Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE
INTELIGENCIA DE MERCADO
Código:
PR-DX-EXP-002
Versión:
04
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2/18
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y el procedimiento a seguir para asegurar la adecuada elaboración y difusión del Boletín
de Inteligencia de Mercado a los clientes de PROMPERÚ – Exportaciones y a todo el personal de la entidad,
brindándoles información relevante en materia de comercio internacional.
2. ALCANCE
El presente procedimiento es administrado por la Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial y es fuente
de consulta y aplicación para el Departamento de Inteligencia de Mercados de dicha Subdirección. El procedimiento
se inicia con la búsqueda de noticias relacionadas a temas de “Comercio Internacional” y finaliza con el análisis de
los resultados de las encuestas y la toma de acciones correctivas y/o de mejora, de ser necesario.
3. DOCUMENTOS A CONSULTAR
3.1. Ley Nº 30075, Ley de Fortalecimiento de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo
- PROMPERÚ.
3.2. Ley Nº 30114, Ley de Presupuesto del Sector Publico para el año fiscal 2014, Septuagésima Quinta Disposición
Complementaria Final.
3.3. Reglamento de Organización y Funciones de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el
Turismo – PROMPERÚ, aprobado por Decreto Supremo Nº 013-2013-MINCETUR.
3.4. Manual de Funciones y Perfiles de Contratos Administrativos de Servicios de PROMPERÚ, aprobado por
Resolución de Secretaría General Nº 102-2008-PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.5. Manual de Perfiles de Puestos de PROMPERÚ, aprobado por Resolución de Secretaria General Nº 028-2014-
PROMPERÚ/SG y modificatorias.
3.6. Carta de Servicios de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ,
vigente.
3.7. Manual de Calidad de la Comisión de Promoción del Perú para la Exportación y el Turismo – PROMPERÚ,
vigente.
3.8. Procedimiento para la Atención de Sugerencias, Reclamos y Quejas, PR-OPP-CSI-001.
3.9. Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No Conformes, PR-OPP-CSI-002.
3.10. Procedimiento de Acciones Correctivas, PR-OPP-CSI-004.
3.11. Procedimiento para la Gestión de Mejoras y Cambios, PR-OPP-CSI-005.
3.12. Procedimiento para la Gestión del Riesgo, PR-OPP-CSI-006.
3.13. Norma ISO 9000:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad - Fundamentos y Vocabulario.
3.14. Norma ISO 9001:2015. Sistemas de Gestión de la Calidad - Requisitos.
4. SIGLAS Y ACRÓNIMOS
4.1. ADOC: Centro de Oportunidades Digitales del Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico.
4.2. CRM: Customer Relationship Management (Gestión de Relaciones con los Clientes).
4.3. OCEX: Oficina Comercial del Perú en el Exterior.
4.4. OTI: Oficina de Tecnologías de la Información.
4.5. SGC: Sistema de Gestión de la Calidad.
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INTELIGENCIA DE MERCADO
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4.6. SIICEX: Sistema Integrado de Información de Comercio Exterior.
4.7. SIP: Subdirección de Inteligencia y Prospectiva Comercial.
4.8. UAAD: Unidad de Asuntos Administrativos.
5. DEFINICIONES
Para efectos del presente procedimiento se consideran las siguientes definiciones:
5.1. Administrador del Boletín: Rol responsable de la selección de la información, elaboración y difusión del
Boletín de Inteligencia de Mercado. Este rol puede ser asignado a cualquier Especialista en Mercado del
Departamento de Inteligencia de Mercados.
5.2. Boletín de Inteligencia de Mercado: Publicación virtual que incluye noticias, documentos y enlaces con
relación a mercados internacionales, y cuyo objetivo es apoyar a los diferentes agentes de comercio exterior
en su proceso de exportación e internacionalización.
5.3. Carta de Servicios de PROMPERÚ: Documento de gestión que contiene la descripción de servicios no
exclusivos que brinda PROMPERÚ, los requisitos y condiciones para acceder a ellos, descuentos aplicables
para aquellos que se encuentren sujetos a pago, y disposiciones generales para su aplicación.
5.4. Cliente PROMPERÚ – Exportaciones: Empresa exportadora o con potencial exportador1, que cuente con uno
o más productos2 priorizados3 por PROMPERÚ; así como las empresas o público, interesados en exportar.
Nota 1: El “potencial exportador” es el resultado del análisis de una empresa para determinar la capacidad (gerencial, productiva, tecnológica y financiera) que tiene disponible para exportar.
Nota 2: El término “producto” es aplicable a un bien, un servicio, una idea, o cualquier combinación de ellos.
Nota 3: Es “priorizado” aquel producto que se encuentre dentro de la lista de sectores, líneas de productos, productos/mercado o productos puntuales, a los que se ha dado prioridad en un período determinado (usualmente un año) para la promoción comercial.
5.5. Documentos de Información Comercial Especializada: Documentos que brindan información especializada
relacionada con el comercio exterior con el fin de ayudar a identificar oportunidades de negocios, tales como:
revista Exportando.pe, guía de mercado, guía de requisitos de acceso a mercado, estudio especializado, entre
otros.
5.6. E-mailing: También denominado mailing, consiste en el envío masivo de correos electrónicos a un conjunto
de contactos predefinido que busca comunicar un mensaje específico referido a novedades, información,
promociones, descuentos, entre otros. Es una forma de marketing directo de bajo costo.
5.7. Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada: Documento en el que se
establece el público objetivo, el medio y la frecuencia de distribución de cada tipo de documento de
información comercial especializada.
5.8. Noticia: Texto informativo relacionado a temas de comercio exterior, regulaciones, acceso al mercado,
tendencias de consumo, restricciones, desarrollo de mercados y productos, identificación de oportunidades
de negocios.
6. CONDICIONES BÁSICAS
6.1. Los Boletines de Inteligencia de Mercado se elaboran siguiendo la estructura establecida en la Plantilla de
Boletín de Inteligencia de Mercado (Ver Anexo Nº 2); no obstante, si para la elaboración del Boletín, no se
cuenta con información para el desarrollo de un punto en particular de la estructura establecida, este punto
podrá ser omitido.
6.2. Los Boletines de Inteligencia de Mercado se emiten en versión electrónica, siendo difundidos en formato
HTML a través de e-mailing y publicados en el Sistema Integrado de Información de Comercio Electrónico –
SIICEX (www.siicex.gob.pe) todos los días lunes, exceptuando los no laborables, en cuyo caso se difundirá el
día hábil siguiente.
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7. CONDICIONES ESPECÍFICAS
7.1. El Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados designará vía correo electrónico, al
Administrador del Boletín, rol que puede ser asumido por cualquiera de los Especialistas en Mercado del
Departamento de Inteligencia de Mercados.
7.2. Cada Boletín de Inteligencia de Mercado, debe contar con un expediente virtual (carpeta de red) donde se
archive la documentación generada tal como: la versión definitiva del Boletín en formato HTML, el reporte
de e-mailing del Boletín, reporte de e-mailing de la encuesta y la base de datos con los resultados de la
encuesta. Este expediente estará en custodia del Especialista en Mercado (Administrador del Boletín) del
Departamento de Inteligencia de Mercados dela SIP.
La carpeta de red debe estar identificada con el número del Boletín, de acuerdo con la siguiente notación:
BIM Nro. [Número del boletín].
7.3. Los Especialistas en Mercado del Departamento de Inteligencia de Mercados deberán contar como mínimo
con diez (10) noticias al mes, pre-aprobadas por el Administrador del Boletín; así como, con dos (02)
documentos de información comercial especializada y tres (03) enlaces web de interés para los clientes de
PROMPERÚ – Exportaciones, los cuales serán identificados y propuestos al Administrador del Boletín.
7.4. Las noticias deberán ser clasificadas en materia de: a) desarrollo de mercado, b) sectores productivos,
c) facilitación y distribución, y d) coyuntura económica, en concordancia con lo establecido en la Plantilla de
Boletín de Inteligencia de Mercado y sus instrucciones de uso (Ver Anexo Nº 2).
7.5. El público objetivo de los Boletines de Inteligencia de Mercado está comprendido por las empresas de la
cartera de clientes de la Dirección de Promoción de las Exportaciones de PROMPERÚ, instituciones y gremios
relacionados a las exportaciones, personas naturales o jurídicas suscritas al Boletín, así como todo el personal
de PROMPERÚ.
7.6. Los correos electrónicos considerados como registros en el presente procedimiento, deberán ser
almacenados en formato de mensaje de Outlook (MSG) en la ubicación señalada en la sección 9 del presente
documento.
7.7. De materializarse un riesgo identificado en la Matriz de Riesgos del proceso, este deberá ser considerado un
incidente y deberá ser registrado en el Registro de Incidentes y Servicios No Conformes, según lo indicado en
el Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No Conformes.
7.8. En caso de detectarse servicios no conformes, estos deberán ser tratados de acuerdo con lo establecido en
la Matriz de Seguimiento y Medición de Producto y Tratamiento de Servicio No Conforme definida en el
Manual de Calidad, así como con lo definido en el Procedimiento para el Tratamiento de Servicios No
Conformes. El tratamiento ejecutado, será registrado en el Registro de Incidentes y Servicios No Conformes.
7.9. De presentarse alguna queja o reclamo de los clientes, ésta será tratada de acuerdo con lo establecido en el
Procedimiento para la Atención de Sugerencias, Reclamos y Quejas.
7.10. Para efectos de medir el nivel de satisfacción se aplicará una encuesta a los clientes de PROMPERÚ –
Exportaciones dentro de los cinco (05) días hábiles posteriores al cierre de cada semestre, utilizando el
formato de Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo - Documentos de Información Comercial
Especializada (Ver Anexo Nº 5), pudiendo estas encuestas ser realizadas por personal de PROMPERÚ o por
un proveedor externo. La encuesta debe considerar los Boletines enviados durante el período en evaluación.
7.11. Para que los resultados de la encuesta se consideren válidos, se debe contar con la respuesta de al menos el
1% de los encuestados que abrieron los Boletines, de acuerdo con el reporte de e-mailing de la encuesta. De
no llegar a este porcentaje, los resultados serán acumulados con la siguiente evaluación.
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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Nº Actividad Responsable
A. Recolección de Información para el Boletín
1 Busca permanentemente en portales web especializados (noticias,
universidades, agencias de promoción, estudios de mercado, entre otros) e
identifica noticias, documentos de información comercial especializada y
enlaces web, relevantes y relacionados a temas de “Comercio Internacional”;
e ingresa las noticias en el módulo de Administración del Boletín de la
plataforma de información de exportaciones - SIICEX, de acuerdo con la
Plantilla de Boletín de Inteligencia de Mercado (Ver Anexo Nº 2) y sus
instrucciones de uso.
Nota: Cada vez que se ingresa una noticia al módulo de Administración del Boletín de la
plataforma de información de exportaciones – SIICEX, el sistema envía una notificación por
correo electrónico al Especialista en Mercado (Administrador del Boletín).
Especialista en Mercado
B. Selección de Información para el Boletín
2 Revisa en el sub-módulo de “Alertas” el listado de prealertas de noticias
(repositorio de noticias), selecciona las más relevantes para la elaboración
del Boletín, consulta la noticia original en su fuente y verifica que la noticia
no haya sido modificada, que la fecha de la publicación sea la correcta y que
la fuente sea confiable, descartando aquellas que no cumplan con lo
señalado.
Administrador del Boletín
3 Clasifica las noticias de acuerdo con lo señalado en el numeral 7.3 del
presente; las pre-aprueba y coordina vía correo electrónico, telefónicamente
o de manera presencial con el Coordinador del Departamento de Inteligencia
de Mercados, su revisión y aprobación.
Administrador del Boletín
4 Ingresa al módulo de Administración del Boletín de la plataforma de
información de exportaciones - SIICEX, revisa que el conjunto de noticias sea
variado en términos de temática y sector, y da su aprobación. En caso exista
alguna observación, registra los comentarios en dicho módulo, los cuales son
notificados de manera simultánea, vía correo electrónico, al Administrador
del Boletín y al Especialista en Mercado.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
5 Ingresa al módulo de Administración del Boletín de la plataforma de
información de exportaciones - SIICEX e identifica las noticias que presentan
observaciones, coordina su subsanación con los Especialistas en Mercado
que las publicaron y comunica a su Coordinador, mediante correo
electrónico, cuando todas las observaciones hayan sido levantadas.
Administrador del Boletín
6 Recibe comunicación e ingresa al módulo de Administración del Boletín;
selecciona y aprueba las noticias que serán incorporadas en el Boletín.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
7 Realiza una pre-selección de los documentos de información comercial
especializada y enlaces web propuestos por los Especialistas en Mercado y
los envía vía correo electrónico al Coordinador del Departamento de
Inteligencia de Mercados para su selección.
Administrador del Boletín
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INTELIGENCIA DE MERCADO
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Nº Actividad Responsable
8 Recibe y selecciona los documentos de información comercial especializada
y enlaces web que serán incorporados en el Boletín, y comunica al
Administrador del Boletín, vía correo electrónico, cuáles fueron los
documentos y enlaces seleccionados para su procesamiento.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
C. Elaboración del Boletín
9 Todos los lunes, ingresa los documentos de información comercial
especializada y enlaces web seleccionados, en los respectivos sub-módulos
del módulo de Administración del Boletín de la plataforma de información de
exportaciones - SIICEX. Para el caso de documentos, registra: título, resumen,
autor, fecha de publicación, palabras clave, tipo de documento; asimismo,
inserta los “enlaces de web” en el sub-módulo “Enlaces”.
Administrador del Boletín
10 Edita el Boletín, para lo cual selecciona el sub-módulo “Boletines”; crea un
nuevo número con base en una plantilla predeterminada; selecciona las
noticias aprobadas, selecciona los documentos de información comercial
especializada y enlaces web; solicita información al Especialista en
Oportunidades Digitales (ADOC) sobre los próximos talleres y programas
ADOC, e ingresa al módulo de Miércoles del Exportador de la plataforma de
información de exportaciones - SIICEX para enlazar los videos de las últimas
sesiones de los Seminarios del Miércoles del Exportador, de ser el caso.
Administrador del Boletín
11 Envía vía correo electrónico, la propuesta de Boletín al Coordinador del
Departamento de Inteligencia de Mercados para su aprobación.
Administrador del Boletín
12 Recibe y revisa propuesta de Boletín para su aprobación.
12.1 Si es conforme, remite aprobación, vía correo electrónico, al
Administrador del Boletín para su respectiva edición. Continúa en el
paso 14.
12.2 En caso contrario, remite observaciones, vía correo electrónico, al
Administrador del Boletín para su respectiva corrección. Continúa en el
paso 13.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
13 Subsana las observaciones recibidas a la propuesta de Boletín y lo envía al
Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados para su
aprobación. Regresa al paso 12.
Administrador del Boletín
14 Recibe la aprobación del Boletín y edita la versión final de la plantilla tal y
como será publicada en la plataforma de información de exportaciones -
SIICEX.
Administrador del Boletín
15 Remplaza la edición anterior por la nueva edición producida, publicándose el
Boletín en la plataforma de información de exportaciones - SIICEX.
Administrador del Boletín
D. Difusión del Boletín
16 Una vez aprobado el Boletín, ingresa al software de e-mailing vigente
proporcionado por la OTI, determina los destinatarios, de acuerdo con la
Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial
Especializada (Ver Anexo Nº 3) y les envía el Boletín.
Administrador del Boletín
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE
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Nº Actividad Responsable
Nota: Para determinar los destinatarios del Boletín se realizará consultas a las bases de datos
(CRM, OCEX, personas suscritas al Boletín, instituciones relacionadas a las exportaciones), para
luego generar el código HTML y editar la cabecera del Boletín a enviar.
17 Registra la nueva edición del Boletín en el formato de Lista Maestra de
Documentos de Información Comercial Especializada (Ver Anexo Nº 4),
especificando los controles aplicables referidos a la edición, fecha de
elaboración, almacenamiento e información restringida que corresponda.
Administrador del Boletín
18 Almacena el reporte de envío de e-mailing del Boletín en el expediente
virtual del Departamento y envía copia de dicho reporte al Coordinador del
Departamento de Inteligencia de Mercados.
Administrador del Boletín
19 Recibe el reporte de e-mailing del Boletín y brinda conformidad del envío,
mediante correo electrónico, asegurándose que éste se produjo dentro de
los plazos establecidos.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
E. Evaluación del Nivel de Satisfacción de los Clientes
20 Determina si la evaluación del nivel de satisfacción de los clientes va a ser
realizada por un tercero o por personal de PROMPERÚ.
20.1 Si la evaluación la realizará personal de PROMPERÚ, comunica el hecho
al Administrador del Boletín para que lo tenga en cuenta como parte
de sus actividades. Continúa en el paso 22.
20.2 Si la evaluación la realizará un tercero, gestiona ante la UAAD la
Contratación del servicio de Investigación de Mercado. Continúa en el
paso 21.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
21 Realiza proceso de contratación del servicio requerido, de acuerdo con la
normativa vigente.
UAAD
22 A los cinco (05) días hábiles del cierre de cada semestre, aplica la Encuesta
de Satisfacción a los clientes de PROMPERÚ – Exportaciones que hayan
abierto algún Boletín enviado dentro de dicho período.
22.1 Si la evaluación la realiza el Administrador del Boletín, remite el
formato de Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo (Ver Anexo Nº
5) mediante el software de e-mailing vigente proporcionado por la OTI.
Continúa en el paso 24.
22.2 Si la evaluación la realiza un tercero, coordina con el proveedor del
servicio de investigación de mercado contratado la realización de la
encuesta según lo establecido en los TDR, y que dicho proveedor remita
los resultados obtenidos al Coordinador de Departamento de
Inteligencia de Mercados. Continúa en el paso 23.
Administrador del Boletín
23 Recibe los resultados obtenidos por el proveedor y dispone que el
Administrador del Boletín los registre en el Tablero de Control.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
24 Recibe y tabula las encuestas de satisfacción, utilizando el Tablero de Control
del SGC, en un plazo máximo de quince (15) días hábiles de realizada la
encuesta; archiva en el expediente virtual del Departamento el reporte de e-
Administrador del Boletín
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INTELIGENCIA DE MERCADO
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Nº Actividad Responsable
mailing y la base de datos con los resultados recibidos o el reporte del
proveedor, según corresponda.
25 Analiza los resultados de las encuestas en un plazo no mayor a quince (15)
días hábiles luego de finalizada su tabulación en el Tablero de Control, y toma
las acciones correctivas y/o de mejora, de ser necesario, de acuerdo con los
procedimientos establecidos. Fin del procedimiento.
Coordinador del
Departamento de
Inteligencia de Mercados
9. REGISTROS
Descripción Código Nº de
ejemplares Lugar de archivo
Tiempo de
archivo
(Años)
Boletín de Inteligencia de Mercado FO-DX-EXP-011 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)
Procesos SIP\Registros\3) Boletín
de Inteligencia de Mercado\[Año]\[Nº del Boletín de Inteligencia
de Mercado]
Permanente
Lista Maestro de Documentos de Información Comercial Especializada
FO-DX-EXP-012 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)
Procesos SIP\Registros
Permanente
Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada
FO-DX-EXP-013 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)
Procesos SIP\Registros
Permanente
Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo - Documentos de Información Comercial Especializada
FO-DX-EXP-014 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)
Procesos SIP\ Registros\ 3) Boletín de
Inteligencia de Mercado\ [Año]\[Nº del Boletín de Inteligencia
de Mercado]
Permanente
Tablero de Control FO-OPP-CSI-001 1 Carpeta de red: sgc_iso_9001\3)
Procesos SIP\Tablero de Control\{Año]
Permanente
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE
INTELIGENCIA DE MERCADO
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10. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS
Nº de versión Nº de
Capítulo/ Ítem
Párrafo/ Figura/ Tabla/
Nota Modificaciones
03 2 --- Se actualizó el alcance de acuerdo con la nueva descripción del procedimiento.
03 3 --- Se actualizaron las versiones de los documentos listados y se incorporan documentos a consultar, en concordancia con la estructura orgánica de la entidad.
03 4 --- Se actualizan y adicionan siglas y acrónimos, en función a lo utilizado en el procedimiento.
03 5 --- Se incorpora la definición de Carta de Servicio y se modifica la definición de Cliente de PROMPERÚ
03 7 --- Se incorporaron los nuevos numerales 7.7, 7.8 y 7.9.
03 7 7.7 Se modificó la frecuencia de medición de la satisfacción del cliente de trimestral a semestral.
02 8 --- Se agregaron los pasos 17 y 18 referidos a la interacción del Administrador del Boletín con el Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados con respecto a la comunicación y conformidad del envío del e-mailing.
02 8 17 Se precisó las decisiones que se toman con relación a la determinación de si la evaluación del nivel de satisfacción será llevada a cabo por personal de PROMPERÚ o por un proveedor externo.
03 9 --- Se actualizaron los códigos de los registros de acuerdo con la nueva notación establecida.
03 11 1 Se actualizó el diagrama de flujo de acuerdo con la nueva descripción del procedimiento.
03 11 2, 3, 4, 5 y 6 Se recodificaron los formatos de acuerdo con la nueva notación establecida.
11. ANEXOS
Descripción Anexo
Diagrama de Flujo 1
Formato: Plantilla de Boletín de Inteligencia de Mercado 2
Formato: Matriz de Distribución de Documentos de Información Comercial Especializada 3
Formato: Lista Maestra de Documentos de Información Comercial Especializada 4
Formato: Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo - Documentos de Información Comercial Especializada
5
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE
INTELIGENCIA DE MERCADO
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PR-DX-EXP-002
Versión:
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ANEXO Nº 1
DIAGRAMA DE FLUJO
Coordinador del Departamento de Inteligencia de Mercados
Administrador del Boletín
A. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL BOLETÍN
Especialista en Mercado
Inicio
4
Realiza búsqueda permanente de not icias, documentos de inf.
especial izada y enlaces web relevantes, ingresa las noticias
en el módulo de Administración del Boletín
Revisa el sub-módulo de “Alertas” y selecciona las
noticias más relevantes para la elaboración del Bolet ín
1
1
2
B. SELECCIÓN DE IN FORM ACIÓN PARA EL BOLETÍN
4Clasifica las noticias, las pre-
aprueba y coordina vía correo electrónico, telefónicamente o
de manera presencial con su Coordinador, su revisión y
aprobación
3
4Ingresa al módulo de
Administración del Boletín, revisa la consistencia del texto
de las noticias y da su aprobación o registra
observaciones
4
4Ingresa al módulo de Adm. del Boletín, identifica noticias con
observaciones, coordina corrección con Especialistas y comunica levantamiento de
observaciones
5
4Recibe comunicación e ingresa al módulo de Administración
del Boletín, donde selecciona y aprueba las noticias que serán
publicadas en el Boletín.
6
Realiza pre-selección de documentos de información especial izada y enlaces web propuestos y los envía a su
Coordinador para su selección.
7
Recibe y selecciona documentos de información especial izada y enlaces web
que serán incorporados en el Boletín y comunica vía correo
elect rónico
8
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PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE
INTELIGENCIA DE MERCADO
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PR-DX-EXP-002
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Coordinador del Departamento de Inteligencia de MercadosAdministrador del Boletín
C. ELABORACIÓN DEL BOLETÍN
1
Todos los lunes ingresa documentos de información
especial izada y enlaces web se-leccionados, a los sub-módulos del módulo de Administ ración
del Boletín en el S IICEX
9
Edita el Boletín, en base a plant illa predeterminada y el ige
las noticias, información especial izada y enlaces que
correspondan
10
11
Recibe y revisa propuesta de Boletín para su aprobación
12
¿Conforme?
Remite observaciones vía correo electrónico al
Administrador del B oletín para su corrección
12.2
Si
Remite aprobación vía correo electrónico al Administrador del Boletín para su edición
12.1
No
Subsana las observaciones recibidas a la propuesta de
Boletín y lo envía a su Coordinador para su
aprobación
13
Recibe la aprobación del Boletín y lo edita en el software
correspondiente
14
Reemplaza la edición anterior por la nueva y publica el Boletín
en el SIICEX
15
2
Envía v ía correo electrónico, la propuesta de Boletín a su
Coordinador para su aprobación
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE
INTELIGENCIA DE MERCADO
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Coordinador del Departamento de Inteligencia de MercadosAdministrador del Boletín
D. DIFUSIÓN DEL BOLETÍN
UAAD
Fin
4
Ingresa al software e-mailing y envía el Boletín de acuerdo con
la Matr iz de Distribución de Documentos de Información
Comercial Especial izada
Determina si la evaluación del nivel de satisfacción de los
clientes va a ser realizada por un tercero o por personal de
PROMPERÚ
16
2
20
Si
E. EVALUACIÓN DEL NIVEL DE SATISFACCIÓN DE LOS CLIENTES
Realiza proceso de contratación requerido, de acuerdo con la normativa
vigente
21
A los 5 días hábiles del cierre de cada semestre, lleva a cabo de forma semestral la Encuesta de Satisfacción a los clientes que hayan abierto algún Boletín enviado en dicho periodo
22
¿Encuesta realizada por PROMPERÚ?
No
Coordina con el proveedor la real ización de la encuesta según lo establecido en los TDR, y Que
los resultados se envíen al Coordinador del Departamento
de Inteligencia de Mercados
22.2
Remite la Encuesta de Satisfacción del Cliente Externo mediante el software e-mailing.
22.1
Recibe y tabula las respuestas de las Encuestas, en un plazo máximo de 15 días hábiles,
archiva en el expediente virtual el reporte de e-mailing y la base
de datos de resultados o el reporte del proveedor, según
corresponda
24
Analiza los resultados de las encuestas en máximo 15 días
hábiles y toma las acciones correctivas y/o de mejora, de
ser necesario
25
Recibe los resultados obtenidos por el proveedor y dispone que el Administrador del B oletín los
registre en el Tablero de Control.
23
17
Registra nueva edición del Boletín en la Lista Maestra de Documentos de Información
Comercial Especial izada
Recibe Reporte de e-mailing del Boletín y br inda conformidad
del env ío, mediante correo electrónico, asegurándose que éste se produjo dentro de los
plazos establecidos.
Si
¿Evaluación realizada por PROMPERÚ?
No
Gestiona ante la UAAD la Contratación del servicio de Investigación de Mercado
20.2
19
Comunica el hecho al Administrador del B oletín para que lo tenga en cuenta como
parte de sus actividades
20.1
18
Almacena el reporte de e-mailing Y remite a su
Coordinador
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE
INTELIGENCIA DE MERCADO
Código:
PR-DX-EXP-002
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ANEXO Nº 2
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE
INTELIGENCIA DE MERCADO
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04
Página:
14/18
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE
INTELIGENCIA DE MERCADO
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15/18
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ANEXO Nº 3
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE INTELIGENCIA DE MERCADO
Código:
PR-DX-EXP-002
Versión:
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ANEXO Nº 4
Título:
PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACIÓN Y DIFUSIÓN DE BOLETÍN DE INTELIGENCIA DE MERCADO
Código:
PR-DX-EXP-002
Versión:
04
Página:
18/18
ANEXO Nº 5