conta explica 1-5
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Tema 1: Naturaleza de la información contable
La contabilidad ha sido utilizada como una técnica en la información financiera que ha logrado gran reconocimiento
por el registro de las transacciones históricas que realizan las compañías. Y esta es una herramienta que ayuda a
comprender y facilitar el proceso administrativo para la toma de decisiones internas y externas por los distintos
usuarios de la información contable.
Hoy en día el mundo de los negocios demanda un mayor profesionalismo en la manera de administrar las
empresas, esto si se desea sobresalir dentro de un ámbito competitivo. Para ello, contar con un sistema de
información relevante, oportuna y confiable nos abriría el camino.
Todas las organizaciones lucrativas y no lucrativas generan información diaria de todas las operaciones realizadas,
esos datos son generados y respaldados a través de un sistema de información que es recabada para que los
usuarios internos y externos la utilicen para la toma de decisiones.
El Centro de Investigación y Desarrollo (CID) del Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas
de Información Financiera (CINIF), en su NIF A-1, menciona que el objetivo principal de la contabilidad es el facilitar
la toma de decisiones por sus diferentes usuarios, de lo contrario, al no cumplirse este objetivo, se pierde el
verdadero sentido de la contabilidad, o su razón de ser.
La contabilidad es útil para los usuarios internos y externos, es por ello que dependiendo del uso que se le vaya a
otorgar, es la rama de la contabilidad que se elige, siendo estas ramas la financiera, la fiscal o la administrativa.
Esto sin olvidar que todas constan del mismo sistema de información.
Contabilidad financiera
Sistema de información que proporciona datos a todos los usuarios interesados en las actividades que realiza la
empresa, por ejemplo accionistas, futuros inversionistas, instituciones de crédito, etc.
Contabilidad fiscal
Sistema de información orientado a dar cumplimiento a las obligaciones fiscales de las organizaciones.
Contabilidad administrativa
Sistema de información que se genera para todos los usuarios internos de la organización, tales como directivos,
para ayudar a la planeación, control y toma de decisiones.
En su calidad de herramienta de la administración, la información financiera es un medio indispensable
paraevaluar la efectividad con la que la administración logra mantener intacta la inversión de los accionistas y
obtener adicionalmente un rendimiento justo.
La información financiera seguirá siendo el mejor apoyo para la toma de decisiones de los negocios, por lo que la
variable más importante de la información financiera es la utilidad que genera la empresa, ya que ayuda al proceso
de control en tres aspectos:
Como forma para dar información sobre lo que la dirección desea que se realice.
Como medio para que todos los miembros de la organización actúen eficientemente para lograr los objetivos propuestos.
Como medio para analizar los resultados, es decir, para interpretar qué tan buenos resultados se han obtenido.
Según Ramírez (2013), la información financiera es necesaria para tener mejor control, una vez que se ha
concluido la operación del negocio, se deben medir los resultados y compararlos con un estándar fijado con base
en los objetivos planeados, de tal suerte que la administración pueda asegurarse de que los recursos fueron
manejados con efectividad y eficiencia.
Las empresas deben buscar la manera de mejorar su competencia con respecto a otras empresas y para esto es
necesario tener un sistema de información contable ya que solo mediante este sistema se puede tener la
seguridad de que se tomarán decisiones confiables.
Las principales decisiones en los negocios son basadas en la manera en que se obtienen los recursos y cómo
se utilizan.
Para que una organización obtenga recursos existen dos maneras: recursos provenientes de la propia
organización y recursos que aporten los socios o accionistas o por medio de financiamiento externo, ante
estas opciones se debe de tomar la decisión de cuál es la más factible para la organización.
Decisiones de operación
Las actividades que son propias de la operación del negocio, como la producción de un bien o la prestación de un
servicio. Algunas decisiones de operación son las siguientes: ¿A qué precio debo vender los productos? ¿Cuánto
me cuesta cada producto? ¿Cuál es el margen de utilidad de mi producto?
Decisiones de inversión
Se relaciona con la adquisición de nuevos bienes como maquinaria, terrenos, edificios, etc., se “invierte” en ellos
para poder obtener un beneficio en el futuro. Algunas decisiones de inversión podrían ser las siguientes: ¿Compro
una maquinaria adicional y con ello aumentaré mis ventas? ¿Podremos construir una planta nueva el próximo año?
Decisiones de financiamiento
Se refiere a la forma de obtención de recursos para comenzar a operar o continuar operando. Algunas preguntas
para decidir el financiamiento serían: ¿Cuándo debo de pedir prestado? ¿Cuál opción de financiamiento es la más
conveniente?Lo anterior es un ejemplo de las distintas decisiones que se toman dentro de una organización basándose en la información que proporcione un correcto sistema de información contable, para que de esta manera, identificar las acciones a realizar y así lograr los objetivos y planes de la organización y con ello tomar decisiones estratégicas.
Tema 2: Contabilidad financiera vs. contabilidad administrativa
La información económica puede clasificarse de varias maneras, por ello, los contadores dividen la información en
dos tipos: financiera y administrativa.
La información sobre la contabilidad financiera se reporta en estados financieros que son útiles para las
personas o instituciones que se encuentran ajenos a la organización o son externos a ella, por ejemplo:
accionistas, acreedores, agencias gubernamentales y público en general, por ello es que la gerencia emplea los
estados financieros para dirigir las operaciones actuales y planear las operaciones futuras.
La información de la contabilidad administrativa incluye datos históricos y estimados que son utilizados por la
gerencia para llevar a cabo operaciones diarias, planear las operaciones futuras y desarrollar estrategias
generales de negocios.
Aun cuando la contabilidad financiera y la administrativa surgen de un mismo sistema de información que es destinado a facilitar la toma de decisiones de los diferentes usuarios, estas tienen diferencias y similitudes que son necesarias conocer.
Diferencias entre la contabilidad financiera y la administrativa (Ramírez, 2013):
La contabilidad administrativa está organizada para producir información de uso interno en la administración.
La contabilidad administrativa está enfocada hacia el futuro, mientras que la contabilidad financiera genera
información sobre el pasado o hechos históricos de la organización.
La contabilidad administrativa no está regulada mientras que la contabilidad financiera se rige por los principios
de contabilidad generalmente aceptados.
La contabilidad financiera es obligatoria, mientras que la administrativa no lo es.
La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad con la precisión de la contabilidad financiera, ya
que otorga más relevancia a los datos cualitativos.
La contabilidad administrativa se enfoca en distintas áreas de la empresa en las cuales requiere mayor
atención.
La contabilidad administrativa como sistema de información utiliza diversas disciplinas tales como la
estadística, economía, finanzas, etc.
Similitudes entre la contabilidad financiera y la administrativa:
Las dos utilizan información contable, es decir, parten de la misma base de datos.
Las dos utilizan información veraz.
Objetivos de la contabilidad administrativa:
Proveer información para el costeo de servicios, productos y otros aspectos.
Alentar a los administradores para llevar a cabo la planeación a largo plazo de la organización.
Facilitar el proceso de la toma de decisiones.
Permitir el llevar un control administrativo.
Ayudar a medir el desempeño de los diferentes responsables de la empresa.
Motivar a los administrativos para el logro de los objetivos.
Objetivos de la contabilidad financiera:
Verificar la solvencia y liquidez de la empresa, así como la capacidad que posee para la obtención de recursos.
Evalúa el origen de los recursos financieros de la organización que han servido para la utilización en diversas actividades y determina cómo ha sido su rendimiento.
Evaluar cómo se han manejado los recursos del negocio y cómo ha sido la gestión de la administración (Guajardo, 2008).
En todo sistema de información contable, para que se utilice de manera correcta, se deberá de conocer cuáles son los distintos usuarios involucrados y para qué es útil la información que se está proporcionando. No olvidemos que uno de los principales objetivos es el tomar decisiones en el futuro, sin embargo, con el uso correcto de la contabilidad se logrará la toma de decisiones efectiva.
Tema 3: El sistema de información financiera y su relación con el proceso administrativo
Hoy en día, la administración de los recursos resulta muy compleja para las empresas de todos los niveles
económicos, por ello se exige efectividad y eficiencia de los profesionales comprometidos con la administración, a
fin de lograr un uso óptimo de los insumos. Esto puede lograrse cuando se aplica la filosofía del mejoramiento
continuo, que no es otra cosa que la cultura de la calidad total, la cual tiene el propósito esencial de eliminar todo
aquello que no alcanza los estándares establecidos y descartar todo aquello que no permite competir de una
manera satisfactoria. Para ello, es necesario tener un sistema de información basado en la estadística que muestre
dichas desviaciones, lo que implica la necesidad de contar con un buen sistema de control administrativo que
propicie el mejoramiento continuo. Por lo tanto, el control administrativo debe ser el proceso mediante el cual la
administración se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en función de los
objetivos planeados por la organización.
La información que proporciona la contabilidad administrativa puede ser útil en el proceso de control de estos tres
aspectos (Ramírez, 2013):
1. Como medio para comunicar información acerca de lo que la dirección desea que se haga.
2. Como medio de motivar a la organización a fin de que actúe en la forma más adecuada para alcanzar los
objetivos empresariales.
3. Como medio para evaluar los resultados, es decir, para juzgar qué tan buenos resultados se obtienen.
Según Ramírez (2013), la contabilidad administrativa es necesaria para obtener un mejor control. Una vez que se ha concluido una operación determinada, se deberán medir los resultados y compararlos con un estándar fijado previamente con base en los objetivos planeados, de tal suerte que la administración pueda asegurarse de que los recursos fueron manejados con efectividad y eficiencia. El estándar surge al utilizar cualquiera de las siguientes herramientas: los costos estándar, los presupuestos, el establecimiento de centros de responsabilidad financiera, etc., los cuales se verán más adelante en este curso.
El proceso administrativo se efectúa a través de los informes que genera cada una de las áreas o centros de
responsabilidad, lo cual permite detectar síntomas graves de desviaciones y conduce hacia la administración por
excepción por parte de la alta gerencia, de tal modo que al manifestarse alguna variación, puedan realizarse las
acciones correctivas necesarias para lograr efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos con los que cuenta
la organización.
La administración por excepción consiste en enfocar recursos de la organización para poder detectar de manera
oportuna aquellas operaciones que se encuentren fuera de los parámetros establecidos como permisibles para una
operación en específico, en pocas palabras, significa la identificación de desviaciones en los estándares. Por
ejemplo, si se tiene establecido un periodo de resguardo de inventarios de 30 días y se detecta que el plazo que se
está realizando es de 80 días, se debe de alertar a las personas para que ya no asignen recursos y se actúe en el
mejoramiento de ese control, ya que el acumulamiento de inventarios ocasiona costos innecesarios.
Un sistema de información es un conjunto de componentes que están relacionados entre sí que permiten
lacaptura, el proceso, almacenaje y distribución de la información para ayudar en la toma de decisiones y
elcontrol en la organización.
Los sistemas de información ayudan a los administradores y a los distintos usuarios a analizar problemas,
resolverlos y crear nuevos productos.
Las actividades que producen la información, que es necesaria para la toma de decisiones y permiten tener un
control de las operaciones, son:
Insumo: Recolección de información dentro de la organización.
Procesamiento: Es la transformación de los datos obtenidos.
Producto: Transfiere la información procesada a las personas o actividades que debe
realizar cada empleado.
Retroalimentación: Ayuda a evaluar o corregir la etapa de producción.
El proceso administrativo consta de cuatro pasos: planeación, organización, dirección y control.
Planeación
¿Qué se va a hacer?
Organización
¿Cómo se va a hacer?
Dirección
Hacer que se haga
Control
¿Cómo se ha realizado?
La contabilidad administrativa facilita la toma de decisiones de la siguiente manera: Análisis
Reconoce que existe un problema Define el problema y especifica los datos adicionales necesarios Obtiene y analiza los datos
Decisión
Propone distintas alternativas
Selecciona la mejor
Práctica
Pone en marcha la alternativa seleccionada
Vigila el plan elegido
Además de esto, la contabilidad administrativa se apoya del proceso administrativo en la prevención de los
cambios del entorno y ayuda a la anticipación de problemas.
También la contabilidad administrativa apoya en la integración de los objetivos y decisiones de la
organización ya que actúa como un medio de comunicación, coordinación y cooperación entre los diferentes
elementos que integran y logra así una efectividad y eficiencia en las operaciones.
En una organización existen dos tipos de decisiones: las de planeación y las del control. La planeación se refiere
a establecer objetivos de una organización y a definir la manera en la que se alcanzarán. El control es la revisión
de los planes contra lo realizado para identificar si se alcanzaron los objetivos o no y en caso de ser necesario,
proponer cambios que conlleven al logro de las metas en el futuro.
En toda organización se toman decisiones de manera diaria, por lo que la calidad de estas depende del tipo de
información que se tenga disponible. De esta manera, si se desea que una empresa se desarrolle de manera
natural y correcta, deberá contar con un sistema de información que pueda asegurar una buena decisión.
Tema 4: El papel del contralor
Las organizaciones tienen una razón de ser, la cual es producir y vender dicho producto o servicio. En la mayoría
de las grandes organizaciones, se asignan responsabilidades para funciones o actividades específicas a los
departamentos o unidades similares.
Los administradores día a día enfrentan retos dentro de la organización, los cuales tienen que responder y resolver
de acuerdo a las estrategias de la organización, para que de esta manera asignen recursos humanos y
financieros para alcanzar su estrategia y poder coordinar el trabajo.
Estos retos varían a partir de los roles y las decisiones de acuerdo al nivel de la organización:
De aquí se desprenden los tipos de estrategias que implementan cada nivel de administración y que son parte
fundamental del primer paso del proceso administrativo, que es la planeación:
Hoy en día, los sistemas de información juegan un papel estratégico en el funcionamiento de la empresa; el nuevo
papel de los sistemas de información se da cuando existe una interdependencia creciente entre la organización y
sus sistemas de información. Para ello, los diversos administradores deberán definir el rumbo adecuado de la
organización.
El director de finanzas ocupa una posición a la cual reporta el contralor. En la mayoría de las organizaciones el
contralor es el jefe de los contadores gerenciales. El personal de contraloría a menudo consta de diversos
contadores gerenciales en el que cada contador es responsable de una función contable especializada, tales como
sistemas y procedimientos, contabilidad general, presupuestos, reportes especiales y análisis.
La experiencia en contabilidad administrativa a menudo constituye un entrenamiento excelente como preparación
para ocupar posiciones administrativas de tipo directivo.
Dentro de los departamentos de servicio se encuentra la función de contraloría, la cual es encabezada por el
contralor, este tiene la autoridad sobre sus subordinados de línea pero además ayuda en las funciones de
planeación, control administrativo y toma de decisiones.
El campo de acción del contralor depende del tipo de empresa; él es responsable de la información que se genera
y además de que la contabilidad administrativa cumpla su función.
Principales actividades del contralorElaboración de presupuestos
Actividades de planeación
Cumplimiento de obligaciones fiscales
Auditoría interna
Control administrativo
Evaluación del desempeño
Procesamiento de datos
Se puede decir que el contralor es el capitán del barco, el que lo va dirigiendo en la dirección correcta, esto para el
cumplimiento de los objetivos y fines de la organización.
Hoy más que nunca es necesario para las empresas contar con un servicio profesional, que dé importancia
primordial a la ética, de tal manera que la información que se genere cumpla con su objetividad para que sea
confiable en la toma de decisiones. Por ello, es importante mencionar las principales actitudes éticas con las que
deben contar aquellos quienes proveen información en las organizaciones:
1. Competencia. Implica estar atento a las innovaciones en el campo de la contabilidad y trabajar de acuerdo a
las leyes y demás regulaciones que se deben respetar.
2. Objetividad. Proporcionar información justa, equitativa y neutral, además de aquella que sea pertinente.
3. Integridad. Mantenerse imparcial ante discrepancias e intereses particulares que pudieran afectar a la
empresa.
4. Confidencialidad. Mantener en secreto toda la información a la cual se tenga acceso.
La función que realiza la contraloría dentro de las empresas es muy amplia y el nivel de participación dentro de la
empresa dependerá de los objetivos que le asigne la organización, ya que además de cumplir con las diversas
actividades, debe realizar una fuerte gestión para el logro de sus objetivos.
Es así que podemos afirmar que el papel del contralor es vital para implementar una buena administración, debido
a que la información que este genera, a través del uso del sistema de información contable, ayuda a una buena
toma de decisiones y con ello se logran los resultados esperados.
Las habilidades necesarias para el desempeño óptimo del contralor es el de ser integral de manera personal como
en los conocimientos técnicos para que de esta manera se puedan asegurar los recursos materiales, humanos, etc.
Tema 5: Los desafíos ante la globalización
El mundo constantemente va cambiando, debido a que las personas evolucionan y por lo tanto también los
negocios deben evolucionar, más ahora que existe el concepto de globalización, el cual implica que se pueden
hacer negocios y tener contacto entre diferentes países sin la necesidad de traslado. Gracias a la tecnología actual,
podemos contactar a cualquier empresa en otro continente de una manera rápida y sencilla a través del internet.Como nos dice Ramírez (2013):
Las ventajas competitivas sostenibles en el futuro van a depender más de nuevas tecnologías de proceso que de
nuevas tecnologías de producto. Las ventajas competitivas que se basan en la inteligencia humana están
reemplazando las ventajas proporcionadas por la naturaleza, haciendo que la educación y las habilidades del
personal sean las principales armas competitivas
Es por ello la importancia de que las organizaciones puedan seleccionar cuáles serán sus estrategias competitivas
para que de esta manera se pueda establecer una posición privilegiada y sostenible y sea competente en el sector
en el que se encuentra.
La competitividad que se vive actualmente, junto con el proceso globalizado, ha provocado que los estilos de
administración cambien para poder sobrevivir en el futuro.
También es necesario reestructurar la información que proporciona la contabilidad de costos y la contabilidad
administrativa, ante la reingeniería y reconversiones que están experimentando las organizaciones para ser
competitivas. Los principales detonadores que han propiciado los cambios en los sistemas de información para la
toma de decisiones que menciona Ramírez (2013) son los siguientes:
Incremento en la competencia global
Uso de medidas no financieras en combinación con información contable innovadora y global.
Incremento en la responsabilidad e involucramiento de los empleados
Un mayor enfoque de la mano de obra indirecta como elemento del costo y ya no tanto la mano de obra directa.
Velocidad de los cambios
Desempeño de medidas de proceso además de las medidas funcionales.
Innovación
La tecnología de la innovación que soporta sistemas contables más complejos, las horas máquina son más
importantes y la justificación para invertir en desarrollo de tecnología que requiera nuevas herramientas de
evaluación financiera.
Surgimiento de organizaciones de servicios
Por la disposición de productos intangibles y el cálculo de costos del proceso de los servicios.
Las empresas actuales se enfrentan al reto de mejorar constantemente su productividad para luchar con costos
más bajos, realizar productos más elaborados y se sitúan ante una competencia cada vez más fuerte, por lo que es
necesario que dichas empresas utilicen nuevos sistemas de información administrativa, que ayuden a
identificar si se está ofreciendo a los clientes productos con valor agregado, para así mostrar que se trabaja con un
enfoque de calidad y sobre todo para satisfacer por completo a la clientela y con ello lograr mayores ganancias
para el negocio.
Los nuevos sistemas de información administrativa ofrecen mejorías importantes para las empresas, por
ejemplo:
Certeza en el proceso de costeo de los productos (utilizando mejores herramientas que ayuden a incluir todos
aquellos conceptos que en la actualidad se están manejando).
Destreza en el proceso de toma de decisiones ( al utilizar información completa, veraz y oportuna).
Apoyo en la realización de la planeación estratégica (implementando los datos y reportes del sistema de
información dentro de los planes estratégicos). Según Ramírez (2013):
En la actualidad, una de las grandes paradojas de los negocios es que la única constante es el cambio. Como se ha
mencionado, el mercado cambia, y el ambiente de negocios se vuelve cada vez más competitivo, más complejo y,
sobre todo, globalizado. Esto se traduce en la necesidad de estructuras organizacionales más flexibles, en procesos
administrativos y de producción más fáciles de adaptar a nuevas circunstancias, y en un conocimiento del mercado
que permita adelantarse al resto de los competidores para poder satisfacer las demandas cambiantes de sus
clientes.
Hoy en día, es imprescindible que las empresas diseñen su estrategia, tanto a largo como a corto plazos, con un
fuerte enfoque en la creación de valor, la cual debe comenzar en los clientes, pues sólo así se podrá asegurar un
lugar en el mercado y lograr, en última instancia, la creación de valor para el accionista. Por lo tanto, la
administración debe contar con las herramientas suficientes para que sus esfuerzos sean encaminados al
cumplimiento de su estrategia.
Además de los detonadores mencionados anteriormente, el estar preparado ante un escenario de globalización es
básico dentro de la información contable, como por ejemplo, si se tiene una empresa en el extranjero, el saber
cómo se unificarán las monedas para poder otorgar un reporte correcto, el superar las barreras del idioma, etc., es
decir, ante la globalización se debe de estar preparados de manera técnica para poder afrontar todas las
situaciones futuras.