control de registros

Seguridad, Medio Ambiente y Calidad PROCEDIMIENTO PARA REGISTROS Y CONTROL DE REGISTROS 1 2 3 4 Objetivo Establecer y mantener un procedimiento para la identificación, mantenimiento y disposición de registros para proporcionar evidencia de la conformidad con las Normas y la Especificación que forman parte del SGI. Alcance Este proce dimiento alcanz a a to da s los comités de la organización. Responsabilidad a responsabi li dad del !ont rol de "egi st ros del SGI SS#$%! recae en los &efes Seguridad y $edio %mbiente. Procedimiento Se identificar'n los registros necesarios para cada procedimiento del SGI SS#$%! con la finalidad de demostrar el cumplimiento de los requisitos de las Normas IS# ())*, *+))* y Especificación #S%S *-))*. os comités establecer'n la estructura de los registros a utilizar en sus procesos. os comités establecer'n el tiempo de retención de los registros. os regi stros de las disposic iones fiscales, norma tivas y regul aciones se mantienen el tiempo que se establece por ley. os comités dispondr'n de los registros una vez concluido el tiempo de retención, mediante destrucción fsica o borrado electrónico seg/n sea el caso. os comités, con0untamente con el 'rea de Sistemas, almacenar'n y mantendr'n los registros electrónicos de forma que la información sea recuperabl e f'ci lmente y esté pr ote gi da contr a da1o, deter ioro o pérdida. os mecanismos que utilizar'n son2 a3 obtención de copias de seg uri dad y , b3 admin ist rac ión de accesos al sis tema ele ctró nic o. %simismo, para el caso de registros fsicos, los comités utilizar'n arc 4i vado res o car pet as fsi cas en ana queles, cui dan do que sean claros y legibles. a identi ficación y tr azabil idad de los regi st ros el ectr ónicos se establecen mediante2 a3 la dirección electrónica /nica del documento y5o, b3 vinculación electrónica o fsica. os comités contar'n con registros para los items contenidos en sus programas anuales de Seguridad y $edio %mbiente, los mismos que forman parte del istado $aestro de !ontrol de "egistros. Documentación Asociada istado $aestro de !ontrol de "egistros "egistro de copias de seguridad de la información de la empresa Elaborado por "evisado por %probado por 1 DE 3

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Control de Registros

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Plantilla Informes y Memos

Seguridad, Medio Ambiente y Calidad

Procedimiento para Registros y Control de Registros

ObjetivoEstablecer y mantener un procedimiento para la identificacin, mantenimiento y disposicin de registros para proporcionar evidencia de la conformidad con las Normas y la Especificacin que forman parte del SGI.

AlcanceEste procedimiento alcanza a todas los comits de la organizacin.

Responsabilidad La responsabilidad del Control de Registros del SGI SSOMAC recae en los Jefes Seguridad y Medio Ambiente.

Procedimiento Se identificarn los registros necesarios para cada procedimiento del SGI SSOMAC con la finalidad de demostrar el cumplimiento de los requisitos de las Normas ISO 9001, 14001 y Especificacin OHSAS 18001.

Los comits establecern la estructura de los registros a utilizar en sus procesos.

Los comits establecern el tiempo de retencin de los registros. Los registros de las disposiciones fiscales, normativas y regulaciones se mantienen el tiempo que se establece por ley.

Los comits dispondrn de los registros una vez concluido el tiempo de retencin, mediante destruccin fsica o borrado electrnico segn sea el caso.

Los comits, conjuntamente con el rea de Sistemas, almacenarn y mantendrn los registros electrnicos de forma que la informacin sea recuperable fcilmente y est protegida contra dao, deterioro o prdida. Los mecanismos que utilizarn son: a) obtencin de copias de seguridad y, b) administracin de accesos al sistema electrnico. Asimismo, para el caso de registros fsicos, los comits utilizarn archivadores o carpetas fsicas en anaqueles, cuidando que sean claros y legibles.

La identificacin y trazabilidad de los registros electrnicos se establecen mediante: a) la direccin electrnica nica del documento y/o, b) vinculacin electrnica o fsica.

Los comits contarn con registros para los items contenidos en sus programas anuales de Seguridad y Medio Ambiente, los mismos que forman parte del Listado Maestro de Control de Registros.

Documentacin Asociada

Listado Maestro de Control de Registros

Registro de copias de seguridad de la informacin de la empresa

Elaborado porRevisado porAprobado por

Coordinador de AuditorasSuperintendente de Seguridad y Medio AmbienteGerencia Central de Operaciones

Historial de Revisiones

Revisin NFechaDescripcin del Cambio0010/10/2000Emisin inicial01/04/2004Se integra la Poltica del Sistema de Gestin Ambiental para unificar el SGA al SGI SSOMACPeriodicidad de la revisin: Anual

Nombre y Ubicacin del documento:

MACROBUTTON ActualizarCampos

Toda copia impresa de este documento es un Documento no Controlado

Versin Oficial

Clusulas de las normas relacionadas:

ISO 9001:4.2.4

ISO 14001:4.5.3

OHSAS 18001:4.5.3

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CONTROL DE REGISTROS · TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo 2. Alcance 3. Referencias 4. Definiciones 5. Responsabilidades 6. Descripción 7. Registros 8. Anexos 9. Control de cambios

Procedimiento Control de Documentos y Registros v.03