introduction au bases de données...

Marielle Delhom Tr1 2006-2007

Introduction au bases de données

Access


Plan

I - Prise en main d'Access

II - Les tables

III - Les requêtes

IV - Les formulaires

V - Les états



– Lancer Access

– Quitter Access

– Ouvrir une base de données existante

– Créer une nouvelle base de données

– Copier une base de données sur disquette

– L'écran d'Access

– Les 7 objets de base de Access


Lancer Access (1)

� Allumez votre ordinateur

� Dans le menu Démarrer sur l'Option Programme, cliquez sur l'icône d'Access

(ou allez dans l'option Microsoft Office)


Lancer Access (2)

� Une fenêtre s'ouvre, elle permet d'ouvrir une de vos bases existantes ou d'en

créer une nouvelle


Quitter Access

� Enregistrez votre travail

� Dans le menu Fichier, cliquez sur Quitter


Ouvrir une base de données existante (1)

1/ Après avoir lancé Access (si la base que vous voulez ouvrir est affichée)

Après avoir sélectionné

la base, cliquez su OK



1/ Après avoir lancé Access (si la base que vous voulez ouvrir n'est pas affichée)

Après avoir sélectionné

Autres fichiers,

cliquez su OK



2/ Après en avoir fermé une autre (1ère possibilité)



2/ Après en avoir fermé une autre (2ème possibilité)

Cliquez sur cette

icône


Créer une nouvelle base de données (1)

� Principe

– Dans Access, une base de données est l'ensemble de tous les éléments permettant

de gérer des fichiers (ou tables) généralement liés (Clients, Fournisseurs, etc.).

– Sur le disque dur, une base de données représente un seul document, un seul

fichier se terminant par MDB (Microsoft DataBase)

Ex. : Clients.mdb.



� Pour créer une base de données (1ère possibilité):

• Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l'option Nouvelle base de données.

• Cliquez sur l'icône "Base de données" (sauf si vous souhaitez vous inspirer

de modèles livrés avec Access, qu'il faut chercher dans l'onglet Bases de

données).

• Tapez le nom de votre base de données.

• Cliquez sur le bouton Créer.

La fenêtre de base de données, qui est le noyau de votre application, apparaît

alors.



� Pour créer une base de données (2ème possibilité):

– lors du démarrage d'Access



� Pour créer une base de données (3ème possibilité):

– lors du lancement d'Access en utilisant l'Assistant



� Pour créer une base de données (3ème possibilité - suite):

Structures de

Bases de données

prédéfinies


Copier une base de données sur disquette

� Opération peu utilisée (une base de données donne de meilleures performances

sur un disque dur).

� Si vous souhaitez copier une base de données sur disquettes (pour la transférer

sur un autre ordinateur par exemple) :

– Démarrez l'Explorateur Windows

– Glissez le fichier MDB (ex. : Clients.mdb) depuis le disque dur sur l'icône de la

disquette.


L'écran d'AccessBarre de Titre, indique

le nom du logiciel

utilisé

Barre de Menu, donne

accès à toutes les

commandes d'Access

La barre d'outils est composée

des icônes qui sont des raccourcis

permettant d'exécuter une action

(enregistrement, impression,…)

sans passer par les menus.

Il est possible de personnaliser cette

barre (menu Affichage, Option

Barre d'outils - personnaliser)

Barre d'état, elle donne des

indications sur le travail en

cours pendant les traitements

longs


Les 7 objets de base d'Access (1)

� Lorsque l'on construit une base de données Access, on manipule 7

concepts (ou objets) de base.



� Les tables

Une table permet de stocker des informations dans une base de données, au fur et

à mesure de leur saisie.

– Elle est composée de champs (ex. : Nom, Prénom, Adresse, Code

postal, Ville).

– Chaque ligne de la table représente un client, un produit... et s'appelle un

enregistrement.

– En principe, une table ne doit pas comporter de champ calculé.

Exemple : une table Produits contiendrait les champs Référence,

Désignation, Prix Hors Taxes, Taux de TVA, mais pas le champ Prix

TTC qui est le résultat de Prix Hors Taxes * (1 + Taux de TVA).



� Les tables (suite)

– Une base de données peut se limiter à une table ou au contraire

en comporter plusieurs qui peuvent être liées les unes aux autres.

– Lorsque plusieurs tables sont liées, vous devez également définir

leurs relations. Les relations sont aussi une notion fondamentale

d'Access, mais ne font pas l'objet d'un onglet dans la fenêtre de

base de données.



� Les requêtes

Une requête sert à exploiter les données contenues dans les tables.

– Elle permet, entre autres :

• de trier des données

• d'extraire des données par critères

• de produire des calculs

– Une requête peut également servir de base à :

• un formulaire

• un état

• une liste déroulante



� Les Formulaires

Un formulaire est un écran de saisie, qui permet d'entrer des

informations dans une table.

– Il est conseillé de saisir les données via un formulaire et non directement dans la

table.

– En effet, le formulaire permet une interface plus simple et conviviale (listes

déroulantes, boutons de commande, couleurs) et un meilleur contrôle de la saisie.



� Les Etats

L'état permet l'impression de données.

Il est proche du formulaire, mais comporte des techniques

spécifiques à l'impression.

En clair : dès que vous pensez Imprimante, pensez Etat.



� Les pages

Une page d'accès aux données est un type spécial de page Web créé

pour consulter et utiliser des données d'Internet ou d'un

intranet (données stockées dans une base de données Microsoft

Access ou une base de données Microsoft SQL Server).

La page d'accès aux données peut également inclure des données

d'autres sources telles que Microsoft Excel.



� Les macros

Une macro-commande est une instruction qui permet d'automatiser des

traitements répétitifs (ouvrir un formulaire, une table, fermer un formulaire...).

Malgré leur simplicité de programmation, les macro-commandes sont à éviter :

elles ne sont pas paramétrables, ne gèrent pas les erreurs, et sont peu évolutives. Si

vous avez besoin de programmation, pensez plutôt aux modules.



� Les modules

Un module est un ensemble de fonctions écrites dans un langage de

programmation : Visual Basic, destinées à l'automatisation de traitements.

Les modules sont plus puissants mais également plus complexes que les macro-

commandes, et permettent de construire des applications complètes à partir

d'Access.


Plan


II - Les tables

III - Les requêtes


V - Les états


Introduction

� Une table est un ensemble de données structurées

� Cette structure repose sur un élément fondamental : le champ

� Chaque champ d ’une table caractérise un renseignement spécifique (ex : Nom

du client)

� L ’ensemble des champs renseignés constitue un enregistrement.

Ex : dans une table Client, un enregistrement contient des renseignements

concernant un client donné.

� Tous les enregistrements d ’une table comportent les mêmes renseignements


Introduction

Champs

Enregistrements


Création d'une table (1)

� Dans la fenêtre Base de Données, en ayant préalablement

sélectionné l‘objet Table : trois possibilités .



Utilisez les options suivantes :

� Mode Création : pour définir la structure d ’une table sans l ’aide d ’un

Assistant.

� Mode Assistant : pour définir la structure d ’une table avec l ’aide d ’un

Assistant (propose des tables et des champs prédéfinis).

� Créer une table en entrant des données (Feuille de Données): si vous

souhaitez exploiter tout de suite une table pour saisir des données sans définir

précisément sa structure.


Notez, que pour avoir une table

correcte, vous devez modifier

les noms et les types des champs


� Si vous choisissez le mode Création de table en entrant des données, Access

affiche une table vide composée de 10 champs et de 22 enregistrements, de façon

à vous placer dans un environnement de tableur (type Excel):

�



� Autre méthode (mode Création) :



� Une nouvelle fenêtre s'affiche :

1 -Vous allez saisir

le nom de vos champs

(1 à 64 caractères)

Création de la

table Clientèle

2 -Définissez ensuite les

types des champs

3 - Donnez une

description

des champs (facultatif)

4 - Définissez les

propriétés des champs

(facultatif)



� Types des champs (colonne Type de données)

Texte : caractère alphanumérique (lettre et/ou chiffre), la longueur du champ texte

est limitée à 255 caractères.

Mémo : caractère alphanumérique, la longueur du champ texte est limitée à 65535

caractères.

Numérique : nombres avec ou sans décimales

Date/Heure : dates ou heures (Access contrôle la validité des dates ou heures

saisies).

Monétaire : valeurs présentées au format monétaire (exemple : 2 500,50 F)




NuméroAuto : valeur numérique incrémentée automatiquement lors de la saisie

de chaque nouvel enregistrement.

Oui/Non : Champ booléen. Seule deux données sont autorisées pour ce champ :

Oui ou Non.

Exemple : un champ Réglé permet de savoir si une facture a été réglée

Objet OLE : ce type de champ est utilisé pour insérer dans une table des objets

issus d ’autres application de Windows (tel qu'une feuille de calcul

Microsoft Excel, un document Microsoft Word, des graphiques, des sons …).




Lien hypertexte : ce type de champ contient du texte utilisé comme adresse de

lien hypertexte (ex : une adresse de site WEB).

Liste de choix : lance un Assistant afin de créer un champ qui permette de

sélectionner la valeur à appliquer au champ à partir des données d ’un champ

d ’une autre table ou d ’une liste



� Clé primaire d ’une table

– Une clé primaire permet d ’identifier de manière unique un enregistrement (ex:

NuméroClient)

– Access indexe automatiquement les enregistrements sur la clé primaire

– Access interdit l ’ajout d ’enregistrement ayant même clé qu ’un enregistrement

existant

– Une clé primaire est unique et sa saisie est obligatoire



� Pour définir la clé primaire d ’une table, cliquez sur la ligne correspondante

puis cliquez sur

� Pour créer une clé primaire composite (composée de plusieurs champs),

sélectionnez les champs en maintenant la touche enfoncée puis cliquez sur Ctrl



� Propriétés des champs : pour définir les propriétés de chaque champs, cliquez

sur la ligne correspondant au champs puis remplissez le partie inférieure de la

fenêtre



� Propriétés des champs

Taille du champ : fixe la taille maximum du champ.

Format : permet pour les champs de type numérique ou de type date de définir un

format d ’affichage de la valeur contenue dans le champ.

Décimales : permet de spécifier le nombre de décimales utilisées par

Microsoft Access pour afficher les nombres.

Masque de saisie : c ’est un contrôle de la saisie de l ’utilisateur. Il est à la fois

une aide et un garde-fou. Il existe un générateur de masque de saisie, qui est activé

par

au bout de la ligne Masque de saisie.




Valeur par défaut : valeur qui apparaît automatiquement dans le champ à chaque

ajout d ’un enregistrement.

La valeur par défaut peut être une expression, précédée de = (ex : = Date())

Il existe un générateur d ’expression, qui est activé par , au bout de la ligne

Valeur par défaut.




Valide si : permet de spécifier des conditions s'appliquant un champ. Lorsque des

données ne répondent pas aux conditions fixées par le paramétrage Valide Si sont

tapées, vous pouvez spécifier le message à afficher à l'utilisateur en définissant la

propriété Message Si Erreur du champ.

Il existe un générateur d ’expression, qui est activé par , au bout de la ligne

Valide Si.

Exemple : <>0 Valeur doit être différente de 0

0 ou >60 Valeur 0 ou supérieure à 60

Comme "C???" Commence par C et comporte quatre lettres

>#25/12/1990# Postérieur au 25/12/90

>Date() Postérieur à la date du jour

<=[Montant]/10 Inférieure ou égale à 10% du champ Montant




Null Interdit: permet d'obliger la saisie du champ. Cette propriété mise à Oui

oblige la saisie.

Chaîne vide autorisée : Cette propriété est souvent couplée avec le Null interdit.

Mise à Non, elle empêche l'utilisateur de feinter le Null interdit en saisissant un

espace




Indéxé : les index servent à accélérer la recherche dans les tables, mais ils peuvent

ralentir le temps de réponse de la modification de données ; il ne faut indexer un

champs que si vous recherchez fréquemment des valeurs dans ce champ.

– La clé primaire d'une table est automatiquement indexée par Access

– La création d'index est réservée aux champs de type Texte, Numérique, Monétaire

et Date/Heure


Enregistrement d ’une table

Cliquez ici pour enregistrer

la structure de votre table


Suppression d ’une table

�Après avoir sélectionné la table à supprimer, dans le menu Edition, cliquez sur

Supprimer


Modification de la structure d ’une table (1)


Gestion des enregistrements

Pour modifier, supprimer ou ajouter des enregistrements, Access propose

plusieurs objets :

• Les tables en mode Feuille de données

• Les requêtes en mode Feuille de données (plus tard)

• Les formulaires en mode Formulaire (plus tard)

.


Gestion des enregistrements en mode feuille de données

(1)

� Accéder à la feuille de données d'une table

Dans la fenêtre Base de données, sélectionnez la table à mettre à jour et cliquez

sur



(2)

La feuille de données suivante apparaît :

�Les données de chaque champ apparaissent dans des colonnes, chaque

enregistrement occupe une ligne .

�La fenêtre peut être manipulée comme n’importe quelle fenêtre de Windows : vous

pouvez la déplacer, la dimensionner, la réduire en icône, faire défiler son contenu

grâce aux flèches et curseur de défilement.

�La commande " Quadrillage visible " ( ) de la barre d’outils " mise en

forme " permet d’afficher ou de cacher le quadrillage de la feuille de données.



(3)

Cliquer ici pour sélectionner toute la feuille de données

Cliquer ici pour sélectionner la ligne

Cliquer ici pour sélectionner la colonne

Accède au premier enregistrement

Accède à l'enregistrement précédant

Faire un double clic pour préciser le

numéro d'enregistrement à atteindre

Accède à l'enregistrement suivant Accède au dernier enregistrement

Accède à un nouvel enregistrement



(4)

� Saisie d'un enregistrement

– Accédez à la dernière ligne de la Feuille de données.

– Renseignez chaque champ de l’enregistrement et validez ; respectez le

type de données autorisé pour le champ ainsi que sa longueur.

– Pour annuler les valeurs saisies, avant de valider, tapez sur la touche

– Avant de quitter le mode Feuille de données pensez à enregistrer.

� Modification d'un enregistrement

Pour modifier un enregistrement, allez directement sur le champ à modifier

de l'enregistrement correspondant, modifiez le, validez et pensez à

enregistrer.

Echap



(5)

�Suppression d'un enregistrement

• Sélectionnez le ou les enregistrements à supprimer.

• Choisissez la commande " Suppression " du menu " Edition "

Ou

• Cliquez sur la touche

• Cliquez sur " OK " pour confirmer la suppression des enregistrements

sélectionnés.

La suppression est irréversible. Une fois la suppression confirmée, les

enregistrements sont définitivement perdus.

Suppr



(6)

� Recherche d'une donnée ou remplacement

• Choisissez la commande " Rechercher " du menu " Edition "

Ou

• Cliquez sur



(10)

� Trier les enregistrements

• Sélectionnez la ou les colonnes correspondantes aux champs sur lesquels vous

désirez trier les enregistrements.

• Sélectionnez la commande " Tri " du menu " Enregistrements "

• Choisissez la commande " Croissant " du sous menu ou cliquez sur

pour effectuer un tri croissant (de A à Z et de 1 à 9).

• Choisissez la commande " Décroissant " du sous menu ou cliquez sur

pour effectuer un tri décroissant (de Z à A et de 9 à 1).



(11)

� Impression

• Affichez la feuille de données de la table et modifiez, si besoin est, la mise en

forme selon la présentation escomptée.

• Effectuez une pré-visualisation de la table en utilisant la commande " Aperçu

avant impression " du menu " Fichier ".

Ou

• Cliquez sur .

• Si la présentation vous convient, lancez l’impression à partir de la commande "

Imprimer " du menu " Fichier " ou du bouton

• .


Plan


II - Les tables

III - Les requêtes


V - Les états


Introduction

Les formulaires permettent de manipuler les données de façon conviviale (plus

ergonomique que le mode feuille de données) et sûre (contrôles, obligations,...).

Ils autorisent aussi l’édition des données, et nous permettent de combiner :

• des données provenant de différentes tables,

• des graphiques, des valeurs sélectionnées à partir de listes,

• des totaux calculés, des champs calculés utilisant des fonctions

mathématiques.

Les formulaires peuvent être fondés sur une table, une requête sélection ou sur

plusieurs tables indépendantes en utilisant des sous formulaires.


Création d'un formulaire (1)

� A partir de la fenêtre Base de Données, après avoir sélectionné l'onglet

Formulaire, cliquez sur Créer un Formulaire à l’aide de l’Assistant


Création d'un formulaire (2)

La fenêtre suivante apparaît :


L'assistant Formulaire

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