Control de Documentos y

Registros

CODIGO PROC CDR 07

Procedimiento obligatorio del Sistema de

Gestin de Calidad Control de Documentos y

Registros

Cdigo :PROC-CDR-

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Procedimiento Obligatorio del Sistema de Gestin de Calidad

Control de documentos y registros.

1. Objetivo

Establecer la metodologa para generar, aprobar, distribuir y controlar los documentos

asociados a los requisitos del Sistema de Gestin de la Calidad de la Corporacin Municipal

de Lo Prado; segn el modelo Normativo ISO 9001.Ademas, establece la metodologa para

asegurar que los registros estn debidamente identificados, almacenados, protegidos,

accesibles, legibles; as como el tiempo de retencin y su disposicin

2. Alcances

El procedimiento se aplica a todos los documentos y registros que son parte del alcance del

Sistema de Gestin de Calidad, segn el requisito 4.2 de la Norma ISO 9001.

3. Trminos y Definiciones

Concepto Definicin

SGC Sistema de Gestin de calidad

SG Secretario General

RP Responsable de proceso

CMLP Corporacin Municipal de lo Prado

RDGC Representante de la Direccin de SGC

Documento interno Son documentos controlados, generados dentro de la CMLP forma

parte del Sistema de Gestin de Calidad Ejemplo: Manual de

calidad, revisin de SGC, procedimientos, Instructivos, lista de

seguimiento, matrices, informes, actas, planes, programas.

Documento externo Son documentos controlados, de origen externo al SGC , ejemplo:

Normal legales, Reglamentos, Decretos, Resoluciones tcnicas u

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otros ;por la cual se rige el que hacer de la CMP

Documento Controlado

Se entiende como documento controlado todo documento que

forma parte del Sistema de Gestin de Calidad y que requiere de

una lista de distribucin, de forma de asegurar que sean usados

slo los documentos vigentes, previendo el uso no intencionado de

documentos obsoletos, para la realizacin de las actividades. Los

documentos se clasifican de acuerdo a su origen como internos o

externos.

Documento Obsoleto

Documento que ha sido reemplazado por la versin

inmediatamente siguiente.

Procedimiento Proceso documentado. Su objetivo es especificar las actividades

que el personal debe realizar en cada proceso.

Instructivo: Manera especfica de realizar una actividad. Su objetivo es

complementar los pasos de un proceso, detallando ms claramente

los caminos a seguir para que el proceso cumpla con la calidad

esperada. Para efectos de este procedimiento, existe el instructivo

para la realizacin de procedimientos del SGC de la CMLP.

Diagrama de Flujo Representacin grafica de secuencia de las actividades de un

proceso.

Formato Documento empleado para el registrar informacin que da

evidencia de la ejecucin de una actividad. Normalmente, se debe

nombra en el anexo del procedimiento; y se encuentran disponibles

en la Web de la CMLP

Manual de la Calidad ISO 9001

Documento controlado que describe el Sistema de Gestin de

Calidad y sus elementos.

Registros Se entiende por registro, a todos los documentos generados como

resultados de un proceso y/o durante la ejecucin de una accin,

con fines de dejar una constancia que dicha accin fue hecha y

conservar sus resultados para posterior anlisis. El trmino

"registros" se refiere a informes, formularios, correspondencia y

cualquier otra documentacin que registre resultados obtenidos o

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proporcione evidencia de actividades realizadas. Dichos registros

pueden emitirse en forma de copia impresa, en medios electrnicos

u otros, establecindose en cada caso los respaldos necesarios.

Registros internos Registros generados dentro de la CMLP

Registros externos : Registros generados por cualquier organizacin, fuera de CMLP

Tiempo de retencin Es el plazo en trminos de tiempo en que los documentos deben

permanecer disponibles en los archivos para su consulta. Este

tiempo siempre debe considerar las instrucciones emanadas por los

cuerpos legales respectivos

Medio de soporte Los registros de calidad se archivan, pudiendo ser en soporte

informtico o en papel; tomndose las medidas precisas para

garantizar su perfecto estado de conservacin

Recuperacin Acto que permite acceder a los registros de manera rpida. Por lo

tanto, el registro se puede localizar y acceder en los archivos y/o

carpetas tanto fsicas como electrnicas identificadas y destinadas

para su proteccin.

Proteccin Actividad que protege los registros impresos colocndolos en

carpetas y archiveros bajo condiciones ambientales adecuadas para

su conservacin; evitando su maltrato, extravi o dao.

Nota: (si algn registro se daara o extraviara se deber reponer).

Adems, cuando un registro es electrnico, la cuida, realizando

respaldos quincenales de la informacin en dispositivos de

almacenamiento extrable; asimismo se cuenta con software

antivirus. Adicionalmente a su respaldo diario va servidor

establecido en la CMLP.

Disposicin Indica el destino final de los registros, una vez que ha cumplido su

tiempo de retencin

4. Funciones y Responsabilidades

SG

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Aprueba toda la Documentacin del SGC. Todos los documentos del SGC deben

contar con aprobacin.

RSGC

Elaborar y/o revisar los documentos asociados a los procedimientos obligatorios del

SGC

Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera

distinta a lo establecido. Adems, debe actualizar la documentacin obligatoria del

SGC cada vez que se requiera

Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del

SGC

Difundir los Documentos del SGC

RP

Elaborar y/o revisar los documentos asociados a su proceso

Efectuar las modificaciones a sus documentos, cuando se realicen de manera

distinta a lo establecido. Adems, debe actualizar la documentacin de su proceso

cada vez que se requiera.

Gestionar el efectivo control de los documentos internos, externos y registros del

SGC.

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5. Diagrama de Flujo de proceso

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Continuacin

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Continuacin

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6. Descripcin de las Actividades del proceso.

Etapa Descripcin Evidencia

1 Elaboracin de procedimientos e instructivos, registros y otros: el responsable de

proceso (RP) elabora su procedimiento y/o modificaciones segn el procedimiento

de Control de documento y registro del SGC de la Corporacin Municipal de Lo

Prado PROC-CDR-01. Adems, propone los documentos, formato, estructura,

especificaciones, matrices, etc. que sean necesarios para el cumplimiento de sus

objetivos y sus actualizaciones. Luego enva al Responsable del SGC para gestionar

la aprobacin y su distribucin de dichas modificaciones. El Responsable del SGC

asigna cdigo al documento de acuerdo al proceso especificado para ello PROC-

CDR-01.

Las modificaciones a los documentos se identificarn en el apartado Registro de

modificaciones donde se indicar la versin, fecha de la modificacin, principales

puntos modificados, y resumen de modificaciones.

Para el caso de los documentos externos, estos se controlan de acuerdo a la

informacin de versin u otros elementos identificatorios aportados por el emisor.

Respecto a los registros, el Usuario que tiene la necesidad de registrar un resultado

o una evidencia, debe informar a su jefatura su necesidad; en caso que no exista el

registro debe comunicarse con el Dueo de Proceso respectivo para que genere el

formato y luego se incorpore en el procedimiento. En ambos casos, el registro se

identificara por pro responsable del proceso. En el caso de un registro, se deber

evidenciar los resultados, garantizando que la informacin sea legible, por medio de

un registro.

Procedimiento

de control de

documento y

registros PROC-

CDR

2 Revisin y aprobacin de las versiones oficiales de los procesos e

instructivos y otros: El RSGC es el responsable de lograr la aprobacin y

validacin a los documentos modificados o confeccionados por los RP y efectuar las

modificaciones y distribucin en el SGC. La aprobacin del documento se obtiene a

travs de la firmas en el apartado registro de modificaciones segn las

especificaciones del PROC-CDR. Este documento es considerado como copia

controlada que est disponible en el archivador de documento controlado que

posee cada RP.

En el caso de no ser aprobado, se realizan las modificaciones respectivas y se

presenta nuevamente. Si existe formato de documento interno previamente

PROC-CDR

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establecido, la revisin se realiza en cuanto a contenido y formato. El RSGC asigna

cdigo segn lo especificado en el procedimiento PROC-CDR-01

3 Publicacin de procedimientos e instructivo: RSGC es el responsable de publicar en

la pgina web e informar a la comunidad de las modificaciones a los documentos

oficiales del SGC y de los procedimientos. Los documentos publicados en pgina

web estn en formato PDF como copia no controlada lo que especifica al pie del

documento. Adems, no contienen firma para evitar el mal uso.

Publicacin en

la pgina web

(documento no

controlado)

4 Control de documentos y registros: cada responsable de proceso (RP) es el

encargado de controlar sus documentos y registros necesarios para el

funcionamiento de sus procesos y el mtodo utilizado esta declarado en el manual

o procedimiento apartado control de registro segn PROC-CDR. El RPSGC es quien

controla los documentos internos de SGC y los externos

Adems, cada responsable de proceso posee una carpeta impresa de los

Documentos oficiales del SGC ; adems estn en PDF disponible en la pgina web

de la Corporacin Municipal de Lo Prado e identificado como Documento NO

Controlado

Los documentos obsoletos oficiales de SGC son resguardados por el RP en la

carpeta digital del SGC disponible para ello y se declara en cada control de registro

y contiene el timbre de agua documento Obsoleto en caso de ser necesario su

uso.

PROC-CDR

5 Almacenamiento de los registros: Los registros debern almacenarse de acuerdo a

lo establecido en cada procedimiento por el responsable. El registro debe

almacenarse en el lugar y por el tiempo de retencin que corresponda (se deben

cumplir las normativas legales al respecto). El responsable de almacenar el registro

debe protegerlo segn su medio de soporte y lugar de almacenamiento, para

garantizar que este sea recuperable para su uso y/o anlisis posterior.

Cada vez que se requiera acceder al registro, el responsable deber recuperar el

registro por medio de rutas, ya sea para una recuperacin digital o impresa. El

responsable de almacenar el registro debe preocuparse de mantener el registro

bajo las condiciones definidas en la matriz por el tiempo especificado como tiempo

de Retencin.

Cumplido el perodo de almacenamiento, el responsable debe disponer del registro

segn la accin definida en la columna Disposicin.

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7. Control de registros ( ver instructivo estructura documental)

Identificacin

Almacenamiento

Disposicin Lugar

/responsables

Medio de

Soporte Proteccin Recuperacin

Tiempo de

Retencin

Matriz de

Control de

Documentos

Of. de RSGC/

Computador del

Responsable del

SGC

electrnico

Sistema

computacion

al de

respaldo cada

15 das

Oficina

RD/notebook

RD/escritorio/

carpeta

corporacin/c

arpeta

Sistema de

gestin de

calidad

2012/carpeta

Obligatorios/c

arpeta

Procedimient

os

Obligatorios/c

arpeta

Procedimient

o ACP/ por

correlativo

/acta de

mejoramiento

xx

Hasta que

quede

obsoleto

Carpeta digital

obsoleta

digital

8. Indicadores de Cumplimiento ( ver instructivo estructura documental)

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DESCRIPCIN

INDICADORES:

FORMULA DE

CALCULO

META

MBITO

DIMENSIN SEGUIMIENTO

Este proceso no cuenta con

indicadores de gestin N/A N/A N/A N/A N/A

9. Referencias ( ver instructivo estructura documental)

Ref.1: Norma ISO 9001

10. Anexos ( ver instructivo estructura documental)

Anexo 1: Instructivo para realizar procedimientos del SGC

Anexo 2: Formato Procedimiento

Anexo 3: Formato Diagrama de Flujo

Anexo 4: Matriz Control de Documentos

11. Aprobacin y Control de los Cambios ( ver instructivo estructura documental)

Fecha Modificaciones

Responsable Fecha de

aprobacin de la modificaciones

Responsable Fecha de la

implementacin de la modificacin

Responsable

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01/03/2013 Responsable del

proceso 03/03/2013

Secretario

General 03/03/2013

Representante

de la Direccin

Firmas de los

responsables.

Versin Fecha Principales Puntos Modificados

Resumen de Modificaciones

00 02.11.2011 -Versin inicial Estandarizacin

04 23.01.2012 - Registro de Modificaciones

- En Registro de Modificaciones, se incorpora tabla para la identificacin

de los cambios en los documentos. En

responsables se elimina el nombre y se

deja estandarizado, en funcin del

cargo.

05 15.11.2012 Revisin y actualizacin completa

del Manual de la Calidad

- Modificacin del Objetivo y campo de aplicacin

- Modificacin de las Exclusiones del alcance del SGC

- Modificacin de la Poltica de Calidad y los objetivos

- Modificacin de la descripcin del servicio

- Complementacin de los trminos y definiciones

- Actualizacin del sistema de Gestin de la calidad

- Revisin y actualizacin de la responsabilidad de la direccin

- Modificacin de la descripcin de la gestin de los recursos

- Complementacin del proceso realizacin del servicio

- Actualizacin de la descripcin del proceso medicin, anlisis y mejora

- Modificacin de la aprobacin y Control de los cambios.

06 30-12-12 Captulo 2: Descripcin de la

Corporacin Municipal de Lo

Prado

- 2.2.3 Objetivos de la calidad - 2.3 Estructura Organizacional- Organigrama

07 03/03/2013 Estandarizar - Hubo cambio en la versin del manual de RRHH, Formulacin

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Presupuestaria y Rendiciones de

Educacin Fagem.