Beschreibung des Verfahrens der digitalen Verwaltung von Fehlzeiten von Schülerinnen und Schülern Das Verfahren umfasst folgende Prozesse:

• „Krankmeldung“: Schüler wird vor Unterrichtsbeginn krankgemeldet

• „Beurlaubung“: Schüler wird im Vorfeld als fehlend gemeldet

Nicht erfasst wird „Befreiung“ vom Unterricht in bestimmten Fächern.

Informationen zu den zu speichernden Daten Daten, die erhoben und gespeichert werden: • Schülername • Klasse oder Wahlkurs • Fehlzeiten des Schülers (ganzer Schultag bzw. mehrere Tage bzw. einzelne

Unterrichtsstunden, etwa bei Beurlaubungen) • Art der Fehlzeit

• Krankmeldung, d.h. krank bereits vor Unterricht • Beurlaubung; Grund der Beurlaubung

• Kieferorthopäde • Arzttermin • Praktikum • Bewerbung • Sport-Leistungskader • besondere außerschulische Veranstaltung • Sonstiges

• Schulveranstaltung • Verantwortlicher Lehrer • Titel der Schulveranstaltung

• Art der Übermittlung: • digital (passwortgeschütztes Elternportal) • mündlich (tel) • schriftlich (bei Beurlaubung mit Leistungsnachweis)

• Anzahl Tage für Schülerbogen • entschuldigender Erziehungsberechtigter (wegen Nachfragen) • Dauer der Aufbewahrung • digitale Daten: bis Schuljahresende plus einer Übergangsfrist von drei

Monaten zur Dokumentation im Notenbogen und ggf. für Rückfragen • analoge Daten, z.B. Attestzettel, Entschuldigungszettel: max. bis Ende des

Schuljahres plus einer Übergangsfrist von drei Monaten zur Dokumentation im Notenbogen und ggf. für Rückfragen

Prozess „Krankmeldung“ vor Unterrichtsbeginn

Der Prozess der Krankmeldung gliedert sich in folgende Schritte:

• Verständigung der Schule:

oder

o oder

o

(später)

• Kontrolle der Anwesenheit der Schüler im Unterricht

Screenshots zur Veranschaulichung des Prozesses der digitalen Krankmeldung

Erkrankung des Schülers vor Unterrichtsbeginn

Verständigung der Schule durch die Eltern über das Portal für

Elternkommunikation (personalisierter Login, Passwort)

telefonische Verständigung der Schule durch die Eltern

Dokumentation der mdl. Krankmeldung durch das Sekretariat

in digitaler Klassenliste

Versand einer schriftlichen

Mitteilung durch die Eltern über das

Portal für Elternkommunikation

schriftliche Mitteilung der Eltern in Papierform

Versand einer Eingangsbestätigung durch das Sekretariat an die Eltern

über das Portal für Elternkommunikation

(personalisierter Login, Passwort)

Versand einer Eingangsbestätigung durch das Sekretariat an die Eltern

über das Portal für Elternkommunikation

(personalisierter Login, Passwort)

Dokumentation der Erkrankung und Entschuldigung des Schülers in der digitalen Klassenliste

Überprüfung der digitalen Klassenlisten zu Beginn des Unterrichts durch die Lehrkraft

• ggf. Meldung fehlender, nicht entschuldigter Schüler an das Sekretariat • ggf. Dokumentation von Verspätungen durch die Lehrkraft

Klärung der Abwesenheit des Schülers durch telefonische Nachfrage des Sekretariats bei den Eltern bzw. ggf. digitale Mitteilung über das Portal für Elternkommunikation

Dokumentation der Erkrankung und Entschuldigung des Schülers in der digitalen Klassenliste durch das Sekretariat

• Eingabemaske für Eltern innerhalb des Elternportals

• Ansicht für die Lehrkraft im digitalen Klassentagebuch

Schüler

Schüler

Schüler

Schüler

Schüler

Schüler

Schüler

Schüler

Prozess Beurlaubung“ vom Unterricht

Der Prozess der „Beurlaubung“ vom Unterricht gliedert sich in folgende Schritte:

• Eltern:

Screenshot zur Veranschaulichung des Prozesses der digitalen „Befreiung“ bzw. „Beurlaubung“

digitale Beantragung der Beurlaubung über das passwortgeschützte Portal bei der Schulleitung durch die Eltern

Genehmigung bzw. Ablehnung der Beurlaubung durch digitale Mitteilung an die Eltern über das Portal für die Elternkommunikation und Dokumentation der Genehmigung bzw.

Ablehnung in der digitalen Klassenliste

Information an Lehrkraft anhand der digitalen Klassenlisten

• Ansicht für Klassenlehrer bzw. Schulleitung

Screenshot zur Veranschaulichung der Kommunikation mit den Eltern

• Elternsicht auf die Absenzen ihres Kindes

Schüler

Schüler