Mise en concurrence du mandat de syndicLes 10 Etapes Clés 18 Oct. 2018
Les 10 étapes clésMise en
concurrence du mandat de syndic
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2. CAHIER DES CHARGES CONTRACTUEL
J-100 J-100 J-90 J-80 J-75 J-60 J-50 J
3. CAHIER DES CHARGES ORGANISATIONNEL
4. PRISE DE CONTACT AVEC LES SYNDICS
5. VERIFICATIONS ADMINISTRATIVES
6. ANALYSE DES CONTRATS
8. ANALYSE DES METHODES DE GESTION
9. NOTIFICATION ET INFORMATION
10. TENUE DE L’AG
100 JOURS POUR REUSSIR SON CHANGEMENT DE SYNDIC
J-70
7. ANALYSE DES HONORAIRES PROPOSES
1. OBLIGATION DE MISE EN CONCURRENCE
1. Respect des dispositions de la Loi ALURMise en
concurrence du mandat de syndic
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Mars 2014
Nov. 2015
Obligation de mise en
concurrence du mandat de
syndic
Mise en concurrence obligatoire
tous les 3 ans
Nov. 20182017
3 ANS
La Loi ALUR, promulguée en Mars 2014, impose au conseil syndical de réaliser une mise en concurrencedu mandat de syndic. La Loi Macron, entrée en application en Novembre 2015, a imposé une périodicité de 3 ans pour cette mise en concurrence.
Le conseil syndical a l’obligation de mettre en concurrence mais il n’a pas l’obligation de proposer un ou plusieurs syndics au vote des copropriétaires en AG, notamment s’il juge que le syndic en place donne satisfaction.
Dispense de mise en
concurrence possible : votée lors de l’AG qui
précède le terme des 3
ans
2. Cahier des charges contractuelMise en
concurrence du mandat de syndic
Il est nécessaire de définir précisément le cahier des charges contractuel afin que les syndics sollicités soumettent des contrats dont les honoraires de base couvrent l’ensemble de ces prestations.
Sans cela, les honoraires proposés par les syndics ne seront pas comparables.
La teneur de ce cahier des charges est fonction de la taille de la résidence, de ses caractéristiques techniques ainsi que des « sujets » à adresser.
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25 logementsElémentscollectifs réduits
70 logements 200 logementsEléments collectifs nombreux
Visites de la copropriété
Nombre 2 6 12
Durée 1h00 1h30 2h00
Présence du PCS
Compte-rendu
Conseilssyndicaux en présence du gestionnaire
Nombre 1 2 4
Durée 1h00 2h00 2h00
Plage horaire 9h – 19h 9h – 20h 9h – 21h
Assemblée généraleordinaire
Durée 2h00 3h00 4h00
Plage horaire 9h – 20h 9h – 21h30 9h – 22h30
Assemblées générales supplémentaires
Nombre 0 0 0
Durée -- -- --
Plage horaire
Mise en concurrence du
mandat de syndic
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Lister les spécificités de la copropriété Taille de la résidence (grand ensemble, IGH, SSI, ERP, ASL…) Problématiques à adresser : contentieux, recouvrement,
rénovation énergétique, sécurité, gestion du personnel…
Compétences
3. Cahier des charges organisationnel
Profil du cabinet
Organisation dutravail
Taille de la structure Localisation géographique Services dédiés : contentieux, travaux, gestion du personnel… Horaires d’ouverture (physique et téléphonique)
Réunions du conseil syndical : périodicité et contenu Seuils de validation par le CS et de mise en concurrence Procédure de validation des ordres de services Contrôle des comptes : modalités et périodicité
Intérêt pour les copropriétaires et le conseil syndical Documents de base : RC, PV d’AG, contrats, carnet d’entretien… Comptabilité en dynamique : relevé de dépenses, factures. Accès aux interventions en dynamique : ordres de services, devis
Extranet
Mise en concurrence du
mandat de syndic
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Bouche-à-oreille Syndics sélectionnés par un courtier en syndic Copropriétés voisines Forum UNARC « Copro-forum »
Sélection des syndics
4. Prise de contact avec les syndics
Visite de lacopropriété
Visiter la résidence avec les syndics identifiés. Passer en revue les problématiques techniques lors de la
visite afin de « tester » les compétences techniques dugestionnaire
Locaux du syndic Notamment pour les structures jeunes, afin de vous assurerdes moyens dont dispose la société
Vous assurer de la tenue des dossiers
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mandat de syndic
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Si possible identifier le gestionnaire amené à reprendre ledossier
Nombre d’années d’expérience Nombre d’années d’ancienneté Portefeuille de copropriétés
Gestionnaire
4. Prise de contact avec les syndics (suite)
Entretien Faire abstraction du discours commercial pour se focalisersur les compétences et la disponibilité
Références Demander les coordonnées de copropriétés actuellementgérées par les différents cabinets
Les caractéristiques de ces copropriétés doivent êtresemblable (zone géographique, taille…)
Mise en concurrence du
mandat de syndic
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La durée de la carte est dorénavant réduite à 3 ans(précédemment 10 ans).
Si le syndic a obtenu / renouvelé sa carte professionnelleaprès le 1er juillet 2015, il est possible de consulter le siteinternet de la Chambre de Commerce et d’Industrie :http://www.cci.fr/web/trouver-un-professionnel-de-l-immobilier
Carte Professionnelle
5. Vérifications administratives
Garantie Financière Le contrat de syndic doit obligatoirement mentionnerl’adresse du garant financier
Il est possible d’appeler le garant pour vérifier le montant dela garantie financière ainsi que sa validité
Il est conseillé d’éviter les garanties financières de typebancaire
Capital social Le capital ne constitue pas une information pertinente pourles structures établies (+ de 5 ans)
Pour les structures jeunes, privilégier les sociétés dont lecapital social est supérieur à 10 000 €
Privilégier les sociétés publiant leurs comptes
Mise en concurrence du
mandat de syndic
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Le contrat de syndic doit reprendre in extenso le contrat-typeintégré en annexe du décret du 26 mars 2015 :
Points majeurs : Contrat « tout sauf », photocopies liées à lagestion courante intégrées au forfait, liste de prestationsparticulières conforme au décret
Format du contrat
6. Analyse des contrats
Durée du contrat
Contenu du contrat
Privilégier une durée d’un exercice : 18 mois maximum
Vérifier que les prestations comprises dans le forfait soientconformes au cahier des charges défini par le conseil syndical
Si les tarifs de certaines prestations particulières sont manquanteselles sont, par conséquent, comprises dans le forfait
Le tarif de la vacation horaire doit être raisonnable
Le rapport de mise en concurrence remis par le courtier ensyndic permet de satisfaire à l’obligation de mise enconcurrence.
SI le CS réalise l’appel d’offres seul, il se doit alors de rédiger unenote présentant l’appel d’offres auprès des copropriétaires.
Formalisation
7. Analyse des honoraires proposésMise en
concurrence du mandat de syndic
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La société SYNEVAL a publié en février 2018 une étude détaillée sur les honoraires de syndic réalisée auprès de plus d’une centaine de cabinets de syndic. Cette étude intègre :▪ Une analyse des honoraires de base moyens proposés par les syndics en fonction de la taille de la copropriété.▪ Les tarifs moyens de chaque prestation particulière autorisée par la Loi ALUR.Cette étude est disponible gratuitement sur le site internet de Syneval.
8. Analyse des méthodes de gestionMise en
concurrence du mandat de syndic
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Comptabilité Administratif Contentieux
Travaux Gestionnaire Personnel
Compte bancaire séparé Périodicité du contrôle
des comptes Annexes comptables
Convocation et PV d’AG Mutations Archives
Procédure de recouvrement
Protocoles d’accord Procédures Service dédié
Honoraires de suivi Réseau de prestataire Analyse comparative des
devis Suivi de chantier
Expérience et ancienneté Portefeuille : copropriétés
et lots principaux Traitement en cas
d’absence
Service dédié Contrôle des tâches Traitement de la paie Contrats
Sinistres
Intercalaire Partenaires courtiers Expertises Suivi des sinistres
Maintenance
Qualité des prestataires Procédure de validation
(seuils de consultation et de mise en concurrence)
Coût
Mise en concurrence du
mandat de syndic
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La notification doit être envoyée en Lettre Recommandéeavec Accusé Réception ou remise contre émargement.
Notifier
Rédiger
Annexer le contrat
Le courrier doit intégrer la qualité de l’émetteur(copropriétaire) et la résolution doit être rédigée :« l’AG nomme la société X en qualité de syndic pour unedurée de X mois et moyennant des honoraires de base fixés àX euros TTC ».
Le courrier de notification doit intégrer en annexe le contratde syndic du cabinet présenté.
Option : Diffuser auprès des copropriétaires un courrierpermettant de les informer du projet de changement desyndic : raisons de la mise en concurrence, appel d’offres etprofil du cabinet présenté par le conseil syndical.
Informer
9. Notification et Information
Mise en concurrence du
mandat de syndic
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Liste des copropriétaires à jour Matrice de procès-verbal d’AG
Documents d’AG
Sécuriser le bureau
Présenter les cabinets
Le président de séance a le pouvoir de modifier l’ordre devote des résolutions
Le secrétariat de séance peut être assuré par un copropriétaire
Accorder une dizaine de minutes au syndic en place afin dedéfendre sa candidature
Faire entrer le syndic candidat, préalablement au vote, afinqu’il présente sa société aux copropriétaires
Procéder au vote à la majorité de l’Article 25 L’AG continue : le nouveau syndic prend la suite et termine l’AG S’assurer que le nouveau syndic bénéficie bien des documents
suivants : feuille de présence émargée, pouvoirs signés, procès-verbal signé
Procéder au vote
10. Tenue de l’assemblée générale
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MERCI POUR VOTRE ATTENTION