Funciones del departamento de correspondencia

DOCUMENTACION Y ARCHIVO

Adoptar proyectos y programas para administrar adecuadamente las

comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de

documentos, acorde con la misión, visión, funciones y programas de

la entidad, con sujeción a las pautas y principios establecidos en la ley, normas internas y pautas fijadas por el Archivo

General de la Nación de Colombia.

Guardar estricta reserva sobre los documentos, la información a la cual se

tiene acceso y los asuntos de su competencia.

Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de

nuevas tecnologías, que permitan modernizar y agilizar los procesos en las

Unidades de Correspondencia.

Informar con oportunidad a las dependencias competentes, sobre el vencimiento de términos para

dar respuesta a los trámites y solicitudes presentadas por los

ciudadanos.

Radicar y tramitar las comunicaciones con

celeridad, imparcialidad y respetando el derecho de turno.

Recibir, radicar, registrar, conservar, distribuir y brindar el

servicio de información sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y

vigilar que la labor se cumpla dentro de la debida reserva, con

oportunidad y orden consecutivo.

CLASIFICACION DE LOS SITEMAS DE ARCHIVO

1.NUMERICO

2ALFABETICO

3.CRONOLOGICO

4.ASUNTOS O TEMATICOS

5.GEOGRAFICO

NUMERICO: como su nombre lo indica se archiva anexándole un numero a cada documento en forma consecutiva.

ALFABETICO: es de acuerdo a las letras del abecedario recordando que no existen las letras dobles como ll, rr.

TEMATICOS: este método es practico porque se auxilia de guías numéricas consecutivas o de acuerdo al asunto.

CRONOLOGICAMENTE: se archiva según sus clientes con el sistema cronológico ya que toma en cuenta la fecha de vencimiento para notificar a sus clientes con anticipación

ENTRADA Y SALIDA

DE CORRESPONDENCIA