digitalizzazione, una nuova opportinità di business

Andrea Innocenti

" Digitalizzazione, una nuova opportunità di Business

In collaborazione con SIAV Sistemi Digitali

Agenda:Un mercato in espansionePotenzialità del mercato della dematerializzazioneAnalisi dei beneficiAree aziendali di interesseIl ritorno dell’investimento

Cenni normativi e terminologiaArchiviazione Digitale / Conservazione SostitutivaFatturazione Digitale / Fatturazione ElettronicaPosta Elettronica Certificata

Case History Ekaf (Caffè Cellini)

Amerigo Roncallo

Digitalizzazione

Un nuovo mercato per i partner DeltaPhi

Enterprise InformationManagement

Un business in crescita

Dati Assinform 2010

Assinform – Osservatorio EIM (Enterprise Information Management)

In collaborazione con

• Indagine sul campo (metà 2010)

• 70 aziende fornitrici

• 270 aziende/organizzazioni utilizzatrici

• supporto di aziende leader del settore (Siav,

Infocert, Olivetti e Cbt)

• Esprimerà il 15% del mercato italiano del software e dei servizi

• dai € 1,2 miliardi attuali ai € 2 miliardi

Prospettive di crescita (2010 – 2015):

• crescita media annua +10%

• Interesse crescente PMI

Assinform – Osservatorio EIM

Impatto sulle aziende:• 74% delle aziende ha già

adottato o prevede di adottare soluzioni EIM entro il 2011.

• Solo la fatturazione elettronica farebbe risparmiare alleaziende italiane 17 miliardi di euro.


Propensione all’investimento:

• 100% Banca e P.A. hanno investito o investiranno in EIM

• 64% Industria

• 70% Distribuzione

• 71% Sanità


Aree aziendali:Amministrazione Contabilità (77%)

Comunicazione interna (51%)

Gestione del personale (31%)

Supporto alle vendite (30%)

Contrattualistica (18%)



Fattori frenanti:

• Ristrettezza budget (31%)

• Complessità organizzativa (15%)

• Tempi di progetto e di realizzazione (6%)


La struttura dell’offerta:

Forte concentrazione: il 28% dei fornitori generano l'80% del mercato

Le preferenze di chi sceglie

soluzioni di EIM

Piattaforme software 64%

Applicazioni ad hoc 21%

Servizi in outsourcing 23%

Conclusioni

• Crescita media annua +10% (800 MIO in 5 anni)• Interesse crescente PMI• Necessità di conoscenze e competenze

specifiche• Rapidità di delivery

Business ProcessManagement

Aree aziendali di interesse

Dove agire…

Documenti Amministrativi

Fascicoli del Personale

Sistemi Qualità

Pratiche di LeasingCartelle Cliniche

Posta in Ingresso e Uscita

Documenti amministrativi

Necessità di lavorare su:

� Fatture Passive,

� Fatture Attive,

� D.D.T.,

� Disposizioni Bancarie.

Esigenza

Documenti amministrativi

� Gestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei.

� Integrazione con sistemi ERP.

� Import automatico degli spool di stampa relativi a Fatture Attive, Ordini, Solleciti, etc.

� Service per il recupero dello storico .

� Pubblicazione via WEB per la consultazione On Line dei documenti.

� Firma digitale e spedizione automatica spool per la composizione personalizzata dei messaggi e la scelta del metodo di trasporto (fax, mail, carta, postel,…).

� WorkFlow per la benestariazione delle fatture passive .

Soluzioni proposte


� Accedere in tempi rapidi a tutti i documenti contenuti nei fascicoli del personale.

� Con una gestione cartacea tutte le informazioni vengono gestite in fascicoli procedendo a materializzazione anche dei documenti prodotti tramite sistemi informatici.

� I cedolini vengono stampati e recapitati su supporto cartaceo con tempi e costi elevati.

� Necessità di accedere con facilità agli archivi storici.

Esigenza


� Gestione documentale dei documenti cartacei mediante acquisizione a mezzo scanner.

� Gestione documentale con import automatico degli spool di stampa dei documenti prodotti dai sistemi informativi (Cedolini, Tabulati Inail, …)

� Pubblicazione via WEB per la consultazione on-line dei Cedolini.

� Service per il recupero dello storico.

� Crittografia dei documenti in rete

Soluzioni proposte

Sistemi Qualità

� Produrre la documentazione relativa al manuale della qualità ed alle procedure operative, seguendo iter precisi per l’approvazione e la modifica dei documenti.

� Le normative prodotte devono essere condivise e rese reperibili a tutti i collaboratori.

� Le procedure stabilite danno origine ad attività sequenziali con scadenze precise che danno garanzia di trasparenza ed efficienza dell’azienda nei confronti dell’utente.

Esigenza

Sistemi Qualità

� Gestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei o elettronici.

� Pubblicazione via WEB per la consultazione on-line del manuale e delle procedure.

� WorkFlow per la generazione e revisione delle procedure.

� WorkFlow per la messa in linea dei processi aziendali.

Soluzioni proposte

Pratiche di Leasing

� Raccolta di tutta le documentazione necessaria alla delibera del Leasing.

� Le varie filiali e la sede per poter deliberare un finanziamento hanno la necessità di valutare documentazione di varia natura, talvolta ripetitiva (es. Bilanci e certificazioni) per la stessa realtà richiedente.

� Le pratiche cartacee relative alla documentazione vengono costituite nelle filiali ed inviate alla sede che in caso di necessità chiede le opportune integrazioni con i documenti mancanti.

Esigenza

Pratiche di Leasing

� Gestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei o elettronici.

� Ottimizzazione dei processi di approvazione tramite il WorkFlow.

� Integrazione del sistema documentale con i sistemi informativi ed ottimizzazione delle registrazioni, integrando automaticamente le chiavi di ricerca con elementi già noti all’azienda.

Soluzioni proposte


� Diverse tipologie di comunicazioni (fax, e-mail, PEC, lettere, …) in entrata e in uscita da condividere

Esigenza


� Tutte le comunicazioni possono venire acquisite in formato elettronico e condivise tramite la gestione documentale.

� WorkFlow collaborativo o di processo.

� Service per il recupero dello storico.

Soluzioni proposte

Cartelle Cliniche

� I medici chiedono un rapido e sicuro accesso agli esami ed ai referti contenuti nelle cartelle cliniche.

� In passato si ricorreva alla microfilmatura per garantire una copia conforme, ma il supporto non consentiva facili consultazioni da parte di tutti gli interessati.

� Conservazione dello storico.

Esigenza

Cartelle Cliniche

� Gestione documentale per la registrazione on line dei documenti cartacei o microfilmati.

� Indicizzazione dei documenti in base al codice nosologico e le ulteriori chiavi di ricerca possono essere ricostruite automaticamente importandole dai sistemi informativi esistenti.

� Service di scansione ed indicizzazione di referti ed esami contenuti nelle cartelle cliniche, nelle cartelle radiologiche, nelle pratiche di pronto soccorso, etc., in outsourcing presso la sede dell’ente o presso i centri servizi Siav.

Soluzioni proposte


Analisi dei benefici

Dati Politecnico di Milano 2011

La Fatturazione elettronica conviene

Casi di studio

c.a. 130Casi

approfonditi

c.a. 120Quick ROI

Assessment

FORNITORE

Conservazione dell’attivoBenefici: tra 1 e 3€ a documentoTempo di payback: < 1 annoFonte beneficio: spazio, materiali

Conservazione (scansione) del passivoBenefici: tra 1 e 2€ a documentoTempo di payback: < 2 anniFonte beneficio: spazio, materiali, ricerche

Alli

neam

ento

da

ti

ORDINE CONSEGNA FATTURAZ .

CLIENTE

Fatturazione elettronicanon strutturataBenefici: tra 4 e 5€ a fatturaTempo di payback: < 2 anniFonte beneficio:Trasmissione, spazio, materiali, ricerche documenti

Fatturazione elettronica strutturataBenefici: tra 8 e 12€ a fatturaTempo di payback: < 1 annoFonte beneficio:Produttività del personale

Sistema Bancario

PAGAMENTO

Completa integrazione dematerializzazione

Benefici: tra 30 e 80€ a cicloTempo di payback: < 1 annoFonte beneficio: produttività delpersonale, maggiore accuratezza

Fonte: Politecnico di MilanoDipartimento di Ingegneria Gestionale

Integrazione Orizzontale (tra più fasi)

Dall’allineamento Anagrafiche…

… all’Archiviazione dell’Estratto Conto

Integrazione Verticale(tra clienti e fornitori)

� Trasferimento di dati/documenti relativi al ciclo dell’ordine

� Processamento delle informazioni e gestione dei documenti associati al ciclo dell’ordine

CLIENTE

FORNITORE

SistemaBancario

E conviene ancora di più se è un progetto di sistema


ConservazioneSostitutiva

FatturazioneElettronica

IntegrazioneOrdine-Fattura

CompletaIntegrazione

I Benefici crescono in modo superadditivo, con l’aumento del grado di integrazione

100€ /ciclo

Grado diIntegrazione

Benefici a progetto (attualizzati)

E conviene ancora di più se è un progetto di sistema



Il ritorno dell’investimento

Dati Politecnico di Milano 2011

La misura della reddittività:il tempo di payback (anni)

Azienda con attività amministrativaLimitata Media E levata

Digitalizzazione e conservazione del passivo 1,8 0,5 0,1

Conservazione dell’attivo 0,9 0,2 0,1Fatturazione elettronica pura 1,0 0,7 0,6Completa integrazione e dematerializzazione 0,7 0,5 0,4

Integrazione del ciclo ordine- pagamento 0,6 0,5 0,4

Integrazione del ciclo ordine- fattura 0,6 0,5 0,4Integrazione del ciclo fattura -pagamento 1,2 0,7 0,5

Integrazione dei pagamenti/incassi 0,7 0,1 0,1Scambio unilaterale delle fatture 3,9 0,9 0,1Scambio unilaterale degli ordini 1,0 0,3 0,1

Fat

tura

zion

e E

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tegr

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de

mat

eria

lizza

zion

e

0 <PBT (anni) 1

1 <PBT (anni) 22 <PBT (anni)


Archiviazione digitaleConservazione sostitutiva

Conservazione Sostitutiva: 3 cose da sapere

La Conservazione Sostitutiva dei documenti analogici e elettronici si realizza con

l’apposizione di:

FIRMA DIGITALE

+

MARCA TEMPORALE

TUTTI I DOCUMENTI

AZIENDALI FISCALI

NON UNICI si possono Conservare in forma Sostitutiva senza la presenza di

un PUBBLICO UFFICIALE

Alcuni documenti hanno bisogno

dell’intervento di un PUBBLICO UFFICIALE

per essere Conservati in forma Sostitutiva

Documento informatico

Documento analogico

“La rappresentazione informatica di atti, fatti o d ati giuridicamente rilevanti”

“Documento formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui , come le tracce su carta (esempio :documenti cartacei) , come le immagini su film (esempio: pelli cole mediche, microfiche, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio :cassette e nastri magnetici audio e video)”

Documenti analogici in copia Documenti analogici in originale

Documenti analogici in originale unico

Documenti analogici in originale non unico (fatture, lettere e telegrammi spediti e ricevuti)

Si può risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui siano obbligatorie la tenuta e la conservazione.

Definizione di documento

Documenti Conservabili in forma Sostitutiva

• Fatture;• Lettere e telegrammi;• Libro giornale e inventario;• Registri IVA;• Scritture ausiliarie;• Scritture ausiliarie di magazzino;• Registro beni ammortizzabili;• DDT;• Lettera di vettura, polizza di carico;• Distinta meccanografica di fatturazione;• Dichiarazione dei redditi;• Contratti.

Documenti Amministrativi

• Assegni bancari;• Moduli richiesta assegni;• Ordini prelevamento;• Distinte di versamento;• Ordine di bonifico;• Deleghe F23/F24;• Pratiche fido;• Contratti;• Specimen di firma;• Lettere di manleva;• Pratiche mutuo;

Documenti Bancari


• Cartelle cliniche;• Referti; • Fascicolo sanitario;• Documentazione del personale;• Delibere, determine, ordini del giorno;• Bandi gara;• Documenti inerenti il protocollo informatico.

Sanità


• Polizze assicurative;• Attestati di rischio;• Contratti;• Contenziosi;• Libri assicurativi.

Assicurazioni


• Reclami;• Non Conformità;• Modulistica varia;• Haccp.

Qualità


• Listini;• Brochure;• Studi per nuovi prodotti, bozze e lanci

pubblicitari;• Offerte e trattative;• Piano attività;

Marketing


Il responsabile

Chi è il responsabile

della conservazione

sostitutiva?

È il responsabile dell’archivio digitale

dell’azienda.

Chi può fare il

responsabile?

Può essere una persona fisica o giuridica sia interna che esterna all’azienda, purché

venga nominato da un organo decisionale dell’azienda

Il responsabile della conservazione

• Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione;

• Organizza il contenuto dei supporti di memorizzazione e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità; archivia e rende disponibili, informazioni relative ai documenti e al loro contenuto, eventuali copie;

• Gestisce il sistema nel suo complesso e garantisce l’accesso alle informazioni;

• Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati;

• Predispone le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantire la sua continua integrità;

• Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento;

• Definisce e documenta le procedure da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;

• Verifica, con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo.

• Definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione;

• Organizza il contenuto dei supporti di memorizzazione e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità; archivia e rende disponibili, informazioni relative ai documenti e al loro contenuto, eventuali copie;

• Gestisce il sistema nel suo complesso e garantisce l’accesso alle informazioni;

• Verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati;

• Predispone le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantire la sua continua integrità;

• Richiede la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui è previsto il suo intervento;

• Definisce e documenta le procedure da rispettare per l’apposizione del riferimento temporale;

• Verifica, con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili provvedendo al riversamento diretto o sostitutivo.

Cosa fa?

Le nostre referenze per la conservazione sostitutiva

Sixty GroupBenetton GruppoAssicurazioni GeneraliBanca d’ItaliaEuronicsCoop Nord OvestPam GruppoSBA BCC (60 banche)GE MoneySinv (Valentino) LoropianaConad Gruppo

Costa CrociereBartolini TrasportiVolkswagen BankGiunti EditoreFaberAz. San. San RaffaeleAlpitelBormioli RoccoMiroglioRana PastificioJuventusMolinariMontebovi

Le nostre referenze per la conservazione sostitutiva

PostaElettronicaCertificata

La Posta Elettronica Certificata è il sistema attraverso il quale è possibile inviare email con valore legale equiparato ad una raccomandata con ricevuta di ritorno come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68).

Ciò che rende la trasmissione PEC valida agli effetti di legge, sono le ricevute elettroniche che i Gestori PEC emettono, “certificando”:

La PEC - Che cos’è?

che il messaggio è stato speditoche il messaggio è stato consegnato che il messaggio non è stato alterato

Obbligatoria per aziende in fase di costituzione. Con i lnuovo decreto legge n. 2 del 28/01/2009 è scattato l'ob bligo, per Società, Professionisti e Pubbliche Amministrazio ni, dicreare e comunicare una propria sede "virtuale", identif icatada un indirizzo Pec , da affiancare alla sede fisica.

Per tutte le imprese esistenti alla data del 29/11/2008, a data ultima per la comunicazione è il

29/11/2011

Cosa dice la legge…

Gestore di PEC del mittente

Ricevuta di

avvenuta

consegna

mailbox

mail

Busta di trasporto firmata

Gestore di PEC del destinatario

mailbox

mail

Mittente Destinatario

Come funziona

Dominio di posta certificata

MITTENTE

Dominio di posta certificata

DESTINATARIO

1

2

3

65

Ricevuta di

accettazione

4

Case History

EKAF

Un caso di successo…

Ekaf – Cellini CaffèL’azienda nasce nel 1925 da Amleto Pieri cheinizia la sua attività di broker di caffè verde sulmercato italiano.Cellini nasce formalmente nel 1985 dalla fusionedella “Columbia” con altri due marchi.

Dal Settembre 2005 è operativo il nuovostabilimento produttivo a Genova.

Fatturato 20 mln di euro,

Dipendenti 50 (4 amministrativi, 1 addettoall’informatica, 8 personal computer)

Gestione Ciclo Passivo:

� Barcode su fatture in arrivo,� Scansione e inserimento nel documentale� Approvazione� Registrazione/inserimento ERP � Trasferimento chiavi su documentale� Pagamento

Il progetto di dematerializzazione

In conservazione:

� Ciclo Attivo (tentata vendita..)� Ciclo Pass� Libri Fiscali (Libro giornale, Libri IVA, Libro Cespiti), � Schede di mastro� Scritture ausiliarie di magazzino� DDT� Contratti

Il progetto di Conservazione Sostitutiva

� LUL e fascicolo personale� Gestione pratica negozi (finanziamento, progetti edilizi e

piantine)� Marketing - campagna pubblicitaria con filmati, prove

campioni casting� Gestione fidelizzazione� Gestione dei documenti di certificazione (Hacpp, trattamento

in filiera, brevetti)

I prossimi passi

Grazie per l’attenzione

[email protected]