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REPÚBLICA DE COLOMBIA
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
CONVOCATORIA PÚBLICA No. 004 DE 2011
OBJETO: La adquisición de un sistema que permita la gestión integral de los recursos financieros, materiales y de información utilizados en los procesos empresariales y la prestación de los servicios de instalación, implantación, migración de los datos, capacitación, soporte y puesta en marcha del aplicativo, el cual debe haber sido implementado en entidades públicas en Colombia.
Agosto 31 de 2011
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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN GENERAL PARA LOS PROPONENTES
Los proponentes deberán examinar cuidadosamente la presente invitación, con el fin que su propuesta se ajuste en su totalidad a la misma y tener en cuenta que las reglas contenidas en ella son de obligatorio cumplimiento y forman parte del respectivo contrato que llegare a suscribirse en caso de su adjudicación.
Los presentes términos de referencia, estarán a disposición de los interesados en participar en éste proceso a partir del día 31 de agosto de 2011, en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A. www.4-72.com .co
Si el proponente encuentra discrepancias u omisiones en los términos de referencia o tiene dudas en cuanto al significado o alcance de los mismos, deberá manifestarlo a la Empresa a través del siguiente correo electrónico: [email protected]; o mediante oficio dirigido a la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., piso segundo (2°) de la Diagonal 25G Nº 95A-55 de la ciudad de Bogotá D.C., para obtener las aclaraciones al respecto antes de presentar su propuesta, de conformidad con lo expresado en los presentes Términos de Referencia. En caso de no hacerlo, se entenderá que no existen dudas y que por lo tanto, acepta totalmente los requisitos y condiciones expresados en el presente documento.
Las propuestas, los comunicados formales, aclaraciones y todo lo referente al desarrollo del presente proceso de selección se harán en idioma español.
OBJETO: La adquisición de un sistema que permita la gestión integral de los recursos financieros, materiales y de información utilizados en los procesos empresariales y la prestación de los servicios de instalación, implantación, migración de los datos, capacitación, soporte y puesta en marcha del aplicativo, el cual debe haber sido implementado en entidades públicas en Colombia.
1. RÉGIMEN JURÍDICO LEGAL
Además de las reglas previstas en los presentes Términos de Referencia, el Proceso de Convocatoria Pública y el contrato que surja con ocasión del mismo, se regirán por la Constitución Política, el Acuerdo No. 001 de 2008 expedido por la Junta Directiva de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., así como por las demás disposiciones civiles y comerciales que regulen la materia o resulten pertinentes y aplicables de acuerdo con las leyes colombianas.
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2. PRESUPUESTO OFICIAL
El presupuesto oficial para atender la ejecución del objeto de la presente Convocatoria Pública, es hasta la suma de Mil trescientos noventa y siete millones novecientos cincuenta y un mil quinientos cuarenta y siete pesos. ($1.397.951.547) incluido el IVA y demás impuestos y costos a que haya lugar, así como los demás impuestos de carácter Nacional o Distrital vigentes al momento de presentar las propuestas, amparado por el Certificado de Disponibilidad Presupuestal de Servicios Postales Nacionales S.A. No. 1.083 del 12 de agosto de 2011.
3. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN
3.1 LUGAR Y FECHA DE APERTURA DEL PROCESO
La Convocatoria Pública se declarará abierta a partir del 31 de agosto de 2011 en la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., ubicada en la Diagonal 25G No. 95A-55 de la ciudad de Bogotá, D.C.
3.2 CONSULTA Y ADQUISICIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA
3.2.1 Consulta
Los Términos de Referencia, sus anexos, las posibles adendas, los documentos aclaratorios y demás actuaciones relacionadas con el trámite de la presente Convocatoria Pública, estarán publicados para su consulta en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., en la dirección de red de Internet: www.4-72.com .co , a partir del día 31 de agosto de 2010.
3.2.2 Adquisición
Quien aspire a participar en la presente Convocatoria Pública, podrá retirar los Términos de Referencia en forma física (impresa), desde la fecha de apertura y hasta la fecha de cierre del presente proceso, en la Secretaría General de la Empresa, ubicada en la Diagonal 25G No. 95A-55 de la ciudad de Bogotá, D.C ó de forma magnética en la página web www.4-72.com .co. Cuando se presenten Consorcios o Uniones Temporales, los Términos de Referencia podrán ser retirados por cualquiera de sus integrantes.
3.3TRÁMITE DE OBSERVACIONES Y SOLICITUD DE ACLARACIONES
Desde la fecha de apertura de la invitación y hasta tres (3) días hábiles antes del cierre, cualquier interesado podrá presentar observaciones o solicitar aclaraciones a
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los términos de referencia, las cuales serán absueltas de acuerdo con lo establecido en este numeral.
Servicios Postales Nacionales S.A. responderá las observaciones y solicitudes de aclaración que reúnan los siguientes requisitos:
3.3.1 Haberse enviado a través de la dirección del correo electrónico [email protected] o mediante documento impreso radicado en la Oficina de Correspondencia de Servicios Postales Nacionales S.A. ubicada en la Diagonal 25 G No. 95A-55 de la ciudad de Bogotá, D.C, o dirigido al Fax 4199292 Extensión: 1005. Para cualquiera de estos eventos, será responsabilidad de su remitente, el confirmar su efectivo recibo.
3.3.2 Identificar el proceso de Convocatoria Pública Nº 004 de 2011 y describir el nombre de la persona que las envía, su dirección física, teléfono, correo electrónico.
3.3.3 Presentarlas desde hasta cinco (5) días hábiles antes del cierre del proceso. Las que se presenten fuera de este plazo se considerarán extemporáneas.
La respuesta a las observaciones y solicitudes de aclaración enviadas por los interesados que cumplan con los requisitos antes señalados, serán publicadas en la página Web de La Empresa: www.4-72.com.co
Toda aclaración y/o adenda a los Términos de Referencia, se publicará para conocimiento de los interesados en la página Web de Servicios Postales Nacionales S.A., y se entenderán parte integral de aquellos.
La consulta y/o su respuesta no producirán efecto suspensivo sobre el plazo de presentación de propuestas.
3.4 AUDIENCIA DE ACLARACIÓN
Con el propósito de precisar el contenido y alcance de los presentes Términos de Referencia y de oír a los interesados, La Empresa procederá a realizar una audiencia de aclaración el día 5 de septiembre de 2011 a las 3:00 p.m la cual se llevará a cabo en el auditorio ubicado en la Diagonal. 25G No. 95A-55 de la ciudad de Bogotá, D.C.
3.5 CIERRE DEL PROCESO DE CONVOCATORIA PUBLICA
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La presente Convocatoria Pública se cerrará el día 9 de Septiembre de 2011 a las 10:00 a.m. en el Despacho de la Secretaría General ubicado en la Diagonal 25G No. 95A-55 de la ciudad de Bogotá, D.C.
Como metodología para la recepción de las propuestas, estas deberán ser radicadas en la oficina de correspondencia de la Entidad.
Cumplida la fecha y hora de cierre, se dará apertura a los sobres originales de las propuestas que formal y oportunamente hayan sido presentadas, y se levantará el acta de cierre consignando la relación sucinta de las mismas (número de propuestas, nombre o razón social de los proponentes, número de folios, y de copias, valor de la propuesta y garantía de seriedad de la oferta), que será suscrita por los asistentes al proceso de cierre y se publicará en la página Web de la Entidad.
Las propuestas presentadas después de la fecha y hora estipuladas, o en lugar diferente al señalado, se considerarán extemporáneas y no se recibirán. Servicios Postales Nacionales S.A., no asumirá ninguna responsabilidad, respecto a cualquier propuesta que haya sido incorrectamente entregada.
3.6 EVALUACIÓN DE LAS PROPUESTAS Y SOLICITUD DE ACLARACIONES
La verificación y evaluación de las propuestas formalmente presentadas, se efectuará dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de cierre, de conformidad con los criterios y factores contemplados en los términos de referencia.Dentro de este término, Servicios Postales Nacionales S.A., podrá solicitar aclaraciones sobre algunos puntos de las propuestas, sin que por ello el proponente pueda adicionar, mejorar o modificar su oferta. En tal evento, la entidad podrá prorrogar el plazo de evaluación con el fin de garantizar la selección objetiva y el cumplimiento de los principios generales de transparencia y buena fe contractual.
3.7 PUBLICACIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN Y RECIBO DE OBSERVACIONES.
Al tercer día hábil siguiente al vencimiento del plazo para la evaluación de las ofertas, la Empresa pondrá a disposición de los proponentes por el término de tres (3) días hábiles los informes correspondientes, en el horario de 8:00 a 5:00 p.m. para que dentro de este término presenten las observaciones a los mismos. Estos podrán ser solicitados en la Secretaría General de La Empresa localizada en la Diagonal 25G Nº 95A-55. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus propuestas.
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Las observaciones formuladas por los proponentes a los informes de evaluación, y recibidas oportunamente, serán resueltas en el acto de adjudicación.
3.8 RESPUESTA A LAS OBSERVACIONES
La Empresa dará respuesta a las observaciones formuladas por los proponentes a los informes de evaluación en el acto de adjudicación.
3.9 ADJUDICACIÓN
La adjudicación del presente proceso de contratación se realizará en Audiencia Pública el día 5 de Octubre de 2011 a las 10:00 a.m., a través del acto de adjudicación suscrito por la Presidencia de La Empresa, el cual será publicado en la Página Web de Servicios Postales Nacionales S.A. De igual forma, esta decisión se comunicará a todos los participantes del proceso de selección.
El proponente adjudicatario deberá suscribir y legalizar el contrato dentro de los cinco (5) días calendarios siguientes a la fecha de adjudicación.
La Empresa podrá adjudicar el contrato al proponente calificado en segundo lugar, en el evento en que el proponente adjudicatario inicial no suscriba el contrato ó no presente las respectivas garantías dentro de los plazos señalados por la Empresa, decisión que se adoptará mediante acto motivado, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al vencimiento del plazo otorgado para el efecto.
El acto de adjudicación es irrevocable y por lo tanto obliga a la Empresa y al adjudicatario en la realización de los fines propuestos y contratados. Contra este acto no proceden recursos por la vía gubernativa.
3.10 TERMINACIÓN DEL PROCESO
En caso de que ninguna de las ofertas cumpla con los requisitos establecidos en los presentes Términos de Referencia, se declarará desierto el proceso de selección, lo cual se indicará por escrito expresando las razones que condujeron a esta decisión.
4. REQUISITOS PARA PARTICIPAR
Podrán participar en la presente Convocatoria Pública, todas las Persona Jurídicas con reconocida experiencia, nacionales o extranjeras con domicilio en Colombia, consideradas legalmente aptas para participar en invitaciones para celebrar contratos con Servicios Postales Nacionales S.A., que cumplan con los siguientes requisitos:
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4.1 Que su actividad sea o esté directamente relacionada con el objeto de esta contratación.
4.2 Que demuestre contar con la capacidad administrativa, logística, técnica y financiera indispensable para la efectiva prestación de los servicios que se pretenden contratar, cumpliendo con los requisitos y condiciones exigidos en los presentes términos de referencia, conforme con la Ley colombiana vigente.
4.3 El proponente que presente su propuesta a través de apoderado, deberá anexar el poder respectivo con las formalidades legales.
4.4 Las calidades, condiciones y demás requisitos, exigidos a los proponentes en los presentes términos de referencia deberán acreditarse mediante los correspondientes documentos o certificados expedidos por la entidad y/o autoridad que fuere competente, conforme con la Ley Colombiana.
5. INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES
El oferente no podrá estar incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad constitucional o legal para contratar, de conformidad con lo contemplado en la Constitución Política, en la Ley, Decretos reglamentarios y las demás normas complementarias y concordantes.
Con la presentación de la propuesta y la suscripción de la carta de presentación de la misma, se entiende que el proponente manifiesta bajo la gravedad del juramento, que no se encuentra incurso dentro de las causales de inhabilidad o incompatibilidad señaladas en la Ley.
6. CAUSALES DE RECHAZO
Será motivo para rechazar una propuesta, la ocurrencia de cualquiera de los siguientes eventos:
6.1 Cuando el proponente haya entregado extemporáneamente la propuesta o en un lugar diferente al indicado en los presentes términos de referencia.
6.2 Cuando se presenten dos o más propuestas por el mismo oferente, por sí o por interpuesta persona en un Consorcio o Unión Temporal.
6.3 Por omisión de alguno de los documentos e información exigidos en los presentes términos de referencia, que constituya causal de rechazo de la propuesta, por tratarse de documentos no subsanables.
6.4 Que el proponente esté incurso en alguna inhabilidad o incompatibilidad.
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6.5 Cuando el oferente no subsane dentro del plazo establecido por la Entidad, los documentos que de acuerdo con los presentes términos de referencia tienen la calidad de subsanables, salvo que la solicitud de aclaración se refiera a documentos relacionados con puntaje adicional, caso en el cual el hecho de no subsanar no generará el rechazo de la propuesta.
6.6 La no presentación del original de la garantía de seriedad de la oferta.
6.7 Cuando habiéndose presentado la garantía de seriedad de la oferta no se corrija dentro del término que otorgue la Empresa en el respectivo requerimiento.
6.8 Cuando el proponente se encuentre reportado en el Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General de la República.
6.9 Cuando el valor de la propuesta supere el monto del presupuesto oficial.
6.10 Cuando la propuesta sea evaluada con no cumple en el factor jurídico, financiero o de requisitos técnicos mínimos.
6.11 Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes que altere el principio de selección objetiva.
6.12 Cuando se compruebe dentro del proceso de contratación que la información y documentos que hacen parte de la propuesta no son veraces, es decir, no correspondan a la realidad de lo afirmado por el proponente.
6.13 Cuando en el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal se le imponen limitaciones al representante legal para formular la propuesta y éste las excede.
6.14 Cuando la Empresa, el administrador o algunos de los socios, (sean principal o suplente), de los proponentes, resulten incluidos en listas de control definidas por Servicios Postales Nacionales S.A. tales como la ONU y OFAC, toda vez que con la presentación de la propuesta, y en la carta de presentación que suscriba el Representante Legal, se deberá certificar a la Empresa que sus recursos no provienen, ni se destinan a actividades de lavado de activos ni financiación del terrorismo.
6.15 Cuando el contador y/o el revisor fiscal presenten antecedentes disciplinarios en la Junta Central de Contadores.
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6.16 Las demás contempladas en la Constitución Política, en las Leyes y en la presente Convocatoria.
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CAPÍTULO II
DE LA PROPUESTA
La presentación de la propuesta implica para cada uno de los oferentes la aceptación de las condiciones y requisitos consignados en estos Términos de Referencia y en las Adendas que se profieran, de la información contenida en los escritos que se surtan entre la Empresa y los oferentes partícipes en desarrollo del presente proceso de selección, y de los términos y condiciones que se estipulen en el contrato que llegare a suscribirse, en caso de adjudicación.
Así mismo, implica para el proponente el conocimiento de la Legislación Colombiana y del régimen jurídico aplicable a las actividades y servicios objeto del presente proceso de selección. Por lo tanto, la decisión de presentar o no propuesta, es exclusiva de los interesados, derivada de su propio análisis, investigación, examen e inspección correspondiente.
En consecuencia, el proponente será responsable por los datos, informes, documentos, compromisos y resultados que se suministren durante el proceso de selección así como de aquellos que se entreguen durante la ejecución del contrato, que llegare a suscribirse.
El sólo hecho de la presentación de la propuesta, no obliga en forma alguna a Servicios Postales Nacionales S.A. a aceptarla, ni confiere ningún derecho para celebrar contrato con quienes efectivamente las presenten.
1. PRESENTACIÓN
Con el objeto de facilitar la correcta integración de la propuesta, su estudio y posterior evaluación por parte de la Entidad, el proponente deberá integrar los documentos contentivos de la misma, en la forma y orden, como se describe a continuación:
1.1.FORMA
Las propuestas deberán ser entregadas en original y dos (2) copias, adicionalmente una copia en medio magnético (CD), elaboradas en computador, en idioma español y su contenido foliado en orden consecutivo ascendente, sin incluir hojas en blanco, con un índice punto por punto de acuerdo con el orden establecido en los términos de referencia, anexando en cada ejemplar todos los documentos y requisitos exigidos, las cuales deberán ser entregadas en sobres cerrados, sellados y rotulados de la siguiente forma:
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SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – CONVOCATORIA PÚBLICA No. 004 de 2011
OBJETO: Adquirir un sistema que permita la gestión integral de los recursos financieros, materiales y de información utilizados en los procesos empresariales y contratar los servicios de instalación, implantación, migración de los datos, capacitación, soporte y puesta en marcha del aplicativo, el cual debe haber sido implementado en entidades públicas en Colombia.
Nombre o Razón Social del proponenteIndicar en cada sobre si contiene ORIGINAL _____ PRIMERA COPIA _____ SEGUNDA COPIA _____ CD ______DirecciónTeléfono-FaxCorreo Electrónico
Cada propuesta deberá llevar el índice de su contenido, donde se relacionen en forma clara los documentos de la misma.
Si se advirtiere alguna diferencia entre el original de una propuesta y sus copias, prevalecerá la información consignada en el original. De igual manera, se exige total concordancia entre la propuesta presentada y sus anexos, los cuales hacen parte integral de la misma.
Toda tachadura o enmendadura para ser tenida en cuenta, deberá estar aclarada o convalidada con la firma al pie de la misma, de quien suscribe la carta de presentación de la propuesta.
En el evento de existir discrepancia entre el valor de los servicios objeto del presente proceso de selección, expresados en números y letras, se tendrá por cierto este último.
Todos los gastos que impliquen la preparación y presentación de la propuesta son por cuenta y riesgo del proponente.
No se aceptarán propuestas enviadas por correo, vía fax o entregadas en otras oficinas de Servicios Postales Nacionales S.A., ni las que sean presentadas de manera extemporánea teniendo en cuenta la hora y fecha establecida para la recepción de las mismas, en los presentes Términos de Referencia. ESTE REQUISITO NO SERÁ SUBSANABLE.
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1.2. INFORMACIÓN CONFIDENCIAL
Si en los documentos presentados, se incorpora información confidencial o privada de acuerdo con la Ley colombiana, deberá indicarse claramente tal circunstancia en la Carta de Presentación de la Propuesta (Anexo No. 1) y en el documento considerado confidencial. En caso de calificar una información como confidencial, el proponente deberá señalar cuál es la norma legal que soporta tal calificación.
La Empresa se reserva el derecho a revelar dicha información a sus funcionarios y asesores, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos en los términos de referencia y ante solicitud de autoridad competente. No obstante, la Empresa, sus funcionarios y asesores están obligados a mantener la confidencialidad de dicha información.
1.3 VALIDEZ DE LA PROPUESTA
Los proponentes deberán indicar el término dentro del cual La Empresa puede considerar válida su propuesta. Este término empezará a contarse desde la fecha fijada para el cierre de la presente Convocatoria Pública, el cual no podrá ser inferior a noventa (90) días calendario.
En el caso que el proponente no indique el término de validez de la propuesta, La Empresa la considerará valida hasta el día de vencimiento de la garantía de seriedad de la misma.
2. DOCUMENTOS INTEGRANTES DE LA PROPUESTA
La propuesta deberá contener la información requerida, presentada en los documentos señalados a continuación, los cuales son necesarios para su comparación y selección objetiva:
2.1.DOCUMENTOS DE CARÁCTER JURÍDICO
El proponente deberá adjuntar los siguientes documentos:
2.1.1. Carta de Presentación de la Propuesta
La carta de presentación debe ser firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado, o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley, según sea el caso, de conformidad con el Anexo No. 1 de los presentes Términos de Referencia.
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En la carta de presentación el oferente deberá indicar cuál información de la suministrada en su propuesta es de carácter reservado, señalando la norma que le otorga tal carácter.
En el mismo documento el oferente manifestará la validez de la propuesta, de conformidad con lo establecido en el presente capítulo.
2.1.2. Garantía de Seriedad de la Propuesta
Para garantizar el cumplimiento de las obligaciones establecidas en los presentes Términos de Referencia, lo consignado en la propuesta, el mantenimiento de la oferta económica, la suscripción del contrato, su contribución para la legalización y cumplimento de los requisitos para la ejecución del mismo, el proponente deberá constituir y entregar junto con su oferta, una garantía de seriedad de la misma, expedida por una compañía aseguradora ó una garantía bancaria expedida por una entidad financiera establecida en Colombia, debidamente autorizada por la Superintendencia Financiera de Colombia, a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. – Nit. 900.062.917-9, en cuantía equivalente al diez por ciento (10%) del valor total de la propuesta, incluido el IVA, con una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha límite de presentación de la propuesta. En caso de presentarse un Consorcio o Unión Temporal, la garantía de seriedad de la propuesta deberá ser tomada a nombre del Consorcio o Unión Temporal, indicando el nombre de cada uno de sus integrantes, y suscrita por el representante legal del mismo.
En caso de prórroga en el plazo del proceso de selección y/o adjudicación del mismo, la garantía de seriedad se deberá ampliar por el término de dicha prórroga. Igualmente, en caso de prórroga del plazo para la suscripción del contrato, la constitución de las garantías o de la cancelación de los derechos de publicación, el proponente deberá ampliar la garantía de seriedad por el período de la prórroga, si la vigencia inicial no cubre este nuevo término.
Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobados, si el adjudicatario no cumpliere las condiciones y obligaciones establecidas en los presentes Términos de Referencia, y en especial la de suscribir oportunamente el contrato, contribuir a la legalización del mismo dentro del término señalado o mantener lo ofrecido en su propuesta, la garantía de seriedad se hará efectiva a favor de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., a título de indemnización anticipada de perjuicios, pudiendo La Empresa recurrir a las demás acciones civiles y penales que puedan ser instauradas.
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La Empresa devolverá a solicitud de los proponentes no favorecidos en el presente proceso de selección, la garantía de seriedad de la propuesta, una vez se suscriba el respectivo contrato.
Si el oferente presenta la documentación exigida en este numeral, sin el lleno de los requisitos exigidos, La Empresa lo requerirá para que dentro del término establecido para tal efecto, proceda a subsanarla.
La no presentación de la garantía de seriedad de la propuesta NO ES SUBSANABLE y será causal de RECHAZO de la oferta.
2.1.3. Certificado de Existencia y Representación Legal del Proponente
El proponente deberá adjuntar en su propuesta el respectivo Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, y deberá contener las sucursales y/o agencias adscritas a la razón social del proponente.Las personas jurídicas proponentes y aquellas que hagan parte de un consorcio o unión temporal proponente, deben presentar el Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal, dentro de los dos (2) meses anteriores a la fecha límite para la presentación de las propuestas, en el que conste el objeto social, las facultades del Representante Legal y la vigencia de la sociedad, la cual debe ser mínimo por el plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.
Para el caso de Consorcios y Uniones Temporales, cada integrante deberá comprobar su existencia y representación mediante el certificado de existencia y representación legal, el cual deberá contener la misma información y cumplir las mismas exigencias anteriormente citadas.
Cuando el representante legal del oferente se encuentre limitado en sus facultades para presentar la propuesta y suscribir el contrato que resulte del presente proceso, deberá anexar a la oferta, copia del documento en el cual conste la decisión del órgano social correspondiente, que lo autoriza para la presentación de la propuesta y la suscripción del contrato.
La omisión en la presentación del certificado descrito anteriormente y/o de las autorizaciones a que haya lugar, será subsanable y en consecuencia, el proponente contará con el término perentorio que para tal efecto señale la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A., para aportar dichos documentos. Vencido el plazo señalado, sin que el proponente acredite dichos documentos, la propuesta será RECHAZADA .
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2.1.4. Certificación de Composición de Socios o Accionistas.
Certificado suscrito por el representante legal en el que se relacione los socios y o accionistas o asociados que tengan directa o indirectamente el 5% o más del capital social, aporte o participación, cuando esta información no conste en el certificado de existencia o representación expedido por la Cámara de Comercio. La certificación debe tener corte de la información en un término no superior a noventa días de la fecha de presentación de la propuesta. De cada accionista se debe incluir: Nombre o razón social, identificación y porcentaje de participación, siempre y cuando esta sea igual o superior al 5%.
2.1.5. Documento de Constitución de Consorcios y Uniones Temporales
En caso que el proponente presente oferta a través de Consorcio o Unión Temporal, deberá cumplir mínimo con lo siguiente:
a) Expresar si la participación es a título de Consorcio o Unión Temporal. Si se trata de Unión Temporal, sus miembros deberán señalar las reglas básicas de la relación entre ellos y su responsabilidad, los términos y extensión –actividades y porcentaje-, de su participación en la propuesta y en su ejecución, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo y escrito por parte de la Empresa
La omisión de este señalamiento, conllevará a que la Empresa tome la propuesta como presentada por un Consorcio.
b) En el evento en que el documento de conformación de la Unión Temporal no se exprese el porcentaje de participación o la extensión de la responsabilidad de cada uno de sus integrantes, si llegare el caso de aplicación de sanciones por parte de la Empresa, ésta las impondrá por partes iguales para cada uno de sus miembros.
c) Indicar la duración del Consorcio o de la Unión Temporal, la cual deberá considerarse desde la fecha de cierre del presente Proceso de Convocatoria Pública hasta la fecha de vencimiento del plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.
d) Efectuar la designación de la persona que tendrá la representación del consorcio o de la Unión Temporal, indicando expresamente sus facultades. El representante deberá contar con facultades amplias y suficientes para formular la propuesta y obligar a todos los integrantes del Consorcio o Unión Temporal al momento de suscribir el contrato resultante. Si en el documento de conformación del Consorcio o Unión Temporal se le imponen limitaciones al representante para formular la propuesta y éste las excede, la propuesta será RECHAZADA.
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e) En el evento en que existan limitaciones estatutarias a la capacidad del representante legal de cada uno de los miembros del Consorcio o Unión Temporal, deberán aportar autorización del órgano social competente facultándolo a participar bajo alguna de estas dos modalidades de asociación, como para presentar la propuesta y suscribir y ejecutar el contrato.
f) Igualmente, deberán describir la estructura, organización y el aporte de cada una de las empresas que conforman el Consorcio o la Unión Temporal, que destinarán para la ejecución del contrato derivado del presente proceso.
La omisión del documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, o la omisión de las firmas de los representantes legales de cada uno de sus miembros, NO SON SUBSANABLES y generarán el RECHAZO DE LA PROPUESTA.
Los defectos de forma podrán subsanarse a solicitud de la Secretaría General de la Empresa dentro del plazo que para tal efecto se determine.
2.1.6. Certificación de Contribuciones a la seguridad social y aportes Parafiscales
De conformidad con lo consagrado por el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y la Ley 828 de 2003, el proponente deberá anexar la respectiva certificación en la cual se indique que se encuentra a paz y salvo en el pago de las contribuciones al Sistema Integral de Seguridad Social –EPS, Pensiones y ARP-, así como de los Aportes Parafiscales –SENA, ICBF, Cajas de Compensación Familiar- y Subsidio Familiar a que haya lugar de sus empleados.
La certificación deberá ser suscrita por el Revisor Fiscal cuando éste exista de acuerdo con los requerimientos de ley o por el Representante Legal, en donde conste que se encuentra al día en sus pagos a la fecha de presentación de la propuesta y seis meses anteriores a ésta. La sociedad y/o sociedades participantes en Unión Temporal ó Consorcio deberán tener por lo menos dos años de constituidas a la fecha de presentación de la propuesta. Cada una de las personas jurídicas, miembros de un Consorcio o Unión Temporal en forma independiente, deberá anexar esta certificación.
Esta certificación igualmente deberá anexarse al momento de suscribir el contrato, y mensualmente, durante la ejecución del contrato y hasta su liquidación.
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2.1.7. Boletín de Responsables Fiscales
Servicios Postales Nacionales S.A. verificará que el proponente no se encuentre reportado en el boletín de Responsables Fiscales expedido por la Contraloría General de la República.
De encontrarse reportado generará el RECHAZO DE LA PROPUESTA.
2.1.8. Identificación Tributaria
Las personas jurídicas proponentes y aquellas que hagan parte de un Consorcio o Unión Temporal proponente, deben presentar fotocopia del RUT (Registro Único Tributario).
2.1.9. Certificación de registro en el SICE.
El proponente deberá presentar certificado del SICE que acredite estar simplemente inscrito en el Sistema de información para la Vigilancia de Contratación Estatal-SICE.
2.1.10. Acta de autorización de la Junta Directiva
El proponente deberá adjuntar, cuando sea necesaria, la autorización de la Junta Directiva para presentar la oferta y suscribir el contrato en caso de resultar adjudicado.
2.1.11. Observaciones y solicitud de aclaraciones
Cuando la observación realizada a un proponente o propuesta constituya causal de rechazo, la Secretaría General lo manifestará expresamente en su informe. Cuando la Secretaría General considere que la observación hecha no es causal de rechazo podrá requerir por escrito a los proponentes las aclaraciones y explicaciones o la corrección de la garantía de seriedad de la oferta cuando lo considere necesario.
El proponente deberá dar respuesta escrita a esos requerimientos dentro del plazo que para el efecto le otorgue la Secretaría General, bajo el entendido que tales aclaraciones y explicaciones no constituyen modificaciones a los aspectos objetivos de comparación de las propuestas, ni sirven para completar, adicionar, modificar o mejorar las mismas, salvo en lo relacionado con la corrección de la garantía de seriedad de la propuesta.
El anterior análisis estará a cargo de la Secretaría General de Servicios Postales Nacionales S.A. y no tiene ponderación alguna. Tiene por objeto confirmar que las propuestas y los proponentes cumplan con los requerimientos legales y normativos previstos en las disposiciones legales y los presentes términos de referencia.
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2.1.12 Declaración de origen de fondos y bienes del proponente.
El proponente deberá presentar la declaración de origen de fondos y bienes firmada por el representante legal de la persona jurídica, o por el representante del Consorcio o Unión Temporal conformado, o por poder debidamente conferido para tal efecto con el lleno de los requisitos de Ley, según sea el caso, de conformidad con el Anexo No. 7 de los presentes Términos de Referencia.
En el anexo de declaración de origen de fondos y bienes el oferente deberá especificar el origen de los fondos o recursos, y los bienes y servicios que se ofertarán directamente a Servicios Postales Nacionales S.A.
2.2. DOCUMENTOS DE CARÁCTER FINANCIERO
El oferente deberá presentar los siguientes documentos en forma legible:
2.2.1. Balance General y Estado de Resultados comparativos a Diciembre 31 de 2010 y de 2009, debidamente firmados por el Contador, el Revisor Fiscal y el Representante Legal de la Empresa.
2.2.2. Certificado de Vigencia y Antecedentes Disciplinarios del Contador y del Revisor Fiscal expedido por la Junta Central de Contadores, con fecha no mayor a noventa (90) días calendario, anteriores a la fecha de cierre del presente proceso de contratación.
NOTAS:
1. Si la oferta es presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar en forma independiente los documentos financieros mencionados en los numerales 2.2.1 y 2.2.2., los cuales se evaluarán de conformidad con el porcentaje de participación de cada uno de los miembros integrantes del Consorcio o Unión Temporal, con el propósito de verificar el cumplimiento de los índices financieros.
2. NO SE ADMITIRÁN BALANCES DE PRUEBA
3. Las personas jurídicas proponentes o miembros de un Consorcio o Unión Temporal, deberán adjuntar a su propuesta fotocopia del Registro Único Tributario (RUT) de conformidad con lo señalado en el Decreto 788 de 2002.
4. La no presentación de los documentos solicitados en el numeral 2.2 será de carácter subsanable.
2.3. PROPUESTA TÉCNICA
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La propuesta técnica estará integrada por los requerimientos técnicos mínimos establecidos en el Capítulo IV y su incumplimiento será CAUSAL DE RECHAZO.
2.4. PROPUESTA ECONÓMICA
El precio total de la oferta económica se indicará en números y en letras, incluyendo el IVA. En caso de que no se discrimine este impuesto, se entenderá incluido dentro del monto total ofrecido.
El proponente deberá incluir en su oferta, un año de mantenimiento sin costo adicional, el cual se contará desde el momento en que finalicen los doce meses del contrato y del cual se dejará evidencia en un contrato.
El proponente deberá también incluir en su oferta, a título informativo, el costo anual que por mantenimiento del sistema habría de cobrar a Servicios Postales Nacionales S.A, en el caso de ser favorecido. Este valor anual del mantenimiento es a partir del tercer año, una vez concluido el primer año de mantenimiento incluido en la oferta.
En caso de existir discrepancia entre la propuesta original y las copias, prevalecerá la información suministrada en el original.
Al formular la propuesta, el proponente deberá tener en cuenta que todos los impuestos que se causen por razón de la legalización y ejecución del contrato estén identificados e incluidos en la propuesta, por ser de cargo exclusivo de éste. Por lo tanto, el valor de la propuesta deberá considerar tales conceptos, los cuales estarán a cargo del Contratista.
La Empresa efectuará a las facturas del contratista las deducciones que en materia de impuestos tenga establecida la ley aplicable al momento del pago.
La moneda base para presentar los precios de la propuesta será el peso colombiano. La Empresa no aceptará la presentación de precios en moneda distinta a la aquí exigida.
Los precios ofrecidos deberán sostenerse durante la validez de la propuesta y la ejecución del contrato y sus adicionales si hay lugar a ellos.
PARÁGRAFO PRIMERO: Los Comités encargados de realizar la evaluación efectuarán su labor de forma concomitante e independiente. Si los Comités, al realizar su labor encuentran que deben realizar un requerimiento a algún proponente, lo deberán hacer a través de la Secretaría General que es la única dependencia que puede requerir a los proponentes en temas relacionados con la oferta. No se tendrán en cuenta aclaraciones o explicaciones que no hayan sido solicitadas por la Secretaría General.
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PARÁGRAFO SEGUNDO: Las ofertas que no superen la verificación jurídica y/o la verificación financiera, no serán sometidas a la verificación de especificaciones técnicas y por consiguiente la propuesta será RECHAZADA.
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CAPÍTULO III
CONDICIONES CONTRACTUALES
En el presente Capítulo se señalan las condiciones contractuales que regirán la relación entre el Proponente y SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., las cuales constituyen una lista enunciativa e informativa.
En el contrato que resulte de la presente Convocatoria Pública, el proponente se obligará, en caso de adjudicársele el contrato, a cumplir con todos los requerimientos mínimos establecidos en los presentes Términos de Referencia y lo ofrecido en la propuesta presentada.
En el evento de que se llegare a presentar una contradicción entre lo establecido en el presente capítulo y el contrato, prevalecerá este último.
1. DOCUMENTOS DEL CONTRATO
Formarán parte integral del contrato los siguientes documentos, entendiéndose que todos son complementarios y que cualquier estipulación que aparezca en uno de ellos regirá para todos:
Los Términos de Referencia de la Convocatoria Pública, sus adendas y anexos. La Propuesta y sus aclaraciones. La comunicación de selección de la oferta. Las modificaciones que sean acordadas entre SERVICIOS POSTALES
NACIONALES S.A., y el Contratista en desarrollo del contrato.
En caso de discrepancia entre los diferentes documentos, se atenderá lo dispuesto en ellos en el siguiente orden: El contrato y sus modificaciones, la comunicación de aceptación de la propuesta, los Términos de Referencia, sus adendas, la propuesta y sus aclaraciones y los demás documentos mencionados.
2. VALOR DEL CONTRATO
El valor del contrato será el que esté ofrecido en la propuesta seleccionada, incluido el impuesto al valor agregado: IVA, los cotos directos e indirectos, así como los demás impuestos de carácter nacional o distrital vigentes al momento de presentar la propuesta.
3. PLAZO O TÉRMINO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO
El plazo para el desarrollo del contrato resultante del proceso de selección es de doce (12) meses, contados a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del mismo. De este término, hasta un periodo máximo
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de ocho (8) meses será destinado para la instalación, implantación, migración de la información desde los sistemas actuales, capacitación y puesta en marcha del sistema de información. El término restante del contrato hasta completar el plazo de los doce (12) meses, será destinado a la estabilización, soporte, ajustes y/o mejoras de acuerdo con las necesidades de Servicios Postales Nacionales S.A.
4. FORMA DE PAGO
a) Primer pago: El treinta por ciento (30%) del valor del contrato una vez finalizada y entregada a entera satisfacción de la empresa, mediante acta en la conste la entrega de las licencias, la etapa de instalación del sistema de información, el motor de la base de datos y demás componentes necesarios, en los servidores dispuestos para tal fin.
b) Segundo pago: El treinta por ciento (30%) del valor del contrato a la salida en vivo de la solución, mediante pagos contra la entrega a entera satisfacción de la empresa, de las funcionalidades ofrecidas en producción, de acuerdo con el plan de trabajo propuesto por el oferente y aceptado previamente por Servicios Postales Nacionales S.A. Para el primer pago de este 30% se requiere la definición y aceptación de los acuerdos de nivel de servicios y sus descuentos por contratiempos.
c) Tercer pago: El veinte por ciento (20%) del valor del contrato, se cancelará en mensualidades durante los últimos cuatro meses del plazo de ejecución del contrato, una vez recibidos a entera satisfacción los entregables contratados, de acuerdo con el plan de trabajo convenido e incluyendo los relacionados con la mesa de ayuda.
d) Cuarto pago: El veinte por ciento (20%) restante del valor del contrato, se cancelará al finalizar el plazo de ejecución del contrato mediante la presentación de las actas de cierre y aceptación general del sistema a satisfacción, junto con los documentos de pruebas técnicas, funcionales, unitarias y transversales y su resultado satisfactorio avalado por los usuarios líderes de la empresa y la interventoría, el documento de evaluación de la calidad de los entregables, el cual debe incluir las lecciones aprendidas desde la instalación hasta la puesta en funcionamiento, descripción de las mejores prácticas implementadas, la estructura de la base de datos, la topología de las comunicaciones, el documento con la descripción detallada de los nuevos requerimientos y/o mejoras instaladas junto con los manuales técnicos y los manuales de funcionamiento del aplicativo, a nivel de usuario final y el modelo conceptual, el mapa de procesos impactados tal como quedan una vez implantada la solución, la descripción y flujograma de tales procesos y la descripción detallada de las interfaces con otros sistemas.
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Los pagos se harán dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la correcta presentación y trámite de la factura comercial, debiendo anexarse para cada uno de los pagos, la certificación del supervisor del contrato, sobre el cumplimiento de las obligaciones por parte del contratista, el acta de recibo a entera satisfacción de los entregables correspondientes, según el plan de trabajo aprobado, copia de la aprobación de la garantía única y del cumplimiento de las obligaciones de que trata el artículo 50 de la Ley 789 de 2002.
5. CESIÓN DEL CONTRATO
El Contratista no podrá ceder ni total ni parcialmente, el presente contrato, sin la autorización previa, expresa y escrita de Servicios Postales Nacionales S.A.
6. GARANTÍAS
El proponente adjudicatario constituirá a favor y a satisfacción de SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., una garantía expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, la cual deberá amparar los siguientes riesgos:
6.1 De Cumplimiento, de todas las estipulaciones pactadas en el contrato, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de ejecución del contrato y dieciséis (16) meses más. Al monto de esta garantía se le imputará el valor de las multas y se repondrá si por este motivo se disminuyera o agotare.
6.2 De Calidad en la prestación de los Servicios, en cuantía equivalente al veinte por ciento (20%) del valor del contrato, con vigencia igual al término de ejecución del contrato y dieciséis (16) meses más.
6.3 De Pago de Salarios, Prestaciones Sociales e Indemnizaciones Laborales, en cuantía equivalente a cinco por ciento (5%) de su valor total, con una vigencia igual al plazo de ejecución del contrato y tres (3) años más.
6.4 De Responsabilidad Civil Extracontractual, en cuantía equivalente al cinco por ciento (5%) de su valor total, con una vigencia igual a la del plazo del contrato y doce (12) meses más.
7. FIRMA Y LEGALIZACIÓN DEL CONTRATO
El Proponente favorecido con la adjudicación del contrato debe suscribir el contrato, legalizarlo y publicarlo dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la adjudicación del proceso de convocatoria pública.
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Cuando el adjudicatario no cumpla con lo anterior, SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., procederá a hacer efectiva la garantía de seriedad de la propuesta, sin perjuicio de las acciones judiciales conducentes a resarcir los perjuicios que haya sufrido y que no están cubiertos por dicha garantía y procederá a adjudicar el contrato a los proponentes que sigan en orden de elegibilidad.
8. MINUTA DEL CONTRATO
En los presentes términos de referencia se consignan las condiciones generales del contrato; no obstante el texto será el que finalmente se suscriba entre las partes.
9.OBLIGACIONES ESPECIALES DEL CONTRATISTA
Sin perjuicio de las demás obligaciones que se emanan de la ley y del contrato que se va a celebrar, el contratista está especialmente obligado a:
1. Suministrar el sistema de información que cumpla con el objeto de la presente solicitud y los servicios de instalación, implantación, migración de datos, capacitación, soporte y puesta en marcha, así como todos los componentes necesarios para el correcto funcionamiento del sistema de información ofertado, como son:
o Software: Entregar las licencias de uso del sistema de información adquirido, junto con los componentes adicionales que el sistema requiera para su funcionamiento.
o Instalación, configuración y puesta en marcha del sistema de información ofertado, del sistema operativo, del motor de base de datos en cada uno de los servidores requeridos. En los computadores de los usuarios finales, el componente requerido para interactuar con el sistema. De igual manera deberá instalar ambientes separados de desarrollo, prueba, producción y capacitación. En caso de requerirse componentes adicionales para el sistema deberán dejarse instalados y en funcionamiento.
o Gestión del cambio que incluya la capacitación y certificación de los líderes y usuarios funcionales en la administración y utilización del aplicativo, incluyendo material de comunicación, cursos presenciales, cursos electrónicos (e-learning), material de capacitación, manuales funcionales, técnicos, de usuario final, y evaluación de los usuarios funcionales.
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2. Deberá definir las características técnicas de los equipos servidores requeridos y del ancho de banda y de los canales de comunicación requeridos para el buen funcionamiento de la solución, teniendo en cuenta las cargas de trabajo, peso de las transacciones, número de usuarios y consumo de maquina teniendo en cuenta que deben ser dimensionados con máximas capacidades y redundancia, para que presten servicio permanente todos los días del año. La definición de estas características debe darse a más tardar un mes antes de salir a producción y debe considerar la totalidad de usuarios.
3. Deberá garantizar la instalación y buen funcionamiento de las actualizaciones y parches del sistema de información que liberen durante la ejecución del contrato. Se entiende por actualizaciones las dictadas por la legislación colombiana, de nuevas versiones del producto y los cambios solicitados por las entidades de Control. En cuanto al mantenimiento posterior de la solución, el proveedor deberá ofrecer un año de mantenimiento, dentro del valor ofertado, el cual se contará desde el momento en que finalice el contrato. De igual manera deberá especificarse el valor y forma del mantenimiento durante el segundo año y los años siguientes.
4. Deberá informar, con las pruebas técnicas que se necesiten, a más tardar al tercer mes de iniciado el contrato, las características del ancho de banda y demás características de las comunicaciones requeridas para la transmisión de información entre las regionales cuyas sedes principales son: Barranquilla, Bucaramanga, Medellín, Cali, Manizales e Ibagué, y la sede principal de Bogotá y el datacenter que disponga la empresa.
5. Es necesario que el contratista desarrolle y entregue a satisfacción de la empresa, durante el periodo de implementación de la solución, las interfaces para los sistemas con que cuenta Servicios Postales Nacionales S.A. tales como: SIPOST (Sistema de Información Postal que gestiona la operación postal), Nómina Aurora, IPS (International Postal System que gestiona la logística internacional).
6. El contratista garantizará que el sistema está estructurado bajo un único repositorio de datos y debe estar dimensionado para manejar eficientemente al menos 150 usuarios a nivel nacional, con 100 usuarios concurrentes conectados al sistema. En necesario que el proponente informe a Servicios Postales Nacionales S.A. el número y características de las licencias que está ofreciendo, teniendo en cuenta el número de usuarios que van a utilizar la solución tecnológica.
7. El contratista entregará el plan de trabajo para la instalación, implementación, migración y cargue de datos desde los sistemas actuales, con base en una metodología reconocida para este tipo de proyectos y con base en los
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estándares y las mejores prácticas existentes para la gestión de recursos empresariales.
8. El contratista ofrecerá soporte funcional y técnico en la modalidad de 6 días (lunes a sábado) X 12 horas (7 am a 7 pm) desde la salida a producción de cada módulo y mínimo durante cuatro (4) meses a partir de la salida en producción del aplicativo completo.
9. El contratista ejecutará el plan de capacitación para los usuarios, de cada una de las funcionalidades de la aplicación. Deberá presentar el contenido del programa de cada curso y su intensidad horaria, en modalidad presencial, el cual no debe superar las 10 personas por sesión, con una intensidad horaria no inferior a ocho horas y desarrollado sobre un ambiente de capacitación del sistema instalado. El proponente deberá evaluar los conocimientos de los usuarios para certificar que son hábiles en el manejo de las funcionalidades del sistema. La capacitación se considerará recibida a satisfacción por Servicios Postales Nacionales S.A. si los usuarios califican su calidad con mínimo 4.5 en la escala de 1 a 5. De común acuerdo se pueden aceptar metodologías de e-learning para realizar capacitaciones. Servicios Postales Nacionales S.A., colocará los equipos, salones y comunicaciones requeridas.
10. El contratista entregará a Servicios Postales Nacionales S.A. toda la documentación del proyecto y de los entregables, incluido el diseño de la base de datos, las tablas que la conforman y sus interacciones, las personalizaciones y/o parametrizaciones desarrolladas y/o diseñadas de manera específica para Servicios Postales Nacionales S.A en el marco del contrato.
11. Realizar integralmente la administración y operación de las actividades que se contraten y velar por la calidad de los entregables contratados.
12. Cumplir a cabalidad con las condiciones técnicas, funcionales, económicas, comerciales y de duración del contrato, que presente en la oferta.
13. Aplicar la metodología presentada en la propuesta.
14. Conformar un equipo de trabajo profesional con personal calificado y experimentado en la implantación y soporte de la aplicación ofertada.
15. Firmar un acuerdo de confidencialidad de toda la información que llegue a conocer por efectos del desarrollo del proyecto.
16. Contar con la aprobación del equipo de trabajo de Servicios Postales Nacionales S.A, de cada fase del proyecto y sus entregables.
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17. Proponer, para aprobación de Servicios Postales Nacionales S.A. el alcance detallado del proyecto, el Plan general del proyecto en las etapas de inicio, planeación, ejecución, monitoreo y control y cierre, el cronograma general de ese plan, la conformación de los comités directivo, ejecutivo, funcionales, de capacitación y demás requeridos.
18. Entregar el plan y la metodología a utilizar para la migración de datos y el desarrollo de las interfaces requeridas.
19. Presentar el plan de pruebas técnicas, de estrés y funcionales, unitarias y transversales en los ciclos de negocio, mediante las cuales se verificará el funcionamiento a satisfacción del aplicativo, la calidad de los entregables, el desempeño de la plataforma y de las comunicaciones.
20. Permitir la interventoría de todas las actividades del proyecto.
21. Las demás que se establezcan en el contrato.
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CAPÍTULO IV
REQUERIMIENTOS TÉCNICOS MÍNIMOS
Los Requerimientos técnicos mínimos establecidos en este capítulo se deben incluir en la propuesta y se deben cumplir en su totalidad para pasar a la Evaluación Técnica, a la Evaluación Económica y las verificaciones Financieras y Jurídicas.
Las propuestas deberán contener todos los ítems, así como todos los requerimientos técnicos mínimos exigidos para cada uno de ellos.
Los requerimientos técnicos mínimos definidos son habilitadores de la propuesta y permiten que la misma sea tenida en cuenta en el proceso de evaluación. El NO cumplimiento de los requerimientos técnicos mínimos (todos o alguno) NO SERÁ SUBSANABLE y generará el RECHAZO DE LA PROPUESTA.
1. ALCANCE GENERAL DEL PROYECTO
El proyecto comprende la integración de todos los requerimientos técnicos, funcionales y de servicios necesarios para sistematizar y gestionar los subprocesos financieros (Contabilidad e Impuestos, Contabilidad analítica, Cuentas por pagar y Tesorería, Presupuesto Público, Facturación y Cuentas por cobrar), los subprocesos administrativos (Contratos con Proveedores, Compras y control de la cadena de abastecimiento, Almacenes e Inventarios, Activos Fijos), en un esquema centralizado que estará instalado en Bogotá, bajo un repositorio transaccional y único de datos, para implementar y poner en producción para Servicios Postales Nacionales S.A., a nivel nacional, un sistema integrado de gestión de los recursos empresariales, de un mismo fabricante, que permita tener el control, la planeación y el optimo manejo de la información de la empresa, evitando redundancia de datos y garantizando su calidad e integridad, optimizando los procesos actuales, con facilidad de acceso a la información de las operaciones, en línea.
El proponente tiene la posibilidad de ofrecer funcionalidades adicionales para la gestión de los Recursos Humanos y de la Información Gerencial.
El alcance incluye el servicio de mesa de ayuda mínimo durante cuatro (4) meses a partir de la salida en producción del aplicativo, en algunas o todas las funcionalidades. El proponente tiene la posibilidad de ofrecer tiempo de soporte adicional.
La implantación y los entregables están sujetos a una garantía de calidad y por lo tanto el proponente debe incluir dentro del precio ofrecido, un año de mantenimiento
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permanente preventivo y correctivo, a partir de la finalización de los cuatro (4) meses de soporte, que siguen a la salida en producción de todo el aplicativo a nivel nacional.
Teniendo en cuenta que la información existente que se debe cargar se encuentra en herramientas de usuario final ( hojas de cálculo, procesadores de texto) y en el actual sistema de información contable Helisa o en copias duras, el proponente deberá presentar en su propuesta una estrategia que permita garantizar la revisión, depuración y consolidación de la información requerida por cada una de las funcionalidades del sistema contra la existente y disponible actualmente en Servicios Postales Nacionales S.A., conforme a otras implantaciones exitosas similares que se hayan realizado, de tal forma que se permita garantizar a Servicios Postales Nacionales S.A. la mayor exactitud posible para el cargue de datos en el nuevo aplicativo. La propuesta operativa del esquema de trabajo será objeto de evaluación, aprobación y/o ajustes por parte de Servicios Postales Nacionales S.A. En el caso de que el proponente ofrezca funcionalidades adicionales, también deberá realizar la carga inicial de datos requerida.
También se deben realizar y dejar en funcionamiento las interfaces requeridas con otros sistemas. En el Anexo 2 DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN SIPOST E INTERFACES CON OTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN, se detalla de manera descriptiva el sistema de información postal SIPost y los aplicativos existentes en la Empresa sujetos a desarrollo de interfaces con ellos.
Además, dentro de los servicios a ofertar, el proponente debe incluir la capacitación de todos los usuarios gerenciales, técnicos y funcionales del aplicativo, estimados en 150 a nivel nacional.
El alcance incluye la documentación de la metodología a aplicar, de la Especificación Funcional de Detalle, de los manuales de operación, capacitación, parametrización, interfaces, personalizaciones, modelo de datos y de los procesos impactados.
Para su funcionamiento de acuerdo con las necesidades de Servicios Postales Nacionales S.A., el aplicativo debe proveer todos los formatos y reportes personalizados que corresponda a cada funcionalidad, los cuales deben poderse visualizar, imprimir y/o transmitir electrónicamente.
El proponente también debe informar sobre el sistema operativo requerido, la base de datos recomendada, las características detalladas de los servidores, de los equipos para usuarios finales, del sistema de almacenamiento y de la topología de red requerida y en general de los equipos y periféricos necesarios para el buen funcionamiento de la solución y su respaldo.
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2. ORGANIZACIÓN DEL PROYECTO – RECURSO HUMANO
El proponente deberá relacionar en su propuesta el nombre e identificación del personal de los cargos que a continuación se solicitan (numerales 2.1, 2.2 y 2.3.), de quienes se deberá adjuntar la matrícula profesional, el diploma otorgado y las certificaciones correspondientes.
Para la experiencia que se acreditará por parte del proponente con anterioridad a la entrada en vigencia de la ley 842 de 2003, la misma se tendrá en cuenta a partir de la fecha de grado. La que se pretenda acreditar con posterioridad a la entrada en vigencia de dicha ley se tendrá en cuenta únicamente a partir de la fecha de expedición de la matricula profesional o del certificado de inscripción profesional.
Los desplazamientos de personal del contratista para efectos de capacitación, pruebas o cualquier tipo de instalación, serán asumidos por el contratista. Servicios Postales Nacionales S.A. suministrará al proponente, espacios de trabajo en las instalaciones de la Entidad. Los equipos de cómputo que requieran los funcionarios del proponente, deberán ser suministrados por el proponente.
2.1 Director del Proyecto
Profesional con cinco (5) años de experiencia profesional en Administración de Empresas, Contaduría, Economía o Ingeniería, con experiencia en gerencia de proyectos nacionales, en por lo menos cinco (5) proyectos de implementación de sistemas integrados de gestión de recursos empresariales. Debe adjuntar las certificaciones de los proyectos realizados. El Director deberá certificar estudios de Especialización y/o certificaciones en Gerencia de Proyectos y en ITIL versión 3.
Será el responsable directo de la ejecución total del proyecto, de igual manera será el único canal oficial de comunicación entre el proveedor y la Gerencia del Proyecto y la supervisión del proyecto en la Empresa, por lo tanto su dedicación debe ser tiempo completo hasta la finalización del contrato; deberá tener como sede principal la ciudad de Bogotá D.C. Colombia. Forman parte de sus obligaciones el liderazgo y la coordinación del grupo de profesionales del contratista, así como lo relacionado con la planeación, organización, ejecución, monitoreo y control del proyecto, gestión de la calidad de los entregables, coordinación de reuniones de seguimiento, producción y control de la documentación, detección y mitigación de riesgos y en general todas las actividades requeridas para la gestión exitosa del proyecto.
2.2 Líder Funcional.
El líder funcional tendrá a cargo la implementación de la solución en las diferentes etapas, desde la preparación inicial hasta la salida en vivo y soporte posterior. Por lo tanto su dedicación debe ser de tiempo completo, en las instalaciones de Servicios
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Postales Nacionales S.A. teniendo como base la ciudad de Bogotá D.C., Colombia. El líder funcional debe ser Profesional en Administración de Empresas, Contaduría, Economía, Ingeniería ó afines a la funcionalidad que implementará, contar con tres (3) años de experiencia profesional en proyectos de implementación de sistemas de información, la cual deberá ser comprobada mediante certificación de los proyectos ejecutados.
2.3. Líder Técnico.
El líder técnico tendrá a su cargo la implementación todos los componentes de hardware, software y demás aspectos tecnológicos que se requieran para el buen funcionamiento de la solución. Debe ser ingeniero de Sistemas, electrónico y o carreras afines a la tecnología informática. Debe tener experiencia profesional de tres (3) años en proyectos de implementación de sistemas de información, la cual debe ser comprobada mediante certificación de los proyectos ejecutados.
Además, los proponentes deberán ofrecer dentro de su equipo de trabajo, los siguientes perfiles de profesionales:
2.4 Consultor de Base de Datos
2.5 Líder de Capacitación
2.6 Consultores funcionales y de pruebas
2.7 Consultores de procesos y de documentación
Una vez adjudicada la presente convocatoria, el proponente presentará las hojas de vida de los perfiles mencionados en los anteriores numerales 2.4 a 2.7 y en conjunto con Servicios Postales Nacionales S.A. se seleccionará al personal del equipo.
El proponente acepta que cuando Servicios Postales Nacionales S.A. no esté satisfecho con el desempeño de algún miembro del equipo, solicitará al contratista el cambio de dicha persona, el cual deberá ejecutar dicho cambio en un periodo de máximo dos semanas, presentando reemplazos igual o mejor calificados, los cuales para vincularse al proyecto, requieren el visto bueno previo de Servicios Postales Nacionales S.A.
3. GERENCIA INTEGRAL DEL PROYECTO Y PLAN DE IMPLEMENTACIÓN Y PUESTA EN FUNCIONAMIENTO
Dentro de la oferta presentada a la Convocatoria Pública No. 004 de 2011, el proponente deberá incluir la metodología de gerencia de proyectos a utilizar y el plan de implementación de la solución completa. De igual manera deberá especificar:
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Plan de administración de los recursos (tiempo, equipo de trabajo y presupuesto)
Plan de aseguramiento de calidad debe incluir los criterios de aceptación de cada producto.
Plan de comunicación Plan de Gestión de riesgos. Diseño detallado que incluya la descripción de la arquitectura general y
detallada de la solución propuesta, que incluya al menos: modelo conceptual, diagrama de procesos, descripción de los procesos, vista de casos de uso, vista lógica, vista de datos, vista de integración con otros sistemas y de las parametrización del sistema.
Plan de implementación: deberá describir en detalle las actividades que se realizarán en cada etapa, con hitos, fechas y responsables, de manera que facilite el control del proyecto. El proponente acepta que en cada etapa deberá especificar el hito de cierre formal, en el cual se deberán presentar los documentos de cierre de la actividad, debidamente validados y recibidos a satisfacción por el equipo de trabajo de Servicios Postales Nacionales S.A. El proponente acepta que mensualmente deberá presentar la matriz de responsabilidades por entregable. Esta matriz deberá ser diligenciada en el formato del Anexo No. 8 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES.
Documento con la infraestructura necesaria para puesta en producción del objeto de la presente convocatoria.
Servicios Postales Nacionales S.A. considera que la salida en vivo o en producción, se deberá llevar a cabo una vez transcurridos máximo ocho (8) meses después de la legalización del Contrato. Los cuatro (4) meses restantes serán utilizados para el uso del sistema, monitoreo, estabilización, mantenimientos evolutivos, preventivos, correctivos y mejoras. En caso de que el proponente ofrezca funcionalidades adicionales, las deberá implantar a más tardar en este periodo de cuatro meses, incluyendo la parametrización, estabilización, documentación y capacitación correspondientes.
4. Especificación Funcional de Detalle EFD
Una vez adjudicada la Convocatoria Pública No. 004 de 2011, el proponente deberá elaborar un documento denominado “Especificación Funcional de Detalle” (EFD), el cuál contendrá el alcance exacto de la funcionalidad requerida de acuerdo con el detalle definido en el capítulo IV de Requerimientos Técnicos Mínimos y el siguiente temario:
Cronograma detallado de implementación de cada una de las fases a ejecutar (Diagrama de Gantt). Este cronograma se considerará como parte del contrato
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a suscribir entre Servicios Postales Nacionales S.A. y el proponente que resulte seleccionado.
Riesgos generales del proyecto y plan de mitigación, planes de contingencia y ruta crítica.
Para todos los efectos, el documento EFD (Especificación Funcional de Detalle) se considerará como parte del contrato a suscribir entre Servicios Postales Nacionales S.A. y el proponente que resulte seleccionado. Este documento deberá ser entregado en un plazo de dos (2) meses calendario contados a partir de la legalización del contrato.
5. EXPERIENCIA DEL PROPONENTE.
CERTIFICACIONES: Con la propuesta, el proponente deberá anexar las certificaciones que se relacionan a continuación, las cuales son requeridas para el proceso de evaluación.
5.1. Certificación de distribuidor autorizado de la solución
El proponente, en caso de no ser el propietario de la solución, deberá incluir en su propuesta el certificado expedido por la empresa propietaria o fabricante, en donde conste que es distribuidor autorizado y que el fabricante conoce, entiende y acepta los términos de referencia de esta convocatoria y que por lo tanto certifica que el aplicativo puede ser parametrizado y personalizado para satisfacer las necesidades de Servicios Postales Nacionales S.A. En caso de ser propietario de la solución, deberá indicarlo así.
5.2. Certificación de aplicabilidad de la solución
El Proponente deberá incluir una certificación firmada por el representante Legal en la que conste que conoce, entiende y acepta los términos de referencia de esta convocatoria pública y que por lo tanto certifica que el aplicativo ofrecido puede ser parametrizado e implantado para satisfacer las necesidades de Servicios Postales Nacionales S.A.
5.3. Certificaciones de Experiencia Mínima
El proponente deberá adjuntar un mínimo de tres (3) certificaciones de contratos, que cumplan los siguientes requisitos:
1. La suma de las cuantías de las certificaciones aportadas que se consideren aceptadas deben sumar como mínimo un valor equivalente al 100% del valor del presupuesto asignado para la presente convocatoria.
2. El objeto de los contratos certificados debe corresponder al suministro en calidad venta o arrendamiento de la solución, implantación y puesta en
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marcha de un Sistema Integrado de Gestión Administrativa, Financiera y de gestión de recursos empresariales.
3. Las certificaciones deberán corresponder a contratos que hayan sido implementados y puestos en producción dentro de los últimos cinco (5) años contados hacia atrás de la fecha del cierre de la presente convocatoria.
4. Las certificaciones deberán corresponder a contratos que hayan sido suscritos con entidades públicas colombianas, de acuerdo con el Decreto 2768 de 2008 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
5. Las certificaciones presentadas deben ser del mismo Sistema Integrado de Gestión de recursos empresariales ofrecido para esta convocatoria.
6. Las certificaciones deben estar firmadas por el cliente, para el cual se ejecutó el servicio.
7. Las certificaciones presentadas serán válidas siempre y cuando correspondan a la empresa que las presente, y ésta sea quien ejecute para la presente convocatoria, las actividades correspondientes a la experiencia acreditada en las mismas.
8. No serán válidas certificaciones de experiencia fuera del territorio Colombiano.
9. Las certificaciones presentadas por empresas que hayan participado en consorcios o Uniones Temporales, se evaluarán tomando como referencia el porcentaje de participación de la empresa en la misma, el cual debe quedar explicito en la certificación.
10.Si se presentan más de tres (3) certificaciones, se evaluarán las tres (3) primeras cumpliendo el orden estricto de foliación de la propuesta.
Las certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información:
a. Nombre del contratante: Debe indicarse claramente el nombre de la empresa contratante que expide la certificación.
b. Objeto: debe corresponder al suministro en calidad de venta o arrendamiento de la solución, implantación y puesta en marcha del Sistema Integrado de Gestión Administrativa, Financiera y de gestión de recursos empresariales.
c. Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato, incluido IVA.d. Término de duración del contrato: No se aceptan contratos en ejecución.e. Información de contacto: Se debe incluir en forma clara y legible la información
de la persona de contacto que pueda dar referencias de la ejecución del contrato.
Servicios Postales Nacionales S.A. podrá contactar durante la evaluación y hasta la adjudicación del contrato, a las personas necesarias para verificar la información incluida en la propuesta.
En caso que las certificaciones sean expedidas en moneda extranjera, el valor se convertirá a pesos colombianos de acuerdo con la tasa representativa del mercado del último día hábil del mes anterior a la fecha de cierre de esta convocatoria.
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6. GENERALIDADES DEL SISTEMA.
6.1 Características generales del sistema
El sistema ofertado debe cumplir con las siguientes características: Altamente eficiente. Escalable. Portable. Transaccional. Parametrizable. Modular y escalable. Estar actualmente en funcionamiento. Personalizable a las necesidades de Servicios Postales Nacionales S.A Con capacidad de manejo de grandes volúmenes de información. Eficiente en el tráfico de datos sobre la red. Con control de validaciones en el ingreso de la información. Con Interfaz grafica Con trazabilidad de las operaciones realizadas Con ayudas en línea en las pantallas de usuario final Debe permitir realizar transacciones en línea, que se reflejen en el
repositorio único de datos y puedan ser consultadas desde cualquier punto de la red, con base en roles y perfiles de usuario. Por ejemplo, cuando se realiza un pago a proveedores o se recibe un pago de un cliente corporativo o se lleva a cabo un recibo de materiales en almacén, estas transacciones deberán reflejarse en el repositorio único de datos en el instante en que éstas se ejecutan y deben ser registradas en las diferentes funcionalidades relacionadas con ellas.
Debe permitir la actualización de versiones y la aplicación de parches, en forma centralizada desde Bogotá.
El proponente deberá responsabilizarse por la incorporación de los datos iníciales que sean necesarios para la operación del sistema. Las migraciones o cargas de datos deberán ser efectuadas mediante actividades planificadas y con sets de pruebas y validaciones por parte de Servicios Postales Nacionales S.A. para asegurar la integridad de los datos.
El sistema debe permitir la comunicación con dispositivos de acceso remoto tanto alámbricos como inalámbricos, tanto para la entrada como para la salida de datos. Por ejemplo, lectores de códigos de barras para conteo de inventarios ó registro de activos.
El anexo No. 4 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS, deberá ser diligenciado totalmente por el proponente y deberá formar parte de su propuesta.
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6.2 Modelo Corporativo de Datos
El proponente deberá asegurar y garantizar que el modelo de datos ofrecido es centralizado y transaccional.
El proponente deberá responsabilizarse por la incorporación o migración de los datos iníciales que sean necesarios para la operación del sistema,
Las migraciones o cargas de datos deberán ser efectuadas mediante actividades planificadas y con sets de pruebas y validaciones por parte de Servicios Postales Nacionales S.A. para asegurar la integridad de los datos.
Una vez adjudicada la presente convocatoria pública, el contratista deberá presentar la arquitectura de datos ofertada en la solución incluyendo la documentación pertinente (modelo de datos, diagramas de modelo entidad relación, diccionario de datos), en un esquema centralizado y transaccional. Estos documentos deben hacer parte del acta de cierre del proyecto.
6.1.1.1. FUNCIONALIDAD TECNICA MÍNIMA REQUERIDA
A continuación se detallan las funcionalidades y requerimientos técnicos mínimos que debe tener el sistema, sin embargo, ello no implica que éstos sean los únicos que se implanten, pues ello dependerá de la solución final que se presente.
El Anexo No. 5 FUNCIONALIDAD TECNICA MÍNIMA REQUERIDA, deberá ser diligenciado totalmente por el proponente y deberá formar parte de su propuesta.
1 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS CON PROVEEDORES
1 1
Creación y actualización del registro de proveedores de SPN, incluyendo estado, nombre y/o razón social, identificación, dirección(es), nombres, cargos, teléfonos fijos y/o móviles de contacto, sitios web y e-mails de contactos, productos y/o servicios ofrecidos, tiempos de entrega, cuentas registradas para pagos electrónicos
1 2 Registro y constancia de aprobación de las Pólizas de garantía que amparan los contratos
1 3Generación automática de los contratos aprobados con los Proveedores inscritos en el registro de proveedores de SPN, con control de un número único consecutivo anual.
36
1 4Proveer la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y del Certificado de Registro Presupuestal (CRP) para cada contrato, con base en la información registrada en la funcionalidad de Presupuesto
1 5 Permitir la actualización de la información complementaria de los Contratos, tal como: Supervisor del contrato y otras que se definan
1 6 Generación y control de las prórrogas de contratos que se negocien.
1 7Consulta del estado de los contratos: Vigentes, perfeccionados, sin perfeccionar, en ejecución, terminados, liquidados, prorrogados. Debe tener la posibilidad de incluir otros estados que se definan.
1 8Generar, transmitir electrónicamente y/o imprimir las actas de terminación y liquidación de los Contratos, con base en información de los supervisores de los contratos.
1 9Generar alertas periódicas parametrizables y producir automáticamente el formato de supervisión de cada contrato. Este formato debe poderse imprimir y/o transmitirse electrónicamente
1 10Generar alertas parametrizables en relación con cercanía de la fecha de vencimiento de los contratos. Las alertas deben llegar electrónicamente uno o varios destinatarios.
1 11 Consulta del estado, las supervisiones, el cumplimiento y los pagos efectuados por cada Contrato
1 12Las funcionalidades de contratos deben trabajar con base en niveles de autorización establecidos en SPN de acuerdo con el tipo de contrato y sus montos.
1 13 Gestionar contratos marco globales en los que se negocien condiciones generales con entregas periódicas parciales.
1 14 Gestionar contratos por importaciones, incluyendo el manejo de: Agencia de aduanas, incoterms, impuestos, multimonedas
1 15 Registrar y controlar sanciones y multas aplicadas, valor de clausula penal.
2 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LAS COMPRAS Y LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
2 1
Maestros de materiales, mercancías, equipos, almacenes, de acuerdo con las necesidades de SPN, los cuales deben incluir toda la información necesaria para su identificación y diferenciación, incluyendo características, medidas, código de barras.
2 2Los maestros de materiales, mercancías, equipos, almacenes, deben poderse administrar para crearlos y modificarlos con base en niveles de autorización y perfiles de usuario.
37
2 3
Planificación automática de la demanda de bienes y/o servicios requeridos para la operación de la empresa, con base en modelos de pronósticos parametrizables que reflejen las mejores prácticas, tales como: aprovisionamiento programado, aprovisionamiento no programado: punto de reorder, lote económico de compra. Los modelos deben considerar aspectos tales como: tiempos de entrega, tamaño óptimo de pedidos, just in time, costos de almacenamiento, stocks mínimos, información histórica y sus ciclos y varianzas, entre otros.
2 4 Alerta sobre necesidad de generar órdenes de compra, con base en la funcionalidad de planificación de la demanda
2 5 Permitir la elaboración, seguimiento y control del plan anual de compras.
2 6
Registro y generación de los requerimientos de compras de bienes y/o servicios por parte de usuarios autorizados, con validación de las autorizaciones requeridas y de la disponibilidad presupuestal, con control numérico y/o alfanumérico consecutivo.
2 7
Flujo y control electrónico del proceso de aprobaciones, con base en los niveles de autorización establecidos de acuerdo con el tipo y monto de las compras, permitiendo la consulta del estado de cada compra desde su inicio hasta el pago y de los documentos asociados.
2 8Generación automática de Invitaciones a cotizar a los proveedores registrados en el registro de proveedores, con posibilidad de imprimir y/o enviar electrónicamente, con control numérico y/o alfanumérico consecutivo.
2 9 Registro y actualización de la información ingresada de las propuestas recibidas en SPN.
2 10 Comparación de las ofertas recibidas: características, precio unitario, cantidades, precio total, calificación.
2 11
Calificación de las ofertas de los proveedores con base en evaluaciones de calidad (reportes y devoluciones), tiempos de entrega (pedido vs recibo), cumplimiento de términos y de condiciones especiales, forma de pago, precios unitarios, etc.
2 12Generación automática de órdenes de compra individuales ó con cargo a los Contratos marco suscritos con los Proveedores, con base en niveles de autorización, con control numérico y/o alfanumérico consecutivo.
2 13Generación automática de Actas de recibo a satisfacción de servicios comprados, por parte de los ordenadores del gasto, los Supervisores de los Contratos ó sus delegados.
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2 14 Control de los recibidos a satisfacción de bienes y/o servicios, con aprobación como requisito indispensable para autorizar el pago de facturas.
2 15 Control de que los bienes y/o servicios a recibir correspondan a las cantidades, características compradas y a los centros de entrega acordados
2 16Generación automática de autorizaciones de pago (APs), previa aprobación por parte del supervisor del contrato y/o el encargado del cumplimiento de las obligaciones del proveedor.
2 17
Se debe poder consultar el estado en el que se encuentra un requerimiento de compra, con base en el usuario solicitante, el área solicitante, periodo de fechas, número de solicitud, número de contrato, número de orden de compra, código de material o de servicio, almacén y/o área receptora, proveedor, centro de costos y/o cualquier otro dato relacionado con la compra.
2 18
Las compras se deben poder agrupar y/o desagrupar hasta el documento origen, con base en diferentes criterios tales como: fechas, tipos y códigos de materiales y/o servicios, centros de costos, almacenes, proveedores, usuarios y/o áreas solicitantes, cuentas presupuestales, cuentas contables.
2 19
Generación de alertas parametrizables relacionadas con solicitudes de compra aprobadas no tramitadas, órdenes de compra y contratos no recibidos, contratos marco con entregas parciales pendientes, compras recibidas a satisfacción pendientes de pago.
2 20 Contabilización automática de los registros contables asociados a todas las operaciones de la cadena de abastecimiento.
2 21 Realizar la consulta de listas restrictivas (lista Clinton, etc.) como condición para registrar proveedores y/o para invitarlos a cotizar.
3 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS DE PRODUCTOS
3 1
Los datos maestros de los inventarios deben incluir su descripción detallada y deben poderse clasificar por grupos (familias, destino de uso, tipo, etc.), por los cuales deberán poderse asociar a centros de costo, cuentas contable, productos y/o servicios.
3 2
Considerar que inventarios de distintos tipos tienen manejo, control, registros y controles diferentes. Tales tipos son: Insumos (papelería, consumibles, etc.), Especies (estampillas y filatelia), material postal (postales, souvenires, sobres, bolsas, etc.), sacas vacías, cargue en máquinas franqueadoras.
39
3 3
Registro de entradas, salidas o traslados de bienes materiales (Insumos, Especies, Artículos y equipos), con base en información previa de compras y/o existencias y data maestra de proveedores, materiales, mercancías y equipos.
3 4 Manejo de múltiples almacenes asociados a regiones y subregiones geográficas, centros de costo, oficinas y/o centros operativos de SPN
3 5 Valorización del inventario de materiales, equipos y mercancías, por el método establecido por SPN
3 6 Gestión del precio de venta de las mercancías vendibles, incluyendo la funcionalidad para su facturación al comprador
3 7 Control de traslados y devoluciones entre Almacenes, incluyendo cantidades, valores, fechas y demás datos requeridos.
3 8 Control del cargue de valores monetarios de imposición de las maquinas franqueadoras.
3 9 Control de reconocimientos ó ajustes a los valores cargados en las máquinas franqueadoras.
3 10 Gestión del inventario de bienes devolutivos y consumibles.
3 11Gestión de Devoluciones de materiales y/o mercancías a proveedores, haciendo los registros contables y haciendo el registro en la evaluación de proveedores.
3 12Control en línea de los saldos de existencias locales, regionales y/o nacionales en todos los tipos de inventario: inventario inicial+ingresos-salidas=inventario actual.
3 13 Información histórica de los consumos por códigos ó por cualquier grupo de clasificación y/o por áreas de la empresa y/o por centros de costo
3 14 Integración de tecnología de códigos de barras
3 15 Control de cantidades totales recibidas según orden de compra ó contrato
3 16 Control de recibo parcial de cantidades según orden de compra ó contrato
3 17 Anulación de documentos de entradas y salidas, previos controles de autorización y anulando todas las transacciones asociadas a esa anulación
3 18 Asociación opcional de artículos a almacenes específicos.
3 19 Contabilización automática de los registros contables asociados a todas las operaciones de los almacenes y su valoración
3 20 Cálculo parametrizable de provisiones por obsolescencia, con base en fechas de compra, rotación de inventarios y demás datos requeridos
40
3 21
Registro y valoración del inventario físico cíclico de existencias, para determinar la conformidad, faltantes o sobrantes al compararlo con los registros de lo que debe haber en el almacén. El registro puede ser manual o capturado mediante códigos de barras.
3 22 Permitir reclasificaciones y recosteos de productos.
3 23 Permitir la conformación de paquetes (grupos de productos) para manejarlos como un solo ítem. Permitir también el desarmado de paquetes.
3 24Registro de los ajustes derivados de faltantes y/o sobrantes determinados en los inventarios físicos, en cantidad y valores y con base en niveles de autorización
3 25
Generación para consulta y/o impresión de informes por almacenes, oficinas, centros operativos, centros de costo, por rangos de fechas y/o códigos de materiales y mercancías, tales como: datos maestros de proveedores, almacenes, mercancías, equipos; cantidades disponibles en almacenes; movimientos de almacén a todo nivel incluyendo el de documentos fuente; valores de compra, costos promedio y valores de última compra; items de alta y baja rotación; valores cargados y disponibles en franqueadoras; items agotados sin existencia; comparación del inventario físico con el inventario teórico; comparación de ofertas; calificación de proveedores; rotación de materiales y de mercancías; consumos por centros de costo; movimientos detallados por proveedor.
4 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE ACTIVOS FIJOS
4 1
Registro de información de cada uno de los activos fijos, incluyendo descripción, características técnicas, localización, fecha de compra y/o activación, tipo, vida útil, forma de depreciación, valor de la depreciación, costo histórico, valor actual, valorización, valor fiscal, identificación numérica o codificada, responsable, mantenimientos realizados, adiciones y/o mejoras.
4 2 Debe incluir todos los tipos de activos fijos muebles e inmuebles: equipos, maquinaria, edificios, terrenos, good will, vehículos propios y en leasing.
4 3Permitir la clasificación por grupos contables, tipos de depreciación, centros de costo, ubicación, funcionario responsable, regional y/o área de uso, y otras clasificaciones y/o subgrupos requeridos
4 4 Debe gestionar los activos completamente depreciados4 5 Manejar altas, traslados y bajas de activos
41
4 6 Registrar las pólizas de seguros que amparan los activos: Valor asegurado y vigencia de las pólizas y de las garantías
4 7 El cálculo de las depreciaciones debe permitir métodos lineales, acelerados o desacelerados, ya sea para registros contables o para simulaciones
4 8Todos los movimientos de altas, bajas, valorizaciones, deben contabilizarse en las cuentas correspondientes al momento de su realización. La depreciación debe poderse calcular diariamente.
4 9Los movimientos de activos deben originarse automáticamente y en línea, en el cargue de datos iniciales, las compras realizadas, las salidas de almacén y las bajas autorizadas
4 10 Permitir el cargue de información adicional tal como: avalúo comercial, valorización y/o desvalorización, seguros
4 11Permitir el registro de novedades relacionadas con mantenimientos, adecuaciones, mejoras, etc. y registrar la modificación del costo que produzcan estas novedades.
4 12Producir automáticamente las actas de asignación de activos de acuerdo con las localizaciones y responsables definidos y los documentos de paz y salvo a su entrega.
4 13
Registro y valoración del inventario físico cíclico de existencias, para determinar la conformidad, faltantes o sobrantes al compararlo con los registros de lo que debe haber. El registro puede ser manual o capturado mediante códigos de barras.
4 14
Generación para consulta y/o impresión de informes por localizaciones, oficinas, centros operativos, centros de costo, por rangos de fechas y/o códigos de activos tales como: datos maestros de proveedores, cantidades disponibles en almacenes o activadas; movimientos de activos a todo nivel incluyendo el de documentos fuente; costo histórico, depreciación y valores de última compra; items de alta y baja rotación; comparación del inventario físico con el inventario teórico; activos por localización y/o por centros de costo; movimiento histórico de localización y valores; movimientos de altas y bajas; valorizaciones y/o desvalorizaciones.
5 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LA CONTABILIDAD Y DE LOS IMPUESTOS
5 1
Manejo y homologación de las cuentas contables de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), Consolidador de Hacienda e información Pública (CHIP), Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación y Plan Único de Cuentas PUC Comercial (Superintendencia de
42
Sociedades).
5 2Manejo de cuentas contables a nivel de cuentas, subcuentas, auxiliares y terceros, permitiendo desagregar a nivel del documento fuente que origina los registros
5 3
Garantizar la jerarquía del plan contable no inferior a diez dígitos(10), seis niveles de clasificación y campos para los atributos de las cuentas (tipo de auxiliar, maneja centros de costos Si/No, Clasificación tributaria, tipo de cuenta: títulos y movimiento, estado de cuenta: activa e inactiva).
5 4
Permitir definir para cada cuenta, mediante parametrización los datos que esta requiere para movimiento a través de ella, con la posibilidad de determinar si el campo es o no obligatorio y que permita definir si la cuenta es de activo, pasivo, costo, gasto e ingreso
5 5Permitir el reemplazo de cuentas, especificando la cuenta anterior y la nueva cuenta, este cambio debe realizar el cargue automático de los saldos de la cuenta anterior a la nueva cuenta, manteniendo los históricos.
5 6 Generar cierre automático de cuentas de resultados al final del ejercicio, hasta el nivel de centro de costos, centro de beneficios y terceros.
5 7
Permitir mediante parametrización la definición de diferentes niveles de cierre, de manera que permita elaborar cierres preliminares para efectos de comprobación, en los que se ejecutan todos los procesos y genera reportes, pero permite continuar realizando asientos contables y movimientos resultado de la comprobación, adicionalmente debe poseer proceso de cierre definitivo, mediante el cual se restringen los movimientos y asientos contables.
5 8 Generar en forma automática y controlar la secuencia de numeración de los comprobantes por tipo y periodo
5 9 Alertar sobre los comprobantes que faltan por contabilizar, generando un listado de dichos documentos en estado pendiente ó inconsistente.
5 10
Conservar información histórica del movimiento de todas las cuentas, para efectos de consulta y comparativos en línea de los dos años fiscales anteriores, y proveer la funcionalidad de archivo y consulta de los años anteriores al actual y a los dos anteriores.
5 11 Permitir la creación y/o modificación de cuentas, con base en niveles de autorización, manteniendo el historial de las cuentas.
5 12 Validar de la consistencia de la información ingresada a un campo, según su naturaleza, sea numérica, alfabética y/o alfanumérica
43
5 13 Permitir el bloqueo temporal de algunas cuentas para cierres tributarios y contables
5 14 Permitir el bloqueo definitivo de determinadas cuentas contables a partir de una fecha específica, manteniendo la información histórica
5 15
Manejar integración automática y en línea entre las cuentas contables y las de Presupuesto y Tesorería, interrelacionándose con los Conceptos y Movimientos Presupuestales (Gastos Aprobados, Gastos por Ejecutar, Gastos Comprometidos) permitiendo verificaciones y conciliaciones al cierre de cada periodo mensual.
5 16 Manejar estados para cada tercero, tales como: activo, inactivo
5 17 Permitir el manejo de terceros, diferenciando entre públicos y privados, incluyendo el código de la contaduría.
5 18 Permitir el manejo simultáneo de varios periodos de operación ó varios periodos fiscales.
5 19
Producir los estados financieros comparativos: Balance General, Estado de Resultados, Estado de cambios en la Situación Financiera, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de Flujos de efectivo, Estados financieros consolidados, con base en los principios de contabilidad colombianos, las normas tributarias y demás normatividad aplicable, para periodos de tiempo parametrizables.
5 20
Garantizar la validación de la digitación de comprobantes contables y cuadre final de los mismos, con alertas del valor de descuadre entre débitos y créditos, si existiere y no permitiendo la contabilización de comprobantes descuadrados.
5 21 Garantizar la validación de la Ecuación Patrimonial en la generación de Estados Financieros
5 22Tener funcionalidades de auditoría que permitan hacer el seguimiento y/o revisiones de las operaciones contables y/o registros realizados por los usuarios.
5 23
Generar de forma automática los movimientos contables relacionados con la amortización periódica de las depreciaciones, amortizaciones y diferidos, relacionando los datos que requiera de acuerdo con la definición de las cuentas comprometidas en la amortización, registro de tiempo de amortización, posibilidad de definir si toma la amortización proporcional de acuerdo con la fecha del diferido ó si genera cuotas iguales todos los meses.
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5 24
Realizar la causación automática de depreciaciones con base en los registros del módulo de activos fijos, de manera que en activos fijos se realice cálculo individual de la depreciación por bien, de acuerdo al tipo de activo y su vida útil, generando el respectivo comprobante contable por centro de costos, permitiendo la parametrización de las cuentas por las cuales se realiza la depreciación.
5 25
Realizar las Conciliaciones Bancarias que reflejen el cruce entre los registros contables individuales de las cuentas contables de bancos y los registros de los extractos bancarios, lo cual implica que dichos extractos se puedan cargar de forma electrónica en el sistema.
5 26Permitir la importación y/o exportación de datos desde y hacia hojas electrónicas Excel y/o archivos planos, cuando se requiera utilizar de acuerdo con las necesidades de la empresa y/o nuevos requerimientos normativos.
5 27Garantizar la recepción y registro automático en línea de la información desde los otros módulos del sistema que generan movimiento contable realizando las validaciones necesarias para su correcta contabilización.
5 28Permitir la entrega, recepción y registro automático de información de las interfaces que generen movimiento contable originado en otros sistemas de SPN, realizando las validaciones necesarias para su correcta contabilización.
5 29
Permitir el registro de operaciones en multimonedas, realizando los registros contables correspondientes en pesos colombianos y calculando y registrando las diferencias en cambio resultantes de la conversión de los tipos de cambio, los cuales deben poderse actualizar diariamente.
5 30 Permitir el desglose de registros para conocer su composición, desde cuentas, subcuentas, auxiliares hasta los documentos de origen
5 31Manejar multimonedas y hacer los registros contables en pesos colombianos con base en tablas actualizables del tipo de cambio de esas monedas, incluyendo DEG (Derechos Especiales de Giro).
5 32 Manejar la contabilidad de varias empresas y su consolidación contable.
5 33Realizar automáticamente los ajustes por inflación de los registros contables que corresponda, con base a la normatividad aplicable, de forma parametrizable
45
5 34
Permitir duplicar comprobantes, es decir, retomar los datos de un comprobante ya generado, determinando el número del comprobante contable a duplicar y asignando el número de consecutivo de comprobante en el mes correspondiente. Dicha duplicación debe generar el movimiento correspondiente. (Copia de movimientos contables).
5 35 Validar automáticamente el dígito de verificación en la creación de NIT’S.
5 36Imposibilitar modificar desde contabilidad comprobantes generados por otros módulos. Los comprobantes contables de ajustes sí podrán ser modificados y se podrá eliminar registros en los mismos, antes que el mes esté cerrado.
5 37
Efectuar las validaciones correspondientes a los movimientos contables, restringiendo los movimientos de acuerdo con los centros de costos, tipo de cuenta, y otros parámetros especificados en la definición de la cuenta, con relación al tipo de movimiento que se está realizando. Los ítems a validar son cuentas vs centro de costos, cuentas vs auxiliares que requiere, comprobantes vs cuentas que mueve.
5 38
Efectuar la actualización automática de saldos, para cada movimiento debe afectar los saldos de las respectivas cuentas por donde se realizó el movimiento; este requerimiento aplica también para los movimientos realizados en almacén, activos fijos y tesorería que afecten la contabilidad en línea
5 39Permitir la anulación de los comprobantes contables, según perfil del usuario que ingresa al sistema. Debe guardar el registro y cambiar el estado del documento a anulado siempre y cuando el mes no esté cerrado.
5 40
Permitir la modificación de los comprobantes contables manuales antes de contabilizarlos. Los datos a modificar son terceros, centros de costos y valor, además que permita insertar y borrar registros al comprobante, siempre y cuando el usuario tenga los permisos correspondientes de acuerdo con el perfil definido.
5 41Efectuar la numeración automática de páginas de libros oficiales, con base en el formato que se defina, continuando la numeración a partir del número de la última página del libro anterior.
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5 42
Realizar la interface con el sistema de nómina (Aurora), con base en las cuentas contables que afecta para el pago de nómina y pagos de terceros de gestión humana. Dicha interface debe ser implementada a través de lectura de tabla temporal generada por el sistema de gestión humana (Aurora) y a través de lectura de archivo plano, cuyo esquema y formato se definirán en la implementación. La interface debe garantizar la afectación automática en contabilidad de los valores causados por conceptos de pago de nómina y otros generados por el sistema de nómina y gestión humana.
5 43Permitir la generación automática de la provisión contable de las cuentas por cobrar desde el modulo de Cartera, definiendo mediante parametrización las cuentas contables a utilizar.
5 44
Permitir mediante parametrización la definición para la conversión de las cuentas de presupuesto a contabilidad, especificando el rubro, recurso, centro de costos de presupuesto, tipo de documento y tipo de movimiento. (Ej.: facturación, recaudo, reservas, causaciones y pagos), cuenta auxiliar, centro de costos contable, tipo de comprobante contable, auxiliar y la naturaleza de la cuenta, que en contabilidad se cargarán cuando se cargue el presupuesto (cuentas cero).
5 45
Permitir la definición de diferentes niveles de cierre, de manera que permita realizar cierres preliminares para efectos de comprobación, en los que se ejecutan todos los procesos y se generan reportes, pero permite continuar realizando asientos contables y movimientos resultado de la comprobación. Adicionalmente debe realizar el proceso de cierre definitivo, mediante el cual se restringen los movimientos y asientos contables que afectan un periodo.
5 46Generar el cierre automático de las cuentas de resultados al final del ejercicio, hasta el nivel de centros de costos, centros de beneficios y terceros.
5 47
Permitir la parametrización y liquidación de todos los diferentes impuestos y retenciones de ley, nacionales, departamentales y municipales, según las normas definidas por las diferentes administraciones tributarias y producir los certificados y las declaraciones correspondientes en papel y/o en medios magnéticos, junto con sus soportes.
5 48 Permitir definir mediante parametrización la identificación de los conceptos de retención según las autoridades de impuestos
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5 49
Permitir crear los tipos o conceptos de retención y descuentos, entre los que se encuentran retención en la fuente, retención de industria y comercio, timbre, rete-IVA, o por cualquier nuevo impuesto o descuento que se requiera; especificando descripción de concepto, base, porcentaje, cuenta auxiliar a afectar, cuentas del pasivo y del gasto del plan contable a afectar (Permitir seleccionar otras cuentas en el momento de la generación de la orden de pago), auxiliar, identificación de la DIAN (seleccionado a partir de los conceptos de retención DIAN definidos en parametrización), permitir especificar si el concepto toma base o no para el cálculo, grupo del concepto (Selección de acuerdo a los grupos definidos).
5 50
Permitir definir grupos por tipo de impuesto para los conceptos de retención, (Ej. Retención en la fuente, IVA, retención IVA, retención ICA). Permitiendo agrupar los conceptos de retención de acuerdo al tipo de impuesto.
5 51 Permitir modificar las bases y porcentajes de liquidación de los conceptos de retención según disposiciones legales y normativas.
5 52
Permitir la creación de fórmulas de liquidación de impuestos, permitiendo la selección del tipo de clasificación tributaria (para la que aplicaría según el tercero), asociando los diferentes conceptos de retención definidos (Con base y porcentaje) para retención en la fuente, para retención de IVA, para cálculo del IVA, para retención por ICA.
5 53
Generar los siguientes informes, como mínimo: Estados financieros por centros de costos, auxiliares, cuentas, subcuentas, es decir a cualquier nivel, Libros auxiliares, Resumen de movimientos, Información por centros de costo, Inconsistencia en cruce o conciliación de cuentas, Estados financieros básicos (Con periodos de serie y comparativos entre periodos), Balances de prueba (Con periodos de serie y comparativos entre periodos), Balance general a nivel mayor, Balance detallado, Estado de resultados general, Estado de resultados detallado, Reportes de razones financieras, Plan contable, Consulta de movimientos y saldos, por NIT, cuenta, centro de costos, con parámetros de generación por rangos de fechas, cuentas y centros de costos.
5 54
Generar los Informes a entidades oficiales como: Informes CHIP y SIIF Nación, Informe medios magnéticos Nacionales, Municipales y Distritales, Informe a la Súper Sociedades, Informe a la Contraloría General de la República (Estados financieros),Informe al DANE (Ingresos), Informe al Departamento Nacional de Planeación.
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5 55
Permitir registrar los movimientos y presentar informes en múltiples monedas, con opción posterior de generar las transacciones por diferencia de cambio y generar automáticamente el comprobante de ajuste en cambio de moneda.
5 56
Manejar las funcionalidades relacionadas con la implantación de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIFs ó IFRS) principalmente en lo relacionado con: NIIF 1- Adopción por Primera Vez de las IFRS(administrando más de una norma almismo tiempo), NIC 1 – Presentación de Estados Financieros, NIC 2 - Existencias, NIIF 8 / NIC14 - Información por segmentos; NIC 16 – Propiedad, planta y equipo, NIC 21 - Efecto de cambios en monedas extranjeras, NIC 27 – Estados financieros separados y consolidados, NIC 29 – Economías hiperinflacionarias, NIC 32 / 39 / NIIF 7 Instrumentos Financieros y demás que apliquen de acuerdo con la reglamentación aplicable.
5 57
Permitir el manejo contable asociado a los convenios internacionales de correo que maneja la empresa con los países de la Unión Postal Universal y/o con operadores privados. Este manejo involucra, ingresos, facturación, egresos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, recaudos y pagos. Esta gestión involucra el manejo de Derechos especiales de giro DEG, como otra moneda de intercambio que genera diferencias en cambio de moneda.
6 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LA TESORERIA
6 1
Permitir la parametrización, generación, impresión y contabilización de las diferentes clases de comprobantes de Egreso e Ingresos como son: recibos de caja, consignaciones, ingresos a bancos, notas débito y crédito y comprobantes de egreso con sus respectivos documentos de anulación.
6 2Permitir el registro y la parametrización de las cuentas bancarias, entidades financieras, sucursales, cuentas contables asociadas, incluyendo la generación de archivos encriptados para transferencias electrónicas
6 3Generar y controlar la numeración automática y consecutiva de comprobantes de ingreso y egreso, notas débito y notas crédito, incluyendo su impresión.
6 4Permitir definir mediante parametrización los diferentes conceptos de ingresos y egresos, permitiendo especificar el código de la cuenta contable asociada y el concepto y la contrapartida correspondiente.
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6 5
Interactuar en línea con los módulos de presupuesto, cuentas por pagar, facturación, cartera y contabilidad de manera integrada y realizando las afectaciones, que corresponda de acuerdo con las transacciones y movimientos propios de tesorería.
6 6Permitir el manejo independiente de cajas menores, desde la constitución, reembolso y legalización, afectando automáticamente contabilidad y presupuesto.
6 7 Permitir la programación de los diferentes pagos de acuerdo los plazos pactados al momento de su causación.
6 8 Realizar proyecciones del flujo de fondos con base el proyecciones de ingresos y de egresos de tesorería.
6 9
Generar el estado permanente del movimiento de bancos discriminado en recursos propios en caja y bancos, cuentas en moneda extranjera, inversiones, recursos de destinación especifica y recursos del Seguro Social de las cuentas principales, generando el informe correspondiente comparado con los saldos reflejados por los portales web de los bancos.
6 10 Permitir la comparación del flujo de caja proyectado con el real identificando las diferencias.
6 11
Producir el movimiento y los saldos de todas las cuentas bancarias que se manejan cada una de las regionales y oficinas por los diferentes conceptos, generando informes del saldo bancario versus el saldo contable correspondiente.
6 12 Permitir el control y seguimiento de inversiones, liquidación y valorización respectiva actualizando el registro contable.
6 13
Permitir manejo de movimientos de tesorería en multimonedas y mantener registro de la tasa de cambio con la que se efectúa la negociación; realizar el cálculo automático de la conversión monetaria del movimiento para el asiento contable y la generación de movimientos y comprobantes de tesorería
6 14 Generar consultas y reportes de los saldos y movimientos en multimonedas
6 15 Contabilizar en línea los recaudos relacionados con los movimientos de la funcionalidad de facturación y cartera
6 16 Permitir el registro en línea de los ingresos provenientes de la venta de productos que no requieren previamente una causación.
6 17 Permitir el cargue de archivos planos y generación de ingresos y/o realizando la afectación contable y presupuestal.
50
6 18
Permitir el registro de comprobantes de ingreso generando automáticamente el número de comprobante y tomando la fecha del sistema, pero también permitir captura manual de la fecha; permitir el registro de otros ingresos por diferentes conceptos (cada concepto asociado a un comprobante), afectando automáticamente contabilidad, presupuesto y Flujo de caja de acuerdo con las cuentas relacionadas por el concepto y el rubro presupuestal definido en parametrización respectivamente. Para cada concepto relacionar código del ítem del flujo de caja que afecta (Permitir selección de los códigos de los conceptos definidos en el flujo de caja), cuenta que se afecta por el ingreso (selección de las cuentas definidas en parametrización), posibilidad de especificar si se recibió en efectivo, cheque u otro tipo de transacción e identificación de la entidad de donde se recibe el cheque, referencia del tercero o de quien se recibe el ingreso y descripción amplia del ingreso. Debe incluir el manejo de plantilla para la generación del documento de comprobante de ingreso, el cual será completado automáticamente por los datos capturados del sistema; incluir manejo de centro de costos.
6 19Permitir el registro y descargue de cartera de acuerdo al archivo plano generado por los sistemas financieros interfasados, realizando los registros contables respectivos automáticamente.
6 20
Permitir el registro de ingresos a partir de la captura del archivo de movimiento de los bancos, permitiendo seleccionar movimientos y elaborando el respectivo comprobante de ingreso, con su concepto de ingreso, cargando el valor del registro de acuerdo a los movimientos seleccionados y permitir la creación de un único comprobante para varios movimientos seleccionados del archivo y que corresponden a un mismo concepto. Debe afectar automáticamente contabilidad, presupuesto y flujo de caja de acuerdo con las cuentas relacionadas por el concepto, y el rubro presupuestal definido en parametrización respectivamente. Debe incluir el manejo de plantilla para la generación e impresión del documento de comprobante de ingreso, el cual será completado automáticamente por los datos capturados del sistema.
6 21Permitir capturar comprobantes de ingreso, de varios registros de un mismo tipo de movimiento, afectando a contabilidad y en libro de bancos para efectos de conciliación y consultas.
6 22Realizar la actualización automática y en línea de los saldos de cajas y bancos, de acuerdo con los datos registrados en el comprobante de ingreso.
6 23 Generar automáticamente y controlar los consecutivos de los comprobantes de ingreso.
51
6 24 Permitir definir mediante parametrización la periodicidad para la numeración de las notas (Ej. Mensual, anual, sin reinicio).
6 25 Permitir la elaboración de comprobantes de traslados de fondos bancarios entre cuentas de nivel central y regionales.
6 26
Generar los archivos para pagos por transferencia electrónica a partir de los datos de los comprobantes de egresos generados. La generación de archivos debe hacerse de acuerdo con los formatos, y demás procedimientos especificados por los bancos. Debe haber una pantalla de consulta y un reporte de pagos relacionados en los archivos por entidad.
6 27
Opción de generación de los archivos de transferencia, por entidad o para todas las entidades. Generando registro de la hora y fecha de generación, y arrojando los reportes de los movimientos (Tipo de movimiento, valor) relacionados en la transferencia por entidad. Este proceso debe crear el archivo de transferencia por cada entidad, de acuerdo a los conceptos de la entidad definidos en parametrización, y siguiendo los lineamientos de procesos y formato de archivos exigidos por las entidades.
6 28 Permitir realizar el cargue de fechas de cobro mediante archivo plano para el control de flujo de caja correspondiente.
6 29 Permitir la autorización de pagos realizando la programación de entidad financiera y cuenta bancaria a afectar.
6 30
Permitir realizar pagos parciales para las órdenes de pago autorizadas, relacionando la fecha de pago y el valor del pago (de acuerdo con los valores establecidos en la autorización del pago). Calcular por cada pago parcial el porcentaje pagado y el saldo pendiente por pagar. Generando los respectivos comprobantes de egreso por cada uno de los pagos parciales.
6 31
Permitir realizar pagos masivos por concepto de movimiento (que genere comprobante de egreso para el movimiento seleccionado EJ.: pagos aportes de salud) y por tercero (que agrupe varias órdenes de pago en un solo comprobante), especificando el banco, sucursal y No. de cuenta por donde se efectúa el pago, permitiendo selección de las órdenes de pago autorizadas (recuperación de los datos del beneficiario, fecha y valor de la orden de pago), las cuentas a acreditar por cada orden de pago.
6 32Permitir el cargue de los datos financieros de los proveedores, como son el banco, tipo de cuenta y número de cuenta bancaria a realizar la transferencia de recursos.
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6 33 Permitir cambiar y adicionar descuentos determinando por cada una o todas las facturas relacionadas en la orden de pago, el descuento a efectuar.
6 34Controlar la numeración de los cheques en los pagos por cheque y/o formas continuas, arrojando de acuerdo con el banco, sucursal y cuenta con que se efectúa el pago, el correspondiente consecutivo disponible en la chequera.
6 35
Permitir definir chequeras, especificando por el banco, sucursal y número de cuenta, el respectivo consecutivo de chequera, No. de cheque inicial y No. de cheque final, conservando la fecha de creación, y manteniendo registro del último cheque utilizado. Control de la numeración de los cheques en los pagos por cheque, relacionando el número siguiente disponible en la chequera. Registrar el estado final de los cheques permitiendo diferenciar los anulados, girados y disponibles.
6 36Permitir elaborar notas débito y crédito para realizar ajustes a cuentas bancarias, y movimientos entre cuentas, con la respectiva afectación de las cuentas de contabilidad
6 37
Permitir efectuar la anulación de cheques seleccionando el concepto de anulación, con la respectiva anulación del comprobante de egreso generado, y la reversión del registro contable, del movimiento presupuestal y del estado de la orden pago. Conservar histórico de los cheques anulados, y del usuario y fecha de anulación.
6 38Liquidar automáticamente los descuentos autorizados, a partir de las opciones de descuento registradas para la factura según la fecha de pago, al momento de la generación del comprobante de egreso
6 39
Registrar los cheques entregados a los terceros, registrando la fecha de entrega, nombre y cédula de persona que recibe y nombre de usuario que entrega (tomado del login del sistema) y permitiendo selección a partir de los cheques girados pendientes por entregar por entidad bancaria, de acuerdo con los comprobantes de egresos generados a la fecha
6 40
Permitir manejar saldos de cuentas bancarias en pesos y en otras monedas, de acuerdo a lo definido en la creación de la cuenta, los movimientos efectuados para esta cuenta deben afectar el saldo en la segunda moneda.
53
6 41
Generar un seguimiento diario de movimiento de bancos discriminado en recursos propios, cuentas en moneda extranjera e inversiones; recursos de destinación especifica y recursos del seguro social de las cuentas principales, generando el informe diario correspondiente comparado con los saldos reflejados diariamente por los portales de bancos.
6 42Permitir la parametrización de las chequeras y realizar la generación de los documentos de acuerdo a formato preestablecido en formas continuas o a reporte de egreso previamente autorizado.
6 43 Permitir definir mediante parametrización los tipos de entidades bancarias asociando el código respectivo para cada tipo de entidad.
6 44 Permitir definir mediante parametrización los tipos de cuentas bancarias que se manejan.
6 45
Permitir la creación de entidades financieras relacionando Código, Nombre entidad, tipo de entidad, auxiliar contable, clase de cuenta, permitir definir varias sucursales relacionando nombre de la sucursal, Dirección, Teléfono, código de la ciudad.
6 46
Permitir la creación de cuentas bancarias, definiendo el auxiliar respectivo para la cuenta, Clase de cuenta, cuenta auxiliar que afecta la cuenta bancaria, recurso presupuestal que afecta, tipo de entidad bancaria (de acuerdo a los tipos definidos en parametrización), registrar la fecha de apertura y la fecha de inactivación de la cuenta. Permitir manejar cuentas bancarias en otras monedas.
6 47
Permitir inactivación de las cuentas registrando la fecha de inactivación, debe tener control de los saldos de las cuentas a inactivar restringiendo la inactivación para perfiles determinados de usuario, y con mensajes de advertencia para cuentas que tengan saldos mayores que cero.
6 48 Permitir manejar las inversiones liquidándolas y valorizándolas a un corte contable determinado realizando los registros correspondientes.
6 49 Permitir el manejo de las transacciones en títulos valores y registrar automáticamente estas transacciones en la contabilidad
6 50Registrar el valor nominal, la tasa efectiva, precio de mercado, tipo de inversión, fechas de compra y de vencimiento, rendimientos y forma de pago, comisión, y la Tasa efectiva del título.
6 51Permitir la valoración de la inversión de acuerdo al procedimiento técnico para el cálculo de los rendimientos a una fecha determinada, realizando los registros contables correspondientes.
54
6 52
Registrar los archivos de extracto bancario o movimiento diario de los bancos (cargue de medios magnéticos), conservando histórico de los movimientos por cada entidad financiera relacionando el código del documento (De acuerdo con los documentos definidos en la parametrización por cada entidad), el tipo de movimiento (débito o crédito) y el valor correspondiente por movimiento. También se debe registrar la fecha de cargue del archivo.
6 53
Permitir definir mediante parametrización por entidad bancaria, los correspondientes códigos de los documentos de movimiento bancario y relacionarlos con los documentos de ingreso y egreso registrados en el sistema
6 54
Permitir realizar captura manual del extracto bancario y del archivo de movimiento, discriminando por documento (De acuerdo a los documentos definidos por cada entidad en la parametrización) el tipo de movimiento (Débito y crédito) y el valor correspondiente por movimiento. Registrando la fecha de captura.
6 55
Producir la conciliación automática de los registros del banco con los movimientos registrados en el sistema producto de la operación durante el periodo (comprobantes de ingreso, egreso, notas debito, notas crédito). Permitir seleccionar la cuenta bancaria a conciliar. Permitir determinar la fecha hasta la cual se realizará conciliación. Dicho proceso debe permitirse realizar con los archivos de movimiento diario de los bancos o los archivos de extracto bancario, generando el control del día hasta el cual se ha conciliado en el período por cuenta bancaria.
6 56
Permitir a partir de la pantalla de conciliación registrar movimientos bancarios que no hayan sido relacionados en el archivo de movimiento, con la captura adicional del número, fecha y valor del documento soporte.
6 57Permitir el cargue inicial de partidas no conciliadas de los movimientos bancarios del período anterior.
6 58Para el proceso de conciliación debe permitir registrar los saldos inicial y final del banco, los cuales serán comparados con los saldos del sistema a la fecha de conciliación.
6 59Permitir realizar conciliación manual mediante selección de uno o varios movimientos del archivo de movimiento del banco, con un movimiento respectivo del sistema financiero.
6 60
Mantener histórico según el archivo de movimiento de los bancos o archivo de extracto bancario y de los tipos de documento de los bancos; de los cheques que han sido cobrados por cada cuenta bancaria.
55
6 61Permitir la generación de flujo de caja proyectado vs. el real actualizado de acuerdo a la apropiación presupuestal y disponibilidad real de recursos en bancos.
6 62
Permitir la incorporación de las fechas de cobro en las diferentes transacciones de pago, que permitirá realizar el cruce de flujo de caja semanal vs. el movimiento de egresos de las entidades bancarias (preconciliación)
6 63Producir el flujo de caja semanal, identificando los valores pendientes por cobrar y cobrados de la semana anterior de acuerdo a la cuenta bancaria y entidad financiera.
6 64Permitir realizar el cargue de fechas de pago mediante archivo plano para el control de flujo de caja correspondiente.
6 65Permitir definir en el flujo de caja los códigos que se utilizaran en las transacciones de tesorería.
6 66
Permitir la parametrización de la afectación del flujo de caja a partir de los conceptos de ingresos y egresos de los movimientos de tesorería, especificando por conceptos de tesorería la fuente o uso a la cual deben afectar.
6 67
Permitir la radicación de facturas con sus documentos soportes para realizar el proceso de liquidación y elaboración de autorización de pago y permitir el seguimiento de la radicación de las facturas, por devolución, anulación; así como la trazabilidad en el pago de las mismas, en el momento de la radicación de la factura que el sistema de acuerdo al tercero (proveedor) permita seleccionar los registros presupuestales y afecte el saldo correspondiente
6 68
Permitir definir mediante parametrización los tipos de movimientos para el módulo de cuentas por pagar especificando si el movimiento es anticipo o amortiza el pasivo, si afecta o no el presupuesto y por lo tanto requiere la definición de un rubro presupuestal determinado al momento de la generación de la orden de pago, permitir especificar si el movimiento requiere realizar pago en el módulo de tesorería, todos los movimientos requieren la generación de un pago en tesorería a excepción de las anulaciones, permitir definir si requiere registro del documento (tipo y número) origen de pago (Orden de servicio, Orden de pago, de acuerdo a los tipos de documentos definidos mediante parametrización), permitir especificar si el pago puede ser o no emitido a un beneficiario o tercero diferente a quien se genera la orden de pago, permitir definir si requiere número de factura asociado a la orden de pago para este tipo de movimiento.
56
6 69
Generación de órdenes de pago permitiendo seleccionar el tipo de movimiento de acuerdo a los movimientos definidos en la parametrización, relacionando la fecha del movimiento, el tipo de comprobante contable, generación automática del comprobante contable con el número respectivo de acuerdo al consecutivo correspondiente a dicho comprobante, para el tipo de movimiento que requiera número de factura debe permitir capturar las facturas pendientes para generar orden de pago de acuerdo a las facturas ingresadas en el módulo de almacén con el cálculo total del valor de la orden de pago (suma total de facturas relacionadas).
6 70
En la generación de la orden de pago debe realizar el cálculo automático de la retención de impuestos, de acuerdo a la fórmula de liquidación seleccionada parametrizada, el concepto de pago y a la clasificación del proveedor, realizando el cálculo automático de los descuentos. Permitir especificar el auxiliar contable, el concepto, base y porcentaje de liquidación de IVA y retenciones (a partir de los conceptos definidos) dependiendo la clasificación del tercero (si se le descuenta IVA), centro de costo y área. Permitir especificar otras deducciones relacionando la cuenta auxiliar y el valor o porcentaje a descontar
6 71
En la generación de la orden de pago el sistema debe permitir en el documento impreso y el que se visualiza por pantalla de la autorización de pago, los datos del proveedor, los datos de la factura, la liquidación de descuentos, la imputación contable y la presupuestal discriminando rubros y valor.
6 72Todas las órdenes de pago generadas en este sistema deben quedar pendientes por autorización de pago en el módulo de tesorería.
6 73
Permitir definir mediante parametrización los tipos de Orden a manejar para la generación de pagos, deben manejar consecutivo automático para cada pago efectuado sobre el mismo documento origen del pago (orden de servicio u orden de compra).
6 74
Para la generación de orden de pago cuya orden de servicio u orden de compra ha tenido anticipo, debe realizarse el cálculo automático de la amortización del anticipo pagado, con el respectivo movimiento de las cuentas de contabilidad relacionadas para el anticipo, controlando el saldo.
57
6 75
En la generación de la orden de pago por los tipos de movimiento que requieren el número de documento origen (Orden de compra, Orden de servicio), debe mostrar una pantalla emergente que permita búsqueda por tipo de documento de los que están pendientes por generación de orden de pago, permitiendo la selección de uno de ellos y cargando automáticamente la fecha de emisión del documento, centro de costos, objeto del documento, valor del documento, saldo por pagar del documento.
6 76
Debe permitir crear movimiento de anulación, para el movimiento de las cuentas afectadas en la orden de pago que debe ser reversada. Tanto para las cuentas afectadas por la orden de pago, como las cuentas afectadas por los impuestos y deducciones. Además debe conservar el registro del estado de la orden de pago.
6 77
Permitir consultar el recorrido de los documentos origen (Orden de compra, orden de servicio), que permita conocer el estado del documento (se ha generado orden de pago, se ha realizado pago en tesorería,).
6 78
Permitir definir los campos necesarios que permitan ingresar datos de los documentos anexos a la orden de pago entregados por el tercero (factura, acta de recibo, pólizas, ingreso a almacén, certificaciones, descuentos financieros y otros definidos por parametrización). Permitir definir (crear nuevos) y asociar los documentos anexos requeridos para las órdenes de pago dependiendo el objeto de pago
6 79
Debe validar que las cuentas, los auxiliares y los centros de costos estén parametrizados en el comprobante de acuerdo a los atributos asignados en el Plan de Cuentas y de acuerdo a esta revisión restringir la elaboración de la orden de pago hasta que se corrija la información errónea.
6 80Que el Beneficiario de la orden de pago salga por defecto como auxiliar de las cuentas débito y crédito, permitiendo modificar el auxiliar si se da el caso.
6 81El campo de fechas de vencimiento en la orden de pago debe ser obligatorio.
6 82
La aplicación debe permitir ingresar las Órdenes de Pago que no afectan presupuesto; de acuerdo a lo definido en la parametrización del concepto. El valor de estas Órdenes de Pago debe afectar los informes de Impuestos y Retenciones. Ej.: Pago de impuestos, transferencias, pago mesada seguro social, giros internacionales entre otros.
58
6 83
Consulta del detalle del comprobante contable generado para una orden de pago y periodo o vigencia determinados por el usuario, relacionando Número del comprobante, fecha de generación, tipo de comprobante, usuario que elaboró, estado del comprobante, discriminación de los renglones que componen el comprobante relacionando naturaleza del movimiento (débito o crédito), cuenta contable, NIT del tercero o proveedor, descripción del objeto del comprobante, centro de costos, totales débito y totales crédito. Permitir consulta a partir de pantalla de consulta de orden de pago.
6 84
Consulta del detalle de los movimientos presupuestales generados para el documento origen del pago que tiene relación con una orden de pago y periodo o vigencia determinada por el usuario, relacionando como mínimo: fecha y tipo de documento origen (Orden de compra, orden de servicio), vigencia y número del documento, estado del documento, auxiliar y NIT del proveedor, valor del documento, nombre del solicitante, fecha de solicitud y la relación de los movimientos presupuestales realizados para el documento origen describiendo fecha, vigencia, mes del movimiento, código del movimiento, centro de costo, rubro y recurso presupuestal afectados, valor y usuario que realizó el movimiento.
6 85
Manejo de plantilla y generación automática de la orden de pago a partir de los datos registrados en el sistema, relacionando el detalle de la orden de pago (tipo de documento, No de documento, vigencia, acreedor, código y descripción del movimiento, fecha de registro y de vencimiento, concepto, facturas canceladas, valor bruto, conceptos y valores de pago y descuentos, y valor neto de la orden de pago), registro contable (tipo y número de comprobante contable, relación de cuentas contables con su descripción, centro de costo, NIT y descripción del tercero; y valores débito y crédito afectados por el movimiento ) y el movimiento de presupuesto (código y descripción del rubro presupuestal, no de registro, valor del registro, valor del giro realizado, y saldo del rubro presupuestal; campos para firma de persona que elabora, tesorero(a) y contador(a) y campo para observaciones. Permitir imprimir varias copias según lo determine el usuario.
6 86
Manejo de plantilla y generación automática del certificado de retención en la fuente por IVA (para aquellas órdenes de pago cuyo objeto y tercero se retiene IVA), donde se relacione NIT y razón social del tercero, No de orden de pago, fecha de expedición, concepto de pago, porcentaje, bimestre, monto total, monto IVA generado y valor de retención (Cumpla con los requisitos exigidos por la DIAN).
6 87
Consulta de órdenes de pago autorizadas y no pagadas por vigencia o periodo, donde se relacione el número de la orden de pago, valor neto, valor de descuentos, fecha de creación, fecha de autorización y usuario que autorizó.
59
6 88
Consulta de órdenes de pago anuladas por periodo o vigencia, relacionando la fecha, No de orden de pago, No de comprobante contable, periodo, fecha de anulación, concepto de anulación y usuario que anuló.
6 89
Consulta de órdenes de pago por número y tipo de comprobante (Orden de Compra, Orden de Servicio), o por beneficiario, estableciendo además criterios de búsqueda como estado del comprobante (Ej.: pagado, pendiente de pago), por rangos de fecha, por monto y las combinaciones de estos criterios, permitiendo consultar por pantalla o generar impreso.
6 90Cálculo automático del impuesto de timbre y afectación del modulo de contabilidad y adicionalmente que genere el respectivo certificado.
7 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE PRESUPUESTO
7 1El sistema debe permitir en la vigencia, el trabajo simultáneo con dos ambientes: vigencia actual y vigencia anterior con cierres mensuales y anuales que no permitan modificar la información.
7 2
Permitir definir los rubros presupuestales en escala de: Programa, Subprograma y Cuenta, de acuerdo con el Decreto de liquidación y Desagregación interna, relacionando el código, descripción, estado (activo o inactivo), tipo de rubro (Ingreso o Gasto).
7 3Permitir modificaciones a los códigos presupuestales, agregar o suprimir conceptos y rubros de ingresos o gastos de la vigencia en el caso que sea necesario.
7 4El sistema debe facilitar la modificación a las apropiaciones del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia tales como: Traslados, adiciones, reducciones, entre otros.
7 5Permitir definir tipos de documentos para los movimientos presupuestales, registrando el código, descripción o nombre del documento.
7 6El sistema debe permitir la afectación de los ingresos presupuestales una vez se generen recibos de caja, notas crédito, notas débito, cuenta interna y comprobantes contables entre otros.
7 7Permitir ajustes a los comprobantes de ingresos, disminuyéndolo o adicionándolo según el caso.
7 8Crear automáticamente o manualmente según el caso, la numeración consecutiva de los certificados de disponibilidad presupuestal (C.D.P.) controlando el saldo de apropiación disponible
7 9El sistema debe permitir para el caso de los Certificados de Disponibilidad cancelar los saldos disponibles al cierre de la vigencia
60
7 10Permitir la numeración automática o manual según el caso de los registros presupuestales (R.P.) con base en el certificado de disponibilidad presupuestal.
7 11Debe controlar que los registros presupuestales no sobrepasarán el saldo de la disponibilidad, adicionalmente debe llevar control individualizado del saldo de cada registro con base en las obligaciones y pagos asociados.
7 12
Debe generar en forma automática o manual según el caso la numeración consecutiva de las obligaciones, afectando de manera parcial o total a partir de los comprobantes contables, controlando que estos no sobrepasaran el saldo de los compromisos
7 13
Generar la numeración en forma automática o manual según el caso de los pagos afectando la obligación a partir de los comprobantes contables generando los movimientos presupuestales correspondientes. El sistema debe controlar que no se sobrepasará el saldo de la obligación.
7 14Permitir en el modulo presupuestal hacer ajustes y/o modificaciones a los comprobantes de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, obligaciones y pagos.
7 15
Debe garantizar la constitución e identificación de las cuentas por pagar presupuestales, (pertenecientes a la vigencia inmediatamente anterior) al momento del cierre e inicio de cada vigencia, permitiendo el control de la Ejecución de las cuentas por pagar presupuestales constituidas. (Presupuesto de caja, Compromisos vs. Pagos) (De acuerdo con normativa para Empresas Industriales y Comerciales del Estado)
7 16Permitir consultar las afectaciones presupuestales a un documento desde su inicio hasta su fin, incluyendo sus modificaciones
7 17Permitir alimentar automáticamente la información de otras áreas como tesorería y contabilidad
7 18
Permitir el Control del presupuesto (apropiaciones vs. Certificados de disponibilidad presupuestal; certificados de disponibilidad presupuestal vs. Compromisos, compromisos vs. Obligaciones; obligaciones vs. Pagos efectivos).
7 19Debe permitir la conversión a Excel de todos los reportes o consultas que se generen.
7 20Permitir relacionar los rubros con los códigos contables, para el cargue de las cuentas cero.
7 21
Debe generar consultas e informes por: Dependencias, Áreas, Regionales, Consolidado de acuerdo a la estructura presupuestal definida como en diferentes niveles Funcionamiento, Servicio de la Deuda e Inversión, gastos de personal, gastos generales, trasferencias y los que se requieran a solicitud de los usuarios.
61
7 22Debe controlar el presupuesto por dependencia, áreas, imputación, por cada documento definido por la entidad.
7 23
Debe producir consultas e informes tales como saldo apropiación, disponibilidades, registros, registros obligación y pagos, afectaciones a un documento, informe mensual de ejecución del presupuesto de ingresos, informe mensual de la ejecución del presupuesto de gastos, entre otros.
7 24
Permitir el cargue y validación de archivos planos para facilitar la afectación de gran cantidad de disponibilidades, registros, autorizaciones de pago y egresos presupuestales; información conforme a las especificaciones de las mismas.
7 25
Generar informes para las diferentes entidades de Control de Estado tales como: Ministerio de Hacienda, Departamento Nacional de Planeación, Dirección General de Presupuesto, Contraloría General de la República, etc.
8 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR
8 1Registrar los datos de cada cliente, los contratos negociados y sus montos y condiciones, incluyendo direcciones y datos de contacto ilimitados
8 2
Realizar e imprimir facturación individual o masiva, por Regionales o centros de costo, con base en las ventas de servicios y/o productos de la empresa y de acuerdo con las normas aplicables sobre la materia en materia contable y tributaria.
8 3Debe gestionar y mostrar detalles de cargos, pagos, facturas, historial de créditos, recibos de efectivo, notas de débito, ajustes y crédito, en línea.
8 4Debe permitir manejar todas las tarifas de los bienes y servicios ofrecidos por la empresa.
8 5Debe permitir la recuperación de números de cuentas de clientes e información de cuentas mediante: Número de cuenta del cliente Unidad de negocios Número de factura.
8 6Debe permitir que se apliquen al monto total de una cuenta por cobrar, pagos parciales dejando e informando el saldo pendiente.
8 7 Debe permitir aplicar descuentos y créditos8 8 Debe permitir aplicar tarifas especiales, para casos que así se requieran
8 9Debe manejar pagos por adelantado y permitir la asociación de pagos con períodos o cargos futuros.
8 10Proporcionar reportes que detallen facturas emitidas y Cuentas por Cobrar por edades parametrizables
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8 11Calcular la antigüedad de cuentas por cobrar con base en la fecha y los términos de pago del cliente.
8 12Proporcionar estados de cuenta por cliente con detalle de facturas, pagos y saldos adeudados por antigüedad
8 13Proporcionar consultas y reportes por criterios de selección tales como Cliente, Regional, Dependencia, cuenta contable y centro de costo
8 14Generar un informe detallado diario, semanal y mensual de pagos recibidos
8 15Permitir la expedición de los comprobantes de Ingreso por recaudos y actualizar automáticamente el estado de cuenta del deudor y el registro de pagos para efectos contables.
8 16Incluir manejo de notas débito y notas crédito que afecten el estado de cuenta de los clientes y controlar su numeración, con base en las normas aplicables
8 17Calcular y contabilizar los impuestos y retenciones de impuestos, de acuerdo a la normatividad vigente tanto en causación como en pago
8 18Calcular los intereses de mora por documento en el momento de recibir un pago, en cuyo caso, debe crear internamente una nota débito por el valor de los intereses de mora y distribuir el pago entre éstos y la factura
8 19Permitir el manejo de créditos en tasas de interés fijas y variables con modalidades de pagos anticipados y vencidos
8 20
Producir cartas de notificación de cobro con base en parámetros establecidos e incluyendo información tal como estado de facturación, estado de recaudación, número de cuenta, etc. Las cartas deben poderse imprimir y/o enviar electrónicamente.
8 21 Permitir integración con Microsoft Word para generar correspondencia8 22 Permitir integración con Microsoft Excel para tratamiento de información
8 23Permitir cancelar automáticamente los saldos pendientes, menores a un monto parametrizable durante la aplicación de recaudos y con base en niveles de autorización y logs de auditoría
8 24 Permitir definir términos de pagos a los clientes.8 25 Poseer herramientas para realizar análisis de tendencias de pago8 26 Permitir definir reglas para aplicación de cargos financieros.
8 27Permitir la reclasificación de cartera a Difícil Recaudo, de acuerdo con las Políticas de la Entidad
8 28Permitir la definición de reglas de negocio para aplicación de pagos y descargue de Cartera.
8 29Permitir el control de ejecución de los contratos comerciales (disponibilidad de recurso) y su actualización con base en la información recibida por interface con otros sistemas
8 30 Proveer las interfaces requeridas con otros sistemas informáticos tales como
63
Sipost, International Postal System IPS, International Financial System IFS, Nómina Aurora y demás que se definan, con base en las necesidades de la empresa.
8 31
Permitir el control de la ejecución financiera de contratos por cliente indicando: Valor contrato, Adiciones por número, fecha, valor y tiempo, Valor facturado con cargo al contrato, valor recaudado, saldo por ejecutar del contrato
8 32
Permitir definir mediante parametrización los conceptos de facturación a capturar en la interface con otros sistemas, con las respectivas cuentas débito y crédito de contabilidad que deben afectar por cada concepto, para el proceso de facturación.
8 33
Permitir definir mediante parametrización los conceptos de recaudo a capturar en la interface con otros sistemas, con las respectivas cuentas débito y crédito de contabilidad que deben afectar por cada concepto, para el proceso de recaudo.
8 34
Permitir definir mediante parametrización los tipos de movimiento relacionando las cuentas que se afectan automáticamente. Cada que se elabora un comprobante, debe afectar las cuentas (realizar la contrapartida automáticamente) definidas en la parametrización de acuerdo al tipo de movimiento que se está realizando. Permitir definir mediante parametrización los rangos de cuentas posibles por las que se puede realizar el movimiento.
8 35Producir consultas y/ informes de Cartera por diferentes edades y rangos con la identificación completa del cliente, incluyendo Nit, Saldos, Rangos de edades, por Regional o centro de costo y/o cartera consolidada total.
8 36Realizar la Provisión automática de Cartera de acuerdo con las Políticas de la Entidad con los mismos parámetros del punto anterior.
8 37 Producir el Informe de Reciprocas entre entidades estatales
8 38Producir el Informe automático Boletín de Deudores Morosos de la Contaduría General de la Nación
8 39Tener una funcionalidad de registro y control de los procesos jurídicos que afecten pagos y castigo de cartera.
9 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LA CONTABILIDAD ANALITICA
9 1Soportar mínimo 12 niveles para la definición de la estructura de centros de costo y centros de beneficios
9 2Permitir asignar ingresos, costos y gastos a centros de beneficios y a centro de costos, haciendo su contabilización automática
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9 3Permitir la definición de fórmulas para la distribución de gastos o costos directos o indirectos entre centros de costo, haciendo su contabilización automática
9 4Permitir la definición de fórmulas para la distribución de ingresos entre centros de beneficio, haciendo su contabilización automática.
9 5
Mantener la historia de las bases para el cálculo y distribución de ingresos, costos y gastos, a pesar que se hayan replanteado las mismas; las nuevas no deben ser retroactivas. (Mantener intacta la información histórica)
9 6Consolidar información por centros de beneficios, centros de costos y por clase de costos.
9 7Controlar la creación de los proyectos asignados a centros de costos, verificando disponibilidad del presupuesto aprobado y origen de los fondos.
9 8Controlar el registro de cargos a proyectos de centros de costos cerrados o de un periodo previo.
9 9
Producir consultas y/o reportes que muestren la rentabilidad de los servicios y/o productos a nivel de empresa, regionales, ciudades, de acuerdo con la parametrización de los centros de beneficios y de costos, por periodos de tiempo y de forma comparativa
9 10 Permitir el costeo basado en actividades
9 11
Permitir consulta y/o reportes hasta el nivel de la información fuente, por fechas, periodos de fechas, por centros de costos y/o de beneficios, por clases de costos, por ciudades y/o regionales, por proyectos, por cuentas contables y presupuestales.
10 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE CONSULTAS Y REPORTES
10 1
Ejecutar en forma automática en línea y/o programada, las actividades necesarias para obtener las consultas o querys de las diversas tablas de la base de datos, con opciones de consulta y/o impresión en las impresoras del usuario y/o en impresoras de red.
10 2
Presentar al usuario las fuente de datos disponibles para reportes, permitiendo seleccionar fechas (desde y hasta), y campos de la base de datos de origen relacionados con cada funcionalidad, que se utilizarán para generar las consultas y los reportes.
10 3Permitir seleccionar las opciones para criterios de búsqueda y demás características posibles para generar y visualizar los reportes.
10 4Tener la opción de realizar consultas en línea por pantalla y la opción de imprimirlas y/o exportarlas y/o archivarlas en diferentes formatos estándar, tales como: Texto, PDF, RTF, HTML, XLS, JPG.
65
10 5Establecer los encabezados y pie de página, incluyendo logotipos y/o otra información requerida en formatos y reportes
10 6Predefinir reportes y guardarlos, para que sean utilizados recurrentemente sin necesidad de establecer cada vez los criterios de búsqueda y las opciones de visualización.
10 7Tener opciones de control de los reportes que un usuario puede imprimir, guardar y/o exportar, con base en parámetros y niveles de autorización de los perfiles de usuario
10 8Los formatos y reportes deben poder transmitirse utilizando tecnologías de certificación y/o firmas electrónicas
11 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION TECNICA DEL APLICATIVO Y DE LA PLATAFORMA
11 1
Permitir el monitoreo permanente del desempeño del hardware y del software, incluida la base de datos, los módulos de la aplicación y la interface gráfica de los usuarios, entregando alertas con base en umbrales parametrizables.
11 2Permitir la administración y control del aplicativo y de sus parámetros y de la plataforma.
11 3
Permitir la gestión de los perfiles de usuario, de acuerdo con los roles que se definan. Los usuarios deben ser nominados y el sistema debe permitir la auditoría de las actividades que realicen en el sistema y guardar el log correspondiente.
11 4
Mantener archivados todos los registros y operaciones realizadas, para garantizar su trazabilidad, lo cual implica que debe ofrecer autenticación de usuarios mediante contraseñas seguras y el acceso a la base de datos no puede hacerse directamente sino a través de la funcionalidad.
11 5
Tener ambientes diferentes para el desarrollo, las pruebas, la capacitación de usuarios y el sistema productivo. El proveedor debe ofrecer una metodología de copia y/o transporte de datos y funcionalidades entre esos ambientes, incluyendo un control de versiones.
11 6El sistema debe estar desarrollado en herramientas de programación de última tecnología, que permita el acceso web y la utilización de tecnologías de intercambio electrónico de datos y de firmas digitales
11 7Estar estructurado como mínimo con una arquitectura de tres niveles: Base única de datos, nivel de aplicaciones y nivel de presentación a usuarios finales
66
11 8
Respaldar la información mediante balanceos de la carga de datos y de las conexiones de usuarios, mediante la administración del desempeño del programa y de la base de datos, de forma que no se afecte el sistema productivo y en caso de una falla se pueda hacer una recuperación completa de las funcionalidades y de los datos
11 9Poseer herramientas para la gestión de copias de respaldo de la información. El proponente recomendará la estructura de la plataforma requerida y los procedimientos relacionados con su gestión.
11 10 Poseer herramientas para interfasarse con otros aplicativos
11 11
Incluir un servicio de mesa de ayuda que registre, escale y solucione las consultas e incidentes reportados por los usuarios durante la vigencia del contrato y el periodo de garantía establecido. La mesa de ayuda debe estar en capacidad de categorizar las llamadas y/o correos electrónicos recibidos, solucionarlos en primer contacto ó escalarlos hasta que sean solucionados, proporcionando trazabilidad y estadísticas del estado de las peticiones recibidas. El funcionamiento de esta mesa de ayuda debe cumplir con el estándar ITIL versión 3.
11 12
El proponente debe acogerse a la aceptación de “Acuerdos de niveles de servicio” ANS en relación con la disponibilidad y soporte del aplicativo y los tiempos de respuesta de las funcionalidades, para lo cual también deberá proveer la información relacionada con las características de los canales de comunicación requeridos para cumplir con los ANS, los cuales deben ser negociados en un plazo máximo de dos meses contados a partir de la fecha de firma del acta de inicio del proyecto, teniendo prioridad el documento que sobre el particular entregue Servicios Postales nacionales S.A y que incluirá las penalidades por incumplimiento de los ANS. La disponibilidad mínima del sistema debe ser de 99.9% mensual
11 13
La aplicación debe ser abierta a diferentes tecnologías y/o proveedores de hardware y software, pero el proponente deberá informar las características de los equipos y sistema operativo requeridos y de las bases de datos con las que puede funcionar el aplicativo y su recomendación sobre el particular.
11 14Indicar la metodología de gestión de proyectos que aplicará, la cual debe incluir los estándares del Project Management Institute.
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11 15
Entregar toda la información relacionada con manuales técnicos y funcionales de operación, manuales de usuario final, modelo conceptual del aplicativo y su arquitectura, procesos de operación, estructura de la base de datos, topología de las comunicaciones, modelo de backup, modelo de redundancia y de continuidad de la operación, estructura de los datos maestros, características de los equipos y periféricos requeridos, licencias del aplicativo y de la base de datos, modelo de soporte a usuarios y demás que se requieran.
11 16Informar el sistema de aseguramiento de la calidad que aplicará durante el desarrollo del proyecto, para garantizar el cumplimiento de los cronogramas que se definan y la calidad de los entregables.
11 17Indicar la metodología de parametrización de las funcionalidades conforme a las necesidades y a la normatividad aplicable.
11 18Presentar el plan de capacitación, el cual debe contener el programa de cada curso y su intensidad horaria.
11 19Definir la información necesaria para el cargue inicial en el sistema, incluyendo la metodología de verificación y cargue
11 20Presentar la metodología y herramientas de interface con los sistemas actuales de SPN
11 21
Presentar la metodología para aplicar pruebas funcionales, pruebas técnicas, pruebas unitarias, pruebas de integridad, de transversalidad y de trazabilidad de las operaciones. El plan de pruebas debe incluir pruebas integrales de ciclos operacionales, pruebas de la configuración, pruebas de seguridad y de control de acceso, pruebas de integridad de los datos, pruebas de concurrencia y stress, pruebas de desempeño, pruebas de volumen, pruebas de comunicaciones, pruebas de carga y pruebas de recuperación a fallas.
11 22Entregar la certificación de licenciamiento de todos los componentes de la solución, expedida por el fabricante.
11 23Presentar la metodología que utilizará para la puesta en producción (salida en vivo).
11 24El sistema debe ser altamente eficiente en el manejo de altos volúmenes de información. Actualmente la empresa maneja alrededor de 500.000 transacciones mensuales.
11 25El sistema debe ser escalable para soportar el crecimiento de la empresa
11 26Con capacidades Web que permitan el uso de diferentes navegadores de internet y el acceso de la información mediante diferentes dispositivos, incluyendo equipos móviles.
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11 27Permitir realizar transacciones en línea, las cuales se deben reflejar en el repositorio único de datos y deben poderse consultar desde cualquier punto geográfico por usuarios autorizados.
11 28 Ofrecer consultas y/o reportes en tiempo real.
11 29Eficiente en el tráfico de datos sobre la red local y nacional, sin demoras en la transmisión de información desde la fuente y hacia los servidores y viceversa.
11 30 Tener controles de validación en el ingreso de la información.
11 31Con pantallas estándar de navegación para los usuarios finales, de acuerdo con su función y roles.
11 32Con trazabilidad para la reconstrucción de la historia o recorrido de un proceso, identificando los participantes en el mismo mediante logs de auditoría.
11 33 Con ayudas en línea dentro de la pantalla que se esté trabajando.
7. VISITA
Durante la etapa de evaluación, el comité técnico evaluador de Servicios Postales Nacionales S.A podrá realizar una visita a un cliente del oferente, de naturaleza pública, que se encuentre radicado en la ciudad de Bogotá y donde se encuentre implantado el sistema ofrecido con la base de datos ofertada.El proponente deberá concertar y garantizar la visita, coordinando fecha y horario con Servicios Postales Nacionales S.A.Ésta visita tendrá la finalidad de verificar la totalidad o parte de la funcionalidad requerida y tendrá una duración máxima de cuatro horas. Esta visita se realizará para aquellas ofertas que estén habilitadas. La visita no asigna puntaje. Este es un requerimiento técnico mínimo que es de obligatorio cumplimiento.
8. SEGURIDAD Y AUDITORIA
8.1 Seguridad e integralidad de datos.
El sistema debe garantizar el aseguramiento de la calidad de información, controles, trazabilidad y alertas sobre procesos, registros y transacciones, entre otros.
8.2 Validación de datos
Deben existir validaciones en el ingreso de datos que garanticen la integridad de la información.
8.3 Definición de perfiles y administración de usuarios
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El sistema permitirá administrar la seguridad mediante roles y perfiles de usuario, contraseñas encriptadas y otros mecanismos que garanticen que los usuarios son los autorizados y acceden al sistema de acuerdo con niveles de autorización.
El sistema permitirá el registro, modificación o eliminación de roles, perfiles y autorizaciones de usuarios. Además debe contemplar servicios de consulta de perfiles y/o consulta/impresión del directorio de usuarios, bajo criterios de consulta seleccionables. El sistema deberá manejar niveles de usuarios, que permitan limitar los accesos a determinada información, pantallas y funcionalidades.
8.4 Registro de auditoría
El sistema debe contemplar la auditoria de los accesos y/o actividades de los usuarios en el sistema, mediante una bitácora de actividades en donde se registre su actividad del sistema, incluidas alertas, procesos exitosos y fallidos, etc.
El sistema debe incluir funciones de auditoría, de modo tal que el nivel autorizado pueda conocer el detalle de los movimientos realizados por un usuario en una fecha y hora determinadas.
9. DESARROLLOS E INTERFACES
Los desarrollos adicionales y de interfaces que se deban realizar para la puesta en funcionamiento del sistema, deberán estar documentadas y llevar un control de versiones que permita fácilmente conocer sobre los cambios producidos así como las tablas y/o funcionalidades afectadas.
Es necesario que el proponente desarrolle, durante el periodo de implementación de la solución, las interfaces para los sistemas con que cuenta Servicios Postales Nacionales S.A. tales como son la Nómina Aurora, el Sistema de información postal, el sistema de cuentas internacionales. Ver detalle en el Anexo 2 DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN SIPOST E INTERFACES CON OTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN, que detalla de manera descriptiva los aplicativos existentes en la Empresa sujetos a desarrollo de interfaces con ellos.
10.ARQUITECTURA Y DISPONIBILIDAD DEL SISTEMA
El sistema deberá estar estructurado bajo un único repositorio de datos, capaz de procesar en tiempo real, al menos 500.000 transacciones mensuales, y debe estar dimensionado para manejar eficientemente al menos 150 usuarios nominados, con 100 usuarios concurrentes conectados al sistema, así:
Número de usuarios nominados del sistema: 150Número de usuarios concurrentes: 100 Número de usuarios que trabajan 6 días x 12 horas: 100 concurrentes
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Número de funcionarios para la nómina: 300Se debe ofrecer soporte 6x12 ya que se opera de 7:00 a.m. a 7:00 p.m. (12 horas del día, de lunes a sábado).
El sistema deberá administrar en forma eficiente y transparente los mecanismos de respaldo y recuperación de información, control y administración de base de datos, administración de espacios disponibles, balanceos de carga, balanceos de conexiones de usuarios y mejoras de desempeño en general del sistema, bajo un esquema que no afecte al sistema en producción.
El sistema debe ser tolerante a fallas, con procedimientos y herramientas que garanticen la custodia y el respaldo de la información permitiendo la recuperación completa o parcial del sistema en el caso de falla.
11.PLATAFORMA DE HARDWARE Y SOFTWARE
El proponente deberá definir las características técnicas de los servidores de acuerdo con las cargas de trabajo, peso de las transacciones, número de usuarios y consumo de maquina teniendo en cuenta que deben ser dimensionados con máximas capacidades y que se debe contar con un ambiente de pruebas antes de pasar la información al ambiente de producción.De igual manera deberá informar el sistema operativo, el motor de base de datos y todos los componentes de software necesarios para la implantación del sistema de información ofertado.
Los equipos servidores, dispositivos y periféricos de los usuarios finales serán provistos por Servicios Postales Nacionales S.A.
El proponente deberá especificar la infraestructura de hardware y software dedicada de manera exclusiva y requerida para la puesta en funcionamiento del sistema; para esto, deberá completar el siguiente cuadro, teniendo en cuenta los equipos requeridos para los ambientes de pruebas, de capacitación y el de producción:
Plataforma Enunciar la(s) plataforma(s) de operación de la solución propuesta. (Sistema operativo, HW,etc.)
Cantidad de ProcesadoresIndicar el número de procesadores requeridos para la operación de la solución propuesta
Cantidad Máx. de Procesadores
Indicar el número de procesadores máximo que puede soportar la solución propuesta
Velocidad Estimada Procesadores
Indicar el valor recomendado en velocidad para cada procesador para la operación de la solución propuesta
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Memoria Requerida Indicar el valor recomendado en memoria para la operación de la solución propuesta
Memoria Esperada (1 año)Indicar el valor recomendado estimado en memoria para la operación de la solución propuesta teniendo en cuenta un estimado de crecimiento mensual, a un año.
Almacenamiento en Discos
Indicar el tamaño requerido para almacenamiento
Cantidad Discos Indicar la cantidad recomendada de discos de almacenamiento para la operación del sistema
Capacidad Esperada de Discos
Indicar la capacidad recomendado de discos de almacenamiento para la operación del sistema estimando su crecimiento a un año
Componentes adicionales de hardware y/o software
Indicar los componentes adicionales a tener en cuenta para la infraestructura que albergará la solución propuesta.
El proponente también deberá especificar la siguiente información:
Detalle CantidadCaracterísticas
Técnicas y número de licencias (si
aplica)
Equipos de usuario final
Servidores requeridos para la instalación del sistema de información en los ambientes de desarrollo, prueba producción y capacitación.
Sistemas operativos que se pueden utilizar y el recomendado para mejor desempeño de la solución
Motores de base de datos que se pueden utilizar y el recomendado para mejor desempeño de la solución.
12.CAPACITACIÓN
El proponente deberá incluir en su propuesta, el programa de capacitación en Bogotá y en las siguientes ciudades: Barranquilla, Cali, Medellín, Manizales,
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Bucaramanga e Ibagué, donde deberá estar disponible el ambiente de capacitación y los materiales de enseñanza y evaluación necesarios:
Contenido detallado de los cursos Duración horaria Requerimientos logísticos Perfil del personal que imparte la capacitación.
El proponente deberá orientar los programas de capacitación a los usuarios del sistema en los distintos niveles y de acuerdo con la funcionalidad.Todas las capacitaciones al personal de Servicios Postales Nacionales S.A., deberán contar con manuales en español para los participantes, y con fichas de evaluación de los docentes y participantes del curso.
Para la Administración del sistema, se deberá formar, capacitar y dotar de las herramientas necesarias a los designados por Servicios Postales Nacionales como Administradores del Sistema y a los responsables de seguridad y auditoría.
El número de funcionarios que van a participar en la capacitación corresponde a los usuarios que utilizarán el sistema.
13.GARANTÍA Y MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO
13.1 Garantía y Mantenimiento Preventivo y Correctivo
El servicio suministrado estará sujeto a una garantía de buen funcionamiento durante el período del contrato y dieciséis (16) meses más, por lo que todas las soluciones de las fallas del Sistema que se originen, producto de problemas de diseño o del suministro del servicio en sus distintos componentes, serán de exclusivo cargo del proponente.Esta garantía incluye el cumplimiento de los siguientes acuerdos de nivel de servicio, según la categorización de impacto y prioridad de las fallas:
Tiempo máximo de solución
Impacto Alto
Impacto Medio
Impacto Bajo
Prioridad Alta 4 horas 8 horas 16 horasPrioridad Media 8 horas 16 horas 32 horasPrioridad Baja 16 horas 32 horas 40 horas
Impacto Alto & prioridad Alta: El incidente afecta a todos los usuarios y no permite realizar las operaciones de todas las funcionalidades.
Impacto Alto & prioridad Media: El incidente afecta a todos los usuarios y no permite realizar las operaciones de una o más funcionalidades.
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Impacto Alto & prioridad baja: El incidente afecta a todos los usuarios y no permite realizar las operaciones de una funcionalidad específica.
Impacto Medio & prioridad alta: El incidente afecta varias ciudades y no permite realizar las operaciones de todas las funcionalidades.
Impacto Medio & prioridad media: El incidente afecta varias ciudades y no permite realizar las operaciones de una o más funcionalidades.
Impacto Medio & prioridad baja: El incidente afecta varias ciudades y no permite realizar las operaciones de una funcionalidad específica.
Impacto Bajo & prioridad alta: El incidente afecta una ciudad y no permite realizar las operaciones de todas las funcionalidades.
Impacto Bajo & prioridad media: El incidente afecta a una ciudad y no le permite realizar las operaciones de una o más funcionalidades.
Impacto Bajo & prioridad baja: El incidente afecta a solo un usuario y no le permite realizar una funcionalidad específica.
13.2 Mantenimiento Evolutivo
El proponente deberá incluir un plan de mantenimiento evolutivo, entregando a Servicios Postales Nacionales S.A., cien (100) horas mensuales de consultoría aplicables al destino que éste considere pertinente durante los cuatro (4) meses siguientes a la puesta en producción.Cabe anotar que el proyecto deberá llevar un registro actualizado sobre el saldo de horas consumidas y el motivo. Servicios Postales Nacionales S.A., podrá acumular estas horas en el caso en que no sean ocupadas en cualquier mes.
Servicios Postales Nacionales S.A., podrá utilizar estas horas contratadas para efectos de nuevos requerimientos o simple evolución del sistema. Por último, todas las horas utilizadas deberán contar con la aprobación de Servicios Postales Nacionales S.A. Las actualizaciones de ley no serán tenidas en cuenta dentro de estas horas.
13.3 Mesa de Ayuda
Para el soporte continuo del sistema, el proponente deberá incluir los servicios de mesa de ayuda, fuera de las instalaciones de Servicios Postales Nacionales S.A., en donde se concentren las consultas y requerimientos de soporte a los usuarios. Lo anterior incluye el soporte para la solución de peticiones y/o problemas vía consulta telefónica y/o e-mail, que dependiendo del grado de complejidad y tipo de problema,
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derivará en la solución en primer contacto por el operador de turno o soporte en terreno. Dentro de las funciones inherentes a la Mesa de Ayuda, se deberá mantener un registro, escalamiento y seguimiento de las peticiones y/o incidencias reportadas, desde su reporte y hasta su solución.
La operación de este servicio deberá ser mínimo de 6 días (lunes a sábado) x 12 horas (7 a.m a 7 p.m) con acuerdos de nivel de servicio (ANS) en relación con la atención y solución de consultas e incidentes. El proponente deberá operar, una herramienta que permita la creación de una base de conocimiento, el escalamiento y/o derivación de problemas cuando se requiera, y el reporte estadístico de actividades. Deben poderse recibir solicitudes desde cualquier ciudad donde haya usuarios del sistema, para lo cual deberá ofrecer un número fijo local en Bogotá, un número nacional gratuito, un número celular y un correo electrónico de contacto. La operación de esta mesa de ayuda debe regirse por los estándares de servicio ITIL versión 3 y debe cumplir por lo menos las siguientes funciones:
Registrar la llamada o el mail en la herramienta designada para ello. Categorizar las solicitudes recibidas como: consultas, incidentes,
requerimientos y establecer su impacto y prioridad como alto, medio y bajo, de acuerdo con la tabla del numeral 15.1.
Por cada ticket abierto, documentar las acciones realizadas registrando el grupo de soporte, hora de atención, duración y las razones por las cuales se está escalando, para los casos que esto último aplique.
Proveer un único punto de contacto para la solución de problemas Solicitar al usuario los datos necesarios para el registro de la solicitud Hacer seguimiento a las llamadas o mails registrados, hasta su cierre a
satisfacción del usuario. Cumplir con los niveles de servicio acordados Coordinar con Servicios Postales Nacionales S.A. un plan de divulgación de
los servicios de la Mesa de ayuda, involucrando las áreas pertinentes. Monitorear el estado del incidente para asegurar que sea cerrado dentro de
los criterios de Niveles de Servicio definidos y escalar cuando sea necesario. Generar los informes que sean definidos. Informar a Servicios Postales Nacionales S.A. sobre las anomalías e
irregularidades tecnológicas que se detecten en el desarrollo de la labor diaria. Determinar en el menor tiempo posible la necesidad de escalar el
requerimiento al siguiente nivel de soporte. Realizar la medición de la satisfacción con el servicio de mesa de ayuda,
mediante la realización de encuestas. Permitir el acceso de Servicios Postales Nacionales S.A. o de quién se
designe, a las instalaciones de la mesa de ayuda y a la herramienta utilizada.
Los acuerdos de nivel de servicio para la mesa de ayuda son:
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a. Atención del 80% de las llamadas entrantes en 20 segundosb. Porcentaje de solicitudes cerradas antes de 15 minutos, mayor al 80%c. Porcentaje de solicitudes pendientes del mes anterior, menor al 5% de las
solicitudes recibidasd. Plazo de entrega de los reportes de la mesa de ayuda, máximo al quinto día
hábil del mes siguiente.e. Nivel de satisfacción de los usuarios de mínimo el 80%.
El cumplimiento de los ANS de la mesa de ayuda se medirá mensualmente al corte de cada mes, a partir de la salida en producción de la solución.
El incumplimiento de los ANS estará sujeto a la aplicación de descuentos por contratiempos imputables al contratista, los cuales serán mensuales hasta del cinco por mil (5X1000) del valor del contrato.
El servicio de mesa de ayuda de soporte a los usuarios, debe prestarse desde la salida a producción de cada módulo y mínimo durante cuatro (4) meses a partir de la salida en producción del aplicativo completo.
14.DOCUMENTACIÓN
El proponente deberá entregar en idioma español, la documentación técnica de los sistemas según se indica a continuación:
14.1 Manuales
Se deben entregar los manuales técnicos, de usuario final y de procedimientos operativos – computacionales para cada una de las funcionalidades contempladas en la solución. El adjudicatario deberá entregar la siguiente documentación, como mínimo:
Manual de la administración del Sistema. Manual de Procedimientos de Pruebas y de Validación para la implantación
inicial. Debe incorporarse toda la información de detalle de pruebas a realizar y resultados esperados, junto con tiempos y desempeño esperados.
Manuales de usuario de las funcionalidades Manuales de capacitación Layouts de pantallas de las funcionalidades Manual de Operación y Mantenimiento del software en las estaciones usuario.
Adicional a esto, deberá entregar documentación sobre los Diagramas de Flujos de procesos y datos del sistema.
14.2 Documentos de carga inicial de datos
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Deben entregarse actas de validación y aceptación de migración de datos por cada uno de los módulos y estructuras de datos asociadas al modelo. En ellas se debe detallar los datos a cargar, sus características, volúmenes de los mismos, errores encontrados y estrategia de validación, debidamente aprobadas por el usuario correspondiente. La migración de datos debe estar soportada en un documento que incluya la metodología y herramientas a utilizar para cada caso.
14.3 Documentación de la Configuración
Comprende el conjunto de actividades asociadas con la documentación y el control físico y lógico y de los servidores.
El proponente documentará la configuración de los sistemas operacionales y el direccionamiento de los servidores. Dicha documentación estará almacenada en un repositorio, en el cual se mantiene toda la información actualizada de los elementos de configuración del sistema. Este repositorio será actualizado en caso de que se generen cambios por solicitudes o modificaciones generadas por SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. ó por condiciones de cambios de legislación financiera y tributaria. La documentación está clasificada así:
o Configuración del sistema o Detalles de protocolos utilizadoso Definición de grupos de usuarioso Definición de perfiles de usuarioso Procesos de backup y recuperación del sistemao Mapeo del espacio en discoo Reportes de configuración de Hardwareo Reportes de derechos de acceso. o Topología de la red de comunicacioneso Procesos de auditoría
14.4 Otros documentos:
o Plan de capacitación a los usuarioso Plan de gestión de los diferentes ambientes (Desarrollo, pruebas, etc.)o Plan de redundanciao Plan de gestión del cambioo Plan de desarrollo de las capacidades de procesamiento y de
almacenamiento de datoso Plan de soporte a usuarioso Acuerdo del nivel de servicios y sus penalidades por incumplimientoo Plan de pruebas
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o Cronograma detallado del proyectoo Metodología de la implantacióno Plan de detección y mitigación de riesgos del proyectoo Informes mensuales de gestión
15.LICENCIAMIENTO
15.1 Licencias de Software de la solución
El proponente se compromete a entregar a nombre de Servicios Postales Nacionales S.A., el número de licencias del aplicativo, para la cantidad de usuarios referenciados en el numeral 12 del Capítulo IV Requerimientos Técnicos Mínimos de la presente convocatoria.
También se debe especificar el costo de la licencia por usuario adicional, al inicialmente contratado con el fin de poder calcular el valor, en caso que Servicios Postales Nacionales S.A., necesite incrementar el número de usuarios.
15.2 Actualización de versiones
La propuesta deberá incluir un esquema de actualizaciones de versiones del aplicativo producto de la mejora, cambios de normatividad y nuevas prácticas del mercado, así como la incorporación de los requerimientos específicos indicados por Servicios Postales Nacionales S.A.
Toda modificación a los sistemas durante la vigencia del contrato deberá estar incluida en todos los manuales de operación y de usuario.
16.PUESTA EN MARCHA Y PRUEBAS DE ACEPTACIÓN
El proyecto de implantación debe contemplar un plan de entrada en producción del sistema, el cual muestre en detalle las actividades que se deben llevar a cabo.
Dentro del plan de pruebas de pruebas se ejecutarán tanto pruebas técnicas, funcionales como de rendimiento. Las pruebas funcionales se definirán en torno al cumplimiento de las operaciones de lógica, funciones y definiciones que deben satisfacer los sistemas. Las pruebas de rendimiento corresponderán a la ejecución de las pruebas funcionales las cuales se deberán realizar simulando un ambiente real de trabajo en régimen permanente tanto en la historia de la data contenida en el sistema, nivel de transacciones por segundo, como usuarios concurrentes conectados.
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En caso que el resultado de las pruebas, tanto funcionales como de rendimiento no se ajuste a lo acordado, correrán por cuenta del adjudicatario todas las modificaciones a realizar. Estas modificaciones deberán ser subsanadas hasta la completa satisfacción de Servicios Postales Nacionales S.A. antes de la puesta en marcha del sistema.
Para la ejecución de las pruebas de rendimiento se efectuarán mediciones de tiempo sobre las acciones más comunes que el sistema proporcionará, tales como tiempos de registro de las transacciones, tiempos de comunicación, tiempos de procesamiento, tiempos de consulta, tiempos de generación e impresión de reportes, etc.
17.SERVICIOS REQUERIDOS PARA LA OPERACIÓN DEL APLICATIVO
En este capítulo se describen los requerimientos para cada uno de los servicios objeto de este documento. Los servicios ofrecidos deberán seguir los procesos de calidad y que involucran todas las áreas del servicio ofrecido.
17.1 Implantación y parametrización de la solución
Es responsabilidad del proponente indicar y aplicar la metodología que utilizará para implantar, parametrizar y personalizar el sistema para que cumpla con los requerimientos de Servicios Postales Nacionales S.A.
17.2 Consistencia de la plataforma
Es responsabilidad del proponente entregar las configuraciones y características generales de la plataforma necesaria para el funcionamiento del sistema. La consistencia de la plataforma se basa en el entendimiento y aplicación de los estándares de instalación y configuración de los servidores, estaciones de trabajo, software y demás elementos necesarios.
17.3 Instalación de Parches y Service Packs
La actividad de instalación de parches y Service Packs (anunciados por el fabricante) es la disciplina de análisis, planeación, coordinación, prueba y ejecución de la actualización de parches, Service Packs y licencias del sistema operativo. El proponente debe proveer una metodología definida, que permita que las instalaciones de parches se realicen de una manera coordinada y efectiva.
18.OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA EN CASO DE ADJUDICACION
Los requerimientos definidos son habilitadores de la propuesta y permiten que la misma sea tenida en cuenta en el proceso de evaluación. El no cumplimiento de
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los requerimientos mínimos (todos o alguno) NO SERÁ SUBSANABLE y generará el RECHAZO DE LA PROPUESTA.
CAPÍTULO V
CRITERIOS DE ADJUDICACIÓN Y FORMA DE EVALUACIÓN
La Empresa evaluará las propuestas presentadas oportunamente, conforme a los criterios y factores de selección contemplados en los presentes Términos de Referencia, con estricta sujeción y cumplimiento a las disposiciones que la rigen con el fin de realizar la escogencia más favorable, así como la realización oportuna y efectiva de los fines de la misma
En la comparación y evaluación de las ofertas se tendrán en cuenta los siguientes criterios de verificación de cumplimiento y factores de calificación:
1. FORMA DE HACER LA EVALUACIÓN
Evaluación Calificación y Puntos
Verificación Jurídica Habilitadora si es ADMISIBLE
Verificación Financiera Habilitadora si es ADMISIBLE
Verificación de las especificaciones técnicas y de los requerimientos técnicos mínimos
Habilitadora si es ADMISIBLE
Evaluación de experiencia adicional, de las funcionalidades adicionales y de los servicios adicionales
Máximo 75 puntos
Evaluación Económica Máximo 25 puntosTOTAL Máximo 100 puntos
1.1. VERIFICACIÓN JURÍDICA
La Evaluación Jurídica no tiene ponderación alguna y busca determinar si la propuesta cumple los requerimientos de los presentes Términos de Referencia la
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cual se efectuará sobre los documentos de contenido jurídico objeto de verificación, de acuerdo con los criterios establecidos para cada uno de ellos. De su análisis se concluirá si la propuesta es ADMISIBLE ó RECHAZADA.
1.2. VERIFICACIÓN FINANCIERA
La capacidad financiera será objeto de verificación pero no de ponderación. No obstante, la propuesta será rechazada si no cumple con los parámetros mínimos.
El Comité Financiero verificará con base en el Balance General y el Estado de Resultados presentados por el proponente con su propuesta, el cumplimiento de los siguientes requerimientos financieros:
Capital de Trabajo: El proponente debe contar con un capital de trabajo igual o superior al veinte por ciento (20%) del presupuesto oficial con que se cuenta para el presente proceso de selección de contratistas.
El capital de trabajo se determinará de conformidad con la siguiente fórmula:
Capital de Trabajo = Activo Corriente – Pasivo Corriente
Índice de Liquidez: El proponente debe contar con un índice de liquidez igual o superior a uno punto dos (1.2)
El índice de liquidez se determinará de conformidad con la siguiente fórmula:
Índice de Liquidez = Activo Corriente / Pasivo Corriente
Índice de Endeudamiento: El proponente debe tener un índice de endeudamiento igual o inferior al setenta por ciento (70%)
El índice de endeudamiento se determinará de conformidad con la siguiente fórmula:
Índice de Endeudamiento = Pasivo Total / Activo Total
Capital Suscrito y pagado: El proponente debe tener un capital suscrito y pagado igual ó superior al veinte por ciento (20%) del valor del presupuesto oficial asignado a la presente convocatoria.
Si la oferta es presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de sus integrantes deberá presentar en forma independiente los documentos financieros mencionados en los numerales 2.2.1 y 2.2.2. del capítulo II de la presente convocatoria, los cuales se evaluarán de conformidad con el porcentaje de
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participación de cada uno de los miembros integrantes del Consorcio o Unión Temporal, con el propósito de verificar el cumplimiento de los índices financieros.Del análisis se concluirá si la propuesta es ADMISIBLE ó RECHAZADA.
1.3 VERIFICACION DE LAS ESPECIFICACIONES TECNICAS Y DE LOS REQUERIMIENTOS TECNICOS MINIMOS
Todas las especificaciones técnicas y los requerimientos técnicos mínimos deben cumplirse totalmente. Del análisis se concluirá si la propuesta es ADMISIBLE ó RECHAZADA.
1.4 EVALUACIÓN DE LA EXPERIENCIA ADICIONAL, DE LAS FUNCIONALIDADES ADICIONALES Y DE LOS SERVICIOS ADICIONALES Y EVALUACIÓN ECONÓMICA
Los proponentes que obtengan en cada una de las tres verificaciones anteriores el criterio de ADMISIBLE y ANEXEN cada una de las certificaciones solicitadas, serán tenidos en cuenta para la evaluación y calificación económica y de experiencia, funcionalidades y servicios adicionales, la cual determinará el ORDEN DE ELIGIBILIDAD de las propuestas, sobre una asignación de cien (100) puntos como máximo.
Los criterios generales sobre los que se asignará la calificación y valoración de las propuestas y su puntuación serán los siguientes:
CRITERIO PUNTAJE MAXIMO
1. EXPERIENCIA ADICIONAL EN CONTRATACIÓN
30
2. FUNCIONALIDADES ADICIONALES Y SERVICIOS ADICIONALES
45
3. EVALUACIÓN ECONÓMICA 25TOTAL 100
1.4.1 EXPERIENCIA ADICIONAL EN CONTRATACIÓN (Hasta 30 puntos)
El proponente podrá adjuntar hasta un máximo de tres (3) certificaciones de contratos, adicionales a las tres requeridas según en el numeral 5.3. del Capítulo IV: “Certificaciones de Experiencia Mínima”, que cumplan con los siguientes requisitos:
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1. El objeto debe corresponder al suministro en calidad venta de la solución, implantación y puesta en marcha del Sistema Integrado de Gestión de los recursos administrativos, financieros y empresariales.
2. Las certificaciones deberán corresponder a contratos que hayan sido implementados y puestos en producción dentro de los últimos cinco (5) años contados a la fecha del cierre de la presente convocatoria.
3. Las certificaciones deberán corresponder a contratos que hayan sido suscritos con entidades públicas colombianas, de acuerdo a Decreto 2768 de 2008 del ministerio de Hacienda y Crédito Público.
4. Las certificaciones presentadas deben ser del mismo Sistema Integrado de gestión de los recursos financieros, administrativos y empresariales ofrecidos en esta Convocatoria.
5. Las certificaciones deben estar firmadas por el cliente, para el cual se ejecutó el contrato.
6. Las certificaciones presentadas serán válidas siempre y cuando correspondan a la empresa que las presente, y ésta sea quien ejecute para la presente convocatoria, las actividades correspondientes a la experiencia acreditada en las mismas.
7. No serán válidas certificaciones de experiencia fuera del territorio colombiano.
8. Las certificaciones presentadas por empresas que hayan participado en consorcios o Uniones Temporales, se evaluarán tomando como referencia el porcentaje de participación de la empresa en la misma, el cual debe quedar explicito en la certificación.
9. Si se presentan más de tres (3) certificaciones adicionales, se evaluarán las tres (3) primeras cumpliendo el orden estricto de foliación de la propuesta.
10.Se deben especificar claramente cuáles son las certificaciones que corresponden a la experiencia adicional, de lo contrario se entenderá que las que excedan de la tercera certificación será considerada como experiencia adicional.
Las certificaciones deberán contener como mínimo la siguiente información:
a. Nombre del contratante: Debe indicarse claramente el nombre de la empresa contratante que expide la certificación.
b. Objeto: debe corresponder al suministro en calidad venta o arrendamiento de la solución, implantación y puesta en marcha del Sistema Integrado de Gestión de los recursos financieros, administrativos y empresariales.
c. Valor del Contrato: Se debe especificar el valor del contrato, incluido IVA.d. Término de duración del contrato: No se aceptan contratos en ejecución.
Servicios Postales Nacionales S.A. podrá contactar durante la evaluación y hasta la adjudicación del contrato, a las personas necesarias para verificar la información incluida en la propuesta.
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Procedimiento para la asignación de puntos:
En la calificación de las certificaciones presentadas se tendrán en cuenta los siguientes puntajes para la sumatoria de hasta las tres certificaciones adicionales presentadas, pudiendo completar el máximo de treinta (30) puntos para este tipo de experiencia, así:
Sumatoria del valor de las certificaciones Puntaje
Superior a $1.398 millones de pesos. 30Superior a $1.190 millones y hasta $1.398 millones de pesos. 20
Superior a $980 millones y hasta $1.190 millones de pesos. 10
Total puntaje máximo para este tipo de experiencia: 30 puntos.Notas:
La evaluación se efectuará por el valor de las certificaciones de los contratos.
Cuando las certificaciones presentadas sean de un contrato en el que el proponente haya participado como miembro de un Consorcio o Unión Temporal, el valor de las mismas será tenido en cuenta de acuerdo al porcentaje de participación del proponente en el contrato que se está certificando. En caso de no discriminarse esta participación en la certificación o de no presentarse el documento donde se indique el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes, la certificación no se considerará para efectos de asignarle puntaje.
Para las certificaciones presentadas en moneda extranjera, se calculará el valor conforme a la Tasa de Cambio Representativa del Mercado (TCRM) del último día del mes anterior al cierre de la presente convocatoria.
Servicios Postales Nacionales S.A. se reserva el derecho de corroborar la experiencia del proponente relacionada para el presente proceso convocatorio.
1.4.2 FUNCIONALIDADES ADICIONALES Y SERVICIOS ADICIONALES (Hasta 45 puntos)
Se entenderán por funcionalidades adicionales, aquellas que se integren con las funcionalidades técnicas mínimas del sistema ofrecido, y que se relacionan con la gestión de recursos humanos y con la gestión de información gerencial, relacionadas en los numerales 1.4.2.1 y 1.4.2.2.
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El oferente incluirá sin costo adicional alguno la consultoría, capacitación, documentación, migración de datos, soporte y las licencias para cada funcionalidad adicional y para su implementación y puesta en producción contará con el término de hasta un año desde el inicio del contrato.
Para efectos del licenciamiento, la gestión de recursos humanos debe cubrir 300 funcionarios y la gestión de información gerencial debe cubrir 50 usuarios.
Para la evaluación técnica de las propuestas se tendrán en cuenta y se otorgará puntaje adicional a los proponentes, de acuerdo a los siguientes módulos adicionales a los especificados como mínimos en el Capítulo IV Requerimientos Técnicos Mínimos de la presente Convocatoria.
La información correspondiente al ofrecimiento de las funcionalidades adicionales y/o el tiempo extendido de mesa de ayuda, por seis o por doce meses más, debe diligenciarse en el anexo 6.
1.4.2.1. Funcionalidades para la gestión de Recursos Humanos: hasta 25 puntos
Deberá contemplar la administración y generación de la liquidación de nómina, prestaciones sociales, aportes a la seguridad social y parafiscales para una planta de personal de por lo menos 300 funcionarios, a nivel nacional y en las regionales de Servicios Postales Nacionales S.A. en el país, de acuerdo con la legislación laboral colombiana y las políticas vigentes de la Empresa.
13 FUNCIONALIDADES ADICIONALES PARA LA GESTION DE RECURSOS HUMANOS
13 1Permitir la gestión de la estructura organizacional mediante la descripción y el perfil de cada uno de los cargos, incluyendo funciones, requisitos y salarios asignados
13 2
Registrar todos los datos maestros de los funcionarios de la organización incluido su cargo, nombre, identificación, su formación académica, experiencia, datos de seguridad social, salario asignado, familiares y demás información requerida tal como: domicilio, teléfonos, datos de nómina, afiliaciones, descuentos autorizados, localización funcional y geográfica, etc.
13 3 Producir organigramas por áreas y/o sitios geográficos13 4 Permitir la creación y/o eliminación de cargos
13 5Controlar la plantilla de personal versus la estructura organizacional vigente e informar de las vacantes existentes
13 6Permitir un banco de datos de candidatos que permita hacer búsquedas con base en los perfiles y requisitos de los cargos de la estructura
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organizacional.13 7 Producir y controlar los contratos de trabajo y sus anexos
13 8
Llevar la hoja de vida de cada funcionario, permitiendo el registro de novedades, capacitaciones, sanciones, traslados, ascensos, encargos, historial de afiliaciones al sistema de seguridad social, licencias, turnos, ausencias, evaluaciones del desempeño, etc.
13 9
Calcular la nómina en periodicidades establecidas, considerando todos los conceptos de ingresos y descuentos de cada empleado, incluyendo los sueldos, auxilios, beneficios, primas legales y extralegales, préstamos, indemnizaciones y demás a que haya lugar.
13 10
Interactuar en línea con las funcionalidades de contabilidad, contabilidad analítica, tesorería, presupuesto, gestión de clientes, activos fijos, cuentas por cobrar y cuentas por cobrar, para entregar, recibir y/o registrar la información que corresponda
13 11 Producir los comprobantes de nómina para los empleados, periódicamente
13 12 Producir las certificaciones laborales para los empleados, en línea y por demanda.
13 13
Producir las planillas y/o archivos de liquidación de los pagos por concepto de seguridad social, con base en las liquidaciones de nómina y la normatividad vigente, haciendo los registros correspondientes incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes
13 14Producir las liquidaciones parciales y/o definitivas de prestaciones sociales y de contratos de trabajo, haciendo los registros que corresponda, incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes.
13 15 Permitir la gestión de tipos diferentes de contratos de trabajo: Indefinidos, a término, etc.
13 16
Producir consultas y/o reportes que muestren la estructura organizacional, la plantilla de personal, las vacantes, los cálculos de nómina, los registros contables y/o presupuestales, las liquidaciones de prestaciones y/o de seguridad social, por fechas, por cuentas contables o presupuestales, por cargos, por regiones, por centros de costo, etc.
13 17Permitir el control de gastos de viaje, en cuanto a autorizaciones, trayectos, viáticos, hoteles, tiquetes, duración y legalización.
13 18Calcular la retención en la fuente de cada empleado de acuerdo con la normatividad vigente.
13 19Permitir reasignaciones salariales de forma individual o masiva, por cargos, por regiones, por incrementos.
13 20 Controlar los periodos de licencia, ausencia y vacaciones de los empleados
13 21Calcular las provisiones a realizar por los conceptos laborales, con base en la legislación colombiana, y hacer los registros que corresponda.
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13 22Calcular los aportes parafiscales derivados de los devengos laborales, con base en la legislación colombiana y hacer los registros que corresponda, incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes.
13 23Generar archivos que permitan el pago electrónico de las obligaciones laborales, incluyendo información de control y niveles de autorización.
13 24
Gestionar la información relacionada con descuentos a transferir a otras entidades, relacionados con aportes a entidades, descuentos por libranzas, embargos, etc, haciendo los registros correspondientes, incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes.
13 25 Controlar, liquidar, registrar devengos por horas extras autorizadas.13 26 Calcular, controlar y registrar los pagos de cesantías y sus anticipos.
13 27Mantener el archivo histórico de todas las transacciones registradas y un log de auditoría de las mismas.
13 28Permitir consultas y/o reportes en línea en relación con cargos, funcionarios, estructuras, cuentas contables, terceros, por fechas, regionales, ciudades, etc.
1.4.2.2 Funcionalidades para la gestión de Información Gerencial: hasta 10 puntos
El proponente deberá ofrecer una funcionalidad que cubra los aspectos del manejo de información para la toma de decisiones, desde su extracción en los sistemas, depuración, transformación, diseño de estructuras de datos o modelos especiales para el almacenamiento de datos, hasta la explotación de la información mediante herramientas de fácil uso para los usuarios.
Estará orientada al soporte de las funciones analíticas de la gestión empresarial para la planificación estratégica y táctica y el apoyo a la toma de decisiones. Contendrá un conjunto de conceptos y herramientas usados para acceder datos y explorar las informaciones de la empresa, permitiendo que se analicen y desarrollen percepciones y entendimientos al respecto de la empresa, de manera que se optimice el proceso de toma de decisiones y se mejoren el desempeño y los resultados de la organización:
14 FUNCIONALIDADES ADICIONALES PARA LA GESTION DE INFORMACION GERENCIAL
14 1Permitir el análisis de información en tiempo real, para facilitar la toma de decisiones gerenciales relacionadas con el desempeño comercial, el desempeño operacional, el desempeño financiero.
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14 2Poseer herramientas y técnicas que permitan la extracción, transformación y cargue de información que permitan obtener datos de diversas fuentes, homogenizarlos y presentarlos en tableros de control
14 3
Tener orientación al usuario final, con facilidad de producir reportes sumarizados y gráficos, y cubos OLAP que involucren ingresos, egresos, regionales, ciudades, centros operativos, clientes, mercados, servicios y productos, fechas, periodos comparativos.
14 4Interactuar en línea con las funcionalidades que gestionan la información fuente, con base en la cual se puedan diseñar las consultas y/o reportes y/o tableros de control que se definan.
1.4.2.3 Tiempo extendido del servicio de mesa de ayuda:
Se otorgarán hasta 10 puntos por el servicio de mesa de ayuda en tiempo adicional a los cuatro meses obligatorios del numeral 15.3 del Capítulo IV, así:
Por seis meses más: 5 puntosPor doce meses más: 10 puntos. Este tiempo adicional también está sujeto a los Acuerdos de Niveles de Servicio definidos en el numeral 15.3 del Capítulo IV.
1.4.3 EVALUACIÓN ECONÓMICA ( Hasta 25 puntos )
Para la Evaluación Económica, la Empresa verificará:
1) Que las operaciones aritméticas estén correctas.2) Que la oferta incluya el IVA, impuestos y demás gastos inherentes a la ejecución del contrato.3) Que se haya cotizado la totalidad de los servicios solicitados.
En caso de errores en las operaciones, la Empresa efectuará las correcciones y obtendrá el valor definitivo de la oferta. Este valor corregido, incluyendo el IVA (si aplica), será el que se utilizará para la evaluación económica de las ofertas y para la determinación del puntaje, así como para la adjudicación y suscripción del contrato.
La evaluación económica se efectuará sobre las propuestas que no hayan sido rechazadas y una vez definida la media geométrica (G), se asignará el puntaje de la siguiente manera:
a) Si el valor de la oferta económica es superior a la media geométrica (G), el puntaje se determinará mediante una regla de tres inversa así:
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PP = G * Pmax / VP
G = Media Geométrica. Pmax = Puntaje máximo (25 puntos).
VP = Valor de la propuesta económica.PP = Puntaje de la propuesta
b) Si el valor de la oferta económica es inferior a la media geométrica (G) el puntaje se determinará mediante una regla de tres directa así:
PP = VP * Pmax / G
G = Media Geométrica.Pmax = Puntaje máximo (25 puntos).VP = Valor de la propuesta económica.PP = Puntaje del valor económico de la propuesta
Para el cálculo de la Media Geométrica, se tendrá en cuenta el valor del presupuesto oficial de la presente convocatoria.
2. CRITERIOS DE DESEMPATE
Si una vez realizada la sumatoria de la totalidad de los puntajes obtenidos en cada una de las evaluaciones se presentare un empate entre dos o más proponentes, la Empresa procederá a la definición de un primer lugar teniendo en cuenta el siguiente orden de prioridad:
a) Se preferirá al Proponente que haya acreditado la condición Mipyme Nacional mediante el documento respectivo de conformidad con lo establecido en el artículo 2o de la Ley 905 de 2004. La condición de Mipyme Nacional debe haberse configurado antes del cierre del proceso y el proponente que en tal condición oferte, deberá anexar con su propuesta el documento que así lo acredite.
b) Si después de verificar la condición de Mipyme Nacional entre los proponentes empatados aún persiste el empate, se tendrá en cuenta para la adjudicación del contrato, al proponente que tenga el mayor capital efectivamente pagado a 31 de diciembre de 2010.
c) En el evento en que persista el empate, se tendrá en cuenta para la adjudicación del contrato, al proponente que tenga el mayor capital de trabajo.
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d) En el evento en que persista el empate la Empresa invitará a los proponentes empatados a una reunión en las instalaciones de la misma y en su presencia realizará un sorteo cuyo resultado definirá quien será el adjudicatario del contrato.
3. ADJUDICACIÓN
La Empresa adjudicará en forma motivada en audiencia pública, el contrato que se origine de la presente Convocatoria Pública al Proponente cuya propuesta se considere la más favorable a los intereses de la Empresa. La adjudicación se realizará dentro del plazo establecido en los presentes términos de referencia y se comunicará ésta decisión a todos los oferentes que participaron en el proceso de selección.
PARÁGRAFO PRIMERO: En el caso de que solo se presente un oferente y éste cumpla con los requisitos descritos en la presente convocatoria, se le adjudicará la misma.
PARÁGRAFO SEGUNDO: DEVOLUCIÓN DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA A LOS PROPONENTES NO FAVORECIDOS. Los proponentes no favorecidos podrán solicitar a la Secretaría General, de la Empresa, la devolución del original de la póliza que contiene la garantía de seriedad de su oferta lo cual se realizará una vez perfeccionado el contrato que se origine en el presente proceso de selección de contratistas.
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ANEXO No. 1
FORMATO CARTA DE PRESENTACIÓN
Bogotá, D.C.,
SeñoresSERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.Diagonal 25G No. 95A-55Bogotá D.C.
Referencia: Propuesta Convocatoria Pública Nº 004 de 2011
El suscrito ______________________ identificado con la cédula de ciudadanía No. ___________, de___________ obrando en nombre y representación legal de ______________________, se permite presentar propuesta dentro del proceso de selección de contratistas citado en la referencia.
Así mismo declaro:
Que la propuesta y el contrato que llegare a celebrar, sólo compromete al firmante.
Que ninguna entidad o persona distinta tiene interés comercial en esta propuesta, ni en el contrato que de ella pueda derivarse.
Que acepto expresamente todas las condiciones de la Empresa especialmente las contenidas en las especificaciones técnicas mínimas de los términos de referencia.
Que no me encuentro dentro de las inhabilidades e incompatibilidades de que trata la Constitución y la Ley, ni en los eventos de prohibiciones especiales para contratar con la Administración Pública y estoy habilitado legalmente para desarrollar las actividades objeto del eventual contrato.
Que pertenezco al régimen común _____ simplificado _____.
Que en caso de resultar favorecido con la adjudicación de un contrato me comprometo a firmarlo, legalizarlo, constituir la garantía única exigida en el
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mismo y publicarlo de acuerdo con lo establecido por SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
Que se certifica que los activos de la Empresa no provienen ni se destinan al ejercicio de actividades de lavado de activos ni de actividades relacionadas con la financiación del terrorismo.
Que dispongo de los recursos técnicos, humanos y financieros requeridos para ejecutar el contrato y éstos cumplirán con las especificaciones estipuladas en los términos de referencia.
Que prestaré el servicio atendiendo los requerimientos del supervisor del contrato y cumpliré cabalmente las obligaciones y especificaciones de mi oferta, los términos de referencia y el contrato que se llegue a firmar.
Que esta propuesta es válida hasta el día___ del mes de_____ de ______
El valor de la propuesta es de ______________ ($_______), incluyendo todos los impuestos, tasas y contribuciones nacionales, departamentales y municipales y los costos directos e indirectos para la ejecución del contrato.
Atentamente,
NOMBRE PROPONENTENIT PROPONENTENOMBRE DE QUIEN SUSCRIBE LA CARTA DE PRESENTACIÓNC.C. No. __________________ de _____________Dirección __________________Teléfono ___________________Teléfono ___________________Fax _______________________Correo electrónico ___________Ciudad ____________________
FIRMA
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ANEXO No. 2
DESCRIPCIÓN FUNCIONAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN SIPOST E INTERFACES CON OTROS SISTEMAS DE INFORMACIÓN.
1. Descripción funcional del Sistema de Información SIPOST
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. está implantando mediante la modalidad de ASP (Application Service Provider), la solución tecnológica (hardware, software y servicios) que soporta los procesos de la operación postal de la empresa (admisión, clasificación, control, distribución y seguimiento de objetos postales); iniciando en el punto de venta hasta la entrega de los envíos postales a los destinarios.SIPost permite la centralización de la información a nivel nacional en una sola base de datos y su acceso desde todos los puntos automatizados de la red, así como el manejo de oficinas no sistematizadas.
SIPost provee las funciones de registro, control y rastreo de contenedores (sacas, despachos) y contenidos (envíos), funciones generales de atención a clientes, manejo de giros, recaudo de servicios, pago de pensionados, apartados postales y de punto de venta, además del registro, control y seguimiento de las operaciones en las etapas de venta, admisión, clasificación, transporte y distribución de la correspondencia nacional e internacional, adicionalmente también proveerá información relacionad con Alertas, Pre-alertas, Reportes y Consultas.
1.1. Características Generales:
Las funcionalidades y características generales de todos los componentes de la Solución SIPOST son:
o Sistema Integral de Gestión de las oficinas de la red postal y de rastreo de productos postales utilizando una base de datos central, con tablas maestras comunes a los diferentes procesos.
o Permite la transferencia en línea de información producida en modo local en ambiente conectado o desconectado al sistema central, con mecanismos de reintento en caso de interrupción de la comunicación.
o Cuenta con la capacidad de trabajar con sistemas de comunicaciones basados en TCP/IP.
o Permite la distribución centralizada de actualización de versiones.
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o Opera con equipamiento heterogéneo independientemente de la marca siempre y cuando el equipo tenga las características previamente establecidas.
o Permite la consulta de la información almacenada centralmente y que haya sido generada por las diferentes áreas involucradas en la operación.
o Permite al administrador rastrear las transacciones generadas por usuarios en una fecha dada.
o Es transaccional porque es un sistema de información diseñado para registrar, almacenar, modificar y recuperar toda la información generada por las transacciones postales y de punto de venta.
o Es parametrizable ya que mediante la modificación de los componentes de parametrización de valores registrados en archivos asociados, cambia, limita o autoriza funcionalidades de su operación.
o Es Modular, porque está conformado por componentes que pueden operar en formas independientes o interconectadas.
o El sistema permite la realización transacciones en línea, que se reflejan en el repositorio central de datos, y pueden ser consultadas.
o El sistema permite el ingreso de transacciones realizadas en oficinas no sistematizadas para la incorporación al flujo postal y permitir el rastreo de envíos y sacas.
o El sistema permite importación de datos generados con dispositivos de acceso remoto tanto alámbricos como inalámbricos.
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1.2. Funcionalidad
La estructura funcional de SIPost es:
1.2.1. SPS - Punto de Venta.
Componente de ventas y admisión de envíos, utilizado en ventanillas, orientado a la venta de detalle (Retail).
1.2.1.1 - Características Generales de SPS Es un componente de venta que permite el proceso en ventanilla.
Permite la atención directa de clientes a través de una ventanilla apoyada por una aplicación de punto de venta que muestra los servicios y productos, tarifas, calcula importes, registra ventas y acumula los movimientos del día en una base de datos local y una central y además genera las pistas de auditoría correspondientes.
Emite la documentación requerida para comprobar la venta al cliente y para identificar los envíos dentro del proceso operativo.
Es un componente de giros, con mecanismos de seguridad propios del sistema que contrarreste los intentos de fraude o vulnerabilidades.
Es un componente de venta que controla existencias en almacenes locales.
Es un componente que administra los periféricos de punto de venta. Cuenta con niveles de seguridad que permiten el acceso a los operarios
mediante claves y contraseñas que solo habilita las funciones que asignaron a su rol.
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Proporciona información de las operaciones realizadas, así como de los ingresos en dinero, en todos los puntos de venta y admisiones automatizadas.
Provee, al encargado de cada oficina de venta, funciones que le permiten el control de las operaciones realizadas por sus operadores (cajeros).
SPS incluye los siguientes módulos:
o Porte - Cálculo automático de tarifa, según servicio, destino y peso, con la impresión de etiquetas auto adheribles de porte variable, que indica el monto exacto pagado por cada servicio contratado. Elimina la necesidad de contar con estampillas de diversas denominaciones.
o Giros – El Giro Postal, adquirido en una oficina postal será transmitido electrónicamente para su cobro a otra oficina postal, imprimiéndose el documento de recibo correspondiente. La transacción queda registrada centralmente, para su contabilización, preaviso y consulta.
o Con esta funcionalidad se puede registrar y procesar el pago de diversos servicios convenidos con terceros, como Pago a Pensionados, entre otros.
o Productos - En las Ventanillas de atención al público, y de acuerdo con las políticas y procedimientos de Punto de Venta que establezca SPN, se podrá registrar la venta de productos cuyas características (stock, tarifas, tipos de cambio, códigos de barra) son definidas y controladas centralmente:
o Especies Filatélicas
o Cajas
o Apartados Postales – Cada oficina postal tendrá control sobre la disponibilidad de Apartados Postales. Cada nuevo arrendamiento, o renovación, será registrado en oficina y contabilizado centralmente. El sistema alertará con anticipación los vencimientos próximos.
o Servicios – En la ventanilla se podrá recibir y contabilizar el pago de clientes por concepto de diversos servicios convenidos con terceros, como Pago de cartas de liquidación de impuestos.
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1.2.2.- SCC - Clientes Corporativos.
o El componente de clientes corporativos (SCC) tiene como propósito ofrecer a los clientes empresariales un aplicativo que cubre con la necesidad de envíos masivos de correspondencia, en la preparación de esos envíos y a la validación de la situación de sus contratos desde sus oficinas. Este componente cuenta con tres módulos cubriendo la operación completa. El primer módulo (SCC PreAdmisión) se encuentra en las instalaciones del cliente corporativo, el segundo módulo (recolección) para el proceso de recolección y el tercer módulo (SCC Admisión) para Puntos de admisión corporativa para seguimiento y control de las imposiciones. Algunas características son:
Autorización Acceso.- A través del ingreso de usuario/contraseña, se podrá ingresar al módulo de de SCC PreAdmisión y Admisión, garantizando que solo los clientes corporativos de SPN son los que utilizan el sistema.
Auto instalación de aplicación en cliente.- Una vez autorizado el cliente, se podrá descargar vía Internet el Aplicativo “Pre-Admisión Corporativa SPN” y se instalará automáticamente en su computadora, enviándole toda la información referente a los contratos que tenga firmados con SPN, además de bajarle el catálogo de productos, tarifas y validaciones de coberturas.
Configuración del Cliente.- Una vez instalada, la aplicación se auto-configurará con las condiciones contractuales del cliente, quedará personalizada con los datos generales, domicilio, identificador del cliente, y servicios autorizados relacionados a los contratos.
Carga de Destinatarios.- El cliente corporativo podrá digitar uno a uno los envíos o bien podrá descargarlos de un archivo plano o tipo hoja de cálculo que haya generado a partir de una base de datos propia o de terceros, en este sub-componente se encontrará la funcionalidad para la interfaz del ARCGIS, con el propósito de validar domicilios previamente a la preparación de envíos.
Preparación y valoración de envíos.- Se preparará un archivo base para imposición, revisando y validando cada uno de los envíos del cliente corporativo y aplicando la tarifa correspondiente de acuerdo al servicio, destino, peso y seguro (si lo indica el cliente) y asignando un número de orden de servicio y un número de envío temporal para que al momento de transmitirlo al área de Admisión Corporativa de SPN, se le asigne los números definitivos.
Autorización de imposición y colocación de Orden de servicio (solicitud de recolección).- A través del módulo de SCC Admisión, el
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cliente corporativo requerirá la autorización de la transferencia del archivo de detalle de la imposición. Esto consistirá en una consulta electrónica a la Base de Datos de control de convenios por servicio, la cual verificará si existe disponibilidad en el contrato en términos de valor y vigencia del mismo. En caso de que no ser admitida la orden de servicio, le será notificado a través de una pantalla de alerta al administrador del componente y en caso contrario, el sistema presentará la pantalla para confirmar la solicitud de recolección al Cliente Corporativo.
Documentar los envíos y realizar la transferencia de archivos.- El cliente podrá, a su elección, documentar cada uno de los envíos generando, en su impresora, la correspondiente guía, con el número único de identificación del envío, y las hojas de imposición correspondientes, simultáneamente el sistema enviará el archivo resultado del proceso de preparación de Guías a la base de datos de control de solicitudes del área de Admisión Corporativa y se le informará al cliente, la confirmación de que ha sido aceptada la Orden de Servicio para su imposición.
Seguimiento de solicitudes.- La supervisión de las órdenes de servicio se hará a través de una pantalla de seguimiento las ordenes de servicio recolectadas y hasta que se registre la recepción del arribo a la oficina o a los Centros de Admisión Corporativa.
Liberación de Imposiciones.- La oficina o centro de admisión corporativa, realizará la liberación de las órdenes de servicio, una vez recibidos y revisados los envíos físicamente. En caso de existir cambios entre lo recibido electrónica y físicamente se podrán realizar las reliquidaciones correspondientes para determinar la liquidación final de la imposición. Adicionalmente el componente realizará los procedimientos de cierre de órdenes, eventos de admisión al CTS, se generará automáticamente la transacción contable correspondiente y se actualizará el saldo disponible en el contrato del cliente.
1.2.3.- Oficina no sistematizada – ONS
Módulo que permite la admisión de aquellas oficinas no sistematizadas en ciertos puntos operativos, para:
o Controlar los envíos que se le asignan para su distribución.o Descargar envíos por tipo de servicio entregados en su área de
influencia.o Registrar, admitir, envíos por tipo de servicio de las ventas que
realicen.
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o Elaborar liquidaciones mensuales, por venta de servicios, entrega de envíos, pago de franquicias y/o cuotas de recorrido.
o Incorporar al Flujo postal los eventos de admisión, entrega o devolución de los envíos manejados por estas oficinas.
1.2.4.- Página De Consulta Web
Permite a los clientes corporativos, consultar a través del portal de SPN el estatus de sus órdenes de servicio y de cada uno de sus envíos.
1.2.5- CTS – Seguimiento y Rastreo
El componente de rastreo y seguimiento cuenta con diversas funciones de control y registro permitiendo la gestión y el seguimiento de los envíos, ordenes de servicio y piezas (sacas, despachos) desde su admisión en el sistema hasta su destino final, incluyendo todos los eventos que ocurran durante su tratamiento, transporte y distribución. Las funciones de este componente son:
Control de acceso.- El sistema permite el acceso a los operarios mediante claves y contraseñas habilitando solo las funciones que el rol tiene asignadas.
Elaboración de sacas.- El sistema permite la generación de una etiqueta por saca, así como la asociación a esta saca de una serie de envíos. En la etiqueta se imprime la información relacionada a su contenido, ciudad origen y ciudad destino.
Preparación de Despachos.- El sistema permite la preparación de despacho por unidad operativa de destino y recomienda la línea de transporte que mejor se adapte. Así mismo imprime la relación de las sacas que forman el despacho.
Salida del Transporte.- El sistema propone la línea disponible, basada en el plan de transporte del centro operativo. Si el plan de transporte no está disponible, solicita el código de una línea alterna. En esta función se asigna automáticamente un número de viaje de la primera etapa de la ruta que será utilizado como identificador para la trazabilidad de llegada y/o salida en cada punto de la ruta.
Llegada del transporte.- El sistema permite elegir una de las líneas de transporte propuesta por el componente. La propuesta está basada en el plan de transporte del centro operativo y solicita información complementaria para cerrar el ciclo del viaje.
Recibo de Despachos.- El sistema permite el ingreso de uno o varios despachos capturando los números de identificación y validando contra el pre-aviso correspondiente.
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Control de sacas.- Captura del código de la etiqueta de la saca que se va verificar, mediante el lector de códigos de barras o manualmente. Solicita el ingreso de los códigos de cada envío contenido en la saca mediante el lector de códigos de barras o manualmente.
Cambio de Custodia.- Esta función permite transferir la custodia de una saca en específico de un operador a otro ya sea dentro de un mismo centro o de un transporte a otro, Esta funcionalidad refuerza la seguridad de las sacas y de los objetos de valor.
Carga de Distribuidores.- Esta función permite la asignación de los envíos a un rumbo y/o distribuidor correspondiente a la zona de reparto, para realizar la entrega al domicilio del destinatario.
Descarga de Distribuidores.- Esta función es donde se reporta información de la situación de los envíos al regreso del cartero de su actividad de entrega (Distribución a domicilio). Determinando si los envíos fueron entregados, rechazados, devueltos o no procesados (saldo de pendientes)
Trazabilidad Operativa.- Rastreo y seguimiento de todo objeto que posea un número de control. En particular el rastreo de envíos, ordenes de servicio, sacas y despachos, conociendo todos los puntos de control por lo que haya pasado.
1.2.6. Descripción de Back office.
Se cuenta con un componente diseñado para la administración de la información, donde se definen las políticas y reglas del negocio aplicables a todas las oficinas para la venta de servicios y productos. El componente de Back Office utiliza los catálogos institucionales y de parámetros. Realiza consolidaciones para la creación de consultas y reportes de producción predefinidos.
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2. SISTEMAS ACTUALES Y COMUNICACIONES:
2.1 Programa Contable Helisa versión 2.0.24:
El programa contable Helisa es cliente/servidor, el motor de base de datos es FIREBIRD y la base de datos está desarrollada en DELPHI.
Este sistema de información fue adquirido en el año 2006 y se encuentra en funcionamiento. Se tiene una licencia de uso, soporte técnico presencial y virtual ya que el propietario es el único que hace los cambios directos sobre la base de datos de acuerdo a los cambios o modificaciones solicitados por SPN. Se encuentra instalado en un servidor en Servicios Postales Nacionales S.A., en la sede principal de Bogotá, toda vez que es en dicha oficina donde se ingresa la información que remiten en forma física todas las regionales del país. A la fecha la copia de respaldo que se hace diariamente pesa 5 GB.
Los módulos activos son los siguientes:
1. ADMINISTRADOR2. CONTABILIDAD GENERAL 3. TERCEROS E IMPUESTOS 4. CENTROS DE COSTOS 5. CUENTAS POR COBRAR 6. CUENTAS POR PAGAR 7. BANCOS8. SEGURIDAD (administración de usuarios, de documentos, toma de copias de
respaldo, tambien estan los modulos de seguridad, etc).
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La información contenida en el programa puede ser exportada a las siguientes extensiones:
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2.2. Programa de Nómina Aurora:
AURORA es un aplicativo de la empresa HEINSOHN. El programa fue adquirido e implementado en el año 2008 y está instalado en la oficina principal en Bogotá de Servicios Postales Nacionales S.A.
El sistema de información es de uso exclusivo del proceso de Gestión Humana, quien se encarga de liquidar la nomina de todos los funcionarios de planta a nivel nacional. Hoy existen 181 funcionarios y se tiene proyectado crecer en el 2011 a 300. Se tiene soporte técnico presencial.
Características técnicas:
Base de Datos en COBOL. Sistema Operativo: WINDOWS XP PRO Disco Duro: 160GB Serial ATA (SATA) SMART III PROCESADOR: Athlon 64x2-4000 Dual-Core 4000 MHZ MARCA Y MODELO: HP COMPAQ DC5750 SFFMEMORIA RAM: 2 GB,
DESCRIPCION DEL PROGRAMA:
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2.3 CARACTERISTICAS GENERALES DEL APLICATIVO IPS INTERNATIONAL POSTAL SYSTEMS
La plataforma tecnológica International Post Systems (IPS), desarrollada por la Unión Postal Universal (UPU), es utilizada en Servicios Postales Nacionales S.A como apoyo para la gestión logística internacional con las diferentes administraciones postales del mundo.
Esta una aplicación integra la gestión del correo internacional y combina el procesamiento del correo, la gestión operativa y los mensajes EDI (Intercambio Electrónico de Datos). Además integra el modulo para el manejo de las cuentas internacionales que genera el negocio postal por el envió y recepción de los objetos postales.
Actualmente la versión que se encuentra instalada en producción está configurada de la siguiente manera:
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Servidor Base de Datos:
o Sistema Operativo Windows 2003 Standard edition server o Motor Base de Datos Microsoft SQL 2000 Edición Standardo Memoria RAM de 5 GBo Disco duro (3) de 146 GB
En este servidor se almacena la base de datos de IPS.
Servidor de Aplicaciones:
o Sistema Operativo Windows 2003 Standard edition servero Motor Base de Datos Microsoft SQL 2000 Edición Standardo Memoria RAM de 5 GBo Disco duro (2) de 72 GB
En este servidor se encuentra instalada la aplicación de IPS.
Servidor de Comunicaciones:
o Sistema Operativo Windows 2003 Standard edition servero Motor Base de Datos Microsoft SQL 2000 Edición Standardo Memoria RAM de 5 GBo Disco duro (2) de 72 GB
Este servidor se realiza el envío y recepción de los mensajes EDI (intercambio electrónico de datos).
Servidor de Dominio:
o Sistema Operativo Windows 2003 Standard edition servero Memoria RAM de 5 GBo Disco duro (2) de 72 GB
Estos servidores se encuentran alojados en el Data center de ETB EN Santa bárbara en modo hosting, lo cual garantiza las condiciones ambientales adecuadas, la conectividad WAN y LAN, Backup, monitoreo y soporte necesario para su óptimo funcionamiento.
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2.4 CARACTERISTICAS GENERALES DE IFS INTERNATIONAL FINANCIAL SYSTEM
IFS es una aplicación web que automatiza el procesamiento y la gestión de los giros postales nacionales e internacionales. IFS intercambia electrónicamente los datos concernientes a los giros postales entre las organizaciones expedidoras y receptoras.
Actualmente la versión que se encuentra instalada en producción es la IFS 4.0 y está configurada en la siguiente plataforma tecnológica:
Servidor Base de Datos:
o Sistema Operativo Windows 2003 – 32 Bitso Motor base de datos SQL 2005 Servero Memoria RAM de 6 GBo Disco duro de 146 GB
En este servidor se almacena la base de datos de IFS.
Servidor WEB (Aplicaciones):
o Sistema Operativo Windows 2003 – 64 Bitso Memoria RAM de 6 GBo Disco duro de 250 GB
En este servidor se encuentra la aplicación de IFS.
Servidor de Comunicaciones:
o Sistema Operativo Windows 2003 – 32 Bitso Memoria RAM de 6 GBo Disco duro de 146 GB
Este servidor codifica parcialmente los mensajes EDI (intercambio electrónico de datos) de los giros portales internacionales y los envía a la base de datos de la UPU (unión postal internacional).
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Para realizar un giro desde los puntos de venta autorizados, la transmisión de información se realiza a través de una VPN. La cual se valida por medio de un usuario y contraseña.
2.5 ESQUEMA DE COMUNICACIONES
Actualmente, Servicios Postales Nacionales S.A. tiene contratados con la firma ETB ocho canales dedicados de comunicación que llegan al data center de Santa Barbará en Bogotá, de la siguiente manera:
Las sedes principales de Medellín, Bucaramanga, Barranquilla y Cali cuentan con un canal dedicado de 128 kbps.
La sede principal de Bogotá ubicada en la diagonal 25g No. 95ª- 55, tiene un canal dedicado de 512 kbps y un canal de internet de 10 megas.
La sede principal de Ibagué y Manizales acceden a los aplicativos del data center vía web.
El internet de Medellín, Bucaramanga, Barranquilla, Cali, Manizales e Ibagué se contrata con proveedores locales.
107
ANEXO No. 3CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS DE LOS COMPUTADORES QUE UTILIZA
SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A.
TIPO EQUIPO DE ESCRITORIO PROCESADOR Core 2 Duo de 1.8 a 2.6 GHz MEMORIA 2 GB DISCO DURO 160 GB TARJETA DE RED 10/100 e inalámbrica MONITOR LCD 17” PUERTOS 1 Serial y 4 USB mínimoUNIDAD Lectora multitarjetaTECLADO Esp 101/102 teclas MOUSE Óptico
INSTALACIÓN Windows XP Profesional y Office 2007 Standard Con licenciamiento RENTAL RIGHTS - Antivirus
COMPUTADORES PERSONALES TIPO DESKTOPCARACTERÍSTICA ESPECIFICACIONES MARCA Y MODELO DEL PC Hewlett Packard (HP)
MODELO DEL PCHP COMPAQ DC5750 SFFBusiness PC. Todos los componentes son originales de Fabrica.
CHASÍS Metálico con las cubiertas metálicasFORMA Desktop Horizontal SFFCERTIFICADO Certificado de fábrica para usuarios empresariales PROCESADOR Athlon 64x2-4000 Dual-Core 4000 MHZCHIPSET ATI Radeon Express 1150 ChipsetVELOCIDAD PROCESADOR 2.1 Ghz
MEMORIA CACHE 512K por cada núcleoBUS FRONTAL 2000 Mhz
108
RANURAS DE EXPANSIÓN 2 Slots PCI y 2 slot PCI-Express de 16 X y 1X
MEMORIA RAM 2 GB DDR2 Synch Dram PC2-5300 (667-Mhz)DISPOSITIVO ÓPTICO Unidad Óptica CD-RW
DISCO DURO Disco Duro 160GB Serial ATA (SATA) SMART IIIVELOCIDAD DE ROTACIÓN 7200 rpm
MONITOR Monitor 17" LCD de la misma marca del fabricante de la CPU (HP)
MOUSE Mouse PS/2 óptico dos botones y scrollTECLADO Teclado Español distribución Latinoamericana
PUERTOS Un (1) Puerto paralelo, Un (1) puerto serial, ocho (8) puertos USB libres, dos (2) puertos PS/2
CONECTIVIDAD Dispositivo adaptador de Red 10/100/1000, RJ45
TARJETA DE RED Tarjeta de Red para conexiones inalámbricas 802,11 a/b/g
TARJETA DE VIDEO
Dispositivo controladora de video integrados a la Tarjeta principal de hasta 256 MB
La CPU está certificada bajo la norma Energy Star
SOFTWARE
Sistema Operativo Windows Vista Business Down Great XP Prof OEM última versión en español, y Ms Office Standard 2007 instalado y con el Service Pack última versión en español, con medios magnéticos de la imagen proporcionada por SERVICIOS POSTALES NACIONALES y cargada en fábrica por Hewlett Packard bajo estándares ISO 9001: 2000 e ISO 14000.Software de restauración de los equipos de cómputo en CD
109
ANEXO No. 4REQUERIMIENTOS SOBRE CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS
CUMPLE
OBSERVACIONESSI NO
16 REQUERIMIENTOS SOBRE CARACTERÍSTICAS TECNICAS
16 1
Modular y escalable: debe permitir incluir nuevas funcionalidades sin afectar la funcionalidad principal y las reglas de negocio. La solución debe permitir la implantación gradual e incremental. Debe ser escalable, manejando el crecimiento de cargas de trabajo, usuarios y transacciones sin que se pierda los niveles de servicio ofrecidos.
16 2
Portable: La solución debe permitir y facilitar la ejecución en otras plataformas de cómputo (sistemas operacionales, base de datos, arquitectura de hardware, interface gráfica, entre otros.). Especificar cada uno y la versión que se encuentra certificada para su correcto funcionamiento.
16 3
Transaccional: Permitir realizar transacciones en línea, que se reflejen en el repositorio único de datos y puedan ser consultadas. Por ejemplo, cuando se realiza un pago a proveedores o se recibe un pago de un cliente corporativo o se lleva a cabo un recibo de materiales en almacén, estas transacciones deberán reflejarse en el repositorio único de datos en el instante en que éstas se ejecutan y ser registradas en los diferentes módulos.
16 4
Altamente flexible y de fácil y rápida adaptación, para ajustarla según las necesidades de los Negocios y a los avances tecnológicos.
16 5
Parametrizable: Debe permitir la realización de ajustes a los parámetros establecidos en el aplicativo, que los módulos o componentes
110
puedan ejecutar diversas funcionalidades y/o adaptaciones en forma sencilla y en corto tiempo. Debe poder modificar y/o extender la funcionalidad.
16 6
Personalizable: El aplicativo debe adaptarse a las necesidades, requerimientos y particularidades de la empresa y sus procesos.
16 7
Conectividad: Debe permitir conectarse al aplicativo a través de un browser desde múltiples puntos, deben soportar ambientes WEB con actualización dinámica de la información.
16 8
Eficiencia en el tráfico de datos sobre la red: Debe garantizar la transmisión de paquetes de información de manera confiable y oportuna.
16 9
Control de validaciones en el ingreso de la información: Todos los campos deben ser validados al momento de ejecutarse la operación.
16 10Interfaz grafica de usuario: Debe cumplir con estándares de navegabilidad
16 11
Trazabilidad: en la reconstrucción de la historia o recorrido de una transacción y/o proceso identificando los participantes en el mismo.
16 12
Manejo de grandes volúmenes de información: Debe manejar en forma eficiente volúmenes de transacciones en tiempos reducidos, asegurando la integridad de los datos y cuando aplique, la disponibilidad en línea.
16 13
Altamente eficiente: la solución propuesta debe brindar cortos tiempos de respuesta a los usuarios finales, buen aprovechamiento de los recursos de computo y almacenamiento. De igual manera debe asegurar desempeños óptimos en su funcionalidad.
16 14 Ayudas en Línea: El sistema deberá brindar a los usuarios menús de ayuda rápida, en línea, para las funciones del mismo, sin que tenga que consultar cuestionarios de
111
preguntas y respuestas.
16 15 Debe ofrecer opciones de alta disponibilidad y tolerancia a fallas.
16 16Actualmente en funcionamiento: Versión del aplicativo ofrecido y años en que se encuentra disponible en el mercado.
16 17 Idioma de la solución: español. 16 18 Manejo de múltiples monedas.
16 19 Debe facilitar la conexión con VPN y enlaces dedicados.
16 20
Debe incluir un correcto manejo excepciones y errores que faciliten la operación y el mantenimiento, especifique los mecanismos utilizados.
16 21 La solución debe operar y actualizar los datos totalmente en línea.
16 22
La solución debe ofrecer en todos los puntos de interacción con el usuario, múltiples facilidades para consultas, según cada caso, tales como: filtros, listas desplegables, listas de valores, validaciones, entre otros.
16 23En los campos donde se requiere digitar, debe permitirse la selección de registros en la medida que se digita el dato.
16 24La solución debe contener componentes de software que faciliten la integración usando protocolos estándar del mercado.
16 25Todo tipo de resultado debe permitir ser almacenado en formato HTML o XML.
16 26 Tener un modulo de informes que soporte exportación a Excel y a pdf.
16 27 Soportar autenticación directa con directivo activo de Windows
16 28 El Sistema debe proveer Rastreo de Transacciones.
16 29 El sistema debe permitir obtener estadísticas de la operación.
16 30 El sistema debe permitir ser auditado en procesos e información.
16 31
El sistema debe contar con una herramienta que genere consultas y reportes según las necesidades de cada usuario, sin requerir habilidades de programación.
16 32 Debe permitir exportar las salidas de los
112
reportes a herramientas de Back Office. Planos, XML, etc.
Arquitectura de Datos
16 33
Los procedimientos de recuperación de los sistemas deben ser tolerantes a fallos dejando siempre los datos en estado consistente bajo un contexto transaccional. Indicar los mecanismos y/o estrategias por cada subsistema que resguardan la información y la consistencia de la operación.
16 34
Debe disponer de mecanismos de control de proceso de cada transacción y de seguimiento a transacciones. Indicar las bitácoras, logs y demás elementos de auditoría para cumplir este propósito.
16 35Para todos los procesos se debe asegurar la unicidad de los datos tanto en su captura, como en su almacenamiento.
16 36La solución debe permitir definir cuáles atributos son obligatorios, cuáles opcionales y cuáles configurables.
Administración y Seguridad
16 37
La solución debe manejar múltiples usuarios con sus respectivos niveles de acceso a la información y funciones, así como menús o rutas de llegada personalizadas. Indique los mecanismos de autenticación y autorización para cada subsistema de la solución. Para cada usuario se debe poder definir el conjunto de datos sobre al cual tiene acceso, a los siguientes niveles: por grupo de entidades, dentro de cada entidad el grupo de atributos y el grupo de registros que puede manejar. Así mismo, se debe poder restringir las funciones que puede utilizar.
16 38
Especificar los parámetros que permiten controlar en las operaciones de usuario y transacciones (tiempo máximo, filtros horizontales y verticales de archivos, entre otros.)
16 39
Los usuarios deben contar con usuario único y clave (password) para acceder a los subsistemas, la aplicación debe obligar a los usuarios a cambiar periódicamente su clave
113
(password), debe verificar claves (password) repetidas o fáciles de adivinar y la clave debe tener un mínimo de 8 caracteres obligatoriamente. La aplicación debe tener la forma de configurar opciones mínimas requeridas de configuración para las claves de los usuarios.
16 40
Describir las estrategias y procedimientos de contingencia efectivos para asegurar la recuperación rápida de la solución frente a eventuales caídas, sin importar su causa. Debe ofrecer diferentes niveles alternativos de recuperación (“recovery points”).
16 41Detallar la estrategia de respaldo (backups) y recuperación sugerida para la solución.
16 42 Restringir de acceso por el número de intentos fallidos.
16 43Desconectar al usuario después de un determinado tiempo de inactividad.
Implantación
16 44
Cuenta con instalaciones exitosas en Colombia. Mencione las Empresas Colombianas donde ya está en operación la misma versión y módulos instalados de la solución ofrecida a Servicios Postales Nacionales S.A.
16 45La solución se debe entregar con los mapas de cada proceso, los cuales deben ser claros y gráficos.
Arquitectura de Red
16 46La solución debe ser totalmente compatible con los estándares de Internet.
16 47
Detallar los requerimientos de telecomunicaciones en uso de ancho de banda estimados, protocolos, y otros componentes que generen impacto sobre la arquitectura y son requeridos para la implementación.
16 48
Especificar las alternativas de conexión ofrecidas por la solución o los tipos de dispositivos con sus especificaciones, desde los cuales se podrá acceder la solución.
16 49 El cliente web no solo debe permitir la
114
visualización de datos, sino el procesamiento de los mismos a través de web.
115
ANEXO No. 5FUNCIONALIDADES Y REQUERIMIENTOS TECNICOS MÍNIMOS
CUMPLEOBSERVACIONES
SI NO
1 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE CONTRATOS DE BIENES Y SERVICIOS CON PROVEEDORES
1 1
Creación y actualización del registro de proveedores de SPN, incluyendo estado, nombre y/o razón social, identificación, dirección(es), nombres, cargos, teléfonos fijos y/o móviles de contacto, sitios web y e-mails de contactos, productos y/o servicios ofrecidos, tiempos de entrega, cuentas registradas para pagos electrónicos
1 2 Registro y constancia de aprobación de las Pólizas de garantía que amparan los contratos
1 3Generación automática de los contratos aprobados con los Proveedores inscritos en el registro de proveedores de SPN, con control de un número único consecutivo anual.
1 4
Proveer la solicitud del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y del Certificado de Registro Presupuestal (CRP) para cada contrato, con base en la información registrada en la funcionalidad de Presupuesto
1 5 Permitir la actualización de la información complementaria de los Contratos, tal como: Supervisor del contrato y otras que se definan
1 6 Generación y control de las prórrogas de contratos que se negocien.
116
1 7
Consulta del estado de los contratos: Vigentes, perfeccionados, sin perfeccionar, en ejecución, terminados, liquidados, prorrogados. Debe tener la posibilidad de incluir otros estados que se definan.
1 8Generar, transmitir electrónicamente y/o imprimir las actas de terminación y liquidación de los Contratos, con base en información de los supervisores de los contratos.
1 9Generar alertas periódicas parametrizables y producir automáticamente el formato de supervisión de cada contrato. Este formato debe poderse imprimir y/o transmitirse electrónicamente
1 10Generar alertas parametrizables en relación con cercanía de la fecha de vencimiento de los contratos. Las alertas deben llegar electrónicamente uno o varios destinatarios.
1 11 Consulta del estado, las supervisiones, el cumplimiento y los pagos efectuados por cada Contrato
1 12Las funcionalidades de contratos deben trabajar con base en niveles de autorización establecidos en SPN de acuerdo con el tipo de contrato y sus montos.
1 13 Gestionar contratos marco globales en los que se negocien condiciones generales con entregas periódicas parciales.
1 14 Gestionar contratos por importaciones, incluyendo el manejo de: Agencia de aduanas, incoterms, impuestos, multimonedas
1 15 Registrar y controlar sanciones y multas aplicadas, valor de clausula penal.
CUMPLE OBSERVACIONES
117
SI NO
2 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LAS COMPRAS Y LA CADENA DE ABASTECIMIENTO
2 1
Maestros de materiales, mercancías, equipos, almacenes, de acuerdo con las necesidades de SPN, los cuales deben incluir toda la información necesaria para su identificación y diferenciación, incluyendo características, medidas, código de barras.
2 2Los maestros de materiales, mercancías, equipos, almacenes, deben poderse administrar para crearlos y modificarlos con base en niveles de autorización y perfiles de usuario.
2 3
Planificación automática de la demanda de bienes y/o servicios requeridos para la operación de la empresa, con base en modelos de pronósticos parametrizables que reflejen las mejores prácticas, tales como: aprovisionamiento programado, aprovisionamiento no programado: punto de reorder, lote económico de compra. Los modelos deben considerar aspectos tales como: tiempos de entrega, tamaño óptimo de pedidos, just in time, costos de almacenamiento, stocks mínimos, información histórica y sus ciclos y varianzas, entre otros.
2 4 Alerta sobre necesidad de generar órdenes de compra, con base en la funcionalidad de planificación de la demanda
2 5 Permitir la elaboración, seguimiento y control del plan anual de compras.
2 6
Registro y generación de los requerimientos de compras de bienes y/o servicios por parte de usuarios autorizados, con validación de las autorizaciones requeridas y de la disponibilidad presupuestal, con control numérico y/o alfanumérico consecutivo.
118
2 7
Flujo y control electrónico del proceso de aprobaciones, con base en los niveles de autorización establecidos de acuerdo con el tipo y monto de las compras, permitiendo la consulta del estado de cada compra desde su inicio hasta el pago y de los documentos asociados.
2 8
Generación automática de Invitaciones a cotizar a los proveedores registrados en el registro de proveedores, con posibilidad de imprimir y/o enviar electrónicamente, con control numérico y/o alfanumérico consecutivo.
2 9 Registro y actualización de la información ingresada de las propuestas recibidas en SPN.
2 10 Comparación de las ofertas recibidas: características, precio unitario, cantidades, precio total, calificación.
2 11
Calificación de las ofertas de los proveedores con base en evaluaciones de calidad (reportes y devoluciones), tiempos de entrega (pedido vs recibo), cumplimiento de términos y de condiciones especiales, forma de pago, precios unitarios, etc.
2 12
Generación automática de órdenes de compra individuales ó con cargo a los Contratos marco suscritos con los Proveedores, con base en niveles de autorización, con control numérico y/o alfanumérico consecutivo.
2 13Generación automática de Actas de recibo a satisfacción de servicios comprados, por parte de los ordenadores del gasto, los Supervisores de los Contratos ó sus delegados.
2 14Control de los recibidos a satisfacción de bienes y/o servicios, con aprobación como requisito indispensable para autorizar el pago de facturas.
2 15Control de que los bienes y/o servicios a recibir correspondan a las cantidades, características compradas y a los centros de entrega acordados
119
2 16Generación automática de autorizaciones de pago (APs), previa aprobación por parte del supervisor del contrato y/o el encargado del cumplimiento de las obligaciones del proveedor.
2 17
Se debe poder consultar el estado en el que se encuentra un requerimiento de compra, con base en el usuario solicitante, el área solicitante, periodo de fechas, número de solicitud, número de contrato, número de orden de compra, código de material o de servicio, almacén y/o área receptora, proveedor, centro de costos y/o cualquier otro dato relacionado con la compra.
2 18
Las compras se deben poder agrupar y/o desagrupar hasta el documento origen, con base en diferentes criterios tales como: fechas, tipos y códigos de materiales y/o servicios, centros de costos, almacenes, proveedores, usuarios y/o áreas solicitantes, cuentas presupuestales, cuentas contables.
2 19
Generación de alertas parametrizables relacionadas con solicitudes de compra aprobadas no tramitadas, órdenes de compra y contratos no recibidos, contratos marco con entregas parciales pendientes, compras recibidas a satisfacción pendientes de pago.
2 20 Contabilización automática de los registros contables asociados a todas las operaciones de la cadena de abastecimiento.
2 21 Realizar la consulta de listas restrictivas (lista Clinton, etc.) como condición para registrar proveedores y/o para invitarlos a cotizar.
CUMPLE OBSERVACIONES
120
SI NO
3 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTIÓN DE ALMACENES E INVENTARIOS DE PRODUCTOS
3 1
Los datos maestros de los inventarios deben incluir su descripción detallada y deben poderse clasificar por grupos (familias, destino de uso, tipo, etc.), por los cuales deberán poderse asociar a centros de costo, cuentas contable, productos y/o servicios.
3 2
Considerar que inventarios de distintos tipos tienen manejo, control, registros y controles diferentes. Tales tipos son: Insumos (papelería, consumibles, etc.), Especies (estampillas y filatelia), material postal (postales, souvenires, sobres, bolsas, etc.), sacas vacías, cargue en máquinas franqueadoras.
3 3
Registro de entradas, salidas o traslados de bienes materiales (Insumos, Especies, Artículos y equipos), con base en información previa de compras y/o existencias y data maestra de proveedores, materiales, mercancías y equipos.
3 4 Manejo de múltiples almacenes asociados a regiones y subregiones geográficas, centros de costo, oficinas y/o centros operativos de SPN
3 5 Valorización del inventario de materiales, equipos y mercancías, por el método establecido por SPN
3 6 Gestión del precio de venta de las mercancías vendibles, incluyendo la funcionalidad para su facturación al comprador
3 7 Control de traslados y devoluciones entre Almacenes, incluyendo cantidades, valores, fechas y demás datos requeridos.
3 8 Control del cargue de valores monetarios de imposición de las maquinas franqueadoras.
3 9 Control de reconocimientos ó ajustes a los valores cargados en las máquinas franqueadoras.
3 10 Gestión del inventario de bienes devolutivos y consumibles.
121
3 11Gestión de Devoluciones de materiales y/o mercancías a proveedores, haciendo los registros contables y haciendo el registro en la evaluación de proveedores.
3 12Control en línea de los saldos de existencias locales, regionales y/o nacionales en todos los tipos de inventario: inventario inicial+ingresos-salidas=inventario actual.
3 13Información histórica de los consumos por códigos ó por cualquier grupo de clasificación y/o por áreas de la empresa y/o por centros de costo
3 14 Integración de tecnología de códigos de barras
3 15 Control de cantidades totales recibidas según orden de compra ó contrato
3 16 Control de recibo parcial de cantidades según orden de compra ó contrato
3 17Anulación de documentos de entradas y salidas, previos controles de autorización y anulando todas las transacciones asociadas a esa anulación
3 18 Asociación opcional de artículos a almacenes específicos.
3 19 Contabilización automática de los registros contables asociados a todas las operaciones de los almacenes y su valoración
3 20Cálculo parametrizable de provisiones por obsolescencia, con base en fechas de compra, rotación de inventarios y demás datos requeridos
3 21
Registro y valoración del inventario físico cíclico de existencias, para determinar la conformidad, faltantes o sobrantes al compararlo con los registros de lo que debe haber en el almacén. El registro puede ser manual o capturado mediante códigos de barras.
3 22 Permitir reclasificaciones y recosteos de productos.
122
3 23Permitir la conformación de paquetes (grupos de productos) para manejarlos como un solo ítem. Permitir también el desarmado de paquetes.
3 24Registro de los ajustes derivados de faltantes y/o sobrantes determinados en los inventarios físicos, en cantidad y valores y con base en niveles de autorización
3 25
Generación para consulta y/o impresión de informes por almacenes, oficinas, centros operativos, centros de costo, por rangos de fechas y/o códigos de materiales y mercancías, tales como: datos maestros de proveedores, almacenes, mercancías, equipos; cantidades disponibles en almacenes; movimientos de almacén a todo nivel incluyendo el de documentos fuente; valores de compra, costos promedio y valores de última compra; items de alta y baja rotación; valores cargados y disponibles en franqueadoras; items agotados sin existencia; comparación del inventario físico con el inventario teórico; comparación de ofertas; calificación de proveedores; rotación de materiales y de mercancías; consumos por centros de costo; movimientos detallados por proveedor.
CUMPLE OBSERVACIONES
123
SI NO
4 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE ACTIVOS FIJOS
4 1
Registro de información de cada uno de los activos fijos, incluyendo descripción, características técnicas, localización, fecha de compra y/o activación, tipo, vida útil, forma de depreciación, valor de la depreciación, costo histórico, valor actual, valorización, valor fiscal, identificación numérica o codificada, responsable, mantenimientos realizados, adiciones y/o mejoras.
4 2Debe incluir todos los tipos de activos fijos muebles e inmuebles: equipos, maquinaria, edificios, terrenos, good will, vehículos propios y en leasing
4 3Permitir la clasificación por grupos contables, tipos de depreciación, centros de costo, ubicación, funcionario responsable, regional y/o área de uso, y otras clasificaciones y/o subgrupos requeridos
4 4 Debe gestionar los activos completamente depreciados 4 5 Manejar altas, traslados y bajas de activos
4 6 Registrar las pólizas de seguros que amparan los activos: Valor asegurado y vigencia de las pólizas y de las garantías
4 7El cálculo de las depreciaciones debe permitir métodos lineales, acelerados o desacelerados, ya sea para registros contables o para simulaciones
4 8Todos los movimientos de altas, bajas, valorizaciones, deben contabilizarse en las cuentas correspondientes al momento de su realización. La depreciación debe poderse calcular diariamente.
4 9Los movimientos de activos deben originarse automáticamente y en línea, en el cargue de datos iniciales, las compras realizadas, las salidas de almacén y las bajas autorizadas
124
4 10 Permitir el cargue de información adicional tal como: avalúo comercial, valorización y/o desvalorización, seguros
4 11Permitir el registro de novedades relacionadas con mantenimientos, adecuaciones, mejoras, etc. y registrar la modificación del costo que produzcan estas novedades.
4 12Producir automáticamente las actas de asignación de activos de acuerdo con las localizaciones y responsables definidos y los documentos de paz y salvo a su entrega.
4 13
Registro y valoración del inventario físico cíclico de existencias, para determinar la conformidad, faltantes o sobrantes al compararlo con los registros de lo que debe haber. El registro puede ser manual o capturado mediante códigos de barras.
4 14
Generación para consulta y/o impresión de informes por localizaciones, oficinas, centros operativos, centros de costo, por rangos de fechas y/o códigos de activos tales como: datos maestros de proveedores, cantidades disponibles en almacenes o activadas; movimientos de activos a todo nivel incluyendo el de documentos fuente; costo histórico, depreciación y valores de última compra; items de alta y baja rotación; comparación del inventario físico con el inventario teórico; activos por localización y/o por centros de costo; movimiento histórico de localización y valores; movimientos de altas y bajas; valorizaciones y/o desvalorizaciones.
CUMPLE OBSERVACIONES
125
SI NO
5 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LA CONTABILIDAD Y DE LOS IMPUESTOS
5 1
Manejo y homologación de las cuentas contables de acuerdo con el Plan General de Contabilidad Pública (PGCP), Consolidador de Hacienda e información Pública (CHIP), Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) Nación y Plan Único de Cuentas PUC Comercial (Superintendencia de Sociedades).
5 2Manejo de cuentas contables a nivel de cuentas, subcuentas, auxiliares y terceros, permitiendo desagregar a nivel del documento fuente que origina los registros
5 3
Garantizar la jerarquía del plan contable no inferior a diez dígitos(10), seis niveles de clasificación y campos para los atributos de las cuentas (tipo de auxiliar, maneja centros de costos Si/No, Clasificación tributaria, tipo de cuenta: títulos y movimiento, estado de cuenta: activa e inactiva).
5 4
Permitir definir para cada cuenta, mediante parametrización los datos que esta requiere para movimiento a través de ella, con la posibilidad de determinar si el campo es o no obligatorio y que permita definir si la cuenta es de activo, pasivo, costo, gasto e ingreso
5 5
Permitir el reemplazo de cuentas, especificando la cuenta anterior y la nueva cuenta, este cambio debe realizar el cargue automático de los saldos de la cuenta anterior a la nueva cuenta, manteniendo los históricos.
5 6Generar cierre automático de cuentas de resultados al final del ejercicio, hasta el nivel de centro de costos, centro de beneficios y terceros.
126
5 7
Permitir mediante parametrización la definición de diferentes niveles de cierre, de manera que permita elaborar cierres preliminares para efectos de comprobación, en los que se ejecutan todos los procesos y genera reportes, pero permite continuar realizando asientos contables y movimientos resultado de la comprobación, adicionalmente debe poseer proceso de cierre definitivo, mediante el cual se restringen los movimientos y asientos contables.
5 8 Generar en forma automática y controlar la secuencia de numeración de los comprobantes por tipo y periodo
5 9 Alertar sobre los comprobantes que faltan por contabilizar, generando un listado de dichos documentos en estado pendiente ó inconsistente
5 10
Conservar información histórica del movimiento de todas las cuentas, para efectos de consulta y comparativos en línea de los dos años fiscales anteriores, y proveer la funcionalidad de archivo y consulta de los años anteriores al actual y a los dos anteriores.
5 11 Permitir la creación y/o modificación de cuentas, con base en niveles de autorización, manteniendo el historial de las cuentas.
5 12 Validar de la consistencia de la información ingresada a un campo, según su naturaleza, sea numérica, alfabética y/o alfanumérica
5 13 Permitir el bloqueo temporal de algunas cuentas para cierres tributarios y contables
5 14 Permitir el bloqueo definitivo de determinadas cuentas contables a partir de una fecha específica, manteniendo la información histórica
5 15
Manejar integración automática y en línea entre las cuentas contables y las de Presupuesto y Tesorería, interrelacionándose con los Conceptos y Movimientos Presupuestales (Gastos Aprobados, Gastos por Ejecutar, Gastos Comprometidos) permitiendo verificaciones y conciliaciones al cierre de cada periodo mensual.
5 16 Manejar estados para cada tercero, tales como: activo, inactivo
127
5 17 Permitir el manejo de terceros, diferenciando entre públicos y privados, incluyendo el código de la contaduría.
5 18 Permitir el manejo simultáneo de varios periodos de operación ó varios periodos fiscales.
5 19
Producir los estados financieros comparativos: Balance General, Estado de Resultados, Estado de cambios en la Situación Financiera, Estado de cambios en el patrimonio, Estado de Flujos de efectivo, Estados financieros consolidados, con base en los principios de contabilidad colombianos, las normas tributarias y demás normatividad aplicable, para periodos de tiempo parametrizables.
5 20
Garantizar la validación de la digitación de comprobantes contables y cuadre final de los mismos, con alertas del valor de descuadre entre débitos y créditos, si existiere y no permitiendo la contabilización de comprobantes descuadrados.
5 21 Garantizar la validación de la Ecuación Patrimonial en la generación de Estados Financieros
5 22Tener funcionalidades de auditoría que permitan hacer el seguimiento y/o revisiones de las operaciones contables y/o registros realizados por los usuarios.
5 23
Generar de forma automática los movimientos contables relacionados con la amortización periódica de las depreciaciones, amortizaciones y diferidos, relacionando los datos que requiera de acuerdo con la definición de las cuentas comprometidas en la amortización, registro de tiempo de amortización, posibilidad de definir si toma la amortización proporcional de acuerdo con la fecha del diferido ó si genera cuotas iguales todos los meses.
128
5 24
Realizar la causación automática de depreciaciones con base en los registros del módulo de activos fijos, de manera que en activos fijos se realice cálculo individual de la depreciación por bien, de acuerdo al tipo de activo y su vida útil, generando el respectivo comprobante contable por centro de costos, permitiendo la parametrización de las cuentas por las cuales se realiza la depreciación.
5 25
Realizar las Conciliaciones Bancarias que reflejen el cruce entre los registros contables individuales de las cuentas contables de bancos y los registros de los extractos bancarios, lo cual implica que dichos extractos se puedan cargar de forma electrónica en el sistema.
5 26
Permitir la importación y/o exportación de datos desde y hacia hojas electrónicas Excel y/o archivos planos, cuando se requiera utilizar de acuerdo con las necesidades de la empresa y/o nuevos requerimientos normativos.
5 27Garantizar la recepción y registro automático en línea de la información desde los otros módulos del sistema que generan movimiento contable realizando las validaciones necesarias para su correcta contabilización.
5 28
Permitir la entrega, recepción y registro automático de información de las interfaces que generen movimiento contable originado en otros sistemas de SPN, realizando las validaciones necesarias para su correcta contabilización.
5 29
Permitir el registro de operaciones en multimonedas, realizando los registros contables correspondientes en pesos colombianos y calculando y registrando las diferencias en cambio resultantes de la conversión de los tipos de cambio, los cuales deben poderse actualizar diariamente.
5 30 Permitir el desglose de registros para conocer su composición, desde cuentas, subcuentas, auxiliares hasta los documentos de origen
129
5 31Manejar multimonedas y hacer los registros contables en pesos colombianos con base en tablas actualizables del tipo de cambio de esas monedas, incluyendo DEG (Derechos Especiales de Giro)
5 32 Manejar la contabilidad de varias empresas y su consolidación contable
5 33Realizar automáticamente los ajustes por inflación de los registros contables que corresponda, con base a la normatividad aplicable, de forma parametrizable
5 34
Permitir duplicar comprobantes, es decir, retomar los datos de un comprobante ya generado, determinando el número del comprobante contable a duplicar y asignando el número de consecutivo de comprobante en el mes correspondiente. Dicha duplicación debe generar el movimiento correspondiente. (Copia de movimientos contables)
5 35 Validar automáticamente el dígito de verificación en la creación de NIT’S.
5 36
Imposibilitar modificar desde contabilidad comprobantes generados por otros módulos. Los comprobantes contables de ajustes sí podrán ser modificados y se podrá eliminar registros en los mismos, antes que el mes esté cerrado.
5 37
Efectuar las validaciones correspondientes a los movimientos contables, restringiendo los movimientos de acuerdo con los centros de costos, tipo de cuenta, y otros parámetros especificados en la definición de la cuenta, con relación al tipo de movimiento que se está realizando. Los ítems a validar son cuentas vs centro de costos, cuentas vs auxiliares que requiere, comprobantes vs cuentas que mueve.
130
5 38
Efectuar la actualización automática de saldos, para cada movimiento debe afectar los saldos de las respectivas cuentas por donde se realizó el movimiento; este requerimiento aplica también para los movimientos realizados en almacén, activos fijos y tesorería que afecten la contabilidad en línea
5 39
Permitir la anulación de los comprobantes contables, según perfil del usuario que ingresa al sistema. Debe guardar el registro y cambiar el estado del documento a anulado siempre y cuando el mes no esté cerrado.
5 40
Permitir la modificación de los comprobantes contables manuales antes de contabilizarlos. Los datos a modificar son terceros, centros de costos y valor, además que permita insertar y borrar registros al comprobante, siempre y cuando el usuario tenga los permisos correspondientes de acuerdo con el perfil definido.
5 41Efectuar la numeración automática de páginas de libros oficiales, con base en el formato que se defina, continuando la numeración a partir del número de la última página del libro anterior.
5 42
Realizar la interface con el sistema de nómina (Aurora), con base en las cuentas contables que afecta para el pago de nómina y pagos de terceros de gestión humana. Dicha interface debe ser implementada a través de lectura de tabla temporal generada por el sistema de gestión humana (Aurora) y a través de lectura de archivo plano, cuyo esquema y formato se definirán en la implementación. La interface debe garantizar la afectación automática en contabilidad de los valores causados por conceptos de pago de nómina y otros generados por el sistema de nómina y gestión humana.
5 43Permitir la generación automática de la provisión contable de las cuentas por cobrar desde el modulo de Cartera, definiendo mediante parametrización las cuentas contables a utilizar.
131
5 44
Permitir mediante parametrización la definición para la conversión de las cuentas de presupuesto a contabilidad, especificando el rubro, recurso, centro de costos de presupuesto, tipo de documento y tipo de movimiento. (Ej.: facturación, recaudo, reservas, causaciones y pagos), cuenta auxiliar, centro de costos contable, tipo de comprobante contable, auxiliar y la naturaleza de la cuenta, que en contabilidad se cargarán cuando se cargue el presupuesto (cuentas cero).
5 45
Permitir la definición de diferentes niveles de cierre, de manera que permita realizar cierres preliminares para efectos de comprobación, en los que se ejecutan todos los procesos y se generan reportes, pero permite continuar realizando asientos contables y movimientos resultado de la comprobación. Adicionalmente debe realizar el proceso de cierre definitivo, mediante el cual se restringen los movimientos y asientos contables que afectan un periodo.
5 46Generar el cierre automático de las cuentas de resultados al final del ejercicio, hasta el nivel de centros de costos, centros de beneficios y terceros.
5 47
Permitir la parametrización y liquidación de todos los diferentes impuestos y retenciones de ley, nacionales, departamentales y municipales, según las normas definidas por las diferentes administraciones tributarias y producir los certificados y las declaraciones correspondientes en papel y/o en medios magnéticos, junto con sus soportes.
5 48 Permitir definir mediante parametrización la identificación de los conceptos de retención según las autoridades de impuestos
132
5 49
Permitir crear los tipos o conceptos de retención y descuentos, entre los que se encuentran retención en la fuente, retención de industria y comercio, timbre, rete-IVA, o por cualquier nuevo impuesto o descuento que se requiera; especificando descripción de concepto, base, porcentaje, cuenta auxiliar a afectar, cuentas del pasivo y del gasto del plan contable a afectar (Permitir seleccionar otras cuentas en el momento de la generación de la orden de pago), auxiliar, identificación de la DIAN (seleccionado a partir de los conceptos de retención DIAN definidos en parametrización), permitir especificar si el concepto toma base o no para el cálculo, grupo del concepto (Selección de acuerdo a los grupos definidos).
5 50
Permitir definir grupos por tipo de impuesto para los conceptos de retención, (Ej. Retención en la fuente, IVA, retención IVA, retención ICA). Permitiendo agrupar los conceptos de retención de acuerdo al tipo de impuesto.
5 51 Permitir modificar las bases y porcentajes de liquidación de los conceptos de retención según disposiciones legales y normativas.
5 52
Permitir la creación de fórmulas de liquidación de impuestos, permitiendo la selección del tipo de clasificación tributaria (para la que aplicaría según el tercero), asociando los diferentes conceptos de retención definidos (Con base y porcentaje) para retención en la fuente, para retención de IVA, para cálculo del IVA, para retención por ICA.
133
5 53
Generar los siguientes informes, como mínimo: Estados financieros por centros de costos, auxiliares, cuentas, subcuentas, es decir a cualquier nivel, Libros auxiliares, Resumen de movimientos, Información por centros de costo, Inconsistencia en cruce o conciliación de cuentas, Estados financieros básicos (Con periodos de serie y comparativos entre periodos), Balances de prueba (Con periodos de serie y comparativos entre periodos), Balance general a nivel mayor, Balance detallado, Estado de resultados general, Estado de resultados detallado, Reportes de razones financieras, Plan contable, Consulta de movimientos y saldos, por NIT, cuenta, centro de costos, con parámetros de generación por rangos de fechas, cuentas y centros de costos.
5 54
Generar los Informes a entidades oficiales como: Informes CHIP y SIIF Nación, Informe medios magnéticos Nacionales, Municipales y Distritales, Informe a la Súper Sociedades, Informe a la Contraloría General de la República (Estados financieros),Informe al DANE (Ingresos), Informe al Departamento Nacional de Planeación.
5 55
Permitir registrar los movimientos y presentar informes en múltiples monedas, con opción posterior de generar las transacciones por diferencia de cambio y generar automáticamente el comprobante de ajuste en cambio de moneda.
134
5 56
Manejar las funcionalidades relacionadas con la implantación de Normas Internacionales de Información Financiera (NIIFs ó IFRS) principalmente en lo relacionado con: NIIF 1- Adopción por Primera Vez de las IFRS(administrando más de una norma almismo tiempo), NIC 1 – Presentación de Estados Financieros, NIC 2 - Existencias, NIIF 8 / NIC14 - Información por segmentos; NIC 16 – Propiedad, planta y equipo, NIC 21 - Efecto de cambios en monedas extranjeras, NIC 27 – Estados financieros separados y consolidados, NIC 29 – Economías hiperinflacionarias, NIC 32 / 39 / NIIF 7 Instrumentos Financieros y demás que apliquen de acuerdo con la reglamentación aplicable.
5 57
Permitir el manejo contable asociado a las convenios internacionales de correo que maneja la empresa con los paises de la Unión Postal Universal y/o con operadores privados. Este manejo involucra, ingresos, facturación, egresos, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, recaudos y pagos. Esta gestión involucra el manejo de Derechos especiales de giro DEG, como otra moneda de intercambio que genera diferencias en cambio de moneda.
CUMPLE OBSERVACIONES
135
SI NO
6 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LA TESORERIA
6 1
Permitir la parametrización, generación, impresión y contabilización de las diferentes clases de comprobantes de Egreso e Ingresos como son: recibos de caja, consignaciones, ingresos a bancos, notas débito y crédito y comprobantes de egreso con sus respectivos documentos de anulación.
6 2
Permitir el registro y la parametrización de las cuentas bancarias, entidades financieras, sucursales, cuentas contables asociadas, incluyendo la generación de archivos encriptados para transferencias electrónicas
6 3Generar y controlar la numeración automática y consecutiva de comprobantes de ingreso y egreso, notas débito y notas crédito, incluyendo su impresión.
6 4Permitir definir mediante parametrización los diferentes conceptos de ingresos y egresos, permitiendo especificar el código de la cuenta contable asociada y el concepto y la contrapartida correspondiente.
6 5
Interactuar en línea con los módulos de presupuesto, cuentas por pagar, facturación, cartera y contabilidad de manera integrada y realizando las afectaciones, que corresponda de acuerdo con las transacciones y movimientos propios de tesorería.
6 6Permitir el manejo independiente de cajas menores, desde la constitución, reembolso y legalización, afectando automáticamente contabilidad y presupuesto.
6 7 Permitir la programación de los diferentes pagos de acuerdo los plazos pactados al momento de su causación
6 8 Realizar proyecciones del flujo de fondos con base el proyecciones de ingresos y de egresos de tesorería
136
6 9
Generar el estado permanente del movimiento de bancos discriminado en recursos propios en caja y bancos, cuentas en moneda extranjera, inversiones, recursos de destinación especifica y recursos del Seguro Social de las cuentas principales, generando el informe correspondiente comparado con los saldos reflejados por los portales web de los bancos.
6 10 Permitir la comparación del flujo de caja proyectado con el real identificando las diferencias
6 11
Producir el movimiento y los saldos de todas las cuentas bancarias que se manejan cada una de las regionales y oficinas por los diferentes conceptos, generando informes del saldo bancario versus el saldo contable correspondiente.
6 12 Permitir el control y seguimiento de inversiones, liquidación y valorización respectiva actualizando el registro contable.
6 13
Permitir manejo de movimientos de tesorería en multimonedas y mantener registro de la tasa de cambio con la que se efectúa la negociación; realizar el cálculo automático de la conversión monetaria del movimiento para el asiento contable y la generación de movimientos y comprobantes de tesorería
6 14 Generar consultas y reportes de los saldos y movimientos en multimonedas
6 15 Contabilizar en línea los recaudos relacionados con los movimientos de la funcionalidad de facturación y cartera
6 16 Permitir el registro en línea de los ingresos provenientes de la venta de productos que no requieren previamente una causación.
6 17 Permitir el cargue de archivos planos y generación de ingresos y/o realizando la afectación contable y presupuestal.
137
6 18
Permitir el registro de comprobantes de ingreso generando automáticamente el número de comprobante y tomando la fecha del sistema, pero también permitir captura manual de la fecha; permitir el registro de otros ingresos por diferentes conceptos (cada concepto asociado a un comprobante), afectando automáticamente contabilidad, presupuesto y Flujo de caja de acuerdo con las cuentas relacionadas por el concepto y el rubro presupuestal definido en parametrización respectivamente. Para cada concepto relacionar código del ítem del flujo de caja que afecta (Permitir selección de los códigos de los conceptos definidos en el flujo de caja), cuenta que se afecta por el ingreso (selección de las cuentas definidas en parametrización), posibilidad de especificar si se recibió en efectivo, cheque u otro tipo de transacción e identificación de la entidad de donde se recibe el cheque, referencia del tercero o de quien se recibe el ingreso y descripción amplia del ingreso. Debe incluir el manejo de plantilla para la generación del documento de comprobante de ingreso, el cual será completado automáticamente por los datos capturados del sistema; incluir manejo de centro de costos.
6 19Permitir el registro y descargue de cartera de acuerdo al archivo plano generado por los sistemas financieros interfasados, realizando los registros contables respectivos automáticamente.
138
6 20
Permitir el registro de ingresos a partir de la captura del archivo de movimiento de los bancos, permitiendo seleccionar movimientos y elaborando el respectivo comprobante de ingreso, con su concepto de ingreso, cargando el valor del registro de acuerdo a los movimientos seleccionados y permitir la creación de un único comprobante para varios movimientos seleccionados del archivo y que corresponden a un mismo concepto. Debe afectar automáticamente contabilidad, presupuesto y flujo de caja de acuerdo con las cuentas relacionadas por el concepto, y el rubro presupuestal definido en parametrización respectivamente. Debe incluir el manejo de plantilla para la generación e impresión del documento de comprobante de ingreso, el cual será completado automáticamente por los datos capturados del sistema.
6 21Permitir capturar comprobantes de ingreso, de varios registros de un mismo tipo de movimiento, afectando a contabilidad y en libro de bancos para efectos de conciliación y consultas.
6 22Realizar la actualización automática y en línea de los saldos de cajas y bancos, de acuerdo con los datos registrados en el comprobante de ingreso.
6 23 Generar automáticamente y controlar los consecutivos de los comprobantes de ingreso.
6 24 Permitir definir mediante parametrización la periodicidad para la numeración de las notas (Ej. Mensual, anual, sin reinicio).
6 25 Permitir la elaboración de comprobantes de traslados de fondos bancarios entre cuentas de nivel central y regionales.
139
6 26
Generar los archivos para pagos por transferencia electrónica a partir de los datos de los comprobantes de egresos generados. La generación de archivos debe hacerse de acuerdo con los formatos, y demás procedimientos especificados por los bancos. Debe haber una pantalla de consulta y un reporte de pagos relacionados en los archivos por entidad.
6 27
Opción de generación de los archivos de transferencia, por entidad o para todas las entidades. Generando registro de la hora y fecha de generación, y arrojando los reportes de los movimientos (Tipo de movimiento, valor) relacionados en la transferencia por entidad. Este proceso debe crear el archivo de transferencia por cada entidad, de acuerdo a los conceptos de la entidad definidos en parametrización, y siguiendo los lineamientos de procesos y formato de archivos exigidos por las entidades.
6 28 Permitir realizar el cargue de fechas de cobro mediante archivo plano para el control de flujo de caja correspondiente.
6 29 Permitir la autorización de pagos realizando la programación de entidad financiera y cuenta bancaria a afectar.
6 30
Permitir realizar pagos parciales para las órdenes de pago autorizadas, relacionando la fecha de pago y el valor del pago (de acuerdo con los valores establecidos en la autorización del pago). Calcular por cada pago parcial el porcentaje pagado y el saldo pendiente por pagar. Generando los respectivos comprobantes de egreso por cada uno de los pagos parciales.
140
6 31
Permitir realizar pagos masivos por concepto de movimiento (que genere comprobante de egreso para el movimiento seleccionado EJ.: pagos aportes de salud) y por tercero (que agrupe varias órdenes de pago en un solo comprobante), especificando el banco, sucursal y No. de cuenta por donde se efectúa el pago, permitiendo selección de las órdenes de pago autorizadas (recuperación de los datos del beneficiario, fecha y valor de la orden de pago), las cuentas a acreditar por cada orden de pago.
6 32Permitir el cargue de los datos financieros de los proveedores, como son el banco, tipo de cuenta y número de cuenta bancaria a realizar la transferencia de recursos.
6 33Permitir cambiar y adicionar descuentos determinando por cada una o todas las facturas relacionadas en la orden de pago, el descuento a efectuar.
6 34
Controlar la numeración de los cheques en los pagos por cheque y/o formas continuas, arrojando de acuerdo con el banco, sucursal y cuenta con que se efectúa el pago, el correspondiente consecutivo disponible en la chequera.
6 35
Permitir definir chequeras, especificando por el banco, sucursal y número de cuenta, el respectivo consecutivo de chequera, No. de cheque inicial y No. de cheque final, conservando la fecha de creación, y manteniendo registro del último cheque utilizado. Control de la numeración de los cheques en los pagos por cheque, relacionando el número siguiente disponible en la chequera. Registrar el estado final de los cheques permitiendo diferenciar los anulados, girados y disponibles.
6 36Permitir elaborar notas débito y crédito para realizar ajustes a cuentas bancarias, y movimientos entre cuentas, con la respectiva afectación de las cuentas de contabilidad
141
6 37
Permitir efectuar la anulación de cheques seleccionando el concepto de anulación, con la respectiva anulación del comprobante de egreso generado, y la reversión del registro contable, del movimiento presupuestal y del estado de la orden pago. Conservar histórico de los cheques anulados, y del usuario y fecha de anulación.
6 38Liquidar automáticamente los descuentos autorizados, a partir de las opciones de descuento registradas para la factura según la fecha de pago, al momento de la generación del comprobante de egreso
6 39
Registrar los cheques entregados a los terceros, registrando la fecha de entrega, nombre y cédula de persona que recibe y nombre de usuario que entrega (tomado del login del sistema) y permitiendo selección a partir de los cheques girados pendientes por entregar por entidad bancaria, de acuerdo con los comprobantes de egresos generados a la fecha
6 40
Permitir manejar saldos de cuentas bancarias en pesos y en otras monedas, de acuerdo a lo definido en la creación de la cuenta, los movimientos efectuados para esta cuenta deben afectar el saldo en la segunda moneda.
6 41
Generar un seguimiento diario de movimiento de bancos discriminado en recursos propios, cuentas en moneda extranjera e inversiones; recursos de destinación especifica y recursos del seguro social de las cuentas principales, generando el informe diario correspondiente comparado con los saldos reflejados diariamente por los portales de bancos.
6 42Permitir la parametrización de las chequeras y realizar la generación de los documentos de acuerdo a formato preestablecido en formas continuas o a reporte de egreso previamente autorizado.
6 43 Permitir definir mediante parametrización los tipos de entidades bancarias asociando el código respectivo para cada tipo de entidad.
142
6 44 Permitir definir mediante parametrización los tipos de cuentas bancarias que se manejan.
6 45
Permitir la creación de entidades financieras relacionando Código, Nombre entidad, tipo de entidad, auxiliar contable, clase de cuenta, permitir definir varias sucursales relacionando nombre de la sucursal, Dirección, Teléfono, código de la ciudad.
6 46
Permitir la creación de cuentas bancarias, definiendo el auxiliar respectivo para la cuenta, Clase de cuenta, cuenta auxiliar que afecta la cuenta bancaria, recurso presupuestal que afecta, tipo de entidad bancaria (de acuerdo a los tipos definidos en parametrización), registrar la fecha de apertura y la fecha de inactivación de la cuenta. Permitir manejar cuentas bancarias en otras monedas.
6 47
Permitir inactivación de las cuentas registrando la fecha de inactivación, debe tener control de los saldos de las cuentas a inactivar restringiendo la inactivación para perfiles determinados de usuario, y con mensajes de advertencia para cuentas que tengan saldos mayores que cero.
6 48 Permitir manejar las inversiones liquidándolas y valorizándolas a un corte contable determinado realizando los registros correspondientes.
6 49 Permitir el manejo de las transacciones en títulos valores y registrar automáticamente estas transacciones en la contabilidad
6 50Registrar el valor nominal, la tasa efectiva, precio de mercado, tipo de inversión, fechas de compra y de vencimiento, rendimientos y forma de pago, comisión, y la Tasa efectiva del título.
6 51Permitir la valoración de la inversión de acuerdo al procedimiento técnico para el cálculo de los rendimientos a una fecha determinada, realizando los registros contables correspondientes.
143
6 52
Registrar los archivos de extracto bancario o movimiento diario de los bancos (cargue de medios magnéticos), conservando histórico de los movimientos por cada entidad financiera relacionando el código del documento (De acuerdo con los documentos definidos en la parametrización por cada entidad), el tipo de movimiento (débito o crédito) y el valor correspondiente por movimiento. También se debe registrar la fecha de cargue del archivo.
6 53
Permitir definir mediante parametrización por entidad bancaria, los correspondientes códigos de los documentos de movimiento bancario y relacionarlos con los documentos de ingreso y egreso registrados en el sistema
6 54
Permitir realizar captura manual del extracto bancario y del archivo de movimiento, discriminando por documento (De acuerdo a los documentos definidos por cada entidad en la parametrización) el tipo de movimiento (Débito y crédito) y el valor correspondiente por movimiento. Registrando la fecha de captura.
6 55
Producir la conciliación automática de los registros del banco con los movimientos registrados en el sistema producto de la operación durante el periodo (comprobantes de ingreso, egreso, notas debito, notas crédito). Permitir seleccionar la cuenta bancaria a conciliar. Permitir determinar la fecha hasta la cual se realizará conciliación. Dicho proceso debe permitirse realizar con los archivos de movimiento diario de los bancos o los archivos de extracto bancario, generando el control del día hasta el cual se ha conciliado en el período por cuenta bancaria.
6 56
Permitir a partir de la pantalla de conciliación registrar movimientos bancarios que no hayan sido relacionados en el archivo de movimiento, con la captura adicional del número, fecha y valor del documento soporte.
144
6 57Permitir el cargue inicial de partidas no conciliadas de los movimientos bancarios del período anterior.
6 58Para el proceso de conciliación debe permitir registrar los saldos inicial y final del banco, los cuales serán comparados con los saldos del sistema a la fecha de conciliación.
6 59Permitir realizar conciliación manual mediante selección de uno o varios movimientos del archivo de movimiento del banco, con un movimiento respectivo del sistema financiero.
6 60
Mantener histórico según el archivo de movimiento de los bancos o archivo de extracto bancario y de los tipos de documento de los bancos; de los cheques que han sido cobrados por cada cuenta bancaria.
6 61Permitir la generación de flujo de caja proyectado vs. el real actualizado de acuerdo a la apropiación presupuestal y disponibilidad real de recursos en bancos.
6 62
Permitir la incorporación de las fechas de cobro en las diferentes transacciones de pago, que permitirá realizar el cruce de flujo de caja semanal vs. el movimiento de egresos de las entidades bancarias (preconciliación)
6 63Producir el flujo de caja semanal, identificando los valores pendientes por cobrar y cobrados de la semana anterior de acuerdo a la cuenta bancaria y entidad financiera.
6 64Permitir realizar el cargue de fechas de pago mediante archivo plano para el control de flujo de caja correspondiente.
6 65Permitir definir en el flujo de caja los códigos que se utilizaran en las transacciones de tesorería.
6 66
Permitir la parametrización de la afectación del flujo de caja a partir de los conceptos de ingresos y egresos de los movimientos de tesorería, especificando por conceptos de tesorería la fuente o uso a la cual deben afectar.
145
6 67
Permitir la radicación de facturas con sus documentos soportes para realizar el proceso de liquidación y elaboración de autorización de pago y permitir el seguimiento de la radicación de las facturas, por devolución, anulación; así como la trazabilidad en el pago de las mismas, en el momento de la radicación de la factura que el sistema de acuerdo al tercero (proveedor) permita seleccionar los registros presupuestales y afecte el saldo correspondiente
6 68
Permitir definir mediante parametrización los tipos de movimientos para el módulo de cuentas por pagar especificando si el movimiento es anticipo o amortiza el pasivo, si afecta o no el presupuesto y por lo tanto requiere la definición de un rubro presupuestal determinado al momento de la generación de la orden de pago, permitir especificar si el movimiento requiere realizar pago en el módulo de tesorería, todos los movimientos requieren la generación de un pago en tesorería a excepción de las anulaciones, permitir definir si requiere registro del documento (tipo y número) origen de pago (Orden de servicio, Orden de pago, de acuerdo a los tipos de documentos definidos mediante parametrización), permitir especificar si el pago puede ser o no emitido a un beneficiario o tercero diferente a quien se genera la orden de pago, permitir definir si requiere número de factura asociado a la orden de pago para este tipo de movimiento.
146
6 69
Generación de órdenes de pago permitiendo seleccionar el tipo de movimiento de acuerdo a los movimientos definidos en la parametrización, relacionando la fecha del movimiento, el tipo de comprobante contable, generación automática del comprobante contable con el número respectivo de acuerdo al consecutivo correspondiente a dicho comprobante, para el tipo de movimiento que requiera número de factura debe permitir capturar las facturas pendientes para generar orden de pago de acuerdo a las facturas ingresadas en el módulo de almacén con el cálculo total del valor de la orden de pago (suma total de facturas relacionadas).
6 70
En la generación de la orden de pago debe realizar el cálculo automático de la retención de impuestos, de acuerdo a la fórmula de liquidación seleccionada parametrizada, el concepto de pago y a la clasificación del proveedor, realizando el cálculo automático de los descuentos. Permitir especificar el auxiliar contable, el concepto, base y porcentaje de liquidación de IVA y retenciones (a partir de los conceptos definidos) dependiendo la clasificación del tercero (si se le descuenta IVA), centro de costo y área. Permitir especificar otras deducciones relacionando la cuenta auxiliar y el valor o porcentaje a descontar
6 71
En la generación de la orden de pago el sistema debe permitir en el documento impreso y el que se visualiza por pantalla de la autorización de pago, los datos del proveedor, los datos de la factura, la liquidación de descuentos, la imputación contable y la presupuestal discriminando rubros y valor.
6 72Todas las órdenes de pago generadas en este sistema deben quedar pendientes por autorización de pago en el módulo de tesorería.
147
6 73
Permitir definir mediante parametrización los tipos de Orden a manejar para la generación de pagos, deben manejar consecutivo automático para cada pago efectuado sobre el mismo documento origen del pago (orden de servicio u orden de compra).
6 74
Para la generación de orden de pago cuya orden de servicio u orden de compra ha tenido anticipo, debe realizarse el cálculo automático de la amortización del anticipo pagado, con el respectivo movimiento de las cuentas de contabilidad relacionadas para el anticipo, controlando el saldo.
6 75
En la generación de la orden de pago por los tipos de movimiento que requieren el número de documento origen (Orden de compra, Orden de servicio), debe mostrar una pantalla emergente que permita búsqueda por tipo de documento de los que están pendientes por generación de orden de pago, permitiendo la selección de uno de ellos y cargando automáticamente la fecha de emisión del documento, centro de costos, objeto del documento, valor del documento, saldo por pagar del documento.
6 76
Debe permitir crear movimiento de anulación, para el movimiento de las cuentas afectadas en la orden de pago que debe ser reversada. Tanto para las cuentas afectadas por la orden de pago, como las cuentas afectadas por los impuestos y deducciones . Además debe conservar el registro del estado de la orden de pago.
6 77
Permitir consultar el recorrido de los documentos origen (Orden de compra, orden de servicio), que permita conocer el estado del documento (se ha generado orden de pago, se ha realizado pago en tesorería,).
148
6 78
Permitir definir los campos necesarios que permitan ingresar datos de los documentos anexos a la orden de pago entregados por el tercero (factura, acta de recibo, pólizas, ingreso a almacén, certificaciones, descuentos financieros y otros definidos por parametrización). Permitir definir (crear nuevos) y asociar los documentos anexos requeridos para las órdenes de pago dependiendo el objeto de pago
6 79
Debe validar que las cuentas, los auxiliares y los centros de costos estén parametrizados en el comprobante de acuerdo a los atributos asignados en el Plan de Cuentas y de acuerdo a esta revisión restringir la elaboración de la orden de pago hasta que se corrija la información errónea.
6 80Que el Beneficiario de la orden de pago salga por defecto como auxiliar de las cuentas débito y crédito, permitiendo modificar el auxiliar si se da el caso.
6 81El campo de fechas de vencimiento en la orden de pago debe ser obligatorio.
6 82
La aplicación debe permitir ingresar las Órdenes de Pago que no afectan presupuesto; de acuerdo a lo definido en la parametrización del concepto. El valor de estas Órdenes de Pago debe afectar los informes de Impuestos y Retenciones. Ej.: Pago de impuestos, transferencias, pago mesada seguro social, giros internacionales entre otros.
149
6 83
Consulta del detalle del comprobante contable generado para una orden de pago y periodo o vigencia determinados por el usuario, relacionando Número del comprobante, fecha de generación, tipo de comprobante, usuario que elaboró, estado del comprobante, discriminación de los renglones que componen el comprobante relacionando naturaleza del movimiento (débito o crédito), cuenta contable, NIT del tercero o proveedor, descripción del objeto del comprobante, centro de costos, totales débito y totales crédito. Permitir consulta a partir de pantalla de consulta de orden de pago.
6 84
Consulta del detalle de los movimientos presupuestales generados para el documento origen del pago que tiene relación con una orden de pago y periodo o vigencia determinada por el usuario, relacionando como mínimo: fecha y tipo de documento origen (Orden de compra, orden de servicio), vigencia y número del documento, estado del documento, auxiliar y NIT del proveedor, valor del documento, nombre del solicitante, fecha de solicitud y la relación de los movimientos presupuestales realizados para el documento origen describiendo fecha, vigencia, mes del movimiento, código del movimiento, centro de costo, rubro y recurso presupuestal afectados, valor y usuario que realizó el movimiento.
150
6 85
Manejo de plantilla y generación automática de la orden de pago a partir de los datos registrados en el sistema, relacionando el detalle de la orden de pago (tipo de documento, No de documento, vigencia, acreedor, código y descripción del movimiento, fecha de registro y de vencimiento, concepto, facturas canceladas, valor bruto, conceptos y valores de pago y descuentos, y valor neto de la orden de pago), registro contable (tipo y número de comprobante contable, relación de cuentas contables con su descripción, centro de costo, NIT y descripción del tercero; y valores débito y crédito afectados por el movimiento ) y el movimiento de presupuesto (código y descripción del rubro presupuestal, no de registro, valor del registro, valor del giro realizado, y saldo del rubro presupuestal; campos para firma de persona que elabora, tesorero(a) y contador(a) y campo para observaciones. Permitir imprimir varias copias según lo determine el usuario.
6 86
Manejo de plantilla y generación automática del certificado de retención en la fuente por IVA (para aquellas órdenes de pago cuyo objeto y tercero se retiene IVA), donde se relacione NIT y razón social del tercero, No de orden de pago, fecha de expedición, concepto de pago, porcentaje, bimestre, monto total, monto IVA generado y valor de retención (Cumpla con los requisitos exigidos por la DIAN).
6 87
Consulta de órdenes de pago autorizadas y no pagadas por vigencia o periodo, donde se relacione el número de la orden de pago, valor neto, valor de descuentos, fecha de creación, fecha de autorización y usuario que autorizó.
6 88
Consulta de órdenes de pago anuladas por periodo o vigencia, relacionando la fecha, No de orden de pago, No de comprobante contable, periodo, fecha de anulación, concepto de anulación y usuario que anuló.
151
6 89
Consulta de órdenes de pago por número y tipo de comprobante (Orden de Compra, Orden de Servicio), o por beneficiario, estableciendo además criterios de búsqueda como estado del comprobante (Ej.: pagado, pendiente de pago), por rangos de fecha, por monto y las combinaciones de estos criterios, permitiendo consultar por pantalla o generar impreso.
6 90Cálculo automático del impuesto de timbre y afectación del modulo de contabilidad y adicionalmente que genere el respectivo certificado.
CUMPLE
OBSERVACIONESSI NO
7 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE PRESUPUESTO
152
7 1El sistema debe permitir en la vigencia, el trabajo simultáneo con dos ambientes: vigencia actual y vigencia anterior con cierres mensuales y anuales que no permitan modificar la información.
7 2
Permitir definir los rubros presupuestales en escala de: Programa, Subprograma y Cuenta, de acuerdo con el Decreto de liquidación y Desagregación interna, relacionando el código, descripción, estado (activo o inactivo), tipo de rubro (Ingreso o Gasto).
7 3Permitir modificaciones a los códigos presupuestales, agregar o suprimir conceptos y rubros de ingresos o gastos de la vigencia en el caso que sea necesario.
7 4El sistema debe facilitar la modificación a las apropiaciones del presupuesto de ingresos y gastos de la vigencia tales como: Traslados, adiciones, reducciones, entre otros.
7 5Permitir definir tipos de documentos para los movimientos presupuestales, registrando el código, descripción o nombre del documento.
7 6El sistema debe permitir la afectación de los ingresos presupuestales una vez se generen recibos de caja, notas crédito, notas débito, cuenta interna y comprobantes contables entre otros.
7 7Permitir ajustes a los comprobantes de ingresos, disminuyéndolo o adicionándolo según el caso.
7 8Crear automáticamente o manualmente según el caso, la numeración consecutiva de los certificados de disponibilidad presupuestal (C.D.P.) controlando el saldo de apropiación disponible
7 9El sistema debe permitir para el caso de los Certificados de Disponibilidad cancelar los saldos disponibles al cierre de la vigencia
7 10Permitir la numeración automática o manual según el caso de los registros presupuestales (R.P.) con base en el certificado de disponibilidad presupuestal.
153
7 11
Debe controlar que los registros presupuestales no sobrepasarán el saldo de la disponibilidad, adicionalmente debe llevar control individualizado del saldo de cada registro con base en las obligaciones y pagos asociados.
7 12
Debe generar en forma automática o manual según el caso la numeración consecutiva de las obligaciones, afectando de manera parcial o total a partir de los comprobantes contables, controlando que estos no sobrepasaran el saldo de los compromisos
7 13
Generar la numeración en forma automática o manual según el caso de los pagos afectando la obligación a partir de los comprobantes contables generando los movimientos presupuestales correspondientes. El sistema debe controlar que no se sobrepasará el saldo de la obligación.
7 14Permitir en el modulo presupuestal hacer ajustes y/o modificaciones a los comprobantes de disponibilidad presupuestal, registro presupuestal, obligaciones y pagos.
7 15
Debe garantizar la constitución e identificación de las cuentas por pagar presupuestales, (pertenecientes a la vigencia inmediatamente anterior) al momento del cierre e inicio de cada vigencia, permitiendo el control de la Ejecución de las cuentas por pagar presupuestales constituidas. (Presupuesto de caja, Compromisos vs. Pagos) (De acuerdo con normativa para Empresas Industriales y Comerciales del Estado)
7 16Permitir consultar las afectaciones presupuestales a un documento desde su inicio hasta su fin, incluyendo sus modificaciones
7 17Permitir alimentar automáticamente la información de otras áreas como tesorería y contabilidad
154
7 18
Permitir el Control del presupuesto (apropiaciones vs. Certificados de disponibilidad presupuestal; certificados de disponibilidad presupuestal vs. Compromisos, compromisos vs. Obligaciones; obligaciones vs. Pagos efectivos).
7 19Debe permitir la conversión a Excel de todos los reportes o consultas que se generen.
7 20Permitir relacionar los rubros con los códigos contables, para el cargue de las cuentas cero.
7 21
Debe generar consultas e informes por: Dependencias, Áreas, Regionales, Consolidado de acuerdo a la estructura presupuestal definida como en diferentes niveles Funcionamiento, Servicio de la Deuda e Inversión, gastos de personal, gastos generales, trasferencias y los que se requieran a solicitud de los usuarios.
7 22Debe controlar el presupuesto por dependencia, áreas, imputación, por cada documento definido por la entidad.
7 23
Debe producir consultas e informes tales como saldo apropiación, disponibilidades, registros, registros obligación y pagos, afectaciones a un documento, informe mensual de ejecución del presupuesto de ingresos, informe mensual de la ejecución del presupuesto de gastos, entre otros.
7 24
Permitir el cargue y validación de archivos planos para facilitar la afectación de gran cantidad de disponibilidades, registros, autorizaciones de pago y egresos presupuestales; información conforme a las especificaciones de las mismas.
7 25
Generar informes para las diferentes entidades de Control de Estado tales como: Ministerio de Hacienda, Departamento Nacional de Planeación, Dirección General de Presupuesto, Contraloría General de la República, etc.
CUMPLE OBSERVACIONES
155
SI NO
8 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE FACTURACIÓN Y CUENTAS POR COBRAR
8 1Registrar los datos de cada cliente, los contratos negociados y sus montos y condiciones, incluyendo direcciones y datos de contacto ilimitados
8 2
Realizar e imprimir facturación individual o masiva, por Regionales o centros de costo, con base en las ventas de servicios y/o productos de la empresa y de acuerdo con las normas aplicables sobre la materia en materia contable y tributaria.
8 3Debe gestionar y mostrar detalles de cargos, pagos, facturas, historial de créditos, recibos de efectivo, notas de débito, ajustes y crédito, en línea
8 4Debe permitir manejar todas las tarifas de los bienes y servicios ofrecidos por la empresa
8 5Debe permitir la recuperación de números de cuentas de clientes e información de cuentas mediante: Número de cuenta del cliente Unidad de negocios Número de factura.
8 6Debe permitir que se apliquen al monto total de una cuenta por cobrar, pagos parciales dejando e informando el saldo pendiente.
8 7 Debe permitir aplicar descuentos y créditos
8 8 Debe permitir aplicar tarifas especiales, para casos que así se requieran
8 9Debe manejar pagos por adelantado y permitir la asociación de pagos con períodos o cargos futuros.
8 10Proporcionar reportes que detallen facturas emitidas y Cuentas por Cobrar por edades parametrizables
8 11Calcular la antigüedad de cuentas por cobrar con base en la fecha y los términos de pago del cliente.
156
8 12Proporcionar estados de cuenta por cliente con detalle de facturas, pagos y saldos adeudados por antigüedad
8 13Proporcionar consultas y reportes por criterios de selección tales como Cliente, Regional, Dependencia, cuenta contable y centro de costo
8 14Generar un informe detallado diario, semanal y mensual de pagos recibidos
8 15Permitir la expedición de los comprobantes de Ingreso por recaudos y actualizar automáticamente el estado de cuenta del deudor y el registro de pagos para efectos contables.
8 16Incluir manejo de notas débito y notas crédito que afecten el estado de cuenta de los clientes y controlar su numeración, con base en las normas aplicables
8 17Calcular y contabilizar los impuestos y retenciones de impuestos, de acuerdo a la normatividad vigente tanto en causación como en pago
8 18
Calcular los intereses de mora por documento en el momento de recibir un pago, en cuyo caso, debe crear internamente una nota débito por el valor de los intereses de mora y distribuir el pago entre éstos y la factura
8 19Permitir el manejo de créditos en tasas de interés fijas y variables con modalidades de pagos anticipados y vencidos
8 20
Producir cartas de notificación de cobro con base en parámetros establecidos e incluyendo información tal como estado de facturación, estado de recaudación, número de cuenta, etc. Las cartas deben poderse imprimir y/o enviar electrónicamente.
8 21 Permitir integración con Microsoft Word para generar correspondencia
8 22 Permitir integración con Microsoft Excel para tratamiento de información
8 23Permitir cancelar automáticamente los saldos pendientes, menores a un monto parametrizable durante la aplicación de recaudos y con base en niveles de autorización y logs de auditoría
157
8 24 Permitir definir términos de pagos a los clientes.
8 25 Poseer herramientas para realizar análisis de tendencias de pago 8 26 Permitir definir reglas para aplicación de cargos financieros.
8 27Permitir la reclasificación de cartera a Difícil Recaudo, de acuerdo con las Políticas de la Entidad
8 28Permitir la definición de reglas de negocio para aplicación de pagos y descargue de Cartera.
8 29Permitir el control de ejecución de los contratos comerciales (disponibilidad de recurso) y su actualización con base en la información recibida por interface con otros sistemas
8 30
Proveer las interfaces requeridas con otros sistemas informáticos tales como Sipost, International Postal System IPS, International Financial System IFS, Nómina Aurora y demás que se definan, con base en las necesidades de la empresa.
8 31
Permitir el control de la ejecución financiera de contratos por cliente indicando: Valor contrato, Adiciones por número, fecha, valor y tiempo, Valor facturado con cargo al contrato, valor recaudado, saldo por ejecutar del contrato
8 32
Permitir definir mediante parametrización los conceptos de facturación a capturar en la interface con otros sistemas, con las respectivas cuentas débito y crédito de contabilidad que deben afectar por cada concepto, para el proceso de facturación.
8 33
Permitir definir mediante parametrización los conceptos de recaudo a capturar en la interface con otros sistemas, con las respectivas cuentas débito y crédito de contabilidad que deben afectar por cada concepto, para el proceso de recaudo.
158
8 34
Permitir definir mediante parametrización los tipos de movimiento relacionando las cuentas que se afectan automáticamente. Cada que se elabora un comprobante, debe afectar las cuentas (realizar la contrapartida automáticamente) definidas en la parametrización de acuerdo al tipo de movimiento que se está realizando. Permitir definir mediante parametrización los rangos de cuentas posibles por las que se puede realizar el movimiento.
8 35
Producir consultas y/ informes de Cartera por diferentes edades y rangos con la identificación completa del cliente, incluyendo Nit, Saldos, Rangos de edades, por Regional o centro de costo y/o cartera consolidada total.
8 36Realizar la Provisión automática de Cartera de acuerdo con las Políticas de la Entidad con los mismos parámetros del punto anterior.
8 37 Producir el Informe de Reciprocas entre entidades estatales
8 38Producir el Informe automático Boletín de Deudores Morosos de la Contaduría General de la Nación
8 39Tener una funcionalidad de registro y control de los procesos jurídicos que afecten pagos y castigo de cartera.
CUMPLE
OBSERVACIONESSI NO
9 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE LA CONTABILIDAD ANALITICA
9 1Soportar mínimo 12 niveles para la definición de la estructura de centros de costo y centros de beneficios
9 2Permitir asignar ingresos, costos y gastos a centros de beneficios y a centro de costos, haciendo su contabilización automática
159
9 3Permitir la definición de fórmulas para la distribución de gastos o costos directos o indirectos entre centros de costo, haciendo su contabilización automática
9 4Permitir la definición de fórmulas para la distribución de ingresos entre centros de beneficio, haciendo su contabilización automática.
9 5
Mantener la historia de las bases para el cálculo y distribución de ingresos, costos y gastos, a pesar que se hayan replanteado las mismas; las nuevas no deben ser retroactivas. (Mantener intacta la información histórica)
9 6Consolidar información por centros de beneficios, centros de costos y por clase de costos.
9 7Controlar la creación de los proyectos asignados a centros de costos, verificando disponibilidad del presupuesto aprobado y origen de los fondos.
9 8Controlar el registro de cargos a proyectos de centros de costos cerrados o de un periodo previo.
9 9
Producir consultas y/o reportes que muestren la rentabilidad de los servicios y/o productos a nivel de empresa, regionales, ciudades, de acuerdo con la parametrización de los centros de beneficios y de costos, por periodos de tiempo y de forma comparativa
9 10 Permitir el costeo basado en actividades
9 11
Permitir consulta y/o reportes hasta el nivel de la información fuente, por fechas, periodos de fechas, por centros de costos y/o de beneficios, por clases de costos, por ciudades y/o regionales, por proyectos, por cuentas contables y presupuestales.
CUMPLE
OBSERVACIONESSI NO
10 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION DE CONSULTAS Y REPORTES
160
10 1
Ejecutar en forma automática en línea y/o programada, las actividades necesarias para obtener las consultas o querys de las diversas tablas de la base de datos, con opciones de consulta y/o impresión en las impresoras del usuario y/o en impresoras de red.
10 2
Presentar al usuario las fuente de datos disponibles para reportes, permitiendo seleccionar fechas (desde y hasta), y campos de la base de datos de origen relacionados con cada funcionalidad, que se utilizarán para generar las consultas y los reportes.
10 3Permitir seleccionar las opciones para criterios de búsqueda y demás características posibles para generar y visualizar los reportes.
10 4Tener la opción de realizar consultas en línea por pantalla y la opción de imprimirlas y/o exportarlas y/o archivarlas en diferentes formatos estándar, tales como: Texto, PDF, RTF, HTML, XLS, JPG.
10 5Establecer los encabezados y pie de página, incluyendo logotipos y/o otra información requerida en formatos y reportes
10 6Predefinir reportes y guardarlos, para que sean utilizados recurrentemente sin necesidad de establecer cada vez los criterios de búsqueda y las opciones de visualización.
10 7Tener opciones de control de los reportes que un usuario puede imprimir, guardar y/o exportar, con base en parámetros y niveles de autorización de los perfiles de usuario
10 8Los formatos y reportes deben poder transmitirse utilizando tecnologías de certificación y/o firmas electrónicas
CUMPLE
OBSERVACIONESSI NO
11 FUNCIONALIDADES REQUERIDAS PARA LA GESTION TECNICA DEL APLICATIVO Y DE LA PLATAFORMA
161
11 1
Permitir el monitoreo permanente del desempeño del hardware y del software, incluida la base de datos, los módulos de la aplicación y la interface gráfica de los usuarios, entregando alertas con base en umbrales parametrizables
11 2Permitir la administración y control del aplicativo y de sus parámetros y de la plataforma
11 3
Permitir la gestión de los perfiles de usuario, de acuerdo con los roles que se definan. Los usuarios deben ser nominados y el sistema debe permitir la auditoría de las actividades que realicen en el sistema y guardar el log correspondiente.
11 4
Mantener archivados todos los registros y operaciones realizadas, para garantizar su trazabilidad, lo cual implica que debe ofrecer autenticación de usuarios mediante contraseñas seguras y el acceso a la base de datos no puede hacerse directamente sino a través de la funcionalidad.
11 5
Tener ambientes diferentes para el desarrollo, las pruebas, la capacitación de usuarios y el sistema productivo. El proveedor debe ofrecer una metodología de copia y/o transporte de datos y funcionalidades entre esos ambientes, incluyendo un control de versiones.
11 6El sistema debe estar desarrollado en herramientas de programación de última tecnología, que permita el acceso web y la utilización de tecnologías de intercambio electrónico de datos y de firmas digitales
11 7Estar estructurado como mínimo con una arquitectura de tres niveles: Base única de datos, nivel de aplicaciones y nivel de presentación a usuarios finales
162
11 8
Respaldar la información mediante balanceos de la carga de datos y de las conexiones de usuarios, mediante la administración del desempeño del programa y de la base de datos, de forma que no se afecte el sistema productivo y en caso de una falla se pueda hacer una recuperación completa de las funcionalidades y de los datos
11 9
Poseer herramientas para la gestión de copias de respaldo de la información. El proponente recomendará la estructura de la plataforma requerida y los procedimientos relacionados con su gestión.
11 10 Poseer herramientas para interfasarse con otros aplicativos.
11 11
Incluir un servicio de mesa de ayuda que registre, escale y solucione las consultas e incidentes reportados por los usuarios durante la vigencia del contrato y el periodo de garantía establecido. La mesa de ayuda debe estar en capacidad de categorizar las llamadas y/o correos electrónicos recibidos, solucionarlos en primer contacto ó escalarlos hasta que sean solucionados, proporcionando trazabilidad y estadísticas del estado de las peticiones recibidas. El funcionamiento de esta mesa de ayuda debe cumplir con el estándar ITIL versión 3.
11 12
El proponente debe acogerse a la aceptación de “Acuerdos de niveles de servicio” ANS en relación con la disponibilidad y soporte del aplicativo y los tiempos de respuesta de las funcionalidades, para lo cual también deberá proveer la información relacionada con las características de los canales de comunicación requeridos para cumplir con los ANS, los cuales deben ser negociados en un plazo máximo de dos meses contados a partir de la fecha de firma del acta de inicio del proyecto, teniendo prioridad el documento que sobre el particular entregue Servicios Postales nacionales S.A y que incluirá las penalidades por incumplimiento de los ANS. La disponibilidad mínima del sistema debe ser de 99.9% mensual
163
11 13
La aplicación debe ser abierta a diferentes tecnologías y/o proveedores de hardware y software, pero el proponente deberá informar las características de los equipos y sistema operativo requeridos y de las bases de datos con las que puede funcionar el aplicativo y su recomendación sobre el particular.
11 14Indicar la metodología de gestión de proyectos que aplicará, la cual debe incluir los estándares del Project Management Institute.
11 15
Entregar toda la información relacionada con manuales técnicos y funcionales de operación, manuales de usuario final, modelo conceptual del aplicativo y su arquitectura, procesos de operación, estructura de la base de datos, topología de las comunicaciones, modelo de backup, modelo de redundancia y de continuidad de la operación, estructura de los datos maestros, características de los equipos y periféricos requeridos, licencias del aplicativo y de la base de datos, modelo de soporte a usuarios y demás que se requieran.
11 16Informar el sistema de aseguramiento de la calidad que aplicará durante el desarrollo del proyecto, para garantizar el cumplimiento de los cronogramas que se definan y la calidad de los entregables.
11 17Indicar la metodología de parametrización de las funcionalidades conforme a las necesidades y a la normatividad aplicable.
11 18Presentar el plan de capacitación, el cual debe contener el programa de cada curso y su intensidad horaria.
11 19Definir la información necesaria para el cargue inicial en el sistema, incluyendo la metodología de verificación y cargue
11 20Presentar la metodología y herramientas de interface con los sistemas actuales de SPN
164
11 21
Presentar la metodología para aplicar pruebas funcionales, pruebas técnicas, pruebas unitarias, pruebas de integridad, de transversalidad y de trazabilidad de las operaciones. El plan de pruebas debe incluir pruebas integrales de ciclos operacionales, pruebas de la configuración, pruebas de seguridad y de control de acceso, pruebas de integridad de los datos, pruebas de concurrencia y stress, pruebas de desempeño, pruebas de volumen, pruebas de comunicaciones, pruebas de carga y pruebas de recuperación a fallas.
11 22Entregar la certificación de licenciamiento de todos los componentes de la solución, expedida por el fabricante.
11 23Presentar la metodología que utilizará para la puesta en producción (salida en vivo).
11 24El sistema debe ser altamente eficiente en el manejo de altos volúmenes de información. Actualmente la empresa maneja alrededor de 500.000 transacciones mensuales.
11 25El sistema debe ser escalable para soportar el crecimiento de la empresa
11 26Con capacidades Web que permitan el uso de diferentes navegadores de internet y el acceso de la información mediante diferentes dispositivos, incluyendo equipos móviles.
11 27Permitir realizar transacciones en línea, las cuales se deben reflejar en el repositorio único de datos y deben poderse consultar desde cualquier punto geográfico por usuarios autorizados.
11 28 Ofrecer consultas y/o reportes en tiempo real.
11 29Eficiente en el tráfico de datos sobre la red local y nacional, sin demoras en la transmisión de información desde la fuente y hacia los servidores y viceversa.
11 30 Tener controles de validación en el ingreso de la información.
11 31Con pantallas estándar de navegación para los usuarios finales, de acuerdo con su función y roles.
165
11 32Con trazabilidad para la reconstrucción de la historia o recorrido de un proceso, identificando los participantes en el mismo mediante logs de auditoría.
11 33 Con ayudas en línea dentro de la pantalla que se esté trabajando.
CUMPLE OBSERVACIONE
SSI NO12 REQUERIMIENTOS SOBRE EL EQUIPO DE TRABAJO
12 1
Tener un Director de Proyecto, profesional con cinco (5) años de experiencia profesional en Administración de Empresas, Contaduría, Economía o Ingeniería, con experiencia en gerencia de proyectos nacionales, en por lo menos cinco (5) proyectos de implementación de sistemas integrados de gestión de recursos empresariales. Debe adjuntar las certificaciones de los proyectos realizados. El Director deberá certificar estudios de Especialización y/o certificaciones en Gerencia de Proyectos y en ITIL versión 3.
166
12 2
Tener un líder funcional que debe ser Profesional en Administración de Empresas, Contaduría, Economía, Ingeniería ó afines a la funcionalidad que implementará, contar con tres (3) años de experiencia profesional en proyectos de implementación de sistemas de información, la cual deberá ser comprobada mediante certificación de los proyectos ejecutados.
12 3
Tener un líder técnico que tendrá a su cargo la implementación todos los componentes de hardware, software y demás aspectos tecnológicos que se requieran para el buen funcionamiento de la solución. Debe ser ingeniero de Sistemas, electrónico y o carreras afines a la tecnología informática. Debe tener experiencia profesional de tres (3) años en proyectos de implementación de sistemas de información, la cual debe ser comprobada mediante certificación de los proyectos ejecutados.
12 4Tener como parte del equipo los siguientes integrantes: Consultor de base de datos, líder de capacitación, consultores funcionales y de pruebas, consultores de procesos y de documentación.
12 5
Aceptar que cuando Servicios Postales Nacionales S.A. no esté satisfecho con el desempeño de algún miembro del equipo, solicitará al contratista el cambio de dicha persona, el cual deberá ejecutar dicho cambio en un periodo de máximo dos semanas, presentando reemplazos igual o mejor calificados, los cuales para vincularse al proyecto, requieren el visto bueno previo de Servicios Postales Nacionales S.A.
12 6Cumplir las normas de seguridad establecidas en Servicios Postales Nacionales S.A.
12 7Mantener la confidencialidad acerca de toda información que llegue a conocer durante el desarrollo del contrato
167
ANEXO No. 6FUNCIONALIDADES ADICIONALES Y SERVICIOS ADICIONALES
Si el proponente ofrece funcionalidades adicionales relacionadas con la gestión de Recursos Humanos y/o con la gestión de la información gerencial y/o tiempo extendido de los servicios de la mesa de ayuda, debe diligenciar la siguiente información:
CUMPLE
OBSERVACIONESSI NO
13 FUNCIONALIDADES ADICIONALES PARA LA GESTION DE RECURSOS HUMANOS
168
13 1Permitir la gestión de la estructura organizacional mediante la descripción y el perfil de cada uno de los cargos, incluyendo funciones, requisitos y salarios asignados
13 2
Registrar todos los datos maestros de los funcionarios de la organización incluido su cargo, nombre, identificación, su formación académica, experiencia, datos de seguridad social, salario asignado, familiares y demás información requerida tal como: domicilio, teléfonos, datos de nómina, afiliaciones, descuentos autorizados, localización funcional y geográfica, etc.
13 3 Producir organigramas por áreas y/o sitios geográficos 13 4 Permitir la creación y/o eliminación de cargos
13 5Controlar la plantilla de personal versus la estructura organizacional vigente e informar de las vacantes existentes
13 6Permitir un banco de datos de candidatos que permita hacer búsquedas con base en los perfiles y requisitos de los cargos de la estructura organizacional.
13 7 Producir y controlar los contratos de trabajo y sus anexos
13 8
Llevar la hoja de vida de cada funcionario, permitiendo el registro de novedades, capacitaciones, sanciones, traslados, ascensos, encargos, historial de afiliaciones al sistema de seguridad social, licencias, turnos, ausencias, evaluaciones del desempeño, etc.
13 9
Calcular la nómina en periodicidades establecidas, considerando todos los conceptos de ingresos y descuentos de cada empleado, incluyendo los sueldos, auxilios, beneficios, primas legales y extralegales, préstamos, indemnizaciones y demás a que haya lugar.
13 10
Interactuar en línea con las funcionalidades de contabilidad, contabilidad analítica, tesorería, presupuesto, gestión de clientes, activos fijos, cuentas por cobrar y cuentas por cobrar, para entregar, recibir y/o registrar la información que corresponda
169
13 11Producir los comprobantes de nómina para los empleados, periódicamente
13 12Producir las certificaciones laborales para los empleados, en línea y por demanda.
13 13
Producir las planillas y/o archivos de liquidación de los pagos por concepto de seguridad social, con base en las liquidaciones de nómina y la normatividad vigente, haciendo los registros correspondientes incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes
13 14
Producir las liquidaciones parciales y/o definitivas de prestaciones sociales y de contratos de trabajo, haciendo los registros que corresponda, incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes.
13 15Permitir la gestión de tipos diferentes de contratos de trabajo: Indefinidos, a término, etc
13 16
Producir consultas y/o reportes que muestren la estructura organizacional, la plantilla de personal, las vacantes, los cálculos de nómina, los registros contables y/o presupuestales, las liquidaciones de prestaciones y/o de seguridad social, por fechas, por cuentas contables o presupuestales, por cargos, por regiones, por centros de costo, etc.
13 17Permitir el control de gastos de viaje, en cuanto a autorizaciones, trayectos, viáticos, hoteles, tiquetes, duración y legalización.
13 18Calcular la retención en la fuente de cada empleado de acuerdo con la normatividad vigente.
13 19Permitir reasignaciones salariales de forma individual o masiva, por cargos, por regiones, por incrementos.
13 20Controlar los periodos de licencia, ausencia y vacaciones de los empleados
170
13 21Calcular las provisiones a realizar por los conceptos laborales, con base en la legislación colombiana, y hacer los registros que corresponda.
13 22
Calcular los aportes parafiscales derivados de los devengos laborales, con base en la legislación colombiana y hacer los registros que corresponda, incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes.
13 23Generar archivos que permitan el pago electrónico de las obligaciones laborales, incluyendo información de control y niveles de autorización.
13 24
Gestionar la información relacionada con descuentos a transferir a otras entidades, relacionados con aportes a entidades, descuentos por libranzas, embargos, etc, haciendo los registros correspondientes, incluida la generación de las órdenes de pago correspondientes.
13 25 Controlar, liquidar, registrar devengos por horas extras autorizadas. 13 26 Calcular, controlar y registrar los pagos de cesantías y sus anticipos.
13 27Mantener el archivo histórico de todas las transacciones registradas y un log de auditoría de las mismas.
13 28Permitir consultas y/o reportes en línea en relación con cargos, funcionarios, estructuras, cuentas contables, terceros, por fechas, regionales, ciudades, etc.
CUMPLE
OBSERVACIONESSI NO
14 FUNCIONALIDADES ADICIONALES PARA LA GESTION DE INFORMACION GERENCIAL
14 1Permitir el análisis de información en tiempo real, para facilitar la toma de decisiones gerenciales relacionadas con el desempeño comercial, el desempeño operacional, el desempeño financiero.
14 2 Poseer herramientas y técnicas que permitan la extracción,
171
transformación y cargue de información que permitan obtener datos de diversas fuentes, homogenizarlos y presentarlos en tableros de control
14 3
Tener orientación al usuario final, con facilidad de producir reportes sumarizados y gráficos, y cubos OLAP que involucren ingresos, egresos, regionales, ciudades, centros operativos, clientes, mercados, servicios y productos, fechas, periodos comparativos.
14 4Interactuar en línea con las funcionalidades que gestionan la información fuente, con base en la cual se puedan diseñar las consultas y/o reportes y/o tableros de control que se definan.
CUMPLE
OBSERVACIONESSI NO
15 TIEMPO EXTENDIDO DEL SERVICIO DE MESA DE AYUDA 15 1 Entrega seis (6) meses adicionales a los cuatro meses obligatorios 15 2 Entrega doce (12) meses adicionales a los cuatro meses obligatorios
172
ANEXO No. 7DECLARACIÓN DE ORIGEN DE BIENES Y FONDOS
_____________________ obrando de manera voluntaria y en nombre y representación de la sociedad, unión temporal y/o consorcio ______________________________, participante dentro de la CONVOCATORIA PÚBLICA No. 004 DE 2011 me permito realizar la siguiente declaración de origen de fondos y bienes a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A., con el propósito de que pueda dar cumplimiento a lo señalado al respecto en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero (Decreto 663 de 1993), la Circular Externa No. 007 de 1996, expedida por la Superintendencia Financiera y demás normas legales para el control de las actividades de lavado de activos vigentes en Colombia; en particular para cumplir con lo establecido en el artículo 27 de la ley 1121 de 2006.
El Origen de Fondos o los recursos y los bienes y servicios que se ofertarán provienen directamente de: ___________________________________________________________________Declaro que esta fuente de fondos en ningún caso involucra actividades ilícitas propias o de terceras personas y en todos los casos son fondos propios y por lo tanto no hemos prestado nuestro nombre para que terceras personas con recursos obtenidos ilícitamente efectúen inversiones a nombre nuestro.
173
La información aquí suministrada corresponde a la realidad y autorizo su verificación ante cualquier persona pública o privada sin limitación alguna, desde ahora y mientras subsista alguna relación contractual con SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. o con quien represente sus derechos.
Autorizo a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. a cancelar cualquier contrato que mantenga con la sociedad, unión temporal y/o consorcio __________________ en el caso de comprobarse cualquier infracción de las normas legales tendientes al control de lavado de activos de acuerdo con la legislación colombiana vigente, o que se llegare a expedir durante la vigencia del contrato y, eximo a SERVICIOS POSTALES NACIONALES S.A. de toda responsabilidad que se derive por información errónea, falsa o inexacta que hubiere proporcionado en este documento, o de la violación del mismo.
______________________________FIRMA.CEDULA.
ANEXO No. 8
MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
174
Si % No % Proveedor SPN
Producto Obtenido
INFORME DE GESTIÓN PROYECTO _______________________________________(nombre del funcionario)INFORME DESDE_______________________HASTA___________________________
Cumplimiento MetaINIDICADOR/ACTIVIDAD TEMA Nombre del proyecto Fecha
InicioFecha Termin Resultado Esperado ResponsableMeta/mes
175
176