directiva nº001-2012 normas para la formulaciÓn, aprobaciÓn y actualizaciÓn de los manuales de...

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE AREQUIPA SUB GERENCIA DE RACIONALIZACIÓN

DIRECTIVA Nº 001- 2012-MPA/GPPR/SGR

“NORMAS PARA LA FORMULACION, APROBACIÓN Y ACTUALIZACION DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS - MAPRO DE LA MUNICIPALIDAD PROVINCIAL

DE AREQUIPA”

Elaborado por: Sub Gerencia de Racionalización

01. OBJETIVO.

a. Normar el proceso de formulación, aprobación y actualización de los Manuales de Procedimientos en las diferentes Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Arequipa.

b. Asegurar que las Unidades Orgánicas y Dependencias de la Municipalidad Provincial de Arequipa adopten un contenido y un proceso uniforme en la formulación, aprobación y actualización de sus manuales de Procedimientos- MAPRO.

c. Dotar a la Municipalidad Provincial de Arequipa de un Instrumento de Gestión que le permita prestar un servicio administrativo de calidad al cliente administrativo.

d. Otorgar a la Municipalidad Provincial de Arequipa procesos esenciales para motivar y dar valor a la capacidad competitiva del personal dentro de sus procedimientos de cada Unidad Orgánica.

02. FINALIDAD.

La finalidad de la presente Directiva es asegurar que las Unidades Orgánicas que conforman la Municipalidad Provincial de Arequipa, cuenten con un documento técnico normativo para la formulación, aprobación, y actualización de los Manuales de Procedimientos MAPRO.

03. BASE LEGAL.

Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades. Ley Nº 27444, Ley de Procedimiento Administrativo General. Ley N° 27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del Estado y su

Reglamento aprobado por D. S. Nº 030-2002-PCM. D.S. Nº 007-2011-PCM, Aprueban la Metodología de Simplificación Administrativa

y establece disposiciones para su implementación, para la mejora de los procedimientos administrativos y servicios prestados en exclusividad.

Resolución de Contraloría Nº 320-2006-CG, que aprueba Normas de Control Interno.

O.M. Nº 557-2008 aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Municipalidad Provincial de Arequipa.

Resolución Jefatural N° 059-77-INAP/DNR, aprueba la Directiva N° 002-77-INAP/ DNR. Normas para la formulación de los Manuales de Procedimientos.

Directiva Nº 001-2012-MPA/SGR “Normas para la Formulación, Aprobación y Actualización de los Manuales de Procedimientos – MAPRO de la Municipalidad Provincial de Arequipa“. 1 - 18


Resolución Jefatural N° 182-79-INAP/DNR que aprueba las Normas Generales del Sistema de Racionalización.

04. ALCANCE.

Las normas, procedimientos y disposiciones contenidos en la presente directiva son de aplicación, observancia y cumplimiento obligatorio en todas las Unidades Orgánicas que conforman la MPA.

05. NORMAS GENERALES.

5.1. El Manual de Procedimientos es un Instrumento de Gestión, concretizado en un documento el mismo que describe y sistematiza la normativa, teniendo también carácter instructivo e informativo. Contiene en forma detallada las acciones que se siguen en la ejecución de los procesos generados para el cumplimiento de las funciones y deberá guardar coherencia con los diferentes dispositivos legales y/o administrativos que regulen el funcionamiento de la entidad.

5.2. Los Manuales de Procedimientos deberán tener las siguientes características:a) Deberá contener información clara, precisa y concreta.b) Es de fácil manejo e identificación, permitiendo desplazar, intercambiar e

incluir hoja para su actualización.c) Su presentación será en papel bond, con dimensiones uniformes, en papel

tamaño oficial A4.5.3. En el proceso de formulación de los Manuales de Procedimientos, se realizarán

acciones orientadas a interesar, motivar y capacitar al personal que interviene directamente en dichos procesos, a fin de obtener buenos resultados.

5.4. La elaboración propiamente dicha de los Manuales de Procedimientos corresponde a las oficinas responsables de la ejecución del proceso al cual se refiere el procedimiento, contando para ello con el asesoramiento de la Sub Gerencia de Racionalización.

5.5. El Manual de Procedimientos - MAPRO, tendrá la siguiente estructura:I. Carátula

II. ÍndiceIII. Inventario de Procedimientos

1. Órgano.2. Unidad Orgánica.3. Código.4. Denominación del Procedimiento.5. Requisitos.6. Objetivo.7. Etapas (Unidad Orgánica que Transcurre).8. Base Legal.9. Tiempo.10. Firma y Sello.11. Fecha.

IV. Descripción del Procedimiento1. Objetivo2. Alcance3. Documentos que interviene4. Aprobación, Divulgación y Actualización 5. Base legal 6. Requisitos



V. Análisis del procedimiento 1. Órgano 2. Unidad Orgánica3. Nombre del Procedimiento 4. Código5. Calificación6. Clasificación7. Lugar donde se inicia el trámite8. Autoridad competente para resolver9. Cargo Responsable10. Descripción o etapas del Procedimiento11. Duración del Procedimiento

VI. Diagramación o Flujograma

5.6. El contenido de cada una de las partes de la estructura del Manual de Procedimientos se describe en el Anexo N° 01.

5.7. La estructura de Inventario de Procedimientos se realizara siguiendo las instrucciones del Anexo N° 02.

5.8. La Descripción del Procedimiento se explicará siguiendo las instrucciones del Anexo N° 03.

5.9. El contenido de cada una de las partes de la estructura del Análisis del Procedimiento se describe en el Anexo N° 04.

5.10. La diagramación de los procedimientos, se realizará siguiendo las instrucciones contenidas en el Anexo N°05 sobre simbología para diagramar procedimientos.

5.11. MARCO CONCEPTUAL

a. Actividad.- Es el conjunto de acciones que permiten ejecutar programas trazados. Es el conjunto de acciones que se realizan para materializar la función.

b. Acción.- Es la Unidad desagregada de un procedimiento. Puede ser de naturaleza física o intelectual. Cada trabajador puede realizar una o varias acciones de un procedimiento.

c. Análisis de Procedimiento.- Conjunto de acciones que detallan los pasos a seguir por los cargos responsables de la ejecución de cada paso del procedimiento.

d. Codificación.- Es la técnica mediante la cual se asignan cifras y números significativos o grupos o sub. grupos de artículos genéricamente iguales, y a cada artículo en particular para identificarlos y diferenciarlos de los demás

e. Diagnóstico.- Es el proceso de análisis situacional de un organismo, función, cargo o procedimiento, para los efectos del diseño, rediseño o racionalización.

f. Diseño de Procedimientos.- Consiste en crear una secuencia lógica de operaciones necesarias para el cumplimiento de funciones, que tiendan a alcanzar objetivos dentro de una o varias estructuras organizativas.

g. Etapa.- Es una parte importante del procedimiento, dentro de la cual se desarrolla un conjunto de acciones secuenciales y/o paralelas que permitan el desarrollo de un procedimiento.

h. Formatos.- Son documentos previamente establecidos, impresos o no, diseñados para contener información de manera estandarizada, ordenada, lógica y sistemática.



i. Flujograma o Diagrama de Flujo.- Es la representación gráfica de un procedimiento, mediante el uso de símbolos estandarizados que permiten la visualización integrada de procesos. Así mismo hace de los procesos de trabajo con referencia a variables que se decida analizar en cada situación específica, tanto de la situación actual como de la propuesta de un procedimiento. El flujograma, contiene en forma detallada las acciones que se siguen en la ejecución de los proyectos generados para el cumplimiento de las funciones y deberán guardar coherencia con los respectivos dispositivos legales, administrativos y/o normativos que regulan el funcionamiento de cada unidad estructural que conforma la entidad. Se utilizará para cada procedimiento el Anexo N° 05.

j. Función.- Conjunto de actividades y operaciones centradas en el ejercicio de una o varias técnicas con el fin de realizar una parte de los objetivos de la entidad. La función es la razón principal de la existencia de la institución. Las funciones se desprenden o derivan de los objetivos que dan origen a una entidad.

k. Inventario de Procedimientos.- Es la relación de procedimientos identificados en cada órgano o dependencia de la entidad, complementada con los datos básicos que se procesarán en el formulario Ver Anexo N° 02.

l. Método.- Es la forma de ejecución de un trabajo dado poniendo adecuada consideración al objetivo, instalaciones disponibles y al total de gasto de tiempo, dinero y esfuerzo. Es una serie de pasos realizados por un trabajador para realizar una tarea.

m. Operación.- Es la división misma del trabajo administrativo. Fases del proceso, método o procedimiento.

n. Procedimiento.- Es la secuencia de acciones concatenadas entre sí que ordenadas en forma lógica, permite cumplir un fin u objetivo determinado.

o. Proceso.- Conjunto de fases sucesivas racionalmente establecidas que utilizan técnicas e instrumentos operativos para lograr un cambio de un estado a otro. Conjunto de acciones relacionadas entre sí, que conllevan a lograr un cambio de un estado a otro, utilizando técnicas o instrumentos enmarcados dentro de un lineamiento determinado.

p. Racionalización de Procedimientos.- La Racionalización de Procedimientos Administrativos, es el proceso a través del cual se identifican, analizan, armonizan, y diseñan, la secuencia y modo como se realizan un conjunto de operaciones para el cumplimiento de actividades y funciones de una entidad, sea de naturaleza sustantiva, adjetiva, técnica o legal. El propósito fundamental de la Racionalización de Procedimientos es dinamizar el aparato administrativo para hacer más eficiente y eficaz la gestión institucional. Asimismo permite brindar mejores servicios al cliente administrativo de la MPA.

q. Sistema.- Conjunto de procedimientos que describiendo procesos diferentes, están relacionados por un fin común o permanece en función mayor.

r. Simplificación.- Es la supresión, eliminación de etapas innecesarias dentro de un procedimiento.

06. NORMAS ESPECÍFICAS PARA LA FORMULACIÓN, APROBACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

6.1 Normas para la Formulación

6.1.1 El Manual de Procedimientos será elaborado y formulado por cada Gerencia.



6.1.2 Las Sub Gerencias que dependen directamente de la Gerencia Municipal elaboraran y formularan su respectivo MAPRO.

6.1.3 Los Gerentes o Sub Gerentes en cada caso a los 5 días de notificada la presente designarán un equipo de trabajo (de 02 a más servidores), para el levantamiento del Inventario de Procedimientos que servirá como sustento para elaborar posteriormente el Manual de Procedimientos MAPRO, en coordinación con la Sub Gerencia de Racionalización.

6.1.4 El Contenido del Manual de Procedimientos estará en relación al ordenamiento que se adopte, sea por oficinas, áreas, sistemas, o procesos y contendrá todos los procedimientos que se siguen en cada Unidad Orgánica, en forma individual para cada procedimiento, de acuerdo a la estructura propuesta en el Ítem 5.5. de la presente directiva.

6.1.5 El Manual de Procedimientos debe guardar coherencia con los documentos de gestión como son el Reglamento de Organización y Funciones - ROF, Cuadro para Asignación de Personal - CAP, Manual de Organización y Funciones - MOF, y el Texto Único de Procedimientos Administrativos – TUPA, etc.

6.1.6 Para formular el Manual de Procedimientos los responsables de las Unidades Orgánicas deberán efectuar un Inventario de Procedimientos de acuerdo a lo señalado en el Anexo Nº 02, y efectuarán y aplicarán las fichas de descripción y Análisis de los procedimientos racionalizados Anexo Nº 03 y Anexo Nº 04, respectivamente, permitiendo clasificar los procedimientos y establecer las prioridades para su racionalización.

6.1.7 Para levantar el Inventario de Procedimientos y desarrollar la formulación de los Manuales de Procedimientos la Sub Gerencia de Racionalización tiene la responsabilidad de conducir, monitorear y asesorar dichos procesos.

6.1.8 El Inventario de Procedimientos, debe efectuarlo el equipo de trabajo o el personal responsable designado para la elaboración del MAPRO, en coordinación con el personal encargado de ejecutar los procedimientos, para el efecto llenarán la información que se requiera en el formulario “Inventario de Procedimientos”, según las instrucciones del Anexo N° 02. En este proceso la Sub Gerencia de Racionalización tiene la responsabilidad básica en el levantamiento del Inventario de Procedimientos, su priorización y conducción del proceso de formulación de los Manuales, por lo que programará las actividades y establecerá los plazos para la formulación del Manual de Procedimientos, debiendo realizar reuniones de trabajo con las unidades orgánicas de la entidad, a efectos de darle a conocer las directivas o instructivos aprobados; así como, las funciones, que les permitan lograr los objetivos que se pretendan alcanzar con el desarrollo de los procedimientos.

6.1.9 Sobre la base del Inventario de Procedimientos los jefes de las Unidades Orgánicas conjuntamente con los responsables de los procesos, deberán analizar cada procedimiento, indicando los cargos de acuerdo al CAP que intervienen en cada procedimiento y el tiempo promedio que se demora en cada paso, de principio a fin. Para lo cual se utilizará el Anexo N° 04. El personal que intervenga en el acopio de la información debe estar adecuadamente capacitado en el uso de los formatos. Del análisis de la situación actual se puede deducir la necesidad de cambiar, simplificar o eliminar pasos y requisitos innecesarios, sin afectar las disposiciones legales en vigencia, teniendo en cuenta lo siguiente:

a) Deben eliminarse acciones realizadas por oficinas cuya participación es innecesaria en la decisión, debiendo tan sólo corresponderle los procedimientos significativos en la decisión final.



b) Podrán fusionarse los procedimientos de naturaleza similar y que tienen el mismo tratamiento; así como, deberán eliminarse las acciones duplicadas.

c) Deberán estudiarse los Procedimientos y/o documentos concluidos, obtenerse opiniones de personas enteradas de la situación actual de problemas existentes.

Sobre la base del resultado del análisis de los procedimientos, se debe desarrollar la propuesta de mejora o simplificación de procedimientos, eliminando las actividades o pasos que representen barreras burocráticas, reduciendo requisitos e instancias innecesarias, plazos y costos excesivos, incluyendo pasos no considerados, reemplazando procedimientos manuales por automatizados y otras mejoras continuas de calidad en el proceso, que ahorren tiempo, costos y recursos, eliminando los pasos que no agregan valor.

6.2 NORMAS PARA LA REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

6.2.1 La responsabilidad de la revisión de los proyectos del Manual de Procedimientos recae en primera instancia en el Jefe de la Unidad Orgánica, quien adoptará el mecanismo más apropiado para estudiar el Manual e introducir y sustentar los cambios o modificaciones pertinentes previo a la remisión a la Sub Gerencia de Racionalización.

6.2.2 La Aprobación del Manual de Procedimientos estará supeditada al informe técnico favorable de la Sub Gerencia de Racionalización, que lo elevará al despacho de Alcaldía para su aprobación, previo al dictamen legal de la Gerencia de Asesoría Jurídica y a la opinión favorable de la Gerencia Municipal.

6.2.3 El Manual de Procedimientos será aprobado por Resolución de Alcaldía.

6.3 NORMAS PARA LA MODIFICACIÓN Y ACTUALIZACION DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS.

6.3.1 Los Gerentes y Sub Gerentes de las diferentes Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Arequipa son responsables de evaluar su Manual de Procedimientos en forma periódica. En caso que se requiera su modificación y/o actualización se deberá seguir las normas y procedimientos que han sido establecidos para su formulación y aprobación.

6.3.2 Las modificaciones al Manual de Procedimientos proceden en los siguientes casos:

a) Por cambios en las normas vigentes que afecten directa e indirectamente el desarrollo de los procedimientos establecidos.

b) Por la modificación o creación de nuevos procedimientos como producto de los cambios en las funciones y estructura orgánica de la entidad. La modificación y actualización del Manual de Procedimientos debe contar con la opinión técnica favorable de la Sub Gerencia de Racionalización.

6.3.3 Las hojas complementarias que se agreguen al Manual de Procedimientos, llevarán la misma numeración de la hoja a la cual se incorporarán, seguidas de un guión y un dígito para no alterar la numeración correlativa.



6.3.4 Cuando haya que excluir hojas de los Manuales en su lugar se colocará una que contenga el mismo número de las hojas de las páginas retiradas e información sobre el motivo de la exclusión.

07. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS

1La descripción de cada procedimiento deberá iniciarse en una hoja independiente, las páginas se foliarán correlativamente.

2Las hojas complementarias que se agreguen al Manual, llevarán las mismas numeraciones de la hoja a la cual se incorporarán seguidas por el guión y dígito, para no alterar la numeración correlativa.

3El Inventario de Procedimientos por su naturaleza deben actualizarse anualmente.4La Gerencia Municipal, a fin de obtener resultados óptimos en el proceso de

elaboración del Inventario de Procedimientos, antes de su ejecución deberá disponer la capacitación y adiestramiento del personal involucrado en dichos procesos, mediante talleres, charlas, seminarios, cursos, etc., de esta manera ampliarán sus conocimientos, habilidades y aptitudes, asumiendo un compromiso.

08. DISPOSICIONES TRANSITORIAS

a) Todas las Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Arequipa, deberán formular los procedimientos sustantivos y adjetivos, cumpliendo las normas establecidas en la presente directiva.

b) La presente directiva entrará en vigencia al día siguiente de su aprobación.c) Queda sin efecto cualquier norma de carácter interno que se oponga a lo

dispuesto en la presente directiva.

09. RESPONSABILIDAD

Los Gerentes y Sub Gerentes de las diferentes Unidades Orgánicas de la Municipalidad Provincial de Arequipa son responsables del cumplimiento de las disposiciones establecidas en la presente directiva.

La Sub Gerencia de Racionalización es la responsable de conducir, asesorar y monitorear en cuanto a la aplicación de las normas técnicas, así como evaluar su aplicación.

10. ANEXOS



ANEXO N° 01

ORIENTACIONES PARA DESARROLLAR EL CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS - MAPRO

I. CARÁTULA

Deberá contener el logo de la entidad, nombre de la entidad, el título del documento, el lugar, fecha de presentación etc.

II. INDICE

Se especificará las secciones, títulos y capítulos del contenido del documento, indicando su respectiva ubicación por el número de páginas.

III. INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

Es la relación de procedimientos identificados en cada órgano o dependencia de la entidad, complementada con los datos básicos que se procesarán

IV. DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS

Se presentará de manera secuencial cada una de las etapas, fases, pasos y operaciones en la que se descompone el procedimiento, señalando a los responsables de realizarla y los órganos y dependencias que intervienen. Al momento de describirlas deberá precisarse en que consiste cada fase y/o operación con identificación al resultado a que se llegue; el término o plazo, tiempo real de cada actividad o paso.

V. ANALISIS DE PROCEDIMIENTOS

Se describe en forma detallada el procedimiento, se estandariza la información para así poder efectuar el análisis, determinando el objetivo, el alcance inicio del procedimiento, termino del procedimiento, sus respectivas calificaciones, la autoridad competente para resolver, así mismo sus requisitos y base legal.

VI. DIAGRAMACIÓN O FLUJOGRAMA

Es la representación gráfica de la descripción literal del procedimiento administrativo, se presenta mediante diagrama de flujo, en la cual se utilizarán símbolos de fácil identificación para representar el tipo de operación o acción a desarrollar, se empleará la simbología señalada en el Anexo Nº 05



ANEXO N° 02 INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS

ÓRGANO

UNIDAD ORGÁNICA

CODIGO DENOMINACIÓN DE PROCEDIMIENTO

REQUISITOS OBJETIVOETAPAS (Unidades Orgánicas por

las que transcurre el Procedimiento)BASE LEGAL TIEMPO

Firma y Sello Firma y Sello Arequipa, _____de __________del 20__ Unidad Orgánica Sub Gerencia de Racionalización



INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO

“INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS”

1. Órgano - Anotar el nombre de la Gerencia que corresponda. Ejemplo: Gerencia de Desarrollo Urbano.

1. Unidad Orgánica.- Anotar el nombre de la Sub Gerencia que corresponda Ejemplo: Sub. Gerencia de Obras Públicas y Edificaciones Privadas.

2. Código.- Se deberá anotar el número correlativo de los Procedimientos Inventariados. (Labor a cargo de la sub. Gerencia de Racionalización).

3. Denominación del Procedimiento.- Se deberá anotar en forma clara y precisa el nombre del procedimiento recién identificado, se podrá colocar una denominación preliminar, hasta que se tenga claramente definido el procedimiento y se coloque un nombre apropiado.

4. Requisitos.- Relacionar los requisitos y condiciones que en la actualidad se están exigiendo a los interesados, al presentar la solicitud o durante la tramitación del expediente, cuando corresponda.

5. Objetivo.- Definir las razones por las que se desarrolla el procedimiento y los resultados finales que se pretende alcanzar.

6. Etapas (Unidades Orgánicas que transcurre).- Describir de manera secuencial cada una de las etapas que se realizan, de escritorio a escritorio (indicando el cargo correspondiente) en cada una de las Unidades Orgánicas por las que transcurre el trámite.

7. Base Legal.- Se deberá anotar los dispositivos legales que sustentan el procedimiento.

8. Tiempo.- Determina el tiempo en minutos requerido para efectuar el procedimiento.

9. Firma y Sello.- Registrar la firma e imprimir el sello del jefe de la Unidad Orgánica.

10. Fecha.- Anotar la Fecha en la que se realiza el inventario de procedimientos.



ANEXO N ° 03DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Órgano Unidad Orgánica Nombre del Procedimiento Código Fecha

Clasificación

Procedimiento TUPA Administrativo

Lugar donde se inicia el Procedimiento: Dependencia donde culmina el Procedimiento:

Requisitos

Base Legal

Paso Cargo Responsable Descripción de la Actividad TiempoMinutos

Duración Total del Procedimiento (minutos)



INSTRUCCIONES PARA LLENAR EL FORMULARIO

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. Órgano.- Anotar el nombre de la unidad de organización que corresponde según la estructura orgánica. Ejemplo: Gerencia de Desarrollo Urbano.

2. Unidad Orgánica.- Anotar el nombre de unidad de organización que conforma el órgano contenido en la estructura orgánica. Ejemplo: Sub Gerencia de Obras Públicas y Edificaciones Privadas.

3. Nombre del Procedimiento.- Describir el nombre del procedimiento identificado en el Inventario de Procedimientos. Ejemplo: Autorización para Apertura de Zanjas.

4. Código del Procedimiento.- Se deberá colocar la expresión numérica que identifica el procedimiento.

5. Fecha.- Anotar la fecha del llenado del formato.

6. Clasificación.- Marcar con aspa (X) los procedimientos que corresponden al TUPA y los de carácter administrativo (internos)

7. Lugar donde se inicia el Procedimiento.- Anotar el nombre de la unidad orgánica o dependencia donde se inicia el procedimiento.

8. Dependencia donde culmina el procedimiento.- Anotar el nombre de la unidad orgánica o dependencia donde culmina el procedimiento.

9. Requisitos.- Describir en forma detallada y específica la totalidad de documentos que se le solicita al administrado.

10. Base legal.- Se indicará aquellos dispositivos legales y/o normas administrativas sobre las cuales se sustenta el procedimiento a desarrollar.

11. Paso.- Anotar el número correlativo que le corresponde al paso que se describe.

12. Cargo Responsable.- Indicar el nombre del cargo que realiza el paso en el procedimiento, según el CAP.

13. Descripción de la Actividad.- Se deberá describir la ejecución de cada paso que realiza el servidor responsable en relación al procedimiento. Ejemplo:

- Paso 1.- Registrar los documentos que ingresan a la oficina.- Paso 2.- Verificar que los datos del documento estén

correctamente consignados.

14. Tiempo (Minutos).- Se deberá anotar el tiempo estimado que transcurre en cada paso desde que se inicia hasta que termina el procedimiento.

15. Duración del Procedimiento (minutos).- Se sumará los tiempos parciales del cada paso, que dará como resultado el tiempo total expresado en minutos.



ANEXO N° 05

SIMBOLOGÍA PARA DIAGRAMAR PROCEDIMIENTOS

I. PRINCIPALES SÍMBOLOS Y SU SIGNIFICADO

SIGNIFICADO SIMBOLOGÍA DEFINICIÓN

Inicio y fin del procedimiento

Se utiliza al inicio y fin de todo flujograma, permite determinar los límites del procedimiento.

Operación o Acción.Se utiliza para representar cada una de las operaciones y acciones que forman parte del procedimiento.

Alternativa / Decisión

Representa una alternativa o condición que indica una decisión y que genera dos cursos de acción. Se grafica considerando una entrada y dos salidas, y colocando dentro del rombo una pregunta (sí, no.

Archivo o AlmacenajeRepresenta el almacenamiento o archivamiento definitivo de un documento.

Archivador Temporal

Representa un Archivo donde se deposita temporalmente el documento o formato que va a volver a ser usado dentro del mismo procedimiento.

Formulario / DocumentoRepresenta la elaboración de un formato o documento.

Traslado o Transporte

Se utiliza para representar el sentido del circuito administrativo, es la acción de trasladar el expediente de un lugar a otro, es el movimiento físico de un documento.


V Vº Bº


Proceso ColateralRepresenta la coordinación entre las áreas que enmarca el procedimiento.

Conector

Se utiliza para conectar dos acciones en una misma página para evitar el exceso de líneas que se encuentren. Siempre deberá colocarse un número que será el mismo en la acción previa como en la anterior.

Conector de PáginaSe utiliza para representar una conexión o enlace con otra hoja diferente, en la que continúa el diagrama de flujo.

II. REPRESENTACIÓN DE ALGUNOS SÍMBOLOS

II.1. De operación o acción.-

Para representar una acción se graficará un rectángulo dentro del cual se le describirá en forma breve.

Ejemplo:

Si considera convenientemente, en cada rectángulo se puede indicar 2 ó más acciones.

II.2. Alternativa /Decisión.-

Para representar una acción de decisión se graficará un rombo y dentro de éste se describirá la acción y en los ángulos se colocará las alternativas a decidirse.

Ejemplo:

SI NO

II.3. Del Archivo

Para representar el almacenamiento o archivamiento de un documento se graficará un triángulo.

Ejemplo:


- Llena formulación “Pedido de materiales”

- Prepara Informe.- Gestiona V°B°

Resolución


II.4. Formulación/Documento

Para representar formulario o cualquier otro tipo de documentación, se graficará un rectángulo con su base cortada por una curva semi sinusoidal, anotando en su interior el tipo de documento que se trate o su código.

Ejemplo:

Cuando se dé el caso de representar distintos documentos y formularios con sus respectivas copias en un mismo gráfico, se dibujará de la forma siguiente.

II.5. Traslado o Transporte

Se utiliza para representar el sentido del circuito administrativo, el traslado de información o el movimiento físico de un documento, se graficará una flecha.

Ejemplo:

II.6. Del Conector

Se utiliza para conectar dos acciones en una misma página, se graficará círculos pequeños, colocando dentro de ellos un número de referencia que indique donde continúa el gráfico.

Ejemplo:


“PEDIDO DE MATERIALES DE IMPRESIÓN”

F- Abast-12

RESOLUCIÓN

MEMORANDUM

2

1

F-Abast. - 12

1

1

Resolución

V VºBº

Resolución


III. Modelo de Flujograma

El gráfico se divide en columnas, representando cada una de ellas una oportunidad funcional, que puede ser una Gerencia, oficina, dirección, equipo y cargos, dependiendo del nivel de desagregación del análisis.

La diagramación deberá efectuarse en sentido descendente.


directiva nº001-2012 normas para la formulaciÓn, aprobaciÓn y actualizaciÓn de los manuales de...

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