CARIBBEAN INTERNATIONAL

UNIVERSITY

COORDINACIN DE MAESTRA

REA DE CIENCIAS GERENCIALES

MAESTRA EN GERENCIA, MENCIN

SISTEMAS DE INFORMACIN

DISEO DE SISTEMA DE INFORMACIN DE

APOYO A LA GESTIN DE PROCESOS

ADMINISTRATIVOS Y ACADMICOS

Caso de estudio: "U.E. MANUELITA SAENZ"

Presentado por:

Delgado R., Jacqueline

Delgado R., Yelitza

Iafolla G. Cesar B.

Asesor:

M.D. Edwuard Castaeda

OBJETO DE ESTUDIO

La Unidad Educativa Manuelita Senz fue fundada el 19 de Mayo delao 1990, su epnimo se debe a una insigne patriota ecuatoriana,

compaera del Libertador Simn Bolvar, fue llamada La Libertadoradel Libertador.

Es una Institucin Privada, la cual a travs del ejercicio innovador,

pertinente, eficaz y eficiente formando jvenes Bachilleres en Ciencias

y Humanidades para Universitarios futuros del maana.

OBJETO DE ESTUDIO

Misin: Ofrecer un servicio educativo de calidad, dirigido a la

formacin de un ser humano que al egresar a la Educacin Superior,

est dotado de una cultura cientfica y tecnolgica, as como

humanstica, que le permita incorporarse al sistema educativo con el

nimo de mantener un desarrollo sustentable y la proteccin del medio

ambiente con fundamentos de paz y democracia.

Visin: Formar ciudadanos con sensibilidad y responsabilidad social,

capacitados para adaptarse a los cambios, con permanente deseo de

superacin creando en los Estudiantes valores como: amor,

responsabilidad, tolerancia, paz, solidaridad, compromiso, integridad,

cooperacin, dedicacin, autonoma, liderazgo, conocimiento,

innovacin, confianza, creatividad.

PROBLEMTICA ACTUAL

En la actualidad los procesos administrativos como inscripcin de

alumnos, gestin de notas, generacin de documentos acadmicos,

memorandos, se manejan mediante una combinacin de formatos

manuscritos y herramientas ofimticas como hojas de clculo y

procesadores de texto.

Este esquema de trabajo manifiesta un proceso no muy eficiente de

control de notas, funcionando en forma manual y originando alto grado

de desorden, lentitud en la realizacin de reportes, duplicacin de

datos y demora en la entrega de notas.

PROBLEMTICA ACTUAL

El Centro Educativo actualmente cuenta con un nmero alto de

matrcula de alumnos, influyendo de manera directa a provocar un

proceso de registro, con retardos y en ocasiones con errores, esto

genera una alta carga de trabajo a las seccionales encargadas de

coordinar este proceso, y se puede prestar a la prdida y alteracin de

la informacin.

Tomando en consideracin todo lo mencionado anteriormente, se

propone el diseo de un sistema de informacin bajo ambiente web y

usando tecnologas libres, que simplifique los procesos administrativos

y acadmicos, evitando la duplicacin y prdida de informacin, que

agilice el proceso de control de notas, centralice el manejo del portal

informativo y elimine todos los procesos manuales que actualmente se

realizan.

OBJETIVOS

Objetivo General: Disear un sistema de informacin de apoyo a la

gestin de procesos acadmicos y administrativos para la "U.E.

Manuelita Saenz".

Objetivos Especficos:

Analizar la informacin relacionada con los procesos administrativos y acadmicos de la institucin.

Analizar los requerimientos necesarios para el diseo del sistema de informacin.

Analizar las diferentes alternativas de software existentes, para elegir el que mejor se adapte a las necesidades.

Modelar la estructura del software, base de datos de la aplicacin y la interfaz del usuario.

JUSTIFICACIN

Surge la necesidad de dar respuesta oportuna a los

requerimientos de la institucin, mediante el diseo de un sistema

de informacin al nivel que permita agilizar, simplificar y optimizar

los procesos administrativos y acadmicos.

Proporcionando un servicio de calidad, en cuanto a inscripcin

de alumnos, gestin de notas, generacin de documentos

acadmicos.

Mejorando la comunicacin e interaccin, utilizando

adecuadamente la tecnologa de la informacin, reduciendo

gastos administrativos en el buen funcionamiento de los servicios

que presta la institucin.

ALCANCE

Diseo de un sistema de informacin de apoyo a la gestin de los

procesos administrativos y acadmicos en la U.E Manuelita Senz.

El cual permita lograr la optimizacin y calidad de los servicios

administrativos y acadmicos que ofrece la institucin educativa, como

lo son: proceso de inscripcin, gestin de notas, generacin de

documentos acadmicos, logrando as la reduccin de costos

administrativos y el mejoramiento del portal informativo y la

capacitacin del personal que labora en la misma.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Operativo:

El diseo operacional es factible ya que el diseo del sistema deinformacin cubre con todos los requerimientos de una forma sencilla y

amigable, proporcionando informacin oportuna y confiable.

En lo que respecta al personal de la institucin, prcticamente todoslos profesores han asistido a cursos de formacin sobre comunicacin,

informtica, trabajo en equipo y la cohesin.

La innovacin en cuanto a las tecnologas de la informacin y lacomunicacin es apoyada por el grupo de trabajo y los acuerdos se

toman igual en equipo.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Operativo:

En cuanto al aspecto tcnico, se evaluarn los requerimientos deplanta fsica como seguridad del recinto, suministro elctrico, acceso

remoto a los servicios, red de datos interna entre otros.

Se determinarn adems las caractersticas mnimas de los equiposde computacin en base a la arquitectura del diseo del software y a la

estimacin de la carga de usuarios concurrentes.

En cuanto al software ser bajo tecnologas web, utilizando sistemasoperativos, lenguajes de programacin y bases de datos de licencia

libre.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Operativo:

Se requiere personal Tcnico, una vez implementado el Sistema deInformacin ya que al Recurso Humano existente no es profesional

Informtico.

En cuanto al Hardware, actualmente se requiere, ya que contabancon un laboratorio de Computacin con 20 equipos de computacin los

cuales fueron robados.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD

Econmico:

Se cuenta con las herramientas necesarias para llevar a cabo eldiseo del sistema de informacin entre ellos materiales de oficina,

papel para impresoras, cartuchos de impresoras, costos del recurso

humano, costos de hardware y software, entre otros.

ANTECEDENTES

Desarrollo de un Sistema de Informacin para la Administracin deun Colegio. En el Estado Vargas. . Propuesto por Manuel Andrade

Fornell y Luis Rodrguez Ojeda, ao 2003.

Sistema de Informacin para Inscripcin de Estudiantes y Emisin deBoletines en la Escuela Bolivariana Lisandro Ramrez. Propuesta porWilfredo Ramrez (2010).

Sistema de Informacin para el Registro y Control de Notas delColegio La Estancia San Isidro Labrador. Propuesto por Eilen Jola el 2

de Diciembre de 2013.

MARCO LEGAL

Basamento Legal:

En la Constitucin de la Repblica Bolivariana de Venezuela (1999),art 108, 109 y 110.

Ley Orgnica de Telecomunicaciones (2000)

Ley Orgnica de Ciencias y Tecnologas e Innovacin (2005)

Decreto 1290 Administracin y Funcionamiento de la Tecnologa

Ley Orgnica de Educacin (2009)

SITUACIN ACTUAL

Manejo ineficiente

de la U.E.

AcadmicoContable

Administrativo

Demora en recibos Control de Asistencia no oportuno

Imposible control de Descontrol de Notas

Pagos mensuales a destiempo de pago

Descontrol en el pago de los Uniformes rendimiento de los

Profesores

Proceso de Inscripcin lento

Utilizacin de papelera Burocrtica

Retardo Emisin de Reportes

Duplicacin de Datos

Extravo de Documentos

IMPLEMENTACIN

Es la actividad por la cual se procede a instalar el software creado en

la plataforma adecuada, adems de entrenar a los usuarios finales del

sistema como lo son el personal Administrativo y Docente de la

institucin, y construir todos los archivos que sean necesarios para

almacenar los datos.

Lenguaje de Programacin: PHP

Base de Datos: MYSQL

HTML

WAMP

IMPLEMENTACIN

Induccin al Personal

Este pretende facilitar la adaptacin e integracin del personal

administrativo y docente de la U.E Manuelita Saenz mediante

programas de capacitacin sobre el manejo y uso adecuado del

sistema de informacin de apoyo a la gestin de los procesos

administrativos y acadmicos con el propsito de mejorar el acceso a

la informacin, de una forma organizada y sistematizada

contribuyendo a la calidad en la prestacin de los servicios que se

ofrecen a los estudiantes.

SOPORTE Y MANTENIMIENTO

El soporte tcnico puede variar dependiendo del rango de

posibilidades. Algunas cosas que son soportadas en los niveles bajos

de soporte pueden ser soportadas en los altos niveles; por ejemplo, las

preguntas directas pueden ser llevadas a cabo a travs de mensajes

de texto o fax; los problemas de software bsico pueden ser resueltos

por telfono, mientras que los problemas de hardware son por lo

general tratados en persona.

FACTORES DE RIESGO

Operatividad: En cuanto al funcionamiento de los equiposinformticos se pueden ver afectados por las amenazas naturales o

catstrofes, se tendra como opcin un equipo alternativo o plan de

contingencia.

Tecnolgicos: Para proteger la informacin de los virus informticos,se debe utilizar medidas preventivas y correctivas, tales como

software anti-virus, Firewall, o para sincronizar transacciones.

Humanos: Se debe contar con medidas de seguridad del sistema,gestin de claves de acceso y cifrado de la informacin residente en la

base de datos, en el cual se realicen auditorias para verificacin de

debilidades y ajustarlas para evitar los delitos informticos.

PLANES DE MITIGACIN

Para la proteccin de la informacin en caso de algn evento que

pudiera ocurrir en cuanto a las fallas de los equipos, desastre natural,

virus informtico, interrupcin del servicio elctrico se debe desarrollar

un plan de emergencia y de recuperacin, en el cual se llevaran a

cabo mediante actividades para la reduccin y eliminacin de los

riesgos que proponen las medidas de accin, entre ellas:

Realizar copias de seguridad (backups) a los archivos de trabajo Mantener los equipos alternativos en buen funcionamiento Uso adecuado de los UPS en caso de fallas elctricas Mantenimiento del aire acondicionado para el control y monitoreo dela temperatura.

Contar con los extintores de incendios entre otras.

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REA DE CIENCIAS GERENCIALES

MAESTRA EN GERENCIA, MENCIN

SISTEMAS DE INFORMACIN

Presentado por:

Delgado R., Jacqueline

Delgado R., Yelitza

Iafolla G. Cesar B.

Asesor:

M.D. Edwuard Castaeda

MUCHAS GRACIAS