COMO HACER SEGUIMIENTO A UN PROYECTO POR VIGENCIA

OBJETIVO:

Facilitar a los responsables de proyectos el análisis y seguimiento de consultas y reportes en el SGF-QUIPU

EMPRESAUnidad ejecutora que administra su información financiera de forma independiente.

RUBRO: Clasificación del presupuesto público que lo definen en detalle

SGF-QUIPUSistema integrado de información financiera que permite el registro, seguimiento y control detallado de las operaciones de la Universidad Nacional de Colombia.

DEFINICIONES

Empresas consolidadas en

Sedes Consolidadas en

Universidad Nacional

Proyectos agrupados en

Áreas

SGF-QUIPU

Distribución y Consolidación de información:

La información financiera se registra en el SGF-QUIPU A través de Módulos, documentos y tipos de operación, agrupada en:

Consulta en otras Sedes:

SEDES EN

SGF-QUIPU

• Nivel Nacional• Sede Bogotá• Sede Medellín• Sede Manizales• Sede Palmira• Sede Amazonia• Sede Orinoquia• Sede San Andres• Sede Tumaco

BASES DE DATOS

• SFINAL• SFIBTA• SFI_MED• SFI_MANIZ• BYSPAL• SFI_LETICIA• SFI_ARAUCA• SFI_ISLA• SFI_TUMACO

Todos los usuarios que requieran consultar información de orden nacional podrán realizar seguimientos o consultas en todas las sedes de la Universidad, a través de los siguientes accesos :

Como Hacer Seguimiento a un Proyecto:El seguimiento a la información en el SGF-QUIPU se realiza a través de reportes o consultas en cada módulo, para lo que es indispensable tener como mínimo la siguiente información:

Código de la empresa a la que pertenece el proyecto

Código del proyecto

Vigencia ó fecha de la información que desea consultar

Módulo

Consultar información de un Proyecto:Consultar información financiera y administrativa de un proyecto en el SGF-QUIPU, se genera a partir de la siguiente ruta:

Ruta: Proyectos/reportes/ MOVIMIENTOS POR PROY

En esta consulta el usuario encontrará de manera detallada toda la información administrativa y financiera de un proyecto de una vigencia.

Consultar información de un Proyecto:La consulta trae la información del proyecto organizada por los siguientes bloques y botones:

BLOQUE PROYECTO: Relaciona el código , nombre y estados del proyecto

BLOQUE PRESUPUESTO , CUENTAS POR PAGAR, TESORERIA Y CONTRATOS:

Relaciona uno a uno los documentos generados en cada módulo

BOTONES FICHA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA :

Detalla la información de la Ficha Administrativa y Financiera del Proyecto

BOTONES ESTADOS Y EXCEL El botón estados relaciona los procesos por los que ha pasado el proyecto y el botón Excel permite generar toda la información del proyecto a Excel

Pasos para Generar un Reporte:1. Identificar los reportes a validar, para este caso se generará el reporte

de ejecución de gastos por proyecto:Ruta: Proyectos/reportes/ EJECU GASTO PROYECTO

Este reporte permite saber de manera

acumulada el valor apropiado, cuanto tengo en disponibilidades, los

compromisos adquiridos, las obligaciones

registradas y los pagos realizados por el proyecto

Pasos para Generar un Reporte:2. Digitar los parámetros de entrada que pide el reporte

Datos de la Empresa

Código de proyecto

Vigencia y mes de la información a consultar

Confirmar el rango de rubros presupuestales a consultar

Confirmar rango de áreas de responsabilidad

Confirmar los grupos de ejecución, 90-apropiacion, 6- disponibilidad, 7-compromisos, 8-obligaciones y 9-pagos

Nivel (8) y tipos de rubros (título o movimiento)

Código del grupo Cupo (0)

Pasos para Generar un Reporte:3. Validar la información generada en el reporte con relación a los

parámetros de entrada digitados

Datos de la EmpresaCódigo de proyecto Vigencia y mes de la información a consultar

Grupos de ejecución, Grupo

90Grupo

6Grupo

7Grupo

8Grupo

9

Pasos para Generar un Reporte:4. Generar el reporte detallado o de movimientos de la ejecución del

gasto por proyecto: Ruta: Proyectos/reportes/ MOV X PROY X IMPU

Este reporte relaciona detalladamente las disponibilidades de un proyecto con la información de los compromisos adquiridos, las obligaciones de cada compromiso y los pagos realizados a cada obligación.

La información se encuentra organizada por proyecto, rubro presupuestal, recurso, área de responsabilidad y número de disponibilidad

Pasos para Generar un Reporte:5. Digitar los parámetros de entrada que pide el reporte

Datos de la Empresa

Código de proyecto

Vigencia y mes de la información a consultar

Confirmar rango de Rubros presupuestales

Confirmar rango de áreas de responsabilidad

Fecha hasta del movimientoConfirmar rango de recursos

Confirmar los grupos de ejecución, 6- disponibilidad, 7-compromisos, 8-obligaciones, 9-pagos y O- cupo

Pasos para Generar un Reporte:6. Validar la información generada en cada bloque del reporte para cada

rubro, recurso y área de responsabilidad del proyecto

Bloque Compromisos

Bloque Disponibilidades

BloqueObligaciones

Bloque

PagosEn este reporte se relaciona detalladamente la ejecución presupuestal de una disponibilidad - CDP, con sus respectivos compromisos, obligaciones y pagos, asociados a un proyecto, rubro, recurso y area

Seguimiento al Proyecto:Para el seguimiento del proyecto con un reportes de ejecución y uno de movimiento se pueden realizar las siguientes validaciones:

1. Analizar para cada documento el valor total del compromiso frente al saldo del documento, obligaciones y pagos realizados (tener presente que en el valor del documento de compromiso que trae el reporte no están contemplado las cancelaciones parciales de saldos realizadas al mismo, este refleja el valor total comprometido )

El valor del compromiso debe ser igual a la sumatoria del saldo más las ordenes de pago, siempre y cuando no existan cancelaciones parciales del compromiso.

El valor de las ordenes de pago no pueden ser superiores a los pagos

Seguimiento al Proyecto:

2. Identificar en el reporte de movimientos el detalle del valor acumulado de un rubro en el reporte de ejecución

Rubro Remuneración comprometido por valor de $15.242.567

REPORTE EJECUCION DE GASTOS POR PROYECTO

REPORTE MOVIMIENTOS POR PROYECTO

En este reporte esta el detalle que sumar el valor del Rubro Remuneración

cumulado por valor de $15.242.567

Contactos

• Pagina Web www.unal.edu.co/quipu

• Correo ElectrónicoSopq_nal@unal.edu.co

• Teléfonos:• 3165000 Ext. 18078, 18034,

18012, 18037

Mayor información en: