competencia formación y toma de conciencia v.3

CAPACITACIN, FORMACIN Y TOMA DE CONCIENCIA

GENER-P-05

Versin: 3

Este documento al ser impreso o al estar fuera de Intranet se considera una COPIA NO CONTROLADA, a menos que tenga el timbre de control.

Pgina 2 de 13 Fecha Impresin:09/07/2013

1. OBJETIVO Establecer la responsabilidad, autoridad, oportunidad y metodologa para desarrollar programas de capacitacin y definir el mecanismo de deteccin de necesidades de estas, que aseguren que las personas que trabajen en o en nombre de AES Gener S.A. estn debidamente capacitados y consientes de la naturaleza de sus funciones y sean competentes en las labores que desarrollan. 2. ALCANCE Este procedimiento es aplicable a todos los empleados de AES Gener S.A, que trabajen para Gener o en nombre de ella, cubriendo todas las actividades desarrolladas en el Sistema Integrado de Gestin.

3. DEFINICIONES Administrador de Contrato/Encargado de Contrato: Empleado de AES Gener S.A. que tiene la responsabilidad de administrar los contratos. Esto incluye la preparacin de los documentos del contrato o llamado a licitacin, organizacin de reuniones previas a la licitacin, coordinacin del proceso de evaluacin de la propuesta/ofertas y recomendacin respecto de la adjudicacin del contrato. Capacitacin: Es el conjunto de actividades educativas diseadas para contribuir al mejoramiento continuo de las competencias individuales y colectivas, para todo el personal de AES Gener S.A., incluyendo a los trabajadores espordicos y contratistas.

Competencia: Es el conjunto de capacidades personales necesarias para el adecuado desarrollo de las funciones requeridas por un cargo que se encuentra definido en trminos de educacin apropiada, formacin, entrenamiento y/o experiencia. Curso: Actividad de capacitacin realizada interna o externamente, cuya duracin es igual mayor a 8 horas y como evidencia de esta se genera un respaldo de asistencia y aprobacin, cuando corresponda. Charla: Actividad de capacitacin realizada interna o externamente, cuya duracin es inferior a 8 horas y como evidencia se genera un respaldo de asistencia. Comit Bipartito de Capacitacin: Comit conformado por tres representantes del empleador y tres representantes de los trabajadores, en concordancia con lo establecido en la Ley N19.518, que fija el nuevo Estatuto de Capacitacin y Empleo, y cuya funcin es acordar y evaluar l o los programas de capacitacin ocupacional de la empresa, as como asesorar a la direccin de la misma en dichas materias. ODI: Obligacin de Informar. De acuerdo a lo indicado en el art. 21 del Decreto Supremo N40.


GENER-P-05

Versin: 3



4. RESPONSABILIDADES Representante de la Gerencia Medio Ambiente /Seguridad y Salud Ocupacional

Definicin de competencias y elaboracin y actualizacin de matriz de competencias corporativas y para los cargos de Gerente de Unidad de Negocio, Representante Local de la Direccin y Coordinadores Genera Local.

Aprobar Plan de Capacitacin Corporativo. Gerente de Unidad de Negocio

Asegurar que cada cargo de la unidad de negocio cuente con Descripcin de Cargo.

Aprobar el plan de capacitacin local. Comit de Gestin Integrado

Realizar la identificacin de necesidades de capacitacin.

Hacer seguimiento al Programa de Capacitacin. Comit Bipartito de Capacitacin

Sugerir necesidades de capacitacin.

Revisar los requerimientos segn presupuesto.

Aprobar el Programa Anual de Capacitaciones. Coordinador Genera Corporativo

Asesorar en la determinacin de necesidades de capacitacin corporativas.

Coordinar la realizacin de las capacitaciones a nivel Corporativo.

Generar el material y prueba para la induccin corporativa.

Mantener actualizada la Induccin Corporativa.

Coordinar la evaluacin de la eficacia de las capacitaciones corporativas. Coordinador Genera Local

Planificar las capacitaciones locales.

Coordinar la realizacin de capacitaciones locales.

Generar el material y prueba para la induccin local.

Mantener actualizada la induccin local.

Definicin de competencias y elaboracin y actualizacin de matriz de competencias a nivel local.

Coordinar la evaluacin de la eficacia de las capacitaciones locales. Jefes de rea

Proporcionar los recursos, para llevar acabo la hoja de ruta del personal nuevo. Encargado de Control de Documentos


GENER-P-05

Versin: 3



Mantener los registros de las capacitaciones y los registros de las evaluaciones de efectividad realizadas.

Seguridad y Salud Ocupacional (SSO), Coordinador de Medio Ambiente y/o Jefe de rea

Impartir la induccin a todo trabajador nuevo, contratista o visita.

Unidad de Capacitacin

Valorizar los requerimientos de capacitacin.

Ajustar el presupuesto para la ejecucin del Programa Anual de Capacitacin.

Gestionar recursos para la ejecucin del Programa de Capacitacin.

Indicar la prioridad de capacitaciones anuales, alineados a los objetivos de AES Gener.

Administrador de Contrato

Asegurarse que el personal contratista que desempee funciones en AES Gener tenga la Induccin y ODI correspondiente para realizar sus labores.

5. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD 5.1. Definicin de Competencias

Es responsabilidad de los Gerentes de Unidad de Negocio, asegurar que cada cargo definido en el organigrama de la Unidad de Negocio, cuente con su respectiva Descripcin de Cargo, documento que detalla las funciones del cargo y los requisitos de competencias (educacin, formacin y/o experiencia, conocimiento y habilidades). Las competencias propias de Genera para cada cargo sern plasmadas en la Matriz de Competencias GENER-P-05/F1.

5.2. Identificacin de Necesidades de Capacitacin La identificacin de las necesidades de capacitacin la realiza anualmente el Comit Integrado de Gestin Local de cada unidad de negocio, con la participacin de personal de la Unidad de Capacitacin de AES Gener, valindose de la Matriz de Competencias Genera (GENER-P-05/F1). Se deber considerar el anlisis de:

Resultados de Evaluaciones de Desempeo. Necesidades directas determinadas por la lnea de Supervisin en terreno. Sugerencias del Comit Paritario de Higiene y Seguridad. Resultados de evaluaciones de riesgos e impactos ambientales. Las sugerencias del Comit Bipartito de Capacitacin. Cambios producidos en la organizacin o puestos de trabajo. Nuevas tecnologas incorporadas. Cambios en los procesos y/o mtodos de trabajo.


GENER-P-05

Versin: 3



Deficiencias detectadas en el Sistema Integrado de Gestin, entre otros.

5.3. Programa de Capacitacin La Unidad de Capacitacin (del Departamento de Gestin de Talentos), realizar en Abril la valorizacin del plan anual de capacitacin, para en Mayo enviar a revisin y aprobacin de las Unidades de Negocio segn formato GENER-P-05/F8 Presupuesto Anual de Capacitacin. En reunin del Comit de Gestin Integrado, se deber realizar la priorizacin de capacitaciones de acuerdo al presupuesto asignado, esta actividad contar con la participacin de personal de la Unidad de Capacitacin de AES Gener. Las necesidades de capacitacin de cada Unidad de Negocio, una vez revisadas y aprobadas por la Unidad de Capacitacin, son planificadas por los Coordinadores Genera Local, utilizando el Programa Anual de Capacitacin (GENER-P-05/F2). El Programa Anual de Capacitacin (GENER-P-05/F2), es aprobado por el Comit Bipartito de Capacitacin Local (si este esta conformado localmente) y el Gerente de la Unidad de Negocio. En caso que el Gerente de Medio Ambiente y/o Gerente de Seguridad y Salud Ocupacional estimen conveniente realizar capacitaciones a nivel corporativo (con varias Unidades de Negocio), sern informadas a Unidad de Capacitacin, siguiendo el mismo el mismo procedimiento indicado en este punto.

5.4. Ejecucin del Programa de Capacitacin Los Coordinadores Genera Local en conjunto con el Gerente de la Unidad de Negocio coordinarn la realizacin de las capacitaciones y gestin de los recursos necesarios a nivel local. A nivel corporativo la coordinacin la realizarn los Coordinadores Genera Corporativos, todas estas coordinaciones deben ser en conjunto con la Unidad de Capacitacin. Cualquier modificacin al Programa Anual de Capacitacin (GENER-P-05/F2), es coordinada por los Coordinadores Genera Local, Gerente de la Unidad de Negocio y la Unidad de Capacitacin, para ello se solicitar la respectiva aprobacin del Comit Bipartito de Capacitacin, en caso de requerirse, en las instancias establecidas para ello (reuniones peridicas con personal de la Unidad de Capacitacin). El Coordinador Genera Local/ Corporativo es responsable de solicitar las evaluaciones de los participantes y/o aprobacin de los cursos de capacitacin, as como solicitar al organismo de capacitacin o al relator el registro de Asistencia a Capacitacin (GENER-P-05/F3), con sus respectivos certificados, dichos registros se enviaran a la Unidad de Capacitacin, para archivar estos antecedentes en las carpetas personales de cada trabajador. Ser responsabilidad del Coordinador Genera Local y Corporativo, segn corresponda, mantener actualizada la Matriz de Competencias Genera (GENER-P-05/F1).


GENER-P-05

Versin: 3



5.5. Evaluacin de la Eficacia de la capacitacin La evaluacin de la eficacia de las capacitaciones se realiza en forma semestral, abarcando al menos el 50% de las capacitaciones realizadas. Es responsabilidad de los Coordinadores Genera Corporativos y Local (segn corresponda), el coordinar en conjunto con la Unidad de Capacitacin, la evaluacin de efectividad de las capacitaciones realizadas, para este fin: 1.- Se selecciona al evaluador del curso (en funcin de las competencias). 2.- Se determina la metodologa de evaluacin, la cual podr ser prctica, terica, por observacin en terreno, aprobacin de licencias, etc. El resultado de la evaluacin, es registrado en el Formulario GENER-P-05/F9 Ficha de Evaluacin de la Eficacia de la Capacitacin y enviado al Coordinador Genera Corporativo o Local (segn corresponda) para su informacin, quien remite el respectivo registro a la Unidad de Capacitacin para su almacenamiento. Una capacitacin se considera efectiva si el resultado de la evaluacin es igual o superior a nota 5 o 70%, en caso contrario, la capacitacin respectiva deber repetirse para el trabajador evaluado, en el Programa de Capacitacin del siguiente periodo o como actividad no planificada, segn la importancia de la capacitacin para el desarrollo de sus actividades. Nota: En caso de requerimientos de capacitacin posteriores a la aprobacin del Programa Anual de Capacitacin, este deber ser aprobado por el Gerente de la Unidad de Negocio. En el caso de nuevos requerimientos cuyo alcance sea corporativo, deber ser enviado a los Coordinadores Genera Corporativo para su gestin ante la Unidad de Capacitacin, en la medida que los plazos y recursos lo permitan.

5.6. Capacitaciones Permanentes En cada unidad de negocio debern realizarse charlas, inducciones, etc., segn sea el requerimiento, de acuerdo a las siguientes indicaciones.

5.6.1. Inducciones

5.6.1.1. Induccin Trabajador Nuevo Todo trabajador con contrato en AES Gener S.A. debe recibir, previo a comenzar sus actividades laborales, una induccin corporativa. Esta Induccin, ser coordinada por el Departamento de Reclutamiento y Seleccin, con los coordinadores Genera Locales o Corporativos, segn sea el caso y con cualquier otro departamento que se requiera. Los temas mnimos impartidos en la induccin son:

Reglamentos interno de orden, higiene y seguridad industrial.

Valores de AES.


GENER-P-05

Versin: 3



Principios y creencias de AES Gener

Poltica de Medio Ambiente, Seguridad, Salud Ocupacional y Calidad, y presentacin del Sistema Integrado de Gestin.

Riesgos de las actividades desarrolladas en AES Gener S.A., las medidas preventivas y de los mtodos de trabajo correctos.

Aspectos ambientales significativos presentes en las actividades de AES Gener S.A., las, medidas de control asociadas y mtodos de trabajo que evitan impactos ambientales.

Respuesta ante emergencias.

Principal legislacin aplicable en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.

Reglas cardinales.

La presentacin y material para la charla de induccin corporativa en temas relacionados con Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, ser desarrollada por los coordinadores Genera Local, incluyendo los temas mnimos indicados y teniendo en consideracin temas locales. Para el registro de la induccin corporativa, se deber utilizar el formulario GENER-P-05/F4, esta tiene asociada una prueba de conocimientos (GENER-P-05/F5) al final de la exposicin, para la cual se requiere obtener una puntuacin igual o superior a 70%. En caso contrario, el relator debe reforzar los conocimientos entregados, enfocado en las falencias detectadas, as como la realizacin en 2 ocasin de la prueba de conocimientos. Las unidades de negocio, podrn incorporar a al formulario GENER-P-05/F4 y GENER-P-05/F5 los contenidos de induccin requeridos localmente. La induccin deber contener los temas generales de carcter corporativo, as como los temas relacionados con la obligacin de informar de cada unidad de negocio hacia sus trabajadores, sta ser dictada por parte de Seguridad y Salud Ocupacional, Coordinadores de Medio Ambiente o Jefes de rea, del negocio donde el trabajador vaya a desempear su trabajo. El contenido de esta charla ser definido por el rea de medio ambiente y SSO del negocio, considerando los temas de Medio Ambiente y SSO especficos de la unidad de negocio. El Departamento de Capacitacin y Estudios, mantiene copia de las inducciones y los registros originales deben ser mantenidos en el centro documental de cada unidad de negocio. Los trabajadores que hayan recibido la induccin y cuenten con el porcentaje de aprobacin de la prueba de conocimientos, se debern identificar mediante la siguiente logo adhesivo, la cual debe estar visible en el casco del trabajador.


GENER-P-05

Versin: 3



El Departamento de Seleccin y Reclutamiento, deber enviar a las unidades de negocio toda la documentacin del trabajador nuevo (Resultados de exmenes mdicos, firma de la entrega del reglamento interno, etc.). Esta informacin es de carcter confidencial y el acceso a ella esta restringido. El personal nuevo, tendr que completar la hoja de ruta, antes de poder iniciar sus actividades, esta hoja de ruta (GENER-P-05/F6) se iniciar con la induccin corporativa/local. La hoja de ruta deber ser completada conforme se realicen las charlas por rea dentro de cada unidad de negocio, segn requerimiento de cada una de estas. En estas charlas se le explicar al trabajador como est conformada el rea, cuales son sus principales riesgos e impactos ambientales. Concluida esta hoja de ruta, se deber entregar en el centro documental, e informar al Coordinador Genera Local de esto.

5.6.1.2. Induccin Trabajador Contratista Para la autorizacin de ingreso de personal contratista a las instalaciones de AES Gener S.A. (Obtencin de Pase), se requiere una serie de documentos, acorde a lo estipulado en la legislacin nacional vigente y el Reglamento de Seguridad, Salud Ocupacional y Gestin Medio Ambiental para Empresas Contratistas GENER-R-16. Adems cada trabajador deber participar de la charla de induccin, impartida por SSO, Coordinador de Medio Ambiente y/o el Jefe de rea o supervisor a cargo de los trabajos, requerimiento que ser informado al rea de administracin para la generacin del pase. La coordinacin de la induccin requerida por personal contratista es responsabilidad del Administrador de Contrato por parte de AES Gener. La induccin tendr asociada una prueba de conocimientos al final de la exposicin, para la cual se requiere obtener una puntuacin igual o superior a 70%. En caso contrario, el relator debe reforzar los conocimientos entregados, enfocado en las falencias detectadas, y realizar en 2 ocasin la prueba de conocimientos. Tanto el contenido de la induccin (incluyendo la ODI) para el trabajador contratista como la prueba de conocimientos sern desarrolladas por cada unidad de negocio. El registro de induccin, junto con la prueba ser almacenado por el Encargado de Control de Documentos.


GENER-P-05

Versin: 3



5.6.1.3. Induccin Visitas Toda persona que ingrese a las dependencias de AES Gener S.A., as como instalaciones externas controladas por la empresa deber estar autorizada por la jefatura del rea a visitar. Previo al ingreso, debe recibir por parte del personal de vigilancia, el pase Temporal de Ingreso, documento que detalla la induccin escrita sobre: Exencin de Responsabilidad, Obligaciones y Riesgos en cada Unidad de Negocio. Toda persona que ingrese como visita y que requiera visitar instalaciones distintas a las administrativas, debe recibir previamente la induccin para Visitas, la cual deber ser coordinada por la persona responsable en AES Gener de dicha Visita. La Induccin para Visitas deber dar cumplimiento a lo estipulado en la legislacin vigente (incluye ODI) y deber incluir al menos lo siguiente:

La informacin de Medio Ambiente, acorde a cada negocio.

Las reglas generales de seguridad, los peligros especficos asociados a la unidad de negocio que est visitando y las medidas de control para mitigar los riesgos que involucran los peligros.

La induccin ser proporcional a los riesgos a los cuales puede estar expuesto el Visitante e incluirn, conforme sea aplicable, entre otros, las siguientes reglas y requisitos generales de seguridad:

Requisitos de Equipo de Proteccin Personal Especfico (EPP). Procedimientos de emergencia (por ejemplo, rutas de evacuacin, puntos de

reunin, contactos de emergencia). Reglas de trfico especficas del lugar. reas/actividades restringidas (por ejemplo, equipo de alto voltaje, reas de

peligro qumico/fsico, reas seguras/sensitivas, etc.). Poltica de drogas, alcohol y armas de fuego. Requisitos de escolta.

5.6.2. Charlas

Las distintas reas podrn organizar charlas informativas de temas especficos, o contingentes a sus actividades, las cuales por no ser consideradas en categora de cursos, no requieren evaluacin de efectividad, sino solo registro de asistencia. Adicionalmente, como parte del control operacional, se puede considerar la realizacin de charlas en materia de SSO y MA. Este tipo de capacitacin se podr realizar, tanto en terreno como en oficinas. Se deber generar un registro Asistencia (GENER-P-05/F3) para cada charla realizada.


GENER-P-05

Versin: 3



5.6.3. Vigencia de Induccin Todas aquellas personas que trabajen para AES Gener S.A. en calidad de contratista, en forma permanente, deber recibir una reinduccin al menos una vez al ao. Para aquellos trabajadores contratistas que se ausenten de faena por un periodo igual o superior a 3 meses, o cambien de empleador deber asistir nuevamente a induccin.

5.6.4. Alerta de Seguridad, Boletines y Mensajes de Seguridad. Cada negocio, deber realizar una reunin de seguridad mensual en la cual participe el 100% de los trabajadores del negocio, los trabajadores que no pudieron asistir, debern tomar conocimiento, mediante video de la reunin, mediante correo electrnico y confirmacin de la lectura por parte del trabajador u otra reunin liderada por su jefatura directa o por el departamento de Seguridad y Salud Ocupacional. En dichas reuniones, se deber revisar:

El mensaje mensual de seguridad enviado por AES CORP.

Incluir un tema comn de seguridad a nivel de la compaa junto con materiales de presentacin suministrados por el Equipo EHS Universal de AES a fin de hacerlos ms relevantes a su gente.

Alertas/Boletines de Seguridad, en donde se debe evaluar si la unidad de negocio, esta expuesta a los riesgos, peligros o problemas descritos;

Cualquier otro tema de seguridad que la unidad de negocio considere pertinentes (Temas locales de SSO).

Si las alertas/boletines de seguridad, son recibidas luego de la realizacin de la reunin mensual, se deber asegurar que la misma sea revisada dentro de los treinta (30) das despus de la emisin inicial de la misma. En caso de detectar que en el negocio se tenga presente los mismos peligros/riesgos o problemas detallados en la alerta, el comit de integrado de gestin, en conjunto con SSO debern desarrollar una no conformidad, siguiendo el procedimiento GENER-P-11, para establecer acciones preventivas y/o correctivas, as garantizar que los riesgos, peligros o problemas descritos en la Alerta de Seguridad / Boletn de Seguridad sean mitigados o controlados.

Luego de establecidas las acciones preventivas y/o correctivas, Seguridad y Salud Ocupacional, deber usar el modulo de Alerta de Seguridad / Boletn de Seguridad de AES Online a fin de documentar las acciones que tom la unidad de negocio, para dicha Alerta de Seguridad / Boletn de Seguridad. Cada reunin o revisin de las alertas/boletines de seguridad, debern quedar registrados, mediante la firma del registro de asistencia GENER-P-05/F3. La gestin de estas comunicaciones, se realizar segn se indica en el procedimiento GENER-P-06.


GENER-P-05

Versin: 3



6. CONTROL DE REGISTROS

Nombre del Registro

Cdigo Retencin

Disposicin Medio Tiempo

Responsable de Custodia

Matriz de Competencias GENERA

GENER-P-05/F1

Electrnico Permanente Coordinador Genera Local

Respaldo magntico

Programa Anual de Capacitacin

GENER-P-05/F2

Electrnico 3 Aos Coordinador Genera Local

Respaldo magntico

Asistencia GENER-P-05/F3


Respaldo magntico

Charla de induccin personal propio

GENER-P-05/F4


Respaldo magntico

Prueba de induccin personal nuevo (Gener)

GENER-P-05/F5


Respaldo magntico

Hoja de Ruta Induccin Trabajador Nuevo

GENER-P-05/F6


Respaldo magntico

Presupuesto Anual de Capacitaciones

GENER-P-05/F8


Respaldo magntico

Ficha de Evaluacin de Eficacia de la Capacitacin

GENER-P-05/F9


Respaldo magntico

7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Nombre del Documento Cdigo Tipo de Documento

(Interno/Externo) Disponible en:

Manual del Sistema Integrado

de Gestin GENER-M-01 Interno Intranet

Poltica de Capacitacin --- Interno Intranet


GENER-P-05

Versin: 3



Incidentes, No Conformidades,

Acciones Correctivas y

Preventivas

GENER-P-11 Interno Intranet

Reglamento de Seguridad,

Salud Ocupacional y Gestin

Medio Ambiental para

Empresas Contratistas

GENER-R-16 Interno Intranet

8. ANEXOS N/A

9. CONTROL DE MODIFICACIONES

Las modificaciones que se hagan a este Procedimiento de Capacitacin, Formacin y Toma de Conciencia, deber quedar registradas en la siguiente tabla:

Revisin Fecha Descripcin de Modificaciones

1 29.03.2012 Se Elimina la notificacin de NC por incumplimiento de programa de capacitacin o realizacin de alguna capacitacin. Se agrega responsabilidad de actualizar induccin a Coordinadores Genera Corporativo y Local. Se cambian responsabilidades del Representante de la Gerencia al Gerente de Unidad de Negocio. Punto 5.1 se hace referencia a Matriz de Competencias. Se elimina ltimo prrafo del punto 5.2. Modificacin Punto 5.3., en el cual se genera comunicacin directa entre Unidades de Negocio y RR.HH para gestionar necesidades de capacitacin. El Programa de capacitacin es local y se elimina la intervencin de capacitaciones corporativas. Punto 5.5.: cambio en el plazo de evaluacin de eficacia a semestral considerando el 50% de las capacitaciones. Formato GENER-P-05/F3 cambio de nombre y columnas de informacin. Se incorporan formatos GENER-P-05/F7 Necesidades de Capacitacin y GENER-P-05/F8 Presupuesto Anual de Capacitaciones. Se elimina referencia a GENER-P-34. En punto 5.6.1.1 se especifica que las unidades de negocio, podrn incorporar sus requerimientos a formatos GENER-P-05/F4 y F5.


GENER-P-05

Versin: 3



2 03.12.2012 En documentos de referencia, se modifica la disponibilidad del documento. En punto 5.6.1.1 Se incorpora calcomana correspondiente a Induccin Hombre Nuevo.

3 09.07.2013 Se modifica procedimiento de acuerdo a las nuevas disposiciones del Departamento de Capacitacin, principalmente lo referente a comunicaciones de necesidades de comunicacin desde las unidades de negocio hacia este departamento. Se elimina formato GENER-P-05/F7. Se crea formato GENER-P-05/F9 Ficha de Evaluacin de la Eficacia de la Capacitacin

competencia formación y toma de conciencia v.3

Documents