de la signature électronique à l’archivage : gérer vos contrats de bout en bout
TRANSCRIPT
Intervenants
Michael LakhalProduct Marketing Manager
Philippe DELAHAYEDirecteur Commercial & Marketing
CDC Arkhinéo
Une meilleureexpérience utilisateurs
Un rapide retour sur investissement
La sécurité et la conformité
LES PROMESSES DU NUMÉRIQUE
Digital
Systèmesdéconnectés
Processusmanuels
Expérienceutilisateur
pauvre
Consommateurs
Clients
Partenaires
Fournisseurs
EmployésEntreprise
Transition numérique actuelle
75Digitalisation
des processus internes
100Digitalisation de
l’ensemble des processusmétiers
0Papieret stylo
25Numérisation des documents
papiers
50Ad hoc
Digitalisation
Objectif à atteindre
Pour tout type de documents
• Enregistrement• Bon de travaux• Contrat de location• Gestion des baux et états des lieux• Autorisations parking
Services Généraux
• Ordre de Mission• Compte-rendu • PV de recette• Rapports d’incidents• Autorisations de production• Autorisations de maintenance
IT
• Commande• Cahiers des charges• Contrats cadre• Appels d’offres• Conformité fournisseur
Achats
Venteset partenariats
• Devis• Propositions• Commandes• Contrats
• NDA• Contrat• Echanges juridiques• Procédure de conformité• Licences de propriété intellectuelle• Demande de brevets• Rapports d’assemblées
Juridique
• Facturation• Contentieux• Recouvrement• Rapports d’audit et comptables• Règlements internes
Finance
• Processus documentaire d’embauche
• Contrats de travail• Fiche de paie• Entretien annuel
Human Resources
• Etude• Fiche produits• Contrat d’affiliation• Validation communication/PR
client• Validation campagne d’emailing
Marketing
Une solution fiable grâce au partage de responsabilités entre 3 acteurs indépendants
Le tiers archiveur :
• Archivage en temps réel des fichiers de preuve et pérennité dans le temps
Le producteur du document : • Création du document PDF • Information sur le parcours de souscription
DocuSign : • Vérifier l’intégrité du document et visualisation du PDF (WYSiWYS)• Renforcer l’authentification du signataire.• Créer un fichier de preuve à valeur probante et le soumettre à l’archivage
1st server basedQualified signature
1999
2006
2013
2014
2015
2016
Historique de la législation…
EU Directive
Recognition of signature in Adobe Reader
Emergence of server basedsigning solutionsFor advancedsignatures
ETSI Certification for Advanced Signature and Qualified Certificate
Entry into force of eIDAS Regulation
1st July 2016: entry into application eIDAS
2017
1
2
3
Signature pour des actes simple à faible risque juridiqueSignature simple
Vente avec vérification d’identité sans face à face Signature avancée
Renversement de la charge de la preuve sur le signataireEffets juridiques équivalents à ceux d’une signature manuscrite
Signature qualifiée
Les différents niveaux de signature établis dans la nouvelle réglement eIDAS (910/2014)
Avanced LCP certification (ETSI TS 102 042)
Vente s’appuyant sur une identité préalablement vérifiée en face à face
QC + SSCD certification (ETSI TS 101 456 )
Carrier Grade Availability
ManageExecutePrepare
• Documents
• Data
• Workflow
• Authentication
• Signatures
• Templates
• Reporting
• Rétention
• Audit Trail
Plateforme
Produit
Bank Grade Security
Global Architecture
DocuSign Product & Platform
OpenIntegration Framework
Basé sur la confianceDisponible Sécurisé Configurable Valide Mondial Ouvert
Web
& A
pp
licat
ion
s M
ob
ile
Ad
min
istr
atio
n &
Co
ntr
ôle
Services DocuSign
Espaces d
e transactio
ns
Structu
re d’in
tégration
Do
cuSign
WorkflowDataDocuments
Préparer
Authentification ServicesSignatures
Exécuter
Reporting RétentionConformité
Gérer
Plateforme DocuSign DTM
UtilisateursSystèmes
L’objectif : fournir une plateforme DTM conforme à la réglementation Européenne
Archivage Electronique à valeur probatoire
Philippe DELAHAYEDirecteur Commercial & Marketing
CDC Arkhinéo
DTM : De l’identification des parties à la conservation
Processus de DTM • Identification des Parties au contrat• Workflow de validation/signature par les Parties• Constitution d’un dossier de preuve• Conservation à long terme du contrat et des éléments de
preuve.
De la preuve papier à la preuve électronique
Selon les législations des différents pays de l’Union Européenne : • Les documents d’entreprises font l’objet d’obligations
d’archivage. • Ce qui est vrai pour les documents papiers l’est aussi pour
les documents numériques.• Les durées de conservation d’un document numérique
sont les mêmes que pour un document papier. • Un document numérique signé à une valeur légale sous
réserve d’être : « conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité »
Pourquoi archiver les données ?
Faire face aux obligations légales de conservation (long-terme),
Retrouver immédiatement un document parmi des millions (audit, contrôle , contentieux),
Disposer des éléments de preuve associés (date certaine, intégrité etc.) en cas de contentieux.
Supprimer les risques de perte/destruction,
La législation impose de garantir l’intégrité durant toute la durée des obligations de conservation.
Pourquoi archiver ses données chez un tiers ?
Eviter les investissements (licences, matériel) et les coûts récurrents (maintenance, etc.)
Assurer l’évolution des moyens pour faire face :
– aux pannes et à l’obsolescence,
– aux évolutions légales et normatives,
Maintenir la valeur probante (force de celle-ci) :
– dans le temps,
– la preuve est conservée par un tiers,
– pas de suspicion de manipulation.
Archivage à valeur probante vs Stockage
Conservation de données afin de faire face à des obligations légales/règlementaires
Indexation automatique selon des critères métier
Garantie d’intégrité (empreintes, scellement)
Date certaine
Exploitation à long terme
Validité de la preuve
Migration des médias
ARCHIVAGE STOCKAGE
Quels engagements ?
Le tiers archiveur supporte les risques à la place de ses clients et garantit :
CONSERVATIONDURABLE DES DOCUMENTS
ELECTRONIQUES
INTEGRITE DES DONNEES
REVERSIBILITE
ACCES EN LIGNE AUX
DOCUMENTS ARCHIVES
Obligation de résultats SLA : 99,8% & 99,7%
Conformité
Label « France Cybersecurity » atteste du caractère « national » ettrès sécurisé du service sur la base d’un audit réalisé par des expertsindépendants (ANSSI, DGA, DGE et HEXATRUST).
Certifié conforme aux Normes NF Z42-013 et ISO 14641-1 par AFNORCertification (Conception et exploitation d’un S.A.E).
Agrément du Ministère de la Culture pour la conservation desarchives publiques courantes ou intermédiaires sur la disponibilitédepuis septembre 2010.
DocuSign, la solution qui répond à vos besoins :
• Solution prête à l’emploi
• Pré-intégrée avec les
principales solutions CRM
• Applications de gestion
documentaires
• Facilité d’utilisation
• Déploiement rapide
• Flexible
• Systèmes existants
• Volumes industriels
• Intégration dans vos pages
web ou App. mobile
Stand AloneApps
Workflowpersonalisable
Connecteurs existants
Souscription de produits d’assurance RH
Quleques références communes clients en France
Contractualisation en ligne et en agenceContractualisationen point de vente
Mandat SEPA
TraçabilitéOuverture de compte
100% en ligneContrat
fournisseurs