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LP CHAPTAL - QUIMPER MODES OPERATOIRES CEGID
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Créer une base de données dans CEGID sous SQL Server
Allez sur puis validez le message d’erreur. Se connecter en administrateur SQL comme dans l’exemple ci-dessous :
Conserver sa
CEGID
Nom du serveur à déterminer. Serv-gestion à Chaptal
Société exemple à définir
Puis CONNEXION puis l’onglet BASES , vous obtenez :
Vous choisissez , vous obtenez les bases de données existantes:
Vous sélectionnez la base que vous souhaitez dupliquer, puis DUPLIQUER.
Choisir la base Modele-entp
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Travailler sur une société qui a été créée sur un autre poste informatique
Puis, Administration → Société → Gestionnaire société
Puis, (dupliquer)
Puis, .
Vous obtenez :
Puis confirmez la création de la base de données
Saisissez le nom de la base de données à créer
Les chemins d’accès se créent automatiquement
Ouvrez une société présente sur votre poste
Choisissez une société dont les caractéristiques
sont déjà présentes
Indiquez le nom de la société.
Indiquez le nom de la base de données.
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Création de l’exercice comptable
Aller dans CEGID Administration Société puis dans
Paramètres généraux → Exercices
Complétez les éléments suivants
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Fiche d’instruction- CEGID comptabilité Compléter les caractéristiques de l’entreprise Administration/Outils → Société → Assistant de paramétrage
Puis , et complétez les paramètres de l’entreprise selon les exigences du sujet. Ouvrir un exercice comptable (soit dans l’assistant de paramétrage), soit Structures/paramètres → Paramètres → Exercices
Créer des groupes utilisateurs (soit dans l’assistant de paramétrage), soit
Administration/Outils → Utilisateurs et accès → Groupes d’utilisateurs puis (nouveau)
Indiquez le nom de la société
Puis, saisissez les coordonnées de la société
Code et libellé du groupe d’utilisateurs
Montant autorisé en saisie éventuellement
Utilisez le dérouleur et choisissez Ouvert
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Créer des utilisateurs (soit dans l’assistant de paramétrage), soit
Administration/Outils → Utilisateurs et accès → Groupes d’utilisateurs puis (nouveau)
Gestion des droits d’accès Administration/Outils → Utilisateurs et accès → Gestion droits d’accès
Puis,
Commencez par choisir tous les menus
Nous décidons par exemple de réduire les accès des stagiaires et d’autoriser uniquement les saisies courantes. Vous pouvez sélectionner plusieurs lignes à la fois.
Refusez l’accès aux éléments sélectionnés.
Code et Nom de l’utilisateur
Attribution d’un login, et d’un mot de passe
à l’utilisateur
Confirmation du mot de passe
Rattacher l’utilisateur à un groupe d’utilisateurs
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Création des devises et mise à jour des cotations dans l’assistant de paramétrage (Administration/Outils → Société → Assistant de paramétrage) ou préférez le module de Gestion Commerciale (Paramètres → Généraux → Devises)
de l’assistant de paramétrage.
Puis, (nouveau) pour créer une nouvelle devise.
Saisissez les caractéristiques de votre nouvelle devise.
Puis, .
Cotation de la devise
Appuyez sur
Choisissez la période de validité de votre cotation
Saisissez la date de votre
cotation
Saisissez votre
cotation
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Mettre à jour le plan comptable (Comptes généraux) Structures/paramètres → Comptes généraux
Puis, (nouveau)
Mettre à jour le plan comptable (Comptes auxiliaires)
Structures/paramètres → Comptes auxiliaires
Puis, (nouveau)
Saisissez le compte et son libellé
Choisissez la nature du compte
Sens habituel du compte pour
améliorer la saisie
Saisissez le compte
Saisissez la nature
Rattachez le compte auxiliaire au compte
collectif
Sélectionnez la devise
Sélectionnez le régime fiscal du tiers
(Intracom., Export…)
Saisissez les coordonnées du tiers dans l’onglet Coordonnées
Sélectionnez les conditions de
règlement dans l’onglet « Règlement »
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Modifier les tables
Saisir des écritures comptables Écritures → Courantes → Saisie courante
Modifier des écritures comptables Écritures → Courantes → Modification Supprimer une écriture comptable Écritures → Courantes → Suppression → Pièces Valider des écritures enregistrées au brouillard
Traitements → Validations → Choix de la validation par ; ;
Structures/paramètres → Société → Tables (Exemples : ajouter une forme de société, un mode de paiement…)
Sélectionnez le journal Sélectionnez la nature de la pièce Saisissez la date de la pièce
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Créer un guide de saisie Lors de la saisie de l’écriture, faites un clic droit. Puis, créez un guide.
Réaliser un lettrage manuel Tiers → Lettrages → Lettrage manuel Imprimer un brouillard Écritures → Courantes → Brouillard Imprimer un journal Éditions → Journaux → Journal des écritures Imprimer un grand-livre Éditions → Grand-livres → Général ou auxiliaire selon le besoin Imprimer une balance Éditions → Balances → Général ou auxiliaire selon le besoin
Nommez votre guide et validez.
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Fiche d’instruction- CEGID gestion commerciale
Mettre à jour les compteurs
Paramètres → Gestion commerciale → Compteurs
Saisir l’adresse du dépôt Articles et stocks → Fichiers → Dépôts
Créer des familles comptables Paramètres → Articles et stocks → Familles comptables
Puis,
Choisissez le document commercial
Positionnez le compteur
Double-clic sur le dépôt par défaut
Renseigner le dépôt est une étape indispensable pour
éviter les messages d’erreurs par la suite.
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Rattacher des familles comptables à des comptes du plan comptable
Paramètres → Gestion commerciale → Ventilations comptables
Associer des comptes de TVA à un régime fiscal
Paramètres → Généraux → Codes taxes → Codes TVA
NB : Pour générer les écritures des opérations intracommunautaires, veuillez suivre cette manipulation : Paramètres → Paramètres société → Passation comptable →
Commencez par rechercher une famille comptable (le titre est ambigu car on ne recherche pas un article mais une famille comptable)
Choisissez votre famille, puis
Rattachez les comptes à votre famille comptable.
Puis,
Saisissez les mêmes comptes dans les deux colonnes Notez également le paramétrage en cas d’achats intracommunautaires
Saisissez les comptes de TVA selon les taux
applicables de la société
Cochez la gestion de la TVA intraco.
Choisissez le régime
intracommunautaire.
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Créer des articles Articles et stocks → Articles → Articles marchandises
Cas particulier des achats en devise
Achats → Tarifs → Saisie → Cochez Tarif par article
Référence et libellé article
Cochez la case Tenu en stock (si cela n’est pas
déjà fait)
Recherchez le fournisseur Indiquez le prix (toujours en €) ; Servira au calcul du prix de vente et
à la facturation en €
Taux de TVA Famille comptable
Fournisseur
Devise
Prix en devise Saisir à nouveau le libellé Dates de validité du tarif
A cocher
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Créer des nomenclatures
Articles et stocks → Articles → Articles nomenclatures
Puis
Puis revenez sur l’article en double-cliquant dessus, vous avez accès à la saisie de la décomposition de la
nomenclature .
Validez , puis
Puis , ….
Code nomenclature
Référence nomenclature
TVA
Famille comptable
Reprenez le code de la nomenclature
Reprenez la référence de la nomenclature
Listez les articles rentrant dans la composition de la nomenclature
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Puis revenez sur l’article en double-cliquant dessus, vous pouvez à présent déterminer le mode de calcul du prix de vente.
Cas particulier des ventes en devise
Ventes → Tarifs → Article
Indiquer le stock minimum et maximum
Articles et stocks → articles → articles de marchandises → « double-clic sur l’article souhaité » → →
→ « double-clic sur l’article » →
Cette fonction est également possible en passant par : Articles et stocks → consultations → articles disponibles
Déterminez l’origine du calcul du prix de vente
Déterminez la marge à appliquer
Cochez pour le calcul du prix de vente
Recherchez l’article à vendre en devise Recherchez la devise dans laquelle l’article sera vendu
Indiquez le prix de vente en devise
Stock maximum
Stock minimum
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Créer des mouvements de stock exceptionnels
Articles et stocks → Traitements → Mouvements exceptionnels
Exemple de reprise du stock Articles et stocks → Traitements → Mouvements exceptionnels → Entrée
Choisissez votre dépôt
Sélectionnez l’article
Saisissez la date du mouvement
Saisissez la quantité du mouvement de
stock
Choisissez le motif du mouvement de
stock
Si vous n’avez pas créé de motif,
Appuyez sur , puis . Et créez le motif de mouvement de stock
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Établir un document des achats (Bon de commande, bon de réception, facture, avoir…) Achats → saisie → Choisir le document des achats souhaité
Exemple : commande fournisseur Date de la commande Fournisseur
Possibilité de transformer le document en :
Possibilité de modifier le mode règlement habituel ou de répartir le montant entre plusieurs modes de paiement.
Permet d’ajouter du port et divers frais.
Permet d’agir sur les lignes d’articles.
Réf. article Quantité article
Date souhaitée de la livraison
Permet de faire des sous-totaux d’articles.
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Établir un document des ventes (Bon de commande, bon de livraison, facture, avoir…) Ventes → saisie → Choisir le document des ventes souhaité
Possibilité de modifier le mode règlement habituel ou de répartir le montant entre plusieurs modes de paiement.
Permet d’ajouter du port et divers frais.
Permet d’agir sur les lignes d’articles.
Quantité article
Date prévue de la livraison
Permet de faire des sous-totaux d’articles.
Exemple : Facture client Date de la commande Client
Réf. article
Permet d’affecter un centre analytique
Permet de saisir des acomptes
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Saisir un acompte
Saisir le document commercial → Rechercher l’icône
NB : Les acomptes sur les documents commerciaux des achats ne sont accessibles qu’à partir du mode opératoire suivant.
Paramètres → Pièces → Natures
On propose à présent de noter le mot de passe du jour (différent chaque jour).
Modifier un document des achats ou des ventes Ventes ou achats → modification → Choisir le document à modifier → Choisir le fournisseur ou client et la
date du document → → Vous avez les documents qui apparaissent, choisissez celui qui vous intéresse → modifiez le document à votre souhait
Vous pouvez ne pas saisir de mot de passe. Mais dans ce cas, vous n’aurez pas accès à tous les paramétrages. Pour obtenir ce mot de passe, il faut téléphoner à l’assistance CEGID. Ce mot de passe n’est valable que pour une seule journée.
1° Choisir le ou les document(s) commercial(iaux) pour lesquels vous souhaitez gérer d’éventuels acomptes
2° Sélectionner l’onglet Gestion
3° Cochez « Gestion des acomptes »
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Transformer un document des achats ou des ventes Ventes ou achats → modification → Choisir le document à transformer → Choisir le fournisseur ou client et
la date du document → → Vous avez les documents qui apparaissent, choisissez celui qui
vous intéresse → → Appuyez sur le bouton de génération et choisissez le document Ou Achats ou Ventes → Génération → Choisir le document commercial que vous souhaitez obtenir (BL, facture…) → Recherchez le document commercial que vous souhaitez transformer
Imprimer un document des achats ou des ventes Ventes ou achats → Éditions → Éditions différées Préparer un réapprovisionnement
→ →
→ → → →
Exemple : Génération d’un bon de livraison
Recherche du document à transformer
Plusieurs critères de choix sont possibles pour rechercher votre document.
Validez votre recherche
Achats → Réapprovisionnement → Suggestion → …
Important : renseignez le dépôt
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Fiche d’instruction- CEGID Suivi des règlements Comptabilisation des opérations réalisées avec la caisse Selon le cas, choisissez,… Suivi fournisseurs → Écritures → Saisie courante Suivi clients → Écritures → Saisie courante Puis choisissez le journal de caisse Règlements des fournisseurs Règlement et comptabilisation des chèques des fournisseurs Suivi fournisseurs → Chèques → Lettres-chèques → Édition et comptabilisation des lettres-chèque
Soit vous recherchez le fournisseur à partir des
critères de sélection
Soit vous recherchez la dette parmi les dettes existantes
Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,
Puis .
Complétez le journal, le compte de génération et la
génération.
Puis validez.
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Règlement et comptabilisation des virements fournisseurs Suivi fournisseurs → Virements → Lettres-virement → Édition et comptabilisation des lettres-virement
Soit vous recherchez le fournisseur à partir des
critères de sélection
Soit vous recherchez la dette parmi les dettes existantes
Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,
Puis .
Complétez le journal, le compte de génération et la
génération.
Puis validez.
Complétez les cellules selon vos données
Complétez les cellules selon vos données
Sélectionnez le modèle « Lettre
chèque avec escompte » Puis imprimez la
lettre chèque
Validez l’écriture qui s’est générée
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Cas particulier des virements fournisseurs en devises
Suivi fournisseurs → Virements → Lettres-virement → Édition et comptabilisation des lettres-virement
Sélectionnez le modèle
« Lettre avis de virement » Puis imprimez la lettre
avis de virement
Validez l’écriture qui s’est générée
Choisissez la devise du virement et validez
Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris
Puis .
Complétez le journal, le compte de génération et la
génération.
Complétez les cellules selon vos données
On vous demande de saisir le taux de
devise
Saisissez votre cotation
Puis validez.
Sélectionnez le modèle
« Lettre avis de virement »
Puis imprimez la lettre avis de virement
Validez l’écriture qui s’est générée
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Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des fournisseurs : La création de l’effet Suivi fournisseurs → B.O.R. → Lettres-BOR → Édition et comptabilisation des lettres-BOR
Vous allez générer à présent la comptabilisation des différences de change
Choisissez la devise et
validez
Appuyez sur le troisième onglet, « Paramètres de régularisation »
Choisissez le journal «Écart de change » Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur
espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,
Puis .
Soit vous recherchez le fournisseur à partir des
critères de sélection
Soit vous recherchez la dette parmi les dettes existantes
Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,
Puis .
Complétez le journal, le compte de génération et la
génération.
Puis validez.
Complétez les cellules selon vos données
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Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des fournisseurs : Le paiement de l’effet Suivi fournisseurs → B.O.R. → Remise en banque → Remise
Sélectionnez le modèle que
vous souhaitez Puis imprimez la lettre
avis de virement
Sélectionnez le compte de la
banque
Validez l’écriture qui s’est générée
Appliquez ces critères
Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,
Puis .
Appliquez ces critères
Complétez les cellules selon vos données
Validez l’écriture qui s’est générée
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Règlements des clients Règlement et comptabilisation des chèques des clients Suivi clients → Autres traitements → Encaissement divers, puis..
Règlement et comptabilisation des virements des clients Suivi clients → Autres traitements → Encaissement divers, puis..
Soit vous recherchez le client à partir des critères de
sélection
Soit vous recherchez la créance parmi les créances
existantes
Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,
Puis .
Soit vous recherchez le client à partir des critères de
sélection
Soit vous recherchez la créance parmi les créances
existantes
Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,
Puis .
Complétez le journal, le compte de génération et la
génération.
Puis validez.
Complétez les cellules selon vos données
Validez l’écriture qui s’est générée
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Cas particulier des encaissements en devises
Suivi clients → Autres traitements → Encaissement divers, puis…
Complétez le journal, le compte de génération et la
génération.
Puis validez.
Complétez les cellules selon vos données
Validez l’écriture qui s’est générée
Choisissez la devise de l’encaissement
Puis sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris.
Puis .
Complétez le journal, le compte de génération et la
génération.
Complétez les cellules selon vos données
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Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des clients : La création de l’effet Suivi clients → Traites → Lettres-Traites → Édition et comptabilisation lettres-Traites
On vous demande de saisir le taux de
devise
Saisissez votre cotation Puis validez.
Validez l’écriture qui s’est générée
Vous allez générer à présent la comptabilisation des différences de change
Vérifiez la devise Appuyez sur le
troisième onglet, « Paramètres de régularisation »
Choisissez le journal «Écart de change » Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur
espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,
Puis .
Soit vous recherchez le client à partir des critères de
sélection
Soit vous recherchez la créance parmi les créances
existantes
Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,
Puis .
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Règlement et comptabilisation des effets de commerce auprès des clients : Le paiement de l’effet Suivi clients → Traites → Remise à l’encaissement → Remise
Complétez le journal, le compte de génération et la
génération.
Complétez les cellules selon vos données
Sélectionnez le modèle que
vous souhaitez Puis imprimez le
document
Validez l’écriture qui s’est générée
Sélectionnez la ligne qui vous intéresse en appuyant sur espace ou « CTRL » et clic gauche de la souris,
Puis .
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Fiche d’instruction- CEGID Paie Paramétrages utiles avant de débuter 1° créez les comptes des organismes dans Cegid comptabilité (utile pour le transfert des écritures en comptabilité)
2° Administration → Société → Assistant Création Dossier Étape 1/3 → Caractéristiques
→ Établissements
Étape 2/3 → Caractéristiques → Profils
Cochez Gestion des congés payés
Sélectionnez comptable
→ Génération comptable
Complétez selon vos éléments
Sélectionnez le modèle CEG Salaire mensuel
Vérifiez les éléments
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→ Congés payés → Exercices sociaux
3° mettre en place des calendriers (utile pour la saisie des congés payés)
Paramètres → Dossier → Calendrier → Horaire → → → Donnez un titre à votre calendrier → Renseignez les horaires de votre calendrier
4° Sauf en cas de création d’entreprise, vous aurez une reprise des congés payés acquis des salariés (utile pour la saisie des congés payés) Paie → Salariés → Congés payés → Reprise des congés payés
Vérifiez les données de l’exercice en
double-cliquant sur la ligne
Renseignez les dates et ouvrez l’exercice
Recherchez votre calendrier
nouvellement créé
Saisissez les horaires de ce
calendrier
Complétez selon vos données
Date de la reprise
Montant du salaire annuel de base
Acquis N-1 Acquis N
Nombre de mois donnant le droit à acquisition des CP
Nombre de jours acquis
2.08*12
Nombre de jours
pris
Congés pris en valeur
54000*0.1/25*20
Important Permet de visualiser les congés sur le bulletin
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Saisie des données d’un salarié
Paie → Salariés → Salariés → Exemple de saisie :
Saisie de données classiques d’un salarié
CEG Salaire horaire permet le calcul : Nombre d’heures par mois x taux horaire
CEG Cadre est le profil prédéfini pour le calcul d’un bulletin de salaire d’un cadre
Nous ne possédons pas à cet instant une version mise à jour pour le calcul de l’exonération des charges des heures supplémentaires. Par contre, si vous possédez une version postérieure à la mise à jour de décembre 2006, vous trouverez une ligne dans ce cadre pour
l’exonération des heures supplémentaires.
Selon le cas d’espèce
Renseignez les horaires
Personnalisez le calendrier selon
l’emploi du salarié
Saisie des coordonnées bancaires du salarié
Informations sur les congés de ce salarié
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Ajout d’une cotisation
Paramètres → Cotisations →
Modification d’un taux de cotisation Paramètres → Cotisations → Recherchez la cotisation souhaitée et double-clic dessus Modification d’un calendrier Soit vous revenez dans l’assistant de création de dossier Administration → Société → Assistant Création Dossier
Soit vous retrouvez les paramètres dans Paramètres → Dossier → Calendrier → Horaire Insertion d’un nouveau motif d’absence (maladie, AT…)
Paramètres → Tables → Motifs → Absences →
Saisissez le taux Base du taux
Liste des cotisations qu’il faut rattacher à un compte comptable
Double-clic
Rattachez le compte comptable
Folio 1 = Taux salarial
Folio 2 = Taux patronal
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Saisie d’un congé payé
Paie → Salariés → Congés payés → Gestion par salarié
Puis, et .
Saisie d’une absence (ex : maladie)
Paie → Salariés → Absences → Gestion par salarié → .
Choisissez le salarié pour lequel il faut saisir les congés
payés
Puis validez
Indiquez la date de début et de fin des congés
Le nombre de jours et les heures se calculent si vous avez renseigné un calendrier auparavant
Choisissez le salarié
Indiquez le motif d’absence
Indiquez la date de début et de fin de l’absence
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Établissement des bulletins de paie Paie → Paie → Saisies → Saisie de bulletins
Puis, Double-clic pour obtenir le bulletin d’un salarié.
Choisissez le mois
Décochez « liste des paies effectuées »
Appliquez le critère
Congés payés précédemment saisis
Permet d’insérer une ligne dans le détail du salaire et d’ajouter des heures supplémentaires, une prime, un avantage en nature …
Permet de gérer plusieurs éléments du salaire et notamment des congés payés ou absences…
Si l’on veut par exemple que cette prime figure chaque mois sur le bulletin, choisissez « salarié ».
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Gestion des acomptes
Paie → Paie → Gestion des acomptes → Saisie
L’acompte est visible dans le bulletin dans l’onglet « retenues »
Avant d’enregistrer les acomptes, vérifiez que vos paramètres soient bien renseignés.
Choisissez la période
Complétez selon vos données
Puis validez
Et visible sur le bulletin
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Clôture d’un mois de paie Paie → Paie → Outils → Cloture mensuelle →
Puis, . Génération d’écritures de paie Paie → Paie → Génération comptable →
Puis, .
Puis, . Impression des bulletins et divers documents Paie → Éditions
Choisissez l’année et le mois que vous souhaitez clôturer.
Sélectionnez un établissement
Sélectionnez la période de paie
Sélectionnez le journal de paie
Sélectionnez le modèle d’écriture.
Modèle Cegid si vous n’en n’avez pas créé