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La Institución Social y Humanitaria más Grande del País Calle 52 No. 14-67 – Conmutador: 6400090 – 6916859 Fax: 6408081 – 6916870 Bogotá, D.C.
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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
PROCEDIMIENTO
ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION
PRE – PD – 001
Elaboró: Técnico para Apoyo de Seguridad y Defensa _______________________________________________ Revisó: Profesional de Defensa _______________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________
CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción
1 09/09/2008 Creación
PREVENCION
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República de Colombia
ELABORAR PLANES Y PROGRAMAS DE PREVENCION
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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ..................................................2
2. ALCANCE............................................ ..................................................2
3. CONDICIONES GENERALES.............................. .................................3
4. DESARROLLO ......................................... .............................................3
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................ ...........................6
1. OBJETIVO Servir como instrumento rector para el diseño y realización de actividades dirigidas a prevenir, mitigar y dotar al Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, de una herramienta que permita coordinar y planear el control y atención de riesgos y sus efectos asociados sobre las personas y el medio ambiente, asimismo, impartir normas e instrucciones sobre las obligaciones, deberes y responsabilidades de los organismos operativos que conforman el SNPAD. Establecer las directrices para la elaboración de los planes locales de emergencia, según la “Guía Metodológica para la Formulación del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLEC’s)”.
2. ALCANCE Partiendo de la premisa que “La Prevención y Atención de los Desastres es una Responsabilidad de Todos ” y la definición del Sistema como el Conjunto de instituciones públicas, privadas y comunitarias que integran sus recursos técnicos, científicos, administrativos, organizativos, etc., cada una desde el ámbito de su competencia que tengan responsabilidades en las tareas de prevenir, reducir, evitar y/o atender las emergencias o desastres, se concluye que todas las entidades o instituciones deben hacer planes de Emergencia y Contingencia. El Plan de Emergencia es un plan general que da normas para cualquier tipo de emergencia. El Plan de Contingencia es un plan específico para cada amenaza, pero enmarcado en los lineamientos que le dé el correspondiente Plan de Emergencia.
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3. CONDICIONES GENERALES El Plan de Emergencia es un documento que determina la estructura jerárquica y funcional de las autoridades y organismos llamados a intervenir y establece el sistema de coordinación de las instituciones, los recursos y medios tanto públicos como privados, necesarios para cumplir el objetivo propuesto. El Plan debe incluir políticas, acciones y programas, tanto de carácter sectorial como del orden nacional, regional y local, que se refiera entre otros a la fase de prevención, atención y desarrollo en relación con los diferentes tipos de desastre o calamidad. Este Plan debe contener todos los elementos necesarios para establecer un sistema para la prevención y atención de desastres en el territorio a que se hace referencia. El Plan de Contingencia es el conjunto de acciones secuenciales que deben ser cumplidas por cada grupo de trabajo durante cada una de las etapas del desastre, así como los procedimientos para realizarlos y los recursos disponibles para tal fin; estos planes deben ser elaborados para un escenario de riesgo específico. El Plan de Emergencia y Contingencia se debe elaborar de acuerdo a la “Guía Metodológica para la Formulación del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLEC’s)” SNPAD – PLEC’s.
4. DESARROLLO Asumiendo que los planes nacionales son muy generales y no pueden salirse de normas legales, doctrina de administración de desastres y costumbres aceptadas en nuestro medio y para darle curso a los planes del nivel operativo, se determina el siguiente procedimiento para la elaboración a partir del nivel regional: Los Comités Locales del Sistema Nacional para la Prevención Atención de Desastres SNPAD, del cual es integrante la Defensa Civil Colombiana, elaboran su plan de emergencia con sus correspondientes anexos institucionales, sin que se presenten contradicciones entre el Plan y sus anexos. Como el plan de emergencia tiene un aparte en que se identifican las amenazas de esa comprensión territorial, para cada una de ellas se elaborará su respectivo plan de contingencia.
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Siguiendo los lineamientos del plan de emergencia regional, el Comité Operativo elabora el propio siguiendo el mismo proceso interactivo con las instituciones para los correspondientes anexos. En la misma secuencia, para cada AMENAZA debe elaborar un Plan de Contingencia, con sus anexos, siguiendo el mismo procedimiento de elaboración interinstitucional. El PLEC´s debe ser evaluado periódicamente para determinar si los escenarios, procedimientos, recursos e información en general corresponden a la realidad y amenazas actuales en cada municipio, esta evaluación y seguimiento al plan debe ser efectuada con el apoyo de las instituciones que integran el CLOPAD.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Por medio de directivas se determinan las directrices para actuar a nivel nacional ante una posible emergencia
Prevención y Acción
Integral
• Decreto Ley 2341 de
1971 • Decreto 919 de 1989 • “Guía Metodológica
para la Formulación del Plan Local de Emergencia y Contingencias (PLEC’s)”.
Con base en las necesidades, se elabora un inventario de amenazas por región
Prevención y Acción
Integral
• Estadísticas de
emergencias • Zonas potenciales
de emergencias • Ciclo de las
calamidades
De acuerdo al diagnóstico se elabora un Plan por cada Amenaza
Sistema Nacional para la Prevención y
Atención de Desastres SNPAD
• Políticas del SNPAD • Decreto 919 de 1989 • Planes de emergencia
y contingencia
• El PLEC´s debe ser evaluado periódicamente con el apoyo de las instituciones que integran el CLOPAD.
• Estadísticas de emergencia
Prevención y Acción Integral
Informes, cuadros estadísticos de emergencias
Inicio
Fijar pautas, normas, directrices
para la elaboración del
Plan
Elabora plan y lo presenta para
revisión al Comité, conjuntamente con
los CLOPADs y CREPADs
Elabora un diagnóstico de necesidades y
registro de amenazas
Evaluación y Seguimiento
Fin
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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO Decreto Ley 2341 de 1971 •
Decreto 919 de 1989
Estadísticas de emergencias atendidas Inventario de Amenazas en Zonas Potenciales de Emergencias
Ciclo de las calamidades y los desastres
INVENTARIO DE AMENAZAS EN ZONAS POTENCIALES DE DESA STRES
DEPARTAMEN-
TOS AMENAZAS RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE
DESASTRE AMAZONAS Inundaciones Riberas de los ríos Amazonas, Putumayo, Caquetá,
Apaporis, Mirití. ANTIOQUIA
Deslizamientos Inundaciones Sismos Vientos Huracanados Incendios Forestales Avalanchas
Medellín, Dabeiba, Amagá, Andes. Amagá, Puerto Berrío, Puerto Triunfo, La Pintada, Bolombolo, Puerto Valdivia, Tarazá, y Caucasia. Intermedio; alto en el Valle de Aburrá por densidad poblacional y urbanística y en el noroccidente del departamento. Zona de Urabá. Valle de Aburrá. Dabeiba.
ARAUCA Inundaciones Sismos
Arauca, Cravonorte, Puerto Rondón, Fortul, Saravena. Occidente del departamento.
ATLANTICO
Deslizamientos Arroyos Inundaciones
Soledad, Tubará.
Barranquilla, Soledad. Suan, Santa Lucía, Manatí, Malambo.
BOGOTA D.C.
Sismos Incendios Forestales Inundaciones Deslizamientos
Alto por densidad poblacional y urbanística: sistemas de fallas del Borde Llanero y Salinas, fallas locales de Bogotá, Alto del Cabo, Torca y Santa Bárbara. El Lago, Chapinero, Los Mártires, La Candelaria. Ultimos episodios clasificados como terremotos:1827, 1917. Cerros orientales y de Suba. Zonas aledañas ríos Juan Amarillo y Tunjuelito al sur y occidente. Cerros orientales.
BOLIVAR
Inundaciones Deslizamientos Mar de Leva
La Boquilla, San Juan Nepomuceno, Sur del Depto. Cartagena barrio el Bosque Alto, Las Colinas. Cartagena: Bocagrande, La Boquilla, Marbella.
Deslizamientos Rondón, Santa María, La Capilla, Paz del Río,
DEPARTAMEN- TOS
AMENAZAS RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE
BOYACA
Inundaciones Incendios Forestales Sismos
Labranzagrande, Chiscas, Pajarito, Muzo, Aquitania, Sogamoso. Corrales, La Capilla, Pajarito, Puerto Boyacá, Páez, Maripí, Somondoco, Campohermoso. Aquitania, Villa de Leyva, Siachoque, Paipa, Duitama, Tibasosa, Tasco, Arcabuco. Oriente del departamento.
CALDAS
Sismos Volcanes Inundaciones Deslizamientos Avalanchas
Alto en todo el departamento. muy alto en Manizales por densidad poblacional y urbanística; sistema de fallas de Romeral. Ruiz, Machín: Manizales, Chinchiná. La Dorada, Guarinocito. Manzanares, Belalcazar, Marmato, Manizales. Supía.
CAQUETA
Inundaciones Deslizamientos
Valparaíso, Puerto Solano, Milán, Curillo, Puerto Rico, San Vicente del Caguán, Puerto Arango. Morelia, Belén de los Andaquies, El Paujil.
CASANARE
Inundaciones Deslizamientos
Maní, Orocue, San Luis de Palenque, Paz de Ariporo, Pore, Hato Corozal, Villanueva. Sabanalarga, vía a Yopal, El Morro, Aguazul, El Pauto, Támara, Recetor, Chámaza.
CAUCA
Sismos Volcanes Inundaciones Avalanchas
Alto en todo el departamento, muy alto en Popayán por fallas y densidad poblacional y urbanística. Puracé, Huila: Regiones aledañas, cuencas de los ríos que nacen allí. Tímbío, Puerto Tejada, Páez. Caloto, Piendamó, Balboa.
CESAR Inundaciones Vendavales La Gloria, Gamarra.
Tamalameque, Valledupar, Badillo, Guaymaral. CORDOBA
Inundaciones Mar de Leva
Tierralta, Valencia, Cereté, San Pelayo, Lorica, San Bernardo del Viento, Montería, Chimá, Momil, Purísima, Ciénaga de Oro, Montelíbano, Buenavista, Ayapel, Pueblo Nuevo. San Bernardo del Viento, San Antero, Moñitos, Puerto Escondido.
Deslizamientos Cáqueza, El Colegio, Fómeque, Gachetá, Guayabal, La
DEPARTAMEN- TOS
AMENAZAS RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE
CUNDINAMAR- CA
Sismos Inundaciones Avalanchas
Vega, Puerto Salgar, Soacha, Utica, Villeta, Cucunubá, La Calera, Silvania. Intermedio: al oriente por sistema de fallas del Borde Llanero, al occidente por sistema de fallas Salinas. Puerto Salgar, Gachetá, Guayabetal. Utica, región del Guavio.
CHOCO
Inundaciones Sismos Deslizamientos Maremotos Avalanchas
Bagadó, Lloró, Bojayá, todo el departamento. Todo el departamento, especialmente noroccidente: Bahía Solano. Riosucio. Costa Pacífica: Bahía Solano y El Valle. Bagadó.
GUANIA Inundaciones Todo el departamento -Puerto Inírida, San Rafael. GUAJIRA
Sequías Tormenta tropical Inundaciones
Todo el departamento. Uribia, Manaure, Maicao, Riohacha. Riohacha, Maicao, Barrancas, San Juan del Cesar, Villanueva, Uribia.
GUAVIARE Inundaciones San José del Guaviare, todo el departamento. HUILA
Inundaciones Volcanes Sismos Deslizamientos Avalanchas
Neiva, El Agrado, Acevedo, Suaza, Guadalupe, Aipe, Altamira, Campoalegre, Colombia, Palermo, Pitalito, Rivera, Timaná, Yaguará. Huila: Cuenca río Páez. Puracé: suroccidente.
Todo el departamento. Santa María. Guadalupe, Gigante.
MAGDALENA
Inundaciones Vendavales
El Banco, Guamal, San Sebastián, San Zenon, Santa Ana, Plato, Tenerife, Pedraza, El Piñón . Poblacionales al occidente de la Sierra Nevada.
META
Inundaciones Sismos Avalanchas
Villavicencio, Puerto López, Barranca de Upía, Cabuyaro. Villavicencio y zonas aledañas a falla del Borde Llanero Restrepo.
NARIÑO
Volcanes Maremotos Sismos
Galeras: muy alto en Jenoy y Nariño, alto en Pasto, Consacá, La Florida y regiones aledañas al cauce del río Azufral. San Juan de la Costa, Tumaco, Iscuandé, Barbacoas, El Charco; ultimo episodio 1979. Todo el departamento.
DEPARTAMEN- TOS
AMENAZAS RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE
NORTE DE SANTANDER
Sismos Inundaciones Deslizamientos
Alto en todo el departamento ; muy alto en Cúcuta, Arboledas, Pamplona. Tibú, Sardinata, Puerto Santander, Tres Bocas, Campo Dos, La Gabarra, San Martín de Loba; Puerto Villamizar, Aguas Claras, Villa del Rosario, Cáchira, Corregimientos de Cúcuta. Cúcuta, Sectores de Tucunare, Palmera, Santo Domingo, Los Patios: sectores de la Cumbre, Daniel Jordán, en Toledo: Vereda Irma, El Retiro; Labateca, Herrán, Pamplona.
PUTUMAYO Inundaciones Deslizamientos
Puerto Asís, Puerto Leguízamo, San Miguel, Orito. San Francisco, Mocoa.
QUINDIO
Sismos Desliz. y Avalancha.
Alto en todo el departamento, muy alto en Armenía por densidad poblacional y urbanística. Pijao y Génova.
RISARALDA
Sismos Deslizamientos Inundaciones
Alto en todo el departamento, muy alto en Pereira y Dosquebradas por densidad poblacional y urbanística. Pereira, Dosquebradas, Marsella. La Virginia, Pereira, Santa Rosa de Cabal.
SAN ANDRES Y PROVIDENCIA
Huracanes Temporada: agosto a octubre.
SANTANDER
Sismos Deslizamientos Inundaciones
Todo el departamento, alto en Bucaramanga, Cepitá, Mesa de los Santos, Betulia y Zapatoca. Bucaramanga, Jesús María, Landázuri, Málaga, Rionegro, San Vicente, Suratá, Tona, Vélez, San Benito. Barrancabermeja, Puerto Wilches, El Plaýon, Capitanejo.
SUCRE
Inundaciones Vendavales Marejadas
San Marcos, San Benito, Caimito, Sucre, Guaranda, Majagual, Corozal. Tolú, San Onofre, Morroa, Sincelejo, Coloso, Corozal, San Pedro, San Marcos. Golfo de Morrosquillo en sus principales centros poblados de Tolú y Coveñas.
Volcanes
Ruiz : Murillo, Herveo, Líbano, Mariquita, Honda Tolima : Juntas, Pastales, Ibagué.
DEPARTAMEN- TOS
AMENAZAS RIESGOS EN ZONAS POTENCIALES DE DESASTRE
TOLIMA
Incendios Forestales Inundaciones Sismos Deslizamientos
Rovira, Chaparral, Ataco. Prado, Natagaima, Purificación, Honda, Coyaima, Flandes, Suárez, Ambalema, Cajamarca, Cocora. Todo el departamento. Anzoategui, Ataco, Casablanca, Coello, Falán.
VALLE DEL CAUCA
Sismos Inundaciones Avalanchas Deslizamientos
Alto en Cali por densidad poblacional y urbanística; todo el departamento, falla Romeral. Andalucía, Buga, Cali, El Cerrito, Florida, Ginebra, Palmira, Tuluá, Trujillo, Pradera, Sevilla, Yumbo, Buenaventura. Buenaventura, Florida, Ginebra, Palmira. Cali, Dagua, El Dovio, Sevilla, Tuluá, Yumbo.
VAUPES Inundaciones Mitú, todo el departamento VICHADA Inundaciones Todo el departamento
CICLO DE LAS CALAMIDADES Y LOS DESASTRES
FENOMENOS QUE ORIGINAN CALAMIDADES Y DESASTRES N A T U R A L E S ANTROPICO
S Hidrometeorológicos Geológicos
Lluvias torrenciales Heladas Crecientes súbitas Inundaciones Avalanchas Marejadas
Vendavales Tormentas eléctricas Tormentas tropicales Huracanes Sequías (Incendios forestales)
Derrumbes Deslizamientos Movimientos en masa
ERUPCIONES VOLCÁNICAS Flujos de lodo Terremotos Movim. Licuación
suelo Sísmicos Maremotos
(tsunamis)
Accidentes Incendios Contaminación Deforestación Epidemias Desplazados Fuga tóxicos Actos terroristas
amenaza
PREVENCION PREPARACION MITIGACION ALERTA - ALARMA
impacto Vulnera - bilidad
Núcleos poblacionales, bienes, viviendas, estructuras de servicios, medio ambiente, ecosistema.
calamidad o desastre respuesta
atención rehabilitación , reconstrucción
� Planes de Ordenamiento Territorial � Planes de Emergencia y Contingencia
Escenario
de riesgo
Escenario
de riesgo
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PROCEDIMIENTO
EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCION
PRE – PD – 002
Elaboró: Técnico para Apoyo de Seguridad y Defensa ________________________________________________ Revisó: Profesional de Defensa ____________________________________________________
Aprobó: Director General de la Defensa Civil Colombiana ____________________________________________________
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PREVENCION
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PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCIÓN
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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ..................................................2
2. ALCANCE............................................ ..................................................2
3. CONDICIONES GENERALES.............................. .................................3
4. DESARROLLO ......................................... .............................................3
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................ ...........................6
6. OBJETIVO Planificar las actividades de Prevención y Atención de Emergencias Coordinar las acciones para enfrentar las situaciones de desastre Fijar tareas de prevención de acuerdo a la misión de cada entidad del SNPAD
7. ALCANCE
Comprende desde la citación de las entidades que conforman el Comité Operativo Nacional (Cruz Roja, Bomberos, DGPAD, Policía Nacional, Fuerzas Militares, Gobernadores, Alcaldes) hasta la elaboración de las respectivas actas de la reunión
8. CONDICIONES GENERALES Se tienen en cuenta los informes de prevención y atención de emergencias de las diferentes entidades que conforman el Comité, los informes del estado del tiempo y proyecciones futuras que emite el IDEAM, así como los compromisos de soluciones a problemas inminentes del territorio nacional.
9. DESARROLLO Dependiendo de la necesidad por inminente emergencia o desastre, se cita a reunión a todos los integrantes del Comité Operativo Nacional CONAD
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PROCEDIMIENTO EJECUCION DE PROGRAMAS DE PREVENCIÓN
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS Se elabora el oficio para citar a los miembros del CONAD, el cual contiene el sitio, la hora y la agenda a tratar en el Comité Operativo Nacional
Dirección de Prevención y Acción
Integral de la Defensa Civil Colombiana
Oficios, informes de emergencias
En la reunión de todos los miembros del CONAD, se definen políticas y tareas a seguir para contrarrestar una posible emergencia
Miembros del Comité e invitados especiales
Se elabora un acta con los temas tratados, las lecciones aprendidas y las tareas por cumplir
Director General como Presidente del
CONAD
Acta de reunión
Se hace un seguimiento a las tareas impuestas en el CONAD
Director General
como Presidente del CONAD
Inicio
Elaboración oficio para citación a reunión de los Miembros del
Comité Operativo Nacional
El Comité se reúne y establece
compromisos y plazos de ejecución
Elabora el acta correspondiente y la envía a las Entidades del
CONAD
Monitorea el cumplimiento de los
trabajos que se hayan impuesto en
la reunión.
Fin
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10. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO
Decreto 919 del 1° de mayo de 1989
Citaciones al Comité Operativo Nacional - CONAD
Actas de reunión
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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
PROCEDIMIENTO
EVALUACION DE LA PREVENCION
PRE – PD – 003
Elaboró: Técnico para Apoyo de Seguridad y Defensa _______________________________________________ Revisó: Profesional de Defensa ______________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________
CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción
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PREVENCION
PRE-PD-003 Versión Página No.
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PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA PREVENCIÓN
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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ................................................18
2. ALCANCE............................................ ................................................18
3. CONDICIONES GENERALES.............................. ...............................18
4. DESARROLLO ......................................... ...........................................19
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................ .........................20
11. OBJETIVO
Emitir normas e instrucciones para que los Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas, contacten, orienten y unifiquen criterios y doctrina en los organismos operativos de sus correspondientes jurisdicciones. Así mismo verificar el buen funcionamiento tanto operativo como administrativo. Capacitar y revistar sobre aspectos del Plan Estratégico Institucional, conformación y operatividad de las agrupaciones operativas y administrativas, consolidar la organización, examinar la capacidad para cumplir la misión y en general aquellos aspectos que enmarcan la misión de la Entidad y las tareas específicas de la misma
12. ALCANCE Comprende desde la elaboración de la Circular correspondiente en el mes de enero de cada año, hasta la evaluación de los respectivos informes sobre las inspecciones operativas realizadas durante los meses de FEBRERO, ABRIL, JULIO y SEPTIEMBRE de cada año.
13. CONDICIONES GENERALES
Teniendo en cuenta las políticas de la Dirección y el Plan Estratégico, se dispone que los señores Directores Seccionales y Jefes de Oficinas Operativas, ejecuten dos Inspecciones Operativas por semestre a las Juntas de sus respectivas jurisdicciones, durante los meses de FEBRERO, ABRIL, JULIO y SEPTIEMBRE de cada año.
PREVENCION
PRE-PD-003 Versión Página No.
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PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA PREVENCIÓN
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14. DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS Se elabora la Circular, la cual contiene las directrices y fechas para la realización de las inspecciones operativas por parte de las Direcciones Seccionales y Oficinas Operativas
Dirección de Prevención y
Acción Integral de la Defensa Civil
Colombiana
Circular
Se envía la circular y el formato respectivo para que sea diligenciado y devuelto a la oficina de Prevención
Directores Seccionales y Jefes
de Oficinas Operativas DCC
Formato de Inspecciones
Consolidada la información, se elabora la Resolución y se envía a las Seccionales, Of. Operativas y al Grupo de Presupuesto para el pago, según el Plan de Compras
Dirección de Prevención y
Acción Integral de la Defensa Civil Colombiana y Grupo de Pre
supuesto
Resolución
Para cada inspección operativa se elabora el informe respectivo y la planilla de gastos para su legalización.
Directores
Seccionales y Jefes de Oficinas
Operativas DCC
Informes operativos del plan visitas
Recibidos los informes se verifican y se archivan para su consulta.
Dirección de Prevención y
Acción Integral de la Defensa Civil
Colombiana
Inicio
Elaboración de la circular para la
realización de las Inspecciones
Operativas a las Juntas de DCC.
Envío de la Circular y el formato de
Inspecciones a las Seccionales y Oficinas
Operativas
Se consolida la información y se
elabora la Resolución correspondiente
Elabora y envía a Prevención los
informes de las Insp. operativas
programadas en el mes
Se controla y verifica el cumplimiento de las
inspecciones
Fin
PREVENCION
PRE-PD-003 Versión Página No.
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PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA PREVENCIÓN
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15. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO
Decreto Ley 919 de 1989
Resolución No. 455 del 28 de agosto de 2008.
Circular sobre Inspecciones Operativas
Formatos de inspecciones Operativas
Resolución sobre Inspecciones Operativas
Informes de Inspección Operativa de las Seccionales y Oficinas Operativas.
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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
PROCEDIMIENTO ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
ATN – PD – 001
Elaboró: Auxiliar de Técnico _______________________________________________ Revisó: Representante de la Dirección _______________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana _____________________________________________________
CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción
1 23/09/2008 Creación
ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
ATN-PD-001 Versión Página No.
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PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
1 22 de 61
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO........................................... ................................................22
2. ALCANCE............................................ ................................................22
3. CONDICIONES GENERALES.............................. ...............................22
4. DESARROLLO ......................................... ...........................................24
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ........... ¡Error! Marcador no definido.
1. OBJETIVO Coordinar las acciones de atención de emergencias para lograr salvaguardar la vida y los bienes del conglomerado social del Territorio Nacional, realizando acciones de Búsqueda, localización y rescate de las personas, sus bienes y entorno, así como de los servicios vitales y sistemas estratégicos, en caso de riesgo, emergencia, siniestro o desastre que comprometan a gran parte a la población. Fomentar una adecuada gestión de la Institución, con el fin de garantizar un servicio eficaz y eficiente en cumplimiento a la normatividad vigente y a la constitución.
2. ALCANCE El presente procedimiento va desde el impacto y/o recibo de la información, hasta la desmovilización de recursos y posterior reunión para estudio de caso, incluyendo su ejecución en el proceso del manejo de la cadena de Socorro, las actuaciones del personal voluntario, los grupos especializados y el apoyo que da la entidad al manejo coordinado de la emergencia.
3. CONDICIONES GENERALES
1. La atención de la emergencia se hará con base en la metodología de Sistema de Comando de Incidentes y se deberán observar los principios y estructura desde el principio hasta el fin de la emergencia.
2. Ningún voluntario podrá actuar a titulo personal o sin la autorización de la Seccional,
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PROCEDIMIENTO DE ATENCIÓN DE EMERGENCIAS
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Oficina Operativa y/o Junta de Defensa Civil.
3. Todo procedimiento que se realice en la atención de la emergencia se deberá reportar inmediatamente al Funcionario de Servicio.
4. No se podrá emplear menores de edad ni voluntarios incapacitados físicamente, en actividades operativas que impliquen alto riesgo para la integridad física del voluntario.
5. No se permitirá el ingreso a la zona de impacto a los voluntarios que no porten los respectivos equipos de Protección Personal.
6. La aprobación y la revisión de los protocolos se realiza mediante reunión de Funcionarios y en presencia del Director Seccional o Técnicos de la Oficina Operativa.
7. Los documentos generados por fuentes externas, como son: Normas, libros, folletos, artículos, ya bien sea en medio físico ó magnético; deberán reposar en medio magnético en la Dirección Seccional u Oficina Operativa; para consulta de los funcionarios operativos.
8. Los documentos externos serán identificados a través del listado de documentos externos.
9. Este procedimiento se aplicará sólo cuando la Emergencia afecte a la población.
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4. DESARROLLO La Defensa Civil Colombiana coordinará los apoyos requeridos para proporcionar los servicios de atención de la emergencia, búsqueda y salvamento, socorro, atención prehospitalaria, transporte; así como una Adecuada distribución de recursos y responsabilidades de los cuerpos de Auxilio del sector público, privado y social, independientemente del tipo de Riesgo, emergencia, siniestro o desastre. En caso de emergencias, los procedimientos operativos se aplicarán de acuerdo a lo determinado en el Decreto 919 del 1 de mayo de 1989. Teniendo en cuenta que se deberá a tender cualquier tipo de emergencia que comprometa a la población.
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Inicio del evento emergencia o incidente ocurrido inesperadamente que genere riesgo a la comunidad.
Eventos de tipo natural, socio natural o
antropicos.
Recepción del comunicado a través de la línea de Emergencias 144 a nivel nacional Comcel y Movistar. Recepción a través de la línea fija de la Seccional u Oficina Operativa. Recepción a través de la Red local o red integrada de Emergencias. Recepción del llamado a través de la Red HF, UHF, VHF y/o Red de Comunicaciones.
Comunidad, institución Junta Defensa Civil o
medio de comunicaciones
Decegrama, Fax, Correo electrónico, Bitácora de radios,
etc.
Verificar la realidad de la situación u evento e informar. Quien reporta debe suministrar datos específicos (Comunidad, Autoridad, Institución, , etc.) Tipo de Incidente Localización Hora de Ocurrencia
Juntas de Defensa Civil, Seccional u Oficina Operativa
Fax, Radio, Bitácora de radios, etc.
Inicio
Reporte y Activación
Verificación de la
Información
A
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NO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
¿El hecho es real? Afectados, Evacuados, Lesionados, Muertos, etc. Posibles requerimientos Que acción esta adelantando o esta en capacidad de adelantar.
Primer respondiente por intermedio del
radioperador
Bitácora de sala de radio
Atender inmediatamente y eficazmente a la comunidad frente a la emergencia.
Juntas de Defensa Civil
Informes presentados por las Juntas de Defensa
Civil
Comunicado al Funcionario de Servicio. Llamado vía telefónica, (celular, fijo, etc.) Llamado por la red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa.
Radiooperador de Turno, Juntas de Defensa Civil con
radio
Bitácora Funcionario de
Servicio
Convocatoria funcionario de servicio a Juntas de Defensa Civil, y Grupos Especiales de Rescate Llamado del Funcionario de Servicio a las Juntas del Sector activando comités, grupos, agrupaciones y/o destacamentos. Llamado al Grupo Especial de Rescate de la Localidad Llamado por la Red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa. Llamadas telefónicas a Presidentes, lideres y Comandante Grupo GER indicando las Recomendaciones Iniciales en el Sitio del Incidente. La Junta de Defensa Civil hace el Control de la Emergencia.
Juntas de Defensa Civil
Reporte Juntas de Defensa Civil,
Reporte de Gestión Operativa
Confirmación
FIN
Atención Inicial
SI
Informe a Funcionario
Control de Emergenci
A
SI
FIN
NO
B
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Segundo llamado del funcionario de servicio a las juntas de la localidad activando comités, grupos, agrupaciones y/o destacamentos.
Funcionario de Servicio
Activación de la Brigada de Emergencias de la Seccional u Oficina Operativa.
Funcionario de Servicio, Funcionario
Coordinador de la Brigada y/o Director
Seccional
Desplazamiento del Funcionario de Servicio al sitio del Incidente Coordinación de vehiculo institucional disponible para traslado del funcionario de Servicio y recursos de apoyo.
Funcionario de Servicio
Convocar al CLOPAD, CREPAD, CLE o CRE, para activar el plan Local/Regional de emergencias y contingencias.
Funcionario Seccional, Director Seccional
Evaluar y analizar las necesidades de la comunidad frente a la emergencia.
Presidente JDC, Funcionario,
CLOPAD/CREPAD/ CLE/CRE
Concentración de los voluntarios en área de reunión dispuesta por el funcionario de servicio.
Presidente JDC en sitio, Comandante
Grupo GER, Comandante Brigada Seccional u Oficina
Operativa
EDAN
Activación CLOPAD-CREPAD-CLE-CRE
Apoyo de la seccional para el
control de la emergencia
Activación Otras Juntas
Activación Brigadas
Arribo de voluntarios
B
C
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Establecimiento de las Zonas de Aislamiento Localización y Señalización del Puesto de Mando Unificado y demás áreas para control de la emergencia (área de refugio seguro, instalación de MEC modulo de Estabilización y Clasificación de Heridos, etc.) Ubicación área de espera para los recursos en camino (Voluntarios, Ambulancia, Vehículos, Otros Recursos etc.).
Presidente JDC en sitio, Comandante
Grupo GER, Comandante Brigada
Seccional
Arribo a la zona por parte del funcionario de servicio reunión de P.M.U. para coordinaciones interinstitucionales con otras entidades de acuerdo al tipo de emergencia).
Funcionario de Servicio
Actas de reunión de PMU
Organización de la estructura básica de comando para el manejo de las operaciones de acuerdo a la complejidad del incidente (metodología sistema de comando de incidentes) Designación del oficial de seguridad Designación del jefe de operaciones Designación jefe de área de espera. Organización de los grupos de ingreso y relevo.
Funcionario de Servicio Comandantes
GER y Comandante Brigada Seccional
Protocolos Operativos Nacionales,Regional,
Distritales y/o Locales, Protocolo
Interno de Respuesta a Emergencias, Metodología de
Sistema de Comando de Incidentes,
Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según sea el caso y
nivel de la Emergencia
Organización del área de la Emergencia
Asume el Mando el Funcionario de
Servicio
Organización del personal en la Emergencia
C
D
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Ingreso a la zona de impacto de los grupos operativos. A la orden del funcionario y/o jefe de operaciones Programación de relevos.
Funcionario de Servicio Comandantes
GER y Comandante Brigada Seccional
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de
Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de
Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según
sea el caso y nivel de la Emergencia
Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio.
Funcionario de Servicio Comandantes
GER y Comandante Brigada Seccional
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de
Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de
Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según
sea el caso y nivel de la Emergencia
Transferencia de mando al Director Seccional y desplazamiento de funcionarios de apoyo. de acuerdo a la complejidad del evento si la complejidad y/o duración amerita realizar relevo.
Director Seccional
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de
Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de
Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según
sea el caso y nivel de la Emergencia
Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio. Director Seccional
Funcionario de Servicio Comandantes
GER y Comandante Brigada Seccional
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de
Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de
Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según
sea el caso y nivel de la Emergencia
Ingreso al Sitio del Incidente
Control de Emergencia
NO
Activación del Director Seccional u
Oficina Operativa
Control de Emergencia
D
SI
FIN
SI
FIN NO
E
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Activación a Dirección General por parte del Director Seccional si se supera la capacidad de respuesta de la emergencia apoyo de seccionales u oficinas Operativa cercanas de acuerdo al lugar del evento a nivel regional.
Director Seccional
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de
Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de
Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según
sea el caso y nivel de la Emergencia
Arribo del voluntariado de apoyo a puntos de encuentro, (aeropuerto, Terminal de Transportes y/o puntos designados por el Director Seccional) Traslado de voluntarios al sitio del incidente organización de los voluntarios para la atención de la emergencia.
Director Seccional
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de
Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de
Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según
sea el caso y nivel de la Emergencia
Transferencia de mando al Director General y desplazamiento de funcionarios de apoyo de la dirección general. de acuerdo a la complejidad del evento Si la complejidad y/o duración amerita realizar relevo.
Director General
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de
Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de
Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según
sea el caso y nivel de la Emergencia
Control de la emergencia con los recursos y Talento Humano disponibles en sitio.
Director General
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de
Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de
Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según
sea el caso y nivel de la Emergencia
Activación del Director General
Desplazamiento de Apoyo
Transferencia del Mando
E
Control de Emergencia
SI
FIN NO
F
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Si se supera la capacidad de respuesta de la emergencia por parte del Sistema Nacional de Prevención y Atención de Desastres.
Director General
Protocolos Operativos Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de
Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de
Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según
sea el caso y nivel de la Emergencia
Desmovilización de los recursos Una vez se levantan todas las operaciones desde el P.M.U. Bajo la coordinación del funcionario a cargo o del Director General.
Director General
Protocolos Operativos
Nacionales, Regionales, Distritales y/o Locales, Protocolo Interno de
Respuesta a Emergencias, Metodología de Sistema de
Comando de Incidentes, Procedimientos Operativos
Normalizados Guías Tácticas Operativas según
sea el caso y nivel de la Emergencia
Evaluar emergencia e informar al responsable de la Dirección
Director General Acta de Cierre del Incidente
Fin del Evento
Desmovilización de Recursos
Evaluación de la Atención
FIN
Activación de Apoyo Internacional
F
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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO Constitución política de Colombia Ley 46 de 1988
Decreto Ley 919 de 1989
Decreto 93 de 1998
Ley 9 de 1989
Decreto Distrital 332
Decreto 2341 de 1971
Decreto 3398 del 24 de Diciembre de 1968
PROTOCOLO INTERNO DE RESPUESTA A INCIDENTES
1. OCURRENCIA DEL EVENTO: INICIO DEL INCIDENTE 2. RECEPCIÓN LLAMADA DE EMERGENCIA POR COMUNIDAD, AUTORIDAD,
DIRECCIÓN GENERAL U OTRO MEDIO. A DIRECCIÓN SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA 2.1. Recepción del comunicado a través de la línea de Emergencias 144
• Recepción a través de la línea fija disponible de la Seccional u oficina Operativa. • Recepción a través de la Red de Apoyo o red de Emergencias • Recepción del llamado a través de la Red HF, UHF, VHF y/o Red de
Comunicaciones 2.2. Verificación de la Información
• Quien reporta (Comunidad, Autoridad, Institución, etc.) • Tipo de Incidente • Dirección • Hora de Ocurrencia • Afectados, Evacuados, Lesionados, Muertos, etc. • Posibles requerimientos • Que acción esta adelantando o esta en capacidad de adelantar.
3. Comunicado al Funcionario de Servicio. • Llamado vía telefónica, (celular, fijo, etc.) • Llamado por la red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa 3.1. Confirmación del Funcionario de Servicio a Director Seccional
3.1.1. Que acción ha tomado 3.1.2. Que acción esta adelantando 3.1.3. Que tiene planeado hacer
4. CONVOCATORIA FUNCIONARIO DE SERVICIO A Juntas de Defensa Civil, y Grupos Especiales de Rescate 4.1. Llamado del Funcionario de Servicio a las Juntas del Sector activando comités,
grupos, agrupaciones y/o destacamentos. 4.2. Llamado al Grupo Especial de Rescate de la Localidad
• Llamado por la Red de Comunicaciones de la Seccional u Oficina Operativa. • Llamadas telefónicas a Presidentes y Comandante Grupo GER indicando las
Recomendaciones Iniciales en el Sitio del Incidente. 5. CONTROL DE LA EMERGENCIA POR PARTE DE LA JUNTA, COMITÉ O GRUPO DE
DEFENSA CIVIL 5.1. si supera capacidad de respuesta se solicita el apoyo de otras juntas por intermedio
del Funcionario de servicio 6. SEGUNDO LLAMADO DEL FUNCIONARIO DE SERVICIO A LAS JUNTAS DE LA
LOCALIDAD ACTIVANDO COMITÉS, GRUPOS, AGRUPACIONES Y/O DESTACAMENTOS. 6.1. Activación de la Brigada de Emergencias de la Seccional u Oficina Operativa 6.2. Desplazamiento del Funcionario de Servicio al sitio del Incidente
6.3. Coordinación de vehiculo institucional disponible para traslado del funcionario de Servicio y recursos de apoyo
7. CONCENTRACIÓN DEL VOLUNTARIADO EN ÁREA DE REUNIÓN DISPUESTA POR EL FUNCIONARIO DE SERVICIO. 7.1. Establecimiento de las Zonas de Aislamiento 7.2. Localización y Señalización del Puesto de Mando Unificado y demás áreas para
control de la emergencia (área de refugio seguro, instalación de MEC modulo de Estabilización y Clasificación de Heridos, etc.)
7.3. Ubicación área de espera para los recursos en camino (Voluntarios, Ambulancia, Vehículos, Otros Recursos etc.)
8. ARRIBO A LA ZONA POR PARTE DEL FUNCIONARIO DE SERVICIO 8.1. REUNIÓN DE P.M.U. PARA COORDINACIONES INTERINSTITUCIONALES DE
ACUERDO AL TIPO DE EMERGENCIA 9. ORGANIZACIÓN DE LA ESTRUCTURA BÁSICA DE COMANDO PARA EL MANEJO DE
LAS OPERACIONES DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL INCIDENTE (METODOLOGÍA SISTEMA DE COMANDO DE INCIDENTES) 9.1. DESIGNACIÓN DEL OFICIAL DE SEGURIDAD 9.2. DESIGNACIÓN DEL JEFE DE OPERACIONES 9.3. DESIGNACIÓN JEFE DE ÁREA DE ESPERA. 9.4. ORGANIZACIÓN DE LOS GRUPOS DE INGRESO Y RELEVO
10. INGRESO A LA ZONA DE IMPACTO DE LOS GRUPOS OPERATIVOS 10.1. A LA ORDEN DEL FUNCIONARIO Y/O JEFE DE OPERACIONES 10.2. PROGRAMACIÓN DE RELEVOS.
11. TRANSFERENCIA DE MANDO AL DIRECTOR SECCIONAL Y DESPLAZAMIENTO DE FUNCIONARIOS DE APOYO. 11.1. DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL EVENTO 11.2. SI LA COMPLEJIDAD Y/O DURACIÓN AMERITA REALIZAR RELEVO
12. CONTROL DE LA EMERGENCIA POR PARTE DE LA DIRECCIÓN SECCIONAL 12.1. CONTROL CON LOS RECURSOS EN SITIO
13. ACTIVACIÓN A DIRECCIÓN GENERAL POR PARTE DEL DIRECTOR SECCIONAL 13.1. SI SE SUPERA LA CAPACIDAD DE RESPUESTA DE LA EMERGENCIA 13.2. APOYO DE SECCIONALES CERCANAS DE ACUERDO CON UBICACIÓN
GEOGRAFICA DEL LUGAR DEL EVENTO 14. ARRIBO DEL VOLUNTARIADO DE APOYO A PUNTOS DE ENCUENTRO,
(AEROPUERTO, TERMINAL DE TRANSPORTES Y/O PUNTOS DESIGNADOS POR EL DIRECTOR SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA) 14.1. TRASLADO DE VOLUNTARIOS AL SITIO DEL INCIDENTE 14.2. ORGANIZACIÓN DE LOS VOLUNTARIOS PARA LA ATENCIÓN DE LA
EMERGENCIA 15. TRANSFERENCIA DE MANDO AL DIRECTOR GENERAL Y DESPLAZAMIENTO DE
FUNCIONARIOS DE APOYO DE LA DIRECCIÓN GENERAL. 15.1. DE ACUERDO A LA COMPLEJIDAD DEL EVENTO 15.2. SI LA COMPLEJIDAD Y/O DURACIÓN AMERITA REALIZAR RELEVO
16. CONTROL DE LA EMERGENCIA 16.1. CONTROL CON LOS RECURSOS EN SITIO
17. DESMOVILIZACIÓN DE LOS RECURSOS
17.1. UNA VEZ SE LEVANTAN TODAS LAS OPERACIONES DESDE EL P.M.U. 17.2. BAJO LA COORDINACIÓN DEL FUNCIONARIO A CARGO O DEL DIRECTOR
GENERAL. NINGÚN VOLUNTARIO PODRÁ ACTUAR A TITULO PERSONAL O POR INICIATIVA PROPIA EN LAS ACTIVIDADES DE LA EMERGENCIA. CUALQUIER COORDINACIÓN SE REALIZARÁ CON EL VISTO BUENO DE LA SECCIONAL U OFICINA OPERATIVA
• Funcionario de Servicio • Coordinador de Emergencias • Director Seccional EL ANTERIOR PROTOCOLO DE RESPUESTA INTERNA SE AJUSTA AL PROTOCOLO
DE RESPUESTA A EMERGENCIAS
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PROCEDIMIENTO DESARROLLO DE PROGRAMAS DE
ASISTENCIA HUMANITARIA
ATN – PD – 002
Elaboró: Profesional de Defensa _______________________________________________ Revisó: Profesional de Defensa ______________________________________________ Aprobó: Director General _______________________________________________
CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción
01 01-10-2008 Creación
ATENCION
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DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA
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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ......................................................36
2. ALCANCE ............................................ .....................................................36
3. CONDICIONES GENERALES .............................. ....................................36
4. DESARROLLO......................................... .................................................37
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS............................ ...............................39
1. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es contribuir a la reconstrucción del tejido humano, mediante los planes proyectos y programas que ayuden al mejoramiento de la calidad de vida de la población más vulnerable.
2. ALCANCE El proceso va desde el planeamiento y la elaboración de directrices, implementación del programa hasta el seguimiento del mismo Desde la elaboración de directiva hasta el registro estadístico de los resultados obtenidos.
3. CONDICIONES GENERALES
Para desarrollar el procedimiento de acción Social se debe tener en cuenta la Directiva1573 de julio de 2008 actividad y enviar las fotos y registros informe y estadística a la Dirección General.
De acuerdo a la directiva emitida por la Dirección General las seccionales deberán
tener un plan bandera de Acción Social con base en el diagnostico de la población vulnerable de la jurisdicción que deberá ser trabajado y divulgado para ser conocido y de esta manera poder realizar proyectos para conseguir dinero. Esto debe ser reportado a la Dirección General.
Todos los programas que desarrollan en las seccionales deben ser informados para
poder hacer el seguimiento, la supervisión y la retroalimentación para cumplir a cabalidad con el objetivo numero 4 del plan estratégico de la institución.
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4. DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Elaborar documento con las directrices pertinentes para la realización de los planes.
Oficina de
Prevención y Acción integral
Directivas y Circulares
y Oficios
Selección del programa a realizar.
Directores
seccionales
Programas y documentos
Realizar diagnostico de necesidades para trabajar.
Directores
seccionales Oficina de
Prevención y Acción integral
Registro de necesidades
Elaboración resolución asignación presupuestal.
Oficina de
Prevención y acción integral
Resolución
Elaboración plan de inversión donde se indique la actividad a realzar el costo unitario y total en que se va a invertir.
Directores
seccionales
Informe plan inversión
Se aprueba el plan para que hagan los debidos contratos.
Oficina de
Prevención y acción integral y
Subdirección administrativa y
financiera
Inicio
Elaboración de Directiva
A
Elección plan de trabajo
Análisis de necesidades
Elaboración plan de inversión
Elaboración resolución asignación presupuestal
Aprobación plan de inversión
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DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Reporte de actividades realizadas.
Directores seccionales
Informes y formato de eventos de acción
Social.
Informes de actividades realizadas
A
FIN
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DESARROLLO DE PROGRAMAS DE ASISTENCIA HUMANITARIA
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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO Directiva permanente 15 73 de julio 18 de 2008
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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA DIRECCION GENERAL
PROCEDIMIENTOS
ELABORACIÓN PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN
CAPACITACION – PD – 001
Elaboró: Técnico de Servicios ____________________________________________________ Revisó: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil ________________________________________________
CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción
1 24/09/2008 Creación
CAPACITACION
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PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PROGRAMAS DE CAPACITACION
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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO ........................................... ............................................... 41
2. ALCANCE ............................................ ............................................... 41
3. CONDICIONES GENERALES .............................. .............................. 41
4. DESARROLLO......................................... ........................................... 42
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS............................ ......................... 43
1. OBJETIVO Establecer lineamientos sobre los procesos de capacitación que maneja la Escuela y que se deben implementar en cada uno de los centros de capacitación de las Seccionales de acuerdo a los parámetros y metodología establecida. 2. ALCANCE Desde el análisis de los diferentes procesos que implementa la escuela y las necesidades de capacitación de las Seccionales hasta la elaboración de la Directiva.
3. CONDICIONES GENERALES Se debe realizar un planeamiento de los programas de capacitación a implementar para el año siguiente con base en la Directiva del año anterior y las necesidades de capacitación de las Seccionales que es necesario fortalecer. De acuerdo a los requerimientos y necesidades se elabora el programa de capacitación y se envía a las Direcciones Seccionales para su conocimiento. Se debe tener en cuenta en la planificación la asignación de cupos por cada Seccional. Cada programa de capacitación debe contar con su respectivo Plan de Lección.
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PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PROGRAMAS DE CAPACITACION
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4. DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS Con base en la Directiva anterior y las necesidades de capacitacion de las Seccionales se elabora Directiva y cronograma anual de cursos
Inspección de Estudios
Directivas anteriores
El Subdirector Académico, Inspector de Estudios e instructores analizan y verifican información
Subdirección Académica e Inspección de
Estudios
Borrador Directiva
Revisión proyecto, análisis y observaciones para hacer ajustes.
Inspección de Estudios
Borrador Directiva
Revisión, observaciones y aprobación
Inspección de
Estudios
Borrador Directiva
El Director General aprueba y firma Directiva
Inspección de
Estudios
Directiva
Director General firma Directiva anual.
Inspección de
Estudios
Directiva
Ejecución programas de capacitación
Inspección de
Estudios
Directiva Anual
Inicio
Elaboración borrador Directiva Anual y
proyecto cronograma de cursos
Revisión y análisis de programas a cumplir
Presentación proyecto Directiva
Presentación al Director General borrador en
limpio
Elaboración Directiva y cronograma definitivos
Radicación y envío a Direcciones Seccionales
Ejecución programa de capacitación a nivel
Escuela de capacitación y Seccionales
FIN
CAPACITACION
CAP-PD-001 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO ELABORACION DE PROGRAMAS DE CAPACITACION
1 43 de 61
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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO
Programación cursos CAP-FT-001
Cupos para capacitación CAP-FT-002
Directiva anual
Planes de lección
DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
PROCEDIMIENTO
EJECUCIÓN DE LA CAPACITACIÓN
CAP – PD – 003
Elaboró: Técnico de Servicios ____________________________________________________ Revisó: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana ________________________________________________
CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción
1 24/09/2008 Creación
CAPACITACION
CAP-PD-003 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO EJECUCION CAPACITACION
1 45 de 61
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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ................................................45
2. ALCANCE............................................ ................................................45
3. CONDICIONES GENERALES.............................. ...............................45
4. DESARROLLO ......................................... ...........................................46
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................ .........................47
1. OBJETIVO Desarrollo de habilidades y destrezas para mejorar la capacidad de respuesta a emergencias a voluntarios de la Defensa Civil Colombiana.
2. ALCANCE
El alcance de este procedimiento va desde el cronograma de capacitación hasta la ejecución de cada uno de los programas de capacitación.
3. CONDICIONES GENERALES Para la ejecución del programa de capacitación de la Escuela, debe enviarse con anticipación comunicación a través de Decegramas y correos electrónicos a las Seccionales con el fin de convocar por Seccionales al personal participante. Para el desarrollo de los cursos se alistan elementos, equipos, material didáctico, y manuales para cada uno de los participantes.
CAPACITACION
CAP-PD-003 Versión Página No.
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PROCEDIMIENTO EJECUCION CAPACITACION
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4. DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS Con base en el cronograma de cursos de la ESCAP se elabora decegrama y correo electrónico a Seccionales para convocar al personal
Inspección de Estudios
Cronograma
Se reciben los correos y decegramas de inscripción
Auxiliar de Servicios
Cronograma
Con base en las inscripciones se elabora un listado del personal propuesto
Inspección de
Estudios
Cronograma
Se realizan coordinaciones con las Seccionales para recepción voluntarios en la Dirección General
Inspección de
Estudios
Decegramas –
correos electrónicos
Se recibe el personal en la Dirección General y se traslada el grupo a la Escuela de Capacitación para su instalación. Los participantes diligencian el formato de Hoja de Matricula.
Inspección de
Estudios y administrativa
CAP-FT-006
Se da cumplimiento al contenido programático del respectivo curso
Inspección de
Estudios
Inscripciones, listas
Formatos de evaluación
Inicio
Elaboración decegrama y correo
electrónico a Seccionales con
requisitos
Recepción inscripciones
Elaboración listado preliminar y verificación
cumplimiento
Coordinación con Seccionales
Recepción de los participantes
Desarrollo del proceso de
capacitación
Fin
CAPACITACION
CAP-PD-003 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO EJECUCION CAPACITACION
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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO
Cronograma anual de capacitación
Decegramas y correos para convocatoria semanal
Listas y notas participantes
Carpeta curso
Hoja de matricula CAP-FT-006
Listado de asistentes CAP-FT-007
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DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
PROCEDIMIENTO
EVALUACIÓN DE LA CAPACITACIÓN
CAP – PD – 004
Elaboró: Técnico de Servicios ____________________________________________________ Revisó: Subdirector del Sector Defensa ____________________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana ________________________________________________
CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción
1 24/09/2008 Creación
CAPACITACION
CAP-PD-004 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA CAPACITACION
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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ................................................49
2. ALCANCE............................................ ................................................49
3. CONDICIONES GENERALES.............................. ...............................49
4. DESARROLLO ......................................... ...........................................50
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................ .........................51
6. OBJETIVO Determinar a través de un proceso de evaluación el logro de los objetivos propuestos para el curso. 7. ALCANCE Desde el inicio de cada proceso de capacitación en donde se evalúa al instructor, tema, logística y material hasta la terminación del curso en donde se realiza una evaluación final de todo. 8. CONDICIONES GENERALES Cada participante debe contar con un formato de evaluación que incluya instructor, lección, aspectos logísticos y académicos. Las evaluaciones se desarrollan al finalizar cada curso por cada participante, posteriormente se desarrolla una socialización de los resultados con la finalidad de realizar las acciones correctivas para los próximos cursos. Durante la ejecución de la capacitación, diariamente se realiza al finalizar las lecciones del día una retroaliemantación de aspectos como aulas, alojamiento, alimentación, instructor, lecciones y de acuerdo con los resultados se toman las acciones correctivas inmediatas del caso con la finalidad de corregir las desviaciones que se presenten.
CAPACITACION
CAP-PD-004 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA CAPACITACION
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9. DESARROLLO
ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS Durante el proceso de capacitación los participantes al término de las lecciones realizan la evaluación del instructor y la lección.
Inspección de Estudios
Formato
Al finalizar el proceso de capacitación en el mismo formato los participantes evalúan en forma general todo el proceso.
Inspección de
Estudios
Formato
Se da a conocer a cada uno de los instructores la evaluación como realimentación del proceso
Inspección de
Estudios
Formato
Los formatos de evaluación quedan archivados en la carpeta correspondiente al curso.
Inspección de
Estudios
Carpeta curso
Inicio
Diligenciamiento del formato de evaluación
Evaluación de todo el proceso
Socialización resultados
Archivo
Fin
CAPACITACION
CAP-PD-004 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO EVALUACION DE LA CAPACITACION
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10. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO
Encuesta de satisfacción de capacitación CAP-FT-005
DEFENSA CIVIL COLOMBIANA
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME
SEG – PD – 005
Elaboró: Coordinador de Calidad _______________________________________________ Revisó: Representante de la Dirección ______________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________
CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción
01 29/09/2008 Creación
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
SEG-PD-005 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETIVO........................................... ................................................53
2. ALCANCE............................................ ................................................53
3. CONDICIONES GENERALES.............................. ...............................53
4. DESARROLLO ......................................... ...........................................55
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................ .........................56
1. OBJETIVO Definir los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del servicio no conforme.
2. ALCANCE Comprende desde la identificación del servicio no conforme hasta su tratamiento final.
3. CONDICIONES GENERALES
• El concepto de “no conformidad” se define como “el incumplimiento de un requisito”; por lo tanto, un servicio no conforme es aquel que posee una o varias no conformidades es decir que se incumple con uno o varios de sus requisitos.
• El servicio no conforme se puede presentar en la ejecución de cada uno de los procesos misionales; es decir se puede presentar en la capacitación, la prevención o la atención de emergencias incluyendo la acción social y humanitaria.
• En todos los casos se deben realizar acciones para evitar que en el futuro se
presenten no conformidades en los servicios prestados por la Entidad. 3.1. Capacitación: En capacitación un servicio no conforme se presenta cuando los contenidos previstos para cada uno de los programas no son cubiertos o cuando la metodología, el material, los instructores y la organización no cumplen las expectativas esperadas por el cliente, es
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
SEG-PD-005 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME
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decir que la encuesta de evaluación tenga un promedio inferior a 3.5, lo que equivale a un 70% sobre la máxima puntuación que es 5. En el momento en que uno de los anteriores eventos se presente, el dueño del proceso debe: • Realizar un análisis de acción, tendiente a la eliminación de las causa que generaron
los eventos, esto en caso que se haya detectado el incumplimiento posterior al servicio (acción correctiva); en caso que los incumplimientos se detecten antes de su ocurrencia, el responsable del proceso acordará con el cliente los esquemas a través de los cuales se desarrolla el servicio (acción preventiva).
3.2. Prevención: Para la prevención un servicio no conforme consiste en la generación de planes de contingencia y emergencias que no se encuentran acordes a las necesidades de la comunidad amenazada, en este caso se ha se ha de realizar un análisis de acción, tendiente a la eliminación de las causa que generaron los eventos. Es responsabilidad del dueño del proceso de prevención designar los funcionarios que desarrollarán los análisis de causalidad. 3.3. Atención: En la atención se presenta una no conformidad cuando se reciben quejas o reclamos relacionados con la oportunidad del servicio, la aplicación de los protocolos inadecuados, o el empleo de recursos no aptos para la prestación del servicio.
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
SEG-PD-005 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME
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4. DESARROLLO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
El responsable de la prestación del servicio, detecta la actividad o servicio que no es conforme de acuerdo a los requerimientos de cada uno de los servicios.
Servidor Público
De acuerdo con el tiempo de ocurrencia se clasifica el tipo de reporte a desarrollar.
Líder del proceso
Si es un servicio que se detecta antes de su prestación y que no ha ocasionado efectos sobre el cliente se reporta una acción preventiva. En caso que sea una situación que ya haya ocurrido y que se relacione directamente con el cliente del servicio se reporta como acción correctiva.
Líder del proceso Reporte de situación SGE-FT-001
Para este evento es necesario que se desarrolle el procedimiento de SEG-PD-003 Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Personal involucrado Reporte de situación SGE-FT-001
El Líder del proceso designa quein debe hacer seguimiento a las acciones desarrolladas a fin de prevenir su ocurrencia posterior, y debe apoyarse del porceso de control interno para asegurar su eficacia.
El auditor o el Jefe de Control Interno
1. Reporte de situación SGE-FT-001
2. Informe de seguimiento
Si la actividad de seguimiento arrojo que la acción fue efectiva, se informa al responsable de la ejecución que ya finalizo el plan y se genera informe.
Responsable del seguimiento Informe de seguimiento
INICIO
Identificar evento no conforme
Clasificar situación
Reporta situación
Desarrollar acciones
Realizar seguimiento
FIN
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
SEG-PD-005 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL SERVICIO NO CONFORME
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5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO Procedimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora SEG-PD-003
Reporte de situación SGE-FT-001
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PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y
DE MEJORA
SGE – PD – 003
Elaboró: Coordinador de Calidad _______________________________________________ Revisó: Representante de la Dirección ______________________________________________ Aprobó: Director General Defensa Civil Colombiana _______________________________________________
CONTROL DE VERSIONES Versión Fecha (DD/MM/AAAA) Descripción
1 25/09/2008 Creación
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
SEG-PD-003 Versión Página No.
República de Colombia
PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA 1 58 de 61
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TABLA DE CONTENIDO 1. OBJETIVO........................................... ................................................53
2. ALCANCE............................................ ................................................53
3. CONDICIONES GENERALES.............................. ...............................53
4. DESARROLLO ......................................... ...........................................55
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS ............................ .........................56
1. OBJETIVO Establecer un método para identificar, dimensionar, analizar y eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales del Sistema de Gestión de la Calidad y definir acciones preventivas o correctivas para evitar su recurrencia o prevenir su ocurrencia.
2. ALCANCE Comprende desde la notificación de las situaciones presentadas, hasta la actualización de su seguimiento en el consolidado de situaciones de la entidad SGE-FT-002
3. CONDICIONES GENERALES • Las situaciones que se pueden presentar dentro de la entidad son:
a. No conformidades generadas por auditorías internas, auditorías externas o incumplimiento de los procesos
b. Quejas c. Reclamos d. Incumplimientos reiterativos en los objetivos de los procesos o los de la entidad e. Presentación de servicios no conformes en más de una oportunidad en una
misma área misional. • Las anteriores situaciones hacen necesario que en la entidad se generen acciones
correctivas, cuando su aparición sea real, y acciones preventivas cuando su
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
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PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA 1 59 de 61
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ocurrencia es potencial, la decisión frente a la aplicación de cada tipo de acción, es responsabilidad del responsable del proceso.
• El auditor interno será quien formule los hallazgos generados por las auditorias internas, las demás situaciones serán formuladas por el Jefe de Control Interno.
• La responsabilidad del análisis y de la implementación de las acciones recaerá sobre
el líder de proceso directamente relacionado. • El Jefe de Control Interno o el auditor según corresponda será el encargado de hacer
el seguimiento sobre el consolidado de situaciones de la entidad SGE-FT-002, el registro de este seguimiento queda en el Reporte de Situaciones SGE- FT- 001
• El Jefe de la Oficina de Control Interno es el responsable de vigilar que tanto los
planes de acción como los seguimientos se efectúen en las fechas establecidas y de presentar informes sobre el estado de avance de los planes de acción a la Dirección General.
4. DESARROLLO El procedimiento que se describe a continuación, aún cuando es responsabilidad del Representante de la Dirección, debe ser conocido por todos los miembros de la entidad y por lo tanto debe ser interpretado de manera adecuada.
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
SEG-PD-003 Versión Página No.
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PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA 1 60 de 61
La Institución Social y Humanitaria más Grande del País Calle 52 No. 14-67 – Conmutador: 6400090 – 6916859 Fax: 6408081 – 6916870 Bogotá, D.C.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Se recibe la notificación de parte de quien haya detectado la generación de la misma
Servidor Público Comunicación
Se debe registrar teniendo en cuenta la información solicitada en el reporte de situación SGE-FT-001.
Servidor Público Reporte de situación SGE-FT-001
EL servidor público envía el reporte diligenciado al líder del proceso generador de la situación y el analizará las causas de la acción en este evento deben participar mínimo 2 personas. Puede utilizarse lluvia de ideas para determinar causas.
Líder del proceso Reporte de situación SGE-FT-001
A través de la votación se eligen las ideas que realmente sean la causa real de la generación del problema y se diligencia el reporte.
Personal involucrado Reporte de situación SGE-FT-001
La dependencia que se encuentra analizando la situación genera un plan en el que se determine la actividad a desarrollar los responsables y las fechas de ejecución de las acciones, debe ser claro y que aporte a la situación detectada.
Personal involucrado Reporte de situación SGE-FT-001
El auditor o el Jefe de Control Interno según corresponda, revisa el plan generado y valida que las actividades generadas realmente cierren la situación presentada.
El auditor o el Jefe de Control Interno
Reporte de situación SGE-FT-001
SI
NO
INICIO
Recibir notificación sobre la presentación
de situación
Registrar situación
Analizar situación
Priorizar ideas
Generar plan de acción
Validar plan
Es aprobado el plan?
A
1
SEGUIMIENTO A LA GESTIÓN
SEG-PD-003 Versión Página No.
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PROCEDIMIENTO ACCIONES CORRECTIVAS, PREVENTIVAS Y DE
MEJORA 1 61 de 61
La Institución Social y Humanitaria más Grande del País Calle 52 No. 14-67 – Conmutador: 6400090 – 6916859 Fax: 6408081 – 6916870 Bogotá, D.C.
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ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSABLE REGISTROS/DTOS
Una vez el plan es avalado auditor o el Jefe de Control Interno según corresponda, lo envía al Líder del Proceso para que lo ingrese en el consolidado y se inicie el proceso de seguimiento, informando a los responsables de la ejecución.
Líder del proceso involucrado
1. Reporte de situación 2. Consolidado de
situaciones SGE-FT-002
3. Comunicaciones
El responsable de la ejecución de las actividades del plan ejecuta de acuerdo a lo programado
Responsable establecido en el plan
Evidencias de ejecución
El auditor o el Jefe de Control Interno realiza el seguimiento de acuerdo con lo programado.
El auditor o el Jefe de Control Interno
3. Reporte de situación SGE-FT-001
4. Informe de seguimiento
En caso de ser un seguimiento positivo se registra en el reporte, de encontrar que no se ha cerrado o que no es efectivo se devuelve y se debe iniciar desde el análisis de la situación.
El auditor o el Jefe de Control Interno
Si la actividad de seguimiento arrojo que la acción fue efectiva, se informa al responsable de la ejecución que ya finalizo el plan y se genera informe.
Responsable del seguimiento Informe de seguimiento
El Representante de la Dirección actualiza el consolidado de situaciones cerrando las acciones o generando nuevas fechas de cierre para las que queden abiertas.
Representante de la Dirección
Consolidado de situaciones SGE-FT-002
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
NOMBRE DEL DOCUMENTO CÓDIGO
Reporte de situaciones SGE-FT-001 Consolidado de situaciones SGE-FT-002
Informe de Seguimiento
A
Formalizar plan
Ejecutor de actividades
Realizar seguimiento
Cerrar acción
Consolidar información
FIN
1
Es efectivo el plan?
Si
No