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Proceso: Planeación Estratégica Código: PLA-MN-01

Documento: Manual del Sistema Integrado de Gestión Versión: 8

Fecha de aprobación: 11 de diciembre de 2018 Páginas: 1 de 37

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CONTENIDO

Pág.

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................... 2 1. OBJETIVO ................................................................................................................................... 3 2. ALCANCE DEL DOCUMENTO ................................................................................................ 3 3. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ........................................................ 3

5. PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL ........................................................................................ 4 5.1 GENERALIDADES .................................................................................................................. 4

5.2 DESCRIPCIÓN DE LA FUGA ................................................................................................ 4

5.3 ESTRUCTURA DE PLANEACIÓN DE LA FUGA ............................................................... 5 5.4 PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA ........................................................................................ 6 5.5 POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SIG ...................................................................................... 6

5.6 USUARIOS Y PARTES INTERESADAS DE LA FUGA ...................................................... 7 6. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN ............................................ 7 8. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN ........................................................................... 21

ANEXOS ............................................................................................................................................ 21 Matriz de Requisitos ISO 9001:2015 por Proceso ......................................................................... 22





INTRODUCCIÓN La Fundación Gilberto Alzate Avendaño, ratifica su compromiso con la prestación de servicios de alta calidad y de satisfacer las necesidades de nuestros usuarios y partes interesadas, por medio de la implementación del Sistema Integrado de Gestión bajo los estándares en función de lo que dispondrá la Guía de Ajuste del Sistema Integrado de Gestión Distrital, que en lo dispuesto en el Decreto 591 de 2018, dará el lineamiento para la transición que tendrá la entidad de lo que dicta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD SIG 001:2011 a la adopción del Modelo Integral de Planeación y Gestión – MIPG, instrumentos orientados a estandarizar y normalizar los procesos internos para desarrollar sus actividades, generando servicios que corresponden a las expectativas de nuestros usuarios y que fomentan las prácticas artísticas y culturales, la promoción de la cultura política ciudadana y los espacios que vinculen a los agentes de los diferentes grupos poblacionales con la ciudadanía, en el ejercicio de los derechos culturales en el Distrito Capital. El compromiso adquirido por la Alta Dirección y los servidores públicos, ha sido fundamental para la implementación del Sistema Integrado de Gestión basado en el modelo de gestión por procesos y en los principios de coherencia, control hacia la mejora, productividad, sostenibilidad, seguimiento y evaluación de acuerdo con lo establecido en las normas NTD – SIG 001:2011, y en su transición actual a lo que dispondrá el distrito para la adopción del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG. El manual enuncia la política y objetivos del Sistema Integrado de Gestión, su alcance el compromiso de la alta dirección, la interacción de procesos que aportan al logro de la misión, los elementos estructurales y principales documentos que lo conforman; y nos enmarca la forma en que la FUGA cumple con los requisitos exigidos por nuestros usuarios, mediante la implementación de cada uno de los subsistemas, como parte de un Sistema Integrado, de acuerdo a los lineamientos emitidos por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Secretaria General de la Alcaldía Mayor de Bogotá D.C.





1. OBJETIVO El presente Manual tiene como objeto:

Describir el Sistema Integrado de Gestión de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, para el cumplimiento de los requisitos establecidos en lo que dispondrá la Guía Ajuste del Sistema Integrado de Gestión Distrital, que en lo dispuesto en el Decreto 591 de 2018, que dará el lineamiento para la transición que tendrá la entidad de lo que dicta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales NTD SIG 001:2011 a la adopción del Modelo Integral de Planeación y Gestión – MIPG en el Distrito.

Referenciar los subsistemas, componentes, procesos y estructuración del Sistema Integrado de Gestión para facilitar su comprensión y entendimiento por parte de los funcionarios, contratistas y partes interesadas de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño.

Ser medio de consulta interna acerca del Sistema Integrado de Gestión. 2. ALCANCE DEL DOCUMENTO El Sistema Integrado de Gestión contempla todos los procesos de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, y se encuentra documentado en el presente manual a disposición de todos los usuarios, funcionarios, contratistas y partes interesadas como guía fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composición y compromiso del frente al mismo. 3. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Prestación de servicios relacionados con el desarrollo y fomento prácticas artísticas y culturales, la promoción de la cultura política ciudadana, y la generación de espacios que vinculen a los agentes de los diferentes grupos poblacionales con la ciudadanía, en el ejercicio de los derechos culturales en el Distrito Capital. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, adoptada mediante Decreto 4485 del 2009.

Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, adoptado mediante Decreto 1599 del 2005.

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 14001:2004. Sistema de Gestión Ambiental.

Norma Técnica Colombiana NTC-OHSAS 18001:2007. Sistema de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 27001:2006. Tecnología de la Información. Técnica de Seguridad. Sistemas de Gestión de la Seguridad de la Información (SGSI).

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 15489-1. Información y Documentación. Gestión de Documentos.

Sistema de Gestión Documental y Archivo, adoptado mediante Decreto 514 del 2006.





Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 9001:2015. Sistema de Gestión de la Calidad. Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 26000. Guía de Responsabilidad Social.

Norma Técnica Colombiana NTC-ISO 19011: 2002. Directrices para la auditoría de los Sistema de la Calidad y/o Ambiente.

Social Accountability 8000 (SA 8000:2007). Norma de Responsabilidad Social.

Guía Técnica Colombiana GTC -180. Responsabilidad Social.

Ley 489 de 1198, “Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artículo 189 de la Constitución Política y se dictan otras disposiciones”.

Ley 87 de 1993 (por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones

Ley 594 del 2000, Ley General de Archivos

Decreto 651 del "Por medio del cual se crean el Sistema Integrado de Gestión Distrital -SIGD-y la Comisión Intersectorial del -SIGD-, y se dictan otras disposiciones"

Decreto 652 de 2011 "Por medio del cual se adopta la Norma Técnica Distrital del Sistema Integrado de Gestión para las Entidades y Organismos Distritales"

Decreto 1499 de 2017 “Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”

Decreto 591 de 2018 “Por medio del cual se adopta el Modelo Integrado de Planeación y Gestión Nacional y se dictan otras disposiciones”

5. PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL

5.1 GENERALIDADES

NOMBRE FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO

ACUERDO DE CREACIÓN Acuerdo No. 12 de 1970 del Concejo de Bogotá

NATURALEZA Establecimiento Público, esto es, un organismo con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio independiente.

SECTOR CULTURA, RECREACIÓN Y DEPORTE

OBJETO Adopción, integración, coordinación y financiación de programas dirigidos al término y desarrollo de la cultura

HORARIO GENERAL Lunes a viernes: 7:30 a.m. a 5:00 p.m., Jornada continua.

DIRECCIÓN Calle 10 # 3-16 Sede Principal

TELÉFONO 2829491

MAIL [email protected]

5.2 DESCRIPCIÓN DE LA FUGA

A lo largo de los 45 años transcurridos desde su creación, la Fundación Gilberto Alzate Avendaño se ha consolidado como uno de los centros artísticos y culturales más importantes de Bogotá,





siendo escenario y promotor de las artes plásticas, visuales, escénicas, musicales, literarias y audiovisuales, así como de la participación y formación democrática a través de debates, foros, seminarios y cátedras.

Cuenta con cuatro salas de exposición permanente que albergan durante el año muestras de artistas nacionales e internacionales; dos espacios de creación y experimentación de arte, ciencia y tecnología, Plataforma Bogotá y El Parqueadero, éste último en convenio con el Banco de la República; un amplio auditorio y un espacio al aire libre (El Muelle), que permite la presentación de grupos artísticos y la realización de eventos diversos; una biblioteca especializada en historia y actualidad política con cerca de 10.000 volúmenes para consulta y préstamo, además de una amplia programación cultural y variados talleres de sensibilización y formación artística.

Anualmente, la Fundación realiza más de 450 actividades, algunas tan reconocidas por el público capitalino como el Festival Centro, la Cátedra Bogotá, la Cátedra de Historia Política, Conectados, la Peña de Mujeres, Música en el Muelle, talleres y clubes de formación artística que abarcan temas tan variados como fotografía, animación digital 3D, historia del arte, literatura, cerámica, danza afro, danza folclórica, flamenco, salsa, tango, artes plásticas, música, teatro, edición de cine, entre otras.

Creada por el Consejo Distrital, mediante el acuerdo No. 12 de 1970, la Fundación Gilberto Alzate Avendaño es un establecimiento público distrital del orden descentralizado adscrito a la Secretaría de Cultura, Recreación y Deporte.

5.3 ESTRUCTURA DE PLANEACIÓN DE LA FUGA

La planeación es el establecimiento de los lineamientos, por parte de la Alta Dirección, que debe seguir la entidad para alcanzar su quehacer institucional y para ello la FUGA utiliza planes como instrumentos de planeación y control para el cumplimiento de actividades y metas institucionales. A continuación se describen los planes de la FUGA:

Plan de acción asociado al Plan de Desarrollo POAI (proyectos de inversión)

Plan de acción producto metas y resultados

Plan Anual de adquisiciones

Plan de implementación/sostenibilidad SIG

Plan Anticorrupción y de Atención a la Ciudadano

Planes de Acción por dependencias

Plan del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo

Plan de acción anual de seguridad y salud en el trabajo.

Plan Institucional de Gestión Ambiental 2012-2016

Plan de Acción Anual PIGA

Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación –PETIC 2012-2016

Plan Institucional de Archivos

Programa de Gestión Documental

Programa de Conservación





Plan de Comunicaciones

Plan Anual de Auditorias

Plan de mejoramiento suscrito con la Contraloría de Bogotá

Planes de mejoramiento por procesos

Plan Institucional de Capacitaciones

Programa de Bienestar e Incentivos

Plan de Participación Ciudadana

Plan de Emergencia

Todos los Planes y Programas de la entidad se encuentran publicados en intranet o en la página web institucional.

5.4 PLANIFICACIÓN ESTRATEGICA La Alta Dirección estableció la planificación estratégica de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño mediante resolución interna No. 0017 de 2018 "Por la cual se adopta la actualización de la Plataforma Estratégica de la Fundación Gilberto Álzate Avendaño y se deroga la Resolución 109 de 2015", en esta se define la misión, visión, objetivos estratégicos, objetivos estructurales. Estos se pueden consultar en el link de la página web de la entidad: http://www.fuga.gov.co/sites/default/files/res-017-actualizacion_plataforma_estrategica.pdf

5.5 POLÍTICA Y OBJETIVOS DEL SIG

POLÍTICA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN “La Fundación Gilberto Alzate Avendaño se compromete a prestar su servicio con estándares de calidad, a través del cumplimiento de los lineamientos del Modelo Integrado de Planeación y Gestión, y de la Norma Técnica Distrital SIG, con el fin de satisfacer las necesidades de los grupos de valor. Para lograr lo anterior promovemos un ambiente de responsabilidad social, garantizando un ambiente de trabajo adecuado, la preservación del medio ambiente, la seguridad de la información, administrando y conservando la información y los documentos destinando los recursos necesarios para consolidar una cultura de mejoramiento continuo y sostenibilidad del Sistema Integrado de Gestión”. OBJETIVOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

1. Identificar los aspectos ambientales y minimizar los impactos negativos que éstos puedan

generar en el desarrollo de las funciones de la entidad para contribuir así a la prevención

de la contaminación.

2. Realizar acciones para prevenir enfermedades laborales, accidentes e incidentes de

trabajo, y para brindar un ambiente sano y seguro tanto a los servidores públicos como a

nuestros usuarios.

3. Establecer e implementar políticas y lineamientos para la protección de los activos de la

información y para la preservación de la documentación, con el fin de asegurar la

confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de la información.

http://www.fuga.gov.co/sites/default/files/res-017-actualizacion_plataforma_estrategica.pdf





4. Proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y autenticidad de la información,

estableciendo los estándares de seguridad informática que sirvan de base para la

protección y aseguramiento de los activos de información.

5. Fortalecer el Sistema de Control Interno de la entidad, a través de la implementación del

Modelo Estándar de Control Interno, con el fin de garantizar razonablemente el

cumplimiento de los objetivos estratégicos e institucionales.

6. Prestar sus servicios bajo los principios de la Calidad, mediante la implementación de las

mejores prácticas en la materia, para lograr satisfacer las necesidades de los ciudadanos.

5.6 USUARIOS Y PARTES INTERESADAS DE LA FUGA

GRUPOS DE VALOR

Artistas

Estudiantes

Agentes del Campo Artístico y Cultural

Ciudadanía en General

Instituciones Educativas

Entidades públicas y privadas 6. PLANIFICACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN El Sistema Integrado de Gestión de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño ha sido establecido, documentado e implementado bajo los requisitos de la NTD SIG 001:2011, integrando los Subsistemas de Gestión de Calidad (SGC), de Control Interno (SCI), de Gestión Ambiental (SGA), Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA), de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI) y de Responsabilidad Social (SRS). Actualmente, la entidad se encuentra en transición de lo dispuesto en la NTD anteriormente mencionada a la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG por la que se tomará la Guía Ajuste del Sistema Integrado de Gestión Distrital que está construyendo la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional por lo dictado en el Decreto 591 de 2018 una vez esta guía entre en vigencia. Por lo pronto, dada la derogación del Artículo 2° del Decreto 651, donde se establecen los subsistemas que integran el SIGD, la entidad realizará la transición mediante la guía para la Articulación MIPG – SIG de la Jornada de Alistamiento Institucional dirigida por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional para la Implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión en el Distrito Capital. La planificación del SIG reúne la planificación de cada uno de los subsistemas y la planificación de los procesos, de la gestión del riesgo, de la operación del SIG, de la documentación del SIG, de los recursos, de la medición y seguimiento, y de comunicación y participación, descritas a continuación: 6.1. DESCRIPCIÓN SUBSISTEMAS

Subsistema de Gestión de Calidad (SGC)





Orienta la gestión a la satisfacción de las necesidades y expectativas de los usuarios y partes interesadas de la entidad frente a los servicios prestados y al mejoramiento continuo de sus procesos. Se basa en el cumplimiento de requisitos de la Norma Técnica de la Gestión Pública NTCGP 1000:2009, adoptada por el Decreto 485 de 2009. La planificación del SGC se desarrolla a través del presente manual y de la planificación de cada proceso contenida en el documento “caracterización”.

Subsistema de Control Interno (SCI)

Permite trabajar en un ambiente controlado para evitar desviaciones en el desarrollo de la gestión de la entidad a través de los principios de autogestión, autorregulación y autocontrol. Se basa en el cumplimiento de los componentes y elementos del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2014 actualizado por el Decreto 943 de 2014. La planificación del SCI se articula con la del SGC a través del presente manual, del plan anual de auditorías y de la planificación de informes anuales de la Oficina de Control Interno.

Subsistema de Gestión Ambiental (SGA)

Permite a la entidad identificar los aspectos ambientales y minimizar los impactos que de ellos se puedan generar sobre los recursos naturales del entorno. Se basa en el cumplimiento de la

Resolución 00242 de 2014, por la cual se establecen los lineamientos para la Formulación, Concertación, Implementación, Evaluación, Control y Seguimiento Ambiental de los Planes Institucionales de Gestión Ambiental PIGA. La planificación del SGA se desarrolla a través del Plan Institucional de Gestión Ambiental 2012-2016 y del Plan de Acción Anual PIGA. • Política ambiental Actuando bajo el cumplimiento de la normatividad ambiental vigente, la Fundación Gilberto Álzate Avendaño promoverá la reducción de los impactos ambientales negativos generados por el desarrollo y fomento de prácticas artísticas y culturales, mediante la implementación de medidas para el buen aprovechamiento de los residuos sólidos, la disminución per cápita del consumo de agua y de energía, y el uso preferente de materiales e insumos amigables con el medio ambiente, para contribuir así a la prevención de la contaminación y al mejoramiento continuo de la calidad de vida.

Subsistema Interno de Gestión Documental y Archivo (SIGA) Apropia políticas para el fortalecimiento de los procesos y procedimientos que garanticen la integridad y disponibilidad de la información producida en el desarrollo de nuestras funciones con principios de racionalización y economía. Se basa en el cumplimiento de la Ley 594 del 2000 por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y del Decreto 514 de 2006 por el cual se establece que toda entidad pública a nivel Distrital debe tener un Subsistema Interno de Gestión





Documental y Archivos (SIGA) como parte del Sistema de Información Administrativa del Sector Público. La planificación del SIGA se realiza a través del Plan Institucional de Archivos PINAR y del Programa de Gestión Documental PGD. • Política de Gestión Documental La Fundación Gilberto Álzate Avendaño – FUGA se propone fortalecer los lineamientos relativos a la salvaguarda del patrimonio documental de la entidad como a la modernización de los archivos y sistemas de información institucionales. La Política de Gestión Documental de la Fundación Gilberto Álzate Avendaño se contextualiza con la política pública de archivos para la toma de decisiones que signifiquen la mejora constante de la gestión pública y la transparencia de las actuaciones de los funcionarios, para brindar un mejor servicio a la sociedad, fortalecer la identidad institucional, y generar orientaciones que permitan a la dirección lograr mayores índices de eficacia, eficiencia y transparencia. La Fundación Gilberto Álzate Avendaño es una entidad descentralizada, adscrita a la Secretaria de Cultura, Recreación y Deporte de la Alcaldía Mayor de Bogotá, desde su creación, se ha consolidado como uno de los centros artísticos y culturales más importantes de Bogotá, referente nacional y reconocimiento internacional, siendo escenario y promotor de las artes plásticas, visuales, escénicas, musicales, literarias y audiovisuales, así como de la participación y formación democrática a través de debates, foros, seminarios y cátedras. Conscientes de que los archivos garantizan la transparencia en su gestión y son una barrera contra la corrupción, además de permitir a los ciudadanos ejercer plenamente sus derechos; ha venido fortaleciendo su relación con la Dirección Distrital Archivo de Bogotá a fin de consolidar y crear esquemas de cooperación para la implementación de políticas de gestión documental articuladas como un tema esencial para el fortalecimiento institucional. Este documento es producto de la construcción de una política institucional para los archivos, que más allá de situarse solamente en la conservación física de los documentos, permita promover su apropiación, consulta, difusión e investigación para la generación de conocimiento dada la trayectoria y construcción desde lo artístico y cultural en la ciudad. También reconoce la valoración del patrimonio documental como herramienta para el fortalecimiento de la identidad institucional y de la memoria histórica que nos permita cumplir con la función social del patrimonio desde una perspectiva integral. A través de las directrices y principios aquí planteados se busca la modernización de los archivos como fuentes de información y conocimiento, mediante la implementación de nuevas tecnologías y el manejo electrónico de la información, la armonización con otras políticas nacionales y distritales relacionadas con gobierno en línea, tecnología e innovación, la atención al ciudadano, la transparencia entre otros que contribuyen al ejercicio pleno de los derechos y deberes de los ciudadanos a través del principio de la democracia participativa. La Política de Gestión Documental en la Fundación Gilberto Álzate Avendaño, es el conjunto de directrices establecidas en un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, con un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de gestión documental, tecnología, planeación y los productores de la información. Esta política está ajustada a la normativa que regula la entidad, alineada con el plan estratégico, el plan de acción y el plan institucional de archivos – PINAR y documentada e informada a todo nivel de la entidad.

Subsistema de Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST)





Está enfocado en la prevención de enfermedades laborales, accidentes e incidentes que puedan afectar la integridad de los funcionarios y contratistas de la entidad. Se basa en el cumplimiento del Capítulo 6 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, del Titulo 4 Riesgos Laborales, del Decreto 1072 de 2015 por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. La planificación del SG-SST se desarrolla a través del Plan del Subsistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y del Plan de acción anual SG-SST.

Subsistema de Gestión de Seguridad de la Información (SGSI)

Permite establecer políticas y mecanismos para proteger los activos de información de la entidad, entendidos como los elementos de Hardware y de Software, procesamiento, almacenamiento y comunicaciones, bases de datos y procesos, procedimientos y recursos humanos asociados con el manejo de los datos y la información misional, operativa y administrativa. Se basa en el cumplimiento de la Resolución 308 de 2008 por la cual se expiden políticas públicas para las entidades, organismos y órganos de control del Distrito Capital, en materia de Tecnologías de la Información y Comunicaciones respecto a la planeación, seguridad, democratización, calidad, racionalización del gasto, conectividad, infraestructura de Datos Espaciales y Software Libre; y del cumplimiento de los Decretos 2573 de 2014 y 1078 de 2015, por los que se establecen lineamientos generales para el desarrollo de la Estrategia de Gobierno en Línea – Componente seguridad y privacidad de la información. La planificación del SGSI se desarrolla a través del Plan Estratégico de Tecnologías de Información y Comunicación –PETIC 2012-2016 y del Plan de Seguridad y Privacidad de la Información. • Política de Seguridad de la Información La fundación Gilberto Alzate Avendaño reconoce que la información es el activo más importante dentro de la entidad, por tanto gestiona y trabajo por la integridad, la disponibilidad y la confidencialidad de sus procesos, los sistemas, las redes de comunicación y el personal involucrado en su operación. En ese sentido da prioridad a la protección de los activos de la información en particular los servicios soportados por los Centros de Datos. Se consideran activos de información los siguientes elementos:

La información en sus múltiples formatos (papel o digital, texto, imagen, audio o video).

Los equipos e infraestructura tecnológica que soportan esta información.

Los usuarios que utilizan la información y que tienen el conocimiento de los procesos institucionales a nivel misional o administrativo.

Todos los funcionarios, contratistas y proveedores son responsables del cumplimiento de las políticas y procedimientos de seguridad establecidos en la entidad y de reportar las incidencias que se detecten sobre los activos de información. Las acciones señaladas deben ser continuamente mantenidas y mejoradas sobre la base metodológica de las normas ISO 27001:2013 e ISO 27002:2013, aplicable bajo los lineamientos del Gobierno en Línea.

Subsistema de Responsabilidad Social (SRS).





Enmarca el compromiso que tiene la entidad con la sociedad, el ambiente y con el talento humano, por lo cual busca orientar las actividades, tareas y procesos a la satisfacción de las demandas de la ciudadanía, como respuesta a los retos de la Administración Pública. Se basa guía de Responsabilidad ISO 26000 y la articulación de los elementos de la gestión identificados en cada una de las materias fundamentales definidas para el Distrito en el lineamiento de responsabilidad social emitido por la Dirección Distrital de Desarrollo Institucional de la Alcaldía Mayor de Bogotá. El desarrollo del SRS se describe a través del Manual de Responsabilidad Social de la FUGA el cual contempla su planificación a través de los planes e instancias que permiten el desarrollo de las materias fundamentales, dentro de ellos se encuentran el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, Plan de Participación Ciudadana, Plan de Acción Ética, Plan de Acción Ley de la Transparencia, Plan Institucional de Capacitación, Programa de Bienestar e Incentivos. 6.2 PLANIFICACIÓN DE LOS PROCESOS La fundación desarrolla sus actividades en un enfoque basado en procesos, por lo cual construyó y aprobó los procesos necesarios para el Sistema Integrado de Gestión, adoptándolos mediante un mapa de procesos. En Comité directivo del 29 de Junio del 2018, se aprobó una versión que se encuentra en período de prueba mientras se actualiza la caracterización de los procesos. El mapa de procesos vigente como la aprobada en comité se muestra gráficamente a continuación.

Mapa de procesos vigente:





Mapa de procesos aprobado en período de prueba:





La secuencia e interacción de los procesos se muestra en los documentos identificados como “Caracterización del proceso” en la cual se describen los elementos fundamentales del proceso, de los que se dispone de uno (1) por cada proceso. Estos procesos se encuentran en etapa de actualización. De esta forma, los procedimientos actuales quedarán asociados a los procesos de la siguiente forma:

Proceso Procedimientos

Gestión Estratégica

PLA-PD-01 Apoyo en la formulación del Plan de Desarrollo Distrital

PLA-PD-02 Participación Ciudadana PLA-PD-03 Plan Anual de Adquisiciones PLA-PD-04 Formulación y Actualización

Proyectos de Inversión PLA-PD-05 Seguimiento Proyectos de

Inversión PLA-PD-06 Rendición de Cuentas

PLA-PD-07 Formulación, Seguimiento y Modificación de Planes de la FUGA

Comunicaciones COM-PD-01 Gestión de Comunicaciones

Gestión del Ser

GTH-PD-02 Identificación de Peligros y Valoración de Riesgos

GTH-PD-03 Notificación incidentes reporte accidentes

GTH-PD-04 Investigación de Incidentes y accidentes de trabajo

GTH-PD-05 Gestión de Talento Humano GTH-PD-09 Liquidación de Nómina y

Prestaciones Sociales GTH-PD-10 Trabajo Seguro en Alturas

Gestión de Mejora

CEM-PD-03 Planes de mejoramiento CEM-PD-04 Control de Producto o Servicio no

Conforme CEM-PD-05 Acciones Preventivas y

Correctivas CEM-PD-08 Gestión de Riesgos

GDO-PD-03 Control de documentos y registros

Evaluación Independiente CEM-PD-06 Auditoria Interna

CEM-PD-07 Identificación y evaluación periódica de lo legal

Transformación Cultural para la Revitalización del Centro

CIR-PD-01 Publicaciones CIR-PD-02 Gestión Cultural

CIR-PD-05 Servicio de biblioteca especializado en historia política de Colombia

CIR-PD-08 Exposiciones FOM-PD-01 Programa Distrital de Estímulos

FOM-PD-03 Planificación Operativa

Atención al Ciudadano ATC-PD-01 Administración de PQRS

Patrimonio Institucional

Recursos Físicos GRF-PD-01 Identificación de aspectos e





impactos ambientales GRF-PD-04 Manejo y control de bienes GRF-PD-05 Mantenimiento correctivo y

preventivo

Gestión Tecnológica

GTI-PD-01 Administración de Recursos Tecnológicos

GTI-PD-02 Mesa de ayuda GTI-PD-03 Otorgamiento de acceso a los medios de procesamiento de información

GTI-PD-04 Monitoreo del uso de medios de procesamiento de información

GTI-PD-06 Protección del intercambio de información

Gestión Financiera

GFI-PD-01 Gestión contable GFI-PD-03 Gestión presupuestal GFI-PD-05 Manejo de caja menor GFI-PD-07 Gestión de Tesorería

Gestión Jurídica CON-PD-01 Precontractual

CON-PD-02 Contractual CON-PD-03 Postcontractual

La entidad se encuentra en actualización de los procedimientos actuales, por lo que la relación anterior está sujeta a cambios. 6.3 PLANIFICACIÓN DE LA GESTIÓN DEL RIESGO La gestión de riesgos de la Fundación se regula mediante la Resolución interna No. 207 de 2014, la cual adopta la política de administración de riesgos, las políticas para el manejo de los riesgos y los lineamientos para su tratamiento. De igual forma, la identificación y tratamiento a los riesgos de la Fundación se maneja de forma integral, gestionando riesgos de corrupción, de seguridad y salud en el trabajo, de los activos de la información y de los aspectos e impactos ambientales, así como la identificación y control de los impactos que se puedan ocasionar a las partes interesadas, cada uno en cumplimiento de la normatividad legal que los regula y de las metodologías establecidas para ello. 6.3.1 Política de Administración de Riesgos El compromiso de la Alta Dirección frente al cumplimiento de las metas establecidas en el Plan Distrital de Desarrollo para la Fundación Gilberto Alzate Avendaño (FUGA), incluye la identificación, tratamiento y control de los riesgos positivos o negativos que influencian los resultados de la gestión. La política de administración del riesgo toma en cuenta los objetivos estratégicos y estructurales del Plan Estratégico de la FUGA, para lo cual involucra mediante el modelo de las líneas de defensa a todos niveles de la entidad y se soporta en los mecanismos de comunicación disponibles, cubriendo todas las responsabilidades institucionales, las de cada persona y las propias de cada proceso del sistema de gestión. Los niveles de aceptación de riesgo, los ciclos de establecimiento y seguimiento a los riesgos, en sus diferentes clases (riesgos estratégicos, de imagen o reputacionales, tecnológicos, operativos, financieros, de cumplimiento, de interrupción, así como los riesgos de corrupción, entre otros) hacen parte fundamental del lenguaje y herramientas disponibles para la administración de riesgos.





Cada uno de los niveles organizacionales tienen la responsabilidad por hacer diario el pensamiento basado en riesgos, a través de surtir las diversas etapas para su administración: identificación, análisis, evaluación, tratamiento, seguimiento (periódico) y comunicación; como mecanismo para anticiparse y contribuir a los riesgos positivos o negativos que influencian los resultados de la gestión, vale decir: los directivos y/o Jefes de Oficina son responsables por los objetivos del Plan Estratégico y/o los objetivos del (los) procesos a su cargo; los líderes operativos por el cumplimiento del (los) objetivo (s) de cada Subsistema del Sistema Integrado de Gestión (SIG) y todos los servidores (funcionarios y contratistas) por los objetivos de los planes, programas, proyectos asignados. Objetivo La Política de Administración de Riesgos de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño tiene como propósito establecer lineamientos que orienten la gestión integrada de los riesgos en los niveles estratégico, táctico y operativo en el marco de la plataforma estratégica, el Modelo Integrado de Planeación y Gestión y el portafolio de servicios para asegurar que, de forma unificada, se identifican, se analizan, se evalúan y se tratan todos los tipos de riesgo que puedan afectar el cumplimiento de los objetivos estratégicos y la misión de la FUGA. Alcance La política de administración del riesgo de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño aplica a la plataforma estratégica, a todos los procesos de acuerdo con el mapa de procesos que esté vigente, a los programas y proyectos de la FUGA acorde a su portafolio de servicios. Igualmente será extensible a todas las sedes y los bienes muebles e inmuebles que sean propiedad de la Entidad y que habiliten el desarrollo de las actividades y la prestación de los servicios. Lineamientos generales de la gestión de riesgos 1. La alta dirección se compromete a fomentar un clima que favorezca el análisis de todos los riesgos y la implementación de controles y acciones para tratarlos. Todos los directivos y cargos con poder e incidencia en la toma de decisiones deberán fomentar una cultura que favorezca la oportuna gestión de aquellas situaciones que puedan derivar en prácticas corruptas. 2. Todo funcionario independiente de su rol debe buscar reconocer aquellas situaciones que puedan llevar a actuaciones u omisiones tendientes a desviar la gestión de lo público a lo privado y asegurar que se da cumplimiento a la Ley 1474 de 2011. 3. Todos los niveles de la FUGA deben propender por un pensamiento basado en riesgo, lo cual implica procurar una oportuna identificación y gestión de riesgos en la ejecución de sus actividades cotidianas, monitorear y comunicar el resultado de la gestión. 4. Todos los responsables de procesos, programas y proyectos deben gestionar los riesgos propios de los procesos, programas y proyectos a su cargo con el fin de generar una cultura de prevención y autocontrol. 5. Todo rol o función de planeación, seguridad o calidad será responsable por establecer y evaluar los controles en las diferentes acciones comprometidas en los planes de gestión. 6. Todos los roles o funciones de supervisión y control deben verificar y evaluar la efectividad de las acciones y medidas de tratamiento que supervisan o controlan. 7. Toda auditoría interna debe estar basada en riesgos y debe asegurar la eficacia de las acciones y medidas tomadas para su prevención, mitigación y/o corrección descritas en el plan de tratamiento para los riesgos que se hayan identificado según mapa de riesgos. 8. El proceso de gestión de riesgo debe proporcionar mecanismos y herramientas que permitan identificar las diferentes amenazas y las oportunidades dentro del contexto externo a la Entidad y reconocer en el contexto interno las fortalezas y debilidades que permitan una oportuna gestión de los riesgos positivos y negativos que apoyen la mejora continua en la gestión. 9. La identificación de riesgos deberá incluir, al menos, la siguiente tipología de riesgo: Estratégicos, De imagen, Operativos, Financieros, Tecnológicos, De cumplimiento, De





Conocimiento (seguridad de la información), Ambiental y de Salud Ocupacional, De interrupción, De corrupción. Esto implica contar con una gestión adecuada de los riesgos en cada uno de los subsistemas del sistema integrado de Gestión. 10. Todos los riesgos deberán ser analizados y valorados acorde con los niveles de probabilidad e impacto establecidos en la FUGA. 11. Todo riesgo debe tener una opción de tratamiento la cual estará determinada por el nivel de riesgo (zona de riesgo) donde este se ubique luego de hacer la evaluación así: a. Todos los riesgos en zonas Altas o Extremas deben tener alguna de las siguientes opciones de tratamiento: Reducir, Evitar, Compartir o transferir el riesgo. b. Los riesgos en zona moderada podrán reducirse o aceptarse. c. Los riesgos en zona baja podrán aceptarse, es decir, se tolerarán las consecuencias de su materialización 12. No se admiten ni se toleran las prácticas corruptas, por tanto, todos los riesgos de corrupción deberán tener definida una acción que conduzca a su adecuado tratamiento, en ningún caso podrán aceptarse. 13. Toda materialización de riesgos debe generar una acción correctiva y/o la activación de un plan de contingencia/continuidad del servicio y debe reportarse a la Oficina Asesora de Planeación y al Comité Institucional Coordinador de Control Interno, incluyendo el tratamiento dado. 14. El proceso de gestión de riesgo debe incluir la implementación de mecanismos de monitoreo y revisión periódica que permitan mantener, en todos los niveles, una autoevaluación y autogestión constante de los riesgos que aporten a la toma decisiones. 15. Es una responsabilidad del proceso de Gestión de Mejora promover y monitorear la aplicación sistemática de la guía de administración de riesgos; evaluar que las acciones de tratamiento establecidas procuren el mejor uso de los recursos, atiendan las necesidades de la FUGA, den cumplimiento a las disposiciones legales y aseguren el logro de los objetivos de la plataforma estratégica. 16. El proceso de Gestión del Ser debe asegurar la inclusión de mecanismos que permitan fortalecer el conocimiento y las aptitudes necesarias en toda la FUGA para lograr una adecuada evaluación y valoración que contemple los diferentes conceptos y tipologías de riesgo. El paso a paso de la administración de riesgos que aplicará la Fundación Gilberto Alzate Avendaño se encuentra en el documento GEM-GU-02 Guía de administración del riesgo, el cual hace parte de la presente política. Los puntos de control sobre los riesgos de gestión, se encuentran descritos en los Mapas de Riesgos, de los que se dispone de uno (1) por cada proceso. 6.4 PLANIFICACIÓN OPERATIVA DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN Los criterios y métodos necesarios para la operación y control del SIG se encuentran definidos en los procesos, procedimientos y en las caracterizaciones de los mismos. La planificación operativa de los servicios prestados la Fundación se describe de manera general en el procedimiento FOM-PD-03 planificación operativa y de manera específica se encuentra definida en los procesos y procedimientos misionales así como los controles para la prestación de los servicios. Las características y requisitos asociados a los servicios se definen en la caracterización del bien o servicio.





Los procesos y procedimientos misionales son:

Proceso Misional Procedimientos

Transformación Cultural para la Revitalización del Centro

FOM-PD-03 Planificación operativa FOM-PD-02 Gestión de becas y premios para la programación artística FOM-PD-01 Gestión de becas, premios y residencias CIR-PD-05 Biblioteca especializada en historia política de Colombia CIR-PD-08 Exposiciones CIR-PD-01 Publicaciones CIR-PD-02 Gestión cultural

El portafolio de servicios de la Fundación se dispone a través de la página web institucional, entendida como una herramienta de consulta en la que se encuentra la descripción y formas de acceso a los servicios que presta la entidad. La identificación de los requisitos legales aplicables a la FUGA se establece en el documento Normograma (matriz de requisitos legales), entendido como la herramienta que le permite a la entidad determinar las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo de su objeto misional y que contempla las obligaciones legales asociadas a cada uno de sus procesos. Su elaboración y actualización está determinada por el procedimiento CEM-PD-05 Identificación y evaluación periódica de lo legal. 6.5 PLANIFICACIÓN DOCUMENTAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN

La documentación requerida para dar cumplimiento a los requisitos del Sistema Integrado de Gestión incluye: El presente Manual del Sistema Integrado de Gestión, la documentación de cada proceso del mapa de procesos vigente (caracterizaciones, manuales, planes, procedimientos, instructivos, guías, y formatos), esta documentación se encuentra relacionada en el listado maestro de documentos y pueden ser consultados en la intranet. La documentación se elabora, revisa, aprueba y socializa según lo contemplado en el procedimiento GDO-PD-03 Control de documentos y registros vigente, el cual establece la metodología para crear, modificar o eliminar documentos, controlar las versiones y cambios, asegurar la disponibilidad para su consulta, control de obsoletos y documentos externos.

Para el control de registros, la Fundación da cumplimiento a la Ley 594 del 2000 (Ley General de Archivos) y a los requerimientos normativos que expide el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá. Los registros correspondientes a cada proceso reposarán en los archivos de gestión de acuerdo a las Tablas de retención documental. Al mismo tiempo se establecen las copias de seguridad con el fin de garantizar la protección de los registros electrónicos y se aplicaran las actividades administrativas y técnicas para la planificación, manejo, control y organización definidas en el proceso de Gestión Documental, con el fin de facilitar su administración y conservación.

DOCUMENTACIÓN QUE RIGE EL SIG





o Caracterización: Documento que describe de las características del proceso como objetivo, alcance, responsable, normatividad aplicable, indicadores y parámetros necesarios para establecer su control y a la vez permite establecer la interacción con otros procesos.

o Guía: Serie de opciones o instrucciones basadas en el consenso de diferentes puntos de vista, que tiene por finalidad orientar el curso de una actividad o tarea para asegurar su realización.

o Formato: plantilla prediseñada que facilita la recolección de datos, es un tipo de documento.

o Instructivo: Documento en el que se establece la secuencia detallada de pasos para realizar una actividad o tarea específica.

o Manual: Documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las tareas, funciones, procesos. Pueden contener políticas, estándares, procedimientos, equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades.

o Plan: Documento escrito que contiene metas, estrategias, tácticas, directrices y/o políticas a seguir en tiempo y espacio, así como instrumentos, mecanismos, recursos y acciones que se utilizarán para dirigir y alcanzar un fin o idea determinada.

o Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo actividades que desarrollan un proceso.

o Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que interactúan y transforman insumos (elementos de entrada) en producto o servicios (elementos de salida).

o Código: Agrupación de principios legales sistemáticos que regulan, de forma unitaria, una cierta materia. Por extensión, código es la recopilación de distintas leyes que se realiza de una manera sistemática.

o Programa: Grupo de elementos sincronizados que desarrollan las acciones de una función para completar una tarea.

o Reglamento: Conjunto ordenado de reglas o preceptos dictados por la autoridad competente para la ejecución de una ley, para el funcionamiento de una corporación, de un servicio o de cualquier actividad.

6.6 PLANIFICACIÓN DE LOS RECURSOS

La Alta Dirección asegura que los recursos necesarios para implementar y mantener el SIG, se establezcan en el Plan de acción de los proyectos de inversión – POAI, este Plan proyecta los recursos necesarios para lograr la conformidad con los requisitos y la satisfacción de los usuarios y las partes interesadas, teniendo en cuenta que la operación del Sistema Integrado de Gestión es una meta plan de Desarrollo, la implementación, mantenimiento y mejoramiento del mismo se encuentra distribuido en toda la gestión institucional lo que justifica una asignación adecuada de tiempo y recursos. Infraestructura

La FUGA cuenta con los espacios físicos, las dotaciones y suministros requeridos para su normal

funcionamiento y ofrece a sus funcionarios y contratistas la infraestructura adecuada para su





labor, con el fin de lograr el óptimo funcionamiento, a través del mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes muebles e inmuebles.

El proceso Gestión de Recursos Físicos para asegurar, determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para el cumplimiento de los requisitos a través de la aplicación de los procedimientos GRF-PD-04 Manejo y control de bienes y GRF-PD-05 Mantenimiento preventivo y correctivo.

El proceso Gestión de Tecnologías de la información administra los recursos tecnológicos y desarrolla sistemas de información y proyectos que permiten optimizar el uso de los recursos y soportar la gestión de la Fundación, a través de los procedimientos GTI-PD-01 Administración de la infraestructura tecnológica y TI, y GTI-PD-02 Mesa de Ayuda Talento Humano El proceso de Gestión del Talento Humano, realiza la selección, inducción, re-inducción, capacitación, bienestar y evaluación del desempeño, buscando mejorar el nivel de competencias comportamentales y funcionales para responder a las necesidades de capital humano, contribuyendo así al logro de la misión y visión de la entidad, a través de los procedimientos GTH-PD-05 Administración de personal, GTH-PD-06 Bienestar e Incentivos, Capacitación, y Seguridad y Salud en el Trabajo, GTH-PD-07 Evaluación de desempeño, GTH-PD-09 Liquidación y pago de nómina. 6.6 PLANIFICACIÓN DE LA MEDICIÓN Y SEGUIMIENTO Seguimiento y medición de los procesos La FUGA realiza seguimiento y medición a los procesos que conforman el Sistema Integrado de Gestión con el fin de evaluar su capacidad para cumplir las metas establecidas y el logro de los objetivos planteados y así determinar la eficacia, eficiencia y efectividad del SIG, a través de:

Seguimiento a indicadores de gestión por procesos: los indicadores cuentan con su respectiva hoja de vida, los resultados se registran y consolidad de acuerdo a la periodicidad establecida para cada uno y se presentan los resultados en el Comité SIG en la revisión por la Dirección.

Seguimiento planes y proyectos: se hace seguimiento periódico a todos los planes y proyectos adoptados por la entidad con el fin evaluar el cumplimiento de las acciones establecidas.

Puntos de control de procedimientos: todos los procedimientos incluyen puntos de control para hacer un seguimiento inmediato a las actividades definidas en los mismos.

Seguimiento a los mapas de riesgos: la Oficina de Control Interno realiza seguimiento y publicación del mismo en la página web institucional de acuerdo a la periodicidad establecida por la Ley.

Seguimiento al plan de mejoramiento institucional y por procesos: los responsables de las acciones planeadas tanto en el plan de mejoramiento institucional (suscrito con la

http://192.168.0.94:5520/index.php/component/docman/doc_download/818-grf-pd-04-manejo-y-control-de-bienesv3.html

http://192.168.0.94:5520/index.php/component/docman/doc_download/853-gti-pd-01-procedimiento-de-la-infraestructura-tecnologica-y-tiv1.html



http://192.168.0.94:5520/index.php/component/docman/doc_download/854-gti-pd-02-procedimiento-mesa-de-ayudav1.html

http://192.168.0.94:5520/index.php/component/docman/doc_download/854-gti-pd-02-procedimiento-mesa-de-ayudav1.html





Contraloría de Bogotá) como el de procesos (acciones correctivas, preventivas y de mejora) realizan seguimiento a la ejecución de las acciones de mejoramiento en el tiempo previsto y la Oficina de Control Interno realiza seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento de acuerdo a la periodicidad establecida.

Auditorías: se realizan para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la entidad, examinando la adecuada aplicación del sistema integrado de gestión y el cumplimiento de requisitos normativos, bajo los cuales se establece dicho sistema (normas).

Revisión por la Dirección: se realiza en sesión de Comité del Sistema Integrado de gestión en la cual se analizan los resultados de la gestión de riesgos, la retroalimentación de los usuarios y partes interesadas, el desempeño de los procesos y conformidad del producto, el desempeño ambiental, el desempeño de la seguridad y salud en el trabajo, el desempeño de la seguridad de la información, el desempeño de la responsabilidad social, el estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora, seguimiento a compromisos de revisiones anteriores, los resultados de las auditorias, cambios que podrían afectar al SIG y se establecen recomendaciones de mejora.

Seguimiento y medición de los servicios La FUGA realiza seguimiento y medición de los servicios al través de:

Seguimiento a los requisitos de los servicios establecidos en la caracterización del bien o servicio, en los puntos de control de los procedimientos misionales en los que se establecen actividades de seguimiento a la ejecución de los servicios que presta la FUGA, y en la identificación y control al producto no conforme siguiendo el procedimiento CEM-PD-04 Control de Producto No Conforme.

Seguimiento a la administración de PQRS: el responsable de Atención al Ciudadano realiza seguimiento al trámite de PQRS de acuerdo a lo establecido en el procedimiento ATC-PD-01 Administración de peticiones, quejas y reclamos, consolida y presenta los resultados en los informes mensuales de PQRS.

Medición del nivel de satisfacción de los usuarios: se realiza seguimiento al nivel de satisfacción de acuerdo a lo establecido en la CEM-GU-03 Guía para la medición de la satisfacción de los usuarios.

6.7 PLANIFICACIÓN DE LA COMUNICACIÓN Y PARTICIPACIÓN

La comunicación en la FUGA tiene carácter estratégico y se encuentra regulada mediante el proceso Gestión de Comunicaciones, el cual establece los lineamientos y responsabilidades

para el manejo de la comunicación interna y externa de la entidad con el fin de suministrar información de manera oportuna y veraz, para ello cuenta con una la Política de Comunicaciones adoptada mediante la Resolución interna 102 de 2015, el plan de Comunicaciones basado en los requisitos establecidos en el eje transversal Información y Comunicación del MECI 2014 y de la NDTSIG 001:2011; y el procedimiento COM-PD-01 Gestión de comunicaciones.

Por otro lado dentro del proceso de Planificación Estratégica se cuenta con el procedimiento PLA-PD-02 Participación Ciudadana que articula acciones para promover de forma permanente la participación ciudadana en la gestión institucional.

http://192.168.0.94:5520/index.php/component/docman/doc_download/840-com-pd-01-gestion-de-comunicaciones1v4.html





7. RESPONSABILIDAD DEL SIG La responsabilidad y autoridad del SIG se establece mediante la Resolución Interna No. 240 de 2013, por medio de la cual se adopta el Sistema Integrado de Gestión de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño. A continuación se describen los niveles de responsabilidad definidos: Responsabilidad del Representante Legal. El responsable de la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión de la Fundación Gilberto Álzate Avendaño es el representante legal de la misma, quien lidera el direccionamiento estratégico, el seguimiento al cumplimiento de los elementos que lo conforman, y la asignación de recursos necesarios para su funcionamiento. Responsabilidad de los directivos, responsables de procesos y/o de área. Los responsables de cada proceso y los directivos o responsables de áreas facilitan y promueven entre su equipo de trabajo la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, y lideran en su proceso o área las actividades necesarias para la aplicación de los lineamientos y metodologías suministradas. Responsabilidad de los servidores Públicos. Todos los servidores públicos de la Fundación Gilberto Álzate Avendaño deben participar en la implementación, sostenibilidad y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión, de acuerdo a los lineamientos y metodologías suministradas.

Responsabilidad del Líder del equipo operativo. Estructurar y administrar el modelo del SIG, articular y coordinar la implementación de los subsistemas que conforman el SIG, mantener una comunicación clara, oportuna, completa y permanente con los integrantes del equipo operativo. Responsabilidad del equipo operativo. Trabajar en forma articulada, activa y permanente con el Líder del Equipo Operativo y con los demás miembros del mismo, proponer e implementar metodologías y estrategias para la implementación, mantenimiento, mejoramiento y sostenibilidad del SIG y coordinar el diseño y la implementación del subsistema a su cargo.

8. COMPROMISO DE LA ALTA DIRECCIÓN El(a) Director(a) General de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño, junto con los funcionarios y contratistas se comprometen a implementar y sostener el Sistema Integrado de Gestión conforme a lo establecido en la Norma Técnica Distrital NTD SIG 001:2011 (mientras se realiza la transición a lo dispuesto para la implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión – MIPG en el Distrito) y en las normas y regulaciones legales establecidas para cada subsistema, con el fin de mejorar continuamente los procesos, cumplir los objetivos, metas y programas propuestos y la política integrada, siempre buscando la satisfacción de los usuarios y partes interesadas. Por tal razón El(a) Director(a) General de la Fundación Gilberto Alzate Avendaño se compromete a suministrar los recursos físicos, humanos y económicos necesarios para el buen desempeño del Sistema Integrado de Gestión.

ANEXOS





Matriz de Requisitos ISO 9001:2015 por Proceso

Estructura de

Alto Nivel Tema

9001 Proceso

4. Contexto de la organización



4. Contexto de la Organización

Comprensión de la organización y de su contexto

4.1 COMPRENSIÓN DE LA ORGANIZACIÓN Y DE SU CONTEXTO La organización debe determinar las cuestiones externas e internas que son pertinentes para su propósito y su dirección estratégica, y que afectan a su capacidad para lograr los resultados previstos de su sistema de gestión de la calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas cuestiones externas e internas. NOTA 1 Las cuestiones pueden incluir factores positivos y negativos o condiciones para su consideración. NOTA 2 La comprensión del contexto externo puede verse facilitada al considerar cuestiones que surgen de los entornos legal, tecnológico, competitivo, de mercado, cultural, social y económico, ya sea internacional, nacional, regional o local. NOTA 3 La comprensión del contexto interno puede verse facilitada al considerar cuestiones relativas a los valores, la cultura, los conocimientos y el desempeño de la organización.

Gestión estratégica


Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

4.2 COMPRENSIÓN DE LAS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS DE LAS PARTES INTERESADAS Debido a su efecto o efecto potencial en la capacidad de la organización de proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, la organización debe determinar: a) las partes interesadas que son pertinentes al sistema de gestión de la calidad; b) los requisitos pertinentes de estas partes interesadas para el sistema de gestión de la calidad. La organización debe realizar el seguimiento y la revisión de la información sobre estas partes interesadas y sus requisitos pertinentes.

Atención al ciudadano


Determinación del alcance del Sistema de Gestión

4.3 DETERMINACIÓN DEL ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD La organización debe determinar los límites y la aplicabilidad del sistema de gestión de la calidad para establecer su alcance. Cuando se determina este alcance, la organización debe considerar: a) las cuestiones externas e internas indicadas en el apartado 4.1; b) los requisitos de las partes interesadas pertinentes indicados en el apartado 4.2; c) los productos y servicios de la organización. La organización debe aplicar todos los requisitos de esta Norma Internacional si son aplicables en el alcance determinado de su sistema de gestión de la calidad. El alcance del sistema de gestión de la calidad de la organización debe estar disponible y mantenerse como información documentada. El alcance debe establecer los tipos de productos y servicios cubiertos, y proporcionar la justificación para cualquier requisito de esta Norma Internacional que la organización determine que no es aplicable para el alcance de su sistema de gestión de la calidad.

Gestión de mejora Transformación cultural centro Atención al ciudadano


Procesos 4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos Gestión de mejora






Sistema de gestión

4.4.1 La organización debe establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente un sistema de gestión de la calidad, incluidos los procesos necesarios y sus interacciones, de acuerdo con los requisitos de esta Norma Internacional. La organización debe determinar los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad y su aplicación a través de la organización, y debe: a) determinar las entradas requeridas y las salidas esperadas de estos procesos; b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos; c) determinar y aplicar los criterios y los métodos (incluyendo el seguimiento, las mediciones y los indicadores del desempeño relacionados) necesarios para asegurarse de la operación eficaz y el control de estos procesos; d) determinar los recursos necesarios para estos procesos y asegurarse de su disponibilidad; e) asignar las responsabilidades y autoridades para estos procesos; f) abordar los riesgos y oportunidades determinados de acuerdo con los requisitos del apartado 6.1; g) evaluar estos procesos e implementar cualquier cambio necesario para asegurarse de que estos procesos logran los resultados previstos; h) mejorar los procesos y el sistema de gestión de la calidad.

Gestión de mejora


Sistema de gestión

4.4.2 En la medida en que sea necesario, la organización debe: a) mantener información documentada para apoyar la operación de sus procesos; b) conservar la información documentada para tener la confianza de que los procesos se realizan según lo planificado.

Patrimonio institucional

5. Liderazgo 5. Liderazgo 5. Liderazgo Gestión del ser

5. Liderazgo Liderazgo y compromiso

5.1.1 Generalidades La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al sistema de gestión de la calidad: a) asumiendo la responsabilidad y obligación de rendir cuentas con relación a la eficacia del sistema de gestión de la calidad; b) asegurándose de que se establezcan la política de la calidad y los objetivos de la calidad para el sistema de gestión de la calidad, y que éstos sean compatibles con el contexto y la dirección estratégica de la organización; c) asegurándose de la integración de los requisitos del sistema de gestión de la calidad en los procesos de negocio de la organización; d) promoviendo el uso del enfoque a procesos y el pensamiento basado en riesgos; e) asegurándose de que los recursos necesarios para el sistema de gestión de la calidad estén disponibles; f) comunicando la importancia de una gestión de la calidad eficaz y conforme con los requisitos del sistema de gestión de la calidad; g) asegurándose de que el sistema de gestión de la calidad logre los resultados previstos; h) comprometiendo, dirigiendo y apoyando a las personas, para contribuir a la eficacia del sistema de gestión de la calidad; i) promoviendo la mejora; j) apoyando otros roles pertinentes de la dirección, para demostrar su liderazgo en la forma en la que aplique a sus áreas de responsabilidad. NOTA En esta Norma Internacional se puede interpretar el término “negocio” en su sentido más amplio, es decir, referido a aquellas actividades que son esenciales para la existencia de la organización; tanto si la organización es pública, privada, con o sin fines de lucro.

Gestión del ser





5. Liderazgo Liderazgo y compromiso

5.1.2 Enfoque al cliente La alta dirección debe demostrar liderazgo y compromiso con respecto al enfoque al cliente asegurándose de que: a) se determinan, se comprenden y se cumplen regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables; b) se determinan y se consideran los riesgos y oportunidades que pueden afectar a la conformidad de los productos y servicios y a la capacidad de aumentar la satisfacción del cliente; c) se mantiene el enfoque en el aumento de la satisfacción del cliente.


5. Liderazgo Política del SG 5.2 POLÍTICA 5.2.1 Establecimiento de la política de la calidad La alta dirección debe establecer, implementar y mantener una política de la calidad que: a) sea apropiada al propósito y contexto de la organización y apoye su dirección estratégica; b) proporcione un marco de referencia para el establecimiento de los objetivos de la calidad; c) incluya un compromiso de cumplir los requisitos aplicables; d) incluya un compromiso de mejora continua del sistema de gestión de la calidad.

Gestión de mejora

5. Liderazgo Política del SG 5.2.2 Comunicación de la política de la calidad La política de la calidad debe: a) estar disponible y mantenerse como información documentada; b) comunicarse, entenderse y aplicarse dentro de la organización; c) estar disponible para las partes interesadas pertinentes, según corresponda.

Comunicación

5. Liderazgo Roles, responsabilidades y autoridades

5.3 ROLES, RESPONSABILIDADES Y AUTORIDADES EN LA ORGANIZACIÓN La alta dirección debe asegurarse de que las responsabilidades y autoridades para los roles pertinentes se asignen, se comuniquen y se entiendan en toda la organización. La alta dirección debe asignar la responsabilidad y autoridad para: a) asegurarse de que el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de esta Norma Internacional; b) asegurarse de que los procesos están generando y proporcionando las salidas previstas; c) informar, en particular, a la alta dirección sobre el desempeño del sistema de gestión de la calidad y sobre las oportunidades de mejora (véase 10.1); d) asegurarse de que se promueve el enfoque al cliente en toda la organización; e) asegurarse de que la integridad del sistema de gestión de la calidad se mantiene cuando se planifican e implementan cambios en el sistema de gestión de la calidad.

Gestión del ser y mejora

6. Planificación 6. Planificación 6. Planificación Gestión de mejora

6. Planificación Acciones para la abordar riesgos y oportunidades

6.1 ACCIONES PARA ABORDAR RIESGOS Y OPORTUNIDADES 6.1.1 Al planificar el sistema de gestión de la calidad, la organización debe considerar las cuestiones referidas en el apartado 4.1 y los requisitos referidos en el apartado 4.2, y determinar los riesgos y oportunidades que es necesario abordar con el fin de: a) asegurar que el sistema de gestión de la calidad pueda lograr sus resultados previstos; b) aumentar los efectos deseables; c) prevenir o reducir efectos no deseados; d) lograr la mejora.

Gestión de mejora






6.1.2 La organización debe planificar: a) las acciones para abordar estos riesgos y oportunidades; b) la manera de: 1) integrar e implementar las acciones en sus procesos del sistema de gestión de la calidad (véase 4.4.); 2) evaluar la eficacia de estas acciones. Las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades deben ser proporcionales al impacto potencial en la conformidad de los productos y los servicios. NOTA 1 Las opciones para abordar los riesgos pueden incluir: evitar riesgos, asumir riesgos para perseguir una oportunidad, eliminar la fuente de riesgo, cambiar la probabilidad o las consecuencias, compartir el riesgo o mantener riesgos mediante decisiones informadas. NOTA 2 Las oportunidades pueden conducir a la adopción de nuevas prácticas, lanzamiento de nuevos productos, apertura de nuevos mercados, acercamiento a nuevos clientes, establecimiento de asociaciones, utilización de nuevas tecnologías y otras posibilidades deseables y viables para abordar las necesidades de la organización o las de sus clientes.

Gestión de mejora


N.A.

6. Planificación Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

6.2 OBJETIVOS DE LA CALIDAD Y PLANIFICACIÓN PARA LOGRARLOS 6.2.1 La organización debe establecer objetivos de la calidad para las funciones y niveles pertinentes y los procesos necesarios para el sistema de gestión de la calidad. Los objetivos de la calidad deben: a) ser coherentes con la política de la calidad; b) ser medibles; c) tener en cuenta los requisitos aplicables; d) ser pertinentes para la conformidad de los productos y servicios y para el aumento de la satisfacción del cliente; e) ser objeto de seguimiento; f) comunicarse; g) actualizarse, según corresponda. La organización debe mantener información documentada sobre los objetivos de la calidad.

Gestión de mejora

6. Planificación Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

6.2.2 Al planificar cómo lograr sus objetivos de la calidad, la organización debe determinar: a) qué se va a hacer; b) qué recursos se requerirán; c) quién será responsable; d) cuándo se finalizará; e) cómo se evaluarán los resultados.

gestión de mejora

6. Planificación Planificación de los cambios

6.3 PLANIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Cuando la organización determine la necesidad de cambios en el sistema de gestión de la calidad, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada (véase 4.4). La organización debe considerar: a) el propósito de los cambios y sus consecuencias potenciales; b) la integridad del sistema de gestión de la calidad; c) la disponibilidad de recursos; d) la asignación o reasignación de responsabilidades y autoridades.

gestión de mejora

7. Apoyo 7. Apoyo 7. Apoyo





7. Apoyo Recursos 7.1 RECURSOS 7.1.1 Generalidades La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para el establecimiento, implementación, mantenimiento y mejora continua del sistema de gestión de la calidad. La organización debe considerar: a) las capacidades y limitaciones de los recursos internos existentes; b) qué se necesita obtener de los proveedores externos.

Gestión Tecnológica Recursos Físicos Gestión Financiera Gestión del Ser

7. Apoyo Recursos 7.1.2 Personas La organización debe determinar y proporcionar las personas necesarias para la implementación eficaz de su sistema de gestión de la calidad y para la operación y control de sus procesos.

gestión del ser

7. Apoyo Recursos 7.1.3 Infraestructura La organización debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria para la operación de sus procesos y lograr la conformidad de los productos y servicios. NOTA La infraestructura puede incluir: a) edificios y servicios asociados; b) equipos, incluyendo hardware y software; c) recursos de transporte; d) tecnologías de la información y la comunicación.

Recursos físicos Gestión tecnológica

7. Apoyo Recursos 7.1.4 Ambiente para la operación de los procesos La organización debe determinar, proporcionar y mantener el ambiente necesario para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios. NOTA Un ambiente adecuado puede ser una combinación de factores humanos y físicos, tales como: a) sociales (por ejemplo, no discriminatorio, ambiente tranquilo, libre de conflictos); b) psicológicos (por ejemplo, reducción del estrés, prevención del síndrome de agotamiento, cuidado de las emociones); c) físicos (por ejemplo, temperatura, calor, humedad, iluminación, circulación del aire, higiene, ruido). Estos factores pueden diferir sustancialmente dependiendo de los productos y servicios suministrados.

gestión del ser

7. Apoyo Recursos 7.1.5 Recursos de seguimiento y medición 7.1.5.1 Generalidades La organización debe determinar y proporcionar los recursos necesarios para asegurarse de la validez y fiabilidad de los resultados cuando se realice el seguimiento o la medición para verificar la conformidad de los productos y servicios con los requisitos. La organización debe asegurarse de que los recursos proporcionados: a) son apropiados para el tipo específico de actividades de seguimiento y medición realizadas; b) se mantienen para asegurarse de la idoneidad continua para su propósito. La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de que los recursos de seguimiento y medición son idóneos para su propósito.

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7. Apoyo Recursos 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones Cuando la trazabilidad de las mediciones es un requisito, o es considerada por la organización como parte esencial para proporcionar confianza en la validez de los resultados de la medición, el equipo de medición debe: a) calibrarse o verificarse , o ambas, a intervalos especificados, o antes de su utilización, contra patrones de medición trazables a patrones de medición internacionales o nacionales; cuando no existan tales patrones, debe conservarse como información documentada la base utilizada para la calibración o la verificación; b) identificarse para determinar su estado; c) protegerse contra ajustes, daño o deterioro que pudieran invalidar el estado de calibración y los posteriores resultados de la medición. La organización debe determinar si la validez de los resultados de medición previos se ha visto afectada de manera adversa cuando el equipo de medición se considere no apto para su propósito previsto, y debe tomar las acciones adecuadas cuando sea necesario.

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7. Apoyo Recursos 7.1.6 Conocimientos de la organización La organización debe determinar los conocimientos necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de los productos y servicios. Estos conocimientos deben mantenerse y ponerse a disposición en la medida en que sea necesario. Cuando se abordan las necesidades y tendencias cambiantes, la organización debe considerar sus conocimientos actuales y determinar cómo adquirir o acceder a los conocimientos adicionales necesarios y a las actualizaciones requeridas. NOTA 1 Los conocimientos de la organización son conocimientos específicos que la organización adquiere generalmente con la experiencia. Es información que se utiliza y se comparte para lograr los objetivos de la organización. NOTA 2 Los conocimientos de la organización pueden basarse en: a) fuentes internas (por ejemplo, propiedad intelectual; conocimientos adquiridos con la experiencia; lecciones aprendidas de los fracasos y de proyectos de éxito; capturar y compartir conocimientos y experiencia no documentados; los resultados de las mejoras en los procesos, productos y servicios); b) fuentes externas (por ejemplo, normas; academia; conferencias; recopilación de conocimientos provenientes de clientes o proveedores externos).

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7. Apoyo Competencia 7.2 COMPETENCIA La organización debe: a) determinar la competencia necesaria de las personas que realizan, bajo su control, un trabajo que afecta al desempeño y eficacia del sistema de gestión de la calidad; b) asegurarse de que estas personas sean competentes, basándose en la educación, formación o experiencia apropiadas; c) cuando sea aplicable, tomar acciones para adquirir la competencia necesaria y evaluar la eficacia de las acciones tomadas; d) conservar la información documentada apropiada como evidencia de la competencia. NOTA Las acciones aplicables pueden incluir, por ejemplo, la formación, la tutoría o la reasignación de las personas empleadas actualmente; o la contratación o subcontratación de personas competentes.

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7. Apoyo Toma de conciencia

7.3 TOMA DE CONCIENCIA La organización debe asegurarse de que las personas que realizan el trabajo bajo el control de la organización tomen conciencia de: a) la política de la calidad; b) los objetivos de la calidad pertinentes; c) su contribución a la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidos los beneficios de una mejora del desempeño; d) las implicaciones del incumplimiento de los requisitos del sistema de gestión de la calidad.

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7. Apoyo Comunicación 7.4 COMUNICACIÓN La organización debe determinar las comunicaciones internas y externas pertinentes al sistema de gestión de la calidad, que incluyan: a) qué comunicar; b) cuándo comunicar; c) a quién comunicar; d) cómo comunicar; e) quién comunica.

Comunicación

7. Apoyo Información documentada.

7.5 INFORMACIÓN DOCUMENTADA 7.5.1 Generalidades El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir: a) la información documentada requerida por esta Norma Internacional; b) la información documentada que la organización determina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad. NOTA La extensión de la información documentada para un sistema de gestión de la calidad puede variar de una organización a otra, debido a: - el tamaño de la organización y su tipo de actividades, procesos, productos y servicios; - la complejidad de los procesos y sus interacciones; y - la competencia de las personas.

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7.5.2 Creación y actualización Al crear y actualizar la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea apropiado: a) la identificación y descripción (por ejemplo, título, fecha, autor o número de referencia); b) el formato (por ejemplo, idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (por ejemplo, papel, electrónico); c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

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7.5.3 Control de la información documentada 7.5.3.1 La información documentada requerida por el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurarse de que: a) esté disponible y sea idónea para su uso, donde y cuando se necesite; b) esté protegida adecuadamente (por ejemplo, contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida de integridad).

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7.5.3.2 Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades, según corresponda: a) distribución, acceso, recuperación y uso; b) almacenamiento y preservación, incluida la preservación de la legibilidad; c) control de cambios (por ejemplo, control de versión); d) conservación y disposición. La información documentada de origen externo, que la organización determina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar, según sea apropiado, y controlar. La información documentada conservada como evidencia de la conformidad debe protegerse contra modificaciones no intencionadas. NOTA El acceso puede implicar una decisión en relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso y a la autoridad para consultar y modificar la información documentada.

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8. Operación 8. Operación 8. Operación





8. Operación Planificación y control operacional

8.1 PLANIFICACIÓN Y CONTROL OPERACIONAL La organización debe planificar, implementar y controlar los procesos (véase 4.4) necesarios para cumplir los requisitos para la provisión de productos y servicios, y para implementar las acciones determinadas en el capítulo 6, mediante: a) la determinación de los requisitos para los productos y servicios; b) el establecimiento de criterios para: 1) los procesos; 2) la aceptación de los productos y servicios; c) la determinación de los recursos necesarios para lograr la conformidad con los requisitos de los productos y servicios; d) la implementación del control de los procesos de acuerdo con los criterios; e) la determinación, el mantenimiento y la conservación de la información documentada en la extensión necesaria para: 1) tener confianza en que los procesos se han llevado a cabo según lo planificado; 2) demostrar la conformidad de los productos y servicios con sus requisitos. La salida de esta planificación debe ser adecuada para las operaciones de la organización. La organización debe controlar los cambios planificados y revisar las consecuencias de los cambios no previstos, tomando acciones para mitigar cualquier efecto adverso, según sea necesario.

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8. Operación Requisitos para los productos y servicios

8.2 Requisitos para los productos y servicios Atención al ciudadano


8.2.1 Comunicación con el cliente La comunicación con los clientes debe incluir: a) proporcionar la información relativa a los productos y servicios; b) tratar las consultas, los contratos o los pedidos, incluyendo los cambios; c) obtener la retroalimentación de los clientes relativa a los productos y servicios, incluyendo las quejas de los clientes; d) manipular o controlar la propiedad del cliente; e) establecer los requisitos específicos para las acciones de contingencia, cuando sea pertinente.



8.2.2 Determinación de los requisitos para los productos y servicios Cuando se determinan los requisitos para los productos y servicios que se van a ofrecer a los clientes, la organización debe asegurarse de que: a) los requisitos para los productos y servicios se definen, incluyendo: 1) cualquier requisito legal y reglamentario aplicable; 2) aquellos considerados necesarios por la organización; b) la organización puede cumplir con las declaraciones acerca de los productos y servicios que ofrece.



8.2.3 Revisión de los requisitos para los poductos y servicios Transformación cultural para la revitalización del centro


8.2.3.1 La organización debe asegurarse de que tiene la capacidad de cumplir los requisitos para los productos y servicios que se van a ofrecer a los clientes. La organización debe llevar a cabo una revisión antes de comprometerse a suministrar productos y servicios a un cliente, para incluir: a) los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma; b) los requisitos no establecidos por el cliente, pero necesarios para el uso especificado o previsto, cuando sea conocido; c) los requisitos especificados por la organización; d) los requisitos legales y reglamentarios aplicables a los productos y servicios; e) las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los expresados previamente.

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8.2.3.2 La organización debe conservar la información documentada, cuando sea aplicable: a) sobre los resultados de la revisión; b) sobre cualquier requisito nuevo para los productos y servicios.

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8.2.4 Cambios en los requisitos para los productos y servicios La organización debe asegurarse de que, cuando se cambien los requisitos para los productos y servicios, la información documentada pertinente sea modificada, y de que las personas pertinentes sean conscientes de los requisitos modificados.


8. Operación Diseño y desarrollo de los productos y servicios

8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios Transformación cultural para la revitalización del Centro


8.3.1 Generalidades La organización debe establecer, implementar y mantener un proceso de diseño y desarrollo que sea adecuado para asegurarse de la posterior provisión de productos y servicios.

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8.3.2 Planificación del diseño y desarrollo Al determinar las etapas y controles para el diseño y desarrollo, la organización debe considerar: a) la naturaleza, duración y complejidad de las actividades de diseño y desarrollo; b) las etapas del proceso requeridas, incluyendo las revisiones del diseño y desarrollo aplicables; c) las actividades requeridas de verificación y validación del diseño y desarrollo; d) las responsabilidades y autoridades involucradas en el proceso de diseño y desarrollo; e) las necesidades de recursos internos y externos para el diseño y desarrollo de los productos y servicios; f) la necesidad de controlar las interfaces entre las personas que participan activamente en el proceso de diseño y desarrollo; g) la necesidad de la participación activa de los clientes y usuarios en el proceso de diseño y desarrollo; h) los requisitos para la posterior provisión de productos y servicios; i) el nivel de control del proceso de diseño y desarrollo esperado por los clientes y otras partes interesadas pertinentes;

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8.3.3 Entradas para el diseño y desarrollo La organización debe determinar los requisitos esenciales para los tipos específicos de productos y servicios a diseñar y desarrollar. La organización debe considerar: a) los requisitos funcionales y de desempeño; b) la información proveniente de actividades previas de diseño y desarrollo similares; c) los requisitos legales y reglamentarios; d) normas o códigos de prácticas que la organización se ha comprometido a implementar; e) las consecuencias potenciales de fallar debido a la naturaleza de los productos y servicios. Las entradas deben ser adecuadas para los fines del diseño y desarrollo, estar completas y sin ambigüedades. Las entradas del diseño y desarrollo contradictorias deben resolverse. La organización debe conservar la información documentada sobre las entradas del diseño y desarrollo.

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8.3.4 Controles del diseño y desarrollo La organización debe aplicar controles al proceso de diseño y desarrollo para asegurarse de que: a) se definen los resultados a lograr; b) se realizan las revisiones para evaluar la capacidad de los resultados del diseño y desarrollo para cumplir los requisitos; c) se realizan actividades de verificación para asegurarse de que las salidas del diseño y desarrollo cumplen los requisitos de las entradas; d) se realizan actividades de validación para asegurarse de que los productos y servicios resultantes satisfacen los requisitos para su aplicación especificada o uso previsto; e) se toma cualquier acción necesaria sobre los problemas determinados durante las revisiones, o las actividades de verificación y validación; f) se conserva la información documentada de estas actividades. NOTA Las revisiones, la verificación y la validación del diseño y desarrollo tienen propósitos distintos. Pueden realizarse de forma separada o en cualquier combinación, según sea idóneo para los productos y servicios de la organización.



8.3.5 Salidas del diseño y desarrollo La organización debe asegurarse de que las salidas del diseño y desarrollo: a) cumplen los requisitos de las entradas; b) son adecuadas para los procesos posteriores para la provisión de productos y servicios; c) incluyen o hacen referencia a los requisitos de seguimiento y medición, cuando sea apropiado, y a los criterios de aceptación; d) especifican las características de los productos y servicios que son esenciales para su propósito previsto y su provisión segura y correcta. La organización debe conservar información documentada sobre las salidas del diseño y desarrollo.



8.3.6 Cambios del diseño y desarrollo La organización debe identificar, revisar y controlar los cambios hechos durante el diseño y desarrollo de los productos y servicios, o posteriormente en la medida necesaria para asegurarse de que no haya un impacto adverso en la conformidad con los requisitos. La organización debe conservar la información documentada sobre: a) los cambios del diseño y desarrollo; b) los resultados de las revisiones; c) la autorización de los cambios; d) las acciones tomadas para prevenir los impactos adversos.


8. Operación Control de procesos , productos y servicios suministrados externamente

8.4 Control de los procesos, productos y servicios suminsitrados externamente. 8.4.1 Generalidades La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente son conformes a los requisitos. La organización debe determinar los controles a aplicar a los procesos, productos y servicios suministrados externamente cuando: a) los productos y servicios de proveedores externos están destinados a incorporarse dentro de los propios productos y servicios de la organización; b) los productos y servicios son proporcionados directamente a los clientes por proveedores externos en nombre de la organización; c) un proceso, o una parte de un proceso, es proporcionado por un proveedor externo como resultado de una decisión de la organización. La organización debe determinar y aplicar criterios para la evaluación, la selección, el seguimiento del desempeño y la reevaluación de los proveedores externos, basándose en su capacidad para proporcionar procesos o productos y servicios de acuerdo con los requisitos. La organización debe conservar la información documentada de estas actividades y de cualquier acción necesaria que surja de las evaluaciones.







8.4.2 Tipo y alcance del control La organización debe asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente no afectan de manera adversa a la capacidad de la organización de entregar productos y servicios conformes de manera coherente a sus clientes. La organización debe: a) asegurarse de que los procesos suministrados externamente permanecen dentro del control de su sistema de gestión de la calidad; b) definir los controles que pretende aplicar a un proveedor externo y los que pretende aplicar a las salidas resultantes; c) tener en consideración: 1) el impacto potencial de los procesos, productos y servicios suministrados externamente en la capacidad de la organización de cumplir regularmente los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables; 2) la eficacia de los controles aplicados por el proveedor externo; d) determinar la verificación, u otras actividades necesarias para asegurarse de que los procesos, productos y servicios suministrados externamente cumplen los requisitos.



8.4.3 Información para los proveedores externos La organización debe asegurarse de la adecuación de los requisitos antes de su comunicación al proveedor externo. La organización debe comunicar a los proveedores externos sus requisitos para: a) los procesos, productos y servicios a proporcionar; b) la aprobación de: 1) productos y servicios; 2) métodos, procesos y equipos; 3) la liberación de productos y servicios; c) la competencia, incluyendo cualquier calificación requerida de las personas; d) las interacciones del proveedor externo con la organización; e) el control y el seguimiento del desempeño del proveedor externo a aplicar por parte de la organización; f) las actividades de verificación o validación que la organización, o su cliente, pretende llevar a cabo en las instalaciones del proveedor externo.


8. Operación Control de la producción y provision del servicio.

8.5 Producción y prevision del servicio 8.5.1 Control de la producción y de la provisión del servicio La organización debe implementar la producción y provisión del servicio bajo condiciones controladas. Las condiciones controladas deben incluir, cuando sea aplicable: a) la disponibilidad de información documentada que defina: 1) las características de los productos a producir, los servicios a prestar, o las actividades a desempeñar; 2) los resultados a alcanzar; b) la disponibilidad y el uso de los recursos de seguimiento y medición adecuados; c) la implementación de actividades de seguimiento y medición en las etapas apropiadas para verificar que se cumplen los criterios para el control de los procesos o sus salidas, y los criterios de aceptación para los productos y servicios; d) el uso de la infraestructura y el entorno adecuados para la operación de los procesos; e) la designación de personas competentes, incluyendo cualquier calificación requerida; f) la validación y revalidación periódica de la capacidad para alcanzar los resultados planificados de los procesos de producción y de prestación del servicio, cuando las salidas resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores; g) la implementación de acciones para prevenir los errores humanos; h) la implementación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega.







8.5.2 Identificación y trazabilidad La organización debe utilizar los medios apropiados para identificar las salidas, cuando sea necesario, para asegurar la conformidad de los productos y servicios. La organización debe identificar el estado de las salidas con respecto a los requisitos de seguimiento y medición a través de la producción y prestación del servicio. La organización debe controlar la identificación única de las salidas cuando la trazabilidad sea un requisito, y debe conservar la información documentada necesaria para permitir la trazabilidad.



8.5.3 Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos La organización debe cuidar la propiedad perteneciente a los clientes o a proveedores externos mientras esté bajo el control de la organización o esté siendo utilizado por la misma. La organización debe identificar, verificar, proteger y salvaguardar la propiedad de los clientes o de los proveedores externos suministrada para su utilización o incorporación dentro de los productos y servicios.


8.5.4 Preservación La organización debe preservar las salidas durante la producción y prestación del servicio, en la medida necesaria para asegurarse de la conformidad con los requisitos. NOTA La preservación puede incluir la identificación, la manipulación, el control de la contaminación, el embalaje, el almacenamiento, la transmisión de la información o el transporte, y la protección.


8.5.5 Actividades posteriores a la entrega La organización debe cumplir los requisitos para las actividades posteriores a la entrega asociadas con los productos y servicios. Al determinar el alcance de las actividades posteriores a la entrega que se requieren, la organización debe considerar: a) los requisitos legales y reglamentarios; b) las consecuencias potenciales no deseadas asociadas a sus productos y servicios; c) la naturaleza, el uso y la vida útil prevista de sus productos y servicios; d) los requisitos del cliente; e) la retroalimentación del cliente. NOTA Las actividades posteriores a la entrega pueden incluir acciones cubiertas por las condiciones de la garantía, obligaciones contractuales como servicios de mantenimiento, y servicios suplementarios como el reciclaje o la disposición final.

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8.5.6 Control de los cambios La organización debe revisar y controlar los cambios para la producción o la prestación del servicio, en la extensión necesaria para asegurarse de la continuidad en la conformidad con los requisitos. La organización debe conservar información documentada que describa los resultados de la revisión de los cambios, las personas que autorizan el cambio y de cualquier acción necesaria que surja de la revisión.


8. Operación Liberación de los productos y servicios

8.6 LIBERACIÓN DE LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS La organización debe implementar las disposiciones planificadas, en las etapas adecuadas, para verificar que se cumplen los requisitos de los productos y servicios. La liberación de los productos y servicios al cliente no debe llevarse a cabo hasta que se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que sea aprobado de otra manera por una autoridad pertinente y, cuando sea aplicable, por el cliente.






8. Operación Control de las salidas no conformes

8.7 CONTROL DE LAS SALIDAS NO CONFORMES 8.7.1 La organización debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada. La organización debe tomar las acciones adecuadas basándose en la naturaleza de la no conformidad y en su efecto sobre la conformidad de los productos y servicios. Esto se debe aplicar también a los productos y servicios no conformes detectados después de la entrega de los productos, durante o después de la provisión de los servicios. La organización debe tratar las salidas no conformes de una o más de las siguientes maneras: a) corrección; b) separación, contención, devolución o suspensión de provisión de productos y servicios; c) información al cliente; d) obtención de autorización para su aceptación bajo concesión. Debe verificarse la conformidad con los requisitos cuando se corrigen las salidas no conformes. 8.7.2 La organización debe conservar la información documentada que: a) describa la no conformidad; b) describa las acciones tomadas; c) describa todas las concesiones obtenidas; d) identifique la autoridad que decide la acción con respecto a la no conformidad.


9. Evaluación del desempeño

Evaluación del desempeño



Seguiiento, medición, análisis y evaluación.

9.1 Seguiiento, medición, análisis y evaluación. 9.1.1 Generalidades La organización debe determinar: a) qué necesita seguimiento y medición; b) los métodos de seguimiento, medición, análisis y evaluación necesarios para asegurar resultados válidos; c) cuándo se deben llevar a cabo el seguimiento y la medición; d) cuándo se deben analizar y evaluar los resultados del seguimiento y la medición. La organización debe evaluar el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad. La organización debe conservar la información documentada apropiada como evidencia de los resultados.

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9.1.2 Satisfacción del cliente La organización debe realizar el seguimiento de las percepciones de los clientes del grado en que se cumplen sus necesidades y expectativas. La organización debe determinar los métodos para obtener, realizar el seguimiento y revisar esta información. NOTA Los ejemplos de seguimiento de las percepciones del cliente pueden incluir las encuestas al cliente, la retroalimentación del cliente sobre los productos y servicios entregados, las reuniones con los clientes, el análisis de las cuotas de mercado, las felicitaciones, las garantías utilizadas y los informes de agentes comerciales.

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9.1.3 Análisis y evaluación La organización debe analizar y evaluar los datos y la información apropiados que surgen por el seguimiento y la medición. Los resultados del análisis deben utilizarse para evaluar: a) la conformidad de los productos y servicios; b) el grado de satisfacción del cliente; c) el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad; d) si lo planificado se ha implementado de forma eficaz; e) la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y oportunidades; f) el desempeño de los proveedores externos; g) la necesidad de mejoras en el sistema de gestión de la calidad. NOTA Los métodos para analizar los datos pueden incluir técnicas estadísticas.

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Auditoria interna. 9.2 AUDITORÍA INTERNA 9.2.1 La organización debe llevar a cabo auditorías internas a intervalos planificados para proporcionar información acerca de si el sistema de gestión de la calidad: a) es conforme con: 1) los requisitos propios de la organización para su sistema de gestión de la calidad; 2) los requisitos de esta Norma Internacional; b) se implementa y mantiene eficazmente.

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Auditoria interna. 9.2.2 La organización debe: a) planificar, establecer, implementar y mantener uno o varios programas de auditoría que incluyan la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, los requisitos de planificación y la elaboración de informes, que deben tener en consideración la importancia de los procesos involucrados, los cambios que afecten a la organización y los resultados de las auditorías previas; b) definir los criterios de la auditoría y el alcance para cada auditoría; c) seleccionar los auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad del proceso de auditoría; d) asegurarse de que los resultados de las auditorías se informen a la dirección pertinente; e) realizar las correcciones y tomar las acciones correctivas adecuadas sin demora injustificada; f) conservar información documentada como evidencia de la implementación del programa de auditoría y de los resultados de las auditorías. NOTA Véase la Norma ISO 19011 a modo de orientación.



Revisión por la dirección

9.3 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 9.3.1 Generalidades La alta dirección debe revisar el sistema de gestión de la calidad de la organización a intervalos planificados, para asegurarse de su conveniencia, adecuación, eficacia y alineación continuas con la dirección estratégica de la organización.




9.3.2 Entradas de la revisión por la dirección La revisión por la dirección debe planificarse y llevarse a cabo incluyendo consideraciones sobre: a) el estado de las acciones de las revisiones por la dirección previas; b) los cambios en las cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión de la calidad; c) la información sobre el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad, incluidas las tendencias relativas a: 1) la satisfacción del cliente y la retroalimentación de las partes interesadas pertinentes; 2) el grado en que se han logrado los objetivos de la calidad; 3) el desempeño de los procesos y conformidad de los productos y servicios; 4) las no conformidades y acciones correctivas; 5) los resultados de seguimiento y medición; 6) los resultados de las auditorías; 7) el desempeño de los proveedores externos; d) la adecuación de los recursos; e) la eficacia de las acciones tomadas para abordar los riesgos y las oportunidades (véase 6.1); f) las oportunidades de mejora.








9.3.3 Salidas de la revisión por la dirección Las salidas de la revisión por la dirección deben incluir las decisiones y acciones relacionadas con: a) las oportunidades de mejora; b) cualquier necesidad de cambio en el sistema de gestión de la calidad; c) las necesidades de recursos. La organización debe conservar información documentada como evidencia de los resultados de las revisiones por la dirección.


10. Mejora 10. Mejora 10. Mejora

10. Mejora Generalidades 10.1 GENERALIDADES La organización debe determinar y seleccionar las oportunidades de mejora e implementar cualquier acción necesaria para cumplir los requisitos del cliente y aumentar la satisfacción del cliente. Éstas deben incluir: a) mejorar los productos y servicios para cumplir los requisitos, así como considerar las necesidades y expectativas futuras; b) corregir, prevenir o reducir los efectos no deseados; c) mejorar el desempeño y la eficacia del sistema de gestión de la calidad. NOTA Los ejemplos de mejora pueden incluir corrección, acción correctiva, mejora continua, cambio abrupto, innovación y reorganización.

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10. Mejora No conformidad y acción correctiva

10.2 NO CONFORMIDAD Y ACCIÓN CORRECTIVA 10.2.1 Cuando ocurra una no conformidad, incluida cualquiera originada por quejas, la organización debe: a) reaccionar ante la no conformidad y, cuando sea aplicable: 1) tomar acciones para controlarla y corregirla; 2) hacer frente a las consecuencias; b) evaluar la necesidad de acciones para eliminar las causas de la no conformidad, con el fin de que no vuelva a ocurrir ni ocurra en otra parte, mediante: 1) la revisión y el análisis de la no conformidad; 2) la determinación de las causas de la no conformidad; 3) la determinación de si existen no conformidades similares, o que potencialmente puedan ocurrir; c) implementar cualquier acción necesaria; d) revisar la eficacia de cualquier acción correctiva tomada; e) si fuera necesario, actualizar los riesgos y oportunidades determinados durante la planificación; y f) si fuera necesario, hacer cambios al sistema de gestión de la calidad. Las acciones correctivas deben ser apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. 10.2.2 La organización debe conservar información documentada como evidencia de: a) la naturaleza de las no conformidades y cualquier acción tomada posteriormente; b) los resultados de cualquier acción correctiva.

Gestión de Mejora

10. Mejora Mejora continua 10.3 MEJORA CONTINUA La organización debe mejorar continuamente la conveniencia, adecuación y eficacia del sistema de gestión de la calidad. La organización debe considerar los resultados del análisis y la evaluación, y las salidas de la revisión por la dirección, para determinar si hay necesidades u oportunidades que deben considerarse como parte de la mejora continua.

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CONTROL DE CAMBIOS

Fecha Versión Razón del cambio 17/06/2010 1 Versión inicial

22/03/2011 2 Actualización por cambios normativos




23/12/2015 6 Se reestructuró manual incluyendo subsistemas y lineamientos de la NTDSIG 001:2011

19/10/2018 7

Se actualiza en función de lo dispuesto en el Decreto 591 de 2018 para la Implementación de MIPG. Actualización del Mapa de Procesos y los procedimientos asociados al mismo. Se agrega las políticas asociadas a los sub sistemas del SIG. Actualización normativa de la NTC ISO 9001:2015. Se agrega el anexo de requisitos de la ISO 9001:2015 asociada a los procesos. Se actualiza la política de administración de riesgos.

11/12/2018 8

Se realiza toda una revisión al cuerpo de documento, actualizando introducción, objetivos y referencias a la plataforma estratégica. Se corrigen mención a procedimientos obsoletos, y se menciona la vigencia del mapa de procesos que rige en la entidad.

Elaboró:

Andrés David Segura Contratista

Revisó y aprobó:

Sonia Córdoba Alvarado Asesor Planeación

Verificación SIG :

Sonia Córdoba Alvarado Asesor Planeación

contenido pág. - fgaa.gov.co filematriz de requisitos iso 9001:2015 por proceso .....22. proceso:...

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