu tiên của dãy,
rồi quét chọn dãy mà bạn muốn cùng có giá trị hoặc
công thức đó (bao gồm cả ô ban đầu). Sau đó:
- Nếu dãy của bạn là một dãy dọc, nhấn Ctrl+D để
Excel tự động điền giá trị hoặc công thức xuống
các ô bên dưới.
- Nếu dãy của bạn là một dãy ngang, nhấn Ctrl+R để
Excel tự động điền giá trị hoặc công thức sang các
ô bên phải.
Fill Handle là một ô vuông nhỏ
màu đen nằm ở góc phải phía
dưới của ô hoặc dãy hiện hành
. Công cụ nhỏ nhưng rất
linh hoạt này có thể làm được
nhiều điều hữu dụng, bao gồm
việc tạo ra một chuỗi giá trị text
hoặc giá trị số và điền đầy dữ liệu
vào một dãy; làm sạch nội dung, chèn và xóa các dãy...
Sử dụng AutoFill để tạo ra chuỗi text và chuỗi số
Khi làm việc với bảng tính, bạn sẽ thường sử dụng những
chuỗi text liên tục (January, February, March... hoặc Sunday,
Monday, Tuesday...) và chuỗi số liên tục (1, 3, 5... hoặc
2003, 2004, 2005...).
Thay vì nhập các chuỗi này bằng tay, bạn có thể sử dụng
Fill Handle để tạo ra chúng một cách tự động. Tính năng này
được gọi là AutoFill (tự động điền). Sau đây là các bước để
bạn thực hiện:
Hình 69 – Fill Handle
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 101
1. Để tạo ra một chuỗi text liên tục, bạn chỉ cần chọn ô
đầu tiên trong dãy bạn muốn sử dụng, và nhập cho nó
một giá trị ban đầu. Nhưng với chuỗi số, bạn cần nhập
hai giá trị đầu tiên và rồi chọn cả hai ô.
2. Đặt con trỏ chuột vào cái Fill Handle. Con trỏ chuột sẽ
biến thành một dấu cộng (+).
3. Nhấp vào kéo con trỏ chuột cho đến khi có một
đường viền màu xám bao quanh dãy mà bạn muốn
điền đầy. Nếu bạn không chắc chắn nơi dừng lại, bạn
hãy chú ý đến giá trị hiện lên ngay phía dưới con trỏ
chuột, nó cho bạn biết giá trị của ô mà bạn vừa kéo
con trỏ chuột đi ngang qua.
4. Nhả nút chuột ra. Excel sẽ điền đầy chuỗi liên tục vào
trong dãy.
Khi bạn nhả nút chuột ra sau
khi sử dụng AutoFill, Excel
không chỉ điền đầy vào dãy mà
còn hiển thị thêm một cái
Smart tag gồm những tùy chọn
cho AutoFill (AutoFill Option).
Để thấy những tùy chọn này,
bạn rê con trỏ chuột Smart tag
và nhấp cái mũi tên hướng
xuống để mở ra một danh sách các tùy chọn. Những tùy
chọn mà bạn thấy phụ thuộc vào loại chuỗi mà bạn đã tạo.
Thường thì bạn sẽ thấy ít nhất có bốn tùy chọn sau đây:
Copy Cells: Điền đầy dãy bằng cách sao chép ô (hoặc
các ô) gốc.
Fill Series: Áp dụng một chuỗi liên tục (là tùy chọn
mặc định của AutoFill)
Hình 70
www.giaiphapexcel.com
102 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Fill Formatting Only: Chỉ áp dụng định dạng của ô gốc
vào dãy được chọn.
Fill Without Formatting: Điền đầy vào dãy một chuỗi
liên tục, nhưng không áp dụng định dạng của ô gốc
vào dãy.
Trong Excel có sẵn một số danh sách AutoFill: các Thứ
trong tuần và các Tháng trong năm (bằng tiếng Anh, viết
tắt và viết đầy đủ). Bạn chỉ cần nhập một giá trị nào đó
(không nhất thiết phải là giá trị đầu tiên của danh sách),
AutoFill sẽ tự động điền các giá trị còn lại.
Nếu sử dụng AutoFill thường xuyên, bạn sẽ thấy AutoFill rất
thông minh: Nó sẽ tự động nhận biết các giá trị thời gian,
ngày tháng; và không chỉ áp dụng bước nhảy cho các giá trị
số, nó cũng có thể áp dụng bước nhảy cho các giá trị thời
gian và cả những giá trị text.
Sau đây là một số ví dụ:
Mon Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat...
Mon, Wed Mon, Wed, Fri, Sun, Tue...
3:00 3:00, 4:00, 5:00, 6:00...
3:00, 3:05 3:00, 3:05, 3:10, 3:15...
26-Mar 26-Mar, 27-Mar, 28-Mar...
Nov-10 Nov-10, Dec-10, Jan-11, Feb-11...
1st 1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th...
Phường 1 Phường 1, Phường 2, Phường 3...
Tổ 1, Tổ 3 Tổ 1, Tổ 3, Tổ 5, Tổ 7, Tổ 9...
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 103
Tự tạo những danh sách AutoFill
Bạn có thể tự do định nghĩa những danh sách AutoFill theo ý
riêng mình, theo những bước sau đây:
1. Nhấn nút Office Excel Options.
2. Trong hộp thoại Excel Options, chọn mục Popular rồi
nhấn vào lệnh Edit Custom Lists...
Hình 71 – Mở hộp thoại Custom Lists từ Options của Excel
3. Chọn mục NEW LIST trong hộp thoại Custom Lists,
một điểm chèn sẽ xuất hiện trong khung List entries.
4. Nhập một từ trong danh sách mà bạn muốn tạo vào
khung List Entries và nhấn Enter. Lập lại bước này cho
các từ khác trong danh sách. Hãy chắc chắn rằng bạn
www.giaiphapexcel.com
104 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
thêm các mục từ theo thứ tự mà bạn muốn chúng xuất
hiện trong chuỗi liên tục.
Nếu bạn đang có sẵn một danh sách ở ngoài bảng
tính, và bạn sẽ thường xuyên sử dụng danh sách này,
bạn hãy đưa nó vào trong Custom Lists bằng cách
nhấp chuột vào biểu tượng có mũi tên màu đỏ, sau đó
quét chọn dãy danh sách ngoài bảng tính, rồi lại nhấp
vào biểu tượng này một lần nữa để trở về hộp thoại
Custom Lists. Sau khi bạn nhấn Import, danh sách bạn
vừa chọn sẽ tự động được thêm vào trong List entries.
5. Nhấn Add để thêm danh sách vừa tạo vào Custom
Lists.
6. Lập lại bước 4 để thêm những danh sách khác. Nếu đã
xong, thì nhấn OK hai lần để quay về bảng tính.
Trong trường hợp bạn muốn xóa một danh sách nào đó, bạn
chỉ cần chọn nó rồi nhấn nút Delete.
Ngoài chức năng AutoFill, Excel còn có lệnh Series, cũng có
khả năng tạo ra những chuỗi số, chuỗi text liên tục, giúp
bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian khi phải nhập liệu.
Sau đây là những bước để nhập liệu bằng lệnh Series:
1. Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn sử dụng để bắt đầu một
chuỗi dữ liệu liên tục, và nhập một giá trị khởi đầu.
Khác với việc dùng AutoFill, trong trường hợp bạn
muốn tạo một chuỗi từ một mẫu cụ thể (chẳng hạn
như chuỗi các số chẵn: 2, 4, 6...), bạn không phải nhập
trước hai giá trị để định nghĩa chuỗi (tuy nhiên, nếu
bạn muốn làm việc này thì cũng không thừa).
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 105
2. Chọn toàn bộ dãy mà bạn muốn tạo một chuỗi dữ liệu
liên tục.
3. Chọn Home Editting Fill Series.
Hình 72 – Gọi lệnh Series từ Ribbon
4. Trong hộp thoại
Series, chọn Rows để
tạo chuỗi trong các
hàng bắt đầu từ ô
hiện hành, hoặc nhấp
chọn Columns để tạo
chuỗi trong các cột.
Nhưng thường thì
Excel sẽ chọn sẵn cho
bạn, tùy vào dạng của
chuỗi bạn đã thực hiện ở bước 2.
5. Sử dụng các tùy chọn trong nhóm Type để chọn loại
chuỗi mà bạn muốn tạo:
Linear: Tìm giá trị kế tiếp trong chuỗi bằng cách
cộng thêm giá trị ở trong ô Step Value vào giá trị
đứng trước (sẽ tạo một chuỗi cấp số cộng).
Growth: Tìm giá trị kế tiếp trong chuỗi bằng cách
nhân thêm giá trị ở trong ô Step Value vào giá trị
đứng trước (sẽ tạo một chuỗi cấp số nhân).
Hình 73 – Hộp thoại Series
www.giaiphapexcel.com
106 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Date: Tạo ra một chuỗi ngày tháng dựa vào tùy
chọn mà bạn chỉ định trong nhóm Date Unit (Ngày,
Ngày trong Tuần, Tháng, hoặc Năm)
AutoFill: Tùy chọn này làm việc giống như khi bạn
sử dụng công cụ Fill Handle. Bạn có thể dùng nó để
mở rộng một mẫu giá trị số hoặc một chuỗi text.
6. Nếu bạn muốn hồi quy một chuỗi số, hãy đánh dấu ô
chọn Trend. Bạn chỉ có thể dùng chức năng này khi
chọn loại chuỗi là Linear hay Growth.
7. Nếu bạn chọn loại chuỗi là Linear, Growth, hoặc Date,
hãy nhập một con số trong ô Step Value. Excel sẽ
dùng con số này để gia tăng giá trị trong chuỗi. Trong
trường hợp bạn đã nhập trước vài giá trị để định nghĩa
chuỗi (ở bước 1), bạn sẽ thấy Excel tự nhận ra điều
này và đã điền sẵn một con số trong khung Step
Value.
8. Để đặt giá trị giới hạn cho chuỗi, nhập giá trị thích
hợp trong khung Stop Value. Với AutoFill, nhỡ bạn đi
quá trớn khi kéo Fill Handle, bạn phải xóa bớt. Còn khi
đã có Stop Value, cho dù ở bước 1 bạn có chọn dư ô,
thì kết quả bạn có được luôn là cái bạn muốn.
9. Nhấn OK, Excel sẽ điền đầy chuỗi vào trong dãy ô
bạn đã chọn.
Hình 78 là một vài ví dụ các chuỗi được tạo bằng phương
pháp này. Bạn xem nhé: Chuỗi Growth (cột C) dừng lại ở ô
C12 (giá trị = 128) bởi vì số hạng kế tiếp trong chuỗi (256)
lớn hơn giá trị dừng (Stop Value) là 250. Chuỗi Day (cột D)
điền vào dãy những ngày lẻ trong tháng bởi vì giá trị Step
Value là 2 (và giá trị bạn đầu là một ngày lẻ). Chuỗi
Weekday (cột E) hơi khác một tí: Các ngày tháng được điền
vào dãy theo trình tự, nhưng bỏ qua những ngày cuối tuần.
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 107
Hình 74 – Một vài ví dụ tạo chuỗi liên tục bằng lệnh Series
Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các giá trị
ngày tháng năm, các chuỗi văn bản, các biểu thức toán học,
các toán tử logic... Nhưng chung quy lại thì chỉ có hai dạng
dữ liệu này: dữ liệu có thể tính toán được và dữ liệu không
thể tính toán được.
Mặc định, tùy thuộc vào nội dung chúng ta nhập vào, Excel
sẽ tự động định dạng ô cho phù hợp: Những dữ liệu có thể
tính toán được sẽ được tự động canh phải, nghĩa là nằm sát
vào lề bên phải của ô; còn những dữ liệu không thể tính
toán được, thì chúng sẽ nằm sát lề bên trái của ô.
Việc tự động này có thể giúp cho bạn kiểm tra dữ liệu nhập
vào của bạn có đúng quy cách hay không. Ví dụ, nếu như
bạn nhập vào một giá trị ngày tháng năm, mà chúng lại
nằm sát lề bên trái sau khi bạn nhấn Enter, thì đó chỉ là một
chuỗi văn bản có dạng ngày tháng năm chứ không phải là
www.giaiphapexcel.com
108 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
một giá trị ngày tháng thực sự, nghĩa là không thể dùng để
tính toán được.
Do đó, để nhập liệu nhanh chóng và dễ dàng kiểm tra tính
chính xác của dữ liệu, bạn không nên canh lề cho dữ liệu
khi đang nhập liệu, cứ để cho Excel tự động làm việc này.
Tuy nhiên, định dạng cho dữ liệu nhập vào không chỉ là
việc canh lề, mà còn là quy định những quy tắc nhập liệu
cũng như cách hiển thị dữ liệu đó.
Mặc dù bạn sử dụng Excel, nhưng những quy định về dấu
phân cách hàng nghìn, dấu phân cách thập phân, định dạng
ngày tháng năm... lại phụ thuộc vào những thiết lập của bạn
trong Control Panel của hệ điều hành. Trong đó, quan trọng
nhất là thiết lập về định dạng số (Numbers) và định dạng
ngày tháng năm (Date).
Để cài đặt những thiết lập này, bạn vào Control Panel, rồi
chọn lệnh Region and Language. Nếu sử dụng Windows
XP, bạn nhấn vào Customize..., nếu sử dụng Windows 7,
bạn nhấn vào Additional setting... Hộp thoại Customize
Format sẽ mở ra.
Những thiết lập cho Numbers
Đây là những quy định về cách dùng những dấu phân cách
trong một con số. Mặc định, Windows sẽ sử dụng định
dạng số theo kiểu Mỹ (dấu phẩy là dấu phân cách hàng
nghìn, dấu chấm là dấu phân cách thập phân). Nếu bạn
muốn định dạng số theo kiểu Việt Nam, bạn hãy sửa lại ba
mục sau đây:
Decimal symbol: Sửa dấu phân cách thập phân.
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 109
Hình 75 – Chọn các định dạng cho Numbers từ Control Panel
Digit grouping symbol: Sửa dấu phân cách hàng
nghìn.
List seperator: Đây chính là dấu phân cách các đối số
khi nhập hàm trong công thức của Excel. Trong
trường hợp bạn chọn dấu phân cách thập phân là dấu
phẩy, buộc bạn phải chọn lại dấu separator là dấu
chấm phẩy. Còn nếu dấu phân cách thập phân là dấu
chấm, thì ở đây là dấu phẩy.
Sau khi bạn chỉnh sửa, bạn có thể xem ngay cách hiển thị
của những con số trong khung Example ở phía trên.
www.giaiphapexcel.com
110 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Những thiết lập cho Currency
Đây là những quy định về cách dùng những dấu phân cách
trong một con số chỉ tiền tệ. Mặc định, Windows sẽ sử
dụng định dạng theo kiểu Mỹ (dấu phẩy là dấu phân cách
hàng nghìn, dấu chấm là dấu phân cách thập phân). Nếu
bạn đã sửa lại định dạng Number theo kiểu Việt Nam, bạn
cũng nên sửa lại những dấu phân cách trong mục này giống
như vậy.
Những thiết lập cho Date
Đây là những quy định về cách nhập ngày tháng năm. Mặc
định thì Windows sẽ dùng kiểu Mỹ, tháng trước ngày sau
(mm/dd/yyyy).
Nếu bạn thích dùng kiểu Việt Nam, ngày trước tháng sau
(dd/mm/yyyy) thì bạn sửa lại ở mục Date formats. Sửa cả
Short date (dạng viết tắt) lẫn Long date (dạng viết đầy đủ).
Bạn cũng có thể quy định dấu phân cách ngày tháng năm là
dấu gì ở ngay đây. Tuy nhiên, nếu không bắt buộc thì bạn
đừng dùng dấu chấm (mặc dù trong một số văn bản vẫn tồn
tại kiểu này), bởi vì có thể nó sẽ ảnh hưởng đến các định
dạng số, nếu như bạn đã chọn dấu phân cách thập phân là
dấu chấm chẳng hạn.
Ở phía dưới, có mục Calendar, dùng để quy định con số chỉ
năm khi chỉ sử dụng 2 chữ số thay vì 4. Mặc định, khi bạn
chỉ nhập con số chỉ năm với 2 chữ số, Windows sẽ hiểu đó
một khoảng thời gian từ năm 1930 đến năm 2029. Bạn có
thể tùy ý điều chỉnh mốc thời gian này cho phù hợp. Cũng
trong mục Calendar, bạn có thể quy định ngày đầu tuần là
thứ mấy (Chủ Nhật hay Thứ Hai), điều này sẽ ảnh hưởng
đến những hàm liên quan đến việc tính tuần lễ mà bạn sẽ
gặp sau này.
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 111
Hình 76 – Chọn các định dạng cho Numbers từ Control Panel
Khi bạn nhập các con số vào bảng tính, Excel sẽ loại bỏ bất
kỳ số 0 (zero) nào đứng ở phía trước số nguyên hoặc phía
sau số lẻ. Ví dụ, nếu bạn nhập 0123.4500, Excel sẽ hiển thị
nó là 123.45. Ngoại lệ cho quy tắc này xảy ra khi bạn nhập
một con số dài hơn chiều rộng của ô, khi đó Excel sẽ điều
chỉnh độ rộng của cột để chứa vừa con số này. Tuy nhiên,
trong một số trường hợp, Excel lại làm tròn một vài chữ số
ở hàng thập phân để chứa vừa con số đó trong một ô. Ví
dụ, một con số như 123.45678 được hiển thị là 123.4568.
www.giaiphapexcel.com
112 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng số
Khi bạn tạo mới một bảng tính, mỗi ô trong bảng tính mới
này sẽ mặc định sử dụng định dạng General (là loại định
dạng mà tôi vừa trình bày ở trên). Nếu bạn muốn những
con số của mình hiển thị khác nhau, bạn có thể chọn một
trong 7 kiểu định dạng số của Excel: Number, Currency,
Accounting, Percentage, Fraction, Scientific, và Special.
Trong tất cả mọi phiên bản của Excel, bạn có thể mở hộp
thoại Format Cells bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+1, sau
đó chọn Tab Number (nếu nó chưa được chọn).
Trong khung Category có những nhóm định dạng như sau:
Number: Định dạng kiểu số – Bạn có những tùy chọn
sau :
- Decimal places: Số chữ số thập phân (từ 1 chữ số
đến tối đa là 30 chữ số)
- Use 1000 Seperator: có sử dụng dấu phân cách
hàng nghìn hay không.
- Negative numbers: Cách hiển thị các số âm. Bạn
có thể hiển thị số âm với dấu trừ đứng trước,
hoặc là màu đỏ, hoặc là nằm trong một cặp dấu
ngoặc đơn, hay là số màu đỏ nằm trong cặp dấu
ngoặc đơn màu đỏ.
Currency: Định dạng kiểu tiền tệ – Các định dạng tiền
tệ tương tự như các định dạng Number, ngoại trừ việc
dấu phân cách hàng ngàn sẽ luôn được sử dụng, và
bạn có thể tùy chọn để hiển thị số với dấu đô-la ($) ở
trước (hoặc một ký hiệu đơn vị tiền tệ nào đó) hay
không.
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 113
Hình 77 – Chọn các định dạng cho Numbers từ hộp thoại Format Cells
Accounting: Định dạng kiểu kế toán – Loại này cũng
giống như Currency, chỉ khác là tất cả các số âm luôn
luôn hiển thị ở bên trong một cặp dấu ngoặc đơn.
Percentage: Định dạng kiểu phần trăm – Định dạng
phần trăm hiển thị số được nhân với 100 và có một
dấu phần trăm (%) ở cuối. Ví dụ, .506 sẽ hiển thị dưới
dạng 50.6%.
Fraction: Định dạng Phân Số – Các định dạng
phân số cho phép bạn biểu diễn các đại lượng thập
phân dưới dạng các phân số. Có tất cả 9 kiểu định
dạng phân số có thể hiển thị.
Scientific: Định dạng kiểu khoa học – Các định dạng
khoa học hiển thị con số có nghĩa nhất nằm bên trái
dấu chấm thập phân, từ 2 đến 30 số thập phân nằm
bên phải dấu chấm thập phân, và sau đó là số mũ. Ví
dụ, 123000 hiển thị là 1.23E+05.
www.giaiphapexcel.com
114 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Hình 78 – Chọn các định dạng cho Numbers từ hộp thoại Format Cells
Special: Định dạng kiểu đặc biệt – Là những tập hợp
được thiết kế sẵn để xử lý những trường hợp đặc biệt,
chỉ thích hợp với người Mỹ (mã điện thoại, mã số an
sinh xã hội,...).
Thay đổi các kiểu định dạng số khi nhập liệu
Cách nhanh nhất để Excel biết cách định dạng các con số là
xác định kiểu định dạng ngay khi bạn nhập dữ liệu. Ví dụ,
nếu bạn bắt đầu một con số tiền tệ với một dấu đô-la ($),
Excel sẽ tự động định dạng con số đó với dạng tiền tệ.
Tương tự, nếu bạn nhập một dấu phần trăm (%) sau một số,
Excel tự động định dạng số này ở dạng là một tỷ lệ phần
trăm. Bạn có thể nhập một giá trị âm bằng cách sử dụng
dấu âm (-) hoặc nhập số đó trong một cặp dấu ngoặc đơn.
Một số ví dụ:
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 115
$1234.567 $1,234.567 Currency
($1234.5) ($1,234.50) Currency
10% 10% Percentage
123E+02 1.23E+04 Scientific
5 3/4 5 3/4 Fraction
0 3/4 3/4 Fraction
3/4 03-Apr Date
Xác định định dạng số ngay khi nhập một con số thì nhanh
và hiệu quả bởi vì Excel đoán được định dạng mà bạn
muốn sử dụng. Nhưng đôi khi Excel đoán sai (trong ví dụ
cuối cùng ở trên, tôi muốn nhập một phân số, nhưng Excel
lại hiểu đó là ngày tháng).
Ngoài cách sử dụng hộp thoại Format Cells để chọn lại kiểu
định dạng, Excel 2007 cung cấp cho bạn một danh sách các
kiểu định dạng được thiết kế sẵn ngay trong nhóm Number
của Tab Home trên Ribbon .
Sau khi chọn dãy số mà bạn muốn định dạng lại, bạn hãy
nhấn vào nút mũi tên nằm bên phải khung Number Format
List, một danh sách các loại định dạng sẽ mở ra, có kèm
theo minh họa cho loại định dạng sẽ chọn. Ví dụ, nếu tôi
chọn ô đang chứa con số 12345678, tôi sẽ có các loại định
dạng như sau:
Number formats : 12345678.00
Currency formats : $12,345,678.00
Accounting formats : $12,345,678.00
Percentage formats : 12345678.00%
Fraction formats : 12345678
www.giaiphapexcel.com
116 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Scientific formats : 1.23E+07
Hình 79 – Chọn loại định dạng số từ Number Format Lists trên Ribbon
Nếu bạn không thích loại nào trong các loại Excel gợi ý,
bạn nhấn vào lệnh More Number Formats... nằm ở dưới cùng
danh sách. Hộp thoại Format Cells sẽ mở ra.
Hoặc bạn có thể sử dụng những tổ hợp phím tắt sau đây để
chọn nhanh kiểu định dạng:
Ctrl + Shift + ` (phím đầu tiên,
bên trái phím số 1)
General (định dạng theo mặc định)
Ctrl + Shift + 1 Number (định dạng theo kiểu số, có hai số
thập phân và có dùng dấu phân cách hàng
nghìn)
Ctrl + Shift + 4 Currency (định dạng theo kiểu tiền tệ, có
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 117
hai chữ số thập phân, dùng dấu $, số âm
nằm trong cặp dấu ngoặc đơn)
Ctrl + Shift + 5 Percentage (định dạng theo kiểu phần trăm,
không có số thập phân)
Ctrl + Shift + 6 Scientific (định dạng theo kiểu khoa học)
Ngoài ra, còn một cách nữa để định dạng lại một giá trị số,
bằng cách sử dụng các nút điều khiển trong nhóm Number
của Tab Home trên Ribbon .
Hình 80 – Nhóm nút lệnh định dạng số trên Ribbon
Accounting Style: Định dạng kiểu tiền tệ của kế toán
(có hai chữ số thập phân, sử dụng dấu đô-la)
Percent Style: Định dạng kiểu phần trăm (không có
chữ số thập phân)
Comma Style: Định dạng kiểu số (có hai chữ số thập
phân, dùng dấu phân cách hàng nghìn)
Increase Decimal: Tăng số chữ số thập phân trong
định dạng hiện hành.
www.giaiphapexcel.com
118 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Decrease Decimal: Giảm số chữ số thập phân trong
định dạng hiện hành (tương đương với viêc làm tròn
số lên).
Khi đưa vào bảng tính các giá trị ngày tháng và thời gian,
bạn cần bảo đảm chúng được nhập theo đúng định dạng đã
quy định trong Region and Language của Control Panel.
Nếu không, có thể Excel sẽ không thể hiểu được, và ngoài
chuyện không thể tính toán được, bạn cũng sẽ không thể
nào sắp xếp dữ liệu theo thứ tự thời gian.
Cách dễ nhất để kiểm tra một giá trị ngày tháng được nhập
vào có đúng quy cách hay không, như tôi đã nói ở phần đầu
của mục Định dạng dữ liệu này, là bạn đừng định dạng
trước khi nhập liệu, mà cứ nhập bình thường, nếu sau khi
bạn nhập xong mà giá trị ngày tháng này được canh sát lề
phải của ô, thì bạn đã nhập đúng, còn nếu chúng vẫn nằm
sát lề bên trái của ô, là bạn đã nhập sai.
Sau khi đã nhập xong, nếu cần thiết phải định dạng lại các
giá trị ngày tháng và thời gian cho phù hợp với công việc,
bạn có thể sử dụng những cách sau đây:
Sử dụng hộp thoại Format Cells
Trong khung Category của hộp thoại Format Cells có
một mục chuyên để định dạng cho ngày tháng (Date) vả
một mục chuyên để định dạng cho thời gian (Time).
Nếu đã chọn trước giá trị cần thay đổi định dạng, bạn sẽ
thấy luôn cách hiển thị của nó trong khung Sample ứng với
từng loại định dạng trong khung Type. Bạn có thể chọn bất
cứ loại nào bạn muốn rồi nhấn OK.
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 119
Hình 81 –Chọn các định dạng cho Numbers từ hộp thoại Format Cells
Cách chọn các kiểu định dạng cho các giá trị thời gian cũng
tương tự như vậy, bạn chỉ việc chọn một loại nào đó trong
khung Type, xem trước kết quả trong khung Sample, ứng ý
loại nào thì nhấn OK.
Ghi chú: Loại định dạng có dấu sao (*) ở phía trước, là loại
định dạng theo kiểu đã quy định trong trong Region and
Language của Control Panel.
Sử dụng Ribbon và phím tắt
Trong Number Format List của Excel 2007, ngoài các kiểu
định dạng số, còn có các loại định dạng cho ngày tháng và
thời gian.
Dĩ nhiên là các kiểu định dạng có sẵn này tùy thuộc vào
quy định trong trong Region and Language của Control
Panel.
www.giaiphapexcel.com
120 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Short Date: Định dạng ngày tháng năm ngắn gọn, chỉ
có ngày, tháng và năm, thể hiện hoàn toàn bằng số (ví
dụ: 30/06/2010)
Long Date: Định dạng ngày tháng năm đầy đủ, gồm
cả Thứ trong tuần và tên của tháng (ví dụ: Wednesday,
June, 30, 2010).
Time: Định dạng thời gian dạng 12 giờ, có ký hiệu để
phân biệt buổi sáng (AM) hay buổi chiều (PM).
Hình 82 – Chọn loại định dạng ngày tháng và thời gian
từ Number Format Lists trên Ribbon
Hoặc bạn có thể sử dụng những tổ hợp phím tắt sau đây để
chọn nhanh kiểu định dạng:
Ctrl + Shift + 2 Time (định dạng thời gian theo dạng h:mm
AM/PM)
Ctrl + Shift + 3 Date (định dạng ngày tháng năm theo dạng
dd-mmm-yy)
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 121
Microsoft Excel không phải là phần mềm chuyên về văn
bản, do đó, chức năng định dạng text trong Excel khá
khiêm tốn. Ngoài những kiểu định dạng thông thường như
in đậm, in nghiêng, gạch dưới, tô màu cho chữ,... sử dụng
tương tự như người anh em cùng họ là Microsoft Word,
hầu như Excel không còn làm được gì nhiều hơn.
Sử dụng các nút lệnh trên Ribbon
Cách nhanh nhất để định dạng cho những nội dung trong
một ô (có thể là chữ, là con số, là biểu thức....) là dùng
những nút lệnh có sẵn trong Tab Home trên Ribbon. Những
nút lệnh này tuy không phong phú bằng nhóm nút lệnh định
dạng chữ trong Microsoft Word, nhưng nếu so với những
gì có sẵn trong Excel 2003, thì Excel 2007 đã có rất nhiều
cải tiến nhằm giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi làm
việc với các bảng tính.
Như bạn thấy trong hình 87, bên trái là nhóm Font, gồm
những nút lệnh dùng để chọn font chữ, cỡ chữ, định dạng in
đậm, in nghiêng, gạch dưới và tô màu cho nội dung trong
một ô. Ở phía trên có hai chữ A, dùng để tăng giảm cỡ chữ.
Hình 83 – Nhóm nút lệnh dùng để định dạng cho dữ liệu text trên Ribbon
Bên phải là nhóm Alignment, dùng để canh lề cho nội dung
trong ô: Ở hàng trên là dùng để canh lề theo chiều dọc (nội
dung sẽ nằm ở Sát cạnh trên, sát cạnh dưới hay nằm chính
giữa của ô). Theo mặc định của Excel, khi bạn nhập cái gì
đó vào trong một ô, nó sẽ nằm sát cạnh dưới của ô. Bên
www.giaiphapexcel.com
122 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
phải là nút lệnh dùng để định hướng: nội dung sẽ nằm
ngang, nằm dọc, hay nằm nghiêng...
Hàng dưới của nhóm Alignment là nhóm nút lệnh để canh
phải, canh giữa hay canh trái cho nội dung trong ô theo
chiều ngang. Hai nút ở ngoài cùng bên phải dùng để chừa
lề (tức là cách biên bên phải và biên bên trái của ô một
khoảng cách nào đó, mặc định thì nội dung sẽ nằm sát vào
một trong hai biên này). Mặc dù bạn có thể định dạng cho
cả nội dung là chữ và số, tuy nhiên, theo kinh nghiệm của
riêng tôi, bạn không nên canh lề cho những con số (cả
những giá trị ngày tháng và thời gian), mà cứ để cho Excel
định dạng theo mặc định của nó, nghĩa là những giá trị này
sẽ luôn được canh sát lề bên phải.
Ngoài cùng bên phải của nhóm Alignment có hai nút lệnh:
Nút ở trên là Wraptext, dùng để bật/tắt chế độ trình bày nội
dung trong một ô với nhiều hàng. Nút ở dưới là Merge &
Center, dùng để bật/tắt chế độ ghép nhiều ô thành một ô.
Những nút lệnh có sẵn trên Ribbon chắc chắn không đáp
ứng đầy đủ cho các nhu cầu định dạng dữ liệu kiểu text.
Muốn thực hiện những định dạng cao cấp hơn, bạn hãy
nhấn vào nút mũi tên nhỏ nằm ở góc dưới bên phải của
nhóm Font hoặc nhóm Alignment để gọi hộp thoại Format
Cells (hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl+1).
Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới
Đôi khi, do yêu cầu công việc, chúng ta phải định dạng chỉ
số trên, chỉ số dưới cho văn bản. Ví dụ như khi nhập đơn vị
tính diện tích (m2, m
3), hoặc những ký hiệu hóa học (H2O,
CO2). Để thực hiện điều này, bạn theo những bước sau:
1. Chọn ký tự muốn định dạng thành chỉ số trên hoặc chỉ
số dưới.
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 123
2. Nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells, rồi chọn
Tab Font.
3. Trong khung Effects, bạn chọn Superscript để tạo chỉ
số trên , chọn Subscript để tạo chỉ số dưới.
4. Nhấn OK để trở về bảng tính.
Hình 84 – Chọn Superscript để tạo chỉ số trên
Ngắt dòng trong ô
Khi nhập liệu văn bản, nếu bạn nhấn Enter, ô hiện hành sẽ
di chuyển xuống ô bên dưới, chứ không phải là ngắt dòng
cho đoạn văn bản đó; và cũng không phải là nhấn
Shift+Enter để ngắt dòng giữa chừng như trong MS Word.
Để ngắt dòng cho đoạn văn bản trong một ô, bạn nhấn tổ
hợp phím Alt+Enter tại vị trí muốn ngắt dòng.
Trong trường hợp bạn muốn dữ liệu kiểu text sẽ tự động
ngắt dòng theo giới hạn chiều rộng của ô, bạn có 2 cách:
Nhấn vào nút Wrap Text trên Ribbon như tôi đã nói ở
trên.
www.giaiphapexcel.com
124 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Chọn những ô muốn định dạng, nhấn Ctrl+1 để mở
hộp thoại Format Cells, chọn Tab Alignment rồi
đánh dấu vào tùy chọn Wrap Text trong nhóm Text
Control.
Hình 85 – Tab Alignment trong hộp thoại Format Cells
Ép dữ liệu text cho vừa với chiều rộng ô
Cũng trong hộp thoại Format Cells, Tab Alignment, nếu bạn
muốn dữ liệu text trong một ô sẽ tự động co nhỏ lại cho
vừa với chiều rộng ô (mà không ngắt dòng), thì bạn đánh
dấu vào tùy chọn Shrink to fit.
Ghi chú: Nếu tùy chọn Wrap Text đang được đánh dấu, bạn
phải hủy chọn nó, thì mới có thể chọn được Shrink to fit.
Canh lề cho dữ liệu
Excel cho phép bạn canh lề cho dữ liệu trong một ô không
chỉ theo chiều ngang, mà còn theo chiều dọc.
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 125
Trong Tab Alignment của hộp thoại Format Cells, nhóm Text
alignment có 2 mục: Horizontal dùng để canh lề dữ liệu theo
chiều ngang, Vertical dùng để canh lề dữ liệu theo chiều
dọc.
Horizontal có những tùy chọn sau đây :
- General: Canh lề theo
mặc định (tùy thuộc
vào mỗi loại dữ liệu)
- Left (Indent): Canh lề
trái
- Center: Canh giữa
- Right (Indent): Canh lề
phải
- Fill: Lấp đầy hết chiều
rộng của ô bằng dữ
liệu hiện có.
- Justify: Canh đều hai biên
- Center Across Selection: Canh giữa băng ngang qua
những ô được chọn.
- Distributed (Indent): Chia đều khoảng cách của dữ
liệu trong ô.
Những tùy chọn có kèm chữ Indent, sẽ bố trí dữ liệu
nằm cách biên của ô một khoảng cách do bạn quy
định trong tùy chọn Indent ở ngay bên phải.
Xin nói rõ hơn về hai tùy chọn Fill và Center Across
Selection:
- Fill: Thường sử dụng khi bạn muốn làm những
đường chấm chấm chạy hết chiều ngang ô. Thay vì
phải gõ hàng chục dấu chấm, bạn chỉ cần gõ 1 dấu
chấm, rồi chọn tùy chọn này.
Hình 86 – Các kiểu canh lề cho dữ liệu text theo chiều ngang
www.giaiphapexcel.com
126 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Center Across Selection: Thông thường, khi muốn
trình bày một tiêu đề gì đó, người ta hay sử dụng
chức năng Merge & Center (trộn các ô và canh giữa
dữ liệu). Tuy nhiên, trong các bảng cần đến việc
lọc dữ liệu, chức năng này sẽ gây nhiều rắc rối.
Trong trường hợp đó, bạn nên sử dụng Center
Across Selection. Dữ liệu sẽ được canh giữa những
ô đã chọn, nhưng các ô đó vẫn là những ô độc lập,
không bị trộn thành 1 ô.
Ví dụ: Hình 87 là trường hợp các ô B2:F2 đã được
Merge and Center, khi bạn nhấn vào bất kỳ ô nào trong
dãy B2:F2, thì cả dãy ô được chọn, bởi vì chúng chỉ
còn là một ô có địa chỉ là B2:
Hình 87 – Sử dụng Merge and Center cho dãy ô
Hình 88 là trường hợp định dạng Center Across
Selection cho dãy ô B2:F2. Nội dung chính thực ra vẫn
nằm trong ô B2, mặc dù có vẻ nhưng chúng đang nằm
giữa dãy ô B2:F2. Và đương nhiên, các ô từ B2 đến F2
vẫn là những ô độc lập, bạn có thể chọn riêng từng ô:
Hình 88 – Sử dụng Center Across Selection cho dãy ô
Vertical có những tùy chọn sau đây :
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 127
- Bottom: Canh lề dữ
liệu theo cạnh dưới
của ô (mặc định).
- Top: Canh lề dữ liệu
theo cạnh trên của ô.
- Center: Canh lề dữ
liệu nằm ở giữa ô
theo chiều dọc.
- Justify: Canh đều dữ
liệu theo chiều dọc
của ô. Tuy nhiên, nếu dữ liệu quá ít, thì chúng sẽ
nằm sát cạnh trên của ô (Top).
- Distributed: Chia đều khoảng cách của dữ liệu trong
ô theo chiều dọc. Trong trường hợp dữ liệu quá ít,
chúng sẽ nằm ngay chính giữa ô (Center).
Nhập những ký tự đặc biệt
Excel cũng cho phép chúng ta nhập những ký tự đặc biệt
(không có trên bàn phím) vào các chuỗi text, giống như MS
Word.
Khi muốn nhập một ký tự đặc biệt, bạn nhấp chọn Symbol
trong Tab Insert của Ribbon:
Hình 90 – Dùng lệnh Insert Symbol để nhập những ký tự đặc biệt
Một hộp thoại sẽ mở ra, chứa đầy những ký tự đặc biệt
. Bạn chỉ việc chọn ký tự cần nhập vào rồi nhấn Insert.
Hình 89 – Các kiểu canh lề cho dữ liệu text theo chiều dọc
www.giaiphapexcel.com
128 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Hình 91 – Hộp thoại Symbol
Khi xây dựng bảng tính để phục vụ cho công việc của
mình, chắc chắn sẽ có lúc bạn muốn quy định việc nhập dữ
liệu theo những yêu cầu nhất định nào đó, và nếu nhập sai
hoặc không đúng yêu cầu thì sẽ có một thông báo lỗi hiện
ra nhắc nhở.
Công cụ Data Validation (xác nhận tính hợp lệ của dữ liệu)
sẽ giúp bạn thực hiện vấn đề tôi vừa nêu ở trên. Nó sẽ giúp
bạn nhập liệu một cách chính xác theo các yêu cầu đã đặt ra
và hạn chế sai sót tối thiểu.
Để thiết lập những quy tắc nhập liệu, trước hết bạn cần
chọn dãy ô mà bạn sẽ áp dụng những quy tắc này, sau đó,
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 129
chọn Data Data Tools Data Validation, hộp thoại Data
Validation sẽ mở ra .
Mặc định, bạn sẽ thấy trong trong nhóm Validation Criteria
có sẵn tùy chọn Any Value ở mục Allow, nghĩa là chúng ta có
thể nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào cũng được.
Hình 92
Bạn có thể thiết lập các quy tắc nhập liệu với những tùy
chọn trong danh sách của mục Allow: Whole number,
Decimal, List, Date, Time, Text lenght, và Custom. Nhưng cho
dù bạn chọn tùy chọn nào, thì hộp thoại này luôn luôn có
hai tùy chọn:
Ignore blank: Nếu bạn đánh dấu chọn vào đây, Excel
sẽ không áp dụng quy tắc nhập liệu với những ô rỗng.
Clear All: Xóa tất cả những quy tắc nhập liệu mà bạn
đã thiết lập cho dãy ô đang chọn.
Tùy vào loại quy tắc bạn chọn, Data Validation sẽ đưa ra
những textbox thích hợp để bạn nhập các giá trị giới hạn
cho quy tắc. Bạn có thể quy định các giá trị giới hạn này là
cố định hoặc không cố định:
www.giaiphapexcel.com
130 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Giá trị giới hạn cố định
Để cố định một giá trị giới hạn, bạn hãy nhập trực tiếp vào
một con số hoặc một giá trị thích hợp với quy tắc mà bạn sẽ
thiết lập.
Giá trị giới hạn không cố định
Nếu bạn sử dụng tham chiếu đến một ô, một dãy ô hoặc
một tên dãy cho các giá trị giới hạn, thì khi những giá trị
(hoặc kết quả của công thức) của các tham chiếu thay đổi,
giá trị giới hạn cũng sẽ thay đổi theo, và do đó, chúng
không cố định.
Khi sử dụng tham chiếu là địa chỉ ô hay dãy ô, bạn phải
nhập vào ở dạng tham chiếu tuyệt đối. Tuy nhiên, bạn chỉ
có thể sử dụng tham chiếu tới một địa chỉ ô, dãy ô cho các
giá trị giới hạn khi những ô hoặc dãy ô này nằm trong cùng
worksheet với bảng tính mà bạn sẽ áp dụng quy tắc.
Nếu muốn sử dụng tham chiếu đến những ô hoặc dãy ô
nằm trong các Sheet khác hoặc trong những bảng tính khác
cho các giá trị giới hạn, thì bạn phải đặt tên cho những ô
hoặc dãy ô đó, và sử dụng những tên dãy này để làm tham
chiếu cho các giá trị giới hạn.
Whole Number
Loại quy tắc nhập liệu đầu tiên là Whole Number, chỉ cho
phép nhập liệu với những số nguyên. Nếu bạn nhập số thập
phân, chuỗi,... sẽ bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích khi bạn
cần nhập liệu những giá trị là tuổi, số lượng mặt hàng, số
sản phẩm,...
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 131
Khi bạn chọn Whole number, hộp thoại Data Validation sẽ
xuất hiện mục Data, cho phép khống chế phạm vi giá trị
nhập vào .
Hình 93
Trong mục Data có những tùy chọn sau đây:
Between / Not Between – Cho phép nhập liệu những
giá trị trong (hoặc ngoài) một vùng xác định nào đó.
Ví dụ ngày trong tháng (từ 1 đến 31), tháng trong năm
(1 đến 12)... Bạn sử dụng 2 ô bên dưới để nhập các
giá trị giới hạn:
- Maximum: Giới hạn lớn nhất
- Minimum: Giới hạn nhỏ nhất
Equal to / Not equal to – Cho phép (hoặc không cho
phép) nhập liệu những giá trị bằng giá trị xác định ở ô
Value. Giá trị xác định này cũng có thể cố định hoặc
không cố định, tùy vào cách nhập của bạn, giống như
tôi đã trình bày ở mục Between/Not Between trên đây.
Greater than / Greater than or equal to – Cho phép
nhập liệu những giá trị lớn hơn (hoặc bằng) giá trị xác
www.giaiphapexcel.com
132 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
định ở ô Minimum. Giá trị xác định này cũng có thể cố
định hoặc không cố định, tùy vào cách nhập của bạn,
giống như tôi đã trình bày ở mục Between/Not
Between trên đây.
Less than / Less than or equal to – Cho phép nhập
liệu những giá trị nhỏ hơn (hoặc bằng) giá trị xác định
ở ô Maximum. Giá trị xác định này cũng có thể cố
định hoặc không cố định, tùy vào cách nhập của bạn,
giống như tôi đã trình bày ở mục Between/Not
Between trên đây.
Decimal
Loại quy tắc nhập liệu thứ hai là Decimal, chỉ cho phép
nhập liệu với những giá trị số. Nếu bạn nhập liệu với chuỗi
hoặc một loại dữ liệu nào đó không phải là số, sẽ bị báo lỗi.
Sử dụng chức năng này sẽ giúp bạn tránh được những sai
sót do những quy định về định dạng số (quy định về dấu
phân cách hàng nghìn và dấu phân cách thập phân).
Những tùy chọn trong mục Data của quy tắc này tương tự
như trong quy tắc Whole Numer.
List
Quy tắc nhập liệu List chỉ cho phép nhập liệu từ một
danh sách có sẵn. Danh sách này có thể được nhập trực
tiếp, hoặc tham chiếu đến một dãy ô, một tên dãy sẵn có.
Bạn nên sử dụng chức năng khi dữ liệu nhập vào được lấy
từ một cơ sở dữ liệu sẵn có để hạn chế tối đa việc sai sót và
tiết kiệm được thời gian. Ví dụ như khi bạn nhập các mã số
hàng hóa, các số tài khoản, họ và tên... Những danh sách
này thường dài và khó nhớ, lại dễ nhập sai chính tả.
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 133
Hình 94
Khi bạn áp dụng quy tắc này
cho dãy ô, và có kích hoạt tùy
chọn In-cell dropdown, thì khi
bạn nhấn một ô trong dãy
này, một dropdown sẽ hiện ra
, chứa danh sách mà
bạn đã quy định trong quy
tắc. Bạn chỉ cần chọn một
phần tử trong danh sách này
để nhập vào ô.
Tuy nhiên, không giống với
khi nhập công thức vào ô, Excel không áp dụng
AutoComplet cho các dropdown này. Có nghĩa là nó không
tự động chọn ra một phần tử trong danh sách sau khi bạn
nhập một hoặc vài ký tự đầu tiên. Điều này sẽ hơi khó khăn
một chút cho việc tìm kiếm một phần tử, nếu bạn sử dụng
một danh sách dài.
Cũng như những giá trị giới hạn cho quy tắc, bạn có thể cố
định hoặc không cố định danh sách các giá trị để nhập liệu:
Hình 95
www.giaiphapexcel.com
134 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Sử dụng danh sách cố định: Khi muốn cố định danh
sách nhập liệu, bạn nên gõ trực tiếp danh sách này
vào ô Source. Mỗi phần tử cách nhau bởi dấu phẩy
. Trong trường hợp danh sách là những từ
có dấu tiếng Việt, bạn phải sử dụng bộ gõ Unicode để
Excel hiển thị đúng tiếng Việt.
Sử dụng danh sách từ một dãy, một tên dãy: Bạn có
thể sử dụng một danh sách có sẵn trong một dãy ô
bằng cách kích hoạt ô Source, sau đó dùng chuột quét
chọn dãy ô chứa danh sách; hoặc cũng có thể nhập
trực tiếp tham chiếu của dãy ô hoặc tên dãy vào ô
Source. Khi đó, danh sách nhập liệu này sẽ không cố
định, nó sẽ tùy thuộc vào sự thay đổi của danh sách
nguồn.
Excel sẽ giữ nguyên thứ tự sẵn có trong danh sách
nguồn. Do đó, khi sử dụng những danh sách dài, bạn
nên sắp xếp trước (theo thứ tự ABC chẳng hạn). Điều
này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian khi
tìm một phần tử trong danh sách để nhập vào ô.
Date
Loại quy tắc tiếp theo là Date , chỉ cho phép nhập
liệu với những giá trị ngày tháng. Bạn sử dụng quy tắc này
khi các dãy ô chỉ chứa những giá trị ngày tháng (ngày vào
làm, ngày nghỉ việc, ngày tháng năm sinh...).
Cũng như quy tắc Whole Number, bạn có thể giới hạn chỉ
cho phép nhập liệu trong một khoảng ngày tháng năm nào
đó mà thôi, nhưng thay vì là Minimum và Maximum, thì ở
đây là Start date và End Date.
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 135
Hình 96
Time
Tương tự Date, quy tắc Time chỉ cho phép nhập liệu
với những giá trị thời gian. Bạn sử dụng quy tắc này khi
các dãy ô chỉ chứa những giá trị thời gian (giờ vào làm, giờ
ra về,...).
Hình 97
Cũng như quy tắc Whole Number, bạn có thể giới hạn chỉ
cho phép nhập liệu trong một khoảng thời gian nào đó mà
thôi, nhưng thay vì là Minimum và Maximum, thì ở đây là
www.giaiphapexcel.com
136 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Start time và End Time. Bạn nên lưu ý, Start Time không thể
nhỏ hơn 0:00 và End Time không thể lớn hơn 24:00.
Text length
Quy tắc Text Length giới hạn chuỗi dữ liệu nhập vào
với một con số các ký tự được xác định (kể cả khoảng
trắng). Bạn nên sử dụng quy tắc này cho các dãy ô chứa
những giá trị đòi hỏi có một số lượng ký tự nhất định nào
đó (số chứng minh nhân dân, số điện thoại, số tài khoản...).
Cũng như quy tắc Whole Number, bạn có thể giới hạn chiều
dài tối đa (Maximum) hoặc tối thiểu (Minimum) của chuỗi dữ
liệu sẽ được nhập vào.
Hình 98 – Quy định chuỗi nhập vào phải có 9 ký tự (dùng để nhập số CMND)
Custom
Trong trường hợp bạn cần thiết lập một quy tắc mà không
có một tùy chọn nào trong danh sách có sẵn của Data
Validation đáp ứng được, bạn sử dụng mục Custom này
. Khi đó, giới hạn của bạn sẽ được quy định bởi một
công thức.
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 137
Hình 99
Ví dụ, giả sử bạn sẽ quy định tổng giá trị nhập vào trong
dãy ô B1:B10 không được vượt quá 10 triệu, bạn có thể
dùng công thức sau đây trong ô Formula:
=SUM($B$1:$B$10)<=10000000
Khi tổng giá trị nhập vào trong dãy ô này vượt quá 10 triệu,
Excel sẽ xuất hiện một thông báo lỗi.
Input Message
Một khi đã thiết lập các quy tắc nhập liệu, bạn nên bao gồm
vào đó hướng dẫn cho việc nhập liệu (xuất hiện mỗi khi
chọn một ô đã được thiết lập quy tắc nhập liệu). Việc này
rất cần thiết, bởi vì khi đã thiết lập quá nhiều các quy tắc,
có thể ngay chính bạn cũng không nhớ được dãy ô này phải
nhập liệu như thế nào mới đúng.
Để đưa ra hướng dẫn cho những dãy ô đã được thiết lập các
quy tắc nhập liệu, bạn sử dụng Tab Input Message trong
www.giaiphapexcel.com
138 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
hộp thoại Data Validation. Bạn có thể sử dụng tiếng Việt cho
những thông báo với bộ gõ Unicode.
Ví dụ, sau khi đã thiết lập quy tắc Text Length cho cột sẽ
dùng để nhập số Chứng minh nhân dân (là một chuỗi gồm
9 con số), bạn chọn Tab Input Message, và nhập vào nội
dung như sau:
Hình 100
Bạn có thể xuống dòng trong nội dung hướng dẫn bằng
phím Enter, như khi bạn nhập văn bản trong Word.
Và khi đó, mỗi khi nhấn chọn một ô trong cột sẽ dùng để
chứa các số Chứng minh nhân dân, sẽ xuất hiện một thông
báo như minh họa ở hình
101.
Nếu không muốn xuất hiện
thông báo này, bạn bỏ kích
hoạt tùy chọn Show input
message when cell is
selected.
Hình 101
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 139
Error Alert
Bình thường, Excel sẽ tự động xuất hiện một thông báo lỗi
mỗi khi có dữ liệu nhập vào không theo quy tắc đã được
quy định. Bạn có thể thay đổi cách hiển thị thông báo này,
làm cho nó thân thiện hơn bằng tiếng Việt chẳng hạn, bằng
cách sử dụng Tab Error Alert trong hộp thoại Data Validation.
Hình 102
Cách nhập thông báo lỗi cũng giống như bạn nhập các
hướng dẫn. Bạn có thể xuống dòng bằng phím Enter, cũng
như có thể sử dụng tiếng Việt bằng bộ gõ Unicode.
Mục Style là danh sách những kiểu cảnh báo: Stop, Warning
và Information.
Stop: Sử dụng khi bạn muốn dữ liệu nhập vào bắt
bược phải đúng quy tắc đã quy định. Nếu dữ liệu
nhập vào không đúng quy tắc, sẽ xuất hiện thông
báo lỗi (hình 103), và bạn chỉ có thể nhấn Retry để
nhập lại cho đúng. Nếu nhấn Cancel, Excel sẽ xóa
nội dung đã nhập sai trong ô.
www.giaiphapexcel.com
140 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Hình 103
Warning: Sử dụng khi bạn có thể chấp nhận một số
―ngoại lệ‖ nào đó cho quy tắc đã thiết lập. Nếu dữ liệu
nhập vào không đúng quy tắc, sẽ xuất hiện thông báo
lỗi như sau:
Hình 104
Nếu nhấn Yes, Excel sẽ xem dữ liệu nhập vào là một
―ngoại lệ‖ của quy tắc và chấp nhận nó. Nếu chọn No,
Excel sẽ bôi đen nội dung vừa nhập để bạn sửa lại cho
đúng. Nếu nhấn Cancel, Excel sẽ xóa nội dung đã
nhập sai trong ô.
Information: Đây chỉ là một thoại thông báo mang
tính nhắc nhở, thường ít được dùng. Vì nếu dữ liệu
nhập vào không đúng quy tắc, sẽ xuất hiện thông báo
lỗi như sau:
Hình 105
Nếu nhấn Yes, Excel sẽ xem dữ liệu nhập vào là một
―ngoại lệ‖ của quy tắc và chấp nhận nó. Nếu nhấn
BNTT
Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 141
Cancel, Excel sẽ xóa nội dung đã nhập sai trong ô mà
không bắt buộc bạn phải sửa lại.
Trong trường hợp này, những quy tắc mà bạn đã thiết
lập xem như ―bằng không‖, bởi vì, bạn có thể nhập
đúng, nhập sai hoặc không nhập gì hết vào những ô
này. Excel sẽ ―bỏ qua‖ hết.
Data Validation là một công cụ rất hay và linh hoạt trong
việc xử lý dữ liệu nhập vào trong bảng tính. Khả năng kiểm
soát dữ liệu kèm theo những thông báo hỗ trợ giúp người
sử dụng đưa ra biện pháp xử lý thích hợp. Với khả năng
này, Excel đã trở nên gần gũi hơn với những cơ sở dữ liệu.
***
www.giaiphapexcel.com
142 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
5
Thiết lập những công thức
Một bảng tính chỉ là một tập hợp những con số và những
chuỗi văn bản vô tri vô giác cho đến khi bạn định nghĩa
một loại quan hệ nào đó giữa chúng. Bạn thực hiện điều
này bằng cách tạo các công thức, để thực hiện những phép
tính và cho ra kết quả. Chương này sẽ trình bày cho bạn
một số điểm cơ bản về công thức, bao gồm các thiết lập các
công thức cho số và chuỗi văn bản đơn giản, tìm hiểu thứ
tự ưu tiên của các toán tử, sao chép và di chuyển các công
thức trong bảng tính, và cách tận dụng tối đa tên dãy để làm
cho việc tạo công thức dễ dàng và dễ đọc hơn..
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 143
Tất cả các công thức trong Excel đều có chung một cấu
trúc: Một dấu bằng (=), theo sau là một hay nhiều toán
hạng (là những giá trị, những tham chiếu ô, dãy, tên dãy,
hoặc tên hàm) được tách biệt bằng một hay nhiều toán tử
(là những ký hiệu kết hợp các toán hạng theo một cách nào
đó, chẳng hạn như dấu cộng, ký hiệu lớn hơn).
Bạn có thể dùng những khoảng trắng giữa các toán hạng và
các toán tử trong công thức. Đây là một điều nên làm bởi vì
những khoảng cách giữa các thành phần trong công thức sẽ
giúp công thức dễ đọc hơn.
Excel chấp nhận việc ngắt dòng trong công thức, nếu như
bạn có một công thức dài, bạn nên chia công thức ra thành
nhiều dòng. Để ngắt dòng trong công thức, bạn dùng tổ hợp
phím Alt+Enter.
Mặc dù bạn có thể sẽ không gặp phải, nhưng bạn nên biết
những giới hạn mà Excel đã thiết lập dựa trên những khía
cạnh khác nhau của các công thức và mô hình một bảng
tính. Nếu đã từng sử dụng Excel 2003, bạn sẽ thấy những
giới hạn này đã được mở rộng đáng kể trong Excel 2007:
Số lượng các cột trong một
bảng tính 16.384 1.204
Số lượng các hàng trong
một bảng tính 16.777.216 65.536
Số ký tự tối đa trong một
công thức 8.192 1.204
www.giaiphapexcel.com
144 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Số lượng tối đa các hàm có
thể lồng nhau trong một
công thức
64 7
Số lượng tối đa các tham
chiếu mảng
Không
giới hạn 65.335
Nhập công thức
Nhập một công thức vào trong bảng tính rất đơn giản:
- Chọn ô mà bạn muốn nhập công thức vào.
- Gõ một dấu bằng (=) để Excel biết rằng bạn sẽ nhập
một công thức.
- Nhập các toán hạng (operand) và toán tử (operator)
của công thức.
- Nhấn Enter để xác nhận công thức.
Excel có ba chế độ nhập liệu khác nhau, tùy vào những
thao tác gõ bàn phím và dùng chuột của bạn:
Khi bạn gõ dấu bằng để bắt đầu một công thức, Excel
sẽ vào Enter mode, là chế độ mà bạn sẽ dùng để nhập
các chuỗi văn bản, các toán hạng, toán tử...
Nếu bạn nhấn một phím trong nhóm phím định hướng
trên bàn phím (PageUp, PageDown, hay các phím
mũi tên), hoặc là bạn nhấp chuột vào bất kỳ một ô
khác trong bảng tính, Excel sẽ vào Point mode, là chế
độ mà bạn sử dụng một ô hoặc một dãy ô như là một
toán hạng trong công thức. Khi bạn đang ở trong Point
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 145
mode, bạn có thể sử dụng bất kỳ kỹ thuật chọn dãy
chuẩn nào. Lưu ý rằng, Excel sẽ quay về Enter mode
ngay khi bạn nhập một toán tử hay bất kỳ ký tự nào
khác.
Nếu bạn nhấn phím F2, Excel sẽ vào Edit mode, là
chế độ mà bạn dùng để thực hiện những thay đổi
trong công thức. Ví dụ, khi bạn đang ở trong Edit
mode, bạn có thể sử dụng phím mũi tên qua trái hoặc
qua phải di chuyển con trỏ chuột đến một chỗ nào đó
trong công thức để xóa hoặc chèn vào những ký tự.
Bạn cũng có thể vào Edit mode bằng cách nhấp chuột
vào bất kỳ nơi nào trong công thức. Để quay về Enter
mode, bạn nhấn phím F2 một lần nữa.
Bạn có thể biết mình đang ở trong chế độ nào của Excel
bằng cách nhìn vào Status bar. Ở phía bên trái của thanh
này, bạn sẽ thấy một trong ba chữ: Enter, Point, hoặc Edit.
Sửa công thức
Sau khi bạn đã nhập một công thức, bạn có thể thấy rằng
phải quay lại sửa đổi cái gì đó. Excel cho bạn ba cách để
vào Edit mode và thực hiện các thay đổi trong công thức ở ô
hiện hành:
- Nhấn phím F2.
- Double-click vào ô chứa công thức cần sửa.
- Nhấn chuột vào bất kỳ nơi nào trong công thức ở trên
thanh công thức (Formula bar).
Excel chia công thức ra thành bốn loại: số học (Arithmetic),
so sánh (Comparison), chuỗi văn bản (Text), và tham chiếu
www.giaiphapexcel.com
146 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
(Reference). Mỗi loại có tập hợp toán tử riêng của nó, và
cách sử dụng mỗi loại công thức cũng khác nhau.
Các công thức số học là những công thức phổ thông nhất.
Chúng kết hợp các số, các địa chỉ ô, và các kết quả hàm
bằng những toán tử số học để thực hiện các phép tính.
Những toán tử được sử dụng trong các công thức số học:
+ Phép tính cộng = 10+ 5 15
– Phép tính trừ = 10 – 5 5
– Phép phủ định
(dấu trừ đại số) = –10 –10
* Phép nhân = 10*5 50
/ Phép chia = 10/5 2
% Phép tính phần trăm = 10% 0.10
^ Phép tính lũy thừa = 10^5 100,000
Công thức so sánh là một mệnh đề so sánh giữa hai hoặc
nhiều số, chuỗi văn bản, nội dung trong ô hoặc kết quả
hàm. Nếu mệnh đề là đúng, kết quả trả về của công thức là
giá trị logic TRUE (tương đương với một giá trị bất kỳ khác
0). Nếu mệnh đề là sai, kết quả trả về của công thức là giá
trị logic FALSE (tương đương với 0).
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 147
Những toán tử mà bạn có thể sử dụng trong các công thức
so sánh:
= Bằng = 10 = 5 FALSE
> Lớn hơn = 10 > 5 TRUE
< Nhỏ hơn = 10 < 5 FALSE
>= Lớn hơn hoặc bằng = 10 >= 5 TRUE
<= Nhỏ hơn hoặc bằng = 10 <= 5 FALSE
<> Không bằng (khác) = 10 <> 5 TRUE
Công thức xử lý chuỗi văn bản là loại công thức sẽ trả về
kết quả là một chuỗi văn bản (text). Loại công thức này sử
dụng toán tử ―và‖ (dấu &), chuỗi văn bản được đặt trong
các cặp dấu nháy kép (" "), và các kết quả của các hàm xử
lý chuỗi văn bản.
Chúng ta thường sử dụng loại công thức này khi cần ghép
các chuỗi văn bản lại với nhau. Ví dụ, công thức này:
= "soft" & "ware" Sẽ trả về kết quả là: software.
Bạn cũng có thể sử dụng dấu & để ghép nhiều ô chứa giá trị
text lại với nhau. Ví dụ, ô A1 chứa chữ Word, và ô A2 chứa
chữ Excel, công thức này:
= A1 & " and " & A2 Sẽ trả về kết quả là: Word and Excel.
www.giaiphapexcel.com
148 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Công thức tham chiếu là loại công thức sử dụng các toán tử
tham chiếu (reference operators) kết hợp hai tham chiếu ô
hoặc dãy ô để tạo ra một tham chiếu nối đơn.
Những toán tử mà bạn có thể sử dụng trong loại công thức
tham chiếu:
: (dấu hai chấm)
Dãy Tạo một dãy từ hai tham chiếu
(A2:C5)
(khoảng trắng)
Giao Tạo một dãy từ vùng giao nhau
của hai dãy (A1:C5 B2:E8)
, (dấy phẩy)
Hợp Tạo một dãy từ hai dãy đơn
(A1:C5, B2:E8)
Trong thực tế, hầu hết các công thức mà bạn sử dụng sẽ có
một số giá trị toán tử. Bạn nên biết qua về thứ tự ưu tiên
của các toán tử, nghĩa là biết thứ tự ưu tiên mà Excel sẽ
tính toán giá trị một công thức.
Ví dụ công thức này: = 3+5^2. Nếu bạn tính toán từ trái
sang phải, kết quả mà bạn có được sẽ là 64 (3+5 bằng 8, và
8^2 bằng 64). Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện phép lũy thừa
trước rồi mới đến phép cộng, thì kết quả là 28 (5^2 bằng 25,
và 3+25 bằng 28). Ví dụ này cho thấy, một công thức đơn
giản có thể cho ra nhiều kết quả, phụ thuộc vào thứ tự mà
bạn thực hiện các phép tính.
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 149
Bảng sau đây trình bày đầy đủ các thứ tự ưu tiên được sử
dụng trong Excel:
1 Dãy (dấu hai chấm)
2 Giao (khoảng trắng)
3 Hợp (dấu phẩy)
4 Phủ định (dấu âm)
5 Phần trăm (dấu %)
6 Lũy thừa (dấu ^)
7 Nhân và chia (dấu * và dấu /)
8 Cộng và trừ (dấu + và dấu -)
9 Nối chuỗi (dấu &)
10 So sánh (các dấu = < > <= >= <>)
Từ bảng trên, bạn sẽ thấy Excel ưu tiên cho phép lũy thừa
trước phép cộng. Do đó, kết quả đúng cho công thức =
3+5^2 đã nói ở trên đây, là 28.
Trong trường hợp bạn muốn tự quyết định thứ tự ưu tiên,
nghĩa là muốn một phép tính nào đó sẽ được tính trước, thì
bạn các cặp dấu ngoặc đơn để điều khiển các thứ tự mà
Excel sử dụng để tính các công thức. Các toán tử trong cặp
dấu ngoặc đơn sẽ luôn luôn được tính trước, còn các toán
tử bên ngoài cặp dấu ngoặc đơn thì sẽ tính theo thứ tự ưu
tiên đã được định sẵn.
www.giaiphapexcel.com
150 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Một công dụng của việc dùng dấu ngoặc đơn là lấy căn của
một số. Trong phần các công thức số học, bạn đã thấy rằng
Excel không hề có phép tính lấy căn. Muốn lấy căn bậc n
của một số, bạn phải sử dụng công thức chung như sau:
= number ^ (1 / n)
Ví dụ, để lấy căn bậc 3 của giá trị trong ô A1, bạn dùng
công thức:
= A1 ^ (1 / 3)
Bạn cũng có thể đặt các dấu ngoặc đơn bên trong một dấu
ngoặc đơn khác để điều khiển thứ tự ưu tiên của các toán
tử. Đây gọi là xếp lồng các dấu ngoặc đơn. Excel luôn luôn
tính toán giá trị nằm trong dấu ngoặc đơn ở trong cùng
trước tiên (tính từ trong ra ngoài). Một vài ví dụ:
3 (15 / 5) * 2 - 5 = 3 3 * 2 - 5 = 27 * 2 - 5 = 54 -5 = 49
3 ((15 / 5) * 2 - 5) = 3 (3 * 2 - 5) = 3 (6 - 5) = 3 1 = 3
3 (15 / (5 * 2 - 5)) = 3 (15 / (10 - 5)) = 3 (15 / 5) = 3 3 = 27
Cuối cùng, bạn nên nhớ rằng các công thức cũng duy trì
thứ tự ưu tiên bên trong các dấu ngoặc đơn. Ví dụ, trong
biểu thức (5*2-5), toán hạng 5*2 sẽ được tính trước khi trừ
đi 5.
Về lý thuyết, bạn có thể sao chép và di chuyển những dãy
có chứa công thức giống như bạn sao chép và di chuyển
những dãy bình thường, nhưng kết quả nhận được thì
không phải lúc nào cũng như ý.
Hình 106 là bảng tính tôi đã dùng làm ví dụ ở những phần
trên:
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 151
Hình 106
Bảng tính này trình bày danh sách những số liệu về chi phí
của một công ty. Công thức trong ô C11 dùng hàm SUM để
tính tổng chi phí của Tháng 1:
= SUM(C6:C10)
Ý tưởng của bảng tính này là ước tính chi phí cho từng
tháng của năm 2008 theo một tỷ lệ phần trăm nào đó so với
tổng chi phí hằng tháng của năm 2007. Ô C3 hiển thị biến
tỷ lệ phần trăm tăng được ước tính (9%). Công thức tính
CHI PHÍ 2008 (ô C13, cho Tháng 1) là nhân CHI PHÍ 2007
với tỷ lệ ước tính ở C3 (= C11*C3).
Bây giờ, tôi sẽ tính CHI PHÍ 2007 và CHI PHÍ 2008 cho
Tháng 2.
Thay vì nhập công thức như đã làm cho Tháng 1, tôi sao
chép công thức đang có ở ô C11 sang ô D11, chắc chắn
nhanh hơn nhiều. Và bạn sẽ thấy Excel tự động điều chỉnh
tham thiếu trong hàm SUM của công thức, chứ không phải
bê nguyên xi công thức trong ô C11 đặt sang ô D11:
= SUM(D6:D10)
www.giaiphapexcel.com
152 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Tại sao Excel biết làm như vậy? Để trả lời câu hỏi này, bạn
cần biết về định dạng tham chiếu tương đối và tuyệt đối
trong Excel.
Khi bạn sử dụng tham chiếu ô trong một công thức, Excel
xem địa chỉ ô tương ứng với vị trí của công thức. Ví dụ, giả
sử bạn có công thức =A1*2 trong ô A3. Đối với Excel, công
thức này có nghĩa là “Nhân nội dung của ô nằm trên ô này
hai hàng với 2”.
Đây được gọi là định dạng tham chiếu tương đối (relative
reference) và nó là định dạng mặc định trong Excel. Nghĩa
là nếu bạn sao chép công thức này sang ô A4, tham chiếu
tương đối vẫn là "Nhân nội dung của ô nằm trên ô này hai
hàng với 2", do vậy công thức thay đổi thành =A2*2 bởi vì
A2 nằm trên A4 hai hàng.
Điều này giải thích cho chuyện Excel tự động đổi tham
chiếu ô khi bạn sao chép công thức trong ô C11 sang ô D11
ở ví dụ trên. Và để có được tổng chi phí cho Tháng 3 cho
bảng tính ở ví dụ trên, tôi chỉ việc copy tiếp công thức từ
D11 vào E11. Bạn sẽ thấy cách xử lý các thao tác sao chép
này tiết kiệm được một lượng thời gian đáng kể.
Tuy nhiên, cần cẩn thận khi sao chép hoặc di chuyển các
công thức. Hãy xem điều gì xảy ra nếu tôi sao chép công
thức trong ô C13 sang ô D13? CHI PHÍ 2008 của Tháng 2 và
Tháng 3 sẽ có kết quả là 0!
Tại sao vậy? Vì công thức trong ô C13 là:
= C11*C3
Do đó công thức mới ở ô D13 sẽ là:
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 153
= D11*D3
Ô D11 là CHI PHÍ 2007 của Tháng 2, điều đó đúng. Nhưng
thay vì tham chiếu đến ô C3, công thức lại tham chiếu đến
ô D3, là một ô trống. Excel xem các ô trống có giá trị là 0,
nên kết quả của công thức là 0.
Vấn đề ở đây chính là định dạng tham chiếu tương đối. Khi
công thức đã được sao chép, Excel giả định rằng công thức
mới sẽ tham chiếu đến ô D3. Để giải quyết vấn đề này, bạn
cần biết thêm một định dạng tham chiếu nữa: định dạng
tham chiếu tuyệt đối.
Khi bạn tham chiếu đến một ô trong một công thức bằng
cách sử dụng định dạng tham chiếu tuyệt đối (absolute
reference), Excel sẽ sử dụng địa chỉ vật lý của ô. Để tạo ra
tham chiếu tuyệt đối, bạn nhập dấu đô-la ($) trước hàng và
cột của địa chỉ ô.
Ví dụ, Excel sẽ hiểu công thức = $A$1*2 là “Nhân nội dung
của ô A1 với 2”. Bất kể bạn sao chép hoặc di chuyển công
thức này đến đâu, tham chiếu ô không thay đổi. Có thể hiểu
nôm na rằng, lúc này, ô A1 đã được neo cố định.
Để xử lý cái kết quả bằng 0 khi sao chép công thức trong ô
C13 sang ô D13 mà tôi vừa nói ở trên, tôi chỉ cần sửa công
thức tính CHI PHÍ 2008 của tháng 1 ở ô C13 thành:
= C11*$C$3
Khi đó, công thức ở C13 khi sao chép sang cột CHI PHÍ
2008 của Tháng Hai (D13) sẽ cho công thức mới là:
= D11*$C$3
www.giaiphapexcel.com
154 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Không phải lúc nào bạn cũng phải dùng đến hai dấu $ trong
định dạng tham chiếu tuyệt đối. Bạn có thể chỉ nhập ở
trước hàng hoặc trước cột của địa chỉ ô. Định dạng này
được gọi là định dạng tham chiếu hỗn hợp.
Nếu bạn chỉ muốn neo cố định hàng của một ô, bạn đặt dấu
$ trước địa chỉ hàng (ví dụ: B$6), hoặc nếu bạn chỉ muốn
neo cố định cột của nó, bạn đặt dấu $ trước địa chỉ cột (ví
dụ: $B6).
Bạn cũng có thể định dạng nhanh một tham chiếu của một
địa chỉ ô bằng phím F4. Khi bạn nhập (hoặc sửa) công thức,
bạn đặt con trỏ chuột ở bên trái địa chỉ ô (hoặc ở giữa giá
trị chỉ hàng và chỉ cột), và nhấn phím F4 liên tục, Excel sẽ
duyệt qua các loại định dạng khác nhau. Khi nào có được
loại định dạng mà bạn muốn, thì bạn dừng lại.
Đôi khi, bạn sẽ cần sao chép một công thức nhưng không
muốn các tham chiếu tương đối của công thức bị thay đổi,
nghĩa là muốn chép hoặc di chuyển ―nguyên xi‖ công thức
đó sang chỗ khác, bạn theo các bước sau đây;
1. Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn sao chép hoặc
di chuyển.
2. Nhấp chuột vào bên trong thanh công thức (Formula
bar) để kích hoạt nó.
3. Dùng chuột hoặc bàn phím để chọn (bôi đen) toàn bộ
công thức.
4. Sao chép (Ctrl+C) hoặc cắt (Ctrl+X) công thức đang
được chọn.
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 155
5. Nhấn phím Esc để ngưng kích hoạt thanh công thức.
6. Chọn ô mà bạn muốn sao chép hoặc di chuyển công
thức đến.
7. Dán (Ctrl+V) công thức vào.
Trong trường hợp bạn muốn sao chép công thức trong ô
phía trên xuống ô ở dưới, mà không muốn các tham chiếu
tương đối bị điều chỉnh, thì có một cách rất nhanh: Bạn
chọn ô đứng dưới, rồi nhấn Ctrl+’ (dấu nháy đơn). Đây là
một phím tắt mà tôi chắc rằng rất ít người biết.
Nếu bạn có một công thức mà giá trị của nó sẽ không bao
giờ thay đổi, bạn nên chuyển đổi công thức thành giá trị đó.
Điều này sẽ gia tăng đáng kể tốc độ tính toán của bảng tính
và nó giải phóng bộ nhớ cho bảng tính của bạn, bởi vì
những giá trị thì sử dụng bộ nhớ ít hơn là những công thức.
Ví dụ, trong bảng tính của bạn có một số công thức mà kết
quả của nó là số liệu của năm tài chính vừa rồi. Bởi vì
những con số này không nên bị thay đổi (để an toàn cho dữ
liệu), bạn nên chuyển đổi những công thức đó thành giá trị
của chính nó.
Để chuyển đổi những công thức thành giá trị, bạn theo
những bước sau đây:
1. Chọn những ô có chứa công thức mà bạn muốn
chuyển đổi.
2. Double-click hoặc nhấn phím F2 để kích hoạt chế độ
Edit cho những ô đó.
www.giaiphapexcel.com
156 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
3. Nhấn F9. Các công thức sẽ chuyển đổi thành giá trị
của chính nó.
4. Nhấn Enter hoặc nhấn chuột vào nút Enter trên
Formula bar để trở lại bảng tính.
Trong trường hợp bạn chỉ cần sao chép kết quả của một
công thức ra ô khác, chứ không phải là sao chép công thức
đó, bạn có thể dùng chức năng Paste Special với tùy chọn
Paste Value(*)
.
Một cách khác (có
sẵn trong Excel 2003
trở về sau) để sao
chép kết quả của một
công thức chứ không
phải sao chép công
thức, là ngay sau khi
bạn dán công thức đã
sao chép vào ô đích,
thì nhấn vào nút
Paste Option nằm
cạnh đó , và chọn Values Only...
Ở chương 3, tôi đã hướng dẫn bạn cách định nghĩa và sử
dụng các tên dãy trong bảng tính. Phần này sẽ hướng dẫn
bạn một số kỹ thuật nhằm giúp bạn sử dụng các tên dãy
trong các công thức dễ dàng hơn.
(*)
Xem Paste Special ở chương 2, trang 61.
Hình 107 – Các tùy chọn khi dùng lệnh Paste
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 157
Chèn tên dãy vào công thức
Cách dễ nhất để chèn tên dãy vào trong công thức là gõ tên
nó vào. Nhưng làm gì đây nếu như bạn không thể nhớ cái
tên này? Hoặc nếu tên quá dài?
Đối với những tình huống này, Excel có một số tính năng
nhằm giúp bạn chọn tên mà bạn muốn sử dụng từ một danh
sách và dán nó ngay vào công thức.
Bạn hãy bắt đầu công thức, và khi đến vị trí mà bạn muốn
xuất hiện một cái tên, bạn có thể dùng một trong những
cách sau đây:
Với mọi phiên bản của Excel, bạn nhấn F3 để mở hộp
thoại Paste Name, chọn tên dãy bạn muốn chèn vào
công thức, rồi nhấn OK.
Chọn Formulas Defined Names Use in Formula và
rồi nhấp chọn tên trong danh sách.
Hình 108 – Sử dụng lệnh Use in Formula để chèn tên dãy vào công thức
Nếu bạn có thể nhớ được một vài ký tự đầu tiên của
tên dãy, bạn hãy nhập ký tự đó vào, ngay lập tức
Excel 2007 sẽ mở ra một danh sách các tên dãy và tên
hàm bắt đầu với những ký tự đó, bạn chọn tên dãy cần
chèn vào rồi nhấn phím Tab.
Áp dụng các tên dãy vào công thức
Nếu bạn sử dụng địa chỉ tham chiếu của dãy ô trong công
thức, sau đó mới đặt tên cho các dãy ô này, Excel sẽ không
tự động áp dụng các tên mới vào trong công thức. Tuy
www.giaiphapexcel.com
158 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
nhiên, nếu bạn muốn thay thế địa chỉ tham chiếu ô bằng các
tên dãy, bạn theo các bước sau đây:
1. Chọn dãy ô có chứa công thức mà bạn muốn áp dụng
các tên dãy thay thế cho địa chỉ tham chiếu ô, hoặc
chọn một ô trống bất kỳ nếu bạn muốn áp dụng các
tên dãy trong toàn bộ bảng tính.
2. Chọn Formulas Defined Names Use in Formula
Apply Names... , Excel hiển thị hộp thoại Apply
Names .
Hình 109 – Gọi lệnh Apply Names từ Ribbon
3. Chọn tên hoặc những tên mà bạn muốn áp dụng từ
danh sách Apply Names.
4. Nhấn vào tùy chọn
Ignore Relative/Absolute
để bỏ qua các tham
chiếu tương đối và
tuyệt đối khi áp dụng
các tên.
5. Tùy chọn Use Row and
Column Names cho
Excel biết có nên sử
dụng các tên hàng và
tên cột của bảng tính khi
áp dụng các tên hay không. Nếu bạn chọn tùy chọn
này, bạn cũng có thể nhấn nút Options để xem thêm
các lựa chọn.
6. Nhấn OK để áp dụng các tên thay cho các địa chỉ ô.
Hình 110 – Hộp thoại Apply Names
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 159
Sử dụng các Tên Hàng và các Tên Cột khi áp dụng các tên dãy
Khi bạn chọn tùy chọn Use row and column names trong
hộp thoại Apply Names, tức là bạn yêu cầu Excel tự động
đặt tên cho tất cả các tham chiếu là giao nhau của một hàng
đã được đặt tên và một cột đã được đặt tên.
Xin lấy lại bảng tính mà tôi đã dùng làm ví dụ ở mục Sử
dụng tiêu đề của hàng hay cột để đặt tên cho dãy (*)
. Trong
bảng tính đó, dãy C6:C13 đã được đặt tên là Tháng_1, và
dãy C7:E7 đã được đặt tên là Thuế. Điều này có nghĩa là ô
C7 (phần giao nhau của hai dãy này) có thể được tham
chiếu với tên Thuế Tháng_1 (**).
Hình 111
Công thức của ô F7 đang là: = C7+D7+E7 .
Nếu bạn áp dụng tên dãy cho bảng tính này, và có chọn tùy
chọn Use row and column names, có thể bạn sẽ nghĩ rằng
Excel sửa công thức tại F7 là:
(*)
Xem trang 85. (**)
Xem: Sử dụng vùng giao nhau của hai dãy, trang 96.
www.giaiphapexcel.com
160 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
= Thuế Tháng_1 + Thuế Tháng_2 + Thuế Tháng_3
Tuy nhiên, không phải vậy, mà Excel sẽ cho bạn một công
thức hơi khác một tí:
= Tháng_1 + Tháng_2 + Tháng_3
Tại sao Excel lại bỏ mất chữ Thuế? Vì khi Excel áp dụng
tên dãy, mặc định nó sẽ bỏ qua tên hàng nếu công thức nằm
trên cùng một hàng (hoặc sẽ bỏ qua tên cột nếu công thức
nằm trên cùng một cột). Ở đây, Excel bỏ qua tên Thuế
trong mỗi công thức bởi vì ô F7 đang nằm trên hàng có tên
là Thuế.
Thật sự thì việc bỏ qua các tiêu đề hàng (hoặc tiêu đề cột)
không phải là một vấn đề trong một bảng tính nhỏ, nhưng
nó có thể gây rắc rối trong một bảng tính lớn, vì bạn có thể
không thấy được tên của các hàng (hoặc tên của các cột),
bạn không biết công thức đó cộng cái gì của các tháng.
Để quyết định có bỏ qua
hay không bỏ qua các tên
cột và tên hàng khi áp dụng
tên dãy vào công thức, bạn
hãy nhấn nút Options trong
hộp thoại Apply Names.
Hộp thoại này sẽ mở rộng
ra với các tùy
chọn:
Omit Column Name If
Same Column: Bỏ tùy
chọn này nếu bạn
muốn đưa vào các tên
cột khi áp dụng tên.
Hình 112 – Hộp thoại Apply Names khi nhấn nút Options
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 161
Omit Row Name If Same Row: Bỏ tùy chọn này nếu
bạn muốn đưa vào các tên hàng khi áp dụng tên.
Name Order: Tùy chọn này cho phép bạn chọn thứ tự
của các tên trong tham chiếu (tên Hàng trước, tên Cột
sau / hay tên Cột trước, tên Hàng sau).
Ở Chương 3, bạn đã học cách đặt tên cho các hằng số
thường được sử dụng . Bạn có thể áp dụng cách tương tự
như vậy cho những công thức thường được sử dụng. Cũng
như các hằng số, công thức đã được đặt tên sẽ không xuất
hiện trong một ô nào, mà nó sẽ được lưu trong bộ nhớ và
làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn. Để đặt tên cho một
công thức, bạn theo các bước sau đây:
1. Mở hộp thoại New Name.
2. Gõ tên mà bạn muốn đặt cho công thức trong khung
Name.
3. Trong khung Refers To, nhập chính xác công thức
giống như bạn nhập trong bảng tính rồi nhấn OK.
Bây giờ bạn có thể nhập tên của công thức trong các ô của
bảng tính (thay vì nhập công thức đó).
Ví dụ, công thức sau đây tính thể tích của một hình cầu
(với r là bán kính hình cầu): 4
Vậy, giả sử rằng bạn có một ô tên là Radius chứa con số chỉ
bán kính của hình cầu (r) nằm đâu đó trong bảng tính, bạn
có thể tạo một công thức có tên là TheTichHinhCau, và nhập
công thức sau đây trong khung Refers To của hộp thoại New
Name (với PI là hàm trả về giá trị con số Pi):
(*)
Xem trang 87.
www.giaiphapexcel.com
162 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
= (4 * PI() * Radius ^ 3) / 3
Và bạn có thể sử dụng tên này thay cho công thức tính thể
tích của hình cầu có bán kính đã cho ở ô Radius:
= TheTichHinhCau
Trong quá trình làm việc với bảng tính, cho dù bạn có cố
gắng đến đâu, thì thỉnh thoảng vẫn có những cái lỗi kỳ lạ
xuất hiện trong công thức của bạn. Những lỗi này có thể là
về toán học (chia một số cho 0 chẳng hạn), hoặc Excel
dường như không hiểu được các công thức; trong trường
hợp thứ hai, các lỗi có thể sẽ xuất hiện trong khi bạn gõ
công thức. Ví dụ, nếu bạn cố nhập một công thức có các
dấu ngoặc đơn không cân bằng (thiếu hoặc thừa dấu mở
ngoặc, đóng ngoặc), Excel sẽ không chấp nhận công thức,
và nó hiển thị một thông báo lỗi. Và còn những lỗi mang
tính ngấm ngầm nữa. Ví dụ, công thức của bạn có vẻ như
vẫn làm việc, nghĩa là nó trả về một kết quả, nhưng kết quả
này sai, bởi vì dữ liệu bị sai sót hoặc bởi vì công thức tham
chiếu đến ô hay dãy không đúng.
Cho dù lỗi là gì và nguyên nhân là gì, thì chúng cũng phải
được giải quyết. Đừng bao giờ nghĩ rằng các bảng tính của
bạn không có lỗi. Một bảng tính càng phức tạp thì khả năng
các lỗi có thể xảy ra càng nhiều.
Việc sửa các lỗi công thức không phải là một công việc khó
nhọc. Với một chút hiểu biết và những công cụ xử lý sự cố
của Excel, việc tìm ra và xử lý các chứng bệnh của công
thức sẽ trở nên đơn giản. Và sau đây là những điều mà bạn
cần biết.
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 163
Khi bạn nhập hay sửa đổi một công thức, hoặc thay đổi một
giá trị nhập liệu nào đó trong công thức, Excel có thể sẽ
hiện ra một giá trị lỗi như là kết quả của công thức. Excel
có 7 giá trị lỗi khác nhau: #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!,
#NUM!, #REF!, và #VALUE!.
#DIV/0!
Lỗi #DIV/0! hầu như luôn có nghĩa rằng công thức trong ô
đang cố chia một giá trị cho 0 (zero), một điều không thể
có trong toán học. Điều này thường là do các tham chiếu
dẫn đến một ô rỗng hoặc một ô chứa giá trị bằng 0. Bạn
kiểm tra các tham chiếu trực tiếp hay gián tiếp trong công
thức để tìm ra nguyên nhân có thể có.
Bạn cũng sẽ thấy #DIV/0! nếu bạn nhập một đối số không
thích hợp trong một số hàm. Ví dụ, hàm MOD trả về #DIV/0!
nếu đối số thứ hai là 0.
Việc Excel xem các giá trị rỗng là 0 có thể dẫn đến những
vấn đề trong một bảng tính có yêu cầu người dùng điền dữ
liệu vào. Nếu công thức của bạn đòi hỏi một phép chia với
một trong các ô rỗng tạm thời, nó sẽ hiển thị #DIV/0! dưới
dạng kết quả, và điều này có thể gây bối rối cho người
dùng. Bạn có thể giải quyết điều này bằng cách yêu cầu
Excel không thực hiện phép chia nếu ô được sử dụng là số
chia là 0. Điều này làm được với hàm IF. Ví dụ, bạn xem
công thức sau đây, sử dụng các ô đã được đặt tên để tính
vận tốc (Vantoc, bằng quãng đường chia cho thời gian):
= Quangduong / Thoigian
Để ngăn lỗi #DIV/0! xuất hiện nếu ô Thoigian rỗng (hoặc
bằng 0), bạn nên sửa công thức trên theo lý luận này: Nếu
giá trị của Thoigian nhỏ hơn hoặc bằng 0, thì trả về một
www.giaiphapexcel.com
164 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
chuỗi rỗng (có nghĩa là để trống ô đó, là không làm gì hết),
còn nếu không (là ô Thoigian chứa một giá trị lớn hơn 0) thì
thực hiện phép tính. Lý luận này được diễn đạt bằng công
thức này như sau:
= IF(Thoigian <= 0, "", Quangduong / Thoigian)
#N/A
Giá trị lỗi #N/A là viết tắt của chữ Not Available, có nghĩa
là công thức không thể trả về một kết quả hợp lệ. Bạn
thường thấy #N/A khi bạn sử dụng một đối số không thích
hợp (hoặc nếu bạn bỏ qua một đối số bắt buộc) trong một
hàm. Ví dụ, hàm HLOOKUP và hàm VLOOKUP sẽ trả về
#N/A nếu như giá trị dò tìm (lookup_value) nhỏ hơn giá trị
đầu tiên trong dãy dò tìm (Table_array).
Để giải quyết vấn đề này, đầu tiên bạn kiểm tra các ô nhập
liệu của công thức xem có ô nào hiển thị lỗi #N/A không.
Nếu có, thì đó là lý do tại sao công thức của bạn cũng có lỗi
đó; vấn đề thực sự nằm trong các ô dữ liệu. Khi bạn đã tìm
thấy nơi xuất phát lỗi, bạn kiểm tra lại các toán hạng trong
công thức để thay bằng các kiểu dữ liệu thích hợp. Đặc
biệt, bạn nên kiểm tra các đối số sử dụng trong hàm để bảo
đảm rằng chúng có nghĩa và bạn không bị thiếu các đối số
bắt buộc.
#NAME?
Bạn thấy lỗi #NAME? khi Excel không nhận biết một cái
tên mà bạn sử dụng trong công thức, hoặc khi Excel cho
rằng chuỗi văn bản trong công thức là một cái tên chưa xác
định. Lỗi #NAME? thường xuất hiện trong những tình
huống sau:
Bạn nhập sai chính tả (nhập không đúng) một tên dãy.
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 165
Bạn dùng một tên dãy mà bạn chưa định nghĩa.
Bạn nhập sai chính tả (nhập không đúng) một tên
hàm.
Bạn sử dụng một hàm thuộc một Add-in chưa được
cài đặt (nhất là Add-in Analysis ToolPak).
Bạn sử dụng một chuỗi mà không đặt chúng trong
một cặp dấu nháy kép (").
Bạn nhập một tham chiếu dãy mà vô tình bỏ sót dấu
hai chấm (:).
Bạn nhập một tham chiếu đến một dãy trên một bảng
tính khác mà không nhập tên của bảng tính đó trong
cặp dấu nháy đơn (').
Có một cách rất đơn giản để tránh các lỗi chính tả: Khi
nhập các tên hàm và các tên dãy đã được định nghĩa, bạn
hãy nhập chúng với loại chữ thường. Nếu Excel nhận biết
đó là một hàm hay là một tên dãy, nó sẽ tự động chuyển đổi
các tên hàm thành chữ in hoa và tên dãy thành kiểu chữ gốc
mà bạn đã nhập khi định nghĩa tên dãy đó. Nếu Excel
không tự chuyển đổi, thì chắc chắn rằng bạn đã nhập sai,
hoặc bạn chưa định nghĩa cái tên này, hoặc bạn sử dụng
một hàm của một Add-in chưa được cài đặt.
Vì hầu hết nguyên nhân xảy ra #NAME? là các lỗi cú pháp,
do đó cách sửa chúng chính là việc là kiểm tra kỹ lại công
thức, hiệu chỉnh tên dãy hoặc tên hàm bị nhập sai, hoặc
chèn thêm các dấu nháy kép, dấu hai chấm bị thiếu... Bạn
cũng phải bảo đảm rằng bạn đã định nghĩa các tên dãy mà
bạn sử dụng, và đã cài đặt các Add-in thích hợp cho những
hàm mà bạn dùng.
www.giaiphapexcel.com
166 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
#NULL!
Excel chỉ hiển thị lỗi #NULL! trong một trường hợp rất riêng
biệt: Khi bạn dùng toán tử giao (một khoảng trắng) trên hai
dãy không giao nhau (không có các ô chung).
Ví dụ, dãy A1:B2 và dãy C3:D4 không có ô nào chung cả,
nên công thức sau đây sẽ trả về lỗi #NULL!:
= SUM(A1:B2 C3:D4)
Khi gặp lỗi này, bạn hãy kiểm tra lại các tọa độ dãy để bảo
đảm rằng chúng chính xác. Ngoài ra, việc kiểm tra còn để
xem có phải nguyên nhân làm cho hai dãy trong công thức
của bạn không còn giao nhau có phải là một trong hai dãy
đã bị di chuyển đi chỗ khác hay không.
#NUM!
Lỗi #NUM! xảy ra khi có vấn đề gì đó với một con số trong
công thức của bạn. Thường là do bạn đã nhập một đối số
không hợp lệ trong một hàm toán học hay một một hàm
lượng giác.
Ví dụ, bạn nhập một số âm làm đối số cho hàm SQRT (tính
căn bậc 2) hay hàm LOG (tính logarit). Bạn hãy kiểm tra lại
các ô nhập liệu của công thức, đặc biệt là những ô sử dụng
làm đối số cho các hàm toán học, để bảo đảm rằng các giá
trị này thích hợp.
Lỗi #NUM! còn xuất hiện khi bạn sử dụng sự lặp đi lặp lại
(hoặc một công thức sử dụng sự lặp đi lặp lại) mà Excel
không thể tính được kết quả. Ví dụ, ở A1 bạn có công thức
=B1, và ở B1 bạn lại có công thức =A1. Không có giải pháp
nào cho vấn đề này trừ phi bạn sửa lại các tham số bị lặp.
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 167
#REF!
Lỗi #REF! xảy ra khi trong công thức của bạn chứa một
tham chiếu ô không hợp lệ, điều này thường gặp phải do
một trong các hành động sau đây:
Bạn xóa một ô mà công thức tham chiếu đến. Bạn cần
phải trả lại ô đó vào bảng tính hoặc điều chỉnh tham
chiếu của công thức.
Bạn cắt (cut) một ô rồi dán (paste) nó vào một ô được
sử dụng cho công thức. Bạn cần phải quay lại (undo)
việc cắt này và nếu cần thì dán nó vào một chỗ khác.
Tuy nhiên, nếu bạn sao chép (copy) một ô và dán nó
vào một ô được sử dụng cho công thức thì lại không
sao cả.
Công thức của bạn tham chiếu đến một địa chỉ ô
không hiện hữu, như là B0 (B zero). Điều này có thể
xảy ra nếu bạn cắt hoặc sao chép một công thức đang
sử dụng các tham chiếu tương đối và dán nó theo một
cách nào đó tạo ra một địa chỉ ô không hợp lệ. Ví dụ,
giả sử công thức của bạn đang tham chiếu đến ô B1,
nếu bạn cắt hay sao chép ô chứa công thức này và dán
nó cao hơn một hàng, tham chiếu đến B1 trở thành
không hợp lệ bởi vì Excel không thể di chuyển ô tham
chiếu đó lên một hàng.
#VALUE!
Khi Excel đưa ra một lỗi #VALUE!, thì có nghĩa là bạn đã sử
dụng một đối số không thích hợp trong một hàm. Điều này
thường xảy ra do bạn sử dụng nhầm kiểu dữ liệu. Ví dụ, lẽ
ra phải nhập một giá trị số, bạn lại nhập vào một giá trị
chuỗi. Tương tự, bạn đã sử dụng một tham chiếu dãy cho
www.giaiphapexcel.com
168 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
một đối số của một hàm, trong khi đối số đòi hỏi phải là
một ô đơn lẻ hoặc một giá trị đơn lẻ.
Excel cũng đưa ra lỗi này khi bạn sử dụng một giá trị vượt
quá khả năng xử lý của Excel.
Để giải quyết, bạn kiểm tra kỹ lại các đối số của công thức
và sửa lại các đối số không phù hợp.
Nếu bạn thiếu một dấu ngoặc đơn khi nhập một công thức,
hoặc nếu bạn đặt một dấu ngoặc đơn sai vị trí, Excel
thường hiển thị một hộp thoại, đại ý nó nói rằng nó thấy
một cái lỗi trong công thức này, đồng thời trích dẫn lại
công thức đó và đưa ra cho ra hai phương án để lựa chọn.
Nếu thấy công thức (do Excel gợi ý trong hộp thoại) là
đúng những gì bạn muốn, bạn nhấn Yes để Excel tự động
sửa lại công thức cho bạn; còn nếu thấy công thức đó sai
(tức là bạn nhập sai), bạn nhấn No và tự sửa lại công thức.
Hình 113 – Thông báo lỗi khi nhập công thức thiếu hoặc dư dấu ngoặc đơn
Để giúp bạn tránh việc bị quên hoặc thiếu các dấu ngoặc
đơn, Excel cung cấp hai gợi ý trực quan có thể thấy được
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 169
ngay trong chính công thức mà bạn đang sửa hoặc nhập
vào:
Thứ nhất, nếu bạn nhìn kỹ, khi bạn nhập một dấu
đóng ngoặc đơn ở bên phải của công thức, Excel sẽ
làm nổi bật lên (giống như là tô đậm lên) dấu mở
ngoặc đơn tương ứng ở đầu bên trái. Do đó, nếu bạn
nhập một dấu dóng ngoặc đơn mà bạn nghĩ rằng nó là
dấu cuối cùng rồi, trong khi Excel không làm nổi bật
cái dấu mở ngoặc đơn đầu tiên bên trái, thì như vậy có
nghĩa là các cặp dấu đóng mở ngoặc đơn của bạn
chưa cân bằng (thiếu, hoặc thừa).
Thứ hai, khi bạn dùng những phím mũi tên sang phải,
sang trái để di chuyển con nháy chạy qua chạy lại
trong công thức, nếu con nháy chạy ngang qua một
dấu ngoặc đơn, Excel sẽ làm nổi bật dấu ngoặc đơn
tương ứng ở đầu bên kia và định dạng cho cả hai dấu
(đóng và mở) cùng một màu nào đó. Bạn có thể dùng
cách này để kiểm tra lại từng cặp dấu đóng mở ngoặc
đơn.
Sau khi nhập một công thức, nếu bạn thấy trong ô chỉ toàn
là những ký hiệu như thế này: #######, bạn đừng lo lắng,
đó chỉ là lỗi do định dạng cột quá hẹp mà thôi. Bạn chỉ cần
nới rộng cột ra, hoặc chọn lệnh Autofit Column Width, là mọi
chuyện lại đâu vào đấy!
Ở trên, tôi có nói đến một cách dùng hàm IF để tránh lỗi
#DIV/0!. Tuy nhiên, nếu bạn có thể dự đoán được loại lỗi có
thể xảy ra hoặc bạn biết được nguyên nhân xảy ra lỗi, thì
www.giaiphapexcel.com
170 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
bạn mới dùng như vậy được. Có nhiều trường hợp bạn
không thể biết trước được nguyên nhân chính xác gây ra lỗi
là gì. Ví dụ, công thức đơn giản đó (Vantoc = Quangduong /
Thoigian) có thể tạo một lỗi #DIV/0! nếu như Thoigian bằng
0; tuy nhiên nó cũng có thể tạo lỗi #NAME? nếu
Quangduong hoặc Thoigian không tồn tại, hay nó có thể tạo
lỗi #REF! nếu các ô liên kết với Quangduong hoặc Thoigian
hoặc cả hai bị xóa, v.v...
Tốt nhất là bạn nên giả định rằng bất kỳ lỗi nào cũng có thể
xảy ra. Nhưng không phải là bạn tạo các phép thử phức tạp
bằng cách sử dụng hàm IF lồng bên trong công thức để
kiểm tra mọi loại lỗi (#DIV/0!, #N/A, v.v...), vì Excel đã cung
cấp sẵn cho bạn một phép thử đơn giản cho mọi loại lỗi.
Trong các phiên bản trước của Excel (từ Excel 2003 trở về
trước), bạn đã biết sử dụng hàm ISERROR(value), trong đó
value là một biểu thức: nếu value tạo ra bất kỳ lỗi nào,
ISERROR sẽ trả về giá trị TRUE, còn nếu value không tạo ra
lỗi, ISERROR trả về giá trị FALSE; và bạn đưa hàm này vào
một hàm IF, với cú pháp:
=IF(ISERROR(expression), ErrorResult, expression)
Đại khái có nghĩa là: Nếu expression tạo ra một lỗi, công
thức này trả về giá trị ErrorResult (chẳng hạn như chuỗi
rỗng hoặc một thông báo lỗi); còn nếu không, nó trả về kết
quả của expression. Ví dụ, áp dụng cú pháp này cho công
thức tính vận tốc:
=IF(ISERROR(Quangduong/Thoigian), "", Quangduong/Thoigian)
Vấn đề với việc sử dụng IF và ISERROR để ngăn ngừa các
lỗi là bạn phải nhập expression hai lần: một lần trong hàm
ISERROR và một lần nữa trong dạng kết quả FALSE của
hàm IF. Điều này không chỉ mất thời gian để nhập mà còn
BNTT
Chương 5 – Thiết lập những công thức 171
làm cho các công thức khó xử lý hơn, bởi nếu bạn muốn
thay đổi gì đó với expression, bạn phải thay đổi ở cả hai
chỗ.
Excel 2007 dường như hiểu được vấn đề đó, nên nó đã
ghép hai hàm IF và hàm ISERROR thành một hàm duy nhất:
hàm IFERROR, một hàm mới của Excel 2007, với cú pháp:
= IFERROR(value, value_if_error)
Nếu biểu thức value không tạo ra một lỗi, IFERROR trả về
kết quả của biểu thức value; còn nếu không, sẽ trả về
value_if_error (là chuỗi rỗng hoặc một thông báo lỗi). Ví dụ:
= IFERROR(Quangduong/Thoigian), "")
Cách này tốt hơn cách dùng IF và ISERROR nhiều, bởi vì
nó ngắn hơn, dễ đọc hơn, và dễ xử lý công thức hơn...
***
www.giaiphapexcel.com
172 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
6
Các hàm trong Excel
Cuốn sách này không có tham vọng trình bày tất cả các
hàm trong Excel, bởi vì nếu mô tả chi tiết và đầy đủ tất cả,
thì số lượng trang của sách này sẽ tăng lên gấp 3 lần! Mặc
khác, tôi chắc rằng bạn không có nhu cầu và cũng chẳng
bao giờ sử dụng hết tất cả các hàm có trong Excel, mà chỉ
thường xuyên lui tới với một số hàm nào đó mà thôi.
Do đó, chương này sẽ trình bày một cách hệ thống những
gì liên quan đến cấu trúc của một hàm và các thủ thuật để
tận dụng tối đa sức mạnh của các hàm khi làm việc với các
bảng tính, đồng thời sẽ giới thiệu một số nhóm hàm thường
dùng nhất.
BNTT
Chương 6 – Các hàm trong Excel 173
Thành phần chính của một bảng tính là những công thức
kết hợp với các toán tử của Excel và các toán hạng cơ bản.
Nhưng để cho bảng tính của bạn làm việc dễ dàng và mạnh
mẽ hơn, bạn cần mở rộng nguồn công thức của mình, cho
nó bao gồm thêm các hàm bảng tính của Excel.
Excel có rất nhiều hàm khác nhau, được chia thành những
nhóm như sau:
Text (Hàm xử lý chuỗi văn bản)
Logical (Hàm luận lý)
Information (Hàm thông tin)
Lookup and reference (Hàm dò tìm và tham chiếu)
Date and time (Hàm ngày tháng và thời gian)
Math and trigonometry (Hàm toán học và lượng giác)
Statistical (Hàm thống kê)
Financial (Hàm tài chính)
Database and Table (Hàm dữ liệu và bảng)
Mỗi hàm trong Excel đều có chung một dạng cơ bản:
= FUNCTION(argument1, argument2, ...)
FUNCTION là tên của hàm, luôn luôn xuất hiện ở dạng chữ
hoa (ví dụ như SUM hoặc PMT). Cho dù bạn nhập tên hàm
như thế nào, Excel cũng tự động chuyển đổi tên hàm thành
các chữ hoa. Thật ra, tốt nhất bạn nên nhập tên hàm bằng
các chữ thường, vì khi Excel không chuyển đổi tên hàm
thành các chữ hoa, bạn biết ngay rằng đó không phải là một
tên hàm, nghĩa là có thể bạn đã nhập sai.
www.giaiphapexcel.com
174 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Các mục nằm trong cặp dấu ngoặc đơn và cách nhau bằng
các dấu phẩy là những đối số (argument) của hàm. Đối số
là các ―đầu vào‖ của hàm, là dữ liệu mà nó dùng để thực
hiện các phép tính và trả về một kết quả. Nếu phân loại
theo đối số, thì các hàm bao gồm hai loại: Hàm không cần
đối số và hàm có đối số.
Hàm không cần đối số: Có nhiều hàm không đòi hỏi
bất kỳ đối số nào. Ví dụ, hàm NOW trả về ngày tháng
và thời gian hiện hành, không đòi hỏi phải có đối số.
Hàm có đối số: Hầu hết các hàm có tối thiểu một đối
số, và có thể lên đến 9 hoặc 10 đối số. Những đối số
này được chia thành hai loại: bắt buộc và tùy chọn.
Những đối số bắt buộc là những đối số phải nhập vào
trong cặp dấu ngoặc đơn, nếu không thì hàm sẽ tạo ra
một lỗi. Bạn chỉ sử dụng các đối số tùy chọn khi nào
công thức của bạn cần có chúng.
Xin nói rõ thêm về dấu phẩy dùng tách biệt các đối số. Dấu
phẩy ở đây không nên hiểu đơn thuần là dấu phẩy (,) trong
bàn phím, mà bạn nên hiểu rằng đây là một seperator, là
dấu phân cách, mà tôi đã nhắc đến khi nói về việc thay đổi
các tùy chọn định dạng số trong Control Panel. Dấu này
được quy định trong Control Panel của hệ điều hành và
trong Option của Excel. Trong sách này, tôi sử dụng dấu
phẩy làm dấu phân cách. Nếu bạn thích dùng dấu chấm
phẩy (;) làm dấu phân cách, thì bạn nên hiểu dấu phẩy mà
tôi đề cập đến ở đây chính là dấu chấm phẩy mà bạn đang
dùng.
Ví dụ: Hàm FV là hàm trả về giá trị tương lai của một
khoản đầu tư thường xuyên (thường hay dùng để tính số
tiền tiết kiệm sẽ có được sau một khoản thời gian nào đó,
BNTT
Chương 6 – Các hàm trong Excel 175
với một lãi suất nào đó), dựa vào ba đối số bắt buộc và hai
đối số tùy chọn:
= FV(rate, nper, pmt [, pv] [, type])
Đây gọi là cú pháp của hàm. Ở đây tôi sử dụng quy ước
Excel dùng trong phần Help, mà bạn sẽ thấy nó khi tra cứu
các hàm:
- Những chữ in nghiêng biểu thị một đối số của hàm,
nghĩa là khi bạn sử dụng hàm, bạn thay thế những chữ
in nghiêng bằng một giá trị thích hợp.
- Những đối số nằm trong cặp dấu ngoặc vuông là những
đối số tùy chọn. Những đối số còn lại là bắt buộc phải
có.
Bạn phải cẩn thận với những dấu phẩy trước những đối số
tùy chọn. Ví dụ, nếu bạn bỏ bớt đối số type của hàm FV ở
trên, bạn nhập công thức như sau:
= FV(rate, nper, pmt, pv)
Nhưng nếu bạn bỏ qua đối số pv, bạn phải để lại dấu phẩy
của nó, để tránh sự lẫn lộn giá trị nào là của đối số nào:
= FV(rate, nper, pmt, , type)
Tùy vào cú pháp của từng hàm, các đối số có thể là một
trong những dạng sau: những ký tự, chữ số, các biểu thức,
các tham chiếu đến ô hoặc đến dãy, các tên dãy, các mảng,
hay là kết quả của một công thức khác, một hàm khác.
Cho dù bạn dùng một hàm đơn thuần hay dùng một hàm
như là một thành phần trong một công thức, bạn phải theo
những quy luật và những hướng dẫn sau đây:
www.giaiphapexcel.com
176 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Luôn luôn đặt các đối số của hàm trong dấu ngoặc
đơn.
Luôn luôn phân cách các đối số bằng dấu phẩy (hoặc
dấu chấm phẩy, tùy vào quy định List Seperator trong
Control Panel). Bạn có thể thêm một khoảng trắng sau
mỗi dấu phẩy để làm cho hàm dễ đọc hơn, Excel sẽ
bỏ qua các khoảng trắng phụ này.
Bạn có thể dùng một hàm như là một đối số của một
hàm khác. Đây gọi là những hàm lồng nhau. Với
Excel 2007, bạn có thể lồng tối đa 64 hàm với nhau,
nhưng với Excel 2003, con số này chỉ là 7.
Bạn có thể nhập tên hàm bằng chữ hoa hay bằng chữ
thường. Excel luôn luôn chuyển đổi tên hàm thành
chữ hoa.
Tuy nhiên, với Excel 2007, bạn không phải lo lắng về
chuyện nhập tên hàm đúng chính tả, vì Excel 2007 có
tính năng AutoComplet. Ngay khi bạn bắt đầu gõ một
tên hàm, một một danh sách các hàm bắt đầu với ký
tự mà bạn vừa gõ vào sẽ hiện ra, đồng thời cũng hiển
thị một mô tả khái quát về nội dung của hàm mà bạn
đang chọn trong danh sách này; bạn chỉ việc chọn
hàm bạn muốn dùng, và nhấn phím Tab để chèn nó
vào trong công thức.
Bạn không cần phải thuộc lòng danh sách hoặc thứ tự
của các đối số trong hàm. Sau khi bạn đã nhập xong
tên hàm và bắt đầu mở dấu ngoặc đơn để nhập đối số,
Excel sẽ hiển thị một cái banner hướng dẫn cho bạn
nhập tiếp các đối số của hàm. Đối số hiện hành sẽ
được tô đậm lên, và khi bạn đã nhập xong một đối số,
bạn gõ một dấu phẩy, Excel sẽ tô đậm đối số tiếp theo
(nếu còn).
BNTT
Chương 6 – Các hàm trong Excel 177
Khi bạn không biết chắc phải sử dụng hàm nào, khi bạn
muốn biết cú pháp của hàm trước khi sử dụng nó, khi bạn
muốn kiểm tra các hàm tương tự trong một hạng mục cụ
thể trước khi chọn được hàm thích hợp nhất cho nhu cầu
của mình, hoặc khi bạn muốn biết tác dụng của những giá
trị đối số khác nhau đối với kết quả của hàm, muốn xem
trước kết quả của công thức,... bạn nên sử dụng công cụ có
sẵn trong Excel: Insert Function, theo các bước sau đây:
1. Chọn ô mà bạn sẽ nhập một công thức.
2. Nhập công thức, cho tới chỗ mà bạn muốn chèn hàm
vào.
3. Đến đây, bạn có hai lựa chọn:
a/ Nếu hàm mà bạn cần là một trong những hàm bạn
thường xuyên sử dụng trong thời gian gần đây, nó sẽ
nằm sẵn trong Name Box . Nhấn vào danh
sách xổ xuống của Name Box, chọn hàm mà bạn muốn
(nếu có) rồi nhấn Enter. Excel sẽ hiển thị hộp thoại
Function Arguments. Chuyển qua bước 7.
Hình 114 – Những hàm được sử dụng thường xuyên sẽ có sẵn trong Name Box
www.giaiphapexcel.com
178 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
b/ Nếu hàm mà bạn cần không phải là một hàm bạn
thường xuyên sử dụng trong thời gian gần đây, hoặc
để tìm một hàm, bạn nhấn vào nút Insert Function
(nằm ngay trên Formula bar, có biểu tượng fx –
hoặc nhấn Shift+F3. Hộp thoại Insert Function sẽ
mở ra.
Hình 115 – Nhấn vào nút Insert Function để chọn một hàm
4. Nếu bạn rành tiếng Anh, bạn có thể nhập đôi dòng mô
tả yêu cầu của bạn vào khung Search for a function rồi
nhấn nút Go. Hoặc bạn nhấn vào mục Or Select a
Category để chọn loại hàm mà bạn cần (nếu bạn
không biết hàm bạn cần thuộc loại hàm nào, nhấn
chọn All), bình thường thì ở đây đang có sẵn danh
sách những hàm thường đựơc sử dụng nhất (Most
Recently Used).
BNTT
Chương 6 – Các hàm trong Excel 179
5. Trong danh sách Select a Function, chọn hàm mà bạn
muốn dùng.
6. Nhấn OK. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Function
Arguments.
Hình 116 – Hộp thoại Function Arguments
7. Trong hộp thoại Function Arguments, khi nhập các đối
số vào mỗi khung tương ứng, bạn cần lưu ý những
điểm sau:
- Tên của các đối số bắt buộc sẽ được in đậm.
- Mỗi khi bạn đang chọn đối số nào, Excel sẽ giải
thích sơ lược cách sử dụng đối số đó ngay bên
dưới (dĩ nhiên là bằng tiếng Anh).
- Sau khi bạn nhập một đối số, Excel sẽ hiển thị giá
trị hiện hành của đối số đó ở ngay bên phải.
- Sau khi bạn đã nhập đầy đủ các đối số bắt buộc,
Excel hiển thị giá trị hiện tại (cho tới lúc này) của
giá trị hàm ở góc dưới bên trái.
8. Khi bạn đã hoàn tất, nhấn OK. Excel chèn công thức
và các đối số của nó vào ô.
www.giaiphapexcel.com
180 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Trong phần này, tôi sẽ không trình bày chi tiết từng hàm,
mà chỉ giới thiệu sơ lược những nhóm hàm thông dụng
nhất với những tính năng cơ bản và danh sách một số hàm
cơ bản trong nhóm đó. Bạn có thể tra cứu cách sử dụng
từng hàm trong phần Help của Excel.
Trong Excel, văn bản là một tập hợp gồm những ký tự chữ
và số nhưng không phải là một giá trị số, một giá trị ngày
tháng và thời gian, hoặc là một công thức. Các từ, các tên,
các nhãn, đều là những giá trị text, và tất cả các giá trị trong
một ô mà có dấu nháy đơn (') đứng ở trước cũng là những
giá trị text. Các giá trị văn bản (text value) còn được gọi là
các chuỗi (string), và tôi sẽ dùng cả hai thuật ngữ đó thay
thế cho nhau trong suốt chương này.
Ở chương 3, bạn đã học về các thiết lập những công thức
xử lý văn bản trong Excel, nhưng đó chỉ là các công thức
dùng dấu "và" (&) để nối hai hoặc nhiều chuỗi nhỏ thành
một chuỗi lớn hơn.
Các hàm xử lý văn bản trong Excel cho phép bạn đưa các
công thức liên quan đến văn bản lên một cấp độ cao hơn,
cho bạn rất nhiều cách để xử lý các chuỗi.
Sau đây là một số hàm xử lý chuỗi văn bản thường dùng
nhất:
CHAR: Tìm ký tự tương ứng của một mã ANSI.
CODE: Tìm mã ANSI của ký tự đầu tiên trong một
chuỗi.
BNTT
Chương 6 – Các hàm trong Excel 181
CONCATENATE: Nối nhiều chuỗi thành một chuỗi
đơn.
FIND: Tìm vị trí bắt đầu của một ký tự trong một
chuỗi, có phân biệt chữ thường và chữ hoa.
LEFT: Trích ra một hay nhiều ký tự ở bên trái của một
chuỗi.
LEN: Đếm số ký tự trong một chuỗi.
LOWER: Chuyển đổi tất cả các ký tự trong một chuỗi
thành chữ thường.
MID: Trích ra một hay nhiều ký tự trong một chuỗi.
PROPER: Đổi ký tự đầu tiên trong một chuỗi thành
chữ in hoa, và đổi các ký tự còn lại thành chữ in
thường.
REPLACE: Thay thế một phần của một chuỗi bằng
một nội dung khác.
RIGHT: Trích ra một hay nhiều ký tự tính ở phần bên
phải của một chuỗi.
SEARCH: Tìm vị trí bắt đầu của một ký tự trong một
chuỗi, không phân biệt chữ thường hay chữ hoa.
SUBSTITUTE: Thay thế một hoặc nhiều đoạn giống
nhau trong một chuỗi bằng một nội dung khác.
TEXT: Chuyển đổi một giá trị thành một chuỗi và định
dạng nó theo một kiểu tùy ý.
TRIM: Xóa tất cả những khoảng trắng vô ích trong
một chuỗi.
UPPER: Chuyển đổi tất cả các ký tự trong một chuỗi
thành chữ in hoa.
VALUE: Chuyển đổi một chuỗi thành một con số.
www.giaiphapexcel.com
182 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Các công thức trong bảng tính có thể thử nghiệm các giá trị
trong các ô và các dãy, và trả về những kết quả dựa trên các
phép thử đó, bằng cách sử dụng các hàm luận lý của Excel,
là những hàm được thiết kế để tạo ra những công thức thực
hiện các phép thử, sẽ trả về kết quả là những giá trị TRUE
(nếu như phép thử là đúng) hoặc FALSE (nếu như phép thử
là sai).
Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Excel xem thử nội dung của một
ô, xem đó là các giá trị số hay là các giá trị text; hoặc bạn
có thể thử kết quả của một công thức xem nó có lỗi
không...
Nhóm hàm này gồm có những hàm như sau:
AND: Trả về TRUE nếu tất cả các phép thử logic (là
các đối số trong hàm) đều có kết quả đúng. Trả về
FALSE nếu có một trong phép thử logic đã cho có kết
quả sai.
IF: Thực hiện một phép thử logic và trả về một kết quả
dựa trên kết quả của phép thử.
IFERROR: Dùng để bẫy lỗi cho các hàm khác.
NOT: Đảo ngược các giá trị logic của đối số (hàm phủ
định).
OR: Trả về TRUE khi có một trong các phép thử logic
(là các đối số trong hàm) có kết quả đúng. Trả về
FALSE tất cả các phép thử logic đã cho có kết quả
sai.
BNTT
Chương 6 – Các hàm trong Excel 183
Tìm được một nghĩa của một từ trong từ điển luôn phải qua
hai bước: Đầu tiên, bạn phải tra chính từ đó, và sau đó đọc
định nghĩa của nó. Ý tưởng này cũng áp dụng cho việc dò
tìm một thứ gì đó để tìm ra một số thông tin liên quan, là
công việc mà dường như hằng ngày bạn phải đối diện với
bảng tính.
Khi làm việc nhiều với các hàm, bạn sẽ gặp những trường
hợp mà giá trị của một đối số phụ thuộc vào giá trị của một
đối số khác (hay giá trị của đối số này là kết quả của một
hàm khác). Ví dụ: Trong công thức tính tổng giá trị hóa
đơn, khoản chiết khấu cho khách hàng phụ thuộc vào số
lượng hàng đã mua; hoặc trong công thức tính lãi suất cho
các khoản phải trả quá hạn, tỷ lệ lãi suất phụ thuộc vào số
ngày quá hạn của mỗi hóa đơn; trong công thức tính tiền
thưởng cho nhân viên theo phần trăm tiền lương, số phần
trăm này phụ thuộc vào việc nhân viên này đã đạt được bao
nhiêu doanh thu so với chỉ tiêu được giao, v.v... Cách thông
thường để giải quyết những vấn đề trên là tìm kiếm những
giá trị thích hợp.
Các hàm trong nhóm hàm Dò tìm sẽ giúp bạn thực hiện
những việc dò tìm trong các bảng tính một cách nhanh
chóng. Thông thường, bạn sẽ dùng đến những hàm sau:
CHOOSE: Chọn ra một giá trị từ một danh sách.
HLOOKUP: Dò tìm một giá trị trong một bảng và trả
về giá trị ở một hàng đã được chỉ định trước.
INDEX: Dò tìm trong một bảng và trả về giá trị tại
phần giao nhau của một hàng với một hàng đã được
chỉ định trước.
MATCH: Tìm vị trí của một giá trị trong một bảng.
www.giaiphapexcel.com
184 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
VLOOKUP: Dò tìm một giá trị trong một bảng và trả
về giá trị ở một cột đã được chỉ định trước.
Các hàm ngày tháng và thời gian cho phép bạn chuyển đổi
ngày tháng và thời gian thành những chuỗi số liên tục và
thực hiện những phép tính với những con số đó. Khả năng
này hữu dụng cho những vấn đề như tính các khoản phải
thu quá hạn, lập thời biểu cho một dự án, những ứng dụng
có quản lý thời gian, và nhiều điều khác...
Excel xử lý các ngày tháng và thời gian như thế nào
Excel dùng những chuỗi số liên tục để tượng trưng cho các
ngày tháng và thời gian cụ thể. Trong cú pháp của những
hàm về ngày tháng và thời gian, Excel thường dùng chữ
serial_number khi nói đến đối số là một giá trị ngày tháng
hoặc thời gian.
Để có được chuỗi số liên tục cho ngày tháng, Excel dùng
ngày 31 tháng 12 năm 1899 như là điểm khởi đầu và rồi
đếm số ngày đã trôi qua kể từ đó. Ví dụ, con số theo thứ tự
ngày tháng của ngày 01 tháng 01 năm 1900 là 1, của ngày
02 tháng 01 năm 1900 là 2, và cứ thế, ngày 31 tháng 12
năm 2007 có số thứ tự là 39447...
Để có chuỗi số liên tục cho thời gian, Excel biểu diễn thời
gian như dưới dạng một phân số thập phân của 24 giờ một
ngày, để có một con số giữa 0 và 1. Điểm bắt đầu là nửa
đêm, được gán giá trị là 0, do dó lúc giữa trưa (nửa ngày)
có một con số (theo chuỗi liên tục) là 1/2 (0.5).
Bạn có thể kết hợp hai loại số này. Ví dụ, 39447.5 tượng
trưng cho 12 giờ trưa ngày Chủ Nhật 31/12/2007.
BNTT
Chương 6 – Các hàm trong Excel 185
Ưu điểm của việc sử dụng các chuỗi số liên tục là giúp cho
các phép tính liên quan đến các ngày tháng và thời gian
được dễ dàng hơn. Một ngày tháng hoặc thời gian thật sự
chỉ là một con số, cho nên bất kỳ phép toán nào mà bạn có
thể thực hiện được trên một con số thì bạn cũng có thể thực
hiện được với một ngày tháng hay thời gian.
Vấn đề quan trọng mà bạn phải tuân thủ, là bạn phải nhập
các giá trị ngày tháng và thời gian đúng quy cách đã quy
định trong hệ thống. Chỉ khi bạn nhập vào đúng, thì Excel
mới hiểu được đó là một giá trị ngày tháng hoặc thời gian,
và bạn mới sử dụng được những hàm ngày tháng và thời
gian với những giá trị đó.
Ngoài ra, bạn nên biết thêm những điều sau đây khi làm
việc với các giá trị ngày tháng và thời gian:
- Bạn có thể sử dụng dấu gạch chéo (/) hoặc dấu nối (-)
làm dấu phân cách ngày tháng. Nhưng luôn luôn sử dụng
dấu hai chấm (:) để phân cách thời gian.
- Bạn có thể kết hợp bất kỳ kiểu định dạng ngày tháng và
thời gian nào lại với nhau, miễn là bạn tách biệt chúng
bằng một dấu cách (một khoảng trắng).
- Bạn có thể nhập các giá trị ngày tháng và thời gian bẳng
chữ hoa hoặc chữ thường. Excel sẽ tự động điều chỉnh
việc viết hoa theo định dạng chuẩn của nó.
- Để hiển thị thời gian theo kiểu 12 giờ, bạn phải bao gồm
chữ am (hay là a) hoặc pm (hay là p). Nếu bạn bỏ qua
những ký hiệu này, Excel sẽ sử dụng loại thời gian 24
giờ.
Một số hàm ngày tháng thông dụng
DATE: Dùng để tạo ra một giá trị ngày tháng năm từ
các giá trị Năm, Tháng, Ngày cho trước.
www.giaiphapexcel.com
186 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
DATEDIF: Dùng để tìm sự chênh lệch giữa hai giá trị
ngày tháng năm. Có thể tính chính xác sự chênh lệch
theo ngày, theo tháng, theo năm...
DATEVALUE: Chuyển đổi một giá trị chỉ ngày ở dạng
văn bản sang định dạng ngày tháng năm.
DAY: Trích ra thành phần Ngày của một giá trị ngày
tháng năm.
EDATE: Tìm một ngày trước hoặc sau một ngày khác
một số tháng cho trước.
EOMONTH: Tìm ngày cuối tháng của một ngày tháng,
trước hoặc sau một số tháng cho trước.
MONTH: Trích ra thành phần Tháng của một giá trị
ngày tháng năm.
NETWORKDAYS: Tính số ngày làm việc trong một
khoảng thời gian giữa hai giá trị ngày tháng, bỏ qua
các ngày cuối tuần (thứ Bảy, Chủ Nhật) và các ngày
nghỉ lễ được chỉ định ở một danh sách.
TODAY(): Cho biết ngày tháng năm hiện tại.
WEEKDAY: Cho biết một ngày là ngày thứ mấy trong
tuần.
WEEKNUM: Cho biết tuần lễ của một ngày tháng cho
trước là tuần lễ thứ mấy trong năm.
WORKDAY: Tìm ngày hoàn thành một công việc tính
từ ngày bắt đầu; bỏ qua những ngày cuối tuần và ngày
nghỉ.
YEAR: Trích ra thành phần Năm của một giá trị ngày
tháng năm..
BNTT
Chương 6 – Các hàm trong Excel 187
Các hàm về thời gian
HOUR: Trích ra thành phần Giờ của một giá trị thời
gian.
MINUTE: Trích ra thành phần Phút của một giá trị thời
gian.
NOW: Cho biết ngày tháng năm và thời gian hiện
hành.
SECOND: Trích ra thành phần Giây của một giá trị
thời gian.
TIME: Dùng để tạo ra một giá trị thời gian từ các giá
trị Giờ, Phút, Giây cho trước.
TIMEVALUE: Chuyển đổi một giá trị chỉ thời gian ở
dạng văn bản sang định dạng ngày thời gian.
Các hàm toán học được dùng cho các phép tính cơ bản như
tìm các giá trị tuyệt đối, mẫu số chung lớn nhất và nhỏ
nhất, tính căn bậc hai, và tính tổng... Nhiều phép tính cao
cấp cũng có sẵn như phép tính ma trận, đa thức, tính tổng
các bình phương, các phép tính làm tròn số... Danh sách
các hàm toán học trong Excel thì rất nhiều. Sau đây là
những hàm thông dụng nhất:
ABS: Tính trị tuyệt đối của một số.
INT: Làm tròn một số xuống số nguyên gần nhất.
MOD: Tính phần dư của một phép chia.
MROUND: Làm tròn một số đến bội số của một số
khác.
PI : Trả về giá trị Pi
www.giaiphapexcel.com
188 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
POWER: Tính lũy thừa của một số
PRODUCT: Tính tích các số.
QUOTIENT: Trả về phần nguyên của một phép chia.
RAND: Tạo ra những số ngẫu nhiên giữa 0 và 1
RANDBETWEEN: Trả về những số ngẫu nhiên giữa
hai số nào đó.
ROUND: Làm tròn một số đến một số lẻ được chỉ
định.
SQRT: Tính căn bậc hai của một số.
SUM: Tính tổng các số.
SUMIF: Tính tổng các số theo một điều kiện.
SUMIFS: Tính tổng các số theo nhiều điều kiện (chỉ có
trong Excel 2007, 2010).
Những hàm thống kê của Excel thực hiện những phép tính
thống kê như trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất, đếm một danh
sách... Đối với hầu hết các hàm thống kê, bạn có thể nhập
những giá trị, những ô riêng lẻ, hay là xác định một mảng,
một dãy nhiều ô... làm đối số cho hàm. Excel có hàng chục
hàm thống kê, nhưng nhiều hàm trong số đó hiếm khi được
sử dụng. Sau đây là những hàm thông dụng nhất:
AVERAGE: Tính trung bình cộng của các số.
AVERAGEIF: Tính trung bình cộng của các số theo
một điều kiện cho trước (chỉ có trong Excel 2007,
2010).
BNTT
Chương 6 – Các hàm trong Excel 189
AVERAGEIFS: Tính trung bình cộng của các số theo
nhiều điều kiện cho trước (chỉ có trong Excel 2007,
2010).
COUNT: Đếm số ô trong một dãy ô.
COUNTA: Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng)
trong một dãy ô.
COUNTBLANK: Đếm các ô rỗng trong một dãy ô.
COUNTIF: Đếm số ô theo một điều kiện cho trước.
COUNTIFS: Đếm số ô theo nhiều điều kiện cho trước
(chỉ có trong Excel 2007, 2010).
LARGE: Tìm giá trị lớn nhất thứ k trong một tập hợp
các số.
MAX: Tìm giá trị lớn nhất trong một tập hợp các số.
MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất trong một tập hợp các số.
MODE: Tìm giá trị xuất hiện nhiều nhất trong một tập
hợp các số.
RANK: Xếp thứ hạng các số.
SMALL: Trả về giá trị nhỏ nhất thứ k trong một tập
hợp các số.
***
www.giaiphapexcel.com
190 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
7 Biểu đồ (Chart)
Biểu đồ giúp trình bày các số liệu khô khan thành các hình
ảnh trực quan, dễ hiểu. Biểu đồ được liên kết với dữ liệu
của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của nó
trong bảng tính thì lập tức biểu đồ sẽ thay đổi tương ứng
theo.
Nếu bạn đã từng dùng biểu đồ trong Excel 2003, bạn sẽ
thấy với Excel 2007, việc vẽ biểu đồ trở nên dễ dàng và
đẹp hơn rất nhiều. Excel 2007 có rất nhiều kiểu biểu đồ
khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của
nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng
nhau khám phá thế giới biểu đồ của Excel trong chương
này.
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 191
Biểu đồ là một đối tượng (object) của Excel, đối tượng này
chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc
và kiểu dáng rất phong phú. Excel 2007 có 2 loại biểu đồ,
đó là biểu đồ nằm trong ngay trong worksheet chứa dữ liệu
để vẽ (gọi là Embedded chart), và biểu đồ nằm trong một
Sheet đặc biệt gọi là ChartSheet. Mặc định, Excel 2007 sẽ
tạo ra Embedded chart. Khi đã có biểu đồ rồi, muốn chuyển
nó đến một Sheet riêng biệt, bạn chọn Chart Tools Design
Location Move Chart:
Hình 117 – Gọi lệnh Move Chart từ Ribbon
Bạn đặt tên cho ChartSheet vào ô New sheet rồi nhấn OK.
Cũng bằng hộp thoại này, bạn có thể di chuyển biểu đồ từ
trong ChartSheet vào bất cứ Sheet nào có trong danh sách ở
trong khung Object in.
Hình 118 – Hộp thoại Move Chart
Trước khi nói về những thành phần của biểu đồ, tôi sẽ trình
bày các bước vẽ một biểu đồ từ một bảng số liệu cho trước
và một số tùy chọn của đồ thị.
Giả sử, chúng ta có bảng số liệu về thị phần bảo hiểm nhân
thọ tại Việt Nam tính đến cuối năm 2009 . Nếu
www.giaiphapexcel.com
192 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
chúng ta dùng kết quả
này để thuyết trình thì
cũng không có vấn đề
gì, tuy nhiên bài thuyết
trình sẽ sinh động và
thuyết phục hơn nếu
chúng ta biến các con
số này thành biểu đồ.
Bạn hãy theo các bước
sau:
1. Chọn vùng dữ
liệu B4:C11, bao gồm các tiêu đề cột.
2. Nhấn Tab Insert trên Ribbon. Bạn sẽ thấy trong Tab
này có một nhóm các loại biểu đồ. Mỗi loại biểu đồ
có nhiều kiểu khác nhau khi ta nhấn vào đó. Ví dụ tôi
chọn Insert Charts Column Clustered Column:
Hình 120 – Chọn loại biểu đồ từ Tab Insert của Ribbon
Ngay lập tức một biểu đồ xuất hiện trên trang tính:
Hình 119
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 193
Hình 121 – Biểu đồ dạng Clustered Column
Và lúc này, nếu bạn nhấn chọn biểu đồ, trên Ribbon
sẽ xuất hiện nhóm Chart Tools, với 3 Tab Design,
Layout và Format. Nhóm này sẽ tự động mất đi nếu
bạn không nhấn chọn biểu đồ nữa.
3. Bạn có thể thay đổi cách bố
trí các thành phần trên trên
biểu đồ bằng cách chọn một
trong những kiểu kiểu bố trí
các thành phần của biểu đồ
trongh nhóm Chart Layouts
của Tab Design.
Cách bố trí các thành phần
trên biểu đồ nghĩa là tiêu đề
nằm ở đâu, phần chú thích
nằm ở đâu, cho số liệu nằm trong biểu đồ hay trong
một bảng nằm dưới biểu đồ...
4. Nếu thấy kiểu biểu đồ này không đẹp, bạn có thể đổi
sang kiểu khác bằng cách chọn Chart Tools Design
Type Change Chart Type. Hộp thoại Insert Chart sẽ
mở ra với toàn bộ các kiểu đồ thị được thiết kế sẵn,
tha hồ cho bạn chọn lựa . Ngoài ra, bạn có thể
Hình 122 – Danh sách các Chart Layouts
www.giaiphapexcel.com
194 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
thay đổi tông màu của biểu đồ bằng cách chọn một
mẫu có sẵn trong nhóm Chart Style.
Hình 123 – Chọn loại biểu đồ từ hộp thoại Change Chart Type
Giả sử tôi chọn loại biểu đồ là Exploded Pie in 3D, rồi
chọn tiếp Chart Layout là Layout 1, và chọn Chart Style
là Style 10, tôi sẽ có biểu đồ như hình 124, sinh động,
trực quan và đẹp hơn biểu đồ dạng Column nhiều:
Hình 124 – Biểu đồ dạng Eploded Pie in 3D
Đó là tất cả những gì phải làm để vẽ một biểu đồ. Rất
nhanh, phải không bạn. Nếu có lâu, chẳng qua là vì có quá
nhiều mẫu mã cho bạn lựa chọn, đôi khi chẳng biết nên
chọn mẫu nào và bỏ mẫu nào...
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 195
Một biểu đồ sẽ có những thành phần chính sau đây:
Hình 125 – Các thành phần chính của một biểu đồ
1. Chart area: Là vùng chứa toàn bộ các thành phần
trong biểu đồ.
2. Plot area: Vùng chứa biểu đồ và các bảng số liệu của
biểu đồ.
3. Chart title: Tiêu đề chính của biểu đồ.
4. Horizontal axis title: Tiêu đề trục hoành của biểu đồ,
xác định kiểu dữ liệu trên trục hoành.
5. Vertical axis title: Tiêu đề trục tung của biểu đồ, xác
định kiểu dữ liệu trên trục tung.
www.giaiphapexcel.com
196 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
6. Legend: Các chú thích, giúp ta biết được thành phần
nào trong biểu đồ biểu diễn cho chuỗi số liệu nào.
7. Data label: Biểu diễn các số liệu cụ thể kèm theo trên
biểu đồ.
8. Data Table: Với một số Layout trong Chart Layout,
Data label được thay thế bằng Data Table, là bảng số
liệu để vẽ nằm ngay bên dưới biểu đồ.
9. Horizontal axis: Trục ngang (trục hoành) của biểu đồ
(mặc định sẽ không hiển thị).
10. Vertical axis: Trục dọc (trục tung) của biểu đồ (mặc
định sẽ không hiển thị).
11. Horizontal gridlines: Các đường lưới ngang.
12. Vertical gridlines: Các đường lưới dọc (mặc định sẽ
không hiển thị).
Với các biểu đồ dạng 3D, thì còn có thêm những thành
phần sau đây :
13. Back wall: Màu / hình nền phía sau biểu đồ
14. Side wall: Màu / hình nền ở các cạnh bên của biểu đồ
15. Floor: Màu / hình nền ở đáy của biểu đồ
Để chọn thành phần nào, bạn chỉ việc nhấn vào thành phần
đó. Thành phần được chọn sẽ nổi lên và có 4 hoặc 8 nút
bao chung quanh. Một khi đã chọn một thành phần, bạn có
thể dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển qua
lại giữa các thành phần khác trong biểu đồ.
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 197
Hình 126 – Các thành phần chỉ có ở biểu đồ dạng 3D
Nếu bạn đã thuộc tên của các thành phần, ngoài cách dùng
chuột, bạn có thể chọn chúng trong hộp Chart Elements,
nằm ở ngoài rìa bên trái của Tab Layout hoặc Tab Format,
trong nhóm Current Selection.
Hình 127 – Chọn các thành phần của biểu đồ từ Chart Elements
Ngoài ra, bạn có thể nhấn vào những nút lệnh trong các
nhóm Labels, Areas và Background của Tab Layout, khi
muốn điều chỉnh thuộc tính của một thành phần nào đó của
biểu đồ, mà tôi sẽ trình bày rõ hơn ở trang 183.
Excel xem biểu đồ và các thành phần trong đó là những đối
tượng, do đó các thao tác với chúng cũng giống như thao
tác với một đối tượng.
www.giaiphapexcel.com
198 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Sau khi chọn một thành phần của biểu đồ, bạn có thể thực
hiện những thao tác sau:
Di chuyển: Rà con trỏ chuột tới một mép nào đó của
thành phần đang chọn, khi con trỏ chuột biến thành
một mũi tên có 4 đầu, bạn nhấn giữ nút trái và rê
chuột để di chuyển thành phần đó đến chỗ khác.
Thay đổi kích thước: Khi chọn một thành phần, bạn
sẽ thấy có 8 nút bao quanh nó. Rà chuột vào những
nút này, khi con trỏ chuột biến thành một mũi tên có 2
đầu, nhấn nút trái và rê chuột, bạn sẽ thay đổi được
kích thước của thành phần đang chọn.
Sao chép: Như một đối tượng bất kỳ, bạn dùng cặp
phím Ctrl+C và Ctrl+V để sao chép thành
phần đang chọn. Bạn cũng có thể dùng Ctrl+X và
Ctrl+V để di chuyển thành phần đó tới một nơi khác
hoặc sang một Sheet khác.
Xóa: Bạn chỉ việc nhấn phím Delete trên bàn phím để
xóa thành phần đang chọn. Với Chart Sheet, bạn thực
hiện giống như xóa một sheet bình thường của bảng
tính.
Lưu ý: Không phải tất cả các thành phần trong biểu đồ đều
có thể thực hiện những thao tác mà tôi đã trình bày ở trên,
mà chỉ có Chart area, Plot area, các tiêu đề (title) và các chú
thích (legend) mà thôi.
Ngoài những Layout hay Style có sẵn trên Ribbon, bạn có
thể tùy ý hiệu chỉnh và định dạng lại biểu đồ hay một thành
phần nào đó trong biểu đồ.
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 199
Sử dụng Ribbon
Cách nhanh nhất để hiệu chỉnh và định dạng một thành
phần nào đó trong biểu đồ là nhấn chọn nó, sau đó sử dụng
các nút lệnh trong Tab Format của Chart Tools:
Hình 128 – Sử dụng Tab Format để hiệu chỉnh và định dạng biểu đồ
Trong Tab này, Excel sử dụng chữ Shape cho các thành
phần của biểu đồ. Bạn có thể định dạng nhanh cho một
thành phần bằng cách chọn một loại định dạng có sẵn trong
nhóm Shape Style, hoặc có thể tùy ý định dạng bằng các nút
lệnh:
Shape Fill: dùng để tô màu hoặc chọn một hiệu ứng
nào đó cho phần nền của thành phần được chọn.
Shape Ouline: dùng để tô màu, quy định kích thước,
dạng đường kẻ cho các đường viền của thành phần
được chọn.
Shape Effect: dùng để chọn những hiệu ứng đặc biệt
cho thành phần đang chọn, như đổ bóng, tạo viền
nổi...
Nhóm nút lệnh Size (nằm ở cuối cùng trong Tab
Format): dùng để điều chỉnh kích thước cho thành
phần đang chọn.
www.giaiphapexcel.com
200 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Sử dụng hộp thoại Format
Dùng các lệnh trên Ribbon thì nhanh, nhưng bạn không thể
hiệu chỉnh được tất cả các thuộc tính của thành phần đang
chọn, mà bạn phải sử dụng hộp thoại Format riêng của nó.
Khi đã chọn thành phần cần hiệu chỉnh, bạn có thể dùng
một trong những cách sau đây để gọi hộp thoại Format:
Nhấn tổ hợp phím Ctrl+1.
Right-click vào thành phần đã chọn và chọn lệnh
Format...
Chọn Chart Tools Format Current Selection
Format Selection.
Nhấn vào nút lệnh tương ứng của thành phần muốn
hiệu chỉnh trong Tab Layout và chọn lệnh More...
Options.
Tùy thuộc vào thành phần được chọn, mà Excel sẽ đưa ra
một hộp thoại Format thích hợp,
mà tôi sẽ trình bày chi tiết trong
các phần sau đây. Tuy nhiên,
những thành phần sẽ luôn có
trong các hộp thoại là:
Fill : Nhóm lệnh
dùng để chọn màu cho
phần nền của thành phần
được chọn. Không chỉ là
tô màu, bạn có thể chọn
một bức ảnh, một mẫu tô
cho nền. Excel cung cấp
sẵn rất nhiều mẫu tô nền
cho bạn chọn.
Hình 129
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 201
Border Color :
Nhóm lệnh dùng để chọn
màu cho các đường viền
của thành phần được
chọn. Nhóm này có tất cả
các tùy chọn như nhóm
Fill, chỉ không có mục
dùng ảnh thay cho màu
của đường viền.
Border Style :
Nhóm lệnh dùng để chọn
những thuộc tính của
đường viền. Bạn có thể
chọn kích cỡ (dày /
mỏng), loại đường kẻ,
chọn kiểu của hai đầu
đường kẻ (tạo mũi tên
cho các trục), v.v...
Shadow : Nhóm
lệnh dùng để thiết lập các
tùy chọn cho hiệu ứng đổ
bóng cho thành phần đang
chọn. Bạn có thể chọn
kiểu đổ bóng, màu cho
bóng và nhiều tùy chọn
khác...
3D-Format: Nhóm lệnh
dùng để tạo hiệu ứng 3D
cho thành phần đang
chọn. Bạn nên lưu ý: những hiệu ứng 3D này chỉ có
trong Excel 2007, do đó, nếu bạn áp dụng cho các
Hình 130
Hình 131
Hình 132
www.giaiphapexcel.com
202 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
bảng tính dạng *.xls, các hiệu ứng này sẽ không có
tác dụng khi bạn mở bảng tính bằng Excel 2003.
Hiệu chỉnh và định dạng Chart Area
Chart Area là vùng bao trùm tất cả các thành phần của một
biểu đồ. Bạn có thể phóng to, thu nhỏ, di chuyển; và tùy ý
hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, kiểu khung bao, v.v... từ hộp
thoại Format Chart Area, hoặc chọn một trong những mẫu
định dạng có sẵn từ nhóm Shape Styles (nằm trong Tab
Format của Chart Tools) .
Để định dạng font chữ cho tất cả các thành phần trong biểu
đồ, bạn chỉ cần định dạng font chữ cho Chart Area, bằng
cách chọn Chart Area, sau đó dùng công cụ định dạng font
chữ trong Tab Home trên Ribbon, như bạn vẫn thường làm
với các font chữ trong bảng tính.
Hình 133 – Chọn kiểu định dạng cho Chart Erea từ Shape Styles trên Ribbon
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 203
Với Excel 2007, ngoài những công cụ định dạng font chữ
bình thường, bạn còn có thể áp dụng kiểu chữ nghệ thuật
cho tất cả các font chữ trong biểu đồ, bằng cách chọn một
trong những mẫu có sẵn từ nhóm WordArt Styles (cũng nằm
trong Tab Format của Chart Tools).
Trong trường hợp bạn muốn khôi phục lại tình trạng ban
đầu của Chart Area, bạn hãy right-click vào Chart Area, rồi
chọn lệnh Reset to Match Style.
Hiệu chỉnh và định dạng Plot Area
Plot Area là vùng chứa biểu đồ. Cũng như Chart Area, bạn
có thể phóng to, thu nhỏ, di chuyển; và tùy ý hiệu chỉnh
màu sắc, hiệu ứng, kiểu khung bao, v.v... từ hộp thoại
Format Plot Area, hoặc chọn một trong những mẫu định
dạng có sẵn từ nhóm Shape Styles (nằm trong Tab Format
của Chart Tools) .
Hình 134 – Chọn kiểu định dạng cho Plot Erea từ Shape Styles trên Ribbon
www.giaiphapexcel.com
204 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Những hiệu chỉnh và định dạng cho Plot Area chỉ có tác
dụng cho phần nền của Plot Area, chứ không ảnh hưởng đến
biểu đồ cũng như những thành phần nằm trong Plot Area
(font chữ, đường lưới dọc, ngang, các trục...).
Hiệu chỉnh và định dạng Tiêu đề biểu đồ, Chú thích, Tiêu đề trục hoành trục tung…
Cách nhanh nhất để hiệu chỉnh, định dạng hoặc cho ẩn /
hiện các tiêu đề, chú thích trong biểu đồ là sử dụng những
nút lệnh trong nhóm Labels (Chart Tools / Tab Layout):
Hình 135 – Sử dụng các lệnh trong nhóm Labels để hiệu chỉnh các tiêu đề, chú thích
Chart Tittle: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho tiêu
đề chính của biểu đồ.
Axis Tittle: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho tiêu
đề của trục tung, trục hoành trong biểu đồ.
Legend: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho phần
chú thích (là phần giúp ta biết được thành phần nào
trong biểu đồ biểu diễn cho chuỗi số liệu nào) của
biểu đồ.
Data Labels: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho các
nhãn dữ liệu của biểu đồ.
Data Table: Dùng để ẩn / hiện, xác định kiểu hiển thị
cho bảng dữ liệu của biểu đồ.
Gridlines: Dùng để ẩn / hiện, xác định kiểu hiển thị
cho các đường lưới ngang, dọc trong biểu đồ. Tuy
nhiên, khoảng cách giữa các đường lưới phụ thuộc
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 205
thuộc vào thuộc tính của các trục, chứ chúng ta không
thể quy định khoảng cách đó bằng nút lệnh này.
Để định dạng font chữ cho những thành phần tôi vừa liệt kê
trên đây, bạn thực hiện như khi bạn định dạng font chữ
trong bảng tính, bằng các nút lệnh trong Tab Home của
Ribbon.
Hiệu chỉnh các trục
Việc hiệu chỉnh và định dạng các trục của biểu đồ khá phức
tạp. Có 3 loại thông số sẽ được trình bày trên các trục, đó là
Value (các giá trị, là dữ liệu chính để vẽ biểu đồ), Category
(các nhóm dùng để so sánh trên biểu đồ) và Time Scale
(dùng cho các loại biểu đồ có các nhóm dùng để so sánh là
các giá trị thời gian). Đa số các biểu đồ sẽ trình bày các giá
trị trên trục tung (vertical axis) và phân nhóm so sánh trên
trục hoành (horizontal axis).
Value Axis: Thường thì đây là trục tung của
biểu đồ. Nếu bạn nhấn vào Chart Element (trong nhóm
Current Selelection), thành phần có tên là Vertical
(Value) Axis. Hộp thoại dùng để định dạng Value Axis
có những tùy chọn như sau:
Minimum: Xác định giá trị nhỏ nhất trên trục (giá
trị khởi đầu):
- Auto: Để Excel tự xác định
- Fixed: Quy định riêng của bạn
Maximum: Xác định giá trị lớn nhất trên trục (giá
trị kết thúc):
- Auto: Để Excel tự xác định
- Fixed: Quy định riêng của bạn
www.giaiphapexcel.com
206 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Hình 136 – Hộp thoại Format Value Axis
Major unit: Xác định giá trị cho các khoảng chia
chính trên trục (đây là khoảng cách giữa các
đường lưới ngang, nếu bạn cho hiển thị chúng):
- Auto: Để Excel tự xác định
- Fixed: Quy định riêng của bạn
Minor unit: Xác định giá trị cho các khoảng chia
phụ trên trục:
- Auto: Để Excel tự xác định
- Fixed: Quy định riêng của bạn
Values in reverse order: Đảo thứ tự sắp xếp các giá
trị trên trục (nếu bạn nhấn tùy chọn này, biểu đồ
sẽ được vẽ từ trên xuống dưới).
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 207
Logarithmic scale: Chuyển các giá trị trên trục sang
hệ logarith với cơ số do ta quy định tại Base (là
một giá trị lớn hơn 0).
Display units: Chọn loại đơn vị tính cho các giá trị
trên trục.
Show display units label on chart: Ẩn / hiện đơn vị
tính cho các giá trị trên trục.
Major tick mark type: Qui định cách hiển thị ký
hiệu phân cách chính trên trục:
- None: Không sử dụng
- Inside: Hiển thị phía bên trong trục
- Outside: Hiển thị phía bên ngoài trục
- Cross: Hiển thị cắt ngang trục
Minor tick mark type: Qui định cách hiển thị ký
hiệu phân cách phụ trên trục:
- None: Không sử dụng
- Inside: Hiển thị phía bên trong trục
- Outside: Hiển thị phía bên ngoài trục
- Cross: Hiển thị cắt ngang trục
Axis labels: Xác định cách hiển thị các giá trị của
trục trên biểu đồ:
- None: Không hiển thị
- High: Hiển thị ở phía chứa giá trị lớn nhất của
trục hoành.
- Low: Hiển thị ở phía chứa giá trị nhỏ nhất của
trục hoành.
- Next to asix: Hiển thị kế bên trục (mặc định).
Horizontal axis crosses: Quy định vị trí giao nhau
giữa trục tung với trục hoành:
- Automatic: Do Excel tự xác định.
www.giaiphapexcel.com
208 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Axis value: Xác định giá trị mà các trục sẽ
giao nhau.
- Maximum axis value: Hai trục sẽ giao nhau tại
giá trị lớn nhất của trục tung.
Category Axis: Thường thì đây là trục hoành
của biểu đồ, có tên là Horizontal (Category) Axis trong
Chart Element. Hộp thoại dùng để định dạng Category
Axis có những tùy chọn sau:
Hình 137 – Hộp thoại Format Category Axis
Interval between tick marks: Xác định sự thể hiện
các nhóm theo khoảng chia (có bao nhiêu nhóm
trong một khoảng chia, thường là một nhóm).
Interval between labels: Xác định sự xuất hiện của
tên nhóm theo khoảng chia
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 209
- Automatic: Excel tự xác định (thường là 1).
- Specify interval unit: Xác định tên nhóm sẽ
xuất hiện sau bao nhiêu khoảng chia trên trục.
Categories in reverse order: Các nhóm sắp xếp theo
thứ tự ngược lại (nếu bạn nhấn tùy chọn này, biểu
đồ sẽ được vẽ từ phải qua trái).
Label distance from axis: Xác định khoảng cách
của nhãn so với trục.
Axis Type: Xác định loại trục sử dụng dựa theo
định dạng của các nhóm:
- Automatic: Để Excel tự xác định dựa theo loại
định dạng của tiêu đề dữ liệu.
- Text axis: Các nhóm trên trục là các giá trị text
- Date axis: Các nhóm trên trục là các giá trị
thời gian. Nếu chọn tùy chọn này, hộp thoại
Format Asix sẽ tự động đổi thành dạng Format
Time Scale Asix .
Major tick mark type: Quy định cách hiển thị ký
hiệu phân cách chính trên trục:
- None: Không sử dụng
- Inside: Hiển thị phía bên trong trục
- Outside: Hiển thị phía bên ngoài trục
- Cross: Hiển thị cắt ngang trục
Minor tick mark type: Quy định cách hiển thị ký
hiệu phân cách phụ trên trục:
- None: Không sử dụng
- Inside: Hiển thị phía bên trong trục
- Outside: Hiển thị phía bên ngoài trục
- Cross: Hiển thị cắt ngang trục
Axis labels: Xác định cách hiển thị các nhãn nhóm
của trục hoành trên biểu đồ:
www.giaiphapexcel.com
210 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- None: Không hiển thị
- High: Hiển thị ở phía chứa giá trị lớn nhất của
trục tung.
- Low: Hiển thị ở phía chứa giá trị nhỏ nhất của
trục hoành.
- Next to asix: Hiển thị kế bên trục (mặc định).
Vertical axis crosses: Quy định vị trí giao nhau
giữa trục hoành với trục tung:
- Automatic: Do Excel tự xác định.
- At category number: Xác định số nhóm mà tại
đó các trục sẽ giao nhau.
- At maximum category: Hai trục sẽ giao nhau
tại vị trí giá trị lớn nhất trên trục.
Position Axis: Quy định cách hiển thị của các
nhóm và nhãn trên trục:
- On tick marks: Nằm ngay ký hiệu phân cách.
- Between tick marks: Nằm ở giữa các ký hiệu
phân cách.
Time Scale Axis: Thường thì đây là trục
hoành của biểu đồ. Khi bạn sử dụng biểu đồ để so
sánh dữ liệu theo các giá trị thời gian, hộp thoại dùng
để định dạng trục hoành có vài tùy chọn hơi khác với
hộp thoại Format Category Axis:
Minimum: Xác định giá trị thời gian nhỏ nhất trên
trục (giá trị khởi đầu):
- Auto: Để Excel tự xác định
- Fixed: Quy định riêng của bạn
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 211
Hình 138 – Hộp thoại Format Time Scale Axis
Maximum: Xác định giá trị thời gian lớn nhất trên
trục (giá trị kết thúc):
- Auto: Để Excel tự xác định
- Fixed: Quy định riêng của bạn
Major unit: Xác định giá trị cho các khoảng chia
chính trên trục (đây là khoảng cách giữa các
đường lưới dọc, nếu bạn cho hiển thị chúng):
- Auto: Để Excel tự xác định
- Fixed: Quy định riêng của bạn.
Minor unit: Xác định giá trị cho các khoảng chia
phụ trên trục:
- Auto: Để Excel tự xác định
- Fixed: Quy định riêng của bạn
Base unit: Xác định đơn vị tính cho trục:
- Auto: Để Excel tự xác định
- Fixed: Quy định riêng của bạn
www.giaiphapexcel.com
212 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Dates in reverse order: Các giá trị thời gian sắp
xếp theo thứ tự ngược lại (nếu bạn nhấn tùy chọn
này, biểu đồ sẽ được vẽ từ phải qua trái).
Axis Type: Xác định loại trục sử dụng dựa theo
định dạng của các nhóm:
- Automatic: Để Excel tự xác định dựa theo loại
định dạng của tiêu đề dữ liệu.
- Text axis: Các nhóm trên trục là các giá trị
text. Nếu chọn tùy chọn này, hộp thoại Format
Time Scale Asix sẽ tự động đổi thành dạng
Format Category Axis
- Date axis: Các nhóm trên trục là các giá trị
thời gian..
Vertical axis crosses: Quy định vị trí giao nhau
giữa trục hoành với trục tung:
- Between Dates: Do Excel tự xác định.
- At datye: Xác định giá trị thời gian mà tại đó
các trục sẽ giao nhau.
- At maximum category: Hai trục sẽ giao nhau
tại vị trí có giá trị lớn nhất trên trục.
Chuỗi số liệu (Excel gọi là các Series) chính là trái tim của
một biểu đồ, biểu đồ có đẹp đến đâu mà chuỗi số liệu
không chính xác, thì cũng như không. Một biểu đồ sẽ có
một hoặc nhiều chuỗi số liệu trong đó, bạn có thể xóa,
thêm, hiệu chỉnh số liệu nguồn cũng như thay đổi kiểu hiển
thị của những chuỗi số liệu này trong biểu đồ.
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 213
Để xóa một chuỗi số liệu, bạn hãy chọn chuỗi số liệu đó,
rồi nhấn phím Delete trên bàn phím.
Hoặc, khi bạn xóa vùng dữ liệu nguồn của chuỗi số liệu
trong biểu đồ, chuỗi số liệu đó cũng sẽ được gỡ bỏ ra khỏi
biểu đồ. Ví dụ, hình sau đây minh họa một biểu đồ với đầy
đủ 3 chuỗi số liệu:
Hình 139 – Biểu đồ minh họa tỷ lệ truy cập mạng di động
Nếu bạn chọn cột chuỗi số liệu của VIETTEL và nhấn
Delete, biểu đồ của bạn chỉ còn lại như sau:
Hình 140 – Biểu đồ ở hình 129 sau khi xóa bớt một chuỗi số liệu
www.giaiphapexcel.com
214 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Có hai cách để thêm một chuỗi số liệu vào trong biểu đồ
đang có sẵn:
Sử dụng Select Data Source
Để thêm một chuỗi số liệu vào biểu đồ bằng hộp thoại
Select Data Source, bạn theo các bước sau đây:
1. Chọn biểu đồ sẽ thêm chuỗi số liệu vào.
2. Chọn Chart Tools Design Data Select Data, hoặc
right-click vào biểu đồ rồi nhấn chọn lệnh Select Data.
3. Trong hộp thoại Select Data Source , nhấn nút
lệnh Add.
Hình 141 – Hộp thoại Select Data Source
4. Trong hộp thoại Edit Series , đặt tên cho chuỗi
số liệu sẽ thêm vào tại Series Name (nhập trực tiếp
hoặc dùng chuột nhấn vào tiêu đề của cột dữ liệu sẽ
thêm vào), và nhập tham chiếu của vùng dữ liệu
nguồn vào Series Values. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy
chuỗi số liệu cùng chú thích của nó sẽ xuất hiện trên
biểu đồ.
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 215
Hình 142 – Thêm chuỗi số liệu vào biểu đồ
5. Nhấn OK hai lần để trở về bảng tính.
Sử dụng Copy – Paste
Có một cách nhanh hơn để thêm một chuỗi số liệu vào biểu
đồ đang có, đó là copy (Ctrl+C) dãy số liệu nguồn (cả ô tiêu
đề, nếu có) sẽ thêm vào biểu đồ, rồi nhấn chọn biểu đồ và
dán (Ctrl+V) vào đó.
Ví dụ, xem lại hình 142, thay vì gọi hộp thoại Select Data
Source, bạn có thể quét chọn dãy ô D2:D8, nhấn Ctrl+C, sau
đó chọn biểu đồ rồi nhấn Ctrl+V, bạn cũng có kết quả tương
tự.
Để thay đổi số liệu nguồn của một chuỗi số liệu trong biểu
đồ, bạn thực hiện các thao tác như việc thêm một chuỗi số
liệu bằng hộp thoại Select Data Source. Muốn thay đổi số
liệu nguồn của chuỗi số liệu nào, bạn chỉ cần chọn chuỗi số
liệu đó rồi thay đổi tham chiếu của nó trong ô Series
Values.
www.giaiphapexcel.com
216 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi trực tiếp công thức của
chuỗi số liệu. Khi nhấn chọn một chuỗi số liệu trong biểu
đồ, bạn sẽ thấy công thức của nó trên Formular Bar, là một
công thức sử dụng hàm SERIES với cú pháp như sau:
= SERIES ([series_name,] [category_labels,] values, order [, sizes])
Trong đó:
Series_name: (tùy chọn) Tham chiếu đến ô chứa tên
của chuỗi số liệu. Nếu nhập văn bản trực tiếp vào, bạn
nhớ đặt nó trong cặp nháy kép.
Category_labels: (tùy chọn) Tham chiếu đến vùng
chứa các nhãn cho các nhóm số liệu trên trục. Nếu bỏ
trống Excel tự đánh số các nhóm bắt đầu là số 1. Bạn
có thể nhập trực tiếp các nhãn vào, ngăn cách nhau
bằng dấu phẩy và đặt tất cả trong cặp ngoặc móc {}.
Values: Tham chiếu đến vùng chứa số liệu của các
chuỗi cần vẽ.
Order: Là một số nguyên, quy định thứ tự vẽ của các
chuỗi (nếu biểu đồ có nhiều hơn 1 chuỗi số liệu)
Sizes: (chỉ dùng cho biểu đồ bong bóng – Bubble
chart) Tham chiếu đến vùng chứa dữ liệu về kích
thước của bong bóng trong đồ thị kiểu Bubble (thường
sử dụng trong phân tích tài chính). Các giá trị có thể
nhập trực tiếp vào, ngăn cách nhau bằng dấu phẩy, và
đặt tất cả trong cặp ngoặc móc {}.
Khi vẽ các biểu đồ với dữ liệu theo thời gian chúng ta
thường vẽ thêm đường xu hướng để biết được xu hướng
trong tương lai của tập số liệu. Một tập số liệu có thể có
BNTT
Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 217
nhiều đường xu hướng tùy theo cách phân tích của chúng
ta. Để thêm đường xu hướng, bạn theo các bước sau:
1. Chọn Chart Tools Layout Analysis Trendline.
2. Chọn kiểu đường xu hướng từ danh sách hay vào
More Trendline Options để có thêm nhiều tùy chọn
khác.
3. Chọn nhóm (series) mà bạn sẽ vẽ đường xu hướng
cho nó.
4. Nhấn OK.
Lấy lại ví dụ ở trên, nếu thêm đường xu hướng cho series
Mobiphone, bạn sẽ có biểu đồ như hình sau đây:
Hình 143 – Đường xu hướng trong biểu đồ
***
www.giaiphapexcel.com
218 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
8 Xử lý dữ liệu
trong bảng tính với Table
Nói đến Excel là nói đến các bảng tính, các bảng dữ liệu.
Tuy nhiên bạn có biết cách tổ chức một bảng tính không?
Bạn có biết cách bố cục các hàng, các cột trở thành một
trình quản lý cơ sở dữ liệu một cách có khoa học và dễ
dàng tra cứu không?
Nếu bạn chưa biết, hoặc biết nhưng chưa rành, bạn hãy để
Excel thiết kế bảng dữ liệu cho bạn bằng công cụ Table,
một công cụ đã có từ thời Excel 2003 với cái tên là List,
nhưng đương nhiên, Table trong Excel 2007 mạnh hơn List
rất nhiều.
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 219
Có thể định nghĩa Table là một tập hợp các thông tin liên
quan, cấu trúc có tổ chức, nhằm giúp dễ dàng tìm kiếm
hoặc trích xuất dữ liệu nội dung của nó.
Trước khi đi sâu phân tích dữ liệu với một Table, bạn nên
biết các thành phần của Table, mà tôi sẽ sử dụng trong suốt
chương này:
Field: Một loại thông tin như là tên, địa chỉ, số điện
thoại... Trong Table, mỗi cột là một Field.
Field Value: Một mục đơn trong một Field. Trong
Table, các Field Value chính là các ô đơn lẻ.
FieldName: Là một tên duy nhất mà bạn gán cho mỗi
Field của Table. Những tên này luôn luôn nằm trong
hàng đầu tiên của Table.
Record: Một tập hợp kết hợp các Field Value. Trong
Table, mỗi hàng là một Record.
Table range: Vùng bảng tính bao gồm tất cả các
Record, Field, và FieldName.
Bạn có thể chuyển đổi bất cứ vùng dữ liệu nào đang có sẵn
thành một Table, hoặc có thể tạo mới một Table ngay từ
đầu theo cách bạn muốn, nhưng để có được kết quả tốt
nhất, bạn nên theo những hướng dẫn sau đây:
www.giaiphapexcel.com
220 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
1. Chừa ra từ 3 đến 5 dòng trên cùng của bảng tính để
làm vùng tiêu đề hoặc sẽ là nơi để làm vùng chứa
những điều kiện lọc (Criteria range) cho Table.
2. Luôn luôn dùng hàng trên cùng của Table để làm các
tiêu đề cột.
3. Các FieldName phải là duy nhất, và chúng phải là text
hoặc là công thức ở dạng text. Nếu bạn cần dùng các
con số, hãy định dạng chúng thành dạng text.
4. Một số lệnh trong Excel có thể làm cho kích thước và
hình dạng của một Table tự động điều chỉnh. Để tránh
nhầm lẫn những lệnh như vậy, bạn cố gắng chỉ sử
dụng một Table trong một worksheet. Nếu bạn có
nhiều Table liên quan với nhau, bạn hãy để chúng
trong từng worksheet của cùng một workbook.
5. Nếu bạn có những dữ liệu mà không phải là một
Table nằm trong cùng một worksheet chứa Table, bạn
hãy chừa ra ít nhất một hàng trống hoặc một cột trống
giữa các dữ liệu đó với Table. Điều này sẽ giúp cho
Excel dễ dàng tự động nhận ra một Table.
6. Excel có một lệnh cho phép bạn lọc dữ liệu trong
Table để chỉ thấy những Record theo những tiêu
chuẩn nhất định (xem phần ―Lọc dữ liệu trong Table‖,
ở phần sau của chương này, để biết thêm chi tiết).
Lệnh này, khi làm việc sẽ ẩn đi một số hàng trong
Table, và dĩ nhiên những hàng tương ứng trong
worksheet cũng sẽ bị ẩn đi. Do đó, nếu trong cùng
worksheet chứa Table, mà bạn có những dữ liệu khác
cần phải thấy được để làm việc với nó, bạn đừng đặt
những dữ liệu này ở bên phải hay bên trái của Table.
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 221
Trong Excel có một số lệnh làm việc hiệu quả với các
Table dữ liệu hơn là những dãy ô thông thường. Để tận
dụng những lệnh này, bạn nên chuyển đổi dữ liệu của bạn
từ một dãy bình thường thành một Table. Giả sử tôi có một
bảng tính như sau:
Hình 144 – Bảng tính với dãy dữ liệu bình thường
Đây là các bước để chuyển đổi dãy dữ liệu đang có sẵn trở
thành một Table:
1. Nhấp vào bất kỳ ô nào trong dãy mà bạn muốn
chuyển đổi thành một Table.
2. Bạn có hai lựa chọn:
Để tạo một Table với những định dạng mặc định,
bạn chọn Insert Tables Table (hoặc nhấn
Ctrl+T). Excel sẽ hiển thị hộp thoại Create Table.
www.giaiphapexcel.com
222 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Để tạo một Table với những định dạng do bạn chỉ
định, chọn Home Style Format as Table rồi
chọn một kiểu Table trong danh sách mở ra
. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Format As Table.
Hình 145 – Chuyển đổi dữ liệu thành Table bằng lệnh Format as Table
3. Trong hộp thoại mở ra, thường thì trong khung Where
is the data for your Table? đã trình bày sẵn tọa độ chính
xác của dãy ô mà bạn muốn chuyển thành Table
. Nếu không, bạn có thể nhập tọa độ của dãy vào,
hoặc dùng chuột quét chọn dãy ô trên trang tính.
4. Nếu dãy của bạn có các
tiêu đề cột trên hàng trên
dùng (thường là có), và
bạn muốn dùng lại những
tiêu đề này để làm các
FieldName cho Table,
bạn hãy đánh dấu vào tùy
chọn My Table Has Headers.
Hình 146
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 223
5. Nhấn OK. Dãy dữ liệu của bạn sẽ chuyển thành một
Table.
Hình 147 – Dữ liệu sau khi đã chuyển thành một Table
Trên Ribbon xuất hiện Table Tools với Tab Design
Khi bạn chuyển đổi một dãy thành một Table, Excel sẽ có
bốn thay đổi như sau:
1. Định dạng các ô trong Table.
2. Thêm các mũi tên dropdown (như khi bạn chọn
AutoFilter) vào mỗi FieldName.
3. Trên thanh Ribbon, bạn thấy có thêm một Tab Design
nằm bên dưới Table Tools mỗi khi bạn chọn bất kỳ
một ô nào trong Table.
www.giaiphapexcel.com
224 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
4. Với một dãy ô dữ liệu thông thường, khi bạn muốn
luôn thấy được dòng tiêu đề, bạn phải sử dụng chức
năng Freeze Panes cho dòng này (*)
. Nhưng khi đã
chuyển dãy dữ liệu thành Table, bạn sẽ luôn luôn thấy
dòng tiêu đề: khi bạn cuộn màn hình xuống dưới che
lấp dòng tiêu đề của Table, Excel sẽ hiển thị các
FieldName thay cho các ô tiêu đề cột của bảng tính:
Hình 148 – Excel hiển thị các FieldName thay cho các tiêu đề cột
Để chuyển đổi một Table trở lại thành một dãy bình
thường, bạn chọn một ô bất kỳ trong Table, rồi chọn
Convert to Range trong Tab Design của Table Tools.
Chọn một Record (dòng) – Di chuyển con trỏ chuột
sang mép phải của cột cuối cùng bên trái trong hàng
mà bạn muốn chọn (con trỏ sẽ đổi thành một mũi tên
hướng sang phải) và nhấn chuột.
Bạn cũng có thể nhấn Shift+Space để chọn toàn bộ
Record đang chứa ô hiện hành.
Chọn một Field (cột) – Di chuyển con trỏ chuột đến
mép trên cùng của tiêu đề cột (con trỏ sẽ đổi thành
(*)
Xem: Cố định dòng tiêu đề, trang 45.
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 225
một mũi tên hướng xuống). Nhấn một cái để chỉ chọn
dữ liệu trong Field; nhấn thêm một lần nữa để thêm
FieldName vào vùng chọn.
Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Space để chọn toàn bộ
Field đang chứa ô hiện hành, nhấn Ctrl+Space thêm
một lần nữa để thêm FieldName vào vùng chọn.
Chọn toàn bộ Table – Di chuyển con trỏ chuột đến
góc trên cùng bên trái của Table (con trỏ sẽ đổi thành
một mũi tên hướng xuống và nghiêng sang phải) rồi
nhấn chuột.
Bạn cũng có thể chọn bất kỳ ô nào trong Table rồi
nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ Table.
Thêm một Record (dòng) mới vào cuối một Table –
Chọn bất kỳ ô nào ở dòng cuối cùng của Table, nhập
dữ liệu vào và nhấn Enter. Chức năng AutoExpansion
của Excel 2007 tự động mở rộng Table để chứa thêm
hàng mới. Excel cũng sẽ tự động thêm một dòng mới
vào Table nếu bạn đứng ở ô cuối cùng trong dòng
cuối cùng của Table mà nhấn phím Tab (hoặc chọn
Home Cells Insert Insert Table Row Below).
Thêm một Record (dòng) mới vào bất kỳ nơi nào
trong Table – Chọn bất kỳ ô nào trong dòng nằm
dưới dòng mà bạn muốn thêm một dòng mới vào,
right-click rồi chọn lệnh Insert / Table Row Above
(hoặc chọn Home Cells Insert Insert Table Row
Above). Excel sẽ thêm một dòng mới vào trên dòng
đang chứa ô hiện hành.
Thêm một Field (cột) mới vào bên phải của Table –
Chọn bất kỳ ô nào ở cột ngay sát bên phải của Table,
www.giaiphapexcel.com
226 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
nhập dữ liệu vào và nhấn Enter. Chức năng
AutoExpansion của Excel 2007 tự động mở rộng Table
để chứa thêm Field mới.
Bạn cũng có thể đứng tại một ô nào đó nằm trong cột
cuối cùng của Table, right-click rồi chọn lệnh Insert /
Table Column to the Right (hoặc chọn Home Cells
Insert Insert Table Column to the Right) để chèn thêm
một cột mới vào bên phải của Table.
Thêm một Field (cột) mới vào bất kỳ nơi nào trong
Table – Chọn bất kỳ ô nào trong cột ở bên phải của
cột mà bạn muốn chèn thêm một cột mới vào, right-
click rồi chọn lệnh Insert / Table Column to the Left
(hoặc chọn Home Cells Insert Insert Table
Column to the Left). Excel sẽ thêm một cột mới vào
bên trái cột đang chứa ô hiện hành.
Xóa một Record (dòng) – Chọn bất kỳ ô nào trong
dòng mà bạn muốn xóa, right-click rồi chọn Delete /
Table Rows (hoặc chọn Home Cells Delete
Delete Table Rows).
Xóa một Field (cột) – Chọn bất kỳ ô nào trong cột mà
bạn muốn xóa, right-click rồi chọn Delete / Table
Columns (hoặc chọn Home Cells Delete Delete
Table Columns).
Hiển thị các thống kê của Table – Để xem những
thống kê cho một hoặc nhiều Field, bạn nhấn vào bên
trong Table, rồi chọn Table Tools Design Table
Style Options Total Row .
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 227
Hình 149 – Kích hoạt Total Row để có dòng Total trong Table
Excel sẽ thêm một dòng Total vào dưới cùng của
Table. Mỗi ô trong dòng Total này có một dropdown,
bạn hãy nhấn vào đó để chọn hàm mà bạn muốn dùng
cho Field . Nếu danh sách có sẵn trong
dropdown này không có hàm bạn muốn, hãy nhấn
chọn mục More Functions... Cửa sổ Insert Function
sẽ mở ra cho bạn chọn hàm mà bạn muốn dùng để
thống kê các dữ liệu trong Field.
Hình 150 – Chọn hàm dùng cho dòng Total từ dropdown
Định dạng Table – Excel có một số mẫu định dạng
Table mà bạn có thể áp dụng với vài cái nhấn chuột.
Nhấn vào bên trong Table, chọn Tab Design, rồi chọn
một kiểu định dạng trong thư viện Table Styles. Bạn
cũng có thể sử dụng những hộp kiểm trong nhóm
Table Style Options để thêm bớt những tùy chọn định
dạng, bao gồm cả Banded Rows và Banded Columns.
Định lại kích thước Table – Định lại kích thước
Table có nghĩa là điều chỉnh vị trí của ô nằm ở góc
www.giaiphapexcel.com
228 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
dưới cùng bên phải của Table: di chuyển ô này xuống
để thêm Record (hàng); di chuyển sang phải để thêm
Field (cột); di chuyển lên trên để bỏ bớt Record
(nhưng dữ liệu phải còn nguyên vẹn); di chuyển sang
trái để bỏ bớt Field (nhưng dữ liệu cũng phải còn
nguyên vẹn). Cách dễ nhất để làm việc này là nhấn và
rê cái nút định cỡ (resize handle) xuất hiện ở ô dưới
cùng bên phải của Table.
Bạn cũng có thể nhấn vào bên trong bảng rồi chọn
Table Tools Design Properties Resize Table.
Nhập trực tiếp tham chiếu mới hoặc dùng chuột quét
chọn dãy ô mới vào hộp thoại Rezise Table để mở
rộng hoặc thu nhỏ Table.
Đổi tên một Table — Trong các bài sau, bạn sẽ thấy
Excel 2007 cho phép bạn tham chiếu trực tiếp đến các
phần tử trong Table. Phần lớn các lần tham chiếu có
bao gồm tên của Table, do đó bạn nên đặt cho Table
của bạn cái tên có ý nghĩa và duy nhất.
Mặc định, Excel sẽ đặt tên cho Table theo thứ tự mà
bạn tạo ra nó. Để đổi tên một Table, bạn nhấn vào bên
trong Table, chọn Tab Design, nhập tên mới vào
khung Table Name rồi nhấn Enter.
Hình 151 – Sửa tên một Table ngay trên Ribbon
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 229
Một trong những việc mà chúng ta hãy làm với những bảng
dữ liệu là sắp xếp lại các thông tin, theo thứ tự ABC hay
theo số (từ nhỏ tới lớn)... Khi đã chuyển đổi dữ liệu thành
một Table, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo bất kỳ Field nào,
thậm chí bạn có thể sắp xếp theo nhiều Field.
Để sắp xếp nhanh một Table, trước hết bạn chọn một ô
trong Field mà bạn muốn dùng làm tiêu chí để sắp xếp
Table, sau đó, bạn có thể sử dụng một trong hai cách sau
đây :
Chọn Tab Data trên Ribbon, và sử dụng các nút lệnh
nằm ở bên trái của nhóm Sort & Filter.
Nhấn vào công cụ dropdown ở FieldName, tùy vào
loại dữ liệu trong Field mà cặp lệnh sắp xếp nằm ở
trên cùng sẽ có những tên khác nhau, nhưng chức
năng của chúng vẫn là sắp xếp từ nhỏ đến lớn, hoặc từ
lớn đến nhỏ.
Để sắp xếp Table theo thứ tự tăng dần, bạn chọn Sort A to Z
(hoặc Sort Smallest to Largest nếu Field chứa dữ liệu kiểu
số, hoặc Sort Oldest to Newest nếu Field chứa dữ liệu kiểu
ngày tháng).
Để sắp xếp Table theo thứ tự giảm dần, bạn chọn Sort Z to A
(hoặc Sort Largest to Smallest nếu Field chứa dữ liệu kiểu
số, hoặc Sort Newest to Oldest nếu Field chứa dữ liệu kiểu
ngày tháng).
Bạn có thể biết mình đã sắp xếp dữ liệu trong Table theo
Field nào, bằng cách nhìn vào những cái dropdown bên
www.giaiphapexcel.com
230 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
cạnh các FieldName, nó sẽ có một biểu tượng mũi tên ngay
bên cạnh.
Hình 152 – Những nút lệnh dùng để sắp xếp dữ liệu
Excel sắp xếp dữ liệu trong Table như thế nào còn tùy
thuộc vào loại dữ liệu trong các Field. Sau đây là cách mà
Excel sẽ sử dụng để sắp xếp theo thứ tự tăng dần (với
trường hợp sắp xếp theo thứ tự giảm dần, bạn chỉ việc tính
ngược lại):
Các giá trị số: Từ số âm lớn nhất đến số dương lớn
nhất.
Các ký tự hoặc chữ: Theo thứ tự sau đây:
Space ! " # $ % & '
( ) * + , - . / 0 9
: ; < = > ? @
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 231
A Z [ \ ]
_ { } ~
Các giá trị logical: FALSE rồi mới đến TRUE.
Các giá trị lỗi: đều như nhau.
Các ô rỗng: luôn luôn sắp xếp sau cùng (tăng dần
cũng như giảm dần)
Excel cho phép chúng ra sắp xếp một bảng dữ liệu theo
nhiều tiêu chí, tức là theo nhiều cột khác nhau. Bạn theo
các bước sau:
1. Chọn một ô bên trong Table.
2. Chọn Data Sort & Filter Sort. Excel sẽ hiển thị hộp
thoại Sort, với 3 thành phần chính mà bạn cần quan
tâm là Column, Sort on và Order.
Hình 153 – Dùng hộp thoại Sort để sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí
3. Dùng danh sách các Field trong mục Column để chọn
Field mà bạn muốn dùng làm tiêu chí để sắp xếp toàn
bộ dữ liệu trong Table. Trong trường hợp bạn sắp xếp
một dãy dữ liệu đơn thuần chứ không phải là một
www.giaiphapexcel.com
232 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Table, thì trong mục Column này sẽ là tên các cột chứ
không phải là các FieldName.
4. Mặc định thì Excel sẽ sắp xếp theo giá trị của Field
mà bạn vừa chọn, tuy nhiên Excel 2007 còn cho phép
bạn sắp xếp theo màu của ô, theo màu của font chữ,
hoặc theo các biểu tượng trong ô. Muốn sắp xếp theo
loại nào, bạn chọn loại đó trong ô Sort on.
5. Chọn kiểu sắp xếp (tăng dần hay giảm dần) trong ô
Order.
6. Nếu bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo nhiều hơn một
Field, bạn nhấn Add Level. Excel sẽ thêm một tiêu chí
sắp xếp cho bạn. Thực hiện lại các bước 3, 4 và 5.
7. Nhấn OK sau khi đã chọn đầy đủ các tiêu chí để sắp
xếp dữ liệu trong Table.
Với Excel 2003, bạn có thể chọn tối đa tiêu chí sắp xếp cho
một dãy dữ liệu; nhưng với Excel 2007, bạn có thể chọn
đến 64 tiêu chí, hay nói cách khác, bạn có thể dùng đến 64
cấp độ sắp xếp dữ liệu trong Excel 2007.
Hãy cẩn thận khi bạn sắp xếp những Record (hàng) có chứa
công thức trong Table. Nếu các công thức dùng loại địa chỉ
tương đối để tham chiếu đến những ô ở ngoài Table, sự sắp
xếp có thể làm thay đổi các tham chiếu và dẫn kết những
kết quả sai. Nếu công thức trong Table của bạn có tham
chiếu đến những ô ở ngoài Table, hãy chắc chắn bạn sử
dụng loại địa chỉ tuyệt đối.
Trong hộp thoại Sort còn một nút lệnh nữa là nút Option.
Bạn có thêm những lựa chọn sau đây khi nhấn vào đó:
Case Sensitive – Dùng để yêu cầu Excel phân biệt sự
khác nhau giữa chữ thường và chữ hoa khi sắp xếp.
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 233
Mặc định, trong một sắp xếp
tăng dần, những chữ thường luôn
luôn được sắp xếp trước những
chữ hoa.
Orientation – Bình thường, Excel
sắp xếp dữ liệu theo từng dòng từ
trên xuống dưới (tùy chọn Sort
Top to Bottom). Để sắp xếp theo cột (từ trái sang phải),
bạn chọn mục Sort Left to Right.
Khi làm việc với những dãy dữ liệu lớn, bạn sẽ thường phải
tìm kiếm và trích xuất ra một loại dữ liệu nào đó. Việc sắp
xếp mà tôi vừa trình bày ở trên có thể giúp bạn tìm nhanh
hơn được một chút, nhưng những dữ liệu mà bạn không
cần đến thì vẫn còn đầy trên màn hình.
Khi bạn muốn Excel chỉ hiển thị những dữ liệu mà bạn cần
lên màn hình mà thôi, thì bạn nên nghĩ đến việc lọc (filter)
dữ liệu của bạn, và phần này sẽ cung cấp cho bạn một vài
kỹ thuật để thực hiện nó.
Tính năng AutoFilter của Excel giúp cho việc lọc các tập
hợp dữ liệu con trong dữ liệu của bạn trở nên dễ dàng như
khi bạn chọn một tùy chọn từ một danh sách xổ xuống
(dropdown list).
Khi bạn chuyển một dãy dữ liệu thành một Table, Excel tự
động bật chức năng AutoFilter, và đó là lý do tại sao bạn
thấy những cái mũi tên xổ xuống nằm trong những ô tiêu
Hình 154
www.giaiphapexcel.com
234 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
đề cột của Table (bạn có thể tắt hoặc bật nó bằng cách chọn
Data Sort & Filter Filter, hoặc nhấn Ctrl+Shift+L).
Khi bạn nhấn vào một trong những cái dropdown này,
Excel sẽ hiển thị ra một bảng gồm những Record có trong
Field, và tự động lọc những dữ liệu trùng .
Hình 155 – Công cụ AutoFilter dùng để lọc nhanh một danh sách
Có hai cách mà bạn có thể dùng để lọc nhanh một danh
sách với công cụ AutoFilter này:
Hủy chọn checkbox của một mục nào đó để ẩn mục
đó trong Table.
Hủy chọn checkbox Select All, sẽ hủy chọn tất cả các
check-box, và rồi nhấn chọn checkbox của những mục
mà bạn muốn thấy ở trong Table.
Với Excel 2007, bạn sẽ rất dễ dàng khi cần phải lọc một
bảng dữ liệu theo thời gian. Khi nhấn vào một dropdown
của một Field chứa những giá trị thời gian, bạn sẽ thấy
Excel 2007 tự động phân loại dữ liệu trong Field theo năm,
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 235
trong mỗi năm lại phân loại theo tháng và mỗi tháng cũng
được phân loại theo ngày. Điều này giúp cho bạn không chỉ
lọc ra dữ liệu theo một ngày cụ thể nào đó, mà còn có thể
lọc theo các tháng trong năm, hoặc theo từng năm một cách
nhanh chóng.
Đây là 3 điều bạn cần biết với những Table đã được áp
dụng AutoFilter:
1. Excel nhắc cho bạn biết rằng Table đã được lọc theo
một Field nào đó bằng cách thêm một biểu tượng hình
cái phễu vào trong dropdown bên cạnh FieldName.
2. Khi bạn rê con chuột vào dropdown của Field được
áp dụng AutoFilter, Excel sẽ hiển thị một cái banner
chỉ cho bạn biết Field này được lọc theo tiêu chuẩn gì.
Hình 156 – Excel hiển thị một banner cho biết
cột Năm Sinh lọc ra những người sinh năm 1999 và 1998
3. Ngay sau khi bạn áp dụng AutoFilter cho một Field,
Excel sẽ hiển thị một thông báo trong Status bar cho
bạn biết số những dữ liệu mà nó đã lọc được.
Khi sử dụng AutoFilter với Excel 2003, chắc bạn còn nhớ có
một mục tên là Custom trong danh sách xổ xuống, dùng để
tùy biến các tiêu chuẩn lọc bằng hộp thoại Custom
AutoFilter.
www.giaiphapexcel.com
236 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Excel 2007 vẫn giữ tùy chọn này, nhưng nó tự động nhận
diện loại dữ liệu mà bạn có trong Field và đưa ra danh sách
những bộ lọc nhanh cho bạn chọn trước khi mở hộp thoại
Custom AutoFilter. Tùy thuộc vào loại dữ liệu có trong
Field, bạn sẽ thấy một trong các tùy chọn này khi nhấn vào
dropdown bên cạnh FieldName:
Text Filters – Tùy chọn này xuất hiện khi bạn đang
làm việc với một Field chứa những dữ liệu text, bao
gồm những bộ lọc nhanh sau đây:
- Equals: lọc ra những dữ liệu giống một từ nào đó
- Does Not Equal: lọc ra những dữ liệu không giống
một từ nào đó
- Begins With: lọc ra những dữ liệu bắt đầu bởi một
từ nào đó
- Ends With: lọc ra những dữ liệu kết thúc với một
từ nào đó
- Contains: lọc ra những dữ liệu chứa một từ nào đó
- Does Not Contain: lọc ra những dữ liệu không
chứa một từ nào đó
Number Filters – Tùy chọn này xuất hiện khi bạn làm
việc với một Field chứa những dữ liệu số, bao gồm
những bộ lọc nhanh sau đây:
- Equals: lọc ra những dữ liệu bằng một giá trị nào
đó
- Does Not Equal: lọc ra những dữ liệu không bằng
một giá trị nào đó
- Greater Than: lọc ra những dữ liệu lớn hơn một
giá trị nào đó
- Less Than: lọc ra những dữ liệu nhỏ hơn một giá
trị nào đó
- Between: giữa hai giá trị nào đó
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 237
- Top 10: lọc ra 10 dữ liệu có giá trị cao nhất
- Above Average: lọc ra những dữ liệu lớn hơn giá
trị trung bình
- Below Average: lọc ra những dữ liệu nhỏ hơn giá
trị trung bình
Date Filters – Tùy chọn xuất hiện khi bạn làm việc
với một Field chứa những dữ liệu ngày tháng. Ở đây
có sẵn rất nhiều bộ lọc nhanh, giúp bạn nhanh chóng
lọc ra những dữ liệu mình cần không chỉ theo ngày,
theo tháng, mà thậm chí còn theo tuần, theo quý...
Danh sách này nhiều nhưng không đến nỗi khó hiểu
lắm, nên tôi chỉ trình bày ở hình sau đây:
Hình 157 – Những bộ lọc nhanh cho Field chứa giá trị ngày tháng
www.giaiphapexcel.com
238 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Một số bộ lọc nhanh sẽ cho kết quả ngay tức khắc. Nhưng
cũng có một số bộ lọc, khi bạn nhấn chọn nó (hoặc khi bạn
nhấn vào lệnh Custom Filter nằm ở cuối danh sách của mỗi
bộ lọc nhanh), Excel sẽ hiển thị một hộp thoại Custom
AutoFilter. Một ví dụ cho Custom AutoFilter được minh họa ở
hình 158.
Hình 158 – Hộp thoại Custom AutoFilter
Bạn sử dụng hai danh sách xổ xuống nằm ngang ở phía trên
để thiết lập cho phần đầu tiên của điều kiện. Danh sách ở
bên trái chứa một danh sách các toán tử so sánh của Excel
(như là Equals, Is Greater Than...). Khung bên phải là một
combo cho phép bạn chọn một Record từ Field đang được
áp dụng AutoFilter, hoặc bạn cũng có thể tự nhập một giá trị
vào đó.
Ví dụ, bạn muốn hiển thị những hóa đơn với số tiền thanh
toán nhỏ hơn $1,000, bạn chọn toán tử Is Less Than (nhỏ
hơn) và nhập 1000 vào khung bên phải.
Với những Field chứa text, bạn có thể dùng những ký tự đại
diện để thay thế cho một hoặc nhiều ký tự. Dùng dấu chấm
hỏi (?) để thay thế cho một ký tự đơn (ví dụ, nhập ―L?n‖,
để thay thế cho ―Lan‖, ―Len‖...); dùng dấu sao (*) để thay
thế cho một nhóm ký tự (ví dụ, nhập ―H*ng‖ để thay thế
cho ―Hương‖, ―Hoàng‖, ―Hùng‖...)
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 239
Bạn có thể tạo những điều kiện lọc phức tạp hơn bằng cách
nhấn vào một trong tùy chọn And hoặc Or và rồi nhập thêm
một tiêu chuẩn lọc khác trong hai bảng xổ xuống ở hàng
dưới. Sử dụng And khi bạn muốn lọc ra những dữ liệu thỏa
mãn cả hai điều kiện; sử dụng Or khi bạn muốn lọc ra
những dữ liệu thỏa mãn ít nhất một trong hai điều kiện.
Khi bạn cần hiển thị lại toàn bộ hoặc một phần dữ liệu
trong một Table đã được lọc, bạn có thể sử dụng một trong
những cách sau đây:
Để hiển thị toàn bộ dữ liệu trong Table và gỡ bỏ các
dropdown ở các FieldName, chọn Data Sort & Filter
Filter.
Để hiển thị toàn bộ dữ liệu trong Table và nhưng vẫn
để lại dropdown ở các FieldName, chọn Data Sort &
Filter Clear.
Để gỡ bỏ một bộ lọc khỏi một Field nào đó, bạn nhấn
vào dropdown của Field và chọn Clear Filter From...
Chức năng AutoFilter giải quyết được hầu hết những nhu
cầu lọc, nhưng nó không được thiết kế cho những tiêu chẩn
lọc phức tạp. Ví dụ, AutoFilter không thể lọc ra những dữ
liệu như:
- Giá trị của những hóa đơn lớn hơn $100, nhỏ hơn
$1,000, hoặc lớn hơn $10,000.
- Những số tài khoản bắt đầu bằng 01, 05 hoặc 12.
www.giaiphapexcel.com
240 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Các ngày trễ hạn thanh toán lớn hơn một ngày đã cho
trước ở một ô nào đó.
Để lọc dữ liệu trong Table với những tiêu chuẩn phức tạp
như trên, bạn phải sử dụng chức năng Advanced Filter.
Thiết lập một dãy tiêu chuẩn (Criteria range)
Advanced Filter đòi hỏi bạn phải thiết lập cho nó một dãy
tiêu chuẩn (Criteria range), tức là một dãy các ô chứa
những điều kiện để lọc, để nó sẽ căn cứ vào đó mà thực
hiện.
Bạn có thể đặt Criteria range ở đâu cũng được, miễn là ở
bên ngoài Table. Nhưng thường thì bạn nên ngay phía trên
Table, bao gồm một vài hoặc tất cả các FieldName của
Table, với ít nhất một dòng trống ở ngay bên dưới nó.
Ví dụ, ở hình sau đây, tôi sử dụng dãy ô A1:H2 để làm
Criteria range cho Table ở bên dưới.
Hình 159 – Sử dụng dãy ô A1:H2 làm Criteria range cho Table bên dưới
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 241
Chúng ta sẽ nhập những điều kiện lọc ngay bên dưới những
tiêu đề tương ứng với các FieldName trong Table, và Excel
sẽ tìm trong các Field tương ứng của Table những dữ liệu
có giá trị phù hợp với những điều kiện này để lọc ra.
Criteria range có thể có nhiều hơn 2 hàng. Ngoại trừ hàng
đầu tiên dùng để chứa các tiêu đề cho các điều kiện lọc, bạn
có thể sử dụng bao nhiêu dòng để chứa các điều kiện ở bên
dưới cũng được.
Các tiêu đề trong Criteria range không nhất thiết phải là
duy nhất. Bạn có thể sử dụng nhiều tiêu đề có cùng một tên
(miễn là tên đó phải là một FieldName của Table cần lọc).
Advanced Filter có 2 ưu điểm so với AutoFilter:
Bằng cách sử dụng nhiều hàng hoặc nhiều cột cho
một Field đơn, bạn có thể tạo ra nhiều điều kiện phức
tạp cho việc lọc.
Bởi vì bạn nhập điều kiện lọc trong các ô, do đó bạn
có thể sử dụng các công thức để tạo ra những điều
kiện phức tạp cho việc lọc.
Lọc dữ liệu một Table với Criteria range
Sau khi bạn đã thiết lập một Criteria range, bạn có thể
dùng nó để lọc dữ liệu trong Table, với những bước cơ bản
như sau:
1. Bạn không cần phải sao chép toàn bộ các FieldName
để làm tiêu đề cột cho Criteria range, mà chỉ cần sao
chép FieldName của những Field mà bạn muốn áp
dụng các điều kiện lọc.
Nếu bạn thay đổi một FieldName, bạn cũng phải thay
đổi cả tiêu đề cột tương ứng trong Criteria range. Do
đó, thay vì sao chép, bạn có thể làm cho các tiêu đề
www.giaiphapexcel.com
242 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
cột trong Criteria range tự động thay đổi khi bạn thay
đổi các FieldName, bằng cách sử dụng một công thức
xác lập cho tiêu đề cột trong Criteria range luôn
giống như FieldName tương ứng của nó trong Table.
Ví dụ, bạn có thể nhập công thức =B4 trong ô B1
.
Hình 160
2. Bên dưới tiêu đề cột của Criteria range, nhập tiêu
chuẩn lọc mà bạn muốn sử dụng. Ví dụ, ở bảng tính
trên đây, tôi nhập <=1000 vào ô E2 và =>0 vào ô H2.
3. Chọn Data Sort & Filter
Advanced, Excel sẽ
hiển thị hộp thoại
Advanced Filter :
4. Vì bạn đã chọn một ô
trong Table, nên List
Range sẽ có sẵn địa chỉ
của Table. Trong trường
hợp bạn quên chọn một ô
trong Table, bạn hãy
nhấn chuột vào List Range rồi sau đó quét chọn Table
(bao gồm cả các FieldName).
Hình 161
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 243
5. Nhập địa chỉ của Criteria range mà bạn đã tạo, hoặc
có thể dùng chuột để quét chọn dãy ô đó ngoài bảng
tính.
6. Nếu bạn không muốn lọc những dữ liệu trùng nhau,
đánh dấu chọn vào hộp kiểm Unique Records Only.
7. Nhấn OK. Excel sẽ lọc Table và chỉ hiển thị những
Record phù hợp với điều kiện của bạn. Ví dụ, với
những điều kiện như ở hình 150, bảng tính của tôi sẽ
được lọc để chỉ còn những dữ liệu như sau :
Hình 162 – Bảng tính ở hình 150 sau khi sử dụng Advanced Filter
Nhập điều kiện cho Criteria range
Khi nêu các điều kiện cho Advanced Filter trong Criteria
range, bạn cần lưu ý các điều sau đây:
Các điều kiện lọc, trừ trường hợp dùng công thức, sẽ
sử dụng các toán tử so sánh như: =, >, <, >=, <=, <>.
Các điều kiện có thể sử dụng phép thử logic OR và
AND. Để nêu các điều kiện OR, bạn xếp chúng theo
chiều dọc (điều kiện này nằm trên điều kiện kia); còn
để nêu các điều kiện AND, bạn xếp chúng theo chiều
ngang (các điều kiện nằm cùng trong một dòng).
www.giaiphapexcel.com
244 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Trong trường hợp bạn sử dụng điều kiện AND cho
cùng một Field, bạn phải dùng 2 cột (trở lên) có cùng
tiêu đề là FieldName của Field đó.
Sau đây là một số ví dụ về cách đặt điều kiện trong Criteria
range, mà tôi sẽ sử dụng để lọc dữ liệu cho Table ở hình
147 , và tôi chỉ điền vào dòng tiêu đề của Criteria
range những FieldName mà tôi thấy cần thiết.
1. Lọc những hóa đơn có trị giá lớn hơn $10,000 hoặc
nhỏ hơn $1,000:
Hình 163
2. Lọc những hóa đơn chưa đến hạn thanh toán (giả sử
hôm nay là ngày 07/7/2010) hoặc có trị giá nhỏ hơn
$100:
Hình 164
3. Lọc những hóa đơn có trị giá lớn hơn $10,000 và
chưa thanh toán (số ngày trễ hạn lớn hơn 0):
Hình 165
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 245
4. Lọc những hóa đơn có trị giá từ $1,000 đến $5,000:
Hình 166
5. Lọc những hóa đơn có trị giá nhỏ hơn $500, hoặc
những hóa đơn có trị giá lớn hơn $10,000 của những
người trong độ tuổi từ 20 đến 40 tuổi (giả sử năm nay
là năm 2010):
Hình 167
6. Lọc những hóa đơn có trị giá nhỏ hơn $500 hoặc lớn
hơn $10,000 của những người trong độ tuổi từ 20 đến
40 tuổi (giả sử năm nay là năm 2010):
Hình 168
Bạn nên xem kỹ ví dụ 5 và 6, đọc thoáng qua các yêu
cầu thì có vẻ chúng giống nhau, nhưng thực ra chúng
khác nhau hoàn toàn, và do đó cách đặt điều kiện theo
những yêu cầu đó cũng khác nhau.
www.giaiphapexcel.com
246 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Sử dụng công thức làm điều kiện lọc
Các tiêu đề cho các cột trong Criteria range không bị giới
hạn bởi các Field trong Table. Bạn có thể tạo các điều kiện
lọc bằng cách dùng một công thức phù hợp với các Record
trong Table. Công thức này có thể tham chiếu đến một hoặc
nhiều Field trong Table và cả những ô bên ngoài Table,
miễn sao kết quả của công thức trả về hoặc là TRUE hoặc là
FALSE. Và Excel sẽ lọc ra những Record trả về TRUE.
Để sử dụng công thức làm điều kiện lọc, bạn cần biết
những điều sau đây:
Bạn có thể dùng bất kỳ cột nào trong Criteria range
đề nhập công thức sẽ dùng làm điều kiện, nhưng phải
chắc chắn rằng cái tiêu đề bạn đặt cho cột mới này
không giống với bất kỳ tên FieldName nào của Table
(cách hay nhất là bỏ trống tiêu đề cột).
Công thức dùng làm điều kiện phải trả về một trong
hai giá trị: TRUE hoặc FALSE.
Công thức chỉ được tham chiếu đến các ô ở dòng đầu
tiên của Table.
Nếu bạn có sử dụng tham chiếu đến những ô bên
ngoài Table, bạn phải dùng địa chỉ tuyệt đối cho các
tham chiếu này.
Ví dụ, với Table ở hình 147 , để lọc ra những hóa
đơn đã thanh toán tiền sau ngày quá hạn, tôi sẽ sử dụng ô
B3 để nhập điểu kiện bằng công thức sau đây:
=IF(ISBLANK(G6), FALSE(), G6>F6)
Excel sẽ học ra cho tôi 2 Record thỏa mãn điều kiện đó
.
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 247
Hình 169
Một ví dụ khác, cũng vẫn Table ở hình 147 , tôi
muốn lọc ra những hóa đơn có trị giá lớn hơn mức trung
bình mà đã quá hạn thanh toán, tôi sẽ sử dụng hai điều kiện
như sau (một điều kiện bằng toán tử và một điều kiện bằng
công thức):
Hình 170
Trong hình trên, công thức ở ô B2 là:
= E6>AVERAGE(Table1[Số tiền])
Nó có nghĩa là giá trị của ô E6, đại diện cho Field Số tiền,
phải lớn hơn trung bình cộng của cả Field này. Tôi sẽ trình
bày loại tham chiếu này trong phần Các tham chiếu Table
trong công thức .
www.giaiphapexcel.com
248 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Sao chép dữ liệu đã lọc ra một nơi khác
Advanced Filter cho phép bạn sao chép những dữ liệu đã lọc
sang một nơi khác trong bảng tính, thay vì hiển thị kết quả
lọc ngay trong Table.
Bạn theo những bước sau đây:
1. Trước hết, bạn cần chuẩn bị trước dãy ô sẽ chứa
những dữ liệu đã lọc, nhập vào đó (trong cùng một
hàng) FieldName của những Field mà bạn cần sao
chép dữ liệu sau khi lọc của nó. Excel sẽ tự động đặt
tên dãy ô này là Extract (bạn sẽ thấy cái tên này trong
NameBox).
Tuy nhiên, nếu bạn sẽ sao chép ra toàn bộ dữ liệu của
các Field trong Table, bạn có thể bỏ qua bước 1 này.
2. Thiết lập những điều kiện lọc vào Criteria range.
3. Chọn Data Sort & Filter Advanced để hiển thị hộp
thoại Advanced Filter.
4. Đánh dấu vào tùy chọn Copy to Another Location.
5. Nhập địa chỉ của Table và Criteria range vào, nếu cần
thiết.
6. Dùng chuột để nhập nơi bạn sẽ dùng để chứa dữ liệu
được lọc ra vào hộp Copy To, theo các hướng dẫn sau
đây:
Để sao chép những dữ liệu của một vài Field nào
đó mà bạn đã chọn ở bước 1, bạn dùng chuột quét
chọn dãy Extract trên bảng tính.
Để sao chép toàn bộ Table, bạn nhấn chọn một ô
đơn nào đó, là nơi sẽ bắt đầu chứa những dữ liệu
được lọc ra từ Table.
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 249
Để sao chép chỉ một vài Record, bạn hãy quét chọn
một dãy có số hàng bằng số Record mà bạn muốn
hiển thị, và số cột bằng số cột của dãy Extract hoặc
bằng số cột của Table. Nếu số Record sau khi lọc
nhiều hơn số dòng bạn vừa chọn, Excel sẽ hiện một
thông báo hỏi bạn có muốn hiển thị cả những dữ
liệu còn lại hay không.
7. Nhấn OK. Excel sẽ lọc dữ liệu trong Table và sao
chép kết quả tới dãy Extract mà bạn đã chỉ định.
Ví dụ, cũng với Table ở hình 147 , tôi sẽ lọc ra
những hóa đơn đã trễ hạn thanh toán, và sao chép kết quả
sau khi lọc tới một chỗ khác, nhưng tôi chỉ cần biết họ tên
của người đang nợ và số hóa đơn mà thôi, tôi sẽ làm như
sau:
Đầu tiên, tôi chọn hai ô J5 và K5, gõ công thức =B5 vào J5
và công thức =D5 vào K5 (mục đích là lấy FieldName của
hai Field này làm tiêu đề cột cho dãy Extract).
Để xác định điều kiện lọc, tôi gõ công thức =H5 vào ô H2,
rồi nhập toán tử >0 vào trong ô H3.
Hình 171
Tiếp theo, tôi nhấn chọn một ô trong Table, gọi lệnh
Advanced từ Tab Data. Trong hộp thoại Advanced Filter, tôi
nhấn chọn tùy chọn Copy to another location, rồi sau khi
nhấn chuột vào ô Copy to, tôi dùng chuột quét chọn dãy ô
www.giaiphapexcel.com
250 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
J5:K5. Khi đó hộp thoại Advanced Filter sẽ giống như hình
172:
Hình 172
Nhấn OK, Excel lọc dữ liệu trong Table và tôi có danh sách
họ tên cùng số hóa đơn của những người đã trễ hạn thanh
toán:
Hình 173
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 251
Ở ví dụ của hình 160 , có lẽ bạn sẽ thấy công thức
ở ô B2 dùng những tham chiếu hơi lạ. Loại tham chiếu đó
chính là các tham chiếu Table.
Trong Excel 2003, khi bạn muốn tham chiếu đến một phần
của List trong công thức, bạn phải dùng một tham chiếu ô
hoặc dãy chỉ đến vùng List mà bạn muốn dùng trong các
tính toán của mình. Điều này gặp phải cùng một vấn đề xảy
ra khi sử dụng các tham chiếu ô và dãy trong các công thức
thông thường: tham chiếu ô thường làm cho các công thức
khó đọc và khó hiểu. Giải pháp với một công thức thông
thường là thay thế những tham chiếu ô và dãy bằng các tên
dãy (*), nhưng bạn vẫn không dễ dàng để sử dụng các tên đã
được định nghĩa với các List trong Excel.
Với Excel 2007, những vấn đề trên đã trở nên dễ dàng, bởi
vì Excel 2207 hỗ trợ những tham chiếu có cấu trúc của
Table. Nghĩa là Excel 2007 cung cấp sẵn một tập hợp
những cái tên được định nghĩa – mà sau đây tôi sẽ gọi là
các Specifiers – cho từng phần tử trong Table (dữ liệu, tiêu
đề, và toàn bộ Table), cũng như tự động tạo ra các tên cho
các Field trong Table. Bạn có thể đưa những tên này vào
trong công thức của bạn để làm cho công thức của bạn dễ
đọc hơn và dễ sửa đổi hơn.
Specifiers là những tên mà Excel 2007 dùng thay cho tham
chiếu đến những phần tử trong một Table. Bảng sau đây sẽ
liệt kê tất cả các specifiers:
(*)
Xem: Làm việc với các tên dãy trong công thức, trang 156.
www.giaiphapexcel.com
252 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
#All Toàn bộ Table, bao gồm cả dòng tiêu đề và
dòng Total (nếu có)
#Data Dữ liệu trong Table (cũng là toàn bộ Table
nhưng không bao gồm dòng tiêu đề và
dòng Total) –
#Headers Dòng tiêu đề của Table
#Totals Dòng Total của Table
#This Row Một dòng trong Table, có dùng địa chỉ với
dòng đang chứa công thức
Hầu hết các tham chiếu Table được bắt đầu với tên của
Table. Trong trường hợp đơn giản nhất, bạn có thể chỉ sử
dụng chính tên Table. Ví dụ, để đếm tất cả các giá trị là số
trong Table có tên là Table1, bạn dùng công thức sau đây:
= COUNT(Table1)
Để tham chiếu đến một specifiers trong Table, bạn phải đặt
nó trong một cặp dấu ngoặc vuông ([ ]) ngay sau tên của
Table. Ví dụ, công thức sau đây sẽ cho biết giá trị lớn nhất
trong một Table có tên là Sales:
= MAX(Sales[#Data])
Tuy nhiên, như tôi vừa nói ở trên, do công thức này chỉ sử
dụng mỗi tên của Table, nên bạn có thể viết ngắn gọn như
sau:
= MAX(Sales)
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 253
Ngoài các specifiers mặc định mà tôi đã liệt kê trong bảng
trên, Excel còn tự động tạo ra các specifiers cho các Field
trong Table, với các FieldName là tên của các specifiers
này. Ví dụ, với Table mà tôi đã dùng làm ví dụ trong suốt
chương này (có tên là Table1), nếu muốn tính tổng trị giá
các hóa đơn, tôi có thể dùng công thức:
=SUM(Table1[Số tiền])
Nếu bạn muốn tham chiếu đến một Record cụ thể trong
một Table, bạn phải xác định dòng và Field của Record mà
bạn muốn làm việc với nó, với cú pháp chung như sau:
Table[[Row],[Field]]
Trong đó, Table là tên của Table, Row là một specifier của
dòng và Field là một specifier của Field. Đối với specifier
của dòng, bạn có hai lựa chọn: dòng đang chứa công thức
(#This Row) và dòng Total (#Totals).
Ví dụ, để tính ra số ngày trễ hạn thanh toán trong Table1
tôi sẽ lấy ngày hiện hành trừ đi ngày
đến hạn (dĩ nhiên là chỉ xét những hóa đơn đã quá ngày
thanh toán mà chưa thanh toán):
- Để có ngày hiện hành, tôi dùng hàm TODAY()
- Để biết hóa đơn này đã tới ngày thanh toán chưa, tôi
sẽ kiểm tra Record ở Field Ngày đến hạn, nếu giá trị
ngày của Record này mà nhỏ hơn ngày hiện hành thì
đã quá ngày thanh toán, bằng biểu thức:
Table1[[#This Row], [Ngày đến hạn]] < TODAY()
- Để biết hóa đơn này đã được thanh toán chưa, tôi sẽ
kiểm tra Record ở Field Ngày thanh toán, nếu Record
đó rỗng nghĩa là chưa thanh toán, bằng biểu thức:
Table1[[#This Row], [Ngày thanh toán]]=""
www.giaiphapexcel.com
254 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
- Để tính số ngày quá hạn, tôi sẽ lấy ngày hiện hành trừ
đi ngày đến hạn:
TODAY() – Table1[[#This Row], [Ngày đến hạn]]
- Bây giờ, tôi sẽ dùng hàm IF để xem xét: Nếu như biểu
thức và đều đúng, nghĩa là hóa đơn này đã quá
ngày thanh toán mà chưa thanh toán, thì sẽ áp dụng
biểu thức để tính số ngày quá hạn; còn không thì
không tính. Và tôi có công thức như sau:
= IF(AND(Table1[[#This Row], [Ngày đến hạn]] <
TODAY(), Table1[[#This Row], [Ngày thanh toán]]=""),
TODAY() – Table1[[#This Row], [Ngày đến hạn]], 0)
Công thức trên tương đương với công thức sau đây nếu
không sử dụng tham chiếu Table:
= IF(AND(F6<TODAY(),G6=""), TODAY() – F6, 0)
Tuy nhiên, nếu bạn là chủ nhân của Table1, nghĩa là bạn
biết rõ trong Table có những Field nào, bạn sẽ nhập cái
công thức dài kia rất nhanh, nhờ tính năng AutoComplet của
Excel 2007 mà tôi sẽ trình bày ở phần tiếp theo đây.
Khi bạn tạo các công thức sử dụng loại tham chiếu Table,
Excel sẽ cung cấp một vài công cụ để làm cho việc nhập
trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.
Đầu tiên, bạn hãy nhớ rằng tên của Table cũng như các
FieldName trong Table là một phần của tính năng
AutoComplete của Excel 2007. Có nghĩa là sau khi bạn gõ
một vài ký tự đầu tiên của một tên Table, bạn sẽ thấy cái
tên này trong danh sách AutoComplete, bạn chỉ cần chọn rồi
nhấn phím Tab để thêm tên Table vào trong công thức của
BNTT
Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 255
mình. Khi bạn gõ thêm một dấu ngoặc vuông mở, Excel sẽ
hiển thị một danh sách các specifier có trong Table. Như
bạn thấy ở hình 174, vài mục đầu tiên là các tên Field, còn
những cái ở dưới là các specifier có sẵn. Bạn chọn mục cần
thêm vào công thức rồi nhấn Tab, và cứ thế... hầu như bạn
không cần gõ gì hết ngoài những tên hàm và các dấu đóng
mở ngoặc vuông, ngoặc đơn.
Hình 174 – Sử dụng tính năng Autocomplet để nhập nhanh công thức sử dụng tham chiếu Table
Thứ hai, Excel 2007 hỗ trợ viêc tự động tính toán các Field
trong Table. Bạn chỉ cần nhập công thức cho ô đầu tiên của
Filed, rồi nhấn Enter, Excel tự động điền công thức xuống
các ô còn lại trong Field đó (mà bạn không cần phải dùng
FillHandle để kéo hoặc một thao tác copy nào khác như khi
nhập công thức vào một dãy ô không phải là một Field
trong một Table); và đồng thời, Excel cũng hiển thị một
dấu hiệu AutoCorrect Options, cho phép bạn đảo ngược lại
việc tính toán, nếu muốn.
www.giaiphapexcel.com
256 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
9 Phân tích dữ liệu với
Conditional Formatting
Đôi khi bạn phải phân tích một bảng tính chứa hàng trăm,
thậm chí hàng nghìn dữ liệu. Công việc của bạn là trả lời
những câu hỏi như: ―Ô nào chứa giá trị nhỏ hơn 0?‖, ―10
giá trị lớn nhất (top 10) là gì?‖, hoặc ―Ô nào chứa các giá
trị trên trung bình và ô nào chứa các giá trị dưới trung
bình?‖, v.v...
Những câu hỏi tưởng như đơn giản này thật tình không dễ
trả lời chút nào nếu chỉ xem lướt qua bảng tính, và bảng
tính càng nhiều dữ liệu, thì câu trả lời càng khó.
Ngoài việc sử dụng chức năng lọc dữ liệu mà tôi đã trình
bày ở chương 8, Excel cung cấp cho bạn công cụ
Conditional Forrmating, là công cụ định dạng có điều kiện
vào các dãy ô, đây là một kiểu định dạng đặc biệt, Excel
chỉ áp dụng định dạng cho những ô thỏa mãn một vài điều
BNTT
Chương 9 – Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 257
kiện nào đó. Ví dụ, bạn có thể cho hiển thị các giá trị âm
bằng một font màu đỏ... Nhờ công cụ này, bạn có thể nhanh
chóng tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi trên, mà không
cần phải sắp xếp lại dữ liệu hay lọc dữ liệu.
Công cụ này đã có trong Excel 2003, tuy nhiên, bạn chỉ có
thể áp dụng một vài loại định dạng có điều kiện như thay
đổi font chữ, áp dụng đường viền, hoặc gán một mẫu nền.
Bạn cũng chỉ có một vài tùy chọn để tạo các điều kiện: nhỏ
hơn (less than), bằng với (equal to), giữa (between), v.v...
Trong Excel 2007, Microsoft đã thay đổi hoàn toàn công cụ
Định dạng có điều kiện nhằm làm cho nó dễ sử dụng hơn
và mạnh mẽ hơn. Ngoài những lựa chọn để định dạng, bao
gồm khả năng áp dụng định dạng số và hiệu ứng tô màu
gradient, bạn có thêm nhiều tùy chọn khác để thiết lập các
điều kiện mà Excel 2007 gọi là các quy tắc (rules), ví dụ
như các ô ở trên cùng hoặc dưới cùng trong dãy, các ô trên
hoặc dưới trung bình, các ô có giá trị duy nhất hay trùng
lặp, v.v... Excel 2007 cũng cho phép bạn phân tích nhanh
dữ liệu bằng những tính năng đặc biệt như các thanh dữ
liệu (data bars), các thang màu (color scales) và dùng các
biểu tượng (icon sets), giúp bạn chỉ cần nhìn lướt qua cũng
thấy được những ô trong dãy có liên quan với nhau như thế
nào.
Quy tắc Highlight Cells (đánh dấu cho ô) là quy tắc áp
dụng một kiểu định dạng vào những ô thỏa mãn một vài
điều kiện nhất định nào đó. Quy tắc này tương tự như tính
năng định dạng có điều kiện của Excel 2003, và Excel 2007
chỉ bổ sung thêm một vài đặc điểm mới.
www.giaiphapexcel.com
258 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Để tạo một quy tắc đánh dấu cho ô, trước hết bạn hãy chọn
dãy ô mà bạn muốn áp dụng quy tắc, sau đó nhấn Chọn
Home Styles Conditional Formatting Highlight Cells
Rules. Excel cung cấp cho bạn bảy lựa chọn sau đây:
Hình 175
Greater Than – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng
cho các ô có giá trị lớn hơn giá trị mà bạn chỉ định.
Less Than – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho
các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị mà bạn chỉ định.
Between – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho
các ô có giá trị nằm giữa hai giá trị mà bạn chỉ định.
Equal To – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho
các ô có giá trị bằng với giá trị mà bạn chỉ định.
Text that Contains – Chọn lệnh này để áp dụng định
dạng cho các ô chứa một giá trị văn bản (text value)
có chứa những chữ mà bạn chỉ định (không phân biệt
chữ hoa với chữ thường).
BNTT
Chương 9 – Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 259
A Date Occurring – Chọn lệnh này để áp dụng định
dạng cho các ô chứa một giá trị ngày tháng thỏa mãn
những điều kiện mà bạn chỉ định: Yesterday (hôm
qua), Today (hôm nay), Tomorrow (ngày mai), In the
Last 7 Days (trong vòng 7 ngày vừa qua), Next Week
(tuần sau), v.v...
Duplicate Values – Chọn lệnh này để áp dụng định
dạng cho các ô có chứa những giá trị xuất hiện nhiều
hơn một lần trong dãy.
Trong mỗi trường hợp, Excel sẽ mở ra một hộp thoại phù
hợp với quy tắc mà bạn muốn áp dụng. Ví dụ, hình 166
minh họa hộp thoại khi bạn chọn quy tắc là Less Than,
trong trường hợp này, tôi sẽ áp dụng quy tắc định dạng cho
những ô có giá trị nhỏ hơn 25%. Ở khung bên phải là danh
sách những mẫu định dạng được thiết kế sẵn, bạn tùy ý
chọn, hoặc nếu muốn thiết kế một mẫu định dạng riêng,
bạn chọn mục Custom Format... (nằm ở dưới cùng) rồi tự
quy định kiểu định dạng theo ý mình.
Hình 176
Quy tắc Top/Bottom (đầu bảng / cuối bảng) là một quy tắc
áp dụng một kiểu định dạng vào những ô có giá trị lớn nhất
hoặc nhỏ nhất trong một dãy dữ liệu. Bạn có thể chọn Top
hoặc Bottom như một giá trị tuyệt đối (ví dụ, 10 giá trị lớn
nhất) hoặc như một giá trị phần trăm (ví dụ, 25% giá trị nhỏ
www.giaiphapexcel.com
260 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
nhất). Bạn cũng có thể áp dụng quy tắc định dạng cho
những ô có giá trị là trên mức trung bình hay dưới mức
trung bình.
Để tạo một quy tắc Top/Bottom, trước hết bạn hãy chọn dãy
ô mà bạn muốn áp dụng quy tắc, sau đó chọn Home
Styles Conditional Formatting Top/Bottom Rules. Excel sẽ
hiển thị sáu lựa chọn sau:
Hình 177
Top 10 Items – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng
cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất
trong dãy (xếp hạng theo giá trị) với X là số các ô top
mà bạn muốn xem (mặc định là 10).
Top 10% – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho
các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất
trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số
phần trăm của giá trị các ô "top" mà bạn muốn xem
(mặc định là 10).
BNTT
Chương 9 – Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 261
Bottom 10 Items – Chọn lệnh này để áp dụng định
dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị
thấp nhất trong dãy (xếp hạng theo giá trị), với X là số
các ô "bottom" mà bạn muốn xem (mặc định là 10).
Bottom 10% – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng
cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất
trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số
phần trăm của giá trị các ô ―bottom‖ mà bạn muốn
xem (mặc định là 10).
Above Average – Chọn lệnh này để áp dụng định
dạng cho những ô chứa giá trị cao hơn giá trị trung
bình của dãy.
Below Average – Chọn lệnh này để áp dụng định
dạng cho những ô chứa giá trị thấp hơn giá trị trung
bình của dãy.
Trong mỗi trường hợp, Excel sẽ mở ra hộp thoại phù hợp
với quy tắc mà bạn muốn áp dụng. Đối với các quy tắc Top
10 Items, Top 10%, Bottom 10 Items và Bottom 10%, bạn sẽ
thấy hộp thoại để bạn xác định các điều kiện và định dạng
mà bạn muốn áp dụng cho những ô thỏa mãn điều kiện.
Còn với quy tắc Above Average và Below Average, hộp thoại
mở ra chỉ có mỗi cái khung để bạn áp dụng định dạng.
Áp dụng định dạng vào các ô dựa vào quy tắc Highlight
Cells cho ô hoặc quy tắc Top/Bottom là một cách tuyệt vời
để làm cho các giá trị nào đó nổi bật lên trong một bảng
tính đầy những con số. Tuy nhiên, phải làm gì nếu bạn
quan tâm mối liên hệ giữa các giá trị tương tự trong một
bảng tính, ví dụ, bạn có một bảng sản phẩm, trong đó có
www.giaiphapexcel.com
262 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
chứa một cột trình bày doanh số của từng sản phẩm, và bạn
muốn so sánh những doanh số này so với doanh số của tất
cả các sản phẩm khác? Bạn có thể tạo thêm một cột để tính
toán tỷ lệ phần trăm của doanh số của từng sản phẩm so với
giá trị cao nhất. Điều này có thể có tác dụng, nhưng bạn lại
phải nhập thêm nhiều con số hơn vào bảng tính, và nó chưa
chắc làm cho bảng tính trở nên rõ ràng hơn.
Có một cách có thể hình dung sự liên quan của những giá
trị trong một dãy với nhau, là sử dụng Data Bars của
Conditional Formatting. Data Bars là các thanh màu nằm
ngang, xuất hiện ở phía trước các giá trị trong dãy ô (chúng
gần giống như một loại biểu đồ nằm ngang). Đặc điểm
chính của chúng là chiều dài của Data Bars xuất hiện trong
mỗi ô phụ thuộc vào giá trị trong mỗi ô đó: Giá trị càng
lớn, Data Bars càng dài, ô có giá trị cao nhất có Data Bars
dài nhất, và các Data Bars trong những ô khác có chiều dài
tương ứng với giá trị của chúng.
Hình 178
BNTT
Chương 9 – Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 263
Để áp dụng Data Bars vào dãy được chọn, bạn chọn Home
Styles Conditional Formatting Data Bars, và chọn một
màu mà bạn thích. Hoặc nếu bạn muốn áp dụng Data Bars
theo lựa chọn riêng của mình, bạn chọn More Rules..., hộp
thoại New Formatting Rule sẽ mở ra . Bạn hãy chú ý
đến danh sách Type của Shortest Bar và Longest Bar. Những
Type này sẽ quyết định cách mà Excel áp dụng Data Bars.
Bạn có năm tùy chọn:
Lowest/Highest Value – Đây là loại Data Bars mặc
định. Giá trị nhỏ nhất trong dãy sẽ có Data Bars ngắn
nhất, và giá trị cao nhất trong dãy sẽ có Data Bars dài
nhất.
Hình 179
Number – Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài
của Data Bars phụ thuộc vào giá trị mà bạn nhập vào
trong hộp Value ở bên dưới: Bất kỳ ô nào trong dãy có
một giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị mà bạn chỉ định
www.giaiphapexcel.com
264 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data Bars ngắn
nhất; và tương tự, bất kỳ ô nào trong dãy có một giá
trị lớn hơn hoặc bằng giá trị mà bạn chỉ định trong ô
Value của Longest Bar sẽ có Data Bars dài nhất.
Percent – Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài
của Data Bars sẽ phụ thuộc vào tỷ lệ phần trăm so với
giá trị lớn nhất trong dãy. Bất kỳ ô nào trong dãy có
một giá trị nhỏ hơn hoặc bằng tỷ lệ phần trăm mà bạn
chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data
Bars ngắn nhất. Bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị
lớn hơn hoặc bằng tỷ lệ phần trăm mà bạn chỉ định
trong ô Value của Longest Bar sẽ có Data Bars dài
nhất.
Formula – Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài
của Data Bar sẽ phụ thuộc vào một công thức.
Percentile – Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài
của Data Bars sẽ phụ thuộc vào phân vị của giá trị
mỗi ô so với toàn bộ giá trị của dãy. Trường hợp này,
Excel sẽ sắp xếp (theo thứ hạng) tất cả các giá trị
trong dãy và gán cho mỗi ô một số thứ tự. Bất kỳ ô
nào trong dãy có thứ tự nhỏ hơn hoặc bằng phân vị
mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có
Data Bars ngắn nhất. Bất kỳ ô nào trong dãy có thứ tự
lớn hơn hoặc bằng phân vị mà bạn chỉ định trong ô
Value của Longest Bar sẽ có Data Bars dài nhất.
Khi phân tích dữ liệu, nếu có được một cái nhìn tổng quát
thì bao giờ cũng tốt hơn. Ví dụ, bạn muốn biết một điều gì
đó về toàn bộ sự phân bố các giá trị: Có quá nhiều giá trị
BNTT
Chương 9 – Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 265
thấp trong khi chỉ có vài giá trị cao? Hầu hết các giá trị có
gộp lại xung quanh giá trị trung bình không? Có sự chênh
lệch nào không, nghĩa là có quá nhiều giá trị cao hơn hoặc
thấp hơn so với hầu hết những giá trị khác?...
Bạn có thể phân tích dữ liệu theo những cách tôi vừa nói ở
trên hoặc sử dụng các Color Scales (thang màu) của Excel
2007. Color Scales tương tự như Data Bars ở chỗ nó so
sánh các giá trị liên quan với nhau của các ô trong một dãy.
Nhưng thay vì vẽ các thanh trong mỗi ô, bạn sẽ thấy các ô
được tô bóng bằng nhiều màu, mỗi màu tô sẽ phản ánh giá
trị của dữ liệu trong ô. Ví dụ, các giá trị thấp nhất có thể
được tô bóng bằng màu đỏ, những giá trị cao hơn được tô
bóng bằng màu đỏ nhạt hơn, rồi đến màu cam, vàng, vàng
chanh, và sau cùng là màu xanh lá đậm cho những giá trị
cao nhất. Sự phân bố màu sắc trong dãy giúp bạn hình dung
được sự phân bố giá trị trong các ô, và sự chênh lệch sẽ nổi
bật lên, vì chúng được tô bóng khác hẳn với những phần
còn lại trong dãy.
Hình 180
www.giaiphapexcel.com
266 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Để áp dụng Color Scales vào dãy được chọn, bạn chọn
Home Styles Conditional Formatting Color Scales, rồi
chọn một màu. Hoặc nếu bạn muốn áp dụng Color Scales
theo lựa chọn riêng của mình, bạn chọn More Rules..., hộp
thoại New Formatting Rule sẽ mở ra . Trong nhóm
Edit the Rule Description, bạn có thể chọn 2-Color Scale (tô
bóng với hai màu) hoặc 3-Color Scale (tô bóng với ba màu)
trong danh sách Format Style. Nếu bạn chọn 3-Color Scale,
bạn có thể chọn Type, Value, và Color cho ba tham số:
Minimum (giá trị nhỏ nhất), Midpoint (giá trị trung bình), và
Maximum (giá trị lớn nhất). Các tùy chọn trong danh sách
Type giống như của Data Bars.
Hình 181
Giống như Data Bars và Color Scales, Icon Sets sử dụng
các biểu tượng để hình dung những sự liên quan giữa các
BNTT
Chương 9 – Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 267
giá trị của các ô trong một dãy. Tuy nhiên, trong trường
hợp này, Excel thêm một biểu tượng cụ thể vào một ô trong
dãy và biểu tượng đó sẽ cho bạn biết giá trị của ô có liên
quan gì đó với phần còn lại của dãy. Ví dụ, các giá trị cao
hơn sẽ có thêm hình một mũi tên hướng xuống, và các giá
trị ở giữa có thêm hình một mũi tên nằm ngang.
Để áp dụng Icon Sets vào dãy được chọn, bạn chọn Home
Styles Conditional Formatting Icon Sets, rồi chọn một
tập hợp biểu tượng mà bạn muốn.
Hình 182
Các tùy chọn riêng cho việc áp dụng Icon Sets (More
Rules...,) tương tự như các tùy chọn mà bạn đã dùng khi áp
dụng Data Bar và Color Scales. Tuy nhiên ở đây bạn cần
xác định loại và giá trị cho mỗi biểu tượng (cho dù dãy
www.giaiphapexcel.com
268 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
những biểu tượng thấp nhất luôn luôn được giả định rằng
nhỏ hơn giới hạn dưới của dãy biểu tượng thấp thứ nhì).
Ngoài những loại định dạng có điều kiện được thiết kế sẵn,
bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện dựa vào kết quả
của một công thức. Bạn có thể thiết lập một công thức logic
như là một tiêu chuẩn của định dạng có điều kiện. Nếu
công thức trả về TRUE, Ecxel áp dụng định dạng cho các ô;
nếu công thức trả về FALSE, Excel không áp dụng các định
dạng. Trong đa số các trường hợp, chúng ta sẽ dùng các
toán tử so sánh, hoặc sử dụng hàm IF, kết hợp với hàm AND
hoặc OR.
Đây là những bước cơ bản để thiết lập một định dạng có
điều kiện dựa theo công thức:
1. Chọn những ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều
kiện.
2. Nhấn chọn Home Styles Conditional Formatting
New Rule... Excel sẽ hiển thị hộp thoại New Formatting
Rule.
3. Nhấn vào phần Use a Formula to Determine Which Cells
to Format .
4. Nhập công thức luận lý của bạn trong khung Format
Values Where This Formula Is True.
5. Nhấn Format để mở hộp thoại Format Cells, xác định
loại định dạng bạn muốn áp dụng.
6. Nhấn OK (hai lần).
BNTT
Chương 9 – Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 269
Hình 183
Ví dụ, tôi lấy lại bảng tính đã dùng làm ví dụ ở chương 8:
Hình 184
Yêu cầu ở đây là tìm nhanh ra hóa đơn nào trị giá lớn hơn
$3,000 đã quá hạn thanh toán mà chưa thanh toán. Ở
www.giaiphapexcel.com
270 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
chương 8, bạn đã biết cách dùng Advanced Filter để lọc ra
dữ liệu theo yêu cầu này. Ở đây, tôi sẽ dùng Conditional
Formatting để tìm ra những hóa đơn đó.
Sau khi quét chọn dãy ô A2:H27, tôi gọi lệnh Conditional
Formatting, chọn New Rule và chọn Use a Formula to
Determine Which Cells to Format trong hộp thoại New
Formatting Rules.
Tôi nhập vào ô Format Values Where This Formula Is True ở
bên dưới công thức sau:
=AND($E2>3000, $F2<TODAY(), $H2>0)
Công thức này sẽ đi tìm những dòng có Số tiền lớn hơn
$3,000, ngày thanh toán nhỏ hơn ngày hôm nay, và Số
ngày trễ hạn lớn hơn 0. Nếu thỏa mãn đủ 3 điều kiện đó,
công thức sẽ trả về TRUE.
Nhấn nút Format..., tôi chọn loại tô màu bóng cho những
dòng thỏa mãn công thức trên. Rồi nhấn OK.
Hình 185
BNTT
Chương 9 – Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 271
Kết quả tôi có được như hình 186, nhìn vào bảng tính, tôi
biết ngay hóa đơn nào trị giá lớn hơn $3,000 đã quá hạn
thanh toán mà chưa thanh toán.
Hình 186
www.giaiphapexcel.com
272 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
10 Phân tích dữ liệu với
PivotTable
Các Table hoặc những dãy ô chứa dữ liệu trong bảng tính
có thể chứa hàng trăm, thậm chí hàng ngàn record. Phân
tích những dữ liệu này có thể là một cơn ác mộng nếu bạn
không có các công cụ phù hợp. Để giúp bạn phân tích
những dữ liệu lớn, Excel có cung cấp sẵn một công cụ phân
tích dữ liệu rất mạnh gọi là PivotTable. Công cụ này cho
phép bạn tổng hợp hàng trăm record trong một bảng ngắn
gọn. Sau đó bạn có thể xử lý kiểu trình bày (layout) của
bảng này để có những cái nhìn khác nhau về dữ liệu của
mình.
Nếu đi sâu vào chi tiết việc xây dựng và tùy biến các
PivotTable, thì phải nguyên một cuốn sách dày bằng cuốn
này mới có thể chứa hết. Trong chương này, tôi chỉ giới
thiệu với bạn các PivotTable, cách sử dụng chúng với dữ
liệu của riêng bạn, cũng như trình bày những việc mà bạn
có thể thực hiện với những phép tính PivotTable.
BNTT
Chương 10 – Phân tích dữ liệu với PivotTable 273
PivotTable là một công cụ của Excel dùng để tổng hợp và
phân tích dữ liệu với nhiều góc độ và nhiều cấp khác nhau.
Trước khi tìm hiểu PivotTable là gì, có lẽ tôi nên nói qua
về việc phân tích dữ liệu.
Mức độ đơn giản nhất của việc phân tích dữ liệu là tìm
kiếm và truy xuất những thông tin cơ bản. Ví dụ, bạn có
một cơ sở dữ liệu liệt kê các đại lý bán hàng và doanh số
của từng vùng, và bạn muốn biết doanh thu tính theo vùng
của một đại lý đã xác định.
Mức độ phức tạp tiếp theo bao gồm việc tìm kiếm và
những hệ thống tìm kiếm phức tạp hơn, trong đó có dùng
những tiêu chuẩn lọc và kỹ thuật trích lọc mà tôi đã nói đến
ở chương 8. Ví dụ, giả sử rằng mỗi đại lý cấp II là một
phần của một đại lý cấp I nào đó, và bạn muốn biết tổng
doanh thu của đại lý cấp I này; hoặc chi tiết hơn, tổng
doanh thu của một đại lý cấp I trong quý II?
Mức độ kế tiếp của phân tích dữ liệu áp dụng một câu hỏi
cho nhiều biến. Ví dụ, nếu một công ty có 4 đại lý cấp I, và
bạn muốn biết doanh thu của từng đại lý cấp I theo từng
quý là bao nhiêu so với tổng doanh thu của cả công ty. Có
lẽ công thức bình thường sẽ khó mà làm được chuyện này.
Vì nếu như công ty này có hàng chục đại lý cấp I? Thậm
chí là hàng trăm? Lý tưởng nhất là bạn phải tìm cách để
tổng hợp thông tin dữ liệu vào một bảng doanh số, mỗi đại
lý cấp I nằm trong một hàng, và mỗi quý trong một cột.
Đó là những gì PivotTable có thể làm, và như bạn sẽ thấy
trong chương này, bạn có thể tạo ra những PivotTable cho
riêng bạn chỉ với vài cú nhấn chuột.
www.giaiphapexcel.com
274 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Giả sử dữ liệu của bạn đã được chuyển đổi thành một
Table, trong trường hợp đơn giản nhất, các PivotTable tổng
hợp dữ liệu trong một Field (gọi là Data Field) và phân
chia nó theo dữ liệu của một Field khác (gọi là Row Field).
Từng giá trị duy nhất trong Row Field sẽ trở thành những
tiêu đề hàng.
Ví dụ, hình 187 minh họa một Table là doanh thu của các
đại lý bán hàng, đang sắp xếp theo từng quý.
Hình 187
Với PivotTable, bạn có thể tổng hợp doanh số theo từng
Đại Lý và gom lại theo Vùng, như minh họa ở hình 188.
Trong PivotTable ở hình này, các Vùng được gọi là các
Row Field, và tổng doanh thu của các đại lý trong vùng gọi
là Data Field.
BNTT
Chương 10 – Phân tích dữ liệu với PivotTable 275
Hình 188
Bạn có thể chia nhỏ thêm dữ liệu bằng cách xác định thêm
một Field thứ ba, gọi là Column Field để làm các tiêu đề
cột. Ví dụ, tôi sẽ dùng Quý để làm Column Field, khi đó tôi
sẽ biết thêm chi tiết doanh thu từng Quý của mỗi vùng:
Hình 189
www.giaiphapexcel.com
276 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Tính năng hay nhất của PivotTable là tính năng trục xoay
(pivoting). Ví dụ, tôi muốn một kiểu xem khác về dữ liệu
của mình, tôi kéo cái Column Field lên vùng Row Field
(trong khu vực PivotTable Field List ở bên phải màn hình),
PiovotTable sẽ thể hiện mỗi Vùng như là các hàng mục
chính, với các Quý trở thành các hàng mục con:
Hình 190
PivotTable có những thuật ngữ riêng của chúng. Danh sách
sau đây là một số thuật ngữ mà bạn cần biết:
Data source – Là dữ liệu gốc. Bạn có thể dùng một
dãy, một Table, hoặc dữ liệu được nhập vào, dữ liệu
từ một nguồn ở bên ngoài.
BNTT
Chương 10 – Phân tích dữ liệu với PivotTable 277
Field – Là một hạng mục dữ liệu. Nếu PivotTable có
Data Source là các Table, thì Field của PivotTable
tương tự như Field trong Table, hay là một cột trong
một cơ sở dữ liệu.
Label – Là một phần tử của một Field.
Row Field – Là một Field với một tập hợp riêng biệt
các giá trị text, số hoặc ngày tháng, dùng làm các tiêu
đề hàng trong PivotTable. Trong hình 186, Vùng là
các Row Field.
Column Field – Là một Field với một tập hợp riêng
biệt các giá trị text, số hoặc ngày tháng, dùng làm các
tiêu đề cột trong PivotTable. Trong hình 187, Quý là
các Column Field.
Report Filter – Là một Field với một tập hợp riêng
biệt các giá trị text, số hoặc ngày tháng, dùng để lọc
cách xem PivotTable. Ví dụ, bạn có thể dùng Field
Đại Lý như là một Report Filter. Khi bạn chọn một
đại lý bán hàng khác, bảng sẽ được lọc lại để chỉ thấy
các dữ liệu của riêng đại lý này.
PivotTable Items – Là các mục từ danh sách nguồn đã
dùng, như là các tên hàng, tên cột, và các tên trang.
Data Field – Là một Field chứa dữ liệu mà bạn muốn
tổng hợp trong bảng. Trong ví dụ trên, Doanh Thu là
Data Field.
Data Area – Phần bên trong của PivotTable, là nơi
hiển thị những dữ liệu đã tổng hợp.
Layout – Cách sắp xếp các Field và các Item trong
PivotTable.
www.giaiphapexcel.com
278 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Trong Excel 2003, bạn tạo một PivotTable bằng cách điền
thông tin vào một số hộp thoại của chức năng PivotTable
Wizard. Nhiều người thấy các hộp thoại quá rắc rối, do đó
họ thường không bao giờ tiến xa hơn một hoặc hai bước
đầu trong tiến trình thực hiện, và kết quả là họ không biết
đến PivotTable.
Excel 2007 thay đổi tất cả các rắc rối của PivotTable Wizard
bằng một hộp thoại duy nhất và đặt tất cả các tùy chọn
cũng như các thiết lập lên thanh Ribbon (PivotTable Tools)
để bạn có thể sử dụng khi đã có PivotTable.
Nguồn dữ liệu tốt nhất cho PivotTable là một Table. Trong
trường hợp bạn sử dụng nguồn dữ liệu từ một dãy bình
thường, dãy đó phải có hai thành phần chính sau đây:
Có ít nhất một cột chứa dữ liệu có thể kết nhóm.
Nghĩa là, cột này có chứa dữ liệu với một số những
giá trị text, giá trị số hoặc ngày tháng riêng biệt và có
giới hạn.
Mỗi cột trong dãy phải có một tiêu đề.
Bạn theo các bước sau đây:
1. Nhấn chọn bất kỳ ô nào bên trong Table hoặc dãy ô
dùng làm Data Source.
2. Cách bạn tiến hành bước tiếp theo này phụ thuộc vào
loại dữ liệu nguồn của bạn:
BNTT
Chương 10 – Phân tích dữ liệu với PivotTable 279
Nếu dữ liệu nguồn của bạn là một Table, bạn chọn
chọn Table Tools Design Tools Summarize
with PivotTable.
Nếu dữ liệu nguồn của bạn là một dãy ô, bạn chọn
Insert Tables PivotTable.
3. Hộp thoại Create PivotTable sẽ mở ra . Bình
thường thì tên Table hoặc địa chỉ của dãy ô dữ liệu
nguồn mà bạn đã chọn ở bước 1 đã có sẵn trong hộp
Select a Table or Range. Nếu bạn muốn chọn một
Data Source khác, bạn nhập tên Table hay địa chỉ dãy
ô mới vào đó.
Hình 191
4. Chọn nơi bạn muốn hiển thị PivotTable:
New Worksheet: Nhấn tùy chọn này để Excel tạo
một worksheet mới cho PivotTable.
Existing Worksheet: Nhấn tùy chọn này và rồi dùng
chuột chọn một ô trong worksheet mà bạn muốn
hiển thị PivotTable. Ô mà bạn chỉ định sẽ là ô trên
cùng bên trái của một PivotTable.
www.giaiphapexcel.com
280 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
5. Nhấn OK. Excel sẽ tạo một khung sườn cho
PivotTable, hiển thị PivotTable Field List nằm ở bên
phải màn hình và thêm hai Tab của PivotTable Tools:
Options và Design, trên thanh Ribbon .
Hình 192 – Khung sườn của một PivotTable
6. Thêm các Field mà bạn muốn xuất hiện trong
PivotTable. Excel cho bạn hai cách để làm điều này:
Trong danh sách Choose Fields to Add to Report,
nhấn để kích hoạt checkbox bên cạnh Field mà bạn
muốn thêm. Nếu bạn kích hoạt checkbox của một
Field có giá trị số, Excel sẽ tự động đem nó vào
vùng Values; nếu bạn kích hoạt checkbox của một
Field có giá trị là text, Excel sẽ đem nó vào vùng
Row Labels.
Nhấn và kéo một Field thả vào bên trong vùng mà
bạn muốn Field này xuất hiện.
BNTT
Chương 10 – Phân tích dữ liệu với PivotTable 281
7. Lập lại bước 6 để thêm tất cả các Field mà bạn muốn
bao gồm trong PiovotTable. Mỗi khi bạn thêm vào
một Field, Excel sẽ cập nhật lại báo cáo PivotTable.
Nếu bạn sử dụng một nguồn dữ liệu lớn, Excel có thể
phải mất một thời gian dài để cập nhật PivotTable khi
bạn thêm vào một Field. Trong trường hợp này, bạn
nhấn kích hoạt checkbox Defer Layout Update để yêu
cầu Excel không cập nhật PivotTable khi bạn thêm
vào các Field. Khi bạn đã bố trí xong khung sườn cho
PivotTable, bạn nhấn Update.
Đây là danh sách một số thao tác cơ bản với PivotTable mà
bạn nên biết. Trước khi thực hiện điều gì, bạn phải nhấn
vào bên trong PivotTable để bật PivotTable Tools trên thanh
Ribbon, và thấy 2 Tab Options và Design mà bạn sẽ sử dụng
trong các thao tác sau đây:
Chọn toàn bộ PivotTable: Chọn PivotTable Tools
Options Actions Select Entire PivotTable.
Chọn một thành phần trong PivotTable: Chọn
PivotTable Tools Options Actions Select, rồi
nhấn vào thành phần mà bạn muốn chọn: Labels and
Values, Values, hoặc Labels.
Định dạng PivotTable: Chọn PivotTable Tools
Design PivotTable Styles rồi chọn một kiểu định
dạng.
Đổi tên của PivotTable: Chọn PivotTable Tools
Options PivotTable và sửa lại tên ở PivotTable Name.
www.giaiphapexcel.com
282 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Sắp xếp PivotTable: Nhấn chọn bất kỳ một Row Field
hoặc Column Field nào đó, chọn PivotTable Tools
Options Sort, rồi nhấn vào nút lệnh Sort A to Z hoặc
Sort Z to A (nếu Field chứa ngày tháng, bạn sẽ thấy ở
đây là Sort Oldest to Newest hoặc Sort Newest to
Oldest).
Cập nhật lại dữ liệu trong PivotTable: Chọn
PivotTable Tools Options Data Refresh.
Lọc dữ liệu trong PivotTable: Nhấn và kéo Field mà
bạn muốn lọc vào khung Report Filter trong PivotTable
Field List, mở danh sách lọc xổ xuống, rồi nhấn vào
một mục trong danh sách.
Nhóm các dữ liệu PivotTable theo ngày tháng hoặc
theo dữ liệu số: Chọn Field muốn tạo nhóm, chọn
PivotTable Tools Options Group Group Field để
mở hộp thoại Grouping, rồi chọn loại nhóm mà bạn
muốn dùng. Ví dụ, với các Field ngày tháng, bạn có
thể nhóm theo tháng, theo quý, hoặc theo năm.
Nhóm các dữ liệu PivotTable theo các mục trong
Field: Chọn các mục mà bạn muốn đưa vào nhóm
trong Field, rồi chọn PivotTable Tools Options
Group Group Selection.
Bỏ một Field ra khỏi PivotTable: Nhấn và kéo Field
muốn gỡ bỏ ra khỏi PivotTable Field List.
Xóa sạch PivotTable: Chọn PivotTable Tools
Options Actions Clear Clear All.
Khi bạn tạo PivotTable, Excel sẽ tự động thêm các Grand
Total vào PivotTable cho các Row Field và Column Field.
BNTT
Chương 10 – Phân tích dữ liệu với PivotTable 283
Bên cạnh đó, Excel cũng hiển thị các Subtotal cho các
Field là Outer Field (là Field xếp ở trên trong Row Area
hoặc Column Area) của một PivotTable có nhiều Field
trong Row Area hoặc Column Area (Area là từng ô vuông
nằm trong PivotTable Field List, nơi mà bạn thấy có tên là
Row Labels và Column Labels). Ví dụ, ở hình 190, bạn thấy
có hai Field trong Row Area: Vùng và Quý. Quý là Outer
Field, nên Excel hiển thị Subtotal cho Field đó.
Ẩn/hiện các Grand Total trong PivotTable
Để ẩn/hiện các Grand Total trong PivotTable, bạn theo các
bước sau:
1. Chọn một ô ở bên trong PivotTable.
2. Chọn PivotTable Tools Options PivotTable
Options. Excel hiển thị hộp thoại PivotTable Options.
Hình 193
3. Chọn Tab Totals & Filters.
4. Hai checkbox nằm trên cùng sẽ quy định có hiển thị
Grand Total trong các dòng và các cột hay không.
5. Nhấn OK.
www.giaiphapexcel.com
284 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Ẩn/hiện các Subtotal trong PivotTable
Để ẩn / hiện các Subtotal, bạn theo các bước sau:
1. Chọn một ô trong hàng (hoặc cột) chứa các tên Field.
2. Right-click và chọn Field Settings, hoặc chọn
PivotTable Tools Options Active Field Field
Settings. Excel hiển thị hộp thoại Field Settings.
Hình 194
3. Trong nhóm Subtotals: Chọn Automatic để hiển thị các
SubTotal và chọn None để ẩn các SubTotal.
4. Nhấn OK. Excel gỡ bỏ các Subtotal ra khỏi
PivotTable.
Ẩn các Grand Total và SubTotal từ Ribbon
Ngoài cách sử dụng hộp thoại như trên đây, trong Tab
Design của PivotTable Tools trên Ribbon có sẵn một nhóm
các nút lệnh để bạn có thể nhanh chóng ẩn / hiện các Grand
Total cũng như các SubTotal :
BNTT
Chương 10 – Phân tích dữ liệu với PivotTable 285
Hình 195
Khi nhấn vào nút lệnh Subtotals, bạn có các tùy chọn sau:
Do Not Show Subtotals: Không hiển thị các Subtotal.
Show all Subtotals at Bottom of Group: Hiển thị các
Subtotal ở phía dưới mỗi nhóm.
Show all Subtotals at Top of Group: Hiển thị các
Subtotal ở phía trên mỗi nhóm.
Khi nhấn vào nút lệnh Grandtotals, bạn có các tùy chọn sau:
Off for Rows and Columns: Không hiển thị các Grand
Total trong các dòng và các cột.
On for Rows and Columns: Hiển thị tất cả các Grand
Total trong các dòng và các cột.
On for Rows Only: Chỉ hiển thị các Grand Total cho
các dòng.
On for Columns Only: Chỉ hiển thị các Grand Total cho
các cột.
Tùy biến phép tính của Subtotal
Phép tính của Subtotal mà Excel áp dụng vào một Field
thường sẽ giống như phép tính đã dùng ở vùng dữ liệu
nguồn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi phép tính này bằng
một phép tính khác, bằng cách:
www.giaiphapexcel.com
286 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
1. Chọn Field có chứa Subtotal mà bạn muốn thay đổi
phép tính, right-click rồi chọn Field Settings.
2. Nhấn tùy chọn Custom trong nhóm Subtotals.
Hình 196
3. Chọn hàm mà bạn muốn áp dụng cho SubTotal trong
danh sách Select One or More Functions. Bạn có thể
chọn nhiều hơn một hàm. Trong trường hợp đã nhấn
chọn một hàm mà bạn lại muốn bỏ ra, bạn nhấn vào
hàm đó thêm một lần nữa.
4. Nhấn OK.
***
BNTT
Chương 11 – Tổng hợp dữ liệu với Consolidate 287
11 Tổng hợp dữ liệu với
Consolidate
Nếu bạn là một kế toán trưởng, hoặc nếu bạn là trưởng
phòng tổng hợp của một phòng giáo dục, hay bạn là một
người chuyên làm công tác thống kê... chắc hẳn bạn sẽ
không ít thì nhiều phải đối diện với việc tổng hợp dữ liệu từ
nhiều bộ phận gửi về.
Nói một cách dễ hiểu hơn, bạn có nhiều bảng tính có cùng
một cấu trúc (chẳng hạn các tiêu đề cột giống hệt nhau). Và
bạn muốn lập một bảng tổng hợp tất cả các dữ liệu từ
những bảng tính này vào trong một bảng duy nhất. Công
việc này thường nhàm chán và không phải là chuyện dễ
dàng, nhất là khi bạn có những bảng tính lớn.
Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ Consolidate (nằm
trong Tab Data) của Excel, có thể bạn sẽ không còn gặp
những khó khăn với công việc tổng hợp dữ liệu nữa.
www.giaiphapexcel.com
288 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Excel có thể tổng hợp dữ liệu bằng một trong hai phương
pháp sau đây:
Tổng hợp theo vị trí —Excel tổng hợp dữ liệu từ
nhiều bảng tính bằng cách sử dụng các tọa độ dãy
giống nhau trên mỗi bảng tính. Bạn sử dụng phương
pháp này nếu các bảng tính mà bạn phải tổng hợp có
cùng một một cách trình bày.
Tổng hợp theo hạng mục — Phương pháp này yêu
cầu Excel tổng hợp dữ liệu bằng cách tìm theo các
tiêu đề hàng và cột trong mỗi bảng tính.
Trong cả hai trường hợp, công việc của bạn chỉ là xác định
cho Excel một hay nhiều dãy nguồn (dãy chứa dữ liệu mà
bạn muốn tổng hợp) và một dãy đích (dãy mà bạn sẽ tổng
hợp dữ liệu vào đó).
Nếu các bảng tính mà bạn sẽ dùng để tổng hợp có cùng một
khuôn mẫu, việc tổng hợp theo vị trí là lựa chọn dễ thực
hiện nhất.
Ví dụ, có 3 bảng tính như ở hình 201, là những báo cáo tình
hình kinh doanh trong năm qua từ 3 chi nhánh. Như bạn
thấy, mỗi bảng tính đều có các tiêu đề cột và tiêu đề hàng
giống hệt nhau, do đó chúng hoàn toàn thích hợp để tổng
hợp theo vị trí.
Để tổng hợp thành báo cáo tình hình kinh doanh trong năm
qua của cả công ty, bạn hãy tạo một bảng tính có cùng
khuôn mẫu với 3 bảng tính đó, đặt tên cho bảng tính này (là
Consolidation chẳng hạn).
BNTT
Chương 11 – Tổng hợp dữ liệu với Consolidate 289
Hình 197
Trước tiên, chúng ta sẽ tổng hợp phần Doanh Thu, bạn theo
những bước sau đây:
1. Chọn bảng tính Consolidation, rồi chọn ô B4, là ô trên
cùng bên trái của dãy đích.
2. Chọn Data Data Tools Consolidate. Hộp thoại
Consolidate sẽ mở ra .
Hình 198
www.giaiphapexcel.com
290 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
3. Trong danh sách Function, bạn chọn phép tính sẽ dùng
cho việc tổng hợp. Excel có 10 phép tính có thể dùng
cho việc tổng hợp, ờ đây chúng ta sẽ dùng hàm SUM
(tính tổng).
4. Bạn sử dụng khung Reference để nhập tham chiếu cho
các dãy nguồn. Bạn có thể nhập trực tiếp (nếu dãy
nguồn ở trong một bảng tính khác, bạn phải nhập cả
tên bảng tính ở trong một cặp dấu ngoặc vuông; nếu
bảng tính nằm trong một ổ đĩa khác hoặc một thư mục
khác, bạn phải bao gồm đường dẫn đầy đủ cho bảng
tính đó), nhưng cách nhanh nhất vẫn là sử dụng chuột,
chọn bảng tính nguồn, sau đó quét chọn dãy ô nguồn.
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ quét chọn dãy ô B4:M6 ở
các bảng tính chứa dãy nguồn.
5. Nhấn Add. Excel sẽ thêm dãy nguồn này vào danh
sách All references ở bên dưới.
6. Lập lại bước 4 và 5 để thêm các dãy nguồn khác.
Trong ví dụ này, chúng ta sẽ thêm cho đủ 3 dãy
nguồn.
Hình 199
BNTT
Chương 11 – Tổng hợp dữ liệu với Consolidate 291
7. Nếu bạn muốn số liệu tổng hợp sẽ tự động cập nhật
khi bạn thay đổi dữ liệu gốc, bạn để nguyên tùy chọn
Create Links to Source Data ở trạng thái được kích
hoạt.
8. Nhấn OK. Excel sẽ thu thập dữ liệu, tổng hợp chúng
vào trong dãy đích. Và chúng ta sẽ có kết quả như ở
hình 200:
Hình 200
Nếu bạn không chọn Create Links to Source Data ở bước 7,
Excel chỉ điền vào dãy đích những dữ liệu đã tổng hợp.
Nhưng nếu bạn có chọn Create Links to Source Data, Excel
tự động thực hiện 3 điều sau đây:
Thêm các công thức liên kết với dãy đích vào mỗi ô
trong các dãy nguồn mà bạn đã chọn.
Tổng hợp dữ liệu bằng cách thêm các hàm SUM (hoặc
là phép tính nào mà bạn đã chọn trong danh sách
Function) để tính tổng các kết quả của các công thức
liên kết.
Ẩn đi những công thức liên kết, chỉ chừa lại những
công thức tính tổng các kết quả của những công thức
liên kết. Như bạn thấy ở hình 200, ô B7 có công thức
www.giaiphapexcel.com
292 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
=SUM(B4:B6), là doanh số tổng hợp Sách báo của
tháng 1.
Nếu bạn muốn xem các công thức liên kết đã bị ẩn, bạn hãy
nhấn vào những dấu cộng nằm ở bên trái màn hình. Ví dụ,
hình 201 minh họa công thức liên kết của ô B4:
= ' [Division I.xlsx]Details'!$B$4)
Hình 201
Để tổng hợp phần Chi Phí, bạn cũng làm tương tự như trên.
Và phần việc cuối cùng của bạn chỉ là đặt những công thức
tính tổng (những dòng màu xám).
Nếu các bảng tính mà bạn sẽ dùng để tổng hợp không có
cùng một khuôn mẫu, bạn cần sử dụng phương pháp tổng
hợp theo hạng mục. Trong trường hợp này, Excel sẽ kiểm
tra từng dãy nguồn và tổng hợp dữ liệu trong những cột và
những hàng có cùng chung tiêu đề.
Ví dụ, cũng là những báo cáo tình hình kinh doanh trong
năm qua từ 3 chi nhánh, nhưng nếu bạn nhìn kỹ, bạn sẽ
thấy chi nhánh I kinh doanh Sách báo, Phần mềm và đĩa
BNTT
Chương 11 – Tổng hợp dữ liệu với Consolidate 293
CD-Rom, trong khi chi nhánh II thì chỉ kinh doanh Sách
báo và Đĩa CD-Rom, và chi nhánh III thì lại có thêm món
Video.
Hình 202
Để tổng hợp Doanh thu từ 3 chi nhánh có các mặt hành
kinh doanh không giống nhau như thế này, bạn theo các
bước sau đây:
1. Tạo mới hoặc chọn một bảng tính mới để tổng hợp, và
chọn góc trái phía trên của dãy đích. Bạn không cần
phải nhập các tiêu đề (hàng hay cột) cho các dữ liệu
sẽ tổng hợp bởi vì Excel sẽ tự làm điều đó cho bạn.
Tuy nhiên, nếu bạn thích sắp xếp các tiêu đề theo một
thứ tự cụ thể, bạn có thể tự nhập chúng, nhưng bạn
www.giaiphapexcel.com
294 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
phải bảo đảm rằng bạn nhập chính xác tên các tiêu đề
như chúng đã có trong các dữ liệu nguồn.
2. Chọn Data Data Tools Consolidate để mở hộp
thoại Consolidate.
3. Trong danh sách Function, bạn chọn phép tính sẽ dùng
cho việc tổng hợp.
4. Bạn sử dụng Reference để nhập tham chiếu cho các
dãy nguồn. Bạn thực hiện như hướng dẫn ở bước 4
của mục Tổng hợp theo vị trí, tuy nhiên khi quét chọn
các dãy dữ liệu nguồn, phải bao gồm cả các tiêu đề
cột và tiêu đề hàng của chúng.
5. Nhấn Add. Excel sẽ thêm dãy nguồn này vào danh
sách All references ở bên dưới.
6. Lập lại bước 4 và 5 để thêm các dãy nguồn khác.
7. Nếu bạn muốn số liệu tổng hợp sẽ tự động cập nhật
khi bạn thay đổi dữ liệu gốc, bạn để nguyên tùy chọn
Create Links to Source Data ở trạng thái được kích
hoạt.
8. Nếu bạn muốn Excel sử dụng tiêu đề dữ liệu ở hàng
trên cùng của dãy được chọn, bạn kích hoạt tùy chọn
Top Row. Nếu bạn muốn Excel sử dụng tiêu đề dữ liệu
ở cột bên trái của dãy được chọn, bạn kích hoạt tùy
chọn Left Column. Hoặc bạn có thể chọn cả hai.
9. Nhấn OK. Excel sẽ thu thập dữ liệu, tổng hợp chúng
vào trong dãy đích. Và chúng ta sẽ có kết quả như ở
hình 203. Trong hình này, tôi đã nhấn vào hai dấu
cộng ở phần bên trái màn hình để bạn dễ hình dung
cách Excel đã tổng hợp.
BNTT
Chương 11 – Tổng hợp dữ liệu với Consolidate 295
Hình 203
***
www.giaiphapexcel.com
296 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
12 Phân tích nhân quả
Trong Tab Data trên Ribbon có một nút lệnh tên là What-If
Analysis, chuyên dùng để phân tích ―những điều gì sẽ xảy
ra‖. Đây là một tập hợp những công cụ rất hay của Excel,
mà tôi hay gọi là những công cụ ―phân tích nhân quả‖, vì
chúng thường được dùng khi cần phân tích những tình
huống như: kết quả của tôi sẽ như thế nào nếu như tôi thay
đổi một vài tham số trong công thức?; hoặc để được một
kết quả như thế này, tôi phải thay đổi những thông số trong
công thức như thế nào, v.v...
Hình 204
BNTT
Chương 12 – Phân tích nhân quả 297
Data Table được dùng khi bạn muốn xem trước kết quả của
một công thức khi thay đổi một vài tham số trong công
thức.
Ví dụ, bạn có một khoản tiết kiệm 100 triệu, bạn muốn biết
rằng nếu gửi ngân hàng không kỳ hạn với lãi suất 5%/năm,
thì sau 10 năm, bạn sẽ còn lại bao nhiêu nếu như mỗi năm
bạn rút ra 1 triệu, 2 triệu, 3 triệu, hay nhiều hơn nữa?
Trước tiên, bạn hãy làm một bảng tính như ở hình 205,
dùng hàm FV để tính số tiền còn lại sau 10 năm, sau khi đã
rút ra mỗi năm 1 triệu. Kết quả, bạn có con số hơn 149
triệu.
Hình 205
Dĩ nhiên bạn có thể thay con số trong ô C4 để tính số tiền
còn lại sau khi đã rút đều đặn hằng năm một số tiền nào đó.
Có một cách nhanh hơn, là sử dụng Data Table. Công cụ
này chỉ đòi hỏi phải có sẵn một công thức, và một bảng dữ
liệu đầu vào (những dữ liệu sẽ dùng để thay thế cho một
tham số trong công thức). Và đây là những gì bạn sẽ thực
hiện:
www.giaiphapexcel.com
298 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
1. Thiết lập dữ liệu đầu vào cho Data Table, chứa những
giá trị sẽ thay thế cho một tham số trong công thức để
xem kết quả công thức sẽ thay đổi thế nào. Trong
trường hợp này, giá trị cần thay đổi là Số tiền rút ra
hằng năm (ô C4), bạn dùng dãy ô B9:B19 để nhập
những con số cách nhau 500 ngàn, bắt đầu từ 1 triệu
đến 6 triệu (hoặc nhiều hơn...), giả định cho số tiền
mà bạn sẽ rút ra hằng năm.
2. Quét chọn dãy ô chứa dữ liệu đầu vào và ô đang chứa
công thức cần xem trước kết quả. Trong trường hợp
này, bạn quét chọn dãy ô từ B8 đến C19.
3. Chọn Data Data Tools What-If Analysis Data
Table... Hộp thoại Data Table sẽ mở ra.
Hình 206
4. Nhập tham chiếu của tham số sẽ được thay đổi giá trị
bằng các dữ liệu đầu vào.
- Nếu các giá trị đầu vào cho Data Table được bố trí
trong một cột, nhập tham chiếu đó vào Column input
cell.
- Nếu các giá trị đầu vào cho Data Table được bố trí
trong một hàng, nhập tham chiếu đó vào Row input
cell.
Trong trường hợp này, ô C4 chứa giá trị cần thay đổi,
và B9:B19 là các dữ liệu đầu vào, nên chúng ta sẽ
nhập C4 vào Column input cell .
BNTT
Chương 12 – Phân tích nhân quả 299
Hình 207
5. Nhấn OK để đóng hộp thoại Data Table. Excel sẽ thay
thế từng giá trị đầu vào trong công thức và hiển thị
các kết quả sang cột bên cạnh .
Hình 208
Cũng với ví dụ trên, bây giờ bạn muốn biết thêm: Nếu lãi
suất hằng năm không phải là 5%, mà là một con số khác thì
sao?
Chúng ta sẽ sử dụng Data Table với hai dữ liệu đầu vào:
Một là thay đổi Số tiền rút ra hằng năm, và hai là thay đổi
Lãi suất hằng năm. Bạn theo các bước sau:
www.giaiphapexcel.com
300 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
1. Thiết lập hai dãy dữ liệu đầu vào cho Data Table: sử
dụng cột ngay bên dưới công thức và hàng ở ngay bên
phải công thức.
Ví dụ, tôi sẽ thiết kế lại bảng tính trên như sau: Dùng
dãy C9:C19 để chứa các dữ liệu đầu vào cho biến Số
tiền rút ra hằng năm; dùng dãy D8:H8 chứa các dữ liệu
đầu vào cho Lãi suất.
Hình 209
2. Quét chọn dãy ô chứa hai dữ liệu đầu vào và ô đang
chứa công thức cần xem trước kết quả. Trong trường
hợp này, bạn quét chọn dãy ô từ C8 đến H19.
3. Chọn Data Data Tools What-If Analysis Data
Table... để mở hộp thoại Data Table.
4. Nhập tham chiếu của các biến:
- Nhập tham chiếu của biến sử dụng giá trị đầu vào
được bố trí trên cột bên dưới công thức vào
Column input cell.
- Nhập tham chiếu sử dụng giá trị đầu vào được bố
trí trong hàng bên phải công thức vào Row input
cell.
BNTT
Chương 12 – Phân tích nhân quả 301
Trong trường hợp này, ô C2 là biến Lãi suất và ô C4
là biến Số tiền rút ra hằng năm, và theo cách thiết lập
dữ liệu đầu vào đã làm ở bước 1, chúng ta sẽ nhập C2
vào Row input cell và nhập C4 vào Column input cell
.
Hình 210
5. Nhấn OK để đóng hộp thoại Data Table. Excel sẽ thay
thế các giá trị đầu vào các biến trong công thức và
hiển thị kết quả .
Hình 211
Nhìn vào kết quả, bạn có thể thấy ngay số tiền còn lại
sau 10 năm sau khi đã rút hằng năm ra một số tiền nào
đó, với một lãi suất hằng năm là bao nhiêu đó... Ví dụ,
nếu gửi 100 triệu với lãi suất 6.5%/năm, hằng năm rút
ra 4 triệu, thì sau 10 năm bạn vẫn còn hơn 130 triệu.
www.giaiphapexcel.com
302 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Bạn dùng Data Table để xem trước kết quả khi thay đổi các
giá trị đầu vào. Trong trường hợp bạn muốn biết có thể
thay đổi các giá trị đầu vào như thế nào đó để kết quả luôn
luôn là một con số cố định, bạn hãy sử dụng Goal Seek.
Goal Seek hoạt động bằng cách sử dụng phương pháp lặp đi
lặp lại để tìm ra lời giải. Nghĩa là, Goal Seek sẽ thử giá trị
ban đầu của biến để xem nó có tạo ra kết quả mà bạn muốn
hay không. Nếu không, Goal Seek sẽ thử tiếp với những giá
trị khác nhau, cho đến khi nó tìm ra lời giải, hay nói cách
khác, cho đến khi nào kết quả mà nó tìm được gần giống
với kết quả của bạn muốn nhất.
Tôi sẽ dùng một ví dụ. Giả sử, bạn đang ước mơ sắm được
một chiếc xe máy trị giá 50 triệu, và muốn là trong vòng 5
năm tính từ hôm nay, ước mơ đó sẽ thành hiện thực. Tiền
gửi ngân hàng hiện nay có lãi suất là 10% một năm, vậy
bạn cần phải gửi vào ngân hàng mỗi tháng tối thiểu là bao
nhiêu để đạt được ước mơ của mình? Liệu tiền tiết kiệm từ
lương tháng của bạn có đủ để bạn thực hiện ước mơ này
trong vòng 5 năm không?
Trước hết, bạn hãy xây dựng một bảng tính như sau, rất
đơn giản:
Hình 212
BNTT
Chương 12 – Phân tích nhân quả 303
Ô C8 là công thức sử dụng hàm FV, một hàm chuyên dùng
để tính các giá trị đầu tư trong tương lai. Công thức trong ô
C7 là =C6/12, để tính số tiền tiết kiệm tối thiểu hằng tháng.
Vấn đề của chúng ta lúc này là phải tính số tiền gửi hằng
năm (ô C6), để có được 50 triệu ở C8.
Bạn tiếp tục theo các bước sau:
1. Chọn Data Data Tools What-If Analysis Goal
Seek... Excel hiển thị hộp thoại Goal Seek.
Hình 213
2. Nhập tham chiếu đến ô chứa công thức vào Set Cell.
Trong trường hợp này, là $C$8.
3. Nhập giá trị mà bạn muốn sẽ là kết quả của công thức
vào To Value. Trong trường hợp này, bạn nhập vào
50000000.
4. Nhập theo chiếu đến ô thay đổi: Để đạt được giá trị ở
To Value cho công thức ở Set Cell, thì thay đổi giá trị ở
By changing cell. Trong trường hợp này, nhập C6 vào
By changing cell.
Hình 214
www.giaiphapexcel.com
304 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
5. Nhấn OK. Goal Seek sẽ "rùng mình" một tí, và hiển thị
kết quả mà nó tìm được vào ô thay đổi (ô C6). Đồng
thời, hộp thoại Goal Seek Status xuất hiện báo cho bạn
biết Goal Seek có tìm được lời giải hay không, và
cũng cho bạn so sánh kết quả của Goal Seek tìm được
(Current value) với kết quả mà bạn muốn có (Target
value).
Hình 215
Trong trường hợp này, Goal Seek tính được rằng, nếu
muốn có được 50 triệu sau 5 năm, thì ngay từ bây giờ,
mỗi năm bạn phải gửi vào ngân hàng 8,189,874 với
giả thiết lãi suất tiền gửi trong suốt 5 năm là 10% một
năm. Hay là tối thiểu mỗi tháng bạn phải để dành
được 682,500 đồng, đâu có nhiều lắm, phải không.
6. Nếu bạn ưng ý với kết quả của Goal Seek tìm được,
thì nhấn OK để chấp nhận kết quả mà Goal Seek đưa
ra, còn nếu không muốn kết quả này, bạn nhấn
Cancel.
Đôi khi, bạn không thể có ngay kết quả sau chỉ một lần
chạy Goal Seek. Đó là những trường hợp mà kết quả của
BNTT
Chương 12 – Phân tích nhân quả 305
Goal Seek tìm được (Current value) với kết quả mà bạn
muốn có (Target value) không giống nhau. Và cũng không
loại trừ trường hợp Goal Seek không thể tìm ra lời giải,
giống như phương trình vô nghiệm vậy.
Thường Goal Seek được sử dụng trong việc tìm nhanh
nghiệm cho các phương trình; hoặc trong kinh doanh, dùng
để tính giá thành phải tối thiểu là bao nhiêu để có được lợi
nhuận cao nhất, hay là phải bán được tối thiểu là bao nhiêu
sản phẩm thì mới hòa vốn, v.v...
***
www.giaiphapexcel.com
306 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
13 Định dạng trang bảng tính và
in ấn
Excel 2007 đặt nhóm phím dùng để chọn cách hiển thị
trang bảng tính cùng nhóm công cụ dùng để phóng to, thu
nhỏ bảng tính ở góc dưới bên phải màn hình.
Hình 216 – Nhóm công cụ hiển thị và phóng to thu nhỏ trang bảng tính
BNTT
Chương 13 – Định dạng trang bảng tính và in ấn 307
Normal – Cho xem bảng tính ở chế độ bình thường
như chúng ta vẫn thường thấy.
Page Layout – Cho xem bảng tính như khi sẽ in ra, có
cả phần chừa lề giấy (giống chế độ xem Page Layout
trong Microsoft Word). Khi bạn cần trình bày một
bảng báo cáo, mà muốn xem thử bố cục của nó có cân
đối không, ngó có vừa mắt không, thì đây là một lựa
chọn đáng quan tâm. Tuy nhiên, việc xem theo chế độ
này sẽ ảnh hưởng khá lớn đến bộ nhớ của máy tính.
Có thể nó sẽ làm cho tốc độ xử lý chậm hẳn lại nếu bộ
nhớ trong máy tính của bạn không dư dả gì cho lắm.
Page Break Preview – Cho xem từng trang nằm liền
nhau với những đường ngắt trang do bạn tự tạo hoặc
theo mặc định của máy in.
Bạn cũng có thể chọn kiểu hiển thị trang bảng tính từ Tab
View trên Ribbon :
Full Screen – Cho xem bảng tính ở chế độ toàn màn
hình, không có Ribbon, không có Formula bar. Khi
đang ở trong chế độ Full Screen, nhấn phím Esc sẽ
quay về lại chế độ Normal.
Custom – Dùng để lưu lại những cách hiển thị trang
tính.
Hình 217 – Chọn chế độ hiển thị trang bảng tính từ Ribbon
www.giaiphapexcel.com
308 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Tất cả các tùy chọn dùng để định dạng một trang bảng tính
được Excel 2007 đặt trong nhóm Page Setup trong Tab
Page Layout trên Ribbon.
Hình 218
Margins
Dùng để thiết lập việc chừa lề cho trang bảng tính. Bạn có
thể chọn những thiết lập do Excel đề nghị hoặc chọn
Custom Margin, để tự thiết lập lề trang theo ý riêng. Khi
chọn lệnh này, hộp thoại Page Setup sẽ mở ra với Tab
Margins được chọn sẵn .
Những thông số ở phía trên dùng để chừa khoảng cách từ
mép trang giấy vùng bảng tính. Tùy chọn Center on page
dùng để đặt bảng tính nằm vào giữa trang giấy theo chiều
dọc (Vertically), theo chiều ngang (Horizontally), hoặc cả hai.
Orientation
Dùng để thiết lập trang bảng tính nằm ngang (Landscape)
hay nằm dọc (Portrait).
Size
Dùng để chọn khổ giấy cho trang bảng tính. Bạn có thể
chọn những khổ giấy có trong danh sách hoặc chọn More
Paper Sizes để tự thiết lập một khổ giấy theo ý riêng.
BNTT
Chương 13 – Định dạng trang bảng tính và in ấn 309
Hình 219 – Những thiết lập chừa lề cho trang bảng tính
Print Area
Dùng để thiết lập vùng bảng tính sẽ in ra.
- Mặc định, Excel sẽ in ra toàn bộ những gì có trong
bảng tính. Khi chỉ muốn in một vùng nào đó trong
bảng tính, bạn quét chọn vùng cần in, sau đó nhấn vào
lệnh Print Area này và chọn Set Print Area. Vùng chọn
này sẽ được bao quanh bằng những đường đứt khúc.
- Để thêm một vùng in khác hoặc mở rộng vùng in hiện
có, bạn quét chọn vùng sẽ thêm vào rồi chọn lệnh Add
to Print Area.
- Để xóa bỏ những vùng in đã thiết lập, chọn lệnh Clear
Print Area. Khi đó, Excel sẽ in ra toàn bộ những gì có
trong bảng tính.
www.giaiphapexcel.com
310 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Breaks
Dùng để ngắt trang theo ý riêng. Mặc định, Excel sẽ tự
động chia bảng tính thành nhiều trang cho vừa với khổ
giấy. Để tự quy định những gì sẽ in ra trên từng trang, bạn
chọn dòng muốn đem sang trang sau rồi chọn lệnh Insert
Page Break từ nút lệnh này. Để gỡ bỏ những đường phân
trang đã thiết lập, chọn lệnh Remove Page Break.
Background
Dùng để chọn một hình làm nền cho bàng tính.
Print Tittle
Dùng để thiết lập những vùng tiêu đề sẽ in trên mỗi trang.
Khi nhấn vào nút này, hộp thoại Page Setup sẽ mở ra với
Tab Sheet được chọn sẵn.
Hình 220
- Muốn những dòng nào sẽ được in ở trên đầu tất cả các
trang (không bao gồm trang đầu tiên) của bảng tính,
BNTT
Chương 13 – Định dạng trang bảng tính và in ấn 311
bạn kích hoạt ô Rows to repeat at top rồi dùng chuột
quét chọn những dòng đó trên bảng tính.
- Muốn những cột nào sẽ được in ở lề bên trái trong tất
cả các trang (không bao gồm trang đầu tiên) của bảng
tính, bạn kích hoạt ô Columns to repeat at left rồi dùng
chuột quét chọn những cột đó trên bảng tính.
Header / Footer
Khi muốn thiết lập những nội dung sẽ in ra ở vùng đầu
trang, chân trang trong tất cả các trang bảng tính (chẳng
hạn như số trang, tên của bảng dữ liệu...), bạn chọn Tab
Header/Footer trong hộp thoại Page Setup .
Có một cách khác để gọi hộp thoại này, là nhấn vào nút
mủi tên nằm ở góc dưới bên phải của nhóm lệnh Page
Setup .
Hình 221
Excel có sẵn một số những thiết lập cho bạn chọn trong các
combobox Header và Footer. Hoặc bạn có thể nhấn vào
www.giaiphapexcel.com
312 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Custom Header hoặc Custom Footer để tự thiết lập các tiêu
đề đầu trang, chân trang theo ý riêng , sử dụng các
nút công cụ để chèn vào phía bên trái, ở giữa hoặc bên phải
của vùng đầu trang/chân trang những nội dung bạn muốn
hiển thị.
Hình 222
Trong Tab Header/Footer của hộp thoại Page Setup
, bạn còn có các tùy chọn sau:
- Different odd and even pages: Thiết lập vùng tiêu đề
đầu trang / chân trang khác nhau giữa trang chẵn với
trang lẻ.
- Different first page: Thiết lập vùng tiêu đề đầu trang /
chân trang cho trang đầu tiên khác những trang còn
lại (dùng khi bạn muốn sử dụng trang đầu tiên làm
trang bìa).
- Scale with document: Tự động co giãn theo tỷ lệ của
trang bảng tính (được quy định trong Tab Page của
hộp thoại Page Setup).
- Align with page margins: Canh lề (trái phải) theo lề của
trang bảng tính.
BNTT
Chương 13 – Định dạng trang bảng tính và in ấn 313
Trong một số trường hợp, bạn sẽ cần phóng to / thu nhỏ nội
dung của bảng tính để cho những gì sẽ in ra cân đối với khổ
giấy. Để thực hiện điều này, bạn sử dụng nhóm lệnh Scale
to Fit, trong Tab Page Layout của Ribbon .
Hình 223
Width – Quy định số trang in ra, theo chiều ngang của
nội dung. Ví dụ, bạn có một bảng tính có nhiều cột, và
bạn muốn thấy tất cả các cột này trong một trang giấy,
bạn chọn Width là 1. Excel sẽ tự thu nhỏ bảng tính
sao cho tất cả các cột đều nằm lọt trong một trang
giấy.
Height – Quy định số trang in ra, theo chiều dọc của
nội dung. Ví dụ, bạn có một bảng tính có nhiều dòng,
và bạn muốn thấy tất cả các dòng này trong một trang
giấy, bạn chọn Height là 1. Excel sẽ tự thu nhỏ bảng
tính sao cho tất cả các dòng đều nằm lọt trong một
trang giấy.
Scale – Phóng to, thu nhỏ nội dung của cả bảng tính.
Bạn có thể thu nhỏ đến 10% và phóng to tối đa 400%.
Tất cả những thiết lập mà tôi vừa trình bày trên đây, bạn có
thể thấy ngay kết quả nếu bạn chọn chế độ hiển thị trang
bảng tính là Page Layout. Đây là tính năng WYSIWYG
(what you see is what you get) của Excel 2007.
www.giaiphapexcel.com
314 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
Để in một bảng tính ra giấy, bạn chọn Office Print, hoặc
có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, để mở hộp thoại Print
.
Hình 224
Trong hộp thoại này, bạn chọn máy in, chọn vùng in (Print
range): từ trang nào đến trang nào hoặc in tất cả, chọn số
lượng bản in (Copies)...
Bạn cũng có thể tùy chọn nội dung sẽ in ra (Print what):
Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước khi gọi hộp
thoại Print.
Active sheet(s): In toàn bộ nội dung trong sheet hiện
hành hoặc những sheet đang chọn.
Entire workbook: In toàn bộ nội dung trong tất cả các
worksheet có trong workbook.
Table: Nếu ô hiện hành đang ở trong một Table, bạn
chọn tùy chọn này để chỉ in ra nội dung của Table đó.
BNTT
Chương 13 – Định dạng trang bảng tính và in ấn 315
Ignore print area: Mặc định, Excel chỉ in nội dung của
vùng mà bạn đã Set Print area. Nếu bạn muốn bỏ qua
các thiết lập vùng in, bạn kích hoạt tùy chọn này.
Ngăn không cho in một số vùng nào đó
Trong một số trường hợp, dữ liệu của bạn có những thông
tin nhạy cảm mà bạn không muốn in ra. Bạn có thể ngăn
không in những thông tin này với những cách như sau:
Ẩn các dòng hoặc các cột chứa những thông tin này.
Tô màu cho nội dung của những thông tin này trùng
với màu nền của ô.
Chèn một hình ảnh đè lên vùng chứa những thông
tin này.
Ngăn không cho in những đối tượng
Nếu bạn không muốn in
ra những đối tượng
(object) trong bảng tính
(chẳng hạn như các biểu
đồ, các hình vẽ...), thì
trước khi gọi lệnh in, bạn
chọn rồi right-click vào
đối tượng không muốn in
ra, chọn Size and
Properties. Trong hộp
thoại hiện ra, bạn hãy
hủy tùy chọn Print Object.
Hình 225
www.giaiphapexcel.com
316 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010
In các đường lưới và tiêu đề dòng, cột
Mặc định thì Excel sẽ không in ra những đường lưới
(Gridlines) và những tiêu đề dòng, cột (Headings). Tuy
nhiên, nếu bạn muốn in ra cả những thành phần này, bạn
hãy kích hoạt tùy chọn Print của những thành phần đó trong
nhóm Sheet Options cùa Tab Page Layout trên Ribbon
.
Hình 226
BNTT
Nguồn tham khảo 317
Nguồn tham khảo
Các topic Công thức và hàm trong Excel
Diễn đàn Giải pháp Excel (www.giaiphapexcel.com)
Giáo trình Excel 2007 Trần Thanh Phong, Trần Thanh Thái
Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel 2007 Microsoft
Formulas and Functions with Microsoft Office Excel 2007
Paul McFedries
Excel Hacks David, Raina Hawley
-
-