Download - Agora Különszám
AEGEE-Budapest
AGORA - Különszám
SZERKESZTŐ LEVELE
Kedves Olvasó, AEGEE-s, leendő Core Team tag!
Most, hogy tekintetedet és figyelmedet a képernyőre szegezted, engedd meg, hogy a következő pár oldallal elkalauzoljunk 2012 februárjába, a nem is olyan távoli jövőbe, egy AEGEE-s Agorával teli életébe!
Néhány hónappal ezelőtt AEGEE-Budapest benyújtotta több, mint harminc oldalas pályázatát, hogy elnyerhesse az Agora szervezési jogát. Az azóta eltelt hetek - a CD-vel való folyamatos levelezés mellett- a tervezgetésből, ötletelésből és a jövendőbeli Főszervezői csapat ideális tagjainak megleléséből álltak.
Érdemes továbblapoznod, ha csak egy percig eltöprengtél már azon, hogy szívesen benne lennél az elmúlt 15 AEGEE-s év (és valószínűleg az elkövetkezendő 15-nek is) legnagyobb, legizgalmasabb rendezvényének szervezői csapatában! De természetesen azoknak is tartogatunk érdekességeket, akik már az első pillanattól fogva tudták, hogy nélkülük nem lesz Core Team!
Minden egyes pozíció feladatai részletesen bemutatásra kerülnek egy-egy board tag és a főszervező tollából (billentyűzetéből), az ismertetésen túl igyekeztünk arra is kitérni, hogy milyen előnyökkel járhat az adott feladatkör ellátása valamint, hogy melyek azok a képességek, amelyek nélkülözhetetlenek az adott pozícióhoz.
Jó olvasást kívánunk és buzdítunk, hogy jelentkezz a februári Közgyűlésen Core Team tagnak!
Békés Karácsonyt és sikeres Agorában gazdag Új Évet kívánunk!
Stang Kriszta, a Board nevében
December 24, 2011 Agora Különszám
KEDVES AEGEE-SEK!
1991 és 1995 után újra
Budapestre jön az AEGEE
legnagyobb eseménye, az
Agora! 1991-ben a semmiből
szerveztek meg elődeink egy
olyan Agorát, amelyet utána
még hosszú évekig emlegetett
az egész network. Az előző 17
évben senki sem próbálta meg
azt, senki sem tette meg azt a
lépést, amelyet mi most az
előző hónapokban – eddig
sikerrel –
megtettünk.
A 2012-es
budapesti
Agora az
AEGEE
történetének
54. Agorája
lesz. Egy
olyan Agora,
amely teli
lesz újszerű
megoldásokkal, fiatalos
lendülettel, kreativitással és
európaisággal. 700 AEGEE-st
várunk szerte Európából, 700
fiatalt, akik részt akarnak venni
a nagycsalád jövőjének
tervezésében, Európa jövőjének
tervezésében.
Mi mint szervezők, nem
tehetünk mást, mint hogy
minden tudásunkkal,
energiánkkal és
lelkesedésünkkel AEGEE- Europe
mögé állva minden tőlünk
telhetőt megteszünk azért, hogy
a budapesti Agora az AEGEE és
Európa jövőjének sikerességét
szolgálja.
2006-ban léptem be az AEGEE-
be, gyakorlatilag véletlenül.
Fiatal gólyaként hallgattam a
bevonóban az előadást az
Agoráról, de igazság szerint,
nem is értettem miről volt szó.
Pár hónappal később, amikor
nyári egyetemre mentem, és
mindenki a következő Agoráról
beszélt,
már én is
be voltam
zsongva.
Nem sokkal
később,
amikor
kiutaztam a
ljubljanai
Agorára,
végig az
volt
bennem,
hogy ezt mi is meg tudjuk
csinálni, és egyszer meg is
fogjuk. Sosem jutottunk el
korábban eddig a pontig,
pedig többször próbálkoztunk.
Éjszakákon át terveztem,
gondolkodtam és ötleteltem,
de leginkább álmodoztam. Egy
kis szerencse (vagy
szerencsétlen baleset?:) ), egy
kis szabadidő és egy kis kitartás,
és most itt vagyunk az Agora
előszobájában.
Nehéz volt beindítani, és még
nehezebb lesz végigvinni, de
nem szabad a kisebb
kihívásoktól, falaktól vagy
DEMETER MÁRTON - FŐSZERVEZŐ
FŐSZERVEZŐI KÖSZÖNTŐ ÉS BEMUTATKOZÓ
2011 nyarán Demeter
Marci benyújtja a
budapesti Agora
megvalósíthatósági
tanulmányát a Board
számára.
2011. október 13
Rendkívüli Közgyűlést hív
össze AEGEE- Budapest
Boardja, hogy
szavazásra bocsássa az
Agora megrendezési
jogára való pályázat
benyújtását.
2011. október 13 : A
Rendkívüli Közgyűlés
egyhangúan
megszavazza a pályázat
benyújtását illetve
Demeter Márton
főszervezőnek.
„… nem szabad a kisebb
kihívásoktól, falaktól vagy
konfliktusoktól meghátrálnunk,
mert meg fogjuk csinálni, mert
mi vagyunk AEGEE-
Budapest…”
D E M E T E R M Á R T O N - F Ő S Z E R V E Z Ő
konfliktusoktól meghátrálnunk,
mert meg fogjuk csinálni, mert
mi vagyunk AEGEE-Budapest,
Kelet-Közép-Európa
legöregebb és legnagyobb
antennája, az ország
elitegyetemének egyik
legnagyobb diákszervezete.
Rengeteg feladattal és
kihívással teli, de mégis
kalandos út áll előttünk, ebben
a formában szeretnélek titeket
meghívni, gyertek, tartsatok
velem erre az izgalmas
utazásra, higgyétek el, megéri!
Kellemes ünnepeket! HAJRÁ AEGEE, HAJRÁ AGORA!
Demeter Marci
Kezdjük a legelején, ki is az a CD és hogyan jelenik meg az Agorán illetve a Core Team tagok életében?
CD- A TÖRZSFŐNÖK
AEGEE-Europe végrehajtó
szerve a Comité Directeur vagy
másik nevén European board of
directors. A CD irányítja és
képviseli a szervezetet, és
összefogja annak munkáját. Napi
munkáját AEGEE-Europe belső és
külső ügyeinek vezetése jelenti. A
főhadiszálllás, ahova a tagok 1
évre költöznek, Brüsszelben,
Belgium fővárosában található.
A CD legfeljebb hét tagú
lehet, és a network választja a
tavaszi Agorán egy évre. A
megválasztott tagok csak
szeptember 1-én kezdik meg
munkájukat, amit egy egy
hónapos tudástranszfer előz meg
a régi CD-vel. A CD tagjainak
minden statutory eseményen
(Agora, EBM) be kell számolniuk
munkájukról egy úgynevezett
Activity Reportban.
A CD-ben legalább 4
nemzetiségnek kell képviselve
lennie, és nem több mint 3 ember
lehet ugyanabból az országból.
AEGEE-Europe elnöke a
döntéshozatalért és egyesület
problémamentes működéséért
felel. Az elnök képviseli a
szervezetet kifelé és jogi
ügyekben egyaránt.
A Secretary General (főtitkár)
a belső kommunikációért felel. Ő
készíti el a CD megbeszéléseinek
jegyzőkönyveit, és a CD-házban
felmerülő minden adminisztrációs
feladat is hozzá tartozik.
A pénzügyi vezető (Financial
Director), az elnökkel együtt, a
szervezet pénzügyi kérdéseiért
felel.
Az alelnököt a CD választja a
többi tagja közül. Az alelnök az
elnöknek segít feladatai
ellátásában. Továbbá átveszi az
elnök munkáját, amennyiben az
elnök nem tudja ellátni feladatait.
Az általános CD tagok
(legfeljebb 4) felosztják egymás
között a különböző feladatokat
(Network development,
European Institutions, Public
Relations, External Relations,
Projects, Human Resources és
Fund Raising), de őket nem
közvetlenül ezekre a pozíciókra
választják meg.
A CD-t több féleképpen is
elérheted: írhatsz nekik a
[email protected] email
címre, vagy bármelyik tag
személyes címére; ezen kívül
írhatsz nekik a különböző online
felületeken, chaten, skypeon és
akár facebookon is.
Érdemes tudni, hogy bármikor,
amikor Brüsszelben jársz
benézhetsz a CD-házba, ahol
egy vacsoráért cserébe akár ott
is töltheted az éjszakát!:-)
DEMETER MÁRTON - FŐSZERVEZŐ
A 2011 szeptemberétől 2012
szeptemberéig hivatalban lévő
CD tagjai és elérhetőségei:
PRESIDENT: Alfredo Sellitti
(AEGEE-Salerno)
E-mail: [email protected]
Ofice phone: +32 2 246 0327
GSM: +32 487 641 465
SECRETARY GENERAL: Alma
Mozgovaja (AEGEE-Riga)
E-
mail: [email protected]
g
Office phone: +32 2 246 0320
GSM: +32 483 676 474
FINANCIAL DIRECTOR: Elena
Antova (AEGEE-Sofia)
E-mail: [email protected]
Office phone: +32 2 246 0321
GSM: +32 483 676 471
VICE PRESIDENT AND EXTERNAL
RELATIONS DIRECTOR: Marko
Grdošić (AEGEE-Zagreb)
E-
mail: [email protected]
Ofice phone: +32 2 246 0324
GSM: +32 483 676 470
INTERNAL RELATIONS
DIRECTOR: Jüri Kirpu (AEGEE-
Tallinn)
E-
mail: [email protected]
g
Ofice phone: +32 2 246 0326
GSM: +32 483 676 475
PROJECTS DIRECTOR: Gizem Karslı
(AEGEE-Ankara)
E-mail: [email protected]
Ofice phone: +32 2 246 0325
GSM: +32 483 676 473
HUMAN RESOURCES
DIRECTOR: Guillermo García
Tabarés (AEGEE-Barcelona)
E-
mail: guillermo.garcia.tabares@a
egee.org
Ofice phone: +32 2 246 0323
GSM: +32 483 676 472
MARKO GRDOŠIĆALMA - VICE PRESIDENT & EXTERNAL RELATIONS DIRECTOR, ALMA MOZGOVAJA - SECRETARY GENERAL, JÜRI
KIRPU - INTERNAL RELATIONS DIRECTOR , GIZEM KARSLI -PROJECTS DIRECTOR, ALFREDO SELLITTI- PRESIDENT, ELENA ANTOVA -
FINANCIAL DIRECTOR, GUILLERMO GARCÍA TABARÉS- HUMAN RESOURCES DIRECTOR
CORE TEAM
A Core Team az Agora
főszervezői csapata. A
Core Team a Preparatory
Team ut{n folytatja az
Agora szervezést.
A Core Teamről röviden
A Core Teamen belül a pozíciók
két csoportra vannak különítve:
konkrét pozíciók és általános
Core Team tagság. Tehát
amikor pályázol, vagy egy
konkrét pozícióra pályázhatsz,
vagy egy általános tagságra.
A konkrét pozíciók: vice
coordinator, pénzügyes, HR, FR,
PR, IT. Miután a Core Team
felállt, az általános Core Team
tagságra megválasztottak
között kiosztják az általános
pozíciókat, amelyek a
következőek: incoming
responsible, logistics
responsible, catering
responsible és event manager.
A pályázatban mindenképpen
meg kell jelölni, hogy milyen
pozícióra szól a pályázat. A
pályázat bemutatkozásból,
motivációs levélből és egy rövid
munkatervből áll, mindezt az
open callban lévő linkről
elérhető online felületen
keresztül kell beadni. A
jelentkezőknek röviden
prezentálniuk kell
jelentkezésüket a Közgyűlésen.
VICE COORDINATOR 2 AEGEE-Budapest elnöke
Mivel a szervezet teljes
működéséért a Board felel,
ezért minden projektet a Board
egy tagja felügyel. Az Agoránál
ez a tag a szervezetért jogi
felelősséget vállaló elnök. A
Core Teamen belül a második
Vice-Coordinator pozíciót tölti
majd be, legfontosabb
feladata a Board és a Core
Team közötti kapcsolattartás
lesz. Ő lesz az, akin keresztül az
információk a két csapat között
áramolnak és a szervezetben ő
lesz az egyedüli, aki teljesen
átlátja majd mind az Agora
szervezést, mind a szervezet
teljes működését. Ahhoz, hogy
ezt a munkáját el tudja látni,
részt fog venni a Core Team
gyűlésein és olykor
CORE TEAM VICE COORDINATOR 2 VICE COORDINATOR 1 AGORA Különsz{m
beszámolókat is kérhet majd
mind a szervezőktől, mind a
Board többi tagjától. Emellett az
elnök fogja természetesen
aláírni a szerződéseket.
Összességében az elnöknek a
kapcsolattartáson kívül más
konkrét feladata nem lesz a
Core Teamen belül, hiszen
többet már nem fog tudni
vállalni egyéb teendői mellé.
Erre a pozícióra a következő
közgyűlésen nem lehet indulni,
csupán a májusi Tisztújító
Közgyűlésen lesz erre ismét
lehetőség.
VICE COORDINATOR 2 vmi gondolat
Az Agora szervezés során a
főszervező (Main Coordinator)
jobb keze a Vice-Coordinator
lesz. Ő lesz az a személy, aki
szükség esetén bármelyik
pillanatban be tud majd ugrani
és helyettesíteni tudja a
főszervezőt. Ebből következik,
hogy a Vice-Coordinatornak is
teljes egészében át kell látnia az
Agora szervezés folyamatát és
nem csupán egy területet.
Továbbá képesnek kell lennie
ellátnia a főszervező feladatait
is, szükség esetén például
tudnia kell koordinálni és
képviselni egy csapatot,
motiválni a Core Team tagjait,
továbbá egyszerre kell tudnia
átlátni a teljes szervezést és
egyben odafigyelnie a
részletekre. A főszervező
esetleges helyettesítésén túl
feladata lesz a kapcsolattartás
AEGEE-Europe vezetőségével,
azaz a CD-vel, valamint az
Agora tartalmi részéért és
levezetéséért felelős Chair
Teammel. Ezen kívül ő fogja
vezetni a Core Team
gyűléseinek jegyzőkönyveit,
amely az egész csapat
koordinálását és hatékony,
határidőkre elvégzett munkáját
elősegítő egyik legfontosabb
eszköz. Emellett végig a
főszervező segítségére lesz, az ő
munkáját fogja támogatni,
amikor csak szükséges. Minden
jó vezető mögött áll valaki, az
Agora esetében ez a Vice-
Coordinator lesz!
Ha úgy érzed, hogy:
• át tudod látni a teljes Agora
szervezését,
• szükség esetén még Te
magad is képes lennél elvezetni
azt,
• rendelkezel a megfelelő
vezetői képességekkel, amik a
csapat esetleges
koordinálásához szükségesek,
• szívesen segítenéd a
főszervező munkáját és vennél
részt a csapatmunka
elősegítésében jegyzőkönyvek
vezetésével ,
akkor jelentkezz erre a
pozícióra! A szerep és
feladatkör betöltésével igen
értékes projektmenedzsment
tapasztalatra tehetsz szert és
megtanulhatsz csapatban
hatékonyan együtt dolgozni.
AGORA- Pénzügyes
Az Agora pénzügyesére az a felelősségteljes feladat hárul, hogy elkészítse a
rendezvény költségvetését, és folyamatosan figyelje, hogy ez hogyan teljesül.
A kifizetések intézése során szorosan együtt kell működnie majd a Board
Pénzügyesével, mivel az Agorának nem lesz saját számlája, és a pénzeket csak
az Elnök a Board Pénzügyesével együtt kezelheti. Ez némileg meg fogja
nehezíteni ugyan a CT munkáját, viszont megfelelő kontrollt helyez az Agora
pénzügyeire, valamint segít az ideiglenes likviditási gondok kiegyenlítésére.
A felmerülő számlák adminisztrálása lesz az egyik olyan teendő, amely heti
odafigyelést igényel, hiszen fontos, hogy folyamatos képet kapjunk a tervezett
költségvetés állásáról. Ezen kívül figyelemmel kell kísérje a rendezvény
likviditását, hogy mindig legyen mindenre elegendő pénz.
Szoros kapcsolatban kell lennie a Core Team összes tagjával, hogy mindenki
tartja-e az előre kijelölt költségterveket, ehhez az összes szerződést olvasnia és
véleményeznie kell, hogy azok az adott pénzügyi kondíciókkal aláírhatóak-e.
Folyamatosan kommunikálnia kell a CT tagok felé a pénzügyi helyzetet, hogy
időben értesüljön és ha szükséges lépéseket tegyen a költségvetést érintő
megfelelő módosításokra.
A pénzügyesnek egy nagyon precíz és türelmes embernek kell lennie, akit nem
zavar a sok adminisztráció és otthonosan mozog az Excel táblázatainak
rengetegében. Erre azért van hatalmas szükség, mert ha egy függvényt rosszul
alkalmaz, vagy egy számlát nem adminisztrál le, akkor máris nem kapunk reális
képet az Agora pénzügyi helyzetéről és akár az egész szervezet likviditási
problémákba ütközhet.
Ezért olyan emberek jelentkezését várjuk, akik felelősségteljesek és nem
ijednek meg egy ekkora kihívástól. Érdemes tudni még, hogy a pénzügyes
munkája a rendezvény befejeződésével nem ér véget, még novemberben, sőt
valószínűleg decemberben is sok dolga lesz a beszámolók, valamint végső
elszámolások elkészítésével.
történetét.
Pénz! Nyugalom! Egészség! Ebben a sorrendben!
„A pénzügyesnek egy
nagyon precíz és
türelmes embernek
kell lennie, akit nem
zavar a sok
adminisztráció és
otthonosan mozog az
Excel táblázatainak
rengetegében.”
Te vagy az aki sosem elégszik meg a közepessel? Akinek mindig mindenből a legtöbb és legjobb kell és ezért képes vagy újra és újra próbálkozni, ha kudarc ér bármikor felállsz és tovább próbálkozol? Ha ezen tulajdonságok birtokában vagy akkor már minden esélyed meg lehet arra, hogy jó Agora- Fr-es legyél! Az Agora FundRaising tevékenysége nagy kihívást jelentő feladat. Több millió forintról kell majd tárgyalni, számtalan céget megkeresni, próbálkozni és még többször próbálkozni, végül a sikert elkönyvelni. :)
Először is, mik lesznek az
Agora FR-es feladatai?
● az Agora FR koncepcióját
kitalálni, az elérendő célokat
meghatározni, időbeosztást
tervezni
● FR munkacsoportot
szervezni, a feladatköröket
kialakítani, FR tréningeket
tartani vagy
szervezni
● a támogatók szintjeit és az
ahhoz tartózó
szerződéscsomagot
összeállítani, árakat kijelölni
● az Agora főszponzorait
megtalálni, velük tárgyalni, a
velük kötendő szerződéseket
összeállítani
A siker napról-napra megismételt kis
igyekezetek összessége.
● terméktámogatásokat szerezni
(élelmiszer, ajándéktárgy, papír és
írószerek, Budapest-kiadványok,
egyéb)
● pénzbeli támogatást szerezni
● lehetséges támogatókkal tárgyalni
vagy a tárgyalásokat előkészíteni
● a Study Fair céges megjelenéseit
intézni
● partnerekkel a kapcsolatot tartani
Az Agora FR-es szerepköre ( ki
jelentkezhet Agora FResnek?) :
● Az Agora FR-esének szerepe
elsősorban koordináló jellegű,
az FR csoportot kell vezetnie, a
feladatokat kialakítania és kiosztania
a csoporton belül, az FR csapat
tréningjeit megszerveznie, ötletelni,
tárgyalásokat előkészíteni, a
tárgyalásra alkalmas embereket
Megkeresni, azaz nem feltétlenül
neki személyesen kell tárgyalnia
vagy telefonálgatnia
● nem szükséges hozzá
“előképzettség”, a Board FResétől
bármikor kérhet tanácsokat
● az ötletelés, a szerződések
összeállítása szintén a csoporttal
közösen fog történni
● régi és új tag egyaránt,
● kezdő vagy vérprofi
● akinek már vannak kiforrott
elképzelései, vagy aki nyitott a
csoportja ötleteire
És Te mit kapsz ebből?
● Kapcsolati hálót
● Tárgyalási és tárgyalás-
előkészítési tapasztalatot
● Időmenedzsment tapasztalatot
● Sikerélményt
Az Agora után bármikor tudod majd,
hogyan kell támogatókat találni egy
projekthez vagy a saját
Vállalkozásodhoz, bátran elmész
majd tárgyalni, rengeteg üzleti
kapcsolattal rendelkezel majd.
AGORA FR-es
AGORA PR-os
Mint ahogy az alcímben is olvashattátok az AGORA PR-osa felel a
budapesti Agora teljes arculatért, az egyes média vagy egyéb
megjelenések formáiért. Tömören Ő az, aki ontja magából az ötleteket, a
látványos és szép dizájn megoldásokat, kommunikál a médiával és a helyi
PR munkacsoporttal szükség esetén.
Feladatai között szerepel, hogy az Agora előtt és után is folyamatosan tartja
a kapcsolatot Networkkel, a különböző nemzetközi munkacsoportokat való
közös munkát támogatja. Felel a honlap tartalmának igényes feltöltéséért, a
web kettő nyújtotta lehetőségek kihasználásáért, illetve a különböző
médiumokban való megjelenésért.
Az Agora logójának, pólóinak, programfüzeteinek, badge-inek tervezése
mellett még gondoskodik arról, hogy az Agorán minden perc
dokumentálásra kerüljön valamilyen formában. Tehát jó fotoriportéként
(vagy külön csapattal) folyamatosan fényképezi és videózza a résztvevőket,
rendezvényeket, bulikat!
Mindemellett nem szabad megfeledkezni arról sem, hogy az Agora PR-sa
találja ki az Agora marketingkampányának tervét, az egyes akciókhoz
rendeli a megfelelő tevékenységeket ezzel alakítva ki a hatékonyan és jól
kommunikált Agora-arculatot!
Igazán jó megmérettetés és gyakoroló pálya, ha érdekel a marketing, a
különböző események online megjelenítése!
AZ AG OR A ARCUL ATA
-
T-ogether E-everyone A-chieves M-ore!
Agora HR-es
T-ogether E-everyone A-chieves M-ore!
Az Agora Human Resources (HR) felelősének lenni központi jelentőségű és hálás
feladat, ugyanis a HR-esnek a címben rejlő szemlélet fenntartását kell
megvalósítania – és ez az a gondolat, ami az Agora szervezését is igazán
élvezetessé és sikeressé teheti!
Fő felelősségi körébe tartozik az AEGEE-Budapest tagjaival való kapcsolattartás,
hogy mindenki megtalálja a hozzá leginkább illő feladatkört az Agora és az Agora-
szervezés mindennapjai során. Az Agora HR-ese tehát minden éppen megoldandó
feladattal kapcsolatban képben van, és szuperképességével, ami a MOTIVÁLÁS,
minden feladatra talál legalább egy AEGEE-st.
Továbbá ahhoz hogy ez a CSAPAT(!) jól tudjon együtt dolgozni, szintén az Agora
HR-esére van szükség. Ő fog ugyanis a csapatszellemet fejlesztő, motiváló,
energiával teli programokat szervezni a következő félév folyamán.
Ő fogja segíteni a főszervezőt a csapat KOHÉZIÓjának megteremtésében azzal,
hogy odafigyel minden szervezőre, különös tekintettel a Core Teamre. Ehhez
összerázó hétvégék rendezésére is szükség lesz, amelyek programjáért az Agora
HR-es lesz felelős, hiszen ő rendelkezik majd azokkal az ismeretekkel, amelyek
szükségesek egy ilyen szervezői program összeállításához – igazodva tehát a
csapat igényeihez.
TRÉNINGEK, ELŐADÁSOK és WORSHOPOK fogják majd a csapatot átlendíteni a
nehézségeken, amelyeknek megszervezéséhez szintén az Agora HR-esére
számítunk.
Az Agoránk sikeréhez járul hozzá a szervezők összeszokottsága, a feladatok
összehangoltsága, az hogy a csapattagok mennyire élvezik a munkájukat. Ezeknek
a tényezőknek a megteremtése, vagyis egy őrült TEAMBUILDING az Agora HR-
esének fő feladata. Ha érzed magadban azt az energiát, ami hozzásegíti majd az
Agorát a sikerhez; ha jó kommunikációs képességgel és magas érzelmi
intelligenciával rendelkezel, és a szervezés egész ideje alatt tudnád bátorító, pozitív
hozzáállásoddal segíteni az Agora szervezését, JELENTKEZZ!
.
Az Incoming felelőse már a legelején ,,bejön’’ mindenkinek, ha jól csinálja a munkáját.
Ugyanis az incomingos az első kontaktja az Agora
résztvevőinek, mert a jelentkezési periódus végén ő az, aki a
CD és a Chair Team szelekciójának eredményéről értesíti a
jelentkezőket, a szervezőket, ezt követően felel a résztvevők
időben való megérkezéséért. Tehát ő az, aki a vízumot és
esetlegesen a meghívó leveleket intézi a keletebbi
országokból érkezőknek (Ukrajna, Oroszország Grúzia,
Azerbajdzsán stb.). Illetve tartja a kapcsolatot az Agora előtti
és utáni rendezvények – rendszerint környező antennák
szervezik – szervezőivel, hogy onnan is időben szállítsák át a
néptömeget. Ezenkívül a pénzügyessel együtt koordinálja a
felmerülő pénzügyi tranzakciókat és megszervezi a regisztráció
folyamatát. Legfőbb erőssége a jó kommunikációs képesség
illetve a gyors olvasás és a lényeg kiragadásának képessége,
hiszen rohamos email rengetegre számíthat az Agora előtti
néhány hónapban. Cserébe ő az első, akit meghívnak az
ukránok egy vodkára kovászos uborkával!
Mik az előnyei az ,,Incoming Responsible'' Core Team tag
feladatkörének?
Sok-sok ismeretségre teszel szert (te látod át legjobban a
résztvevői listát), fejlődik a koordinációs képességed, továbbá
viszonylag kötetlen a munkaidőd a többi CT-taghoz képest
kivéve az utolsó 2-3 hónapot!
INCOMING
RESPONSIBLE
Egy, aki mindent visz!
Sőt, gyakorlatilag mindenkit visz! A logisztikus az a Core Team tag,
aki azzal fog foglalkozni, hogy minden és mindenki akkor és ott
legyen, úgy, ahogy a nagykönyvben meg van írva. Hogy ki írja a
nagykönyvet? Az Agora Bibliáját? Persze, hogy a logisztikus!
Ennek az embernek meg kell majd terveznie, hogy 800 ember el
jusson A-ból B-be, az Egyetemtől a szállásra, a szállásról a buliba, és
vissza? Igen-Igen! Ha van otthon néhány csuklósbuszod
elfekvőben, bátran hozd be őket a suliba, maximum elfoglalod a
Rektor parkolóhelyét!:-)
A logisztikus feladatai közé tartozik még a trash management és a
takarítás megszervezése is. Külön ki kell emelni, az Agora egyik
legfontosabb alapelvét, hogy minden biztonsági előírást,
tűzvédelmi szabályt szigorúan be kell tartanunk, és be is fogunk
tartani! A logisztikusnak ezt a kérdést a főszervezővel közösen a
legfontosabbak között kell számon tartania.
A tervezésben benne van, hogy készíteni kell majd egy percről
perce mindent és mindenkit beosztó forgatókönyvet, amit majd
persze be is kell tartani és tartatni. Nem kis feladat, hogy
megtervezd, majd átlásd és irányítsd az összes szervező, résztvevő
és az összes kellék mozgását. Nem kell izgulni, hisz az egész
főszervezői csapat segíteni fog ebben, és ahogy lenni szokott, az
utolsó pillanatban úgyis megváltozik A-tól Z-ig minden!:-)
Agora
Logisztikus
Kft.
CATERING RESPONSIBLE Szervező, rendező, intézkedő, kitaláló megoldó „vendéglátós”
Sokatok számára ismerős maga a catering szó, lehet, hogy már voltatok
is
Bevonón vagy LTC-n a cateringes csapatban, és gondoljátok, hogy az
Agorán is valami hasonlót kell csinálni. Érdemes elolvasnatok ezt a kis
leírást, mert az Agora Catering feladata teljesen más, csak a célja
ugyanaz, hogy mindenki finom étellel tömje tele a hasát.
Mivel az Agorán körülbelül 800 fő étkeztetéséről (800x13=10400 adag)
kell gondoskodni, ezért nagy valószínűség szerint egyikőnk sem lenne
alkalmas ennyi emberre főzni, ezért van szükség a Catering felelősre, aki
már előre szerződést köt különböző cégekkel, hogy a legolcsóbb és
legfinomabb ételekkel kápráztathassuk el az ideérkezőket.
Gondoskodni kell:
● 3 napon keresztül reggeliről, ebédről, vacsoráról (külön figyelemmel
azokra, akik étel érzékenyek, vegetáriánusok...)
● a nyitó ceremónián welcome-drinkről és dinnerről
● kávészünetekről
● étellel a partnereknek a Study/Career Fairen
● és természetesen minden étkezéshez biztosítani kell a helyszínt, és
figyelni, hogy mindig minden időben az asztalra kerüljön.
Mivel az a célunk, hogy minél jobb és több ételt tudjunk szolgáltatni,
viszont nagyon szűkös a költségvetésünk ezért arra kell törekedni, hogy
minél több mindent tudjunk partneri kapcsolatokon keresztül olcsóbban
vagy akár ingyen szerezni.
Olyanok jelentkezését várjuk, akik kitartóak - hiszen rengeteg ajánlatot
kell kérni és céget megkeresni, hogy a legjobbat megtaláljuk - ,
talpraesettek és nem pánikolnak be ha valami az utolsó pillanatban
rosszul sül el, hanem azonnal előáll egy jó megoldással.
Mindenképpen érdemes jelentkezni, mert nagyon sokat tanulhattok egy
ekkora feladatból arról, hogyan oszd be a saját és mások idejét.
Kipróbálhatod magad egy vezetői szerepben. De ami legfontosabb
átélheted azt a sikerélményt, hogy hibátlanul jóllakattál 800 embert 5
napon keresztül.
Modern idők
Nos, mit tennél? Ha erre az a válaszod, hogy nem esel kétségbe és
azonnal kinyitod az összes ablakot, kiszellőztetsz, a pogácsákat
eltünteted, megkeresed a legközelebbi pizza futár telefonszámát és
közben mosolyogva ajtót nyitsz, közlöd a többiekkel, hogy pont időben
érkeztek, mert már rendeled a pizzát, na akkor az alapvető képességek
birtokában vagy ahhoz, hogy Event Manager legyél!
Mert Ő az, aki gondoskodik az Agora alatt minden rendezvény önálló
megszervezésről. Mire gondolj? Amikor a kezébe veszi a Participant az
Agora program füzetét és elolvassa, hogy milyen programok lesznek az
adott napon, azok hánykor kezdődnek, hol és kik vesznek részt rajta- na
ezt mind az Event Responsible rakja és szervezi össze!
Kezdve az Ünnepélyes Megnyitótól (Openning Ceremony), ahol
bemutatkozik majd a szervező csapat, kisebb kulturális bemutatkozást
produkál egy néptánccsoport, folytatva azzal, hogy egyes estéken hol
fognak bulizni, és milyen tematikája lesz az éjszakának, egészen addig,
hogy milyen záró rendezvénye lesz a budapesti Agorának!
De mindezek mellett, ő foglalkozik az Agorákon megszokott
Career/Study/AEGEE Fair lebonyolításával is, ezek a programok
általában egy délutános elfoglaltságot jelentenek a résztvevők számára,
azonban a szervezésük ennél jóval nagyobb munka!
Mint minden AEGEE-s rendezvényen az Agorán is megrendezésre kerül a
European Night , ahol a több 100 nemzetiségből álló résztvevői csapat
mutatja be nemzeti italait, ételeit. Ennek az estének a megszervezése is
az ER feladata, aki saját ötleteivel és kreativitásával feldobhatja az estét.
A rendezvények önálló szervezése mellett nagyon fontos, hogy az ER –
nek gondoskodnia kell arról is, hogy a számos résztvevő számára minden
egyes helyszínen megfelelő biztonsági intézkedéseket elvégezzék, és ezt
be is tartsák!
A pozíció betöltése, óriási feladat azonban nem egyedül kell véghez
vinnie, hanem egy csapattal közösen így lehetséges az is, hogy a
rendezvényeket külön-külön más emberre bízva szervezi, meg ő pedig
felügyeli, hogy minden rendben menjen!
EVENT MANAGER
Te vagy az, aki ha baráti összejövetelről van szó előre lefoglalod az
asztalt? Mindenhol ott vagy időben és mindenkire kétszer rátelefonálsz,
hogy eljöjjön? Nos ez nem rossz kezdésnek, de képzeld el a következő
szituációt és teszteld le mennyire neked való az Event Manager szerepe!
Baráti társaság érkezik hozzád, te hetekkel korábban erre délutánra
készülsz, az egész lakás kitakarítva, poharak előkészítve, film/társasjáték
kirakva, italok behűtve, meghívók megtervezve és kiküldve, barátok
egyedi igényei feltérképezve, after buli helyszín (legalább 3) kitalálva és
asztal foglalva. Egy szóval minden készen áll!
kirángatnod a sütő ajtaját…
A szervezés az, amit azelőtt csinálsz, mielőtt csinálni kezdesz valamit, hogy amikor csinálod, ne zavarodj össze.
AGORA
IT-s
Szívesen töltöd a szabadidődet weblapszerkesztéssel? Minden érdekel, ami informatika, modern technika és kihívást
jelent? Ezekhez még társul is némi tárgyi tudás és végre szeretnél valami olyat tenni, amiben megmutathatod, hogy
„kockának” lenni igenis menő?! Akkor ne habozz, mutasd meg, hogy képes vagy majdnem 1000 embert 4 napon
keresztül a technika minden vívmányával elkápráztatni!
Először is foglaljuk, egybe milyen feladatai vannak az Agora IT-snak!
● informatikai eszközök beszerzése, karbantartása
● internet elérést biztosítani a helyszíneken
● PR Felelős segítése, elsősorban az online
● kommunikáció területén
● holnapkészítés és domain fenntartása
● elektronikus szavazás
● walky-talky, mobiltelefon a szervezőknek a szervezés hatékonyságának érdekében
● Live Stream és egyéb netes tudósítás a PR Felelőssel együtt illetve a Plenárisokon biztosítani a közvetítést két
terem esetén
● világítás és hangtechnika
● Szervező kiscsapat kialakítása
Ahogy olvasható, nagyon szorosan együtt kell működnie a PR Felelőssel, az online kommunikáció hatékonyságában
nagy segítséget tud nyújtani, emellett megjelennek a szokásos IT-s teendők is, mint a honlapkészítés, eszközök
beszerzése (itt elsősorban mikrofonra és egyéb hangeszközökre kell gondolni) és a hangtechnika megfelelő beállítása.
A legutóbbi Agorán (Macedónia) is probléma volt, hogy nem volt elektronikus szavazás, ami miatt rengeteg idő ment
el fölöslegesen. Ezért prioritás egy egyszerű, de zökkenőmentesen működő elektronikus szavazófelület létrehozása.
Amit még kiemelnék, az a Live Stream. Bár csak kb. 1000 ember van egy Agorán, azonban ilyenkor az egész AEGEE
központjában ez a rendezvény áll, és nagyon sokan szeretnék követni az eseményeket, lehetőleg videóban,
élőképpel. Kihívás, de ebből nagyon sokat lehet tanulni.
Természetesen a Board IT-sától bármikor kérhet segítséget, de ajánlatos szervező csapatot verbuválnia maga köré,
hogy hatékonyabban tudják a munkát végezni, és az ne nehezedjen túl sok teher a vállára.
Hogy mit kaphattok Agora IT-sként?
● weblapkezelési, fejlesztési ismereteket
● webdesignban tapasztalatot
● egyéb számítástechnikai ismereteket
● online kommunikációs és -marketing tudást
● munkacsoport esetén menedzsment tapasztalatot és sok-sok sikerélményt :)
„ A w e b s i t e , a m i t n e m l á t n a k a k e r e s ő k , p o n t a n n y i t é r , m i n t a s z e k r é n y m ö g é c s ú s z o t t m é r e g d r á g a k a t a l ó g u s . ” ( L . T i n y )
Fontos tudnivalók!
AGORA FÓRUM
Miért éri meg AEGEE-Budapestnek
egy 1000 fős rendezvény
megszervezése? Nos, nekünk erre
több ezernyi érvünk van. Gyere el
február 9-én, csütörtökön 18
órakor az Agora Fórumra, ahol
hallhatsz ezek közül néhányat,
továbbá értesülhetsz a projekt
állásáról, miközben a torkunkon
csúszik lefelé a forralt bor. :) Sok
szeretettel várunk Téged is a
tavaszi félév első AEGEE-Budapest
programján!
AGORA CAFÉ
Szeretnéd megtudni hány liter
teáról kell a Catering Teamnek
gondoskodnia minden reggel?
Szeretnél részt venni az Agora
logójának megtervezésében?
Szeretnél vezetői pozíciót
megpályázni a Core Teamben?
Akkor feltétlenül gyere el február
18-án, csütörtökön 18 órakor az
Agora Caféra, ahol választ
kaphatsz a különböző
pozíciókkal és feladatokkal
kapcsolatos kérdéseidre!
Dátumok amikre érdemes
odafigyelni 2012-ben!
Február - Agora Forum
Február - Agora Café
Februári Közgyűlés – Várhatóan február végén
kerül megválasztásra a Core Team
Május 1-6 - Enschede-i Agora - a szervező csapat
feltételezhetően kiutazik
Május vége- tavaszi Tisztújító Közgyűlés várható
időpontja, melyen első körben számolnak be
munkájukról a Core Team tagok
Október 31- november 4.- budapesti Agora