TRABAJO COLABORATIVO 1

PRESENTADO POR:WILMER ORTIZ MOLINACOD: 1.084.896.103wilmerom120@yahoo.esOporapa Huila

GRUPO: 256597_78

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA UNADESCUELA DE CIENCIAS BSICAS TECNOLOGA E NGENIERAGESTION DE PRODUCCIONCEAD PITALITOMARZO 2.014

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TRABAJO COLABORATIVO 1

PRESENTADO POR:WILMER ORTIZ MOLINACOD: 1.084.896.103

GRUPO: 256597_78

PRESENTADO A:JEAQUELINE FRANCO PEATUTORA UNAD

UNIVERSIDAD ABIERTA Y A DISTANCIA UNADESCUELA DE CIENCIAS BSICAS TECNOLOGA E NGENIERAGESTION DE PRODUCCIONCEAD PITALITOMARZO 2.014

c. Realizar una investigacin sobre el tema de Planeacin de RecursosEmpresariales (ERP). El grupo deber de consultar la bibliografa del cursoy bibliografa complementaria para desarrollar una investigacin quepermita identificar los siguientes aspectos: definicin, evolucin.

Sistemas ERP y software disponibles para su implementacin.

La decisin de implementar un sistema ERP obedece a mltiples variables onecesidades de la empresa. El objetivo de este trabajo es determinar cules sonlas motivaciones que tienen las empresas para su implementacin. Conocercules son las principales reas y niveles jerrquicos que deciden su adquisicin eimplantacin. Con particular atencin se ha observado el grado de participacin eneste proceso como en el resultado final tanto la funcin contable financiera comola de sus ejecutivos.

Finalmente conocer cul es el nivel de integracin de este tipo de sistema conotras tecnologas presentes en la empresa. Adicionalmente conocer los beneficios esperados versus beneficios tangibles observados y cuantificar en alguna medida el impacto en la estructura organizacional por efectos de la implementacin y posterior utilizacin por la Empresa.

Los resultados indican que al proceso de incorporar en la empresa sistemas deeste tipo signific que un importante porcentaje de empresas cambia su estructuraorganizacional. Se observa una baja presencia de los mdulos relativos a laTesorera y Recursos Humanos. Mediana presencia del mdulo de Contabilidad.Los mdulos de Gestin Financiera, Planificacin y Control de la Produccin,Ventas y distribucin estn implementados en la mayora de las Empresas. Si bienel nivel de satisfaccin de la empresa respecto del cumplimiento de los objetivosesperados es alto, se concluye que el ERP es medianamente utilizado alnointegrarse plenamente a procesos contables administrativos ni a otras tecnologascompatibles y presentes en mercado.

El mercado ofrece un conjunto de productos para optimizar los procesos delnegocio por medio de mega sistemas de informacin que capturan, almacenan,procesan y distribuyen los datos e informacin generada por las distintas unidadesadministrativas, operativas, y productivas de la empresa. Hasta antes de la

Aparicin de estos megos sistemas las empresas disponan de sistemasindependientes administrados por cada funcin o departamento al cual estabaadscrito el sistema. La duplicidad de datos, el difcil acceso a los mismos, la faltade integridad y la casi nula posibilidad de compartirlos en lnea y tiempo realimpiden un adecuado oportuno conocimiento y control de las operaciones ygestin de la empresa. La informacin no era ni precisa, ni oportuna ni exacta.

La implementacin de estos sistemas y el impacto en la empresa no ha sidoestudiada para casos nacionales. Dado el carcter de la informacin necesaria para un tema con estas caractersticas ha sido difcil disponer de informacin y por ende de estudios respecto de la experiencia que han tenido las empresas nacionales de los beneficios que reportan estas aplicaciones y si las empresas se han beneficiado de las facilidades genricas que poseen los ERP para integrar la informacin de las distintas funciones de la empresa como para integrarlo con tecnologa de informacin y comunicaciones.

Existe una tradicin muy fuerte en sentido de la propiedad del dato, sea estecontable, financiero, productivo, de ventas, o de recursos humanos. Cada entidadgeneradora de un dato en particular, tiene un cierto dominio y propiedad sobre l eimpone ciertas restricciones a veces informales para que ese dato sea conocido,compartido o usado parcialmente por otro usuario u otro departamento de laempresa. De tal forma que no es difcil encontrar empresas que tienen duplicadosde muchos de sus datos, de tal forma que los esfuerzos de mantencin, dealmacenamiento aumentan.

Su evolucin Estos sistemas comenzaron a desarrollarse en USA durante la segunda guerra mundial, con el objetivo de apoyar la gestin de los recursos materiales que demandaba el ejrcito. Fueron llamados MRPS (Material Requirements Planning Systems), o sistemas de planeacin de requerimientos de materiales. En la dcada de los 60, las compaas manufactureras retomaron la idea de MRPS con el fin de gestionar y racionalizar sus inventarios y planificar el uso de recursos acorde a la demanda real de sus productos, por lo que los MRPS evolucionan a MRP (Manufacturing Resource Planning). En los aos 80 la utilizacin de estos sistemas incluan conceptos como Just in Time, manejo de la relacin con clientes y proveedores, entre otros, es as como los MRP evolucionan completamente hasta lo que se conoce como MRP II.

En la dcada de los 90, producto de la globalizacin, las empresas comenzaron arequerir de sistemas que apoyaran la gestin empresarial, integraran las partes delnegocio, promovieran la eficiencia operativa y sirvieran de soporte aspectoscrticos de la administracin. As la industria de software en un comienzodesarroll aplicaciones para integrar los distintos sistemas MRP I y MRP II, queaos ms tarde se transformaron en los sistemas empresariales integrados,conocidos actualmente como ERP (Enterprise Resource Planning) o Sistemas dePlaneacin de Recursos Empresariales. Ventajas sistemas ERP.

Las principales ventajas de este tipo de sistemas son las siguientes:

Integracin de la cadena de suministro, produccin y proceso administrativo.Creacin de una base de datos.

Se pueden incorporar mejoras, rediseando mejor los procesos. Reduccin de costos.

Agilizacin en las operaciones del Negocio.

Mejora administracin de la informacin.

Incrementa la comunicacin y la colaboracin mundial. Ayuda a integrar mltiples sitios y unidades de negocio.

Puede proveer una ventaja estratgica sobre los competidores.

Adems sirve de plataforma o base para la implementacin de otros sistemas quepermitan que la empresa evolucione a un negocio electrnico.

Otra ventaja que hay que tener muy en cuenta es que los directivos de lasempresas pueden conocer la situacin en la planta de produccin, en el almacnde productos terminados y de materias primas, por mencionar algunos, con lo cualpueden tomar decisiones ms acertadas y en menos tiempo.

Desventajas Sistemas ERP

Una desventaja por la que muchas empresas se detienen para obtener un sistemacomo este, es el alto costo de estos programas ya que por ser tan complejos senecesita de capacitacin para los empleados, adems de que este tipo deprogramas deben ser especficos para cada empresa y deben tener personalcapacitado y que solo se dedique a manejar el programa del servidor.

Otras desventajas son:

La implementacin puede requerir importantes cambios en la empresa y losprocesos.

Es tan complejo que muchas compaas no pueden ajustarse.

Requiere de procesos actuales (en curso), por lo cual la implementacin puedenunca ser completad.

En el mercado los expertos en Sistemas ERP son limitados, por lo cual se puedenpresentar problemas en la contratacin.

Ventajas Sistemas ERP para cada rea de la Empresa.

Las ventajas que ofrece un sistema ERP a cada departamento y a la empresa son:

Contabilidad y Finanzas: Permite a los encargados de este departamento tener unmejor control de costos y de horas trabajadas, administrar mejor el efectivo y lascuentas bancarias, generar cheques electrnicos, aceptar pagos y pagar cuentasen diferentes monedas, manejar los estados de cuenta, analizar los flujos deefectivo, producir reportes y cerrar los periodos contables de manera ms rpido.Control de inventarios: Optimiza la inversin en inventarios ayudando a reducir losniveles de inventarios y ordenar los productos por nmero de serie y lote.

Manufactura: En lo que respecta a las operaciones administra la produccin encualquier ambiente estandarizando la produccin de altos volmenes con grancontrol de la planta de produccin, el sistema tambin ayuda a crear pronsticosde produccin y una mejor calendarizacin para la produccin.

Decisiones Ejecutivas: Un sistema ERP provee una visin ms clara de losinstrumentos de medicin ms importantes para una empresa como son el flujo de

efectivo, produccin y reportes, ayuda a corregir errores que se presenten de manera inmediata. Herramientas adicionales permiten monitorear elfuncionamiento interno como: ventas por regin o periodo.

Compras: Actividad de la empresa altamente relacionada con el plan deproduccin, un programa ERP ayuda a los encargados de compras puedancomprar los materiales correctos a los proveedores correctos en el tiempo correctoy al precio correcto.

Embarque: Administra el almacn y herramientas de embarque lo cual permitecontrolar todos los embarques de productos terminados ayudando a entregar lospedidos en el tiempo establecido a los clientes por lo tanto reducen las fallas en las entregas y adems incrementa la satisfaccin del cliente.Un Sistema del tipo ERP, est formado por un conjunto finito de mdulos que pueden adquirirse total o parcialmente. Hay en general tres grandes grupos, el primero correspondiente al rea financiera, un segundo grupo rea logstica y finalmente un grupo del rea Recursos Humanos. Adicionalmente a los anteriores existen soluciones especficas para sectores industriales particulares. Los mdulos segn cada grupo son los siguientes: Mdulos del rea financiera. Proporcionan una visin completa de funciones contables y financieras e incluyen un amplio sistema de informacin y de generacin de informes para facilitar a los ejecutivos una mayor rapidez para la toma de decisiones.

Mdulo FI. Gestin Financiera. Proporciona las funciones que controlan el aspectooperativo de la contabilidad general y la informacin financiera de la empresa. Seconectan e integran con otros mdulos financieros como la tesorera y la contabilidad de costos, as como con otras aplicaciones de recursos humanos.

Mdulo CO.Controlling o Contabilidad de Costos. Es utilizado para presentar las estructuras de costos de las empresas y los factores que influyen en ellos, lo que genricamente se conoce como contabilidad interna de las organizaciones. Es decir, abarca los movimientos de costos e ingresos de la organizacin.

Mdulo EC. Controlling Corporativo. Es una importante herramienta para la toma de decisiones, integra los datos proporcionados por el resto de las aplicaciones financieras. Se encarga de monitorear los factores crticos del funcionamiento de una organizacin, as como las cifras claves de la empresa desde el punto de vista del auditor.

Mdulo IM. Gestin de Inversiones. Este fue introducido por SAP en la versin 3.0 de R/3, est diseado para planificar y gestionar los presupuestos y proyectos de inversin de capital. Permite realizar una planificacin detallada capaz de monitorear continuamente la evolucin de las inversiones tales como: costos planificados, cifras reales, recursos disponibles, etc.

Mdulo TR. Tesorera. Integra las previsiones y gestin de recursos de caja con las aplicaciones financieras y logsticas. Proporciona las herramientas necesarias para analizar presupuestos, proceso de asientos contables electrnicos, anlisis del mercado de divisas, etc.

Mdulos del rea Logstica. Las aplicaciones de logstica forman la mayor rea yconcentracin de aplicaciones R/3 las cuales contienen el mayor nmero de mdulos. Estos mdulos son los encargados de gestionar todo el proceso de la cadena de suministros de una organizacin, desde la adquisicin de la materia prima hasta la entrega al cliente y facturacin.

Mdulo LO. Logstica General. Proporciona las herramientas e informes necesarios para analizar y gestionar el estado de la logstica de la organizacin y realiza previsiones en la cadena de suministro.

Mdulos MM. Gestin de Materiales. Abarca todas las actividades y funciones logsticas relacionadas con la adquisicin, aprovisionamiento y control de inventarios de la cadena de suministro.

Mdulo PM. Mantenimiento. Se encarga del mantenimiento de los sistemas de control de plantas, incluye soporte para la gestin de problemas operativos y de mantenimiento, de los equipos, de los costos y las solicitudes de pedidos de compras.

Mdulo PP. Planificacin y Control de la Produccin. Contiene mdulos para las diferentes fases, tareas y metodologas utilizadas en la planificacin de la produccin tales como: cantidades y tipos de productos, tiempo de suministro de materiales, etc., adems del proceso mismo de la produccin. Los componentes del mdulo PP estn igualmente integrados con otras aplicaciones R/3 como SD (ventas y distribucin) MM (gestin de materiales), etc.Mdulo QM. Control de calidad. Se encarga de realizar todas aquellas tareas que

Implican la planificacin de la calidad, el control, las inspecciones y el cumplimiento de los estndares de calidad normalizados internacionalmente.

Mdulo SD. Ventas y distribucin. Permite gestionar todos los aspectos de lasactividades comerciales de ventas: pedidos, promociones, competencia, ofertas,seguimiento de llamadas, planificacin, campaas, etc. Otra de sus caractersticas es la habilidad para obtener los productos en forma inmediata. Los clientes se benefician con un mejor y ms rpido servicio, pudiendo recibir confirmacin directa de sus pedidos por fax, correo, etc.

Mdulos PS. Sistemas de gestin de proyectos. Permite realizar seguimientos de todas las tareas de un proyecto. Se aplica a todo tipo de proyectos: inversin, marketing, investigacin y desarrollo, construcciones de instalaciones, etc.El sistema de proyectos da soporte a la gestin de un proyecto a lo largo de todas las fases del ciclo de vida de ste. Incorpora herramientas grficas que permiten realizar la estructuracin del proyecto utilizando tcnicas estndar.Mdulos de Recursos Humanos. Incluye todos los procesos de negocio necesarios para controlar y gestionar de relacionada, como la contabilidad, el mantenimiento de planta, el sistema de proyectos o el workflow.

Mdulo HR. Recursos Humanos. Representa el sistema completamente para apoyar la planificacin y controlar las actividades del personal.

Implementacin

Debido a que cubre un espectro de aspectos de la gestin de una empresa, un sistema de software ERP est basado en algunos de los productos de software de mayor tamao y complejidad en la industria. Al implementar tales sistemas en una compaa la metodologa tradicional sola involucrar a un grupo de analistas, programadores y usuarios. Este fue el esquema que se emple, por lo menos, hasta el desarrollo de Internet. Esta permite a los consultores tener acceso a las computadoras de la compaa con el fin de poder instalar los datos actualizados y estandarizados de implementacin del ERP, sin ayuda profesional. Este tipo de proyectos pueden llegar a ser muy caros para grandes compaas, especialmente para las transnacionales. Las compaas especializadas en la implementacin del

ERP, sin embargo, pueden agilizar estos procesos y completar la tarea en menos de seis meses con un slido examen piloto.

A la hora de realizar la implementacin de los sistemas ERP, las compaas muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compaas consultoras. La consultora en materia de ERP es de dos tipos, la consultora de negocios y la consultora tcnica. La consultora de negocios estudia los procesos de negocios actuales de la compaa y evala su correspondencia con los procesos del sistema ERP, lo cual generalmente incluye la personalizacin de ciertos aspectos de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consultora tcnica muchas veces implica programacin. La mayora de los vendedores de ERP permiten modificar su software para las necesidades de los negocios de sus clientes.

Muchas de las empresas que buscan la implantacin de un ERP comenten el error de buscar soluciones a bajo coste, o no contratar a una empresa integradora. Este tipo de empresa, no solamente les ayuda en la implantacin sino que les apoya a visualizar a su cliente en todos los aspectos de su negocio tanto en hardware, software y en la administracin del cambio. Algunas de las empresas integradoras ms importantes son Deloitte, EDS, PricewaterhouseCoopers, IBM, Steria, GETI, Neoris, o AVANADE.

Personalizar

Un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchospaquetes no estn diseados para su personalizacin, as que muchos negociosimplementan sus sistemas ERP siguiendo las mejores prcticas de la industria. Algunos paquetes ERP son muy genricos en sus reportes e informes; la personalizacin de dichos elementos se debe hacer en cada implementacin. Es importante tener en cuenta que en ciertas ocasiones tiene mucho ms sentido la compra de paquetes de generacin de reportes fabricados por terceros y que estn hechos para interactuar directamente con el ERP.

Hoy en da, un buen nmero de sistemas ERP tienen una interfaz Web. La ventaja de este tipo de interfaz es que no requiere la instalacin de una aplicacin cliente. Mientras se tenga una conexin a Internet (o a la red local de la empresa, segn

sea el caso), se puede acceder a los ERP basados en Web a travs del tpico navegador web.

La implementacin de los Sistemas ERP Organizar el proyecto:

Los sistemas ERP se podran catalogar como sistemas selectos que solo pueden ser implementados por algunas empresas, ya que los costos que stos representan son muy altos. Es decir, cuando las empresas cuentan con el dinero, los equipos, la infraestructura y la disposicin de personal para la implementacin de este tipo de sistema, se puede decir que se debe dar el primer paso, organizar como es que va a funcionar y desarrollar el proyecto que dar una nueva funcionalidad y visin de los recursos y proceso s de la organizacin a cada rea de la empresa.

Definir las medidas de desempeo: Cuando el proyecto ya se planteado, sedebe definir las actividades que se deben realizar para poder llevarlo a cabo. Sedebe tener en cuenta hasta el ms mnimo detalle para la implementacin delsistema ERP.

Crear un plan inicial detallado del proyecto: Como todo proyecto, laimplementacin de un Sistema ERP implica una adecuada distribucin de tiempo, empleados, funciones y recursos; por lo cual es de vital importancia que seplanifiquen cada una de las actividades que se van a llevar a cabo, que seconstruya una bitcora que gue cada uno de los pasos a seguir.Capacitar al equipo para el proyecto: Como los Sistemas ERP son nuevos, sedebe de hacer una capacitacin en la cual se incluyan cada uno de los empleadosque posteriormente ante ste se van a desenvolver.

Esta implantacin se torna en una situacin nueva que revoluciona el quehacer diario del talento humano. Para la implementacin de sistemas tan avanzados como ste, muchas veces se debe ensear a algunos empleados hasta como prender un computador, ya que en algunas empresas y sobre todo, en algunos puestos de trabajo especfico, este tipo de tareas no son muy conocidas por las personas.

Revisar la integridad de la base de datos: La integridad de la base de datos,constituye uno de los pasos ms importantes en la implementacin de cualquiersistema de informacin, pero en especial de los sistemas ERP. La base de datosse convierte en el eje central del proceso, es la encargada de almacenar, distribuir

y reportar la informacin que se va a manejar en los distintos niveles de laorganizacin.

Instalar el nuevo hardware: El hardware o parte dura del proceso es una de lasmayores inversiones de la empresa. Se deben abolir la vieja tecnologa utilizadapor la empresa, para instalar nuevos equipos que puedan dar soporte al desarrollode este sistema. Instalar el nuevo Software (montar sala piloto): El nuevo software a instalar, se convierte en una sala piloto o una sala de prueba, la cual ser utilizada en todo el proceso de instalacin del sistema. Se debe tener un continuo cuidado de cada uno de los pasos realizados, ya que el software es la medula espinal del sistema.

Capacitar masa crtica: La masa crtica se refiere al personal de la empresa. Sedefine como crtica ya que se refiere al personal que va a estar directamenterelacionado con el nuevo sistema, es decir, el que va a estar en continuo contactoy el encargado de la manipulacin del mismo.

Entrenamiento sala piloto: Una vez instalada la sala piloto, se debe pasar a lautilizacin de la misma, por medio del entrenamiento que al personal se le dar enella.

Integracin de datos: La integracin de datos consiste en la recopilacin de lainformacin proveniente de diferentes fuentes o reas organizacionales, que hastael momento no han sido organizados. Esto se convierte en la base del funcionamiento del sistema.

Ejecucin: Poner en marcha el Sistema ERP no es fcil, se debe pasar por todas las etapas anteriores teniendo en cuenta que el xito o fracaso en cualquiera deellas puede limitar la ejecucin del sistema.

Mejoramiento continuo: Tener un registro del desarrollo del sistema, hacer unacontinua retroalimentacin de ste e implementar un mejoramiento continuo sonlas caractersticas de las compaas que han sido victoriosas en laimplementacin de este tipo de sistemas

BIBLIOGRAFIA.

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