dokumentenmanagement systeme (dms). prof. dr. fabian glasen cms / dms2 dms literatur gulbins,...

Dokumentenmanagement Systeme

(DMS)

Prof. Dr. Fabian Glasen CMS / DMS 2

DMS Literatur

• Gulbins, Jürgen / Seyfried, Markus / Strack-Zimmermann, Hans, [1999]: Dokumentenmanagement - Vom Imaging zum Business-Dokument, 2. Auflage, Springer, Berlin.

• Klingelhöller, H. [2001]: Dokumenten-managementsysteme, Springer, Berlin.


DMS Anbieter• Livelink (Opentext)• http://www.opentext.com/• Panagon (Filenet)• http://www.filenet.com/Deutsch/• Docuware• http://www.docuware.de/• IXOS• http://www.ixos.de/de/• Documentum• http://www.documentum.de/• ONDemand (IBM)

http://www-3.ibm.com/software/data/cm/

http://www.opentext.com/

http://www.filenet.com/Deutsch/

http://www.docuware.de/

http://www.ixos.de/de/

http://www.documentum.de/

http://www-3.ibm.com/software/data/cm/


Lernziele DMS

• Wichtiges Basis- und Hintergrundwissen kennen lernen

• Entscheidungswissen für Systemauswahl von DMS und Infrastrukturgestaltung erwerben

• Relevante Aspekte / Möglichkeiten / Grenzen von DMS kennen lernen

• nicht Realisierung und Betrieb beherrschen


Inhalt

• DMS im Kontext• DMS-Typen• DMS Anforderungen• Vorteile gegenüber Papierachiven• GDPdU (rechtliche Aspekte)• Lebensdauer / Zugriffshäufigkeit /

Speicherform von Dokumenten• DMS-Architektur• DMS wichtige Begriffe• Archivierungsprozess


Inhalt

• Erfassung / Scanner• Archivierungsszenarien• Erfassung / Nachbearbeitung• Integration• Standardsierung• DMS und SAP R/3• DMS und Lotus Notes• DMS Kosten• DMS Nutzen


DMS im Kontext

Content-Management

CMS

DMS WCMS

IR

XML

Datenbanken


DMS

Definition

DMS sind Systeme,

die Dokumente verwalten

DMS-Typen


DMS Typen

• Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne:

• Dokumentenmanagement-Systeme im weiteren Sinne:


DMS Typen

Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne:

• Speicherung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Ablagehierarchie auf der Festplatte.

• Mechanismen zur kontrollierten und konsistenten Datenhaltung bzw. Bearbeitung von Dokumenten, wie z.B. Check- in / -out, und Versionsverwaltung


DMS Typen

Dokumentenmanagement - Systeme im engeren Sinne:

• Einfachste Variante ist Dateiverwaltung mit BS (z.B. MS Windows Explorer)

bietet • Suchmöglichkeit über Dateinamen, Datum,

Dateiinhalte etc.• Hierarchische Ordnerstruktur• Checkin/Checkout


DMS Typen

Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn

• Scanning, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden sollen.

• COLD (Computer Output on Laser Disk) • Jukeboxen, WORM (Write Once Read Many)• Magnetbänder • Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von

einem, oder mehreren Archivservern übernommen.


DMS Typen (Speicherarten)

Non Coded Information (NCI)nicht codierte Information,

kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton.

Coded Information (CI)codierte Information

• Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc.

Anforderungen

Wann macht es Sinn bzw. ist es unverzichtbar DMS

einzusetzen


DMS - Anforderungen

• Erfüllung der rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von Geschäftsdokumenten.

• Bewältigung grosser Dokumentmengen– effiziente und systematische Erfassung grosser

Datenmengen (Scanning / COLD)– effiziente und systematische Speicherung grosser

Datenmengen (WORM, Jukebox)

• Zukunftsfähigkeit der Infrastruktur und der verwendeten Dokumentformate hinsichtlich der geforderten Aufbewahrungsfristen

• Verknüpfung mit Anwendungen / Prozessen


DMS - Anforderungen

• Sicherheitsanforderungen (Datenschutz, Zugriffsrechte, Verschlüsselung)

• Kosten-Nutzen-AspektRessourcenschonende Erzeugung, Speicherung, Suche, Übermittlung und Anzeige der abgelegten Dokumente

• Schneller Informationszugriff (Suche / finden)• hohe Auskunftsbereitschaft (Verfügbarkeit)


DMS Anforderungen

• Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal)

• Integration in IT-Infrastruktur (EAI)

• Redundanzfreie und einfache Integration in alle Informationsräume


DMS Anforderungen

• Revisionssicherheit

• Versionierung

• Check-in-Check-out


technische Anforderungen

• Skalierbarkeit

• gute Performance,

• einfaches Handling

• graphische Oberflächen


Vorteile DMS gegenüber Papierarchiven

• Kürzere Zugriffs- und Ablagezeiten• kürzere Transportzeiten• Reduzierung des Platzbedarfs• dezentraler paralleler Zugriff

(raumunabhängig)• Möglichkeit der integrierten Verarbeitung• einfache Sicherung• schnelle Verteilung (zeitunabhängig)• höhere Konsistenz durch Vermeidung von

Redundanz

GDPdUneue

rechtliche Situation GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur

Prüfbarkeit digitaler Unterlagen)http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage8440/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf

http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage8440/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf

http://www.bundesfinanzministerium.de/Anlage8440/BMF-Schreiben-vom-16.07.01.pdf


Wesentliche Inhalte der GDPdU

• Gültig ab dem 01.01.2002• Regelung betrifft alle Unternehmen (unabhängig von der

Grösse)• alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten

Informationen müssen archiviert werden und recherchierfähig sein.

• Dies gilt insbesondere alle digital abgewickelten Geschäfte ohne Papierbelege

• Ablage muss revisionssicher sein. Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein (WORM)

• Digitale Rechnungen mit elektronischer Unterschrift werden anerkannt

• Elektronische Geschäftsprozesse müssen nachvollziehbar sein



• Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen.

• Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten.



• Dies betrifft insbesondere auch digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege, die entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden müssen.



• Des weiteren werden mit der Verankerung der digitalen Signatur innerhalb der GDPdU digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden.

• Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge.

• Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen.



• Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich.

• Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können.



Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht.

• Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertrags- und Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form.

• Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen.



• Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden.Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert.

• Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine Index-Datenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden.

• Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden.



• Der Datenspeicher soll nur einmal beschreibbar und unveränderbar sein.

• Dies ist ein deutliches Argument für digitale optische Speicher in WORM-Technologie (Write Once Read Many). Hierzugehören traditionelle digitale optische Speicher und CD-Medien in dieser Technologie. Zunehmend aber auch DVD.

• Inwieweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten



• Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare Daten und Dokumente.Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen:

• a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen),

• b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen

• c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt.

• Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbieter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisiert haben.



• Es wird keine Einschränkung in Hinblick auf die Größe oder Art des Unternehmens gemacht.Die GDPdU betrifft alle steuerpflichtigen Unternehmen.

• Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden.



• Die GDPdU setzt eine ausführliche Protokollierung aller Transformationen voraus.Im Prinzip muß der Eingang, die Verarbeitung und der Transport im System, die Indizierung und Änderung von Indizes sowie die endgültige Archivierung im System nachvollziehbar sein.

• Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein.

• Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich.

Lebensdauer Zugriffshäufigkeit

Speicherform von

Dokumenten


Lebensdauer

Ist abhängig von Anforderungen• Kurzfristig benötigte Dokumente

(bis einen Monat)• mittlere Lebensdauer

(bis ein Jahr)• Langfristige Lebensdauer

(über ein Jahr)• Rechtliche geforderten Aufbewahrungsfristen

(10 Jahre)


Lebensdauer

Ziel:

optimale Speicherform hinsichtlich Kosten/Nutzen wählen

Trends:• Elektronischer Speicherplatz wird zunehmend

billiger• Rechtliche Anforderungen GDPdU erfordern

weitgehend elektronische Archivierung


Speicherform

Langlebige Dokumente Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering:

Papier- oder MikrofilmarchivWahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross:

DMS optisches Archiv, Band

Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist sehr gross:

Festplatte


Zugriffshäufigkeit in der Zeit


Langlebige Dokumente

Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gering:

Beispiele• Buchungs- und Geschäftsbelege für spätere

Buch- und Finanzprüfung• Rentenbelege• Ergebnisse medizinischer Untersuchungen


Langlebige Dokumente

Wahrscheinlichkeit eines erneuten Zugriffs ist gross:

Beispiele• Buchungsvorgänge• Konstruktionsdaten, Betriebsanleitungen• Patentunterlagen• Manuale, Reparaturanleitungen

DMS-Architektur


DMS Kern-Architektur

ArchivArchiv-Server

Scanner Attributier-Arbeitsplatz

QualitätskontrolleAttributierung

Index Ablage

Index-DB

COLD


Server

• Archiv-Server• Workflow-Server• Druck-Server• COLD-Server• OCR-Server• Fax-Server• Retrieval-Server• Scan-Server


DMS Architektur Baukastenprinzip

Bildschirm-interface


Benutzer-masken

Bearbeitungs-menü

Print-Spooler

Scanner-Bedienung

Formular-verarbeitung

Druck-server

Scan-Server

Text-Editor

Retrieval-System

Workflow-Server

Ablagesystem

Ablageorgansisation

WORM-Dateisystem

Jukebox-Verwaltung

Zugriffsrechte Caching


Archiv-Server

Aufgaben

• Ablage der zu archivierenden Dokumente

• Organisation der Dokumente auf den optischen Platten

• Ansteuerung der Juke-Box

• transparenter Zugriff auf die Dokumente


COLD

Computer Output on Laser Disk (COLD)

• Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium

• Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, E-Mails, Listen)


COLD

Aufgaben/Funktionen• Transfer der Daten vom Applikations-Server zum

COLD-System• Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten• automatisches Extrahieren von Indexinformationen• Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der

Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung

Begriffe


Begriffe

• Archivsystem

• Rechnergestütze Archivierung

• Elektronisches Archiv

• Optisches Archiv

• IMS (Image Management System)

• EDMS (Engineering Document Management System)


Archivsystem

Ein Archivsystem ist ein System, das die Ablage und die Suche bzw. Wiederbeschaffung von Dokumenten organisiert.

Rechnergestütze Archivierung– Organisation erfolgt mittels Rechner– Dokumente können sich in Papier- oder

Mikrofilmarchiv befinden


Elektronisches Archivsystem

verwaltet alle Dokumente im Rechnerbeinhaltet in der Regel

– Ablagesystem (z.B. JukeBox)– Erfassungsystem (Scanner)

Optisches Archiv – verwendet optische Datenträger /WORM,

CD-R, DVD_R zur Speicherung der Dokumente


IMS / EDMS

IMS (Image Management System)

• DM-System mit vorwiegend eingescannten Dokumenten

EDMS (Engineering Document Management System)

• Inhalte bestehen grossteils aus CAD-Konstruktionsdaten

Archivierungsprozess


Archivierungsprozess

Dokumenteerfassen

In geeignetes Speicherformat

umsetzen

MetainformationenSchlagworte„hinzufügen“

OCROptical Character

Recognition

Dokumente aufSpeichermedium

ablegen

Dokumenteauf Anfragebereit stellen

Erfassung / Scanner


Dokumentenerfassung

• Manuelle Erfassung

• Einscannen– ohne Nachbearbeitung – mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode /

Schlagworte / Metainformationen)

• COLD-Verfahren


Scanner

Typen• High-End-Scanner

für grosse Dokumentmengen• Desktop-Scanner

nur für kleinere Dokumentmengen geeignet


Scanner

Funktionen• Dia-Scanner, Mikrofilm-Scanner• verschiedene Papierformate• automatisches Erkennung der Seitengrösse• unterschiedliche Auflösungen• unterschiedliche Kontraste• automatische Kontrastanpassung• Gruppierung einzelner Seiten zu

zusammengehörigen logischen Dokumenten


Scanner

Funktionen• ein- und zweiseitiges Scannen• Einzelblatt- und Stapeleinzug• Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten• schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner• unterschiedliche Geschwindigkeiten• Verwerfen schlecht erfasster Seiten• Umsortieren einzelner Seiten


High-End-Scanner

Verfahren zur Dokumenttrennung

• über voreingestellte Seitenzahlen (z.B. 4, bei festen Seitenzahlen)

• spezielle Trennseiten (z.B. Schwarz)

• Trennung mittels Barcode (auf erster Seite späte Archivierung / nach Bearbeitung)

• Explizites Trennen (manuell)


Erfassungssystem

Funktionen

• Nachträgliche Korrekturmöglichkeit (Achtung bei revisionssicherer Speicherung!!!)

• Seitenfolge ändern

• Seiten hinzufügen, löschen, verschieben

• löschen von Leerseiten

Archivierungsszenarien


Archivierungsszenarien

• Scannen beim Posteingang (frühes Archivieren)

• Scannen zum Zeitpunkt der Bearbeitung

• Scannen nach der Bearbeitung (spätes Archivieren)


Frühes Archivieren

Vorteile• kurze Transportzeiten• geringe Transportkosten• Parallelzugriff durch zentrale

elektronische Ablage• automatische Zustellung• Möglichkeit zur Einbindung in Workflow

(elektronische Vorgangsbearbeitung)


Erfassung bei Bearbeitung

Einsatzfelder

• Manuelles Einscannen einzelner Dokumente

• nicht für Massenbearbeitung geeignet

• technische Zeichnungen etc.

• bei notwendiger Sachkenntnis z.B. bei Vergabe von Metainformationen


Spätes Archivieren

Vorgehen

• nach Bearbeitung einer Rechnung, einer Bestellung oder eines Versicherungsantrages auf Papier wird das Orginal z.B. mittels Barcode eingescannt.

• Das Dokument wird meist einer bereits erfolgten Buchung zugeordnet


Barcode

• Gestattet die eindeutige Identifikation eines Dokumentes („Schüssel“)

• Formulare, die verschickt werden und später ausgefüllt eingescannt werden, sollten schon vorher mit Barcode versehen werden!Dadurch kann händische Attributierung und Klassifizierung vermieden werden.

Beispiel Versicherung

(späte Archivierung)



DMS-ServerDMS-Servermit Archivmit Archiv

Daten erfassenInklusiveBarcode Nr

Barcode manuell auf Unterschriebenen Versicherungs-Antragkleben

Host mit Versicherungs-Host mit Versicherungs-ApplikationenApplikationen

Archiv

Netz

Aussendienst

AntragAuf

Papier

Scanner

Barcode Nr

Barcode Nr



DMS-ServerDMS-Servermit Archivmit Archiv

Arbeitet mitVersicherungs-ApplikationMit Link zu Dokument(Barcode Nr)

Zugriff auf Dokument-

Host mit Versicherungs-Host mit Versicherungs-ApplikationenApplikationen

Archiv

Netz

Sachbearbeiter

Barcode Nr

Barcode Nr

Erfassung Nachbearbeitung


OCR

Optical Character Recognition (OCR)

• automatische Umwandlung eines Image-Dokumentes (NCI) in ein CI-Dokument

• CI (Coded Information) (häufig ASCII-Format)

• ermöglicht automatische Attributierung / (Indexierung / Verschlagwortung)


OCR

Optical Character Recognition (OCR)

• wird häufig nur auf spezielle Felder und Dokumenttypen angewandt

• es können bis zu 99% der Zeichen korrekt erkannt werden

• Handschrift kann erkannt werden (schlechtere Erkennungsrate)


OCR

Bei Weiterverarbeitung des gesamten Dokumentes mit elektronischen Systemen ist OCR auf das gesamte Dokument anzuwenden.


Attributierarbeitsplätze

Zur Vergabe von Suchattributen• Eingabe erfolgt mittels spezieller

ErfassungsmaskenAutomatisierung • mittels Formulartyp• mittels Barcodes• mittels Formularnummer• eventuell OCR mit automatischem Indexing

und Volltextsuche


Recherchearbeitsplätze

• Benötigen dokumentspezifische Viewer für alle verwendeten Dokumenttypen

• Deshalb möglichst wenig exotische Dokumentformate verwenden!!!

• Image-Viewer

• TIFF-G4-Format

• Adobe Acrobat Viewer (PDF)


Annotationen

Sind nachträglich Kommentare zum (im) Dokument

• elektronische Unterschriften• elektronische Stempel• Bearbeitungshinweise, Vermerke• können im Dokument gespeichert werden• können dem Dokument „angeheftet“ werden

(in mehreren Layern)


Automatische Indexierung

• Nur nach OCR-Bearbeitung auf CI-Dokumenten möglich (siehe IR!)

• Indexierer beherrschen nicht alle aber u.a. folgende Dokumentformate– ASCII, EBCDIC, – RTF, HTML, PDF– MS-Word, Excel, PPT– etc.

Integration


Anwendungsintegration

zwischen Applikation und DMS

Varianten / Möglichkeiten

• Keine Integration (Stand alone)

• lose bis enge Kopplung

• volle Integration


Lose gekoppelte Systeme

Kommunikationsformen DMS und Applikationen• Manuelle Übertragung von Suchmerkmalen oder

Doc-IDs in die Applikation– abtippen in Applikationsmaske– Copy&Paste

• Kopplung über eine Terminalemulation am Client – DMS greift auf Felder der Anwendungsmaske zu und zeigt

die zugehörigen Dokumente an (z.B.mittels OLE)

• Interprozesskommunikation


Manuelle Übertragung

Host-Anwendung3270-Emulation

DMSClient Dokument

Viewer

DMS-Recherche Ablage-System

Host-Anwendung

Manuelle Übertragung Terminal

Doc-ID

Doc-ID

Doc-ID


Kopplung über Terminalemulation

Host-Anwendung3270-Emulation Dokument

Viewer

DMS-Modul Ablage-System

Host-Anwendung

Terminal

Doc-ID

Doc-ID

Doc-ID


Interprozesskommunikation

Host-Anwendung3270-Emulation Dokument

Viewer

DMS-Modul Ablage-System

Host-Anwendung

Terminal

Doc-IDTerminal-ID

Doc-ID

Doc-IDTerminal-ID


DMS Integration

• Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders (Portal)

• Integration in IT-Infrastruktur (EAI)

• Integration in alle Informationsräume

• Integration in Geschäftsprozesse und Anwendungssysteme


Integration

Beispiel:

• Zu einer eingegangenen Bestellung die zugehörigen Dokumente

• Auftragsbestätigung

• Lieferschein

• gestellte Rechnung

• anschauen

Standardisierung


DMS-Modell der DMA

• DMA (Document Management Alliance)

• definiert Schnittstellen für die Interoperabilität von DMS (1998)

• (ca. 150 Firmenmitglieder: IBM, Adobe, FileNet, iXOS, MS, Oracle etc.)

• DMA Version 1.0 (Spezifikation von Zugriffs- und Recherchefunktionen)

• bislang von Anbietern wenig umgesetzt


Standard ODMA

• ODMA

• (Open Document Management API) (ODMA-API) (ODMA-Schnittstelle)

• wird bereits von vielen Anbietern unterstützt• Fokus: Integration Applikationen und DMS

– Integration von DMS-Funktionen in bestehende Anwendungen

– z.B. Office-Suites können Dokumente direkt in DMS ablegen, aufrufen, aktualisieren


Standard ODMA

Integration von DMS-Funktionen in Anwendungen über standardisierte API (DMS sind dadurch „austauschbar“)

Standardisiert wurden u.a.:– Format der Dokumenten-Ids– Recherchefunktionen

NewDoc, OpenDoc, CloseDoc, SaveDoc, Save as, GetDocInfo, SetDocInfo

– „Activate“ aktiviert Viewer, AttributierdialogStartet eine Applikation mit direkter Übergabe des Dokumentes

– Check-Out und Check-In etc.

DMS und SAP R/3


DMS in SAP

erfolgt mittels

• SAP-ArchiveLink

• oder

• DVS R/3 – eigenes Dokumenten-Verwaltungs-System von SAP


DMS in SAP

bietet Integration

• mit SAP-Workflow (WfMC-Schnittstelle)

• Mit SAPGUI verknüpftem Archive-Link-Viewer


DMS in SAP

SAP-ArchiveLink (inklusive Viewer)• Standardisierte Schnittstelle zu DMS und

Archivsystemen• einheitliche API-Schnittstelle für den Zugriff

auf DMS Archivfunktionen• Dokument ablegen, abrufen, anzeigen• Ablageschnittstelle• 35 DMS-Anbieter (IXOS, ...) unterstützen

bereits SAP-ArchiveLink (SAP-zertifiziert)


SAP ArchiveLink

R/3-Anwendungen

ArchiveLinkArchiv-System

Dokumenten-anzeige(Viewer)

Erfassungs-system

(Scanner)

Applikations-schnittstelle

Archiv-schnittstelle


R/3-Dokumenttypen

• TIFF-Format (Scanner) (NCI)• SAP-OTF / PDF (Ausgehende Belege)• SAP-ALF (Drucklisten)SAPOffice• Erlaubt Ablage aller Dateitypen

– Mit Schlagworten– Dokumenttypspezifikation– In hierarchischer Folderstruktur


SAP DVS

• Eigenständiges DMS

• Akte fasst logisch zusammengehörige Objekte zusammen

• Dokumenttypen werden Viewer zugeordnet

• Ausgescheckte Dokumente werden als neue betrachtet

• Versionsverwaltung


SAP DVS

• Dokumenten kann ein Status zugeordnet werden, der festlegt, in welchem Zustand sich ein Dokument befindet (keine Freigabe / Freigabe).

• Mitarbeiter erhalten Rechte zur Statusänderung

• Beinhaltet Möglichkeit einfachen Dokument-Workflow zu definieren


SAP DVS

Archivierungsstufen

• Erste Stufe – für hohe Zugriffswahrscheinlichkeit– Teure Speicherung -schnelle Antwortzeiten

• Zweite Stufe – für niedrige Zugriffswahrscheinlichkeit– Billige Speicherung -Langsame

Antwortzeiten (Band, CD, Jukebox)

DMS und Lotus Notes


DMS mit Lotus Notes

• Volltext-Suchmaschine• Ansichten gemäss Metainformationen (z.B.

Schlagworten)• Web-fähig / Notes-Client• vorhandene Groupware-Infrastruktur• Attachements beliebiger Dokumente in RTF-Feldern• keine ODMA-Schnittstelle• Keine Versionskontrolle• Nur begrenzte Speicherkapazität mit guter

Perfomance


Domino.doc

• Archivschnittstelle

• Versionskontrolle

• ODMA-Schnittstelle

• Check-in Check out

• Verwaltet grössere Dokumentmengen mit guter Performance

• Aktenschrank orientierte Ablage

DMS Kosten


DMS Kosten

Interner Aufwand (Einführung)• Personalkosten• Übernahme von Altbeständen • Reorganisation von Arbeitsabläufen• Anpassungen an andere Anwendungen • Schulung der Anwender und Administratoren

Softwarekosten• Client und Serververlizenzen


DMS Kosten

Hardwarekosten (Neuanschaffungen von)• Jukebox • Scanner • Datenbankserver / Archivserver etc.• Drucker• Verkabelung, Vernetzung etc.Externe Beratungskosten• Kaufentscheidung • Anpassung• Schulung


DMS Einführungskosten

Softwarekosten

28%

externe Beratung

16%interner Aufwand

33%

Hardwarekosten

23%


Kosten - Grössenordnungen

• Anfangsinvestitionen für Mehrplatzsysteme 500TDM bis 1000TDM

• Investitionen für Softwareanpassung und Programmierung 100TDM bis zu 300TDM.


Einmalige Kosten

Personalkosten Sachkosten

Programmierung Datenbank- und Imageserver

Projektbezogener Personaleinsatz Jukebox mit Laufwerken

Grundschulung der Anwender Eingabestation mit Scanner

Schulung der Systembetreuer Recherche- und Abfragestation

Übernahme der Altbestände Druckerstation

Reorganisation der Arbeitsabläufe Verkabelung und Vernetzung

Anpassung an andere Anwendungen

Externe Beratung

Software- und Hardwareinstallation Softwareanschaffung


Laufende Kosten

Personalkosten Sachkosten

Systembetreuung- und Pflege Wartungsgebühren für Hard- und Software

Weiterentwicklung Abschreibungen

Ausbildung, Schulung Finanzierungskosten

Aufwand für Scannen und Indexieren

Raumkosten

Verbrauchsmaterial (Speichermedien, Barcodes usw.)

Versicherungen

DMS-Nutzen


Kostenvergleich mit Papier

• 4- fache Zeiteinsparung

• 140- faches Archivfassungsvermögen

• nur ein Drittel der Kosten


Einsparungspotentiale

• eines elektronischen Archivsystems

gegenüber

• traditioneller Vorgehensweise

bei der Bearbeitung von 250 Dokumenten.


DMS Einsparungspotential

45,00 DM

10,00 DM

15,00 DM

0,32 DM

Lohnkosten Archivkosten

traditionell

DMS

4580

6025 40

Sc

hn

ell

ere

Ab

lag

e

Flä

ch

en

ein

sp

aru

ng

kü

rze

reD

urc

hla

ufz

eit

en

kü

rze

reP

rod

uk

tan

lau

fze

ite

n

Re

du

zie

run

gR

ou

tin

e-

Arb

eit

en

Einsparungspotential (in %)



60

13

180

10

Ablage 250 Dokumente (in min.) Recherchezeit (in sek.)

traditionell

DMS


Vergleich Personalkosten

260.000 DM

120.000 DM

210.000 DM

10.500 DM

470.000 DM

130.500 DM

Ablagearbeit Recherchearbeit Summe

traditionell

DMS

Rückblick DMS


DMS

DMS - wichtigste Gründe zur Einführung:

• Rechtliche Anforderungen erfüllen

• Grosse Dokumentmengen – kostengünstig speichern – und gemäss den Anforderungen

unternehmensweit zugriffsfähig haben

GDPdUneue

rechtliche Situation



• Ab dem 01.01.2002 hat das Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen.

• Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten.



• Alle digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege müssen gemäss entsprechend den gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträumen recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden.



• digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift werden anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden.

• Dies hat die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge.

• Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise ein DMS einführen müssen.


DMS Anforderungen

• Indexierung• Ablagehierarchie• Suchmöglichkeit (Volltext / Index)• Check- in / Check- out• Versionierung• Archivierung

(billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff)

• Revisionssicherheit möglichst unveränderbare Speicherung (WORM)


Dokumentenerfassung

• Manuelle Erfassung (Banküberweisung, Belege, etc. durch Datentypist)automatische Handschrifterkennung

• Einscannen– ohne Nachbearbeitung – mit Nachbearbeitung (OCR / Barcode /

Schlagworte / Metainformationen)

• COLD-Verfahren


Dokumentenerfassung

• Digital-Kamera (beliebige Grösse, dreidimensionale Objekte/ auch Video)

• Digitalisierer (Kartographie)

• spezielle Messgeräte

• Abspeicherung direkt aus einer Applikation– explizit durch Benutzer– implizit durch die Applikation selbst


Scanner

Funktionen• Dia-Scanner• Mikrofilm-Scanner• verschiedene Papierformate• automatisches Erkennung der Seitengrösse• unterschiedliche Auflösungen• unterschiedliche Kontraste• automatische Kontrastanpassung


Scanner

Funktionen• ein- und zweiseitiges Scannen• Einzelblatt- und Stapeleinzug• Ablage in unterschiedlichen Dateiformaten• schwarz-weiss, Grautöne, Farbscanner• unterschiedliche Geschwindigkeiten• Verwerfen schlecht erfasster Seiten• Umsortieren einzelnen Seiten


Scanner

Funktionen• Gruppierung einzelner Seiten zu

zusammengehörigen logischen Dokumenten


Scanner

visiuelle Qualitätskontrolle

automatisch

• Prüfung auf ausreichenden Kontrast

• Korrektur von Schrägeinzügen

• Entfernung von Verschmutzungen


visiuelle Qualitätskontrolle

Kontrollarbeitsplatz

• korrekte Sortierreihenfolge

• sonstige nicht automatisch durchführbare Qualitätsmassnahmen

• Kontrolle der automatische Funktionen

• für OCR-Ergebnisse


Erfassungssystem

Funktionen

• Nachträgliche Korrekturmöglichkeit (Achtung bei revisionssicherer Speicherung!!!)

• Seitenfolge ändern

• Seiten hinzufügen, löschen, verschieben

• löschen von Leerseiten


Erfassungsarbeitsplätze

• Hochauflösende grafische Bildschirme (1248 x 1024 Bildpunkte) Bildwiederholraten (ab 80 Hertz)

• Scanner-Anschluss

• Software für Nachbearbeitung

• ab 12 GB Platte


Attributierarbeitsplätze

Zur Vergabe von Suchattributen• Eingabe erfolgt mittels spezieller

Erfassungsmasken

Automatisierung • mittels Formulartyp• mittels Barcodes• mittels Formularnummer• OCR eventuell mit automatischem Indexing

und Volltextsuche


Archiv-Server

Aufgaben

• Ablage der zu archivierenden Dokumente

• Organisation der Dokumente auf den optischen Platten

• Ansteuerung der Juke-Box

• transparenten Zugriff auf die Dokumente


COLD

Computer Output on Laser Disk (COLD)

• Ausgabe von im Rechner erstellter Dokumente auf ein optisches Speichermedium

• Meist Druckdokumente, die gleichzeitig archiviert werden sollen (z.B. Post an Kunden, Briefe, Rechnungen, E-Mails, Listen)


COLD

Aufgaben/Funktionen• Transfer der Daten vom Applikations-Server zum

COLD-System• Zerlegen des Datenstroms in logische Einheiten• automatisches Extrahieren von Indexinformationen• Ablegen der Indizes in der Recherche-DB und der

Dokumente im Archiv inklusive entsprechender Verknüpfung


DMS Architektur Baukastenprinzip



Benutzer-masken

Bearbeitungs-menü

Print-Spooler

Scanner-Bedienung

Formular-verarbeitung

Druck-server

Scan-Server

Text-Editor

Retrieval-System

Workflow-Server

Ablagesystem

Ablageorgansisation

WORM-Dateisystem

Jukebox-Verwaltung

Zugriffsrechte Caching


Speicherarten

Non Coded Information (NCI)nicht codierte Information,

kann nicht direkt weiterverarbeitet werden, z.B.: Rastergrafik, Bilder, Video und Ton.

Coded Information (CI)codierte Information

• Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen, ASCII, EBCDIC etc.


Non Coded Information (NCI)

• ein Rechner kann diese Information speichern und über einen Drucker ausgeben

• eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich, da der Rechner den „Inhalt“ des Dokumentes, also die Buchstaben nicht erkennen kann

Ausnahme: • OCR (Optical Character Recognition)


Coded Information (CI)

• Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen

• Einzelne Objekte der Datei sind gezielt ansprechbar und veränderbar.

• Beispiele: Textdateinen in ASCII oder EBCDIC etc. Code

• Inklusive Layoutinformation

• Inklusive Strukturinformation


Lebenszyklus

• ErstellungEin Dokument wird erstellt und eventuell mit speziellen Attributen versehen, gespeichert.

• PflegeEin Dokument wird bearbeitet, aktualisiert und überarbeitet.

• PrüfungEin Dokument wird auf seine inhaltliche Korrektheit geprüft.


Lebenszyklus

• FreigabeNach erfolgreicher Prüfung wird das Dokument freigegeben. Das Dokument durchläuft also einen Genehmigungsprozess.

• ArchivierungDas Dokument wird dauerhaft gespeichert, häufig aus rechtlichen Gründen.

• LöschungDas Dokument wird endgültig gelöscht


Lebenszyklus eines DM


BS-Dateisystem als DMS?

• verwaltet Dokumente in hierarchischem Ordnersystem• Zugriff in Windows z.B. über MS-Explorer mittels Navigation im

Hierarchiebaum• erlaubt Suche über

– Dateiname, – Datum, – Dateityp, – Einschränkung auf Laufwerk und Ordner

• ODMA-Schnittstelle• Dateien können verschoben, gelöscht, umbenannt werden.• Check-in/Checkout auf Laufwerken


BS-Dateisystem als DMS?

Nachteile / Defizite• Eingeschränkte Metainformationen

(insgesamt vier Indexe)– Dateiname– Dateipfad– Dateityp – Änderungsdatum.

• Keine Versionsverwaltung• Keine Schnittstellen zu Hochleistungsscanner

und optischem Archiv


DMS Typen

Dokumentenmanagement Systeme im weiteren Sinn

• wie Bildverarbeitung, Speicherung und Texterkennung, in direktem Zusammenhang mit Archivierung von Inhalten, die auf längere Zeit unverändert gespeichert werden.

• COLD (Computer Output on Laser Disk) angewandt, • Jukeboxen, WORM (Write Once Read Many)• Magnetspeichern (Streamern) • Verwaltung der Archivierungs- Module wird i.d.R. von

einem, oder mehreren Archivservern übernommen.


DMS Anforderungen

• Indexierung• Ablagehierarchie• Suchmöglichkeit (Volltext / Index)• Check- in / Check- out• Versionierung• Archivierung

(billiger Speicher, eventuell langsamer Zugriff)

• Revisionssicherheit möglichst unveränderbare Speicherung (WORM)


technische Anforderungen

• Skalierbarkeit

• gute Performance,

• einfaches Handling

• graphische Oberflächen


DMS Anforderungen

• Integration in die Arbeitsumgebung des Anwenders.

• Ein DMS sollte nicht mehr als eigenständige Applikation auftreten, sondern weitestgehend in das Betriebssystem integriert werden.

• Heutige DMS haben die Möglichkeit ODMA oder VFS- Schnittstellen zu nutzen oder direkt in die API des Betriebssystems einzugreifen.


DMS als eigenständige Applikation

Betriebssystem

DB- Bestand / ArchivArchiv

Applikation ApplikationApplikationApplikationApplikationDMS

Cli

ent

Ser

ver


DMS-Integration in BS

Betriebssystem

DB- Bestand / ArchivArchiv

Applikation ApplikationApplikationApplikationApplikation

DMS

Cli

ent

Ser

ver


• Dies begründet sich nicht zuletzt in der aktuellen Änderung des Signaturgesetztes bzw. in der Änderung der Abgabenordnung (AO) vom Juli 2000[1].

• So geben die überarbeiteten Bestimmungen der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen[2]“ (GDPdU) ab dem 01.01.2002 dem Finanzamt das Recht, im Falle einer Außenprüfung direkt auf die im Unternehmen vorliegenden elektronischen Daten zuzugreifen. Somit sind betroffene Unternehmen gezwungen, alle elektronisch erzeugten und buchhalterisch relevanten Informationen entsprechend zu archivieren, bzw. aufzubereiten. Dies betrifft insbesondere auch digital abgewickelte Geschäfte, ohne Papierbelege, die entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungszeiträume recherchefähig und revisionssicher in einem elektronischen Archiv abgelegt werden müssen.

• Des weiteren werden mit der Verankerung der digitalen Signatur innerhalb der GDPdU[3] (Entwurf zum Steueränderungsgesetz 2001), digitale Rechnungen mit qualifizierter elektronischer Unterschrift anerkannt und sind somit ab dem 01.01.2002 zum Vorsteuerabzug zu verwenden. Dies hat zukünftig die Notwendigkeit einer genauen Protokollierung und Zertifizierung von digitalen Dokumenten innerhalb eines Unternehmens zur Folge. Viele Unternehmen werden aus diesen Gründen zwangsweise eine DMS einführen müssen.



• Die elektronische Signatur für originär digitale Dokumente wird verbindlich.

• Hintergrund ist die Tatsache, daß durch die offizielle Einführung der elektronischen Signatur zukünftig rechtskräftige Dokumente und Transaktionen entstehen, die nicht mehr physisch in Papier dokumentiert werden können.



• Die elektronische Archivierung über die Laufzeit der Aufbewahrungsfrist wird für alle originär digitalen Daten und Dokumente Pflicht.Für Daten aus Buchhaltungssystemen und anderen kaufmännischen Lösungen sowie für originär digital erhaltene kaufmännische Dokumente mit Vertrags- und Belegcharakter gilt die recherchierfähige Aufbewahrung in digitaler Form. Wird ein elektronisches Archivsystem genutzt, so ist sowohl über den Index als auch über die Inhalte der im COLD-Verfahren (Computer Output on LaserDisk) gespeicherten Inhalte eine Suche zu ermöglichen.



• Originär als Daten vorliegende Buchungen, Transkationen und Dokumente müssen maschinell auswertbar und recherchierfähig gehalten werden.Die COM-Verfilmung (Computer Output on Microfilm) wird explizit als nicht mehr ausreichend und zulässig definiert.

• Die Konvertierung in TIF- und PDF-Formate für diese Daten wird ausgeschlossen. Dies bedingt, daß kaufmännische Daten und Dokumente entweder im originären Verwaltungssystem vorgehalten werden oder aber in einem über eine Index-Datenbank recherchierfähigen Archivsystem gespeichert werden.

• Gescannte Eingangspost kann weiterhin als PDF oder TIF gespeichert werden oder aber wie bisher in Papier geordnet aufbewahrt werden.





• Inweit die Definition auf magnetische Speichersysteme, die speziell abgesichert sind, zutreffen kann, ist abzuwarten



• Die Prüfer der Finanzbehörde haben direkten recherchierenden Zugriff und verlangen maschinell auswertbare auf Daten und Dokumente.Hierfür sind drei Arten des Zugriffs vorgesehen:

• a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen vor Ort (der ursprünglich vorgesehene Online-Zugriff wurde ausgeschlossen),

• b) die Recherche mit Unterstützung durch Personal des Steuerpflichtigen

• c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt.

• Für a) und b) wird erwartet, daß die Informationen indiziert und recherchierfähig sind. Speziell für c) ist festzustellen, daß es derzeit nur sehr wenige Anbiter gibt, die den Anspruch der Recherchierbarkeit auf Offline-Medien realisert haben.




• Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist nur sehr vage definiert. Es ist jedoch klargestellt, daß Daten seitens der Finanzbehörden nach der Prüfung wieder zurückgegeben bzw. gelöscht werden.




• Die Transformation schließt auch die Migration bei Systemwechseln ein.

• Neben Journalen und Protokollen macht dies eine Verfahrensdokumentation (wie in der GoBS beschrieben) erforderlich.


Wissenspyramide

Informationen

Daten

Wissen


Zugriffshäufigkeit in der Zeit


Klassische DM-Ablage


Archiv-Serverstruktur


Kostenvergleich mit Papier

• 4- fache Zeiteinsparung

• 140- faches Archivfassungsvermögen

• nur ein Drittel der Kosten


Zielfaktoren der Informationsarbeit• Wirtschaftlichkeit

• Dokumentenverfügbarkeit

• Archivierungskapazität


Einsparungspotentiale

• eines elektronischen Archivsystems

gegenüber

• traditioneller Vorgehensweise

bei der Bearbeitung von 250 Dokumenten.



45,00 DM

10,00 DM

15,00 DM

0,32 DM

Lohnkosten Archivkosten

traditionell

DMS

4580

6025 40

Sc

hn

ell

ere

Ab

lag

e

Flä

ch

en

ein

sp

aru

ng

kü

rze

reD

urc

hla

ufz

eit

en

kü

rze

reP

rod

uk

tan

lau

fze

ite

n

Re

du

zie

run

gR

ou

tin

e-

Arb

eit

en

Einsparungspotential (in %)



60

13

180

10

Ablage 250 Dokumente (in min.) Recherchezeit (in sek.)

traditionell

DMS


Vergleich Personalkosten

260.000 DM

120.000 DM

210.000 DM

10.500 DM

470.000 DM

130.500 DM

Ablagearbeit Recherchearbeit Summe

traditionell

DMS


Dokumenttypen

• Unterscheidung nach Lebensdauer

• CI (Coded Information)

• NCI (Non Coded Information)


Non Coded Information (NCI)

• ein Rechner kann diese Information speichern und über einen Drucker ausgeben

• eine weitere Verarbeitung ist nicht möglich, da der Rechner den „Inhalt“ des Dokumentes, also die Buchstaben nicht erkennen kann

Ausnahme: • OCR (Optical Character Recognition)


Coded Information (CI)

• Dokumente aus Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogrammen

• Einzelne Objekte der Datei sind gezielt ansprechbar und veränderbar.

• Beispiele: Textdateinen in ASCII oder EBCDIC etc. Code

• Inklusive Layoutinformation

• Inklusive Strukturinformation


Archiv-Serverstruktur

dokumentenmanagement systeme (dms). prof. dr. fabian glasen cms / dms2 dms literatur gulbins,...

Documents

dmstypen folie

und versionsverwaltung

redundanz folie

comsoftwaredatacm folie

infrastruktur und

dokumente verwalten

alle informationsrume

speicherung und verwaltung