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Como Fazer uma Apresentação

UNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ

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<Comunicação e Metodologia da Pesquisa>1

Curso Superior de Tecnologia em Sistemas de Telecomunicações

Comunicação e Metodologia da Pesquisa

abril/2013

Como Fazer Apresentações de Sucesso


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Comunicação e Metodologia da Pesquisa

Por: Andrew Bradburry

Editora e Gráfica Vida & Consciência, São Paulo, 2004, 6° Edição.

O Mundo todo é um Palco


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Curso Superior de Tecnologia em Sistemas de Telecomunicações Comunicação e Metodologia da Pesquisa

Todo tipo de atuação nos negócios envolve algum grau de técnica de apresentação.

Introduzir um novo colega nos procedimentos básicos do serviço, apresentar um relatório numa reunião do departamento ou dar uma visão geral de um novo projeto aos membros da diretoria – em cada situação você estará fazendo uma apresentação.

Como Fazer Apresentações de SucessoUNIVERSIDADE TECNOLÓGICA FEDERAL DO PARANÁ

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Os sete passos básicos do processo da apresentação:

1. Decida o que quer alcançar;2. Decida se uma apresentação formal é a melhor maneira para atingir esse objetivo;3. Caso decida ir em frente com a apresentação, decida que forma ela deve tomar;4. Prepare um roteiro (da maneira que lhe parecer melhor);5. Desenvolva e prepare os recursos visuais e papéis a serem distribuídos;6. Ensaie;7. Execute!


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A imagem pública de uma pessoa depende mais de como ela age e fala do que aquilo que ela diz de fato.

Conteúdo verbal = 7 %Interesse vocal = 38 %Linguagem corporal = 55 %

Conteúdo verbal deve estar em sintonia com os sinais da fala e corporal.

É nos sinais que acreditamos, não no conteúdo verbal.

Conteúdo verbal deve estar em sintonia com os sinais da fala e corporal.

É nos sinais que acreditamos, não no conteúdo verbal.


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Entre em Pânico

Defina o PropósitoAvalie a AudiênciaIdentifique a NecessidadeReúna a InformaçãoPrepare a Comunicação


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Entre em Pânico

Propósito: tome o cuidado de não presumir que está com tudo sob controle. Certifique-se de ter uma idéia bem clara sobre o propósito da apresentação. Audiência: descubra sempre o máximo possível sobre sua pretensa audiência e enfoque a apresentação adequadamente.


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Entre em Pânico

Necessidade: toda apresentação tem uma razão e necessidades.

- Quais são as demandas da audiência? - Quais serão as suas necessidades para atender estas demandas? - Você poderá fazê-lo “de olhos fechados” ou será que precisa de alguma pesquisa antes?


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Entre em Pânico

Informação: que informações deverá incluir para alcançar o resultado requerido? Quanto mais precisamente você definir sua meta, mais fácil será determinar o que entrará na apresentação – e o que poderá ser deixado de lado. Comunicação: Que recursos visuais você usará (se é que usará)? Onde será organizado o evento? Que tipo de acompanhamento será necessário?


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Objetivo principal

Sempre inicie seus preparativos se perguntando: “Será que a melhor maneira de alcançar o objetivo pretendido é uma apresentação?”.


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Objetivo principal - As pessoas vão precisar discutir o assunto da apresentação para chegar a uma decisão?

- As pessoas vão precisar questionar o apresentador para entender a matéria completamente?

- A apresentação tem como objetivo “vender” uma idéia, um produto ou um procedimento?

- Há alguma espécie de elemento prático na apresentação?


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SSB: uma sigla para o sucesso

Para cada mil apresentações que se tornam longas demais, apenas uma ou duas serão breves demais.


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A sigla SSB significa Seja Simples e Breve

- Em 20 minutos (incluindo a introdução e a conclusão), você tem tempo para apenas dois assuntos principais;

-Em 30 minutos, você pode apresentar três assuntos principais;

- Em 40-45 minutos, você poderia cobrir quatro assuntos principais, mas seria uma alternativa melhor optar por três assuntos e mais tempo para perguntas.


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Abrem-se as cortinas!

O “minuto mágico”

Os espectadores reagem a tudo o que vêem e ouvem, e o impacto global de uma apresentação será aumentado em torno de 18 a 20% por uma introdução bem aceita. Em primeiro lugar, ela tem de funcionar como um “gancho” para atrair a atenção da audiência.


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Durante a Apresentação... • Controlar a atenção;• Criar uma estrutura;• Estabelecer o humor;• Produzir motivação;• Estabelecer credibilidade;• Resumir sua mensagem;• Indicar se estão incluídas tarefas;• Estabelecer seu aproveitamento de tempo.


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Alguns Recursos que Podem ser usados: • Citações;• Humor;• Perguntas;• Impacto visual;• Referências locais;• Anedotas pessoais;• Estatísticas chocantes;• Declarações ultrajantes.


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A Introdução

A introdução pode servir para estabelecer a confiança e produzir motivação. Para isto apresenta-se uma pequena parte do assunto relacionando-a com algo que os espectadores já saibam e que lhes faça sentido. Isso os ajudará a entender que seu assunto é compreensível e que sua apresentação tem a ver com sua situação atual e/ou suas necessidades futuras.


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Quando chegar ao fim, pare.

As duas partes de sua apresentação que serão lembradas mais claramente são a introdução e a conclusão. Um bom final pode transformar uma apresentação medíocre em um verdadeiro sucesso. Da mesma forma, um final ruim pode arruinar uma apresentação excelente, deixando a audiência se sentindo descontente e crítica em vez de satisfeita e impressionada.


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Quando chegar ao fim, pare.

Procure sempre terminar a apresentação (não importa qual seja o assunto) com uma observação positiva. Faça a audiência sentir que compartilhou com você uma experiência que valeu a pena. De acordo com um antigo provérbio também empregado no meio empresarial: “sempre deixe um gostinho de quero mais”.


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Comentários Finais

Três erros comuns que acontecem ao término de uma apresentação são: A “parada de emergência” – sem a menor advertência, o orador se detém com uma frase mais ou menos assim: Bem, acho que isso é tudo o que eu tinha para dizer, de modo que vou ficando por aqui.


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Comentários Finais

Três erros comuns que acontecem ao término de uma apresentação são: O “labirinto infinito” – o orador deste estilo pode ser reconhecido pelo modo como conclui, tão perdido e confuso quanto sua audiência: E então vou finalizar neste ponto, lembrando a vocês o comentário que fiz anteriormente sobre......


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Comentários Finais

Três erros comuns que acontecem ao término de uma apresentação são: O “quanto mais melhor” – entre as frases desse estilo incluem-se: E além disso...... Eu também gostaria de dizer/apontar/relembrar....


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Comentários Finais

4 finais felizes: O “resumo final”, quando o objetivo da apresentação é só comunicar informações: Assim, nós vimos que tipo de pressão a empresa está enfrentando (relacione as pressões) e as possíveis maneiras de se lidar com tais pressões (relacione as alternativas)...


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Comentários Finais

4 finais felizes: Propor um “desafio” à audiência costuma surtir efeito melhor quando se tratou de apresentar um problema ou quando você acabou de pedir um empenho maior ou mesmo renovado. Expresse o desafio em termos de “nós podemos” fazer, ou “nós vamos” fazer, e proponha um tipo específico de procedimento nesse contexto.


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Comentários Finais

4 finais felizes: O “chamado à ação” é utilizado quando a intenção principal é estabelecer um consenso em torno de um procedimento. Para este fim é válido restringir seu resumo final aos pontos a favor da ação proposta e concluir declarando precisamente qual é o próximo passo a ser dado.


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Comentários Finais

4 finais felizes: As duas formas mais conhecidas de finais “sinta-se bem” utilizam algum tipo de citação ou um trecho de poesia. Em ambos os casos, o material deve ser breve e vinculado ao tema.


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Por que Utilizar os Recursos Visuais? - Cerca de 90% do que sabemos aprendemos visualmente – por intermédio de filmes, livros, etc. Só 7 a 11% aprendemos apenas ouvindo;- Três horas depois de uma apresentação puramente verbal, um espectador médio se lembra de cerca de 70% do que ouviu e, três dias depois, de apenas 10%;- No caso de uma apresentação puramente visual, lembra-se de cerca de 75% três horas depois e até 20% três dias depois;- Já no caso de uma apresentação mista, verbal-visual, lembra-se de cerca de 85% três horas depois e no máximo 66% três dias depois.


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Planejando Imagens para Tela 1. Cada transparência deve conter todos os itens e detalhes que você acha que deveriam conter nela;2. Projete cada transparência na tela e cronometre a si mesmo para ver quanto tempo leva para ler tudo o que ela contém;3. Se levar mais do que cinco segundos para ler uma determinada transparência ou slide, então eles precisam ser editados;4. Verifique quanto texto (se for o caso) não passa de uma cópia de parte de seu material falado;


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Planejando Imagens para Tela 5. Risque fora tudo o que não for absolutamente necessário. Se lhe sobrou algo maior que palavras-chaves e frases curtas, então você não terminou de editar.6. Se lhe sobraram mais do que quatro ou cinco itens, tente fundir alguns desses itens ou dividi-los em várias transparências;7. Se no ensaio você precisa trocar as transparências quase tão rápido quanto fala, seus itens estão muito detalhados. Replaneje suas transparências de forma que os itens sejam menos específicos.

Jamea Cristina Batista [email protected]

3310-4875

<Redes e Alianças Estratégicas>31

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