document unique de delegation

132, chemin de Bournereau 84170 MONTEUX

Association "L'OLIVIER" – Document Unique de Délégation – DUD (Validé par le Conseil d'Administration du 24/10/2013)

DOCUMENT UNIQUE DE DELEGATION

ENTRE :

L'ASSOCIATION L'OLIVIER 132, Chemin de Bournereau – 84170 MONTEUX

ET :

¤ L'Institut de L'OLIVIER : IME et SSES de L'OLIVIER – SESSAD La Gloriette 106, Chemin de Bournerau – 84170 MONTEUX ¤ L'Institut Thérapeutique Educatif et Pédagogique : I.T.E.P 77 AVIGNON 77, Rue Guillaume Puy – 84000 AVIGNON ¤ L'Etablissement et Service d'Aide par le Travail : E.S.A.T. de L'OLIVIER ZAC du Couquiou – 425, Avenue de Clapier – 84320 ENTRAIGUES ¤ Le Service d'Accompagnement à la Vie Sociale : S.A.V.S. Les CLES 3, rue de la Gloriette – 84000 AVIGNON ¤ La Maison d'Accueil Spécialisée : M.A.S. La SORGUETTE 174, chemin de Bournereau – 84170 MONTEUX

Association "L'OLIVIER" – Document Unique de Délégation – DUD (Validé par le Conseil d'Administration du 24/10/2013) 1

Sommaire

A – Introduction .................................................................................................................... 2

B – Les Directeurs dans les textes associatifs ...................................................................... 2

1 – Projet Associatif ................................................................................................... 2

2 – Les Statuts ........................................................................................................... 3

3 – Le Règlement Intérieur ........................................................................................ 3

C – Les Principes .................................................................................................................. 4

1 – Le Directeur dans l’Association ............................................................................ 4

2 – Le Directeur dans l’Etablissement ........................................................................ 4

D – Application selon les domaines ....................................................................................... 5

1 – Le Directeur et le Projet d’Etablissement ............................................................. 5

2 – Le Directeur et les usagers .................................................................................. 5

3 – Le Directeur et son secteur d’activité ................................................................... 7

4– Le Directeur et l’Association « l’Olivier » ............................................................... 7

5 – Le Directeur et la gestion des ressources humaines ............................................. 8

6 – Le Directeur et la gestion administrative ............................................................ 10

7 – Le Directeur et la gestion financière ................................................................... 11


PARTIE I : DOCUMENT UNIQUE DE DELEGATION

A – Introduction

Dans l’Association « l’Olivier », les professionnels chargés de la direction sont des Directeurs

d’Etablissement1. L’Association « l’Olivier » adhère à la Convention Collective Nationale du Travail

du 15 mars 1966. Les Directeurs d’Etablissement de l’Association s’y réfèrent pour eux-mêmes et

sont chargés de l’appliquer dans les Etablissements et Services qu’ils dirigent. Ils se conforment à

l’ensemble des textes législatifs et réglementaires régissant leur profession. Ils s’appuient sur le

Projet Associatif, et son annexe « Rôle et fonction des instances et des personnes », les Statuts et

le Règlement Intérieur de l’Association.

L’ensemble des modalités de fonctionnement est défini dans le Document Unique de Délégation.

Ce document a été élaboré dans des instances associatives (COMAVAS), dans la réunion des

Directeurs (RIDES) et enfin dans la Commission Technique (membres du Bureau et Directeurs). Il

est présenté au Conseil d’Administration pour adoption.

B – Les Directeurs dans les textes associatifs

1 – Projet Associatif

« Le Directeur d’un Etablissement est l’interface permanente entre l’Etablissement et l’Association

transmettant l’information dans les deux sens. Il est investi d’une délégation globale de

l’Association sur le fonctionnement de son Etablissement. (Point 2.2 du P.A.).

« … l’Association a mis en place une réunion régulière (RIDES : Réunion Interne des Directeurs

d’Etablissement ou de Service) des Directeurs avec le Coordinateur associatif afin :

- que les savoir-faire particuliers des uns puissent profiter à tous

- que les problèmes rencontrés soient analysés collectivement

- que la tentation de l’efficacité (factice) par le recours à la voie hiérarchique soit évitée

- que ce qui unit les Etablissements réside bien dans les valeurs partagées et non

seulement dans une gestion commune.

L’Association ne participe pas à la réunion des Directeurs rappelant ainsi que l’action dans les

Etablissements est déterminée par l’intérêt des personnes accueillies exprimé par les

professionnels. » (Point B 1.3 de l’Annexe « Rôle et fonction des instances et des personnes »).

1 Dans tout le texte, il faut entendre « Etablissement (ou Service) » » et non seulement « Etablissement ».


2 – Les Statuts

« Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire et autoriser tous

actes et opérations permis à l’Association qui ne sont pas du ressort de l’Assemblée Générale, et

pour assurer la gestion de l’Association.

En ce qui concerne les Etablissements et Services de l’Association, il nomme le Directeur auquel il

délègue tous pouvoirs pour l’orientation, l’évolution et la gestion de son Centre, en particulier la

possibilité d’engager et de licencier le personnel, d’ordonnancer les recettes et les dépenses dans

la limite du budget et, en relation avec les personnels qualifiés du Centre, de définir les principes et

les modalités des prises en charge. Les dépenses d’investissement non incluses au budget et leur

financement sont proposées au Conseil d’Administration par le Directeur. Le Conseil assure un

contrôle de résultat de chaque Centre, en particulier il approuve les budgets. » (art. 14)

3 – Le Règlement Intérieur

« Le Directeur a toute latitude pour partager avec l’ensemble du personnel la délégation des

pouvoirs reçue de l’Association concernant l’ensemble de la gestion et du fonctionnement des

Etablissement dans tous les domaines. » (art.4)

« Le Conseil d’Administration est chargé d’un contrôle de résultat du travail effectué dans les

Etablissements (ou Services). A cet effet, le Directeur doit lui présenter, au moins annuellement,

un rapport décrivant les activités du Centre dans tous les domaines : financier, gestion,

organisation, personnel. Le Conseil approuve ou désapprouve ce rapport. En cas de

désapprobation, le Conseil d’Administration n’a pas à modifier les décisions déjà prises concernant

le fonctionnement de l’Etablissement, mais il peut demander une modification de l’optique de

travail de celui-ci. » (art.5)

« Le Conseil d’Orientation comprend tous les membres du Conseil d’Administration et les

Directeurs des Etablissements (ou Services) avec voix délibérative. Le Conseil d’Orientation se

réunit avant toute réunion du Conseil d’Administration.

La Commission Technique comprend le Bureau et les Directeurs des Etablissements (ou Services)

avec voix délibérative. La Commission Technique se réunit avant toute réunion du Bureau.

Au plan de l’Association, les Directeurs contribuent à la réflexion concernant le projet, la politique

et les instances. Ils veillent au respect du Projet Associatif au sein des Etablissements (ou

Services) et le déclinent de façon opérationnelle (exécution, actualisation, articulation avec les

Projets d’Etablissement). Ils participent à la réflexion sur la stratégie et mettent en œuvre les

décisions prises au sein des instances prévues dans le Projet Associatif. » (art.6)


La nomination du Directeur d’un Etablissement existants sera proposée au Conseil

d’Administration par une commission de travail interne adéquate.

La nomination du Directeur d’un nouvel Etablissement sera proposée au Conseil d’Administration

par la commission de travail interne ayant élaboré le projet de création.

Si le Conseil d’Administration demandait la rupture du contrat de travail d’un Directeur, il lui

faudrait au préalable prendre l’avis de l’ensemble du personnel de l’Etablissement.

C – Les Principes

Le Directeur est l’interface entre le politique et le technique et entre les instances associatives et

l’Etablissement.

1 – Le Directeur dans l’Association

Le rapport entre le Directeur et l’Association est basé sur la confiance plutôt que sur le contrôle.

En conséquence, la délégation donnée au Directeur lui permet de prendre ou d’entériner les

décisions concernant l’Etablissement dans tous les domaines. Cependant, pour des décisions

ayant une incidence sur des éléments importants de la politique de l’Etablissement, il se doit de les

évoquer au niveau associatif (Commission Technique).

En particulier, il lui appartient de suggérer ou d’organiser des « groupes internes » lorsque cela

convient.

Il veille à transmettre aux instances associatives toutes questions ayant une incidence significative

sur le fonctionnement de l’Etablissement. Par contre, il évite de les encombrer par des sujets ou

des éléments moins importants. Ceci concerne le rapport annuel d’activité mais aussi les

informations apportées dans les instances associatives où il siège.

2 – Le Directeur dans l’Etablissement

Dans chacun des Etablissements le Directeur est garant de la mise en œuvre d’une concertation

entre tous les acteurs de l’Etablissement. Conformément au Projet Associatif, il veille à la

possibilité d’implication individuelle et collective des professionnels dans les choix et les

orientations comme dans l’élaboration des projets et l’application de la réglementation.

C’est donc une démarche favorisant la responsabilisation de chacun dans tous les domaines qui

est recherchée.


Ce fonctionnement amène à l’émergence de décisions généralement collectives que le Directeur

valide et officialise.

La responsabilité collective des professionnels n’exclut pas la responsabilité individuelle du

Directeur. En conséquence, dans certains cas, le Directeur peut prendre seul les décisions

nécessaires. Cette règle s’applique différemment selon les domaines. Dans certains cas

(orientations, projets individuels, …) la décision est collective, dans d’autres (mise en œuvre du

budget, …) le Directeur est amené à décider seul.

D – Application selon les domaines

1 – Le Directeur et le Projet d’Etablissement

Le Directeur participe à la réflexion qui aboutira à l’élaboration de Projet Associatif. Son adoption

relève de l’Association. Le Directeur le déclinera de façon opérationnelle dans son établissement.

En particulier il doit veiller à la cohérence avec le Projet d’Etablissement.

Le Directeur est responsable de l’élaboration du Projet d’Etablissement (ou de Service) ainsi que

des projets techniques (éducatif, thérapeutique, social, pédagogique, …). Il lui revient d’organiser

les groupes de travail adéquats pour que chacun puisse s’approprier ces Projets.

2 – Le Directeur et les usagers

Chaque Directeur d’Etablissement garantit, par la mise en œuvre du Projet d’Etablissement et

l’élaboration de projets individualisés, que les bénéficiaires sont placés au cœur du dispositif

médico-social développé pour eux. Il s’assure de la formalisation, du suivi et du respect des projets

personnalisés.

Chaque Directeur, dans sa structure, cherche à faire participer les bénéficiaires, dans la mesure

du possible, à la vie de l’Etablissement. En particulier, il apporte un grand soin à la tenue des

Conseils de la Vie Sociale (CVS) ou à toute autre forme de participation des bénéficiaires.

Chaque Directeur est responsable de la mise en œuvre permanente des actions éducatives,

médicales, pédagogiques ou techniques pour lesquelles l’Etablissement a été créé et autorisé.

Chaque Directeur prononce, selon la procédure prévue par les textes réglementaires, l’admission

et la sortie des bénéficiaires.


Chaque Directeur s’assure du respect permanent de leur sécurité morale et matérielle dans le

cadre de l’activité professionnelle, de l’exercice de leur citoyenneté, de leur vie sociale, de leur

intimité et plus généralement de leurs droits.

Chaque Directeur est responsable de la sécurité des personnes se trouvant dans l’Etablissement.

A cet effet il doit veiller à ce que soit souscrit un contrat d’assurance garantissant la responsabilité

de l’organisme gestionnaire.

Chaque Directeur met tout en œuvre pour garantir la qualité de l’accompagnement et pour cela il

s’appuie sur le projet et les processus d’évaluation prévus.

Chaque Directeur est responsable de la gestion et de la valorisation des ressources humaines de

sa structure et de l’adéquation du plateau technique avec les besoins des usagers.

Chaque Directeur organise les relations avec les familles des mineurs ou adultes admis dans

l’Etablissement. Il les associe, le cas échéant, à l’accompagnement des usagers. Il s’astreint à

respecter ou à faire respecter la discrétion nécessaire à la protection de la confidentialité des

situations individuelles ou familiales.

Concernant les personnes majeures, le Directeur veille au bien-fondé d’associer ou non les

familles ou les proches à l’accompagnement des usagers.

Chaque Directeur recherche en permanence la bonne information des familles, des élus

associatifs, des partenaires, des bénévoles, sur l’action menée. Il est vigilant au risque de

dysfonctionnement causé par :

- Une absence de moyens ou des contraintes légales contradictoires

- L’effet de difficultés relationnelles entre salariés

- Des difficultés de compréhension ou tout autre problème avec les élus associatifs

- Des difficultés d’assurer la sécurité matérielle et morale des personnes faute de

moyens

- Des difficultés de tous ordres (financières, relationnelles, budgétaires, commerciales,

économiques, etc …) avec les autorités de tarification et plus généralement les

partenaires sociaux ou commerciaux (pour l’ESAT).

Chaque Directeur s’attache à donner le sens nécessaire à l’action, par l’animation des

professionnels, et éventuellement des bénévoles, attachés à l’Etablissement


3 – Le Directeur et son secteur d’activité

Chaque Directeur peut être personne ressource au service d’instances, d’organismes,

d’organisations et d’Associations du secteur qui le concerne.

Chaque Directeur assure avec le Président (ou son représentant), les relations extérieures et plus

particulièrement avec les services financeurs, les autorités administratives, les services de

l’éducation spécialisée, les établissements financiers. Il peut être amené à représenter

l’Association en justice.

Dans le cadre de la mise en réseau ou de la mutualisation des compétences ou des

connaissances, il participe aux réunions professionnelles nécessaires à sa formation et à son

information. Il peut s’investir dans un engagement militant concernant son secteur d’activité.

4– Le Directeur et l’Association « l’Olivier »

(Développement du point 1 du Chapitre C : Les Principes)

Le Directeur agit en adéquation avec les différents textes associatifs (en particulier lors des

travaux de rédaction du Projet d’Etablissement).

Les commissions et groupes de travail auxquels il participe ont des fonctions de liaison entre

l’Association et les structures. Ces instances ne diminuent en rien le rôle primordial du Directeur

qui est investi d’une délégation globale de l’Association quant au fonctionnement de son

Etablissement (Projet Associatif, chapitre 2.2)

Chaque Directeur participe à la définition de la politique à moyen et à long terme de l’Association,

en aidant le Conseil d’Administration sur les choix et les options stratégiques, notamment en ce qui

concerne la promotion des valeurs associatives, le respect des institutions, la représentation des

usagers, le développement des Etablissements (ou Services), la création de nouvelles structures,

eu égard aux besoins identifiés.

Chaque Directeur assiste, de droit, avec voix délibérative, aux réunions des différents

commissions associatives, avec voix consultative, aux réunions du Bureau et au Conseil

d’Administration, auxquels il rend compte régulièrement de l’exercice de sa fonction, et des

activités des Etablissements (ou Services).

Chaque Directeur est responsable des relations publiques, avec les services de tutelle ou de

contrôle, les milieux sociaux, professionnels, les autres associations ou organismes.


Chaque Directeur participe activement au fonctionnement transversal de l’Association en

particulier par son implication dans les commissions et groupes de travail mis en place et par la

coopération avec les autres Directeurs (Cf. : annexe du Projet Associatif)

5 – Le Directeur et la gestion des ressources humaines

Le Projet Associatif précise qu’il concerne le fonctionnement institutionnel de l’Association et des

Etablissements (ou Services). Il ne concerne pas le fonctionnement salarial pour lequel le

Directeur est investi du pouvoir de l’employeur par délégation de l’Association.

Le Conseil d’Administration nomme le Directeur (sur proposition d’un groupe de travail) auquel il

délègue tous pouvoirs pour l’orientation, l’évolution et la gestion de son centre, en particulier la

possibilité d’engager et de licencier le personnel, d’ordonnancer les recettes et les dépenses dans

la limité du budget et, en relation avec le personnel qualifié du centre, de définir les principes et les

modalités des prises en charge.

Le Directeur a toute latitude pour partager, sous sa responsabilité, la délégation des pouvoirs

reçus de l’Association concernant l’ensemble de la gestion et du fonctionnement des

Etablissements (ou Services) dans tous les domaines.

Chaque Directeur est responsable et a autorité sur l’ensemble du personnel de l’Etablissement

qu’il dirige.

Chaque Directeur, pour la bonne marche de sa structure, s’assure de :

- L’équilibre entre les ressources humaines et les besoins d’accompagnement des

personnes handicapées,

- La cohérence des fonctions institutionnelles et des compétences professionnelles,

- La représentation de l’employeur auprès des instances représentatives des personnels

(Délégués du Personnel, Représentants Syndicaux, Comité d’Entreprise, Comité

d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail)

Chaque Directeur est responsable des ressources humaines nécessaires à l’accomplissement de

la mission de sa structure. Aucun engagement ni sanction du personnel ne peuvent intervenir

sans son accord. Il recrute le personnel, gère les relations employeur/employé, durant l’exécution

des contrats de travail.

Chaque Directeur réalise, au sein de sa structure, les différents entretiens visant à instaurer un

dialogue avec les salariés. Ces entretiens sont effectués selon la réglementation en vigueur.


Chaque Directeur dirige l’équipe de techniciens employés dans l’Etablissement (ou Service). Il lui

appartient, dans le respect de leurs disciplines respectives, d’organiser et de coordonner leur

action. A cette fin, il veille à la programmation et l’animation des réunions de travail et de synthèse,

il veille à la concertation, ainsi qu’aux liaisons internes et externes, il veille à l’application de

toutes les décisions qu’il prend après consultation de son équipe.

Chaque Directeur dispose de tous les pouvoirs de contrôle, de direction et de discipline en vue de

lui permettre d’assurer l’entier accomplissement des obligations incombant à sa structure et plus

généralement le strict respect de la réglementation spécifique applicable à ses activités.

Chaque Directeur est chargé d’organiser le travail du personnel de sa structure dans le respect

des dispositions légales, réglementaires et conventionnelles applicables, et notamment dans le

respect de celles applicables à la durée du travail et aux modalités d’aménagement du temps de

travail du personnel cadre et non cadre. Face à la complexité des dispositifs et à leurs difficultés

d’application dans l’objectif d’une prise en charge la plus humaine et la plus bénéfique pour les

personnes handicapées, en accord avec le Conseil d’Administration, il privilégiera les solutions

concertées avec le personnel à la stricte application de la règle.

Chaque Directeur a la responsabilité de l’application des dispositions légales et réglementaires en

matière d’hygiène et de sécurité au sein de sa structure.

Il appartient à chaque Directeur de :

- Définir et mettre ne œuvre toutes les mesures de prévention utiles et nécessaires pour

assurer d’une manière générale la sécurité du personnel (et notamment organiser et

mettre en œuvre l’information et la formation pratique à la sécurité).

- Se tenir informé de l’évolution technique et réglementaire à la prévention des risques au

sein de sa structure

- Assurer chaque année la mise à jour du Document Unique d’Evaluation des Risques

Professionnels propre à sa structure

Chaque Directeur est autorisé à déléguer ou subdéléguer les pouvoirs et responsabilités qui lui

sont conférées, à titre temporaire ou permanent, à une personne pourvue de l’autorité et de la

compétence nécessaire


Chaque Directeur est responsable de l’adéquation du plateau technique de sa structure et pourvoit

à son adaptation dans le cadre budgétaire. Il embauche et licencie le personnel, il est responsable

de toutes les sanctions ou modifications de contrats.

Conformément à la réglementation, lorsqu’il existe un Règlement Intérieur du personnel, chaque

Directeur le fait appliquer dans sa structure. Il contrôle l’action des professionnels et ajuste leurs

interventions en cohérence avec les horaires de travail.

Chaque Directeur organise ou supervise le travail des stagiaires confiés à l’Etablissement par les

Centres de Formation.

Chaque Directeur doit promouvoir et planifier la formation et le perfectionnement de l’ensemble du

personnel de l’Etablissement, ainsi que les siens propres. Il suscite et anime les travaux de

recherche susceptibles d’être poursuivis au sein de sa structure.

6 – Le Directeur et la gestion administrative

Il est déjà dit que le Conseil d’Administration nomme le Directeur et lui délègue tous pouvoirs pour

l’orientation, l’évolution et la gestion de son Centre.

Chaque Directeur assure la bonne marche de son Etablissement. Il doit veiller à ce que toutes les

formalités exigées par la réglementation en vigueur soient faites régulièrement. Il coordonne les

activités des divers services.

Chaque Directeur est responsable devant les instances internes et externes de la gestion

administrative et financière des différentes structures gérées par l’Association.

Il exerce sa mission dans le respect du cadre législatif et des règles professionnelles et

déontologiques, en référence :

- Aux textes législatifs et réglementaires qui régissent chaque structure

- Aux objectifs de l’Association tels que déclinés dans le Projet Associatif, les Statuts et le

Règlement Intérieur de l’Association

- Aux règles du droit du travail, de la Convention Collective de 1966, du Règlement

Intérieur du personnel

Chaque Directeur est garant de la qualité du service rendu, notamment au regard de la cohérence

des missions spécifiques de chaque structure en référence aux autorisations de fonctionnement

qui les concernent et aux besoins étudiés des populations accueillies.


Chaque Directeur est garant de l’organisation et de la mise en œuvre de l’évaluation interne propre

à sa structure, en lien avec les autres Etablissements et Services de l’Association.

Chaque Directeur est garant du bon fonctionnement et des moyens de l’organisation de sa

structure dans le cadre de ses missions.

Chaque Directeur participe à la veille sociale et administrative et applique les lois et les règles en

vigueur.

Chaque Directeur a la capacité de signer tout courrier relatif à l’Etablissement dont il a la charge.

Chaque Directeur a la capacité de signer tout bordereau, récépissé, courrier recommandé ou

document relatif à l’Etablissement dont il a la charge

7 – Le Directeur et la gestion financière

Chaque Directeur est responsable devant le Conseil d’Administration du fonctionnement financier

de l’Etablissement. Il assume la préparation du budget de fonctionnement et des investissements

qu’il juge nécessaires. Les dépenses d’investissement non incluses au budget et leur financement

sont proposées au Conseil d’Administration par le Directeur. Le Directeur doit présenter au Conseil

d’Administration, au moins annuellement, un rapport décrivant les activités de la structure dans les

domaines financiers, gestion, organisation, personnel (Cf. chapitre 3 – « le Règlement Intérieur »).

Chaque Directeur donne les instructions et les orientations nécessaires à l’élaboration des budgets

et comptes administratifs. Il les communique pour approbation aux instances associatives, et les

transmet aux services financeurs et de contrôle selon les procédures réglementaires en vigueur.

Chaque Directeur ordonnance les dépenses et planifie les investissements, veille aux ressources

financières et à la politique patrimoniale, règle tous les dossiers techniques avec les

établissements financiers.

Chaque Directeur veille à la mise en place de moyens techniques appropriés au traitement de la

gestion comptable et financière, notamment au moyen d’un système informatique adapté (matériel,

logiciel, méthodologique, …).


Chaque Directeur dispose de la signature des comptes bancaires, sans limitation de montant,

concernant sa structure. Il ne possède pas la capacité de signer sur les comptes bancaires

strictement associatifs (comptes courants, comptes titres, etc.)

Chaque Directeur est responsable de la gestion budgétaire de sa structure et met en place la

concertation utile aux professionnels qui la composent.

Chaque Directeur est garant et peut déléguer tout ou partie des tâches suivantes sur le plan

technique :

- Elaboration et suivi du budget prévisionnel de sa structure

- Elaboration des contrôles budgétaires mensuels, de l’analyse de gestion

- Elaboration du bilan et du compte de résultat

- Elaboration du rapport d’activité

- Suivi de la trésorerie, des banques, …

- Gestion et administration de l’économat et des achats courants ou de production

(contrôle des acheteurs des unités de production)

- Recherche des meilleurs devis en vue de la réalisation des investissements et des

opérations de maintenance ou d’entretien

- Préparation et élaboration des décisions d’investissement (P.P.I., projets, suivi des

chantiers, …)

- Recherche des financements.

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