chuyen doi excel 2003 sang 2007-2010

Chuyển đổi

sang

BNTT

http://www.fast.com.vn

http://www.1vs.vn

http://www.bluesofts.net/

http://www.bntt-piano.com

BNTT

Chuyển đổi Excel 2003 sang Excel 2007-2010

NHÀ TÀI TRỢ

http://www.fast.com.vn/

http://www.1vs.vn/


http://www.bntt-piano.com/

http://www.fast.com.vn/

http://www.1vs.vn/

http://www.bluesofts.net


www.giaiphapexcel.com

2 CHUYỂN ĐỔI EXCEL 2003 SANG EXCEL 2007-2010

BNTT

Lời nói đầu 3

Lời nói đầu

C

http://www.giaiphapexcel.com

BNTT

Lời nói đầu 5

mailto:[email protected]



Nội dung

Lời nói đầu .................................................................................................... 3

Nội dung ........................................................................................................ 6

1. Làm quen với Excel 2007-2010 ............................................................ 17

Những thuật ngữ cần nhớ ................................................................ 17

Làm quen với giao diện mới ............................................................ 18

Hệ thống Ribbon ...................................................................... 18

Ẩn / Hiện hệ thống Ribbon ...................................................... 19

Nút Office ................................................................................ 20

Tùy biến Thanh truy cập nhanh trong Excel 2007 ................... 22

Tự tạo thêm Tab trong Ribbon của Excel 2010 ....................... 24

Truy cập nhanh Ribbon bằng bàn phím ................................... 26

Sử dụng những phím tắt của Excel 2003 ................................. 28

Sử dụng Shortcut menu (thực đơn ngữ cảnh) .......................... 28

Sheet Tab ................................................................................. 29

Tùy biến thanh Status Bar ........................................................ 29


BNTT

Nội dung 7

Làm quen với chuẩn XML ............................................................... 31

2. Thao tác với bảng tính .......................................................................... 32

Thao tác với Workbook ................................................................... 32

Tạo một Workbook mới ........................................................... 32

Mở một Workbook có sẵn (Open) ........................................... 33

Lưu Workbook (Save) ............................................................. 34

- Một số lưu ý khi Save ..................................................... 35

Đóng Workbook (Close) .......................................................... 36

Sắp xếp các Workbook ............................................................ 36

Thao tác với Worksheet ................................................................... 37

Chèn thêm một Worksheet mới ............................................... 37

Sắp xếp thứ tự các Worksheet .................................................. 37

Sao chép Worksheet ................................................................. 38

Xóa Worksheet......................................................................... 39

Đổi tên worksheet .................................................................... 39

Tô màu cho Worksheet ............................................................ 39

Ẩn/hiện Worksheet .................................................................. 40

Bảo vệ Worksheet .................................................................... 40

Di chuyển qua lại giữa các Worksheet bằng bàn phím ............ 41

Sử dụng các chế độ hiển thị trong quá trình thao tác ............... 41

- Sử dụng thanh Zoom ...................................................... 42

- Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ .................. 42

- Chia khung bảng tính làm nhiều phần .............................. 44

- Cố định vùng tiêu đề ...................................................... 45

- Chức năng Watch Window ............................................. 46

Thao tác với các dãy ô ..................................................................... 47

Khái niệm về địa chỉ của một ô, một dãy ô .............................. 47

- Name Box ..................................................................... 48

Kỹ thuật chọn dãy ô bằng chuột............................................... 48

- Chọn một dãy ô liên tục .................................................. 48



- Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính ............... 50

- Chọn một dãy ô liên tục với chế độ Extend ...................... 50

- Chọn một dãy không liên tục bằng chuột ......................... 51

- Một số thủ thuật nâng cao khi dùng chuột để chọn dãy .... 51

Kỹ thuật chọn dãy ô bằng bàn phím ........................................ 52

- Chọn một dãy ô liên tục .................................................. 52

- Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính ............... 53

- Chọn một dãy không liên tục .......................................... 53

- Một số thủ thuật nâng cao khi dùng bàn phím để chọn

dãy ................................................................................ 53

Chọn một dãy bằng lệnh GoTo ................................................ 54

Sử dụng hộp thoại GoTo Special ............................................ 55

- Chọn các ô theo loại nội dung ......................................... 55

- Chọn các ô liền kề nhau .................................................. 56

- Chọn các ô theo các điểm khác biệt ................................. 56

- Những tùy chọn khác của hộp thoại GoTo Special ............ 58

- Những phím tắt khi sử dụng GoTo Special ...................... 59

Sao chép và di chuyển một dãy ô ............................................. 60

Paste Special ............................................................................ 61

- Sao chép, di chuyển, Paste Special một dãy ô bằng

phím phải chuột ............................................................. 64

Thêm chú thích cho một ô ....................................................... 65

Xóa / làm sạch một dãy ô, một hàng hoặc một cột .................. 66

- Xóa hoàn toàn một dãy ô ................................................ 66

- Xóa hoàn toàn một cột, một hàng .................................... 66

- Làm sạch một dãy ô, một cột, một hàng ........................... 67

Chèn thêm một ô, một dòng, một cột vào bảng tính ................ 67

Thay đổi kích thước của cột và dòng ....................................... 68

- Dùng chuột để điều chỉnh bằng tay .................................. 69

- Dùng lệnh Format Cells trên Ribbon ............................... 70

- Sử dụng shortcut menu ................................................... 71

BNTT

Nội dung 9

Ẩn / hiện cột, dòng ................................................................... 71

- Ẩn dòng, cột .................................................................. 71

- Hiện những dòng, cột đã bị ẩn ......................................... 72

Ghép/trộn các ô (Merge & Center) .......................................... 74

Kẻ khung, tô màu cho các ô ..................................................... 75

Di chuyển giữa các ô trong bảng tính ...................................... 77

3. Sử dụng tên cho dãy ô ........................................................................... 79

Khái niệm về tên dãy ....................................................................... 79

Đặt tên cho một dãy ......................................................................... 81

Quy tắc đặt tên cho một dãy .................................................... 81

Các phương pháp đặt tên cho một dãy ..................................... 82

- Sử dụng Name Box đặt tên cho một dãy .......................... 82

- Sử dụng hộp thoại New Name để đặt tên cho một dãy ...... 82

- Sử dụng tiêu đề của hàng hay cột để đặt tên cho dãy ......... 84

Đặt tên cho các hằng số ........................................................... 87

Thay đổi phạm vi ảnh hưởng của tên dãy trong bảng tính ....... 88

Làm việc với các tên dãy ................................................................. 89

Tham chiếu đến một tên dãy .................................................... 89

- Sử dụng AutoComplete để chèn tên dãy .......................... 90

Chọn một dãy bằng cách sử dụng tên của nó ........................... 92

Chèn bảng Danh sách các tên dãy vào trong bảng tính ............ 92

Sử dụng Name Manager .......................................................... 94

Sử dụng vùng giao nhau của hai dãy ....................................... 96

4. Nhập liệu và định dạng dữ liệu ............................................................ 98

Những điều cần biết khi nhập liệu ................................................... 98

Nhập dữ liệu vào một dãy ........................................................ 98

Điền đầy một dãy ..................................................................... 99



Sử dụng công cụ Fill Handle và chức năng AutoFill để

nhập nhanh dữ liệu vào một dãy ............................................ 100

- Sử dụng AutoFill để tạo ra chuỗi text và chuỗi số ........... 100

- Tự tạo những danh sách AutoFill .................................. 103

Sử dụng Series để nhập nhanh dữ liệu vào một dãy .............. 104

Định dạng dữ liệu .......................................................................... 107

Thiết lập Control Panel để định dạng dữ liệu ........................ 108

- Những thiết lập cho Numbers....................................... 108

- Những thiết lập cho Currency ....................................... 110

- Những thiết lập cho Date ............................................. 110

Định dạng cho dữ liệu số ....................................................... 111

- Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng số ............ 112

- Thay đổi các kiểu định dạng số khi nhập liệu ................. 114

Định dạng cho dữ liệu ngày tháng năm và thời gian ............. 118

- Sử dụng hộp thoại Format Cells .................................... 118

- Sử dụng Ribbon và phím tắt .......................................... 119

Định dạng cho dữ liệu text ..................................................... 121

- Sử dụng các nút lệnh trên Ribbon .................................. 121

- Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới ........................................... 122

- Ngắt dòng trong ô ........................................................ 123

- Ép dữ liệu text cho vừa với chiều rộng ô ........................ 124

- Canh lề cho dữ liệu ...................................................... 124

- Nhập những ký tự đặc biệt ............................................ 127

Thiết lập những quy tắc nhập liệu với công cụ Data Validation .. 128

Các nguyên tắc chung khi thiết lập quy tắc nhập liệu ............ 128

- Giá trị giới hạn cố định ................................................. 130

- Giá trị giới hạn không cố định ....................................... 130

Các loại quy tắc nhập liệu ...................................................... 130

- Whole Number ............................................................ 130

- Decimal ....................................................................... 132

BNTT

Nội dung 11

- List ............................................................................. 132

- Date ............................................................................ 134

- Time ........................................................................... 135

- Text length .................................................................. 136

- Custom ........................................................................ 136

Cài đặt các hướng dẫn và thông báo lỗi cho quy tắc .............. 137

- Input Message.............................................................. 137

- Error Alert ................................................................... 139

5. Thiết lập những công thức .................................................................. 142

Những điều căn bản về công thức.................................................. 142

Những giới hạn của Excel ...................................................... 143

Nhập và sửa công thức ........................................................... 144

- Nhập công thức ............................................................ 144

- Sửa công thức .............................................................. 145

Các loại công thức trong Excel ...................................................... 145

Công thức số học (Arithmetic Formulas)............................... 146

Công thức so sánh (Comparison Formulas) ........................... 146

Công thức xử lý chuỗi văn bản (Text Formulas) ................... 147

Công thức tham chiếu (Reference Formulas) ........................ 148

Thứ tự ưu tiên của các toán tử................................................ 148

Sao chép và di chuyển công thức ................................................... 150

Định dạng Tham chiếu Tương đối ......................................... 152

Định dạng Tham chiếu Tuyệt đối .......................................... 153

Định dạng Tham chiếu Hỗn hợp ............................................ 154

Sao chép, di chuyển công thức mà không điều chỉnh các

tham chiếu tương đối ............................................................. 154

Những thủ thuật với các công thức ................................................ 155

Chuyển đổi kết quả của một công thức thành một giá trị ...... 155

Làm việc với các Tên dãy trong các Công thức ..................... 156

- Chèn tên dãy vào công thức .......................................... 157



- Áp dụng các tên dãy vào công thức ............................... 157

- Sử dụng các Tên Hàng và các Tên Cột khi áp dụng các

tên dãy ........................................................................ 159

Đặt tên cho các Công thức ..................................................... 161

Xử lý lỗi công thức ........................................................................ 162

Tìm hiểu các giá trị lỗi trong Excel và cách xử lý ................. 163

- #DIV/0! ....................................................................... 163

- #N/A ........................................................................... 164

- #NAME? ..................................................................... 164

- #NULL! ...................................................................... 166

- #NUM! ....................................................................... 166

- #REF! ......................................................................... 167

- #VALUE!.................................................................... 167

Lỗi do quên hoặc thiếu các dấu ngoặc đơn ............................ 168

Lỗi do định dạng cột quá hẹp ................................................. 169

Ngăn ngừa lỗi công thức bằng hàm IFERROR...................... 169

6. Các hàm trong Excel ........................................................................... 172

Tìm hiểu các hàm........................................................................... 173

Cấu trúc của một hàm ............................................................ 173

Nhập một Hàm vào trong một Công thức .............................. 175

Sử dụng tính năng Insert Function ......................................... 177

Một số hàm thông dụng trong Excel .............................................. 180

Nhóm hàm xử lý chuỗi văn bản (Text Functions) ................. 180

Nhóm hàm luận lý (Logical Functions) ................................. 182

Nhóm hàm dò tìm (Loookup Functions) ................................ 183

Nhóm hàm ngày tháng và thời gian (Date & Time

Functions) .............................................................................. 184

- Excel xử lý các ngày tháng và thời gian như thế nào ....... 184

- Một số hàm ngày tháng thông dụng ............................... 185

- Các hàm về thời gian .................................................... 187

BNTT

Nội dung 13

Nhóm hàm toán học (Match Functions) ................................ 187

Nhóm hàm thống kê (Statistical Functions) ........................... 188

7. Biểu đồ (Chart) .................................................................................... 190

Giới thiệu ....................................................................................... 190

Các bước căn bản để vẽ một biểu đồ ............................................. 191

Các thao tác cơ bản với biểu đồ ..................................................... 195

Nhận biết các thành phần của biểu đồ .................................... 195

Thao tác với các thành phần của biểu đồ ............................... 197

Hiệu chỉnh và định dạng biểu đồ ................................................... 198

Các công cụ dùng để hiệu chỉnh và định dạng ....................... 199

- Sử dụng Ribbon ........................................................... 199

- Sử dụng hộp thoại Format ............................................. 200

Hiệu chỉnh và định dạng các thành phần của biểu đồ ............ 202

- Hiệu chỉnh và định dạng Chart Area .............................. 202

- Hiệu chỉnh và định dạng Plot Area ................................ 203

- Hiệu chỉnh và định dạng Tiêu đề biểu đồ, Chú thích,

Tiêu đề trục hoành trục tung ...................................... 204

- Hiệu chỉnh các trục ...................................................... 205

Thao tác với chuỗi số liệu trong biểu đồ........................................ 212

Xóa một chuỗi số liệu ............................................................ 213

Thêm một chuỗi số liệu .......................................................... 214

- Sử dụng Select Data Source .......................................... 214

- Sử dụng Copy – Paste .................................................. 215

Thay đổi số liệu nguồn của một chuỗi số liệu ........................ 215

Thêm đường xu hướng (Trendline) vào biểu đồ .................... 216

8. Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table ............................................ 218

Một số khái niệm về Table ............................................................ 219

Thành phần của một Table ..................................................... 219



Những điều cần lưu ý khi tạo một Table ................................ 219

Chuyển đổi một dãy thành một Table .................................... 221

Các thao tác cơ bản với Table ................................................ 224

Sắp xếp dữ liệu (Sort) .................................................................... 229

Sắp xếp nhanh ........................................................................ 229

Sắp xếp theo nhiều tiêu chí .................................................... 231

Lọc dữ liệu (Filter) ......................................................................... 233

Sử dụng AutoFilter để lọc nhanh dữ liệu trong Table............ 233

Sử dụng những bộ lọc nhanh (Quick Filters) của Excel

2007 ....................................................................................... 235

Gỡ bỏ những điều kiện lọc ..................................................... 239

Dùng những tiêu chuẩn phức tạp để lọc dữ liệu trong Table

(Advanced Filter) ................................................................... 239

- Thiết lập một dãy tiêu chuẩn (Criteria range) ................. 240

- Lọc dữ liệu một Table với Criteria range ....................... 241

- Nhập điều kiện cho Criteria range ................................. 243

- Sử dụng công thức làm điều kiện lọc ............................. 246

- Sao chép dữ liệu đã lọc ra một nơi khác ......................... 248

Các tham chiếu Table trong công thức .......................................... 251

Tìm hiểu Specifiers ................................................................ 251

Nhập các công thức Table ...................................................... 254

9. Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting .................................. 256

Highlight Cells ............................................................................... 257

Top/Bottom .................................................................................... 259

Data Bars ....................................................................................... 261

Color Scales ................................................................................... 264

Icon Sets ........................................................................................ 266

Sử dụng công thức để định dạng có điều kiện ............................... 268

BNTT

Nội dung 15

10. Phân tích dữ liệu với PivotTable ..................................................... 272

PivotTable là gì .............................................................................. 273

PivotTable làm việc như thế nào ............................................ 274

Một vài thuật ngữ sử dụng trong PivotTable ......................... 276

Tạo một PivotTable ....................................................................... 278

Chọn Data Source .................................................................. 278

Tạo một PivotTable ................................................................ 278

Làm việc với PivotTable................................................................ 281

Các thao tác với PivotTable ................................................... 281

Làm việc với các Grand Total và SubTotal ........................... 282

- Ẩn/hiện các Grand Total trong PivotTable ..................... 283

- Ẩn/hiện các Subtotal trong PivotTable ........................... 284

- Ẩn các Grand Total và SubTotal từ Ribbon .................... 284

- Tùy biến phép tính của Subtotal .................................... 285

11. Tổng hợp dữ liệu với Consolidate.................................................... 287

Tổng hợp theo vị trí ....................................................................... 288

Tổng hợp theo hạng mục ............................................................... 292

12. Phân tích nhân quả ........................................................................... 296

Data Table ...................................................................................... 297

Data Table với một dữ liệu đầu vào ....................................... 297

Data Table với hai dữ liệu đầu vào ........................................ 299

Goal Seek ....................................................................................... 302

13. Định dạng trang bảng tính và in ấn ................................................ 306

Định dạng trang bảng tính ............................................................. 306

Các chế độ hiển thị trang bảng tính........................................ 306

Định dạng trang bảng tính (Page Setup) ................................ 308

- Margins ....................................................................... 308



- Orientation .................................................................. 308

- Size ............................................................................. 308

- Print Area .................................................................... 309

- Breaks ......................................................................... 310

- Background ................................................................. 310

- Print Tittle ................................................................... 310

- Header / Footer ............................................................ 311

Điều chỉnh tỷ lệ trang in cho bảng tính .................................. 313

In bảng tính .................................................................................... 314

Một số lưu ý ........................................................................... 315

- Ngăn không cho in một số vùng nào đó ......................... 315

- Ngăn không cho in những đối tượng .............................. 315

- In các đường lưới và tiêu đề dòng, cột ........................... 316

14. Nguồn tham khảo .............................................................................. 317

***

Quy ước về việc chọn lệnh trên Ribbon:

Ví dụ: Home Styles Format as Table New Table Style...

Tức là: Chọn Tab Home, chọn nhóm Styles, nhấn nút lệnh Format

as Table rồi chọn tiếp lệnh New Table Style...

BNTT

Chương 1 – Làm quen với Excel 2007-2010 17

1

Làm quen với Excel 2007-2010

Workbook: Đây là một tập tin để làm việc như: tính

toán, vẽ đồ thị, ...và lưu trữ dữ liệu. Một workbook có

thể chứa nhiều Sheet, do vậy bạn có thể tổ chức, lưu trữ

nhiều loại thông tin có liên quan với nhau chỉ trong một

tập tin. Mỗi workbook có thể chứa nhiều worksheet hay

Chart sheet, tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.

Worksheet: Còn được gọi là Sheet, là nơi lưu trữ và làm

việc với dữ liệu. Một worksheet có nhiều ô và các ô có

chứa các cột và dòng. Worksheet được lưu trong

workbook. Trong Excel 2007, một worksheet chứa được

16,384 cột và 1,048,576 dòng, thay vì 256 cột và 65,536

dòng của Excel 2003, tức tổng số ô trong Excel 2007 đã

tăng lên gấp 1,024 lần so với Excel 2003!



Chart sheet: Thực chất là một Sheet trong workbook,

nhưng nó chỉ chứa một đồ thị. Vì vậy, nếu chỉ muốn

xem từng đồ thị riêng lẻ thì Chart Sheet là lựa chọn tối

ưu.

Sheet Tab: Tên của các Sheet sẽ thể hiện trên các thẻ đặt

ở góc bên trái phía dưới của cửa sổ workbook. Bạn có

thể di chuyển từ Sheet này sang Sheet khác bằng thao tác

đơn giản là nhấp chuột vào tên Sheet cần đến trong Sheet

Tab.

Lần đầu tiên sử dụng Excel 2007, giao diện của nó có thể

làm cho bạn choáng ngợp bởi sự thay đổi khác hẳn so với

các phiên bản trước. Thay cho các thanh menu và toolbar

truyền thống là các nhóm nút lệnh được trình bày

ngay phía trên màn hình, giúp người dùng sử dụng thuận

tiện hơn, đó chính là Ribbon .

Hình 1 - Hệ thống menu và toolbar của Excel 2003

Hình 2 - Hệ thống Ribbon của Excel 2007

Bộ công cụ Ribbon bình thường sẽ có các Tab: Home,

Insert, Page Layout, Formulas, Data, Reviews, View,

BNTT


Developer, và Add-Ins. Những thứ bạn cần bây giờ rất trực

quan, dễ nhìn, rõ ràng và dễ sử dụng hơn.

Với Excel 2003, chỉ có một số nút lệnh thường dùng được

đặt ngoài toolbar, còn thì hoặc bạn gọi từ trong menu, hoặc

bạn có thể tạo một Customize toolbar rồi đặt các nút lệnh

của riêng mình vào đó để tiện sử dụng.

Với Excel 2007, các nút lệnh được tập hợp lại theo nhóm

chức năng, hầu như không thiếu một lệnh nào (bởi vậy nên

Excel 2007 không cần có menu nữa), khi bạn cần là có

ngay. Bạn sẽ thấy rằng Ribbon thực sự là một trung tâm hỗ

trợ công việc tuyệt vời.

Để tiết kiệm không gian làm việc, nhất là khi diện tích màn

hình của bạn khá khiêm tốn, bạn có thể ẩn các Ribbon, chỉ

chừa lại các tên nhóm Khi đó, các nhóm lệnh chỉ

hiện ra khi bạn nhấn vào, và sau khi bạn đã chọn một lệnh,

chúng sẽ tự động khép lại, dành chỗ cho bạn làm việc.

Hình 3 - Hệ thống Ribbon đã được ẩn đi

Để ẩn / hiện Ribbon, bạn có thể thực hiện một trong ba

cách sau:

Double-click vào bất kỳ tên Tab nào trên Ribbon.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+F1.

Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải Quick

Access Toolbar 1(*) rồi chọn Minimize the Ribbon.

(*)

Thanh truy cập nhanh – Xem trang 22. (*)

Xem trang 130. (*)

Xem trang 88: Thay đổi phạm vi ảnh hưởng của tên dãy trong bảng tính.



Ở trên cùng bên trái của cửa sổ chương trình

Excel, có một cái nút tròn với biểu tượng của

Office, đó chính là nút Office. Có thể gọi nút

Office này là ―trung tâm điều hành‖ của Excel 2007, bởi nó

là nơi chứa tất cả những lệnh cần thiết nhất, thường hay sử

dụng nhất: New, Open, Save, Save as, Print và Close .

Có thể so sánh nút Office này như menu File trong Excel

2003.

Hình 4 – Các lệnh của nút Office trong Excel 2007

Trong cửa sổ mở ra khi nhấn nút Office, ở góc dưới bên

phải, bạn sẽ thấy nút Excel Options. Đây chính là công cụ để

thiết lập những tùy chọn cho Excel, mà trong Excel 2003,

nó nằm trong menu Tools.

BNTT


Với Excel 2010, dường như Microsoft cảm thấy người

dùng có vẻ lúng túng với biểu tượng của nút Office, nên đã

đổi nút này bằng một Tab có tên là File. Tuy nhiên, thay vì

chỉ là một khung chứa các lệnh của Excel 2007, khi nhấn

vào Tab File của Excel 2010, bạn sẽ thấy nó được mở ra

như một cửa sổ độc lập , che hết toàn bộ bảng tính.

Hình 5 - Cửa sổ chứa các nhóm lệnh của nút File trong Excel 2010

Ứng với mỗi lệnh được chọn ở khung bên trái, Excel 2010

sẽ trình bày chi tiết những gì liên quan đến lệnh đó ở phần

bên phải một cách rất chuyên nghiệp, có thể làm hài lòng

những ai khó tính nhất.

Khác biệt nhất so với Excel 2007 là lệnh Print. Ở Excel

2010, bạn có thể xem trước những gì sẽ in, cũng như canh

lề, định dạng cho trang in ngay trong cửa sổ này.

Và cũng như Excel 2007, các tùy chọn cho Excel (Options)

được đưa vào đây.



Tương tự với việc tùy

biến các nút lệnh trên

toolbar của Excel

2003, Excel 2007 cũng

cho phép bạn đưa

những nút lệnh thường

hay sử dụng nhất lên một chỗ gọi là Quick Access Toolbar,

nằm ở phía trên bên trái của cửa sổ chương trình, bên cạnh

nút Office .

Mặc định ban đầu, ở đây chỉ có 3 nút lệnh là Save, Undo và

Redo. Để thêm các lệnh khác, bạn hãy làm theo các bước

sau đây :

1. Nhấn vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải thanh

Quick Access Toolbar. Trong bảng mở ra có sẵn một số

lệnh (New, Open...), muốn thêm nút lệnh nào vào thì

nhấn chọn lệnh đó.

2. Nếu bạn thấy lệnh mình muốn không có trong danh

sách có sẵn ở trên, thì nhấn vào More Commands...

3. Trong cửa sổ mở ra, chọn nhóm lệnh ở khung Choose

commands from.

4. Chọn lệnh cần thêm vào trong khung bên dưới.

5. Nhấn nút Add để thêm nút lệnh vào Quick Access

Toolbar. Lập lại bước 4 và bước 5 để thêm những lệnh

khác, nếu cần thiết có thể chọn lại nhóm lệnh như

bước 3. Nếu không thích một nút lệnh nào đó, thì thay

vì nhấn vào Add, bạn chọn nó (trong Group) rồi nhấn

Remove.

6. Sau khi đã vừa ý, nhấn OK để hoàn tất.

Hình 6 – Quick Access Toolbar

BNTT


Hình 7 – Các bước để thêm nút lệnh vào Quick Access Toolbar

Ngoài ra, bạn cũng có thể cho thanh truy cập nhanh này

nằm ở phía dưới Ribbon (thay vì nằm ở trên như mặc định)

bằng lệnh Show Below the Ribbon, xuất hiện khi bạn nhấn

vào nút mũi tên xổ xuống ở bên phải thanh Quick Access

Toolbar như đã thực hiện ở bước 1.

Tuy nhiên, có thể bạn sẽ thấy rằng diện tích của Quick

Access Toolbar khá khiêm tốn, không đủ để chứa hết những

lệnh bạn thường sử dụng nhất. Nhưng Excel 2007 chưa cho

phép bạn tự tạo một nhóm lệnh riêng trong Ribbon giống

như bạn đã từng tạo những Custumize Toolbar ở Excel

2003, trừ phi bạn biết lập trình VBA hoặc dùng Macro 4 để



can thiệp. Có lẽ thấu hiểu được nhu cầu này của bạn, trong

phiên bản Excel 2010, Micorsoft đã có một bước cải tiến

mà bạn sẽ thấy ở phần ngay sau đây.

Nếu đã sử dụng thành thạo Excel 2003, chắc hẳn bạn đã

biết cách tạo thêm một Toolbar theo ý riêng mình, chứa

những nút lệnh cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian.

Với Exel 2010, bạn cũng có thể thực hiện điều đó. Ngoài

những nhóm có sẵn trên Ribbon, bạn có thể tự tạo thêm

những nhóm lệnh (Tab) khác theo ý riêng mình, trong đó

chứa những nút lệnh mà bạn thường hay sử dụng nhất.

Để thực hiện, bạn theo các bước sau đây :

1. Right-click vào bất kỳ chỗ nào trong Ribbon.

2. Chọn lệnh Customize the Ribbon...

3. Trong cửa sổ mở ra, nhấn vào New Tab để tạo một

Tab mới. Bạn có thể tạo mới bao nhiêu Tab tùy ý.

4. Theo mặc định, Excel 2010 sẽ tạo sẵn một Group

(nhóm nút lệnh) nằm trong Tab mới này.

5. Bạn có thể sửa lại tên theo ý thích bằng cách click

chọn vào Tab hoặc Group mới được tạo, và nhấn vào

nút Rename, nhập tên mới (có thể gõ dấu tiếng Việt

bằng bộ gõ Unicode) và nhấn OK.

6. Chọn nhóm danh sách các lệnh có sẵn của Excel.

7. Chọn lệnh cần thêm vào Tab mới.

BNTT


Hình 8 – Các bước tạo Customize Ribbon trong Excel 2010

8. Nhấn Add để thêm nút lệnh mới vào trong Group mới

được tạo. Lập lại bước 6, 7, 8 để thêm các nút lệnh

khác. Nếu không thích một nút lệnh nào đó, thì thay

vì nhấn vào Add, bạn chọn nó (trong Group) rồi nhấn

Remove.

9. Nếu cần tạo thêm nhiều Group nữa trong Tab mới

này, bạn nhấn vào New Group, đặt lại tên như ở bước

5, và thêm các nút lệnh vào Group như đã làm ở bước

6, 7, 8.

10. Theo mặc định, Excel sẽ đặt Tab mới tạo nằm ngay

sau Tab Home. Nếu cần thiết phải di chuyển nó đi chỗ

khác, bạn chọn nó, rồi nhấn vào cặp mũi tên ở ngoài

rìa bên phải.

11. Sau khi đã vừa ý với tác phẩm của mình, nhấn OK để

quay về màn hình chính.



Trong trường hợp thay vì tạo mới một Tab, mà bạn lại thêm

hoặc bớt những nút lệnh trong những Tab có sẵn của

Ribbon mặc định của Excel 2010, và sau đó bạn muốn hoàn

trả lại như ban đầu, bạn chỉ cần chọn Tab đã bị chỉnh sửa

rồi nhấn vào nút Reset nằm ở góc dưới bên phải.

Excel 2010 còn cho phép bạn lưu lại những thiết lập

Ribbon của riêng bạn sang một máy khác, hoặc nhập vào

Excel của bạn một thiết lập đã có sẵn:

Trong cửa sổ Customize the Ribbon, ở góc dưới bên phải, có

một nút lệnh Import/Export. Nhấn vào đó, bạn sẽ thấy có 2

lệnh:

Import customization file: dùng để nhập những thiết lập

có sẵn vào trong máy. Loại tập tin mà Excel 2010 lưu

những thiết lập cho Ribbon được gọi là Exported

Office UI file.

Export all customization: dùng để lưu lại những thiết lập

của bạn. Bạn có thể lưu vào bất kỳ nơi nào trong ổ

cứng.

Mới nhìn qua giao diện Excel 2007, bạn có thể tưởng rằng

chỉ có thể sử dụng Ribbon bằng chuột chứ không thể dùng

tổ hợp phím Alt + ký tự đại diện như bạn đã từng sử dụng

với Excel 2003, vì trên hệ thống Ribbon không hề thấy các

ký gạch chân như ở Excel 2003. Tuy nhiên, thanh Ribbon

vẫn có thể truy cập bằng bàn phím.

Thật vậy, bạn chỉ cần nhấn phím Alt (nhấn một cái thôi, và

không cần giữ nó), bạn sẽ thấy Ribbon xuất hiện những ký

tự như ở hình 9:

BNTT


Hình 9 – Nhấn Alt để truy cập nhanh Ribbon

Những chữ cái vừa xuất hiện đó đại diện cho tên của các

Tab trên Ribbon. Cần truy cập Tab nào, bạn chỉ cần gõ chữ

cái tương ứng. Hoặc cũng ngay lúc này, bạn có thể dùng

các phím mũi tên để di chuyển qua lại giữa các Tab.

Giả sử, tôi nhấn tiếp phím H để gọi Tab Home, Ribbon sẽ

ngay lập tức cho biết thêm các phím tắt của từng nhóm nút

lệnh trong Tab Home .

Hình 10 – Những ký tự đại diện cho các phím tắt để truy cập Ribbon

Những chữ cái đơn lẻ thì dễ rồi, chỉ cần nhấn vào để gọi

nút lệnh tương ứng đang nằm sau lưng nó. Nhưng những

cặp ký tự có hai chữ thì sao? Vẫn bình thường thôi, ví dụ

tôi nhấn tiếp phím F. Chỉ những phím tắt nào bắt đầu bằng

chữ F còn lại trên màn hình . Bây giờ thì tôi chỉ cần

nhấn thêm ký tự thứ hai, là tôi sẽ chọn được nút lệnh mong

muốn. Ví dụ, nếu tôi nhấn ký tự C, một khung màu sẽ mở

ra để tôi chọn màu cho chữ của ô hiện hành.



Hình 11 – Những ký tự đại diện cho các phím tắt để truy cập Ribbon

Nếu muốn trở lại vùng làm việc trên bảng tính mà không

chọn một nút lệnh nào hết, bạn chỉ cần nhấn Esc hoặc nhấn

Alt một lần nữa.

Truy cập các nút lệnh trên Ribbon bằng bàn phím thật đơn

giản, phải không bạn. Chưa hết. Nếu bạn là người đã sử

dụng Excel 2003 lâu năm, chắc hẳn bạn sẽ thuộc khá nhiều

bộ phím tắt trong đó. Ví dụ, nhấn Alt+T+O sẽ mở hộp thoại

Options, Alt+D+S sẽ mở hộp thoại Sort, v.v...

Bạn không cần phải quên những bộ phím tắt đó. Bạn vẫn

có thể sử dụng chúng bình thường để gọi những hộp thoại

quen thuộc của mình, cho dù đây là Excel 2007, hay thậm

chí là Excel 2010. Hãy thử xem.

Cho dù không thể hiện các ký tự gạch chân đại diện cho

các phím tắt trên màn hình, nhưng Excel 2007 vẫn lưu giữ

những bộ phím tắt đã có ở những phiên bản trước. Có lẽ

Excel hiểu rằng, thuộc được những phím tắt đã khó, quên

chúng còn khó hơn!

Cũng như Excel 2003, khi bạn right-click vào một ô, hoặc

một nhóm các ô, hoặc một đối tượng nào đó trên bảng tính,

Excel 2007 sẽ xuất hiện một Shortcut menu ngay tại vị trí

BNTT


con chuột , chứa các lệnh

thông dụng mà Excel nghĩ rằng

bạn có thể áp dụng cho đối tượng

mà bạn chọn.

Tuy nhiên, ở Excel 2007, ngoài

những lệnh thông thường như đã

có ở Excel 2003, Shortcut menu

này còn có thêm nhóm nút lệnh

dùng để định dạng font chữ, định

dạng kiểu dữ liệu và định dạng ô

bảng tính, giúp bạn tiết kiệm được

khá nhiều thời gian khi làm việc

với Excel.

Sheet Tab là nhóm phím dùng để di chuyển qua lại giữa các

Sheet nằm ở góc dưới bên trái, giống như đã có ở Excel

2003. Riêng với Excel 2007, ở ngoài cùng bên phải của

Sheet Tab có thêm nút Insert Worksheet, dùng để

chèn một Sheet mới vào trong bảng tính.

Hình 13 – Sheet Tab trong Excel 2007

Đã sử dụng Excel 2003, chắc hẳn bạn đã biết có thể xem

nhanh một trong những loại kết quả có sẵn cho dãy ô đang

chọn như: Tổng / Trung bình / Giá trị lớn nhất / Giá trị nhỏ

Hình 12 – Shortcut menu xuất hiện khi right-click

vào một ô



nhất... của nhóm ô đang chọn, bằng cách chọn lệnh tương

ứng khi right-click vào Status bar.

Tuy nhiên, với Excel 2003, mỗi lần như thế bạn chỉ có thể

chọn một loại kết quả. Đã chọn SUM thì không thể chọn

COUNT... Bạn không thể chọn xem nhiều loại kết quả trên

Status bar. Và ngoài chuyện chọn xem nhanh những kết

quả cho khối ô đang chọn, bạn không còn tùy chọn nào

khác cho Status bar.

Với Excel 2007, thì mọi chuyện lại khác. Không những bạn

có thể chọn xem cùng lúc nhiều loại kết quả cho khối ô

đang được chọn, mà còn có thể đặt vào Status bar những

thông số khác liên quan đến bảng tính, như số trang của

bảng tính, tình trạng của các phím chức năng... Chỉ cần

right-click vào Status bar và chọn mục cần xem ,

chọn bao nhiêu mục cũng được.

Hình 14 – Tùy chọn Status bar của Excel 2007

BNTT


Excel 2007 và Excel 2010 dùng định dạng tập tin mặc định

là XLSX dựa trên chuẩn XML (eXtensible Markup

Language) thay cho định dạng chuẩn trước đây là XLS.

Chuẩn này giúp cho các tài liệu an toàn hơn, dung lượng tài

liệu nhỏ hơn và tích hợp sâu với các hệ thống thông tin và

các nguồn dữ liệu bên ngoài. Nhờ vậy, các tài liệu được

quản lý, phân tích và chia sẻ dễ dàng, hiệu quả hơn bao giờ

hết.

Ngoài dạng XLSX dùng cho các file bảng tính thông

thường, Excel 2007 còn có nhiều loại tập tin khác cũng

theo chuẩn XML. Trong số đó, bạn nên quan tâm đến dạng

XLSM.

Dạng file XLSM dùng cho các bảng tính có chứa các

macro. Nếu bạn có lập trình VBA trong bảng tính, buộc

bạn phải chọn lưu theo dạng này, vì khi đó Excel mới cho

phép các macro hoạt động.

Dĩ nhiên, chuẩn XML này chỉ có Excel 2007 trở lên mới sử

dụng được.

***



2

Thao tác với bảng tính

Có nhiều cách để tạo một workbook mới. Song cách dễ

nhất và có thể áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là

nhấn tổ hợp phím Ctrl+N.

Tuy nhiên, việc ấy sẽ chỉ mở ra một workbook trắng. Nếu

như bạn muốn tạo một workbook mới dựa theo những

khuôn mẫu có sẵn (template), thì bạn làm theo cách sau

đây:

Nhấn nút Office New, trong hộp thoại mở ra chọn

Installed Templates rồi lựa một trong những templates có

sẵn đã được cài vào máy khi bạn cài đặt Excel 2007. Excel


BNTT

Chương 2 – Thao tác với bảng tính 33

sẽ minh họa cho bạn xem trước mẫu bạn sẽ chọn trong một

khung lớn bên phải.

Bạn cũng có thể tạo mới một workbook dựa theo cấu trúc

của một workbook đã có sẵn trên máy, bằng cách nhấn vào

mục New from existing...

Ngoài ra, nếu máy của bạn có nối mạng Internet, bạn có thể

vào Micorsoft Online để tải về rất nhiều những templates

được dựng sẵn, chia thành từng nhóm phù hợp với mỗi loại

công việc.

Hình 15 – Cửa sổ New của Excel 2007

Có nhiều cách để mở một workbook có sẵn. Song cách dễ

nhất và có thể áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là

nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. Sau đó bạn chọn workbook cần

mở rồi nhấn nút Open.

Hoặc, bạn nhấn nút Office Open, một hộp thoại sẽ mở ra

giống như khi bạn nhấn Ctrl+O.



Nếu như bạn đã từng dùng Excel, thì cũng như Excel 2003,

Excel 2007 sẽ lưu lại tên của những workbook được mở ra

gần nhất trong khung Recent Documents của nút Office. Tuy

nhiên, Excel 2007 có thể lưu lại đến 50 workbook được mở

ra gần nhất, trong khi Excel 2003 thì chỉ có 9.

Còn một cách khác nữa để mở một workbook có sẵn, đó là

bạn dùng Windows Explorer tìm đến thư mục chứa

workbook đã lưu, rồi double-click vào tên workbook. Excel

sẽ tự khởi động (nếu chưa mở) đồng thời mở luôn

workbook đó cho bạn.

Tuy nhiên, trong trường hợp bạn sử dụng đồng thời nhiều

phiên bản Excel trong máy tính, thì Excel sẽ khởi động

phiên bản nào được cài vào sau cùng. Nếu bạn không biết

cách thiết lập phiên bản mặc định sẽ tự khởi động khi

double-click vào tên của một workbook, thì bạn hãy khởi

động Excel lên trước, rồi hãy double-click vào tên

workbook trong Windows Explorer sau.

Sau khi làm việc với workbook, điều cốt tử là phải lưu lại

những chỉnh sửa, thay đổi, nếu không, công sức của bạn

xem như bỏ biển. Excel 2007 cung cấp một cơ chế sao lưu

tự động trong một khoảng thời gian nhất định (mặc định là

10 phút/lần). Bạn có thể tùy chỉnh để rút ngắn khoảng thời

gian giữa các lần sao lưu để đề phòng trường hợp máy tính

bị trục trặc bất ngờ hay bị cúp điện.

Cách tùy chỉnh rất đơn giản: Nhấn nút Office Excel

Options Save, bạn chỉ cần đánh dấu vào tuỳ chọn Save

AutoRecover Information Every rồi chỉnh lại thời gian sao lưu

tự động theo ý muốn .

BNTT


Hình 16 – Tùy chỉnh thời gian Auto Save trong Option của Excel 2007

Có nhiều cách để lưu một workbook, nhưng nhanh nhất và

thích hợp với bất kỳ phiên bản Excel nào, vẫn là tổ hợp

phím Ctrl+S hoặc Shift+F12. Với riêng Excel 2007, thì bạn

nhấn nút Office Save.

Trong trường hợp muốn lưu workbook với một tên khác,

với mọi phiên bản của Excel, bạn chỉ cần nhấn F12.

Một số lưu ý khi Save

Quy tắc đặt tên: Các bảng tính Excel dùng chung

quy tắc đặt tên của Windows. Tên bảng tính có thể dài

tối đa 255 ký tự, nhưng không được dùng các ký tự

đặc biệt như: \ ? : * “ < >

Bảo mật: Để bảo mật cho workbook, bạn có thể gán

mật mã bảo vệ, và chỉ có ai biết mật mã mới mở

được. Để gán mật mã cho workbook, bạn làm như

sau:

1. Nhấn nút Office Save As, hộp thoại Save As

hiện ra .

2. Nhấn nút Tools General Options..., hộp thoại

General Options hiện ra.

3. Nhập mật mã mở (Password to open) và mật mã

hiệu chỉnh (Password to modify) cho workbook.

Hai mật mã này nên khác nhau để tăng bảo mật.

Sau đó nhấn nút OK.



Hình 17 – Hộp thoại Save as với tùy chọn Tools

4. Xác nhận lại mật mã mở workbook. Sau đó nhấn

nút OK.

5. Nhấn nút Save để hoàn tất.

Có nhiều cách để đóng một workbook. Song cách dễ nhất

và có thể áp dụng cho bất kỳ phiên bản Excel nào, là nhấn

tổ hợp phím Ctrl+W, hoặc Alt+F4.

Hoặc, bạn nhấn nút Office Close.

Cũng giống như Excel 2003, Excel 2007 cung cấp cho bạn

khả năng sắp xếp các workbook được mở cùng lúc. Nhờ

vậy, việc tham khảo qua lại giữa các các workbook thuận

tiện hơn.

BNTT


Để sắp xếp, bạn chọn View Windows Arrange All

, tiếp theo chọn cho mình một kiểu bố trí thích hợp nhất.

Hình 18 – Chọn lệnh Arrange All để sắp xếp các workbook đang mở

Bạn làm theo một trong các cách sau:

Dùng tổ hợp phím Shift+F11 để chèn một Sheet mới

vào trước Sheet hiện hành.

Chọn Home Cells Insert Insert sheet.

Right-click lên Sheet Tab và chọn Insert, chọn

Worksheet và nhấn nút OK trong hộp thoại Insert...

Và cách này thì chỉ có trong Excel 2007: Nhấn vào

biểu tượng nằm

ở ngoài cùng

bên phải của

Sheet Tab

, bạn sẽ có ngay một Sheet mới.

Khi cần phải di chuyển, sắp xếp lại các Sheet, cách nhanh

nhất là dùng chức năng kéo thả của Excel. Bạn chỉ việc

nhấn và giữ phím trái chuột lên tên Sheet rồi kéo đến vị trí

mới để thả xuống.

Hình 19



Khi phải di chuyển qua nhiều Sheet mà số lượng các Sheet

thì nhiều, bạn right-click lên tên Sheet cần di chuyển, chọn

Move or Copy.

Hộp thoại Move or Copy sẽ mở ra, và bạn chỉ cần bấm chọn

tên của Sheet mà bạn sẽ chuyển Sheet đang chọn đến trước

nó, rồi nhấn OK (xem ví dụ ở hình 20: Di chuyển Sheet1

đến đứng trước Sheet6)

Bạn có thể chọn một lần nhiều Sheet để di chuyển, bằng

cách nhấn giữ phím Ctrl rồi nhấp chuột vào mỗi Sheet bạn

muốn chọn.

Hình 20 – Di chuyển Sheet1 đến trước Sheet6

Khi cần phải sao chép một Sheet (đến một vị trí khác hoặc

sang một bảng tính khác), bạn cũng dùng hộp thoại Move or

Copy như đã nói trên đây, nhưng trước khi nhấn OK, bạn

hãy đánh dấu vào tùy chọn Create a copy.

BNTT


Muốn xóa một Sheet, bạn chọn Sheet muốn xóa rồi chọn

Home Cells Delete Delete sheet. Hoặc nhanh hơn,

right-click vào tên Sheet muốn xóa sau đó chọn Delete.

Việc này rất đơn giản, chỉ cần right-click vào tên Sheet cần

đổi tên ở Sheet Tab rồi chọn Rename, sau đó bạn nhập vào

tên mới và nhấn Enter.

Nếu dùng Ribbon: Home Cells Format Rename

Sheet.

Lưu ý: Excel không cho phép dùng các ký hiệu, ký tự đặc

biệt (như: / \ ? *: ) để đặt tên cho Sheet.

Bạn có thể dùng tên tiếng Việt có dấu cho Sheet. Tuy

nhiên, khi đặt tên cho Sheet, bạn nên dùng một tên ngắn

gọn, dễ nhớ, không có khoảng trắng, không có dấu tiếng

Việt, nếu như bạn không muốn mất thời gian cho việc xử lý

những tên Sheet trong các công thức.

Tô màu ở đây không phải là tô màu cho những ô trong

bảng tính, mà chỉ là tô màu cho Sheet Tab. Việc tô màu cho

Sheet Tab là để dễ quản lý Sheet Tab hơn.

Chỉ cần cần right-click vào tên Sheet mà bạn muốn tô màu

rồi chọn Tab Color và chọn màu thích hợp . Với

Excel 2003, thì sau khi chọn màu, bạn phải nhấn OK thì

Excel mới tô màu cho Sheet Tab.



Hình 21 – Tô màu cho Sheet Tab

Khi bạn không muốn ngưới khác thấy một hay nhiều Sheet

nào đó thì bạn có thể ẩn nó đi. Tuy nhiên, bạn không thể ẩn

hết các Sheet trong workbook mà phải chừa lại ít nhất một

Sheet không bị ẩn.

Với Excel 2003, bạn chọn Sheet cần dấu, sau đó gọi menu

Format > Sheet > Hide. Để thấy lại những Sheet đã được ẩn,

bạn cũng vào menu đó nhưng gọi lệnh Unhide, chọn sheet

muốn cho hiện ra rồi nhấn OK.

Với Excel 2007, thì việc này đơn giản hơn nhiều, muốn ẩn

sheet nào, bạn chỉ việc right-click vào Sheet Tab của Sheet

đó rồi chọn Hide. Để thấy lại những Sheet đã được ẩn, bạn

right-click vào bất kỳ Sheet Tab nào cũng được, chọn

Unhide, chọn Sheet muốn cho hiện ra và nhấn OK.

Nếu dùng Ribbon: Home Cells Format Hide & Unhide

rồi chọn lệnh thích hợp.

Để ngăn cản không cho người khác thấy được những Sheet

bị ẩn, hoặc thêm hay xóa, đổi tên, sao chép, di chuyển các

BNTT


sheet,... bạn hãy sử dụng chức năng Protect Workbook, với

tùy chọn Structure (khóa cấu trúc của bảng tính):

Chọn Review Changes Protect Workbook Protect

Structure and Windows , đánh dấu chọn Structure

trong hộp thoại hiện ra, nhập mật mã nếu cần thiết rồi nhấn

OK.

Hình 22

Để di chuyển qua lại giữa các Sheet, bạn có thể dùng những

tổ hợp phím sau đây:

Ctrl + Page Up Di chuyển đến Sheet phía trước

Sheet hiện hành

Ctrl + Page Down Di chuyển đến Sheet phía sau

Sheet hiện hành

Trong quá trình thao tác trên bảng tính đôi khi chúng ta cần

phóng to hay thu nhỏ các cửa sổ để có được góc nhìn tốt



hơn, hoặc xem nội dung của cùng một Sheet dưới nhiều góc

độ khác nhau, hoặc chia cửa sổ Sheet thành nhiều ngăn để

dễ dàng tham chiếu, hay giữ cố định tiêu đề một danh sách

dài trong khi cuốn các thanh cuốn...

Sử dụng thanh Zoom

Excel 2007 bố trí thanh công cụ Zoom dùng để phóng to thu

nhỏ khung làm việc của bảng tính ngay ở góc dưới bên phải

màn hình , và có thể giúp thu nhỏ và phóng to khung

làm việc từ 10% đến tới 400%, phóng to thì nhấn và nút

dấu cộng còn thu nhỏ thì nhấn vào nút dấu trừ.

Hình 23 – Công cụ Zoom trong Excel 2007

Hoặc bạn cũng có thể sử dụng những nút lệnh trong nhóm

Zoom, nằm trong Tab View trên Ribbon.

Sẽ rất thiếu sót nếu tôi không nói đến một phương pháp rất

nhanh để phóng to hoặc thu nhỏ bảng tính có thể áp dụng

cho mọi phiên bản của Excel: Bạn chỉ cần nhấn phím Ctrl

và quay bánh xe lăn của con chuột, đẩy bánh xe về phía

trước để phóng to màn hình, kéo bánh xe về phía sau để thu

nhỏ màn hình.

Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ

Tính năng này đặc biệt hữu ích khi bạn muốn xem một

Sheet hay các Sheet trong cùng một workbook dưới nhiều

góc độ khác nhau, và mỗi một cửa sổ sẽ được gắn thêm

một chỉ số phía sau tên tập tin.

BNTT


Ví dụ, tôi có thể xem đồng thời Sheet By Product và Sheet

By Product-Customer của workbook SalesReport trong cùng

một cửa sổ .

Hình 24 – Chia 1 sheet thành 2 cửa sổ để so sánh nội dung

Để thực hiện điều này, bạn chọn View Windows New

Windows :

Hình 25 – Chọn lệnh New Windows trên Ribbon

Tiếp theo, bạn nhấn nút lệnh Side by Side. Mặc định thì

Excel sẽ kích hoạt luôn chức năng Synchronous Scrolling,

nghĩa là nếu bạn cuộn cửa sổ bên này, thì cửa sổ bên kia

cũng tự động cuộn theo. Nếu không thích như thế, bạn chỉ

cần nhấn vào nút Synchronous Scrolling để tắt nó đi.



Chia khung bảng tính làm nhiều phần

Tính năng này được dùng khi bạn cần thao tác với các danh

sách dài hoặc trong tính toán cần bạn phải thực hiện nhiều

việc tham chiếu. Để chia cửa sổ bảng tính, bạn đặt ô hiện

hành tại vị trí cần chia trên bảng tính, sau đó chọn View

Windows Split .

Hình 26 – Dùng lệnh Split để chia bảng tính thành nhiều phần

Ngoài cách này, nếu bạn để ý thì sẽ thấy ở phía trên của

thanh cuộn dọc và bên phải của thanh cuộn ngang, có một

cái ngấn nhỏ mà khi rê chuột vào đó, nó sẽ biến thành hình

mũi tên có 2 đầu với hai vạch ngắn ở giữa; đó chính là công

cụ để chia nhanh bảnh tính. Bạn chỉ cần nhấn giữ chuột và

kéo vào giữa bảng tính, bảng tính của bạn sẽ được chia

thành nhiều khung có nội dung y nhau.

Để bỏ việc chia bảng tính thành nhiều khung như vậy, thì

bạn chỉ cần nhấn nút Split lại một lần nữa hoặc nhấp chuột 2

lần lên đường chia dọc và ngang.

Hình 27 – Một bảng tính sau khi chia thành 4 phần

BNTT


Cố định vùng tiêu đề

Ngoài việc chia khung làm việc, Excel còn hỗ trợ bạn cố

định một vùng nào đó trên cửa sổ làm việc, ví dụ như dòng

tiêu đề của một danh sách. Việc cố định này rất hữu ích vì

nó giúp ta luôn thấy được dòng (hoặc cột) tiêu đề mặc dù

đã cuốn màn hình xuống phía dưới (hoặc sang phải) để

nhập liệu.

Để cố định một vùng nào đó, bạn chọn View Windows

Freeze Panes, sau đó chọn kiểu cố định phù hợp .

Hình 28 – Dùng Freeze Panes để cố định vùng tiêu đề

Nếu bạn chọn:

Freeze Panes: Excel sẽ cố định dòng phía trên và cột

bên trái ô hiện hành.

Freeze Top Row: Excel sẽ cố định dòng đầu tiên đang

nhìn thấy của danh sách.

Freeze First Column: Excel sẽ cố định cột đầu tiên

đang nhìn thấy của danh sách.

Hai tùy chọn thứ 2 và thứ 3 (Freeze Top Row và Freeze First

Column), chỉ có trong Excel 2007. Khi chọn 2 tùy chọn này,

bạn không cần thiết phải đặt ô hiện hành nằm ở vị trí ngay

dưới dòng tiêu đề (hoặc bên phải cột tiêu đề), mà chỉ cần

nằm ở đâu đó trong vùng chứa dữ liệu, và bạn phải chắc

chắn rằng bạn đang nhìn thấy được dòng (hoặc cột) tiêu đề



trên màn hình, bởi vì khi chọn một trong hai tùy chọn này,

Excel sẽ cố định dòng (hoặc cột) đầu tiên đang hiển thị trên

màn hình, chứ không phải dòng (hoặc cột) đầu tiên của

vùng chứa dữ liệu.

Tùy chọn thứ nhất (Freeze Panes) giống như của Excel

2003. Khi chọn tùy chọn này, bạn phải chắc chắn rằng ô

hiện hành đang nằm bên dưới và bên phải của vùng tiêu đề

mà bạn muốn cố định.

Để bỏ việc cố định một vùng nào đó, bạn chọn View

Windows Freeze Panes Unfreeze Panes.

Chức năng Watch Window

Tính năng này giúp ta theo dõi một số ô nào đó trong quá

trình tính toán. Bạn muốn giám sát ô nào thì đưa nó vào

danh sách giám sát ở cửa sổ của Watch Window, bằng cách

chọn Formulas Formula Auditing Watch Window.

Hình 29 – Chọn lệnh Watch Windows trên Ribbon

Cửa sổ Watch Window sẽ xuất hiện ngay trên màn hình. Sau

đó bạn nhấp chọn ô cần theo dõi rồi nhấn vào nút Add

Watch trên cửa sổ Watch Window .

Hình 30 – Hai ô H33 và E45 đang được giám sát trong cửa sổ Watch Windows

BNTT


Có lẽ rằng ngoài việc nhập liệu, bạn sẽ dành phần lớn thời

gian trong Excel để làm việc với các dãy ô. Khi bạn sao

chép, di chuyển, định dạng, đặt tên, hay tô màu,... là bạn

đang làm việc với các dãy ô đấy.

Làm việc với một dãy ô dễ dàng hơn nhiều so với làm việc

với từng ô riêng biệt. Ví dụ, bạn muốn biết giá trị trung

bình của một cột số từ B1 đến B30. Bạn có thể nhập hết 30

ô đó như là những đối số của hàm AVERAGE, nhưng gõ

= AVERAGE(B1:B30) sẽ nhanh hơn và có lẽ chính xác hơn.

Nói cách khác, các dãy ô giúp tiết kiệm cho bạn thời gian

làm việc. Các dãy ô là những công cụ mạnh mẽ thể hiện

sức mạnh của Excel. Do đó, nếu bạn nắm rõ thao tác với

các dãy ô, thì bạn sẽ tận dụng được tối đa thời gian làm

việc với Excel của bạn.

Địa chỉ một ô trong Excel được xác định bởi tiêu đề cột và

số thứ tự của dòng. Ví dụ, G3 là địa chỉ của ô đang nằm ở

dòng thứ 3 của cột G.

Một dãy ô trong bảng tính được xác định bằng địa chỉ của ô

ở góc trên bên trái của dãy và địa chỉ của ô góc dưới bên

phải của vùng, phân cách bởi dấu hai chấm (:). Ví dụ:

B5:H10 là địa chỉ của một dãy ô bắt đầu từ ô nằm ở dòng

thứ 5 của cột B cho đến ô nằm ở dòng thứ 10 của cột H.

Đặc biệt, địa chỉ của cả một cột hoặc dòng được xác định

bằng chính tên của cột (hay số thứ tự của dòng) đó, viết 2

lần và phân cách bởi dấu hai chấm (:) ở giữa. Ví dụ: B:B là

địa chỉ của cả cột B, 5:5 là địa chỉ của cả dòng 5.



Name Box

Name Box là ô nằm ở bên

trái của thanh Formular

bar, phía trên bên trái của

bảng tính . Bình

thường, Name Box sẽ hiển

thị địa chỉ của ô đang

được chọn hoặc địa chỉ

của ô đầu tiên của dãy ô đang được chọn.

Phiên bản nào của Excel cũng có Name Box, nhưng chỉ với

Excel 2007 trở lên, bạn mới có thể thay đổi kích cỡ của

Name Box. Nếu bạn không thể thấy hết tên của dãy hiện

hành (do nó dài quá), bạn di chuyển con trỏ chuột sang mép

phải của Name Box (ngay chỗ có một cái núm tròn lõm

xuống), con trỏ chuột sẽ biến thành một mũi tên hai đầu

nằm ngang, bạn chỉ việc nhấp và rê chuột qua lại để định

lại kích cỡ cho Name Box.

Cho dù bạn có thể dùng cả chuột lẫn bàn phím để chọn một

dãy, nhưng bạn sẽ thấy rằng dùng chuột thì dễ dàng hơn.

Tôi sẽ hướng dẫn một số phương pháp mà bạn có thể sử

dụng để chọn một dãy ô bằng chuột.

Chọn một dãy ô liên tục

Một dãy ô liên tục, hay một nhóm các ô liền kề nhau tạo

thành một hình chữ nhật, là loại dãy ô mà bạn thường sử

dụng nhất. Để chọn dãy ô liên tục bằng chuột, bạn làm theo

các bước sau đây:

Hình 31 – Name Box

BNTT


1. Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô muốn chọn

(thường người ta gọi ô này là ô neo, ô gốc), rồi nhấn

và giữ phím trái chuột.

2. Với phím trái chuột vẫn được nhấn, rê con trỏ chuột

đến ô dưới cùng bên phải của dãy ô muốn chọn. Bạn

sẽ thấy ô gốc được tô sáng lên, còn những ô mà bạn

kéo chuột đi ngang qua sẽ sẫm màu lại, đồng thời

trong ô Name Box sẽ hiển thị số cột và số hàng mà bạn

đã chọn .

3. Thả nút chuột ra, bạn đã chọn xong một dãy. Lúc này,

Name Box sẽ hiển thị địa chỉ của ô gốc.

Hình 32 – Đang khi bạn dùng chuột kéo chọn ô,

Name Box sẽ hiển thị số cột và số hàng mà bạn đã chọn

Những bước trên đây chỉ cho bạn cách để chọn một dãy ô

từ ô trên cùng bên trái đến ô dưới cùng bên phải. Tuy

nhiên, bạn không bắt buộc phải làm như vậy, nghĩa là bạn

có thể tự do chọn ô gốc và ô kết thúc (chẳng hạn từ ô dưới

cùng bên phải đến ô trên cùng bên trái, khi bạn chỉ có thể

nhìn thấy trên màn hình ô dưới cùng bên phải, còn ô trên

cùng bên trái thì không).



Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính

Bằng cách sử dụng những tiêu đề của cột và hàng, bạn sẽ

nhanh chóng chọn được một dãy ô là nguyên một cột hoặc

một hàng: Để chọn nguyên một cột, nhấn chuột vào tiêu đề

cột; để chọn nguyên một hàng: nhấn chuột vào tiêu đề

hàng.

Nếu bạn muốn chọn tất cả các cột hoặc các hàng (hay nói

cách khác, chọn toàn bộ bảng tính), bạn hãy nhấn vào nút

Select All, là nút nằm ở góc cao bên trái của một bảng tính

.

Hình 33 – Nhấn vào nút Select All để chọn cả bảng tính

Chọn một dãy ô liên tục với chế độ Extend

Bạn có thể sử dụng chế độ Extend của Excel thay cho cách

thông thường khi dùng chuột chọn một dãy ô liên tiếp hình

chữ nhật, theo những bước sau đây:

1. Chọn ô trên cùng bên trái của dãy ô muốn chọn.

2. Nhấn phím F8 để kích hoạt chế độ Extend (bạn sẽ thấy

chữ Extend Selection hiện lên ở Status Bar)

BNTT


3. Nhấp ô dưới cùng bên phải của dãy ô. Excel sẽ chọn

toàn bộ dãy ô đó.

4. Nhấn F8 lần nữa để tắt chế độ Extend.

Chọn một dãy không liên tục bằng chuột

Nếu các ô bạn muốn làm việc với chúng nằm rải rác trong

sheet, bạn phải kết hợp chúng thành một dãy không liên

tiếp. Bí quyết để xác định một dãy ô không liên tiếp là nhấn

phím Ctrl trong khi chọn các ô. Những bước sau đây sẽ giúp

bạn làm điều này:

1. Nhấp chọn ô hoặc dãy ô đầu tiên mà bạn muốn đưa

vào một dãy ô không liên tiếp nhau.

2. Nhấn và giữ phím Ctrl.

3. Nhấp chọn tiếp các ô hoặc các dãy ô hình chữ nhật

khác mà bạn muốn đưa thêm vào dãy ô không liên

tiếp đó.

4. Sau khi đã chọn đủ các ô hoặc các dãy ô, thả phím

Ctrl.

Khi chọn một dãy ô không liên tục, bạn không thể dùng

chức năng Extend. Và bạn phải thật cẩn thận khi xác định

các ô hoặc các dãy ô cần thêm vào. Một khi bạn đã nhấp

chọn thêm một ô hoặc một dãy ô mà thấy rằng mình đã

chọn sai, cách duy nhất để chọn lại là làm lại từ đầu.

Một số thủ thuật nâng cao khi dùng chuột để chọn dãy

Sau khi đã quét chọn một dãy ô liên tục, có thể bạn sẽ

nhận thấy mình chọn nhầm góc phải dưới cùng, và kết

quả là dãy ô quá lớn hoặc quá bé. Để sửa nó, bạn hãy



nhấn giữ phím Shift và nhấp vào đúng ô dưới cùng

bên phải (mà bạn muốn). Dãy ô sẽ tự động điều chỉnh.

Sau khi chọn một dãy ô lớn, bạn sẽ thường không còn

thấy được ô trên cùng bên trái (ô hiện hành) nữa, vì

bạn đã cuộn nó ra khỏi màn hình. Nếu bạn cần phải

thấy được ô hiện hành trước khi tiếp tục, bạn có thể

sử dụng các thanh cuộn (Scrollbars) để đưa nó vào

khung xem được, hoặc nhấn Ctrl+Backspace.

Bạn có bao giờ gặp những chuyện bực mình với con chuột

chưa? Nó không chạy, hoặc nó bị cả một đống giấy tờ đè

lên ở phía trên... Hay là, bạn dùng laptop mà không có

chuột rời, bạn đang ngồi bàn kiếng mà lại sử dụng một con

chuột quang không có tấm lót?... Làm thế nào để sử dụng

bàn phím mà chọn dãy ô? Bạn hãy làm theo những phần

sau đây, có thể bạn sẽ thích dùng bàn phím hơn là chuột.

Chọn một dãy ô liên tục

Để chọn dãy ô liên tục bằng bàn phím, bạn làm theo các

bước sau đây:

1. Dùng phím mũi tên để di chuyển đến ô trên cùng bên

trái của dãy ô muốn chọn (ô neo, ô gốc).

2. Nhấn và giữ phím Shift.

3. Dùng phím mũi tên (hoặc phím Page Up, Page Down

nếu dãy muốn chọn là một vùng lớn) để di chuyển

đến ô cuối cùng của dãy muốn chọn.

4. Thả phím Shift.

BNTT


Chọn một cột, một hàng, hay chọn cả bảng tính

Chọn nguyên một cột hoặc một hàng bằng bàn phím là một

việc rất đơn giản: Bạn chỉ cần dùng phím mũi tên để di

chuyển đến ô nằm trong cột hay hàng mà bạn muốn chọn,

sau đó nhấn Ctrl+Spacebar nếu bạn muốn chọn nguyên cả

một cột (có chứa ô hiện hành), hoặc nhấn Shift+Spacebar

nếu muốn chọn nguyên cả một hàng.

Để chọn cả bảng tính, còn dễ hơn nữa: bạn chỉ cần nhấn

Ctrl+A.

Chọn một dãy không liên tục

Để chọn một dãy ô không liên tục bằng bàn phím, bạn theo

những bước sau đây:

1. Chọn ô hoặc dãy ô đầu tiên mà bạn muốn đưa vào

một dãy ô không liên tiếp nhau.

2. Nhấn Shift+F8 để kích hoạt chế độ Add (bạn sẽ thấy

chữ Add hiện lên ở Status bar).

3. Chọn tiếp ô hoặc dãy ô mà bạn muốn thêm vào dãy ô

không liên tục.

Lập lại bước 2 và bước 3 cho đến khi nào bạn đã chọn xong

dãy ô không liên tục mà bạn muốn.

Một số thủ thuật nâng cao khi dùng bàn phím để chọn dãy

Nếu bạn muốn chọn một dãy ô liên tiếp có chứa dữ

liệu, có một cách dễ dàng hơn để chọn toàn bộ dãy ô

đó. Đầu tiên, di chuyển đến ô trên cùng bên trái của

dãy ô. Để chọn tiếp các ô gần kề ở bên dưới ô đó,

nhấn Ctrl + Shift + phím mũi tên xuống; để chọn tiếp



các ô ở bên phải của dãy đang chọn này, nhấn Ctrl +

Shift + phím mũi tên phải.

Nếu bạn chọn một dãy ô lớn, không nằm vừa trong

một màn hình, bạn có thể cuộn các ô được chọn bằng

cách kích hoạt phím Scroll Lock. Khi Scroll Lock đã

được bật, vùng được chọn sẽ giữ nguyên vẹn khi bạn

nhấn các phím mũi tên (hoặc Page Up, Page Down)

để cuộn qua cuộn lại các ô.

Khi bạn phải chọn những dãy ô rất lớn, bạn sẽ cảm thấy

mệt mỏi nếu chỉ dùng những cách thông thường bằng chuột

hoặc bằng bàn phím. Những khi như vậy, bạn nên sử dụng

lệnh GoTo của Excel.

Bình thường bạn hay dùng GoTo để nhảy nhanh đến một

địa chỉ ô hoặc tên của một dãy ô cụ thể, tôi sẽ hướng dẫn

bạn cách tận dụng tính năng này để chọn một dãy ô liên

tục:

1. Chọn ô trên cùng bên trái

của dãy ô.

2. Nhấn Ctrl+G. Hộp thoại

GoTo sẽ xuất hiện .

3. Nhập địa chỉ ô dưới cùng

bên phải của dãy muốn

chọn vào ô Reference.

4. Nhấn giữ phím Shift đồng

thời nhấn OK.

Trong trường hợp bạn chưa chọn ô đầu tiên của dãy, bạn có

thể nhập luôn tọa độ của dãy ô muốn chọn vào ô Reference.

Hình 34 – Hộp thoại GoTo

BNTT


Trong hộp thoại GoTo mà

tôi vừa trình bày ở trên,

bạn sẽ thấy có một nút

Special nằm ở góc dưới

bên trái. Đây là một trong

những tính năng rất hay

của Excel, nó cho phép

bạn chọn các dãy ô theo

nội dung của chúng, hoặc

theo những thuộc tính đặc

biệt khác, thay vì chỉ chọn theo vị trí của chúng như chúng

ta vẫn thường làm.

Khi nhấn vào nút Special trong hộp thoại GoTo, hoặc bạn

chọn Home Find & Select GoTo Special, hộp thoại GoTo

Special sẽ mở ra .

Chọn các ô theo loại nội dung

Hộp thoại GoTo Special chứa nhiều tùy chọn, nhưng chỉ có

bốn tùy chọn cho phép bạn chọn các ô theo loại nội dung

chứa trong chúng:

Comment: Chọn tất cả các ô có chứa chú thích.

Constant: Chọn tất cả các ô có chứa một hằng số

thuộc các loại được xác định bởi một hoặc nhiều

checkbox ở dưới tùy chọn Formulas.

Formulas: Chọn tất cả các ô có chứa công thức, mà

kết quả của nó thuộc các loại được xác định bởi một

hoặc nhiều checkbox sau đây:

Hình 35 – Hộp thoại Goto Special



- Number: Những ô chứa giá trị số

- Text: Những ô chứa giá trị text

- Logicals: Những ô chứa giá trị logic

- Errors: Những ô chứa giá trị lỗi

Blanks: Chọn tất cả các ô rỗng.

Chọn các ô liền kề nhau

Khi bạn cần chọn các ô liền kề với ô hiện hành, hộp thoại

GoTo Special cho bạn hai lựa chọn:

Current Region: Dùng để chọn một dãy ô hình chữ

nhật (bao gồm các ô không rỗng) liền kề với ô hiện

hành.

Current Array: Dùng để chọn tất cả các ô trong một

mảng (array) mà ô hiện hành là một phần tử trong

mảng đó.

Chọn các ô theo các điểm khác biệt

Excel cũng cho phép bạn chọn các ô bằng cách so sánh các

hàng hoặc các cột dữ liệu và chỉ chọn các ô có sự khác

nhau. Các bước sau đây hướng dẫn bạn cách thực hiện:

1. Chọn những hàng hoặc những cột mà bạn muốn so

sánh (bạn phải chắc chắn rằng ô hiện hành đang nằm

trong hàng hoặc cột có chứa những giá trị so sánh đó).

2. Mở hộp thoại GoTo Special và chọn một trong các tùy

chọn sau đây:

Row Differences: Lựa chọn này sử dụng dữ liệu

trong cột của ô hiện hành làm các giá trị so sánh,

và Excel sẽ chọn các ô trong các hàng tương ứng

có giá trị khác với giá trị so sánh.

BNTT


Column Differences: Lựa chọn này sử dụng dữ liệu

trong hàng của ô hiện hành làm các giá trị so sánh,

và Excel sẽ chọn các ô trong các cột tương ứng có

giá trị khác với giá trị so sánh.

Ví dụ, giả sử bạn có bảng tính như sau :

Hình 36

Người ta yêu cầu bạn như sau: Dò theo từng hàng, tìm và

xóa những giá trị trong các cột B, C, D mà không giống với

giá trị cho trước ở cột A. Chẳng hạn, hàng đầu tiên, bạn sẽ

phải xóa số 11 ở cột D, vì ở cột A là số 13; hàng thứ hai,

bạn sẽ phải xóa số 12 ở cột C, vì ở cột A là số 10... Đây là

lúc chúng ta có thể áp dụng tính năng ―Chọn các ô theo các

điểm khác biệt‖.

Đầu tiên, bạn chọn hết 4 cột số đó, rồi gọi hộp thoại GoTo

Special, và vì chúng ta sẽ so sánh dữ liệu theo từng hàng,

nên sẽ sử dụng tùy chọn Row Differences. Sau khi nhấn OK,

bạn sẽ có kết quả như hình 37, chỉ cần nhấn thêm phím

Delete là bạn đã hoàn thành yêu cầu.



Hình 37

Những tùy chọn khác của hộp thoại GoTo Special

Ngoài những tính năng mà tôi đã trình bày trên đây, hộp

thoại GoTo Special còn có một vài tùy chọn khác giúp bạn

cảm thấy dễ dàng hơn với việc chọn một ô hoặc dãy ô:

Last Cell: Chọn ô cuối cùng trong worksheet (ô nằm ở

góc dưới cùng bên phải) có chứa dữ liệu hoặc đã được

định dạng.

Visible Cells Only: Chỉ chọn những ô nào đang hiển

thị trên màn hình (không bị ẩn).

Conditional formats: Chỉ chọn những ô có chứa định

dạng theo điều kiện.

Data Validation (*): Chọn những ô có chứa quy tắc Data

Validation. Với tùy chọn này, nếu bạn chọn All, Excel

sẽ chọn tất cả các ô có chứa quy tắc Data Validation

trong bảng tính; nếu bạn chọn Same, Excel chỉ chọn

những ô có chứa cùng quy tắc Data Validation với ô

hiện hành.

(*)

Xem trang 130.

BNTT


Những phím tắt khi sử dụng GoTo Special

Tới đây, xem như bạn đã tìm hiểu tất cả các tính năng của

GoTo Special. Sau đây là một số phím tắt mà bạn có thể sử

dụng để gọi nhanh một số tùy chọn của GoTo Special mà

không cần phải mở hộp thoại GoTo Special:

Ctrl + * (Current Region) Chọn một dãy ô hình chữ

nhật (bao gồm các ô không rỗng) liền kề

với ô hiện hành.

Ctrl + /

(Current array) Chọn tất cả các ô trong một

mảng (array) mà ô hiện hành là một phần

tử trong mảng đó.

Ctrl + \

(Row differences) Sử dụng dữ liệu trong cột

của ô hiện hành làm các giá trị so sánh, và

Excel sẽ chọn các ô trong các hàng tương

ứng có giá trị khác với giá trị so sánh.

Ctrl + |

(Column differences) Sử dụng dữ liệu trong

hàng của ô hiện hành làm các giá trị so

sánh, và Excel sẽ chọn các ô trong các cột

tương ứng có giá trị khác với giá trị so

sánh.

Ctrl + End

(Last cell) Chọn ô cuối cùng trong

worksheet có chứa dữ liệu hoặc đã được

định dạng.

Alt + ; (Visible cells) Chọn những ô nào đang hiển

thị trên màn hình.



Sao chép (copy) giúp ta nhân bản một dãy ô đến một nơi

nào đó trong bảng tính và dữ liệu gốc còn nguyên, còn di

chuyển thì cũng như sao chép nhưng dữ liệu gốc sẽ được di

dời đến vị trí mới.

Để sao chép hay di chuyển, trước tiên bạn phải chọn dãy ô

cần sao chép hay di chuyển, sau đó có thể dùng nút lệnh

hoặc phím tắt để thực hiện:

Dùng Ribbon: Bạn sử dụng

nhóm lệnh đầu tiên bên trái

của Tab Home. Để sao chép,

bạn nhấn vào nút Copy, còn để

di chuyển, bạn nhấn vào nút

Cut .

Dùng phím tắt: Để sao chép, nhấn Ctrl+C; để di

chuyển, nhấn Ctrl+X. Nếu bạn đã sử dụng máy tính

với hệ điều hành Windows nhiều năm, có thể bạn sẽ

thấy rằng những cặp phím tắt này không chỉ áp dụng

cho Excel mà thôi, mà hầu như tất cả các phần mềm

chạy trên nền Windows đều có thể sử dụng cặp phím

tắt này để sao chép hay di chuyển một đối tượng nào

đó.

Tiếp theo, bạn chọn ô đầu tiên của vùng sẽ sao chép hay di

chuyển dãy ô đã chọn lúc ban đầu đến, rồi nhấn vào nút

lệnh Paste hoặc nhấn Ctrl+V.

Ngoài những cách trên, bạn cũng có thể sử dụng chuột để

sao chép hoặc di chuyển: Sau khi đã chọn dãy ô cần sao

chép hay di chuyển, nếu bạn giữ phím trái chuột và kéo dãy

ô đã chọn đến nơi khác, là bạn đã di chuyển dãy ô đã chọn.

Còn nếu bạn muốn sao chép chứ không phải là di chuyển,

Hình 38

BNTT


thì bạn nhấn thêm phím Ctrl trong khi giữ phím trái và di

chuyển chuột để kéo dãy ô đã chọn đến nơi khác.

Đôi khi bạn sẽ muốn dán nội dung đã sao chép với một số

chọn lọc nào đó, thì thay vì dùng lệnh Paste thông thường,

bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special.

Sau khi đã copy dãy ô cần sao chép (lưu ý: Paste Special

chỉ hoạt động với việc sao chép chứ không hoạt động với

việc di chuyển), bạn có thể gọi hộp thoại Paste Special bằng

nhiều cách:

- Right-click rồi chọn Paste Special

- Nhấn vào nút mũi tên nhỏ dưới nút lệnh Paste trong

Tab Home, rồi chọn Paste Special...

Hộp thoại Paste Special sẽ mở ra :

Hình 39

Tùy mục đích của bạn muốn chọn dán cái gì, bạn hãy nhấn

vào tùy chọn tương ứng:



All Dán tất cả

Formulas Chỉ dán giá trị và công thức, không

định dạng

Values Chỉ dán giá trị và kết quả của công

thức, không định dạng

Formats Chỉ dán định dạng, bỏ qua tất cả giá

trị và công thức

Comments Chỉ dán chú thích của các ô, bỏ qua tất

cả giá trí và công thức

Validation Chỉ dán các quy định xác thực dữ liệu

(Data Validation) cho vùng đích.

All using source

theme

Dán vào mọi thứ và dùng mẫu định

dạng từ vùng nguồn.

All except

borders

Dán vào mọi thứ và loại bỏ các khung

viền

Column widths Chỉ dán vào thông tin quy định chiều

rộng cột.

Formulas and

number formats

Dán vào giá trị, công thức và các định

dạng gốc của các con số, các định

dạng khác bị loại bỏ.

Values and

number formats

Dán vào giá trị, kết quả của công thức

và các định dạng gốc của các con số.

None Không kèm theo việc tính toán nào

trên dữ liệu sắp dán vào.

Add Cộng các giá trị của vùng nguồn vào

các ô tương ứng ở vùng đích.

Subtract Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ

BNTT


trừ đi các ô tương ứng của vùng

nguồn.

Multiply Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ

nhân với các ô tương ứng của vùng

nguồn.

Divide Các ô mang giá trị của vùng đích sẽ

chia cho các ô tương ứng của vùng

nguồn.

Skip blanks Không dán đè các ô rỗng ở vùng

nguồn vào ô có giá trị ở vùng đích.

Transpose Dán vào và đảo dòng thành cột hoặc

ngược lại.

Paste Link Dán vào và tham chiếu ô đích đến ô

nguồn.

Nếu bạn thường xuyên

sử dụng Paste Special

với những tùy chọn

Paste Formulas, Paste

Value, Paste No Border,

Paste Transpore và

Paste Link, bạn chỉ cần

nhấn vào mũi tên nhỏ

dưới nút Paste trong

Tab Home ,

Excel 2007 đã để sẵn

cho bạn những lệnh này

trên Ribbon. Hình 40



Sao chép, di chuyển, Paste Special một dãy ô bằng phím phải chuột

Từ thời Excel 2003, Excel đã có chức năng dùng phím phải

chuột để sao chép, di chuyển hoặc Paste Special một dãy ô,

mà không cần phải thêm bất cứ thao tác nào khác, kể cả

việc mở hộp thoại Paste Special. tuy nhiên ít người biết sử

dụng nó, mặc dù nó rất đơn giản:

Sau khi chọn dãy ô cần sao chép, bạn hãy rà chuột tới một

một trong bốn mép của dãy ô đang được chọn, sao cho con

trỏ chuột biến thành một mũi tên có 4 đầu, rồi nhấn nút

phải chuột (nhớ là nút phải, chứ không phải nhấn nút trái)

và rê dãy ô đó tới nơi cần dán vào và thả nút phải chuột ra.

Ngay khi bạn vừa thả nút phải chuột,

một shortcut menu sẽ xuất hiện

với những lệnh như sau:

Move Here: Di chuyển dãy ô đã

chọn đến đây.

Copy Here: Sao chép dãy ô đã

chọn đến đây.

Copy Here as Values Only: Chỉ

sao chép giá trị của dãy ô đã chọn

đến đây.

Copy Here as Formats Only: Chỉ sao chép định dạng

của dãy ô đã chọn đến đây.

Link Here: Tạo liên kết với dãy ô đã chọn tại đây.

Create Hyperlink Here: Tạo một siêu liên kết với dãy

ô đã chọn tại đây.

Shift Down and Copy: Đẩy dữ liệu hiện có xuống phía

dưới rồi sao chép dãy ô đã chọn đến đây.

Hình 41

BNTT


Shift Right and Copy: Đẩy dữ liệu hiện có sang bên

phải rồi sao chép dãy ô đã chọn đến đây.

Shift Down and Move: Đẩy dữ liệu hiện có xuống phía

dưới rồi di chuyển dãy ô đã chọn đến đây.

Shift Right and Move: Đẩy dữ liệu hiện có sang bên

phải rồi di chuyển dãy ô đã chọn đến đây

Thêm chú thích vào các ô giúp cho việc hiệu chỉnh và hiểu

thông tin mà ô đang chứa được rõ ràng hơn.

Để thêm chú thích cho một ô, bạn chọn ô đó, right-click và

chọn Insert Comment, hoặc chọn Review Comments

New Comment , rồi nhập chú thích vào.

Hình 42 – Thêm chú thích cho ô

Để đọc chú thích, bạn chỉ cần rê chuột lên ô có chú thích.

Để sửa nội dung của chú thích, bạn right-click vào ô cần

sửa chú thích và chọn Edit Comment. Hoặc chọn Review

Comments Edit Comment

Để xóa chú thích, bạn right-click vào chọn ô cần xóa chú

thích, chọn Delete Comment. Hoặc chọn Review

Comments Delete



Xóa hoàn toàn một dãy ô

Khi bạn muốn xóa hẳn một dãy ô ra khỏi bảng tính, nghĩa

là vĩnh viễn không muốn thấy nó nữa, cả nội dung lẫn định

dạng và tất cả những gì liên quan đến dãy ô này, sau khi

chọn nó, hãy right-click và chọn lệnh Delete (đừng nhầm

lẫn với việc nhấn nút Delete trên bàn phím). Hoặc chọn

Home Editing Delete Delete Cells...

Một hộp thoại nhỏ sẽ hiện ra :

Shift cells left: Sau khi xóa dãy

ô đang chọn thì kéo những ô

bên phải của dãy ô đó qua (thay

vào chỗ của nó).

Shift cells up: Sau khi xóa dãy ô

đang chọn thì kéo những ô bên

dưới của dãy ô đó lên (thay vào

chỗ của nó).

Entire row: Xóa hoàn toàn những hàng đang chứa dãy

ô đang được chọn (và kéo vùng dữ liệu ở bên dưới

lên, nếu có).

Entire column: Xóa hoàn toàn những cột đang chứa

dãy ô đang được chọn (và kéo vùng dữ liệu ở bên phải

qua, nếu có).

Xóa hoàn toàn một cột, một hàng

Xóa nguyên một cột (hoặc dòng) khỏi bảng tính rất đơn

giản, bạn quét chọn những cột (hoặc dòng) mà bạn muốn

xóa, right-click và chọn Delete.

Hoặc chọn Home Editing Delete Delete Row (Delete

Column).

Hình 43

BNTT


Làm sạch một dãy ô, một cột, một hàng

Khi bạn chỉ muốn xóa những thành phần nào đó của một

dãy ô (hay một cột, một hàng) nhưng dãy ô này vẫn còn đó,

thì sau khi chọn dãy ô, bạn chọn Home Editing Clear

.

Hình 44 – Nút lệnh Clear

Một menu phụ sẽ mở ra cho bạn chọn lựa:

Clear All: Xóa tất cả (nội dung, định dạng, chú

thích...)

Clear Formats: Chỉ xóa định dạng.

Clear Contents: Chỉ xóa nội dung.

Clear Comments: Chỉ xóa những chú thích.

Ghi chú: Nếu chỉ cần xóa nội dung mà thôi, thì sau khi

chọn dãy ô (hoặc nguyên một cột, một hàng) cần xóa, bạn

chỉ cần nhấn phím Delete trên bàn phím, hoặc right-click và

chọn Clear Contents.

Chúng ta có thể chèn thêm các ô vào bên trái hoặc bên trên

của ô hiện hành trong worksheet và dịch chuyển các ô đang

chọn qua phải hoặc xuống dưới. Tương tự, chúng ta có thể

chèn thêm các dòng bên trên, chèn thêm các cột vào bên

trái. Có nhiều cách để chèn thêm ô, dòng hoặc cột trống



vào bảng tính, nhưng với mọi phiên bản Excel, cách làm

nhanh nhất là dùng phím phải chuột (right-click).

Để chèn thêm cột (hoặc dòng) trống vào bảng tính, bạn

phải quét chọn các cột (hoặc dòng) mà bạn sẽ chèn thêm

cột (hoặc dòng) trống vào thế chỗ cho nó, right-click và

chọn Insert. Hoặc chọn Home Editing Insert Insert

Sheet Row / Insert Sheet Column.

Hình 45 – Nút lệnh Insert

Để chèn thêm các ô trống vào bảng tính, bạn chọn các ô mà

bạn sẽ chèn các ô trống vào thế chỗ cho nó, right-click và

chọn Insert, Insert Sheet Row. Hoặc chọn Home Editing

Insert Insert Cell... Hộp thoại Insert sẽ hiện ra cho bạn

chọn :

Shift cells right: Đẩy những ô

đang được chọn sang bên phải

và chèn các ô trống vào.

Shift cells down: Đẩy những ô

đang được chọn xuống phía

dưới và chèn các ô trống vào.

Chúng ta có thể quy định độ rộng cho cột từ 0 đến 255, đây

chính là số ký tự có thể hiển thị trong một dòng. Độ rộng

Hình 46

BNTT


mặc định của cột là 8.43 ký tự, khi độ rộng là 0 thì cột được

ẩn đi.

Tương tự, chiều cao của dòng quy định từ 0 đến 409, đây là

đơn vị đo lường bằng point (1 point = 1/72 inch). Chiều cao

mặc định của dòng là 15 point, khi chiều cao là 0 thì dòng

bị ẩn đi.

Có nhiều cách để điều chỉnh kích thước của dòng, cột:

dùng chuột, gọi lệnh từ Ribbon hoặc từ shortcut menu.

Dùng chuột để điều chỉnh bằng tay

Cách dễ nhất là bạn rà chuột vào cạnh bên phải của

tiêu đề cột hoặc cạnh dưới của số thứ tự chỉ dòng. Khi

con trỏ chuột có hình dạng một mũi tên có 2 đầu và

một vạch đen ở giữa, thì bạn nhấn chuột và kéo qua

kéo lại (hoặc kéo lên kéo xuống) để điều chỉnh kích

thước của cột hoặc dòng.

Cũng với thao tác này, nhưng thay vì nhấn chuột và

kéo, nếu bạn double-click, Excel sẽ tự động điều

chỉnh kích thước của cột hoặc dòng cho vừa với nội

dung đang chứa trong đó (Auto Fit).

Trong trường hợp bạn muốn điều chỉnh một số cột

nào đó để chúng có kích thước bằng nhau, bạn hãy

chọn những cột này, sau đó chỉ cần dùng chuột để

điều chỉnh kích thước cho một cột, các cột còn lại sẽ

tự động điều chỉnh theo. Với các dòng cũng vậy. Và

bạn cũng có thể điều chỉnh kích thước cho tất cả các

cột (các hàng) trong cả bảng tính có chung một kích

thước bằng cách chọn nguyên cả bảng tính trước khi

điều chỉnh kích thước một cột (dòng) nào đó.



Dùng lệnh Format Cells trên Ribbon

Khi bạn cần nhập một kích thước chính xác cho các cột

(hoặc dòng), bạn nên sử dụng hộp thoại nhập kích thước,

bằng cách chọn Home Cells Format . Khi dùng

cách này, bạn không cần phải chọn trước nguyên một cột

(hoặc một dòng), mà chỉ cần nhấp chọn một hoặc nhiều ô

nằm trong những cột (hoặc những dòng) mà bạn muốn thay

đổi kích thước.

Một menu phụ sẽ mở ra, bạn chỉ

cần quan tâm đến những lệnh

sau:

Row Height...: Điều chỉnh

chiều cao cho dòng. Một

hộp thoại nhỏ sẽ mở ra để

bạn nhập kích thước vào

đó .

AutoFit Row Height: tự

động điều chỉnh chiều cao

dòng cho phù hợp với nội

dung bên trong.

Column Width...: Điều chỉnh chiều rộng cho cột. Một

hộp thoại nhỏ sẽ mở ra để bạn nhập kích thước vào đó

.

AutoFit Column Width: tự động điều chỉnh chiều rộng

cợt cho phù hợp với nội dung bên trong.

Hình 47

BNTT


Default Width: Chọn lệnh này khi bạn muốn quy định

lại chiều rộng mặc định cho tất cả các cột trong bảng

tính.

Sử dụng shortcut menu

Bạn cũng có thể gọi hộp thoại để nhập kích thước chính

xác cho những các cột hoặc các dòng . Bạn chỉ cần

quét chọn những cột (hoặc những dòng) cần điều chỉnh

kích thước, right-click rồi chọn Column Width... hoặc Row

Height..., nhập kích thước vào hộp thoại mở ra, rồi nhấn OK.

Hình 48 – Nhập kích thước cho dòng và cột

Trong quá trình làm việc với bảng tính, chắc chắn sẽ có lúc

bạn muốn ẩn bớt đi một số cột hoặc một số dòng nào đó.

Hoặc cũng có lúc bạn sẽ muốn xem những cột và dòng đã

bị ẩn đi trong một bảng tính có cái gì trong đó. Phải làm thế

nào?

Ẩn dòng, cột

Trong mục điều chỉnh kích thước dòng và cột ở trên, tôi đã

nói đến lệnh Format (nhóm Cells, Tab Home). Trong menu

con của lệnh này, nếu nhấn vào lệnh Hide & Unhide ,

bạn sẽ thấy một menu nhỏ hơn mở ra với những lệnh như

sau:

Hide Rows: Ẩn những dòng đang chọn.

Hide Colums: Ẩn những cột đang chọn.



Hình 49 – Chọn lệnh Hide & Unhide trên Ribbon

Muốn ẩn cột hoặc dòng nào, bạn chọn những cột (dòng) đó

rồi chọn lệnh tương ứng. Bạn có thể ẩn bao nhiêu cột hoặc

bao nhiêu dòng cũng được, nhưng phải để lại trong bảng

tính ít nhất 1 ô còn thấy được.

Có một cách nhanh hơn cách gọi lệnh từ Ribbon, và có thể

áp dụng với bất kỳ phiên bản Excel nào: đó là sau khi chọn

những cột (dòng) muốn ẩn, bạn right-click và chọn Hide từ

shortcut menu.

Hiện những dòng, cột đã bị ẩn

Nếu những dòng, cột bị ẩn không phải là những dòng, cột

đầu tiên trong bảng tính, thì việc cho hiện ra chúng cũng

đơn giản như việc làm ẩn chúng.

Với các cột, bạn quét chọn hai cột ở hai bên của cột đang bị

ẩn, rồi chọn Home Cells Format Hide & Unhide

Unhide Colums. Với các dòng, bạn quét chọn hai dòng ở

BNTT


trên và dưới của dòng đang bị ẩn, rồi chọn Home Cells

Format Hide & Unhide Unhide Rows.

Hoặc nhanh hơn, sau khi quét chọn, bạn right-click và chọn

Unhide.

Tuy nhiên, khi các dòng, cột đang bị ẩn là những dòng, cột

đầu tiên hoặc cuối cùng trong bảng tính, thì việc cho hiện

ra chúng hơi phức tạp hơn một chút. Vì chúng sẽ nằm ở

những biên của bảng tính, nên bạn sẽ không thể chọn hai

cột hai bên hoặc hai dòng ở bên trên và bên dưới như tôi

vừa nói ở trên. Với những trường hợp này, bạn phải khéo

léo một chút.

Ví dụ, cột A đang bị ẩn, và bạn muốn làm hiện nó ra. Bạn

làm như sau:

1. Chọn cột B.

2. Nhấn và rê chuột sang bên trái, giống như là đang

chọn cả cái cột chứa tiêu đề các dòng.

3. Thả chuột ra (cột B vẫn đang được chọn).

4. Di chuyển mũi tên của con chuột vào trong cột B.

5. Right-click rồi chọn Unhide. Cột A sẽ hiện ra.

Trong trường hợp cột bị ẩn nằm ở mép bên phải của bảng

tính, thì bạn cũng làm như vậy, nhưng ở bước 2, thay vì

nhấn và rê chuột sang trái, bạn nhấn và rê sang phải (cho

dù chỗ đó chẳng còn cột nào nữa hết mà chỉ là một khoảng

không).

Với những dòng nằm ở mép trên cùng hoặc dưới cùng của

bảng tính, cách làm cũng tương tự như trên. Ví dụ, dòng 1

và dòng 2 đang bị ẩn, và bạn muốn chúng hiện ra lại:

1. Chọn dòng 3.



2. Nhấn và rê chuột sang lên trên, giống như là đang

chọn cả cái dòng chứa tiêu đề các cột.

3. Thả chuột ra (dòng 3 vẫn đang được chọn).

4. Di chuyển mũi tên của con chuột vào trong dòng 3.

5. Right-click rồi chọn Unhide. Dòng 1 và 2 sẽ hiện ra.

Trong trường hợp dòng bị ẩn nằm ở dưới cùng của bảng

tính, thì bạn cũng làm như vậy, nhưng ở bước 2, thay vì

nhấn và rê chuột lên phía trên, bạn nhấn và rê xuống dưới

(cho dù chỗ đó chẳng còn dòng nào nữa hết mà chỉ là một

khoảng không).

Có một cách nhanh hơn để làm xuất hiện hết tất cả những

dòng và những cột đang bị ẩn:

Bạn hãy chọn toàn bộ bảng tính, sau đó rà chuột vào bất kỳ

cạnh nào của tiêu đề cột, nhấn vào kéo nhẹ một cái (giống

như khi bạn điều chỉnh độ rộng cột), những cột bị ẩn sẽ

hiện ra; hoặc để những dòng bị ẩn sẽ hiện ra, bạn rà chuột

vào bất kỳ cạnh nào của tiêu đề dòng, nhấn vào kéo nhẹ

một cái (giống như khi bạn điều chỉnh độ cao của dòng).

Tuy nhiên, cách này có một nhược điểm là sau khi bạn làm

như vậy thì tất cả các cột (hoặc các dòng) sẽ có cùng một

kích thước, điều đó có nghĩa là những định dạng, trình bày

của bảng tính sẽ không còn giống như cũ nữa.

Chắc hẳn bạn đã biết lệnh Merge & Center trong Excel

2003. Khi bạn nhấn chọn nhiều ô và chọn lệnh này, thì các

ô đã chọn sẽ ghép lại thành một ô duy nhất, và dữ liệu

trong đó thì được canh giữa.

BNTT


Hình 50 – Merge & Center trong Excel 2007

Chọn Home Alignment Merge & Center, sẽ có một menu

nhỏ mở ra với các tùy chọn như sau:

Nếu bạn muốn trộn và canh giữa dữ liệu (giống Excel

2003) thì chọn lệnh Merge & Center.

Nếu bạn chỉ muốn trộn ô, nhưng vẫn giữ nguyên định

dạng của dữ liệu (không canh giữa) thì chọn lệnh

Merge Across hoặc Merge Cells.

Lệnh Unmerge Cells dùng để trả lại vị trí bình thường

cho những ô đang được trộn.

Một khi đã ghép/trộn lại, những ô này sẽ mang một địa chỉ

duy nhất là địa chỉ của ô trên cùng bên trái của dãy ô được

trộn. Và nếu như trong dãy ô sẽ trộn có nhiều ô chứa dữ

liệu, Excel chỉ giữ lại dữ liệu của ô đầu tiên tính từ trái sang

và từ trên xuống. Do đó bạn phải hết sức cẩn thận trước khi

quyết định trộn một số ô nào đó.

Nhấn Ctrl+1 gọi hộp thoại Format Cells, bạn sẽ thấy có hai

Tab chuyên dùng để kẻ khung và tô màu cho các ô, giống

như đã có ở Excel 2003, đó là Tab Border và Fill (là Tab

Patterns trong Excel 2003).



Để kẻ khung

cho các ô, bạn

chọn Tab Border

, sau đó

chọn loại đường

kẻ trong danh

sách các Styles,

chọn màu cho

đường kẻ ở

danh sách Color,

sau đó nhấn vào

những vị trí sẽ

kẻ khung trong

hai nhóm Presets và Borders ở bên tay phải.

Để tô màu cho các ô, bạn chọn Tab Fill , chọn màu

trong nhóm Background Color nếu muốn tô một màu đơn

cho ô. Bảng màu trong Excel 2007 phong phú hơn Excel

2003 nhiều, do đó có thể sẽ có một màu nào đó sẽ không

hiển thị đúng nếu

bạn dùng Excel

2003 để mở một

bảng tính được tô

màu bằng Excel

2007. Nếu muốn áp

dụng những mẫu tô

cho ô, bạn chọn

mẫu trong danh

sách các Pattern

Style và chọn màu

cho mẫu trong

Pattern Color.

Ngoài việc tô màu

Hình 51

Hình 52

BNTT


đơn và các mẫu (Pattern) như Excel 2003, ở Excel 2007

còn có Fill Effects... dùng để tạo những hiệu ứng đẹp hơn

cho các ô .

Hình 53

Ngoài việc dùng chuột cuộn các thanh cuộn ngang và dọc,

hoặc dùng các phím mũi tên, bạn nên biết những phím tắt

dùng để di chuyển ô hiện hành đến một nơi nào đó trong

bảng tính như trong bảng sau đây, để giúp cho việc di

chuyển được nhanh hơn.

hoặc Tab Sang bên phải một ô

hoặc Shift + Tab Sang bên trái một ô

Lên phía trên một ô

Xuống phía dưới một ô



Home Nhảy đến cột A (nhưng vẫn

nằm trong hàng hiện hành)

Ctrl + Home Nhảy đến ô A1 (ô đầu tiên)

Ctrl + End Nhảy đến ô có chứa dữ liệu sau

cùng trong worksheet

Alt + Page Up Sang trái một màn hình

Alt + Page Down Sang phải một màn hình

Page Up Lên trên một màn hình

Page Down Xuống dưới một màn hình

F5 Mở hộp thoại Go To

End + hoặc Ctrl + Nhảy đến ô bên phải đầu tiên

mà trước hoặc sau nó là ô trống

End + hoặc Ctrl + Nhảy đến ô bên trái đầu tiên

mà trước hoặc sau nó là ô trống

End + hoặc Ctrl + Lên ô phía trên đầu tiên mà

trên hoặc dưới nó là ô trống

End + hoặc Ctrl + Xuống ô phía dưới đầu tiên mà

trên hoặc dưới nó là ô trống

Ctrl + Page Up Di chuyển đến Sheet phía trước

Sheet hiện hành

Ctrl + Page Down Di chuyển đến Sheet phía sau

Sheet hiện hành

***

BNTT

Chương 3 – Sử dụng tên cho dãy ô 79

3

Sử dụng tên cho dãy ô

Mặc dù bạn vẫn có thể làm việc với các dãy ô lớn bằng

cách sử dụng địa chỉ của nó, nhưng có một số khuyết điểm

khi sử dụng các tọa độ của một dãy:

- Bạn không thể làm việc với nhiều hơn một tập hợp

dãy ô trong một lần. Mỗi lần bạn muốn sử dụng một

dãy ô, bạn phải định nghĩa lại tọa độ của nó.

- Ký hiệu dãy không trực giác. Để biết một công thức

chẳng hạn như =SUM(E6:E10) đang cộng những giá trị

gì, bạn phải xem chính dãy đó mới biết.

http://www.1vs.vn



- Một sai sót nhỏ trong việc định nghĩa các tọa độ dãy ô

có thể dẫn đến kết quả tệ hại, nhất là khi bạn xóa một

dãy ô.

Bạn có thể khắc phục những vấn đề trên bằng cách sử dụng

tên cho dãy (range name), là các tên được gán cho một ô

hoặc một dãy ô. Với một tên đã được định nghĩa, bạn có

thể sử dụng nó thay thế cho các tọa độ dãy. Ví dụ, để đưa

một dãy ô vào công thức, bạn sử dụng tên của dãy ô đó

thay vì chọn nó hoặc nhập tọa độ của nó.

Bạn có thể tạo bao nhiêu tên dãy tùy thích và thậm chí bạn

có thể gán nhiều tên cho cùng một dãy ô.

Các tên dãy làm cho các công thức trực giác và dễ đọc. Ví

dụ, việc gán tên DSo_8 vào một dãy, chẳng hạn như

E6:E10, sẽ làm rõ ngay mục đích của một công thức, chằng

hạn như =SUM(DSo_8) nghĩa là tổng doanh số của tháng 8.

Các tên dãy cũng tăng tính chính xác của các phép tính với

dãy ô bởi vì bạn không cần phải nhớ tọa độ của dãy ô đó

nữa.

Ngoài ra, sử dụng tên cho dãy còn có nhiều ưu điểm sau

đây:

- Các tên dễ nhớ hơn các tọa độ dãy.

- Các tên không thay đổi khi bạn di chuyển một dãy

sang một chỗ khác trong bảng tính.

- Các dãy được đặt tên tự động điều chỉnh bất cứ khi

nào bạn chèn hoặc xóa các hàng, hoặc các cột, trong

dãy.

- Các tên làm cho dễ định hướng một bảng tính hơn.

Bạn có thể sử dụng lệnh GoTo để nhảy nhanh đến một

dãy đã được đặt tên.

BNTT


Các tên dãy có thể hoàn toàn linh hoạt, nhưng bạn cần tuân

theo một vài giới hạn và quy tắc sau đây:

Tên chỉ có thể có tối đa 255 ký tự.

Tên phải bắt đầu với một chữ cái hoặc ký tự gạch

dưới ( _ ). Đối với phần còn lại của tên, bạn có thể sử

dụng bất kỳ ký tự nào (chữ, số, symbol) ngoại trừ

khoảng trắng. Đối với các tên có nhiều từ, bạn nên

tách các từ bằng dấu gạch dưới (ví dụ, So_Tai_Khoan)

hoặc bằng cách dùng chữ hoa chữ thường (ví dụ,

SoTaiKhoan), vì Excel không phân biệt chữ thường và

chữ hoa khi bạn sử dụng tên dãy trong bảng tính.

Không sử dụng các địa chỉ ô (chẳng hạn như Q1) hay

bất kỳ ký hiệu toán tử nào (+, -, *, /, <, >, và &) bởi vì

những ký hiệu này có thể gây rắc rối cho bạn, nhất là

khi sử dụng tên dãy trong công thức.

Để làm cho việc nhập tên dãy dễ dàng hơn, và nhanh

hơn, bạn nên cố gắng đặt tên cho dãy càng ngắn càng

tốt nhưng vẫn giữ được ý nghĩa của chúng. Ví dụ:

TSoLN_07 thì dễ nhớ và cũng dễ nhập vào công thức

hơn là Tong_So_Loi_Nhuan_Nam_2007, và (có lẽ) dễ

hiểu hơn TSLN07.

Không sử dụng các tên có sẵn của Excel. Những tên

đó là: Auto_Activate, Auto_Close, Auto_Deactivate,

Auto_Open, Consolidate_Area, Criteria, Data_Form,

Database, Extract, FilterDatabase, Print_Area,

Print_Titles, Recorder, và Sheet_Title.



Mặc dù bạn hoàn toàn có thể đặt tên cho dãy bằng

tiếng Việt có dấu, tuy nhiên, đây là điều không nên

làm, để tránh nhiều rắc rối xảy ra sau này cũng như để

đơn giản hóa các tên dãy.

Có nhiều cách để đặt tên cho một dãy ô:

Sử dụng Name Box đặt tên cho một dãy

Đặt tên cho một dãy ô bằng Name Box là cách dễ nhất. Bạn

chỉ cần chọn dãy ô muốn đặt tên, gõ tên cho nó vào trong

Name Box và nhấn Enter.

Sử dụng hộp thoại New Name để đặt tên cho một dãy

Sử dụng Name Box để đặt tên cho dãy thì nhanh và trực

giác. Tuy nhiên, nó có hai khuyết điểm nhỏ (nhưng gây

không ít phiền toái) sau đây:

- Nếu bạn cố đặt một tên trùng với tên đã có, Excel sẽ

chọn ngay dãy đã mang cái tên kia (là cái tên đã có).

Điều này có nghĩa là bạn phải làm lại từ đầu, chọn lại

dãy và nhập vào một tên khác.

- Nếu bạn chọn dãy, mà vô ý chọn không chính xác, và

đã đặt tên cho nó, Excel sẽ không cho bạn bất kỳ cách

thức trực tiếp nào để sửa lại tọa độ của dãy hoặc xóa

nó để làm lại.

Để giải quyết hai vấn đề trên, bạn cần sử dụng hộp thoại

New Name. Hộp thoại này có những ưu điểm sau đây:

- Nó hiển thị một danh sách đầy đủ các tên đã có (đã

được định nghĩa), do dó khả năng nhập trùng tên sẽ

giảm đi.

BNTT


- Dễ dàng sửa lại tọa độ của dãy nếu như bạn vô ý chọn

không đúng.

- Bạn có thể xóa một tên dãy đã có.

Các bước sau đây hướng dẫn cách đặt tên cho một dãy

bằng cách sử dụng hộp thoại New Name:

1. Chọn dãy mà bạn muốn đặt tên.

2. Right-click vào vùng chọn và chọn Name a Range...

Hoặc chọn Formulas Defined Names Define

Name Define Name... Hộp thoại New Name sẽ mở ra

.

Hình 54 – Hộp thoại New Name

3. Nhập tên mà bạn muốn đặt cho dãy vào khung Name.

4. Sử dụng danh sách Scope để chọn phạm vi mà tên dãy

này có ảnh hưởng đến. Mặc định, nó sẽ là Workbook

(toàn bảng tính). Chức năng này chỉ có trong Excel

2007, những phiên bản về trước chưa có. Tôi sẽ nói

kỹ hơn về Scope trong phần sau (*)

.

5. Nhập một vài mô tả hoặc ghi chú về dãy này trong

khung Comment. Những mô tả hoặc ghi chú này sẽ

xuất hiện khi bạn sử dụng tên dãy trong công thức.

(*)

Xem trang 88: Thay đổi phạm vi ảnh hưởng của tên dãy trong bảng tính.



Chức năng này cũng chỉ có trong Excel 2007, những

phiên bản về trước chưa có.

6. Nếu tọa độ của dãy (tự động nằm trong ô Refers to)

không chính xác, bạn có thể sử dụng một trong hai

cách sau để sửa nó:

- Nhập lại tọa độ đúng (bắt đầu với một dấu =).

- Nhấp cái nút nhỏ ở ngoài cùng bên phải khung

Refers to (có mũi tên nhỏ màu đỏ) để quay ra

bảng tính và chọn lại dãy cho chính xác; sau khi

chọn xong thì nhấp vào cái nút nhỏ (cũng ở

ngoài cùng bên phải) để quay về hộp thoại New

Name.

Lưu ý: Nếu bạn cần di chuyển bên trong khung Refers

to bằng các phím mũi tên, trước tiên hãy nhấn phím

F2 để Excel biết là bạn muốn sửa trực tiếp; nếu

không, Excel sẽ nghĩ rằng bạn đang muốn dùng

phím mũi tên để chọn một ô nào đó ngoài bảng tính

(bạn sẽ thấy nội dung trong khung Refers to tự

động hay đổi, mà thường là không phải là cái bạn

muốn).

7. Nhấn OK để quay về bảng tính.

Sử dụng tiêu đề của hàng hay cột để đặt tên cho dãy

Giả sử bạn có một vùng dữ liệu đang có sẵn những tiêu đề

cột và hàng như hình 55. Bây giờ bạn muốn đặt tên cho

một hàng trong vùng dữ liệu này, mà muốn cái tên của

hàng này chính là tiêu đề của hàng đó. Excel có khả năng

tự sử dụng những tiêu đề có sẵn trong một vùng dữ liệu để

làm tên dãy. Bạn chỉ cần theo những bước sau đây:

1. Chọn dãy mà bạn muốn đặt tên, bao gồm cả ô chứa

tiêu đề mà bạn muốn sử dụng làm tên cho dãy. Ví dụ,

BNTT


tôi sẽ chọn khối ô B10:F10, để đặt tên cho dòng Văn

phòng phẩm.

Hình 55

2. Nhấn Ctrl + Shift + F3. Hoặc chọn Formulas Defined

Names Create Names from Selection. Excel sẽ hiển

thị hộp thoại Create Names from Selection .

3. Excel sẽ đoán ô chứa

tên tiêu đề mà bạn

muốn dùng làm tên cho

dãy nằm ở vị trí nào và

tự động đánh sẵn dấu

chọn vào mục tương

ứng:

- Top row: ô nằm trong

hàng trên cùng

- Left Column: ô nằm ở cột ngoài cùng bên trái

- Bottom row: ô nằm ở hàng dưới cùng\

- Right Column: ô nằm ở cột ngoài cùng bên phải

Trong ví dụ này, Excel chọn sẵn Left Column, vì ở

bước 1 tôi đã chọn dãy ô là một hàng. Nếu đây không

phải là vị trí mà bạn muốn chọn, bạn chỉ việc hủy

chọn nó và đánh dấu vào mục nào thích hợp.

Hình 56



4. Nhấn OK.

Vậy là xong. Chắc chắn bạn sẽ có một tên dãy là

Văn_phòng_phẩm, đại diện cho dãy ô C10:F10.

Khi đặt tên cho dãy bằng cách này, bạn đừng lo là bị giới

hạn chỉ được chọn một cột hoặc một hàng. Bạn có thể chọn

các dãy chứa nhiều tiêu đề hàng lẫn tiêu đề cột, và Excel sẽ

sẵn lòng gán tên vào mỗi hàng và mỗi cột, có nghĩa là chỉ

với một lần chọn, bạn có thể đặt tên cho một loạt dãy.

Ví dụ, tôi chọn dãy B5:F10 và gọi hộp thoại Create Names

from Selection, nó sẽ xuất hiện với các đánh dấu có sẵn ở

Top Row và Left Column.

Hình 57 – Sử dụng tiêu để cột và hàng để đặt tên cho dãy

Tôi nhấn OK mà không sửa gì cả trong trường hợp này.

Vậy mà tôi đã tạo được môt lúc 10 tên dãy, 4 cái theo cột

(Tháng_1, Tháng_2, Tháng_3, Cộng) và 5 cái theo hàng

(Quảng_cáo, Thuế, Kho_hàng, Lương, Văn_phòng_phẩm).

Ở trên, tôi nói rằng tạo được 10 tên dãy, mà chỉ mới liệt kê

có 9, vậy cái thứ 10 ở đâu? Vâng, khi bạn sử dụng phương

pháp này để tạo tự động các tên, Excel sẽ xử lý đặc biệt ô

trên cùng bên trái của dãy được chọn, và nó sẽ sử dụng nội

dung trong ô này (nếu có) làm tên cho cả dãy. Bạn xem lại

hình trên, ô trên cùng bên trái của dãy B5:F10 là ô B5, đang

BNTT


chứa chữ CHI PHÍ 2007. Sau khi tôi nhấn OK, tên dãy thứ 10

mà tôi có chính là CHI_PHÍ_2007, với tọa độ là C6:F10.

Một trong những cách tốt nhất để làm cho các bảng tính dễ

hiểu hơn, là định nghĩa tên cho các giá trị hằng số. Ví dụ,

nếu bảng tính của bạn sử dụng một biến đổi lãi suất trong

một số công thức nào đó, bạn có thể định nghĩa một hằng

số có tên là Rate (lãi suất), và sử dụng tên này trong công

thức để làm cho chúng dễ đọc hơn. Bạn có thể làm theo

một trong hai cách sau:

Dành riêng một vùng trong bảng tính làm nơi chứa

các hằng số và đặt tên cho từng ô riêng lẻ. Ví dụ, hình

58 là một bảng tính có hai hằng số đã được đặt tên:

Lãi_suất (ô B5) và Số_tiền (ô B4). Công thức ở ô E4 sử

dụng hàm FV tham chiếu đến mỗi hằng số theo tên

của nó (hàm FV dùng để tính số tiền sẽ có được tại

một kỳ hạn nào đó trong tương lai, dựa theo lãi suất

và số tiền tiết kiệm ban đầu)

Hình 58 – Sử dụng tên các hằng số trong công thức



Nếu bạn không muốn làm bề bộn bảng tính của mình,

bạn có thể đặt tên cho các hằng số mà không nhập tọa

độ ô chứa chúng trong bảng tính.

- Bạn hãy right-click đại vào đâu đó trên bảng

tính rồi chọn Name a Range để mở hộp thoại

New Name.

- Nhập một cái tên cho hằng số muốn tạo trong

khung Names, rồi tại khung Refers to, nhập dấu

bằng (=) và giá trị của hằng số đó.

- Hình 59 là ví dụ đặt tên cho hằng số Rate

(= 5%):

Hình 59 – Đặt tên cho hằng số không dùng tham chiếu ô

Ghi chú: Ngoài việc nhập giá trị trực tiếp, Excel còn cho

phép bạn gán một công thức cho một tên. Ví dụ, bạn có

thể nhập =YEAR(NOW()) trong khung Refers to để tạo

một cái tên sẽ luôn luôn trả về giá trị là con số của năm

hiện hành. Tính năng này rất thích hợp trong việc gán

tên cho một công thức dài và phức tạp.

Excel 2007 cho phép bạn định nghĩa phạm vi ảnh hưởng

(Scope) của một tên dãy. Phạm vi này cho biết mức độ mà

tên dãy sẽ được nhận biết trong các công thức.

BNTT


Trong hộp thoại New Name, nếu bạn chọn Workbook trong

danh sách Scope (hoặc nếu bạn tạo trực tiếp bằng

cách sử dụng Name Box), tên dãy sẽ có ảnh hưởng trong

toàn bộ các Sheet. Điều này có nghĩa là một công thức nằm

trong Sheet1 có thể tham chiếu đến một tên của một dãy

nằm trong Sheet3.

Tuy nhiên, đây có thể là một vấn đề nếu bạn sử dùng cùng

một tên dãy trong các Sheet khác nhau. Ví dụ, bạn có bốn

Sheet: First_Quarter, Second_Quarter, Third_Quarter, và

Fourth_Quarter, và trong mỗi Sheet như vậy, bạn đều có

những dãy cùng mang tên là Expenses. Nếu 4 tên dãy này

mà đều có phạm vi ảnh hưởng là cả workbook, thì Excel sẽ

rối lên vì không biết phải sử dụng tên dãy nào cho Sheet

nào. Trong những trường hợp như thế này, bạn nên chỉ định

phạm vi mà tên dãy có ảnh hưởng trong từng Sheet riêng

biệt. Có nghĩa là tên dãy sẽ chỉ tham chiếu đến dãy mà nó

đã được định nghĩa trong riêng một Sheet nào đó mà thôi.

Ban chỉ định phạm vi ảnh hưởng của tên dãy bằng cách

chọn danh sách xổ xuống của khung Scope trong hộp thoại

New Name. Danh sách này, ngoài chữ Workbook là mặc

định, còn có thêm tên của các Sheet đang có trong bảng

tính. Bạn chỉ việc chọn Sheet mà bạn muốn sử dụng.

Sử dụng một tên dãy trong công thức hoặc dùng nó làm đối

số trong hàm thì khá đơn giản: Bạn chỉ việc thay thế tọa độ

của một dãy bằng tên của dãy đó.



Ví dụ, giả sử bạn có một ô có công thức như sau:

= G1

Công thức này xác lập giá trị của ô chứa công thức sang giá

trị hiện hành của ô G1. Nếu như ô G1 đã được đặt tên là

TotalExpenses (tổng chi phí), thì công thức trên tương

đương với:

= TotalExpenses

Tương tự, bạn xem hàm sau đây:

= SUM(E3:E10)

Nếu dãy E3:E10 được đặt tên là Sales, công thức này sẽ

tương đương với:

= SUM(Sales)

Nếu bạn không chắc chắn về một tên nào đó, bạn có thể

yêu cầu Excel dán chèn nó vào trong công thức dùm bạn.

Các bước thực hiện điều này như sau:

1. Bạn cứ bắt đầu nhập công thức hoặc hàm, cho tới khi

bạn cần chèn một tên dãy vào, thì dừng lại.

2. Chọn Formulas Defined Names Use in Formula,

Excel sẽ hiển thị một danh sách các tên có phạm vi

ảnh hưởng đến bảng tính hiện hành .

3. Chọn tên mà bạn muốn dùng. Excel sẽ chèn tên đó

vào trong công thức hoặc hàm ngay lập tức.

Sử dụng AutoComplete để chèn tên dãy

Excel 2007 có một chức năng giúp bạn chèn các tên dãy

vào trong công thức rất nhanh. Thật ra thì bạn không cần

phải làm gì hết, ngoài việc nhớ được chữ cái đầu tiên của

tên dãy. Đó là chức năng AutoComplete.

BNTT


Hình 60 – Chèn một tên dãy bằng lệnh Use in Formula

Ngay khi bạn nhập chữ cái đầu tiên của một tên dãy, nếu nó

có tồn tại trong bảng tính của bạn, thì ngay lập tức Excel sẽ

xổ ra một danh sách gồm các tên hàm và tên dãy mà có chữ

cái đầu tiên là chữ cái mà bạn vừa gõ vào. Bạn dùng phím

mũi tên để chọn tên dãy bạn cần, rồi nhấn phím Tab, tên

dãy đó sẽ được chèn vào trong công thức.

Hình 61 – Sử dụng AutoComplet để chèn tên dãy



Trong ví dụ ở hình 61, vì tên Rate đã có trong bảng tính, do

đó khi tôi gõ chữ “r” (cho công thức ở ô E5), ngay lập tức

Excel xổ xuống một danh sách các tên hàm và tên dãy có

ký tự đầu tiên là R. Tôi dùng chuột nhấn chọn “Rate” và

nhấn phím Tab, “Rate” sẽ được chèn vào hàm PMT.

Một dãy, nếu đã được đặt tên thì rất dễ chọn. Excel cung

cấp cho bạn hai phương pháp sau để chọn một dãy bằng tên

của nó:

Dùng GoTo:

Bạn nhấn phím F5 để

mở hộp thoại GoTo,

chọn tên dãy trong danh

sách và nhấn OK.

Dùng Name Box: Để

chọn nhanh một dãy, bạn

nhấn vào Name Box và chọn

tên dãy trong danh sách xổ

xuống.

Nếu bạn đưa bảng tính của mình cho người khác xem, hoặc

bạn phải làm việc với một bảng tính đã có từ vài tháng

Hình 62

Hình 63

BNTT


trước, có thể bạn (hoặc người được nhờ xem) sẽ không biết

các tên dãy trong bảng tính của bạn đại diện cho dãy ô nào.

Để thuận tiện cho việc tra cứu các tên dãy, bạn nên chèn

một bảng danh sách các tên dãy vào bảng tính.

Danh sách này sẽ gồm có hai cột, một cột là tên dãy, và cột

kia là tọa độ tuyệt đối của dãy có tên đó.

Bạn theo các bước sau đây:

1. Chọn một vùng đủ lớn để chứa bảng danh sách này

mà không ghi đè lên dữ liệu đang có (cách tốt nhất là

bạn chọn luôn một sheet mới).

2. Nhấn phím F3, hoặc chọn Formulas Defined Names

Use in Formula Paste Name. Excel sẽ hiển thị hộp

thoại Paste Name .

3. Nhấn nút Paste List. Excel sẽ chèn bảng danh sách các

tên dãy vào ô hiện hành.

Hình 64 – Dùng Paste Name để chèn danh sách các tên dãy vào bảng tính



Name Manager là một công cụ quản lý các tên dãy. Trong

Excel 2007, công cụ này hoàn toàn mới so với những phiên

bản cũ, hay hơn và linh hoạt hơn rất nhiều. Với những

phiên bản cũ, bạn chỉ có thể xóa mỗi lần một tên dãy,

nhưng với Name Manager của Excel 2007, bạn có thể xóa

hàng loạt tên dãy chỉ với một cú nhấn chuột.

Chọn Formulas Defined Names Name Manager, hoặc

đơn giản hơn, bạn chỉ cần nhấn Ctrl+F3, hộp thoại Mane

Manager sẽ mở ra .

Hình 65 – Hộp thoại Name Manager

Khi danh sách các tên dãy của bạn lên đến hàng chục, thậm

chí hàng trăm, bạn sẽ thấy Name Manager của Excel 2007

hiệu quả đến chừng nào. Trước hết là bạn có thể sắp xếp lại

các tên dãy theo tên (Name), theo giá trị (Value), theo tham

chiếu (Refers To), hoặc theo phạm vi ảnh hưởng của nó

trong workbook (Scope), mà chỉ bằng một việc rất đơn giản

là nhấn chuột vào các tiêu đề nằm phía trên danh sách các

BNTT


tên dãy. Nhấn một lần, Name Manager sẽ sắp xếp từ A đến

Z (hoặc từ lớn tới nhỏ), nhấn thêm cái nữa, nó sẽ sắp xếp

ngược lại.

Bạn có thể tạo thêm một tên dãy mới ngay trong Name

Manager, bằng cách nhấn vào nút New ở góc trên bên trái.

Để sửa lại một tên dãy (đổi tên, thay đổi tham chiếu, thêm

ghi chú...), bạn chọn tên dãy muốn sửa rồi nhấn vào nút

Edit. Nếu chỉ muốn thay đổi tham chiếu, bạn nhấn vào tên

dãy muốn sửa và sửa trực tiếp tham chiếu trong khung

Refers To bên dưới.

Để xóa tên dãy, bạn chọn những tên dãy cần xóa rồi nhấn

Delete. Đây là điểm mới hoàn toàn so với Excel 2003. Bạn

có thể chọn nhiều tên dãy để xóa chung một lần. Nếu chọn

nhiều tên dãy liên tục, bạn nhấn phím Shift trong khi chọn;

còn nếu chọn những tên dãy không liên tục thì bạn nhấn

phím Ctrl.

Ở góc trên bên phải của Name

Manager còn có một nút Filter,

dùng để lọc và chỉ xem các tên

dãy theo một tiêu chí nào đó

. Nhấn vào đây, một menu nhỏ

sẽ mở ra với các lệnh:

Clear Filter: Hủy tất cả các

cách lọc nếu như nó đang được chọn. Nghĩa là bạn sẽ

thấy lại toàn bộ các tên dãy, kể cả các tên dãy nằm

trong một workbook khác mà có liên kết với

workbook hiện hành và các tên dãy do Excel tự tạo ra

(ví dụ như tên của các Table (*)

, tên do bộ lọc

Advanced Filter tạo ra...)

(*)

Một dãy ô được định dạng đặc biệt. Xem Chương 8, trang 219.

Hình 66



Names Scoped to Worksheet: Chỉ hiển thị các tên dãy

có phạm vị ảnh hưởng trong Sheet hiện hành.

Names Scoped to Workbook: Chỉ hiển thị các tên dãy

có phạm vị ảnh hưởng trong bảng tính hiện hành.

Names with Errors: Chỉ hiển thị các tên dãy đang

chứa các giá trị lỗi (chứ không phải là tên dãy này có

lỗi, như một vài người lầm tưởng), chẳng hạn như

#NAME, #REF, #VALUE, v.v...

Names without Errors: Chỉ hiển thị các tên dãy không

chứa các giá trị lỗi.

Defined Names: Chỉ hiển thị các tên dãy do bạn tạo

ra, mà không thấy các tên do Excel tạo ra tự động

(như tên các Table chẳng hạn).

Table Names: Chỉ hiển thị các tên của các Table.

Những tên này được Excel tự động tạo ra khi bạn định

nghĩa một dãy ô (hay còn gọi là một vùng chọn) là

một Table.

Nếu trong bảng tính của bạn có những dãy phủ chồng lên

nhau (giao nhau), bạn có thể sử dụng toán tử giao nhau (là

một khoảng trắng) để tham chiếu đến những ô thuộc vùng

giao nhau này.

Nếu trong bảng tính của bạn có những dãy ô phủ chồng lên

nhau (giao nhau), bạn có thể sử dụng toán tử giao nhau (là

một khoảng trắng) để tham chiếu đến những ô thuộc vùng

giao nhau này.

Ví dụ, có hai dãy C4:E9 và D8:G11 giao nhau ở vùng D8:E9

. Để tạo một tham chiếu đến vùng D8:E9 này, bạn

dùng cách viết như sau: = C4:E9 D8:G11

BNTT


Hình 67 – Vùng giao nhau của hai dãy

Việc sử dụng toán tử giao nhau sẽ làm cho mọi thứ trở nên

dễ đọc hơn nhiều, vì bạn có thể tham chiếu đến một ô riêng

lẻ bằng cách sử dụng tiêu đề của hàng và cột của ô đó. Ví

dụ, trong hình sau đây, tôi đã đặt tên cho dãy C6:C10 là

Tháng_1 và đặt tên cho dãy C7:F7 là Thuế

Hình 68 – Sử dụng vùng giao nhau của 2 tên dãy

thay cho tham chiếu ô trong công thức

Để tham chiếu đến giá trị của ô C7 (là ô giao nhau của hai

dãy trên), tôi chỉ cần gõ (tại ô I5):

= Thuế Tháng_1

Nhìn vào công thức, tôi sẽ biết ngay đây là số tiền thuế phải

nộp của tháng 01/2007.

***



4

Nhập liệu và

định dạng dữ liệu

Nếu bạn đã biết trước dãy ô mà bạn sẽ sử dụng để nhập dữ

liệu, bạn có thể tiết kiệm cho mình một số thời gian và thao

tác gõ phím bằng cách chọn dãy ô đó trước khi bắt đầu

nhập dữ liệu, thay vì cứ tỉ mỉ nhập vào từng ô một.

Khi bạn nhập dữ liệu vào một dãy ô đã được chọn trước,

bạn hãy dùng các phím được liệt kê trong bảng sau đây để

định hướng cho dãy:


BNTT

Chương 4 – Nhập liệu và định dạng dữ liệu 99

Enter Di chuyển xuống một hàng

Shift + Enter Di chuyển lên một hàng

Tab Di chuyển sang phải một cột

Shift + Tab Di chuyển sang trái một cột

Ctrl + . (dấu chấm) Di chuyển từ góc bên này sang góc

bên kia của dãy

Ctrl + Alt + Di chuyển đến dãy kế tiếp trong một

vùng chọn gồm các dãy không liên

tiếp

Ctrl + Alt + Di chuyển đến dãy nằm trước trong

một vùng chọn gồm các dãy không

liên tiếp

Khi bạn cần điền nhập vào một dãy ô cùng một giá trị hoặc

một công thức nào đó, thay vì bạn phải nhập vào từng ô,

hoặc nhập vào ô đầu tiên rồi copy nội dung trong ô đó sang

các ô còn lại, có hai cách để bạn chỉ cần nhập một lần cho

tất cả các ô trong dãy (hay còn gọi là điền đầy một dãy):

Chọn dãy mà bạn muốn nhập, rồi nhập giá trị hoặc

công thức vào ô đầu tiên, và nhấn Ctrl+Enter. Excel sẽ

tự động điền giá trị hoặc công thức vào toàn bộ các ô

còn lại trong dãy.



Nhập giá trị hoặc công thức vào ô đầu tiên của dãy,

rồi quét chọn dãy mà bạn muốn cùng có giá trị hoặc

công thức đó (bao gồm cả ô ban đầu). Sau đó:

- Nếu dãy của bạn là một dãy dọc, nhấn Ctrl+D để

Excel tự động điền giá trị hoặc công thức xuống

các ô bên dưới.

- Nếu dãy của bạn là một dãy ngang, nhấn Ctrl+R để

Excel tự động điền giá trị hoặc công thức sang các

ô bên phải.

Fill Handle là một ô vuông nhỏ

màu đen nằm ở góc phải phía

dưới của ô hoặc dãy hiện hành

. Công cụ nhỏ nhưng rất

linh hoạt này có thể làm được

nhiều điều hữu dụng, bao gồm

việc tạo ra một chuỗi giá trị text

hoặc giá trị số và điền đầy dữ liệu

vào một dãy; làm sạch nội dung, chèn và xóa các dãy...

Sử dụng AutoFill để tạo ra chuỗi text và chuỗi số

Khi làm việc với bảng tính, bạn sẽ thường sử dụng những

chuỗi text liên tục (January, February, March... hoặc Sunday,

Monday, Tuesday...) và chuỗi số liên tục (1, 3, 5... hoặc

2003, 2004, 2005...).

Thay vì nhập các chuỗi này bằng tay, bạn có thể sử dụng

Fill Handle để tạo ra chúng một cách tự động. Tính năng này

được gọi là AutoFill (tự động điền). Sau đây là các bước để

bạn thực hiện:

Hình 69 – Fill Handle

BNTT


1. Để tạo ra một chuỗi text liên tục, bạn chỉ cần chọn ô

đầu tiên trong dãy bạn muốn sử dụng, và nhập cho nó

một giá trị ban đầu. Nhưng với chuỗi số, bạn cần nhập

hai giá trị đầu tiên và rồi chọn cả hai ô.

2. Đặt con trỏ chuột vào cái Fill Handle. Con trỏ chuột sẽ

biến thành một dấu cộng (+).

3. Nhấp vào kéo con trỏ chuột cho đến khi có một

đường viền màu xám bao quanh dãy mà bạn muốn

điền đầy. Nếu bạn không chắc chắn nơi dừng lại, bạn

hãy chú ý đến giá trị hiện lên ngay phía dưới con trỏ

chuột, nó cho bạn biết giá trị của ô mà bạn vừa kéo

con trỏ chuột đi ngang qua.

4. Nhả nút chuột ra. Excel sẽ điền đầy chuỗi liên tục vào

trong dãy.

Khi bạn nhả nút chuột ra sau

khi sử dụng AutoFill, Excel

không chỉ điền đầy vào dãy mà

còn hiển thị thêm một cái

Smart tag gồm những tùy chọn

cho AutoFill (AutoFill Option).

Để thấy những tùy chọn này,

bạn rê con trỏ chuột Smart tag

và nhấp cái mũi tên hướng

xuống để mở ra một danh sách các tùy chọn. Những tùy

chọn mà bạn thấy phụ thuộc vào loại chuỗi mà bạn đã tạo.

Thường thì bạn sẽ thấy ít nhất có bốn tùy chọn sau đây:

Copy Cells: Điền đầy dãy bằng cách sao chép ô (hoặc

các ô) gốc.

Fill Series: Áp dụng một chuỗi liên tục (là tùy chọn

mặc định của AutoFill)

Hình 70



Fill Formatting Only: Chỉ áp dụng định dạng của ô gốc

vào dãy được chọn.

Fill Without Formatting: Điền đầy vào dãy một chuỗi

liên tục, nhưng không áp dụng định dạng của ô gốc

vào dãy.

Trong Excel có sẵn một số danh sách AutoFill: các Thứ

trong tuần và các Tháng trong năm (bằng tiếng Anh, viết

tắt và viết đầy đủ). Bạn chỉ cần nhập một giá trị nào đó

(không nhất thiết phải là giá trị đầu tiên của danh sách),

AutoFill sẽ tự động điền các giá trị còn lại.

Nếu sử dụng AutoFill thường xuyên, bạn sẽ thấy AutoFill rất

thông minh: Nó sẽ tự động nhận biết các giá trị thời gian,

ngày tháng; và không chỉ áp dụng bước nhảy cho các giá trị

số, nó cũng có thể áp dụng bước nhảy cho các giá trị thời

gian và cả những giá trị text.

Sau đây là một số ví dụ:

Mon Mon, Tue, Wed, Thu, Fri, Sat...

Mon, Wed Mon, Wed, Fri, Sun, Tue...

3:00 3:00, 4:00, 5:00, 6:00...

3:00, 3:05 3:00, 3:05, 3:10, 3:15...

26-Mar 26-Mar, 27-Mar, 28-Mar...

Nov-10 Nov-10, Dec-10, Jan-11, Feb-11...

1st 1st, 2nd, 3rd, 4th, 5th...

Phường 1 Phường 1, Phường 2, Phường 3...

Tổ 1, Tổ 3 Tổ 1, Tổ 3, Tổ 5, Tổ 7, Tổ 9...

BNTT


Tự tạo những danh sách AutoFill

Bạn có thể tự do định nghĩa những danh sách AutoFill theo ý

riêng mình, theo những bước sau đây:

1. Nhấn nút Office Excel Options.

2. Trong hộp thoại Excel Options, chọn mục Popular rồi

nhấn vào lệnh Edit Custom Lists...

Hình 71 – Mở hộp thoại Custom Lists từ Options của Excel

3. Chọn mục NEW LIST trong hộp thoại Custom Lists,

một điểm chèn sẽ xuất hiện trong khung List entries.

4. Nhập một từ trong danh sách mà bạn muốn tạo vào

khung List Entries và nhấn Enter. Lập lại bước này cho

các từ khác trong danh sách. Hãy chắc chắn rằng bạn



thêm các mục từ theo thứ tự mà bạn muốn chúng xuất

hiện trong chuỗi liên tục.

Nếu bạn đang có sẵn một danh sách ở ngoài bảng

tính, và bạn sẽ thường xuyên sử dụng danh sách này,

bạn hãy đưa nó vào trong Custom Lists bằng cách

nhấp chuột vào biểu tượng có mũi tên màu đỏ, sau đó

quét chọn dãy danh sách ngoài bảng tính, rồi lại nhấp

vào biểu tượng này một lần nữa để trở về hộp thoại

Custom Lists. Sau khi bạn nhấn Import, danh sách bạn

vừa chọn sẽ tự động được thêm vào trong List entries.

5. Nhấn Add để thêm danh sách vừa tạo vào Custom

Lists.

6. Lập lại bước 4 để thêm những danh sách khác. Nếu đã

xong, thì nhấn OK hai lần để quay về bảng tính.

Trong trường hợp bạn muốn xóa một danh sách nào đó, bạn

chỉ cần chọn nó rồi nhấn nút Delete.

Ngoài chức năng AutoFill, Excel còn có lệnh Series, cũng có

khả năng tạo ra những chuỗi số, chuỗi text liên tục, giúp

bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian khi phải nhập liệu.

Sau đây là những bước để nhập liệu bằng lệnh Series:

1. Chọn ô đầu tiên mà bạn muốn sử dụng để bắt đầu một

chuỗi dữ liệu liên tục, và nhập một giá trị khởi đầu.

Khác với việc dùng AutoFill, trong trường hợp bạn

muốn tạo một chuỗi từ một mẫu cụ thể (chẳng hạn

như chuỗi các số chẵn: 2, 4, 6...), bạn không phải nhập

trước hai giá trị để định nghĩa chuỗi (tuy nhiên, nếu

bạn muốn làm việc này thì cũng không thừa).

BNTT


2. Chọn toàn bộ dãy mà bạn muốn tạo một chuỗi dữ liệu

liên tục.

3. Chọn Home Editting Fill Series.

Hình 72 – Gọi lệnh Series từ Ribbon

4. Trong hộp thoại

Series, chọn Rows để

tạo chuỗi trong các

hàng bắt đầu từ ô

hiện hành, hoặc nhấp

chọn Columns để tạo

chuỗi trong các cột.

Nhưng thường thì

Excel sẽ chọn sẵn cho

bạn, tùy vào dạng của

chuỗi bạn đã thực hiện ở bước 2.

5. Sử dụng các tùy chọn trong nhóm Type để chọn loại

chuỗi mà bạn muốn tạo:

Linear: Tìm giá trị kế tiếp trong chuỗi bằng cách

cộng thêm giá trị ở trong ô Step Value vào giá trị

đứng trước (sẽ tạo một chuỗi cấp số cộng).

Growth: Tìm giá trị kế tiếp trong chuỗi bằng cách

nhân thêm giá trị ở trong ô Step Value vào giá trị

đứng trước (sẽ tạo một chuỗi cấp số nhân).

Hình 73 – Hộp thoại Series



Date: Tạo ra một chuỗi ngày tháng dựa vào tùy

chọn mà bạn chỉ định trong nhóm Date Unit (Ngày,

Ngày trong Tuần, Tháng, hoặc Năm)

AutoFill: Tùy chọn này làm việc giống như khi bạn

sử dụng công cụ Fill Handle. Bạn có thể dùng nó để

mở rộng một mẫu giá trị số hoặc một chuỗi text.

6. Nếu bạn muốn hồi quy một chuỗi số, hãy đánh dấu ô

chọn Trend. Bạn chỉ có thể dùng chức năng này khi

chọn loại chuỗi là Linear hay Growth.

7. Nếu bạn chọn loại chuỗi là Linear, Growth, hoặc Date,

hãy nhập một con số trong ô Step Value. Excel sẽ

dùng con số này để gia tăng giá trị trong chuỗi. Trong

trường hợp bạn đã nhập trước vài giá trị để định nghĩa

chuỗi (ở bước 1), bạn sẽ thấy Excel tự nhận ra điều

này và đã điền sẵn một con số trong khung Step

Value.

8. Để đặt giá trị giới hạn cho chuỗi, nhập giá trị thích

hợp trong khung Stop Value. Với AutoFill, nhỡ bạn đi

quá trớn khi kéo Fill Handle, bạn phải xóa bớt. Còn khi

đã có Stop Value, cho dù ở bước 1 bạn có chọn dư ô,

thì kết quả bạn có được luôn là cái bạn muốn.

9. Nhấn OK, Excel sẽ điền đầy chuỗi vào trong dãy ô

bạn đã chọn.

Hình 78 là một vài ví dụ các chuỗi được tạo bằng phương

pháp này. Bạn xem nhé: Chuỗi Growth (cột C) dừng lại ở ô

C12 (giá trị = 128) bởi vì số hạng kế tiếp trong chuỗi (256)

lớn hơn giá trị dừng (Stop Value) là 250. Chuỗi Day (cột D)

điền vào dãy những ngày lẻ trong tháng bởi vì giá trị Step

Value là 2 (và giá trị bạn đầu là một ngày lẻ). Chuỗi

Weekday (cột E) hơi khác một tí: Các ngày tháng được điền

vào dãy theo trình tự, nhưng bỏ qua những ngày cuối tuần.

BNTT


Hình 74 – Một vài ví dụ tạo chuỗi liên tục bằng lệnh Series

Các ô trong bảng tính có thể chứa các con số, các giá trị

ngày tháng năm, các chuỗi văn bản, các biểu thức toán học,

các toán tử logic... Nhưng chung quy lại thì chỉ có hai dạng

dữ liệu này: dữ liệu có thể tính toán được và dữ liệu không

thể tính toán được.

Mặc định, tùy thuộc vào nội dung chúng ta nhập vào, Excel

sẽ tự động định dạng ô cho phù hợp: Những dữ liệu có thể

tính toán được sẽ được tự động canh phải, nghĩa là nằm sát

vào lề bên phải của ô; còn những dữ liệu không thể tính

toán được, thì chúng sẽ nằm sát lề bên trái của ô.

Việc tự động này có thể giúp cho bạn kiểm tra dữ liệu nhập

vào của bạn có đúng quy cách hay không. Ví dụ, nếu như

bạn nhập vào một giá trị ngày tháng năm, mà chúng lại

nằm sát lề bên trái sau khi bạn nhấn Enter, thì đó chỉ là một

chuỗi văn bản có dạng ngày tháng năm chứ không phải là



một giá trị ngày tháng thực sự, nghĩa là không thể dùng để

tính toán được.

Do đó, để nhập liệu nhanh chóng và dễ dàng kiểm tra tính

chính xác của dữ liệu, bạn không nên canh lề cho dữ liệu

khi đang nhập liệu, cứ để cho Excel tự động làm việc này.

Tuy nhiên, định dạng cho dữ liệu nhập vào không chỉ là

việc canh lề, mà còn là quy định những quy tắc nhập liệu

cũng như cách hiển thị dữ liệu đó.

Mặc dù bạn sử dụng Excel, nhưng những quy định về dấu

phân cách hàng nghìn, dấu phân cách thập phân, định dạng

ngày tháng năm... lại phụ thuộc vào những thiết lập của bạn

trong Control Panel của hệ điều hành. Trong đó, quan trọng

nhất là thiết lập về định dạng số (Numbers) và định dạng

ngày tháng năm (Date).

Để cài đặt những thiết lập này, bạn vào Control Panel, rồi

chọn lệnh Region and Language. Nếu sử dụng Windows

XP, bạn nhấn vào Customize..., nếu sử dụng Windows 7,

bạn nhấn vào Additional setting... Hộp thoại Customize

Format sẽ mở ra.

Những thiết lập cho Numbers

Đây là những quy định về cách dùng những dấu phân cách

trong một con số. Mặc định, Windows sẽ sử dụng định

dạng số theo kiểu Mỹ (dấu phẩy là dấu phân cách hàng

nghìn, dấu chấm là dấu phân cách thập phân). Nếu bạn

muốn định dạng số theo kiểu Việt Nam, bạn hãy sửa lại ba

mục sau đây:

Decimal symbol: Sửa dấu phân cách thập phân.

BNTT


Hình 75 – Chọn các định dạng cho Numbers từ Control Panel

Digit grouping symbol: Sửa dấu phân cách hàng

nghìn.

List seperator: Đây chính là dấu phân cách các đối số

khi nhập hàm trong công thức của Excel. Trong

trường hợp bạn chọn dấu phân cách thập phân là dấu

phẩy, buộc bạn phải chọn lại dấu separator là dấu

chấm phẩy. Còn nếu dấu phân cách thập phân là dấu

chấm, thì ở đây là dấu phẩy.

Sau khi bạn chỉnh sửa, bạn có thể xem ngay cách hiển thị

của những con số trong khung Example ở phía trên.



Những thiết lập cho Currency

Đây là những quy định về cách dùng những dấu phân cách

trong một con số chỉ tiền tệ. Mặc định, Windows sẽ sử

dụng định dạng theo kiểu Mỹ (dấu phẩy là dấu phân cách

hàng nghìn, dấu chấm là dấu phân cách thập phân). Nếu

bạn đã sửa lại định dạng Number theo kiểu Việt Nam, bạn

cũng nên sửa lại những dấu phân cách trong mục này giống

như vậy.

Những thiết lập cho Date

Đây là những quy định về cách nhập ngày tháng năm. Mặc

định thì Windows sẽ dùng kiểu Mỹ, tháng trước ngày sau

(mm/dd/yyyy).

Nếu bạn thích dùng kiểu Việt Nam, ngày trước tháng sau

(dd/mm/yyyy) thì bạn sửa lại ở mục Date formats. Sửa cả

Short date (dạng viết tắt) lẫn Long date (dạng viết đầy đủ).

Bạn cũng có thể quy định dấu phân cách ngày tháng năm là

dấu gì ở ngay đây. Tuy nhiên, nếu không bắt buộc thì bạn

đừng dùng dấu chấm (mặc dù trong một số văn bản vẫn tồn

tại kiểu này), bởi vì có thể nó sẽ ảnh hưởng đến các định

dạng số, nếu như bạn đã chọn dấu phân cách thập phân là

dấu chấm chẳng hạn.

Ở phía dưới, có mục Calendar, dùng để quy định con số chỉ

năm khi chỉ sử dụng 2 chữ số thay vì 4. Mặc định, khi bạn

chỉ nhập con số chỉ năm với 2 chữ số, Windows sẽ hiểu đó

một khoảng thời gian từ năm 1930 đến năm 2029. Bạn có

thể tùy ý điều chỉnh mốc thời gian này cho phù hợp. Cũng

trong mục Calendar, bạn có thể quy định ngày đầu tuần là

thứ mấy (Chủ Nhật hay Thứ Hai), điều này sẽ ảnh hưởng

đến những hàm liên quan đến việc tính tuần lễ mà bạn sẽ

gặp sau này.

BNTT


Hình 76 – Chọn các định dạng cho Numbers từ Control Panel

Khi bạn nhập các con số vào bảng tính, Excel sẽ loại bỏ bất

kỳ số 0 (zero) nào đứng ở phía trước số nguyên hoặc phía

sau số lẻ. Ví dụ, nếu bạn nhập 0123.4500, Excel sẽ hiển thị

nó là 123.45. Ngoại lệ cho quy tắc này xảy ra khi bạn nhập

một con số dài hơn chiều rộng của ô, khi đó Excel sẽ điều

chỉnh độ rộng của cột để chứa vừa con số này. Tuy nhiên,

trong một số trường hợp, Excel lại làm tròn một vài chữ số

ở hàng thập phân để chứa vừa con số đó trong một ô. Ví

dụ, một con số như 123.45678 được hiển thị là 123.4568.



Sử dụng hộp thoại Format Cells để định dạng số

Khi bạn tạo mới một bảng tính, mỗi ô trong bảng tính mới

này sẽ mặc định sử dụng định dạng General (là loại định

dạng mà tôi vừa trình bày ở trên). Nếu bạn muốn những

con số của mình hiển thị khác nhau, bạn có thể chọn một

trong 7 kiểu định dạng số của Excel: Number, Currency,

Accounting, Percentage, Fraction, Scientific, và Special.

Trong tất cả mọi phiên bản của Excel, bạn có thể mở hộp

thoại Format Cells bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl+1, sau

đó chọn Tab Number (nếu nó chưa được chọn).

Trong khung Category có những nhóm định dạng như sau:

Number: Định dạng kiểu số – Bạn có những tùy chọn

sau :

- Decimal places: Số chữ số thập phân (từ 1 chữ số

đến tối đa là 30 chữ số)

- Use 1000 Seperator: có sử dụng dấu phân cách

hàng nghìn hay không.

- Negative numbers: Cách hiển thị các số âm. Bạn

có thể hiển thị số âm với dấu trừ đứng trước,

hoặc là màu đỏ, hoặc là nằm trong một cặp dấu

ngoặc đơn, hay là số màu đỏ nằm trong cặp dấu

ngoặc đơn màu đỏ.

Currency: Định dạng kiểu tiền tệ – Các định dạng tiền

tệ tương tự như các định dạng Number, ngoại trừ việc

dấu phân cách hàng ngàn sẽ luôn được sử dụng, và

bạn có thể tùy chọn để hiển thị số với dấu đô-la ($) ở

trước (hoặc một ký hiệu đơn vị tiền tệ nào đó) hay

không.

BNTT


Hình 77 – Chọn các định dạng cho Numbers từ hộp thoại Format Cells

Accounting: Định dạng kiểu kế toán – Loại này cũng

giống như Currency, chỉ khác là tất cả các số âm luôn

luôn hiển thị ở bên trong một cặp dấu ngoặc đơn.

Percentage: Định dạng kiểu phần trăm – Định dạng

phần trăm hiển thị số được nhân với 100 và có một

dấu phần trăm (%) ở cuối. Ví dụ, .506 sẽ hiển thị dưới

dạng 50.6%.

Fraction: Định dạng Phân Số – Các định dạng

phân số cho phép bạn biểu diễn các đại lượng thập

phân dưới dạng các phân số. Có tất cả 9 kiểu định

dạng phân số có thể hiển thị.

Scientific: Định dạng kiểu khoa học – Các định dạng

khoa học hiển thị con số có nghĩa nhất nằm bên trái

dấu chấm thập phân, từ 2 đến 30 số thập phân nằm

bên phải dấu chấm thập phân, và sau đó là số mũ. Ví

dụ, 123000 hiển thị là 1.23E+05.



Hình 78 – Chọn các định dạng cho Numbers từ hộp thoại Format Cells

Special: Định dạng kiểu đặc biệt – Là những tập hợp

được thiết kế sẵn để xử lý những trường hợp đặc biệt,

chỉ thích hợp với người Mỹ (mã điện thoại, mã số an

sinh xã hội,...).

Thay đổi các kiểu định dạng số khi nhập liệu

Cách nhanh nhất để Excel biết cách định dạng các con số là

xác định kiểu định dạng ngay khi bạn nhập dữ liệu. Ví dụ,

nếu bạn bắt đầu một con số tiền tệ với một dấu đô-la ($),

Excel sẽ tự động định dạng con số đó với dạng tiền tệ.

Tương tự, nếu bạn nhập một dấu phần trăm (%) sau một số,

Excel tự động định dạng số này ở dạng là một tỷ lệ phần

trăm. Bạn có thể nhập một giá trị âm bằng cách sử dụng

dấu âm (-) hoặc nhập số đó trong một cặp dấu ngoặc đơn.

Một số ví dụ:

BNTT


$1234.567 $1,234.567 Currency

($1234.5) ($1,234.50) Currency

10% 10% Percentage

123E+02 1.23E+04 Scientific

5 3/4 5 3/4 Fraction

0 3/4 3/4 Fraction

3/4 03-Apr Date

Xác định định dạng số ngay khi nhập một con số thì nhanh

và hiệu quả bởi vì Excel đoán được định dạng mà bạn

muốn sử dụng. Nhưng đôi khi Excel đoán sai (trong ví dụ

cuối cùng ở trên, tôi muốn nhập một phân số, nhưng Excel

lại hiểu đó là ngày tháng).

Ngoài cách sử dụng hộp thoại Format Cells để chọn lại kiểu

định dạng, Excel 2007 cung cấp cho bạn một danh sách các

kiểu định dạng được thiết kế sẵn ngay trong nhóm Number

của Tab Home trên Ribbon .

Sau khi chọn dãy số mà bạn muốn định dạng lại, bạn hãy

nhấn vào nút mũi tên nằm bên phải khung Number Format

List, một danh sách các loại định dạng sẽ mở ra, có kèm

theo minh họa cho loại định dạng sẽ chọn. Ví dụ, nếu tôi

chọn ô đang chứa con số 12345678, tôi sẽ có các loại định

dạng như sau:

Number formats : 12345678.00

Currency formats : $12,345,678.00

Accounting formats : $12,345,678.00

Percentage formats : 12345678.00%

Fraction formats : 12345678



Scientific formats : 1.23E+07

Hình 79 – Chọn loại định dạng số từ Number Format Lists trên Ribbon

Nếu bạn không thích loại nào trong các loại Excel gợi ý,

bạn nhấn vào lệnh More Number Formats... nằm ở dưới cùng

danh sách. Hộp thoại Format Cells sẽ mở ra.

Hoặc bạn có thể sử dụng những tổ hợp phím tắt sau đây để

chọn nhanh kiểu định dạng:

Ctrl + Shift + ` (phím đầu tiên,

bên trái phím số 1)

General (định dạng theo mặc định)

Ctrl + Shift + 1 Number (định dạng theo kiểu số, có hai số

thập phân và có dùng dấu phân cách hàng

nghìn)

Ctrl + Shift + 4 Currency (định dạng theo kiểu tiền tệ, có

BNTT


hai chữ số thập phân, dùng dấu $, số âm

nằm trong cặp dấu ngoặc đơn)

Ctrl + Shift + 5 Percentage (định dạng theo kiểu phần trăm,

không có số thập phân)

Ctrl + Shift + 6 Scientific (định dạng theo kiểu khoa học)

Ngoài ra, còn một cách nữa để định dạng lại một giá trị số,

bằng cách sử dụng các nút điều khiển trong nhóm Number

của Tab Home trên Ribbon .

Hình 80 – Nhóm nút lệnh định dạng số trên Ribbon

Accounting Style: Định dạng kiểu tiền tệ của kế toán

(có hai chữ số thập phân, sử dụng dấu đô-la)

Percent Style: Định dạng kiểu phần trăm (không có

chữ số thập phân)

Comma Style: Định dạng kiểu số (có hai chữ số thập

phân, dùng dấu phân cách hàng nghìn)

Increase Decimal: Tăng số chữ số thập phân trong

định dạng hiện hành.



Decrease Decimal: Giảm số chữ số thập phân trong

định dạng hiện hành (tương đương với viêc làm tròn

số lên).

Khi đưa vào bảng tính các giá trị ngày tháng và thời gian,

bạn cần bảo đảm chúng được nhập theo đúng định dạng đã

quy định trong Region and Language của Control Panel.

Nếu không, có thể Excel sẽ không thể hiểu được, và ngoài

chuyện không thể tính toán được, bạn cũng sẽ không thể

nào sắp xếp dữ liệu theo thứ tự thời gian.

Cách dễ nhất để kiểm tra một giá trị ngày tháng được nhập

vào có đúng quy cách hay không, như tôi đã nói ở phần đầu

của mục Định dạng dữ liệu này, là bạn đừng định dạng

trước khi nhập liệu, mà cứ nhập bình thường, nếu sau khi

bạn nhập xong mà giá trị ngày tháng này được canh sát lề

phải của ô, thì bạn đã nhập đúng, còn nếu chúng vẫn nằm

sát lề bên trái của ô, là bạn đã nhập sai.

Sau khi đã nhập xong, nếu cần thiết phải định dạng lại các

giá trị ngày tháng và thời gian cho phù hợp với công việc,

bạn có thể sử dụng những cách sau đây:

Sử dụng hộp thoại Format Cells

Trong khung Category của hộp thoại Format Cells có

một mục chuyên để định dạng cho ngày tháng (Date) vả

một mục chuyên để định dạng cho thời gian (Time).

Nếu đã chọn trước giá trị cần thay đổi định dạng, bạn sẽ

thấy luôn cách hiển thị của nó trong khung Sample ứng với

từng loại định dạng trong khung Type. Bạn có thể chọn bất

cứ loại nào bạn muốn rồi nhấn OK.

BNTT


Hình 81 –Chọn các định dạng cho Numbers từ hộp thoại Format Cells

Cách chọn các kiểu định dạng cho các giá trị thời gian cũng

tương tự như vậy, bạn chỉ việc chọn một loại nào đó trong

khung Type, xem trước kết quả trong khung Sample, ứng ý

loại nào thì nhấn OK.

Ghi chú: Loại định dạng có dấu sao (*) ở phía trước, là loại

định dạng theo kiểu đã quy định trong trong Region and

Language của Control Panel.

Sử dụng Ribbon và phím tắt

Trong Number Format List của Excel 2007, ngoài các kiểu

định dạng số, còn có các loại định dạng cho ngày tháng và

thời gian.

Dĩ nhiên là các kiểu định dạng có sẵn này tùy thuộc vào

quy định trong trong Region and Language của Control

Panel.



Short Date: Định dạng ngày tháng năm ngắn gọn, chỉ

có ngày, tháng và năm, thể hiện hoàn toàn bằng số (ví

dụ: 30/06/2010)

Long Date: Định dạng ngày tháng năm đầy đủ, gồm

cả Thứ trong tuần và tên của tháng (ví dụ: Wednesday,

June, 30, 2010).

Time: Định dạng thời gian dạng 12 giờ, có ký hiệu để

phân biệt buổi sáng (AM) hay buổi chiều (PM).

Hình 82 – Chọn loại định dạng ngày tháng và thời gian

từ Number Format Lists trên Ribbon

Hoặc bạn có thể sử dụng những tổ hợp phím tắt sau đây để

chọn nhanh kiểu định dạng:

Ctrl + Shift + 2 Time (định dạng thời gian theo dạng h:mm

AM/PM)

Ctrl + Shift + 3 Date (định dạng ngày tháng năm theo dạng

dd-mmm-yy)

BNTT


Microsoft Excel không phải là phần mềm chuyên về văn

bản, do đó, chức năng định dạng text trong Excel khá

khiêm tốn. Ngoài những kiểu định dạng thông thường như

in đậm, in nghiêng, gạch dưới, tô màu cho chữ,... sử dụng

tương tự như người anh em cùng họ là Microsoft Word,

hầu như Excel không còn làm được gì nhiều hơn.

Sử dụng các nút lệnh trên Ribbon

Cách nhanh nhất để định dạng cho những nội dung trong

một ô (có thể là chữ, là con số, là biểu thức....) là dùng

những nút lệnh có sẵn trong Tab Home trên Ribbon. Những

nút lệnh này tuy không phong phú bằng nhóm nút lệnh định

dạng chữ trong Microsoft Word, nhưng nếu so với những

gì có sẵn trong Excel 2003, thì Excel 2007 đã có rất nhiều

cải tiến nhằm giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi làm

việc với các bảng tính.

Như bạn thấy trong hình 87, bên trái là nhóm Font, gồm

những nút lệnh dùng để chọn font chữ, cỡ chữ, định dạng in

đậm, in nghiêng, gạch dưới và tô màu cho nội dung trong

một ô. Ở phía trên có hai chữ A, dùng để tăng giảm cỡ chữ.

Hình 83 – Nhóm nút lệnh dùng để định dạng cho dữ liệu text trên Ribbon

Bên phải là nhóm Alignment, dùng để canh lề cho nội dung

trong ô: Ở hàng trên là dùng để canh lề theo chiều dọc (nội

dung sẽ nằm ở Sát cạnh trên, sát cạnh dưới hay nằm chính

giữa của ô). Theo mặc định của Excel, khi bạn nhập cái gì

đó vào trong một ô, nó sẽ nằm sát cạnh dưới của ô. Bên



phải là nút lệnh dùng để định hướng: nội dung sẽ nằm

ngang, nằm dọc, hay nằm nghiêng...

Hàng dưới của nhóm Alignment là nhóm nút lệnh để canh

phải, canh giữa hay canh trái cho nội dung trong ô theo

chiều ngang. Hai nút ở ngoài cùng bên phải dùng để chừa

lề (tức là cách biên bên phải và biên bên trái của ô một

khoảng cách nào đó, mặc định thì nội dung sẽ nằm sát vào

một trong hai biên này). Mặc dù bạn có thể định dạng cho

cả nội dung là chữ và số, tuy nhiên, theo kinh nghiệm của

riêng tôi, bạn không nên canh lề cho những con số (cả

những giá trị ngày tháng và thời gian), mà cứ để cho Excel

định dạng theo mặc định của nó, nghĩa là những giá trị này

sẽ luôn được canh sát lề bên phải.

Ngoài cùng bên phải của nhóm Alignment có hai nút lệnh:

Nút ở trên là Wraptext, dùng để bật/tắt chế độ trình bày nội

dung trong một ô với nhiều hàng. Nút ở dưới là Merge &

Center, dùng để bật/tắt chế độ ghép nhiều ô thành một ô.

Những nút lệnh có sẵn trên Ribbon chắc chắn không đáp

ứng đầy đủ cho các nhu cầu định dạng dữ liệu kiểu text.

Muốn thực hiện những định dạng cao cấp hơn, bạn hãy

nhấn vào nút mũi tên nhỏ nằm ở góc dưới bên phải của

nhóm Font hoặc nhóm Alignment để gọi hộp thoại Format

Cells (hoặc dùng tổ hợp phím tắt Ctrl+1).

Tạo chỉ số trên, chỉ số dưới

Đôi khi, do yêu cầu công việc, chúng ta phải định dạng chỉ

số trên, chỉ số dưới cho văn bản. Ví dụ như khi nhập đơn vị

tính diện tích (m2, m

3), hoặc những ký hiệu hóa học (H2O,

CO2). Để thực hiện điều này, bạn theo những bước sau:

1. Chọn ký tự muốn định dạng thành chỉ số trên hoặc chỉ

số dưới.

BNTT


2. Nhấn Ctrl+1 để mở hộp thoại Format Cells, rồi chọn

Tab Font.

3. Trong khung Effects, bạn chọn Superscript để tạo chỉ

số trên , chọn Subscript để tạo chỉ số dưới.

4. Nhấn OK để trở về bảng tính.

Hình 84 – Chọn Superscript để tạo chỉ số trên

Ngắt dòng trong ô

Khi nhập liệu văn bản, nếu bạn nhấn Enter, ô hiện hành sẽ

di chuyển xuống ô bên dưới, chứ không phải là ngắt dòng

cho đoạn văn bản đó; và cũng không phải là nhấn

Shift+Enter để ngắt dòng giữa chừng như trong MS Word.

Để ngắt dòng cho đoạn văn bản trong một ô, bạn nhấn tổ

hợp phím Alt+Enter tại vị trí muốn ngắt dòng.

Trong trường hợp bạn muốn dữ liệu kiểu text sẽ tự động

ngắt dòng theo giới hạn chiều rộng của ô, bạn có 2 cách:

Nhấn vào nút Wrap Text trên Ribbon như tôi đã nói ở

trên.



Chọn những ô muốn định dạng, nhấn Ctrl+1 để mở

hộp thoại Format Cells, chọn Tab Alignment rồi

đánh dấu vào tùy chọn Wrap Text trong nhóm Text

Control.

Hình 85 – Tab Alignment trong hộp thoại Format Cells

Ép dữ liệu text cho vừa với chiều rộng ô

Cũng trong hộp thoại Format Cells, Tab Alignment, nếu bạn

muốn dữ liệu text trong một ô sẽ tự động co nhỏ lại cho

vừa với chiều rộng ô (mà không ngắt dòng), thì bạn đánh

dấu vào tùy chọn Shrink to fit.

Ghi chú: Nếu tùy chọn Wrap Text đang được đánh dấu, bạn

phải hủy chọn nó, thì mới có thể chọn được Shrink to fit.

Canh lề cho dữ liệu

Excel cho phép bạn canh lề cho dữ liệu trong một ô không

chỉ theo chiều ngang, mà còn theo chiều dọc.

BNTT


Trong Tab Alignment của hộp thoại Format Cells, nhóm Text

alignment có 2 mục: Horizontal dùng để canh lề dữ liệu theo

chiều ngang, Vertical dùng để canh lề dữ liệu theo chiều

dọc.

Horizontal có những tùy chọn sau đây :

- General: Canh lề theo

mặc định (tùy thuộc

vào mỗi loại dữ liệu)

- Left (Indent): Canh lề

trái

- Center: Canh giữa

- Right (Indent): Canh lề

phải

- Fill: Lấp đầy hết chiều

rộng của ô bằng dữ

liệu hiện có.

- Justify: Canh đều hai biên

- Center Across Selection: Canh giữa băng ngang qua

những ô được chọn.

- Distributed (Indent): Chia đều khoảng cách của dữ

liệu trong ô.

Những tùy chọn có kèm chữ Indent, sẽ bố trí dữ liệu

nằm cách biên của ô một khoảng cách do bạn quy

định trong tùy chọn Indent ở ngay bên phải.

Xin nói rõ hơn về hai tùy chọn Fill và Center Across

Selection:

- Fill: Thường sử dụng khi bạn muốn làm những

đường chấm chấm chạy hết chiều ngang ô. Thay vì

phải gõ hàng chục dấu chấm, bạn chỉ cần gõ 1 dấu

chấm, rồi chọn tùy chọn này.

Hình 86 – Các kiểu canh lề cho dữ liệu text theo chiều ngang



- Center Across Selection: Thông thường, khi muốn

trình bày một tiêu đề gì đó, người ta hay sử dụng

chức năng Merge & Center (trộn các ô và canh giữa

dữ liệu). Tuy nhiên, trong các bảng cần đến việc

lọc dữ liệu, chức năng này sẽ gây nhiều rắc rối.

Trong trường hợp đó, bạn nên sử dụng Center

Across Selection. Dữ liệu sẽ được canh giữa những

ô đã chọn, nhưng các ô đó vẫn là những ô độc lập,

không bị trộn thành 1 ô.

Ví dụ: Hình 87 là trường hợp các ô B2:F2 đã được

Merge and Center, khi bạn nhấn vào bất kỳ ô nào trong

dãy B2:F2, thì cả dãy ô được chọn, bởi vì chúng chỉ

còn là một ô có địa chỉ là B2:

Hình 87 – Sử dụng Merge and Center cho dãy ô

Hình 88 là trường hợp định dạng Center Across

Selection cho dãy ô B2:F2. Nội dung chính thực ra vẫn

nằm trong ô B2, mặc dù có vẻ nhưng chúng đang nằm

giữa dãy ô B2:F2. Và đương nhiên, các ô từ B2 đến F2

vẫn là những ô độc lập, bạn có thể chọn riêng từng ô:

Hình 88 – Sử dụng Center Across Selection cho dãy ô

Vertical có những tùy chọn sau đây :

BNTT


- Bottom: Canh lề dữ

liệu theo cạnh dưới

của ô (mặc định).

- Top: Canh lề dữ liệu

theo cạnh trên của ô.

- Center: Canh lề dữ

liệu nằm ở giữa ô

theo chiều dọc.

- Justify: Canh đều dữ

liệu theo chiều dọc

của ô. Tuy nhiên, nếu dữ liệu quá ít, thì chúng sẽ

nằm sát cạnh trên của ô (Top).

- Distributed: Chia đều khoảng cách của dữ liệu trong

ô theo chiều dọc. Trong trường hợp dữ liệu quá ít,

chúng sẽ nằm ngay chính giữa ô (Center).

Nhập những ký tự đặc biệt

Excel cũng cho phép chúng ta nhập những ký tự đặc biệt

(không có trên bàn phím) vào các chuỗi text, giống như MS

Word.

Khi muốn nhập một ký tự đặc biệt, bạn nhấp chọn Symbol

trong Tab Insert của Ribbon:

Hình 90 – Dùng lệnh Insert Symbol để nhập những ký tự đặc biệt

Một hộp thoại sẽ mở ra, chứa đầy những ký tự đặc biệt

. Bạn chỉ việc chọn ký tự cần nhập vào rồi nhấn Insert.

Hình 89 – Các kiểu canh lề cho dữ liệu text theo chiều dọc



Hình 91 – Hộp thoại Symbol

Khi xây dựng bảng tính để phục vụ cho công việc của

mình, chắc chắn sẽ có lúc bạn muốn quy định việc nhập dữ

liệu theo những yêu cầu nhất định nào đó, và nếu nhập sai

hoặc không đúng yêu cầu thì sẽ có một thông báo lỗi hiện

ra nhắc nhở.

Công cụ Data Validation (xác nhận tính hợp lệ của dữ liệu)

sẽ giúp bạn thực hiện vấn đề tôi vừa nêu ở trên. Nó sẽ giúp

bạn nhập liệu một cách chính xác theo các yêu cầu đã đặt ra

và hạn chế sai sót tối thiểu.

Để thiết lập những quy tắc nhập liệu, trước hết bạn cần

chọn dãy ô mà bạn sẽ áp dụng những quy tắc này, sau đó,

BNTT


chọn Data Data Tools Data Validation, hộp thoại Data

Validation sẽ mở ra .

Mặc định, bạn sẽ thấy trong trong nhóm Validation Criteria

có sẵn tùy chọn Any Value ở mục Allow, nghĩa là chúng ta có

thể nhập bất cứ kiểu dữ liệu nào cũng được.

Hình 92

Bạn có thể thiết lập các quy tắc nhập liệu với những tùy

chọn trong danh sách của mục Allow: Whole number,

Decimal, List, Date, Time, Text lenght, và Custom. Nhưng cho

dù bạn chọn tùy chọn nào, thì hộp thoại này luôn luôn có

hai tùy chọn:

Ignore blank: Nếu bạn đánh dấu chọn vào đây, Excel

sẽ không áp dụng quy tắc nhập liệu với những ô rỗng.

Clear All: Xóa tất cả những quy tắc nhập liệu mà bạn

đã thiết lập cho dãy ô đang chọn.

Tùy vào loại quy tắc bạn chọn, Data Validation sẽ đưa ra

những textbox thích hợp để bạn nhập các giá trị giới hạn

cho quy tắc. Bạn có thể quy định các giá trị giới hạn này là

cố định hoặc không cố định:



Giá trị giới hạn cố định

Để cố định một giá trị giới hạn, bạn hãy nhập trực tiếp vào

một con số hoặc một giá trị thích hợp với quy tắc mà bạn sẽ

thiết lập.

Giá trị giới hạn không cố định

Nếu bạn sử dụng tham chiếu đến một ô, một dãy ô hoặc

một tên dãy cho các giá trị giới hạn, thì khi những giá trị

(hoặc kết quả của công thức) của các tham chiếu thay đổi,

giá trị giới hạn cũng sẽ thay đổi theo, và do đó, chúng

không cố định.

Khi sử dụng tham chiếu là địa chỉ ô hay dãy ô, bạn phải

nhập vào ở dạng tham chiếu tuyệt đối. Tuy nhiên, bạn chỉ

có thể sử dụng tham chiếu tới một địa chỉ ô, dãy ô cho các

giá trị giới hạn khi những ô hoặc dãy ô này nằm trong cùng

worksheet với bảng tính mà bạn sẽ áp dụng quy tắc.

Nếu muốn sử dụng tham chiếu đến những ô hoặc dãy ô

nằm trong các Sheet khác hoặc trong những bảng tính khác

cho các giá trị giới hạn, thì bạn phải đặt tên cho những ô

hoặc dãy ô đó, và sử dụng những tên dãy này để làm tham

chiếu cho các giá trị giới hạn.

Whole Number

Loại quy tắc nhập liệu đầu tiên là Whole Number, chỉ cho

phép nhập liệu với những số nguyên. Nếu bạn nhập số thập

phân, chuỗi,... sẽ bị báo lỗi. Chức năng này hữu ích khi bạn

cần nhập liệu những giá trị là tuổi, số lượng mặt hàng, số

sản phẩm,...

BNTT


Khi bạn chọn Whole number, hộp thoại Data Validation sẽ

xuất hiện mục Data, cho phép khống chế phạm vi giá trị

nhập vào .

Hình 93

Trong mục Data có những tùy chọn sau đây:

Between / Not Between – Cho phép nhập liệu những

giá trị trong (hoặc ngoài) một vùng xác định nào đó.

Ví dụ ngày trong tháng (từ 1 đến 31), tháng trong năm

(1 đến 12)... Bạn sử dụng 2 ô bên dưới để nhập các

giá trị giới hạn:

- Maximum: Giới hạn lớn nhất

- Minimum: Giới hạn nhỏ nhất

Equal to / Not equal to – Cho phép (hoặc không cho

phép) nhập liệu những giá trị bằng giá trị xác định ở ô

Value. Giá trị xác định này cũng có thể cố định hoặc

không cố định, tùy vào cách nhập của bạn, giống như

tôi đã trình bày ở mục Between/Not Between trên đây.

Greater than / Greater than or equal to – Cho phép

nhập liệu những giá trị lớn hơn (hoặc bằng) giá trị xác



định ở ô Minimum. Giá trị xác định này cũng có thể cố

định hoặc không cố định, tùy vào cách nhập của bạn,

giống như tôi đã trình bày ở mục Between/Not

Between trên đây.

Less than / Less than or equal to – Cho phép nhập

liệu những giá trị nhỏ hơn (hoặc bằng) giá trị xác định

ở ô Maximum. Giá trị xác định này cũng có thể cố

định hoặc không cố định, tùy vào cách nhập của bạn,

giống như tôi đã trình bày ở mục Between/Not

Between trên đây.

Decimal

Loại quy tắc nhập liệu thứ hai là Decimal, chỉ cho phép

nhập liệu với những giá trị số. Nếu bạn nhập liệu với chuỗi

hoặc một loại dữ liệu nào đó không phải là số, sẽ bị báo lỗi.

Sử dụng chức năng này sẽ giúp bạn tránh được những sai

sót do những quy định về định dạng số (quy định về dấu

phân cách hàng nghìn và dấu phân cách thập phân).

Những tùy chọn trong mục Data của quy tắc này tương tự

như trong quy tắc Whole Numer.

List

Quy tắc nhập liệu List chỉ cho phép nhập liệu từ một

danh sách có sẵn. Danh sách này có thể được nhập trực

tiếp, hoặc tham chiếu đến một dãy ô, một tên dãy sẵn có.

Bạn nên sử dụng chức năng khi dữ liệu nhập vào được lấy

từ một cơ sở dữ liệu sẵn có để hạn chế tối đa việc sai sót và

tiết kiệm được thời gian. Ví dụ như khi bạn nhập các mã số

hàng hóa, các số tài khoản, họ và tên... Những danh sách

này thường dài và khó nhớ, lại dễ nhập sai chính tả.

BNTT


Hình 94

Khi bạn áp dụng quy tắc này

cho dãy ô, và có kích hoạt tùy

chọn In-cell dropdown, thì khi

bạn nhấn một ô trong dãy

này, một dropdown sẽ hiện ra

, chứa danh sách mà

bạn đã quy định trong quy

tắc. Bạn chỉ cần chọn một

phần tử trong danh sách này

để nhập vào ô.

Tuy nhiên, không giống với

khi nhập công thức vào ô, Excel không áp dụng

AutoComplet cho các dropdown này. Có nghĩa là nó không

tự động chọn ra một phần tử trong danh sách sau khi bạn

nhập một hoặc vài ký tự đầu tiên. Điều này sẽ hơi khó khăn

một chút cho việc tìm kiếm một phần tử, nếu bạn sử dụng

một danh sách dài.

Cũng như những giá trị giới hạn cho quy tắc, bạn có thể cố

định hoặc không cố định danh sách các giá trị để nhập liệu:

Hình 95



Sử dụng danh sách cố định: Khi muốn cố định danh

sách nhập liệu, bạn nên gõ trực tiếp danh sách này

vào ô Source. Mỗi phần tử cách nhau bởi dấu phẩy

. Trong trường hợp danh sách là những từ

có dấu tiếng Việt, bạn phải sử dụng bộ gõ Unicode để

Excel hiển thị đúng tiếng Việt.

Sử dụng danh sách từ một dãy, một tên dãy: Bạn có

thể sử dụng một danh sách có sẵn trong một dãy ô

bằng cách kích hoạt ô Source, sau đó dùng chuột quét

chọn dãy ô chứa danh sách; hoặc cũng có thể nhập

trực tiếp tham chiếu của dãy ô hoặc tên dãy vào ô

Source. Khi đó, danh sách nhập liệu này sẽ không cố

định, nó sẽ tùy thuộc vào sự thay đổi của danh sách

nguồn.

Excel sẽ giữ nguyên thứ tự sẵn có trong danh sách

nguồn. Do đó, khi sử dụng những danh sách dài, bạn

nên sắp xếp trước (theo thứ tự ABC chẳng hạn). Điều

này sẽ giúp bạn tiết kiệm được khá nhiều thời gian khi

tìm một phần tử trong danh sách để nhập vào ô.

Date

Loại quy tắc tiếp theo là Date , chỉ cho phép nhập

liệu với những giá trị ngày tháng. Bạn sử dụng quy tắc này

khi các dãy ô chỉ chứa những giá trị ngày tháng (ngày vào

làm, ngày nghỉ việc, ngày tháng năm sinh...).

Cũng như quy tắc Whole Number, bạn có thể giới hạn chỉ

cho phép nhập liệu trong một khoảng ngày tháng năm nào

đó mà thôi, nhưng thay vì là Minimum và Maximum, thì ở

đây là Start date và End Date.

BNTT


Hình 96

Time

Tương tự Date, quy tắc Time chỉ cho phép nhập liệu

với những giá trị thời gian. Bạn sử dụng quy tắc này khi

các dãy ô chỉ chứa những giá trị thời gian (giờ vào làm, giờ

ra về,...).

Hình 97

Cũng như quy tắc Whole Number, bạn có thể giới hạn chỉ

cho phép nhập liệu trong một khoảng thời gian nào đó mà

thôi, nhưng thay vì là Minimum và Maximum, thì ở đây là



Start time và End Time. Bạn nên lưu ý, Start Time không thể

nhỏ hơn 0:00 và End Time không thể lớn hơn 24:00.

Text length

Quy tắc Text Length giới hạn chuỗi dữ liệu nhập vào

với một con số các ký tự được xác định (kể cả khoảng

trắng). Bạn nên sử dụng quy tắc này cho các dãy ô chứa

những giá trị đòi hỏi có một số lượng ký tự nhất định nào

đó (số chứng minh nhân dân, số điện thoại, số tài khoản...).

Cũng như quy tắc Whole Number, bạn có thể giới hạn chiều

dài tối đa (Maximum) hoặc tối thiểu (Minimum) của chuỗi dữ

liệu sẽ được nhập vào.

Hình 98 – Quy định chuỗi nhập vào phải có 9 ký tự (dùng để nhập số CMND)

Custom

Trong trường hợp bạn cần thiết lập một quy tắc mà không

có một tùy chọn nào trong danh sách có sẵn của Data

Validation đáp ứng được, bạn sử dụng mục Custom này

. Khi đó, giới hạn của bạn sẽ được quy định bởi một

công thức.

BNTT


Hình 99

Ví dụ, giả sử bạn sẽ quy định tổng giá trị nhập vào trong

dãy ô B1:B10 không được vượt quá 10 triệu, bạn có thể

dùng công thức sau đây trong ô Formula:

=SUM($B$1:$B$10)<=10000000

Khi tổng giá trị nhập vào trong dãy ô này vượt quá 10 triệu,

Excel sẽ xuất hiện một thông báo lỗi.

Input Message

Một khi đã thiết lập các quy tắc nhập liệu, bạn nên bao gồm

vào đó hướng dẫn cho việc nhập liệu (xuất hiện mỗi khi

chọn một ô đã được thiết lập quy tắc nhập liệu). Việc này

rất cần thiết, bởi vì khi đã thiết lập quá nhiều các quy tắc,

có thể ngay chính bạn cũng không nhớ được dãy ô này phải

nhập liệu như thế nào mới đúng.

Để đưa ra hướng dẫn cho những dãy ô đã được thiết lập các

quy tắc nhập liệu, bạn sử dụng Tab Input Message trong



hộp thoại Data Validation. Bạn có thể sử dụng tiếng Việt cho

những thông báo với bộ gõ Unicode.

Ví dụ, sau khi đã thiết lập quy tắc Text Length cho cột sẽ

dùng để nhập số Chứng minh nhân dân (là một chuỗi gồm

9 con số), bạn chọn Tab Input Message, và nhập vào nội

dung như sau:

Hình 100

Bạn có thể xuống dòng trong nội dung hướng dẫn bằng

phím Enter, như khi bạn nhập văn bản trong Word.

Và khi đó, mỗi khi nhấn chọn một ô trong cột sẽ dùng để

chứa các số Chứng minh nhân dân, sẽ xuất hiện một thông

báo như minh họa ở hình

101.

Nếu không muốn xuất hiện

thông báo này, bạn bỏ kích

hoạt tùy chọn Show input

message when cell is

selected.

Hình 101

BNTT


Error Alert

Bình thường, Excel sẽ tự động xuất hiện một thông báo lỗi

mỗi khi có dữ liệu nhập vào không theo quy tắc đã được

quy định. Bạn có thể thay đổi cách hiển thị thông báo này,

làm cho nó thân thiện hơn bằng tiếng Việt chẳng hạn, bằng

cách sử dụng Tab Error Alert trong hộp thoại Data Validation.

Hình 102

Cách nhập thông báo lỗi cũng giống như bạn nhập các

hướng dẫn. Bạn có thể xuống dòng bằng phím Enter, cũng

như có thể sử dụng tiếng Việt bằng bộ gõ Unicode.

Mục Style là danh sách những kiểu cảnh báo: Stop, Warning

và Information.

Stop: Sử dụng khi bạn muốn dữ liệu nhập vào bắt

bược phải đúng quy tắc đã quy định. Nếu dữ liệu

nhập vào không đúng quy tắc, sẽ xuất hiện thông

báo lỗi (hình 103), và bạn chỉ có thể nhấn Retry để

nhập lại cho đúng. Nếu nhấn Cancel, Excel sẽ xóa

nội dung đã nhập sai trong ô.



Hình 103

Warning: Sử dụng khi bạn có thể chấp nhận một số

―ngoại lệ‖ nào đó cho quy tắc đã thiết lập. Nếu dữ liệu

nhập vào không đúng quy tắc, sẽ xuất hiện thông báo

lỗi như sau:

Hình 104

Nếu nhấn Yes, Excel sẽ xem dữ liệu nhập vào là một

―ngoại lệ‖ của quy tắc và chấp nhận nó. Nếu chọn No,

Excel sẽ bôi đen nội dung vừa nhập để bạn sửa lại cho

đúng. Nếu nhấn Cancel, Excel sẽ xóa nội dung đã

nhập sai trong ô.

Information: Đây chỉ là một thoại thông báo mang

tính nhắc nhở, thường ít được dùng. Vì nếu dữ liệu

nhập vào không đúng quy tắc, sẽ xuất hiện thông báo

lỗi như sau:

Hình 105

Nếu nhấn Yes, Excel sẽ xem dữ liệu nhập vào là một

―ngoại lệ‖ của quy tắc và chấp nhận nó. Nếu nhấn

BNTT


Cancel, Excel sẽ xóa nội dung đã nhập sai trong ô mà

không bắt buộc bạn phải sửa lại.

Trong trường hợp này, những quy tắc mà bạn đã thiết

lập xem như ―bằng không‖, bởi vì, bạn có thể nhập

đúng, nhập sai hoặc không nhập gì hết vào những ô

này. Excel sẽ ―bỏ qua‖ hết.

Data Validation là một công cụ rất hay và linh hoạt trong

việc xử lý dữ liệu nhập vào trong bảng tính. Khả năng kiểm

soát dữ liệu kèm theo những thông báo hỗ trợ giúp người

sử dụng đưa ra biện pháp xử lý thích hợp. Với khả năng

này, Excel đã trở nên gần gũi hơn với những cơ sở dữ liệu.

***



5

Thiết lập những công thức

Một bảng tính chỉ là một tập hợp những con số và những

chuỗi văn bản vô tri vô giác cho đến khi bạn định nghĩa

một loại quan hệ nào đó giữa chúng. Bạn thực hiện điều

này bằng cách tạo các công thức, để thực hiện những phép

tính và cho ra kết quả. Chương này sẽ trình bày cho bạn

một số điểm cơ bản về công thức, bao gồm các thiết lập các

công thức cho số và chuỗi văn bản đơn giản, tìm hiểu thứ

tự ưu tiên của các toán tử, sao chép và di chuyển các công

thức trong bảng tính, và cách tận dụng tối đa tên dãy để làm

cho việc tạo công thức dễ dàng và dễ đọc hơn..


BNTT

Chương 5 – Thiết lập những công thức 143

Tất cả các công thức trong Excel đều có chung một cấu

trúc: Một dấu bằng (=), theo sau là một hay nhiều toán

hạng (là những giá trị, những tham chiếu ô, dãy, tên dãy,

hoặc tên hàm) được tách biệt bằng một hay nhiều toán tử

(là những ký hiệu kết hợp các toán hạng theo một cách nào

đó, chẳng hạn như dấu cộng, ký hiệu lớn hơn).

Bạn có thể dùng những khoảng trắng giữa các toán hạng và

các toán tử trong công thức. Đây là một điều nên làm bởi vì

những khoảng cách giữa các thành phần trong công thức sẽ

giúp công thức dễ đọc hơn.

Excel chấp nhận việc ngắt dòng trong công thức, nếu như

bạn có một công thức dài, bạn nên chia công thức ra thành

nhiều dòng. Để ngắt dòng trong công thức, bạn dùng tổ hợp

phím Alt+Enter.

Mặc dù bạn có thể sẽ không gặp phải, nhưng bạn nên biết

những giới hạn mà Excel đã thiết lập dựa trên những khía

cạnh khác nhau của các công thức và mô hình một bảng

tính. Nếu đã từng sử dụng Excel 2003, bạn sẽ thấy những

giới hạn này đã được mở rộng đáng kể trong Excel 2007:

Số lượng các cột trong một

bảng tính 16.384 1.204

Số lượng các hàng trong

một bảng tính 16.777.216 65.536

Số ký tự tối đa trong một

công thức 8.192 1.204



Số lượng tối đa các hàm có

thể lồng nhau trong một

công thức

64 7

Số lượng tối đa các tham

chiếu mảng

Không

giới hạn 65.335

Nhập công thức

Nhập một công thức vào trong bảng tính rất đơn giản:

- Chọn ô mà bạn muốn nhập công thức vào.

- Gõ một dấu bằng (=) để Excel biết rằng bạn sẽ nhập

một công thức.

- Nhập các toán hạng (operand) và toán tử (operator)

của công thức.

- Nhấn Enter để xác nhận công thức.

Excel có ba chế độ nhập liệu khác nhau, tùy vào những

thao tác gõ bàn phím và dùng chuột của bạn:

Khi bạn gõ dấu bằng để bắt đầu một công thức, Excel

sẽ vào Enter mode, là chế độ mà bạn sẽ dùng để nhập

các chuỗi văn bản, các toán hạng, toán tử...

Nếu bạn nhấn một phím trong nhóm phím định hướng

trên bàn phím (PageUp, PageDown, hay các phím

mũi tên), hoặc là bạn nhấp chuột vào bất kỳ một ô

khác trong bảng tính, Excel sẽ vào Point mode, là chế

độ mà bạn sử dụng một ô hoặc một dãy ô như là một

toán hạng trong công thức. Khi bạn đang ở trong Point

BNTT


mode, bạn có thể sử dụng bất kỳ kỹ thuật chọn dãy

chuẩn nào. Lưu ý rằng, Excel sẽ quay về Enter mode

ngay khi bạn nhập một toán tử hay bất kỳ ký tự nào

khác.

Nếu bạn nhấn phím F2, Excel sẽ vào Edit mode, là

chế độ mà bạn dùng để thực hiện những thay đổi

trong công thức. Ví dụ, khi bạn đang ở trong Edit

mode, bạn có thể sử dụng phím mũi tên qua trái hoặc

qua phải di chuyển con trỏ chuột đến một chỗ nào đó

trong công thức để xóa hoặc chèn vào những ký tự.

Bạn cũng có thể vào Edit mode bằng cách nhấp chuột

vào bất kỳ nơi nào trong công thức. Để quay về Enter

mode, bạn nhấn phím F2 một lần nữa.

Bạn có thể biết mình đang ở trong chế độ nào của Excel

bằng cách nhìn vào Status bar. Ở phía bên trái của thanh

này, bạn sẽ thấy một trong ba chữ: Enter, Point, hoặc Edit.

Sửa công thức

Sau khi bạn đã nhập một công thức, bạn có thể thấy rằng

phải quay lại sửa đổi cái gì đó. Excel cho bạn ba cách để

vào Edit mode và thực hiện các thay đổi trong công thức ở ô

hiện hành:

- Nhấn phím F2.

- Double-click vào ô chứa công thức cần sửa.

- Nhấn chuột vào bất kỳ nơi nào trong công thức ở trên

thanh công thức (Formula bar).

Excel chia công thức ra thành bốn loại: số học (Arithmetic),

so sánh (Comparison), chuỗi văn bản (Text), và tham chiếu



(Reference). Mỗi loại có tập hợp toán tử riêng của nó, và

cách sử dụng mỗi loại công thức cũng khác nhau.

Các công thức số học là những công thức phổ thông nhất.

Chúng kết hợp các số, các địa chỉ ô, và các kết quả hàm

bằng những toán tử số học để thực hiện các phép tính.

Những toán tử được sử dụng trong các công thức số học:

+ Phép tính cộng = 10+ 5 15

– Phép tính trừ = 10 – 5 5

– Phép phủ định

(dấu trừ đại số) = –10 –10

* Phép nhân = 10*5 50

/ Phép chia = 10/5 2

% Phép tính phần trăm = 10% 0.10

^ Phép tính lũy thừa = 10^5 100,000

Công thức so sánh là một mệnh đề so sánh giữa hai hoặc

nhiều số, chuỗi văn bản, nội dung trong ô hoặc kết quả

hàm. Nếu mệnh đề là đúng, kết quả trả về của công thức là

giá trị logic TRUE (tương đương với một giá trị bất kỳ khác

0). Nếu mệnh đề là sai, kết quả trả về của công thức là giá

trị logic FALSE (tương đương với 0).

BNTT


Những toán tử mà bạn có thể sử dụng trong các công thức

so sánh:

= Bằng = 10 = 5 FALSE

> Lớn hơn = 10 > 5 TRUE

< Nhỏ hơn = 10 < 5 FALSE

>= Lớn hơn hoặc bằng = 10 >= 5 TRUE

<= Nhỏ hơn hoặc bằng = 10 <= 5 FALSE

<> Không bằng (khác) = 10 <> 5 TRUE

Công thức xử lý chuỗi văn bản là loại công thức sẽ trả về

kết quả là một chuỗi văn bản (text). Loại công thức này sử

dụng toán tử ―và‖ (dấu &), chuỗi văn bản được đặt trong

các cặp dấu nháy kép (" "), và các kết quả của các hàm xử

lý chuỗi văn bản.

Chúng ta thường sử dụng loại công thức này khi cần ghép

các chuỗi văn bản lại với nhau. Ví dụ, công thức này:

= "soft" & "ware" Sẽ trả về kết quả là: software.

Bạn cũng có thể sử dụng dấu & để ghép nhiều ô chứa giá trị

text lại với nhau. Ví dụ, ô A1 chứa chữ Word, và ô A2 chứa

chữ Excel, công thức này:

= A1 & " and " & A2 Sẽ trả về kết quả là: Word and Excel.



Công thức tham chiếu là loại công thức sử dụng các toán tử

tham chiếu (reference operators) kết hợp hai tham chiếu ô

hoặc dãy ô để tạo ra một tham chiếu nối đơn.

Những toán tử mà bạn có thể sử dụng trong loại công thức

tham chiếu:

: (dấu hai chấm)

Dãy Tạo một dãy từ hai tham chiếu

(A2:C5)

(khoảng trắng)

Giao Tạo một dãy từ vùng giao nhau

của hai dãy (A1:C5 B2:E8)

, (dấy phẩy)

Hợp Tạo một dãy từ hai dãy đơn

(A1:C5, B2:E8)

Trong thực tế, hầu hết các công thức mà bạn sử dụng sẽ có

một số giá trị toán tử. Bạn nên biết qua về thứ tự ưu tiên

của các toán tử, nghĩa là biết thứ tự ưu tiên mà Excel sẽ

tính toán giá trị một công thức.

Ví dụ công thức này: = 3+5^2. Nếu bạn tính toán từ trái

sang phải, kết quả mà bạn có được sẽ là 64 (3+5 bằng 8, và

8^2 bằng 64). Tuy nhiên, nếu bạn thực hiện phép lũy thừa

trước rồi mới đến phép cộng, thì kết quả là 28 (5^2 bằng 25,

và 3+25 bằng 28). Ví dụ này cho thấy, một công thức đơn

giản có thể cho ra nhiều kết quả, phụ thuộc vào thứ tự mà

bạn thực hiện các phép tính.

BNTT


Bảng sau đây trình bày đầy đủ các thứ tự ưu tiên được sử

dụng trong Excel:

1 Dãy (dấu hai chấm)

2 Giao (khoảng trắng)

3 Hợp (dấu phẩy)

4 Phủ định (dấu âm)

5 Phần trăm (dấu %)

6 Lũy thừa (dấu ^)

7 Nhân và chia (dấu * và dấu /)

8 Cộng và trừ (dấu + và dấu -)

9 Nối chuỗi (dấu &)

10 So sánh (các dấu = < > <= >= <>)

Từ bảng trên, bạn sẽ thấy Excel ưu tiên cho phép lũy thừa

trước phép cộng. Do đó, kết quả đúng cho công thức =

3+5^2 đã nói ở trên đây, là 28.

Trong trường hợp bạn muốn tự quyết định thứ tự ưu tiên,

nghĩa là muốn một phép tính nào đó sẽ được tính trước, thì

bạn các cặp dấu ngoặc đơn để điều khiển các thứ tự mà

Excel sử dụng để tính các công thức. Các toán tử trong cặp

dấu ngoặc đơn sẽ luôn luôn được tính trước, còn các toán

tử bên ngoài cặp dấu ngoặc đơn thì sẽ tính theo thứ tự ưu

tiên đã được định sẵn.



Một công dụng của việc dùng dấu ngoặc đơn là lấy căn của

một số. Trong phần các công thức số học, bạn đã thấy rằng

Excel không hề có phép tính lấy căn. Muốn lấy căn bậc n

của một số, bạn phải sử dụng công thức chung như sau:

= number ^ (1 / n)

Ví dụ, để lấy căn bậc 3 của giá trị trong ô A1, bạn dùng

công thức:

= A1 ^ (1 / 3)

Bạn cũng có thể đặt các dấu ngoặc đơn bên trong một dấu

ngoặc đơn khác để điều khiển thứ tự ưu tiên của các toán

tử. Đây gọi là xếp lồng các dấu ngoặc đơn. Excel luôn luôn

tính toán giá trị nằm trong dấu ngoặc đơn ở trong cùng

trước tiên (tính từ trong ra ngoài). Một vài ví dụ:

3 (15 / 5) * 2 - 5 = 3 3 * 2 - 5 = 27 * 2 - 5 = 54 -5 = 49

3 ((15 / 5) * 2 - 5) = 3 (3 * 2 - 5) = 3 (6 - 5) = 3 1 = 3

3 (15 / (5 * 2 - 5)) = 3 (15 / (10 - 5)) = 3 (15 / 5) = 3 3 = 27

Cuối cùng, bạn nên nhớ rằng các công thức cũng duy trì

thứ tự ưu tiên bên trong các dấu ngoặc đơn. Ví dụ, trong

biểu thức (5*2-5), toán hạng 5*2 sẽ được tính trước khi trừ

đi 5.

Về lý thuyết, bạn có thể sao chép và di chuyển những dãy

có chứa công thức giống như bạn sao chép và di chuyển

những dãy bình thường, nhưng kết quả nhận được thì

không phải lúc nào cũng như ý.

Hình 106 là bảng tính tôi đã dùng làm ví dụ ở những phần

trên:

BNTT


Hình 106

Bảng tính này trình bày danh sách những số liệu về chi phí

của một công ty. Công thức trong ô C11 dùng hàm SUM để

tính tổng chi phí của Tháng 1:

= SUM(C6:C10)

Ý tưởng của bảng tính này là ước tính chi phí cho từng

tháng của năm 2008 theo một tỷ lệ phần trăm nào đó so với

tổng chi phí hằng tháng của năm 2007. Ô C3 hiển thị biến

tỷ lệ phần trăm tăng được ước tính (9%). Công thức tính

CHI PHÍ 2008 (ô C13, cho Tháng 1) là nhân CHI PHÍ 2007

với tỷ lệ ước tính ở C3 (= C11*C3).

Bây giờ, tôi sẽ tính CHI PHÍ 2007 và CHI PHÍ 2008 cho

Tháng 2.

Thay vì nhập công thức như đã làm cho Tháng 1, tôi sao

chép công thức đang có ở ô C11 sang ô D11, chắc chắn

nhanh hơn nhiều. Và bạn sẽ thấy Excel tự động điều chỉnh

tham thiếu trong hàm SUM của công thức, chứ không phải

bê nguyên xi công thức trong ô C11 đặt sang ô D11:

= SUM(D6:D10)



Tại sao Excel biết làm như vậy? Để trả lời câu hỏi này, bạn

cần biết về định dạng tham chiếu tương đối và tuyệt đối

trong Excel.

Khi bạn sử dụng tham chiếu ô trong một công thức, Excel

xem địa chỉ ô tương ứng với vị trí của công thức. Ví dụ, giả

sử bạn có công thức =A1*2 trong ô A3. Đối với Excel, công

thức này có nghĩa là “Nhân nội dung của ô nằm trên ô này

hai hàng với 2”.

Đây được gọi là định dạng tham chiếu tương đối (relative

reference) và nó là định dạng mặc định trong Excel. Nghĩa

là nếu bạn sao chép công thức này sang ô A4, tham chiếu

tương đối vẫn là "Nhân nội dung của ô nằm trên ô này hai

hàng với 2", do vậy công thức thay đổi thành =A2*2 bởi vì

A2 nằm trên A4 hai hàng.

Điều này giải thích cho chuyện Excel tự động đổi tham

chiếu ô khi bạn sao chép công thức trong ô C11 sang ô D11

ở ví dụ trên. Và để có được tổng chi phí cho Tháng 3 cho

bảng tính ở ví dụ trên, tôi chỉ việc copy tiếp công thức từ

D11 vào E11. Bạn sẽ thấy cách xử lý các thao tác sao chép

này tiết kiệm được một lượng thời gian đáng kể.

Tuy nhiên, cần cẩn thận khi sao chép hoặc di chuyển các

công thức. Hãy xem điều gì xảy ra nếu tôi sao chép công

thức trong ô C13 sang ô D13? CHI PHÍ 2008 của Tháng 2 và

Tháng 3 sẽ có kết quả là 0!

Tại sao vậy? Vì công thức trong ô C13 là:

= C11*C3

Do đó công thức mới ở ô D13 sẽ là:

BNTT


= D11*D3

Ô D11 là CHI PHÍ 2007 của Tháng 2, điều đó đúng. Nhưng

thay vì tham chiếu đến ô C3, công thức lại tham chiếu đến

ô D3, là một ô trống. Excel xem các ô trống có giá trị là 0,

nên kết quả của công thức là 0.

Vấn đề ở đây chính là định dạng tham chiếu tương đối. Khi

công thức đã được sao chép, Excel giả định rằng công thức

mới sẽ tham chiếu đến ô D3. Để giải quyết vấn đề này, bạn

cần biết thêm một định dạng tham chiếu nữa: định dạng

tham chiếu tuyệt đối.

Khi bạn tham chiếu đến một ô trong một công thức bằng

cách sử dụng định dạng tham chiếu tuyệt đối (absolute

reference), Excel sẽ sử dụng địa chỉ vật lý của ô. Để tạo ra

tham chiếu tuyệt đối, bạn nhập dấu đô-la ($) trước hàng và

cột của địa chỉ ô.

Ví dụ, Excel sẽ hiểu công thức = $A$1*2 là “Nhân nội dung

của ô A1 với 2”. Bất kể bạn sao chép hoặc di chuyển công

thức này đến đâu, tham chiếu ô không thay đổi. Có thể hiểu

nôm na rằng, lúc này, ô A1 đã được neo cố định.

Để xử lý cái kết quả bằng 0 khi sao chép công thức trong ô

C13 sang ô D13 mà tôi vừa nói ở trên, tôi chỉ cần sửa công

thức tính CHI PHÍ 2008 của tháng 1 ở ô C13 thành:

= C11*$C$3

Khi đó, công thức ở C13 khi sao chép sang cột CHI PHÍ

2008 của Tháng Hai (D13) sẽ cho công thức mới là:

= D11*$C$3



Không phải lúc nào bạn cũng phải dùng đến hai dấu $ trong

định dạng tham chiếu tuyệt đối. Bạn có thể chỉ nhập ở

trước hàng hoặc trước cột của địa chỉ ô. Định dạng này

được gọi là định dạng tham chiếu hỗn hợp.

Nếu bạn chỉ muốn neo cố định hàng của một ô, bạn đặt dấu

$ trước địa chỉ hàng (ví dụ: B$6), hoặc nếu bạn chỉ muốn

neo cố định cột của nó, bạn đặt dấu $ trước địa chỉ cột (ví

dụ: $B6).

Bạn cũng có thể định dạng nhanh một tham chiếu của một

địa chỉ ô bằng phím F4. Khi bạn nhập (hoặc sửa) công thức,

bạn đặt con trỏ chuột ở bên trái địa chỉ ô (hoặc ở giữa giá

trị chỉ hàng và chỉ cột), và nhấn phím F4 liên tục, Excel sẽ

duyệt qua các loại định dạng khác nhau. Khi nào có được

loại định dạng mà bạn muốn, thì bạn dừng lại.

Đôi khi, bạn sẽ cần sao chép một công thức nhưng không

muốn các tham chiếu tương đối của công thức bị thay đổi,

nghĩa là muốn chép hoặc di chuyển ―nguyên xi‖ công thức

đó sang chỗ khác, bạn theo các bước sau đây;

1. Chọn ô chứa công thức mà bạn muốn sao chép hoặc

di chuyển.

2. Nhấp chuột vào bên trong thanh công thức (Formula

bar) để kích hoạt nó.

3. Dùng chuột hoặc bàn phím để chọn (bôi đen) toàn bộ

công thức.

4. Sao chép (Ctrl+C) hoặc cắt (Ctrl+X) công thức đang

được chọn.

BNTT


5. Nhấn phím Esc để ngưng kích hoạt thanh công thức.

6. Chọn ô mà bạn muốn sao chép hoặc di chuyển công

thức đến.

7. Dán (Ctrl+V) công thức vào.

Trong trường hợp bạn muốn sao chép công thức trong ô

phía trên xuống ô ở dưới, mà không muốn các tham chiếu

tương đối bị điều chỉnh, thì có một cách rất nhanh: Bạn

chọn ô đứng dưới, rồi nhấn Ctrl+’ (dấu nháy đơn). Đây là

một phím tắt mà tôi chắc rằng rất ít người biết.

Nếu bạn có một công thức mà giá trị của nó sẽ không bao

giờ thay đổi, bạn nên chuyển đổi công thức thành giá trị đó.

Điều này sẽ gia tăng đáng kể tốc độ tính toán của bảng tính

và nó giải phóng bộ nhớ cho bảng tính của bạn, bởi vì

những giá trị thì sử dụng bộ nhớ ít hơn là những công thức.

Ví dụ, trong bảng tính của bạn có một số công thức mà kết

quả của nó là số liệu của năm tài chính vừa rồi. Bởi vì

những con số này không nên bị thay đổi (để an toàn cho dữ

liệu), bạn nên chuyển đổi những công thức đó thành giá trị

của chính nó.

Để chuyển đổi những công thức thành giá trị, bạn theo


1. Chọn những ô có chứa công thức mà bạn muốn

chuyển đổi.

2. Double-click hoặc nhấn phím F2 để kích hoạt chế độ

Edit cho những ô đó.



3. Nhấn F9. Các công thức sẽ chuyển đổi thành giá trị

của chính nó.

4. Nhấn Enter hoặc nhấn chuột vào nút Enter trên

Formula bar để trở lại bảng tính.

Trong trường hợp bạn chỉ cần sao chép kết quả của một

công thức ra ô khác, chứ không phải là sao chép công thức

đó, bạn có thể dùng chức năng Paste Special với tùy chọn

Paste Value(*)

.

Một cách khác (có

sẵn trong Excel 2003

trở về sau) để sao

chép kết quả của một

công thức chứ không

phải sao chép công

thức, là ngay sau khi

bạn dán công thức đã

sao chép vào ô đích,

thì nhấn vào nút

Paste Option nằm

cạnh đó , và chọn Values Only...

Ở chương 3, tôi đã hướng dẫn bạn cách định nghĩa và sử

dụng các tên dãy trong bảng tính. Phần này sẽ hướng dẫn

bạn một số kỹ thuật nhằm giúp bạn sử dụng các tên dãy

trong các công thức dễ dàng hơn.

(*)

Xem Paste Special ở chương 2, trang 61.

Hình 107 – Các tùy chọn khi dùng lệnh Paste

BNTT


Chèn tên dãy vào công thức

Cách dễ nhất để chèn tên dãy vào trong công thức là gõ tên

nó vào. Nhưng làm gì đây nếu như bạn không thể nhớ cái

tên này? Hoặc nếu tên quá dài?

Đối với những tình huống này, Excel có một số tính năng

nhằm giúp bạn chọn tên mà bạn muốn sử dụng từ một danh

sách và dán nó ngay vào công thức.

Bạn hãy bắt đầu công thức, và khi đến vị trí mà bạn muốn

xuất hiện một cái tên, bạn có thể dùng một trong những

cách sau đây:

Với mọi phiên bản của Excel, bạn nhấn F3 để mở hộp

thoại Paste Name, chọn tên dãy bạn muốn chèn vào

công thức, rồi nhấn OK.

Chọn Formulas Defined Names Use in Formula và

rồi nhấp chọn tên trong danh sách.

Hình 108 – Sử dụng lệnh Use in Formula để chèn tên dãy vào công thức

Nếu bạn có thể nhớ được một vài ký tự đầu tiên của

tên dãy, bạn hãy nhập ký tự đó vào, ngay lập tức

Excel 2007 sẽ mở ra một danh sách các tên dãy và tên

hàm bắt đầu với những ký tự đó, bạn chọn tên dãy cần

chèn vào rồi nhấn phím Tab.

Áp dụng các tên dãy vào công thức

Nếu bạn sử dụng địa chỉ tham chiếu của dãy ô trong công

thức, sau đó mới đặt tên cho các dãy ô này, Excel sẽ không

tự động áp dụng các tên mới vào trong công thức. Tuy



nhiên, nếu bạn muốn thay thế địa chỉ tham chiếu ô bằng các

tên dãy, bạn theo các bước sau đây:

1. Chọn dãy ô có chứa công thức mà bạn muốn áp dụng

các tên dãy thay thế cho địa chỉ tham chiếu ô, hoặc

chọn một ô trống bất kỳ nếu bạn muốn áp dụng các

tên dãy trong toàn bộ bảng tính.

2. Chọn Formulas Defined Names Use in Formula

Apply Names... , Excel hiển thị hộp thoại Apply

Names .

Hình 109 – Gọi lệnh Apply Names từ Ribbon

3. Chọn tên hoặc những tên mà bạn muốn áp dụng từ

danh sách Apply Names.

4. Nhấn vào tùy chọn

Ignore Relative/Absolute

để bỏ qua các tham

chiếu tương đối và

tuyệt đối khi áp dụng

các tên.

5. Tùy chọn Use Row and

Column Names cho

Excel biết có nên sử

dụng các tên hàng và

tên cột của bảng tính khi

áp dụng các tên hay không. Nếu bạn chọn tùy chọn

này, bạn cũng có thể nhấn nút Options để xem thêm

các lựa chọn.

6. Nhấn OK để áp dụng các tên thay cho các địa chỉ ô.

Hình 110 – Hộp thoại Apply Names

BNTT


Sử dụng các Tên Hàng và các Tên Cột khi áp dụng các tên dãy

Khi bạn chọn tùy chọn Use row and column names trong

hộp thoại Apply Names, tức là bạn yêu cầu Excel tự động

đặt tên cho tất cả các tham chiếu là giao nhau của một hàng

đã được đặt tên và một cột đã được đặt tên.

Xin lấy lại bảng tính mà tôi đã dùng làm ví dụ ở mục Sử

dụng tiêu đề của hàng hay cột để đặt tên cho dãy (*)

. Trong

bảng tính đó, dãy C6:C13 đã được đặt tên là Tháng_1, và

dãy C7:E7 đã được đặt tên là Thuế. Điều này có nghĩa là ô

C7 (phần giao nhau của hai dãy này) có thể được tham

chiếu với tên Thuế Tháng_1 (**).

Hình 111

Công thức của ô F7 đang là: = C7+D7+E7 .

Nếu bạn áp dụng tên dãy cho bảng tính này, và có chọn tùy

chọn Use row and column names, có thể bạn sẽ nghĩ rằng

Excel sửa công thức tại F7 là:

(*)

Xem trang 85. (**)

Xem: Sử dụng vùng giao nhau của hai dãy, trang 96.



= Thuế Tháng_1 + Thuế Tháng_2 + Thuế Tháng_3

Tuy nhiên, không phải vậy, mà Excel sẽ cho bạn một công

thức hơi khác một tí:

= Tháng_1 + Tháng_2 + Tháng_3

Tại sao Excel lại bỏ mất chữ Thuế? Vì khi Excel áp dụng

tên dãy, mặc định nó sẽ bỏ qua tên hàng nếu công thức nằm

trên cùng một hàng (hoặc sẽ bỏ qua tên cột nếu công thức

nằm trên cùng một cột). Ở đây, Excel bỏ qua tên Thuế

trong mỗi công thức bởi vì ô F7 đang nằm trên hàng có tên

là Thuế.

Thật sự thì việc bỏ qua các tiêu đề hàng (hoặc tiêu đề cột)

không phải là một vấn đề trong một bảng tính nhỏ, nhưng

nó có thể gây rắc rối trong một bảng tính lớn, vì bạn có thể

không thấy được tên của các hàng (hoặc tên của các cột),

bạn không biết công thức đó cộng cái gì của các tháng.

Để quyết định có bỏ qua

hay không bỏ qua các tên

cột và tên hàng khi áp dụng

tên dãy vào công thức, bạn

hãy nhấn nút Options trong

hộp thoại Apply Names.

Hộp thoại này sẽ mở rộng

ra với các tùy

chọn:

Omit Column Name If

Same Column: Bỏ tùy

chọn này nếu bạn

muốn đưa vào các tên

cột khi áp dụng tên.

Hình 112 – Hộp thoại Apply Names khi nhấn nút Options

BNTT


Omit Row Name If Same Row: Bỏ tùy chọn này nếu

bạn muốn đưa vào các tên hàng khi áp dụng tên.

Name Order: Tùy chọn này cho phép bạn chọn thứ tự

của các tên trong tham chiếu (tên Hàng trước, tên Cột

sau / hay tên Cột trước, tên Hàng sau).

Ở Chương 3, bạn đã học cách đặt tên cho các hằng số

thường được sử dụng . Bạn có thể áp dụng cách tương tự

như vậy cho những công thức thường được sử dụng. Cũng

như các hằng số, công thức đã được đặt tên sẽ không xuất

hiện trong một ô nào, mà nó sẽ được lưu trong bộ nhớ và

làm cho bảng tính của bạn dễ đọc hơn. Để đặt tên cho một

công thức, bạn theo các bước sau đây:

1. Mở hộp thoại New Name.

2. Gõ tên mà bạn muốn đặt cho công thức trong khung

Name.

3. Trong khung Refers To, nhập chính xác công thức

giống như bạn nhập trong bảng tính rồi nhấn OK.

Bây giờ bạn có thể nhập tên của công thức trong các ô của

bảng tính (thay vì nhập công thức đó).

Ví dụ, công thức sau đây tính thể tích của một hình cầu

(với r là bán kính hình cầu): 4

Vậy, giả sử rằng bạn có một ô tên là Radius chứa con số chỉ

bán kính của hình cầu (r) nằm đâu đó trong bảng tính, bạn

có thể tạo một công thức có tên là TheTichHinhCau, và nhập

công thức sau đây trong khung Refers To của hộp thoại New

Name (với PI là hàm trả về giá trị con số Pi):

(*)

Xem trang 87.



= (4 * PI() * Radius ^ 3) / 3

Và bạn có thể sử dụng tên này thay cho công thức tính thể

tích của hình cầu có bán kính đã cho ở ô Radius:

= TheTichHinhCau

Trong quá trình làm việc với bảng tính, cho dù bạn có cố

gắng đến đâu, thì thỉnh thoảng vẫn có những cái lỗi kỳ lạ

xuất hiện trong công thức của bạn. Những lỗi này có thể là

về toán học (chia một số cho 0 chẳng hạn), hoặc Excel

dường như không hiểu được các công thức; trong trường

hợp thứ hai, các lỗi có thể sẽ xuất hiện trong khi bạn gõ

công thức. Ví dụ, nếu bạn cố nhập một công thức có các

dấu ngoặc đơn không cân bằng (thiếu hoặc thừa dấu mở

ngoặc, đóng ngoặc), Excel sẽ không chấp nhận công thức,

và nó hiển thị một thông báo lỗi. Và còn những lỗi mang

tính ngấm ngầm nữa. Ví dụ, công thức của bạn có vẻ như

vẫn làm việc, nghĩa là nó trả về một kết quả, nhưng kết quả

này sai, bởi vì dữ liệu bị sai sót hoặc bởi vì công thức tham

chiếu đến ô hay dãy không đúng.

Cho dù lỗi là gì và nguyên nhân là gì, thì chúng cũng phải

được giải quyết. Đừng bao giờ nghĩ rằng các bảng tính của

bạn không có lỗi. Một bảng tính càng phức tạp thì khả năng

các lỗi có thể xảy ra càng nhiều.

Việc sửa các lỗi công thức không phải là một công việc khó

nhọc. Với một chút hiểu biết và những công cụ xử lý sự cố

của Excel, việc tìm ra và xử lý các chứng bệnh của công

thức sẽ trở nên đơn giản. Và sau đây là những điều mà bạn

cần biết.

BNTT


Khi bạn nhập hay sửa đổi một công thức, hoặc thay đổi một

giá trị nhập liệu nào đó trong công thức, Excel có thể sẽ

hiện ra một giá trị lỗi như là kết quả của công thức. Excel

có 7 giá trị lỗi khác nhau: #DIV/0!, #N/A, #NAME?, #NULL!,

#NUM!, #REF!, và #VALUE!.

#DIV/0!

Lỗi #DIV/0! hầu như luôn có nghĩa rằng công thức trong ô

đang cố chia một giá trị cho 0 (zero), một điều không thể

có trong toán học. Điều này thường là do các tham chiếu

dẫn đến một ô rỗng hoặc một ô chứa giá trị bằng 0. Bạn

kiểm tra các tham chiếu trực tiếp hay gián tiếp trong công

thức để tìm ra nguyên nhân có thể có.

Bạn cũng sẽ thấy #DIV/0! nếu bạn nhập một đối số không

thích hợp trong một số hàm. Ví dụ, hàm MOD trả về #DIV/0!

nếu đối số thứ hai là 0.

Việc Excel xem các giá trị rỗng là 0 có thể dẫn đến những

vấn đề trong một bảng tính có yêu cầu người dùng điền dữ

liệu vào. Nếu công thức của bạn đòi hỏi một phép chia với

một trong các ô rỗng tạm thời, nó sẽ hiển thị #DIV/0! dưới

dạng kết quả, và điều này có thể gây bối rối cho người

dùng. Bạn có thể giải quyết điều này bằng cách yêu cầu

Excel không thực hiện phép chia nếu ô được sử dụng là số

chia là 0. Điều này làm được với hàm IF. Ví dụ, bạn xem

công thức sau đây, sử dụng các ô đã được đặt tên để tính

vận tốc (Vantoc, bằng quãng đường chia cho thời gian):

= Quangduong / Thoigian

Để ngăn lỗi #DIV/0! xuất hiện nếu ô Thoigian rỗng (hoặc

bằng 0), bạn nên sửa công thức trên theo lý luận này: Nếu

giá trị của Thoigian nhỏ hơn hoặc bằng 0, thì trả về một



chuỗi rỗng (có nghĩa là để trống ô đó, là không làm gì hết),

còn nếu không (là ô Thoigian chứa một giá trị lớn hơn 0) thì

thực hiện phép tính. Lý luận này được diễn đạt bằng công

thức này như sau:

= IF(Thoigian <= 0, "", Quangduong / Thoigian)

#N/A

Giá trị lỗi #N/A là viết tắt của chữ Not Available, có nghĩa

là công thức không thể trả về một kết quả hợp lệ. Bạn

thường thấy #N/A khi bạn sử dụng một đối số không thích

hợp (hoặc nếu bạn bỏ qua một đối số bắt buộc) trong một

hàm. Ví dụ, hàm HLOOKUP và hàm VLOOKUP sẽ trả về

#N/A nếu như giá trị dò tìm (lookup_value) nhỏ hơn giá trị

đầu tiên trong dãy dò tìm (Table_array).

Để giải quyết vấn đề này, đầu tiên bạn kiểm tra các ô nhập

liệu của công thức xem có ô nào hiển thị lỗi #N/A không.

Nếu có, thì đó là lý do tại sao công thức của bạn cũng có lỗi

đó; vấn đề thực sự nằm trong các ô dữ liệu. Khi bạn đã tìm

thấy nơi xuất phát lỗi, bạn kiểm tra lại các toán hạng trong

công thức để thay bằng các kiểu dữ liệu thích hợp. Đặc

biệt, bạn nên kiểm tra các đối số sử dụng trong hàm để bảo

đảm rằng chúng có nghĩa và bạn không bị thiếu các đối số

bắt buộc.

#NAME?

Bạn thấy lỗi #NAME? khi Excel không nhận biết một cái

tên mà bạn sử dụng trong công thức, hoặc khi Excel cho

rằng chuỗi văn bản trong công thức là một cái tên chưa xác

định. Lỗi #NAME? thường xuất hiện trong những tình

huống sau:

Bạn nhập sai chính tả (nhập không đúng) một tên dãy.

BNTT


Bạn dùng một tên dãy mà bạn chưa định nghĩa.

Bạn nhập sai chính tả (nhập không đúng) một tên

hàm.

Bạn sử dụng một hàm thuộc một Add-in chưa được

cài đặt (nhất là Add-in Analysis ToolPak).

Bạn sử dụng một chuỗi mà không đặt chúng trong

một cặp dấu nháy kép (").

Bạn nhập một tham chiếu dãy mà vô tình bỏ sót dấu

hai chấm (:).

Bạn nhập một tham chiếu đến một dãy trên một bảng

tính khác mà không nhập tên của bảng tính đó trong

cặp dấu nháy đơn (').

Có một cách rất đơn giản để tránh các lỗi chính tả: Khi

nhập các tên hàm và các tên dãy đã được định nghĩa, bạn

hãy nhập chúng với loại chữ thường. Nếu Excel nhận biết

đó là một hàm hay là một tên dãy, nó sẽ tự động chuyển đổi

các tên hàm thành chữ in hoa và tên dãy thành kiểu chữ gốc

mà bạn đã nhập khi định nghĩa tên dãy đó. Nếu Excel

không tự chuyển đổi, thì chắc chắn rằng bạn đã nhập sai,

hoặc bạn chưa định nghĩa cái tên này, hoặc bạn sử dụng

một hàm của một Add-in chưa được cài đặt.

Vì hầu hết nguyên nhân xảy ra #NAME? là các lỗi cú pháp,

do đó cách sửa chúng chính là việc là kiểm tra kỹ lại công

thức, hiệu chỉnh tên dãy hoặc tên hàm bị nhập sai, hoặc

chèn thêm các dấu nháy kép, dấu hai chấm bị thiếu... Bạn

cũng phải bảo đảm rằng bạn đã định nghĩa các tên dãy mà

bạn sử dụng, và đã cài đặt các Add-in thích hợp cho những

hàm mà bạn dùng.



#NULL!

Excel chỉ hiển thị lỗi #NULL! trong một trường hợp rất riêng

biệt: Khi bạn dùng toán tử giao (một khoảng trắng) trên hai

dãy không giao nhau (không có các ô chung).

Ví dụ, dãy A1:B2 và dãy C3:D4 không có ô nào chung cả,

nên công thức sau đây sẽ trả về lỗi #NULL!:

= SUM(A1:B2 C3:D4)

Khi gặp lỗi này, bạn hãy kiểm tra lại các tọa độ dãy để bảo

đảm rằng chúng chính xác. Ngoài ra, việc kiểm tra còn để

xem có phải nguyên nhân làm cho hai dãy trong công thức

của bạn không còn giao nhau có phải là một trong hai dãy

đã bị di chuyển đi chỗ khác hay không.

#NUM!

Lỗi #NUM! xảy ra khi có vấn đề gì đó với một con số trong

công thức của bạn. Thường là do bạn đã nhập một đối số

không hợp lệ trong một hàm toán học hay một một hàm

lượng giác.

Ví dụ, bạn nhập một số âm làm đối số cho hàm SQRT (tính

căn bậc 2) hay hàm LOG (tính logarit). Bạn hãy kiểm tra lại

các ô nhập liệu của công thức, đặc biệt là những ô sử dụng

làm đối số cho các hàm toán học, để bảo đảm rằng các giá

trị này thích hợp.

Lỗi #NUM! còn xuất hiện khi bạn sử dụng sự lặp đi lặp lại

(hoặc một công thức sử dụng sự lặp đi lặp lại) mà Excel

không thể tính được kết quả. Ví dụ, ở A1 bạn có công thức

=B1, và ở B1 bạn lại có công thức =A1. Không có giải pháp

nào cho vấn đề này trừ phi bạn sửa lại các tham số bị lặp.

BNTT


#REF!

Lỗi #REF! xảy ra khi trong công thức của bạn chứa một

tham chiếu ô không hợp lệ, điều này thường gặp phải do

một trong các hành động sau đây:

Bạn xóa một ô mà công thức tham chiếu đến. Bạn cần

phải trả lại ô đó vào bảng tính hoặc điều chỉnh tham

chiếu của công thức.

Bạn cắt (cut) một ô rồi dán (paste) nó vào một ô được

sử dụng cho công thức. Bạn cần phải quay lại (undo)

việc cắt này và nếu cần thì dán nó vào một chỗ khác.

Tuy nhiên, nếu bạn sao chép (copy) một ô và dán nó

vào một ô được sử dụng cho công thức thì lại không

sao cả.

Công thức của bạn tham chiếu đến một địa chỉ ô

không hiện hữu, như là B0 (B zero). Điều này có thể

xảy ra nếu bạn cắt hoặc sao chép một công thức đang

sử dụng các tham chiếu tương đối và dán nó theo một

cách nào đó tạo ra một địa chỉ ô không hợp lệ. Ví dụ,

giả sử công thức của bạn đang tham chiếu đến ô B1,

nếu bạn cắt hay sao chép ô chứa công thức này và dán

nó cao hơn một hàng, tham chiếu đến B1 trở thành

không hợp lệ bởi vì Excel không thể di chuyển ô tham

chiếu đó lên một hàng.

#VALUE!

Khi Excel đưa ra một lỗi #VALUE!, thì có nghĩa là bạn đã sử

dụng một đối số không thích hợp trong một hàm. Điều này

thường xảy ra do bạn sử dụng nhầm kiểu dữ liệu. Ví dụ, lẽ

ra phải nhập một giá trị số, bạn lại nhập vào một giá trị

chuỗi. Tương tự, bạn đã sử dụng một tham chiếu dãy cho



một đối số của một hàm, trong khi đối số đòi hỏi phải là

một ô đơn lẻ hoặc một giá trị đơn lẻ.

Excel cũng đưa ra lỗi này khi bạn sử dụng một giá trị vượt

quá khả năng xử lý của Excel.

Để giải quyết, bạn kiểm tra kỹ lại các đối số của công thức

và sửa lại các đối số không phù hợp.

Nếu bạn thiếu một dấu ngoặc đơn khi nhập một công thức,

hoặc nếu bạn đặt một dấu ngoặc đơn sai vị trí, Excel

thường hiển thị một hộp thoại, đại ý nó nói rằng nó thấy

một cái lỗi trong công thức này, đồng thời trích dẫn lại

công thức đó và đưa ra cho ra hai phương án để lựa chọn.

Nếu thấy công thức (do Excel gợi ý trong hộp thoại) là

đúng những gì bạn muốn, bạn nhấn Yes để Excel tự động

sửa lại công thức cho bạn; còn nếu thấy công thức đó sai

(tức là bạn nhập sai), bạn nhấn No và tự sửa lại công thức.

Hình 113 – Thông báo lỗi khi nhập công thức thiếu hoặc dư dấu ngoặc đơn

Để giúp bạn tránh việc bị quên hoặc thiếu các dấu ngoặc

đơn, Excel cung cấp hai gợi ý trực quan có thể thấy được

BNTT


ngay trong chính công thức mà bạn đang sửa hoặc nhập

vào:

Thứ nhất, nếu bạn nhìn kỹ, khi bạn nhập một dấu

đóng ngoặc đơn ở bên phải của công thức, Excel sẽ

làm nổi bật lên (giống như là tô đậm lên) dấu mở

ngoặc đơn tương ứng ở đầu bên trái. Do đó, nếu bạn

nhập một dấu dóng ngoặc đơn mà bạn nghĩ rằng nó là

dấu cuối cùng rồi, trong khi Excel không làm nổi bật

cái dấu mở ngoặc đơn đầu tiên bên trái, thì như vậy có

nghĩa là các cặp dấu đóng mở ngoặc đơn của bạn

chưa cân bằng (thiếu, hoặc thừa).

Thứ hai, khi bạn dùng những phím mũi tên sang phải,

sang trái để di chuyển con nháy chạy qua chạy lại

trong công thức, nếu con nháy chạy ngang qua một

dấu ngoặc đơn, Excel sẽ làm nổi bật dấu ngoặc đơn

tương ứng ở đầu bên kia và định dạng cho cả hai dấu

(đóng và mở) cùng một màu nào đó. Bạn có thể dùng

cách này để kiểm tra lại từng cặp dấu đóng mở ngoặc

đơn.

Sau khi nhập một công thức, nếu bạn thấy trong ô chỉ toàn

là những ký hiệu như thế này: #######, bạn đừng lo lắng,

đó chỉ là lỗi do định dạng cột quá hẹp mà thôi. Bạn chỉ cần

nới rộng cột ra, hoặc chọn lệnh Autofit Column Width, là mọi

chuyện lại đâu vào đấy!

Ở trên, tôi có nói đến một cách dùng hàm IF để tránh lỗi

#DIV/0!. Tuy nhiên, nếu bạn có thể dự đoán được loại lỗi có

thể xảy ra hoặc bạn biết được nguyên nhân xảy ra lỗi, thì



bạn mới dùng như vậy được. Có nhiều trường hợp bạn

không thể biết trước được nguyên nhân chính xác gây ra lỗi

là gì. Ví dụ, công thức đơn giản đó (Vantoc = Quangduong /

Thoigian) có thể tạo một lỗi #DIV/0! nếu như Thoigian bằng

0; tuy nhiên nó cũng có thể tạo lỗi #NAME? nếu

Quangduong hoặc Thoigian không tồn tại, hay nó có thể tạo

lỗi #REF! nếu các ô liên kết với Quangduong hoặc Thoigian

hoặc cả hai bị xóa, v.v...

Tốt nhất là bạn nên giả định rằng bất kỳ lỗi nào cũng có thể

xảy ra. Nhưng không phải là bạn tạo các phép thử phức tạp

bằng cách sử dụng hàm IF lồng bên trong công thức để

kiểm tra mọi loại lỗi (#DIV/0!, #N/A, v.v...), vì Excel đã cung

cấp sẵn cho bạn một phép thử đơn giản cho mọi loại lỗi.

Trong các phiên bản trước của Excel (từ Excel 2003 trở về

trước), bạn đã biết sử dụng hàm ISERROR(value), trong đó

value là một biểu thức: nếu value tạo ra bất kỳ lỗi nào,

ISERROR sẽ trả về giá trị TRUE, còn nếu value không tạo ra

lỗi, ISERROR trả về giá trị FALSE; và bạn đưa hàm này vào

một hàm IF, với cú pháp:

=IF(ISERROR(expression), ErrorResult, expression)

Đại khái có nghĩa là: Nếu expression tạo ra một lỗi, công

thức này trả về giá trị ErrorResult (chẳng hạn như chuỗi

rỗng hoặc một thông báo lỗi); còn nếu không, nó trả về kết

quả của expression. Ví dụ, áp dụng cú pháp này cho công

thức tính vận tốc:

=IF(ISERROR(Quangduong/Thoigian), "", Quangduong/Thoigian)

Vấn đề với việc sử dụng IF và ISERROR để ngăn ngừa các

lỗi là bạn phải nhập expression hai lần: một lần trong hàm

ISERROR và một lần nữa trong dạng kết quả FALSE của

hàm IF. Điều này không chỉ mất thời gian để nhập mà còn

BNTT


làm cho các công thức khó xử lý hơn, bởi nếu bạn muốn

thay đổi gì đó với expression, bạn phải thay đổi ở cả hai

chỗ.

Excel 2007 dường như hiểu được vấn đề đó, nên nó đã

ghép hai hàm IF và hàm ISERROR thành một hàm duy nhất:

hàm IFERROR, một hàm mới của Excel 2007, với cú pháp:

= IFERROR(value, value_if_error)

Nếu biểu thức value không tạo ra một lỗi, IFERROR trả về

kết quả của biểu thức value; còn nếu không, sẽ trả về

value_if_error (là chuỗi rỗng hoặc một thông báo lỗi). Ví dụ:

= IFERROR(Quangduong/Thoigian), "")

Cách này tốt hơn cách dùng IF và ISERROR nhiều, bởi vì

nó ngắn hơn, dễ đọc hơn, và dễ xử lý công thức hơn...

***



6

Các hàm trong Excel

Cuốn sách này không có tham vọng trình bày tất cả các

hàm trong Excel, bởi vì nếu mô tả chi tiết và đầy đủ tất cả,

thì số lượng trang của sách này sẽ tăng lên gấp 3 lần! Mặc

khác, tôi chắc rằng bạn không có nhu cầu và cũng chẳng

bao giờ sử dụng hết tất cả các hàm có trong Excel, mà chỉ

thường xuyên lui tới với một số hàm nào đó mà thôi.

Do đó, chương này sẽ trình bày một cách hệ thống những

gì liên quan đến cấu trúc của một hàm và các thủ thuật để

tận dụng tối đa sức mạnh của các hàm khi làm việc với các

bảng tính, đồng thời sẽ giới thiệu một số nhóm hàm thường

dùng nhất.

BNTT

Chương 6 – Các hàm trong Excel 173

Thành phần chính của một bảng tính là những công thức

kết hợp với các toán tử của Excel và các toán hạng cơ bản.

Nhưng để cho bảng tính của bạn làm việc dễ dàng và mạnh

mẽ hơn, bạn cần mở rộng nguồn công thức của mình, cho

nó bao gồm thêm các hàm bảng tính của Excel.

Excel có rất nhiều hàm khác nhau, được chia thành những

nhóm như sau:

Text (Hàm xử lý chuỗi văn bản)

Logical (Hàm luận lý)

Information (Hàm thông tin)

Lookup and reference (Hàm dò tìm và tham chiếu)

Date and time (Hàm ngày tháng và thời gian)

Math and trigonometry (Hàm toán học và lượng giác)

Statistical (Hàm thống kê)

Financial (Hàm tài chính)

Database and Table (Hàm dữ liệu và bảng)

Mỗi hàm trong Excel đều có chung một dạng cơ bản:

= FUNCTION(argument1, argument2, ...)

FUNCTION là tên của hàm, luôn luôn xuất hiện ở dạng chữ

hoa (ví dụ như SUM hoặc PMT). Cho dù bạn nhập tên hàm

như thế nào, Excel cũng tự động chuyển đổi tên hàm thành

các chữ hoa. Thật ra, tốt nhất bạn nên nhập tên hàm bằng

các chữ thường, vì khi Excel không chuyển đổi tên hàm

thành các chữ hoa, bạn biết ngay rằng đó không phải là một

tên hàm, nghĩa là có thể bạn đã nhập sai.



Các mục nằm trong cặp dấu ngoặc đơn và cách nhau bằng

các dấu phẩy là những đối số (argument) của hàm. Đối số

là các ―đầu vào‖ của hàm, là dữ liệu mà nó dùng để thực

hiện các phép tính và trả về một kết quả. Nếu phân loại

theo đối số, thì các hàm bao gồm hai loại: Hàm không cần

đối số và hàm có đối số.

Hàm không cần đối số: Có nhiều hàm không đòi hỏi

bất kỳ đối số nào. Ví dụ, hàm NOW trả về ngày tháng

và thời gian hiện hành, không đòi hỏi phải có đối số.

Hàm có đối số: Hầu hết các hàm có tối thiểu một đối

số, và có thể lên đến 9 hoặc 10 đối số. Những đối số

này được chia thành hai loại: bắt buộc và tùy chọn.

Những đối số bắt buộc là những đối số phải nhập vào

trong cặp dấu ngoặc đơn, nếu không thì hàm sẽ tạo ra

một lỗi. Bạn chỉ sử dụng các đối số tùy chọn khi nào

công thức của bạn cần có chúng.

Xin nói rõ thêm về dấu phẩy dùng tách biệt các đối số. Dấu

phẩy ở đây không nên hiểu đơn thuần là dấu phẩy (,) trong

bàn phím, mà bạn nên hiểu rằng đây là một seperator, là

dấu phân cách, mà tôi đã nhắc đến khi nói về việc thay đổi

các tùy chọn định dạng số trong Control Panel. Dấu này

được quy định trong Control Panel của hệ điều hành và

trong Option của Excel. Trong sách này, tôi sử dụng dấu

phẩy làm dấu phân cách. Nếu bạn thích dùng dấu chấm

phẩy (;) làm dấu phân cách, thì bạn nên hiểu dấu phẩy mà

tôi đề cập đến ở đây chính là dấu chấm phẩy mà bạn đang

dùng.

Ví dụ: Hàm FV là hàm trả về giá trị tương lai của một

khoản đầu tư thường xuyên (thường hay dùng để tính số

tiền tiết kiệm sẽ có được sau một khoản thời gian nào đó,

BNTT


với một lãi suất nào đó), dựa vào ba đối số bắt buộc và hai

đối số tùy chọn:

= FV(rate, nper, pmt [, pv] [, type])

Đây gọi là cú pháp của hàm. Ở đây tôi sử dụng quy ước

Excel dùng trong phần Help, mà bạn sẽ thấy nó khi tra cứu

các hàm:

- Những chữ in nghiêng biểu thị một đối số của hàm,

nghĩa là khi bạn sử dụng hàm, bạn thay thế những chữ

in nghiêng bằng một giá trị thích hợp.

- Những đối số nằm trong cặp dấu ngoặc vuông là những

đối số tùy chọn. Những đối số còn lại là bắt buộc phải

có.

Bạn phải cẩn thận với những dấu phẩy trước những đối số

tùy chọn. Ví dụ, nếu bạn bỏ bớt đối số type của hàm FV ở

trên, bạn nhập công thức như sau:

= FV(rate, nper, pmt, pv)

Nhưng nếu bạn bỏ qua đối số pv, bạn phải để lại dấu phẩy

của nó, để tránh sự lẫn lộn giá trị nào là của đối số nào:

= FV(rate, nper, pmt, , type)

Tùy vào cú pháp của từng hàm, các đối số có thể là một

trong những dạng sau: những ký tự, chữ số, các biểu thức,

các tham chiếu đến ô hoặc đến dãy, các tên dãy, các mảng,

hay là kết quả của một công thức khác, một hàm khác.

Cho dù bạn dùng một hàm đơn thuần hay dùng một hàm

như là một thành phần trong một công thức, bạn phải theo

những quy luật và những hướng dẫn sau đây:



Luôn luôn đặt các đối số của hàm trong dấu ngoặc

đơn.

Luôn luôn phân cách các đối số bằng dấu phẩy (hoặc

dấu chấm phẩy, tùy vào quy định List Seperator trong

Control Panel). Bạn có thể thêm một khoảng trắng sau

mỗi dấu phẩy để làm cho hàm dễ đọc hơn, Excel sẽ

bỏ qua các khoảng trắng phụ này.

Bạn có thể dùng một hàm như là một đối số của một

hàm khác. Đây gọi là những hàm lồng nhau. Với

Excel 2007, bạn có thể lồng tối đa 64 hàm với nhau,

nhưng với Excel 2003, con số này chỉ là 7.

Bạn có thể nhập tên hàm bằng chữ hoa hay bằng chữ

thường. Excel luôn luôn chuyển đổi tên hàm thành

chữ hoa.

Tuy nhiên, với Excel 2007, bạn không phải lo lắng về

chuyện nhập tên hàm đúng chính tả, vì Excel 2007 có

tính năng AutoComplet. Ngay khi bạn bắt đầu gõ một

tên hàm, một một danh sách các hàm bắt đầu với ký

tự mà bạn vừa gõ vào sẽ hiện ra, đồng thời cũng hiển

thị một mô tả khái quát về nội dung của hàm mà bạn

đang chọn trong danh sách này; bạn chỉ việc chọn

hàm bạn muốn dùng, và nhấn phím Tab để chèn nó

vào trong công thức.

Bạn không cần phải thuộc lòng danh sách hoặc thứ tự

của các đối số trong hàm. Sau khi bạn đã nhập xong

tên hàm và bắt đầu mở dấu ngoặc đơn để nhập đối số,

Excel sẽ hiển thị một cái banner hướng dẫn cho bạn

nhập tiếp các đối số của hàm. Đối số hiện hành sẽ

được tô đậm lên, và khi bạn đã nhập xong một đối số,

bạn gõ một dấu phẩy, Excel sẽ tô đậm đối số tiếp theo

(nếu còn).

BNTT


Khi bạn không biết chắc phải sử dụng hàm nào, khi bạn

muốn biết cú pháp của hàm trước khi sử dụng nó, khi bạn

muốn kiểm tra các hàm tương tự trong một hạng mục cụ

thể trước khi chọn được hàm thích hợp nhất cho nhu cầu

của mình, hoặc khi bạn muốn biết tác dụng của những giá

trị đối số khác nhau đối với kết quả của hàm, muốn xem

trước kết quả của công thức,... bạn nên sử dụng công cụ có

sẵn trong Excel: Insert Function, theo các bước sau đây:

1. Chọn ô mà bạn sẽ nhập một công thức.

2. Nhập công thức, cho tới chỗ mà bạn muốn chèn hàm

vào.

3. Đến đây, bạn có hai lựa chọn:

a/ Nếu hàm mà bạn cần là một trong những hàm bạn

thường xuyên sử dụng trong thời gian gần đây, nó sẽ

nằm sẵn trong Name Box . Nhấn vào danh

sách xổ xuống của Name Box, chọn hàm mà bạn muốn

(nếu có) rồi nhấn Enter. Excel sẽ hiển thị hộp thoại

Function Arguments. Chuyển qua bước 7.

Hình 114 – Những hàm được sử dụng thường xuyên sẽ có sẵn trong Name Box



b/ Nếu hàm mà bạn cần không phải là một hàm bạn

thường xuyên sử dụng trong thời gian gần đây, hoặc

để tìm một hàm, bạn nhấn vào nút Insert Function

(nằm ngay trên Formula bar, có biểu tượng fx –

hoặc nhấn Shift+F3. Hộp thoại Insert Function sẽ

mở ra.

Hình 115 – Nhấn vào nút Insert Function để chọn một hàm

4. Nếu bạn rành tiếng Anh, bạn có thể nhập đôi dòng mô

tả yêu cầu của bạn vào khung Search for a function rồi

nhấn nút Go. Hoặc bạn nhấn vào mục Or Select a

Category để chọn loại hàm mà bạn cần (nếu bạn

không biết hàm bạn cần thuộc loại hàm nào, nhấn

chọn All), bình thường thì ở đây đang có sẵn danh

sách những hàm thường đựơc sử dụng nhất (Most

Recently Used).

BNTT


5. Trong danh sách Select a Function, chọn hàm mà bạn

muốn dùng.

6. Nhấn OK. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Function

Arguments.

Hình 116 – Hộp thoại Function Arguments

7. Trong hộp thoại Function Arguments, khi nhập các đối

số vào mỗi khung tương ứng, bạn cần lưu ý những

điểm sau:

- Tên của các đối số bắt buộc sẽ được in đậm.

- Mỗi khi bạn đang chọn đối số nào, Excel sẽ giải

thích sơ lược cách sử dụng đối số đó ngay bên

dưới (dĩ nhiên là bằng tiếng Anh).

- Sau khi bạn nhập một đối số, Excel sẽ hiển thị giá

trị hiện hành của đối số đó ở ngay bên phải.

- Sau khi bạn đã nhập đầy đủ các đối số bắt buộc,

Excel hiển thị giá trị hiện tại (cho tới lúc này) của

giá trị hàm ở góc dưới bên trái.

8. Khi bạn đã hoàn tất, nhấn OK. Excel chèn công thức

và các đối số của nó vào ô.



Trong phần này, tôi sẽ không trình bày chi tiết từng hàm,

mà chỉ giới thiệu sơ lược những nhóm hàm thông dụng

nhất với những tính năng cơ bản và danh sách một số hàm

cơ bản trong nhóm đó. Bạn có thể tra cứu cách sử dụng

từng hàm trong phần Help của Excel.

Trong Excel, văn bản là một tập hợp gồm những ký tự chữ

và số nhưng không phải là một giá trị số, một giá trị ngày

tháng và thời gian, hoặc là một công thức. Các từ, các tên,

các nhãn, đều là những giá trị text, và tất cả các giá trị trong

một ô mà có dấu nháy đơn (') đứng ở trước cũng là những

giá trị text. Các giá trị văn bản (text value) còn được gọi là

các chuỗi (string), và tôi sẽ dùng cả hai thuật ngữ đó thay

thế cho nhau trong suốt chương này.

Ở chương 3, bạn đã học về các thiết lập những công thức

xử lý văn bản trong Excel, nhưng đó chỉ là các công thức

dùng dấu "và" (&) để nối hai hoặc nhiều chuỗi nhỏ thành

một chuỗi lớn hơn.

Các hàm xử lý văn bản trong Excel cho phép bạn đưa các

công thức liên quan đến văn bản lên một cấp độ cao hơn,

cho bạn rất nhiều cách để xử lý các chuỗi.

Sau đây là một số hàm xử lý chuỗi văn bản thường dùng

nhất:

CHAR: Tìm ký tự tương ứng của một mã ANSI.

CODE: Tìm mã ANSI của ký tự đầu tiên trong một

chuỗi.

http://www.giaiphapexcel.com/forum/showpost.php?p=46650&postcount=3


BNTT


CONCATENATE: Nối nhiều chuỗi thành một chuỗi

đơn.

FIND: Tìm vị trí bắt đầu của một ký tự trong một

chuỗi, có phân biệt chữ thường và chữ hoa.

LEFT: Trích ra một hay nhiều ký tự ở bên trái của một

chuỗi.

LEN: Đếm số ký tự trong một chuỗi.

LOWER: Chuyển đổi tất cả các ký tự trong một chuỗi

thành chữ thường.

MID: Trích ra một hay nhiều ký tự trong một chuỗi.

PROPER: Đổi ký tự đầu tiên trong một chuỗi thành

chữ in hoa, và đổi các ký tự còn lại thành chữ in

thường.

REPLACE: Thay thế một phần của một chuỗi bằng

một nội dung khác.

RIGHT: Trích ra một hay nhiều ký tự tính ở phần bên

phải của một chuỗi.

SEARCH: Tìm vị trí bắt đầu của một ký tự trong một

chuỗi, không phân biệt chữ thường hay chữ hoa.

SUBSTITUTE: Thay thế một hoặc nhiều đoạn giống

nhau trong một chuỗi bằng một nội dung khác.

TEXT: Chuyển đổi một giá trị thành một chuỗi và định

dạng nó theo một kiểu tùy ý.

TRIM: Xóa tất cả những khoảng trắng vô ích trong

một chuỗi.

UPPER: Chuyển đổi tất cả các ký tự trong một chuỗi

thành chữ in hoa.

VALUE: Chuyển đổi một chuỗi thành một con số.


















Các công thức trong bảng tính có thể thử nghiệm các giá trị

trong các ô và các dãy, và trả về những kết quả dựa trên các

phép thử đó, bằng cách sử dụng các hàm luận lý của Excel,

là những hàm được thiết kế để tạo ra những công thức thực

hiện các phép thử, sẽ trả về kết quả là những giá trị TRUE

(nếu như phép thử là đúng) hoặc FALSE (nếu như phép thử

là sai).

Ví dụ, bạn có thể yêu cầu Excel xem thử nội dung của một

ô, xem đó là các giá trị số hay là các giá trị text; hoặc bạn

có thể thử kết quả của một công thức xem nó có lỗi

không...

Nhóm hàm này gồm có những hàm như sau:

AND: Trả về TRUE nếu tất cả các phép thử logic (là

các đối số trong hàm) đều có kết quả đúng. Trả về

FALSE nếu có một trong phép thử logic đã cho có kết

quả sai.

IF: Thực hiện một phép thử logic và trả về một kết quả

dựa trên kết quả của phép thử.

IFERROR: Dùng để bẫy lỗi cho các hàm khác.

NOT: Đảo ngược các giá trị logic của đối số (hàm phủ

định).

OR: Trả về TRUE khi có một trong các phép thử logic

(là các đối số trong hàm) có kết quả đúng. Trả về

FALSE tất cả các phép thử logic đã cho có kết quả

sai.

BNTT


Tìm được một nghĩa của một từ trong từ điển luôn phải qua

hai bước: Đầu tiên, bạn phải tra chính từ đó, và sau đó đọc

định nghĩa của nó. Ý tưởng này cũng áp dụng cho việc dò

tìm một thứ gì đó để tìm ra một số thông tin liên quan, là

công việc mà dường như hằng ngày bạn phải đối diện với

bảng tính.

Khi làm việc nhiều với các hàm, bạn sẽ gặp những trường

hợp mà giá trị của một đối số phụ thuộc vào giá trị của một

đối số khác (hay giá trị của đối số này là kết quả của một

hàm khác). Ví dụ: Trong công thức tính tổng giá trị hóa

đơn, khoản chiết khấu cho khách hàng phụ thuộc vào số

lượng hàng đã mua; hoặc trong công thức tính lãi suất cho

các khoản phải trả quá hạn, tỷ lệ lãi suất phụ thuộc vào số

ngày quá hạn của mỗi hóa đơn; trong công thức tính tiền

thưởng cho nhân viên theo phần trăm tiền lương, số phần

trăm này phụ thuộc vào việc nhân viên này đã đạt được bao

nhiêu doanh thu so với chỉ tiêu được giao, v.v... Cách thông

thường để giải quyết những vấn đề trên là tìm kiếm những

giá trị thích hợp.

Các hàm trong nhóm hàm Dò tìm sẽ giúp bạn thực hiện

những việc dò tìm trong các bảng tính một cách nhanh

chóng. Thông thường, bạn sẽ dùng đến những hàm sau:

CHOOSE: Chọn ra một giá trị từ một danh sách.

HLOOKUP: Dò tìm một giá trị trong một bảng và trả

về giá trị ở một hàng đã được chỉ định trước.

INDEX: Dò tìm trong một bảng và trả về giá trị tại

phần giao nhau của một hàng với một hàng đã được

chỉ định trước.

MATCH: Tìm vị trí của một giá trị trong một bảng.



VLOOKUP: Dò tìm một giá trị trong một bảng và trả

về giá trị ở một cột đã được chỉ định trước.

Các hàm ngày tháng và thời gian cho phép bạn chuyển đổi

ngày tháng và thời gian thành những chuỗi số liên tục và

thực hiện những phép tính với những con số đó. Khả năng

này hữu dụng cho những vấn đề như tính các khoản phải

thu quá hạn, lập thời biểu cho một dự án, những ứng dụng

có quản lý thời gian, và nhiều điều khác...

Excel xử lý các ngày tháng và thời gian như thế nào

Excel dùng những chuỗi số liên tục để tượng trưng cho các

ngày tháng và thời gian cụ thể. Trong cú pháp của những

hàm về ngày tháng và thời gian, Excel thường dùng chữ

serial_number khi nói đến đối số là một giá trị ngày tháng

hoặc thời gian.

Để có được chuỗi số liên tục cho ngày tháng, Excel dùng

ngày 31 tháng 12 năm 1899 như là điểm khởi đầu và rồi

đếm số ngày đã trôi qua kể từ đó. Ví dụ, con số theo thứ tự

ngày tháng của ngày 01 tháng 01 năm 1900 là 1, của ngày

02 tháng 01 năm 1900 là 2, và cứ thế, ngày 31 tháng 12

năm 2007 có số thứ tự là 39447...

Để có chuỗi số liên tục cho thời gian, Excel biểu diễn thời

gian như dưới dạng một phân số thập phân của 24 giờ một

ngày, để có một con số giữa 0 và 1. Điểm bắt đầu là nửa

đêm, được gán giá trị là 0, do dó lúc giữa trưa (nửa ngày)

có một con số (theo chuỗi liên tục) là 1/2 (0.5).

Bạn có thể kết hợp hai loại số này. Ví dụ, 39447.5 tượng

trưng cho 12 giờ trưa ngày Chủ Nhật 31/12/2007.

BNTT


Ưu điểm của việc sử dụng các chuỗi số liên tục là giúp cho

các phép tính liên quan đến các ngày tháng và thời gian

được dễ dàng hơn. Một ngày tháng hoặc thời gian thật sự

chỉ là một con số, cho nên bất kỳ phép toán nào mà bạn có

thể thực hiện được trên một con số thì bạn cũng có thể thực

hiện được với một ngày tháng hay thời gian.

Vấn đề quan trọng mà bạn phải tuân thủ, là bạn phải nhập

các giá trị ngày tháng và thời gian đúng quy cách đã quy

định trong hệ thống. Chỉ khi bạn nhập vào đúng, thì Excel

mới hiểu được đó là một giá trị ngày tháng hoặc thời gian,

và bạn mới sử dụng được những hàm ngày tháng và thời

gian với những giá trị đó.

Ngoài ra, bạn nên biết thêm những điều sau đây khi làm

việc với các giá trị ngày tháng và thời gian:

- Bạn có thể sử dụng dấu gạch chéo (/) hoặc dấu nối (-)

làm dấu phân cách ngày tháng. Nhưng luôn luôn sử dụng

dấu hai chấm (:) để phân cách thời gian.

- Bạn có thể kết hợp bất kỳ kiểu định dạng ngày tháng và

thời gian nào lại với nhau, miễn là bạn tách biệt chúng

bằng một dấu cách (một khoảng trắng).

- Bạn có thể nhập các giá trị ngày tháng và thời gian bẳng

chữ hoa hoặc chữ thường. Excel sẽ tự động điều chỉnh

việc viết hoa theo định dạng chuẩn của nó.

- Để hiển thị thời gian theo kiểu 12 giờ, bạn phải bao gồm

chữ am (hay là a) hoặc pm (hay là p). Nếu bạn bỏ qua

những ký hiệu này, Excel sẽ sử dụng loại thời gian 24

giờ.

Một số hàm ngày tháng thông dụng

DATE: Dùng để tạo ra một giá trị ngày tháng năm từ

các giá trị Năm, Tháng, Ngày cho trước.



DATEDIF: Dùng để tìm sự chênh lệch giữa hai giá trị

ngày tháng năm. Có thể tính chính xác sự chênh lệch

theo ngày, theo tháng, theo năm...

DATEVALUE: Chuyển đổi một giá trị chỉ ngày ở dạng

văn bản sang định dạng ngày tháng năm.

DAY: Trích ra thành phần Ngày của một giá trị ngày

tháng năm.

EDATE: Tìm một ngày trước hoặc sau một ngày khác

một số tháng cho trước.

EOMONTH: Tìm ngày cuối tháng của một ngày tháng,

trước hoặc sau một số tháng cho trước.

MONTH: Trích ra thành phần Tháng của một giá trị

ngày tháng năm.

NETWORKDAYS: Tính số ngày làm việc trong một

khoảng thời gian giữa hai giá trị ngày tháng, bỏ qua

các ngày cuối tuần (thứ Bảy, Chủ Nhật) và các ngày

nghỉ lễ được chỉ định ở một danh sách.

TODAY(): Cho biết ngày tháng năm hiện tại.

WEEKDAY: Cho biết một ngày là ngày thứ mấy trong

tuần.

WEEKNUM: Cho biết tuần lễ của một ngày tháng cho

trước là tuần lễ thứ mấy trong năm.

WORKDAY: Tìm ngày hoàn thành một công việc tính

từ ngày bắt đầu; bỏ qua những ngày cuối tuần và ngày

nghỉ.

YEAR: Trích ra thành phần Năm của một giá trị ngày

tháng năm..

BNTT


Các hàm về thời gian

HOUR: Trích ra thành phần Giờ của một giá trị thời

gian.

MINUTE: Trích ra thành phần Phút của một giá trị thời

gian.

NOW: Cho biết ngày tháng năm và thời gian hiện

hành.

SECOND: Trích ra thành phần Giây của một giá trị

thời gian.

TIME: Dùng để tạo ra một giá trị thời gian từ các giá

trị Giờ, Phút, Giây cho trước.

TIMEVALUE: Chuyển đổi một giá trị chỉ thời gian ở

dạng văn bản sang định dạng ngày thời gian.

Các hàm toán học được dùng cho các phép tính cơ bản như

tìm các giá trị tuyệt đối, mẫu số chung lớn nhất và nhỏ

nhất, tính căn bậc hai, và tính tổng... Nhiều phép tính cao

cấp cũng có sẵn như phép tính ma trận, đa thức, tính tổng

các bình phương, các phép tính làm tròn số... Danh sách

các hàm toán học trong Excel thì rất nhiều. Sau đây là

những hàm thông dụng nhất:

ABS: Tính trị tuyệt đối của một số.

INT: Làm tròn một số xuống số nguyên gần nhất.

MOD: Tính phần dư của một phép chia.

MROUND: Làm tròn một số đến bội số của một số

khác.

PI : Trả về giá trị Pi



POWER: Tính lũy thừa của một số

PRODUCT: Tính tích các số.

QUOTIENT: Trả về phần nguyên của một phép chia.

RAND: Tạo ra những số ngẫu nhiên giữa 0 và 1

RANDBETWEEN: Trả về những số ngẫu nhiên giữa

hai số nào đó.

ROUND: Làm tròn một số đến một số lẻ được chỉ

định.

SQRT: Tính căn bậc hai của một số.

SUM: Tính tổng các số.

SUMIF: Tính tổng các số theo một điều kiện.

SUMIFS: Tính tổng các số theo nhiều điều kiện (chỉ có

trong Excel 2007, 2010).

Những hàm thống kê của Excel thực hiện những phép tính

thống kê như trung bình, lớn nhất, nhỏ nhất, đếm một danh

sách... Đối với hầu hết các hàm thống kê, bạn có thể nhập

những giá trị, những ô riêng lẻ, hay là xác định một mảng,

một dãy nhiều ô... làm đối số cho hàm. Excel có hàng chục

hàm thống kê, nhưng nhiều hàm trong số đó hiếm khi được

sử dụng. Sau đây là những hàm thông dụng nhất:

AVERAGE: Tính trung bình cộng của các số.

AVERAGEIF: Tính trung bình cộng của các số theo

một điều kiện cho trước (chỉ có trong Excel 2007,

2010).

BNTT


AVERAGEIFS: Tính trung bình cộng của các số theo

nhiều điều kiện cho trước (chỉ có trong Excel 2007,

2010).

COUNT: Đếm số ô trong một dãy ô.

COUNTA: Đếm số ô có chứa giá trị (không rỗng)

trong một dãy ô.

COUNTBLANK: Đếm các ô rỗng trong một dãy ô.

COUNTIF: Đếm số ô theo một điều kiện cho trước.

COUNTIFS: Đếm số ô theo nhiều điều kiện cho trước

(chỉ có trong Excel 2007, 2010).

LARGE: Tìm giá trị lớn nhất thứ k trong một tập hợp

các số.

MAX: Tìm giá trị lớn nhất trong một tập hợp các số.

MIN: Tìm giá trị nhỏ nhất trong một tập hợp các số.

MODE: Tìm giá trị xuất hiện nhiều nhất trong một tập

hợp các số.

RANK: Xếp thứ hạng các số.

SMALL: Trả về giá trị nhỏ nhất thứ k trong một tập

hợp các số.

***



7 Biểu đồ (Chart)

Biểu đồ giúp trình bày các số liệu khô khan thành các hình

ảnh trực quan, dễ hiểu. Biểu đồ được liên kết với dữ liệu

của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của nó

trong bảng tính thì lập tức biểu đồ sẽ thay đổi tương ứng

theo.

Nếu bạn đã từng dùng biểu đồ trong Excel 2003, bạn sẽ

thấy với Excel 2007, việc vẽ biểu đồ trở nên dễ dàng và

đẹp hơn rất nhiều. Excel 2007 có rất nhiều kiểu biểu đồ

khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của

nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng

nhau khám phá thế giới biểu đồ của Excel trong chương

này.


BNTT

Chương 7 – Biểu đồ (Chart) 191

Biểu đồ là một đối tượng (object) của Excel, đối tượng này

chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc

và kiểu dáng rất phong phú. Excel 2007 có 2 loại biểu đồ,

đó là biểu đồ nằm trong ngay trong worksheet chứa dữ liệu

để vẽ (gọi là Embedded chart), và biểu đồ nằm trong một

Sheet đặc biệt gọi là ChartSheet. Mặc định, Excel 2007 sẽ

tạo ra Embedded chart. Khi đã có biểu đồ rồi, muốn chuyển

nó đến một Sheet riêng biệt, bạn chọn Chart Tools Design

Location Move Chart:

Hình 117 – Gọi lệnh Move Chart từ Ribbon

Bạn đặt tên cho ChartSheet vào ô New sheet rồi nhấn OK.

Cũng bằng hộp thoại này, bạn có thể di chuyển biểu đồ từ

trong ChartSheet vào bất cứ Sheet nào có trong danh sách ở

trong khung Object in.

Hình 118 – Hộp thoại Move Chart

Trước khi nói về những thành phần của biểu đồ, tôi sẽ trình

bày các bước vẽ một biểu đồ từ một bảng số liệu cho trước

và một số tùy chọn của đồ thị.

Giả sử, chúng ta có bảng số liệu về thị phần bảo hiểm nhân

thọ tại Việt Nam tính đến cuối năm 2009 . Nếu



chúng ta dùng kết quả

này để thuyết trình thì

cũng không có vấn đề

gì, tuy nhiên bài thuyết

trình sẽ sinh động và

thuyết phục hơn nếu

chúng ta biến các con

số này thành biểu đồ.

Bạn hãy theo các bước

sau:

1. Chọn vùng dữ

liệu B4:C11, bao gồm các tiêu đề cột.

2. Nhấn Tab Insert trên Ribbon. Bạn sẽ thấy trong Tab

này có một nhóm các loại biểu đồ. Mỗi loại biểu đồ

có nhiều kiểu khác nhau khi ta nhấn vào đó. Ví dụ tôi

chọn Insert Charts Column Clustered Column:

Hình 120 – Chọn loại biểu đồ từ Tab Insert của Ribbon

Ngay lập tức một biểu đồ xuất hiện trên trang tính:

Hình 119

BNTT


Hình 121 – Biểu đồ dạng Clustered Column

Và lúc này, nếu bạn nhấn chọn biểu đồ, trên Ribbon

sẽ xuất hiện nhóm Chart Tools, với 3 Tab Design,

Layout và Format. Nhóm này sẽ tự động mất đi nếu

bạn không nhấn chọn biểu đồ nữa.

3. Bạn có thể thay đổi cách bố

trí các thành phần trên trên

biểu đồ bằng cách chọn một

trong những kiểu kiểu bố trí

các thành phần của biểu đồ

trongh nhóm Chart Layouts

của Tab Design.

Cách bố trí các thành phần

trên biểu đồ nghĩa là tiêu đề

nằm ở đâu, phần chú thích

nằm ở đâu, cho số liệu nằm trong biểu đồ hay trong

một bảng nằm dưới biểu đồ...

4. Nếu thấy kiểu biểu đồ này không đẹp, bạn có thể đổi

sang kiểu khác bằng cách chọn Chart Tools Design

Type Change Chart Type. Hộp thoại Insert Chart sẽ

mở ra với toàn bộ các kiểu đồ thị được thiết kế sẵn,

tha hồ cho bạn chọn lựa . Ngoài ra, bạn có thể

Hình 122 – Danh sách các Chart Layouts



thay đổi tông màu của biểu đồ bằng cách chọn một

mẫu có sẵn trong nhóm Chart Style.

Hình 123 – Chọn loại biểu đồ từ hộp thoại Change Chart Type

Giả sử tôi chọn loại biểu đồ là Exploded Pie in 3D, rồi

chọn tiếp Chart Layout là Layout 1, và chọn Chart Style

là Style 10, tôi sẽ có biểu đồ như hình 124, sinh động,

trực quan và đẹp hơn biểu đồ dạng Column nhiều:

Hình 124 – Biểu đồ dạng Eploded Pie in 3D

Đó là tất cả những gì phải làm để vẽ một biểu đồ. Rất

nhanh, phải không bạn. Nếu có lâu, chẳng qua là vì có quá

nhiều mẫu mã cho bạn lựa chọn, đôi khi chẳng biết nên

chọn mẫu nào và bỏ mẫu nào...

BNTT


Một biểu đồ sẽ có những thành phần chính sau đây:

Hình 125 – Các thành phần chính của một biểu đồ

1. Chart area: Là vùng chứa toàn bộ các thành phần

trong biểu đồ.

2. Plot area: Vùng chứa biểu đồ và các bảng số liệu của

biểu đồ.

3. Chart title: Tiêu đề chính của biểu đồ.

4. Horizontal axis title: Tiêu đề trục hoành của biểu đồ,

xác định kiểu dữ liệu trên trục hoành.

5. Vertical axis title: Tiêu đề trục tung của biểu đồ, xác

định kiểu dữ liệu trên trục tung.



6. Legend: Các chú thích, giúp ta biết được thành phần

nào trong biểu đồ biểu diễn cho chuỗi số liệu nào.

7. Data label: Biểu diễn các số liệu cụ thể kèm theo trên

biểu đồ.

8. Data Table: Với một số Layout trong Chart Layout,

Data label được thay thế bằng Data Table, là bảng số

liệu để vẽ nằm ngay bên dưới biểu đồ.

9. Horizontal axis: Trục ngang (trục hoành) của biểu đồ

(mặc định sẽ không hiển thị).

10. Vertical axis: Trục dọc (trục tung) của biểu đồ (mặc

định sẽ không hiển thị).

11. Horizontal gridlines: Các đường lưới ngang.

12. Vertical gridlines: Các đường lưới dọc (mặc định sẽ

không hiển thị).

Với các biểu đồ dạng 3D, thì còn có thêm những thành

phần sau đây :

13. Back wall: Màu / hình nền phía sau biểu đồ

14. Side wall: Màu / hình nền ở các cạnh bên của biểu đồ

15. Floor: Màu / hình nền ở đáy của biểu đồ

Để chọn thành phần nào, bạn chỉ việc nhấn vào thành phần

đó. Thành phần được chọn sẽ nổi lên và có 4 hoặc 8 nút

bao chung quanh. Một khi đã chọn một thành phần, bạn có

thể dùng các phím mũi tên trên bàn phím để di chuyển qua

lại giữa các thành phần khác trong biểu đồ.

BNTT


Hình 126 – Các thành phần chỉ có ở biểu đồ dạng 3D

Nếu bạn đã thuộc tên của các thành phần, ngoài cách dùng

chuột, bạn có thể chọn chúng trong hộp Chart Elements,

nằm ở ngoài rìa bên trái của Tab Layout hoặc Tab Format,

trong nhóm Current Selection.

Hình 127 – Chọn các thành phần của biểu đồ từ Chart Elements

Ngoài ra, bạn có thể nhấn vào những nút lệnh trong các

nhóm Labels, Areas và Background của Tab Layout, khi

muốn điều chỉnh thuộc tính của một thành phần nào đó của

biểu đồ, mà tôi sẽ trình bày rõ hơn ở trang 183.

Excel xem biểu đồ và các thành phần trong đó là những đối

tượng, do đó các thao tác với chúng cũng giống như thao

tác với một đối tượng.



Sau khi chọn một thành phần của biểu đồ, bạn có thể thực

hiện những thao tác sau:

Di chuyển: Rà con trỏ chuột tới một mép nào đó của

thành phần đang chọn, khi con trỏ chuột biến thành

một mũi tên có 4 đầu, bạn nhấn giữ nút trái và rê

chuột để di chuyển thành phần đó đến chỗ khác.

Thay đổi kích thước: Khi chọn một thành phần, bạn

sẽ thấy có 8 nút bao quanh nó. Rà chuột vào những

nút này, khi con trỏ chuột biến thành một mũi tên có 2

đầu, nhấn nút trái và rê chuột, bạn sẽ thay đổi được

kích thước của thành phần đang chọn.

Sao chép: Như một đối tượng bất kỳ, bạn dùng cặp

phím Ctrl+C và Ctrl+V để sao chép thành

phần đang chọn. Bạn cũng có thể dùng Ctrl+X và

Ctrl+V để di chuyển thành phần đó tới một nơi khác

hoặc sang một Sheet khác.

Xóa: Bạn chỉ việc nhấn phím Delete trên bàn phím để

xóa thành phần đang chọn. Với Chart Sheet, bạn thực

hiện giống như xóa một sheet bình thường của bảng

tính.

Lưu ý: Không phải tất cả các thành phần trong biểu đồ đều

có thể thực hiện những thao tác mà tôi đã trình bày ở trên,

mà chỉ có Chart area, Plot area, các tiêu đề (title) và các chú

thích (legend) mà thôi.

Ngoài những Layout hay Style có sẵn trên Ribbon, bạn có

thể tùy ý hiệu chỉnh và định dạng lại biểu đồ hay một thành

phần nào đó trong biểu đồ.

BNTT


Sử dụng Ribbon

Cách nhanh nhất để hiệu chỉnh và định dạng một thành

phần nào đó trong biểu đồ là nhấn chọn nó, sau đó sử dụng

các nút lệnh trong Tab Format của Chart Tools:

Hình 128 – Sử dụng Tab Format để hiệu chỉnh và định dạng biểu đồ

Trong Tab này, Excel sử dụng chữ Shape cho các thành

phần của biểu đồ. Bạn có thể định dạng nhanh cho một

thành phần bằng cách chọn một loại định dạng có sẵn trong

nhóm Shape Style, hoặc có thể tùy ý định dạng bằng các nút

lệnh:

Shape Fill: dùng để tô màu hoặc chọn một hiệu ứng

nào đó cho phần nền của thành phần được chọn.

Shape Ouline: dùng để tô màu, quy định kích thước,

dạng đường kẻ cho các đường viền của thành phần

được chọn.

Shape Effect: dùng để chọn những hiệu ứng đặc biệt

cho thành phần đang chọn, như đổ bóng, tạo viền

nổi...

Nhóm nút lệnh Size (nằm ở cuối cùng trong Tab

Format): dùng để điều chỉnh kích thước cho thành

phần đang chọn.



Sử dụng hộp thoại Format

Dùng các lệnh trên Ribbon thì nhanh, nhưng bạn không thể

hiệu chỉnh được tất cả các thuộc tính của thành phần đang

chọn, mà bạn phải sử dụng hộp thoại Format riêng của nó.

Khi đã chọn thành phần cần hiệu chỉnh, bạn có thể dùng

một trong những cách sau đây để gọi hộp thoại Format:

Nhấn tổ hợp phím Ctrl+1.

Right-click vào thành phần đã chọn và chọn lệnh

Format...

Chọn Chart Tools Format Current Selection

Format Selection.

Nhấn vào nút lệnh tương ứng của thành phần muốn

hiệu chỉnh trong Tab Layout và chọn lệnh More...

Options.

Tùy thuộc vào thành phần được chọn, mà Excel sẽ đưa ra

một hộp thoại Format thích hợp,

mà tôi sẽ trình bày chi tiết trong

các phần sau đây. Tuy nhiên,

những thành phần sẽ luôn có

trong các hộp thoại là:

Fill : Nhóm lệnh

dùng để chọn màu cho

phần nền của thành phần

được chọn. Không chỉ là

tô màu, bạn có thể chọn

một bức ảnh, một mẫu tô

cho nền. Excel cung cấp

sẵn rất nhiều mẫu tô nền

cho bạn chọn.

Hình 129

BNTT


Border Color :

Nhóm lệnh dùng để chọn

màu cho các đường viền

của thành phần được

chọn. Nhóm này có tất cả

các tùy chọn như nhóm

Fill, chỉ không có mục

dùng ảnh thay cho màu

của đường viền.

Border Style :

Nhóm lệnh dùng để chọn

những thuộc tính của

đường viền. Bạn có thể

chọn kích cỡ (dày /

mỏng), loại đường kẻ,

chọn kiểu của hai đầu

đường kẻ (tạo mũi tên

cho các trục), v.v...

Shadow : Nhóm

lệnh dùng để thiết lập các

tùy chọn cho hiệu ứng đổ

bóng cho thành phần đang

chọn. Bạn có thể chọn

kiểu đổ bóng, màu cho

bóng và nhiều tùy chọn

khác...

3D-Format: Nhóm lệnh

dùng để tạo hiệu ứng 3D

cho thành phần đang

chọn. Bạn nên lưu ý: những hiệu ứng 3D này chỉ có

trong Excel 2007, do đó, nếu bạn áp dụng cho các

Hình 130

Hình 131

Hình 132



bảng tính dạng *.xls, các hiệu ứng này sẽ không có

tác dụng khi bạn mở bảng tính bằng Excel 2003.

Hiệu chỉnh và định dạng Chart Area

Chart Area là vùng bao trùm tất cả các thành phần của một

biểu đồ. Bạn có thể phóng to, thu nhỏ, di chuyển; và tùy ý

hiệu chỉnh màu sắc, hiệu ứng, kiểu khung bao, v.v... từ hộp

thoại Format Chart Area, hoặc chọn một trong những mẫu

định dạng có sẵn từ nhóm Shape Styles (nằm trong Tab

Format của Chart Tools) .

Để định dạng font chữ cho tất cả các thành phần trong biểu

đồ, bạn chỉ cần định dạng font chữ cho Chart Area, bằng

cách chọn Chart Area, sau đó dùng công cụ định dạng font

chữ trong Tab Home trên Ribbon, như bạn vẫn thường làm

với các font chữ trong bảng tính.

Hình 133 – Chọn kiểu định dạng cho Chart Erea từ Shape Styles trên Ribbon

BNTT


Với Excel 2007, ngoài những công cụ định dạng font chữ

bình thường, bạn còn có thể áp dụng kiểu chữ nghệ thuật

cho tất cả các font chữ trong biểu đồ, bằng cách chọn một

trong những mẫu có sẵn từ nhóm WordArt Styles (cũng nằm

trong Tab Format của Chart Tools).

Trong trường hợp bạn muốn khôi phục lại tình trạng ban

đầu của Chart Area, bạn hãy right-click vào Chart Area, rồi

chọn lệnh Reset to Match Style.

Hiệu chỉnh và định dạng Plot Area

Plot Area là vùng chứa biểu đồ. Cũng như Chart Area, bạn

có thể phóng to, thu nhỏ, di chuyển; và tùy ý hiệu chỉnh

màu sắc, hiệu ứng, kiểu khung bao, v.v... từ hộp thoại

Format Plot Area, hoặc chọn một trong những mẫu định

dạng có sẵn từ nhóm Shape Styles (nằm trong Tab Format

của Chart Tools) .

Hình 134 – Chọn kiểu định dạng cho Plot Erea từ Shape Styles trên Ribbon



Những hiệu chỉnh và định dạng cho Plot Area chỉ có tác

dụng cho phần nền của Plot Area, chứ không ảnh hưởng đến

biểu đồ cũng như những thành phần nằm trong Plot Area

(font chữ, đường lưới dọc, ngang, các trục...).

Hiệu chỉnh và định dạng Tiêu đề biểu đồ, Chú thích, Tiêu đề trục hoành trục tung…

Cách nhanh nhất để hiệu chỉnh, định dạng hoặc cho ẩn /

hiện các tiêu đề, chú thích trong biểu đồ là sử dụng những

nút lệnh trong nhóm Labels (Chart Tools / Tab Layout):

Hình 135 – Sử dụng các lệnh trong nhóm Labels để hiệu chỉnh các tiêu đề, chú thích

Chart Tittle: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho tiêu

đề chính của biểu đồ.

Axis Tittle: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho tiêu

đề của trục tung, trục hoành trong biểu đồ.

Legend: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho phần

chú thích (là phần giúp ta biết được thành phần nào

trong biểu đồ biểu diễn cho chuỗi số liệu nào) của

biểu đồ.

Data Labels: Dùng để ẩn / hiện, xác định vị trí cho các

nhãn dữ liệu của biểu đồ.

Data Table: Dùng để ẩn / hiện, xác định kiểu hiển thị

cho bảng dữ liệu của biểu đồ.

Gridlines: Dùng để ẩn / hiện, xác định kiểu hiển thị

cho các đường lưới ngang, dọc trong biểu đồ. Tuy

nhiên, khoảng cách giữa các đường lưới phụ thuộc

BNTT


thuộc vào thuộc tính của các trục, chứ chúng ta không

thể quy định khoảng cách đó bằng nút lệnh này.

Để định dạng font chữ cho những thành phần tôi vừa liệt kê

trên đây, bạn thực hiện như khi bạn định dạng font chữ

trong bảng tính, bằng các nút lệnh trong Tab Home của

Ribbon.

Hiệu chỉnh các trục

Việc hiệu chỉnh và định dạng các trục của biểu đồ khá phức

tạp. Có 3 loại thông số sẽ được trình bày trên các trục, đó là

Value (các giá trị, là dữ liệu chính để vẽ biểu đồ), Category

(các nhóm dùng để so sánh trên biểu đồ) và Time Scale

(dùng cho các loại biểu đồ có các nhóm dùng để so sánh là

các giá trị thời gian). Đa số các biểu đồ sẽ trình bày các giá

trị trên trục tung (vertical axis) và phân nhóm so sánh trên

trục hoành (horizontal axis).

Value Axis: Thường thì đây là trục tung của

biểu đồ. Nếu bạn nhấn vào Chart Element (trong nhóm

Current Selelection), thành phần có tên là Vertical

(Value) Axis. Hộp thoại dùng để định dạng Value Axis

có những tùy chọn như sau:

Minimum: Xác định giá trị nhỏ nhất trên trục (giá

trị khởi đầu):

- Auto: Để Excel tự xác định

- Fixed: Quy định riêng của bạn

Maximum: Xác định giá trị lớn nhất trên trục (giá

trị kết thúc):





Hình 136 – Hộp thoại Format Value Axis

Major unit: Xác định giá trị cho các khoảng chia

chính trên trục (đây là khoảng cách giữa các

đường lưới ngang, nếu bạn cho hiển thị chúng):



Minor unit: Xác định giá trị cho các khoảng chia

phụ trên trục:



Values in reverse order: Đảo thứ tự sắp xếp các giá

trị trên trục (nếu bạn nhấn tùy chọn này, biểu đồ

sẽ được vẽ từ trên xuống dưới).

BNTT


Logarithmic scale: Chuyển các giá trị trên trục sang

hệ logarith với cơ số do ta quy định tại Base (là

một giá trị lớn hơn 0).

Display units: Chọn loại đơn vị tính cho các giá trị

trên trục.

Show display units label on chart: Ẩn / hiện đơn vị

tính cho các giá trị trên trục.

Major tick mark type: Qui định cách hiển thị ký

hiệu phân cách chính trên trục:

- None: Không sử dụng

- Inside: Hiển thị phía bên trong trục

- Outside: Hiển thị phía bên ngoài trục

- Cross: Hiển thị cắt ngang trục

Minor tick mark type: Qui định cách hiển thị ký

hiệu phân cách phụ trên trục:





Axis labels: Xác định cách hiển thị các giá trị của

trục trên biểu đồ:

- None: Không hiển thị

- High: Hiển thị ở phía chứa giá trị lớn nhất của

trục hoành.

- Low: Hiển thị ở phía chứa giá trị nhỏ nhất của

trục hoành.

- Next to asix: Hiển thị kế bên trục (mặc định).

Horizontal axis crosses: Quy định vị trí giao nhau

giữa trục tung với trục hoành:

- Automatic: Do Excel tự xác định.



- Axis value: Xác định giá trị mà các trục sẽ

giao nhau.

- Maximum axis value: Hai trục sẽ giao nhau tại

giá trị lớn nhất của trục tung.

Category Axis: Thường thì đây là trục hoành

của biểu đồ, có tên là Horizontal (Category) Axis trong

Chart Element. Hộp thoại dùng để định dạng Category

Axis có những tùy chọn sau:

Hình 137 – Hộp thoại Format Category Axis

Interval between tick marks: Xác định sự thể hiện

các nhóm theo khoảng chia (có bao nhiêu nhóm

trong một khoảng chia, thường là một nhóm).

Interval between labels: Xác định sự xuất hiện của

tên nhóm theo khoảng chia

BNTT


- Automatic: Excel tự xác định (thường là 1).

- Specify interval unit: Xác định tên nhóm sẽ

xuất hiện sau bao nhiêu khoảng chia trên trục.

Categories in reverse order: Các nhóm sắp xếp theo

thứ tự ngược lại (nếu bạn nhấn tùy chọn này, biểu

đồ sẽ được vẽ từ phải qua trái).

Label distance from axis: Xác định khoảng cách

của nhãn so với trục.

Axis Type: Xác định loại trục sử dụng dựa theo

định dạng của các nhóm:

- Automatic: Để Excel tự xác định dựa theo loại

định dạng của tiêu đề dữ liệu.

- Text axis: Các nhóm trên trục là các giá trị text

- Date axis: Các nhóm trên trục là các giá trị

thời gian. Nếu chọn tùy chọn này, hộp thoại

Format Asix sẽ tự động đổi thành dạng Format

Time Scale Asix .

Major tick mark type: Quy định cách hiển thị ký

hiệu phân cách chính trên trục:





Minor tick mark type: Quy định cách hiển thị ký

hiệu phân cách phụ trên trục:





Axis labels: Xác định cách hiển thị các nhãn nhóm

của trục hoành trên biểu đồ:



- None: Không hiển thị

- High: Hiển thị ở phía chứa giá trị lớn nhất của

trục tung.

- Low: Hiển thị ở phía chứa giá trị nhỏ nhất của

trục hoành.

- Next to asix: Hiển thị kế bên trục (mặc định).

Vertical axis crosses: Quy định vị trí giao nhau

giữa trục hoành với trục tung:

- Automatic: Do Excel tự xác định.

- At category number: Xác định số nhóm mà tại

đó các trục sẽ giao nhau.

- At maximum category: Hai trục sẽ giao nhau

tại vị trí giá trị lớn nhất trên trục.

Position Axis: Quy định cách hiển thị của các

nhóm và nhãn trên trục:

- On tick marks: Nằm ngay ký hiệu phân cách.

- Between tick marks: Nằm ở giữa các ký hiệu

phân cách.

Time Scale Axis: Thường thì đây là trục

hoành của biểu đồ. Khi bạn sử dụng biểu đồ để so

sánh dữ liệu theo các giá trị thời gian, hộp thoại dùng

để định dạng trục hoành có vài tùy chọn hơi khác với

hộp thoại Format Category Axis:

Minimum: Xác định giá trị thời gian nhỏ nhất trên

trục (giá trị khởi đầu):



BNTT


Hình 138 – Hộp thoại Format Time Scale Axis

Maximum: Xác định giá trị thời gian lớn nhất trên

trục (giá trị kết thúc):



Major unit: Xác định giá trị cho các khoảng chia

chính trên trục (đây là khoảng cách giữa các

đường lưới dọc, nếu bạn cho hiển thị chúng):


- Fixed: Quy định riêng của bạn.

Minor unit: Xác định giá trị cho các khoảng chia

phụ trên trục:



Base unit: Xác định đơn vị tính cho trục:





Dates in reverse order: Các giá trị thời gian sắp

xếp theo thứ tự ngược lại (nếu bạn nhấn tùy chọn

này, biểu đồ sẽ được vẽ từ phải qua trái).

Axis Type: Xác định loại trục sử dụng dựa theo

định dạng của các nhóm:

- Automatic: Để Excel tự xác định dựa theo loại

định dạng của tiêu đề dữ liệu.

- Text axis: Các nhóm trên trục là các giá trị

text. Nếu chọn tùy chọn này, hộp thoại Format

Time Scale Asix sẽ tự động đổi thành dạng

Format Category Axis

- Date axis: Các nhóm trên trục là các giá trị

thời gian..

Vertical axis crosses: Quy định vị trí giao nhau

giữa trục hoành với trục tung:

- Between Dates: Do Excel tự xác định.

- At datye: Xác định giá trị thời gian mà tại đó

các trục sẽ giao nhau.

- At maximum category: Hai trục sẽ giao nhau

tại vị trí có giá trị lớn nhất trên trục.

Chuỗi số liệu (Excel gọi là các Series) chính là trái tim của

một biểu đồ, biểu đồ có đẹp đến đâu mà chuỗi số liệu

không chính xác, thì cũng như không. Một biểu đồ sẽ có

một hoặc nhiều chuỗi số liệu trong đó, bạn có thể xóa,

thêm, hiệu chỉnh số liệu nguồn cũng như thay đổi kiểu hiển

thị của những chuỗi số liệu này trong biểu đồ.

BNTT


Để xóa một chuỗi số liệu, bạn hãy chọn chuỗi số liệu đó,

rồi nhấn phím Delete trên bàn phím.

Hoặc, khi bạn xóa vùng dữ liệu nguồn của chuỗi số liệu

trong biểu đồ, chuỗi số liệu đó cũng sẽ được gỡ bỏ ra khỏi

biểu đồ. Ví dụ, hình sau đây minh họa một biểu đồ với đầy

đủ 3 chuỗi số liệu:

Hình 139 – Biểu đồ minh họa tỷ lệ truy cập mạng di động

Nếu bạn chọn cột chuỗi số liệu của VIETTEL và nhấn

Delete, biểu đồ của bạn chỉ còn lại như sau:

Hình 140 – Biểu đồ ở hình 129 sau khi xóa bớt một chuỗi số liệu



Có hai cách để thêm một chuỗi số liệu vào trong biểu đồ

đang có sẵn:

Sử dụng Select Data Source

Để thêm một chuỗi số liệu vào biểu đồ bằng hộp thoại

Select Data Source, bạn theo các bước sau đây:

1. Chọn biểu đồ sẽ thêm chuỗi số liệu vào.

2. Chọn Chart Tools Design Data Select Data, hoặc

right-click vào biểu đồ rồi nhấn chọn lệnh Select Data.

3. Trong hộp thoại Select Data Source , nhấn nút

lệnh Add.

Hình 141 – Hộp thoại Select Data Source

4. Trong hộp thoại Edit Series , đặt tên cho chuỗi

số liệu sẽ thêm vào tại Series Name (nhập trực tiếp

hoặc dùng chuột nhấn vào tiêu đề của cột dữ liệu sẽ

thêm vào), và nhập tham chiếu của vùng dữ liệu

nguồn vào Series Values. Ngay lập tức, bạn sẽ thấy

chuỗi số liệu cùng chú thích của nó sẽ xuất hiện trên

biểu đồ.

BNTT


Hình 142 – Thêm chuỗi số liệu vào biểu đồ

5. Nhấn OK hai lần để trở về bảng tính.

Sử dụng Copy – Paste

Có một cách nhanh hơn để thêm một chuỗi số liệu vào biểu

đồ đang có, đó là copy (Ctrl+C) dãy số liệu nguồn (cả ô tiêu

đề, nếu có) sẽ thêm vào biểu đồ, rồi nhấn chọn biểu đồ và

dán (Ctrl+V) vào đó.

Ví dụ, xem lại hình 142, thay vì gọi hộp thoại Select Data

Source, bạn có thể quét chọn dãy ô D2:D8, nhấn Ctrl+C, sau

đó chọn biểu đồ rồi nhấn Ctrl+V, bạn cũng có kết quả tương

tự.

Để thay đổi số liệu nguồn của một chuỗi số liệu trong biểu

đồ, bạn thực hiện các thao tác như việc thêm một chuỗi số

liệu bằng hộp thoại Select Data Source. Muốn thay đổi số

liệu nguồn của chuỗi số liệu nào, bạn chỉ cần chọn chuỗi số

liệu đó rồi thay đổi tham chiếu của nó trong ô Series

Values.



Ngoài ra, bạn cũng có thể thay đổi trực tiếp công thức của

chuỗi số liệu. Khi nhấn chọn một chuỗi số liệu trong biểu

đồ, bạn sẽ thấy công thức của nó trên Formular Bar, là một

công thức sử dụng hàm SERIES với cú pháp như sau:

= SERIES ([series_name,] [category_labels,] values, order [, sizes])

Trong đó:

Series_name: (tùy chọn) Tham chiếu đến ô chứa tên

của chuỗi số liệu. Nếu nhập văn bản trực tiếp vào, bạn

nhớ đặt nó trong cặp nháy kép.

Category_labels: (tùy chọn) Tham chiếu đến vùng

chứa các nhãn cho các nhóm số liệu trên trục. Nếu bỏ

trống Excel tự đánh số các nhóm bắt đầu là số 1. Bạn

có thể nhập trực tiếp các nhãn vào, ngăn cách nhau

bằng dấu phẩy và đặt tất cả trong cặp ngoặc móc {}.

Values: Tham chiếu đến vùng chứa số liệu của các

chuỗi cần vẽ.

Order: Là một số nguyên, quy định thứ tự vẽ của các

chuỗi (nếu biểu đồ có nhiều hơn 1 chuỗi số liệu)

Sizes: (chỉ dùng cho biểu đồ bong bóng – Bubble

chart) Tham chiếu đến vùng chứa dữ liệu về kích

thước của bong bóng trong đồ thị kiểu Bubble (thường

sử dụng trong phân tích tài chính). Các giá trị có thể

nhập trực tiếp vào, ngăn cách nhau bằng dấu phẩy, và

đặt tất cả trong cặp ngoặc móc {}.

Khi vẽ các biểu đồ với dữ liệu theo thời gian chúng ta

thường vẽ thêm đường xu hướng để biết được xu hướng

trong tương lai của tập số liệu. Một tập số liệu có thể có

BNTT


nhiều đường xu hướng tùy theo cách phân tích của chúng

ta. Để thêm đường xu hướng, bạn theo các bước sau:

1. Chọn Chart Tools Layout Analysis Trendline.

2. Chọn kiểu đường xu hướng từ danh sách hay vào

More Trendline Options để có thêm nhiều tùy chọn

khác.

3. Chọn nhóm (series) mà bạn sẽ vẽ đường xu hướng

cho nó.

4. Nhấn OK.

Lấy lại ví dụ ở trên, nếu thêm đường xu hướng cho series

Mobiphone, bạn sẽ có biểu đồ như hình sau đây:

Hình 143 – Đường xu hướng trong biểu đồ

***



8 Xử lý dữ liệu

trong bảng tính với Table

Nói đến Excel là nói đến các bảng tính, các bảng dữ liệu.

Tuy nhiên bạn có biết cách tổ chức một bảng tính không?

Bạn có biết cách bố cục các hàng, các cột trở thành một

trình quản lý cơ sở dữ liệu một cách có khoa học và dễ

dàng tra cứu không?

Nếu bạn chưa biết, hoặc biết nhưng chưa rành, bạn hãy để

Excel thiết kế bảng dữ liệu cho bạn bằng công cụ Table,

một công cụ đã có từ thời Excel 2003 với cái tên là List,

nhưng đương nhiên, Table trong Excel 2007 mạnh hơn List

rất nhiều.

http://www.1vs.vn

BNTT

Chương 8 – Xử lý dữ liệu trong bảng tính với Table 219

Có thể định nghĩa Table là một tập hợp các thông tin liên

quan, cấu trúc có tổ chức, nhằm giúp dễ dàng tìm kiếm

hoặc trích xuất dữ liệu nội dung của nó.

Trước khi đi sâu phân tích dữ liệu với một Table, bạn nên

biết các thành phần của Table, mà tôi sẽ sử dụng trong suốt

chương này:

Field: Một loại thông tin như là tên, địa chỉ, số điện

thoại... Trong Table, mỗi cột là một Field.

Field Value: Một mục đơn trong một Field. Trong

Table, các Field Value chính là các ô đơn lẻ.

FieldName: Là một tên duy nhất mà bạn gán cho mỗi

Field của Table. Những tên này luôn luôn nằm trong

hàng đầu tiên của Table.

Record: Một tập hợp kết hợp các Field Value. Trong

Table, mỗi hàng là một Record.

Table range: Vùng bảng tính bao gồm tất cả các

Record, Field, và FieldName.

Bạn có thể chuyển đổi bất cứ vùng dữ liệu nào đang có sẵn

thành một Table, hoặc có thể tạo mới một Table ngay từ

đầu theo cách bạn muốn, nhưng để có được kết quả tốt

nhất, bạn nên theo những hướng dẫn sau đây:



1. Chừa ra từ 3 đến 5 dòng trên cùng của bảng tính để

làm vùng tiêu đề hoặc sẽ là nơi để làm vùng chứa

những điều kiện lọc (Criteria range) cho Table.

2. Luôn luôn dùng hàng trên cùng của Table để làm các

tiêu đề cột.

3. Các FieldName phải là duy nhất, và chúng phải là text

hoặc là công thức ở dạng text. Nếu bạn cần dùng các

con số, hãy định dạng chúng thành dạng text.

4. Một số lệnh trong Excel có thể làm cho kích thước và

hình dạng của một Table tự động điều chỉnh. Để tránh

nhầm lẫn những lệnh như vậy, bạn cố gắng chỉ sử

dụng một Table trong một worksheet. Nếu bạn có

nhiều Table liên quan với nhau, bạn hãy để chúng

trong từng worksheet của cùng một workbook.

5. Nếu bạn có những dữ liệu mà không phải là một

Table nằm trong cùng một worksheet chứa Table, bạn

hãy chừa ra ít nhất một hàng trống hoặc một cột trống

giữa các dữ liệu đó với Table. Điều này sẽ giúp cho

Excel dễ dàng tự động nhận ra một Table.

6. Excel có một lệnh cho phép bạn lọc dữ liệu trong

Table để chỉ thấy những Record theo những tiêu

chuẩn nhất định (xem phần ―Lọc dữ liệu trong Table‖,

ở phần sau của chương này, để biết thêm chi tiết).

Lệnh này, khi làm việc sẽ ẩn đi một số hàng trong

Table, và dĩ nhiên những hàng tương ứng trong

worksheet cũng sẽ bị ẩn đi. Do đó, nếu trong cùng

worksheet chứa Table, mà bạn có những dữ liệu khác

cần phải thấy được để làm việc với nó, bạn đừng đặt

những dữ liệu này ở bên phải hay bên trái của Table.

BNTT


Trong Excel có một số lệnh làm việc hiệu quả với các

Table dữ liệu hơn là những dãy ô thông thường. Để tận

dụng những lệnh này, bạn nên chuyển đổi dữ liệu của bạn

từ một dãy bình thường thành một Table. Giả sử tôi có một

bảng tính như sau:

Hình 144 – Bảng tính với dãy dữ liệu bình thường

Đây là các bước để chuyển đổi dãy dữ liệu đang có sẵn trở

thành một Table:

1. Nhấp vào bất kỳ ô nào trong dãy mà bạn muốn

chuyển đổi thành một Table.

2. Bạn có hai lựa chọn:

Để tạo một Table với những định dạng mặc định,

bạn chọn Insert Tables Table (hoặc nhấn

Ctrl+T). Excel sẽ hiển thị hộp thoại Create Table.



Để tạo một Table với những định dạng do bạn chỉ

định, chọn Home Style Format as Table rồi

chọn một kiểu Table trong danh sách mở ra

. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Format As Table.

Hình 145 – Chuyển đổi dữ liệu thành Table bằng lệnh Format as Table

3. Trong hộp thoại mở ra, thường thì trong khung Where

is the data for your Table? đã trình bày sẵn tọa độ chính

xác của dãy ô mà bạn muốn chuyển thành Table

. Nếu không, bạn có thể nhập tọa độ của dãy vào,

hoặc dùng chuột quét chọn dãy ô trên trang tính.

4. Nếu dãy của bạn có các

tiêu đề cột trên hàng trên

dùng (thường là có), và

bạn muốn dùng lại những

tiêu đề này để làm các

FieldName cho Table,

bạn hãy đánh dấu vào tùy

chọn My Table Has Headers.

Hình 146

BNTT


5. Nhấn OK. Dãy dữ liệu của bạn sẽ chuyển thành một

Table.

Hình 147 – Dữ liệu sau khi đã chuyển thành một Table

Trên Ribbon xuất hiện Table Tools với Tab Design

Khi bạn chuyển đổi một dãy thành một Table, Excel sẽ có

bốn thay đổi như sau:

1. Định dạng các ô trong Table.

2. Thêm các mũi tên dropdown (như khi bạn chọn

AutoFilter) vào mỗi FieldName.

3. Trên thanh Ribbon, bạn thấy có thêm một Tab Design

nằm bên dưới Table Tools mỗi khi bạn chọn bất kỳ

một ô nào trong Table.



4. Với một dãy ô dữ liệu thông thường, khi bạn muốn

luôn thấy được dòng tiêu đề, bạn phải sử dụng chức

năng Freeze Panes cho dòng này (*)

. Nhưng khi đã

chuyển dãy dữ liệu thành Table, bạn sẽ luôn luôn thấy

dòng tiêu đề: khi bạn cuộn màn hình xuống dưới che

lấp dòng tiêu đề của Table, Excel sẽ hiển thị các

FieldName thay cho các ô tiêu đề cột của bảng tính:

Hình 148 – Excel hiển thị các FieldName thay cho các tiêu đề cột

Để chuyển đổi một Table trở lại thành một dãy bình

thường, bạn chọn một ô bất kỳ trong Table, rồi chọn

Convert to Range trong Tab Design của Table Tools.

Chọn một Record (dòng) – Di chuyển con trỏ chuột

sang mép phải của cột cuối cùng bên trái trong hàng

mà bạn muốn chọn (con trỏ sẽ đổi thành một mũi tên

hướng sang phải) và nhấn chuột.

Bạn cũng có thể nhấn Shift+Space để chọn toàn bộ

Record đang chứa ô hiện hành.

Chọn một Field (cột) – Di chuyển con trỏ chuột đến

mép trên cùng của tiêu đề cột (con trỏ sẽ đổi thành

(*)

Xem: Cố định dòng tiêu đề, trang 45.

BNTT


một mũi tên hướng xuống). Nhấn một cái để chỉ chọn

dữ liệu trong Field; nhấn thêm một lần nữa để thêm

FieldName vào vùng chọn.

Bạn cũng có thể nhấn Ctrl+Space để chọn toàn bộ

Field đang chứa ô hiện hành, nhấn Ctrl+Space thêm

một lần nữa để thêm FieldName vào vùng chọn.

Chọn toàn bộ Table – Di chuyển con trỏ chuột đến

góc trên cùng bên trái của Table (con trỏ sẽ đổi thành

một mũi tên hướng xuống và nghiêng sang phải) rồi

nhấn chuột.

Bạn cũng có thể chọn bất kỳ ô nào trong Table rồi

nhấn Ctrl+A để chọn toàn bộ Table.

Thêm một Record (dòng) mới vào cuối một Table –

Chọn bất kỳ ô nào ở dòng cuối cùng của Table, nhập

dữ liệu vào và nhấn Enter. Chức năng AutoExpansion

của Excel 2007 tự động mở rộng Table để chứa thêm

hàng mới. Excel cũng sẽ tự động thêm một dòng mới

vào Table nếu bạn đứng ở ô cuối cùng trong dòng

cuối cùng của Table mà nhấn phím Tab (hoặc chọn

Home Cells Insert Insert Table Row Below).

Thêm một Record (dòng) mới vào bất kỳ nơi nào

trong Table – Chọn bất kỳ ô nào trong dòng nằm

dưới dòng mà bạn muốn thêm một dòng mới vào,

right-click rồi chọn lệnh Insert / Table Row Above

(hoặc chọn Home Cells Insert Insert Table Row

Above). Excel sẽ thêm một dòng mới vào trên dòng

đang chứa ô hiện hành.

Thêm một Field (cột) mới vào bên phải của Table –

Chọn bất kỳ ô nào ở cột ngay sát bên phải của Table,



nhập dữ liệu vào và nhấn Enter. Chức năng

AutoExpansion của Excel 2007 tự động mở rộng Table

để chứa thêm Field mới.

Bạn cũng có thể đứng tại một ô nào đó nằm trong cột

cuối cùng của Table, right-click rồi chọn lệnh Insert /

Table Column to the Right (hoặc chọn Home Cells

Insert Insert Table Column to the Right) để chèn thêm

một cột mới vào bên phải của Table.

Thêm một Field (cột) mới vào bất kỳ nơi nào trong

Table – Chọn bất kỳ ô nào trong cột ở bên phải của

cột mà bạn muốn chèn thêm một cột mới vào, right-

click rồi chọn lệnh Insert / Table Column to the Left

(hoặc chọn Home Cells Insert Insert Table

Column to the Left). Excel sẽ thêm một cột mới vào

bên trái cột đang chứa ô hiện hành.

Xóa một Record (dòng) – Chọn bất kỳ ô nào trong

dòng mà bạn muốn xóa, right-click rồi chọn Delete /

Table Rows (hoặc chọn Home Cells Delete

Delete Table Rows).

Xóa một Field (cột) – Chọn bất kỳ ô nào trong cột mà

bạn muốn xóa, right-click rồi chọn Delete / Table

Columns (hoặc chọn Home Cells Delete Delete

Table Columns).

Hiển thị các thống kê của Table – Để xem những

thống kê cho một hoặc nhiều Field, bạn nhấn vào bên

trong Table, rồi chọn Table Tools Design Table

Style Options Total Row .

BNTT


Hình 149 – Kích hoạt Total Row để có dòng Total trong Table

Excel sẽ thêm một dòng Total vào dưới cùng của

Table. Mỗi ô trong dòng Total này có một dropdown,

bạn hãy nhấn vào đó để chọn hàm mà bạn muốn dùng

cho Field . Nếu danh sách có sẵn trong

dropdown này không có hàm bạn muốn, hãy nhấn

chọn mục More Functions... Cửa sổ Insert Function

sẽ mở ra cho bạn chọn hàm mà bạn muốn dùng để

thống kê các dữ liệu trong Field.

Hình 150 – Chọn hàm dùng cho dòng Total từ dropdown

Định dạng Table – Excel có một số mẫu định dạng

Table mà bạn có thể áp dụng với vài cái nhấn chuột.

Nhấn vào bên trong Table, chọn Tab Design, rồi chọn

một kiểu định dạng trong thư viện Table Styles. Bạn

cũng có thể sử dụng những hộp kiểm trong nhóm

Table Style Options để thêm bớt những tùy chọn định

dạng, bao gồm cả Banded Rows và Banded Columns.

Định lại kích thước Table – Định lại kích thước

Table có nghĩa là điều chỉnh vị trí của ô nằm ở góc



dưới cùng bên phải của Table: di chuyển ô này xuống

để thêm Record (hàng); di chuyển sang phải để thêm

Field (cột); di chuyển lên trên để bỏ bớt Record

(nhưng dữ liệu phải còn nguyên vẹn); di chuyển sang

trái để bỏ bớt Field (nhưng dữ liệu cũng phải còn

nguyên vẹn). Cách dễ nhất để làm việc này là nhấn và

rê cái nút định cỡ (resize handle) xuất hiện ở ô dưới

cùng bên phải của Table.

Bạn cũng có thể nhấn vào bên trong bảng rồi chọn

Table Tools Design Properties Resize Table.

Nhập trực tiếp tham chiếu mới hoặc dùng chuột quét

chọn dãy ô mới vào hộp thoại Rezise Table để mở

rộng hoặc thu nhỏ Table.

Đổi tên một Table — Trong các bài sau, bạn sẽ thấy

Excel 2007 cho phép bạn tham chiếu trực tiếp đến các

phần tử trong Table. Phần lớn các lần tham chiếu có

bao gồm tên của Table, do đó bạn nên đặt cho Table

của bạn cái tên có ý nghĩa và duy nhất.

Mặc định, Excel sẽ đặt tên cho Table theo thứ tự mà

bạn tạo ra nó. Để đổi tên một Table, bạn nhấn vào bên

trong Table, chọn Tab Design, nhập tên mới vào

khung Table Name rồi nhấn Enter.

Hình 151 – Sửa tên một Table ngay trên Ribbon

BNTT


Một trong những việc mà chúng ta hãy làm với những bảng

dữ liệu là sắp xếp lại các thông tin, theo thứ tự ABC hay

theo số (từ nhỏ tới lớn)... Khi đã chuyển đổi dữ liệu thành

một Table, bạn có thể sắp xếp dữ liệu theo bất kỳ Field nào,

thậm chí bạn có thể sắp xếp theo nhiều Field.

Để sắp xếp nhanh một Table, trước hết bạn chọn một ô

trong Field mà bạn muốn dùng làm tiêu chí để sắp xếp

Table, sau đó, bạn có thể sử dụng một trong hai cách sau

đây :

Chọn Tab Data trên Ribbon, và sử dụng các nút lệnh

nằm ở bên trái của nhóm Sort & Filter.

Nhấn vào công cụ dropdown ở FieldName, tùy vào

loại dữ liệu trong Field mà cặp lệnh sắp xếp nằm ở

trên cùng sẽ có những tên khác nhau, nhưng chức

năng của chúng vẫn là sắp xếp từ nhỏ đến lớn, hoặc từ

lớn đến nhỏ.

Để sắp xếp Table theo thứ tự tăng dần, bạn chọn Sort A to Z

(hoặc Sort Smallest to Largest nếu Field chứa dữ liệu kiểu

số, hoặc Sort Oldest to Newest nếu Field chứa dữ liệu kiểu

ngày tháng).

Để sắp xếp Table theo thứ tự giảm dần, bạn chọn Sort Z to A

(hoặc Sort Largest to Smallest nếu Field chứa dữ liệu kiểu

số, hoặc Sort Newest to Oldest nếu Field chứa dữ liệu kiểu

ngày tháng).

Bạn có thể biết mình đã sắp xếp dữ liệu trong Table theo

Field nào, bằng cách nhìn vào những cái dropdown bên



cạnh các FieldName, nó sẽ có một biểu tượng mũi tên ngay

bên cạnh.

Hình 152 – Những nút lệnh dùng để sắp xếp dữ liệu

Excel sắp xếp dữ liệu trong Table như thế nào còn tùy

thuộc vào loại dữ liệu trong các Field. Sau đây là cách mà

Excel sẽ sử dụng để sắp xếp theo thứ tự tăng dần (với

trường hợp sắp xếp theo thứ tự giảm dần, bạn chỉ việc tính

ngược lại):

Các giá trị số: Từ số âm lớn nhất đến số dương lớn

nhất.

Các ký tự hoặc chữ: Theo thứ tự sau đây:

Space ! " # $ % & '

( ) * + , - . / 0 9

: ; < = > ? @

BNTT


A Z [ \ ]

_ { } ~

Các giá trị logical: FALSE rồi mới đến TRUE.

Các giá trị lỗi: đều như nhau.

Các ô rỗng: luôn luôn sắp xếp sau cùng (tăng dần

cũng như giảm dần)

Excel cho phép chúng ra sắp xếp một bảng dữ liệu theo

nhiều tiêu chí, tức là theo nhiều cột khác nhau. Bạn theo

các bước sau:

1. Chọn một ô bên trong Table.

2. Chọn Data Sort & Filter Sort. Excel sẽ hiển thị hộp

thoại Sort, với 3 thành phần chính mà bạn cần quan

tâm là Column, Sort on và Order.

Hình 153 – Dùng hộp thoại Sort để sắp xếp dữ liệu theo nhiều tiêu chí

3. Dùng danh sách các Field trong mục Column để chọn

Field mà bạn muốn dùng làm tiêu chí để sắp xếp toàn

bộ dữ liệu trong Table. Trong trường hợp bạn sắp xếp

một dãy dữ liệu đơn thuần chứ không phải là một



Table, thì trong mục Column này sẽ là tên các cột chứ

không phải là các FieldName.

4. Mặc định thì Excel sẽ sắp xếp theo giá trị của Field

mà bạn vừa chọn, tuy nhiên Excel 2007 còn cho phép

bạn sắp xếp theo màu của ô, theo màu của font chữ,

hoặc theo các biểu tượng trong ô. Muốn sắp xếp theo

loại nào, bạn chọn loại đó trong ô Sort on.

5. Chọn kiểu sắp xếp (tăng dần hay giảm dần) trong ô

Order.

6. Nếu bạn muốn sắp xếp dữ liệu theo nhiều hơn một

Field, bạn nhấn Add Level. Excel sẽ thêm một tiêu chí

sắp xếp cho bạn. Thực hiện lại các bước 3, 4 và 5.

7. Nhấn OK sau khi đã chọn đầy đủ các tiêu chí để sắp

xếp dữ liệu trong Table.

Với Excel 2003, bạn có thể chọn tối đa tiêu chí sắp xếp cho

một dãy dữ liệu; nhưng với Excel 2007, bạn có thể chọn

đến 64 tiêu chí, hay nói cách khác, bạn có thể dùng đến 64

cấp độ sắp xếp dữ liệu trong Excel 2007.

Hãy cẩn thận khi bạn sắp xếp những Record (hàng) có chứa

công thức trong Table. Nếu các công thức dùng loại địa chỉ

tương đối để tham chiếu đến những ô ở ngoài Table, sự sắp

xếp có thể làm thay đổi các tham chiếu và dẫn kết những

kết quả sai. Nếu công thức trong Table của bạn có tham

chiếu đến những ô ở ngoài Table, hãy chắc chắn bạn sử

dụng loại địa chỉ tuyệt đối.

Trong hộp thoại Sort còn một nút lệnh nữa là nút Option.

Bạn có thêm những lựa chọn sau đây khi nhấn vào đó:

Case Sensitive – Dùng để yêu cầu Excel phân biệt sự

khác nhau giữa chữ thường và chữ hoa khi sắp xếp.

BNTT


Mặc định, trong một sắp xếp

tăng dần, những chữ thường luôn

luôn được sắp xếp trước những

chữ hoa.

Orientation – Bình thường, Excel

sắp xếp dữ liệu theo từng dòng từ

trên xuống dưới (tùy chọn Sort

Top to Bottom). Để sắp xếp theo cột (từ trái sang phải),

bạn chọn mục Sort Left to Right.

Khi làm việc với những dãy dữ liệu lớn, bạn sẽ thường phải

tìm kiếm và trích xuất ra một loại dữ liệu nào đó. Việc sắp

xếp mà tôi vừa trình bày ở trên có thể giúp bạn tìm nhanh

hơn được một chút, nhưng những dữ liệu mà bạn không

cần đến thì vẫn còn đầy trên màn hình.

Khi bạn muốn Excel chỉ hiển thị những dữ liệu mà bạn cần

lên màn hình mà thôi, thì bạn nên nghĩ đến việc lọc (filter)

dữ liệu của bạn, và phần này sẽ cung cấp cho bạn một vài

kỹ thuật để thực hiện nó.

Tính năng AutoFilter của Excel giúp cho việc lọc các tập

hợp dữ liệu con trong dữ liệu của bạn trở nên dễ dàng như

khi bạn chọn một tùy chọn từ một danh sách xổ xuống

(dropdown list).

Khi bạn chuyển một dãy dữ liệu thành một Table, Excel tự

động bật chức năng AutoFilter, và đó là lý do tại sao bạn

thấy những cái mũi tên xổ xuống nằm trong những ô tiêu

Hình 154



đề cột của Table (bạn có thể tắt hoặc bật nó bằng cách chọn

Data Sort & Filter Filter, hoặc nhấn Ctrl+Shift+L).

Khi bạn nhấn vào một trong những cái dropdown này,

Excel sẽ hiển thị ra một bảng gồm những Record có trong

Field, và tự động lọc những dữ liệu trùng .

Hình 155 – Công cụ AutoFilter dùng để lọc nhanh một danh sách

Có hai cách mà bạn có thể dùng để lọc nhanh một danh

sách với công cụ AutoFilter này:

Hủy chọn checkbox của một mục nào đó để ẩn mục

đó trong Table.

Hủy chọn checkbox Select All, sẽ hủy chọn tất cả các

check-box, và rồi nhấn chọn checkbox của những mục

mà bạn muốn thấy ở trong Table.

Với Excel 2007, bạn sẽ rất dễ dàng khi cần phải lọc một

bảng dữ liệu theo thời gian. Khi nhấn vào một dropdown

của một Field chứa những giá trị thời gian, bạn sẽ thấy

Excel 2007 tự động phân loại dữ liệu trong Field theo năm,

BNTT


trong mỗi năm lại phân loại theo tháng và mỗi tháng cũng

được phân loại theo ngày. Điều này giúp cho bạn không chỉ

lọc ra dữ liệu theo một ngày cụ thể nào đó, mà còn có thể

lọc theo các tháng trong năm, hoặc theo từng năm một cách

nhanh chóng.

Đây là 3 điều bạn cần biết với những Table đã được áp

dụng AutoFilter:

1. Excel nhắc cho bạn biết rằng Table đã được lọc theo

một Field nào đó bằng cách thêm một biểu tượng hình

cái phễu vào trong dropdown bên cạnh FieldName.

2. Khi bạn rê con chuột vào dropdown của Field được

áp dụng AutoFilter, Excel sẽ hiển thị một cái banner

chỉ cho bạn biết Field này được lọc theo tiêu chuẩn gì.

Hình 156 – Excel hiển thị một banner cho biết

cột Năm Sinh lọc ra những người sinh năm 1999 và 1998

3. Ngay sau khi bạn áp dụng AutoFilter cho một Field,

Excel sẽ hiển thị một thông báo trong Status bar cho

bạn biết số những dữ liệu mà nó đã lọc được.

Khi sử dụng AutoFilter với Excel 2003, chắc bạn còn nhớ có

một mục tên là Custom trong danh sách xổ xuống, dùng để

tùy biến các tiêu chuẩn lọc bằng hộp thoại Custom

AutoFilter.



Excel 2007 vẫn giữ tùy chọn này, nhưng nó tự động nhận

diện loại dữ liệu mà bạn có trong Field và đưa ra danh sách

những bộ lọc nhanh cho bạn chọn trước khi mở hộp thoại

Custom AutoFilter. Tùy thuộc vào loại dữ liệu có trong

Field, bạn sẽ thấy một trong các tùy chọn này khi nhấn vào

dropdown bên cạnh FieldName:

Text Filters – Tùy chọn này xuất hiện khi bạn đang

làm việc với một Field chứa những dữ liệu text, bao

gồm những bộ lọc nhanh sau đây:

- Equals: lọc ra những dữ liệu giống một từ nào đó

- Does Not Equal: lọc ra những dữ liệu không giống

một từ nào đó

- Begins With: lọc ra những dữ liệu bắt đầu bởi một

từ nào đó

- Ends With: lọc ra những dữ liệu kết thúc với một

từ nào đó

- Contains: lọc ra những dữ liệu chứa một từ nào đó

- Does Not Contain: lọc ra những dữ liệu không

chứa một từ nào đó

Number Filters – Tùy chọn này xuất hiện khi bạn làm

việc với một Field chứa những dữ liệu số, bao gồm

những bộ lọc nhanh sau đây:

- Equals: lọc ra những dữ liệu bằng một giá trị nào

đó

- Does Not Equal: lọc ra những dữ liệu không bằng

một giá trị nào đó

- Greater Than: lọc ra những dữ liệu lớn hơn một

giá trị nào đó

- Less Than: lọc ra những dữ liệu nhỏ hơn một giá

trị nào đó

- Between: giữa hai giá trị nào đó

BNTT


- Top 10: lọc ra 10 dữ liệu có giá trị cao nhất

- Above Average: lọc ra những dữ liệu lớn hơn giá

trị trung bình

- Below Average: lọc ra những dữ liệu nhỏ hơn giá

trị trung bình

Date Filters – Tùy chọn xuất hiện khi bạn làm việc

với một Field chứa những dữ liệu ngày tháng. Ở đây

có sẵn rất nhiều bộ lọc nhanh, giúp bạn nhanh chóng

lọc ra những dữ liệu mình cần không chỉ theo ngày,

theo tháng, mà thậm chí còn theo tuần, theo quý...

Danh sách này nhiều nhưng không đến nỗi khó hiểu

lắm, nên tôi chỉ trình bày ở hình sau đây:

Hình 157 – Những bộ lọc nhanh cho Field chứa giá trị ngày tháng



Một số bộ lọc nhanh sẽ cho kết quả ngay tức khắc. Nhưng

cũng có một số bộ lọc, khi bạn nhấn chọn nó (hoặc khi bạn

nhấn vào lệnh Custom Filter nằm ở cuối danh sách của mỗi

bộ lọc nhanh), Excel sẽ hiển thị một hộp thoại Custom

AutoFilter. Một ví dụ cho Custom AutoFilter được minh họa ở

hình 158.

Hình 158 – Hộp thoại Custom AutoFilter

Bạn sử dụng hai danh sách xổ xuống nằm ngang ở phía trên

để thiết lập cho phần đầu tiên của điều kiện. Danh sách ở

bên trái chứa một danh sách các toán tử so sánh của Excel

(như là Equals, Is Greater Than...). Khung bên phải là một

combo cho phép bạn chọn một Record từ Field đang được

áp dụng AutoFilter, hoặc bạn cũng có thể tự nhập một giá trị

vào đó.

Ví dụ, bạn muốn hiển thị những hóa đơn với số tiền thanh

toán nhỏ hơn $1,000, bạn chọn toán tử Is Less Than (nhỏ

hơn) và nhập 1000 vào khung bên phải.

Với những Field chứa text, bạn có thể dùng những ký tự đại

diện để thay thế cho một hoặc nhiều ký tự. Dùng dấu chấm

hỏi (?) để thay thế cho một ký tự đơn (ví dụ, nhập ―L?n‖,

để thay thế cho ―Lan‖, ―Len‖...); dùng dấu sao (*) để thay

thế cho một nhóm ký tự (ví dụ, nhập ―H*ng‖ để thay thế

cho ―Hương‖, ―Hoàng‖, ―Hùng‖...)

BNTT


Bạn có thể tạo những điều kiện lọc phức tạp hơn bằng cách

nhấn vào một trong tùy chọn And hoặc Or và rồi nhập thêm

một tiêu chuẩn lọc khác trong hai bảng xổ xuống ở hàng

dưới. Sử dụng And khi bạn muốn lọc ra những dữ liệu thỏa

mãn cả hai điều kiện; sử dụng Or khi bạn muốn lọc ra

những dữ liệu thỏa mãn ít nhất một trong hai điều kiện.

Khi bạn cần hiển thị lại toàn bộ hoặc một phần dữ liệu

trong một Table đã được lọc, bạn có thể sử dụng một trong

những cách sau đây:

Để hiển thị toàn bộ dữ liệu trong Table và gỡ bỏ các

dropdown ở các FieldName, chọn Data Sort & Filter

Filter.

Để hiển thị toàn bộ dữ liệu trong Table và nhưng vẫn

để lại dropdown ở các FieldName, chọn Data Sort &

Filter Clear.

Để gỡ bỏ một bộ lọc khỏi một Field nào đó, bạn nhấn

vào dropdown của Field và chọn Clear Filter From...

Chức năng AutoFilter giải quyết được hầu hết những nhu

cầu lọc, nhưng nó không được thiết kế cho những tiêu chẩn

lọc phức tạp. Ví dụ, AutoFilter không thể lọc ra những dữ

liệu như:

- Giá trị của những hóa đơn lớn hơn $100, nhỏ hơn

$1,000, hoặc lớn hơn $10,000.

- Những số tài khoản bắt đầu bằng 01, 05 hoặc 12.



- Các ngày trễ hạn thanh toán lớn hơn một ngày đã cho

trước ở một ô nào đó.

Để lọc dữ liệu trong Table với những tiêu chuẩn phức tạp

như trên, bạn phải sử dụng chức năng Advanced Filter.

Thiết lập một dãy tiêu chuẩn (Criteria range)

Advanced Filter đòi hỏi bạn phải thiết lập cho nó một dãy

tiêu chuẩn (Criteria range), tức là một dãy các ô chứa

những điều kiện để lọc, để nó sẽ căn cứ vào đó mà thực

hiện.

Bạn có thể đặt Criteria range ở đâu cũng được, miễn là ở

bên ngoài Table. Nhưng thường thì bạn nên ngay phía trên

Table, bao gồm một vài hoặc tất cả các FieldName của

Table, với ít nhất một dòng trống ở ngay bên dưới nó.

Ví dụ, ở hình sau đây, tôi sử dụng dãy ô A1:H2 để làm

Criteria range cho Table ở bên dưới.

Hình 159 – Sử dụng dãy ô A1:H2 làm Criteria range cho Table bên dưới

BNTT


Chúng ta sẽ nhập những điều kiện lọc ngay bên dưới những

tiêu đề tương ứng với các FieldName trong Table, và Excel

sẽ tìm trong các Field tương ứng của Table những dữ liệu

có giá trị phù hợp với những điều kiện này để lọc ra.

Criteria range có thể có nhiều hơn 2 hàng. Ngoại trừ hàng

đầu tiên dùng để chứa các tiêu đề cho các điều kiện lọc, bạn

có thể sử dụng bao nhiêu dòng để chứa các điều kiện ở bên

dưới cũng được.

Các tiêu đề trong Criteria range không nhất thiết phải là

duy nhất. Bạn có thể sử dụng nhiều tiêu đề có cùng một tên

(miễn là tên đó phải là một FieldName của Table cần lọc).

Advanced Filter có 2 ưu điểm so với AutoFilter:

Bằng cách sử dụng nhiều hàng hoặc nhiều cột cho

một Field đơn, bạn có thể tạo ra nhiều điều kiện phức

tạp cho việc lọc.

Bởi vì bạn nhập điều kiện lọc trong các ô, do đó bạn

có thể sử dụng các công thức để tạo ra những điều

kiện phức tạp cho việc lọc.

Lọc dữ liệu một Table với Criteria range

Sau khi bạn đã thiết lập một Criteria range, bạn có thể

dùng nó để lọc dữ liệu trong Table, với những bước cơ bản

như sau:

1. Bạn không cần phải sao chép toàn bộ các FieldName

để làm tiêu đề cột cho Criteria range, mà chỉ cần sao

chép FieldName của những Field mà bạn muốn áp

dụng các điều kiện lọc.

Nếu bạn thay đổi một FieldName, bạn cũng phải thay

đổi cả tiêu đề cột tương ứng trong Criteria range. Do

đó, thay vì sao chép, bạn có thể làm cho các tiêu đề



cột trong Criteria range tự động thay đổi khi bạn thay

đổi các FieldName, bằng cách sử dụng một công thức

xác lập cho tiêu đề cột trong Criteria range luôn

giống như FieldName tương ứng của nó trong Table.

Ví dụ, bạn có thể nhập công thức =B4 trong ô B1

.

Hình 160

2. Bên dưới tiêu đề cột của Criteria range, nhập tiêu

chuẩn lọc mà bạn muốn sử dụng. Ví dụ, ở bảng tính

trên đây, tôi nhập <=1000 vào ô E2 và =>0 vào ô H2.

3. Chọn Data Sort & Filter

Advanced, Excel sẽ

hiển thị hộp thoại

Advanced Filter :

4. Vì bạn đã chọn một ô

trong Table, nên List

Range sẽ có sẵn địa chỉ

của Table. Trong trường

hợp bạn quên chọn một ô

trong Table, bạn hãy

nhấn chuột vào List Range rồi sau đó quét chọn Table

(bao gồm cả các FieldName).

Hình 161

BNTT


5. Nhập địa chỉ của Criteria range mà bạn đã tạo, hoặc

có thể dùng chuột để quét chọn dãy ô đó ngoài bảng

tính.

6. Nếu bạn không muốn lọc những dữ liệu trùng nhau,

đánh dấu chọn vào hộp kiểm Unique Records Only.

7. Nhấn OK. Excel sẽ lọc Table và chỉ hiển thị những

Record phù hợp với điều kiện của bạn. Ví dụ, với

những điều kiện như ở hình 150, bảng tính của tôi sẽ

được lọc để chỉ còn những dữ liệu như sau :

Hình 162 – Bảng tính ở hình 150 sau khi sử dụng Advanced Filter

Nhập điều kiện cho Criteria range

Khi nêu các điều kiện cho Advanced Filter trong Criteria

range, bạn cần lưu ý các điều sau đây:

Các điều kiện lọc, trừ trường hợp dùng công thức, sẽ

sử dụng các toán tử so sánh như: =, >, <, >=, <=, <>.

Các điều kiện có thể sử dụng phép thử logic OR và

AND. Để nêu các điều kiện OR, bạn xếp chúng theo

chiều dọc (điều kiện này nằm trên điều kiện kia); còn

để nêu các điều kiện AND, bạn xếp chúng theo chiều

ngang (các điều kiện nằm cùng trong một dòng).



Trong trường hợp bạn sử dụng điều kiện AND cho

cùng một Field, bạn phải dùng 2 cột (trở lên) có cùng

tiêu đề là FieldName của Field đó.

Sau đây là một số ví dụ về cách đặt điều kiện trong Criteria

range, mà tôi sẽ sử dụng để lọc dữ liệu cho Table ở hình

147 , và tôi chỉ điền vào dòng tiêu đề của Criteria

range những FieldName mà tôi thấy cần thiết.

1. Lọc những hóa đơn có trị giá lớn hơn $10,000 hoặc

nhỏ hơn $1,000:

Hình 163

2. Lọc những hóa đơn chưa đến hạn thanh toán (giả sử

hôm nay là ngày 07/7/2010) hoặc có trị giá nhỏ hơn

$100:

Hình 164

3. Lọc những hóa đơn có trị giá lớn hơn $10,000 và

chưa thanh toán (số ngày trễ hạn lớn hơn 0):

Hình 165

BNTT


4. Lọc những hóa đơn có trị giá từ $1,000 đến $5,000:

Hình 166

5. Lọc những hóa đơn có trị giá nhỏ hơn $500, hoặc

những hóa đơn có trị giá lớn hơn $10,000 của những

người trong độ tuổi từ 20 đến 40 tuổi (giả sử năm nay

là năm 2010):

Hình 167

6. Lọc những hóa đơn có trị giá nhỏ hơn $500 hoặc lớn

hơn $10,000 của những người trong độ tuổi từ 20 đến

40 tuổi (giả sử năm nay là năm 2010):

Hình 168

Bạn nên xem kỹ ví dụ 5 và 6, đọc thoáng qua các yêu

cầu thì có vẻ chúng giống nhau, nhưng thực ra chúng

khác nhau hoàn toàn, và do đó cách đặt điều kiện theo

những yêu cầu đó cũng khác nhau.



Sử dụng công thức làm điều kiện lọc

Các tiêu đề cho các cột trong Criteria range không bị giới

hạn bởi các Field trong Table. Bạn có thể tạo các điều kiện

lọc bằng cách dùng một công thức phù hợp với các Record

trong Table. Công thức này có thể tham chiếu đến một hoặc

nhiều Field trong Table và cả những ô bên ngoài Table,

miễn sao kết quả của công thức trả về hoặc là TRUE hoặc là

FALSE. Và Excel sẽ lọc ra những Record trả về TRUE.

Để sử dụng công thức làm điều kiện lọc, bạn cần biết

những điều sau đây:

Bạn có thể dùng bất kỳ cột nào trong Criteria range

đề nhập công thức sẽ dùng làm điều kiện, nhưng phải

chắc chắn rằng cái tiêu đề bạn đặt cho cột mới này

không giống với bất kỳ tên FieldName nào của Table

(cách hay nhất là bỏ trống tiêu đề cột).

Công thức dùng làm điều kiện phải trả về một trong

hai giá trị: TRUE hoặc FALSE.

Công thức chỉ được tham chiếu đến các ô ở dòng đầu

tiên của Table.

Nếu bạn có sử dụng tham chiếu đến những ô bên

ngoài Table, bạn phải dùng địa chỉ tuyệt đối cho các

tham chiếu này.

Ví dụ, với Table ở hình 147 , để lọc ra những hóa

đơn đã thanh toán tiền sau ngày quá hạn, tôi sẽ sử dụng ô

B3 để nhập điểu kiện bằng công thức sau đây:

=IF(ISBLANK(G6), FALSE(), G6>F6)

Excel sẽ học ra cho tôi 2 Record thỏa mãn điều kiện đó

.

BNTT


Hình 169

Một ví dụ khác, cũng vẫn Table ở hình 147 , tôi

muốn lọc ra những hóa đơn có trị giá lớn hơn mức trung

bình mà đã quá hạn thanh toán, tôi sẽ sử dụng hai điều kiện

như sau (một điều kiện bằng toán tử và một điều kiện bằng

công thức):

Hình 170

Trong hình trên, công thức ở ô B2 là:

= E6>AVERAGE(Table1[Số tiền])

Nó có nghĩa là giá trị của ô E6, đại diện cho Field Số tiền,

phải lớn hơn trung bình cộng của cả Field này. Tôi sẽ trình

bày loại tham chiếu này trong phần Các tham chiếu Table

trong công thức .



Sao chép dữ liệu đã lọc ra một nơi khác

Advanced Filter cho phép bạn sao chép những dữ liệu đã lọc

sang một nơi khác trong bảng tính, thay vì hiển thị kết quả

lọc ngay trong Table.

Bạn theo những bước sau đây:

1. Trước hết, bạn cần chuẩn bị trước dãy ô sẽ chứa

những dữ liệu đã lọc, nhập vào đó (trong cùng một

hàng) FieldName của những Field mà bạn cần sao

chép dữ liệu sau khi lọc của nó. Excel sẽ tự động đặt

tên dãy ô này là Extract (bạn sẽ thấy cái tên này trong

NameBox).

Tuy nhiên, nếu bạn sẽ sao chép ra toàn bộ dữ liệu của

các Field trong Table, bạn có thể bỏ qua bước 1 này.

2. Thiết lập những điều kiện lọc vào Criteria range.

3. Chọn Data Sort & Filter Advanced để hiển thị hộp

thoại Advanced Filter.

4. Đánh dấu vào tùy chọn Copy to Another Location.

5. Nhập địa chỉ của Table và Criteria range vào, nếu cần

thiết.

6. Dùng chuột để nhập nơi bạn sẽ dùng để chứa dữ liệu

được lọc ra vào hộp Copy To, theo các hướng dẫn sau

đây:

Để sao chép những dữ liệu của một vài Field nào

đó mà bạn đã chọn ở bước 1, bạn dùng chuột quét

chọn dãy Extract trên bảng tính.

Để sao chép toàn bộ Table, bạn nhấn chọn một ô

đơn nào đó, là nơi sẽ bắt đầu chứa những dữ liệu

được lọc ra từ Table.

BNTT


Để sao chép chỉ một vài Record, bạn hãy quét chọn

một dãy có số hàng bằng số Record mà bạn muốn

hiển thị, và số cột bằng số cột của dãy Extract hoặc

bằng số cột của Table. Nếu số Record sau khi lọc

nhiều hơn số dòng bạn vừa chọn, Excel sẽ hiện một

thông báo hỏi bạn có muốn hiển thị cả những dữ

liệu còn lại hay không.

7. Nhấn OK. Excel sẽ lọc dữ liệu trong Table và sao

chép kết quả tới dãy Extract mà bạn đã chỉ định.

Ví dụ, cũng với Table ở hình 147 , tôi sẽ lọc ra

những hóa đơn đã trễ hạn thanh toán, và sao chép kết quả

sau khi lọc tới một chỗ khác, nhưng tôi chỉ cần biết họ tên

của người đang nợ và số hóa đơn mà thôi, tôi sẽ làm như

sau:

Đầu tiên, tôi chọn hai ô J5 và K5, gõ công thức =B5 vào J5

và công thức =D5 vào K5 (mục đích là lấy FieldName của

hai Field này làm tiêu đề cột cho dãy Extract).

Để xác định điều kiện lọc, tôi gõ công thức =H5 vào ô H2,

rồi nhập toán tử >0 vào trong ô H3.

Hình 171

Tiếp theo, tôi nhấn chọn một ô trong Table, gọi lệnh

Advanced từ Tab Data. Trong hộp thoại Advanced Filter, tôi

nhấn chọn tùy chọn Copy to another location, rồi sau khi

nhấn chuột vào ô Copy to, tôi dùng chuột quét chọn dãy ô



J5:K5. Khi đó hộp thoại Advanced Filter sẽ giống như hình

172:

Hình 172

Nhấn OK, Excel lọc dữ liệu trong Table và tôi có danh sách

họ tên cùng số hóa đơn của những người đã trễ hạn thanh

toán:

Hình 173

BNTT


Ở ví dụ của hình 160 , có lẽ bạn sẽ thấy công thức

ở ô B2 dùng những tham chiếu hơi lạ. Loại tham chiếu đó

chính là các tham chiếu Table.

Trong Excel 2003, khi bạn muốn tham chiếu đến một phần

của List trong công thức, bạn phải dùng một tham chiếu ô

hoặc dãy chỉ đến vùng List mà bạn muốn dùng trong các

tính toán của mình. Điều này gặp phải cùng một vấn đề xảy

ra khi sử dụng các tham chiếu ô và dãy trong các công thức

thông thường: tham chiếu ô thường làm cho các công thức

khó đọc và khó hiểu. Giải pháp với một công thức thông

thường là thay thế những tham chiếu ô và dãy bằng các tên

dãy (*), nhưng bạn vẫn không dễ dàng để sử dụng các tên đã

được định nghĩa với các List trong Excel.

Với Excel 2007, những vấn đề trên đã trở nên dễ dàng, bởi

vì Excel 2207 hỗ trợ những tham chiếu có cấu trúc của

Table. Nghĩa là Excel 2007 cung cấp sẵn một tập hợp

những cái tên được định nghĩa – mà sau đây tôi sẽ gọi là

các Specifiers – cho từng phần tử trong Table (dữ liệu, tiêu

đề, và toàn bộ Table), cũng như tự động tạo ra các tên cho

các Field trong Table. Bạn có thể đưa những tên này vào

trong công thức của bạn để làm cho công thức của bạn dễ

đọc hơn và dễ sửa đổi hơn.

Specifiers là những tên mà Excel 2007 dùng thay cho tham

chiếu đến những phần tử trong một Table. Bảng sau đây sẽ

liệt kê tất cả các specifiers:

(*)

Xem: Làm việc với các tên dãy trong công thức, trang 156.



#All Toàn bộ Table, bao gồm cả dòng tiêu đề và

dòng Total (nếu có)

#Data Dữ liệu trong Table (cũng là toàn bộ Table

nhưng không bao gồm dòng tiêu đề và

dòng Total) –

#Headers Dòng tiêu đề của Table

#Totals Dòng Total của Table

#This Row Một dòng trong Table, có dùng địa chỉ với

dòng đang chứa công thức

Hầu hết các tham chiếu Table được bắt đầu với tên của

Table. Trong trường hợp đơn giản nhất, bạn có thể chỉ sử

dụng chính tên Table. Ví dụ, để đếm tất cả các giá trị là số

trong Table có tên là Table1, bạn dùng công thức sau đây:

= COUNT(Table1)

Để tham chiếu đến một specifiers trong Table, bạn phải đặt

nó trong một cặp dấu ngoặc vuông ([ ]) ngay sau tên của

Table. Ví dụ, công thức sau đây sẽ cho biết giá trị lớn nhất

trong một Table có tên là Sales:

= MAX(Sales[#Data])

Tuy nhiên, như tôi vừa nói ở trên, do công thức này chỉ sử

dụng mỗi tên của Table, nên bạn có thể viết ngắn gọn như

sau:

= MAX(Sales)

BNTT


Ngoài các specifiers mặc định mà tôi đã liệt kê trong bảng

trên, Excel còn tự động tạo ra các specifiers cho các Field

trong Table, với các FieldName là tên của các specifiers

này. Ví dụ, với Table mà tôi đã dùng làm ví dụ trong suốt

chương này (có tên là Table1), nếu muốn tính tổng trị giá

các hóa đơn, tôi có thể dùng công thức:

=SUM(Table1[Số tiền])

Nếu bạn muốn tham chiếu đến một Record cụ thể trong

một Table, bạn phải xác định dòng và Field của Record mà

bạn muốn làm việc với nó, với cú pháp chung như sau:

Table[[Row],[Field]]

Trong đó, Table là tên của Table, Row là một specifier của

dòng và Field là một specifier của Field. Đối với specifier

của dòng, bạn có hai lựa chọn: dòng đang chứa công thức

(#This Row) và dòng Total (#Totals).

Ví dụ, để tính ra số ngày trễ hạn thanh toán trong Table1

tôi sẽ lấy ngày hiện hành trừ đi ngày

đến hạn (dĩ nhiên là chỉ xét những hóa đơn đã quá ngày

thanh toán mà chưa thanh toán):

- Để có ngày hiện hành, tôi dùng hàm TODAY()

- Để biết hóa đơn này đã tới ngày thanh toán chưa, tôi

sẽ kiểm tra Record ở Field Ngày đến hạn, nếu giá trị

ngày của Record này mà nhỏ hơn ngày hiện hành thì

đã quá ngày thanh toán, bằng biểu thức:

Table1[[#This Row], [Ngày đến hạn]] < TODAY()

- Để biết hóa đơn này đã được thanh toán chưa, tôi sẽ

kiểm tra Record ở Field Ngày thanh toán, nếu Record

đó rỗng nghĩa là chưa thanh toán, bằng biểu thức:

Table1[[#This Row], [Ngày thanh toán]]=""



- Để tính số ngày quá hạn, tôi sẽ lấy ngày hiện hành trừ

đi ngày đến hạn:

TODAY() – Table1[[#This Row], [Ngày đến hạn]]

- Bây giờ, tôi sẽ dùng hàm IF để xem xét: Nếu như biểu

thức và đều đúng, nghĩa là hóa đơn này đã quá

ngày thanh toán mà chưa thanh toán, thì sẽ áp dụng

biểu thức để tính số ngày quá hạn; còn không thì

không tính. Và tôi có công thức như sau:

= IF(AND(Table1[[#This Row], [Ngày đến hạn]] <

TODAY(), Table1[[#This Row], [Ngày thanh toán]]=""),

TODAY() – Table1[[#This Row], [Ngày đến hạn]], 0)

Công thức trên tương đương với công thức sau đây nếu

không sử dụng tham chiếu Table:

= IF(AND(F6<TODAY(),G6=""), TODAY() – F6, 0)

Tuy nhiên, nếu bạn là chủ nhân của Table1, nghĩa là bạn

biết rõ trong Table có những Field nào, bạn sẽ nhập cái

công thức dài kia rất nhanh, nhờ tính năng AutoComplet của

Excel 2007 mà tôi sẽ trình bày ở phần tiếp theo đây.

Khi bạn tạo các công thức sử dụng loại tham chiếu Table,

Excel sẽ cung cấp một vài công cụ để làm cho việc nhập

trở nên dễ dàng, nhanh chóng và chính xác.

Đầu tiên, bạn hãy nhớ rằng tên của Table cũng như các

FieldName trong Table là một phần của tính năng

AutoComplete của Excel 2007. Có nghĩa là sau khi bạn gõ

một vài ký tự đầu tiên của một tên Table, bạn sẽ thấy cái

tên này trong danh sách AutoComplete, bạn chỉ cần chọn rồi

nhấn phím Tab để thêm tên Table vào trong công thức của

BNTT


mình. Khi bạn gõ thêm một dấu ngoặc vuông mở, Excel sẽ

hiển thị một danh sách các specifier có trong Table. Như

bạn thấy ở hình 174, vài mục đầu tiên là các tên Field, còn

những cái ở dưới là các specifier có sẵn. Bạn chọn mục cần

thêm vào công thức rồi nhấn Tab, và cứ thế... hầu như bạn

không cần gõ gì hết ngoài những tên hàm và các dấu đóng

mở ngoặc vuông, ngoặc đơn.

Hình 174 – Sử dụng tính năng Autocomplet để nhập nhanh công thức sử dụng tham chiếu Table

Thứ hai, Excel 2007 hỗ trợ viêc tự động tính toán các Field

trong Table. Bạn chỉ cần nhập công thức cho ô đầu tiên của

Filed, rồi nhấn Enter, Excel tự động điền công thức xuống

các ô còn lại trong Field đó (mà bạn không cần phải dùng

FillHandle để kéo hoặc một thao tác copy nào khác như khi

nhập công thức vào một dãy ô không phải là một Field

trong một Table); và đồng thời, Excel cũng hiển thị một

dấu hiệu AutoCorrect Options, cho phép bạn đảo ngược lại

việc tính toán, nếu muốn.



9 Phân tích dữ liệu với

Conditional Formatting

Đôi khi bạn phải phân tích một bảng tính chứa hàng trăm,

thậm chí hàng nghìn dữ liệu. Công việc của bạn là trả lời

những câu hỏi như: ―Ô nào chứa giá trị nhỏ hơn 0?‖, ―10

giá trị lớn nhất (top 10) là gì?‖, hoặc ―Ô nào chứa các giá

trị trên trung bình và ô nào chứa các giá trị dưới trung

bình?‖, v.v...

Những câu hỏi tưởng như đơn giản này thật tình không dễ

trả lời chút nào nếu chỉ xem lướt qua bảng tính, và bảng

tính càng nhiều dữ liệu, thì câu trả lời càng khó.

Ngoài việc sử dụng chức năng lọc dữ liệu mà tôi đã trình

bày ở chương 8, Excel cung cấp cho bạn công cụ

Conditional Forrmating, là công cụ định dạng có điều kiện

vào các dãy ô, đây là một kiểu định dạng đặc biệt, Excel

chỉ áp dụng định dạng cho những ô thỏa mãn một vài điều


BNTT

Chương 9 – Phân tích dữ liệu với Conditional Formatting 257

kiện nào đó. Ví dụ, bạn có thể cho hiển thị các giá trị âm

bằng một font màu đỏ... Nhờ công cụ này, bạn có thể nhanh

chóng tìm ra câu trả lời cho những câu hỏi trên, mà không

cần phải sắp xếp lại dữ liệu hay lọc dữ liệu.

Công cụ này đã có trong Excel 2003, tuy nhiên, bạn chỉ có

thể áp dụng một vài loại định dạng có điều kiện như thay

đổi font chữ, áp dụng đường viền, hoặc gán một mẫu nền.

Bạn cũng chỉ có một vài tùy chọn để tạo các điều kiện: nhỏ

hơn (less than), bằng với (equal to), giữa (between), v.v...

Trong Excel 2007, Microsoft đã thay đổi hoàn toàn công cụ

Định dạng có điều kiện nhằm làm cho nó dễ sử dụng hơn

và mạnh mẽ hơn. Ngoài những lựa chọn để định dạng, bao

gồm khả năng áp dụng định dạng số và hiệu ứng tô màu

gradient, bạn có thêm nhiều tùy chọn khác để thiết lập các

điều kiện mà Excel 2007 gọi là các quy tắc (rules), ví dụ

như các ô ở trên cùng hoặc dưới cùng trong dãy, các ô trên

hoặc dưới trung bình, các ô có giá trị duy nhất hay trùng

lặp, v.v... Excel 2007 cũng cho phép bạn phân tích nhanh

dữ liệu bằng những tính năng đặc biệt như các thanh dữ

liệu (data bars), các thang màu (color scales) và dùng các

biểu tượng (icon sets), giúp bạn chỉ cần nhìn lướt qua cũng

thấy được những ô trong dãy có liên quan với nhau như thế

nào.

Quy tắc Highlight Cells (đánh dấu cho ô) là quy tắc áp

dụng một kiểu định dạng vào những ô thỏa mãn một vài

điều kiện nhất định nào đó. Quy tắc này tương tự như tính

năng định dạng có điều kiện của Excel 2003, và Excel 2007

chỉ bổ sung thêm một vài đặc điểm mới.



Để tạo một quy tắc đánh dấu cho ô, trước hết bạn hãy chọn

dãy ô mà bạn muốn áp dụng quy tắc, sau đó nhấn Chọn

Home Styles Conditional Formatting Highlight Cells

Rules. Excel cung cấp cho bạn bảy lựa chọn sau đây:

Hình 175

Greater Than – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng

cho các ô có giá trị lớn hơn giá trị mà bạn chỉ định.

Less Than – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho

các ô có giá trị nhỏ hơn giá trị mà bạn chỉ định.

Between – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho

các ô có giá trị nằm giữa hai giá trị mà bạn chỉ định.

Equal To – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho

các ô có giá trị bằng với giá trị mà bạn chỉ định.

Text that Contains – Chọn lệnh này để áp dụng định

dạng cho các ô chứa một giá trị văn bản (text value)

có chứa những chữ mà bạn chỉ định (không phân biệt

chữ hoa với chữ thường).

BNTT


A Date Occurring – Chọn lệnh này để áp dụng định

dạng cho các ô chứa một giá trị ngày tháng thỏa mãn

những điều kiện mà bạn chỉ định: Yesterday (hôm

qua), Today (hôm nay), Tomorrow (ngày mai), In the

Last 7 Days (trong vòng 7 ngày vừa qua), Next Week

(tuần sau), v.v...

Duplicate Values – Chọn lệnh này để áp dụng định

dạng cho các ô có chứa những giá trị xuất hiện nhiều

hơn một lần trong dãy.

Trong mỗi trường hợp, Excel sẽ mở ra một hộp thoại phù

hợp với quy tắc mà bạn muốn áp dụng. Ví dụ, hình 166

minh họa hộp thoại khi bạn chọn quy tắc là Less Than,

trong trường hợp này, tôi sẽ áp dụng quy tắc định dạng cho

những ô có giá trị nhỏ hơn 25%. Ở khung bên phải là danh

sách những mẫu định dạng được thiết kế sẵn, bạn tùy ý

chọn, hoặc nếu muốn thiết kế một mẫu định dạng riêng,

bạn chọn mục Custom Format... (nằm ở dưới cùng) rồi tự

quy định kiểu định dạng theo ý mình.

Hình 176

Quy tắc Top/Bottom (đầu bảng / cuối bảng) là một quy tắc

áp dụng một kiểu định dạng vào những ô có giá trị lớn nhất

hoặc nhỏ nhất trong một dãy dữ liệu. Bạn có thể chọn Top

hoặc Bottom như một giá trị tuyệt đối (ví dụ, 10 giá trị lớn

nhất) hoặc như một giá trị phần trăm (ví dụ, 25% giá trị nhỏ



nhất). Bạn cũng có thể áp dụng quy tắc định dạng cho

những ô có giá trị là trên mức trung bình hay dưới mức

trung bình.

Để tạo một quy tắc Top/Bottom, trước hết bạn hãy chọn dãy

ô mà bạn muốn áp dụng quy tắc, sau đó chọn Home

Styles Conditional Formatting Top/Bottom Rules. Excel sẽ

hiển thị sáu lựa chọn sau:

Hình 177

Top 10 Items – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng

cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất

trong dãy (xếp hạng theo giá trị) với X là số các ô top

mà bạn muốn xem (mặc định là 10).

Top 10% – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng cho

các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất

trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số

phần trăm của giá trị các ô "top" mà bạn muốn xem

(mặc định là 10).

BNTT


Bottom 10 Items – Chọn lệnh này để áp dụng định

dạng cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị

thấp nhất trong dãy (xếp hạng theo giá trị), với X là số

các ô "bottom" mà bạn muốn xem (mặc định là 10).

Bottom 10% – Chọn lệnh này để áp dụng định dạng

cho các ô có giá trị nằm trong nhóm X giá trị cao nhất

trong dãy (xếp hạng theo tỷ lệ phần trăm), với X là số

phần trăm của giá trị các ô ―bottom‖ mà bạn muốn

xem (mặc định là 10).

Above Average – Chọn lệnh này để áp dụng định

dạng cho những ô chứa giá trị cao hơn giá trị trung

bình của dãy.

Below Average – Chọn lệnh này để áp dụng định

dạng cho những ô chứa giá trị thấp hơn giá trị trung

bình của dãy.

Trong mỗi trường hợp, Excel sẽ mở ra hộp thoại phù hợp

với quy tắc mà bạn muốn áp dụng. Đối với các quy tắc Top

10 Items, Top 10%, Bottom 10 Items và Bottom 10%, bạn sẽ

thấy hộp thoại để bạn xác định các điều kiện và định dạng

mà bạn muốn áp dụng cho những ô thỏa mãn điều kiện.

Còn với quy tắc Above Average và Below Average, hộp thoại

mở ra chỉ có mỗi cái khung để bạn áp dụng định dạng.

Áp dụng định dạng vào các ô dựa vào quy tắc Highlight

Cells cho ô hoặc quy tắc Top/Bottom là một cách tuyệt vời

để làm cho các giá trị nào đó nổi bật lên trong một bảng

tính đầy những con số. Tuy nhiên, phải làm gì nếu bạn

quan tâm mối liên hệ giữa các giá trị tương tự trong một

bảng tính, ví dụ, bạn có một bảng sản phẩm, trong đó có



chứa một cột trình bày doanh số của từng sản phẩm, và bạn

muốn so sánh những doanh số này so với doanh số của tất

cả các sản phẩm khác? Bạn có thể tạo thêm một cột để tính

toán tỷ lệ phần trăm của doanh số của từng sản phẩm so với

giá trị cao nhất. Điều này có thể có tác dụng, nhưng bạn lại

phải nhập thêm nhiều con số hơn vào bảng tính, và nó chưa

chắc làm cho bảng tính trở nên rõ ràng hơn.

Có một cách có thể hình dung sự liên quan của những giá

trị trong một dãy với nhau, là sử dụng Data Bars của

Conditional Formatting. Data Bars là các thanh màu nằm

ngang, xuất hiện ở phía trước các giá trị trong dãy ô (chúng

gần giống như một loại biểu đồ nằm ngang). Đặc điểm

chính của chúng là chiều dài của Data Bars xuất hiện trong

mỗi ô phụ thuộc vào giá trị trong mỗi ô đó: Giá trị càng

lớn, Data Bars càng dài, ô có giá trị cao nhất có Data Bars

dài nhất, và các Data Bars trong những ô khác có chiều dài

tương ứng với giá trị của chúng.

Hình 178

BNTT


Để áp dụng Data Bars vào dãy được chọn, bạn chọn Home

Styles Conditional Formatting Data Bars, và chọn một

màu mà bạn thích. Hoặc nếu bạn muốn áp dụng Data Bars

theo lựa chọn riêng của mình, bạn chọn More Rules..., hộp

thoại New Formatting Rule sẽ mở ra . Bạn hãy chú ý

đến danh sách Type của Shortest Bar và Longest Bar. Những

Type này sẽ quyết định cách mà Excel áp dụng Data Bars.

Bạn có năm tùy chọn:

Lowest/Highest Value – Đây là loại Data Bars mặc

định. Giá trị nhỏ nhất trong dãy sẽ có Data Bars ngắn

nhất, và giá trị cao nhất trong dãy sẽ có Data Bars dài

nhất.

Hình 179

Number – Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài

của Data Bars phụ thuộc vào giá trị mà bạn nhập vào

trong hộp Value ở bên dưới: Bất kỳ ô nào trong dãy có

một giá trị nhỏ hơn hoặc bằng giá trị mà bạn chỉ định



trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data Bars ngắn

nhất; và tương tự, bất kỳ ô nào trong dãy có một giá

trị lớn hơn hoặc bằng giá trị mà bạn chỉ định trong ô

Value của Longest Bar sẽ có Data Bars dài nhất.

Percent – Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài

của Data Bars sẽ phụ thuộc vào tỷ lệ phần trăm so với

giá trị lớn nhất trong dãy. Bất kỳ ô nào trong dãy có

một giá trị nhỏ hơn hoặc bằng tỷ lệ phần trăm mà bạn

chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có Data

Bars ngắn nhất. Bất kỳ ô nào trong dãy có một giá trị

lớn hơn hoặc bằng tỷ lệ phần trăm mà bạn chỉ định

trong ô Value của Longest Bar sẽ có Data Bars dài

nhất.

Formula – Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài

của Data Bar sẽ phụ thuộc vào một công thức.

Percentile – Sử dụng loại này khi bạn muốn chiều dài

của Data Bars sẽ phụ thuộc vào phân vị của giá trị

mỗi ô so với toàn bộ giá trị của dãy. Trường hợp này,

Excel sẽ sắp xếp (theo thứ hạng) tất cả các giá trị

trong dãy và gán cho mỗi ô một số thứ tự. Bất kỳ ô

nào trong dãy có thứ tự nhỏ hơn hoặc bằng phân vị

mà bạn chỉ định trong ô Value của Shortest Bar sẽ có

Data Bars ngắn nhất. Bất kỳ ô nào trong dãy có thứ tự

lớn hơn hoặc bằng phân vị mà bạn chỉ định trong ô

Value của Longest Bar sẽ có Data Bars dài nhất.

Khi phân tích dữ liệu, nếu có được một cái nhìn tổng quát

thì bao giờ cũng tốt hơn. Ví dụ, bạn muốn biết một điều gì

đó về toàn bộ sự phân bố các giá trị: Có quá nhiều giá trị

BNTT


thấp trong khi chỉ có vài giá trị cao? Hầu hết các giá trị có

gộp lại xung quanh giá trị trung bình không? Có sự chênh

lệch nào không, nghĩa là có quá nhiều giá trị cao hơn hoặc

thấp hơn so với hầu hết những giá trị khác?...

Bạn có thể phân tích dữ liệu theo những cách tôi vừa nói ở

trên hoặc sử dụng các Color Scales (thang màu) của Excel

2007. Color Scales tương tự như Data Bars ở chỗ nó so

sánh các giá trị liên quan với nhau của các ô trong một dãy.

Nhưng thay vì vẽ các thanh trong mỗi ô, bạn sẽ thấy các ô

được tô bóng bằng nhiều màu, mỗi màu tô sẽ phản ánh giá

trị của dữ liệu trong ô. Ví dụ, các giá trị thấp nhất có thể

được tô bóng bằng màu đỏ, những giá trị cao hơn được tô

bóng bằng màu đỏ nhạt hơn, rồi đến màu cam, vàng, vàng

chanh, và sau cùng là màu xanh lá đậm cho những giá trị

cao nhất. Sự phân bố màu sắc trong dãy giúp bạn hình dung

được sự phân bố giá trị trong các ô, và sự chênh lệch sẽ nổi

bật lên, vì chúng được tô bóng khác hẳn với những phần

còn lại trong dãy.

Hình 180



Để áp dụng Color Scales vào dãy được chọn, bạn chọn

Home Styles Conditional Formatting Color Scales, rồi

chọn một màu. Hoặc nếu bạn muốn áp dụng Color Scales

theo lựa chọn riêng của mình, bạn chọn More Rules..., hộp

thoại New Formatting Rule sẽ mở ra . Trong nhóm

Edit the Rule Description, bạn có thể chọn 2-Color Scale (tô

bóng với hai màu) hoặc 3-Color Scale (tô bóng với ba màu)

trong danh sách Format Style. Nếu bạn chọn 3-Color Scale,

bạn có thể chọn Type, Value, và Color cho ba tham số:

Minimum (giá trị nhỏ nhất), Midpoint (giá trị trung bình), và

Maximum (giá trị lớn nhất). Các tùy chọn trong danh sách

Type giống như của Data Bars.

Hình 181

Giống như Data Bars và Color Scales, Icon Sets sử dụng

các biểu tượng để hình dung những sự liên quan giữa các

BNTT


giá trị của các ô trong một dãy. Tuy nhiên, trong trường

hợp này, Excel thêm một biểu tượng cụ thể vào một ô trong

dãy và biểu tượng đó sẽ cho bạn biết giá trị của ô có liên

quan gì đó với phần còn lại của dãy. Ví dụ, các giá trị cao

hơn sẽ có thêm hình một mũi tên hướng xuống, và các giá

trị ở giữa có thêm hình một mũi tên nằm ngang.

Để áp dụng Icon Sets vào dãy được chọn, bạn chọn Home

Styles Conditional Formatting Icon Sets, rồi chọn một

tập hợp biểu tượng mà bạn muốn.

Hình 182

Các tùy chọn riêng cho việc áp dụng Icon Sets (More

Rules...,) tương tự như các tùy chọn mà bạn đã dùng khi áp

dụng Data Bar và Color Scales. Tuy nhiên ở đây bạn cần

xác định loại và giá trị cho mỗi biểu tượng (cho dù dãy



những biểu tượng thấp nhất luôn luôn được giả định rằng

nhỏ hơn giới hạn dưới của dãy biểu tượng thấp thứ nhì).

Ngoài những loại định dạng có điều kiện được thiết kế sẵn,

bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện dựa vào kết quả

của một công thức. Bạn có thể thiết lập một công thức logic

như là một tiêu chuẩn của định dạng có điều kiện. Nếu

công thức trả về TRUE, Ecxel áp dụng định dạng cho các ô;

nếu công thức trả về FALSE, Excel không áp dụng các định

dạng. Trong đa số các trường hợp, chúng ta sẽ dùng các

toán tử so sánh, hoặc sử dụng hàm IF, kết hợp với hàm AND

hoặc OR.

Đây là những bước cơ bản để thiết lập một định dạng có

điều kiện dựa theo công thức:

1. Chọn những ô bạn muốn áp dụng định dạng có điều

kiện.

2. Nhấn chọn Home Styles Conditional Formatting

New Rule... Excel sẽ hiển thị hộp thoại New Formatting

Rule.

3. Nhấn vào phần Use a Formula to Determine Which Cells

to Format .

4. Nhập công thức luận lý của bạn trong khung Format

Values Where This Formula Is True.

5. Nhấn Format để mở hộp thoại Format Cells, xác định

loại định dạng bạn muốn áp dụng.

6. Nhấn OK (hai lần).

BNTT


Hình 183

Ví dụ, tôi lấy lại bảng tính đã dùng làm ví dụ ở chương 8:

Hình 184

Yêu cầu ở đây là tìm nhanh ra hóa đơn nào trị giá lớn hơn

$3,000 đã quá hạn thanh toán mà chưa thanh toán. Ở



chương 8, bạn đã biết cách dùng Advanced Filter để lọc ra

dữ liệu theo yêu cầu này. Ở đây, tôi sẽ dùng Conditional

Formatting để tìm ra những hóa đơn đó.

Sau khi quét chọn dãy ô A2:H27, tôi gọi lệnh Conditional

Formatting, chọn New Rule và chọn Use a Formula to

Determine Which Cells to Format trong hộp thoại New

Formatting Rules.

Tôi nhập vào ô Format Values Where This Formula Is True ở

bên dưới công thức sau:

=AND($E2>3000, $F2<TODAY(), $H2>0)

Công thức này sẽ đi tìm những dòng có Số tiền lớn hơn

$3,000, ngày thanh toán nhỏ hơn ngày hôm nay, và Số

ngày trễ hạn lớn hơn 0. Nếu thỏa mãn đủ 3 điều kiện đó,

công thức sẽ trả về TRUE.

Nhấn nút Format..., tôi chọn loại tô màu bóng cho những

dòng thỏa mãn công thức trên. Rồi nhấn OK.

Hình 185

BNTT


Kết quả tôi có được như hình 186, nhìn vào bảng tính, tôi

biết ngay hóa đơn nào trị giá lớn hơn $3,000 đã quá hạn

thanh toán mà chưa thanh toán.

Hình 186



10 Phân tích dữ liệu với

PivotTable

Các Table hoặc những dãy ô chứa dữ liệu trong bảng tính

có thể chứa hàng trăm, thậm chí hàng ngàn record. Phân

tích những dữ liệu này có thể là một cơn ác mộng nếu bạn

không có các công cụ phù hợp. Để giúp bạn phân tích

những dữ liệu lớn, Excel có cung cấp sẵn một công cụ phân

tích dữ liệu rất mạnh gọi là PivotTable. Công cụ này cho

phép bạn tổng hợp hàng trăm record trong một bảng ngắn

gọn. Sau đó bạn có thể xử lý kiểu trình bày (layout) của

bảng này để có những cái nhìn khác nhau về dữ liệu của

mình.

Nếu đi sâu vào chi tiết việc xây dựng và tùy biến các

PivotTable, thì phải nguyên một cuốn sách dày bằng cuốn

này mới có thể chứa hết. Trong chương này, tôi chỉ giới

thiệu với bạn các PivotTable, cách sử dụng chúng với dữ

liệu của riêng bạn, cũng như trình bày những việc mà bạn

có thể thực hiện với những phép tính PivotTable.


BNTT

Chương 10 – Phân tích dữ liệu với PivotTable 273

PivotTable là một công cụ của Excel dùng để tổng hợp và

phân tích dữ liệu với nhiều góc độ và nhiều cấp khác nhau.

Trước khi tìm hiểu PivotTable là gì, có lẽ tôi nên nói qua

về việc phân tích dữ liệu.

Mức độ đơn giản nhất của việc phân tích dữ liệu là tìm

kiếm và truy xuất những thông tin cơ bản. Ví dụ, bạn có

một cơ sở dữ liệu liệt kê các đại lý bán hàng và doanh số

của từng vùng, và bạn muốn biết doanh thu tính theo vùng

của một đại lý đã xác định.

Mức độ phức tạp tiếp theo bao gồm việc tìm kiếm và

những hệ thống tìm kiếm phức tạp hơn, trong đó có dùng

những tiêu chuẩn lọc và kỹ thuật trích lọc mà tôi đã nói đến

ở chương 8. Ví dụ, giả sử rằng mỗi đại lý cấp II là một

phần của một đại lý cấp I nào đó, và bạn muốn biết tổng

doanh thu của đại lý cấp I này; hoặc chi tiết hơn, tổng

doanh thu của một đại lý cấp I trong quý II?

Mức độ kế tiếp của phân tích dữ liệu áp dụng một câu hỏi

cho nhiều biến. Ví dụ, nếu một công ty có 4 đại lý cấp I, và

bạn muốn biết doanh thu của từng đại lý cấp I theo từng

quý là bao nhiêu so với tổng doanh thu của cả công ty. Có

lẽ công thức bình thường sẽ khó mà làm được chuyện này.

Vì nếu như công ty này có hàng chục đại lý cấp I? Thậm

chí là hàng trăm? Lý tưởng nhất là bạn phải tìm cách để

tổng hợp thông tin dữ liệu vào một bảng doanh số, mỗi đại

lý cấp I nằm trong một hàng, và mỗi quý trong một cột.

Đó là những gì PivotTable có thể làm, và như bạn sẽ thấy

trong chương này, bạn có thể tạo ra những PivotTable cho

riêng bạn chỉ với vài cú nhấn chuột.



Giả sử dữ liệu của bạn đã được chuyển đổi thành một

Table, trong trường hợp đơn giản nhất, các PivotTable tổng

hợp dữ liệu trong một Field (gọi là Data Field) và phân

chia nó theo dữ liệu của một Field khác (gọi là Row Field).

Từng giá trị duy nhất trong Row Field sẽ trở thành những

tiêu đề hàng.

Ví dụ, hình 187 minh họa một Table là doanh thu của các

đại lý bán hàng, đang sắp xếp theo từng quý.

Hình 187

Với PivotTable, bạn có thể tổng hợp doanh số theo từng

Đại Lý và gom lại theo Vùng, như minh họa ở hình 188.

Trong PivotTable ở hình này, các Vùng được gọi là các

Row Field, và tổng doanh thu của các đại lý trong vùng gọi

là Data Field.

BNTT


Hình 188

Bạn có thể chia nhỏ thêm dữ liệu bằng cách xác định thêm

một Field thứ ba, gọi là Column Field để làm các tiêu đề

cột. Ví dụ, tôi sẽ dùng Quý để làm Column Field, khi đó tôi

sẽ biết thêm chi tiết doanh thu từng Quý của mỗi vùng:

Hình 189



Tính năng hay nhất của PivotTable là tính năng trục xoay

(pivoting). Ví dụ, tôi muốn một kiểu xem khác về dữ liệu

của mình, tôi kéo cái Column Field lên vùng Row Field

(trong khu vực PivotTable Field List ở bên phải màn hình),

PiovotTable sẽ thể hiện mỗi Vùng như là các hàng mục

chính, với các Quý trở thành các hàng mục con:

Hình 190

PivotTable có những thuật ngữ riêng của chúng. Danh sách

sau đây là một số thuật ngữ mà bạn cần biết:

Data source – Là dữ liệu gốc. Bạn có thể dùng một

dãy, một Table, hoặc dữ liệu được nhập vào, dữ liệu

từ một nguồn ở bên ngoài.

BNTT


Field – Là một hạng mục dữ liệu. Nếu PivotTable có

Data Source là các Table, thì Field của PivotTable

tương tự như Field trong Table, hay là một cột trong

một cơ sở dữ liệu.

Label – Là một phần tử của một Field.

Row Field – Là một Field với một tập hợp riêng biệt

các giá trị text, số hoặc ngày tháng, dùng làm các tiêu

đề hàng trong PivotTable. Trong hình 186, Vùng là

các Row Field.

Column Field – Là một Field với một tập hợp riêng

biệt các giá trị text, số hoặc ngày tháng, dùng làm các

tiêu đề cột trong PivotTable. Trong hình 187, Quý là

các Column Field.

Report Filter – Là một Field với một tập hợp riêng

biệt các giá trị text, số hoặc ngày tháng, dùng để lọc

cách xem PivotTable. Ví dụ, bạn có thể dùng Field

Đại Lý như là một Report Filter. Khi bạn chọn một

đại lý bán hàng khác, bảng sẽ được lọc lại để chỉ thấy

các dữ liệu của riêng đại lý này.

PivotTable Items – Là các mục từ danh sách nguồn đã

dùng, như là các tên hàng, tên cột, và các tên trang.

Data Field – Là một Field chứa dữ liệu mà bạn muốn

tổng hợp trong bảng. Trong ví dụ trên, Doanh Thu là

Data Field.

Data Area – Phần bên trong của PivotTable, là nơi

hiển thị những dữ liệu đã tổng hợp.

Layout – Cách sắp xếp các Field và các Item trong

PivotTable.



Trong Excel 2003, bạn tạo một PivotTable bằng cách điền

thông tin vào một số hộp thoại của chức năng PivotTable

Wizard. Nhiều người thấy các hộp thoại quá rắc rối, do đó

họ thường không bao giờ tiến xa hơn một hoặc hai bước

đầu trong tiến trình thực hiện, và kết quả là họ không biết

đến PivotTable.

Excel 2007 thay đổi tất cả các rắc rối của PivotTable Wizard

bằng một hộp thoại duy nhất và đặt tất cả các tùy chọn

cũng như các thiết lập lên thanh Ribbon (PivotTable Tools)

để bạn có thể sử dụng khi đã có PivotTable.

Nguồn dữ liệu tốt nhất cho PivotTable là một Table. Trong

trường hợp bạn sử dụng nguồn dữ liệu từ một dãy bình

thường, dãy đó phải có hai thành phần chính sau đây:

Có ít nhất một cột chứa dữ liệu có thể kết nhóm.

Nghĩa là, cột này có chứa dữ liệu với một số những

giá trị text, giá trị số hoặc ngày tháng riêng biệt và có

giới hạn.

Mỗi cột trong dãy phải có một tiêu đề.

Bạn theo các bước sau đây:

1. Nhấn chọn bất kỳ ô nào bên trong Table hoặc dãy ô

dùng làm Data Source.

2. Cách bạn tiến hành bước tiếp theo này phụ thuộc vào

loại dữ liệu nguồn của bạn:

BNTT


Nếu dữ liệu nguồn của bạn là một Table, bạn chọn

chọn Table Tools Design Tools Summarize

with PivotTable.

Nếu dữ liệu nguồn của bạn là một dãy ô, bạn chọn

Insert Tables PivotTable.

3. Hộp thoại Create PivotTable sẽ mở ra . Bình

thường thì tên Table hoặc địa chỉ của dãy ô dữ liệu

nguồn mà bạn đã chọn ở bước 1 đã có sẵn trong hộp

Select a Table or Range. Nếu bạn muốn chọn một

Data Source khác, bạn nhập tên Table hay địa chỉ dãy

ô mới vào đó.

Hình 191

4. Chọn nơi bạn muốn hiển thị PivotTable:

New Worksheet: Nhấn tùy chọn này để Excel tạo

một worksheet mới cho PivotTable.

Existing Worksheet: Nhấn tùy chọn này và rồi dùng

chuột chọn một ô trong worksheet mà bạn muốn

hiển thị PivotTable. Ô mà bạn chỉ định sẽ là ô trên

cùng bên trái của một PivotTable.



5. Nhấn OK. Excel sẽ tạo một khung sườn cho

PivotTable, hiển thị PivotTable Field List nằm ở bên

phải màn hình và thêm hai Tab của PivotTable Tools:

Options và Design, trên thanh Ribbon .

Hình 192 – Khung sườn của một PivotTable

6. Thêm các Field mà bạn muốn xuất hiện trong

PivotTable. Excel cho bạn hai cách để làm điều này:

Trong danh sách Choose Fields to Add to Report,

nhấn để kích hoạt checkbox bên cạnh Field mà bạn

muốn thêm. Nếu bạn kích hoạt checkbox của một

Field có giá trị số, Excel sẽ tự động đem nó vào

vùng Values; nếu bạn kích hoạt checkbox của một

Field có giá trị là text, Excel sẽ đem nó vào vùng

Row Labels.

Nhấn và kéo một Field thả vào bên trong vùng mà

bạn muốn Field này xuất hiện.

BNTT


7. Lập lại bước 6 để thêm tất cả các Field mà bạn muốn

bao gồm trong PiovotTable. Mỗi khi bạn thêm vào

một Field, Excel sẽ cập nhật lại báo cáo PivotTable.

Nếu bạn sử dụng một nguồn dữ liệu lớn, Excel có thể

phải mất một thời gian dài để cập nhật PivotTable khi

bạn thêm vào một Field. Trong trường hợp này, bạn

nhấn kích hoạt checkbox Defer Layout Update để yêu

cầu Excel không cập nhật PivotTable khi bạn thêm

vào các Field. Khi bạn đã bố trí xong khung sườn cho

PivotTable, bạn nhấn Update.

Đây là danh sách một số thao tác cơ bản với PivotTable mà

bạn nên biết. Trước khi thực hiện điều gì, bạn phải nhấn

vào bên trong PivotTable để bật PivotTable Tools trên thanh

Ribbon, và thấy 2 Tab Options và Design mà bạn sẽ sử dụng

trong các thao tác sau đây:

Chọn toàn bộ PivotTable: Chọn PivotTable Tools

Options Actions Select Entire PivotTable.

Chọn một thành phần trong PivotTable: Chọn

PivotTable Tools Options Actions Select, rồi

nhấn vào thành phần mà bạn muốn chọn: Labels and

Values, Values, hoặc Labels.

Định dạng PivotTable: Chọn PivotTable Tools

Design PivotTable Styles rồi chọn một kiểu định

dạng.

Đổi tên của PivotTable: Chọn PivotTable Tools

Options PivotTable và sửa lại tên ở PivotTable Name.



Sắp xếp PivotTable: Nhấn chọn bất kỳ một Row Field

hoặc Column Field nào đó, chọn PivotTable Tools

Options Sort, rồi nhấn vào nút lệnh Sort A to Z hoặc

Sort Z to A (nếu Field chứa ngày tháng, bạn sẽ thấy ở

đây là Sort Oldest to Newest hoặc Sort Newest to

Oldest).

Cập nhật lại dữ liệu trong PivotTable: Chọn

PivotTable Tools Options Data Refresh.

Lọc dữ liệu trong PivotTable: Nhấn và kéo Field mà

bạn muốn lọc vào khung Report Filter trong PivotTable

Field List, mở danh sách lọc xổ xuống, rồi nhấn vào

một mục trong danh sách.

Nhóm các dữ liệu PivotTable theo ngày tháng hoặc

theo dữ liệu số: Chọn Field muốn tạo nhóm, chọn

PivotTable Tools Options Group Group Field để

mở hộp thoại Grouping, rồi chọn loại nhóm mà bạn

muốn dùng. Ví dụ, với các Field ngày tháng, bạn có

thể nhóm theo tháng, theo quý, hoặc theo năm.

Nhóm các dữ liệu PivotTable theo các mục trong

Field: Chọn các mục mà bạn muốn đưa vào nhóm

trong Field, rồi chọn PivotTable Tools Options

Group Group Selection.

Bỏ một Field ra khỏi PivotTable: Nhấn và kéo Field

muốn gỡ bỏ ra khỏi PivotTable Field List.

Xóa sạch PivotTable: Chọn PivotTable Tools

Options Actions Clear Clear All.

Khi bạn tạo PivotTable, Excel sẽ tự động thêm các Grand

Total vào PivotTable cho các Row Field và Column Field.

BNTT


Bên cạnh đó, Excel cũng hiển thị các Subtotal cho các

Field là Outer Field (là Field xếp ở trên trong Row Area

hoặc Column Area) của một PivotTable có nhiều Field

trong Row Area hoặc Column Area (Area là từng ô vuông

nằm trong PivotTable Field List, nơi mà bạn thấy có tên là

Row Labels và Column Labels). Ví dụ, ở hình 190, bạn thấy

có hai Field trong Row Area: Vùng và Quý. Quý là Outer

Field, nên Excel hiển thị Subtotal cho Field đó.

Ẩn/hiện các Grand Total trong PivotTable

Để ẩn/hiện các Grand Total trong PivotTable, bạn theo các

bước sau:

1. Chọn một ô ở bên trong PivotTable.

2. Chọn PivotTable Tools Options PivotTable

Options. Excel hiển thị hộp thoại PivotTable Options.

Hình 193

3. Chọn Tab Totals & Filters.

4. Hai checkbox nằm trên cùng sẽ quy định có hiển thị

Grand Total trong các dòng và các cột hay không.

5. Nhấn OK.



Ẩn/hiện các Subtotal trong PivotTable

Để ẩn / hiện các Subtotal, bạn theo các bước sau:

1. Chọn một ô trong hàng (hoặc cột) chứa các tên Field.

2. Right-click và chọn Field Settings, hoặc chọn

PivotTable Tools Options Active Field Field

Settings. Excel hiển thị hộp thoại Field Settings.

Hình 194

3. Trong nhóm Subtotals: Chọn Automatic để hiển thị các

SubTotal và chọn None để ẩn các SubTotal.

4. Nhấn OK. Excel gỡ bỏ các Subtotal ra khỏi

PivotTable.

Ẩn các Grand Total và SubTotal từ Ribbon

Ngoài cách sử dụng hộp thoại như trên đây, trong Tab

Design của PivotTable Tools trên Ribbon có sẵn một nhóm

các nút lệnh để bạn có thể nhanh chóng ẩn / hiện các Grand

Total cũng như các SubTotal :

BNTT


Hình 195

Khi nhấn vào nút lệnh Subtotals, bạn có các tùy chọn sau:

Do Not Show Subtotals: Không hiển thị các Subtotal.

Show all Subtotals at Bottom of Group: Hiển thị các

Subtotal ở phía dưới mỗi nhóm.

Show all Subtotals at Top of Group: Hiển thị các

Subtotal ở phía trên mỗi nhóm.

Khi nhấn vào nút lệnh Grandtotals, bạn có các tùy chọn sau:

Off for Rows and Columns: Không hiển thị các Grand

Total trong các dòng và các cột.

On for Rows and Columns: Hiển thị tất cả các Grand

Total trong các dòng và các cột.

On for Rows Only: Chỉ hiển thị các Grand Total cho

các dòng.

On for Columns Only: Chỉ hiển thị các Grand Total cho

các cột.

Tùy biến phép tính của Subtotal

Phép tính của Subtotal mà Excel áp dụng vào một Field

thường sẽ giống như phép tính đã dùng ở vùng dữ liệu

nguồn. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi phép tính này bằng

một phép tính khác, bằng cách:



1. Chọn Field có chứa Subtotal mà bạn muốn thay đổi

phép tính, right-click rồi chọn Field Settings.

2. Nhấn tùy chọn Custom trong nhóm Subtotals.

Hình 196

3. Chọn hàm mà bạn muốn áp dụng cho SubTotal trong

danh sách Select One or More Functions. Bạn có thể

chọn nhiều hơn một hàm. Trong trường hợp đã nhấn

chọn một hàm mà bạn lại muốn bỏ ra, bạn nhấn vào

hàm đó thêm một lần nữa.

4. Nhấn OK.

***

BNTT

Chương 11 – Tổng hợp dữ liệu với Consolidate 287

11 Tổng hợp dữ liệu với

Consolidate

Nếu bạn là một kế toán trưởng, hoặc nếu bạn là trưởng

phòng tổng hợp của một phòng giáo dục, hay bạn là một

người chuyên làm công tác thống kê... chắc hẳn bạn sẽ

không ít thì nhiều phải đối diện với việc tổng hợp dữ liệu từ

nhiều bộ phận gửi về.

Nói một cách dễ hiểu hơn, bạn có nhiều bảng tính có cùng

một cấu trúc (chẳng hạn các tiêu đề cột giống hệt nhau). Và

bạn muốn lập một bảng tổng hợp tất cả các dữ liệu từ

những bảng tính này vào trong một bảng duy nhất. Công

việc này thường nhàm chán và không phải là chuyện dễ

dàng, nhất là khi bạn có những bảng tính lớn.

Tuy nhiên, nếu bạn biết sử dụng công cụ Consolidate (nằm

trong Tab Data) của Excel, có thể bạn sẽ không còn gặp

những khó khăn với công việc tổng hợp dữ liệu nữa.



Excel có thể tổng hợp dữ liệu bằng một trong hai phương

pháp sau đây:

Tổng hợp theo vị trí —Excel tổng hợp dữ liệu từ

nhiều bảng tính bằng cách sử dụng các tọa độ dãy

giống nhau trên mỗi bảng tính. Bạn sử dụng phương

pháp này nếu các bảng tính mà bạn phải tổng hợp có

cùng một một cách trình bày.

Tổng hợp theo hạng mục — Phương pháp này yêu

cầu Excel tổng hợp dữ liệu bằng cách tìm theo các

tiêu đề hàng và cột trong mỗi bảng tính.

Trong cả hai trường hợp, công việc của bạn chỉ là xác định

cho Excel một hay nhiều dãy nguồn (dãy chứa dữ liệu mà

bạn muốn tổng hợp) và một dãy đích (dãy mà bạn sẽ tổng

hợp dữ liệu vào đó).

Nếu các bảng tính mà bạn sẽ dùng để tổng hợp có cùng một

khuôn mẫu, việc tổng hợp theo vị trí là lựa chọn dễ thực

hiện nhất.

Ví dụ, có 3 bảng tính như ở hình 201, là những báo cáo tình

hình kinh doanh trong năm qua từ 3 chi nhánh. Như bạn

thấy, mỗi bảng tính đều có các tiêu đề cột và tiêu đề hàng

giống hệt nhau, do đó chúng hoàn toàn thích hợp để tổng

hợp theo vị trí.

Để tổng hợp thành báo cáo tình hình kinh doanh trong năm

qua của cả công ty, bạn hãy tạo một bảng tính có cùng

khuôn mẫu với 3 bảng tính đó, đặt tên cho bảng tính này (là

Consolidation chẳng hạn).

BNTT


Hình 197

Trước tiên, chúng ta sẽ tổng hợp phần Doanh Thu, bạn theo


1. Chọn bảng tính Consolidation, rồi chọn ô B4, là ô trên

cùng bên trái của dãy đích.

2. Chọn Data Data Tools Consolidate. Hộp thoại

Consolidate sẽ mở ra .

Hình 198



3. Trong danh sách Function, bạn chọn phép tính sẽ dùng

cho việc tổng hợp. Excel có 10 phép tính có thể dùng

cho việc tổng hợp, ờ đây chúng ta sẽ dùng hàm SUM

(tính tổng).

4. Bạn sử dụng khung Reference để nhập tham chiếu cho

các dãy nguồn. Bạn có thể nhập trực tiếp (nếu dãy

nguồn ở trong một bảng tính khác, bạn phải nhập cả

tên bảng tính ở trong một cặp dấu ngoặc vuông; nếu

bảng tính nằm trong một ổ đĩa khác hoặc một thư mục

khác, bạn phải bao gồm đường dẫn đầy đủ cho bảng

tính đó), nhưng cách nhanh nhất vẫn là sử dụng chuột,

chọn bảng tính nguồn, sau đó quét chọn dãy ô nguồn.

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ quét chọn dãy ô B4:M6 ở

các bảng tính chứa dãy nguồn.

5. Nhấn Add. Excel sẽ thêm dãy nguồn này vào danh

sách All references ở bên dưới.

6. Lập lại bước 4 và 5 để thêm các dãy nguồn khác.

Trong ví dụ này, chúng ta sẽ thêm cho đủ 3 dãy

nguồn.

Hình 199

BNTT


7. Nếu bạn muốn số liệu tổng hợp sẽ tự động cập nhật

khi bạn thay đổi dữ liệu gốc, bạn để nguyên tùy chọn

Create Links to Source Data ở trạng thái được kích

hoạt.

8. Nhấn OK. Excel sẽ thu thập dữ liệu, tổng hợp chúng

vào trong dãy đích. Và chúng ta sẽ có kết quả như ở

hình 200:

Hình 200

Nếu bạn không chọn Create Links to Source Data ở bước 7,

Excel chỉ điền vào dãy đích những dữ liệu đã tổng hợp.

Nhưng nếu bạn có chọn Create Links to Source Data, Excel

tự động thực hiện 3 điều sau đây:

Thêm các công thức liên kết với dãy đích vào mỗi ô

trong các dãy nguồn mà bạn đã chọn.

Tổng hợp dữ liệu bằng cách thêm các hàm SUM (hoặc

là phép tính nào mà bạn đã chọn trong danh sách

Function) để tính tổng các kết quả của các công thức

liên kết.

Ẩn đi những công thức liên kết, chỉ chừa lại những

công thức tính tổng các kết quả của những công thức

liên kết. Như bạn thấy ở hình 200, ô B7 có công thức



=SUM(B4:B6), là doanh số tổng hợp Sách báo của

tháng 1.

Nếu bạn muốn xem các công thức liên kết đã bị ẩn, bạn hãy

nhấn vào những dấu cộng nằm ở bên trái màn hình. Ví dụ,

hình 201 minh họa công thức liên kết của ô B4:

= ' [Division I.xlsx]Details'!$B$4)

Hình 201

Để tổng hợp phần Chi Phí, bạn cũng làm tương tự như trên.

Và phần việc cuối cùng của bạn chỉ là đặt những công thức

tính tổng (những dòng màu xám).

Nếu các bảng tính mà bạn sẽ dùng để tổng hợp không có

cùng một khuôn mẫu, bạn cần sử dụng phương pháp tổng

hợp theo hạng mục. Trong trường hợp này, Excel sẽ kiểm

tra từng dãy nguồn và tổng hợp dữ liệu trong những cột và

những hàng có cùng chung tiêu đề.

Ví dụ, cũng là những báo cáo tình hình kinh doanh trong

năm qua từ 3 chi nhánh, nhưng nếu bạn nhìn kỹ, bạn sẽ

thấy chi nhánh I kinh doanh Sách báo, Phần mềm và đĩa

BNTT


CD-Rom, trong khi chi nhánh II thì chỉ kinh doanh Sách

báo và Đĩa CD-Rom, và chi nhánh III thì lại có thêm món

Video.

Hình 202

Để tổng hợp Doanh thu từ 3 chi nhánh có các mặt hành

kinh doanh không giống nhau như thế này, bạn theo các

bước sau đây:

1. Tạo mới hoặc chọn một bảng tính mới để tổng hợp, và

chọn góc trái phía trên của dãy đích. Bạn không cần

phải nhập các tiêu đề (hàng hay cột) cho các dữ liệu

sẽ tổng hợp bởi vì Excel sẽ tự làm điều đó cho bạn.

Tuy nhiên, nếu bạn thích sắp xếp các tiêu đề theo một

thứ tự cụ thể, bạn có thể tự nhập chúng, nhưng bạn



phải bảo đảm rằng bạn nhập chính xác tên các tiêu đề

như chúng đã có trong các dữ liệu nguồn.

2. Chọn Data Data Tools Consolidate để mở hộp

thoại Consolidate.

3. Trong danh sách Function, bạn chọn phép tính sẽ dùng

cho việc tổng hợp.

4. Bạn sử dụng Reference để nhập tham chiếu cho các

dãy nguồn. Bạn thực hiện như hướng dẫn ở bước 4

của mục Tổng hợp theo vị trí, tuy nhiên khi quét chọn

các dãy dữ liệu nguồn, phải bao gồm cả các tiêu đề

cột và tiêu đề hàng của chúng.

5. Nhấn Add. Excel sẽ thêm dãy nguồn này vào danh

sách All references ở bên dưới.

6. Lập lại bước 4 và 5 để thêm các dãy nguồn khác.

7. Nếu bạn muốn số liệu tổng hợp sẽ tự động cập nhật

khi bạn thay đổi dữ liệu gốc, bạn để nguyên tùy chọn

Create Links to Source Data ở trạng thái được kích

hoạt.

8. Nếu bạn muốn Excel sử dụng tiêu đề dữ liệu ở hàng

trên cùng của dãy được chọn, bạn kích hoạt tùy chọn

Top Row. Nếu bạn muốn Excel sử dụng tiêu đề dữ liệu

ở cột bên trái của dãy được chọn, bạn kích hoạt tùy

chọn Left Column. Hoặc bạn có thể chọn cả hai.

9. Nhấn OK. Excel sẽ thu thập dữ liệu, tổng hợp chúng

vào trong dãy đích. Và chúng ta sẽ có kết quả như ở

hình 203. Trong hình này, tôi đã nhấn vào hai dấu

cộng ở phần bên trái màn hình để bạn dễ hình dung

cách Excel đã tổng hợp.

BNTT


Hình 203

***



12 Phân tích nhân quả

Trong Tab Data trên Ribbon có một nút lệnh tên là What-If

Analysis, chuyên dùng để phân tích ―những điều gì sẽ xảy

ra‖. Đây là một tập hợp những công cụ rất hay của Excel,

mà tôi hay gọi là những công cụ ―phân tích nhân quả‖, vì

chúng thường được dùng khi cần phân tích những tình

huống như: kết quả của tôi sẽ như thế nào nếu như tôi thay

đổi một vài tham số trong công thức?; hoặc để được một

kết quả như thế này, tôi phải thay đổi những thông số trong

công thức như thế nào, v.v...

Hình 204


BNTT

Chương 12 – Phân tích nhân quả 297

Data Table được dùng khi bạn muốn xem trước kết quả của

một công thức khi thay đổi một vài tham số trong công

thức.

Ví dụ, bạn có một khoản tiết kiệm 100 triệu, bạn muốn biết

rằng nếu gửi ngân hàng không kỳ hạn với lãi suất 5%/năm,

thì sau 10 năm, bạn sẽ còn lại bao nhiêu nếu như mỗi năm

bạn rút ra 1 triệu, 2 triệu, 3 triệu, hay nhiều hơn nữa?

Trước tiên, bạn hãy làm một bảng tính như ở hình 205,

dùng hàm FV để tính số tiền còn lại sau 10 năm, sau khi đã

rút ra mỗi năm 1 triệu. Kết quả, bạn có con số hơn 149

triệu.

Hình 205

Dĩ nhiên bạn có thể thay con số trong ô C4 để tính số tiền

còn lại sau khi đã rút đều đặn hằng năm một số tiền nào đó.

Có một cách nhanh hơn, là sử dụng Data Table. Công cụ

này chỉ đòi hỏi phải có sẵn một công thức, và một bảng dữ

liệu đầu vào (những dữ liệu sẽ dùng để thay thế cho một

tham số trong công thức). Và đây là những gì bạn sẽ thực

hiện:



1. Thiết lập dữ liệu đầu vào cho Data Table, chứa những

giá trị sẽ thay thế cho một tham số trong công thức để

xem kết quả công thức sẽ thay đổi thế nào. Trong

trường hợp này, giá trị cần thay đổi là Số tiền rút ra

hằng năm (ô C4), bạn dùng dãy ô B9:B19 để nhập

những con số cách nhau 500 ngàn, bắt đầu từ 1 triệu

đến 6 triệu (hoặc nhiều hơn...), giả định cho số tiền

mà bạn sẽ rút ra hằng năm.

2. Quét chọn dãy ô chứa dữ liệu đầu vào và ô đang chứa

công thức cần xem trước kết quả. Trong trường hợp

này, bạn quét chọn dãy ô từ B8 đến C19.

3. Chọn Data Data Tools What-If Analysis Data

Table... Hộp thoại Data Table sẽ mở ra.

Hình 206

4. Nhập tham chiếu của tham số sẽ được thay đổi giá trị

bằng các dữ liệu đầu vào.

- Nếu các giá trị đầu vào cho Data Table được bố trí

trong một cột, nhập tham chiếu đó vào Column input

cell.

- Nếu các giá trị đầu vào cho Data Table được bố trí

trong một hàng, nhập tham chiếu đó vào Row input

cell.

Trong trường hợp này, ô C4 chứa giá trị cần thay đổi,

và B9:B19 là các dữ liệu đầu vào, nên chúng ta sẽ

nhập C4 vào Column input cell .

BNTT


Hình 207

5. Nhấn OK để đóng hộp thoại Data Table. Excel sẽ thay

thế từng giá trị đầu vào trong công thức và hiển thị

các kết quả sang cột bên cạnh .

Hình 208

Cũng với ví dụ trên, bây giờ bạn muốn biết thêm: Nếu lãi

suất hằng năm không phải là 5%, mà là một con số khác thì

sao?

Chúng ta sẽ sử dụng Data Table với hai dữ liệu đầu vào:

Một là thay đổi Số tiền rút ra hằng năm, và hai là thay đổi

Lãi suất hằng năm. Bạn theo các bước sau:



1. Thiết lập hai dãy dữ liệu đầu vào cho Data Table: sử

dụng cột ngay bên dưới công thức và hàng ở ngay bên

phải công thức.

Ví dụ, tôi sẽ thiết kế lại bảng tính trên như sau: Dùng

dãy C9:C19 để chứa các dữ liệu đầu vào cho biến Số

tiền rút ra hằng năm; dùng dãy D8:H8 chứa các dữ liệu

đầu vào cho Lãi suất.

Hình 209

2. Quét chọn dãy ô chứa hai dữ liệu đầu vào và ô đang

chứa công thức cần xem trước kết quả. Trong trường

hợp này, bạn quét chọn dãy ô từ C8 đến H19.

3. Chọn Data Data Tools What-If Analysis Data

Table... để mở hộp thoại Data Table.

4. Nhập tham chiếu của các biến:

- Nhập tham chiếu của biến sử dụng giá trị đầu vào

được bố trí trên cột bên dưới công thức vào

Column input cell.

- Nhập tham chiếu sử dụng giá trị đầu vào được bố

trí trong hàng bên phải công thức vào Row input

cell.

BNTT


Trong trường hợp này, ô C2 là biến Lãi suất và ô C4

là biến Số tiền rút ra hằng năm, và theo cách thiết lập

dữ liệu đầu vào đã làm ở bước 1, chúng ta sẽ nhập C2

vào Row input cell và nhập C4 vào Column input cell

.

Hình 210

5. Nhấn OK để đóng hộp thoại Data Table. Excel sẽ thay

thế các giá trị đầu vào các biến trong công thức và

hiển thị kết quả .

Hình 211

Nhìn vào kết quả, bạn có thể thấy ngay số tiền còn lại

sau 10 năm sau khi đã rút hằng năm ra một số tiền nào

đó, với một lãi suất hằng năm là bao nhiêu đó... Ví dụ,

nếu gửi 100 triệu với lãi suất 6.5%/năm, hằng năm rút

ra 4 triệu, thì sau 10 năm bạn vẫn còn hơn 130 triệu.



Bạn dùng Data Table để xem trước kết quả khi thay đổi các

giá trị đầu vào. Trong trường hợp bạn muốn biết có thể

thay đổi các giá trị đầu vào như thế nào đó để kết quả luôn

luôn là một con số cố định, bạn hãy sử dụng Goal Seek.

Goal Seek hoạt động bằng cách sử dụng phương pháp lặp đi

lặp lại để tìm ra lời giải. Nghĩa là, Goal Seek sẽ thử giá trị

ban đầu của biến để xem nó có tạo ra kết quả mà bạn muốn

hay không. Nếu không, Goal Seek sẽ thử tiếp với những giá

trị khác nhau, cho đến khi nó tìm ra lời giải, hay nói cách

khác, cho đến khi nào kết quả mà nó tìm được gần giống

với kết quả của bạn muốn nhất.

Tôi sẽ dùng một ví dụ. Giả sử, bạn đang ước mơ sắm được

một chiếc xe máy trị giá 50 triệu, và muốn là trong vòng 5

năm tính từ hôm nay, ước mơ đó sẽ thành hiện thực. Tiền

gửi ngân hàng hiện nay có lãi suất là 10% một năm, vậy

bạn cần phải gửi vào ngân hàng mỗi tháng tối thiểu là bao

nhiêu để đạt được ước mơ của mình? Liệu tiền tiết kiệm từ

lương tháng của bạn có đủ để bạn thực hiện ước mơ này

trong vòng 5 năm không?

Trước hết, bạn hãy xây dựng một bảng tính như sau, rất

đơn giản:

Hình 212

BNTT


Ô C8 là công thức sử dụng hàm FV, một hàm chuyên dùng

để tính các giá trị đầu tư trong tương lai. Công thức trong ô

C7 là =C6/12, để tính số tiền tiết kiệm tối thiểu hằng tháng.

Vấn đề của chúng ta lúc này là phải tính số tiền gửi hằng

năm (ô C6), để có được 50 triệu ở C8.

Bạn tiếp tục theo các bước sau:

1. Chọn Data Data Tools What-If Analysis Goal

Seek... Excel hiển thị hộp thoại Goal Seek.

Hình 213

2. Nhập tham chiếu đến ô chứa công thức vào Set Cell.

Trong trường hợp này, là $C$8.

3. Nhập giá trị mà bạn muốn sẽ là kết quả của công thức

vào To Value. Trong trường hợp này, bạn nhập vào

50000000.

4. Nhập theo chiếu đến ô thay đổi: Để đạt được giá trị ở

To Value cho công thức ở Set Cell, thì thay đổi giá trị ở

By changing cell. Trong trường hợp này, nhập C6 vào

By changing cell.

Hình 214



5. Nhấn OK. Goal Seek sẽ "rùng mình" một tí, và hiển thị

kết quả mà nó tìm được vào ô thay đổi (ô C6). Đồng

thời, hộp thoại Goal Seek Status xuất hiện báo cho bạn

biết Goal Seek có tìm được lời giải hay không, và

cũng cho bạn so sánh kết quả của Goal Seek tìm được

(Current value) với kết quả mà bạn muốn có (Target

value).

Hình 215

Trong trường hợp này, Goal Seek tính được rằng, nếu

muốn có được 50 triệu sau 5 năm, thì ngay từ bây giờ,

mỗi năm bạn phải gửi vào ngân hàng 8,189,874 với

giả thiết lãi suất tiền gửi trong suốt 5 năm là 10% một

năm. Hay là tối thiểu mỗi tháng bạn phải để dành

được 682,500 đồng, đâu có nhiều lắm, phải không.

6. Nếu bạn ưng ý với kết quả của Goal Seek tìm được,

thì nhấn OK để chấp nhận kết quả mà Goal Seek đưa

ra, còn nếu không muốn kết quả này, bạn nhấn

Cancel.

Đôi khi, bạn không thể có ngay kết quả sau chỉ một lần

chạy Goal Seek. Đó là những trường hợp mà kết quả của

BNTT


Goal Seek tìm được (Current value) với kết quả mà bạn

muốn có (Target value) không giống nhau. Và cũng không

loại trừ trường hợp Goal Seek không thể tìm ra lời giải,

giống như phương trình vô nghiệm vậy.

Thường Goal Seek được sử dụng trong việc tìm nhanh

nghiệm cho các phương trình; hoặc trong kinh doanh, dùng

để tính giá thành phải tối thiểu là bao nhiêu để có được lợi

nhuận cao nhất, hay là phải bán được tối thiểu là bao nhiêu

sản phẩm thì mới hòa vốn, v.v...

***



13 Định dạng trang bảng tính và

in ấn

Excel 2007 đặt nhóm phím dùng để chọn cách hiển thị

trang bảng tính cùng nhóm công cụ dùng để phóng to, thu

nhỏ bảng tính ở góc dưới bên phải màn hình.

Hình 216 – Nhóm công cụ hiển thị và phóng to thu nhỏ trang bảng tính

BNTT

Chương 13 – Định dạng trang bảng tính và in ấn 307

Normal – Cho xem bảng tính ở chế độ bình thường

như chúng ta vẫn thường thấy.

Page Layout – Cho xem bảng tính như khi sẽ in ra, có

cả phần chừa lề giấy (giống chế độ xem Page Layout

trong Microsoft Word). Khi bạn cần trình bày một

bảng báo cáo, mà muốn xem thử bố cục của nó có cân

đối không, ngó có vừa mắt không, thì đây là một lựa

chọn đáng quan tâm. Tuy nhiên, việc xem theo chế độ

này sẽ ảnh hưởng khá lớn đến bộ nhớ của máy tính.

Có thể nó sẽ làm cho tốc độ xử lý chậm hẳn lại nếu bộ

nhớ trong máy tính của bạn không dư dả gì cho lắm.

Page Break Preview – Cho xem từng trang nằm liền

nhau với những đường ngắt trang do bạn tự tạo hoặc

theo mặc định của máy in.

Bạn cũng có thể chọn kiểu hiển thị trang bảng tính từ Tab

View trên Ribbon :

Full Screen – Cho xem bảng tính ở chế độ toàn màn

hình, không có Ribbon, không có Formula bar. Khi

đang ở trong chế độ Full Screen, nhấn phím Esc sẽ

quay về lại chế độ Normal.

Custom – Dùng để lưu lại những cách hiển thị trang

tính.

Hình 217 – Chọn chế độ hiển thị trang bảng tính từ Ribbon



Tất cả các tùy chọn dùng để định dạng một trang bảng tính

được Excel 2007 đặt trong nhóm Page Setup trong Tab

Page Layout trên Ribbon.

Hình 218

Margins

Dùng để thiết lập việc chừa lề cho trang bảng tính. Bạn có

thể chọn những thiết lập do Excel đề nghị hoặc chọn

Custom Margin, để tự thiết lập lề trang theo ý riêng. Khi

chọn lệnh này, hộp thoại Page Setup sẽ mở ra với Tab

Margins được chọn sẵn .

Những thông số ở phía trên dùng để chừa khoảng cách từ

mép trang giấy vùng bảng tính. Tùy chọn Center on page

dùng để đặt bảng tính nằm vào giữa trang giấy theo chiều

dọc (Vertically), theo chiều ngang (Horizontally), hoặc cả hai.

Orientation

Dùng để thiết lập trang bảng tính nằm ngang (Landscape)

hay nằm dọc (Portrait).

Size

Dùng để chọn khổ giấy cho trang bảng tính. Bạn có thể

chọn những khổ giấy có trong danh sách hoặc chọn More

Paper Sizes để tự thiết lập một khổ giấy theo ý riêng.

BNTT


Hình 219 – Những thiết lập chừa lề cho trang bảng tính

Print Area

Dùng để thiết lập vùng bảng tính sẽ in ra.

- Mặc định, Excel sẽ in ra toàn bộ những gì có trong

bảng tính. Khi chỉ muốn in một vùng nào đó trong

bảng tính, bạn quét chọn vùng cần in, sau đó nhấn vào

lệnh Print Area này và chọn Set Print Area. Vùng chọn

này sẽ được bao quanh bằng những đường đứt khúc.

- Để thêm một vùng in khác hoặc mở rộng vùng in hiện

có, bạn quét chọn vùng sẽ thêm vào rồi chọn lệnh Add

to Print Area.

- Để xóa bỏ những vùng in đã thiết lập, chọn lệnh Clear

Print Area. Khi đó, Excel sẽ in ra toàn bộ những gì có

trong bảng tính.



Breaks

Dùng để ngắt trang theo ý riêng. Mặc định, Excel sẽ tự

động chia bảng tính thành nhiều trang cho vừa với khổ

giấy. Để tự quy định những gì sẽ in ra trên từng trang, bạn

chọn dòng muốn đem sang trang sau rồi chọn lệnh Insert

Page Break từ nút lệnh này. Để gỡ bỏ những đường phân

trang đã thiết lập, chọn lệnh Remove Page Break.

Background

Dùng để chọn một hình làm nền cho bàng tính.

Print Tittle

Dùng để thiết lập những vùng tiêu đề sẽ in trên mỗi trang.

Khi nhấn vào nút này, hộp thoại Page Setup sẽ mở ra với

Tab Sheet được chọn sẵn.

Hình 220

- Muốn những dòng nào sẽ được in ở trên đầu tất cả các

trang (không bao gồm trang đầu tiên) của bảng tính,

BNTT


bạn kích hoạt ô Rows to repeat at top rồi dùng chuột

quét chọn những dòng đó trên bảng tính.

- Muốn những cột nào sẽ được in ở lề bên trái trong tất

cả các trang (không bao gồm trang đầu tiên) của bảng

tính, bạn kích hoạt ô Columns to repeat at left rồi dùng

chuột quét chọn những cột đó trên bảng tính.

Header / Footer

Khi muốn thiết lập những nội dung sẽ in ra ở vùng đầu

trang, chân trang trong tất cả các trang bảng tính (chẳng

hạn như số trang, tên của bảng dữ liệu...), bạn chọn Tab

Header/Footer trong hộp thoại Page Setup .

Có một cách khác để gọi hộp thoại này, là nhấn vào nút

mủi tên nằm ở góc dưới bên phải của nhóm lệnh Page

Setup .

Hình 221

Excel có sẵn một số những thiết lập cho bạn chọn trong các

combobox Header và Footer. Hoặc bạn có thể nhấn vào



Custom Header hoặc Custom Footer để tự thiết lập các tiêu

đề đầu trang, chân trang theo ý riêng , sử dụng các

nút công cụ để chèn vào phía bên trái, ở giữa hoặc bên phải

của vùng đầu trang/chân trang những nội dung bạn muốn

hiển thị.

Hình 222

Trong Tab Header/Footer của hộp thoại Page Setup

, bạn còn có các tùy chọn sau:

- Different odd and even pages: Thiết lập vùng tiêu đề

đầu trang / chân trang khác nhau giữa trang chẵn với

trang lẻ.

- Different first page: Thiết lập vùng tiêu đề đầu trang /

chân trang cho trang đầu tiên khác những trang còn

lại (dùng khi bạn muốn sử dụng trang đầu tiên làm

trang bìa).

- Scale with document: Tự động co giãn theo tỷ lệ của

trang bảng tính (được quy định trong Tab Page của

hộp thoại Page Setup).

- Align with page margins: Canh lề (trái phải) theo lề của

trang bảng tính.

BNTT


Trong một số trường hợp, bạn sẽ cần phóng to / thu nhỏ nội

dung của bảng tính để cho những gì sẽ in ra cân đối với khổ

giấy. Để thực hiện điều này, bạn sử dụng nhóm lệnh Scale

to Fit, trong Tab Page Layout của Ribbon .

Hình 223

Width – Quy định số trang in ra, theo chiều ngang của

nội dung. Ví dụ, bạn có một bảng tính có nhiều cột, và

bạn muốn thấy tất cả các cột này trong một trang giấy,

bạn chọn Width là 1. Excel sẽ tự thu nhỏ bảng tính

sao cho tất cả các cột đều nằm lọt trong một trang

giấy.

Height – Quy định số trang in ra, theo chiều dọc của

nội dung. Ví dụ, bạn có một bảng tính có nhiều dòng,

và bạn muốn thấy tất cả các dòng này trong một trang

giấy, bạn chọn Height là 1. Excel sẽ tự thu nhỏ bảng

tính sao cho tất cả các dòng đều nằm lọt trong một

trang giấy.

Scale – Phóng to, thu nhỏ nội dung của cả bảng tính.

Bạn có thể thu nhỏ đến 10% và phóng to tối đa 400%.

Tất cả những thiết lập mà tôi vừa trình bày trên đây, bạn có

thể thấy ngay kết quả nếu bạn chọn chế độ hiển thị trang

bảng tính là Page Layout. Đây là tính năng WYSIWYG

(what you see is what you get) của Excel 2007.



Để in một bảng tính ra giấy, bạn chọn Office Print, hoặc

có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+P, để mở hộp thoại Print

.

Hình 224

Trong hộp thoại này, bạn chọn máy in, chọn vùng in (Print

range): từ trang nào đến trang nào hoặc in tất cả, chọn số

lượng bản in (Copies)...

Bạn cũng có thể tùy chọn nội dung sẽ in ra (Print what):

Selection: Chỉ in vùng đang chọn trước khi gọi hộp

thoại Print.

Active sheet(s): In toàn bộ nội dung trong sheet hiện

hành hoặc những sheet đang chọn.

Entire workbook: In toàn bộ nội dung trong tất cả các

worksheet có trong workbook.

Table: Nếu ô hiện hành đang ở trong một Table, bạn

chọn tùy chọn này để chỉ in ra nội dung của Table đó.

BNTT


Ignore print area: Mặc định, Excel chỉ in nội dung của

vùng mà bạn đã Set Print area. Nếu bạn muốn bỏ qua

các thiết lập vùng in, bạn kích hoạt tùy chọn này.

Ngăn không cho in một số vùng nào đó

Trong một số trường hợp, dữ liệu của bạn có những thông

tin nhạy cảm mà bạn không muốn in ra. Bạn có thể ngăn

không in những thông tin này với những cách như sau:

Ẩn các dòng hoặc các cột chứa những thông tin này.

Tô màu cho nội dung của những thông tin này trùng

với màu nền của ô.

Chèn một hình ảnh đè lên vùng chứa những thông

tin này.

Ngăn không cho in những đối tượng

Nếu bạn không muốn in

ra những đối tượng

(object) trong bảng tính

(chẳng hạn như các biểu

đồ, các hình vẽ...), thì

trước khi gọi lệnh in, bạn

chọn rồi right-click vào

đối tượng không muốn in

ra, chọn Size and

Properties. Trong hộp

thoại hiện ra, bạn hãy

hủy tùy chọn Print Object.

Hình 225



In các đường lưới và tiêu đề dòng, cột

Mặc định thì Excel sẽ không in ra những đường lưới

(Gridlines) và những tiêu đề dòng, cột (Headings). Tuy

nhiên, nếu bạn muốn in ra cả những thành phần này, bạn

hãy kích hoạt tùy chọn Print của những thành phần đó trong

nhóm Sheet Options cùa Tab Page Layout trên Ribbon

.

Hình 226

BNTT

Nguồn tham khảo 317

Nguồn tham khảo

Các topic Công thức và hàm trong Excel

Diễn đàn Giải pháp Excel (www.giaiphapexcel.com)

Giáo trình Excel 2007 Trần Thanh Phong, Trần Thanh Thái

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel 2007 Microsoft

Formulas and Functions with Microsoft Office Excel 2007

Paul McFedries

Excel Hacks David, Raina Hawley

http://www.bluesofts.net/giai-phap-phan-mem/a-excel-phan-mem-ke-toan-doanh-nghiep.html

http://bluesofts.net/giai-phap-phan-mem/a-excel-phan-mem-ke-toan-doanh-nghiep.html

http://bluesofts.net/giai-phap-phan-mem/bs-vote-phan-mem-kiem-phieu-bau-cu-bang-ma-vach.html

http://bluesofts.net/giai-phap-phan-mem/a-tools-truy-van-loc-soan-thao-va-quan-tri-du-lieu-excel-qua-mang.html

-

-

-

-

-

-

-

http://www.1vs.vn/

http://www.1vs.vn/SanPham/1CKETOAN8/

http://www.1vs.vn/SanPham/1CQuanLyBanLe/

http://www.1vs.vn/SanPham/1CQuanLyThuongMai/

http://www.1vs.vn/SanPham/1c-arm/

http://www.1vs.vn/SanPham/1CQuanLyVanBan/

http://www.1vs.vn/SanPham/1CKETOAN8CORP/index.php