1

Moduł 7

Dokumentacja finansowa stanowiska komputerowego

1. Normy i procedury stosowane w kosztorysach 2. Zasady tworzenia kosztorysów stanowiska komputerowego

i zestawów komputerowych 3. Zasady tworzenia cenników ofertowych i informacyjnych 4. Metody ustalania cen detalicznych 5. Pozostałe dokumenty finansowe

2

Za dokumentację finansową w tym module, będziemy uważać wszelkie materiały,

które zawierają kalkulacje cenowe lub są dowodem transakcji finansowej, a dotyczą pla-nowania, kupna i przygotowania infrastruktury, urządzeń i oprogramowania stanowiska komputerowego.

Rodzaj i ilość dokumentacji finansowej zależy między innymi od następujących czynników:

zakresu inwestycji (ilości stanowisk komputerowych), osoby inwestora (osoba fizyczna, szkoła, firma), sposobu finansowania (gotówka, kredyt, dotacje UE), wartości przedsięwzięcia.

Od tych czynników zależy, jakie procedury i dokumenty powinny być zgromadzo-

ne. Inne bowiem będą wymagania dla osoby fizycznej czy mikroprzedsiębiorcy, którzy organizują jedno stanowisko komputerowe, a zupełnie inne dla szkoły czy dużej spółki akcyjnej.

Ponadto, jeżeli inwestycja wymaga istotnych nakładów finansowych, inwestor mu-si się zorientować w kosztach i harmonogramie przedsięwzięcia. Niejednokrotnie także musi zorganizować środki finansowe na pokrycie kosztów takiej inwestycji. Każda pod-jęte działanie w tej kwestii nie może się obejść bez określonej dokumentacji finansowej.

W treści tego modułu zajmiemy się przede wszystkim identyfikacją niektórych do-kumentów finansowych, które mają istotne znaczenie zarówno podczas planowania i organizowania stanowiska komputerowego (z pozycji inwestora), jak i prowadzenia działalności gospodarczej zajmującej się handlem czy usługami w branży IT (z pozycji wykonawcy zlecenia lub oferenta). 1. Normy i procedury stosowane w kosztorysach

Pierwszym, istotnym dokumentem finansowym jest kosztorys. Pozwala on określić koszty zakupu sprzętu i wykonania wszystkich prac dotyczących przygotowania stano-wiska komputerowego do pracy.

Przy małych inwestycjach kosztorysy sporządza się, szacując koszty, przy dużych – przygotowując dokładne wyliczenia po analizie i wykonaniu obmiaru przedmiotu i zakresu prac.

Na przykład możemy zapytać pracownika firmy komputerowej, w której zamówili-śmy zestaw komputerowy, ile kosztowałaby jego instalacja w domu. Jeżeli zapropono-wana kwota jest ona dla nas do przyjęcia, pozostaje umówienie terminu dostawy. Pra-cownik firmy w takiej sytuacji również przedstawia nam kosztorys, tylko bardzo prosty. Szacuje bowiem koszt takiej usługi na podstawie doświadczenia i kosztów, które musi ponieść oraz po uwzględnieniu zysku.

Przy większych inwestycjach wykonanie kosztorysu jest procesem złożonym i musi być sporządzone na podstawie norm, katalogów i aktów prawnych. Takie zesta-wienia oraz formalne dokumenty powinny przygotowywać osoby do tego uprawnione.

3

Proces kosztorysowania składa się z następujących procedur:

ustalenie rodzaju kosztorysu i jego zakresu, ustalenie danych do kosztorysowania, wykonanie obmiaru z ustaleniem podstaw wycen poszczególnych prac, dokonanie wyceny, sporządzenie kompletnego dokumentu w wymaganym zakresie i formie z odpo-

wiednimi zestawieniami. Obmiar robót jest to zestawienie robót na podstawie pomiarów z natury. Na przykład wyliczamy w ten sposób ilość potrzebnych kabli elektrycznych, skrętki lub innych mate-riałów. Jeżeli chodzi o rodzaj i zakres kosztorysowania, rozróżniamy:

1. Kosztorys szczegółowy – to wycena szczegółowa poszczególnych robót, wymie-niająca spis tych robót i koszty konieczne do ich wykonania, w rozbiciu na koszty robocizny, materiałów i sprzętu.

2. Kosztorys uproszczony – to forma skrócona kosztorysu, podająca wielkość na-kładu finansowego na wykonanie jednostki obmiarowej, bez wyszczególnienia kosztów materiałów, robocizny i sprzętu.

W procesie wykonania kosztorysu, osoba kosztorysująca (kosztorysant) opiera się

na bazie technicznej i bazie norm i katalogów.

Baza techniczna to ogół informacji niezbędnych do sporządzenia kosztorysu, doty-czących konkretnej inwestycji (projekty, plany, wizualizacje). Baza normatywna to ist-niejące opracowania katalogów, cenników, instrukcji, wskaźników i zasad obowiązują-cych lub zalecanych do stosowania w procesie kosztorysowania.

Normy są przede wszystkim potrzebne do kalkulacji kosztów. Wszystkie bowiem kalkulacje można wykonywać na podstawie niezbędnych nakładów pracy:

ludzi (normy nakładów pracy – R), materiałów (normy nakładów materiałów – M), sprzętu i narzędzi (normy nakładów sprzętu – S).

Najbardziej rozpowszechnionymi normatywami są Katalogi Nakładów Rzeczo-

wych (KNR). Stanowią one podstawę do sporządzania kosztorysów szczegółowych. Są to zestawienia norm ilościowych, określające specyfikację i ilości nakładów rzeczowych niezbędnych do wykonania elementów lub robót.

Wśród innych katalogów, najbardziej przydatnymi do kosztorysowania prac przy przygotowaniu stanowiska komputerowego są:

KNP: Katalogi Norm Pracy, ZKNR: Katalogi Zakładowe Telekomunikacyjne, KPRR: Katalogi Pracochłonności Robót Remontowych, KNKRB: Katalogi Norm Kosztorysowych Robót Budowlanych.

4

Rys. 7.1. Przykład elementów i robót zawartych w ZKNR.

Źródło: www.sklepkosztorysanta.pl 2. Zasady tworzenia kosztorysów stanowiska komputerowego i zestawów kompu-terowych

Organizacja stanowiska komputerowego jest procesem złożonym i obejmuje bar-dzo różne rodzaje prac. Dlatego określenie całkowitego kosztu zorganizowania stanowi-ska komputerowego wymaga zsumowania kosztów między innymi następujących eta-pów:

przygotowanie pomieszczeń, montaż infrastruktury elektrycznej, montaż okablowania strukturalnego i ewentualnych urządzeń sieciowych, montaż mebli i wyposażenia biurowego, montaż zestawu komputerowego, instalacja i konfiguracja sprzętów rodzaj oraz ilość dokumentacji finansowej i programowej zestawu komputero-

wego oraz urządzeń peryferyjnych.

Każdy z tych etapów prac może być wykonywany przez inne zespoły, firmy lub współpracujących podwykonawców. Również każdy z nich wymaga zastosowania in-nych katalogów norm, zasad obmiaru i wyceny usługi.

Prace z obszaru remontowo–instalatorskiego można kosztorysować na podstawie Katalogu Nakładów Rzeczowych. Dla obliczenia tego obszaru kosztów można wykorzy-stać specjalistyczne oprogramowanie wspomagające. Do najpopularniejszych z nich zali-czamy Normę PRO oraz program ZUZIA.

5

Do prac związanych z montażem jednostki centralnej oraz instalacją i konfiguracją

urządzeń techniki komputerowej należy wykorzystać metodę szacunkową, zależną od ilości i zakresu czynności oraz ich czasochłonności.

Do kosztów robocizny należy dodać wszelkie koszty związane z zakupem sprzętu komputerowego i innych elementów wyposażenia, a także umeblowania oraz ogólne koszty transportu, ubezpieczenia i sporządzania niezbędnej dokumentacji. Rys. 7.2. Okno programu do kosztorysowania ZUZIA.

Źródło: www.zuzia.com.pl 3. Zasady tworzenia cenników ofertowych i informacyjnych.

Najczęściej tworzonym dokumentem w przedsiębiorstwie zajmującym się han-dlem sprzętem komputerowym jest aktualna oferta handlowa, popularnie zwana cenni-kiem. Cennik jest jednak przeważnie traktowany jako wstępna oferta cenowa, która sta-nowi fundament do negocjacji i ustalenia specyfikacji ewentualnego zamówienia. Jest także traktowany jako jeden z elementów reklamy sklepu czy serwisu komputerowego i często przybiera atrakcyjną szatę graficzną. Większe firmy i dystrybutorzy, którzy po-siadają systemy informatyczne do obsługi sprzedaży, generują automatyczne cenniki ofertowe, dostępne online z bezpośrednim sprawdzaniem stanów magazynowych i obsługą zamówień. Dodatkowo takie systemy tworzą i przesyłają pocztą elektroniczną skrócone wersje cennika lub informacje o promocjach i nowych ofertach.

Cennik, jak sama nazwa wskazuje, musi określić cenę za jedną sztukę towaru. Cena to według definicji ilość dobra (najczęściej jest nim pieniądz), za który sprzedawca jest gotowy przenieść prawa własności do danego towaru na rzecz kupującego.

6

W każdej gałęzi rynku można wyodrębnić następujące rodzaje cen:

cena producenta – cena ustalona przez producenta za jednostkę produktu, wy-robu lub usługi, będąca sumą zwrotu poniesionych kosztów produkcji, opakowa-nia, reklamy i dystrybucji oraz założonego zysku,

cena hurtowa – cena, po jakiej hurtownik sprzedaje towary przedsiębiorcy (sklep, serwis itp.), zajmującemu się handlem detalicznym,

cena detaliczna – cena oferowana końcowemu nabywcy za towar np. w sklepie, cena wolnorynkowa – cena ustalana w warunkach wolnej konkurencji, cena dumpingowa – cena ustalona poniżej kosztów wytworzenia i bez zysku dla

sprzedawcy. Ma na celu akceptowanie początkowych strat, aby np. pozbyć się konkurencji lub zareklamować nowy produkt,

cena urzędowa – cena ustalana przez właściwe organy administracji państwowej, cena sztywna – ceny sztywne sprawiają, że produkt sprzedawany jest po takiej

samej cenie wszystkim kupującym bez względu na ilość, cena minimalna – cena na granicy opłacalności; refunduje jedynie poniesione

koszty, cena maksymalna – cena, która teoretycznie w gospodarce rynkowej nie istnieje;

w praktyce odnosi się do najwyższej kwoty jaką nabywca może zapłacić za okre-ślony towar; jej wysokość może być ustalona przez określone przepisy prawa,

cena równowagi rynkowej – cena, przy której popyt na dane dobro jest równy je-go podaży, czyli tak zwana cena idealna, rzadko udaje się ją osiągnąć i z reguły występuje okresowo,

cena netto – cena bez podatku VAT; często, ze względu na zasady rozliczania tego podatku, jest głównym wskaźnikiem cenowym w transakcjach między przedsię-biorstwami; istnieją przepisy prawne pozwalające niektórym podmiotom (np. szkoły) na zakup sprzętu komputerowego bez podatku VAT.

cena brutto – cena dla użytkownika końcowego, uwzględniająca kwotę podatku VAT.

Ceny obowiązują przez wskazany okres. Przedsiębiorca podaje czas obowiązywa-

nia cen w cenniku. Można tworzyć cenniki w walutach obcych. W branży informatycznej powszechne jest stosowanie przeliczeń z cen w dolarach lub euro. Duży wpływ na to ma fakt, że większość sprzętu i podzespołów komputerowych jest importowana. Na rynku można spotkać następujące rodzaje cenników:

cennik detaliczny, cennik hurtowy, cennik kontraktowy, cennik promocyjny, cennik wyprzedażowy.

Do najistotniejszych reguł dotyczących tworzenia cenników zaliczamy:

w danym dniu powinien obowiązywać tylko jeden cennik tego samego rodzaju, cenniki sprzedaży na dany dzień obowiązuje przez całą dobę, jeżeli nie ma odpowiedniej adnotacji, cennik stanowi ofertę handlową

z powiązanymi z tym faktem konsekwencjami prawnymi, cenniki kontraktowe powiązane są z konkretnymi klientami,

7

cennik detaliczny powinien zawierać cenę brutto, powinien być podany rodzaj waluty, w jakiej podajemy ceny lub według której

jest przeliczany, kolejnym cennikom nadaje się unikalny, wyróżniający je symbol (może być po-

wiązany z datą), jeżeli danego towaru nie ma w magazynie, powinna pojawić się informacja

o terminie dostawy, każdy towar powinien być dokładnie opisany nazwą, opisem parametrów tech-

nicznych i symbolem własnym producenta lub sprzedawcy, powinien zawierać cenę za jedną jednostkę miary, która również musi być okre-

ślona.

Oprócz cennika produktów, w branży informatycznej używane są cenniki usług. Zawierają one nazwę i opis usługi. Ceny tam podawane mogą dotyczyć całości usługi (ryczałt) lub tylko ceną za 1 roboczogodzinę związaną z daną usługą.

Kluczowymi parametrami cenników, które decydują o ich wiarygodności i skuteczności są:

właściwy dobór metody ustalania cen, uwzględnienie konkurencyjności oferty, aktualność cennika, estetyka i czytelność cennika, wyróżnienie ofert specjalnych lub promocji.

Do tworzenia cenników wykorzystuje się różnego rodzaju oprogramowania kompu-

terowe. Najpopularniejszym sposobem tworzenia tradycyjnych cenników jest ich edycja w dowolnym arkuszu kalkulacyjnym. Tworząc szablon arkusza, można cyklicznie aktua-lizować dane walutowe, aby w szybki i prosty sposób generować aktualne zestawienia.

Bardziej zaawansowanym sposobem jest używanie do tego celu modułów generują-cych cenniki w systemach bazodanowych obsługujących stany magazynowe w firmie. Odpowiednio skonfigurowane raporty analizują nie tylko zmieniające się ceny zakupu, ale również uwzględniają stany magazynowe, pomijając towary, których aktualnie firma nie ma w ofercie.

W dobie informatycznych systemów obsługi sprzedaży (ERP/MRP), każdy liczący się na rynku dystrybutor–sprzedawca udostępnia swoim kontrahentom moduły zamówień wypo-sażone w generatory cenników ofertowych dla klienta końcowego. Pozwala to przedsię-biorcom na szybkie, łatwe i profesjonalne przygotowanie oferty dla klienta, połączonej z gwarancją dostępności podzespołów i urządzeń oraz możliwością złożenia natych-miastowego zamówienia.

8

Rys. 7.3. Przykład cennika ofertowego generowanego w systemie obsługi sprzedaży.

Źródło: incom.pl 4. Metody ustalania cen detalicznych

Towar przeznaczony do sprzedaży detalicznej jest oznaczony ceną. Musi być ona uwidoczniona w sposób zapewniający prostą informację o jej wysokości. W cenie deta-licznej brutto uwzględnia się podatek od towarów i usług (vat).

Ustalanie cen detalicznych odbywa się zazwyczaj w następujących etapach:

1. Ustalanie strategii cenowej dla produktu. 2. Ustalanie potencjalnego popytu dla produktu na istniejących rynkach. 3. Określenie kosztów jednostkowych produkcji lub zakupu produktu. 4. Analiza cen produktów konkurencyjnych. 5. Przyjęcie określonej metody ustalania cen. 6. Ostateczny wybór ceny dla produktu.

Koszt całkowity jest to suma kosztów stałych i zmiennych. Poziom kosztu całkowi-tego zależy od wielkości kosztu zmiennego, gdyż koszt stały jest dla danej partii produk-cyjnej taki sam. Koszty stałe są sumą kosztów pośrednich, które nie zmieniają się w za-leżności od liczby wytworzonych produktów. Natomiast koszty zmienne zależą od wiel-kości produkcji i dotyczą sumy kosztów materiału, maszyn, technologii i pracy. Produ-cent lub importer ustala cenę uwzględniającą oprócz kosztu całkowitego, planowaną marżę oraz wielkość popytu na dany towar. Nie zawsze jednak cena producenta lub im-portera jest ceną detaliczną. Produkt niejednokrotnie pokonuje długą drogę, zanim trafi do użytkownika końcowego. Na tej drodze pojawiają się hurtownicy, pośrednicy i na końcu sklepy detaliczne. Generuje to następne koszty pośrednie, które doliczane są do ceny sprzedaży. Na koniec cenę powiększa kwota podatków.

9

Ceny detaliczne mogą być kalkulowane za pomocą następujących metod:

narzutu na koszty, docelowego zwrotu kosztów, zysku docelowego, postrzeganej wartości produktu, naśladownictwa konkurencji, przetargu i negocjacji.

Pośrednicy z reguły ustalają ceny na sprzedawane produkty, stosując narzut pro-

centowy, który może być uzgodniony z producentem, czyli marżę brutto. Stosując meto-dę narzutów na koszty, nie bierzemy pod uwagę aktualnego popytu, wartości produktu postrzeganej przez nabywców i konkurencji na rynku.

Metoda zwrotu kosztów polega na określeniu punktu zrównania się całkowitych kosztów przeciętnych produkcji z całkowitym dochodem ze sprzedaży na jednostkę produktu przy określonej cenie. Czyli ustala taki moment, w którym producent jest w stanie pokryć wszystkie swoje koszty oraz wskazuje, ile jednostek produktu należy sprzedać, zanim producent zacznie osiągać zysk.

Metoda postrzeganej wartości jest przeważnie korzystniejsza dla klienta w myśl zasady, że rzecz jest warta tyle, ile ktoś chce za nią zapłacić. Czasami się zdarza, że war-tość produktu wzrasta z upływem czasu, jednak nie dotyczy to w szerszym zakresie podzespołów komputerowych.

Metoda naśladowania konkurencji jest mało kreatywna. Stosowana przez dłuższy czas, może zaszkodzić sytuacji finansowej firmy. Nie możemy bowiem polityki własnego przedsiębiorstwa uzależniać tylko od strategii cenowej konkurencji.

Metoda przetargu i negocjacji dotyczy przedsięwzięć o dużej wartości. Wtedy po-ziom cen ustala się indywidualnie z klientem w sposób jawny lub utajniony za pomocą rozmów lub konkursu ofert.

Największym błędem w ustalaniu ceny jest zbyt sztywne związanie jej z kosztami. Cena z reguły powinna odzwierciedlać sytuację produktu na rynku. Dla przykładu, po-winna być wyższa, gdy jest na produkt duży popyt i nie ma na rynku mocnej konkuren-cji, a zmniejszać się wraz ze zmniejszeniem zainteresowania i nasyceniem rynku.

W cenach dotyczących usług istotnym kosztem jest koszt roboczogodziny. Firmy komputerowe określają je na różnym poziomie. Do tego doliczane są koszty dojazdu do klienta, trudności lub zaawansowania technologicznego prac oraz ewentualnych kosz-tów materiałów i narzędzi. 5. Pozostałe dokumenty finansowe

Oprócz opisanych powyżej dokumentów kosztorysowych i kalkulacyjnych, ze sta-nowiskiem komputerowym związane są powszechne dokumenty dotyczące kupna-sprzedaży.

10

Dowodem kupna-sprzedaży według prawa są:

paragon, rachunek uproszczony, faktura VAT, umowa kupna-sprzedaży.

Każda wykonana usługa czy sprzedaż sprzętu komputerowego na rzecz inwestora,

organizacji lub osoby fizycznej, musi być udokumentowana jednym z tych dokumentów.

Osobne przepisy i kodeks cywilny określają dokładnie zasady dotyczące dokumen-tacji kupna-sprzedaży. Zależne jest to między innymi od formy organizacyjno-prawnej stron i ich zasad prowadzenia ewidencji podatkowej.

Bibliografia:

1. Kowalski T., Kwalifikacja E.12 Montaż i eksploatacja komputerów osobistych oraz urządzeń peryferyjnych, Gliwice, Helion 2012

2. Marciniuk T., Pytel K., Osetek S., Przygotowanie stanowiska komputerowego do pracy. Część 1 i 2, Warszawa, WSiP 2013

3. Mueller S., Rozbudowa i naprawa komputerów PC., Gliwice, Helion 2009 4. Wojtuszkiewicz K., Urządzenia techniki komputerowej, Warszawa, PWN 2011 5. Adamczewski P., Słownik informatyczny. Gliwice, Helion 2005

Netografia:

6. http://www.feromedia.net/index.php?option=com_content&view=article&id=25&Itemid=34 - FeroMedia

7. http://www.wynajemit.pl/cennik.php - Wynajem IT 8. http://computerwelt24.com/cennik - Cennik serwisu komputerowego 9. http://www.kosztorysy.biz/poradnik-kosztorysanta.php - Etapy

kosztorysowania