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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA

NOVIEMBRE 2020

“Derivado de la Contingencia por COVID-19, y a fin de que el personal de Centros de Integración Juvenil, A.C., cuente con sus Manuales Administrativos actualizados y vigentes, de manera provisional, se publica el presente Manual de Procedimientos validado por todos los responsables. Una vez que se regrese a la nueva normalidad, se realizará el proceso de formalización correspondiente para la publicación de sus firmas”.

ESTE MANUAL CONTIENE INFORMACIÓN PÚBLICA

CONTENIDO

Procedimiento Clave del Documento:

1. ADQUISICIÓN Y PROCESOS TÉCNICOS

DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EN LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES

PR-DEDC-001-A4

2. ADQUISICIÓN Y PROCESOS TÉCNICOS DEL MATERAL HEMEROGRÁFICO Y DIGITAL EN LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES

PR-DEDC-002-A4

3. ATENCIÓN DE CONSULTAS A USUARIOS DE LA BIBLIOTECA VIRUAL Y BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES

PR-DEDC-003-A5

4. PRÉSTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS DE LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES

PR-DEDC-004-A3


5. SERVICIO DE ALERTA EN LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES

PR-DEDC-005-A3

6. DESCARTE DE LIBROS EN LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES

PR-DEDC-006-A3

7. ATENCIÓN DE MÓDULOS DE INFORMACIÓN

PR-DEDC-007-A1

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN Y PROCESOS TÉCNICOS DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EN LA BIBLIOTECA

ESPECIALIZADA EN ADICCIONES

CLAVE DEL DOCUMENTO: PR DEDC-001-A4


ELABORÓ

REVISÓ

Lic. Patricia Leonor León Olivares

Jefa del Departamento de Desarrollo Organizacional

Lic. Jorge Ramírez Sobrado

Director de Planeación

Psic. Ricardo Pérez Martínez Subdirector de Capacitación

Lic. Diana Rebeca Basurto Ramos

Departamento de Desarrollo Organizacional

Bibl. Ismael Pérez Rosas Jefe del Departamento de Documentación Científica

Dr. Ricardo Sánchez Huesca

Director General Adjunto Normativo

Mtro. David Bruno Díaz Negrete

Director de Investigación y Enseñanza





AUTORIZÓ

Dra. Carmen Fernández Cáceres

Directora General





ÍNDICE

1• OBJETIVO

1• ALCANCE

1• NOTACIONES Y DEFINICIONES

3• POLÍTICAS DE OPERACIÓN

4• MATERIALES

4• REFERENCIAS

5• PROCEDIMIENTO

7• DIAGRAMA DE FLUJO

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN Y PROCESOS

TÉCNICOS DEL MATERIAL BIBLIOGRÁFICO EN LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES

CLAVE DEL DOCUMENTO PR-DEDC-001-A4

VIGENCIA NOVIEMBRE 2020 A NOVIEMBRE 2022

ESTE MANUAL CONTIENE INFORMACIÓN PÚBLICA Página 1 de 8

OBJETIVO

Mantener actualizado y sistematizado el acervo bibliográfico de la Biblioteca Especializada en Adicciones, a través de la adquisición anual de material técnico-científico, nacional e internacional, que apoye el quehacer institucional.

ALCANCE

Al Departamento de Documentación Científica, Dirección de Investigación y Enseñanza, Departamento de Servicios Generales, Departamento de Adquisiciones y Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

NOTACIONES Y DEFINICIONES

Acervo Bibliográfico: Conjunto de libros que conforman la colección de una biblioteca.

Biblioteca Especializada en Adicciones: Espacio físico ubicado en el Departamento de Documentación

Científica asignado para guardar el acervo bibliográfico con el que cuenta la Institución.

Formato Marc 21: Es un subconjunto de etiquetas definidas que incluyen todos los elementos de datos

esenciales que se necesitan para crear descripciones bibliográficas de información de los ítems.

Ítem: Documento o conjunto de documentos en cualquier forma física, publicado, impreso y que como tal

constituye la base de una sola descripción bibliográfica.

Sistematización: Ingresar al material bibliográfico al OPAC (catálogo en línea) de la biblioteca.






Procesos Técnicos: Se refiere a la realización de las siguientes actividades:

Clasificación: Consiste en la asignación temática de un “ítem”, basada en un código alfa-numérico,

dentro del acervo, utilizando los sistemas de clasificación internacional LC (Library of Congress), decimal

de DEWEY y las tablas de Cutter.

Catalogación: Descripción física e intelectual de un libro, formada por: Asiento principal (autor, coautor,

compilador, traductor); Título, subtitulo, edición; país editorial, año de publicación; descripción física

(número de páginas, ilustraciones, fotografías, mapas, dimensiones del “ítem”; notas (se agregan notas

generales o específicas sobre la obra en cuestión); ISBN (número internacional del libro). Esta

catalogación está basada en las reglas angloamericanas.

Encabezamientos de materia: Es la asignación de descriptores o palabras claves, basándose en el

análisis del contenido temático de un ítem, con base en listas de bibliotecas oficiales o normativas a nivel

nacional e internacional.

Procesos físicos: Son los procesos menores que se realizan al libro, consisten en sellar, elaborar y

colocar la etiqueta de clasificación en el lomo del libro y la etiqueta de códigos de barra en la pasta

trasera.






POLÍTICAS DE OPERACIÓN

Dirección de Investigación y Enseñanza

• Autorizará y dará su visto bueno en el listado de los títulos de material bibliográfico propuestos por las áreas de la Institución, para su adquisición.

Subjefe/a del Departamento

• Gestionará la obtención o actualización de los documentos necesarios que permitan enriquecer el acervo bibliográfico y/o digital.

Profesional Ejecutivo/a

• Realizará los procesos técnicos de todos los libros que ingresen al acervo bibliográfico.

• Sistematizará el material bibliográfico que ingrese a la Biblioteca Especializada en Adicciones. Departamento de Adquisiciones

• Realizará anualmente la compra de los libros solicitados por el Departamento de Documentación Científica, mediante el proceso de adjudicación correspondiente y lo notificará al mismo departamento una vez adquiridos.






MATERIALES

• Acervo Bibliográfico de la Biblioteca Especializada

• Boletín Bibliográfico de Nuevas Adquisiciones

• Requisición de Bienes o Servicios

• Control de folios

• Solicitud de Artículos al Almacén

• Solicitud de Servicios

REFERENCIAS

• Ley de Fomento a la Lectura y el Libro/CONACULTA-SEP

• Ley General de Bibliotecas Públicas- SEP

• Reglas de Catalogación Angloamericanas

• Sistemas de Clasificación Internacional LC (Library of Congress)

• Sistema de Clasificación decimal de DEWEY

• Formato Marc 21

• Tablas de Cutter

• Lineamientos para la reapertura de bibliotecas ante la emergencia sanitaria por COVID-19. (2020). Asociación Mexicana de Bibliotecarios, A.C. (AMBAC).

• Acuerdo por el que se modifica el similar por el que se establecen acciones extraordinarias para atender la emergencia sanitaria generada por el virus SARS-CoV2, publicado el 31 de marzo de 2020.






RESPONSABLE DESCRIPCIÓN MATERIALES Y/O

ANEXOS

Jefe/a Depto. de Documentación

Científica


Subjefe/a Depto Doc. Científica

Jefe/a Depto. de Documentación

Científica

Subjefe/a Depto Doc. Científica


1. Recibe de la Dirección de Investigación y Enseñanza las

solicitudes enviadas por parte de las áreas de la Institución para la adquisición de material bibliográfico, las concentra y turna al Profesional Ejecutivo/a.

2. Detecta a través de los catálogos de diferentes editoriales, los títulos que se consideran relevantes para apoyar el quehacer institucional, así como las solicitudes de las diferentes áreas y elabora un listado que presenta al Subjefe/a.

3. Recibe listado, revisa, en su caso realiza modificaciones y turna al Jefe/a del Departamento.

4. Recibe el listado con los títulos del material bibliográfico propuesto, revisa, en su caso solicita modificaciones y envía a la Dirección de Investigación y Enseñanza para su visto bueno.

5. Una vez autorizado el listado por la Dirección de Investigación y Enseñanza, firma y entrega al Subjefe/a del Departamento.

6. Recibe listado autorizado, y solicita al Profesional Ejecutivo/a elabore la Requisición de Bienes y Servicios.

7. Recibe el listado, elabora la Requisición de Bienes y Servicios en original y 3 copias, recaba el sello de No Existencia del Almacén y turna al Departamento de Adquisiciones para realizar el proceso de adjudicación correspondiente.

8. Una vez adquirido el material, recibe la notificación de que este se encuentra en el Almacén, elabora Solicitud de Artículos al Almacén en original y 2 copias, recaba la firma de su Jefe y envía.

Solicitudes de

Material

Listado de Títulos y Solicitudes de

Material

Listado

Listado

Listado Nuevo Material

Listado Nuevo Material

Listado, Requis.

Bienes y Servicios

Solicitud Artículos al Almacén







ANEXOS

9. Recibe del Almacén el material requerido junto con la copia

sellada de la Solicitud de Artículos al Almacén, asigna un espacio ventilado en el que los dejará en cuarentena de 15 a 20 días.

10. Al término de la cuarentena, limpia el material, asigna el número progresivo a cada uno y realiza el proceso técnico de los mismos.

11. Termina procedimiento.

Solicitud Artículos

al Almacén, Material

Material






DIAGRAMA DE FLUJO

JEFE/A DEL DEPARTAMENTO DE

DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJECUTIVO/A DEPTO.


SUBJEFE/A DEL DEPTO. DE


INICIA

12 3

Detecta a través de los catálogos de diferentes editoriales, los títulos que se consideran relevantes para apoyar el quehacer institucional, así como las solicitudes de las diferentes áreas y elabora un listado que presenta al Subjefe/a.

Sol. Material Listado

Recibe listado, revisa, en su caso realiza modificaciones y turna al Jefe/a del Departamento.

Listado

Recibe de la Dirección de Investigación y Enseñanza y/o de la Subdirección de Capacitación las solicitudes enviadas por parte de las áreas de la Institución para la adquisición de material bibliográfico, las concentra y turna al Prof. Ejecutivo/a

Listado

Recibe listado autorizado, y solicita al Profesional Ejecutivo/a elabore la Requisición de Bienes y Servicios.

65

Listado

Una vez autorizado el listado por la Dirección de Investigación y Enseñanza, firma y entrega al Subjefe/a del Departamento.

Sol. Material

4

Recibe el listado con los títulos del material bibliográfico propuesto, revisa, en su caso solicita modificaciones y envía a la Dirección de Investigación y Enseñanza para su visto bueno..

Listado

A

7

/3

Requis. Bienes

Listado

Recibe listado, elabora la Requisición de Bienes y Servicios en original y 3 copias, recaba el sello de No Existencia del Almacén y turna al Departamento de Adquisiciones para realizar el proceso de adjudicación correspondiente.












A

8

/2

9

TERMINA

11

Sol. Art.

Una vez adquirido el material, recibe la notificación de que este se encuentra en el Almacén, elabora Solicitud de Artículos al Almacén en original y 2 copias, recaba la firma de su jefe/a y envía.

10

Material

Al término de la cuarentena, limpia el material, asigna el número progresivo a cada uno y realiza el proceso técnico de los mismos.

Material

Recibe del Almacén el material requerido junto con la copia sellada de la Solicitud de Artículos al Almacén, asigna un espacio ventilado en el que los dejará en cuarentena de 15 a 20 días.

Sol. Art. c.

PROCEDIMIENTO PARA LA ADQUISICIÓN Y PROCESOS TÉCNICOS DEL MATERIAL HEMEROGRÁFICO Y DIGITAL

EN LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES



ELABORÓ

REVISÓ

















AUTORIZÓ


Directora General





ÍNDICE

1• OBJETIVO

1• ALCANCE



3• MATERIALES

3• REFERENCIAS

4• PROCEDIMIENTO



TÉCNICOS DEL MATERIAL HEMEROGRÁFICO Y DIGITAL EN LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES




OBJETIVO

Mantener actualizados permanentemente los acervos hemerográfico, digital y publicaciones electrónicas de la Biblioteca Especializada en Adicciones, a través de la adquisición anual de material técnico-científico y recuperación de documentos digitales, que apoye el quehacer institucional.

ALCANCE

Al Departamento de Documentación Científica, Subdirección de Capacitación y Departamento de Adquisiciones.


Acervo Hemerográfico: Conjunto de publicaciones periódicas que conforman la colección de

una biblioteca.

Biblioteca Especializada en Adicciones: Espacio físico ubicado en el Departamento de

Documentación Científica asignado para guardar el acervo hemerográfico con el que

cuenta la Institución.

Portal de Biblioteca Virtual: Colección de documentos digitales y multimedia.

Publicaciones Electrónicas: Colección de libros y revistas disponibles mediante internet.

Thesaurus: Diccionario de términos especializados en drogas que describe el contenido

intelectual de un documento.








• Autorizará la adquisición de material hemerográfico y digital para la Biblioteca Especializada en Adicciones.

Jefe/a del Departamento de Documentación Científica

• Revisará el listado de las publicaciones periódicas, a fin de actualizar el acervo hemerográfico para que sirva como apoyo a los proyectos institucionales.

• Informará trimestralmente a través del Portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones, a los responsables de cada área normativa sobre los documentos y artículos que ingresaron al Portal de Biblioteca Virtual en Adicciones.

Subjefe/a del Departamento de Documentación Científica

• Participará en el acto de aclaración de bases, resolviendo las dudas que presenten los proveedores participantes, cuando el Departamento de Adquisiciones le notifique las fechas correspondientes para la realización del mismo.

• Supervisará que los documentos que ingresan al Portal de Biblioteca Virtual en Adicciones sean debidamente seleccionados y clasificados para su ingreso al Portal de Biblioteca.

Profesional Ejecutivo/ del Departamento

• Solicitará al Departamento de Adquisiciones, mediante el formato Requisición de Bienes y/o Servicios la suscripción para las publicaciones periódicas, en formato impreso o electrónico, especificando los siguientes datos:

Nombre de la revista o publicación electrónica Tiempo de suscripción Dirección a donde se realiza la suscripción Nombre de la persona responsable de proporcionar el servicio No. ISSN Periodicidad






• Vigilará que las publicaciones periódicas sean consultadas únicamente en la sala de lectura de la Biblioteca Especializada, bajo ninguna circunstancia son objeto de préstamo.

• Verificará que todo el material hemerográfico que ingrese al Portal de Biblioteca Virtual, este clasificado de acuerdo a los filtros establecidos para la Biblioteca Especializada en Adicciones.

• Actualizará y respaldará los archivos digitales del Portal de Biblioteca Virtual, cuando así se requiera.

• Ingresará los títulos de revistas al kardex electrónico del sistema de automatización.

MATERIALES

• Publicaciones Periódicas impresas o electrónicas.

• Bases de datos del Portal de Biblioteca Virtual.

• Boletín de Actualización Documental (BAD).

• Requisición de Bienes o Servicios.

• Solicitud de Servicios.

REFERENCIAS

• Ley de Fomento a la Lectura y el Libro/CONACULTA-SEP

• Ley General de Bibliotecas Públicas- SEP

• Reglas de Catalogación Angloamericanas

• Sistemas de Clasificación Internacional LC (Library of Congress)

• Sistema de Clasificación decimal de DEWEY

• Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C.









ANEXOS

Jefe/a del Departamento


Subjefe/a del Departamento.

1. Selecciona los títulos de las publicaciones impresas o electrónicas con base en las sugerencias y requerimientos de las áreas y solicita el visto bueno de la Dirección de Investigación y Enseñanza para actualizar el acervo hemerográfico y digital.

2. Solicita al Profesional Ejecutivo elabore la Requisición de Bienes y/o Servicios para pedir las publicaciones.

3. Recibe la indicación, elabora la Requisición de Bienes y/o Servicios en original y 3 copias, recaba la firma de su Jefe/a y el visto bueno de la Dirección de Investigación y Enseñanza.

4. Turna al Departamento de Adquisiciones la Requisición de Bienes y/o Servicios en original y 3 copias para que realice el trámite de la compra del material conforme al procedimiento de adjudicación correspondiente.

5. Recibe las revistas adquiridas, revisa que sea lo solicitado, les asigna un espacio ventilado en el que las dejará en cuarentena de 15 a 20 días, en caso de no recibirlas en tiempo, realiza la reclamación de los faltantes correspondientes.

6. Al terminar la cuarentena del material, limpia y coloca el sello de pertenencia de la Institución a cada una de las revistas recibidas y turna al Subjefe/a del Departamento.

7. Recibe las publicaciones electrónicas, revisa y selecciona el material digital especializado en adicciones y temas afines que ingresarán al portal de la Biblioteca Virtual.

8. Busca, analiza, clasifica, gestiona y difunde contenidos digitales especializados en adicciones, a través del portal de la Biblioteca Virtual.

9. Revisa aleatoriamente la información, actualiza y respalda

los archivos del Acervo digital.


Nuevos Títulos

Requisición de Bienes y Servicios

Requisición de Bienes y Servicios

Revistas

Revistas

Publicaciones Electrónicas






DIAGRAMA DE FLUJO

JEFE/A DEL DEPTO. DE


PROFESIONAL EJECUTIVO/A DEL

DEPTO. DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA



INICIA

1

2

Solicita al Profesional Ejecutivo elabore la Requisición de Bienes y/o Servicios para pedir las publicaciones.

Requis. Bienes

Requis. Bienes

Selecciona los títulos de las publicaciones impresas o electrónicas con base en las sugerencias y requerimientos de las áreas y solicita el vo.bo de la Dirección de Investigación y Enseñanza para actualizar el acervo hemerográfico y digital.

Turna al Departamento de Adquisiciones la Requisición de Bienes y/o Servicios en original y 3 copias para que realice el trámite de la compra del material conforme al procedimiento de adjudicación correspondiente.

4

3

A

/3

Recibe la indicación, elabora la Requisición de Bienes y/o Servicios en original y 3 copias, recaba la firma de su Jefe/a y el visto bueno de la Dirección de Investigación y Enseñanza.

Requis. Bienes

Revistas

Recibe las revistas adquiridas, revisa que sea lo solicitado, les asigna un espacio ventilado en el que las dejará en cuarentena de 15 a 20 días, en caso de no recibirlas en tiempo, realiza la reclamación de los faltantes correspondientes.

5

Revistas

Al terminar la cuarentena del material, limpia y coloca el sello de pertenencia de la Institución a cada una de las revistas recibidas y turna al Subjefe/a del Departamento.

6








PROFESIONAL EJECUTIVO/A DEL

DEPTO.DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA



A

Recibe las publicaciones electrónicas, revisa y selecciona el material digital especializado en adicciones y temas afines que ingresarán al portal de la Biblioteca Virtual.

8

7

Revisa aleatoriamente la información, actualiza y respalda los archivos del Acervo digital.

9

Revistas

Busca, analiza, clasifica, gestiona y difunde contenidos digitales especializados en adicciones, a través del portal de la Biblioteca Virtual.

TERMINA

10

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS A USUARIOS DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL Y

BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES



ELABORÓ

REVISÓ

















AUTORIZÓ


Directora General





ÍNDICE

1• OBJETIVO

1• ALCANCE



3• MATERIALES

3• REFERENCIAS

4• PROCEDIMIENTO


13• ANEXO: PRÉSTAMO DE LIBROS

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS A USUARIOS DE LA BIBLIOTECA VIRTUAL Y BIBLIOTECA





OBJETIVO

Controlar el préstamo de libros y la consulta de los acervos hemerográfico y digital a los usuarios/as

internos y externos de la Biblioteca Virtual y de la Biblioteca Especializada en Adicciones, a fin de

proteger la salud de los mismos y satisfacer las necesidades de información sobre adicciones y temas

afines.

ALCANCE

Al Departamento de Documentación Científica, Dirección General, Direcciones Generales Adjuntas,

Direcciones de Área, Subdirecciones y Departamentos.


Acervo Digital: Conjunto de documentos que se encuentran dentro del portal de la Biblioteca Virtual en

Adicciones.


Acervo Hemerográfico: Conjunto de publicaciones periódicas que conforman la colección de una

biblioteca.

Usuarios Externos: Personal de servicio social, personal voluntario y público en general.

Usuarios Internos: Personal de base de la Institución.







• De acuerdo con el Programa para un Gobierno Cercano y Moderno, el trámite para la Biblioteca Virtual, podrá realizarse a través del Portal GOB.MX/Catálogo Nacional de Trámites y Servicios del Estado.

• La Biblioteca Virtual funcionará las 24 horas del día, los 365 días del año y el acceso es gratuito. La respuesta es inmediata y la velocidad de descarga de la información dependerá de la conexión a internet con que se cuente.

• Se considerará los lineamientos para la reapertura de bibliotecas ante las emergencias sanitarias por COVID-19, para proteger la salud de los usuarios y del personal bibliotecario de la Institución.


• Restringirá a los usuarios/as el acceso a la estantería que contiene el material biblio-hemerográfico, de acuerdo a los señalamientos visibles sobre la circulación dentro de la Biblioteca, para salvaguardar la salud de los mismos y evitar la contaminación de los acervos.

• Vigilará que el material del acervo biblio-hemerográfico sólo se consulte en la sala de lectura de la Biblioteca Especializada en Adicciones, indistintamente del tipo de usuario/a que lo solicite, cumpliendo en todo momento con los protocolos de bioseguridad establecidos por la Biblioteca Especializada en Adicciones.

• Atenderá a los usuarios/as externos que soliciten la compra de material bibliográfico que haya sido editado por CIJ, cumpliendo en todo momento con los protocolos de bioseguridad establecidos por la Biblioteca Especializada en Adicciones.

• Atenderá a los usuarios/as internos y prestará el material bibliográfico únicamente mediante el llenado del formato Préstamo de Libros por cada libro solicitado, con una vigencia de 15 días naturales, un máximo de 4 títulos a la vez y con derecho a renovar una sola vez el préstamo de éstos por el mismo lapso.

• Restringirá el préstamo permanente de libros a mandos medios y superiores de Oficinas Centrales y se otorgará exclusivamente cuando esté debidamente justificado, y se trate de títulos específicos que apoyen el quehacer cotidiano de las áreas solicitadas.

• Atenderá a los usuarios/as externos que soliciten la compra de material bibliográfico que haya sido editado por CIJ.






Usuario/a (s)

• En el caso de usuarios/as internos, devolverá el libro solicitado en préstamo en el plazo estipulado. En caso de no hacerlo o que no haya renovado su préstamo, no podrá solicitar uno nuevo.

• En el caso de usuarios/as externos, consultará el material bibliográfico dentro de la misma biblioteca, o a través del portal de la Biblioteca virtual en Adicciones.

• Repondrá en original cualquier libro prestado que haya perdido. Si el libro extraviado estuviera descontinuado, el Jefe/a del Departamento de Documentación Científica indicará y autorizará la compra de otro equivalente en contenido y costo.

MATERIALES

• Material Bibliográfico, Hemerográfico y Digital de la Biblioteca Virtual y Biblioteca Especializada.

• Recibo de Ingresos, en su caso

REFERENCIAS



ANEXOS

• Formato Préstamo de Libros.







ANEXOS

Usuario/a


Usuario/a


Usuario/a


1. Se presenta en la Biblioteca Especializada en Adicciones,

considerando las recomendaciones y medidas sanitarias de la Biblioteca y solicita el servicio de préstamo y/o consulta de material.

2. Recibe al usuario/a a una distancia de 1.5 metros y le proporciona el servicio, pudiéndose presentar 4 casos: 2.1 Que el material sea solicitado por un usuario/a externo,

en este caso, le solicita su identificación oficial, busca el material biblio-hemerográfico y se lo entrega. 2.1.1 Recibe el material solicitado, lo consulta en la

misma biblioteca y lo devuelve al Profesional Ejecutivo/a al terminar de obtener su información.

2.1.2 Recibe el material, devuelve al usuario/a su

identificación y resguarda el material en el lugar ventilado donde permanecerá en cuarentena de 15 a 20 días.

2.1.3 Al término de la cuarentena del material, lo limpia y

coloca en el lugar correspondiente. Termina procedimiento.

2.2 Que el material sea solicitado por un usuario/a interno

para utilizarlo fuera de la biblioteca, en este caso, le entrega el formato Préstamo de Libros en original y copia. 2.2.1 Recibe el formato Préstamo de Libros en original y

copia, lo requisita, firma y devuelve al Profesional Ejecutivo/a de la biblioteca.

2.2.2 Recibe el formato requisitado y firmado, revisa los

datos, anota la fecha de préstamo y de devolución, entrega el material solicitado al usuario/a junto con la copia del formato.

Material

Material, Identificación

Oficial

Material

Material, Identificación

Oficial

Fto. Préstamo de Libros










ANEXOS

Usuario/a


Usuario/a


2.2.3 Archiva temporalmente el original del formato

Préstamo de Libros en el expediente correspondiente.

2.2.4 Realiza una revisión semanal de los registros de préstamo y notifica oportunamente a los usuarios/as sobre el vencimiento de su plazo.

2.2.5 Entrega en la biblioteca dentro de la fecha

establecida el material prestado, pudiéndose presentar 2 casos:

2.2.5.1 Que requiera el préstamo del material por más

tiempo, en este caso, lo solicita y entrega la copia del formato Préstamo de Libros al Profesional Ejecutivo/a para que este sea renovado y le indique la nueva fecha de entrega.

2.2.5.1.1 Recibe el material junto con la copia

del formato Préstamo de Libros, busca el original, registra la entrega y elabora un nuevo formato en original y copia anotando la nueva fecha de devolución y le entrega la copia al usuario/a. Archiva temporalmente el original.

2.2.5.1.2 En la fecha establecida devuelve el

material en la biblioteca y entrega la copia del formato Préstamo de Libros.

2.2.5.1.3 Recibe el material junto con la copia

del formato Préstamo de Libros, busca el original, firma de recibido en ambos y los entrega al usuario/a. Coloca el material en un lugar ventilado en el que lo dejará en cuarentena de 15 a 20 días.

Fto. Préstamo de

Libros


Material, Fto. Préstamo de Libros











ANEXOS

Usuario/a


Usuario/a

2.2.5.1.4 Al término de la cuarentena del

material, lo limpia y coloca en el lugar correspondiente. Continua el procedimiento en el punto no. 3

2.2.5.2 Que no requiera el préstamo del material por

más tiempo, en este caso, entrega la copia del formato Préstamo de Libros al Profesional Ejecutivo/a de la biblioteca.

2.2.5.2.1. Recibe la copia del formato Préstamo

de Libros, busca el original, firma de recibido en ambos y los entrega al usuario/a. Continúa el procedimiento en el punto no. 3

2.3 Que el material solicitado sean publicaciones editadas

por CIJ y el usuario/a requiera comprarlo, en este caso, verifica su existencia, le comunica el monto y se lo entrega.

2.3.1 Requisita el Recibo de Ingresos en original y 2

copias, cobra el importe del libro al usuario/a y le entrega el original del recibo. Termina procedimiento.

2.4 Que el material sea consultado a través de la Biblioteca

Virtual, en este caso, el usuario decide, pudiéndose presentar 3 casos. 2.4.1 Que el usuario/a lo consulte desde su lugar de

ubicación, en este caso, accesa desde cualquier dispositivo electrónico con Internet, a través del portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones (www.biblioteca.cij.gob.mx), descarga la información que le sea de utilidad y termina procedimiento.



Material editado por CIJ

Recibo de Ingresos

Material Digital

http://www.biblioteca.cij.gob.mx/







ANEXOS


Usuario/a


2.4.2 Que el usuario/a lo consulte desde su lugar de

ubicación, en este caso, accesa desde cualquier dispositivo electrónico con Internet, a través del portal GOB.MX, descarga la información que le sea de utilidad y termina procedimiento.

2.4.3 Que el usuario/a lo consulte dentro de la Biblioteca

Especializada, en este caso, le proporciona una computadora con acceso a internet para ingresar al sitio web de la Biblioteca.

2.4.3.1 Ingresa al sitio web de la Biblioteca y realiza la consulta de información. Al terminar le indica al Profesional Ejecutivo/a que ha concluido su búsqueda.

2.4.3.2 Recibe la notificación de que el usuario/a

concluyó su búsqueda, cierra el sitio web y termina el procedimiento.

3. Elabora oficio dirigido al Departamento de Tesorería, en el

que especifica el monto recabado por concepto de cuota de recuperación de publicaciones editadas por CIJ, envía junto con la copia de los Recibos de Ingresos elaborados y el monto en efectivo.

4. Archiva el oficio junto con los Recibos de Ingresos y la información generada en las carpetas correspondientes.


Oficio, Recibos de Ingresos

Oficio, Recibo de Ingresos,

Información generada






DIAGRAMA DE FLUJO

C.

Fto. Prest. Libros

USUARIO/A PROFESIONAL EJECUTIVO/A

C.

Fto. Prest. Libros

Material

Material

Identificación Oficial

INICIO

Se presenta en la Biblioteca Especializada en Adicciones, considerando las recomendaciones y medidas sanitarias de la Biblioteca y solicita el servicio de préstamo y/o consulta de material.

1

2

Recibe al usuario/a a una distancia de 1.5 metros y le proporciona el servicio, pudiéndose presentar 4 casos:

El material es solicitado por?

USUARIO/A

EXTERNO

Que el material sea solicitado por un usuario/a externo, en este caso, le solicita su identificación oficial, busca el material biblio-hemerográfico y se lo entrega.

2.1

1

2.1.2

2

USUARIO

INTERNO

Recibe el material solicitado, lo consulta en la misma biblioteca y lo devuelve al Profesional Ejecutivo/a al terminar de obtener su información.

2.1.1

TERMINA

Que el material sea solicitado por un usuario/a interno para utilizarlo fuera de la biblioteca, en este caso, le entrega el formato Préstamo de Libros en original y copia.

2.2

Recibe el formato Préstamo de Libros en original y copia, lo requisita, firma y devuelve al Profesional Ejecutivo/a de la biblioteca.

2.2.1

A

PUBLICACIONES

EDITADAS POR

CIJ

CONSULTA EN

BIBLIOTECA

VIRTUAL

2.1.3

Material

Material

Identificación Oficial

Recibe el material, devuelve al usuario/a su identificación y resguarda el material en el lugar ventilado donde permanecerá en cuarentena de 15 a 20 días.

Al término de la cuarentena del material, lo limpia y coloca en el lugar correspondiente. Termina procedimiento.







Material

Fto. Prest. Libros Nuevo

C.

Fto. Prest. Libros Nuevo

Fto. Prest. Libros Anterior

Material

Material

Fto. Prest. Libros

Material

C.

Fto. Prest. Libros

Fto. Prest. Libros

2.2.2

Recibe el formato requisitado y firmado, revisa los datos, anota la fecha de préstamo y de devolución, entrega el material solicitado al usuario/a junto con la copia del formato.

Archiva temporalmente el original del formato Préstamo de Libros en el expediente correspondiente.

2.2.4

Entrega en la biblioteca dentro de la fecha establecida el material prestado, pudiéndose presentar 2 casos:

2.2.5

Realiza una revisión semanal de los registros de préstamo y notifica oportunamente a los usuarios (as) sobre el vencimiento de su plazo.

Recibe el material junto con la copia del formato Préstamo de Libros, busca el original, registra la entrega y elabora un nuevo formato en original y copia anotando la nueva fecha de devolución y le entrega la copia al usuario/a. Archiva temporalmente el original.

2.2.5.1.1

Que requiera el préstamo del material por más tiempo, en este caso, lo solicita y entrega la copia del formato Préstamo de Libros al Profesional Ejecutivo/a para que este sea renovado y le indique la nueva fecha de entrega.

2.2.5.1

A

2.2.3

Requiere del Material más tiempo..?

3

SI NO

En la fecha establecida devuelve el material en la biblioteca y entrega la copia del formato Préstamo de Libros.

2.2.5.1.2

B







Material

C.Fto. Prest. Libros C.

Material

2 c.

Recibo de Ingreso

Fto. Prest. Libros

Material

2.2.5.1.3

Que no requiera el préstamo del material por más tiempo, en este caso, entrega la copia del formato Préstamo de Libros al Profesional Ejecutivo/a de la biblioteca.

2.3

Que el material solicitado sean publicaciones editadas por CIJ y el usuario/a requiera comprarlo, en este caso, verifica su existencia, le comunica el monto y se lo entrega.

Requisita el Recibo de Ingresos en original y 2 copias, cobra el importe del libro al usuario/a y le entrega el original del recibo. Termina procedimiento.

2.3.1

2.2.5.2

B

4

3

Recibe la copia del formato Préstamo de Libros, busca el original, firma de recibido en ambos y los entrega al usuario/a. Continúa el procedimiento en el punto no. 3

2.2.5.2.1

4

1

TERMINA

2.2.5.1.4

Material

C.

Fto. Prest. Libros

Recibe el material junto con la copia del formato Préstamo de Libros, busca el original, firma de recibido en ambos y los entrega al usuario/a. Coloca el material en un lugar ventilado en el que lo dejará en cuarentena de 15 a 20 días.

Material

Al término de la cuarentena del material, lo limpia y coloca en el lugar correspondiente. Continua el procedimiento en el punto no. 3.







C

Que el usuario/a lo consulte desde su lugar de ubicación, en este caso, accesa desde cualquier dispositivo electrónico con Internet, a través del portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones (www.biblioteca.cij.gob.mx), descarga la información que le sea de utilidad y termina procedimiento.

2.4.1

TERMINA

D

Que el usuario/a lo consulte desde su lugar de ubicación, en este caso, accesa desde cualquier dispositivo electrónico con Internet, a través del portal GOB.MX, descarga la información que le sea de utilidad y termina procedimiento.

2.4.2

TERMINA

Que el material sea consultado a través de la Biblioteca Virtual, en este caso, el usuario decide pudiéndose presentar 3 casos:

2.4

La consulta se realiza en....?

2

Portal de Biblioteca

Virtual

Portal GOB.MX

5

Biblioteca Especializada







D

3

4

4

2.4.3.1

Ingresa al sitio web de la Biblioteca y realiza la consulta de información. Al terminar le indica al Profesional Ejecutivo/a que ha concluido su búsqueda.

TERMINA

5

Que el usuario/a lo consulte dentro de la Biblioteca Especializada, en este caso, le proporciona una computadora con acceso a internet para ingresar al sitio web de la Biblioteca.

2.4.3

2.4.3.2

Recibe la notificación de que el usuario/a concluyó su búsqueda, cierra el sitio web y termina el procedimiento.

Documentación

Recibo Ingresos

Oficio

Archiva el oficio junto con los Recibos de Ingresos y la información generada en las carpetas correspondientes.

Recibo Ingresos

Oficio

Elabora oficio dirigido al Departamento de Tesorería, en el que especifica el monto recabado por concepto de cuota de recuperación de publicaciones editadas por CIJ, envía junto con la copia de los Recibos de Ingresos elaborados y el monto en efectivo.

TERMINA

5






DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

I. Nombre del Formato: II. Clave: III. Objetivo: IV. Responsable de su Formulación: V. Periodicidad de su Elaboración: VI. Integración del Formato: VII. Distribución: VIII. Forma de Llenado: IX. Observaciones:

PRÉSTAMO DE LIBROS

S/C

Mantener el control del préstamo de los libros que conforman la Biblioteca Especializada en Adicciones.

Ejecutivo Biblioteca Especializada en Adicciones Cada vez que se presta un material de la Biblioteca Especializada en Adicciones Original y copia Original: Archivo de la Biblioteca Copia: Usuario/a que solicita el libro. Letra de molde.






INSTRUCTIVO DE LLENADO

No. CONCEPTO SE DEBERÁ ANOTAR

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Clasificación Autor Título Fecha de Préstamo Fecha de Devolución Nombre del Usuario Área/CIJ/UH/UTUH No. de Empleado Firma del Solicitante

El número que contiene la ficha de identificación del libro solicitado. El nombre del autor del libro solicitado. El título del libro solicitado. El día, mes y año en que se está realizando el préstamo del material bibliográfico. El día, mes y año en que deberá ser entregado el material bibliográfico. El apellido paterno, materno y nombre (s) del usuario que está solicitando el material. El nombre del área de adscripción a la que pertenece el usuario. El número del usuario al que se le presta el material bibliográfico. La firma del usuario al que se le presta el material bibliográfico.






EJEMPLAR DEL FORMATO

CENTROS DE INTEGRACIÓN JUVENIL, A.C.


Subdirección de Capacitación

Departamento de Documentación Científica


PRÉSTAMO DE LIBROS

1) Clasificación: ___________________________________________________________

2) Autor: _________________________________________________________________

3) Título: _________________________________________________________________

4) Fecha de Préstamo: _______________ 5) Fecha de Devolución: __________________

6) Nombre del Usuario: _____________________________________________________

7) Área/CIJ/UH/UTUH: ___________________________________________________

8) Número de Empleado: ____________________________________________________

9) Firma del Solicitante: ______________________

1

2

3

4 5

6

7

8

9

PROCEDIMIENTO PARA PRÉSTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS DE LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES



ELABORÓ

REVISÓ
















AUTORIZÓ


Directora General




ÍNDICE

1• OBJETIVO

1• ALCANCE



3• MATERIALES

3• REFERENCIAS

4• PROCEDIMIENTO


11• ANEXOS:

11• PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO (MATERIAL BIBLIOGRÁFICO)

14• PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO (MATERIAL HEMEROGRÁFICO)

PROCEDIMIENTO PARA PRÉSTAMOS INTERBIBLIOTECARIOS EN LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES




OBJETIVO

Fomentar y coordinar los prestamos interbibliotecarios, a través de la Biblioteca Especializada en

Adicciones, a fin de brindar a los usuarios/as una alternativa para obtener información sobre adicciones

y temas afines, tomando en cuenta las medidas de sana distancia de 1.5 m y cumpliendo con las

recomendaciones sanitarias.

ALCANCE


Direcciones y Subdirecciones de Área y Departamentos.


Usuarios/as Externos: Personal de servicio social, personal voluntario y público en general.

Usuarios/as Internos: Personal de base de la Institución.

Prestamos Interbibliotecarios: Es el préstamo de material bibliográfico, que se lleva a cabo entre la

Biblioteca Especializada en Adicciones y otras Bibliotecas de Instituciones afines al quehacer

institucional.






Profesional Ejecutivo/a Biblioteca Especializada

• Será el responsable de atender a los usuarios/as y restringirá el acceso a la estantería que contiene el material biblio-hemerográfico, de acuerdo a los señalamientos visibles sobre la circulación dentro de la biblioteca, tomando en cuenta las medidas de sana distancia (1.5m entre personas) y cumpliendo las recomendaciones para salvaguardar la salud de los mismos y evitar la contaminación n de los acervos

• Verificará que se respeten las disposiciones que se establecen en la Carta-Convenio para el préstamo interbibliotecario de las diferentes Bibliotecas y/o Centros de Información de otras instituciones.

• Prestará a los usuarios de otras instituciones con las que se tenga Convenio, máximo tres títulos, con una vigencia de siete días naturales.

• En caso de que el usuario/a requiera renovar el préstamo del material, deberá solicitarle un nuevo formato Préstamo Interbibliotecario con fecha de vigencia actual, mismo que deberá solicitarlo en su Biblioteca o Centro de Información.

• Recibirá, elaborará y enviará los oficios y documentos que se generen en el departamento, sellando los acuses correspondientes y turnando al Jefe/a o Subjefe/a los documentos recibidos para su revisión, cada vez que las actividades realizadas así lo requieran.

Subjefe/a de Departamento

• Mantendrá contacto con Bibliotecas o Centros de Información afines al quehacer institucional y establecerá Convenios para el servicio de préstamos interbibliotecarios.





MATERIALES

• Material Biblio-Hemerográfico.

• Solicitud de Servicio

• Carta-Convenio

REFERENCIAS



ANEXOS

• Préstamo Interbibliotecario (Material Bibliográfico)

• Préstamo Interbibliotecario (Material Hemerográfico)






ANEXOS

Subjefe/a Departamento

Profesional Ejecutivo/a Biblioteca

Especializada

Usuario/a Externo/a


Especializada

1. Elabora Carta-Convenio con la Biblioteca o Centro de Información, recaba las firmas autorizadas del personal y la del Jefe/a del Departamento.

2. Envía la Carta-Convenio firmada a la Biblioteca o Centro de Información correspondiente para su registro.

3. Una vez autorizada la Carta-Convenio por la Biblioteca o Centro de Información la recibe junto con la Carta-Convenio de ellos mismos, recaba las firmas correspondientes y la devuelve para su registro.

4. Recibe la Carta-Convenio que envía la Biblioteca o Centro de Información registrada, lo notifica al Jefe/a del Departamento y turna los Convenios al Profesional Ejecutivo/a.

5. Recibe las Cartas-Convenio que contiene las firmas autorizadas de las diferentes Bibliotecas o Centros de Información y archiva en la carpeta correspondiente.

6. Recibe al usuario/a, pudiéndose presentar 2 casos: 6.1 Que sea un usuario/a externo/a quien solicite el material

de la Biblioteca Especializada en Adicciones, en este caso, lo atiende restringiendo el acceso a la estantería de acuerdo a los señalamientos visibles sobre la circulación dentro de la biblioteca y siguiendo las medidas sanitarias. 6.1.1 Entrega al Profesional Ejecutivo/a el formato

Préstamo Interbibliotecario en original y 2 copias, requisitado y firmado por la Biblioteca o Centro de Información.

6.1.2 Recibe el formato, corrobora que las firmas sean

las acreditadas en el Convenio y le entrega el material solicitado junto con las 2 copias del formato Préstamo Interbibliotecario.

Carta-Convenio

Carta-Convenio

Carta-Convenio

Carta-Convenio

Carta-Convenio

Fto. Préstamo Interbibliotecario







ANEXOS

Usuario/a Externo/a


6.1.3 Recibe el material solicitado junto con las 2 copias

del formato.

6.1.4 Una vez consultada la información, entrega en la fecha establecida el material en la Biblioteca Especializada en Adicciones.

6.1.5 Recibe el material junto con la copia del formato

Préstamo Interbibliotecario, pudiéndose presentar 2 casos:

6.1.5.1 Que el usuario si requiera el material por

más tiempo, en este caso, anota en el original y 2 copias del formato el sello de entregado.

6.1.5.1.1 Entrega al usuario las 2 copias del

formato sellado para que una la devuelva a la Biblioteca o Centro de Información y la otra la conserve.

6.1.5.1.2 Recibe del usuario/a el nuevo formato

Préstamo Interbibliotecario que contiene la nueva fecha de vigencia, le proporciona el material y le entrega la copia del formato. Regresa al punto no. 6.1.3

6.1.5.2 Que el usuario/a no requiera el material por

más tiempo, en este caso, anota en el original y 2 copias del formato el sello de entregado y coloca el material en un lugar ventilado en que lo dejará en cuarentena de 15 a 20 días. Continúa el procedimiento en el punto no. 7

Material

Material

Material, Fto. Préstamo

Interbibliotecario


Interbibliotecario

Fto. Préstamo Interbibliotecario,

Material








ANEXOS

Usuario/a Interno/a


Especializada

6.2 Que sea un usuario/a interno quien solicite el material

biblio-hemerográfico de otra Biblioteca o Centro de Información con el que se tenga Convenio, en este caso, requisita el formato Préstamo Interbibliotecario en original y 2 copias, recaba las firmas correspondientes y entrega al usuario.

6.2.1 Recibe el formato Préstamo Interbibliotecario en

original y 2 copias, se presenta en la Biblioteca o Centro de Información correspondiente, solicita el material de su interés y entrega el formato.

6.2.2 Recibe el material y la copia del formato Préstamo

Interbibliotecario.

6.2.3 Entrega en la Biblioteca o Centro de Información correspondiente, en la fecha establecida el material solicitado y devuelve la copia del formato Préstamo Interbibliotecario.

6.2.4 Recibe la copia del formato Préstamo Interbibliotecario sellado con la leyenda material devuelto y entrega al Profesional Ejecutivo/a de Biblioteca.

7 Archiva temporalmente en la carpeta correspondiente el

original y copia de los formatos Préstamos Interbibliotecarios.

8 Termina procedimiento.

Fto. Préstamo

Interbibliotecario, Material


Interbibliotecario


Interbibliotecario








DIAGRAMA DE FLUJO

SUBJEFE/A DEL DEPTO.

DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJECUTIVO/A

BIBLIOTECA ESPECIALIZADAUSUARIO/A EXTERNO/A USUARIO/A INTERNO/A

INICIA

1

2

5

3

4

6

Recibe la Carta-Convenio que envía la Biblioteca o Centro de Información registrada, lo notifica al Jefe/a del Departamento y turna los Convenios al Profesional Ejecutivo/a..

Carta-Convenio

Recibe al usuario/a, pudiéndose presentar 2 casos:

A

Carta-Convenio

Elabora Carta-Convenio con la Biblioteca o Centro de Información, recaba las firmas autorizadas del personal y la del Jefe/a del Departamento.

Envía la Carta-Convenio firmada a la Biblioteca o Centro de Información correspondiente para su registro.

Carta-Convenio

Carta-Convenio

Una vez autorizada la Carta-Convenio por la Biblioteca o Centro de Información la recibe junto con la Carta-Convenio de ellos mismos, recaba las firmas correspondientes y la devuelve para su registro.

Carta-Convenio

Recibe las Cartas-Convenio que contiene las firmas autorizadas de las diferentes Bibliotecas o Centros de Información y archiva en la carpeta correspondiente.






DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

PROFESIONAL EJECUTIVO/

A BIBLIOTECA

ESPECIALIZADA

USUARIO/A EXTERNO/A USUARIO/A INTERNO/A

A

6.1.1

EL USUARIO/A ES…?

EXTERNOINTERNO

6.1

Que sea un usuario/a externo/a quien solicite el material de la Biblioteca Especializada en Adicciones, en este caso, lo atiende restringiendo el acceso a la estantería de acuerdo a los señalamientos visibles sobre la circulación dentro de la biblioteca y siguiendo las medidas sanitarias.

/2

6.1.2 6.1.3

6.1.4

Fto. Prest. Int.

Recibe el formato, corrobora que las firmas sean las acreditadas en el Convenio y le entrega el material solicitado junto con las 2 copias del formato Préstamo Interbibliotecario.

1

B

/2

Fto. Prest. Int.

/2

Fto. Prest. Int.

Material

Recibe el material solicitado junto con las 2 copias del formato.

Fto. Prest. Int.

6.1.5

Material

Una vez consultada la información, entrega en la fecha establecida el material en la Biblioteca Especializada en Adicciones.

SI

REQUIERE EL

MATERIAL MÁS

TIEMPO….?

NO

2

Fto. Prest. Int.

Material

Recibe el material junto con la copia del formato Préstamo Interbibliotecario, pudiéndose presentar 2 casos:

3

Entrega al Profesional Ejecutivo/a el formato Préstamo Interbibliotecario en o. y 2c., requisitado y firmado por la Biblioteca o Centro de Información.









B

6.1.5.1

/2

6.1.5.1.2

Recibe del usuario/a el nuevo formato Préstamo Interbibliotecario que contiene la nueva fecha de vigencia, le proporciona el material y le entrega la copia del formato. Regresa al punto no. 6.1.3

Fto. Prest. Int.

/2

Que el usuario/a no requiera el material por más tiempo, en este caso, anota en el original y 2 copias del formato el sello de entregado y coloca el material en un lugar ventilado en que lo dejará en cuarentena de 15 a 20 días. Continúa el procedimiento en el punto no. 7

6.1.5.2

Fto. Prest. Int.

2

3

4

6.1.5.1.1

C

/2

Que el usuario/a si requiera el material por más tiempo, en este caso, anota en el original y 2 copias del formato el sello de entregado.

Fto. Prest. Int.

Fto. Prest. Int.

Entrega al usuario/a las 2 copias del formato sellado para que una la devuelva a la Biblioteca o Centro de Información y la otra la conserve.






DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA



Que sea un usuario/a interno quien solicite el material de otra Biblioteca o Centro de Inf. con el que se tenga Convenio, en este caso, requisita el formato Préstamo Interbibliot. en o. y 2 c., recaba las firmas y entrega al usuario/a.

/2

1

Fto. Prest. Int.

6.2

C

6.2.1

6.2.2

Recibe la copia del formato Préstamo Interbibliotecario sellado con la leyenda material devuelto y entrega al Profesional Ejecutivo de Biblioteca.

Fto. Prest. Int.

6.2.47

6.2.3

4

Recibe el formato Préstamo Interbibliotecario en original y 2 copias, se presenta en la Biblioteca o Centro de Información correspondiente, solicita el material de su interés y entrega el formato.

/2

Fto. Prest. Int.

Fto. Prest. Int.

Material

Recibe el material y la copia del formato Préstamo Interbibliotecario.

Fto. Prest. Int.

Entrega en la Biblioteca o Centro de Información correspondiente, en la fecha establecida el material solicitado y devuelve la copia del formato Préstamo Interbibliotecario

Material

TERMINA

c.

Archiva temporalmente en la carpeta correspondiente el original y copia de los formatos Préstamos Interbibliotecarios.

Fto. Prest. Int.

8






I. Nombre del Formato: II. Clave: III. Objetivo: IV. Responsable de su Formulación: V. Periodicidad de su Elaboración: VI. Integración del Formato: VII. Distribución: VIII. Forma de Llenado: IX. Observaciones:

PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

(MATERIAL BIBLIOGRÁFICO) 8450-08

Llevar el control y seguimiento del material bibliográfico solicitado a otras Bibliotecas o Centros de Documentación.

Profesional Ejecutivo/a de la Biblioteca Especializada en Adicciones. Cada vez que un usuario solicite material bibliográfico de otra Biblioteca o Centro de Información con el que se tenga Convenio. Original y 2 copias. Original: Biblioteca o Centro de Información externo. Copia: Biblioteca Especializada en Adicciones. Copia: Usuario/a Mecanográfica.







1 2 3 4 5 6 7 8 9

Área o Unidad Solicitante: Biblioteca a la cual solicita: Autor: Título: Clasificación: Fecha de Préstamo: Fecha de Devolución Firma de Biblioteca (solicitante): Firma del Biblioteca (que presta):

El nombre del área o unidad que está solicitando el préstamo. El nombre de la Biblioteca o Centro de Información a la que se le está solicitando el material. El nombre completo del autor del libro que se requiere consultar. El título del libro que se requiere consultar. La clasificación y el número de autor asignados El día, mes y año en que se está recibiendo el libro en préstamo El día, mes y año en que deberá devolverse el libro solicitado. Nombre y firma de la persona que representa a la Biblioteca Especializada en Adicciones y que su firma está registrada en el Convenio Sello y firma del representante de la Biblioteca o Centro de Información a la que se le está solicitando el material en préstamo.






PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO (Material Bibliográfico)

1) Área o Unidad: __________________________________________________________

2) Biblioteca a la cual se solicita:__________ ____________________________________

3) Autor: _________________________________________________________________

4) Título: _________________________________________________________________

5) Clasificación: ______________________ 6) Fecha de Préstamo: __________________

7) Fecha de Devolución: ____________________________________________________

8) Firma de Biblioteca (solicitante) 9) Firma de Biblioteca (que presta) _________________________ _________________________

8450-08

1

2

Centros de Integración Juvenil, A.C.

Dirección de Investigación y Enseñanza Subdirección de Capacitación Departamento de Documentación Científica

5

4

3

6

7

8 9






X. Nombre del Formato: XI. Clave: XII. Objetivo: XIII. Responsable de su Formulación: XIV. Periodicidad de su Elaboración: XV. Integración del Formato: XVI. Distribución: XVII. Forma de Llenado: XVIII. Observaciones:

PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO

(MATERIAL HEMEROGRÁFICO) 8450-09

Llevar el control y seguimiento del material hemerográfico solicitado a otras Bibliotecas o Centros de Documentación.

Profesional Ejecutivo/a de la Biblioteca Especializada en Adicciones. Cada vez que un usuario solicite material hemerográfico de otra Biblioteca o Centro de Información con el que se tenga Convenio. Original y 2 copias. Original: Biblioteca o Centro de Información externo. Copia: Biblioteca Especializada en Adicciones. Copia: Usuario/a Mecanográfica.







1 2 3 4 5 6 7 8 9

10

11

Título Año: Vol. No. ISSN: Área o Unidad: Biblioteca Solicitada: Fecha de Préstamo: Biblioteca Solicitante: Fecha de Devolución: Biblioteca que Presta:

El nombre completo de la revista o documento que se requiere consultar. El año de publicación de la revista o documento. El número de volumen de la revista.. Fascículo o número secuencial de la periodicidad de la publicación. Número internacional de la revista. Nombre del área o unidad que solicita el material. Nombre de la Biblioteca a la que se le está solicitando el material. Día, mes y año en que se está prestando el material. Nombre y firma de la persona que representa a la Biblioteca Especializada en Adicciones. Día, mes y año en que se devolverá el material solicitado. Firma del representante de la Biblioteca que presta el material y el sello.






PRÉSTAMO INTERBIBLIOTECARIO (Material Hemerográfico)

Título: _______________________________________________________________

Año:__________________ Vol: ________________ No: _____________

ISSN: _____________________________________

Área/Unidad:______________________________________________________________

Biblioteca Solicitada: _______________________________________________________

Fecha de préstamo: _______________ Biblioteca Solicitante: ___________________

Fecha de devolución: _______________ Biblioteca que presta: __________________

8450-09

Centros de Integración Juvenil, A.C.

Dirección de Investigación y Enseñanza Subdirección de Capacitación Departamento de Documentación Científica

1

2

5

4 3

6

7

8 9

10 11

PROCEDIMIENTO PARA EL SERVICIO DE ALERTA EN LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES



ELABORÓ

REVISÓ
















AUTORIZÓ


Directora General




ÍNDICE

1• OBJETIVO

1• ALCANCE



2• MATERIALES

2• REFERENCIAS

3• PROCEDIMIENTO






OBJETIVO

Difundir mediante el portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones la información referente a las últimas

adquisiciones de material bibliográfico y hemerográfico, a través de los Boletines de Alerta, a fin de

darlos a conocer al personal de la Institución.

ALCANCE


Direcciones y Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización,

Unidades de Tratamiento para Usuarios de Heroína y Departamentos.


Usuarios/as Se refiere al personal que conforma la Institución.







• Revisará y dará su visto bueno para la difusión del Boletín de Actualización Documental y el Boletín Bibliográfico de Nuevas Adquisiciones.


• Elaborará quincenalmente el Boletín de Actualización Documental y trimestralmente el Boletín Bibliográfico de Nuevas Adquisiciones, mismos que se darán a conocer al personal de la Institución, a través del portal de Biblioteca Virtual en Adicciones.

• Proporcionará quincenalmente el Boletín de Actualización Documental, a través del portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones.

Responsables o Directores/as de las áreas o unidades de la Institución

• Notificará al personal a su cargo, acerca del Boletín de Actualización Documental y Bibliográfico, a fin de que este sea consultado a través del portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones.

MATERIALES

• Boletín de Actualización Documental

• Boletín Bibliográfico de Nuevas Adquisiciones

REFERENCIAS







ANEXOS






1. Recopila la información biblio-hemerográfica, pudiéndose presentar 2 casos: 1.1 Que la información sea para el Boletín de Actualización

Documental, en este caso, recopila el material técnico-científico localizado en las Bases de Datos de la Biblioteca Virtual en Adicciones y en páginas especializadas, a través de internet. 1.1.1 Localiza la información, elabora el Boletín de

Actualización Documental y lo turna al Subjefe/a del Departamento mediante correo electrónico.

1.1.2 Recibe el Boletín de Actualización Documental,

revisa y en su caso, realiza modificaciones y turna al Jefe/a del Departamento.

1.1.3 Recibe el Boletín de Actualización Documental, revisa, en su caso realiza adecuaciones, da su visto bueno y devuelve al Subjefe/a del Departamento para su difusión. Continua en el punto no. 2

1.2 Que la información sea para el Boletín Bibliográfico de

Nuevas Adquisiciones trimestrales, en este caso, registra todas las novedades que hayan ingresado a la Biblioteca Especializada en Adicciones.

1.2.1 Elabora el Boletín Bibliográfico de Nuevas

Adquisiciones y turna al Subjefe/a del Departamento.

1.2.2 Recibe el Boletín, revisa que se encuentren todas

las novedades bibliográficas que ingresaron a la Biblioteca Especializada en Adicciones, en su caso realiza modificaciones y turna al Jefe/a del Departamento.

Boletín Actualizado Documental




Boletín Bibliográfico

Nuevas Adquis.


Nuevas Adquis.


Nuevas Adquis.






ANEXOS

Jefe/a de

Departamento


Usuario/a


1.2.3 Recibe el Boletín, revisa, en su caso solicita

modificaciones, autoriza y devuelve al Subjefe/a.

2. Recibe el Boletín autorizado, lo difunde a través del Portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones.

3. Revisa a través del Portal de la Biblioteca los 2 Boletines y en caso de requerir algún documento técnico-científico, solicita al Departamento de Documentación Científica, especificando la clasificación y el número de folio.

4. Recibe el requerimiento y proporciona el material solicitado al usuario/a.


Boletín

Bibliográfico Nuevas Adquis.

Boletín

Boletín

Material





DIAGRAMA DE FLUJO






DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICAUSUARIO/A

Boletín Bib.Boletín Bib.Boletín Bib.

Boletín Bib.

Bole tín Act.

Boletín Act.

INICIA

Recopila la información documental y bibliográfica, pudiéndose presentar 2 casos:

1

1.1

BOLETIN ACT.

DOCUMENTAL

BOLETIN

BIBLIOGRAFICO

En este caso, recopila el material técnico-científico localizado en las Bases de Datos de la Biblioteca Virtual en Adicciones y en páginas especializadas, a través de internet.

1.1.1

Boletín Act.

Localiza la información, elabora el Boletín Act. Documental y lo turna al Subjefe/a del Departamento mediante correo electrónico.

Recibe el Boletín Act. Documental, revisa, y en su caso, realiza modificaciones y turna al Jefe/a del Depto.

1.1.2

Boletín Act.

1.1.3

Recibe el Boletín Act.. Doc., revisa, en su caso realiza adecuaciones, da su visto bueno y devuelve al Subjefe/a del Depto. para su difusión. Continua en el punto no. 2

2

1.2

En este caso, registra todas las novedades que hayan ingresado a la Biblioteca Especializada en Adicciones

Elabora el Boletín Bibliográfico de Nuevas Adquisiciones y turna al Subjefe/a del Departamento.

1.2.1

Recibe el Boletín, revisa que se encuentren todas las novedades bibliográf. que ingresaron a la Biblio. Espec. en Adicc., en su caso realiza modif. y turna al Jefe/a del Depto.

1.2.2

Recibe el Boletín, revisa, en su caso solicita modificaciones, autoriza y devuelve al Subjefe/a.

1.2.3

A

LA INFORMACIÓN

SEA PARA…?







CIENTÍFICA


DE DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA


DOCUMENTACIÓN

CIENTÍFICA

USUARIO/A

Material

Boletín

A

3

Revisa a través del Portal de la Biblioteca los 2 Boletines y en caso de requerir algún documento técnico-científico, solicita al Depto. de Documentación Científica, especificando la clasificación y el número de folio.

4

Recibe el requerimiento y proporciona el material solicitado al usuario/a.

TERMINA

5

22

Boletín Bib.

Recibe el Boletín autorizado, lo difunde a través del Portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones.

PROCEDIMIENTO PARA EL DESCARTE DE LIBROS EN LA BIBLIOTECA ESPECIALIZADA EN ADICCIONES



ELABORÓ

REVISÓ
















AUTORIZÓ


Directora General




ÍNDICE

1• OBJETIVO

1• ALCANCE



3• MATERIALES

3• REFERENCIAS

4• PROCEDIMIENTO






OBJETIVO

Depurar el Acervo Bibliográfico de la Biblioteca Especializada en Adicciones, así como el de las

Bibliotecas Básicas que conforman los Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización y

Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de Heroína, descartando documentos

obsoletos, a fin de contar únicamente con información actualizada.

ALCANCE


Dirección de Investigación y Enseñanza, Subdirección de Capacitación, Direcciones de Área,

Subdirecciones de Área, Centros de Integración Juvenil, Unidades de Hospitalización, Unidades de

Tratamiento para Usuarios de Heroína y Departamentos.



Acervo Central: Conjunto de material bibliográfico que conforma la biblioteca central de CIJ.

Bibliotecas Básicas: Espacio físico ubicado dentro de los Centros de Integración Juvenil, Unidades de

Hospitalización y Unidades de Tratamiento a Personas con Problemas del Consumo de Heroína,

asignado para guardar el acervo bibliográfico con el que cuenta la Institución.

Biblioteca Depósito: Lugar de almacenamiento de material bibliográfico de reserva dentro de la misma

Institución.

Descarte: Se entiende por descarte, la remoción de una unidad de la colección activa de la biblioteca,

con el propósito de desincorporarla o de enviarla a un depósito.

Método IOUPI: Método para la revisión crítica de las colecciones en descarte.

I. Incorrecto, con información falsa O. Ordinario, superficial, mediocre U. Usado, deteriorado P. Pasado, obsoleto I. Inadecuado al fondo






Subdirección de Capacitación

• Autorizará el descarte de libros en los acervos de la Biblioteca Especializada en Adicciones y en las Bibliotecas Básicas.

Jefe/a del Departamento de Documentación Científica

• Definirá la obsolescencia de los acervos, tanto de la Biblioteca Especializada en Adicciones como en las Bibliotecas Básicas.

• Solicitará el visto bueno de la Dirección de Investigación y Enseñanza para la donación del material, o en su caso, para la destrucción física del mismo.


• Seleccionará el material por descartar, de acuerdo con los siguientes criterios: Libros y revistas con información desactualizada.

Series repetidas.

Libros de apariencia física muy pobre: rotos, papel muy sucio, falta de páginas, encuadernación desgarrada.

Enciclopedias de las cuales no se reciba el apéndice anual para actualizarlas.

Almanaques, directorios, anuarios y leyes (siempre manteniendo la última edición).

Ejemplares duplicados de un mismo título, a los cuales no se les dé mucho uso.

Deterioro físico, con posibilidad de digitalizar.

Temática inadecuada.

Periodicidad de cada 5 años.





MATERIALES

• Acervo Bibliográfico.

• Acervo Hemerográfico.

• Método de IOUPI.

REFERENCIAS







ANEXOS







1. Revisa el material biblio-hemerográfico de la Biblioteca, verifica el estado físico e intelectual de los materiales para determinar la viabilidad de su descarte.

2. Selecciona el material y solicita al Subjefe/a del Departamento verifique la información.

3. Revisa el material seleccionado para el descarte, aprueba y notifica al Jefe del Departamento.

4. Revisa el material, aprueba y solicita a la Dirección de Investigación y Enseñanza su autorización para el descarte.

5. Una vez autorizado el descarte del material por la Dirección, solicita al Profesional Ejecutivo/a lo realice.

6. Recibe la notificación, lleva a cabo el descarte pudiéndose presentar 4 casos: 6.1 Que el material seleccionado sea para la Biblioteca de

Depósito, en este caso, elabora un listado de las referencias bibliográficas de cada libro o revista y un oficio dirigido al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros en el que solicita la permanencia del material en la bodega institucional y turna al Jefe/a del Departamento. 6.1.1 Recibe el listado junto con el oficio, firma y

devuelve al Profesional Ejecutivo/a para su envío.

6.1.2 Recibe el oficio junto con el listado firmado y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

Material

Material

Material

Material

Material

Material, Listado, Oficio

Listado, Oficio

Listado, Oficio






ANEXOS

Jefe/a de

Departamento



Jefe/a de Departamento


6.1.3 Recibe respuesta del Departamento de

Inventarios, Almacén y Seguros en el que notifican la autorización de la recepción del material en la bodega institucional, especificando la fecha y hora. Notifica al Subjefe/a del Departamento.

6.1.4 Recibe la notificación y le indica al Profesional Ejecutivo/a la fecha y hora en que se llevará a cabo el traslado.

6.1.5 Recibe la información, solicita el vehículo institucional mediante la Solicitud de Servicios y realiza el traslado del material. Termina el procedimiento.

6.2 Que el material seleccionado sea donado a otras

instituciones, en este caso, elabora un listado con las referencias bibliográficas de cada libro o revista y turna al Jefe/a del Departamento. 6.2.1 Recibe el listado, revisa, aprueba y solicita a la

Dirección de Investigación y Enseñanza su autorización para realizar la donación.

6.2.2 Una vez autorizado por la Dirección de

Investigación y Enseñanza, turna el listado al Profesional Ejecutivo/a.

6.2.3 Recibe el listado autorizado, elabora oficio dirigido

a otras bibliotecas o centros de información, recaba la firma del Jefe/a del Departamento y lo envía.

6.2.4 Recibe de las otras bibliotecas o centro de información, la selección de los títulos de su interés, se contacta con ellos y fijan la fecha y hora en la que los recogerán.

Material

Material, Listado

Listado

Listado

Listado






ANEXOS





6.2.5 Notifica al Jefe/a del Departamento la fecha y hora

en que se llevarán el material, lo separa y lo entrega. Termina procedimiento.

6.3 Que el material seleccionado sea eliminado, en este

caso, lo comenta con el Jefe/a del Departamento.

6.3.1 Recibe la notificación, contacta al Órgano Interno de Control, comentan las características del material, acuerdan elaborar el Acta para la eliminación del mismo y fijan la fecha y la hora.

6.3.2 En la fecha y hora establecidas, se presenta el

representante del Órgano Interno de Control y elaboran el Acta para la eliminación del material, especificando las características y firman los presentes.

6.3.3 Elimina el material mediante el proceso de trituración, siguiendo los lineamientos establecidos en la Coordinación de Archivos. Termina el procedimiento.

6.4 Que el material se encuentre deteriorado físicamente,

pero sea posible la digitalización para conservar la información. 6.4.1 Notifica al Profesional Ejecutivo/a que el material

puede ser digitalizado y sea puesto en formato PDF a disposición de los usuarios, a través del Portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones.

6.4.2 Digitaliza el material, realiza el descarte en físico y

regresa al punto 6.2 o 6.3 de este procedimiento.


Material

Material

Acta de Eliminación

Material

Material





DIAGRAMA DE FLUJO







Oficio

Listado

MaterialMaterialMaterial

Material

INICIA

Revisa el material biblio-hemerográfico de la Biblioteca, verifica el estado físico e intelectual de los materiales para determinar la viabilidad de su descarte.

1

Selecciona el material y solicita al Subjefe/a del Departamento verifique la información.

2

Revisa el material seleccionado para el descarte, aprueba y notifica al Jefe del Departamento.

3

Revisa el material, aprueba y solicita a la Dirección de Investigación y Enseñanza su autorización para el descarte.

4

Material

Una vez autorizado el descarte del material por la Dirección, solicita al Profesional Ejecutivo/a lo realice.

56

EL DESCARTE SEA POR…?

2

1

6.1

En este caso, elabora un listado de las referencias bibliográficas de c/libro o revista y un oficio dirigido al Depto. de Invent., Almacén y Seguros en el que solicita la permanencia del material en la bodega institucional y turna al Jefe/a del Depto.

A

Material

Recibe la notificación, lleva a cabo el descarte pudiéndose presentar 4 casos:

BIBLIOTECA DÉPOSITO

DONACIÓN

ELIMINACIÓN

6.1.1

Oficio

Listado

Recibe el listado junto con el oficio, firma y devuelve al Profesional Ejecutivo/a para su envío.

DIGITALIZACIÓN

3






DE DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICA





OficioListado

Listado

Sol. Servicios

A

Oficio

Listado

6.1.2

Recibe el oficio junto con el listado firmado y envía al Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

6.1.3

Notificación

Recibe respuesta del Depto. de Inventarios, Almacén y Seguros en el que notifican la autorización de la recepción del material en la bodega institucional, especificando la fecha y hora. Notifica al Subjefe/a del Depto.

6.1.4

Notificación

Recibe la notificación y le indica al Profesional Ejecutivo/a la fecha y hora en que se llevará a cabo el traslado.

Notificación

Recibe la información, solicita el vehículo institucional mediante la Solicitud de Servicios y realiza el traslado del material. Termina el procedimiento.

6.1.5

1

Que el material seleccionado sea donado a otras instituciones, en este caso, elabora un listado con las referencias bibliográficas de cada libro o revista y turna al Jefe/a del Departamento.

6.2

Listado

Recibe el listado, revisa, aprueba y solicita a la Dirección de Investigación y Enseñanza lo revise y lo presente a la Dirección de Investigación y Enseñanza para autorización de realizar la donación.

6.2.1

Una vez autorizado por la Dirección de Investigación y Enseñanza, turna el listado al Profesional Ejecutivo

6.2.2

Listado

6.2.3

Recibe el listado autorizado, elabora oficio dirigido a otras bibliotecas o centros de información, recaba la firma del Jefe/a del Departamento y lo envía.

6.2.4

Recibe de las otras bibliotecas o centro de información, la selección de los títulos de su interés, se contacta con ellos y fijan la fecha y hora en la que los recogerán.

B

TERMINA







CIENTÍFICA





Acta

Material

B

Notifica al Jefe/a del Departamento la fecha y hora en que se llevarán el material, lo separa y lo entrega. Termina procedimiento.

6.2.5

TERMINA

Que el material seleccionado sea eliminado, en este caso, lo comenta con el Jefe/a del Departamento.

6.32

6.3.1

Recibe la notificación, contacta al Órgano Interno de Control, comentan las características del material, acuerdan elaborar el Acta para la eliminación del mismo y fijan la fecha y la hora.

6.3.2

En la fecha y hora establecidas, se presenta el representante del Órgano Interno de Control y elaboran el Acta para la eliminación del material, especificando las características y firman los presentes.

6.3.3

Elimina el material mediante el proceso de trituración, siguiendo los lineamientos establecidos en la Coordinación de Archivos

7

TERMINA

Digitaliza el material, realiza el descarte en físico y regresa al punto 6.2 o 6.3 de este procedimiento.

Notifica al Profesional Ejecutivo/a que el material puede ser digitalizado y sea puesto en formato PDF a disposición de los usuarios, a través del Portal de la Biblioteca Virtual en Adicciones.

36.4

Que el material se encuentre deteriorado físicamente, pero sea posible la digitalización para conservar la información.

6.4.1 6.4.2

TERMINA

PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE MÓDULOS DE INFORMACIÓN



ELABORÓ

REVISÓ
















AUTORIZÓ


Directora General




ÍNDICE

1• OBJETIVO

1• ALCANCE



3• MATERIALES

3• REFERENCIAS

4• PROCEDIMIENTO






OBJETIVO

Promover y difundir los servicios institucionales, los servicios que ofrece la Biblioteca Especializada en

Adicciones, así como los servicios de la Biblioteca Virtual, a través de los módulos de información físicos

o virtuales que se instalan en los eventos en que participa Centros de Integración Juvenil, A.C., a fin de

ofrecer información relevante, científicamente sustentada y de utilidad para el público.

ALCANCE


Direcciones y Subdirecciones de Área y Departamentos.


Módulos de Información: Es el espacio dentro de una feria o salón en el que una empresa o institución

expone y presenta sus productos y servicios al público.

Usuarios/as externos: Se refiere al público en general.







• Recibirá y atenderá mediante correo electrónico las solicitudes para participar en las ferias de libros, ferias de la salud, exposiciones, etc.

• Contactará vía telefónica a las personas de las universidades o de la Institución que requieran la participación del módulo de información de CIJ, A.C., para conocer la logística del evento.

• Notificará mediante correo electrónico dirigido al Subjefe/a de Departamento los datos referentes a la universidad o institución, que requiera la participación de los módulos de información de CIJ, A.C.

Subjefe/a del Departamento

• Recibirá del Jefe/a del Departamento, los datos referentes a la universidad o institución que requiera la participación del módulo de información de CIJ, A.C., mismos que enviará al Profesional Ejecutivo/a para la instalación del módulo de información y solicitará lleve a cabo la logística para la participación en el evento.


• Revisará constantemente las redes sociales o páginas web de universidades e instituciones académicas, en las cuales se puede participar con un módulo de información, de acuerdo con los temas afines a la Institución.

• Verificará la disponibilidad de participar en el evento, de acuerdo con el Catálogo de Eventos programados para el año.

• Atenderá las solicitudes que le sean programadas e instalará los módulos de información de CIJ, A.C.





MATERIALES

• Catálogo de Eventos Anual.

• Correo de Solicitud de Módulos de Información.

REFERENCIAS







ANEXOS

Jefe/a del

Departamento



1. Realiza el Catálogo de Eventos Anual para participar en las

ferias de libros, ferias de salud, eventos académicos, exposiciones, etc., pudiéndose presentar 3 casos: 1.1. Que la participación sea por invitación, en este caso,

recibe por correo electrónico la invitación de la universidad o institución para participar en las ferias de libros, ferias de salud, eventos académicos, exposiciones, etc.

1.1.1. Solicita al Profesional Ejecutivo/a verifique la

disponibilidad de participar en el evento, de acuerdo con el Catálogo de Eventos programados en el año.

1.1.2. Verifica la disponibilidad para participar, de acuerdo

con el Catálogo de Eventos programados y lo notifica al Jefe/a del Departamento.

1.1.3. Recibe notificación de participación, contacta con el Coordinador/a de la universidad o Institución, solicita información referente a la logística del evento y recibe la información.

1.1.4. Envía correo electrónico al Profesional Ejecutivo/a en el que le notifica la información referente al evento y continua en el punto No. 2

1.2. Que la participación sea por Convenio Interbibliotecario,

en este caso, recibe la solicitud de participación por correo electrónico o valija, incluyendo las guías de montaje, fecha y horario del evento.

1.2.1. Solicita al Profesional Ejecutivo/a verifique la

disponibilidad de participar en el evento, de acuerdo con el Catálogo de Eventos programados en el año y continua en el punto No. 2

Catálogo de

Eventos

Invitación

Catálogo de Eventos








ANEXOS

Jefe/a de

Departamento





1.3. Que la participación sea por monitoreo en redes sociales

o página web de universidades o Instituciones, en este caso, revisa continuamente las redes sociales o página web de universidades e instituciones académicas, en las cuales se puede participar con un módulo de información de acuerdo a los temas afines a la Institución.

1.3.1. Comunica al Jefe/a del Departamento los eventos

encontrados y verifica la disponibilidad de participar, de acuerdo con el Catálogo de Eventos programados en el año.

1.3.2. Contacta con el coordinador/a correspondiente de

la universidad o Institución para conocer los requisitos de participación en dicho evento.

1.3.3. Elabora oficio de participación a la Institución o universidad para que conozca los servicios institucionales, obtener la posibilidad de participar en el evento y turna al Jefe/a del Departamento.

1.3.4. Recibe oficio de participación comenta con el Profesional Ejecutivo/a, firma de aprobación y se lo devuelve.

1.3.5. Recibe oficio de participación en el evento y envía por correo electrónico a la Institución o universidad. Continúa el procedimiento.

2. Recibe correo de notificación con los datos de la solicitud para la instalación del módulo de información.

3. Ingresa al buzón de la Dirección General Adjunta Administrativa, en el área de Servicios Generales para solicitar el traslado del material al evento, especificando la fecha y hora.

Catálogo de Eeventos

Oficio de Participación

Oficio de Participación

Correo de Notificación






ANEXOS

4. Prepara el material de difusión de los servicios

institucionales, de la Biblioteca Especializada en Adicciones y Biblioteca Virtual.

5. En la fecha y hora indicada, se traslada a la universidad o Institución, contacta al coordinador del evento para conocer el espacio asignado.

6. Instala el módulo y proporciona toda la información institucional al público en general.

7. Una vez terminado el evento, desinstala el módulo, guarda el material de información y se traslada de regreso a su oficina.


Material de

Difusión





DIAGRAMA DE FLUJO


DOCUMENTACIÓN CIENTÍFICAPROFESIONAL EJECUTIVO/A

INICIO

1

1.1

Recibe por correo electrónico la invitación de la universidad o institución para participar en las ferias de libros, ferias de salud, eventos académicos, exposiciones, etc

Solicita al Profesional Ejecutivo/a verifique la disponibilidad de participar en el evento, de acuerdo con el Catálogo de Eventos programados en el año.

1.1.2

Verifica la disponibilidad para participar, de acuerdo con el Catálogo de Eventos programados y lo notifica al Jefe/a del Departamento.

1.1.1

1.1.3

Recibe notificación de participación, contacta con el Coordinador/a de la universidad o Institución, solicita información referente a la logística del evento y recibe la información.

1.1.4

Envía correo electrónico al Profesional Ejecutivo/a en el que le notifica la información referente al evento y continua en el punto No. 2

3

Convenio Interbibliotecario

Invitación


A

1

2

Monitoreo en Redes Sociales o

Página Web

Participación por…?


Realiza el Catálogo de Eventos Anual para participar en las ferias de libros, ferias de salud, eventos académicos, exposiciones, etc., pudiéndose presentar 3 casos:







A

Que la participación sea por Convenio Interbibliotecario, en este caso, recibe la solicitud de participación por correo electrónico o valija, incluyendo las guías de montaje, fecha y horario del evento.

1.2

1.2.1

Solicita al Profesional Ejecutivo/a verifique la disponibilidad de participar en el evento, de acuerdo con el Catálogo de Eventos programados en el año y continua en el punto No. 2

Que la participación sea por monitoreo en redes sociales o página web de universidades o Instituciones, en este caso, revisa continuamente las redes sociales o página web de universidades e instituciones académicas, en las cuales se puede participar con un módulo de información de acuerdo a los temas afines a la Institución.

1.3.1

Comunica al Jefe/a del Departamento los eventos encontrados y verifica la disponibilidad de participar, de acuerdo con el Catálogo de Eventos programados en el año.

1.3

1.3.4

1.3.5

1.3.2

Contacta con el coordinador/a correspondiente de la universidad o Institución para conocer los requisitos de participación en dicho evento.

1.3.3

Elabora oficio de participación a la Institución o universidad para que conozca los servicios institucionales, obtener la posibilidad de participar en el evento y turna al Jefe/a del Departamento.

3Catálogo de Eventos

2

Oficio Participación

2

Recibe correo de notificación con los datos de la solicitud para la instalación del módulo de información.

Recibe oficio de participación en el evento y envía por correo electrónico a la Institución o universidad. Continúa el procedimiento.


Recibe oficio de participación comenta con el Profesional Ejecutivo/a, firma de aprobación y se lo devuelve.


3

B

1







B

3

Ingresa al buzón de la Dirección General Adjunta Administrativa, en el área de Servicios Generales para solicitar el traslado del material al evento, especificando la fecha y hora.

7

6

4

Prepara el material de difusión de los servicios institucionales, de la Biblioteca Especializada en Adicciones y Biblioteca Virtual.

5

En la fecha y hora indicada, se traslada a la universidad o Institución, contacta al coordinador del evento para conocer el espacio asignado.

Instala el módulo y proporciona toda la información institucional al público en general.

Una vez terminado el evento, desinstala el módulo, guarda el material de información y se traslada de regreso a su oficina.

TERMINA

8

departamento de documentaciÓn …...tablas de cutter manual de organización específico de centros...

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