Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 1

Datasoft Yazılım “e-Fatura” Uygulaması

Kılavuzu

“e-Fatura” Konusunda Bilgi Notu:

a. Ticari program kullanıcıları, e-fatura kullanmak için kullandıkları ticari

programın onaylı olması gibi bir kural mevcut değildir.

b. Ticari programların, e-fatura kullanıcılarına düzenlenen faturaları, XML veya

UBL-TR standardında oluşturarak, müşterinin çalıştığı Özel Entegratör veya GIB e-fatura portalına yüklemeleri (manuel) yeterlidir.

c. Zorunlu veya isteğe bağlı e-Fatura kullanıcıları, sadece elektronik fatura

kullanıcı olan mükelleflere “e-Fatura” düzenleyebilir. d. “e-Fatura” kullanıcısı olan bir tüzel (firma) veya gerçek kişi, e-Fatura kullanıcısı

olmayanlara basılı fatura düzenlemeye devam eder.

e. “e-Fatura” kullanıcıları, diğer e-fatura kullanıcılarından kendilerine düzenlenen

faturaları da e-fatura olarak almak zorundadır. f. Elektronik Faturaların seri ve sıra numarası her mükellef için yılın ilk günü

GIB(3 Hane Seri Numarası)2014(4 Hane YIL)000000001(9 Hane Sıra Numarası)

olarak başlar ve müteselsil olarak devam eder. Örnek: DST2014000000001.

a. Firma e-Faturalarına seri numarası vermemiş ise, firmanın e-Fatura seri numarası GIB ile başlar.

g. Elektronik fatura düzenlenme zorunluluğu 01 Ocak 2014 günü başlar. (Portal

kullanıcıları için zorunluluk 01 Eylül 2013 günüdür.)

h. E-Fatura kullanıcıları, e-Fatura verilerini elektronik olarak arşivlemek zorundadır.

i. E-Fatura kullanıcıları dilerlerse; e-Arşiv onayı almış firmalar ile anlaşarak

kâğıt ortamında düzenledikleri faturaların kendilerinde kalan suretinden

vazgeçip bu sureti elektronik olarak saklayabilir. E-Fatura kullanıcıları 2014 yılı içerisinde (2014 Yılının herhangi bir ayında) e-defter uygulamasına geçmek

zorundadır.

Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 2

Datasoft Yazılım “e-Fatura” uygulaması: Klasik Ticari Set Programında Ön Şart: Kullanıcılarımızdan Ticari Set-01, Ticari Set-02, Ticari Set-03, Ticari Set-04, Müşavir Set-03 lisansına sahip olanlar; Seri_2014’e Abone olmak ve Datasoft e-Fatura Modülünü satın almak koşulu ile Datasoft e-Fatura uygulamasından yararlanabilirler.

1. Datasoft Seri_2014 Kurulumu DSOFT70 dizinine yapılır. 2. Seri 2013 Programının çalıştığı dizindeki DATATS13 dizini kopyalanarak

DSOFT70 dizinine yapıştırılır.

3. Datasoft Programında (Seri 2014) giriş yapılırken aktarma programı otomatik

çalışacaktır. 4. Datasoft Aktarma Programı Klasik Ticari Set verilerini, (Stok-Cari-Fatura/Çek-

Senet, Muhasebe )Datasoft Windows verisine otomatik olarak aktaracaktır.

Ayrıca Muhasebe programına ait verilerde klasik muhasebe verisi olarak (belge

numaraları 16 hane) aktarılır. 5. Aktarma işlemi tamamlandıktan sonra Datasoft Programına giriş yapılır. 6. Stok-Cari-Fatura-Çek-Senet Programına girilir.

Firma verilerinde Yapılacak Đşlemler:

1. Firma Parametreleri seçilir. Đşyeri Parametreleri sekmesinde; a. Firma e-Fatura

kullanıcısı ise ilgili alan seçimi işaretlenir.

b. Firmanın MERSĐS

(Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) Numarası

girilir. c. Firmanın Merkezinin

bulunduğu il Firma Merkezi alanına yazılır

2. Adres Bilgileri Sekmesinde; a. Đl, Đlçe, Mahalle, Cadde,

Sokak Dış Kapı ve Đç Kapı numaraları ile

Posta Kodu

alanlarındaki eksik

bilgiler tamamlanır. b. Telefon numaraları

tanımlanıp Telefon

numarasının hangi

bölüme ait olduğu seçilir.

c. Firma e-posta adresi ve web adresi tanımlanır.

Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 3

3. Firma Parametreleri Sekmesinde, e-Fatura Parametreleri sekmesi seçilir. a. Firma düzenleyeceği e-

Faturalar için 3

karakterden oluşan bir

seri numarasını e-Fatura

seri alanına girer. b. E-Faturaları kendi mali

Mühürü ile mi yoksa

Entegratörün Mali

Mühürü ile mi imzalayacağını belirler.

c. Mali Mühür Kart cinsini

Akis olarak seçer. d. Kart Şifresi alanına kartın

şifresini girer. e. Entegratör Kodu:

i. Datasoft e-Fatura Uygulaması, Datasoft e-Fatura modülü

tarafından üretilen elektronik faturaları sadece birlikte çalıştığımız Đzibiz Özel Entegratör firmasına göndermektedir.

1. Müşterimiz Đzibiz ile Entegratör sözleşmesi yapmış ise Đzibiz’

deki kullanıcı adını ve şifresini ilgili alanlara yazar. ii. Farklı Entegratör ile sözleşme yapmış olan Datasoft

kullanıcılarımızın e-Fatura modülünden ürettikleri elektronik

faturalarını (UBL-TR), anlaşma yaptıkları Entegratör firması, bu

verileri nasıl alacağını kendisi belirleyecektir. 4. Stok Kartları bölümüne girilir.

a. E-Fatura Birim tanımlama butonuna basılır. b. Kartlardan birim tara

butonuna basılır. Stok

kartlarında kullanılan, kullanıcı tarafından

tanımlanmış birimler ve

kaç stok kartında

kullanıldığı ekrana getirilir.

c. Stok kartlarında

kullanılan birimlerden aynı birim için değişik tanımlar yapılmış ise (Ad, AD, ad vb. gibi) Stok

birim değiştir butonuna basılarak açılan pencerede, değiştirilecek

biriminin karşısına yeni birim yazılır ve kaydet butonuna basılarak

değişiklikler yapılır. d. Stoklarda kullanılan birimlerin e-Fatura Birim Kodları seçimi yapılarak

eşleştirilir. Đşlem tamamlandığında Kaydet butonuna basılarak

değişiklikler kaydedilir.

Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 4

5. Cari Kartlar bölümüne girilir.

a. E-Fatura Kullanıcısı olan cari kart seçim yapılarak Gör-Değiştir butonuna basılır.

b. e-Fatura kullanıcısı TIK’ ı

işaretlenir ve e-Fatura

senaryosu seçimi yapılır. c. Hukuki Yapı, Vergi

Dairesi, VKN (Vergi

Kimlik Numarası) ve

TCKN (T.C. Kimlik numarası) alanlarına

gerçek değerler girilir.

6. Adres Bilgileri sekmesine girilir.

a. Firmanın açık adresi ilgili alanlara yazılır. Adreste

Mahalle, Đlçe, Đl, Posta

Kodu, Ülke alanı zorunlu

alanlardır. b. Firmanın iletişim bilgileri

girilir.

c. Kaydet butonuna

basılarak Cari Kartta yapılan değişiklikler

kaydedilir.

7. Bilgi Notu: Đlk aktarım sonrasında GIB e-Fatura kullanıcı olan firmaların

(Tüzel/Gerçek) Entegratör üzerinden taraması yapılarak, tanımlı cari kartların VKN/TCKN ile karşılaştırılıp eşleşen cariler için e-Fatura kullanıcısı seçeneği

program tarafından otomatik işaretlenecektir.

8. Satış Đşlemleri Bölümüne girilir. a. Daha önce düzenlenmiş satış faturaları tarih sırasında ekrana gelecektir.

i. Yeni: Yeni bir

belge girişi yapılır.

ii. Gör-Değiştir: Daha önce

düzenlenmiş

belgenin

incelenmesini ve/veya

değiştirilmesini

sağlar. Seçilen

belge üzerinde çift tık yaparak ta belge değişiklik işlemine ulaşılır. iii. Tanım: Belgelerin gösterildiği grid kolonlarının tanımlanmasını

sağlar.

iv. Klasik Belge: Satış Belgelerinin önceden olduğu gibi klasik

ekranda girişine olanak sağlar.

Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 5

b. Yeni bir Satış Faturası Girişi:

c. Yeni butonuna basılır.

d. Cari Kodu satırının

sağındaki (...) butonuna basılarak açılan pencereden

satış faturası

düzenlenecek cari

kart bulunarak seçilir. (Çift Tık)

e. Seçim yapılan Cari

Kart e-Fatura kullanıcısı olarak işaretlenmiş ise belge

numarası 16 hane e-

Fatura serisine

uygun olarak ekrana gelecektir. Ayrıca e-

Fatura için program

tarafından ETTN

(Elektronik Tekil Tanım Numarası)

üretilecektir.

f. Fatura ekranının sağ

üst köşesinde renkli bir kare içerisinde “e” figürü oluşarak kullanıcıya düzenlediği belgenin e-Fatura olduğu görsel olarak bildirilir.

g. Stok Kodu kolonunda F1 fonksiyon tuşuna basılarak açılan pencereden

stokla seçimleri yapılır. Miktar, fiyat, satır ıskontosu girilerek fatura satırı tamamlanır. Bu şekilde faturalanacak stoklar tamamlandığında

ESC tuşuna basılara Fatura alt menüsüne ulaşılır.

h. Alıcısı –Fatura

kullanıcısı olanlar için düzenlenen elektronik

belgelerin yazdırılması

engellenmiştir. Bu

belgeler e-Fatura Kaydet butonuna

basılarak programın

belirlediği formatta ve

programın belirlediği klasöre UBL-TR olarak

kaydedilir.

Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 6

9. UBL-TR formatında oluşturulan

e-Faturalar; Programın çalıştığı dizin içerisinde, �eFaturalar,

�2013_eFatura, �VNK/TCKN

numarası,

�ALIS �ALIS_APP_RESPONSe

�ARSIV_ALIS

�ARSIV_SATIS

�SATIS dizinine kaydedilir.

10. Belgelere kaydedilirken, belge

adlarında belgenin numarası gösterilir.

11. Her bir UBL-TR formatında üretilen satış faturası için bir tane XML uzantılı dosya, bir tane XSLT uzantılı dosya ve bir tanede bu iki dosyanın paketlendiği

ZIP dosyası oluşmaktadır.

Telefon: 444-3282, Destek: +90 (216) 340-8300 Faks: +90 (216) 325-5664 Sayfa 7

Program tarafından oluşturulan e-Faturaların Đzibiz Özel Entegratör sayfasına gönderilmesi: Açıklama: Datasoft Ticari Set Programı içerisindeki e-Fatura modülü, e-Fatura kullanıcısı

listesine kayıtlı olanlara düzenlenecek faturaların UBL-TR formatında e-Fatura XML dosyasının oluşturulmasını sağlamaktadır. Oluşan bu fatura dosyalarının farklı

Entegratör firmalarına aktarılması, Özel Entegratör firmasının yöntem ve tercihine

ve/veya üretmiş olduğu çözüme bağlıdır.

Datasoft e-Fatura Uygulama yazılımı, Datasoft e-Fatura modülü aracılığı ile üretilmiş olan UBL-TR belgelerin Đzibiz Entegratör firmasının müşteri sayfasına otomatik

aktarılmasını ve bu sayfaya gelen alış faturalarının otomatik indirilmesini

sağlamaktadır.

Datasoft e-Fatura uygulama yazılımı ayrıca, Datasoft e-Fatura modülü aracılığı ile üretilmiş satış faturalarının, müşteri mali mühürü ile mühürlenmesini, PDF olarak

gösterilmesini, indirilmiş alış elektronik faturaların incelenmesine imkan

sağlamaktadır.

Datasoft e-Fatura Uygulamasının kullanım kılavuzu ve Đzibiz müşteri sayfasına veri

aktarımı kılavuzu ayrıca yayınlanacaktır.