Vår globala arbetsplats - ett verktyg för kommunikation och information Diakonias intranät

Upplägg presentation

•  Kortfattat om Diakonia som organisation

•  Intranätet –  Historik – Diakonias tidigare intranät –  Nya intranätet - vårt globala verktyg för information och

kommunikation –  Positiva faktorer –  Omständigheter som försvårat processen –  Lärdomar –  Processen framöver

Diakonia •  En biståndsorganisation med två kyrkor som huvudmän:

•  1966: Katastrofer i Indien och Bangladesh. “Frikyrkan hjälper” bildas. –  Stödet skulle gå till de mest behövande –  Oavsett mottagarnas religiösa tillhörighet –  Pengarna skulle fördelas till befintliga organisationer på plats

•  Fokus skiftade tidigt till långsiktigt utvecklingsarbete

Övergripande mål •  Diakonia arbetar för att förändra orättvisa politiska,

ekonomiska, sociala och kulturella strukturer som orsakar fattigdom, ojämlikhet, förtryck och våld.

•  Diakonia arbetar tillsammans med 350 samarbetsorganisationer i 30 länder för alla människors rätt till ett värdigt liv

© Diakonia 5

Diakonias teman •  Mänskliga rättigheter

•  Demokratisering

•  Jämställdhet

•  Social och ekonomisk rättvisa

•  Konflikt och rättvisa

•  Humanitärt arbete (katastrofinsatser och förebyggande arbete)

© Diakonia 6

•  Insamling och information om Diakonias verksamhet

•  Folkbildning och mobilisering

•  Påverkansarbete

•  Kampanjer –  Exempel 2015: Klimaträttvisa (FNs

klimatmöte i Paris)

Arbete i Sverige

Diakonias kontor

Regionkontor Colombia

Regionkontor Jerusalem

Huvudkontoret

Regionkontor Thailand

Regionkontor Kenya

24 landkontor, 270 anställda varav 40 på huvudkontoret

Intranätshistorik

•  Första försöket kring år 2000 – inte speciellt lyckat L –  Fokus på huvudkontoret, irrelevant information, ej använt på

landkontoren

•  Andra försöket kring år 2008 – bättre men ej toppen –  Dokumentarkiv för gemensamma dokument –  Planering och informationsspridning främst från huvudkontor och

regionkontor till landkontor –  Få aktiva användare på landkontor (främst Management reports) –  Stora skillnader mellan regioner i användandet

Bild på gamla intranätet

Tredje och sista försöket J? •  Det nya intranätet lanserades 2014 och döptes till VoiceIT

VoiceIT – ett globalt verktyg för..

VoiceIt

Dokument-hantering

Utbyte av information,

lärdomar och erfarenheter

Handböcker och riktlinjer

Nyheter och diskussions-

forum

Knyta band mellan

personalen

Anslagstavla

Vad vill Diakonia uppnå?

VoiceIT Mål

Huvudsaklig kommunika-tionskanal

Stärkt gemensam

identitet

Effektiv informations-

sökning

Utökat individuellt inflytande

Ökat lärande/åter-

användande av kunskap

Transparens –Tillgång till dokument

Ett globalt verktyg för information och kommunikation

•  Grundläggande information enkelt tillgänglig för alla:

–  About us –  Human resources (riktlinjer, mallar, etc) –  Working areas –  Toolbox (handböcker med mallar)

•  Anpassade förstasidor –  Automatisk anpassning via ditt AD –  Möjlighet till privata anpassningar (länkar till

workspaces, dokument, nyheter)

•  Dokumenthantering –  VoiceIT ersätter lokala servrar, alla måste

arbeta i systemet

•  Globala nyheter med bilder där kollegor kan lägga upp notiser

Positiva faktorer •  Lay out och design, användarvänligt, delvis figursytt

•  Centraliserad hantering av AD och integrering av system – HR/personal, koppling till outlook

•  Att kunna arbeta i samma dokument världen över

•  Transparens och utbyte av information stärker gemensam identitet

•  Diakonias lednings aktiva användande av intranätet

•  Handböcker och manualer samlade på ett ställe

Omständigheter som försvårat och försenat processen •  Långsam start, lansering av fyra nya system samtidigt, bokföring,

verksamhetsstöd, HR och intranät varav de två första prioriterades

•  Resurser Diakonia har tappat kontinuitet och effektivitet i uppföljningen då olika personer har jobbat deltid med VoiceIT sen det lanserades

•  Mycket tekniska problem gjorde att processen haltat sedan starten. –  Vi missade användare på vägen, speciellt de som var entusiastiska och intresserade –  Diakonia har gjort en hel del anpassningar av systemet, svårt att identifiera om det är på grund

av anpassningarna eller andra tekniska problem –  Mycket tid har gått till kartläggning av var problemet ligger, systemet, våra servrar,

säkerhetsaspekter, andra faktorer...?

•  Bandbredd ett problem som försvårar och försenar, marknaden kan inte alltid tillhandahålla den bandbredd vi behöver

Lärdomar •  “Global news”

–  Mycket bra för att skapa igenkänning och inspiration! –  Ej bra att kombinera interna instruktioner och nyheter om verksamheten.

Interna instruktioner behöver ligga kvar mycket längre tid

•  Mer resurser och kontinuitet: –  Felaktig analys om komplexiteten, resurser tillsattes kortsiktigt –  En heltid med samlad kunskap om kravprofilen, avtalet, och uppföljningen

hade möjliggjort mer effektiv hantering och projektledning/planering

•  En manual är mycket viktig som utgångspunkt –  Manualen utvecklades som helhet ca ett år efter lansering.

Lärdomar fortsättning.. •  Kravprofil vs budget:

–  Kravprofilen skalades ner pga begränsad budget. Verksamhetsstödssystemet prioriterades. –  Det hade varit mer kostnadseffektivt att ta en större kostnad från början (funktioner

inkluderades i efterhand).

•  Dokumenthantering var inte högt prioriterat från början –  Diakonia satte för stor tilltro till sökfunktionen, fokus på dokumenttyp och taggning. –  Riktlinjer för grundstruktur för workspaces nödvändig. –  Gemensamt bibliotek för verksamhetsstödssystemet och intranätet (bägge sharepoint 2013)

hade varit önskvärt (spara en gång, tillgängligt i bägge system)

•  Workspaces, öppna eller begränsade? –  Alla kan läsa alla dokument (utom det som klassas som konfidentiellt) –  Instruktionerna var uppbyggda på att registrera medlemmar = kan ändra i dokument, –  Men verkligheten är föränderlig… = frustration och mycket administration –  Listan för vissa (t ex chefer på regionkontor) kan bli väldigt lång….

Uppföljning - vägen framåt •  Resurser: Heltidsanställning i pipeline…?

•  Analys av användandet för att identifiera var vi bör sätta in resurser (använda t ex statistik från google analytics), fokus på användarna, utgå från deras behov för förbättringar

•  Sök måste förbättras, bland annat genom att göra tekniska justeringar och förfina sökfunktionen

•  Dokumenthantering måste följas upp: Överföring av dokument och skapandet av workspaces, dokumenttyper, taggning, etc

•  Super users: Intern struktur för att hantera uppföljningen av systemet behöver landa

•  App till mobilerna: Behov av att utveckla en app till mobilerna för att förenkla användandet