diagramas de procesos clave biblioteca y

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE

BIBLIOTECA Y DOCUMENTACIÓNCIENTÍFICA

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Biblioteca y Documentación Científica

Noviembre 2014

SÍMBOLOS

DIAGRAMAS DE PROCESOS CLAVE · Biblioteca y Documentación Científica

Noviembre 2014

BG01: ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS

USUARIOS PROPIETARIO PROVEEDORES

A solicitud del usuario (peticionario o donante) o de oficio (cualquier unidad de la BG).

Recepción de la solicitud de adquisición de

producto o de aceptación de donación

Ale

ph

Análisis y evaluación de la

solicitud

Ale

ph

¿Procede la adquisición/donación?No

Actualización estado solicitud

Sí

Selección del proveedor

Criterios de asignación:- Tiempo de entrega.- Costes.- Servicios complementarios.

Solicitud del producto

- Instituciones externas

- Empresas proveedoras de

tecnología- Empresas

proveedoras de recursos de información

Tipo

Donación

Suministro del producto y factura o

información de no disponibilidad

Recepción y registro del

producto

Ale

ph

BG02: CATALOGACIÓN

Gestión de facturación

Notificación al usuario

Con factura

Sin factura

Ale

phSe

rpis

Envío de factura y documento de Adquisición de obligaciones

¿Disponibilidad?

Sí

Adquisición producto nuevo

No

Tipo De oficio

A solicitud

Adquisición / Reposición

En caso de aceptación de la solicitud el usuario a través de

la intranet puede hacer el seguimiento

SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICASGE02: Gestión de gastos

¿?

¿Adquisición interna en la

UPV o externa?

Interna UPV

ÁREA EDITORIAL UPVAEUPV01: Venta de publicaciones

Externa

Ale

ph

Versión 04 - Noviembre 2014

BG02: CATALOGACIÓN


A solicitud del usuario (Entidades UPV), o de oficio (inicio desde BG01 por el Servicio de Adquisiciones de la BG).

Recepción de la solicitud de

catalogación de documentos

Revisión de la importación

Los registros pueden proceder de:- Editores.- Distribuidores.- Servidor Z39.50

ImportadoTipo de

RB

Creación de registro

bibliográfico (RB)

Catalogación propia

Catalogación

Precatalogado(desde BG01)

Revisión de la precatalogación

Ale

ph

Asignar signatura, si

procede

Validación del registro

Inclusión para su visualización del RB en OPAC (Online Public

Access Catalog)

De oficio

A solicitud del usuario

Solicitud de factura

¿Aporta factura?

Sí

No

Entrega de factura

No procede en caso de recursos electrónicos

Asignar signatura, si

procede

No procede en caso de recursos electrónicos

Tipo

Versión 03 - Abril 2014

BG03: PUESTA A DISPOSICIÓN Y MANTENIMIENTO DE LA COLECCIÓN


Tipo

Mantenimiento dela colección

Puesta a disposición

Proceso físico de marcado

- Sellado- Tejuelado

- Magnetizado

ExpurgoInventario(Cada un año y/o 3 años)

Retirada selectiva de documentos

obsoletos

Cotejo de los ejemplares con

la BD Bibliográfica

Ale

ph

BG01: ADQUISICIÓN DE PRODUCTOS Nueva adquisición de ejemplar para su reposición

¿Hay que reponer

ejemplar?No

Asignación o actualización de

estado de proceso/ ubicación

Ale

ph

- Físicamente: colocación en la estantería.- Informáticamente: disponible en Aleph.

Tipo

Revisión(continua)

Sí

Ordenación(diaria)

Ordenación de los ejemplares

fuera de ubicación en la

estantería

Asíncrono en caso de primera puesta a disposición.Síncrono en caso de mantenimiento.

Revisión de la colección

Reparación de ejemplares

deterioradosBG03P01

¿Ejemplares deteriorados?

Sí

Detección vía:- Observación del propio

personal de BG.- Información de los usuarios.

No

Ale

ph

Condiciones de filtrado:- fecha de edición, selectiva por materias.- nº de préstamos en los últimos años.- si es ejemplar único o no.

Retirada de las salas de libre acceso a depósito de BG o destrucción

Préstamo a cabina o a

encuadernación

Ale

ph


BG03P01: REPARACIÓN DE EJEMPLARES DETERIORADOS


Complejay/o encuadernación

SencillaTipo

reparación

Solicitud de reparación y/o

encuadernación

Reparación del ejemplar

Recepción del ejemplar

reparado y/o encuadernado

Realizada por el personal de la BG

Empresas de edición impresa

y reprografía

Revisión del estado del ejemplar

Devolución del ejemplar reparado

Ale

ph


BG04: CIRCULACIÓN DE LA COLECCIÓN


A solicitud del usuario

TipoMonografías

Notificación al usuario:

documento de sólo lectura en

sala

Sí, en colección no prestable

¿Disponible y accesible? No

¿En colección y prestable?

Sí, en colección y prestable

Solicitud de préstamo interbibliotecario y

acceso al documentoBG04P01

No, en colección

PréstamoBG04P02

Sí

Según normativa de préstamo

¿Devuelto?

Volver a disponible

Renovación del préstamos o Reclamación

No

Publicación periódica

Notificación periódica de gastos

Préstamo interbibliotecario y

acceso al documentoBG04P03

Reserva

En el caso de que el usuario renuncie, la Biblioteca en su nombre libera el documento.

Tipo

Solicitud instituciones

externas

Solicitud UPV

Envío del artículo

¿En colección

?

No

Sí

Sólo autorizados

SíReclamación: Cada 3/5 días envío email

recordatorioEnvío de carta por

correo postal aleatoriamente


BG04P01: SOLICITUD DE PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y ACCESO AL DOCUMENTO


Selección de proveedor

Cursar solicitud

Entidades UPVInstituciones

externasEmpresas

PosibilidadesRecepción del

documentoRespuesta

positiva

Respuestanegativa

Notificación al usuario:

respuesta negativa

Sin respuesta en plazoo último intento fallido

Solicitud instituciones externas

SolicitudUPV

Tipo

Notificación y entrega al

usuario


BG04P02: PRÉSTAMO


Lectura del código de barras

del carné del usuario

¿Incluye anexos?

¿Los desea en préstamo?

Sí

Lectura del código de barras

de los anexos

SíNo

No

Desmagnetización del documento

En el caso de solicitud interna el carné es personal.En el caso de solicitud externa el carné es institucional.

Entrega del documento al

usuario

Modo de entrega

Solicitud Instituciones externasSolicitud UPV

Entrega del documento al

responsable del Préstamo

Interbibliotecario

Se enlaza con BG04P03: Préstamo Interbibliotecario y acceso al documento

Lectura del código de barras del documento


BG04P03: PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO Y ACCESO AL DOCUMENTO


Búsqueda del documento

Envío

- Soporte digital vía ARIEL (correo electrónico).- Soporte papel vía correo postal.

Registro de salida

¿Disponibilidad en

colección?Sí

Notificación al usuario

No

Registro de entrada de la

solicitud

GT

BIB

GT

BIB

Reproducción digital / papel


BG05: MANTENIMIENTO DE LA BIBLIOTECA DIGITAL


A solicitud del usuario, o de oficio.

Base dedatos

Colecciones de revistas y libros

electrónicos o recursos web

Tipo

Operaciones sobrela herramienta

Operaciones sobre recursos

Evaluación del recurso

Tipo de recurso

AL

EP

H

Actualización y si procede,

descripción

Actualización, mantenimiento y descripción en

su caso, de fuentes y destinos

SF

X

Publicación en PoliBuscador, si

procede

Sí

BG06: RELACIÓN CON EL USUARIO

¿Requiere comunicación con el

usuario?

Cambios en:- Estructura de la información.- Actualizaciones de software, interfaz….- Versión de la aplicación- Gestión de incidencias- ...

No

Empresas

Operaciones de mantenimiento

externo

Solicitud de mantenimiento

en base al contrato firmado

- Empresas de asistencia técnica.- Empresas de provisión de software.- Empresas de provisión de recursos de información.

Mantenimiento realizado

y control de suscrpciones

Realización de las operaciones

Mantenimiento realizado para la gestión de libros electrónicos, revistas electrónicas, bases de datos y recursos web, con el apoyo del ASIC.

PR

IMO

PR

IMO

C

EN

TR

AL

Si procede, descripción del

recurso

Si procede, descripción del recurso,registro en Aleph


BG06: RELACIÓN CON EL USUARIO

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

A solicitud del usuario o de oficio

De oficio A solicituddel usuario

Con apoyo de: CFP, ICE y Empresas en función del tipo de curso

Tipo

Ejecución o denegación de la

solicitud del servicio solicitado

Información de los servicios de la BG

y formación de usuarios

Tipo

Preguntas dereferencia

Solicitud deun servicio

Tipo

Informacióndinámica

Formación

Mantenimiento del sistema de

Noticias, Novedades y

Web

Encuestas

Realización de encuestas y análisis de resultados

Respuesta a comunicaciones

recibidas

Comunicaciones: quejas, incidencias, sugerencias,

preguntas,etc.

Gre

gal

Formación, sólo a solicitud del PDI

Versión 02 - Enero 2010

BG07: APOYO A LA DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA


Desde AEUPV2, a solicitud del usuario, o de oficio.

A solicitud

De oficio Desde AEUPV02

(Servicio Polipapers)

- Senia (Biblioteca responde)-RiuNet (correo electrónico)

No

Riunet

Sí

Sí

No Se crea Workflow (perfiles: submitter,, revisor, admin…), platilla para los registros

Correcta

Incorrecta para modificar

Incorrecta y rechazada

Si procede, asesoramiento y

formación

Fuentes RiuNet:- Servicio de alumnado (Tesis)- Área de editorial (Tesis,... )- ICE y ASIC (Docencia en red)- Escuelas (Trabajos académicos)- Vic. Investigación (SENIA)Fuentes Senia:- Bases de datos multidisciplinares

Se trabaja con el ASIC como proveedor de servicios

Senia

Se crea un perfil en Google Analytics para tener estadísticas de las visitas a la revista

Conservación

Difusión

Firma de contrato de cesión de

derechos y alta de permiso

Generación del depósito

delegado o autoarchivo por parte del usuario

¿Está autorizado

para depositar?

RIU

NE

T

Creación y configuración de

la colección

Tipo

¿Existe la colección

adecuada?Publicación del número

RIU

NE

T

RIU

NE

T

Asesoramiento técnico

Po

liPa

pers

RevisiónDifusión y

mantenimiento

Rechazo y eliminación de la

base de datos

RIU

NE

T

Configuración de la revista junto con el editor

científico

Publicación de la revista

Recepción de la solicitud y análisis

GR

EG

AL

Análisis /Búsqueda de

contenido

Alta normalizada de congresos y

revistasBG07P01


BG07P01: ALTA NORMALIZADA DE CONGRESOS Y REVISTAS

PROVEEDORESPROPIETARIOUSUARIOS

No

Sí

Tipo de Alta

¿Datos correctos/

completos?

Solicitud de datos

adicionales

Subsanación de errores

Hasta datos correctos y completos

Revistas

No

Congresos

Comprobación de datos y

creación de alta revista

normalizada

¿Existe congreso

?Sí

¿Está normalizado?

Sí No

Creación congreso anual

normalizado

Creación congreso general

normalizado

ISS

N

Po

rta

l

Fuentes documentales externas


diagramas de procesos clave biblioteca y

Documents