La descripción es una actividad archivística que debe ser realizada en forma conjunta a la ordenación con el fin de ayudar en la consulta tanto a usuarios externos como a la administración productora y para facilitar al archivista el control y administración de la documentación.

El programa descriptivo consistirá en normas que serán

diseñadas dependiendo del contenido del fondo

documental y la capacidad y disponibilidad del

archivista. Estos pasos son importantes porque nos

permiten conocer el documento y la institución

productora y a la vez determinar las características

internas y externas más sobresalientes, las cuales son

indispensables para una buena descripción de las series

documentales.

Para realizar un programa descriptivo debemos tomar en cuenta cuatro elementos fundamentales:

La descripción de los documentos debe ser concreta, breve y contener las ideas básicas,

Se deben describir factores internos y externos,

Se adoptará una sola política descriptiva para todo el fondo

Se desarrollará el sistema descriptivo de manera que el usuario pueda buscar por sí solo la información (ficheros, bases de datos, catálogos, etc.…) sin depender del archivista.

Las guías nos permiten describir el fondo a nivel general

reflejando sus secciones y temáticas, facilitando

información como procedencia, origen funcional, fechas

extremas, formatos, volumen, formas e indicando el

contenido de las series.

Sirve para orientar al usuario sobre el conocimiento general

del contenido de un archivo o de un conjunto de archivos.

Normalmente, describe la historia de la institución, presenta

los datos generales de interés, sistematiza las grandes

secciones en que se organiza el archivo, da sus

características, el metraje y, finalmente, los datos extremos

de los documentos que se conservan, los instrumentos de

descripción más relevantes y una bibliografía sumaria.

Los inventarios son instrumentos que se levantan una vez que la

documentación esta organizada y ordenada, en ellos se incluyen la

procedencia, el origen funcional, la clase y tipo documental, las fechas,

formatos, volumen, además de una descripción que puede ser a nivel

de fondo, serie, o pieza documental cuyo detalle queda sujeto a la

disposición del archivista. Su principal función es evidenciar la

existencia o ausencia de un documento, además permite realizar

recuentos del fondo y garantizar la permanencia y recuperación fácil de

la organización natural de los documentos a través de la signatura

topográfica.

Consiste en una descripción global y sistemática de las

series documentales, si bien puede ser superficial o

analítico. Se convierte en un instrumento más detallado

que la guía y permite al usuario conocer las series más

relevantes, su volumen y el alcance cronológico . El

inventario presenta variedades más o menos

abundantes según los países.

INVENTARIO ESQUEMATICO: Consiste en hacer un inventario por

series, no por tipos documentales. Nos representa una breve idea del

contenido de cada serie. El esquemático es aquel que en cada asiento

describe una serie completa.

INVENTARIO ANALITICO: Se efectúa por tipo documental, y es

normalmente usado para documentos de gran importancia, este tipo de

inventario puede perfectamente reemplazar al catálogo, por su misma

naturaleza, resulta muy aconsejable dado que es más fácil realizarlo que

el catálogo, es de gran ayuda: el analítico, al describir en cada asiento

una pieza documental, no es conveniente para archivos muy grandes.

El inventario analítico desciende a individualizar el contenido, fecha y

localización de cada documento.

INVENTARIO POR REMISION:Generalmente este inventario se

considera al de recepción de documentos de un archivo general,

intermedio o histórico. Existe confusión de este término con la

palabra trasladar, entendido como sinónimo de remitir, por remitir se

entiende correctamente cuando se envía de una dependencia a

otra, archivísticamente hablando, trasladar es mudar de un archivo

a otro, sin que se pierdan los derechos que se ejerce sobre los

documentos, así tenemos que si trasladamos desde la entidad

hasta un archivo intermedio.

INVENTARIO DE ELIMINACION: Casi en desuso en la

actualidad, por la facilidad que se tiene al realizar un inventario de

existencia, se incorporan los datos de eliminación. Es necesario

realizar inventario de la documentación eliminada, como constancia

de lo actuado, puede verse también este inventario bajo el nombre

de Inventario de expurgo. Lo que hay que tener en claro es que

estos inventarios son solo parte de la selección documental.

INVENTARIO EXISTENCIA: Considerado como el mas utilizado, por

ser el mas práctico y útil, esencialmente el mas necesario en primera

instancia. En toda circunstancia de ocupación de un depósito de papeles

es el primer inventario que se practica para tener un conocimiento real de las circunstancias documentales del archivo.

El índice es un instrumento que brinda información en forma

extensiva la cual nos permite localizar diversos datos de tipo

geográfico, onomástico, o cronológicos entre otros. Este

instrumento le permite al usuario localizar en forma directa por

medio de palabras de personas, lugares o temas que lo remitirá a

una signatura topográfica.

El índice es un complemento que acompaña a las

guías, inventarios y catálogos, para facilitar la búsqueda

de la información necesaria en el momento de la

localización física de la documentación.Contienen datos

concretos de los documentos que permiten acceder de

forma orientada y controlada a la información.

Relacionan los documentos mediante: Palabras sueltas,

claras y concisas, que especifican personas, lugares,

temas o materias.

ONOMÁSTICOS: Listados de nombres de personas naturales o jurídicas

TOPONÍMICOS: Listados de nombres de sitios o lugares

CRONOLÓGICOS: Listados consecutivo de fechas

TEMÁTICOS: Listas de materias o tesauros, acompañados de referencias para su localización

Son los instrumentos de descripción que relacionan con mucho pormenor el contenido, fechas, formato, dimensión, estado de conservación y signatura topográfica de un archivo o de varios de las unidades documentales menores que la “serie”; es decir, los expedientes y los documentos sueltos.

– Datos internos: fecha, tipología documental, asunto o materia, lengua

– Datos externos o físicos: folios, medidas, materia soporte y estado de conservación

– Datos de localización o signatura

Flexibilidad

Agilidad

Operatividad

Fácil manejo del mismo

Instrumento de control y difusión, actualmente

automatizado, que permite reunir y coordinar la

información sobre archivos y fondos

documentales que forman el Patrimonio

Documental , y sobre su accesibilidad,

brinda información general para los usuarios y

para los profesionales. Identifica los archivos

pertenecientes a un ámbito determinado

(territorial, titularidad, tipo,...).

El Censo es una relación de archivos y sus circunstancias materiales y

descriptivas realizados con fines políticos y estadísticos, al igual que hay

censos de población, de viviendas... hay censos de archivos.

DATOS QUE RECOGE

Las direcciones, teléfonos, cuadro sinóptico de fondos y

colecciones, instrumentos de descripción, investigaciones realizadas,

plantillas, estado de conservación y del edificio...

SIRVE PARA:

Sirven para marcar las políticas de actuación en archivos y conocer la

situación del patrimonio documental

La normatividad que nos basamos fue en

la NTC 4095 del AGN . Esta norma

pretende considerar todas las

posibilidades de descripción archivística

es aplicable en su totalidad a los archivos

históricos.