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DEFINICIONES CONCEPTOS BÁSICOS

DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Para : “CUALQUIER EMPRESA COLOMBIANA” LUIS CARLOS BELTRAN PARDO PROFESOR TITULAR UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Bogotà junio de 2004

LA EMPRESA:1. Definición: Se define como una colectividad integrada por uno o varios grupos sociales que unen sus recursos (producción, Tierra, mano de obra y capital), en una base común de producir bienes o servicios, mediante un orden normativo, organizativo y bien administrado, señalando rangos de autoridad, sistemas de planeación comunicación, información y control coordinados, con eficiencia, modernidad, productividad, con una existencia relativamente continua en un medio y cuyas actividades se encuentran encaminadas hacia el logro de un fin o misión determinada,2. Características de las EMPRESA:· Son entidades porogramadas con relativa permanencia· Deben contar con una estructura: Para que las Empresa cumplan su misión institucional para la cuál fueron creadas, deben regular y determinar sus actividades y fijar niveles o la jerarqiización para la toma de decisiones.· Están orientadas hacia el logro de objetivos: Las Empresa son creadas con una misión, unos propósito específicos y deben fijar y lograr una serie de objetivos intermedios para lograr dicha misión.· Deben utilizan la especialización de sus actividades y no la diversificación.

3. Elementos de las Empresa:

Recursos o elementos materiales necesarios para el funcionamiento de la Empresa P. ej., recursos físicos, financieros, etc.

Personas, que toman decisiones y las ejecutan. Son la parte más importante de la Empresa.

Conocimiento Tecnológico, es el conocimiento necesario para producir bienes y servicios.

Conocimiento Administrativo, es el requerido para hacer funcionar una organización de manera eficaz.

Medio ambiente interno o clima organizacional, que consiste en una serie de características inherentes a la Empresa, las cuáles pueden ser percibidas por sus miembros y que pueden afectar la forma como trata a sus integran el medio ambiente que la rodea.

P e r s o n a s R e c u r s o s

C o n o c i m i e n t oT e c n o l ó g i c o

C o n o c i m i e n t oA d m i n i s t r a t i vo

M e d i o a m b i e n t e i n t e r n o

M e d i o a m b i e n t e i n t e r n o

M e d i o a m b i e n t e e x t e r n o

M e d i o a m b i e n t e e x t e r n o( F i g 1 . )

P e r s o n a s

R e c u r s o s

T e c n o l o g í a

L AO R G A N I Z A C I O N

M e d i o a m b i e n t e e x t e r n o

M e d i o a m b i e n t e e x t e r n o ( F i g 2 )

S e r v i c i o s

B i e n e s

ADMINISTRACION1. Definición: La Administración, es el proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la máxima productividad.De lo anterior se deriva:1. Objetivo: La administración siempre está encaminada hacia el logro de fines o resultados. 2. Eficacia: Consiste en lograr los objetivos propuestos en la planeación. 3. Eficiencia: Obtención de un producto o servicio en el menor tiempo posible y al mínimo costo, mediante la adecuada utilización de los recursos. 4. Grupo social: La administración solo puede darse en el marco de un grupo social. 5. Productividad: Obtención de los mejores resultados con el mínimo de recursos, en términos de eficiencia y eficacia.

Medio ambiente externo general, compuesto por factores económicos, tecnológicos, jurídicos, políticos, sociales-culturales, ecológicos que afectan a las Empresa que operan en la región geográfica o en una determinada sociedad. El M.A.E. general presenta oportunidades amenazas y restricciones a la organización para su funcionamiento.

Medio ambiente externo particular, se define como aquellas fuerzas específicas que pueden afectar el desarrollo y el éxito de una Empresa, está compuesto por los proveedores, los clientes, consumidores, usuarios y ciudadanos en general, de los productos y servicios que ésta genera, la competencia y las instituciones que regulan las actividades de la Empresa.

3. Importancia:

1. Con la universalidad de la administración se demuestra que ésta es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, aumentando su importancia a medida que los grupos se hacen más complejos. 2. Simplifica el trabajo al establecer principios, métodos y procedimientos para lograr mayor eficiencia y eficacia. 3. La productividad de cualquier Empresa está íntimamente relacionada con la aplicación de una buena administración.

4. El PROCESO ADMINISTRATIVO

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas necesarias para llevar a cabo un actividad.El proceso administrativo se define como el conjunto de pasos o etapas sucesivas e interrelacionadas entre sí, a través de las cuáles se efectúa la administración.

PROCESO ADMINISTRATIVO

PropósitosObjetivosEstrategias

FASE PLANEACION PolíticasProgramas

MECANICA O PresupuestosProcedimientos

ESTRUCTURAL

JerarquizaciónDivisión del Trabajo Departamentalización

ORGANIZACION Descripción de funcionesCoordinación

Toma de decisiones

DIRECCION IntegraciónO Motivación

FASE EJECUCION ComunicaciónSupervisión

OPERATIVA OEstablecimiento de

DINAMICA estándaresCONTROL Medición

CorrecciónRetroalimentación

Yi

IP L A N E A C I O N

Q u é s e q u i e r eh a c e r ?

I IO R G A N I Z A C I O N

C ó m o s e v a ah a c e r ?

I I ID I R E C C I O N

V e r q u e s eh a g a

I VC O N T R O LC ó m o s e h a

r e a l i z a d o ?

SISTEMA DE CONTROL INTERNOSISTEMA DE CONTROL INTERNO( LEY 87 DE 1993 )( LEY 87 DE 1993 )

PLANES

ORGANIZACIÓN MECANISMOS DE MÉTODOS EVALUACIÓN Y

VERIFICACIÓN PRINCIPIOS

NORMAS

PROCEDIMIENTOS

ACTIVIDADES OPERACIONES ACTUACIONES ADMÓN.- INF-REC

DE ACUERDO A LAS NORMAS CONSTITUCIONALES LEGALES VIGENTES Y DENTRO DE LAS POLÍTICAS TRAZADAS POR LA DIRECCIÓN DEACUERDO A OBJETIVOS PREVISTOS EN LA PLANEACIÓN

DEFINICIÓN DE CONTROL DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO.-INTERNO.-

En concordancia con lo dispuesto en los artículos 209 y 269 de la Constitución Política y la Ley No. 87 de 1993, se define como Control Interno para la EMPRESA, el sistema integrado por un esquema de organización, con su conjunto de planes, métodos, principios, normas y procedimientos, así como los confiables mecanismos de verificación o evaluación, adoptados por la misma, con el fin de procurar una adecuada gestión, de todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la utilización de la información y la protección de todos los bienes y recursos, para que la administración se realice aplicando los principios constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por el director y en atención al cumplimiento de las metas u objetivos previstos en la Planeación.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNOCONTROL INTERNO

GENERAL: Ayudar a la administración y dirección de la EMPRESA al mejor y eficaz desempeño de sus labores.

Garantizar procesos de planeación y desarrollo organizacional de acuerdo con la naturaleza de la organización.

Protección de los recursos y activos en cuanto a su desaprovechamiento, pérdida y uso indebido.

Cumplimiento de las metas trazadas por la administración de la EMPRESA.

Garantizar una información confiable y veraz.

Evaluar la eficiencia, eficacia, economía de las operaciones para garantizar una correcta ejecución de las funciones y actividades.

Cumplir con los reglamentos de la EMPRESA .Prevenir errores, riesgos e irregularidades.

Idoneidad y eficiencia del recurso humano. Crear conciencia de control.

Garantizar la evaluación y seguimiento de la gestión.

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA la EMPRESA CONTROL INTERNO PARA LA la EMPRESA

Hace parte integrante de los sistemas contables, financieros, operacionales y administrativos de la

EMPRESA. No es un sistema aislado.

Lo establece y mantiene la máxima autoridad de la EMPRESA , La Direcciòn la cual institucionaliza un Sistema de Control Interno adecuado a la naturaleza y objetivos de la EMPRESA

CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA LA la EMPRESAINTERNO PARA LA la EMPRESA

Cada funcionario es responsable del control interno en la EMPRESA, de acuerdo a la estructura organizacional.

Garantiza una información exacta, veraz y oportuna, como base para la presentaciónde informes operativos, administrativos y financieros de la EMPRESA.

Es evaluado por la OFICINA DE CONTROL INTERNO de manera independiente.

ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO PARA la EMPRESAPARA la EMPRESA

Establecer los objetivos y metas generales y específicos. Instituir políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de procesos. Adoptar un sistema de organización adecuado para ejecutar planes. Delimitación de niveles de responsabilidad y autoridad. Normas para la protección y utilización de recursos. Dirección y administración del personal. Aplicación de las recomendaciones de la evaluación de control interno. Establecer mecanismos que faciliten el control adecuado a la gestión de la EMPRESA. Organización de métodos confiables para evaluar la gestión. Establecer programas de inducción, capacitación y actualización a los funcionarios de la EMPRESA. Simplificación y actualización de normas y procedimientos.

CLASES DE CONTROLCLASES DE CONTROL

AUTOCONTROL COMO ACTIVIDAD COMO FUNCIÓN

Es el control que debe Es el control ejercido Control que ejerce laejercer cada uno de por un funcionario que Oficina de Controllos funcionarios de la InternoEMPRESA tenga un nivel autoridad- Propósito:Propósito: alternos. Asesorar y apoyar a laEvaluarse a sí mismo Propósito Direcciòn, informandoen el cumplimiento de Verificar la realización sobre el desarrollo desus funciones, sabien- de actividades de acuer- las políticas.do: do a procedimientos es- Presentar propuestas*Sus actividades tablecidos. de retroalimentación* Procedimientos Planear, dirigir, coor- sobretodo en la pro-* Nivel de autoridad dinar y controlar las ac- tección de los recursos

tividades de los subord. y eficiencia en las oper.

RESPONSABILIDAD DE LA APLICACIÓN DEL RESPONSABILIDAD DE LA APLICACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO .SISTEMA DE CONTROL INTERNO .

El establecimiento y desarrollo del Sistema de Control Interno para la EMPRESA será responsabilidad del director en su condición de Representante Legal y Directivos de la misma. No obstante, la aplicación de los métodos y procedimiento al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del Sistema de Control Interno, será responsabilidad de todos y cada uno de los funcionarios ante sus jefes, dispuestos en las oficinas, áreas o dependencias de conformidad con las funciones, competencias y recursos que les han sido señalados, llegando al denominado auto - control. Por lo tanto corresponderá ejercer el sistema de Control Interno a todos desde el superior jerárquico inmediato de cada servidor, bajo la denominación de “Responsabilidad Administrativa de la Gestión”. Concluyendo que si la Entidad fracasa es porque fracasa su líder principal o sea su director, por no contar con el apoyo de los jefes y empleados en general.

1. PLAN DE ORGANIZACIÓN. Para aplicar un verdadero Sistema de Control Interno se requiere contar con una estructura orgánica adecuada; estableciendo un organigrama flexible y limitando las funciones, autoridad y responsabilidad mediante manuales de funciones, que indiquen, además, las comunicaciones e interdependencias.

Elementos del Sistema de Control InternoElementos del Sistema de Control Interno

2. CONTABILIDAD. Es la base para la toma de decisiones. Sin ella no son posibles ni el control de los bienes o derechos, obligaciones y patrimonio de la EMPRESA ni la elaboración de informes que permitan conocer su situación financiera en un momento dado.

L O R EN A P IN ARG ER EN TE 1

SU PIA L O PEZSU BG ER ETE 2 1

JU AN A AR C OSU BG ER EN TE 2 2

TIM O TEO U N EJEF E 2 3 1

ANASTACIA L IAASISTEN TE

PO L O PO L ARJEF E 2 3 2

L U C R EC IA L U PSU BG ER EN TE 2 3

L O R EN Z O TO BO Z OG ER EN TE 2

PANC RACIO PO VEDASU BG ER EN TE 3 1

L O R EN TH PAN Z AG ER EN TE 3

PEPITO PER EZR EPR ESEN TAN TE

3. PRESUPUESTOS. Consisten en una planeación anticipada de todas las fases de actividad de la EMPRESA, junto con la contrastación posterior de los resultados obtenidos, a fin de determinar las causas de las variaciones.

4. ESTADÍSTICAS: Proporcionan información técnica, clara y resumida de las operaciones, facilitando todas las fases del proceso administrativo, entre ellas el control.

1 e rt r i m .

2 d ot r i m .

3 e rt r i m .

4 t ot r i m .

0

1 0

2 0

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5 0

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8 0

9 0

1 e rt r i m .

2 d ot r i m .

3 e rt r i m .

4 t ot r i m .

P r e s u p u e s t a d o

E j e c u t a d o

18%

15%o3:5

1 de .024

12/85

+

?

5. EQUIPOS Y TECNOLOGÍA: Su correcta utilización y mantenimiento, garantiza seguridad en la ejecución de las diversas operaciones, ahorrando tiempo y dinero y previniendo fraudes y errores.

7. RESPONSABILIDAD Y DISCIPLINA: El cumplimiento de las normas establecidas, por parte de todos los niveles de la organización, garantiza la ejecución eficaz de los programas y proyectos definidos en la planeación.

6. PERSONAL: Todas las actividades de la EMPRESA deben ser ejecutadas por personas que posean las calidades morales y profesionales exigidas para las labores asignadas; para lo cuál se requiere del establecimiento de políticas de selección y capacitación, vacaciones y rotación de personal, fianzas o seguros de manejo para empleados que tengan valores o bienes bajo su responsabilidad, sistemas adecuados de remuneración, incentivos y adecuadas condiciones de trabajo y de motivaciòn.

8. INFORMACIÓN: La EMPRESA. debe contar con información íntegra, coordinada, real, concreta y oportuna, acerca de todas sus actividades y operaciones. Tal información debe constituírse en un Sistema de Información Integral.

9. EVALUACIÓN: 9. EVALUACIÓN: La Oficina de Control La Oficina de Control Interno debe realizar una evaluación Interno debe realizar una evaluación permanente del mismo Sistema de Control permanente del mismo Sistema de Control Interno a fin de garantizar su efectividad y Interno a fin de garantizar su efectividad y mantenimiento.mantenimiento.

LABORES PARA DISEÑAR E IMPLEMENTAR EL LABORES PARA DISEÑAR E IMPLEMENTAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE la EMPRESA SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE la EMPRESA DE CONFORMIDAD CON LA CONSTITUCIÓN Y LA DE CONFORMIDAD CON LA CONSTITUCIÓN Y LA

LEY 87 DE 1993LEY 87 DE 1993

1. ESTABLECIENDO ADECUADAS TÉCNICAS DE DIRECCIÓN Reorganización hacia estructuras y organigramas flexibles. Técnicas de administración modernas Y Equipos de alta tecnología

2. ELABORAR O REDISEÑAR MANUALES DE PROCEDIMIENTOSDe acuerdo con la naturaleza de las entidades ágiles y simplificadas, que indique las instrucciones y guías para hacer bien las cosas.O ELABORAR EL MANUAL DE CONTROL INTERNO QUE INTEGRA GRAN PARTE DEL MISMO SISTEMA.

3. ELABORAR O REVISAR Y ACTUALIZAR MANUALES DE FUNCIONES. Estableciendo responsabilidad, autoridad, delegación de funciones y ser obligatorio la rendición de informes de labores, evaluados o calificados.

4. DISEÑAR Y ESTABLECER UN SISTEMA INTEGRAL DE INFORMACIÓN (S.I.I ) EN LA la EMPRESA Utilizando la sistematización en todas las áreas.

5. ORGANIZAR Y APLICAR ADECUADAS POLÍTICAS EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Selección, inducción, capacitación, promoción, remuneración salarial, prestaciones sociales, méritos, instalaciones y condiciones de trabajo, reglamentos y disciplina. 6. ORGANIZAR Y APLICAR UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN Que permita medir, promover la calidad, eficiencia, eficacia evaluación del desempeño y resultados de la propia administración (Autocontrol).

7. APLICAR EN FORMA ADECUADA EN la EMPRESA LOS ASPECTOS DE LA LEY DE CONTROL INTERNO Objetivos, características y elementos.

8. UTILIZAR EN LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA LA PLANEACIÓN COMO ELEMENTO BÁSICO Señalar la misión, visión, objetivos, metas, programas, planes de desarrollo, presupuestos, fortalezas- debilidades y amenazas- oportunidades.

9. CREAR O REORGANIZAR LA UNIDAD DE CONTROL INTERNOAplicando las funciones de evaluación y de Ley, como grupo interdisciplinario.

10. ESTABLECER EL COMITÉ COORDINADOR DE CONTROL INTERNOCon funciones de evolución y apoyo al sistema y a la Unidad de Control Interno.

11. ESTABLECER MEDIDAS PREVENTIVAS O DE SEGURIDAD CONTRA RIESGOS POR PERDIDAS, ERRORES Y FRAUDES. FORMANDO PARTE DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO

12. ORGANIZAR EL SISTEMA CONTABLE Y FINANCIERO DE LA EMPRESA. Contabilidad sistematizada y analizada.

13. ELABORAR PLANES DE TRABAJO O MANUALES DE AUDITORIA INTERNA Que incluya Auditoría Financiera, Operativa, de Sistemas, Control de Gestión y resultados como función de la unidad de Control Interno, con la utilización de papeles de trabajo, como elementos probatorios.

14. DISEÑAR MÉTODOS Y MECANISMOS DE CONTROL DE GESTIÓN DE LA la EMPRESA POR PARTE DE LA CIUDADANÍA Y SU PARTICIPACIÓN SEGÚN MANDATO DE LA CONSTITUCIÓN Y LAS LEYES.

15. PROPICIAR Y FOMENTAR PERMANENTEMENTE LA CULTURA DE CONTROL HACIA EL MEJORAMIENTO CONTINUO Y LA CALIDAD TOTAL.

Leyes y Decretos que dan apoyo a la aplicación de un Sistema de Control Interno

adecuados según la Constitución y la Ley 87 de 1993.

Ley 190 de 1995 Estatuto Anti-Corrupciòn, por la cual se dictaron normas para preservar la moralidad en la Administración pública.

Ley 200 de 1995 Código Disciplinario Único

Decreto - Ley 2150 de 1995 Por la cual se hizo la Supresión de Trámites en la Administración Pùblica.

Ley 393 de 1997 Por la cual se estableció la Acciòn de Cumplimiento, no requiere asesorìa de abogados y se presentan ante los Jueces administrativos o Tribunales Superiores Administrativos.

Quienes deben utilizar el Manual Quienes deben utilizar el Manual Procedimientos (I) Procedimientos (I)

Todos los funcionarios

Ya que deberán consultar este Manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado,

ejerciendo apropiadamente el autocontrol; además de presentar sugerencias tendientes a mejorar los

procedimientos.

Quienes deben utilizar el Manual Quienes deben utilizar el Manual de Procedimientos (II)de Procedimientos (II)

Porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos y proponer medidas para la adecuación de procedimientos modernos que conlleven a cambios en el ambiente interno y externo de la EMPRESA.

Los jefes de las diferentes

dependencias

Quienes deben utilizar el Manual Quienes deben utilizar el Manual de Procedimientos(III)de Procedimientos(III)

Los Organismos de Control.

Tanto a nivel interno como externo; que facilitan la medición del nivel de cumplimiento

de los procedimientos y sus controles, determinando los niveles de eficiencia y

eficacia en el logro de los objetivos institucionales ; estableciendo bases sólidas para la evaluación de la gestión en cada una

de las áreas y operaciones.

RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS AREAS FUNCIONALES FRENTE A LOS AREAS FUNCIONALES FRENTE A LOS

MANUALES DE CONTROL INTERNO EN LA MANUALES DE CONTROL INTERNO EN LA EMPRESAEMPRESA

Dirigir su establecimiento, aplicación y control.

Propender por el cumplimiento y actualización de los Manuales establecidos.

Detectar las necesidades de creación y actualización de procedimientos de acuerdo a nuevas normas, por medio de un seguimiento permanente.

Proponer a las oficinas encargadas, los cambios necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas.

OFICINA DE CONTROL INTERNOOFICINA DE CONTROL INTERNO

Componente de control interno a nivel gerencial o directivo.

Asesora a la dirección de la institución médica en la continuidad del proceso administrativo, la revaluación de los planes e introducción de correctivos necesarios para el cumplimiento de las metas y objetivos.

Mecanismos *Normas de Audu. de general de aceptación.Verificación *Indicadores de desempeño y *Informes de gestiónEvaluación *Cualquier otro mecanismo

de control.

Objetivos de la Oficina de Objetivos de la Oficina de C.I. (I) C.I. (I)

Cumplir con el mandato constitucional y legal de implementar métodos y procedimientos de Control Interno.

Identificar los trámites de cada operación. Identificar las funciones del personal en cada

actividad, trámite, proceso, operación o transacción.

Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento.

Objetivos (II)Objetivos (II)

Establecer controles para fomentar la descentralización y desconcentración de funciones por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo.

Formentar la modernización y simplificación de los trámites, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados.

Establecer tiempos estándar o promedio para cada paso dentro de un procedimiento, con el fin de detectar las dependencias que demoran los trámites sin justa causa.

Objetivos (III)Objetivos (III)

Sentar la base documental para la elaboración de los Manuales de Procedimientos y Funciones.

Estimular la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos.

FUNCIONES Y OBJETIVOS FUNCIONES Y OBJETIVOS DE LA OFICINA DE DE LA OFICINA DE

CONTROL INTERNOCONTROL INTERNO

PARA CUMPLIR LOS OBJETIVOS Y UTILIZAR LOS ELEMENTOS DEL SISTEMA DE

CONTROL INTERNO

OFICINA DE CONTROL OFICINA DE CONTROL INTERNOINTERNO

IMAGEN QUE DEBE ELIMINARSE DEL

EMPLEADO PÚBLICO

CORRUPTO ABUSADOR DEL PODER FLOJO


SOLUCIONES PROPUESTAS

CONTROL PREVIO PARADIGMA DEL

DERECHO ADMINISTRATIVO

CONTROL JEERÁRQUICO

¿ y eso qué es ?


Ahora usted va hacer ControlInterno por que es

de todos y para todos


Haré lo mismo que hacía antiguamente la Contraloría en mi entidad: Auditorias fiscales, Arqueos, Control Policivo.

Las personas cuando desconocen o ignoran lo que significa una propuesta de control y lo asimilan a los más parecido que encuentren o se imaginan.


EL CONTROL INTERNO, COMO ES CONCEBIDO ACTUALMENTE SE ORIENTA HACIA EL AUTOCONTROL, BASADO EN LA IMPLEMENTACIÓN DE INSTRUMENTOS DE GESTIÓN PÚBLICA COMO LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

ES DECIR, APLICAR MÉTODOS, ESTRATEGIAS Y HERRAMIENTAS, DIRIGIDAS A ENTIDADES PÚBLICAS, EN BUSCA DE GENERAR UNA RENTABILIDAD SOCIAL, EN CONDICIONES DE EFICIENCIA, EFICACIA , LEGALIDAD Y ECONOMIA.


HERRAMIENTAS: Manuales de

procedimientos. Manual de indicadores de

gestión Manuales de auditoria Metodologías de Evaluación Políticas de gestión humana. Sistemas de información Manuales de Funciones

¿Entonces termine?

ELEMENTOS CUANTITATIVOS

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN

EVALUACIÓN Y CONTROL

CAMBIO Y MEJORAMIENTO CONTINUO


ELEMENTOS CUALITATIVOS

INTEGRACIÓN ARMÓNICA DE LOS ELEMENTOS Y HERRAMIENTAS.

CULTURA DEL AUTOCONTROL A TODOS LOS NIVELES

SUBSISTEMA DE HERRAMIENTAS

Manual de procesos y procedimientos

Manual de Indicadores de Gestión

Manual de auditoria

Metodologías

Políticas de gestión humana

Evaluación de la gestión

Automatización y Manuales de Funciones

SUBSISTEMA DE INFORMACIÓNRequerimientos MediosProcesadorProductos

SUBSISTEMA DE ESTRUCTURA Gerente DirectivosComité de Control InternoComités de apoyo o AsesoresTodos los FuncionariosOficina de control interno

OFICINA DE CONTROL OFICINA DE CONTROL INTERNOINTERNOSUBSISTEMA DE ELEMENTOS

PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓN EVALUACIÓN - CONTROL

REPROGRAMACIÓN

INTEGRACIÓN

CULTURA

SISTEMA DE CONTROL INTERNO


REQUERIMIENTOS DEL SISTEMA

DESARROLLO FORTALECIMIENTO EVALUACIÓN MANTENIMIENTO


PRINCIPIOS DE TRABAJO DE LA OFICINA DE CONTROL

INTERNOCOORDINACIÓN ASESORÍA

CONCURRENCIA ASISTENCIA TÉCNICA

SUBSIDIARIEDAD INTERVENCIÓN

PREVENCIÓN MANTENIMIENTO

¿Qué papel juega la OGPA?


El proceso que se debe adelantar permanentemente es busca y crear los elementos conceptuales, estructurales y económicos necesarios para poder brindar una asesoría y asistencia técnica efectiva a los actores del Sistemas


PROBLEMAS Falta un S.C.I.

Integrado en el nivel general de las Empresas

Falta una mayor asesoría y asistencia técnica a los Actores del Sistema.

Con tanto trabajo ,a qué horas Autocontrol


No se cumple con los procesos y procedimientos y de mejoramiento continuo asì como atención a los requerimientos del Sistema.

Deficiente cobertura del Sistema hacia todas las Empresas del Estado.

Falta apoyo y voluntad, para crear unidad de criterios que permitan establecer mínimos, facilitando falsos modelos.

OFICINA DE CONTOL OFICINA DE CONTOL INTERNOINTERNO

PROBLEMAS EXISTENTES Falta de cultura del Autocontrol. Falta de Integración del subsistema de Control

de Gestión. Debilidad de algunos componentes del Sistema

de Control Interno.

¿Por dónde será el camino?

OFICINA DE CONTROL OFICINA DE CONTROL INETERNOINETERNO

RETOS EN EL DESARROLLO DEL SISTEMAS Apoyar y fortalecer el desarrollo del S.C.I. En los actores del sistema,

al menos en los públicos, con énfasis en los procesos asistenciales.

Diseñar, unificar e implementar las herramientas básicas del Sistema.

Sensibilizar y entrar al 100% de los funcionarios de estas entidades en los diferentes componentes del Sistema.

Adelantar la intervención técnica en el 100% de los S.C.I. En sus componentes, que así lo requieran.

ACTIVIDADES A DESARROLLAR

ASESORIA Y ASISTENCIA TÉCNICA Diagnóstico de la situación actual. Diseño o rediseño del Sistema de

Control Interno Homologación procesos y

herramientas Evaluación de los resultados Mantenimiento permanente


OFICINA DE CONTOL OFICINA DE CONTOL INTERNOINTERNO

ACTIVIDADES A DESARROLLARCAPACITACIÓN

Identificación de necesidades Plan de capacitación en temas de

control interno Sensibilización y entrenamiento

INTERVENCIÓN TÉCNICA Identificación de áreas críticas Plan de intervención Optimización


PRODUCTOS Implementación del S.C.I. En

los componentes desarrollados.

Herramientas diseñadas y unificadas entre los diferentes actores.

100% de funcionarios sensibilizados, capacitados y entrenados.

Sistemas o componentes de Control Interno optimizados.

No hay peso por grande que seaque no pueda ser levantado con

paciencia, práctica y un empeño común


Si hay que hacer algo, hacerlo de forma cálida, orientada, eficiente y eficaz.

No construyamos castillos sin confirmar los soportes de nuestra empresa.

No aplicar la duda metódica a nuestro constante accionar.

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIAGUIA RESUMIDA PARA ELABORAR LOS

MANUALES DE PROCEDIMIENTOS Y FUNCIONES

Profesor Luis Carlos Beltrán Pardo

Facultad de Ciencias Económicas

MODELO GENERAL

OBJETIVOS DEL PROYECTO DE OBJETIVOS DEL PROYECTO DE ELABORACION DE MANUALESELABORACION DE MANUALES

Este proyecto tiene como propósito el levantamiento, la revisión, y la actualización de los procedimientos y funciones de toda la EMPRESA y sus respectivos manuales, los cuales forman parte del Sistema de Control Interno de la Empresa.

FASE IConferencia al personal directivo, y administrativo y operativo para explicar el alcance del proyecto, indicar las instrucciones necesarias y propiciar la participación activa de todos los funcionarios

FASE II.Recolección de documentación y preparación de información, estudio de Documentos encuesta, entrevistas, aplicando DOFA Recolectando problemas y soluciones.

ACTIVIDADES (I)

ACTIVIDADES (II)ACTIVIDADES (II)FASE III.

Clasificación de la información, descripción actual y elaboración de diagnóstico, identificando problemas y planteando soluciones.

Identificación de los documentos básicos y de soporte

Elaboración de catálogos de procedimientos y funciones

ACTIVIDADES (III)ACTIVIDADES (III)FASE IV.Revisión y/o levantamiento de procedimientos y funciones, apoyados por jefes, supervisores, funcionarios y asesores.

FASE V. Análisis, racionalización y modernización de los procedimientos.

FASE VI.Formulación de nuevos procedimientos y funciones.

ACTIVIDADES (IV)ACTIVIDADES (IV)

FASE VII.Capacitación para la implementación, seguimiento y ajustes a los nuevos procedimientos y funciones.

FASE VIIIEvaluación a la aplicabilidad de controles y mejoramiento continuo de los procedimientos y funciones

Revisión de documentos, cuestionarios, entrevistas con los funcionarios o encargados y otras necesarias para la recolección de la información pertinente.

Para identificar y actualizar los procedimientos de la EMPRESA, se utilizará la técnica del levantamiento de procedimientos y funciones, manejando los correspondientes formatos prediseñados

METODOLOGÍA

Es un documento instrumental de

información detallado e integral, que contiene, en forma ordenada las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas funciones, sistemas y reglamentos de las distintas operaciones o actividades que se deben realizar individual y colectivamente en la EMPRESA.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTENIDO DEL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS (I)(I)TÍTULO

ORGANIZACIÓN

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

Indica la razón de ser de acuerdo con el contenidoExplicación general del procedimiento Objetivos del procedimiento, Base legal, Descripción rutinaria del procedimiento u operación y gráficaRiesgos, informes e indicadores y

costos

Autoridad o delegación de funciones del proceso

CONTENIDO DEL MANUAL DE CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS (II)(II)

MEDIDAS DE SEGURIDAD

INFORMES

SUPERVISIÓN

Prevención y Autocontrol, aplicables y orientadas a los procedimientos, para evitar desviaciones. Aplicados a los riesgos Información económica, financiera, estadística, de labores y autocontrol que se

genera en el procedimiento Evaluación, examen y autocontrol de oficinas encargadas del control, con sus recomendaciones para lograr mejoramiento continuo y calidad.

¿QUIÉNES DEBEN UTILIZAR ¿QUIÉNES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE EL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS?PROCEDIMIENTOS?Todos los empleados de la EMPRESA, para conocer sus actividades, responsabilidades y autoridad

Los jefes de las diferentes unidades, porque podrán evaluar objetivamente el desempeño de sus subalternos

Los organismos de control tanto a nivel interno, como externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles

RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE RESPONSABILIDAD DE LOS JEFES DE LAS ÁREAS FRENTE AL MANUAL DE LAS ÁREAS FRENTE AL MANUAL DE

PROCEDIMIENTOS Y DE FUNCIONESPROCEDIMIENTOS Y DE FUNCIONES Dirigir su diseño, establecimiento, aplicación y

control Propender por el cumplimiento y actualización de

procedimientos y funciones de acuerdo con nuevas normas y tecnologías, por medio de un

seguimiento permanente Proponer a las oficinas encargadas, los cambios

necesarios que lleven a la reestructuración de las áreas y al cumplimiento de los objetivos

Ser base para la evaluación del desempeño, tanto a nivel individual, como de la unidad o dependencia

OBJETIVOS DEL LEVANTAMIENTO OBJETIVOS DEL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS Y DE PROCEDIMIENTOS Y

FUNCIONESFUNCIONES (I) (I) Implementar métodos y procedimientos del Sistema de Control Interno de la EMPRESA

Identificar los pasos de cada actividad, operación y su funcionario responsable

Identificar las funciones del personal en cada actividad, trámite, proceso, operación o transacción

Determinar el tiempo invertido en cada una de las actividades para establecer la duración total del procedimiento

Establecer controles para fomentar la descentralización, la desconcentración y la delegación de funciones por medio de una adecuada segregación y planeación de las cargas de trabajo

Fomentar la modernización y simplificación de los procedimientos y funciones, evitando demoras, pasos innecesarios y sobre todo costos injustificados

Estimular en todos los funcionarios, la innovación, el constante perfeccionamiento y actualización de los procedimientos y funciones

OBJETIVOS DEL LEVANTAMIENTO OBJETIVOS DEL LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOS Y DE PROCEDIMIENTOS Y

FUNCIONESFUNCIONES (II) (II)

EJEMPLO DEL MANUAL EJEMPLO DEL MANUAL DE FUNCIONESDE FUNCIONES (I)(I)

DENOMINACION DEL CARGO: AUXILIAR ADMINISTRATIVO CODIGO 500 GRADO 10 NIVEL: AsistencialUBICACIÓN DEL CARGO: Planta DIVISIÓN: Financiera F.C.E. SECCIÓN: Contabilidad Fondo F.C.E.UNIDAD Administrat iva O CLASIFICACION POR PLANTA MOVIBLE: ______________SALARIO BASICO: $ 650.000 PRESTACIONES BASICAS LEGALES O EXTRALEGALES: De acuerdo con la LeyPERFIL: Poseer conocimientos y experiencia contables y financierasFORMACION ACADEMICA: Título Bachiller y estudiante de Contaduría pública o Administración de EmpresasREQUISITOS MINIMOS: Título Bachiller y estudiante de II semestre, de alguna de las carreras citadasESTUDIO-HOMOLOGACIONES Y/O EXPERIENCIA: Cuatro añosFUNCION GENERAL O BÁSICA (BASADO EN PROCEDIMIENTO): Apoyar la labor administrat iva de la F.C.E. U. Nacional de Colombia, por medio de actividades asistenciales en el área contable, desde la dependencia donde se desempeñará.

FUNCIONES ESPECIFICAS:1. A cord ar con el su p er ior jerárq u ico y fu n cion al las act ivid ad es q u e g ar an t icen el fu n cion am ien t o y el log ro d e los ob jet ivos est ab lecid os p ara el carg o y la d ep en d en cia2. E lab orar in form es, r elacion es y r ep or t es con t ab les p er iód icos d e la E MPR E S A , d e n oved ad es y ot r os r eq u er id os en la d ep en d en cia3. E lab orar , r evisar y d ig it ar d ocu m en t os con t ab les com o r ecib os d e caja, con sig n acion es, n ot as d éb it o y créd it o, ch eq u es, r ein t eg r os y d em ás sop or t es4. Org an izar , ver ificar y en t r eg ar d ocu m en t os a los in t er esad os d e acu er d o con los p r oced im ien t os y r eq u is it os est ab lecid os5. E n viar d ocu m en t os con t ab les r eq u er id os a ot ras d ep en d en cias6. Org an izar y ver ificar el m ovim ien t o d iar io d e las cu en t as d e la E MPRE S A , con los r esp ect ivos sop or t es Dep u r ar sald os con t ab les y con ciliar cu en t as asig n ad as7. R ecau d ar in g r esos en efect ivo y elab orar los com p r ob an t es n ecesar ios8. H acer visit as p er iód icas a b an cos, p ar a d ep u r ar in for m ación9. Man t en er act u alizad os los lib r os d e con t ab ilid ad10. Liq u id ar , d escarg ar o aju st ar n oved ad es en el sist em a11. A t en d er , or ien t ar y su m in ist r ar in form ación a los u su ar ios d e los servicios d e la d ep en d en cia12. Org an izar , con t r olar , cu id ar y ar ch ivar d ocu m en t os13. R ealizar act ivid ad es d e ap oyo ad m in ist rat ivo cu an d o se r eq u ier an en la d ep en d en cia14. E lab orar u n in for m e d e lab ores an u alm en t e, señ alan d o lab or es d esar rollad as, p r ob lem as y solu cion es.15. Las d em ás q u e le asig n e su su p er ior in m ed iat o, d e acu er d o con la n at u r aleza d el carg o y áreas d e d esem p eñ o

C on s tituir

EJEMPLO DEL MANUAL DE EJEMPLO DEL MANUAL DE FUNCIONESFUNCIONES (II) (II)RESPONSABILIDADES

Son las acciones orientadas hacia el logro de la misión, con las que se compromete el empleado

.Revisión y digitación de la información boletín de caja y bancos

.Conciliación de saldos, movimientos de almacén

.Depuración de saldos contables

.Elaboración de informes y reportes

.Actividades de apoyo administrativo –reemplazo de la secretaria-

.Cuidado y seguridad de materiales y equipo a cargo

OBLIGACIONES, DEBERES Y DERECHOS: Según reglamentos CARACTERÍSTICAS: Según reglamentos COMPETENCIAS: Según reglamentos

FECHA DE ELABORACION: Octubre 2 de 2000 EVALUACIONES: 1ª X y 2ª _____

APROBACION POR EL JEFE JERARQUICO: ___________________ CARGO: _Jefe Unidad AdministrativaFIRMA DEL EMPLEADO EN SEÑAL DE RECONOCIMIENTO Y ACUERDO:.___________

OBSERVACIONES:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________

FUNDAMENTACIÓN DEL FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO

FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Licencias

2. OBJETIVOS: Dar curso a la solicitud de licencias, por parte del Personal Docente, para surespectiva aprobación

3. BASE LEGAL: Acuerdo 45/86 Estatuto Docente

4. MEDIDAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL:La novedad debe ser asentada en el kárdex y la Hoja de vida del Docente El docente debe reasumir sus funciones con la Universidad dentro de los cinco (5) díashábiles calendario siguientes al vencimiento de la licencia. Tomar fotocopia a la Resolución y enviarla al departamento respectivo, dejando una copiaen la Secretaría Académica.

5. INFORMES: Actas de licencias y relación nominas

6. FORMATOS Y DOCUMENTOS: Oficio

Acta

Resolución

Fotocopia de la Resolución

LEVANTAMIENTO DE LEVANTAMIENTO DE PROCEDIMIENTOSPROCEDIMIENTOS

FUNDAMENTACIÓN DEL PROCEDIMIENTO

1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO : Licencias

2. OBJETIVOS: Dar curso a la solicitud de licencias, por parte del Personal Docente, para surespectiva aprobación

3. BASE LEGAL: Acuerdo 45/86 Estatuto Docente

4. MEDIDAS Y POLÍTICAS DE SEGURIDAD Y DE AUTOCONTROL:La novedad debe ser asentada en el kárdex y la Hoja de vida del Docente El docente debe reasumir sus funciones con la Universidad dentro de los cinco (5) díashábiles calendario siguientes al vencimiento de la licencia. Tomar fotocopia a la Resolución y enviarla al departamento respectivo, dejando una copiaen la Secretaría Académica.

5. INFORMES: Actas de licencias y relación nominas

6. FORMATOS Y DOCUMENTOS: Oficio

Acta

Resolución

Fotocopia de la Resolución

QUÉ ES REINGENIERÍA?

Es repensar y rediseñar radicalmente los procedimientos de la EMPRESA, logrando cambios y mejoras en las medidas de desempeño como:

Ya sea en la totalidad de la EMPRESA , o en los servicios que

presta; atención a usuarios; en el manejo de personal, desempeño de las diferentes secciones, etc.

Hay que ser ambiciosos en los cambios y lograr mejoras hasta del 90% o del 95%. No hay que conformarse.

Reinventar los procedimientos es reinventar la EMPRESA y la Universidad Nacional

Para esto hay que romper reglas, mitos y paradigmas y finalmente hacer uso de la tecnología de manera creativa.

REINGENIERIA APLICADA A LOS PROCEDIMIENTOS DE LA EMPRESA.

PRINCIPIOS DE LA PRINCIPIOS DE LA REINGENIERÍA QUEREINGENIERÍA QUE SE SE

APLIAPLICCARÍAN EN LA EMPRESA.ARÍAN EN LA EMPRESA. Se está liderando desde arriba, es decir, desde la

Gerencia Se está diseñando de afuera hacia adentro, para

mejorar los procedimientos Todo se organiza alrededor de los

procedimientos, y no de las tareas. Todo procedimiento se resume con datos e

información. Se tratará que los discursos dispersos se

centralicen. Inter-relaciones de las actitudes paralelas darán

lugar a integrar los resultados. Se combinarán las iniciativas de arriba hacia

abajo con las de abajo hacia arriba.

OCHO FORMAS DE HACER OCHO FORMAS DE HACER REINGENIERIA EN LA REINGENIERIA EN LA

EMPRESAEMPRESA..1. Se eliminará la duplicación de tareas2. Se evaluará el valor agregado de cada actividad

dentro de los procedimientos3. Se reducirá el tiempo para cada procedimiento4. Se harán pruebas de errores5. Se propiciará por dar sistematización a los

procedimientos6. Se buscará eficiencia en el uso de equipos7. Se utilizará un lenguaje simple8. Se fomentará la estandarización de los

procedimientos

RESULTADOS DE LA REINGENIERÍA

UNA ALTA TECNOLOGÍA COMBINADA CON ALTA CALIDAD HUMANAMEJORAR EN EFICIENCIA, EFECTIVIDAD Y ADAPTABILIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOSDEFINIVAMENTE LO QUE NO GENERE VALOR AGREGADO SE DEBE ELIMINAR

CAMBIO DE PENSAMIENTOCAMBIO EN LA ORGANIZACIÓNCAMBIO EN LAS PERSONASCAMBIO DE LAS OPERACIONESMEJORA EN EL CONTROL

EFECTIVIDAD, EFICIENCIA Y ECONOMÍA DE LA

EMPRESA COMO MODELO ADMINISTRATIVO Y DE

ORGANIZACIÓN

MODERNIZACION DE PROCEDIMIENTOS EN LA EMPRESA.

PRINCIPIOS DE PRINCIPIOS DE MODERNIZACIÓNMODERNIZACIÓN

EFICACIA EFICIENCIA

REPENSAR SU FUNCIÓN CONTROLAR

CLARIFICAR OBJETIVOS OPTIMIZAR RECURSOS

ES HACER LO QUE HAY QUE HACER ES HACERLO BIEN

COMPROBAR SU BENEFICIO REDUCIR EL DESPILFARRO

definiciones conceptos bÁsicos del sistema de control interno para : “cualquier empresa...

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