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Ferramentas de Gestão para Coleções Biológicas
Paulo Holanda 2º Encontro de Coleções Biológicas da Fiocruz
Rio de Janeiro, 2015
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Contexto
• observação dos desafios vivenciados por coleções biológicas na última década;
• a importância da curadoria na gestão de uma coleção;
• visão sistêmica da gestão;
• distanciamento da missão;
• gerenciamento de uma coleção vs. gerenciamento de dados;
• uso de ferramentas de gestão podem direcionar soluções de problemas potencialmente complexos.
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Um novo cenário• revelação de novos desafios para as Coleções;
• necessidade de rearranjo de desequilíbrios das demandas;
• acompanhar a evolução tecnológica;
• inserção de Coleções em um novo ambiente GLOBAL e COMPETITIVO.
Contexto
Sistemas abertos, dinâmicos, nos quais suas unidades, conscientes de sua interdependência, investem
significativamente no desenvolvimento de relações mutuamente vantajosas.
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Um novo cenário
• revolução organizacional nas Coleções:
• reconhecimento institucional;
• se organizam pela complementaridade de suas atividades;
• "motivadas" crescentemente por novos patamares regulatórios e de padronizações, pela evolução das tecnologias e pela necessidade de inovar.
Contexto
Mudanças significativas no modo de gerir Coleções!
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Um novo cenário• coleções começam a buscar a melhoria de sua
infraestrutura, processos e resultados.
• expectativa comum das Coleções:
- implantar um modelo de gestão;
- crescer ao longo do tempo;
- promover rentabilidade através do acervo.
Contexto
Estruturar sua gestão por meio de modelos que assegurem sua
sustentabilidade.
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Um novo cenário• atualmente, no mundo todo as Coleções contam com
alguns modelos e diversas ferramentas, atrás da meta de tornarem-se cada vez mais homogêneas e conectadas.
• a quantidade e a diversidade de modelos de sistemas e ferramentas de gestão existentes dificultam o processo de escolha e a implementação por parte da Coleção.
Contexto
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Ameaças
• grande quantidade de iniciativas sem alinhamento e não integradas.
• frequentemente, falta de uma abordagem sistêmica na implantação de ferramentas quando aplicadas localmente.
Contexto
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Complexidade das coleções biológicas
Partes interessadas• clientes externos • clientes internos • mantenedores • fornecedores • sociedade
As necessidades, os interesses e as expectativas dos interessados são, na maioria das vezes, potencialmente conflitantes quando vistos isoladamente.
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Complexidade das coleções biológicas
Diferentes atividades em uma coleção• ensino • pesquisa básica / aplicada • extensão • recursos humanos • finanças • computação • administração geral • secretariado • atendimento ao público
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Complexidade das coleções biológicas
Fatores com impacto nos resultados
• Fatores Tecnológicos: equipamentos, infraestrutura, etc.
• Fatores Organizacionais: mecanismos decisórios, modelos gestão, etc.
• Fatores Humanos: treinamentos, conscientização, liderança, motivação, etc.
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Complexidade das coleções biológicas
Esquizofrenia Organizacional
PARTES INTERESSADAS clientes externos clientes internos mantenedores fornecedores
sociedade
ATIVIDADES ensino
pesquisa básica / aplicada extensão
recursos humanos finanças
computação administração geral
secretariado atendimento ao público
FATORES DE IMPACTO
Tecnológicos Organizacionais
Humanos
FORÇASPOLÍTICAS
OUTROSORG. REGULADORES
DISP.RECURSOS
SOCIEDADE
MINISTÉRIOS
FORÇASCOMPETITIVAS
AV. TECNOLÓGICO
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Complexidade das coleções biológicas
FORÇASPOLÍTICAS
OUTROSORG. REGULADORES
DISP.RECURSOS
SOCIEDADE
MINISTÉRIOS
FORÇASCOMPETITIVAS
AV. TECNOLÓGICOEstratégia Organizacional
atividades
partes interessadas
fatores de impacto
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ESTR
ATÉG
IA
Implementando a Estratégia da Coleção
IMPL
EMEN
TAÇÃ
O
FERRAMENTAS DE GESTÃO
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Ferramentas de Gestão
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Ferramentas de Gestão
O que são?
Ferramentas de gestão são instrumentos metodológicos que têm como objetivo atingir a eficiência e/ou eficácia na realização de uma determinada tarefa ou processo.
Para que servem?
Elas permitem ao gestor realizar análises apropriadas de fatos visando tomadas de decisões baseadas em dados, identificando o caminho correto para a resolução efetiva dos problemas, fazendo isso mais rapidamente e sustentando estratégias por mais tempo.
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Ferramentas de Gestão
O que está disponível:
coaching
benchmarking
downsizing
feedbackoutsourcing
turnover
budgetjust-in-time
brainstorming pmo
bsccore
management
handoverforecast
break even point
staff
open to buy
markup
capacity building
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Ferramentas de Gestão
O que está disponível…
ciclo pdca
cartas controle
5W2H
árvore da decisão
diagrama de relações
diagrama de afinidades
plano de ação
fluxogramas histogramasdiagrama de
dispersão
diagrama de pareto
5 porquêsdiagrama de causa e efeito
3 F matriz gut pdcp
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Ferramentas de Gestão
O que realmente precisamos:
• Curadoria e liderança
• Conhecimento sobre nossos processos
• Tomada de decisões baseada em FATOS
• Estímulo à participação dos colaboradores
• Valorização do trabalho em equipe
• Reconhecimento da capacidade intelectual
• Busca e eliminação da causa raiz dos problemas
• Planejamento
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Ferramentas de Gestão
FASES FERRAMENTAS
1. identificação do problemaSintetizar, classificar, estruturar ideias pouco
definidas. Descobrir e analisar inter-relações de causa e efeito.
2. determinação das ações e recursos
Detalhar, desdobrar situações e ações desde o geral até o particular. Correlacionar de forma
lógica para avaliar, estreitar e focalizar tomadas de decisões.
3. estabelecimento de planos contingenciais e cronograma
Planejar as alternativas de atuação. Gerenciar prazos, prioridades e administrar os recursos.
Fases da aplicação das ferramentas
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Ferramentas de Gestão
Processos
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Ferramentas de Gestão
Processos
• maioria das coleções não enxergam seus processos;
• processo como o resultado da articulação de pessoas,
instalações, equipamentos, e outros recursos;
• sem planejamento do fluxo e volume de trabalho;
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Ferramentas de Gestão
Processos
processo
processo
processo
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Ferramentas de Gestão
Documentos
• dificuldade contínua e explícita na compreensão, e
preenchimento
• permanência de problemas após a sistematização dos
registros
• incoerência ou inadequação na utilização
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Ferramentas de Gestão
Documentos
• tipos de documentos
• identificação
• organização
• padronização
• tempo de retenção
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Ferramentas de Gestão
Acervo• inventários e catálogos
• critérios para inclusão/acesso
• softwares de gerenciamento
microSICol
Infomicro
Sistemas(de(Informação(Gerencial(
! (estrutura(organizacional;(
! (processos(operacionais(e(administra9vos;(
! (estrutura(de(comunicação.(
! (informação(associada(ao(material(biológico;(
! (catálogos(e(serviços(disponíveis(ao(usuário;((
! procedimentos(relacionados(ao(material((biológico.(
Sistemas(de(Informação(do(Acervo(
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Ferramentas de Gestão
Projetos
• Orientar a tomada de decisão no que se refere à
submissão de projetos, de modo a garantir o
alinhamento destes com os objetivos estratégicos da
Coleção e da Instituição;
• Definir sistemática para elaboração, acompanhamento e
controle dos projetos;
• Definir diretrizes para que os conhecimentos gerados a
partir dos projetos desenvolvidos sejam mantidos
organizados, classificados e indexados, permitindo dessa
maneira a sua disponibilização mais eficiente às partes
interessadas;
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Ferramentas de Gestão
Projetos• Processo de acompanhamento e controle de projetos:
- aplicar o plano de ação proposto;
- fazer uso dos indicadores e analisar relatórios de
acompanhamento;
- intermediação e boa comunicação com as partes
interessadas;
- prestação de contas.
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Ferramentas de Gestão
Pessoas• demora ou incorreções na geração de dados, entrega de
resultados, documentos;
• rendimento individual fraco;
• sobrecargas individuais;
• insatisfação dos membros da equipe na execução de
suas atribuições.
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Ferramentas de Gestão
Pessoas• Melhora a comunicação.
• Melhora a produtividade e moral da equipe.
• Pode ser um processo completamente individual.
• técnicas excelentes para o desenvolvimento de
capacidades.
• produz resultados que podem ser observados de forma
direta e imediata.
• aprendem-se muitas coisas com nossos colaboradores.
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Ferramentas de Gestão
Pessoas• No cenário atual, onde as coleções enfrentam diversos
desafios, o foco são as pessoas e suas competências.
• Trata-se da maneira de lidar com o cotidiano, de forma a possibilitar a formação do capital intelectual de uma coleção, maximizando os talentos e potenciais existentes.
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Ferramentas de Gestão
Pessoas: O Curador
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Ferramentas de Gestão
Pessoas: o Líder e o Chefe
Chefe Líder
é temido por suas atitudes
focaliza na estrutura
depende de controle
visão de curto prazo
como, quando e quem
foco operacional
faz com que as pessoas façam
é seguido e respeitado
focaliza na missão e valores
inspira confiança
visão de longo prazo
porque
foco estratégico
faz com que as pessoas queiram fazer
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Ferramentas de Gestão
Aplicando alguns métodos
• 5W2H:
- what
- who
- when
- where
- why
- how
- how much
Plano de Ação 5W2H
AÇÃO O QUE QUEM QUANDO ONDE PORQUE COMO QUANTO
1
2
3
4
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Ferramentas de Gestão
Aplicando alguns métodos• Ciclo de Deming (PDCA)
- plan
- do
- check
- act
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Ferramentas de Gestão
Aplicando alguns métodos avançados• Projeções:
- análise de séries temporais (projeções com base em dados que se repetiram no passado);
- projeções derivadas (comparação de variáveis);
- relações causais (identifica regularidades).
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Ferramentas de Gestão
Abordagens
• Pensamento sistêmico:
Entendimento das relações de interdependência entre os diversos componentes da Coleção, bem como entre ela, a instituição e o ambiente externo.
• Aprendizado organizacional:
Busca e alcance de um novo patamar de conhecimento para a Coleção por meio da percepção, reflexão, avaliação e compartilhamento de experiências.
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Ferramentas de Gestão
Abordagens
• Orientação por processos e informações:
Compreensão e segmentação do conjunto das atividades e processos da Coleção que agreguem valor, sendo que a tomada de decisões e execução de ações deve ter como base a medição e análise do desempenho, levando-se em consideração as informações disponíveis, além de incluir os riscos identificados.
• Visão de futuro:
Compreensão dos fatores que afetam a Coleção em curto e no longo prazo.
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Ferramentas de Gestão
Abordagens• Geração de valor:
Produção de resultados consistentes, tecnicamente válidos e rastreáveis.
• Cultura da qualidade, segurança, inovação e capitalização do acervo:
Promoção de um ambiente que congrega expertises, seguro, favorável à prestação de serviços sem deixar de lado a criatividade, a pesquisa e implantação de ideias que possam gerar um diferencial para a Coleção.
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Ferramentas de Gestão
Abordagens• Conhecimento sobre os usuários:
Conhecimento e entendimento do usuário, visando o estabelecimento da fidelização, consequentemente, gerando cada vez mais retenção e valores para eles.
• Desenvolvimento de Parcerias:
Desenvolvimento de atividades em conjunto com outras Coleções a partir da plena utilização das competências essenciais de cada uma, objetivando benefícios para ambas as partes.
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Ferramentas de Gestão
Abordagens
• Responsabilidade perante a sociedade
Atuação que se define pela relação ética e transparente com todos os públicos com os quais a Coleção se relaciona. Refere-se também à inserção da mesma no desenvolvimento sustentável da sociedade, preservando recursos para gerações futuras, atuando com segurança, respeitando a biodiversidade e o meio ambiente, promovendo a redução das desigualdades sociais como parte integrante da estratégia da Coleção.
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Ferramentas de Gestão
Abordagens
MEG ®
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Obrigado!