cur sode excel 2007

Curso de Excel 2007

ndice detallado Unidad 1. Introduccin. Elementos de Excel2007 Iniciar Excel2007 La pantalla inicial Las barras Ayuda Qu es y para qu sirve Excel2007? Compaginar dos sesiones Unidad 2. Empezando a trabajar con Excel Movimiento rpido en la hoja Movimiento rpido en el libro Introducir datos Modificar datos Tipos de datos Errores en los datos Conceptos bsicos de Excel Tipos de datos de Excel Las frmulas Unidad 3. Operaciones con archivos Guardar un libro de trabajo Cerrar un libro de trabajo Empezar un nuevo libro de trabajo Abrir un libro de trabajo ya existente Botones del cuadro de dilogo Guardar Crear automticamente copias de seguridad Proteger libros de trabajo Cerrar todos los libros abiertos Usar plantillas Crear plantillas Abrir varios libros de trabajo a la vez Abrir libros de trabajo de slo lectura Botones del cuadro de dilogo nuevo

Unidad 4. Frmulas y funciones Introducir frmulas y funciones Insertar funcin con el asistente Funciones de fecha y hora Funciones de texto Funciones de bsqueda Funciones financieras Otras funciones Operadores ms utilizados Precedencia de los operadores Referencias y nombres Pack de herramientas de anlisis

Unidad 5. Manipulando celdas Seleccin de celdas Aadir a una seleccin Ampliar o reducir una seleccin Copiar celdas utilizando el portapapeles Copiar celdas utilizando el ratn Copiar en celdas adyacentes Pegado especial Mover celdas utilizando el portapapeles Mover celdas utilizando el ratn Borrar celdas Seleccionar celdas con el teclado Seleccionar varias hojas de clculo Autorelleno Unidad 6. Formato de celdas Fuente Alineacin Bordes Rellenos Nmeros Proteccin de celdas Unidad 7. Cambios de estructura Alto de fila Autoajustar Ancho de columna Autoajustar a la

seleccin Ancho estndar de columna Cambiar nombre de la hoja Ocultar hojas Mostrar hojas ocultas Cambiar el color a las etiquetas de hoja Ocultacin de filas Ocultacin de columnas Unidad 8. Insertar y eliminar elementos Insertar filas en una hoja Insertar columnas en una hoja Insertar celdas en una hoja Insertar hojas en un libro de trabajo Eliminar filas y columnas de una hoja Eliminar celdas de una hoja Eliminar hojas de un libro de trabajo Mover una hoja de clculo Copiar una hoja de clculo Unidad 9. Correccin de la ortografa Configurar la autocorreccin Verificacin de la ortografa Crear un nuevo diccionario Agregar al diccionario Unidad 10. resin Vista preliminar Configurar pgina Imprimir Encabezado y pie de pgina Unidad 11. Grficos Introduccin Crear grficos Aadir una serie de datos Modificar caractersticas del grfico Modificar el tamao Modificar la posicin

Crear tipos personalizados Unidad 12. Imgenes Introduccin Insertar imgenes prediseadas. Insertar imgenes desde archivo. Manipular imgenes. Insertar autoformas y dibujos. Modificar dibujos. Insertar WordArt. La Galera multimedia Unidad 13. Esquemas y vistas Introduccin Creacin automtica de esquemas Creacin manual de esquemas Borrar y ocultar un esquema Ver una hoja en varias ventanas Dividir una hoja en paneles Inmovilizar paneles Unidad 14. Importar datos en Excel Introduccin Utilizar el asistente para importar texto La seccin Conexiones Importar datos de Word a Excel y viceversa Importar datos de Access Importar de una pgina Web Importar de otros programas Cmo funciona el Portapapeles

Unidad 1 5. Tablas de datos

Introduccin Crear una tabla de datos Modificar datos de una tabla Modificar estructura de la tabla Estilo de la tabla Ordenar una tabla Filtrar una tabla Funciones de base de datos Crear un resumen de datos Criterios de filtrado Funciones de base de datos

Unidad 1 6. Tablas dinmicas

Crear una tabla dinmica Aplicar filtros Obtener promedios Grficos dinmicosUnidad 1 7. Caractersticas avanzadas de Excel

Formas de cambiar un formato Definir formatos personalizados El formato condicional La validacin de datos Enlazar y consolidar hojas Excel e Internet Localizar y depurar erroresUnidad 1 8. Macros

Introduccin Crear una macro automticamente Ejecutar una macro Crear una macro manualmente Guardar un archivo con Macros Programacin bsica El entorno del editor Visual Basic

Unidad 1. Introduccin. Elementos de ExcelExcel es un programa del tipo Hoja de Clculo que permite realizar operaciones con nmeros organizados en una cuadrcula.

Iniciar Excel 2007Vamos a ver las dos formas bsicas de iniciar Excel 2007. D esde el botn Inici o situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botn In ic iose despliega un men; al colocar el cursor sobre Todos los prog ram as aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratn sobre la carpeta con el nombre M icro soft Officey haz clic sobre M ic ro soft Ex c e,l y se iniciar el programa.

Desde el icono de E x ce

de l l escritorio.

Cerrar Excel 2007Para cerra r Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones: Hacer clic en el botn cerrar la ventana de Excel. Tambin puedes pulsar la combinacin de teclas ALT+F4 , con esta combinacin de teclas cerrars la ventana que tengas activa en ese momento. Hacer clic sobre el men Botn Offic e y elegir la opcin Salir. , este botn se encuentra situado en la parte superior derecha de

La pantalla inicialAl iniciar Excel aparece una p a n ta ll a in ic ia l como sta, con sus componentes fundamentales, as conoceremos los nom bresde los d ifere nte s e le m e n to s y ser ms fcil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuacin puede no coincidir exactamente con la que ves en tu computador, ya que cada usuario puede decidir qu elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos ms adelante.

Las BarrasLa barra de ttulo

Contiene el nom bre del docum ent o sobre el que se est traba jand o en ese momento . Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional Libro1 , hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el extremo de la derecha estn los botones para m in im iza r resta u ra r y c e rra r . ,

La barra de acceos rpido

La barra de acceso rpido contiene las operaciones ms habituales de Excel como Guardar Deshacer o Rehacer .

,

Esta barra puede personalizarse para aadir todos los botones que quieras. Para ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona P ersona liza r Banda de opcione sde acceos rpido.

Se abrir un cuadro de dilogo desde donde podrs aadir acciones que iremos viendo a lo largo del curso:

La Banda de Opciones

La Banda de opcione s

contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestaas. Al hacer clic

en Inse rta r , por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la insercin de los diferentes elementos que se pueden crear en Excel. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos mens. Pero las ms habituales podramos aadirlas a la barra de acesso rpido como hemos visto en el punto anterior. En algunos momentos algunas opciones no estarn disponibles, las reconocers porque tienen un color atenuado. Las pestaas que forman la banda pueden ir cambiando segn el momento en que te encuentres cuando trabajes con Excel. Est diseada para mostrar solamente aquellas opciones que te sern tiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecern pequeos recuadros junto a las pestaas y opciones indicando la tecla (o conjunto de teclas) que debers pulsar para acceder a esa opcin sin la necesidad del ratn.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran semitransparentes. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestaas, la barra se minimizar para ocupar menos espacio. De esta forma slo muestra el nombre de las pestaas y las opciones quedarn ocultas. Las opciones volvern a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaa.

El Botn Office

Haciendo clic en el botn de Officeque se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrs desplegar un men desde donde podrs ver las acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar , Im primri o crear uno Nuevo. A este men tambin puedes accerder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opcion e .s Este men contiene tres tipos bsicos de elementos: Comando s inm ediato s. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opcin Guardarpara guardar el documento actual. O tambin, al hacer clic en la opcin puede aparecer un cuadro de dilogo donde nos pedir ms informacin sobre la accin a realizar como la opcin Abrir. Opcin con otro men dpelse ga b le . Se reconocen porque tienen un tringulo a la derecha. Colocando el ratn en ese tringulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opcin Adm ini star para acceder a las opciones de administracin de la base de datos. La barra de frmulas

Nos m u e stra el contenid o de la celda activ a, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variar ligeramente, pero esto lo estudiaremos ms adelante.

La barra de etiquetas

Permite m overnospor lasd istintasho jasdel libro de trabajo.

Las barra s de depsla za m ie n to

Permiten m overno s a lo largo y ancho de la hoja de forma rpida y sencilla, simplemente hay que desplazar la barra arrastrndola con el ratn, o hacer clic en los tringulos.

La AyudaTenemos varios mtodos para obtener Ayuda con Excel. Un mtodo consiste en utilizar la Banda de opciones haciendo clic en el interrogante:

Otro mtodo consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecer la ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Unidad 2. Empezando a trabajar con ExcelVeremos cmo introduci r y m odificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, as como manejar las distintas t c n ic a s de m ovim ientodentro de un libro de trabajo para la creacin de hojas de clculo.

Movimiento rpido en la hojaTan solo una peque a parte de la hoja veisible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayora de las veces, ocupar mayor nmero de celdas que las visibles en el rea de la pantalla y es ne ce sa rio m over se por el documento rpidamente. Cuando no est abierto ningn men, las tecla s a c tiva s para poder depsla za r se a tra v sde la son: h o ja

MOVIMIENTO Celda Abajo Celda Arriba Celda Derecha Celda Izquierda Pantalla Abajo Pantalla Arriba Celda A1 Primera celda de la columna activa ltima celda de la columna activa Primera celda de la fila activa ltima celda de la fila activa

TECLADO FLECHA ABAJO FLECHA ARRIBA FLECHA DERECHA FLECHA IZQUIERDA AVPAG REPAG CTRL+INICIO FIN FIN FIN FIN FLECHA ARRIBA FLECHA ABAJO FLECHA IZQUIERDA o INICIO FLECHA DERECHA

Otra formarpida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de texto a la izquierda de la barra de frmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 debers escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO. Aunque siempre puedes utilizar el ratn, movindote con las barra s de depslazam ie nt o para visualizar la celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre sta.

Si quieres practicar estas operaciones puedes realizar este Desplazamiento en la hoja de calculo.

Movimiento rpido en el libroDentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de clculo. Por defecto aparecen 3 hojas de clculo aunque el nmero podra cambiarse. En este apartado trataremos los distintos m todospara m o verno sp or lasd istintas h o jas d el libro d e trabajo. Empezaremos por utilizar la barra de e tiq u ea t. s

Observars como en nuestro caso tenemos 3 hojas de clculo, siendo la hoja a ctiv a, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1. Haciendo clic sobre cualquier pestaa cambiar de hoja, es decir, si haces clic sobre la pestaa Hoja3 pasars a trabajar con dicha hoja.

Si el nmero de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas: Para visualizar a partir de la Hoja1. Para visualizar la hoja a nterior a las que estamos visualizando. Para visualizar la hoja sig u ien e t a las que estamos visualizando. Para visualizar las ltim a s hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastar con hacer clic sobre la etiqueta de sta. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrn ningn efecto. de tec la s para realizar desplazamientos dentro del libro de Tambin se pueden utilizar com binaciones trabajo, como pueden ser: MOVIMIENTO Hoja Siguiente Hoja Anterior TECLADO CTRL+AVPAG CTRL+REPAG

En caso de tener alguna duda sobre los distintos mtodos de movimiento dentro de un libro de trabajo, sera aconsejable realizar el Desplazamiento en el libro de trabajo.

Introducir datosEn cada una de las celdas de la hoja, es posible introduci r texto s, n m e ro so frm ula s. En todos los casos, los pasos a seguir sern los siguientes: Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir. Aparecern en dos lugares: en la celda activ a y en la Barra de Frm ula s, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres mtodos que te explicamos a continuacin: INTRO: Se valid a el va lor introducido en la celda y adems la c e ld a a c tiv a p asa a ser la que se en cuentr a justo por de baj o.

TECLA S DE MOVIMIENT O: Se valid a el valor introducido en la celda y adems la celda a c tiv a cam b ia r dependiend o de la flecha pulsada , es decir, si pulsamos FLECH A DERECH A ser la celda contigua hacia la derecha. CUADR O DE ACEPTACI :NEs el botn de la barra de frm ul a,sal hacer clic sobre l se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda ac tiv a esg u ir siendo la mims a . Si antes de introducir la informacin cambias de opinin y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn C a n ce la r de la ba rra de frm ula s. As no se introducen los datos y la celda seguir con el valor que tena. Si hemos introducido mal una frmula posiblemente nos aparezca un recuadro dndonos informacin sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la correccin o no. Otras veces la frmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecer algo raro en la celda, comprobar la frmula en la barra de frmulas para encontrar el error.

Modificar datosSe puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se est escribiendo o ms tarde, despus de la introduccin. Si an no se ha validad o la introducci n de datyosse comete algn error, se puede modificar utilizando la tecla Retroce so del teclado para borrar el carcter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder ste una posicin. No se pu ede utilizar la tecla FLECH A IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos. Si ya se ha va lid a d ola e n tra d a de d a toys se desea modificar, Seleccionaremos la c e ld a

adecuad a, despus activaremos la Barra de Frmula spulsand o la tecla F2 o iremos directamente a la barra de frmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar. La B arra de Estado cambiar de Listo a Modificar. En la Barra de Frmula saparecer el punto de inesrcin o cursor al final de la misma, ahora es cuando podemos modificar la informacin. Despus de teclear la modificacin pulsaremos INTR O o haremos clic sobre el botn Aceptar. Si despus de haber modificado la informacin se cambia de opinin y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, slo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botn Cancela rde la barra de frmulas. As no se introducen los datos y la celda muestra la informacin que ya tena. Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el nuevo valor directamente sobre sta.

Tipos de datosEn una Hoja de Clculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son: VALORE S CONSTANTE S, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un nmero, una fecha u hora, o un texto.

FRMULAS , es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Es una tcnica bsica para el anlisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de clculo como +, -, x, /, Sen, Cos, etc... En una frmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La frmula se escribe en la barra de frmulas y debe e m p e za r siem p r e por el igsno =.

Errores en los datosCuando introducimos una frmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error . Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no. Cuando nos avisa del error, el cuadro de dilogo que aparece tendr el aspecto que ves a la derecha: Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botn S o rechazar utilizando el botn No.

Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un smbolo en la esquina superior izquierda tal como esto: . que nos permitir saber ms sobre el error.

Al hacer clic sobre el smbolo aparecer un cuadro como

Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrar un cuadro u otro, siendo el ms frecuente el que aparece a continuacin: Este cuadro nos dice que la frmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la frmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las dems frmulas adyacente (por ejemplo, sta sea una resta y todas las dems sumas). Si no sabemos qu hacer, disponemos de la opcin Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la frmula para saber si hay que modificarla o no podramos utilizar la opcin M odific a r en la barra de frmu.las

Si la frmula es correcta, se utilizar la opcin Om itir errorpara que desaparezca el smbolo de la esquina de la celda.

Puede que al introducir la frmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXT O , siendo TEXT O un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

#### # se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa. #NUM ! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos. #DIV/0 ! cuando se divide un nmero por cero. #NOMBRE ? cuando Excel no reconoce el texto de la frmula. #N/A cuando un valor no est disponible para una funcin o frmula. #REF! se produce cuando una referencia de celda no es vlida. #NUM ! cuando se escriben valores numricos no vlidos en una frmula o funcin. #NULO ! cuando se especifica una interseccin de dos reas que no se intersectan. Tambin en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendr adems un smbolo en la esquina superior izquierda tal como: . Este smbolo se utilizar como hemos visto antes.

Para practicar todo lo explicado en este tema puedes seguir el Ejercicio Introduccin de datos.

Ejercicios de la Unidad 2.

Prueba evaluativa terica de la Unidad 2.

Unidad 3. Operaciones con archivosVamos a ver las operaciones referentes a archivos como abrir, nuevo, guardar , gu arda r como y c e rra r para poder manejarlas sin problemas a la hora de trabajar con libros de trabajo de Excel.

Guardar un libro de trabajoCuando empezamos a crear un libro de trabajo y queremos poder recuperarlo en otra ocasin para modificarlo, imprimirlo, en fin, realizar cualquier operacin posterior sobre ste, tendremos que alm a ce n a rlo en algun a unidad de disco, esta operacin se denomina Guardar . Tambin cuando tengamos un libro ya guardado y lo modifiquemos, para que los cambios permanezcan deberemos guardar el libro antes de cerrar.

Para almacenar un libro de trabajo, podemos utilizar varios mtodos. Un mtodoconsiste en a lm a c ena r el a rc hiv o aigsnndol e un nom br e: Haz clic el Botn Office y elige la opcin G uarda r como... Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

Si el fichero ya exista, es decir ya tena un nombre, aparecer en el recuadro Nom br e de archiv o su antiguo nombre, si pulsas el botn Guardar , sin indicarle una nueva ruta de archivo, modificaremos el documento sobre el cual estamos trabajando. Por el contrario si quieres crear otro nuevo documento con las modificaciones que has realizado, sin cambiar el documento original tendrs que seguir estos pasos: En el recuadro Guarda r enhaz clic sobre la flecha de la derecha para selecciona r la unidad donde vaas graba r tu trabajo. Observa como en el recuadro inferior aparecen las distintas subcarpetas de la unidad seleccionada. Haz doble clic sobre la carpeta donde guardars el archivo. En el recuadro Nom bre de archiv o, escribe el nombre que quieres ponerle a tu archivo. y por ltimo haz clic sobre el botn Guardar.

Otro m todo consiste en a lm a ce na r el archiv o con el mismo nom bre que tena antes de la modificacin. Para ello: Selecciona la opcin Guardardel Botn Offic e.

O bien, haz clic sobre el botn Guardar de la B arra de A cc eos nombre que tena. Tambin puedes utilizar la combinacin de teclas Ctrl +G. Rpid o, se guardar con el mismo

Si el archivo era nuevo, aparecer el cuadro de dilogo G uarda r c o m o .. . que nos permitir darle nombre y elegir la ruta donde lo vamos a guardar.

Cerrar un libro de trabajoUna vez hayamos terminado de trabajar con un archivo, convendr salir de l para no estar utilizando memoria intilmente. La operacin de salir de un docum ent orecibe el nombre de Cierr e del documento. Se puede cerrar un documento de varias formas. Una de ellas consiste en utilizar el Botn Office Selecciona el Botn Office y elige la opcin Cerrar.

En caso de detectar un archivo al cual se le ha realizado una modificacin no almacenada, Excel nos avisar de ello mostrndonos el siguiente cuadro de dilogo:

Haz clic sobre el botn: C anc ela r para no cerra r el docum en t .o No para salir del documento sin a lm a c e n r a las m odificaciones re a liza d a desde la ltima vez que guardamos. S para alm acen a r el do cum ent oantes de salir de l. En este ltimo caso, si el archivo no tuviese an ningn nombre, aparecer el cuadro de dilogo Guardarcomo para poder asignarle un nombre, en caso contrario, se almacenar con el nombre que tena. Otra forma consiste en utilizar el botn Cerrar de ttulo que cerrara el programa Excel. de la barra de men, cuidado no el de la barra

Empezar un nuevo libro de trabajoCuando entramos en Excel automticamente se inicia un libro de trabajo vaco, pero supongamos que queremos c re a r otro libro nuev,ola operacin se denomina Nuevo. Para empezar a crear un nuevo libro de trabajo, seguir los siguientes pasos: Selecciona el Botn Office y elige la opcin Nuevo.

O bien utilizar la combinacin de teclas CTRL+U.

En el cuadro que aparecer deberas seleccionar Libro en bla nc oy hacer clic en A cepta r

.

Abrir un libro de trabajo ya existenteSi queremos re c up e ra r algn libro de trab a jyoa guardado, la operacin se denomina Abrir.

Para abrir un archivo ya existente selecciona la opcin Abrir del Botn Office.

Aparecer el cuadro de dilogo que vemos en la siguiente pgina...

Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Buscar en. Se desplegar una lista con las unidades disponibles del ordenador.

Elige la unidad deseada, haciendo clic sobre sta. En el recuadro inferior, aparecern las distintas carpetas de la unidad elegida. Haz doble clic sobre la carpeta donde se encuentra el archivo a recuperar. Al abrir una carpeta, sta se sita en el recuadro superior Buscar en , y ahora en el recuadro inferior aparecer toda la informacin de dicha carpeta. Haz clic sobre el archivo deseado. y despus sobre el botn Abrir. N ota : En el entorno de W indow s V ista, este dalogo no es igual, aunque las opciones son prcticamente las mismas. Otra forma disponible tambin para abrir un documento, consiste en utiliza r una litsa de documento abierto s anteriormente. Selecciona el men Botn Offic e.

A la derecha de la ventana del men, Excel presenta una lista con los ltimos documentos abiertos.

Haz clic sobre el documento deseado. El primer documento de la lista es el ltimo que se abri. Si quieres que un documento se muestre siempre en la lista de Docum ento s re c ien te shaz clic sobre el icono que se encuentra a su derecha que lo fijar en la lista hasta que lo vuelvas a desactivar.

Puedes practicar los distintos mtodos explicados en el tema en Operaciones con archivos.



Unidad 4. Frmulas y FuncionesVamos a profundizar en el m anej o de funcione s ya definidas por Excel 2007 para agilizar la creacin de hojas de clculo, estudiand o la sintaxi s de stas as como el uso del asiste n te p a ra funcione s, herramienta muy til cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de stas.

Introducir Frmulas y FuncionesUna funci n es una f rm ul a predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que oper a con uno o m s valores y d e vu e lv e un resultad o que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sin ta xi s de cualquier funcin es: nombre_funcin(argumento1;argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: - Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis.

- Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA(A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos id e n tific a un rango de celd,aass A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a:

=A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA(A1:B4)/SUMA(C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, pre c e d id a siempre del signo =.

Insertar una funcin con el asistenteUna funcin como cualquier dato se puede ecsrib ir dire ctam e n et en la celdsai conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asiste n tepara utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. Hacer clic en la pestaa Frmulas. r funcin. Elegir la opcin Inserta

O bien, hacer clic sobre el botn

de la barra de

frmulas. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Inserta r funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que n ecietasm os esc rib ie n d o una breve decsripci n de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de lista S e le c c io nr a una funcin : las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O selec cio na r una categ ora :, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista S ele cc io na r una funcin : hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcinpara obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar.

Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumento s de funci n, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nm ero 1 hay que indicar el prim e r argum ent o que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin se le c c io n r a el rango de c e ld aos la celda deasd a s

como prim er argum ent o(para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTR O para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero 2 habr que indicar cul ser el segundo argum ent o. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. s una fila en medio del rango de una funcin, Ex ce l e x p a n d e Si por algn motivo insert ra m o a u to m tic a m ee n tel rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA(A1:A4 ) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA(A1:A5). En la pestaa In ic ioo en la de Frm ula s encontrars el botn Autosuma realiza r la funci n SUMA de forma rapido. que nos permite

Con este botn tenemos acceso tambin a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botn. Al hacer clic sobre sta aparecer la lista desplegable de la derecha: Y podremos utilizar otra funcin que no sea la Suma, como puede ser Promedi o (calcula la media aritmtica), C uenta(cuenta valores), M x (obtiene el valor mximo) o Mn (obtiene el valor mnimo). Ademas de poder accesar al dilogo de funciones a travs de Ms Funciones...

U tiliza r Ex pre sion e s com o argum ento sde lasFunciones Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4))donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3 ) y (A2-A4 ) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado.

U tiliza r Funcione s com o argum ento sde l asFunciones Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =M AX(SUM A(A1:A4);B3 ) , esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA(A1:A4 ) y despus calcular el valor mximoentre el resultado de la suma y la celda B3.

Funciones de fecha y horaDe entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "nmer o de se rie". Pues bien, Excel llama nmero de serie al nmero de das transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el da 0/1/1900 y a partir de ah empieza a contar, en las funciones que tengan nm_de_serie como argumento, podremos poner un nmero o bien la referencia de una celda que contenga una fecha. Funcin AHORA() AO(nm_de_serie) DIA(nm_de_serie) Descripcin Devuelve la fecha y la hora actual Devuelve el ao en formato ao Devuelve el da del mes Ver d e t a lle

Calcula el nmero de das entre las dos DIAS 360(fecha_inicial;fecha_final;m todo) fechas DIASEM(nm_de_serie;tipo) FECHA(ao;mes;da) FECHANUMERO(texto_de_fecha) HORA(nm_de_serie) HORANUMERO(texto_de_fecha) HOY() MES(nm_de_serie) MINUTO(nm_de_serie) NSHORA(hora;minuto;segundo) SEGUNDO(nm_de_serie) Devuelve un nmero del 1 al 7 Devuelve la fecha en formato fecha Devuelve la fecha en formato de fecha Devuelve la hora como un nmero del 0 al 23 Convierte una hora de texto en un nmero Devuelve la fecha actual Devuelve el nmero del mes en el rango del 1 (enero) al 12 (diciembre) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59 Convierte horas, minutos y segundos dados como nmeros Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Funciones de Fecha y Hora.32

Funciones de textoUna hoja de clculo est pensada para manejarse dentro del mundo de los nmeros, pero Excel tambin tiene un conjunto de funciones especficas para la manipulacin de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel. Funcin CARACTER(nmero) CODIGO(texto) CONCATENAR(texto1;texto2;...;textoN) DECIMAL(nmero;decimales;no_separar_millares) DERECHA(texto;nm_de_caracteres) Descripcin Devuelve el carcter especficado por el nmero Devuelve el cdigo ASCII del primer caracter del texto Devuelve una cadena de caracteres con la unin Redondea un nmero pasado como parmetro Devuelve el nmero de caracteres especificados

Devuelve la posicin inicial ENCONTRAR(texto_bu scado;dentro_del_texto;nm _inicial) del texto buscado ESPACIOS(texto) EXTRAE(texto;posicion_inicial;nm_caracteres) HALLAR(texto_bu scado;dentro_del_texto;nm _inicial) IGUAL(texto1;texto2) IZQUIERDA(texto;nm_de_caracteres) LARGO(texto) LIMPIAR(texto) MAYUSC(texto) MINUSC(texto) MONEDA(nmero;nm_de_decimales) NOMPROPIO(texto) REEMPLAZAR(texto_original;num_inicial; nm_de_caracteres;texto_nuevo) REPETIR(texto;nm_de_veces) SUSTITUIR(texto;texto_original; texto_nuevo;nm_de_ocurrencia) T(valor) Devuelve el mismo texto pero sin espacios Devuelve los caracteres indicados de una cadena Encuentra una cadena dentro de un texto Devuelve un valor lgico (verdadero/falso) Devuelve el nmero de caracteres especificados Devuelve la longitud del texto Limpia el texto de caracteres no imprimibles Convierte a maysculas Convierte a minsculas Convierte a moneda Convierte a mayscula la primera letra del texto Reemplaza parte de una cadena de texto por otra Repite el texto Reemplaza el texto con texto nuevo Comprueba que el valor es texto

TEXTO(valor;formato) TEXTOBAHT(nmero) VALOR(texto)

Convierte un valor a texto Convierte un nmero a texto tailands (Baht) Convierte un texto a nmero

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Funciones De Texto.

Funciones de bsquedaEn una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las frmulas diseadas. Por eso existe una agrupacin de funciones especficas para realizar bsquedas de datos. Comprendamos qu es en s una bsqueda, cuando queremos encontrar alguna informacin de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una bsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto fsico, si buscamos el n de telfono de un restaurante, buscamos en la gua de telfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que s conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar bsquedas: Funcin AREAS(ref) Descripcin Devuelve el nmero de rangos de celdas contiguas Busca valores de un rango de una columna o una fila Busca en la primera fila de la tabla o matriz de valores Busca un valor en la primera columna de la izquierda Devuelve la posicin relativa de un elemento Devuelve el nmero de columna de una referencia Devuelve el nmero de columnas que componen la matriz DESREF(ref;filas;columnas;alto;ancho) DIRECCION(fila;columna;abs;a1;hoja) ELEGIR(num_indice;valor1;valor2;...) Devuelve una referencia a un rango Crea una referencia de celda en forma de texto Elige un valor o una Ver D e ta lle

BUSCAR(...) BUSCARH(valor_bu scado;m atriz_bu scar_en; indicador_filas;ordenado) BUSCARV(valor_bu scado;m atriz_bu scar_en; indicador_columnas;ordenado) COINCIDIR(valor_bu scado;matriz_bu scar_en; tipo_de_coincidencia) COLUMNA(ref)

COLUMNAS(matriz)

accion de una lista de aulaClic S.L. Todos los derechos reservados. www.aulaclic.es

valores34

4. Frmulas y funciones

FILA(ref) FILAS(matriz) HIPERvnculo(ubicacin_del_vnculo;nom bre_de scriptivo ) IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_dato s;ta b la s_dinm ica s; campo1;elemento1;campo2;elemento2...)

Devuelve el nmero de fila Devuelve el nmero de filas Crea un acceso directo a un documento Extrae datos almacenados en una tabla dinmica Devuelve el valor de una celda en la interseccin de una fila y una columna

INDICE(matriz;num_fila;num_columna)

INDIRECTO(ref;a1) TRANSPONER(matriz)

Devuelve una referencia especificada Intercambia las filas por las columnas en una matriz

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Funciones que buscan.

Funciones financieras.Excel es una de las herramientas ms potentes para trabajar con informacin y clculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones estn agrupadas en la categora de Fina nc iera s. Vamos a estudiar la amplia gama de funcione s financie ra sque nos ofrece Excel: Funcin Descripcin y Ejemplo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mtodo de depreciacin de saldo fijo DDB(co sto;valor_re sidual;vida;periodo;factor) Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, mediante el mtodo de depreciacin por doble disminucin de saldo Devuelve la depreciacin de un bien para un perodo especificado, incluyendo periodos parciales Calcula el inters pagado durante un perodo especfico de una inversin Ver D e ta lle

DB(co sto;valor_re sidual;vida;periodo;m s) e

DVS(co sto;valor_re sidual;vida;periodo_inicial; periodo_final;factor;sin_cambios) INT.PAGO.DIR(tasa;periodo;nper;va)

NPER(tasa;pago;va;vf;tipo)

Devuelve el nmero de pagos de una inversin

PAGO(tasa;nper;va;vf;tipo)

Devuelve el pago de un prstamo basado en pagos y tasas de inters constantes Devuelve el inters pagado por una inversin durante periodo determinado Devuelve el pago de un capital de una inversin determinada Devuelve la depreciacin por mtodo directo de un bien durante un perodo dado Devuelve la depreciacin por mtodo de anualidades de un bien durante un perodo especfico Devuelve la tasa de inters por periodo de un prstamo o una inversin Devuelve la tasa interna de retorno de una inversin para una serie de valores en efectivo Devuelve la tasa interna de retorno modificada Devuelve el valor actual de una inversin Devuelve el valor futuro de una inversin basada en pagos peridicos y constantes ms una tasa de inters constante Devuelve el valor neto actual de una inversin a partir de una tasa de descuentos y una serie de pagos futuros

PAGOINT(ta sa;periodo;nper;va;vf;tipo)

PAGOPRIN(tasa;periodo;nper;va;vf;tipo)

SLN(costo;valor_residual;vida)

SYD(co sto;valor_re sidual;vida;periodo

) TASA(nper;pago;va;vf;tipo;e stim a r)

T IR (valore s;estim a r)

TIR M (valore s;tasa_financ ia m iento;ta sa_reinver sin)

VA(tasa;nper;pago;vf;tipo)

V F(ta sa;nper;pago;vf;tipo)

VNA(ta sa;valor1;valor2;...)

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el Funciones financieras.

Otras funciones.Adems de las funciones anteriormente mencionadas, existe un gran abanico de funciones de diferentes categoras que nos pueden ser de gran utilidad. En este captulo veremos algunas de ellas clasificndolas por categoras. Funcin Funcione s m a te m tic sa y trigonomtricas ABS(nmero) ALEATORIO() Devuelve el valor absoluto de un nmero Devuelve un nmero entre 0 y 1 Descripcin Ver D e ta lle

COMBINAT(nmero;tamao) COS(nmero) ENTERO(nmero) EXP(nmero) FACT(nmero) NUMERO.ROMANO(nmero,forma) PI() POTENCIA(nmero;potencia) PRODUCTO(nmero1;nmero2;...) RAIZ(nmero) RESIDUO(nmero;nm_divisor) Funcione s esta d s tic a s MEDIA.ARM O(nmero1;nmero2;...) MAX(nmero1;nmero2;...) MIN(nmero1;nmero2;...) MEDIANA(nmero1;nmero2;...) MODA(nmero1;nmero2;...)

Devuelve el nmero de combinaciones para un nmero determinado de elementos Devuelve el coseno de un ngulo Redondea un nmero hasta el entero inferior ms prximo Realiza el clculo de elevar "e" a la potencia de un nmero determinado Devuelve el factorial de un nmero Devuelve el nmero pasado en formato decimal a nmero Romano Devuelve el valor de la constante pi Realiza el clculo de elevar un nmero a la potencia indicada Devuelve el resultado de realizar el producto de todos los nmeros pasados como argumentos Devuelve la raiz cuadrada del nmero indicado Devuelve el resto de la divisin Devuelve la media armnica de un conjunto de nmeros positivos Devuelve el valor mximo de la lista de valores Devuelve el valor mnimo de la lista de valores Devuelve la mediana de la lista de valores Devuelve el valor que ms se repite en la lista de valores

PROMEDIO(nmero1;nmero2;...) Devuelve la media aritmtica de la lista de valores VAR(nmero1;nmero2;...) Devuelve la varianza de una lista de valores K.ESIMO.MAYOR(matriz;k) K.ESIMO.MENOR(matriz;k) Funcione s lgicas FALSO VERDADERO Devuelve el valor lgico Falso Devuelve el valor lgico Verdadero Devuelve el valor k-simo mayor de un conjunto de datos Devuelve el valor k-simo menor de un conjunto de datos

SI(prueba_logica;valor_ si_verdadero; Devuelve un valor u otro, segn se cumpla o valor_si_falso) no una condicin NO(valor_lgico) Y(valor_logico1;valor_logico2;...) O(valor_logico1;valor_logico2;...) Funcione s de informacin ESBLANCO(valor) ESERR(valor) ESLOGICO(valor) Comprueba si se refiere a una celda vaca Comprueba si un valor es un error Comprueba si un valor es lgico Invierte el valor lgico proporcionado Comprueba si todos los valores son verdaderos Comprueba si algn valor lgico es verdadero y devuelve VERDADERO

ESNOTEXTO(valor) ESTEXTO(valor) ESNUMERO(valor) numrico TIPO(valor)

Comprueba si un valor no es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo texto Comprueba si un valor es de tipo

Devuelve un nmero que representa el tipo de datos del valor

Puedes practicar algunas de estas funciones explicadas en el ejercicio Otras Funciones.

Si deseas saber cmo instalar y utilizar el pack de he rra m ien ta s de a n li sis para disfrutar de ms funciones, haz clic aqu.



Unidad 5. Manipulando celdasVamos a ver los diferentes m todosde eslec ci n de celda spara poder modificar el aspecto de stas, as como diferenciar entre cada uno de los mtodos y saber elegir el ms adecuado segn la operacin a realizar.

Seleccin de celdasAntes de realizar cualquie r m odificacina una ce lda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos que se le c c ion a r aquellas ce lda s sobre las que queremos que se realice la operacin. A continuacin encontrars algunos de los mtodos de seleccin ms utilizados. Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos. A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratn para saber si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operacin. La forma del punter o del ratn a la ho de selecciona r celda sconsist e en una cruz grue sa b la nc a, tal como: .

S e lec c i n de una celda Para se le c c io nr a una nica celdaslo tienes que h a c e r clic osbre la celdaa seleccionar con el botn izquierdo del ratn. S e lec c i n de un rango de celdas Para selec cio na r un conjunto de c e ld a s adya ce nte s, pulsar el botn izquierdo del ratn en la primera celda a sele cc iona r y m a nte ne r pulsado el botn d el ratn mientras se arrastra hasta la ltima celd a seleccionar, despus soltarlo y vers como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y cambian de color.

S e lec c i n de una columna Para se le c c io nr a una colum n ahay que situar el cursor sobre el ide ntifica tiv o usp erio r de la colu m na a seleccionar y hacer clicsobre ste.

S e lec c i n de una fila Para se le c c io na r una filahay que situar el cursor sobre el identificativo izqu ie rd o de la filaa seleccionar y hacer clicsobre ste.

S e lec c i n de una hoja entera Situarse sobre el botn sup erio r izquie rd o de la hojsaituado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y h a c e r c lic sobre ste. Si realizamos una operacin de hojas como e lim in a r hoja o inse rta r una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este mtodo ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

Aadir a una seleccinMuchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos sele cc io na r c e ld a s NO contigua s, para ello se ha de realizar la nueva seleccin m anten iend o pulsada la tecla CTRL. Este tipo de seleccin se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar una fila y aadir una nueva fila a la seleccin haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una seleccinSi queremos a m p lia r o reducir una selecci n ya realizada siempre que la seleccin sea de celdas contiguas, realizar los siguientes pasos, m anteniend o pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde querem o s que term in ela seleccin.

Para practicar los distintos aspectos explicados en el tema puedes realizar el ejercicio Seleccin de celdas.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operacin de copiar duplic a una ce lda o rango de c e ld a s a o tra posicin.

Cuando

utilizamos el portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operacin de Copia r duplicar las celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la informacin del portapapeles a donde nos encontramos situados. Para copiar unas celdas a otra posicin, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos: En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar: Seleccionar las celdas a copiar. Seleccionar la pestaa In ic o i. Hacer clic en el botn Copiar . O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndote la informacin situada en el portapapeles.

En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja: Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras. Seleccionar la pestaa Inicio. Haz clic en el botn Pegar. O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V. Cuidado, ya que al pega r unas celd a s sobre otras no va ca s, se b orrar el contenid o de sta s ltimas. En el paso 4 no tienes por qu seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel 2007 extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea copiada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada. Para quitar la lnea de marca alrededor del rea copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la lnea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.

Con el P orta p a pe le s podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en l con sucesivas copias. Puedes acceder al P orta pa p e le s haciendo clic en la pequea flecha que aparece en la parte superior derecha de la seccin P orta p a p ele s de la pestaa Inicio. Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha. En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar.

Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar. Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botn Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botn aulaClic S.L. Todos los derechos reservados. www.aulaclic.es

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5. Manipulando celdas

Si no nos interesa ver la Barra del Portapapel e,shacer clic sobre su botn cerrar

del panel.

Podemos tambin elegir si queremos que aparezca automticamente esta barra o no a la hora de copiar algn elemento. Para ello: Hacer clic sobre el botn .

Seleccionar la opcin Mostrar autom ticam ent e el P o rta p a p e le sde O ffice , para activar en caso de querer visualizarla automticamente, o para desactivarla en caso contrario. Al desplegar el botn de opciones tambin podemos activar algunas de las siguientes opciones descritas a continuacin: Si activamos la opcin R ecopilarsin m ostrar el P ortapapele s de Office copiar el contenido del portapapeles sin mostrarlo. Si activamos la opcin M ostrar el icono del P orta p a pe edse l Ofifce en la barra de ta reapsarecer en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles Si activamos la opcin M ostrar estado cerca de la barra de ta reals copiarmostrar en la parte inferior derecha de la ventana un mensaje informndote del nmero de elementos copiados . .

Copiar celdas utilizando el ratnPara duplicar un rango de celdas a otra posicin dentro de la misma hoja, sin u tiliza r el po rta pa pe le s, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre un borde de la seleccin y pulsar la tecla CTRL. Observa como el puntero del ratn se transforma en .

Manteniendo pulsada CTRL , pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango.

Soltar la tecla CTRL. aulaClic S.L. Todos los derechos reservados. www.aulaclic.es 42


Copiar en celdas adyacentesVamos a explicarte un mtodo muy rpido para copiar en c e lda s ad yace nte s. Dicho mtodo utiliza el autorrelleno , a continuacin te explicamos cmo utilizarlo y qu pasa cuando las celdas que copiamos contienen frmulas. Para copia r un rango de c eld aas otra poicsin siempre que sta ltima sea ad ya ce nt e a la seleccin a copiar, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la seleccin que contiene un cuadrado negro, es el controlado r de relleno. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratn se convertir en una cruz negra. Pulsar entonces el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango. Soltar el botn del ratn cuando ests donde quieres copiar el rango. Despus de soltar el botn del ratn aparecer en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el o lle o icono de Opcione s de au torre n .

Desplegando el botn podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el men H e rra m ie n ta s, Opcione s..., en la ficha M odificar activar la casilla P e rm iti r arra strar y coloc a.r

Cuando copiam osce lda scon frm ula s que c o n tie n n ere fe re n c ia s a o tra sc e ld a s, como por ejemplo =A2+3, la frm ula variar , dependiendo de donde vayamos a copiar la frmula, esto es porque las referencias contenidas en la frmula son lo que denominamos REFERENCIA S RELATIVA Sson relativas a la celda que las contiene. As si en la celda B3 tenemos la frmula =A 2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta ltima contendr la frmula =A3+3 . A veces puede resultar incmodo la actualizacin anterior a la hora de trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTA S y las MIXTAS. Para indicar una re fe re nc a i a bsoluta en una frmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A $2 , y as aunque copiemos la celda a otra, nunca variar la referencia. Para indicar una re fe re n c a i m ixt a , pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna,

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dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2. Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el bsico correspondiente del Tema 4. Si en las celdas a copiar no hay frmulas sino valore s consta n te scomo fechas o series de nmeros, Excel 2007 rellenar las nuevas celdas continuando la serie. Si deseas ms informacin sobre el uso del , pulsa aqu . autorrelleno

Pegado EspecialEn algunas ocasiones nos puede intere sar copiar el valor de una celda sin llevarno s la f rm u la , o copiar la frm ul a p ero no el form at o o asp e c t o de lacelda , es decir, elegir los elementos del rango a copiar. Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado esp e c ia l. Para utilizar esta posibilidad: Seleccionar las celdas a copiar. r de la pestaa Inicio. Hacer clic en el botn Copia O bien, utilizar la combinacin de teclado CTRL + C. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas copiadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles. Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas. Haz clic en la flecha del botn Pega r que se encuentra en la pestaa Inicio y selecciona Pegado esp e c ia l.

Aparecer el cuadro de dilogo Pegado esp e c ia l en el que tendrs que activar las opciones que se adapten al pegado que quieras realizar:


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Todo: Para copiar tanto la frmula como el formato de la celda. Frm u la s: Para copiar nicamente la frmula de la formato de sta. celda pero no el

V a lo re s: Para copiar el resultado de una celda pero no la frmula, como tampoco el formato. Form ato s: Para copiar nicamente el formato de contenido. la celda pero no el

Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).

V alida cin : Para pegar las reglas de validacin de las celdas copiadas (no estudiado en este curso). Todo exceptobord e:sPara copiar las frmulas as como todos los formatos excepto bordes. Ancho de lasc olum na s: Para copiar la anchura de la columna. Form a o t de nmero sy frm ul a:sPara copiar nicamente las frmulas y todas los opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas. Form at o de nm erosy valore:sPara copiar nicamente los valores y todas los opciones de formato de nmeros de las celdas seleccionadas.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botn aparece una lista desplegable en la que, a parte de la opcin Pegado esp e c ia l, aparecen las opciones ms importantes de las vistas anteriormente. Slo tendremos que elegir el tipo de pegado.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Copiar celdas.

Vamos a ver las diferente s tcnica sdisponibles a la hora de mover o dpelaszar celda sdentro de una


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hoja de clculo para utilizar la ms adecuada segn la operacin a realizar.

Mover celdas utilizando el PortapapelesLa operacin de m over d esp la za una celda o rango de celdas a otra posicin. Cuando utilizamos el portapapeles entran en juego dos operaciones Corta r yPegar . La operacin de Cortar desp la za r las c e ld a s sele c cio na ds a al p ortap a p e le s de Windows y Pega r copia la inform acin del po rtap a p ele sa donde nos encontramossituados. Para mover unas celdas a otra posicin, sigue los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Seleccionar la pestaa In ic ioy hacer clic en el botn Cortar. O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + X. Observa como aparece una lnea de marca alrededor de las celdas cortadas indicndonos la informacin situada en el portapapeles.

A continuacin seleccionar las celdas donde quieres que se siten las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una nica celda, Excel extiende el rea de pegado para ajustarlo al tamao y la forma del rea cortada. La celda seleccionada ser la esquina superior izquierda del rea pegada). Seleccionar la pestaa In ic ioy haz clic en el botn P egar . O bien, utiliza la combinacin de teclado CTRL + V. Cuidado , ya que al pega r unas celda s sobre otras no va c a s, se b orrar el contenid o de sta s ltim a s, no pode m o su tiliza r el p e g a d o peesc ial visto en el tema a n te i r.or Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la frmula asociada a la celda que movemos.


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Mover celdas utilizando el ratnPara d esp laza r un rango de c e ld a s a otra posicin dentr o de la m isma hoja, sin utiliza r e l p ortap a p ele s, seguir los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dnde se situar el rango en caso de soltar el botn del ratn. Suelta el botn del ratn cuando hayas llegado a donde quieres dejar las celdas.

Si queremos mover algn rango de c eld aas otra hoja seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las celdas a mover. Situarse sobre un borde de la seleccin. El puntero del ratn se convertir en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4 puntas, tal como esto: .

Pulsar el botn del ratn y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, despus pasar el puntero del ratn sobre la pestaa de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, vers que esta hoja pasa a ser la hoja activa. Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT. Despus, soltar el puntero del ratn una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Mover celdas.

Veremos cmo diferenciar entre los objetosa b orra r de u na celda como puede ser el formato (todo lo referente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineacin del texto, etc) o el contenido de stas y utilizar el men para realizar el borrado deseado.


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Borrar celdasPuede que alguna vez introduzcas informacin en una celda y a continuacin decidas borrarla. Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuacin... Ir a la pestaa Inicio. Escoger la opcin Borrar , entonces aparecer otro submen. Seleccionar una de las opciones disponibles entre: Borrar Todo : Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas celdas y cualquierformat oexcept o la anchura de la columna y la altura de la fila. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.00 0 , borramos la celda con la opcin Todo. Si ahora introducimos el valor 2300 0 aparecer tal como lo acabamos de escribir sin formato. Borra r Form ato s: Borr a el form at o de las celdas seleccionada s que pasan a asumir el formato Estndar , pero no borra su contenid o y sus com entario s. Cuando hablamos de formato nos referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de dilogo Form at o Celdas estudiadas en el tema correspondiente. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.00 0 , borramos la celda con la opcin Form ato . Ahora en la celda aparecer 1200 0 ya que nicamente hemos borrado el formato o aspecto de sta, no el contenido. Borra r Contenid o: E lim in a el c ontenid o de lacseldasseleccionadas , tengan o no frmulas, pero m a n tie n e sus c om entario s y us formato. Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.00 0 , borramos la celda con la opcin Contenid o. Si ahora introducimos el valor 2300 0 aparecer con el formato anterior, es decir 23.00 0 . Borra r Com entario s: Suprim e cualqu ie r co m enta ri oligado al rango de las celdas seleccionadas, pero conserva sus contenido s y form at o.sEl estudio de los comentarios no es objeto de este curso.

Otra forma de eliminar el contenido de una celda: Seleccionar la celda a borrar. Pulsar la tecla SUPR Con esta opcin nicamente se borrar el c ontenid ode la celda.


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Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el ejercicio Borrado de celdas.




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6. Formato de celdas

Unidad 6. Formato de celdasExcel nos permite no solo realizar cuentas sino que tambin nos permite darle una buena presentacin a nuestra hoja de clculo resa ltand o la inform ac i nm s in te re sa n te, de etsa forma con unolso vistazo podrem os percibir la inform acin ms im portante y as sacar conclu siones de forma rpida y e fic ie ne t . Por ejemplo podemos llevar la cuenta de todos nuestros gastos y nuestras ganancias del ao y resaltar en color rojo las prdidas y en color verde las ganancias, de esta forma sabremos rpidamente si el ao ha ido bien o mal. A continuacin veremos las d iferente s opcionesdisponibles en Excel 2007 respect o al ca m bi o d e asp e c t o de lascelda sde una hoja de clculo y cmo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineacin, bordes, sombreados y forma de visualizar nmeros en la celda.

FuenteExcel nos permite c am bia r la a p a rie n c a i de los datos de una hoja de clculo cambiando la fuente, el tamao, estilo y color de los datos de una celda. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo, podemos utilizar los cuadros de dilogo o la banda de opciones, a continuacin te describimos estas dos formas, en cualquiera de las dos primero debers previamente seleccionar el rango de celdas al cual se quiere modificar el aspecto: Utilizando los cuadros de dilogo: En la pestaa In ic iohaz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Fuente.

Del cuadro de dilogo que se abre, Form ato de c e ld a s, clic sobre la haciendo pestaa la

Fuente, aparecer ficha de la derecha.

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botn Aceptar. Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro V ista previa un modelo quedar de cmo nuestra50



seleccin en la celda. Esto es muy til a la hora de elefir el formato que ms se adapte a lo que queremos. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha F ue nt e.

Fuente: Se elegir de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra. Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida

es True Type , es decir, que se usar la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que adems es una fuente escalable (podemos escribir un tamao de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaos disponibles). Estilo: Se elegir de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, N egrita , Negrit a Cursiva. Tam ao : Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegir un tamao u otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro. Subrayado : Observa como la opcin activa es Ninguno , haciendo clic sobre la flecha de la derecha se abrir una lista desplegable donde tendrs que elegir un tipo de subrayado. Color : Por defecto el color activo es A utom tico , pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir un color para la letra. Efecto s: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado , Superndic e y Subndic e. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla de verificacin que se encuentra a la izquierda. Fuent e norm al :Si esta opcin se activa, se devuelven todas las opciones de fuente que Excel 2007 tiene por defecto.

En la Band a de opcionesdisponemos de unos botones que nos permiten modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma ms rpida, como: En este recuadro aparece el tipo de fu e n toe letra de la celda en la que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para elegir otro tipo. Al igual que el botn de Fuente anterior, aparece el tam a o de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro. Este botn lo utilizamos para poner o quitar la N e g rita . Al hacer clic sobre ste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial. Este botn funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la Cursiva. Este botn funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.


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Con este botn podemos elegir un color para la fuent.eDebajo de la letra A aparece una lnea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botn cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.

Si no tienes muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Formato Fuente

AlineacinSe puede asignar form ao t a las e n tra da s de lasceldas a fin de que los datos quede n a lin e a d o s u orientados de una forma determinada. Para cambiar la alineacin de los datos de nuestra hoja de clculo, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineacin. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la seccin Alineacin.

Aparecer la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botn Aceptar.

A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones de la ficha. Alineaci n del te x to H o rizo n ta : l Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones:


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GENERAL : Es la opcin de Excel 2007 por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los nmeros a la derecha y los textos a la izquierda. IZQUIERD A (Sangra) : Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de stas independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro Sangra : que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la derecha, para que el contenido de la celda no est pegado al borde izquierdo de la celda. CENTRAR : Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de stas. DERECH A (Sangra ): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de stas, independientemente del tipo de dato. Observa como a la derecha aparece un recuadro de Sangra: que por defecto est a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un carcter ms a la izquierda, para que el contenido de la celda no est pegado al borde derecho de la celda. LLENAR : Esta opcin no es realmente una alineacin sino que que repite el dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opcin L le n a , r en la celda aparecer ************ hasta completar la anchura de la celda. JUSTIFICAR : Con esta opcin el contenido de las celdas seleccionadas se alinear tanto por la derecha como por la izquierda. CENTRA R EN LA SELECCI N: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la seleccin que contiene datos. Alineaci n del te x to V e rtic a : l Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opcin slo tendr sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamao inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrs elegir entre una de las siguientes opciones: SUPERIOR : Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de stas. CENTRAR : Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas. INFERIOR : Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de stas. JUSTIFICAR : Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la inferior. O rientacin : Permite cambiar el ngulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal (opcin por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ngulo desde 90 en sentido opuesto a las agujas de un reloj a 90 en sentido de las agujas de un reloj. Excel 2007 ajusta automticamente la altura de la fila para adaptarla a la orientacin vertical, a no ser que se fije explcitamente la altura de sta. Ajustar texto :Por defecto si introducimos un texto en una celda y ste no cabe, utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opcin el contenido de la celda se tendr que visualizar exclusivamente en sta, para ello incrementar la altura de la fila y el contenido se visualizar en


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varias filas dentro de la celda. R ed u cr i h asta a justar: Si activamos esta opcin, el tamao de la fuente de la celda se reducir hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda. C om b in a r c elda s: Al activar esta opcin, las celdas seleccionadas se unirn en una sola. Direcci n del text o: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la celda. Se utiliza para lenguajes que tienen un orden de lectura diferente del nuestro por ejemplo rabe, hebreo, etc...

En la Band a de opciones disponemo s de unos botones que nos permitirn modificar algunas de las opciones vistas anteriormente de forma ms rpida, como: Al hacer clic sobre este botn la alineacin horizontal de las celdas seleccionadas pasar a ser Izquierda. Este botn nos centrar horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas. Este botn nos alinear a la dere ch a los datos de las celdas seleccionadas. Este botn unir todas las celda s se le cc ion a ds apara que formen una sola celda, y a continuacin nos centrar los datos.

Si no tienes muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Alineacion de celdas.


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BordesExcel nos permite crea r ln ea s en losborde so lados de las celdas. Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de clculo aadiendo bordes, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar Inicio. la pestaa

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. En el cuadro de dilogo que se abrir hacer clic sobre la pestaa Bordes. Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro Borde un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Pree stablecido s:Se elegir una de estas opciones: Ninguno : Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas. Contorno : Para crear un borde nicamente alrededor de las celdas seleccionadas. Inte rior : Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la seleccin. Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos. Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones correspondientes. CUIDADO! Al utilizar los botones preestablecidos, el borde ser del estilo y color seleccionados, en caso de elegir otro aspecto para el borde, primero habr que elegir Estilo y Color y a continuacin hacer clic sobre el borde a colocar.


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Estilo:Se elegir de la lista un estilo de lnea. Color:Por defecto el color activo es A utom tico , pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podr elegir un color para los bordes. En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar los bordes de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se dibujar un borde tal como viene representado en ste. En caso de querer otro tipo de borde, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no encontrars todas las opciones vistas desde el recuadro del men.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar el Ejercicio Formato celdas Bordes.

RellenosExcel nos permite tambin som brea r lasceldas de una hoja de clculo para remarcarlas de las dems. Para ello, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto. Seleccionar pestaa Inicio. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Fuente. Hacer clic sobre la pestaa Relleno. Aparecer la ficha de la derecha. Elegir las opciones deseadas del recuadro. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro M u e stra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. aulaClic S.L. Todos los derechos reservados. www.aulaclic.es 56

la


A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro. Color de fondo:Se elegir de la lista un color de fondodeterminado. Para quitar el efecto de sombreado, bastar con elegir Sin Color. Color de tram a : Se elegir de la lista desplegable un estilo de trama, as como el color de la trama.

En la Banda de opciones disponemos de un botn que nos permitir modificar el relleno de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn se sombrear la celda del color indicado en ste, en nuestro caso, en amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botn. Aqu no podrs aadir trama a la celda, para ello tendrs que utilizar el cuadro de dilogo Form at o de c e ld a. s

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio Formato de celdas Tramas.


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NmerosExcel nos permite m odificar la visualizaci n de los nm eros en la celda . Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los nmeros. Seleccionar Inicio. la pestaa

Hacer clic sobre la flecha que se encuentra bajo la seccin Nmero.

Hacer clic sobre la pestaa Nm ero . Aparecer la ficha de la derecha: Elegir la opcin deseada del recuadro Categora: Hacer clic sobre el botn Aceptar. Al elegir cualquier opcin, aparecer en el recuadro M u e stra un modelo de cmo quedar nuestra seleccin en la celda. A continuacin pasamos a explicarte las distintas opciones del recuadro C ate g o ra , :se elegir de la lista una categora dependiendo del valor introducido en la celda. Las categoras ms utilizadas son: G ene ral : Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, nmeros en forma exponencial si la cifra no coje por completo en la celda. Nm ero : Contiene una serie de opciones que permiten especficar el nmero de decimales, tambin permite especificar el separador de millares y la forma de visualizar los nmeros negativos. M one da : Es parecido a la categora Nmero, permite especificar el nmero de decimales, se puede escoger el smbolo monetario como podra ser y la forma de visualizar los nmeros negativos. C ontabilidad : Difiere del formato moneda en que alinea los smbolos de moneda y las comas decimales en una columna. F ec ha : Contiene nmeros que representan fechas y horas como valores de fecha. Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha. Hora : Contiene nmeros que representan valores de horas. Puede escogerse entre diferentes formatos de aulaClic S.L. Todos los derechos reservados. www.aulaclic.es 58


hora. P orcen taje : Visualiza los nmeros como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le asigna el smbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostrara como 15,28%. Fraccin : Permite escoger entre nueve formatos de fraccin. C ie n tific:a Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos escoger el nmero de decimales. T e x to : Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el texto se encuentre algn nmero en la celda. Especia :l Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el cdigo postal, el nmero de telfono, etc. : Aqu podemos crear un nuevo formato, indicando el cdigo de formato. P e rsona liza da

En la Banda de opciones Form at o disponemos de una serie de botones que nos permitirn modificar el formato de los nmeros de forma ms rpida: Si se hace clic sobre el botn, los nmeros de las celdas seleccionadas se convertirn a formato m oned a (el smbolo depender de cmo tenemos definido el tipo moneda en la configuracin regional de Windows, seguramente tendremos el smbolo ). Para asignar el formato de porcen taj e (multiplicar el nmero por 100 y le aadir el smbolo %). Para utilizar el formato de m illa re s (con separador de miles y cambio de alineacin). Para qu ita r un decim a la los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas. Para a adi r un de cim a la los nmeros introducidos en las celdas seleccionadas.

Puedes practicar estas operaciones con este Ejercicio Formato de celdas Numeros.

Si deseas informacin sobre la ficha Proteger del formato celdas:

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Antes de empezar con los ejercicios propuestos puedes practicar lo visto en este tema aqu Ejercicio Cambios de formato. Ejercicios de la Unidad 6. Prueba evaluativa terica de la Unidad 6.


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7. Cambios de estructura

Unidad 7. Cambios de estructuraVamos a utilizar los mtodos disponibles en Excel 2007 para m odificarel aspect o de las filas, colum na s, el apse c to g e ne ra l de una hoja de clcuylobtener as un aspecto ms presentable.

Alto de filaExcel 2007 a justa autom ticam ente la a ltu r a de una fila dependiend o del tipo de le tra m s grande utilizad o en esa fila. Por ejemplo, cuando el tipo de letra mayor de la fila 2 es Arial de 10 puntos, la altura de esa fila es 12,75. Si aplicamos Times New Roman de 12 puntos a una celda de la fila 2, la altura de toda la fila pasa automticamente a 15,75. Si deseamos modificar la altura de alguna fila, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en utiliza r el men . Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las filas a las que quieras modificar la altura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la fila en la que nos encontramos. Seleccionar del men Form at o que se encuentra en la pestaa In ic o i. Elegir la opcin Alto de fila ...

Aparecer el cuadro de dilogo Alto de fila de la derecha en el que tendrs que indicar el alto de la fila, para indicar decimales utilizar la coma ",". Escribir la altura deseada, en este caso est 12,75 que es la altura que tiene la fila por defecto. Hacer clic sobre el botn Acepta r para que los cambios se hagan efectivos.

El segundo mtodo consiste en u tiliza . Para ello: r el ra t n Colocar el puntero del ratn en la lnea situada debajo del nmero de la fila que desees modificar, en la cabecera de la fila. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:


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Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Conforme movemos el ratn, la altura de la fila cambia. Al final soltar el botn del ratn.

AutoajustarSi hemos modificado la altura de una fila, podemos red im e n sio n a rl a para a justarla a la entrada m s a lta de la fil,autilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en u tiliza r el m e n . Para ello: Selecciona las filas a las que desees modificar la altura. Seleccionar del men Form at o que se encuentra en la pestaa Inicio. Elige la opcin Autoaju star alto de fil.a

Este segundo mtodo es mucho ms rpido: Situarse sobre la lnea divisoria por debajo de la fila que deseas modificar, en la cabecera de la fila. Tal como vimos a la hora de modificar la altura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Haz doble clic, el tamao se reajustar automticamente.

Puedes practicar estas operaciones realizando: Formato de filas.

Si deseas conocer las dems opciones del men Form at o Fil a:

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Ancho de columnaEn Excel 2007 la anchura por defect ode una columna es de 8 ,43 c a ra c te re so 10,7 1 punt o. sA menudo, la anchura estndar de una columna no es suficiente para visualizar el contenido completo de una celda. Si deseamos modifica r la anchur ade alguna columna, podemos utilizar dos mtodos: El primer mtodo consiste en u tiliza r el m e n . Para ello, seguiremos los siguientes pasos: Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizar la operacin a la columna en la que nos encontramos. Desplegar el men Form at o de la pestaa In ic o i . Se abrir otro submen. Elegir la opcin Ancho de columna...

Aparecer el cuadro de dilogo de la derecha. Escribir la anchura deseada. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

El segundo mtodo consiste en utiliza r el ra t n. Para ello: Situar el puntero del ratn en la lnea situada a la derecha del nombre de la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna. El puntero del ratn adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como: . Mantener pulsado el botn del ratn, y arrastrar la lnea a la nueva posicin. Observa como conforme nos movemos la anchura de la columna va cambiando. Soltar el botn del ratn cuando el ancho de la columna sea el deseado.


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Autoajustar a la seleccinPodemos modificar la anchura de una columna para acom od arl a al dato de entrad a m s ancho , utilizando dos mtodos distintos. El primer mtodo consiste en utiliza r el m en . Para ello: Seleccionar las columnas a las que desees modificar la anchura. Desplegar el men Form at o de la pestaa Inicio. Se abrir otro submen. Eligir la opcin Autoaju star ancho de colum n .a

El segundo mtodo es mucho ms rpido. Situarse sobre la lnea divisoria a la derecha de la columna que deseas modificar, en la cabecera de la columna. Tal como vimos a la hora de modificar la anchura con el ratn, el puntero del ratn se convertir en una flecha de dos puntas. Hacer dobl e clic, automticamente se ajustar el tamao de la columna al mayor texto que hayas introducido en la columna.


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Ancho estndar de columnaExcel 2007 nos permite m o difica r la anc hu a r etsndar para todaslas colum na s de la h ojaque tienen asignada dicha anchura. Si deseamos modificarla, seguir los siguientes pasos:

Desplegar el men Form at o de la pestaa In ic o i . Se abrir otro submen. Elegir la opcin Ancho predeterminado...

Aparecer el cuadro dilogo de la derecha.

de

Escribir la anchura estndar deseada. Hacer clic sobre el botn Aceptar. Todas las columnas pasan a tener la anchura estndar, excepto aquellas que tuvieran asignada una anchura particular.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Formato de columnas.

Si deseas conocer las dems opciones del men Form ato Columna:

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Cambiar el nombre de la hoja.Como ya sabes, en Excel 2007 creamos libros de trabajo formados por varias hojas. Por defecto cada hoja se referen ci a como H oja1 , H oja 2 , ... Si trabajamos con varias hojas dentro del libro es acon se ja b l e utiliza r un nom bre de hoja pa ra identificarlade fo rmam s r p id a, as si utilizamos una hoja para manejar los ingresos y gastos de cada mes, la primera hoja se podra nombrar Enero , la segunda Febrero , ... La longitu d m xim a de los nombre de las hojas es de 31 c a ra c te e r. s No puede haber dos hojas de clculo dentro del mismo libro de trabajo con el mismo nombre. Si deseamos modificar el nombre de una hoja, podemos utilizar dos mtodos: aulaClic S.L. Todos los derechos reservados. www.aulaclic.es 64


El primer mtodo consiste en utiliza r el men . Para ello, seguir los siguientes pasos: Situarse en la hoja a la cual se quiere cambiar el nombre. Seleccionar el men Form at o y Elegir la opcin Ca m bia r el nombre de la hoj.a Si te fijas en la etiqueta de la hoja, su nombre Hoja1 se seleccionar, tal como: .

Escribir el nuevo nombre y pulsar INTRO.

El segundo mtodo es mucho ms d ire c to y rpid:o Hacer doble clic sobre el nombre de la hoja en su etiqueta . Escribir el nuevo nombre de la hoja. Pulsar INTRO.

Ocultar hojas.Si deseas oculta r h ojas de c lc uo l del libro de trabajo, siguientes pasos: Seleccionar las hojas a ocultar. No se pueden seleccionar todas las hojas, deber quedar al menos una en el libro de trabajo. Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Oculta r y motsrar. Aparecer otro submen. Seleccionar la opcin O cultar hoja.

seguir los


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Mostrar hojas ocultas.Si deseamos m ostrar h o ja s o cu lta s, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el men Formato. Elegir la opcin Oculta r y motsrar. Aparecer otro submen. Elegir la opcin Mostrar hoja... Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar de la derecha con las hojas ocultas. Seleccionar la hoja a mostrar. Hacer clic en Aceptar.

Cambiar el color a las etiquetas de hojaExcel 2007 tambin nos permite c a m b ia r o asignar un color a la s etiq ue ta s de las hojas de clcul o . Para ello, seguir los siguientes pasos: Seleccionar el men Form at o de la pestaa Inicio. Elegir la opcin Color de e tiq u ea t. Aparecer otro submen. Seleccionar el color deseado. Aqui te mostramos como quedaran si colorearamos las etiquetas de las hojas.


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Para quitar el color de la etiqueta de la hoja hay que seguir los mismos pasos que al principio de este apartado. Seleccionar el men Form ato, elegir la opcin Color de e tiq u ea t. Aparecer otro submen. Seleccionar la opcin Sin color.

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar Paso a Paso Formato de hoja.




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8. Insertar y eliminar elementos

Unidad 8. Insertar y eliminar elementosVamos a ver las diferentes form as de inesrtar y e lim in a r filas, c o lu m n a s, c e ld a s y h o jasoperaciones muy tiles cuando tenemos un libro ya creado y queremos retocarlo o cuando a mitad del diseo de una hoja nos damos cuenta que se nos ha olvidado colocar una fila o columna.

Insertar filas en una hojaEn muchas ocasiones, despus de crear una hoja de clculo, nos daremos cuenta de que nos fa lta a lgu n afila en medio de los datos ya introducidos. Para aad r i una fila, seguir los siguientes pasos: Seleccionar la fila sobr

cur sode excel 2007

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