communicatie & acquisitie bij aanbestedingen - berenschot
DESCRIPTION
Presentatie van Berenschot en het Lectoraat Inkoopmanagement van de HanzeHogeschool over acquisitie & communicatie in het aanbestedingsproces dd 31 maart 2011TRANSCRIPT
Masterclass
Groningen, 31 maart 2011
Communicatie & acquisitie voor, tijdens en na een aanbesteding
BerenschotJohan StuiverMartijn Röfekamp
Hanzehogeschool GroningenGeke Werkman-BouwkampMarius van der WoudeGert Walhof
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Planning
Inhoud
Introductie
Basiskennis aanbesteden
Effectief inschrijven
Uitwisseling ervaringen
Uitleg workshopmodel en groepsindeling
Pauze
World café
Pauze + resultaten
Terugkoppeling en afsluiting
Tijdsbesteding
10 min
20 min
20 min
10 min
5 min
15 min
60 min
15 min
20 min
2
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Introductie
• Even voorstellen
• Samenwerking Berenschot – Hanzehogeschool Lectoraat Inkoopmanagement
• Doelen & verwachtingen
• Peilstok ervaring/kennisniveau
3
Basiskennis aanbesteden
Onderwerpen:
1. Aanbestedingsrecht – basisbeginselen2. Nieuwe aanbestedingswet3. Periode voorafgaand aan de aanbesteding
– marktconsultatie
4. Periode tijdens de aanbesteding– grossmanndoctrine
5. Periode na (voorlopige) gunning– Afwijzing– Motivering gunningsbeslissing
31 maart 2011 4Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
5
Basiskennis aanbesteden
Inkoop bij de overheid
• € 60 miljard per jaar• Anders dan binnen de private sector:
• Wettelijke regels en procedures• Budget gedreven• Open informatie (WOB)• Transparantie, integriteit, accountability• Veel (en conflicterende doelstellingen)• Politieke doelen
• Beweging rechtmatig naar doelmatig
Basiskennis aanbesteden
• Wie? Aanbestedende diensten– Overheidsorganen, publiekrechtelijke instellingen
• Wat? Levering, diensten of werken• Wanneer? Drempelwaarden
• EG-Verdrag: eisen van gelijkheid, transparantie en non-discriminatie
31 maart 2011 6Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Basiskennis aanbesteden
Drempelwaarden
• WERKEN drempel• Centrale overheid € 4.845.000• Andere overheden € 4.845.000• Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 4.845.000
LEVERINGEN (VAN PRODUCTEN) drempel• Centrale overheid € 125.000• Andere overheden € 193.000• Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 387.000
DIENSTEN drempel• Centrale overheid € 125.000• Andere overheden € 193.000• Gesubsidieerde opdrachten, onderzoeks- en ontwikkelingsopdrachten en
telecommunicatiediensten, diensten vallend onder bijlage IIB € 193.000,-Sectoren water- en energievoorziening, vervoer en postdiensten (Nuts) € 387.000
• bron: Europese Commissie
31 maart 2011 7Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Basiskennis aanbesteden
Niet / licht gereguleerd
• Onderhandse aanbestedingsprocedure• Enkelvoudig of meervoudig• Kleine opdrachtwaarde• “Geen” regelgeving, interne inkoopbeleid
Enigszinsgereguleerd
• Nationale aanbestedingsprocedure• 2A – 2B diensten• Onder de drempel• “geen” regelgeving, interne inkoopbeleid
Zeer gereguleerd
• Europese aanbestedingsprocedure• Vanaf 125.000 Euro (Het Rijk) of 193.000 Euro (Lagere overheid)• “Duidelijke” regelgeving: BAO en BASS
Verschillende typen aanbestedingen
31 maart 2011 8Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Aanbestedende dienst:• Aanbestedingsbeleid• Gunnen op: Laagste prijs of EMVI• Welke aanbestedingsprocedure is geschikt
Basiskennis aanbesteden
31 maart 2011 9Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
• Nieuwe aanbestedingswet vanaf zomer 2011?
Basiskennis aanbesteden
31 maart 2011 10Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
• Communicatie AD en potentiële inschrijver– Marktverkenning en -consultatie
Voorafgaand
31 maart 2011 11Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Tijdens
Belangrijk arrest: • Grossmann arrest (bezwaren niet opsparen):
– Stel een inschrijver X ziet af van deelname aan aanbestedingsprocedure, omdat hij deze op voorhand discriminatoir acht. Bij bekendmaken gunning maakt hij bezwaar. Is zijn bezwaar op tijd?
– Uitgangspunt: Van een (potentiële) inschrijver mag verwacht worden dat hij een pro-actieve houding inneemt en dat hij tegen eventuele onduidelijkheden /onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden/onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Bij gebreke daarvan loopt zij het risico dat zij haar recht verwerkt om in een later stadium alsnog bezwaar te maken.
31 maart 2011 12Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Na afloop
• Afwijzing – communicatie inschrijver richting aanbestedende dienst
• Motiveringsplicht AD en transparantie• WIRA• Alcatel termijn
31 maart 2011 13Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Na afloop
Alcatel
• Bezwaar maken – NB. Let op bestek: “u moet binnen 15 dagen na voorlopige gunning een kort
geding aanhangig maken, daarna bent u niet ontvankelijk”
• Wanneer begint termijn te lopen?• Mag er gedurende de termijn worden gegund?• Wat als de laatste dag van de termijn valt op een zaterdag?• Ook alcateltermijn bij 2 inschrijvers waarvan er 1 ongeldig
is?
31 maart 2011 14Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 15
• Inrichten tenderdesk• Onderdeel van bedrijfsstrategie• Vaste werkwijze en processen• Duidelijke planning en interne communicatie tijdens proces• Go no/go momenten• Controle en tijdige indiening• Interne evaluatie (kosten-baten, lering trekken voor volgende
aanbesteding)
Basiskennis aanbestedenInterne organisatie
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Basiskennis aanbestedenCommunicatie & acquisitiemomenten
16
Fasen Aanbestedingstraject
Signaleren
Bestek bestuderen
Analyse score kansen
Opstellen checklist
Stellen van vragen
Opstellen concept offerte
Bestuderen nota van inlichtingenOpstellen definitieve offerte
Finale controle
Uitslag
Strategische vragen
voorsorteren
Strategische vragen
Exit gesprek
Go / no go beslismoment
Go / no go beslismoment
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 17
Basiskennis aanbesteden Communicatie & acquisitiemomenten
Vooraf:• Signaleren en voorsorteren (waar kan ik de opdrachten vinden, wie zijn je
contacten KGB, bestuderen agenda’s en besluiten provincies en gemeenten, je bedrijf, producten en diensten actief presenteren aan KGB’ers, shortlist)
Tijdens:• Vragen stellen (alle onduidelijkheden in bestek opgehelderd krijgen, duidelijk inzicht
krijgen in de gunningcriteria, als nota van inlichtingen nog onduidelijk is dan door vragen, met vragen proberen je eigen usp’s in de beoordeling te krijgen en concurrenten op achterstand te zetten)
Na:• Exit gesprek (altijd aanvragen, tijdig doen, jezelf profileren voor een volgende keer,
bezwaar of geen bezwaar?)
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 18
Effectief inschrijven
Gouden regels aanbestedende diensten:
• Criteria zijn duidelijk
• Zijn niet toegeschreven aan bepaalde onderneming/merk (objectief)
• Houden voldoende verband met voorwerp opdracht
• Zijn proprotioneel
• Ken onderscheid tussen geschiktheids- en gunningscriteria
• Eisen consequent toepassen
• Eisen niet tussentijds wijzigen of schrappen
• Niet tussentijds uitbreiden en aanvullen
• Geen willekeur of favoritisme
• Vooraf bekend gemaakt
• Achteraf controleerbaar
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 19
Effectief inschrijven
Gouden regels inschrijvers:
• Passende offerte: geen enkel bestek is hetzelfde• Volg aanwijzingen en structuur van het bestek• Beantwoord iedere vraag afzonderlijk, zonder verwijzingen• Wees volledig, vergeet geen documenten• Zorg voor geldige en recente documenten• Aanbesteder is soms leek: wees (over)duidelijk• Niet inschrijven onder voorbehoud/voorwaarden (ongeldig)• Gebruik maken van scoringsmethodiek heeft grenzen!• Stel vragen bij onduidelijkheden/onvolkomenheden in bestek
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 20
Uitwisselingen ervaringen
Welke ervaringen heeft u in de communicatie met de aanbestedende dienst c.q. inschrijver?
Welke acquisitie ervaringen heeft u op het gebied van aanbesteden?
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 21
The World Café
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 22
Uitleg werkvorm The World Café
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 23
The World Café
Tafel 1: vooraf
• Hoe kan in het inkoopproces voorafgaand aan een aanbesteding de communicatie en informatie-uitwisseling tussen opdrachtgever en de marktpartijen worden verbeterd, met als doel een aanbesteding voor de bedrijven én opdrachtgevers met meer succes te laten verlopen?
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 24
The World Café
Tafel 2: tijdens
• Op welke punten en momenten zou er tijdens een aanbesteding ruimte gecreëerd moeten worden voor het voeren van onderhandelingen tussen opdrachtgever en marktpartijen?
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 25
The World Café
Tafel 3: Vooraf, tijdens en na
• Het inschrijven op aanbestedingen is niet slechts een bijzaak in de bedrijfsvoering maar een integraal onderdeel van de bedrijfsstrategie. Hoe geef je het inschrijven op aanbestedingen een plaats in je bedrijfsstrategie en wat zijn elementen die aanbestedende diensten hierbij van belang vinden?
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen 26
Vragen?
Bijlagen
31 maart 2011 27Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Huidig juridisch kader
• Europese regelgeving– EG-verdrag– Richtlijnen (RL 2004/17 en 2004/18)
• Nederlandse regelgeving– Raamwet (1993) – Amvb’s Bao en Bass– WIRA
• Aanbestedingsreglementen (o.a. ARW) • Jurisprudentie HvJ EG, arbitrage/rechtspr.• Interpretatieve mededelingen EC • Eigen aanbestedingsbeleid
31 maart 2011 28Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Huidige situatie
leveringen
diensten
werken Specialesectore
nOpdrachtwaarde
Vrom,DefensieVenW, LNV
Overige aanbesteders
EU-drempel
Raamwet EEG-voorschriften + Bao + Bass
EU-drempel Eigenbeleid
Eigen beleid
ARW 2005 (verplicht)
ARW 2005(vrije keuze)
ARW 2005ARN 2006
(vrije keuze)
Berenschot en Lectoraat Inkoopmanagement Hanzehogeschool
Groningen
ARW verplicht
31 maart 2011 29
Geen europese aanbestedingsplicht
• B-diensten• < drempelwaarde• Concessieovk diensten
• Aanbestedingsbeginselen spelen altijd rol– Passende mate van openbaarheid– Grensoverschrijdend belang
• Geraamde waarde opdracht• Technische aard opdracht• Plaats van uitvoering opdracht
31 maart 2011 30Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Rapport ‘aanbestedingsrechtspraak in Nederland’
• September 2004 – september 2009 (onderzoek MinEz)
• Uitkomsten:– 65% winst aanbestedende diensten (oplopend)– 32 % winst eisende ondernemer – 3% geen duidelijke winnaar
• Gronden van het geschil:– Ongeldigheid inschrijving (49%, 292 zaken, slagings% 27%)– Strijdigheid met transparantiebeginsel (41%, 248 zaken, slagings% 37%)– Strijdigheid met gelijkheidsbeginsel (31%, 183 zaken, slagings% 32)
31 maart 2011 31Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
23 maart 2006: EZ dient wetsvoorstel in bij TK20 sept 2006: TK neemt wetsvoorstel aan8 juli 2008: EK verwerpt wetsvoorstel29 april 2009: EZ publiceert concept voor nieuw wetsvoorstel18 juni 2009: consultatiefase sluit28 okt 2009: advies uitgebracht door “Raad voor Advies voor de nieuwe
Aanbestedingswet’Nov 2009: wetsvoorstel naar RvS25 juni 2010: wetsvoorstel naar TK gestuurd• Oktober 2010: TK heeft vragen gesteld aan min EZ.• Wetsvoorstel voor plenaire behandeling terug naar TK. Daarna EK.• Zomer 2011?
Nieuwe aanbestedingswet
31 maart 2011 32Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Nieuwe aanbestedingswet flankerend beleid
• Beleidsmaatregelen (EZ) ter ondersteuning uitvoering aanbestedingswet. Vb:– Handreiking proportionaliteit– EZ en VNG werken aan convenant: lokale
overheden moeten hierdoor op een uniforme manier gaan werken bij aanbestedingen onder het Europese drempelbedrag van 193 duizend euro
– Elektronisch aanbesteden– Innovatie en duurzaamheid
31 maart 2011 33Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Nieuwe aanbestedingswet
• Doelstellingen (par 2.2 MvT):– Vermindering lasten– Vergroting toegankelijkheid– Bevordering innovatie en duurzaamheid– Integriteit– Naleving
• Opvallend– Geen wettelijke regeling voor opdrachten buiten regime richtlijn– Wettelijk vastgelegd dat de algemene beginsel (gelijkheid en transparantie) gelden
voor:• Opdrachten binnen toepassingsbereik wet• Opdrachten met duidelijk grensoverschrijdend belang• Bij vrijwillige keuze voor concurrentiestelling
31 maart 2011 34Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Marktverkenning en - consultatie
• Problematiek mbt adviserende inschrijver /inschrijvende adviseur
• Overheid gebruikt denkkracht, specifieke kennis en ervaring van de markt om wensen beter te kunnen omschrijven
• Belangenverstrengeling:– Marktpartij is betrokken bij voorbereiding van project– Marktpartij is betrokken bij voorbereiding van
aanbesteding– Marktpartij is betrokken bij beoordeling van
inschrijvingen
31 maart 2011 35Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Marktverkenning en - consultatie
• Hoe om te gaan met die belangenverstrengeling?
• Richtinggevende jurisprudentie– Uitspraak HvJ: Fabricom arrest: absoluut verbod
voor adviseur om in te schrijven in strijd met evenredigheidsbeginsel
– Toetsing aan gelijkheidsbeginsel: Alle inschrijvers dienen bij het formuleren van hun inschrijvingen dezelfde kansen te hebben
31 maart 2011 36Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Marktverkenning en - consultatie
• Aandachtspunten AD bij marktverkenning– Onbewust toeschrijven naar leverancier– Relevante kennisvoorsprong– ‘verklaring van onpartijdigheid’– Wie stelt moet bewijzen…..
31 maart 2011 37Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Effectief inschrijven
Tips inschrijvers;• Passende offerte: geen enkel bestek is hetzelfde• Volg aanwijzingen en structuur van het bestek• Beantwoord iedere vraag afzonderlijk, zonder verwijzingen• Wees volledig, vergeet geen documenten• Zorg voor geldige en recente documenten• Aanbesteder is soms leek: wees (over)duidelijk• Niet inschrijven onder voorbehoud/voorwaarden (ongeldig)• Gebruik maken van scoringsmethodiek heeft grenzen!• Stel vragen bij onduidelijkheden/onvolkomenheden in bestek
31 maart 2011 38Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Aanbestedingsproces - Tijdens
• Stel een inschrijver X ziet af van deelname aan aanbestedingsprocedure, omdat hij deze op voorhand discriminatoir acht. Bij bekendmaken gunning maakt hij bezwaar. Is zijn bezwaar op tijd?
Grossmann-doctrine
UitgangspuntVan een (potentiele) inschrijver mag verwacht worden dat hij een pro-actieve houding inneemt en dat hij tegen eventuele onduidelijkheden /onvolkomenheden in het aanbestedingsdocument opkomt in een stadium waarin die onduidelijkheden/onvolkomenheden nog ongedaan kunnen worden gemaakt. Bij gebreke daarvan loopt zij het risico dat zij haar recht verwerkt om in een later stadium alsnog bezwaar te maken.
31 maart 2011 39Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
• Uitwerking Grossmann in praktijk
• Wanneer stel je vragen?– NB. Als in bestek contactpersoon is aangesteld voor vragen, alleen
diegene benaderen (sanctie: uitsluiting!)
• Hoe antwoordt een AD?
Aanbestedingsproces - Tijdens
31 maart 2011 40Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Aanbestedingsproces na gunningWIRA
• Afwijzing – communicatie inschrijver richting aanbestedende dienst
• Motiveringsplicht AD en transparantie– Motivering gunningsbeslissing
• WIRA: bevat relevante redenen (dus niet meer alleen op verzoek!)
• Dan pas vangt alcateltermijn aan• Geen motivering = grond voor vernietigbaarheid
– Inzage in andermans stukken?• Spanningsveld openbaarheid informatie en gevoeligheid
vertrouwelijke bedrijfsinformatie
31 maart 2011 41Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen
Alcatel termijn
• Bezwaar maken – alcateltermijn– NB. Let op bestek: “u moet binnen 15 dagen na voorlopige
gunning een kort geding aanhangig maken, daarna bent u niet ontvankelijk”
• Wanneer begint termijn te lopen?• Mag er gedurende de termijn worden gegund?• Wat als de laatste dag van de termijn valt op een
zaterdag?• Ook alcateltermijn bij 2 inschrijvers waarvan er 1
ongeldig is?
31 maart 2011 42Berenschot en Lectoraat
Inkoopmanagement Hanzehogeschool Groningen