trabajo n°4 - sistema informático para la mejora de procesos académicos administrativos

8/11/2019 TRABAJO N4 - Sistema Informtico Para la Mejora de Procesos Acadmicos Administrativos

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I

DEDICATORIA

DES

A mis padres: Ejemplo deesfuerzo, trabajo yresponsabilidad; por su apoyoconstante y motivacin paraavanzar en mi formacinprofesional.

MENDOZA JIBAJA, Luigi

En agradecimiento a Dios, quien

dispone de todo, y a mis padresporque gracias a ellos meencamino en la senda delprofesionalismo con el fin dealgn da retribuir el apoyobrindado.

SAAVEDRA CAMACHO, Luis


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II

AGRADECIMIENTO

El equipo investigador expresa su ms sincero agradecimiento a las siguientes personas: Alos Docentes de la Universidad Csar Vallejo que contribuyen a formarnos comoprofesionales competentes, en especial al Ing. Rubn More Valencia por el apoyo en larealizacin de este proyecto. Al profesor del curso de Desarrollo del Trabajo de InvestigacinMg. Luis Vlez Ubillus quin nos ha guiado acertadamente en la planificacin y elaboracin

de la presente investigacin. Al Director del ISTP. Juan Jos Farfn Cspedes, de laciudadde Sullana, por las facilidades brindadas para el desarrollo de nuestra investigacin.

Los Autores


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III

PRESENTACIN

Seores miembros del jurado, los alumnos Luigi Mendoza Jibaja y Luis Saavedra Camachotienen el honor de presentar a ustedes la tesis titulada: Sistema Informtico para la mejora y

soporte de los procesos acadmicos administrativos en el rea de Secretara Acadmica delInstituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes Sullana.

Esta tesina fue desarrollada con el objetivo de disear e implementar un sistema deinformacin y determinar de qu manera su uso contribuye a mejorar y brindar soporte a losprocesos acadmicos y administrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica delInstituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes, ubicado en la provinciade Sullana. Adems la presente tesina se elabor para cumplir con el requerimiento de loscursos de Metodologa de la Investigacin, y Anlisis y Diseo de Sistemas, amboscorrespondientes al V ciclo de la Escuela de Ingeniera de Sistemas.

Ponemos a su disposicin la presente tesina, esperando que cumpla los objetivos yrequerimientos previstos.

Los Autores


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IV

NDICE GENERAL

DEDICATORIA ....................................................................................................................................... I

AGRADECIMIENTO ............................................................................................................................. II

PRESENTACIN ................................................................................................................................. III

RESUMEN ............................................................................................................................................. VI

ABSTRACT .......................................................................................................................................... VII

INTRODUCCIN ................................................................................................................................ VIII

CAPTULO I: Generalidades ............................................................................................................. 1

CAPTULO II: Plan de la Investigacin .......................................................................................... 3

2.1. Realidad Problemtica .............................................................................................................. 4

2.2. Formulacin del Problema ....................................................................................................... 5

2.2.1. Pregunta General ............................................................................................................... 5

2.2.2. Preguntas de Investigacin ............................................................................................... 5

2.3. Objetivos ..................................................................................................................................... 6

2.3.1. Objetivo General ................................................................................................................. 6

2.3.2. Objetivos Especficos......................................................................................................... 6

2.4. Antecedentes .............................................................................................................................. 7

2.5. Justificacin ................................................................................................................................ 9

2.5.1. Justificacin Metodolgica ................................................................................................ 9

2.5.2. Justificacin Social ............................................................................................................. 9

2.6. Marco Terico ............................................................................................................................ 9

2.6.1. Sistemas de Informacin ................................................................................................... 9

2.6.2. Educacin Superior y Gestin de Calidad............................................................... 12

2.6.3. El rea de Secretara Acadmica ............................................................................. 15

2.6.4. Metodologa Rational Unified Process (RUP)............................................................. 16

2.7. Marco Conceptual .................................................................................................................... 18

CAPTULO III: Marco Metodolgico .............................................................................................. 19

3.1. Tipo de Estudio ........................................................................................................................ 20

3.2. Diseo de Investigacin .......................................................................................................... 20

3.3. Hiptesis .................................................................................................................................... 20


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V

3.4. Identificacin de Variables ..................................................................................................... 20

3.4.1. Operacionalizacin de variables .................................................................................... 21

3.5. Poblacin, Muestra y Muestreo ............................................................................................ 22

3.5.1. Poblacin ........................................................................................................................... 22

3.5.2. Muestra .............................................................................................................................. 22

3.5.3. Muestreo ............................................................................................................................ 23

3.6. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos ........................................................... 23

3.6.1. Tcnicas ............................................................................................................................. 23

3.6.2. Instrumentos ................................................................................................................. 23

CAPTULO IV: Descripcin de Resultados ................................................................................. 24

4.1. Descripcin de Resultados..................................................................................................... 25

4.1.1. Presentacin de los Resultados del Pre Test y Post Test del grupo de estudio.... 25CAPTULO V: Discusin de Resultados ...................................................................................... 32

CAPTULO VI: Conclusiones .......................................................................................................... 35

CAPTULO VII: Recomendaciones ................................................................................................ 37

CAPTULO VIII: Referencias Bibliogrficas ................................................................................ 39

CAPTULO IX: Anexos ...................................................................................................................... 41

ANEXO N01 - FICHA DE OBSERVACIN ............................................................................... 42

ANEXO N02CUESTIONARIO DE PRE TEST SOBRE LA SATISFACCIN DEL

USUARIO.......................................................................................................................................... 43

ANEXO N03CUESTIONARIO DE POST TEST SOBRE LA SATISFACCIN DELUSUARIO.......................................................................................................................................... 44


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VI

RESUMEN

La presente investigacin es de carcter aplicativo, y tiene el propsito de disear eimplementar un Sistema Informtico que contribuya a mejorar y brindar soporte a los

procesos acadmicos administrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica delInstituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes de la ciudad de Sullana,el mismo que se ha elaborado considerando los aportes de teoras relacionadas con lossistemas y la gestin de la calidad.

La investigacin es de tipo experimental y comprende un diseo cuasi experimental de unsolo grupo. Para obtener la informacin se tom una muestra. Como grupo de estudio se haelegido a 30 alumnos de formacin tecnolgica que hacen uso de los servicios del rea deSecretara Acadmica, a quienes se les aplic un pre test y pos test, consistente en unaencuesta, con un cuestionario de 7 tems, para comprobar la calidad del servicio que brindael rea de Secretara Acadmica, as mismo se ha empleado fichas de observacin para

controlar el tiempo que requiere cada proceso, y de esa forma determinar si el uso de unsistema informtico contribuye a mejorar los procesos acadmicos administrativos realizadospor los trabajadores del rea de Secretara Acadmica (secretaria y tesorera).

La implementacin y uso de un Sistema Informtico, contribuye a mejorar y brindar soporte alos procesos acadmicos y administrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica.Esto se ve evidenciado, en los resultados obtenidos en el pos test, lo cual indica elincremento del grado de satisfaccin de los clientes con la calidad del servicio que brinda elrea.

De esta manera en la presente investigacin se ha resaltado la repercusin de la aplicacin

del Sistema Informtico para la mejora y soporte de los procesos acadmicos yadministrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica del Instituto SuperiorTecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes de la ciudad de Sullana.

Palabras Claves:

Sistema de Informacin

rea de Secretara Acadmica

Procesos Acadmicos Administrativos


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VII

ABSTRACT

This research is applicative, and is intended to design and implement a computer system tohelp improve and provide academic support administrative processes carried out by the

Academic Secretariat Area Public Technology Institute Juan Jos Farfn Cspedes of theSullana city, the same that has been developed considering the contributions of relatedtheories and systems quality management.

The research is experimental and quasi-experimental design comprises a single group. Toget the sample was taken. As a study group of 30 students chose technical training that makeuse of the services of the Department of Academic Affairs, who were administered a pre-testand post-test, consisting of a survey with a 7-item questionnaire to check the quality ofservice provided by the academic Secretariat area and it has been used observation sheetsto control the time required for each process, and thus determine whether the use of acomputer system helps improve academic administrative processes performed by employees

of the Department of Academic Affairs (Secretary and Treasurer).

The results demonstrate that the implementation and use of a computer system, helpsimprove and provide support to the academic and administrative costs incurred by theDepartment of Academic Affairs. This is evidenced in the results of the post test, whichindicates the increase of the degree of customer satisfaction with the quality of serviceoffered by the area.

Thus, in the present research has highlighted the impact of the implementation of theinformation system to improve and support the academic and administrative costs incurred bythe Academic Secretariat Area Public Technology Institute Juan Jos Farfn Cspedes of the

Sullana city.

Keywords:

Information SystemAcademic Secretary AreaAcademic Administrative Processes


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VIII

INTRODUCCIN

Los usuarios de los servicios educativos que brindan entidades de nivel superior, como es elcaso de los Institutos Tecnolgicos, buscan no slo una buena formacin acadmica sino

tambin una atencin de calidad que se refleje en el ahorro de tiempo y la eficiencia de losresultados al realizar trmites acadmicos. Lo contrario generara malestar y desercin deestudiantes en busca de mejores alternativas que se ofrecen en un entorno tan competitivocomo es el de la educacin superior tcnica en Piura.

Cabe resaltar que los servicios educativos se ofrecen antes, durante y despus de losestudios regulares de los alumnos, ya que involucran actividades previas a la matrcula delos estudiantes y posteriores a su finalizacin de estudios, como es el caso de lascertificaciones. El riesgo de brindar una mala atencin se incrementa si se realizan estasactividades de forma manual o utilizando herramientas que no garanticen la eficiencia delservicio.

Una alternativa de solucin para incrementar la calidad del servicio que brindan los InstitutosTecnolgicos Superiores a los alumnos es el uso de sistemas informticos que sirvan desoporte a las actividades realizadas en estas instituciones, asegurando el manejo eficientede la informacin y su disponibilidad en el momento oportuno.


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CAPTULO I

GENERALIDADES


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1.1. Ttulo

Sistema Informtico para la mejora y soporte de los procesos Acadmicos Administrativos enel rea de Secretara Acadmica del Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos FarfnCspedes Sullana.

1.2. Autores

Mendoza Jibaja, Luigi Francisco

Saavedra Camacho, Luis Eduardo

1.3. Asesor

Mg. Vlez Ubillus, Luis Felipe

1.4. Tipo de Investigacin

Cuantitativa

1.5. Lnea de Investigacin

Tecnologa

1.6. Localidad

a) Ubicacin:Sullana, Distrito Sullana, Provincia de Piura, Regin Piura.

b) Institucin:Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes.

1.7. Duracin de la Investigacin

El proyecto tendr una duracin de 4 meses.


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CAPTULO II

PLAN DE LA INVESTIGACIN


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2.1. Realidad Problemtica

Con la aparicin de nuevas y mejores herramientas en tecnologas de informacinorientadas a la automatizacin de los procesos y el cumplimiento de los objetivos en las

organizaciones, actualmente stas se consideran en todo mbito un factor de cambiodeterminante para el mejoramiento y desarrollo de los servicios. Uno de los sectores que loaplica es el de educacin, tanto en los procesos acadmicos como administrativos.

Existe una tendencia a desterrar la forma mecnica de procesamiento de datos y manejo dela informacin, por parte de las reas administrativas del sector pblico. Teniendo en cuentala demanda de los usuarios Roquez (2001) sostiene que: Frente a este panorama y ante elcambiante e impredecible mundo que se avecina, con una sociedad en formacin donde el

conocimiento y la informacin son los ejes del desarrollo y donde la cultura de la virtualidad

se abre a paso firme, sera conveniente que el Estado apueste decididamente, entre otros

aspectos, por:

Impulsar tanto la formacin de recursos humanos altamente calificados que el mercadodemanda, como la capacitacin masiva para todos desde la escuela.

Detectar y promover oportunidades de uso de estas nuevas tecnologas deinformacin, en la administracin pblica y en la sociedad en general.

Incorporar el uso de estas tecnologas para mejorar su eficiencia y la calidad de losservicios pblicos que presta.

Se ha podido investigar y concluir que las diferentes instituciones de educacin superior anivel nacional, sobre todo, aquellas que pertenecen al sector pblico, no cuentan con unsistema de informacin que les permita automatizar los procesos y actividades acadmicasque se desarrollan en estas instituciones. El desarrollo de los procesos acadmicosadministrativos se realizan de forman manual con ayuda de algunas aplicaciones ofimticas(Excel, Word) en los que se desempean funciones especficas, pero frente a las muchaslimitaciones y sobre todo a la necesidad de tener la informacin acadmica oportuna ydisponible, con el fin de procesar informacin en forma rpida, precisa y segura.

Al estudiar el servicio que brindan las entidades educativas estatales de esta regin, se haconstatado que por lo general, es deficiente en su rea administrativa. El factor tiempo se

presenta como uno de los aspectos ms tediosos y engorrosos, esto se debe a la demorainnecesaria que existe en los trmites o gestiones. Si se solicita algn documento o se desearealizar algn trmite con frecuencia se dir regrese maana o para un futuro, el cual nosiempre es muy cercano. A esto se suma, que al acudir a la cita programada a recabar eldocumento se recibe a cambio un Le tengo malas noticias, Hay que realizar este otrotrmite o Necesita adjuntar estos otros documentos, situacin que en definitiva afecta la


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calidad del servicio brindado por la Institucin, repercutiendo a su vez en su prestigio ycreando un malestar en el usuario.

Luego de analizar el rea de Secretara Acadmica del Instituto Superior Tecnolgico JuanJos Farfn, al ser una Institucin del gobierno, se descubre que no es ajena a estarealidad. Existen demoras en los reportes de notas, inscripcin, certificados, actas ymatrculas, entre otros, generando dificultades hacia el personal que ah labora einsatisfaccin a los Alumnos de Formacin Tecnolgica, Padres de Familia y pblico engeneral que requieren de esos servicios. Esto se debe a que el tiempo de espera paraobtener un documento es bastante alto como consecuencia de que para cada solicitud laencargada de Secretara debe recurrir a organizar la informacin, de la cual parte seencuentra automatizada y la otra en archivos fsicos (de papel).

Pero esto no es consecuencia de la falta de rapidez por parte del personal, sino de laausencia de un Sistema que procese toda la data necesaria para obtener los resultadosdeseados en los procesos que involucren la informacin; es por eso que se propone

implementar un Sistema de Informacin para poder lograr un aumento en el nivel de serviciobrindado.

Cabe destacar que las mejoras no solo sern en cuanto a calidad del servicio, sino quetambin se ahorrar tiempo y espacio que es lo que siempre se busca con un Sistema deInformacin, ya que al igual que todo software de aplicacin siempre busca ayudar a lapersona como lo indica (Ralph M. Stair, y George W. Reynolds) 158 El software incluyeherramientas y programas de propsitos generales que dan apoyo a las diversas

necesidades de las personas.

Adems si se ahorra tiempo los trabajadores sern ms eficientes y eficaces y eso conllevaa un mejor rendimiento y productividad que sin duda beneficiar enormemente a laInstitucin.

2.2. Formulacin del Problema

2.2.1. Pregunta General

De qu manera el uso de un Sistema de Informacin contribuye a mejorar y brindarsoporte a los Procesos Acadmicos Administrativos en el rea de Secretara Acadmicadel Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn CspedesSullana, 2013?

2.2.2. Preguntas de Investigacin

Cmo se desarrollan actualmente los Procesos Acadmicos Administrativos en elrea de Secretara Acadmica del Instituto Superior Tecnolgico Juan Jos FarfnCspedes?


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De qu manera el Sistema de Informacin agiliza los procesos acadmicosadministrativos que realiza el rea de Secretara Acadmica, en cuanto a lamanipulacin de informacin acadmica?

De qu manera el Sistema de Informacin permite llevar un adecuado control de la

informacin utilizada en el rea de secretara acadmica para los procesosacadmicos administrativos?

De qu manera el Sistema de Informacin brinda soporte y seguridad a lainformacin manejada en los procesos acadmicos administrativos por parte del reade Secretara Acadmica?

2.3. Objetivos

2.3.1. Objetivo General

Disear e implementar un Sistema de Informacin, y determinar, de qu manera su usocontribuye a mejorar y brindar soporte a los procesos acadmicos y administrativosefectuados por el rea de Secretara Acadmica del Instituto Superior Tecnolgico PblicoJuan Jos Farfn CspedesSullana.

2.3.2. Objetivos Especficos

Determinar el nivel de calidad de los servicios brindados por el rea de SecretaraAcadmica del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes.

Proporcionar mecanismos que permitan agilizar de forma significativa los procesosacadmicos administrativos que efecta el rea de Secretara Acadmica, en cuantoa la manipulacin de informacin acadmica de sus estudiantes.

Proporcionar mecanismos que permitan controlar de manera ptima y estructurada lainformacin empleada en el rea de Secretara Acadmica para los procesosacadmicos administrativos.

Desarrollar y establecer mecanismos que contribuyan a disminuir el nivel devulnerabilidad y brinden respaldo a la informacin manejada en los procesosacadmicos administrativos por parte del rea de Secretara Acadmica.


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2.4. Antecedentes

LOCALES

En el ao 2008 se present la tesis: "SISTEMA INFORMTICO PARA EL CONTROL DEPROCESOS EN EL REA DE SECRETARA ACADMICA DEL INSTITUTO SUPERIOR

TENOLGICO PBLICO "JUAN JOS FARFN CSPEDES - SULLANA", dicha tesisfue sustentada por el Bach. Martnez Almstar, Csar Augusto y el Bach. Villalta Puescas,Oscar Andrs en la Facultad de Ingeniera, Escuela de Ingeniera de Sistemas de laUniversidad Csar Vallejo.

Esta tesis tuvo como objetivo general determinar cmo un Sistema Informtico influye en elrea de secretara acadmica del ISTP JUAN JOS FARFN CSPEDES, y sedesarroll para optar el Ttulo Profesional de Ingeniero de Sistemas. La metodologa usadafue RUP (Proceso Unificado Rational), debido a que se adaptaba de manera oportuna alanlisis realizado al Instituto. Se observ con la investigacin que el Instituto tena ciertosproblemas en cuanto a los procesos en el rea de secretara acadmica y que podangenerar el desprestigio del mismo, es por eso que se propuso un SI que colabore con eldesarrollo de los procesos. La conclusin ms resaltante detalla que con la implementacindel SI disminuiran ciertas situaciones que son tediosas para los alumnos y para elpersonal administrativo.

Debido a que dicho anlisis se desarroll en la organizacin que es centro de la presenteinvestigacin y que usa la misma metodologa, es claro que puede ser tomada como unareferencia directa, aunque claro no necesariamente debe ser desarrollada de igual forma nillegar a las mismas conclusiones.

Los Bachilleres Regalado Crisanto, Diego Armando y Garca Ros, Jorge Andrs

sustentaron en el ao 2008 la tesis denominada "SISTEMA INTEGRAL PARA LASACTIVIDADES DE SECRETARA GENERAL EN EL INSTITUTO SUPERIORTECNOLGICO PRIVADO CEVATUR - PIURA". Los expositores pertenecan a laFacultad de Ingeniera, Escuela de Ingeniera de Sistemas de la Universidad Csar Vallejo.Esta tesis fue presentada como requisito para optar el Ttulo Profesional de Ingeniero deSistemas.

Dicha tesis tuvo su mira en los procesos y actividades que el rea de secretara general delISTP CEVATUR realizaba, dichos procesos fueron analizados para observar los problemasque haba y saber especficamente qu es lo que se deba cambiar. Dada la investigacinse propuso un SI. El objetivo principal fue determinar cmo influye un SistemaInformtico en las actividades realizadas por parte de secretara general del ISTPCEVATUR. De las conclusiones se rescata que el uso del SI mejora las actividadesdesarrolladas por secretara y disminuye las molestias generadas debido a las demoras entrmites y obtencin de informacin.


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Bsicamente se realiz un anlisis de los procesos realizados, y se determin que el SIpropuesto influye de manera positiva, lo cual indica que fue desarrollado en buena forma.Esta tesis puede servir de gua para otras investigaciones.

NACIONAL

La tesis: "ANALISIS, DISEO E IMPLEMENTACIN DE UN SISTEMA DEINFORMACIN PARA LA GESTIN ACADMICA DE UN INSTITUTO SUPERIORTECNOLGICO" , fue sustentada en el ao 2011 por el Bach. Norabuena Guevara,

Alexander Daniel y el Bach. Espinoza Rivas, Yulina para optar por el ttulo de IngenieroInformtico en la Pontificia Universidad Catlica del Per.

Se us la metodologa RUP en algunas fases del proyecto, en las cuales se desarrollaronde forma efectiva al igual que el desarrollo del software en todas sus etapas, desde elanlisis hasta la implementacin, brindando un mecanismo fiable y eficiente que describa

cada componente considerado para la implementacin final.

Entre las soluciones obtenidas se encuentra: la mejora en la administracin de lainformacin relacionada a un inicio acadmico como la creacin de grupos de inicio, laprogramacin de horarios y asignacin de aulas y laboratorios; tambin se mejor laadministracin en los procesos de matrcula, inscripcin, evaluacin y comunicacin con elalumno.

Esta tesis confirma una vez ms que la metodologa RUP es una buena forma dedesarrollar sistemas, ya que gracias al anlisis se pueden implementar sistemas queverdaderamente dejen satisfechas las necesidades de los usuarios.

INTERNACIONAL

En el ao 2010 la Bach. Gretti Mendoza Greezzy sustent la tesis "SISTEMAADMINISTRATIVO PARA EL MANEJO Y CONTROL DE LOS PROCESOS EN LASREAS ACADMICAS DE LA ESCUELA DE CIENCIAS SOCIALES YADMINISTRATIVAS, DE LA UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO MONAGAS" paraoptar el Ttulo Profesional de Ingeniero de Sistemas en la Universidad de Oriente deMonagas-Venezuela

Entre los objetivos destacan: generar y motivar la ejecucin de las polticas decomunicacin electrnica y de servicios informticos para el desarrollo de proyectos conmiras a fortalecer la Red Acadmico-Administrativa de la Universidad de Oriente NcleoMonagas; y Garantizar la disponibilidad de servicios a la comunidad local, regional ynacional en los rubros de diseo y desarrollo de sistemas de informacin, redes y


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adiestramiento de personal, que permita un mejor y mayor posicionamiento de lainvestigacin y desarrollo cientfico-tecnolgico de la Universidad.

Se emple la metodologa RUP para la fase de modelado del negocio, especificaciones decasos de uso del sistema. Adems se aplic la metodologa de sistemas suaves.

Una vez ms queda claro que la metodologa RUP es una buena opcin para el correctodiseo y desarrollo de un software; sin embargo no es la nica metodologa que provee debuenos frutos.

2.5. Justificacin

2.5.1. Justificacin Metodolgica

La investigacin que se presenta es de vital importancia, considerando que el sistema deinformacin se convertir en la fuente indispensable para la toma de decisiones tanto delpersonal de Secretara Acadmica, Direccin General, Administracin, entre otras, deforma tal que permitir organizar la data de formas diferentes, produciendo informacinoportuna, precisa y segura, como nunca antes se ha podido realizar.

2.5.2. Justificacin Social

Debido a que el rea de secretara acadmica del Instituto Superior Tecnolgico PblicoJuan Jos Farfn tiene como uno de sus objetivos primordiales mantener la calidad delservicio que brinda, necesidad que con el paso del tiempo, el incremento de su data y elmanejo de la misma de forma casi automatizada dej de ser viable para convertirse en unasituacin-problema por resolver. Esta es la razn por la cual despus de haber observadoesta realidad es que se piensa que el desarrollo e implementacin de un Sistema deInformacin contribuir a mejorar los procesos, obtenindose como consecuencia lasatisfaccin por parte de los involucrados (estudiantes, padres de familia, administrativosresponsables).

2.6. Marco Terico

2.6.1. Sistemas de Informacin

Ralph Stair y George Reynolds definen a un Sistema de Informacin de la siguientemanera:

Un Sistema de Informacin es el conjunto de componentes interrelacionados que renen,

procesan, almacenan y distribuyen datos e informacin y proporcionan un mecanismo de

retroalimentacin con el fin de cumplir un objetivo.


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Partiendo de esta definicin se puede decir que un SI brinda a quienes operan y a quienestoman decisiones en una organizacin, la informacin que requieren para desarrollar susrespectivas funciones. Adems todo SI tiene como finalidad la mejora del factor espacio-tiempo, adems de incrementar las ganancias y la calidad de servicio al cliente.

2.6.1.1. Componentes de los SI

Segn Gordon y Magrett un Sistema de Informacin est integrado por hardware,software, datos, procedimientos, y personal del sistema.

a) Componente Fsico o Hardware

F. Martos (2006:387)Constituye el hardware del sistema informtico y se encuentradistribuido en el ordenador, los perifricos y el subsistema de comunicaciones. Los

elementos fsicos proporcionan la capacidad de proceso y la potencia de clculo del

Sistema Informtico, as como la interface con el mundo exterior.

Partiendo de esto, podemos decir que el componente fsico es el componente dondeel Si realiza el tratamiento de datos y proporciona funciones bsicas: entrada, salida,almacenamiento y procesamiento de datos y programas.

b) Componente Lgico o Software

F. Martos (2006:387)Hace referencia a todo aquello que no es materia y que entrminos vulgares se a considerado programacin. Est constituido por los

conjuntos de instrucciones escritas en lenguajes especiales, y organizadas en

programas, que hacen que el Sistema Informtico pueda trabajar realizando

diferentes tareas sobre datos

c) Componente de Comunicaciones

Gordon (1996:15) Hace posible la comunicacin entre dispositivos y el acceso aordenadores remotos

d) Componente de Datos

V. Fernndez (2006:78) Se utiliza para estructurar y documentar lo esencial delnegocio y las relaciones entre los datos y para estructurar y documentar todos los

datos necesarios para poder implementar el uso de las tecnologas.

A partir de un tratamiento de datos se obtendr informacin de salida til para elSistema.

e) Componente Humano

F. Martos (2006:387) Constituido por las personas que participan en la direccin,desarrollo, implantacin y explotacin de un Sistema Informtico. El componente


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humano, dicho de otra manera incluye al personal tcnico (analistas, jefes deproyectos, etc.), y a los usuarios del SI.

f) Componente de procedimientos

Gordon (1996:15) Es el formado por las rutinas organizativas relativas a cmo

utilizar los sistemas, al diseo y desarrollo de nuevos proyectos.

2.6.1.2. Tipos de SI

Kenneth C. Laudon considera cuatro niveles para clasificar los Sistemas deInformacin, nivel operativo, de conocimiento, administrativo, y estratgico.

2.6.1.2.1. Sistemas a nivel operativo

Kenneth C.(2004:39)Los Sistemas a Nivel Operativo apoyan a los gerentesoperativos en el seguimiento de las actividades y transacciones elementales de la

organizacin como ventas, ingresos, depsitos en efectivo, nmina, decisiones de

crdito y flujo de materiales en una fbrica.

El objetivo principal de los sistemas a este nivel es responder las preguntas de

rutina y seguir el flujo de las transacciones a travs de la organizacin.

Partiendo de esto podemos reafirmas lo que dice el autor, que los SI a niveloperativo son los que supervisan las actividades elementales y las transacciones dela organizacin. Por ejemplo: Un SI para realizar depsitos en un cajeroautomticos, sistemas de registros de horas trabajadas.

2.6.1.2.2. Sistemas a nivel de conocimiento

Kenneth C.(2004:39)SI que apoyan a los trabajadores del conocimiento y de datosde una organizacin. El propsito es ayudar a las empresas comerciales a integrar

el nuevo conocimiento en los negocios y ayudar a las organizaciones a controlar el

flujo de trabajo de oficinas.

2.6.1.2.3. Sistemas a nivel administrativo

Kenneth C. (2004:39)Sirven a las actividades de supervisin, control, de toma dedecisiones y administrativas de los gerentes de nivel medio

Por lo general, este tipo de sistemas proporcionan informes peridicos ms que

informacin instantnea de operaciones.

Kenneth tambin seala que algunos sistemas que algunos sistemas de este nivelApoyan a la toma de decisiones no rutinarias, decisiones menos estructuradas. Unejemplo de este tipo sera un SI de control de ubicacin en viviendas de losempleados.


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2.6.1.2.4. Sistemas a nivel estratgico

Kenneth C.(2004:40)Ayudan a los directores a enfrentar y resolver aspectosestratgicos y tendencias a largo plazo, tanto en la empresa como en el entorno

externo. Su funcin principal es compaginar los cambios del entorno externo con la

capacidad organizacional existente.

Visto esto se puede decir que los Sistemas a nivel estratgico apoyan a lasactividades de planeacin a largo plazo de la direccin general de la empresa.

2.6.2. Educacin Superior y Gestin de Calidad

2.6.2.1. Educacin Superior

Como sabemos la educacin superior es la que se imparte en escuelas e institutossuperiores, centros superiores de post-grado y universidades. Los institutos ofrecenprogramas de formacin de maestros y una variedad de opciones de formacin tcnica

en carreras que tienen una duracin no menor de cuatro ni mayor de diez semestresacadmicos.

Vctor M. (2009:16) La educacin superior implica la enseanza activa, procesosdidcticos, desarrollo de competencias, etc.

Los institutos y escuelas superiores otorgan ttulos de profesional, tcnico y experto.Las universidades otorgan ttulos de bachiller, maestro y doctor. No es necesariorealizar estudios ni encuestas para saber que actualmente existe una gran demanda enel Per, y que son muchas las opciones que se ofrecen, es por eso que lasorganizaciones que brindan estos servicios deben estar pendientes de qu propuestas

ofrecer, estar atentas al cambio, y sobretodo siempre gestionar calidad, ya que estogenera que su reputacin aumente, lo cual desemboca en un mejor producto, y unaumento de ganancias, en los que son particulares.

A. Rial (2006:61) Las universidades buscan superar obstculos como el alto grado dedesempleo de sus egresados por la poca pertinencia de los estudios realizados, as

como el aumento de la crtica social a la falta de pertinencia de sus programas.

Tal y como afirma este autor estas barreras dificultan mucho la correcta visualizacinde la educacin superior, es por eso que se busca hoy en da una gestin de calidad.

2.6.2.1.1. Gestin de Calidad en la Educacin Superior

A partir del surgimiento de la gestin de calidad en las organizacionesempresariales, las universidades han iniciado el proceso de bsqueda de la calidaden sus servicios.

A. Rial (2006:60): Las universidades han comenzado a hablar de calidad, esto sedebe a las siguientes situaciones:


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Aumento de la crtica social a la falta de pertinencia de sus programas

Escasa investigacin y falta de relevancia de la investigacin para resolver losproblemas sociales y empresariales

Alto grado de ineficiencia y de ineficacia, que lleva a un mal empleo de losrecursos que aporta el estado, las empresas y las mismas personas;

Alto desempleo de sus egresados por la poca pertinencia de los estudiosrealizados

Aumento significativo de la oferta de estudios en educacin superior, quegenera la posibilidad de que una universidad vea disminuido de forma

significativa el nmero de estudiantes llegada de universidades extranjeras de

gran prestigio

Progresivo aumento de los pases en los cuales la financiacin estatal est

sujeta a la demostracin de impacto de las universidades.

Lo que manifiestan estos autores es cierto, y se evidencia da a da ya que siemprevemos como se intenta mejorar los servicios ofrecidos.

2.6.2.2. Sistemas de Informacin en el mbito de Administracin Acadmica

2.6.2.2.1. Sistemas de Informacin en la Organizacin

Joan Pastor (2002:57) Toda organizacin Social incluye, en calidad de subsistemapropio, un sistema de informacin global. De este modo, el sistema de informacin

existe porque tambin existe la organizacin que lo acoge, motivo por el cual carece

de sentido fuera de sta.

Partiendo de esto y sabiendo que toda organizacin tiene problemas que enfrentar,se puede decir que siempre hay que estar prestos al cambio para ser competitivos,innovando siempre con mtodos en el trabajo, o con tecnologas. Es ah dondeentran a tallar los SI, ya que generan ventajas en la organizacin y aumentan lacapacidad de competencia y calidad.

2.6.2.2.1.1. Ventajas de los SI en las Organizaciones

a) Eficacia/Efectividad

Segn el Diccionario de la Real Academia Espaola ambos trminos (eficacia yefectividad) estn definidos como: la capacidad de lograr el efecto que sedesea o se espera.

G. Merli (1997:1) "La eficacia en una rea prioritaria es sinnimo de profundidady rapidez en la mejora."


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14

Entonces se entiende por eficacia al grado de cumplimiento de un objetivoperseguido. Es decir, una mayor efectividad busca tener una alta productividad,un aumento de la misma y una consecuente mejora de los servicios. En estecaso los SI permiten a las organizaciones cumplir sus objetivos, o en todo casofacilitar la llegada a estos, adems ayudan a tomar mejores decisiones y

proveer mejores productos y servicios a sus clientes.

b)Eficiencia

Cuando se hace uso de un Sistema de Informacin, casi siempre se buscareducir el empleo de recursos, tales como recurso humano y sus laboresrutinarias, reduccin de costos. En pocas palabras lo que se quiere es hacerms con menos, es decir se busca la eficiencia.

Segn el DRAE eficiencia est definida como la capacidad de disponer de algoo alguien para conseguir un efecto determinado.

Se puede afirmar entonces que la eficiencia est relacionada con la manera decumplir el objetivo. Como se ha mencionado anteriormente, la implementacinun SI permite la reduccin de espacio y la mejora en el uso del tiempo; claroest que eso depende de qu tan bien haya sido el anlisis realizadopreviamente.

c) Aumento de ventajas competitivas

Los Sistemas de Informacin intentan generar mejoras en la calidad de unservicio partiendo de una mejor administracin de los recursos.

R.Stair (2000:158) El software incluye herramientas y programas de propsitosgenerales que dan apoyo a las diversas necesidades de las personas.

Casi siempre se busca la mejora de la calidad tanto en los servicios como enlos productos, para incrementar la eficiencia y la eficacia. Es decir, los SI casisiempre generan ventajas, las cuales mantienen a la empresa con una buenacompetitividad.

2.6.2.2.2. Evolucin de los Sistemas de Informacin en la Organizacin

R. Nolan nos manifiesta que los Sistemas de Informacin, al igual que todos lossistemas tienen una evolucin en las organizaciones:

Se implantan en forma inicial Sistemas de Procesamiento de Transacciones

Posteriormente, se introducen los Sistemas de Apoyo a las Decisiones

Por ltimo, se desarrollan los Sistemas Estratgicos.


24/53

15

La funcin de la Informtica en las organizaciones evoluciona a travs de ciertasetapas de crecimiento.

2.6.3. El rea de Secretara Acadmica

Casi en todas las organizaciones que brindan el servicio de educacin, Secretara

Acadmica tiene como funcin brindar asistencia y asesora a los alumnos, padres defamilia y profesores en los procesos acadmico-administrativos.

UNAM (200:426) La secretara acadmica tiene como objetivo apoyar el desarrollo delas actividades acadmicas y acadmico-administrativas

Lo ideal sera que el rea sea innovadora, que se apoye en el uso de la tecnologa dela informacin para mejorar continuamente los procesos que administran y por ende lacalidad en sus servicios.

Esta rea es muy importante ya que por ella pasan todos los trmites del alumnado, es

por eso que no debe descuidarse el hecho de que cada da aparecen nuevaspropuestas que prometen calidad a nivel de todos sus servicios.

2.6.3.1. Mejoras con la aplicacin del SI en el rea

La aplicacin de un SI en la parte acadmica administrativa intenta reducir el tiempo,en lo que respecta al acceso a datos, a la bsqueda, a la actualizacin, a la integracinde informacin, ya que esta siempre debe ser precisa, oportuna, y segura.

V. Fernndez (2006:14) Todo sistema de informacin debe tener como objetivo elcorrecto funcionamiento de una organizacin de forma eficaz y eficiente.Si se ahorratiempo los trabajadores sern ms eficientes y eficaces y eso conlleva a un mejor

rendimiento que sin duda beneficia enormemente a la Institucin.

El SI evita el almacenamiento de documentos o informacin en fsico, o en todo caso loreduce. Adems los documentos que estn en fsico son vulnerables a cualquierdesastre. La comunicacin dentro de la organizacin, ya sea una solicitud o entrega dealgn reporte toma menos tiempo si existe una red, la cual muchas veces va de lamano con el SI.

El empleo de un SI contribuye a la mejora de algunas situaciones que significan unproblema para la organizacin, y que a la larga pueden producir malestar, generandoas un dficit en la reputacin y en lo que representa la calidad del servicio brindado.

A. Rial (2006:60) Las universidades han comenzado a hablar de calidadEfectivamente, hoy en da lo que se busca es la calidad y no solo en lasuniversidades. Hoy se busca en una institucin que se presten los serviciosadecuados, que no se genere malestar, que se faciliten los procesos relacionados atrmites, consultas y dems; y un SI puede colaborar a lograrlo.


25/53

16

2.6.4. Metodologa Rational Unified Process (RUP)

RUP es una metodologa que define claramente quien, cmo, cundo y qu debehacerse, su enfoque est basado en modelos que utilizan un lenguaje simblico biendefinido para tal fin, el UML (Unified Modeling Language o Lenguaje de ModelamientoUnificado).

Esta metodologa aporta herramientas como los casos de uso, que definen losrequerimientos de los usuarios del sistema. Permite la ejecucin iterativa del proyecto ydel control de riesgos. Las caractersticas principales de esta metodologa son:

Guiado por los Casos de Uso

Centrado en la Arquitectura

Guiado por los Riesgos

Iterativo

A travs de un proyecto guiado por RUP, los requerimientos funcionales sonexpresados en la forma de Casos de Uso, que guan la realizacin de una arquitecturaejecutable de la aplicacin. Adems, el proceso focaliza el esfuerzo del equipo enconstruir los elementos crticos estructuralmente y del comportamiento antes deconstruir elementos menos importantes. La mitigacin de los riesgos ms importantesgua la definicin y confirmacin del alcance en las primeras etapas del ciclo de vida.Debido a que RUP divide el ciclo de vida en iteraciones, nos permitir evaluar elavance del desarrollo del software del presente proyecto, en base a las versionesrefinadas de los ejecutables de la aplicacin que se producirn.

La metodologa RUP, llamada as por sus siglas en ingls Rational Unified Process,divide en 4 fases el desarrollo del software. Cada Fase tiene definido un conjunto de

objetivos y un punto de control especifico, tal como se describe en la tabla A.

FASE OBJETIVOS PUNTO DE CONTROL

Concepcin

Definir el alcance delproyecto.

Entender que se va aconstruir.

Objetivo del proyecto.

Elaboracin

Construir una versinejecutable de laarquitectura de la aplicacin

Entender cmo se va a

construir

Arquitectura de laaplicacin.

Construccin

Completar el esqueleto dela aplicacin con lafuncionalidad

Construir una versin beta

Versin operativa inicialde la aplicacin.

Transicin Construir la versin final Aplicacin final.Tabla A. Fases del RUP, tomada de Metodologa de Desarrollo de Software (MDS).


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17

Como se muestra en la figura A., RUP considera un conjunto de disciplinas que guanel desarrollo del software en sus diferentes fases. Estas disciplinas de desarrollo sonlas siguientes:

Modelado de Negocios: Entendiendo las necesidades del negocio.

Requerimientos: Trasladando las necesidades del negocio a un sistemaautomatizado.

Anlisis y Diseo: Trasladando los requerimientos dentro de la arquitecturade software.

Implementacin: Creando software que se ajuste a la arquitectura y quetenga el comportamiento deseado.

Pruebas: Asegurndose que el comportamiento requerido es el correcto y quetodo los solicitado est presente.

Configuracin y administracin del cambio: Guardando todas las versionesdel proyecto.

Administrando el proyecto: Administrando horarios y recursos.

Ambiente: Administrando el ambiente de desarrollo.

Distribucin: Distribuir fsicamente el producto del proyecto.

Figura A. Fases y Disciplinas del RUP, tomada de Metodologa de Desarrollo deSoftware (MDS).


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2.7. Marco Conceptual

Mejorar

Richard Y. (1996:2) Progresar constantemente porque el mundo cambia a diario.

Soporte

Elsevier (2011:26) Servicio que proporciona una asistencia directa, para resolvercualquier tipo de problemtica.

Gestin

G.Merli(1997:1) Capacidad que posee una empresa para lograr, con mucha rapidez,importantes resultados operativos que la coloquen en posicin de alcanzar el xito

tanto a corto como a largo plazo.

Calidad

M. Udaondo (1992:4) Es un importantsimo elemento movilizador, al actuar comoelemento de motivacin, integracin y satisfaccin para los trabajadores que,

gracias a ella, son y se sienten ms parte de la empresas y sus objetivos.

Procesos Acadmicos

E.Marn (2004:15) Procesos de transformacin y produccin de conocimientos, ascomo la generacin de servicios bien sea el de la enseanza, bien el de la solucin

de un problema cientfico o tcnico complejo, o bien sea el de la extensin de la

cultura cientfica.

Procesos Administrativos

Ramn V. Melinkof (1968:33) Conjunto de acciones interrelacionadas einterdependientes que conforman la funcin de administracin e involucra diferentes

actividades tendientes a la consecucin de un fin a travs del uso ptimo de recursos

humanos, materiales, financieros y tecnolgicos.

Escalabilidad

J.Mueller (2002:17) Capacidad de un sistema para incrementar su procesamiento ysus capacidades para manejar recursos


28/53

19

CAPTULO III

MARCO METODOLGICO


29/53

20

3.1. Tipo de Estudio

La investigacin de acuerdo al enfoque de estudio que requiere es: InvestigacinCuantitativa.

3.2. Diseo de Investigacin

El diseo considerado para contrastar o verificar la hiptesis de esta investigacincorresponde al diseo experimental, denominado diseo cuasi experimental de un sologrupo con mediciones de pre test y post test.

Esquema:

Donde:

O1 = Representa el Pre Test aplicado al Grupo de Estudio.

O2 = Representa el Post Test aplicado al Grupo de Estudio .

X = Representa Variable independiente aplicada al Grupo de Estudio (Sistema deInformacin).

3.3.Hiptesis

El uso de un Sistema de Informacin mejora y brinda soporte a los procesos acadmicosadministrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica del Instituto SuperiorTecnolgico Pblico Juan Jos Farfn CspedesSullana, 2013.

3.4. Identificacin de Variables

a) Variable Independiente:Sistema Informtico para el rea de Secretara Acadmica.

b) Variable Dependiente:Mejora y Soporte de los procesos acadmicos y administrativos en el rea deSecretara Acadmica.

c) Variable Interviniente:

Metodologa RUP

PRETEST ESTMULO POS TEST

GRUPO DE ESTUDIO O1 X O2


30/53

21

3.4.1. Operacionalizacin de variables

INDICA

DORES

La

capacidad

de

almacenam

iento

que

tiene

e

l

sistema

La

velocid

ad

con

que

realiza

un

a

operacin

oproceso

especfico

Eltiempo

quetomala

bsqueda

de

documento

s

La

actualizacin

constante

de

la

informacin

de

apoyo

al

estudiante

El

tiem

po

que

demandaelllenadode

las

actas

de

notas

Eltiempo

quedemora

laentrega

deinformes

Eltiempo

quedemora

la

verifica

cin

de

las

fichas

Eltiempo

quedemora

la

bsqueda

de

notas

Elespacio

queocupan

los

docu

mentos

en

fsico

El

nivel

de

vulnerabilidad

que

tienen

los

documentos

alestaren

fsico

DEFINICIN

OPERACIONAL

Eselencargado

de

integrar,

almacenar

y

organizar

la

informacin

que

se

encuentra

distribuida,conelfin

de

proveer

un

soporte

para

la

correcta

y

rpida

realizacin

de

los

procesos

que

se

desarrollan.

Es

la

accin

de

ejecutaractividades,

cuya

medida

se

da

con

respecto

al

factortiempo

en

los

procesos

de

bsqueda,

entrega,

verificacin

de

documentos;

es

decir

al

tiempo

empleadoentornoa

los

procesos

acadmico-

administrativos.Y

la

correcta

aplicacin

de

este

concepto

desemboca

en

el

alza

del

nivel

de

satisfaccin

en

los

clientes.

DEFINICIN

CONCEPTUAL

Un

Sistema

de

Informacin

es

el

conjunto

de

componentes

interrelacionados

que

renen,

procesa

n,

almacenan

y

distribuyen

datos

e

informacin

y

proporcionan

un

mecanismo

de

retroalimentacincon

el

fin

de

cumplir

un

objetivo

Servicios

qu

e

proporcionan

un

a

asistenciadirecta,para

resolvercualquiertip

o

deproblemticaenlo

s

procesos

d

e

transformacin

y

produccin

d

e

conocimientos,

as

como

las

accione

s

interrelacionadas

e

interdependientes

qu

e

conforman

la

funci

n

de

administracin

e

involucra

diferente

s

actividades

tendiente

s

alaconsecucindeu

n

fin

a

travs

delus

o

ptimo

de

recurso

s

humanos,

materiales,

financieros

y

tecnolgicos.

V

ARIABLES

V.I:Sistema

de

Info

rmacin.

V.D

:Soporte

de

los

procesos

aca

dmicos

y

adm

inistrativos

en

el

rea

de

Secretara

Aca

dmica.

HIPTESIS

3.3

OBJETIVOS

2.3.1Objetivo

General

2.3.2

Objetivos

Especficos

PROBLEMA

2.2


31/53

22

3.5. Poblacin, Muestra y Muestreo

3.5.1. Poblacin

La poblacin se considera de tipo finita, e involucra al personal que labora en las reas desecretara acadmica y tesorera en un nmero de 2 personas. La poblacin a la cual se le

aplicara el instrumento Cuestionario para la recoleccin de datos, comprende a losestudiantes atendidos en las reas de secretara acadmica y tesorera del ISTP JuanJos Farfn Cspedes, durante el ao 2013.

La distribucin de la aplicacin se aprecia a continuacin:

INSTITUCINEDUCATIVA

AGENTESGENERO

TOTALMASCULINO FEMENINO

ISTP Juan JosFarfn Cspedes

Estudiantes 278 326 604

Personalrea deSecretara

Acadmica

- 1 1

Personalrea deTesorera

- 1 1

TOTAL 278 328 606

Fuente: rea de Secretara Acadmica del ISTP JuanJos Farfn Cspedes.

3.5.2. Muestra

Debido a que el tamao de la poblacin de las reas, tanto de secretara acadmicacomo de tesorera es pequeo, no es necesario obtener una muestra.

Para el caso de la poblacin referida a los estudiantes, se ha considerado trabajar con el2% de la poblacin, para lo cual aplicaremos la siguiente frmula probabilstica (Johmson

y Klobe 1999):

()

,quedando la muestra conformada de la siguiente

manera:

INSTITUCINEDUCATIVA

AGENTES POBLACIN MUESTRA

ISTP Juan JosFarfn Cspedes

Estudiantes 604 30


32/53

23

3.5.3. Muestreo

La muestra ser seleccionada en base a un muestreo no probabilstico, con su modalidadmuestreo por convivencia, es decir que los elementos de la muestra sern tomados encuenta, de acuerdo a la cercana y disponibilidad de los participantes en el estudio,buscando cumplir con el tamao de muestra deseado.

3.6. Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

3.6.1. Tcnicas

Dada la naturaleza del estudio se requerir obtener datos reales actuales a partir de laopinin de los estudiantes y personal que labora en las reas de secretara acadmica ytesorera; para lo cual se va a requerir emplear las siguientes tcnicas:

- Encuesta

- Observacin

3.6.2. Instrumentos

Los datos van a ser recolectados considerando principalmente el uso de entrevistasrealizadas a los estudiantes y visitas personales hacia el personal que labora en lasreas de secretara acadmica y tesorera. Para todos los casos se seala lasherramientas a aplicar:

- Cuestionario

- Ficha de Observacin


33/53

24

CAPTULO IV

DESCRIPCIN DE RESULTADOS


34/53

25

4.1. Descripcin de Resultados

4.1.1. Presentacin de los Resultados del Pre Test y Post Test del grupo de estudio

Para evaluar la variable dependiente (Mejora y Soporte de los procesos acadmicos yadministrativos en el rea de Secretara Acadmica); se aplic un cuestionario y los

puntajes obtenidos en el estudio de la calidad del servicio que brinda el rea deSecretara Acadmica, por el grupo de estudio en el pre test y post test se presentan acontinuacin:

TABLA N01: Distribucin numrica y porcentual del grupo de estudio, segn pretest y post test, del nivel de calidad del servicio que brinda el rea de SecretaraAcadmica, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.

CALIDAD DEL SERVICIO DEL REA DE

SECRETARA ACADMICA

GRUPO DE ESTUDIO

Pre Test Post Test

Valoracin n % n %

Totalmente De Acuerdo 2 6,7% 10 33,3%

De Acuerdo 4 13,3% 9 30,0%

Neutro 8 26,7% 7 23,3%

En Desacuerdo 10 33,3% 3 10,0%

Totalmente Desacuerdo 6 20,0% 1 3,3%

Total 30 100% 30 100%

Anlisis e Interpretacin: En la tabla N01 se observa que en el pre test se obtuvo que,el 13,3% del grupo de estudio est de acuerdo con el nivel de la calidad del serviciobrindado por el rea de Secretara y slo el 6,7% est totalmente de acuerdo. Luego dehaber aplicado el Sistema de Informacin el 30% est de acuerdo, y el 33,3% totalmentede acuerdo.

Apreciamos tambin que antes de aplicar el Sistema de Informacin, ms del 50% delgrupo de estudio est en desacuerdo (total o parcialmente) con el nivel de serviciobrindado en secretara acadmica, y en el post test se observa que esta cifra asciende

solo al 13% aproximadamente.Queda probado que el uso de las tecnologas, en este caso, un Sistema de Informtico,contribuyen a la mejora de la calidad en los servicios, lo cual desemboca en unincremento del nivel de satisfaccin de los clientes para con los servicios.


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26

FIGURA N01: Distribucin porcentual del grupo de estudio, segn pre test y posttest, del nivel de calidad del servicio que brinda el rea de Secretara Acadmica,del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.

TABLA N02: Distribucin numrica y porcentual del grupo de estudio, segn pretest y post test, del nivel de calidad del servicio que brinda el rea de Tesorera, del

ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.

CALIDAD DEL SERVICIO DEL REA DE

TESORERA

GRUPO DE ESTUDIO

Pre Test Post Test

Valoracin n % n %


De Acuerdo 5 16,7% 12 40,0%

Neutro 10 33,3% 10 33,3%



Total 30 100% 30 100%

0%

5%

10%

15%

20%

25%

30%

35%

40%

Pre Test

6.7%

33.3%

13.3%

30.0%

26.7%

23.3%

33.3%

10.0%

20.0%

3.3%

Totalmente De Acuerdo

De Acuerdo

Neutro

En Desacuerdo

Totalmente Desacuerdo


36/53

27

Anlisis e Interpretacin: En la tabla N02 se aprecia que tanto en el pre test como enel post test se obtuvo el mismo resultado en cuanto a estar totalmente de acuerdo con lacalidad del servicio brindado por tesorera, 10%; sin embargo, el porcentaje de quienesestn de acuerdo subi de 16,7% a 40% luego de implementado el Sistema Informtico.El porcentaje de quienes manifiestan estar en desacuerdo disminuy del 23,3% en el pre

test a 13,3% en el pos test. Situacin parecida se obtuvo en los resultados respecto aquienes estn totalmente en desacuerdo, los cuales variaron de 16,7% en el pre test a3,3% en el post test.

El Sistema Informtico contribuye a mejorar la calidad del servicio brindado por el rea detesorera, esto se ve reflejado en el grado de conformidad que muestra el grupo deestudio para con los servicios que estos reciben, obtenido luego de haber realizado elpost test.

FIGURA N02: Distribucin porcentual del grupo de estudio, segn pre test y posttest, del nivel de calidad del servicio que brinda el rea de Tesorera, del ISTP JuanJos Farfn Cspedes. Ao 2013.

0%

5%

10%

15%

20%

25%30%

35%

40%

Pre Test Post Test

10.0% 10.0%

16.7%

40.0%

33.3% 33.3%

23.3%

13.3%

16.7%

3.3%


De Acuerdo

Neutro

En Desacuerdo



37/53

28

TABLA N03: Distribucin numrica y porcentual del grupo de estudio, segn pretest y post test, del tiempo empleado en el trmite de inscripcin por el rea deSecretara Acadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.

TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCESO

DE INSCRIPCIN

GRUPO DE ESTUDIO

Pre Test Post Test

Valoracin n % n %


De Acuerdo 4 13,3% 13 43,3%

Neutro 13 43,3% 9 30,0%



Total 30 100% 30 100%

Anlisis e Interpretacin: De acuerdo a los datos obtenidos en la Tabla N03, se puedeinferir del pre test, que el 13,3% est de acuerdo con el tiempo que se emplea en elproceso de inscripcin, contrario a esto, encontramos que en el post test el grado deaceptacin del tiempo empelado, por parte del grupo de estudio es de 43,3%. El 6,7% delos encuestados manifest en el pre test estar totalmente de acuerdo con el tiempo quedemanda realizar el proceso de inscripcin, y luego de aplicado el Sistema Informticoahora el porcentaje increment al 20%.

Despus de aplicado el SI se elimin el ndice de quienes estn totalmente endesacuerdo. El Sistema de Informacin dot de facilidades a los encargados lo cualpermiti disminuir el tiempo que se emplea en el trmite de inscripcin, y por endeaumentar el grado de satisfaccin de los clientes.

FIGURA N03: Distribucin porcentual del grupo de estudio, segn pre test y posttest, del tiempo empleado en el trmite de inscripcin por el rea de SecretaraAcadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Pre Test

6.7%

20.0%13.3%

43.3%43.3%

30.0%20.0%

6.7%

16.7%

0.0%


De Acuerdo

Neutro

En Desacuerdo



38/53

29

FIGURA N04: Grfica del tiempo empleado en el trmite de inscripcin por el reade Secretara Acadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes, segnpre test y post test. Ao 2013.

TABLA N04: Distribucin numrica y porcentual del grupo de estudio, segn pre

test y post test, del tiempo empleado en el trmite de matrcula por el rea deSecretara Acadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.

TIEMPO EMPLEADO EN EL PROCESO

DE MATRCULA

GRUPO DE ESTUDIO

Pre Test Post Test

Valoracin n % n %


De Acuerdo 5 16,7% 16 53,3%

Neutro 10 33,3% 8 26,7%



Total 30 100% 30 100%

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

20

12,67 min

8,11 minMinutos

Pre Test

Post Test


39/53

30

Anlisis e Interpretacin:Se observa en la tabla N04 que en el pre test realizado algrupo de estudio, se obtuvo que el 16,7% de los encuestados dicen estar de acuerdo conel tiempo que se emplea en el trmite de matrcula, mientras que en el pos test un 53%de encuestados alegan estar de acuerdo con el tiempo, obtenindose en consecuenciaun incremento favorable respecto a la aceptacin del nuevo tiempo que se emplea en el

proceso de matrcula.

El porcentaje de quienes estn en desacuerdo baj del 16,7% en el pre test al 10% en elpos test, luego de haber implementado el Sistema Informtico.Con respecto a los que estn totalmente en desacuerdo, los resultados del post testmuestran que el 16,7% que se haba obtenido anteriormente desapareci.Con lo que se infiere que el Sistema Informtico contribuye en la minimizacin del tiempo,es decir, es obvio que el nivel de satisfaccin por parte de los clientes aumenta.

FIGURA N05: Distribucin porcentual del grupo de estudio, segn pre test y post

test, del tiempo empleado en el trmite de matrcula por el rea de SecretaraAcadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes. Ao 2013.

0%

10%

20%

30%

40%

50%

60%

Pre Test

6.7%10.0%

16.7%

53.3%

26.7%

10.0%

16.7%

0.0%


De Acuerdo

Neutro

En Desacuerdo



40/53

31

FIGURA N06: Grfica del tiempo empleado en el trmite de inscripcin por el reade Secretara Acadmica y Tesorera, del ISTP Juan Jos Farfn Cspedes, segnpre test y post test. Ao 2013.

0

5

10

15

20

25

30

23.5

12.11Minutos

Pre Test

Pos Test


41/53

32

CAPTULO V

DISCUSIN DE RESULTADOS


42/53

33

Para M. Udaondo (1992:4)La calidad es un importantsimo elemento movilizador, al actuarcomo elemento de motivacin, integracin y satisfaccin para los trabajadores que, gracias

a ella, son y se sienten ms parte de la empresa y sus objetivos., partiendo con estadefinicin el presente estudio ha sido orientado a mejorar y brindar soporte a los procesosacadmicos y administrativos efectuados por el rea de Secretara Acadmica del Instituto

Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos Farfn Cspedes Sullana. Buscando minimizar eltiempo que se emplea en algunos trmites y servicios que involucran a los usuarios, y laseguridad de la informacin que se maneja respecto a los mismos.

Al hablar de minimizacin de tiempos se hace referencia a la eficiencia y eficacia, lo cual sebusca en toda organizacin, y debe ser un objetivo cuando se hace uso de un Sistema deInformacin tal y como lo dice V. Fernndez (2006:14) Todo sistema de informacin debetener como objetivo el correcto funcionamiento de una organizacin de forma eficaz y

eficiente.

Se consider tambin, analizar el nivel que tenan los servicios brindados, para lo cual se

realiz encuestas que dejaron entrever el descontento de gran parte del alumnado, quienesmanifiestan no estar de acuerdo con el tiempo que demanda los servicios en lo que respectaa la atencin por parte de la secretaria y la tesorera. Esto es causado no solo por lo querealiza el personal sino por la mala utilizacin de los recursos, lo que genera merma en lacalidad. A. Rial (2006:60):Las Instituciones de educacin Superior han comenzado a hablarde calidad, esto se debe a la siguiente situacin: Alto grado de ineficiencia y de ineficacia,

que lleva a un mal empleo de los recursos

Por todo esto, se plante usar un SI, ya que el empleo de este contribuye a la optimizacinde los recursos y por ende a la mejora de algunas situaciones que significan un problemapara la organizacin, y que a la larga pueden producir malestar, generando as un dficit en

la reputacin y en lo que representa la calidad del servicio brindado.

El Sistema de Informacin diseado e implementado fue dirigido a colaborar y facilitar eltrabajo que realiza el personal del rea de Secretara Acadmica. Se busc por lo tantoutilizar la tecnologa para favorecer la innovacin, la productividad y la seguridad en losprocesos del rea indicada.

Se logr disminuir el tiempo empleado en los procesos de inscripcin y matrcula. Eninscripcin al realizar el pre test se obtuvo como resultado un tiempo promedio de 12,67minutos, incluyendo el trmite con la secretaria y la tesorera que forman parte del mismoproceso. Luego de haber sido implementado el SI se procedi a la aplicacin del post test y

los resultados cambiaron, arrojando como tiempo promedio 8,1 minutos.De igual manera en el proceso de matrcula, en el pos test, se obtuvo como resultado unpromedio de tiempo de 12,11 minutos, inferior al resultado del pre test el cual arroj 23,5minutos.


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En ambos casos el tiempo disminuy, incluso se observa que el tiempo usado para el trmitede matrcula se redujo a casi la mitad, lo que prueba que la aplicacin del Sistema deInformacin influy positivamente en el proceso. Esto se debe a que el Sistema deInformacin fue desarrollado luego de un anlisis para saber qu funcionalidad ycaractersticas deba tener, y que facilidades y herramientas otorgara a quienes lo usen.

Entonces, dicho esto se afirma lo que propone R.Stair (2000:158) El software incluyeherramientas y programas de propsitos generales que dan apoyo a las diversas

necesidades de las personas.

De esta manera, en la presente investigacin se ha resaltado la repercusin del diseo eimplementacin del Sistema de Informacin en la agilizacin de los trmitescorrespondientes a matrcula e inscripcin de los estudiantes, ambos manejados por el reade Secretara Acadmica, colaborando as con la mejora de estos servicios en el ISTP. JuanJos Farfn Cspedes de la ciudad de Sullana.

Cabe rescatar tambin que el Sistema de Informacin da respaldo ante diversas situaciones

que podran en ciertos contextos daar o alterar la informacin o la funcionalidad de lastareas que se realizan. Elsevier (2011:26) nos dice Soporte es el servicio que proporcionauna asistencia directa, para resolver cualquier tipo de problemtica. Entonces se puededecir que el Sistema de Informacin implementado da soporte a las tareas realizadas.


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CAPTULO VI

CONCLUSIONES


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La implementacin y uso de un Sistema Informtico, contribuye a mejorar y brindarsoporte a los procesos acadmicos y administrativos efectuados por el rea deSecretara Acadmica del Instituto Superior Tecnolgico Pblico Juan Jos FarfnCspedes Sullana. Esto se ve evidenciado, en los resultados obtenidos en el postest, lo cual indica el incremento del grado de satisfaccin de los clientes con la

calidad del servicio que brinda el rea.

El nivel de calidad de los servicios brindados por el rea de Secretara Acadmica delISTP Juan Jos Farfn Cspedes es bajo, esto se observa en los resultadosobtenidos en el pre test, sin embargo luego de implementado el SI la calidad de losservicios aumenta significativamente y esto se sustenta en los resultados obtenidosen el post test.

El Sistema de Informacin proporciona los mecanismos que permiten agilizar losprocesos acadmicos administrativos que efecta el rea de Secretara Acadmicaen cuanto a la manipulacin de informacin acadmica de sus estudiantes. Esto

queda probado, ya que luego de la implementacin del SI el tiempo promedio para lostrmites de matrcula e inscripcin se minimiz en gran parte.

Proporcionar mecanismos que permitan controlar de manera ptima y estructurada lainformacin empleada en el rea de Secretara Acadmica para los procesosacadmicos administrativos es un objetivo que se cumplido con el Sistemas deInformacin; es decir el SI colabora con el mejoramiento en el trato de la informacin,esto debido a que posee una funcionalidad que se adeca al rea donde se aplica.Esta caracterstica del Sistema se obtuvo gracias al anlisis realizado antes deldiseo y desarrollo del sistema.

La implementacin del SI contribuye a disminuir el nivel de vulnerabilidad y brindarespaldo a la informacin manejada en los procesos acadmicos administrativos porparte del rea de Secretara Acadmica. Esto gracias a que el sistema constituyemecanismos que salvaguardan la informacin y mantienen su integridad.


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CAPTULO VII

RECOMENDACIONES


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Considerar la implementacin del Sistema Informtico para agilizar y dar soporte a losprocesos acadmicos administrativos del rea de Secretara Acadmica, descrito enla presente propuesta, para que de esa manera, se pueda automatizar los procesos ypor consiguiente mejorar la calidad de los procesos ya mencionados.

Buscar un mecanismo para que la lentitud de ciertos trmites que por obligacin setienen que realizar de manera manual sea minimizada y de esta manera agilizar elingreso de esta informacin a las bases de datos.

Realizar un programa de capacitacin o informacin sobre la naturaleza del sistema aimplementarse. Ya que el Sistema de Informacin trabaja mejor si todos los miembrosdel rea estn comprometidos en su desarrollo, si tienen claros los procesos ycomprender con facilidad la informacin que se utiliza. Y cuando los miembros delpersonal estn interesados en la informacin y en su utilidad recolectan los datos conmayor cuidado, atencin y de una manera ms exacta.

Debe destacarse que el proceso de implantacin de un Sistema de Informacin debeir acompaado de una serie de Polticas, normas y procedimientos que permitanconsolidar el empleo adecuado y una evaluacin continua de este sistema.


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CAPTULO VIII

REFERENCIAS BIBLIOGRFICAS


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STAIR, Ralph y REYNOLDS, George. Principios de Sistemas de Informacin:Enfoque Administrativo. 4 Ed. International Thomson Editores, 2000. 692 p.ISBN 968-7529-97-0

MARTOS NAVARRO, Fernando, et al. Tcnicos de soporte informtico de la

comunidad de castilla y len. 1 ed. Editorial MAD. 368p. ISBN 84-665-5098-4 FERNNDEZ ALARCN, Vicenc. Desarrollo de Sistemas de Informacin:

Una metodologa basada en el modelado. 1 ed. Ediciones UPC,2006.220 p.ISBN 84-8301-802-4

LAUDON, Kenneth y Jane P.Laudon. Sistemas de Informacin Gerencial:administracin de la empresa digital. 8 ed. Pearson Educacin.2004, 608.ISBN 970-26-0528-8

LPEZ PASTOR, Vctor. Evaluacin Formativa y compartida en EducacinSuperior: Propuestas, tcnicas, instrumentos y experiencias. Narcea

Ediciones. 2009, 272. ISBN 978-84-277-1596-7

TOBN, Sergio, et al. Competencias, Calidad y Educacin Superior.Cooperativa Editorial Magisterio 2006,210p.

PASTOR COLLADO, Joan. Concepto de Sistema de Informacin en laOrganizacin. Editorial UOC.2002, 28 p.

MERLI, Giorgio. La Gestin Eficaz. Ediciones Daz de Santos 1997,232 p.ISBN 84-7978-290-0

CHANG, Richard. Mejora Continua de Procesos: gua prctica para mejorarprocesos y lograr la calidad. Ediciones Granica 1996, 124p. ISBN 950-641-229-4

UDAONDO DURN, Miguel. Gestin de Calidad. Ediciones Daz de Santos.1992, 230p. ISBN 84-7978-01304

MARM ESPINOSA, Elia, ROBLES RAMOS, Lucila y VILLASEORGUDIO, Guadalupe. Benchmarking en reas y procesos acadmicos.

ANUIES 2004, 193p. ISBN 970-704-07707

MELINKOFF, Ramn. Los procesos administrativos. 1968,112 p.

Universidad Nacional Autnoma de Mxico/ Direccin General De PlaneacinMemoria 2000. Primera Edicin. 2001, 984p. ISBN 968-36-9688-0.


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CAPTULO IX

ANEXOS


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ANEXO N01 - FICHA DE OBSERVACIN

INSTITUCIN EDUCATIVA : IESTP JUAN JOS FARFN CSPEDES

REA :

USUARIO :PROCESO :

N Fecha Hora Inicio Hora Final Total

Tiempo Total

Tiempo Promedio

Observacin:


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ANEXO N02 CUESTIONARIO DE PRE TEST SOBRE LA SATISFACCIN DELUSUARIO

CARRERA : CICLO :

FECHA :

En escala del 1 al 5, favor de marcar con una 'X' el nmero que mejor represente el grado en elque est de acuerdo con las siguientes afirmaciones.

Totalmente De Acuerdo 5

De Acuerdo 4

Neutro 3

En Desacuerdo 2

Totalmente Desacuerdo 1

Cmo calificara los servicios brindados en el rea de secretara acadmica? 5 4 3 2 1

Cmo calificara los servicios brindados en el rea de tesorera? 5 4 3 2 1

Est satisfecho usted con el tiempo empleado para el trmite de matrcula? 5 4 3 2 1

Est satisfecho usted con el tiempo empleado para el trmite de inscripcin? 5 4 3 2 1

Cree que la implementacin de un Sistema Informtico contribuira a la

mejora del servicio brindado?

5 4 3 2 1

Cree que el uso de tecnologa mejorar definitivamente el servicio brindado? 5 4 3 2 1

Est de acuerdo con que se invierta en la mejora de la calidad de los servicios

brindados?

5 4 3 2 1

Sus opiniones y sugerencias son muy importantes, agradeceramos un comentario adicional.

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ANEXO N03 CUESTIONARIO DE POST TEST SOBRE LA SATISFACCIN DELUSUARIO

CARRERA : CICLO :

FECHA :

En escala del 1 al 5, favor de marcar con una 'X' el nmero que mejor represente el grado en elque est de acuerdo con las siguientes afirmaciones.

Totalmente De Acuerdo 5

De Acuerdo 4

Neutro 3

En Desacuerdo 2

Totalmente Desacuerdo 1

Cmo calificara los servicios brindados en el rea de secretara acadmica? 5 4 3 2 1

Cmo calificara los servicios brindados en el rea de tesorera? 5 4 3 2 1

Est satisfecho usted con el tiempo empleado para el trmite de matrcula? 5 4 3 2 1

Est satisfecho usted con el tiempo empleado para el trmite de inscripcin? 5 4 3 2 1

Sus opiniones y sugerencias son muy importantes, agradeceramos un comentario adicional.

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trabajo n°4 - sistema informático para la mejora de procesos académicos administrativos

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