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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS HUMANOS

OCTUBRE DE 2012

SECRETARIA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

MA

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO

DE RECURSOS HUMANOS

OCTUBRE DE 2012

SECRETARIA DE EDUCACIÓN SUBSECRETARÍA DE EDUCACIÓN MEDIA SUPERIOR Y SUPERIOR

COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE MÉXICO DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Derechos reservados Segunda edición octubre de 2012. Gobierno del Estado de México. Secretaría de Educación. Subsecretaría de Educación Media Superior y Superior. Colegio de Bachilleres del Estado de México. Departamento de Recursos Humanos.

2° Privada de Libertad No. 102, Col. La Merced y Alameda. C.P. 50080, Toluca, Estado de México Impreso y hecho en Toluca, México. La reproducción total o, parcial de este documento podrá efectuarse mediante la autorización exprofeso de la fuente y dándole el crédito correspondiente.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.

Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001

Página: I

ÍNDICE Presentación

III

Objetivo General

IV

Identificación e interacción de procesos

V

Relación de procesos y procedimientos

VI

Descripción de los procedimientos

VII

Elaboración de los Movimientos de Alta de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

205N14001/01 01 de 20

Elaboración y Pago de la Nómina de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

205N14001/02 01 de 12

Elaboración de Movimientos de Alta/Baja del ISSEMYM de Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

205N14001/03 01 de 20

Depósito de las Aportaciones al Fondo de Retiro para los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

205N14001/04 01 de 10

Incorporación de los servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del Colegio de Bachilleres del Estado de México al Seguro Institucional.

205N14001/05 01 de 16

Elaboración de la Nómina para el Pago de Prima Vacacional a los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

205N14001/06 01 de 10

Elaboración de la Nómina para el Pago de Aguinaldo a los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

205N14001/07 01 de 11


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001

Página: II

Elaboración de los Movimientos de Baja de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

205N14001/08 01 de 15

Elaboración y Solicitud del Pago de Finiquitos a Servidores Públicos que Causaron Baja en el COBAEM.

205N14001/09 01 de 34

Simbología

VIII

Registro de ediciones

IX

Distribución

X

Validación XI


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001

Página: III

PRESENTACIÓN

La sociedad mexiquense exige de su gobierno cercanía y responsabilidad para lograr, con hechos, obras y acciones, mejores condiciones de vida y constante prosperidad.

Por ello, el Doctor Eruviel Ávila Villegas, Gobernador Constitucional del Estado de México, impulsa la construcción de un gobierno eficiente y de resultados, cuya premisa fundamental es la generación de acuerdos y consensos para la solución de las demandas sociales.

El buen gobierno se sustenta en una administración pública más eficiente en el uso de sus recursos y más eficaz en el logro de sus propósitos. El ciudadano es el factor principal de su atención y la solución de los problemas públicos su prioridad.

En este contexto, la Administración Pública Estatal transita a un nuevo modelo de gestión, orientado a la generación de resultados de valor para la ciudadanía. Este modelo propugna por garantizar la estabilidad de las instituciones que han demostrado su eficacia, pero también por el cambio de aquellas que es necesario modernizar.

La solidez y el buen desempeño de las instituciones gubernamentales tienen como base las mejores prácticas administrativas emanadas de la permanente revisión y actualización de las estructuras organizacionales y sistemas de trabajo, del diseño e instrumentación de proyectos de innovación y del establecimiento de sistemas de gestión de la calidad.

El presente manual administrativo documenta la acción organizada para dar cumplimiento a la misión del Colegio de Bachilleres del Estado de México. La estructura organizativa, la división del trabajo, los mecanismos de coordinación y comunicación, las funciones y actividades encomendadas, el nivel de centralización o descentralización, los procesos clave de la organización y los resultados que se obtienen, son algunos de los aspectos que delinean la gestión administrativa de este organismo auxiliar del Ejecutivo Estatal.

Este documento contribuye en la planificación, conocimiento, aprendizaje y evaluación de la acción administrativa. El reto impostergable es la transformación de la cultura de las dependencias y organismos auxiliares hacia nuevos esquemas de responsabilidad, transparencia, organización, liderazgo y productividad.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001

Página: IV

IV. OBJETIVO GENERAL Incrementar la eficiencia y eficacia de los trámites y servicios que proporciona el Departamento de Recursos Humanos mediante la formalización y estandarización de los métodos y procedimientos de trabajo.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001

Página: V

V. IDENTIFICACIÓN E INTERACCIÓN DE PROCESOS

SERVIDOR PÚBLICO


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001

Página: VI

VI. RELACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Proceso: Administración y Desarrollo del Talento Humano: Del ingreso del Servidor Público al

COBAEM hasta su baja. Procedimientos: Elaboración de los Movimientos de Alta de los Servidores Públicos en el Colegio de

Bachilleres del Estado de México. Elaboración y Pago de la Nómina de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres

del Estado de México. Elaboración de Movimiento de Alta/Baja del ISSEMYM de Servidores Públicos del

Colegio de Bachilleres del Estado de México. Depósitos de las Aportación al Fondo de Retiro para los Servidores Públicos del Colegio

de Bachilleres del Estado de México. Incorporación al Seguro Institucional para los Servidores públicos de enlace y apoyo

técnico, mandos medios y superiores del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Elaboración de la Nómina para el Pago de Prima Vacacional a los Servidores Públicos del

Colegio de Bachilleres del Estado de México. Elaboración de la Nómina para el Pago de Aguinaldo a los Servidores Públicos del

Colegio de Bachilleres del Estado de México. Elaboración de los Movimientos de Baja de Servidores Públicos del Colegio de

Bachilleres del Estado de México.

Elaboración y Solicitud del Pago de Finiquitos a Servidores Públicos que Causaron Baja en el COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001

Página: VII

VII. DESCRIPCIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/01

Página: 1 de 20

PROCEDIMIENTO: Elaboración de los Movimientos de Alta de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

OBJETIVO:

Mantener cubiertas las plazas que fueron autorizadas para el Colegio de Bachilleres del Estado de México, mediante el movimiento de alta del servidor público en el sistema de nómina.

ALCANCE:

Aplica a los servidores públicos de los Planteles, Centros de Educación Media Superior a Distancia y Oficinas Centrales del Colegio de Bachilleres del Estado de México, que tengan a su cargo las actividades relacionadas con el movimiento de alta del personal de nuevo ingreso.

REFERENCIAS:

Ley de Creación del Organismo Público Descentralizado denominado Colegio de Bachilleres del Estado de México Capítulo Primero, Artículo 5 fracción IX, Capítulo Tercero, Artículos 21, 22 y 23. Gaceta del Gobierno, 28 de junio de 1996. Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Artículos 64, 78, 79, 80, 81, 82. Gaceta del Gobierno, 21 de julio de 2006. Manual de Normas y Procedimientos de Desarrollo y Administración de Personal, Procedimiento 021 Alta de Servidores Públicos Generales y de Confianza y Procedimiento 022 Alta de Servidores Públicos Docentes. Fecha de emisión: mayo de 1996. (Fecha de actualización 2004) Reglamento Interior de Trabajo del Personal Académico, Administrativo y Sindicalizado del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Artículo 13 fracción l a la X, Artículos 14, 25, 22, 23, 24, 25, 26, 113, 114. Depositado en la Junta de Conciliación y Arbitraje el 3 de octubre de 2011. Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México, Apartado VII: Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos. Gaceta del Gobierno, 09 de diciembre de 2011.

RESPONSABILIDADES:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/01

Página: 2 de 20

El Departamento de Recursos Humanos del COBAEM es responsable de llevar a cabo las acciones y trámites correspondientes para la contratación del personal de nuevo ingreso a través del movimiento de alta del personal en el sistema de nómina de acuerdo a la normatividad vigente en la materia.

El Director General del COBAEM deberá:

Validar mediante firma el Formato Único de Movimientos de Personal (FUMP).

El Director de Administración y Finanzas del COBAEM deberá:

Validar mediante firma el Formato Único de Movimientos de Personal.

El Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM deberá:


Recabar las firmas de validación en el Formato Único de Movimientos de Personal.

El titular de la unidad administrativa de adscripción del candidato deberá:


El Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM deberá:

Generar la Constancia de no Inhabilitación del candidato, ante la Dirección General de Responsabilidades de la Secretaría de la Contraloría.

Revisar FUMP y documentos anexos del Candidato a ingresar.

Remitir copia del Formato Único de Movimientos de Personal y documentos anexos al Responsable del Sistema de Nómina del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.

Remitir el FUMP original a la unidad administrativa solicitante mediante oficio.

Generar el movimiento de alta en la quincena correspondiente, tramitar la apertura de la cuenta en la Institución Bancaria correspondiente, obtener y entregar tarjeta de debito al responsable de la unidad administrativa solicitante del COBAEM.

Realizar el alta ante la Dirección de Responsabilidades, de ser el caso, al personal que por la naturaleza de su plaza y/o funciones está obligado a presentar manifestación de bienes ante la Secretaría de la Contraloría.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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Realizar el memorándum en el cual le notifica que el Candidato a ingresar, es sujeto obligado y que debe obtener su Cédula de Identificación de Servidores Públicos y presentar su Manifestación de Bienes por Alta en el Servicio vía electrónica.

El Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/Departamento de Recursos Humanos del COBAEM) deberá:

Solicitar al Analista del Departamento de Recursos Humanos, vía correo electrónico, la Constancia de No Inhabilitación del candidato a ingresar al Colegio de Bachilleres del Estado de México, a más tardar el mismo día de su ingreso.

Elaborar el Formato Único de Movimiento de Personal y enviarlo vía oficio al Departamento de Recursos Humanos del COBAEM debidamente validado mediante firma del titular de la unidad administrativa solicitante y del candidato a ingresar, así como copias de la credencial de elector, comprobante domiciliario y Certificado de No Antecedentes Penales o, en su caso, el Informe de No Antecedentes Penales.

Elaborar oficio dirigido al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM, el mismo día de su ingreso, solicitando el Alta en el Servicio ante la Dirección de Responsabilidades, si las funciones que desempeña el candidato a contratar, lo hacen sujeto obligado.

Entregar el Formato Único de Movimientos de Personal al servidor público y archivar formato original en el expediente personal.

El Candidato a ingresar deberá:

Revisar y firmar el Formato Único de Movimientos de Personal por Alta en el COBAEM.

Revisar y firmar el Contrato Bancario correspondiente a la tarjeta de debito.

DEFINICIONES:

Formato Único de Movimientos de Personal (FUMP):

Documento por medio de cual se formaliza la relación entre el servidor público y el Colegio de Bachilleres del Estado de México, estableciendo las condiciones que regirán dicha relación, contiene los datos generales del trabajador, el cargo para el que es designado, su jornada laboral, su sueldo, lugar


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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de adscripción y aceptación del servidor público. Asimismo, es el único documento válido para trámites oficiales.

Alta del Servidor Público:

Conjunto de actividades que tienen por objeto la incorporación del personal de nuevo ingreso al Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Constancias de no inhabilitación:

Documento emitido por la Dirección General de Responsabilidades de la Secretaría de la Contraloría, que se deberá tramitar a más tardar el mismo día de la contratación de un aspirante a desempeñar un empleo, cargo o comisión en el COBAEM, una vez verificado en los registros que no se encuentra sujeto a procedimiento administrativo.

Sistema de nómina: Paquete de cómputo mediante el cual se procesa la información contenida en el expediente de “Movimientos de la Nómina de la Quincena” para generar de manera electrónica la nómina de la quincena que corresponde y los recibos de pago de los servidores públicos del COBAEM.

Cédula de Identificación de Servidores Públicos:

Documento emitido por la Dirección de Responsabilidades el cual contiene el Código de Barras y la Contraseña (NIP), para que, de ser el caso, el servidor público presente su manifestación de bienes por alta en el servicio vía electrónica.

Sujeto obligado: Personal que por la naturaleza de su plaza y/o funciones está obligado a presentar manifestación de bienes ante la Secretaría de la Contraloría.

Certificado de No Antecedentes Penales:

Documento emitido por el Instituto de Servicios Periciales de la Procuraduría General de Justicia del Estado de México; donde Certifica si una persona tiene o no antecedentes penales.

Informe de No Antecedentes Penales:

Documento emitido por el Instituto de Servicios Periciales, de la Procuraduría General de Justicia del Estado de México; previo al Certificado de No Antecedentes Penales, en el que se informa si una persona tiene o no antecedentes penales.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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INSUMOS:

Constancia de No inhabilitación del candidato a ingresar al Colegio de Bachilleres de Estado de México.

RESULTADO:

Elaboración de los movimientos de alta de los servidores públicos de nuevo ingreso en el Colegio de Bachilleres del Estado de México.

INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS:

Elaboración de Movimiento de Alta/Baja del ISSEMYM de Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Aportación al Fondo de Retiro para los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Incorporación al Seguro Institucional para los Servidores Públicos de Enlace y Apoyo Técnico, Mandos Medios y Superiores del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Elaboración y Pago de la Nómina de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Elaboración de la Nómina para el Pago de Aguinaldo y Prima Vacacional a los

Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.


Solicitud de Expedición y Reexpedición del Gafete Credencial.

POLÍTICAS:

No se podrá generar el movimiento de alta del servidor público, sin haber verificado previamente la existencia del registro de No inhabilitación, así como contar con la documentación requerida para la integración de su expediente personal.

No se deberá hacer discriminación alguna para el ingreso del servidor público por motivo de sexo, edad, raza o afiliación política, en igualdad de circunstancias, se dará preferencia para el ingreso a los mexiquenses.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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Toda persona interesada en ingresar al Colegio de Bachilleres del Estado de México, deberá cubrir los requisitos mínimos del puesto que va a ocupar establecidos en el Reglamento Interior de Trabajo del Personal Académico y Administrativo del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

El pago de la primera quincena del sueldo del servidor público ingresado deberá ser coincidente con su primera quincena laborada.

El alta del servidor público sólo podrá procesarse a través del Formato Único de Movimientos de Personal.

El FUMP de alta del Director de Plantel o, en su caso, quien realice esta función deberá estar firmado por su Coordinador correspondiente.

La fecha de alta del servidor público, deberá ser siempre coincidente con la fecha de emisión de la Constancia de No Inhabilitación, la cual es expiada por la Secretaría General de la Contraloría.

El responsable de la unidad administrativa solicitante, deberá iniciar el trámite de alta dentro de los primeros tres días posteriores al movimiento.

El responsable de la unidad administrativa solicitante, deberá entregar el Formato Único de Movimientos de Personal, debidamente validado al servidor público ingresado, el cual constituye su nombramiento.

En todo movimiento del alta deberá darse cumplimiento a lo establecido en el Reglamento Interior del COBAEM, en lo referente a la compatibilidad de horario y funciones.

Los trabajadores docentes sólo podrán tener un máximo de 40 horas de clase.

Solo podrán darse de alta a los docentes que cuenten con el título profesional correspondiente a su grado profesional.

DESARROLLO:

No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/

PUESTO ACTIVIDAD


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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PUESTO ACTIVIDAD

1.- Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/ Departamento de Recursos Humanos del COBAEM)

Solicita mediante correo electrónico la constancia de No inhabilitación del candidato a ingresar al Colegio de Bachilleres del Estado de México, al Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM, a más tardar la misma fecha en el que servidor público entra a laborar.

2.- Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM

Revisa el correo electrónico y realiza la consulta vía electrónica en la página de la Secretaría de la Contraloría y remite vía correo electrónico el archivo que contiene la Constancia de No Inhabilitación al Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/Departamento de Recursos Humanos del COBAEM). Guardando el sello electrónico de la emisión de la misma como comprobante.


Recibe mediante correo electrónico la constancia original, se entera y determina:

4.- Si el candidato a ingresar está inhabilitado, le informa que no se puede continuar con el trámite de ingreso.

5.- Candidato a ingresar al COBAEM

Recibe respuesta y se retira.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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PUESTO ACTIVIDAD

6.- Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/ Departamento de Recursos Humanos del COBAEM

Si el candidato a ingresar no está inhabilitado, le indica que puede quedarse a laborar y le solicita los siguientes documentos: copia fotostática de su credencial de elector, de su comprobante de domicilio y copia del Certificado de No Antecedentes Penales o, en su caso, del Informe de No Antecedentes Penales.


Se entera, prepara y turna documentos al Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/Departamento de Recursos Humanos del COBAEM).


Recibe documentos, revisa y determina:

9.- Si no están completos, le solicita al candidato a ingresar las copias de los documentos faltantes.


Se entera, prepara y turna documentos al Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/Departamento de Recursos Humanos del COBAEM).

Se conecta con a la operación número 8.


Si están correctos, elabora Formato Único de Movimientos de Personal (FUMP), y turna al Candidato a ingresar al COBAEM, para su firma.


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Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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PUESTO ACTIVIDAD


Recibe Formato Único de Movimientos de Personal, lo revisa y determina:

13.- Si el Formato Único de Movimientos de Personal tiene algún dato incorrecto, realiza la observación y regresa al Auxiliar Administrativo del COBAEM.


Obtiene Formato Único de Movimientos de Personal, se entera de la observación, corrige y entrega al candidato.

Se conecta con la operación número 12.


Si sus datos personales son correctos, firma el Formato Único de Movimientos de Personal y lo entrega al Auxiliar Administrativo del COBAEM.


Recibe Formato Único de Movimientos de Personal y lo turna de forma económica al Titular de la unidad administrativa solicitante del COBAEM, para su firma.

17.- Titular de la unidad administrativa solicitante del COBAEM

Recibe FUMP, firma y turna al Auxiliar Administrativo del COBAEM.

18.- Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/ Departamento Recursos Humanos del COBAEM)

Recibe FUMP, anexa los documentos que le solicitó al servidor público, elabora oficio dirigido al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, en original y copia, en su caso, solicita Cédula de Identificación de Servidores Públicos por Alta en el Servicio Público (Manifestación de Bienes), lo entrega a la Secretaria del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.

Obtiene acuse de recibo y archiva.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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PUESTO ACTIVIDAD

19.- Secretaria del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM

Recibe oficio original, con los anexos y sella de acuse de recibido en la copia, el cual devuelve al Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/ Departamento de Recursos Humanos del COBAEM); y el oficio original lo registra en su libro de bitácora de seguimiento de correspondencia y lo turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.

20.- Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM

Recibe oficio y documentación anexa y turna la documentación al Analista del Departamento de Recursos Humanos de COBAEM, indicándole realice el movimiento de Alta.


Recibe indicaciones y oficio con documentación anexa, lo revisa y determina:

22.- Si la documentación no está completa o existe error en la misma, la devuelve vía económica al Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/ Departamento de Recursos Humanos del COBAEM) para su corrección.


Recibe la documentación con observaciones corrige y/o complementa y la turna al Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.



Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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PUESTO ACTIVIDAD

24.- El Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM

Si la documentación es correcta, genera el Alta del servidor público en el sistema de nómina y apertura su cuenta bancaria (se conecta con el Procedimiento de Elaboración y Pago de la Nómina de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México), si es el caso, elabora memorándum en el cual le notifica que el Candidato a ingresar, es sujeto obligado y que debe obtener su Cédula de Identificación de Servidores Públicos y presentar su Manifestación de Bienes por Alta en el Servicio vía electrónica, y turna el FUMP de alta al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM para firma de validación.


Recibe el FUMP de alta, lo valida y lo turna vía económica al Director de Administración y Finanzas para su validación.

26.- Director de Administración y Finanzas del COBAEM

Recibe FUMP de alta, lo valida y lo devuelve al Jefe de Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.


Recibe FUMP validado por el Director de Administración y Finanzas del COBAEM y lo turna de forma económica al Director General del COBAEM.

28.- Director General del COBAEM Recibe FUMP de alta, lo valida y lo devuelve al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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PUESTO ACTIVIDAD


Recibe FUMP de alta validado, y lo turna de forma económica con al Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.


Recibe FUMP de alta validado, elabora oficio en original y copia, dirigido al Titular de la unidad administrativa solicitante del COBAEM, y entrega de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para su firma.


Recibe de forma económica el oficio, firma y devuelve de manera económica al Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.


Recibe de forma económica el oficio en original y copia, anexa los siguientes documentos: el FUMP de alta validado, Memorándum en el cual notifica que el Candidato a ingresar, es sujeto obligado y que debe obtener su Cédula de Identificación de Servidores Públicos y presentar su Manifestación de Bienes por Alta en el Servicio vía electrónica; si es el caso, y el Contrato Bancario (dos originales), obtiene copia de la primera hoja del contrato para acuse y entrega vía económica, Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/ Departamento de Recursos Humanos del COBAEM).



Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/01

Página: 13 de 20


PUESTO ACTIVIDAD


Recibe oficio con el FUMP debidamente validado en original, Contrato Bancario y, si es el caso, memorándum en el cual notifica que el Candidato a ingresar, es sujeto obligado y que debe obtener su Cédula de Identificación de Servidores Públicos y presentar su manifestación de bienes por alta en el servicio vía electrónica; entrega originales al Candidato a ingresar al COBAEM solicitándole firma del contrato en sus dos tantos, y acuse de recibo de toda la documentación.


Recibe el original del FUMP por Alta en el COBAEM debidamente validado y su Contrato Bancario, en su caso, el memorándum en el cual notifican que es sujeto obligado y que debe obtener su Cédula de Identificación de Servidores Públicos y presentar su Manifestación de Bienes por Alta en el Servicio vía electrónica; firma acuses y segundo tanto original del contrato, entrega Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/ Departamento de Recursos Humanos del COBAEM).

35.- Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/ Departamento de Recursos Humanos del COBAEM).

Recibe acuses y segundo tanto del contrato original, debidamente firmados y los turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.


Recibe documentación y la turna al Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.


Obtiene documentación, archiva acuses y devuelve el contrato a la Institución Bancaria.


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Edición:

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Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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MEDICIÓN: Indicador para medir la capacidad de respuesta:

Número total de plazas vacantes

X 100 = % de plazas cubiertas

Número total de plazas del COBAEM

Número total de movimientos de alta realizados

X 100 =

% de solicitudes de movimientos de alta

Número total de movimientos de alta

solicitados

REGISTRO DE EVIDENCIAS:

Expediente de Formatos Únicos de Movimientos de Personal por Alta.

Expediente de Constancias de No Inhabilitación.

Expediente de acuses de recibo de Contratos Bancarios. FORMATOS E INSTRUCTIVOS:

Formato Único de Movimientos de Personal.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO ÚNICO DE MOVIMIENTOS DE PERSONAL (FUMP)

OBJETIVO: Generar los movimientos de Alta, de los servidores públicos a ingresar al COBAEM.

DISTRIBUCIÓN Y DESTINATARIO: El formato se genera en original y dos copias, el original se entrega al servidor público la primera copia la resguarda el Departamento de Recursos Humanos y la segunda copia se integra al expediente del personal del servidor público.

NO.

CONCEPTO

DESCRIPCIÓN

1

Adscripción.

Anotar el nombre de la unidad administrativa solicitante, plantel o centro EMSAD.

2 Datos Generales. Escribir el nombre completo, clave de ISSEMYM (en su caso), fecha de nacimiento, registro federal de contribuyentes, clave única de registro de población, domicilio, código postal, teléfono, lugar de nacimiento, estado civil y la escolaridad del servidor público.

3 Trámite. Marcar con una “x” el cuadro, correspondiente al movimiento de alta.

4 Datos de la Plaza. Anotar el número de trabajador, tipo de plaza (confianza, enlace, apoyo y administrativa) tratándose del personal docente número y tipo de horas clase, nombre de la plaza y fecha de vigencia.

5 Percepciones y Deducciones.

Anotar tanto las percepciones como las deducciones, especificando el concepto, el importe y la clave correspondiente.

6 Datos Laborales del Servidor Público.

Describir la situación laboral entre el servidor público y el Gobierno del Estado de México anotando la fecha de ingreso, antigüedad, fecha de la última promoción, horario, tipo de sindicato afiliado y tipo de la relación laboral (contrato determinado o indeterminado).

9 Observaciones. Anotar cualquier aclaración o dato importante.

10 Nombramiento. Anotar el día, mes y año, a partir del cual, el servidor público prestará sus servicios al Gobierno del Estado de igual forma, se escribirá que el servidor público no se encuentra desempeñando otro empleo o comisión finalmente rubricará este formato.

11 Firmas. Anotar los nombres y asentar las firmas del titular de la unidad administrativa solicitante, del Director de Administración y Finanzas, del titular del Departamento de Recursos Humanos y el del Director General del COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 1 de 12

PROCEDIMIENTO: Elaboración y Pago de la Nómina de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

OBJETIVO:

Mantener el cumplimiento de las condiciones estipuladas en el contrato laboral de los servidores públicos del COBAEM, en lo referente a la remuneración por la prestación de servicios profesionales, mediante la elaboración y pago de la nómina.

ALCANCE:

Aplica a los servidores públicos adscritos al COBAEM, que tengan a su cargo la responsabilidad de la elaboración de la nómina, así como a los servidores públicos adscritos al COBAEM sujetos a este derecho.

REFERENCIAS:

Reglamento Interior de Trabajo del Personal Académico, Administrativo y Sindicalizado del Colegio de Bachilleres del Estado de México, Artículos 46, 47, 48, 49, 50, y 51. Depositado en la Junta de Conciliación y Arbitraje del Valle de Toluca el 03 de octubre de 2011.

Manual de Normas y Procedimientos de Desarrollo y Administración de Personal. Normas 20301/081-01, 20301/081-02, 20301/081-05 y 20301/081-06. Secretaria de Administración, Fecha de emisión, 01 de enero de 1998.

Contrato Colectivo de Trabajo. Cláusulas 33, 34, 35, 37, 38 y 40.Depositado en la Junta de Conciliación y Arbitraje del Valle de Toluca el 03 de agosto de 2012 y suscrito el 02 de agosto de 2012.

Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Apartado VII: Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos. Gaceta del Gobierno, 09 de diciembre de 2011.

RESPONSABILIDADES:

El Departamento de Recursos Humanos es responsable de establecer los mecanismos y acciones necesarios para llevar a cabo la elaboración de la nómina general de los servidores públicos del COBAEM, de acuerdo a la normatividad establecida. El Jefe del Departamento de Recursos Humanos deberá:

Dar la autorización al analista del Departamento (responsable de nómina), para realizar la transferencia a las cuentas bancarias de los servidores públicos del COBAEM.

El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deberá:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 2 de 12

Comunicar en forma verbal al analista del Departamento (responsable de nómina), la disponibilidad presupuestal y líquida para el pago de la nómina general.

Realizar la afectación contable y presupuestal correspondiente.

El analista del Departamento (responsable de nómina) deberá:

Obtener el FUMP de los analistas del Departamento (enlaces administrativos).

Programar la nómina en el Sistema NOI.

Comunicar verbalmente al Jefe del Departamento de Contabilidad y Presupuesto, el monto total de la nómina a pagar con la finalidad de asegurar la disponibilidad del recurso.

Comunicar la disponibilidad presupuestal y líquida para el pago de la nómina al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para que autorice la transferencia a las cuentas bancarias de los servidores públicos del COBAEM.

Realizar la transmisión electrónica de la nómina general a las cuentas individuales de los servidores públicos del COBAEM, mediante el Sistema Bancario PAGEL, de acuerdo al monto correspondiente a pagar a cada servidor público

Imprimir nómina y recibos de pago para los servidores públicos del COBAEM.

Entregar la nómina, al analista del Departamento (enlace administrativo) responsable del resguardo de la nómina.

Enviar a través de la red interna del COBAEM en una carpeta compartida, la base de datos de la nómina general al analista del Departamento (responsable del Sistema PRISMA del ISSEMYM), para la realización de enteros de los descuentos y créditos otorgados a los servidores públicos por parte del ISSEMYM.

Realizar el cierre de la elaboración de la nómina correspondiente a la quincena de pago.

Los analistas del Departamento (enlaces administrativos) deberán:

Entregar al analista del Departamento (responsable de nómina), el FUMP para el procesamiento de la nómina.

Entregar nómina y recibos de pago a cada uno de los responsables de las unidades administrativas del COBAEM.

Archivar el oficio con las copias de los recibos de pago de los servidores públicos.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 3 de 12

Los responsables de planteles y Centros EMSAD deberán:

Entregar recibo de pago a cada servidor público adscrito a su unidad administrativa.

Remitir al Departamento de Recursos Humanos mediante oficio, las copias de los recibos de pago de los servidores públicos firmados de recibido.

El analista responsable del Sistema PRISMA (ISSEMYM) deberá:

Procesar la información de las aportaciones, cuotas y créditos de los servidores públicos en el sistema PRISMA del ISSEMYM.

DEFINICIONES: Nómina: Listado general en donde se registran las percepciones

brutas, deducciones y alcance neto de las mismas, que se utiliza para efectuar los pagos quincenales a los servidores públicos del COBAEM.

Incidencias de personal: Se refiere a todas aquellas situaciones como: faltas de asistencia y puntualidad, estímulos por puntualidad y asistencia, licencias sin goce de sueldo, movimientos de alta y baja en el servicio, entre otros, que están contenidos en el expediente de “Movimientos de la Nómina de la Quincena”, que son consideradas para aumentar o disminuir los ingresos de un servidor público.

Contrato Colectivo: Es un acuerdo escrito donde se establecen los derechos y obligaciones entre los servidores públicos y el Colegio de Bachilleres del Estado de México, en el cual se fijan percepciones adicionales, así como deducciones al sueldo.

Sistema de Nómina NOI: Es el paquete de cómputo mediante el cual, se procesa la información contenida en el expediente de “Movimientos de la Nómina de la Quincena”, para generar de manera electrónica la nómina de la quincena que corresponde y los recibos de pago de los servidores públicos del COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 4 de 12

Sistema Bancario Bancomer.com:

Sistema de transferencia electrónica por internet (Software instalado por la Institución Bancaria), para realizar la dispersión del pago quincenal a las diferentes cuentas de los servidores públicos del COBAEM.

Recibo de pago: Es el comprobante que el COBAEM entrega al servidor público, en el cual, se detallan las percepciones y deducciones que percibió durante determinada quincena o período.

Sistema PRISMA: Plataforma de Recaudación del ISSEMYM.

ISSEMYM: Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios.

FUMP: Formato Único de Movimientos de Personal.

Programación de la información en el sistema de nómina NOI:

Movimientos de alta, baja y cambio de servidores públicos, faltas de asistencia y puntualidad, estímulos por puntualidad, créditos de ISSEMYM y FONACOT, gratificación especial, pago de aplicación de exámenes extraordinarios, prima por años de servicio, día del servidor público y día del maestro, canastilla de maternidad, licencias con y sin goce de sueldo, aguinaldo, prima vacacional, entre otros conceptos; que afectan la realización de la nómina.

INSUMOS:

Tabuladores de sueldos.


RESULTADO:

Elaboración de la nómina para el pago de los servidores públicos del COBAEM.

INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS



Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 5 de 12


Elaboración de la Nómina para el Pago de Aguinaldo de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Elaboración de la Nómina para el Pago de Prima Vacacional de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

POLÍTICAS:

Los servidores públicos que ingresen al COBAEM y se les asigne puesto con categoría salarial del tabulador autorizado por la Dirección General de Personal, recibirán sus percepciones quincenales, aguinaldo, prima vacacional y cualquier otro concepto de sueldo ordinario o extraordinario, así como las prestaciones económicas a que tengan derecho, a través de depósito bancario, de acuerdo a la normatividad establecida en la materia.

El depósito de las percepciones en cuenta bancaria deberá contar, en todos los casos, con el consentimiento previo del servidor público.

Cuando el servidor público deje de prestar sus servicios en el COBAEM, su superior inmediato será el responsable de informar de este hecho, al Departamento de Recursos Humanos en forma inmediata, a más tardar el segundo día hábil después de ocurrido éste.

El Departamento de Recursos Humanos del COBAEM, será el responsable de procesar el movimiento de baja en el sistema de nómina de los servidores públicos que dejen de prestar sus servicios profesionales en el Colegio.

En caso de que se realice algún depósito indebido, por error o derivado de sueldos no devengados, el Departamento de Recursos Humanos del COBAEM realizará las siguientes acciones:

A) Si el servidor público está activo, el descuento se efectuará sobre las percepciones a devengar en la quincena o quincenas subsecuentes.

B) Si el servidor público dejó de prestar sus servicios en el COBAEM:

a. Se realizará el cargo a la Cuenta Maestra del servidor público, si existe saldo.

b. Se realizará el cargo al cómputo de finiquito del servidor público, o de las prestaciones económicas que le correspondan.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 6 de 12

DESARROLLO:

No.

UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO

ACTIVIDAD

1.- Analista del Departamento de Recursos Humanos (enlace administrativo)

Proporciona copia del Formato Único de Movimientos de Personal (FUMP) del COBAEM, al analista del Departamento (responsable de nómina).

2.- Analista del Departamento (responsable de nómina)

Recibe FUMP y procede a programar la nómina en el Sistema NOI.

Una vez elaborada la nómina comunica verbalmente al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad el monto total de la nómina a pagar, con la finalidad de asegurar la disponibilidad del recurso.

3.- El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad

Se entera y comunica en forma verbal al analista del Departamento (responsable de nómina), la disponibilidad presupuestal y líquida para el pago de la nómina general.


Recibe comunicación verbal de la disponibilidad presupuestal y líquida para el pago de la nómina, e informa al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para que otorgue la autorización de la transferencia a las cuentas bancarias de los servidores públicos del COBAEM.

5.- Jefe del Departamento de Recursos Humanos

Se entera y autoriza al analista del Departamento (responsable de nómina), para realizar la transferencia a las cuentas bancarias de los servidores públicos del COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 7 de 12

No.


ACTIVIDAD


Realiza la transmisión electrónica de la nómina general a las cuentas individuales de los servidores públicos del COBAEM, mediante el portal bancario www.bancomer.com de acuerdo al monto correspondiente a pagar a cada servidor público.

Imprime la nómina en dos tantos, entrega el primer tanto de la nómina al Departamento de Presupuesto y Contabilidad, el segundo tanto y recibos de pago, al analista del Departamento de Recursos Humanos (enlace administrativo).

Así mismo, procede a enviar la base de datos de la nómina general al analista responsable del Sistema PRISMA del ISSEMYM, para la realización de los cálculos de los enteros de los descuentos y créditos otorgados a los servidores públicos del COBAEM. Obtiene acuse de recibo y archiva.


Recibe impresión de la nómina y realiza la afectación contable y presupuestal. Archiva nómina.

Se conecta con el procedimiento “Elaboración de Estados Financieros”.

8.- Analista responsable del Sistema PRISMA (ISSEMYM)

Recibe el archivo de nómina del COBAEM para procesar la información de las aportaciones, cuotas y créditos de los servidores públicos en el sistema PRISMA del ISSEMYM, (se conecta con el procedimiento “Elaboración de Movimientos de Alta/Baja del ISSEMYM de servidores públicos del COBAEM”).


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 8 de 12

No.


ACTIVIDAD

9.- Analista del Departamento de Recursos Humanos

(enlace administrativo)

Recibe impresión de la nómina y recibos de pago y los entrega a los responsables de nómina de los Planteles y Centros EMSAD.

Nota.- Los recibos de pago de oficinas centrales, los entrega directamente al personal, previo acuse de recibo.

10.- Planteles y Centros EMSAD

(responsables de nómina)

Recibe impresión de la nómina y recibos de pago los cuales entrega a cada servidor público adscrito al Plantel/Centro EMSAD.

11.- Servidor Público Obtiene recibo de pago, acusa de recibido y entrega al responsable de nómina del Plantel y Centro EMSAD.


(responsables de nómina)

Obtiene acuses de recibo, archiva y elabora en original y copia oficio para informar la conciliación de su nómina y entrega al Departamento de Recursos Humanos.

Obtiene acuse de recibido, archiva.


Recibe oficio de conciliación de nómina y archiva.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 9 de 12


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 10 de 12


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 11 de 12


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 12 de 12

MEDICIÓN:

Indicador para medir la eficiencia de pago a los servidores públicos del COBAEM.

Número de servidores públicos a los que se les efectuó el pago

X 100 =

% de eficiencia de pago

Número de servidores públicos del COBAEM con derecho al pago de nómina


Nómina impresa y recibos de pago.

FORMATOS E INSTRUCTIVOS:

No aplica.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/02 Página: 13 de 12


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 1 de 20

PROCEDIMIENTO: Elaboración de Movimientos de Alta/Baja y Modificaciones de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México ante ISSEMYM.

OBJETIVO:

Incorporar, desincorporar o actualizar al régimen de seguridad social al personal que labore dentro del Colegio de Bachilleres del Estado de México (COBAEM), mediante los movimientos de alta/baja y modificaciones del ISSEMYM.

ALCANCE:

Aplica a los servidores públicos adscritos al Departamento de Recursos Humanos del Colegio de Bachilleres del Estado de México involucrados en la realización de los movimientos de alta/baja de ISSEMYM, así como a los servidores públicos que causaron alta/baja del COBAEM.

REFERENCIAS:

Ley de Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Artículos 84 fracción V; 86 fracción II, 95 fracción V, 98 fracción VIII. Gaceta del Gobierno, 23 de octubre de 1998, reformas y adiciones.

Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Artículos 6, 7, 8, 9, 10, 11 y 48. Gaceta del Gobierno, 03 de enero de 2002, reformas y adiciones.

Manual de Procedimientos para la Administración de la Plataforma de Recaudación e Información de Seguridad Social PRISMA ISSEMYM. Procedimiento: Registro de Bajas y/o Modificaciones de Datos de las Instituciones Públicas Afiliadas al Régimen de Seguridad Social del ISSEMYM, a través de la Plataforma de Recaudación e Información de Seguridad Social (PRISMA ISSEMYM). Gaceta del Gobierno, 21 de junio 2011.

Lineamientos Generales para la operación de la Plataforma de Recaudación e Información de Seguridad Social del ISSEMYM (PRISMA). Gaceta del Gobierno, 10 de junio 2010.

Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México, Apartado VII: Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos. Gaceta del Gobierno, 09 de diciembre de 2011.

RESPONSABILIDADES:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 2 de 20

El Departamento de Recursos Humanos del COBAEM es el responsable de informar y tramitar ante el ISSEMYM los movimientos de los servidores públicos que causen alta, baja o modificación en el Colegio de Bachilleres del Estado de México.

El Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, deberá:

Recibir en línea los movimientos alta/baja y modificaciones de datos de los servidores públicos a través del portal ISSEMYM.

Validar la información ingresada a la Plataforma PRISMA, contra los catálogos de la Base de Datos y aplicará las reglas de negocio para permitir el registro.

Registrar en la base de datos de la Plataforma PRISMA, todas aquellas solicitudes que sean diagnosticadas como aceptadas.

Realizar la corrección de datos de los “Avisos de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos, realizar los cambios y entregar los correctos al responsable del Sistema de ISSEMYM del COBAEM.


Firmar los oficios que requieran corrección en los “Avisos de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos.

El responsable del Sistema de ISSEMYM del COBAEM deberá:

Obtener del Sistema de Nómina (NOI) la base de datos de la nómina de pago del personal adscrito al COBAEM, de forma quincenal en archivo de Excel (hoja de cálculo).

Conciliar la nómina de una quincena anterior (base de datos PRISMA) con la actual (base de datos del Sistema NOI) e identificar los movimientos de alta/baja y cambio de percepciones y deducciones.

Realizar el lay-out de alta/modificaciones para validar información.

Ingresar al Validador de Archivos, cargar el archivo previamente generado y validar la información en cuanto a estructura de cada uno de los registros.

Verificar el archivo que genera el validador y corrige los detalles rechazados, para enviarlos nuevamente.

Recuperar el archivo aceptado por el validador previamente.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 3 de 20

Ingresar al Portal ISSEMYM y enviar archivo previamente validado para registrar dentro de la Plataforma, las percepciones, deducciones y accesorios que deben ser enterados al Instituto por cada servidor público activo (altas/ modificaciones).

Realizar en línea las altas extemporáneas y bajas, en la Plataforma PRISMA.

Imprimir el Pre-calculo y conciliar contra el resumen global de la nómina del Sistema (NOI), para verificar que todo lo que se está enterando al Instituto concuerda con nómina.

Obtener e imprimir al día siguiente en que se llevó la determinación, los “Avisos de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos del ISSEMYM por duplicado (alta y/o baja), respaldar la información.

Ingresar claves en el archivo de Excel correspondiente a la quincena, el cual se envió a la Plataforma PRISMA. .

Entregar al encargado de nómina de Centros EMSAD los “Avisos de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos del ISSEMYM por duplicado (alta y/o baja), para la ingresar claves al Sistema de Nómina (NOI) y haga entrega de los mismos a las unidades administrativas correspondientes.

Obtener e imprimir la referencia de pago de la Plataforma de Recaudación e Información de Seguridad Social del ISSEMYM al día siguiente a que se llevó a cabo la conciliación, aplicación y determinación de la quincena en PRISMA.

Entregar la referencia de pago al Departamento de Contabilidad, para que se efectué el pago de la misma y obtener acuse de recibido.

Ingresar a PRISMA dos días después de haber efectuado el pago, e imprimir el Comprobante de Pago.

Entregar copia de comprobante de Pago de la Plataforma de Recaudación e Información de Seguridad Social del ISSEMYM al Departamento de Presupuesto y Contabilidad.

Elaborar oficio en original y copia (acuse) para solicitar la corrección de los datos del servidor público al ISSEMYM y anexar en duplicado el “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos en original y la copia del acta de nacimiento y turnar el oficio a firma con el Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

Enviar al ISSEMYM, el oficio de solicitud de corrección de datos del servidor público.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 4 de 20

Remitir al Responsable de Nómina de Centros CEMSAD del COBAEM, la corrección de datos en el formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos.

El Responsable de nómina de Centros CEMSAD del COBAEM deberá:

Entregar al responsable de la unidad administrativa los avisos de movimientos de alta y/o baja a través de una relación y obtener acuse de recibido.

Remitir al Auxiliar Administrativo el “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos de las correcciones solicitadas.

El Auxiliar Administrativo del COBAEM deberá:

Entregar el formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos al servidor público.

Elaborar oficio en original y copia dirigido al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para solicitar la corrección de datos en el formato.

El Servidor Público del COBAEM deberá:

Revisar y determinar si el formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos es correcto.

Recibir el formato de “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos y colocar la leyenda recibí original, nombre, fecha y firma.

DEFINICIONES:

Alta de ISSEMYM: Movimiento que permite incorporar a los servidores públicos independientemente del tipo de contrato, al régimen de seguridad social que proporciona el ISSEMYM, a partir de su ingreso al servicio.

Baja de ISSEMYM: Movimiento que permite desincorporar a los servidores públicos independientemente del tipo de contrato, del régimen de seguridad social que proporciona el ISSEMYM, a partir de su fecha de baja del servicio y hasta dos meses después de la fecha de su baja al servicio de salud.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 5 de 20

Aviso de Movimiento para la Afiliación y Vigencia de Derechos:

Formato expedido por el ISSEMYM, cuya finalidad es registrar la incorporación o para desincorporar a los servidores públicos, al régimen de seguridad social que proporciona el ISSEMYM.

PRISMA: Plataforma de Recaudación e Información de Seguridad Social del ISSEMYM, que permite generar los “Avisos de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos de los servidores públicos, así como informar al instituto del cambio de percepciones o deducciones de los trabajadores.

Sistema de Nómina (NOI):

Programa de cómputo que facilita y agiliza las operaciones de cálculo de nómina, impuestos de los trabajadores y de la empresa, genera reportes y recibos, realiza enlaces con bancos, entre muchas otras operaciones.

Lay-out: Formato de texto, título, código, y otras aplicaciones que permiten optimizar el trabajo.

Hoja de cálculo xls:

Formato de la base de datos que se encuentra en el programa Microsoft Excel.

Comprobante de Pago:

Documento emitido por la entidad recaudadora que da cuenta de un desembolso en una fecha especificada, respecto a los datos establecidos en la referencia de pago, sobre la base de autodeterminación.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 6 de 20

Autodeterminación:

Declaración que presentan las instituciones públicas a la autoridad fiscal en una fecha establecida en el calendario operativo , en el cual se fija y se registra la información relativa a la retenciones, enteros y pagos de los diversos conceptos de las contribuciones de seguridad social, las retenciones y los aprovechamientos respectivos, manifestándose la situación fiscal de las instituciones públicas.

Pre-calculo:

Reporte preliminar respecto al cálculo de la autodeterminación emitido por la Plataforma PRISMA, con el propósito de que las Instituciones Públicas puedan realizar conciliaciones internas sobre los montos a cubrir y a enterar al Instituto.

Referencia de Pago: Folio o documento que emite la entidad recaudadora a nombre de la Institución, el cual permitirá la identificación de las Instituciones públicas, el periodo y el importe a pagar por parte de la misma, respecto a las contribuciones de seguridad social, accesorios, retenciones y aprovechamientos respectivos, registrados en la autodeterminación.

INSUMOS:

Base de datos del Sistema (NOI) en archivo de Excel (hoja de cálculo).

Base de datos de la Plataforma de Recaudación e Información de Seguridad Social del ISSEMYM.

Lay-out.

RESULTADO:

Trámite de los Avisos de Movimiento de Alta/Baja y actualización de percepciones y deducciones de los servidores públicos ante el ISSEMYM.

“Avisos de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos del ISSEMYM entregados a los servidores públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.



Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 7 de 20

Elaboración de los Movimientos de Alta de los servidores públicos en el Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Elaboración de los Movimientos de Baja de los servidores públicos en el Colegio de Bachilleres del Estado de México.

POLÍTICAS:

El Jefe del Departamento de Recursos Humanos será el responsable de los movimientos de alta/baja del ISSEMYM que se generen en el Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Los derechos a las prestaciones que otorga el ISSEMYM a los servidores públicos se generarán a partir de su ingreso al servicio, independientemente de las fechas en que se reciban las cuotas y aportaciones establecidas.

Sólo se podrá procesar el movimiento de alta, cuando se cuente con la documentación requerida para efectuar el movimiento.

El “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos del ISSEMYM, deberá ser entregado al servidor público en un plazo no mayor a quince días después de su primera quincena cobrada.

El servidor público que deje de prestar sus servicios por haber causado baja en el Colegio de Bachilleres del Estado de México (COBAEM) conservará durante los dos meses siguientes a la fecha de la misma, el derecho a recibir la prestación de servicio de salud establecido en la Ley de Seguridad Social para los Servidores Públicos del Estado de México y Municipios, siempre y cuando hayan laborado ininterrumpidamente durante un mínimo de dos meses (Artículo 48. Ley de ISSEMYM). Del mismo derecho disfrutarán, en lo procedente sus familiares y dependientes económicos.

El servidor público no recibirá el formato del “Aviso de Movimientos" para la afiliación y vigencia de derechos cuando sea incorrecto, y lo regresará al responsable de la unidad administrativa de su adscripción para que solicite al Departamento de Recursos Humanos la corrección.

DESARROLLO:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 8 de 20

No.


ACTIVIDAD

1.- Responsable de la Plataforma ISSEMYM del COBAEM

Solicita verbalmente al responsable de nómina de Planteles y al responsable de nómina de Centros EMSAD, la base de datos de la nómina de pago del personal adscrito al COBAEM, de forma quincenal.

2.- Responsable de nómina de Planteles y Responsable de nómina de Centros EMSAD del COBAEM

Se enteran, realizan y entregan de manera económica la base de datos de la nómina de pago del personal adscrito al COBAEM de forma quincenal en un archivo de Excel (Hoja de cálculo), al responsable de la Plataforma ISSEMYM del COBAEM.


Recibe archivo y concilia la nómina de una quincena anterior (base de datos de la Plataforma PRISMA) con la actual (base de datos del Sistema NOI), identifica los movimientos de alta/baja y cambio de percepciones y deducciones.

Realiza el lay-out de altas y cambio de percepciones y deducciones, para validar información.

Ingresa al validador de archivos, carga el archivo de de lay-out de altas/ cambios de percepciones o deducciones y valida información en cuanto estructura de cada uno de los archivos.

Verifica el archivo que genera el validador y corrige los movimientos rechazados en caso de existir, para validar nuevamente, hasta que genera un sólo archivo donde todos los movimientos estén aceptados.

Recupera el archivo donde todos los movimientos hayan sido aceptados por el validador.

Ingresa al Portal ISSEMYM (PRISMA), envía archivos de lay-outs de altas y modificación de


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 9 de 20

No.


ACTIVIDAD

percepciones/ deducciones y datos del servidor público previamente validados, para registrar dentro de la Plataforma PRISMA las percepciones, deducciones y accesorios que deben ser enterados al ISSEMYM por cada servidor público activo.

Consulta el Estatus de envió de archivos de altas y modificaciones, para verificar archivo de respuesta e imprime comprobante donde se indican los movimientos aceptados y rechazados, los cuales tendrán que ser corregidos en caso de existir, ya que únicamente quedan registrados los movimientos aceptados en la Plataforma.

Realiza en línea a través del Portal de ISSEMYM las altas extemporáneas y modificaciones de percepciones y deducciones de servidores públicos de nacionalidad extranjera, donde podrá ingresar la información del Trabajador.

Realiza en línea a través del Portal del ISSEMYM, las bajas mediante la CURP del Servidor Público que se desea eliminar su registro.

Imprime el Pre-calculo y concilia contra los resúmenes globales de Nomina del Sistema (NOI), contra el resumen de Percepciones de la Plataforma PRISMA, para verificar que todo los que se está enterando al Instituto concuerde con el área de nomina.

Imprime en dos tantos y entrega al Departamento de Presupuesto y Contabilidad la Referencia de Pago de la Plataforma ISSEMYM, al día siguiente, en que se llevó a cabo la conciliación, aplicación y determinación de la quincena en PRISMA, de acuerdo al Calendario Operativo correspondiente al año corriente y obtener acuse de recibido.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 10 de 20

No.


ACTIVIDAD


Recibe y efectúa el pago de la referencia. Informa de manera económica al Responsable de Plataforma ISSEMYM una vez que se haya realizado el pago.


Se entera y obtiene e imprime al día siguiente en que se llevó a cabo la determinación, los formatos de “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos del ISSEMYM por duplicado (alta/baja), respalda la información e ingresa claves de ISSEMYM en el archivo de Excel correspondiente a la quincena que se reportó, el cual se envió a la Plataforma PRISMA, con la finalidad de actualizar la Base de Datos, y entrega de forma económica al Responsable de nómina de Centros EMSAD los formatos “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos del ISSEMYM por duplicado (alta/baja), para ingresar las claves al Sistema de Nómina (NOI) y hace entrega de los mismos a las unidades administrativas correspondientes.

6.- Responsable de nómina de Planteles y Responsable de nómina de Centros EMSAD del COBAEM

Recibe e ingresa las claves al Sistema de Nomina (NOI) las claves de ISSEMYM y hace entrega al Auxiliar Administrativo del COBAEM los formatos de “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos del ISSEMYM a través de una relación y obtiene acuse de recibido y archiva.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 11 de 20

No.


ACTIVIDAD

7.- Auxiliar Administrativo del COBAEM

Recibe, los formatos “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos” en duplicado (uno del servidor público y otro del COBAEM) y entrega al servidor público.

8.- Servidor Público Recibe el formato del “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos lo revisa y determina:

9.- Si es incorrecto, regresa en duplicado el formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos al Auxiliar Administrativo del COBAEM indicando las inconsistencias del formato.


Recibe en duplicado el formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos, se entera de las inconsistencias y elabora oficio en original y copia (acuse), dirigido al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM para solicitar la corrección, anexa al oficio los formatos “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos, y copia legible del acta de nacimiento, y lo entrega al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.


Recibe oficio, los formatos “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos y copia del acta de nacimiento, y turna al Responsable de la Plataforma ISSEMYM del COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 12 de 20

No.


ACTIVIDAD


Recibe oficio, duplicado del formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos y copia del acta de nacimiento, para corrección.

Elabora oficio en original y copia (acuse) para solicitar la corrección de los datos del servidor público al ISSEMYM, anexa los originales del formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos que se van a corregir y la copia del acta de nacimiento, y turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para firma.


Recibe el oficio, con los anexos, firma el oficio y turna la documentación al Responsable de la Plataforma de ISSEMYM del COBAEM.


Recibe el oficio, formato de “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos (en duplicado) y copia del acta de nacimiento y envía al ISSEMYM. Obtiene acuse de recibido, archiva y espera.

15.- ISSEMYM

Recibe el oficio, duplicado del formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos y copia del acta de nacimiento. Realiza la corrección y entrega en duplicado el formato corregido al Responsable de la Plataforma de ISSEMYM del COBAEM.


Recibe en duplicado el “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos de ISSEMYM, remite al Auxiliar Administrativo del COBAEM solicitante, previa firma de


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 13 de 20

No.


ACTIVIDAD

recibido en relación y archiva. (Se conecta con la operación número 7).

17.- Servidor Público Si el formato es correcto, firma de recibido colocando la leyenda recibí original, nombre, fecha y firma (en el formato correspondiente a Institución pública), y lo entrega al Auxiliar Administrativo del COBAEM.


Recibe el formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos firmado por el servidor público, elabora oficio en original y copia, dirigido al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, para remitirlo.

Obtiene acuse y archiva.


Recibe oficio con el formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos firmado y turna al Responsable de la Plataforma ISSEMYM del COBAEM para que archive.


Recibe oficio y formato “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos firmado y archiva.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 14 de 20


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 15 de 20


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 16 de 20


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 17 de 20

MEDICIÓN:

Indicador para medir la capacidad de respuesta:

Número mensual de avisos de movimientos de

alta/baja tramitados ante ISSEMYM %

X 100= %Movimientos de altas y bajas realizadas ante el ISSEMYM

Número mensual de altas/bajas de servidores públicos adscritos al COBAEM


Los movimientos de alta/baja y modificaciones de percepciones y deducciones ante el ISSEMYM quedan registrados en la Plataforma de Recaudación e Información de Seguridad Social del ISSEMYM.

Los movimientos realizados de alta y baja del ISSEMYM quedan registrados en el formato de “Aviso de Movimientos” para la afiliación y vigencia de derechos del ISSEMYM.


Formato de “Aviso de Movimientos”.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 18 de 20


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 19 de 20

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL AVISO DE MOVIMIENTO (FO-CP55-D5-5RI-VU-06)

OBJETIVO: Generar el registro de los movimientos por Alta/Baja de los servidores públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México, para que queden afiliadas al Régimen de Seguridad Social del ISSEMYM.

DISTRIBUCIÓN Y DESTINATARIO: El formato se genera en dos originales, un original se entrega al servidor público y el otro original se resguarda en el expediente de movimientos de alta/baja de ISSEMYM en el Departamento de Recursos Humanos.

No.

CONCEPTO

DESCRIPCIÓN

1

Tipo de Movimiento.

Escribir alta o baja según corresponda al movimiento de personal a realizar.

2 Fecha de movimiento.

Anotar el día, mes y año de alta o baja del servidor público, ante el ISSEMYM.

3 Clave ISSEMYM.

Lugar para escribir la clave del ISSEMYM, misma que asigna el Instituto al servidor público.

4 Registro Federal de Contribuyentes o CURP.

Espacio para el Registro Federal de Contribuyentes o CURP del servidor público como dato obligatorio.

5 Nombre Completo. Escribir el nombre completo del servidor público sin abreviaturas, tal y como aparece en su acta de nacimiento.

6 Nombre de la

Institución Pública

Lugar para anotar el nombre del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

7 Clave de la Institución.

Registrar la clave asignada al COBAEM por el ISSEMYM.

8 Firma.

Espacio destinado para la firma electrónica del Jefe del Departamento de Ventanilla Única de Atención Integral a Instituciones Públicas del ISSEMYM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/03

Página: 20 de 20

No.

CONCEPTO

DESCRIPCIÓN

9 Fecha de emisión. Anotar la el día, mes y año en el que fue emitido el movimiento de alta o baja del servidor público.

10

Número de referencia.

Registrar el número que otorga la plataforma del ISSEMYM, con la que se realizaron los pagos de los movimientos de los trabajadores a través del servicio bancario.

11 Sello digital.

Espacio destinado para el candado de seguridad que otorga la plataforma del ISSEMYM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/04

Página: 1 de 10

PROCEDIMIENTO: Depósito de las Aportaciones al Fondo de Retiro de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

OBJETIVO:

Incrementar la cantidad de recursos con los que cuentan los Servidores Públicos del COBAEM al momento de su retiro, mediante la Aportación al Fondo de Retiro por parte del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

ALCANCE:

Aplica a todo el personal administrativo adscrito al Colegio de Bachilleres del Estado de México, que interviene en el procedimiento de Aportación al Fondo de Retiro para los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México, excluyendo a los que disfrutan de los beneficios del Seguro Institucional, así como aquellos que tienen contrato por tiempo determinado.

REFERENCIAS:

Acuerdo por el que se Constituye el Fondo de Retiro para los Servidores Públicos de los Organismos Auxiliares y Fideicomisos Públicos del Poder Ejecutivo del Estado de México, Gaceta del Gobierno, 03 de septiembre de 2001.

Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México, Apartado VII: Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos, Gaceta del Gobierno, 09 de Diciembre de 2011.

RESPONSABILIDADES:

El Departamento de Recursos Humanos, es el responsable de llevar a cabo las aportaciones al Fondo de Retiro para los servidores públicos del COBAEM.

La Dirección de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socioeconómicas deberá:

Verificar que quincenalmente se lleve a cabo el pago de las aportaciones de los servidores públicos administrativos al FROA; así como, conciliar el depósito realizado contra la información capturada en el SIFROA.



Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/04

Página: 2 de 10

Verificar que quincenalmente se lleve a cabo el pago de las aportaciones de los servidores públicos administrativos al FROA, así como revisar y firmar los oficios que de esta actividad se deriven.

El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad del COBAEM deberá:

Realizar el pago correspondiente de las aportaciones al FROA y entregar la ficha del depósito correspondiente al Analista Administrativo (encargado de las aportaciones al FROA).

El Analista Administrativo (encargado de nómina) deberá:

Extraer del sistema de nómina las bases de datos de las nóminas pagadas y entregar en disco magnético al Analista Administrativo (encargado de las aportaciones al FROA).

El Analista Administrativo (encargado de las Aportaciones al FROA) deberá:

Preparar la base de datos con el número total de participantes activos, acumulando el total de sueldos considerando para ellos los conceptos de sueldo base y gratificación y conforme a los porcentajes ya establecidos, obtener monto total de las aportaciones.

Solicitar al Departamento de Presupuesto y Contabilidad, realice el pago correspondiente al FROA.

Preparar oficios para notificar el pago a la Dirección de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socioeconómicas de la Dirección General de Personal y verificar la conciliación respectiva.

Capturar quincenalmente en el SIFROA el total acumulado de sueldos devengados entre el 1° de febrero del año anterior y el 31 de enero del año en curso, considerando para ello la suma de los conceptos de sueldo base y gratificación por servidor público.

Archivar la documentación generada.

DEFINICIONES:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/04

Página: 3 de 10

FROA: Fondo de Retiro para los Servidores Públicos de

los Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo.

SIFROA: Sistema de Información del Fondo de Retiro para los Servidores Públicos de los Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo.

Trabajador Administrativo: Persona física, que presta un trabajo personal subordinado de carácter no docente.

INSUMOS:

Base de datos que contiene al personal administrativo con derecho a esta prestación.

Tablas aplicables para el cálculo del Beneficio Individual, correspondientes al año a calcular.

RESULTADO:

Depósito de las aportaciones al Fondo de Retiro para los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMENTOS:

Elaboración de los movimientos de Alta de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Elaboración de los movimientos de Baja de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

POLÍTICAS:

Tendrán derecho a las aportaciones del FROA, los servidores públicos que tengan contrato como personal administrativo por tiempo indeterminado.

Para fines de acumulación de antigüedad en el FROA, se considerará únicamente el tiempo efectivo trabajado.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/04

Página: 4 de 10

Tendrán derecho a recibir el Beneficio Individual que le corresponda a los participantes o sus beneficiarios, siempre y cuando cuenten con una antigüedad mínima de cinco años en el FROA, de acuerdo a la normatividad para el caso.

DESARROLLO:

No. UNIDAD ADMINISTRATIVA/ PUESTO

ACTIVIDAD

1.- Analista Administrativo (encargado de las aportaciones al FROA)

Solicita quincenalmente de manera económica al encargado de nóminas, la base de datos del sistema de pago comprendidas del 1° de febrero del año anterior al 31 de enero del año en curso.

2.- Analista Administrativo (encargado de nómina)

Atiende al Analista Administrativo (encargado de las aportaciones al FROA), extrae del sistema de nómina las bases de datos de las nóminas pagadas comprendidas del 1° de febrero del año anterior al 31 de enero del año en curso y la entrega en disco magnético al encargado de las aportaciones al FROA.


Recibe el disco magnético y convierte la base de datos en formato de Excel.

Depura la información para obtener la que corresponde a los servidores públicos administrativos participantes activos del 1º de febrero del año anterior al 31 de enero del año en curso.

Realiza la suma del total de sueldos percibidos, considerando para ello los conceptos de sueldo base y gratificación.

Aplica los porcentajes correspondientes al año a calcular y obtiene el monto total a pagar, correspondiente al FROA.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/04

Página: 5 de 10


ACTIVIDAD

Captura en el SIFROA el total acumulado de los sueldos devengados entre el 1º de febrero del año anterior al 31 de enero del año en curso considerando para ello los conceptos de sueldo base y gratificación por servidor público.

Elabora el oficio en original y copia solicitando al Departamento de Presupuesto y Contabilidad, realice el pago del FROA a la Institución Fiduciaria, y lo presenta al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, para su revisión, firma y sello correspondiente.


Recibe el oficio donde se solicita al Departamento de Presupuesto y Contabilidad se realice el pago del FROA a la Institución Fiduciaria, lo revisa y determina:

5.- Si no es procedente, señala observaciones y devuelve al Analista Administrativo (encargado de las aportaciones al FROA) para su corrección y/o complementación.


Recibe el oficio, se entera, corrige y/o complementa y lo turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.



Si es procedente, firma y sella, lo turna al Analista Administrativo (encargado de las aportaciones al FROA) para su seguimiento.


Recibe el oficio autorizado y lo entrega al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, recaba acuse y archiva.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/04

Página: 6 de 10


ACTIVIDAD

9.- Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad del COBAEM

Recibe el oficio donde se le solicita realice el pago del FROA a la Institución Fiduciaria, realiza el pago correspondiente y entrega copia al Encargado de las aportaciones al FROA.


Recibe del Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad la ficha de depósito de las aportaciones, elabora oficio dirigido a la Dirección de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socioeconómicas de la Dirección General de Personal de la Secretaria de Finanzas, para enviar copia de la ficha de depósito del pago al FROA y solicitar la expedición del recibo respectivo por parte de la Institución Fiduciaria, y lo turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanos, para su revisión, firma y sello correspondiente.


Recibe el oficio dirigido a la Dirección de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socioeconómicas, lo revisa y determina:

12.- Si no es procedente, señala observaciones y devuelve al Analista Administrativo (encargado de las aportaciones al FROA) para su corrección y/o complementación.


Recibe el oficio corrige y/o complementa, lo turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanos. (Se conecta con la operación número 11).


Si es procedente, firma, sella y lo turna al Analista Administrativo (encargado de las aportaciones al FROA) para su seguimiento.


Recibe el oficio autorizado y lo entrega a la Dirección de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socioeconómicas de la Dirección


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/04

Página: 7 de 10


ACTIVIDAD

General de Personal de la Secretaria de Finanzas, anexando copia de la ficha de depósito del pago al FROA, solicitando la expedición del recibo respectivo por parte de la Institución Fiduciaria, recaba acuse, archiva y espera a que en los siguientes cinco días hábiles en el SIFROA se realice la conciliación del mismo.

16.- Dirección de Apoyo Administrativo y Prestaciones Socioeconómicas de la Dirección General de Personal de la Secretaría de Finanzas

Recibe el oficio y copia de la ficha de depósito del pago al FROA, realiza dentro de los siguientes cinco días hábiles la conciliación correspondiente del periodo de pago; tramita la expedición del recibo respectivo por parte de la Institución Fiduciaria y lo envía al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.


Obtiene el recibo respectivo y lo entrega al encargado de las aportaciones al FROA para archivo.


Obtiene recibo de pago, constatando la conciliación del depósito en el SIFROA y archiva.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/04

Página: 8 de 10


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/04

Página: 9 de 10


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/04

Página: 10 de 10

MEDICIÓN:


Número total de servidores públicos del COBAEM inscritos al FROA

X 100 =

% de servidores públicos inscritos

Número de servidores públicos del COBAEM sujetos a inscripción en el FROA


Las aportaciones del COBAEM realizadas durante el año FROA correspondiente, quedan registradas en la página web: www.edomexico.gob.mx/sifroa.

Bases de datos del sistema de nóminas.

Oficios generados.


No aplica.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 1 de 16

PROCEDIMIENTO: Incorporación de los servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del Colegio de Bachilleres del Estado de México al Seguro Institucional. OBJETIVO:

Proporcionar un apoyo económico a los servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores, que garantice una protección a los mismos y sus familias, tanto en activo como en el momento en que causen baja del servicio, mediante su incorporación al Seguro Institucional del Gobierno del Estado de México. ALCANCE:

Aplica a todos los servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del Colegio de Bachilleres del Estado de México (COBAEM) que soliciten su incorporación al Seguro Institucional, así como al personal del Departamento de Recursos Humanos encargados de ejecutar el trámite.

Nota: Se excluye del Seguro Institucional a todo el personal que se encuentre bajo el esquema del SIFROA (Sistema de Información del Fondo de Retiro para los Servidores Públicos de los Organismos Auxiliares del Poder Ejecutivo). REFERENCIAS:

Acuerdo del Ejecutivo del Estado por el que se constituye el Seguro Institucional para Servidores Públicos de Enlace y Apoyo Técnico, Mandos Medios y Superiores del Poder Ejecutivo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 18 de junio del 2002.

Disposiciones para la operación del Seguro de Separación Individual para los servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del Poder Ejecutivo del Estado de México. Gaceta del Gobierno, 19 de junio de 2002.

Manual de Normas y Procedimientos de Desarrollo y Administración de Personal, procedimiento 340 Seguro Institucional (para servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores). Fecha de emisión: agosto de 2002, fecha de actualización abril de 2010, pág. III/340-01.

Ley de creación del Organismo Público Descentralizado denominado Colegio de Bachilleres del Estado de México, Capítulo Segundo, Artículo 16, fracción X. Gaceta del Gobierno, 28 de junio de 1996.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 2 de 16

Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Apartado VII: Objetivos y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos, Gaceta del Gobierno, 09 de diciembre de 2011.

RESPONSABILIDADES:

El Departamento de Recursos Humanos, es la unidad administrativa responsable de gestionar y tramitar el Seguro Institucional de los servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del Colegio de Bachilleres del Estado de México con derecho al Seguro Institucional.

El Director General de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas deberá:

Validar mediante firma la incorporación de los servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del COBAEM, con derecho al Seguro Institucional.


Firmar el oficio para solicitar la incorporación de los servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del COBAEM, con derecho al Seguro Institucional.


Validar mediante firma, los formatos de Incorporación al Seguro de Separación Individualizado de los servidores públicos, de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del COBAEM, con derecho al Seguro Institucional.


Atender al servidor público que solicite su incorporación al Seguro Institucional.

Requisitar los formatos de incorporación al Seguro Institucional.

Rubricar el oficio y sellar los formatos de incorporación de los servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del COBAEM, con derecho al Seguro Institucional.

Firmar el oficio y cotejar la información quincenal detallada sobre el monto

desglosado de la cantidad que se deposita a favor de la empresa aseguradora.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 3 de 16


Realizar el pago quincenal mediante transferencia bancaria a la empresa aseguradora y remitir copia del depósito realizado al Responsable del Seguro Institucional del COBAEM.

El Responsable del Seguro Institucional del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM deberá:

Entregar a los servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del COBAEM, con derecho al Seguro Institucional los formatos siguientes:

1) Un formato de Incorporación al Seguro de Separación Individualizado.

2) Un formato de Consentimiento para ser Asegurado y Designación de Beneficiarios.

Verificar que los servidores públicos remitan sus formatos debidamente requisitados.

Elaborar oficio para solicitar la incorporación de los servidores públicos a la Dirección General de Recursos Materiales.

Adjuntar los dos formatos sellados por el Departamento de Recursos Humanos en el oficio.

Obtener la firma del Director General del COBAEM en el oficio.

Obtener la validación del Director de Administración y Finanzas.

Obtener la rúbrica y sello del Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

Remitir el oficio y los dos formatos a la Dirección General de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas para su validación.

Turnar una copia del oficio y de la información al Jefe del Departamento de Seguros y Fianzas, a la Empresa Aseguradora, al Director de Administración y Finanzas del COBAEM y al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.

Enviar al área de nóminas copia de los formatos del Seguro de Separación

Individualizado (SSI) para su aplicación correspondiente.

Elaborar oficio para solicitar el pago quincenal a favor de la aseguradora, obtener firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAM y remitir oficio


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 4 de 16

al Departamento de Presupuesto y Contabilidad del COBAEM para que realice el pago.

Actualizar el archivo (lay-out) correspondiente a la colectividad asegurada, y mandar la información vía internet al ejecutivo de operación de la Empresa Aseguradora para la aplicación de los pagos a la póliza contratada e imprimir respaldo de manera quincenal.

Recibir del Departamento de Presupuesto y Contabilidad del COBAEM, copia del depósito realizado en favor de la Empresa Aseguradora y archivar.

Entregar los formatos de incorporación, debidamente validados por el Director General de Recursos Materiales de la Secretaria de Finanzas, al servidor público correspondiente y obtener acuse de recibido y archivar.

El Responsable del Área de Nóminas del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM deberá:

Proporcionar en forma quincenal al Responsable del Seguro Institucional del COBAEM, el listado completo de los servidores públicos con derecho al Seguro Institucional con sus respectivas aportaciones.

Aplicar los porcentajes correspondientes al Seguro Institucional.

El Servidor Público deberá:

Solicitar su incorporación al Seguro Institucional, al Jefe de Recursos Humanos del COBAEM, requisitar los formatos y remitirlos al Departamento de Recursos Humanos del COBAEM para su revisión, autorización y trámite.

DEFINICIONES: Seguro Institucional: Beneficio que reciben los servidores públicos de enlace y

apoyo técnico, mandos medios y superiores del COBAEM, que comprende el otorgamiento de un Seguro de Vida y un Seguro de Separación Individualizado.

Seguro de Vida: Contrato mediante el cual la Empresa Aseguradora contratada por el Gobierno del Estado de México, se obliga con los beneficiarios designados, al pago de la suma asegurada con motivo del fallecimiento o de la inhabilitación total y permanente del asegurado.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 5 de 16

Seguro de Separación Individualizado (SSI):

Beneficio adicional del Seguro Institucional que mediante una aportación del servidor público y otra del COBAEM, fomenta el ahorro a largo plazo, con la formación de reservas individuales para apoyar a dichos servidores públicos cuando se retiren del servicio público por cualquier causa.

servidor público de enlace y apoyo técnico:

Trabajadores del COBAEM, cuyo nombramiento o ejercicio del cargo requieren de la intervención directa del titular del organismo o del órgano de gobierno.

Lay-Out: Listado detallado de los servidores públicos afiliados al Seguro de Separación Individualizado en formato txt, que se envía vía internet a la empresa aseguradora y que tiene como objetivo que se vea reflejada la cantidad aportada quincenalmente en su cuenta individual.

INSUMOS:

Solicitud verbal del servidor público para la Incorporación al Seguro Institucional.

Formatos de Incorporación del Seguro Institucional:

1. Formato de “Incorporación al Seguro de Separación Individualizado”.

2. Formato de “Consentimiento para Ser Asegurado y Designación de Beneficiarios”.

Lay-Out. RESULTADO:

Servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores del COBAEM, incorporados al Seguro Institucional.


Elaboración de los movimientos de alta de los servidores públicos en el Colegio de Bachilleres del Estado de México.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 6 de 16

Elaboración y Pago de la Nómina de los servidores públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

POLÍTICAS:

Las aportaciones al Seguro de Separación Individualizado podrán ser del 2, 4, 5 o 10% del sueldo bruto mensual integrado (Sueldo Base + Gratificación burócrata), mismo que será retenido mediante el sistema de pago de nómina, de igual manera, este porcentaje lo aportará el COBAEM a la cuenta del servidor público.

El porcentaje de las aportaciones al Seguro de Separación Individualizado serán determinadas por el servidor público.

Dichos porcentajes sólo podrán ser modificados semestralmente, en el entendido de que la parte que paga el COBAEM, se ajustará al nuevo importe que determine el servidor público.

Las aportaciones de los servidores públicos y sus rendimientos se pagarán por separación del servicio activo, cualquiera que sea la causa.

DESARROLLO:

No.


ACTIVIDAD

1.- Servidor Público Solicita de manera verbal su incorporación al Seguro Institucional al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.


Atiende al servidor público y solicita al Responsable del Seguro Institucional, que realice el trámite correspondiente.

3.- Responsable del Seguro Institucional

Se entera y proporciona al servidor público los formatos de Incorporación al Seguro Institucional para su llenado.

4.- Servidor Público Recibe los formatos de Incorporación al Seguro Institucional, los requisita y los entrega al Responsable del Seguro Institucional.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 7 de 16

No.


ACTIVIDAD


Recibe los formatos de Incorporación al Seguro Institucional, verifica y determina:

¿La información es correcta?

6.- Si la información es incorrecta, la turna nuevamente al servidor público para su corrección y/o complementación.

7.- Servidor Público Recibe los formatos de Incorporación al Seguro Institucional, corrige y/o complementa los formatos y turna la documentación al Responsable del Seguro Institucional. (Se conecta con la operación número 5).


Si la información es correcta, elabora oficio dirigido al Director General de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas para solicitar incorporación del servidor público y marca copia del oficio al Jefe del Departamento de Seguros y Fianzas, a la Empresa Aseguradora, al Director de Administración y Finanzas del COBAEM y al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM, adjunta los formatos y los turna al Jefe de Recursos Humanos para su visto bueno y rubrica.


Recibe la documentación, sella formatos y rubrica de visto bueno el oficio dirigido al Director General de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas y turna los documentos al Director de Administración y Finanzas del COBAEM.


Recibe oficio y formatos, valida los formatos de Incorporación al Seguro Institucional, rubrica el oficio y los turna al Director General del COBAEM para firma.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 8 de 16

No.


ACTIVIDAD

11.- Director General del COBAEM Recibe documentación, firma el oficio de solicitud de incorporación y turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.


Recibe oficio firmado por el Director General del COBAEM y los formatos, y los entrega al Responsable del Seguro Institucional.


Recibe documentación, obtiene copias y remite el oficio y formatos anexos originales y copias al encargado de entregar correspondencia.

14.- Encargado de Entregar Correspondencia

Recibe oficio y formatos en originales y copias, saca copia para acuse, entrega oficio original al Director General de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas, un juego de copias a las unidades administrativas correspondientes y solicita acuse de recibido en el otro juego de copias.

15.- Director General de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas

Recibe el oficio y los formatos de Incorporación al Seguro Institucional, firma y sella el acuse de recibido y lo devuelve al encargado de entregar correspondencia.

16.- Encargado de entregar correspondencia

Recibe acuse y turna al Responsable del Seguro Institucional.


Recibe acuse y espera respuesta de la solicitud.

(Se conecta a la operación número 21).

18.- Director General de Recursos Materiales de la Secretaría de Finanzas

Elabora oficio en original y copia y remite oficio y formatos validados al Director General del COBAEM. Archiva oficio recibido y copia del enviado previo acuse de recibido.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 9 de 16

No.


ACTIVIDAD

19.- Director General del COBAEM Recibe oficio y formatos validados y turna al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.


Recibe oficio y formatos validados y entrega al Responsable del Seguro Institucional.


Recibe oficio y formatos originales, fotocopia y distribuye: una copia del oficio al área de nóminas, para la aplicación los porcentajes correspondientes al Seguro de Separación Individual; una copia de los formatos de Incorporación al Seguro de Institucional para el servidor público y el oficio y formatos originales los archiva para su control.

22.- Servidor Público Recibe formatos validados del Seguro Institucional y archiva.

23.- Responsable del área de nóminas Recibe copia del oficio, realiza la aplicación de los porcentajes sobre las aportaciones de primas del asegurado y archiva documento.

Elabora listado del personal afiliado al seguro de separación individualizado con sus respectivas aportaciones y remite al Responsable del Seguro Institucional.


Recibe listado del personal afiliado con sus respectivas aportaciones, elabora el oficio de solicitud de pago de acuerdo al listado y a la empresa aseguradora y remite al Jefe de Departamento de Recursos Humanos el oficio con el listado anexo para firma.


Recibe oficio y listado anexo, firma oficio, y entrega al Responsable del Seguro Institucional.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 10 de 16

No.


ACTIVIDAD


Recibe oficio y listado anexo, obtiene copias de cada uno para acuse y entrega al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para que realice el pago, y solicita firma de recibido en copias y archiva.

27.- Jefe del Departamento Presupuesto y Contabilidad del COBAEM

Recibe oficio y listados, procede a realizar la transferencia bancaria de las aportaciones de los servidores públicos al Seguro Institucional, imprime el comprobante de pago y lo turna al Responsable del Seguro Institucional. Archiva oficios y listados para su control.


Recibe comprobante de pago, se entera, archiva y transmite vía internet el Lay-Out quincenal en formato *.txt, para la aplicación de los pagos en la póliza, imprime acuse y archiva.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 11 de 16


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 12 de 16


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 13 de 16

MEDICIÓN:

Indicadores para medir la eficiencia en la incorporación de los servidores públicos al Seguro Institucional:

Número anual de servidores públicos de enlace y apoyo técnico, mandos medios y superiores

incorporados al Seguro Institucional

X 100 =

% de servidores públicos incorporados al Seguro

Institucional

Número anual de servidores públicos para incorporarse al Seguro Institucional del

COBAEM REGISTRO DE EVIDENCIAS:

La solicitud de incorporación del servidor público al Seguro Institucional queda registrada en los formatos de incorporación y archivos digitales (lay-out).


Seguro Institucional. Seguro de Separación Institucionalizado. Solicitud de

Incorporación, Renuncia o Modificación.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 14 de 16


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 15 de 16

7 8

INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DEL FORMATO DEL SEGURO INSTITUCIONAL. SEGURO DE SEPARACIÓN INSTITUCIONALIZADO.

SOLICITUD DE INCORPORACIÓN, RENUNCIA O MODIFICACIÓN.

OBJETIVO: Incorporar en la Póliza del Seguro de Separación Individualizada a los servidores públicos de enlace, apoyo técnico, mandos medios y superiores del COBAEM.

DISTRIBUCIÓN Y DESTINATARIO: El formato se genera en dos originales, un original se entrega a la Dirección General de Recursos Materiales del Estado de México y el otro original se resguarda en el expediente del servidor público en el Departamento de Recursos Humanos.

No.

CONCEPTO

DESCRIPCIÓN

1

Tipo de Movimiento.

Escribir la fecha en DD/MM/AAAA, en el apartado de Fecha de Solicitud, y marcar con una “x” en Movimiento Solicitado frente al apartado Incorporación al Seguro (alta).

2 Identificación del Asegurado.

Anotar de forma legible los datos correspondientes del servidor público a incorporarse en los apartados: Clave del servidor público, R.F.C., C.U.R.P., Apellido Paterno, Apellido Materno, Nombre (s) y Lugar de Nacimiento.

3 Domicilio Particular del Asegurado.

Lugar destinado para escribir Calle y número (exterior e interior), colonia o localidad, delegación o municipio, código postal y número telefónico del domicilio actual del servidor público.

4 Identificación Laboral del Asegurado.

Escribir en el apartado Organismo Auxiliar o Fidecomiso Público: Colegio de Bachilleres del Estado de México; en Área de Adscripción, anotar el área donde está adscrito el servidor público y colocar el teléfono del Colegio iniciando con la larga distancia, número telefónico y en su caso el número del fax, en los espacios.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/05

Página: 16 de 16

No.

CONCEPTO

DESCRIPCIÓN

5 Servicio requerido del Asegurado.

Señalar con una “x” el recuadro correspondiente al inciso A. Incorporación al Seguro y de igual forma en el recuadro donde indica Alta.

6 Aportación de Primas del Asegurado.

Elegir con una “x” en el apartado correspondiente al monto de la aportación que el servidor público está autorizando le sea descontado y señalar en el recuadro Motivo, por incorporación al Seguro.

7 Firma del Asegurado.

Espacio destinado para la firma del servidor público.

8 Fecha, sello y firma de la Dirección de Administración o Equivalente del Organismo Auxiliar o Fideicomiso Público que recibe la documentación.

Espacio destinado para la Dirección General de Recursos Materiales del Estado de México, donde coloca fecha, sello y firma cuando recibe el formato requisitado.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/06

Página: 1 de 10

PROCEDIMIENTO: Elaboración de la nómina para el pago de prima vacacional a servidores públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

OBJETIVO:

Mantener el cumplimiento de las condiciones estipuladas en el contrato laboral correspondiente de los servidores públicos del COBAEM en lo referente al pago de prima vacacional, mediante la elaboración de la nómina.

ALCANCE:

Aplica a los servidores públicos adscritos al Departamento de Recursos Humanos, que tengan a su cargo la responsabilidad de la elaboración de la nómina; así como a los servidores públicos adscritos al COBAEM sujetos a este derecho.

REFERENCIAS:

Reglamento Interior de Trabajo del Personal Académico, Administrativo y Sindicalizado del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Artículos 54, 55, 56, y 57, depositado en la Junta Local de Conciliación y Arbitraje del 03 de octubre de 2011.

Manual de Normas y Procedimientos de Desarrollo y Administración de Personal. Normas 20301/300-01, 03, y 05. Fecha de emisión: 01 de mayo de 1996.

Contrato Colectivo de Trabajo. Cláusulas 48, 49, 51, 52 y 53, (Depositado en la Junta de Conciliación y Arbitraje del Valle de Toluca el 02 de agosto de 2012 y suscrito el 02 de agosto de 2012).

Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Apartado VII: Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos. Gaceta del Gobierno, 09 de Diciembre 2011.

RESPONSABILIDADES:

El Departamento de Recursos Humanos es responsable de elaborar la nómina para el pago de prima vacacional a servidores públicos del COBAEM.


Establecer y dar a conocer las fechas de pago de prima vacacional a los analistas del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/06

Página: 2 de 10


Asegurar la disponibilidad de recursos financieros, para pagar la nómina por prima vacacional.

Realizar la afectación contable y presupuestal correspondiente a la nómina por prima vacacional de todos los servidores públicos que laboran en el COBAEM y que tienen derecho a este pago.

El analista del Departamento (responsable de nómina) deberá:

Obtener la información de las fechas de pago de prima vacacional.

Crear una base de datos del personal administrativo de confianza y del personal docente, la cual contiene número de empleado, nombre completo, fecha de ingreso, adscripción, puesto, número de horas clase impartidas por mes y sueldo base quincenal.

Programar en el sistema de nominas aplicando las fórmulas del cálculo de prima vacacional que marca la normatividad para cada una de las categorías, considerando el sueldo base diario.

Obtener cantidad a pagar por el importe total de la nómina e informar verbalmente al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para verificar la disponibilidad de recursos.

Comunicar al Jefe de Departamento de Recursos Humanos de la disponibilidad de recursos.

Imprimir un tanto de la nómina y recibos de pago para los servidores públicos del COBAEM.

Entregar al analista del Departamento (enlace administrativo), la nómina para su resguardo.

Realizar la transferencia electrónica de nómina, mediante el Sistema Bancario Bancomer.com y verificar que la transmisión se haya efectuado exitosamente.

Imprimir el resumen de transmisión de la nómina del Sistema Bancomer.com. Imprimir un tanto de la nómina para el Departamento de Presupuesto y Contabilidad.

Cerrar la nómina correspondiente al pago de prima vacacional.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/06

Página: 3 de 10

El analista del Departamento (enlace administrativo) deberá:

Recibir y entregar nómina y recibos de pago a cada uno de los responsables de las unidades del COBAEM.

Archivar los oficios con las copias de los recibos de pago de los servidores públicos.

Los responsables de Planteles y Centros EMSAD deberán:

Recibir nómina y recibos de pago del analista del Departamento (enlace administrativo) y entregar recibo de pago a cada servidor público adscrito a su unidad administrativa.


DEFINICIONES:

Prima Vacacional: Asignación adicional a los servidores públicos que tengan derecho a vacaciones, mismas que se cubren de acuerdo a las condiciones establecidas en los convenios suscritos con las organizaciones sindicales.

Sueldo base diario: Es el resultado de dividir el sueldo base mensual, considerado en el tabulador autorizado por la Secretaría de Finanzas, entre 30.4.


Sistema de transferencia electrónica (software instalado por la Institución Bancaria en el Departamento de Recursos Humanos).

Sistema de Nomina NOI: Sistema comercial de nómina, emitido por la empresa ASPEL de México.

INSUMOS:

Calendario de Pagos.

Tabulador autorizado de sueldos y salarios.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/06

Página: 4 de 10

Base de datos del personal administrativo docente y de confianza adscritos al COBAEM.

Normatividad de servidores públicos del Estado de México sobre el cálculo y fórmulas que deben aplicarse para la nómina de prima vacacional del COBAEM.

RESULTADO:

Elaboración de la nómina correspondiente al pago de prima vacacional de los servidores públicos del COBAEM.




POLÍTICAS:

La prima vacacional corresponde a un monto equivalente a 12 días y medio de sueldo base presupuestal, para cada uno de los períodos vacacionales, pagadera en la quincena inmediata anterior a ellos.

El cálculo de la prima vacacional se determinará así: P. V. = S.B.P.M. X 12.5

30.4 Los servidores públicos de nuevo ingreso tendrán derecho al pago de la prima

vacacional sólo después de haber cumplido seis meses ininterrumpidos en el servicio del COBAEM.

Cuando exista suspensión de la relación laboral en los términos del artículo 90 de la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, al terminar ésta y reintegrarse al servicio, se tendrá derecho a la parte proporcional de dicha prestación, según el tiempo laborado en el período de que se trate. Dicha prestación se pagará en los períodos establecidos para ello.

El cálculo de la prima vacacional proporcional al tiempo trabajado: P. V. = S.B.P.M. X 12.5 / 6 X M.T.

30.4


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/06

Página: 5 de 10

El monto de la prima vacacional se pagará conforme al sueldo base presupuestal que el servidor público perciba en el momento de su pago.

DESARROLLO:

No.


ACTIVIDAD

1.- Jefe de Departamento de Recursos Humanos

Con base en el Programa Anual de Actividades del Departamento de Recursos Humanos, se establecen las fechas del pago de prima vacacional: en el mes de julio antes del primer período vacacional anual y en el mes de diciembre a más tardar antes de salir de vacaciones decembrinas. Estas fechas se dan a conocer en forma verbal al analista del Departamento de Recursos Humanos (responsable de nómina) para la realización de los cálculos y el pago de prima vacacional.


Se entera de las fechas de pago de la prima vacacional, crea una base de datos del personal administrativo, de confianza y del personal docente, la cual contiene número de empleado, nombre completo, fecha de ingreso, adscripción, puesto, número de horas clase impartidas por mes y sueldo base quincenal.

3.- Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad

Se entera, asegura la disponibilidad de recursos, e informa verbalmente al analista del Departamento de Recursos Humanos (responsable de nóminas) sobre la disponibilidad presupuestal y líquida para el pago de la prima vacacional.


Se entera e informa al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para que otorgue la autorización de la transferencia a las cuentas bancarias de los servidores públicos del COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/06

Página: 6 de 10

No.


ACTIVIDAD

5.- Jefe de Departamento de Recursos Humanos

Se entera y autoriza de forma verbal al analista del Departamento (responsable de nómina), la transferencia del pago a las cuentas bancarias de los servidores públicos del COBAEM.


Realiza la transferencia electrónica de nómina, a las cuentas individuales de los servidores públicos, mediante el portal www.bancomer.com.

Imprime la nómina de prima vacacional en dos tantos y entrega:

Primer tanto.- Departamento de Presupuesto y Contabilidad.

Segundo tanto y recibos de pago.- Analista del Departamento (enlace administrativo).

Procede a enviar datos de la nómina para el pago de prima vacacional, al analista responsable del Sistema PRISMA del ISSEMYM, para la realización de enteros de los descuentos y créditos otorgados a los servidores públicos por parte del ISSEMYM.

Obtiene acuse de Contabilidad y archiva.


Recibe impresión de la nómina y realiza la afectación contable y presupuestal.


8.- Analista del Departamento de Recursos Humanos

Recibe impresión de la nómina y recibos de pago y los entrega a los responsables de nómina de los Planteles y Centros EMSAD.

Nota: Los recibos de pago de oficinas centrales los entrega directamente a los servidores públicos, previo acuse de recibo


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/06

Página: 7 de 10

No.


ACTIVIDAD


(Responsable de Nómina)

Obtiene recibos de pago y los entrega a cada servidor público adscrito al Plantel o Centro EMSAD.

10.- Servidor Público Obtiene recibo de pago, acusa de recibido y entrega al responsable de nómina.



Obtiene acuses de recibo, archiva y elabora en original y copia el oficio para informar la conciliación de su nómina y entrega al Departamento de Recursos Humanos.

Obtiene acuse de recibido y archiva.

12 Jefe del Departamento de Recursos Humanos

Recibe oficio de conciliación de nómina para el pago de prima vacacional y archiva.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/06

Página: 8 de 10


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/06

Página: 9 de 10


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/06

Página: 10 de 10

MEDICIÓN: Indicadores para medir capacidad de respuesta:

Número de pagos de prima vacacional efectuados

X 100 =

% pago de prima vacacional realizado

Número de servidores públicos sujetos a pago de prima vacacional


Base de datos de nómina para el pago de prima vacacional.

Recibos de pago. FORMATOS E INSTRUCTIVOS:

No aplica.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 1 de 11

PROCEDIMIENTO: Elaboración de la Nómina para el Pago de Aguinaldo a Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

OBJETIVO:

Mantener el cumplimiento de las condiciones estipuladas en el contrato laboral correspondiente de los servidores públicos del COBAEM en lo referente al pago de aguinaldo, mediante la elaboración de la nómina.

ALCANCE:

Aplica a los servidores públicos adscritos al Departamento de Recursos Humanos, que tengan a su cargo la responsabilidad de la elaboración de la nómina; así como a los servidores públicos adscritos al COBAEM sujetos a este derecho.

REFERENCIAS:

Reglamento Interior de Trabajo del Personal Académico, Administrativo y Sindicalizado del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Artículos 58, 59, 60, y 61. Depositado en la Junta Local de Conciliación y Arbitraje el 03 de octubre de 2011.

Manual de Normas y Procedimientos de Desarrollo y Administración de Personal. Normas 20301/300-01, 02, y 04. Fecha de emisión: 01 de mayo de 1996.

Contrato Colectivo de Trabajo. Cláusulas 42, 43, 44 y 45, (Depositado en la Junta de Conciliación y Arbitraje del Valle de Toluca el 02 de agosto de 2012 y suscrito el 02 de agosto de 2012).

Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Apartado VII: Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos. Gaceta del Gobierno, 09 de Diciembre de 2011.

RESPONSABILIDADES:

El Departamento de Recursos Humanos es responsable de elaborar la nómina para el pago de aguinaldo a servidores públicos del COBAEM.

El Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM, deberá:

Establecer y dar a conocer las fechas de pago de aguinaldo a los analistas del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.

Coordinar el cálculo del aguinaldo.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 2 de 11

El Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad del COBAEM, deberá:

Asegurar la disponibilidad de recursos financieros, para pagar la nómina por aguinaldo.

Realizar la afectación contable y presupuestal correspondiente a la nómina por aguinaldo de todos los servidores públicos que laboran en el COBAEM y que tienen derecho a este pago.

El Analista del Departamento (responsable de nómina) deberá:

Obtener la información de las fechas de pago de aguinaldo.

Crear una base de datos del personal administrativo, de confianza y del personal docente, la cual contiene número de empleado, nombre completo, fecha de ingreso, adscripción, puesto, número de horas clase impartidas por mes y sueldo base quincenal.

Programar el pago en el sistema de nóminas aplicando las fórmulas del cálculo de aguinaldo que marca la normatividad para cada una de las categorías, considerando el sueldo base diario.

Obtener la cantidad a pagar por el importe total de la nómina e informar verbalmente al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para verificar la disponibilidad de recursos.

Comunicar al Jefe de Departamento de Recursos Humanos de la disponibilidad de recursos.

Imprimir un tanto de la nómina y recibos de pago para los servidores públicos del COBAEM.

Entregar al analista del Departamento (enlace administrativo) la nómina para su resguardo.

Realizar la transferencia electrónica de nómina, mediante el Sistema Bancario Bancomer.com y verificar que la transmisión se haya efectuado exitosamente.

Imprimir el resumen de transmisión de la nómina del Sistema Bancomer.com.

Imprimir un tanto de la nómina para el Departamento de Presupuesto y Contabilidad.

Cerrar la nómina correspondiente al pago de aguinaldo.

El analista del Departamento (enlace administrativo) deberá:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 3 de 11

Entregar nómina y recibos de pago a cada uno de los responsables de las unidades del COBAEM.

Archivar las copias de los recibos de pago de los servidores públicos.

Los responsables de planteles y Centros EMSAD deberán:

Entregar recibo de pago a cada servidor público adscrito a su unidad administrativa.


DEFINICIONES: Aguinaldo: Asignación económica a que tienen derecho los servidores

públicos conforme a la normatividad vigente. Esta asignación se cubre de acuerdo a las condiciones establecidas en los convenios suscritos con las organizaciones sindicales.

Sueldo base diario: Es el resultado de dividir el sueldo base mensual, considerado en el tabulador autorizado por la Secretaría de Finanzas, entre 30.4.


Sistema de transferencia electrónica (software instalado por la Institución Bancaria en el Departamento de Recursos Humanos).

Sistema de Nómina NOI: Sistema comercial de nómina, emitido por la empresa ASPEL de México.

INSUMOS:

Calendario de Pagos.

Tabulador autorizado de sueldos y salarios.

Base de datos del personal administrativo docente y de confianza adscritos al COBAEM.

Normatividad de servidores públicos del Estado de México sobre el cálculo y fórmulas que deben aplicarse para la nómina de aguinaldo del COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 4 de 11

RESULTADO:

Elaboración de la nómina correspondiente al pago de aguinaldo de los servidores públicos del COBAEM.




POLÍTICAS:

El pago del aguinaldo corresponderá a 60 días de sueldo base presupuestal, sin deducción alguna, cuando se ha trabajado durante el año calendario; pagadero en dos exhibiciones, la primera de ellas al inicio del primer periodo vacacional consistente en 20 días y la segunda a más tardar el día 15 de diciembre del año que corresponda siendo de 40 días.

Para el cálculo del aguinaldo se considerará el salario base diario.

El cálculo del aguinaldo cuando se ha laborado todo el año se realizará con la siguiente fórmula:

Aguinaldo = S.B.P.M. X 60; o bien 30.4

Aguinaldo = S.B.P.M. X 12 X 60 365

S.B.P.M. = Sueldo Base Presupuestal Mensual.

Cuando el servidor público no hubiera trabajado todo el año calendario, tendrá derecho al pago proporcional, el cual deberá calcularse de la siguiente manera:

Aguinaldo = S.B.P.M. X 5 X M.T.

30.4

M.T. = Meses Trabajados. Los servidores públicos que sean promocionados y al momento del cálculo del

aguinaldo del mes de diciembre, su sueldo base presupuestal mensual sea inferior al


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 5 de 11

anterior sueldo base, no se considerará democión, por lo tanto, el cálculo deberá efectuarse en forma proporcional.

El pago del aguinaldo corresponderá a los días efectivamente trabajados (los servidores públicos que hayan disfrutado de licencia sin goce de sueldo no tendrán derecho al pago del tiempo durante el cual disfrutaron de la licencia).

Los servidores públicos que hayan sido democionados y que al momento del adelanto de aguinaldo reciban 20 días de pago con un sueldo base presupuestal mayor al actual y por lo tanto, al calcular los 60 días de aguinaldo anualizado con el sueldo actual y descontar la cantidad otorgada como adelanto, el monto asignado es mínimo y en algunos, casos el servidor público tendría que reintegrar alguna diferencia, el pago del aguinaldo se calculará por única vez y de manera excepcional considerando el pago de 40 días con el salario actual sin efectuar el descuento de la cantidad otorgada como adelanto.

El cálculo se efectuará:

S.B.P.M. X 40 días = Total de aguinaldo a pagar. 30.4

El aguinaldo se pagará considerando el sueldo base presupuestal que el servidor público perciba en el mes de noviembre de cada año. Si el adelanto de 20 días se pagó sobre sueldo base distinto, se deberá hacer el ajuste correspondiente:

S.B.P.M. (Nov.) X 60

– Adelanto de aguinaldo = Total aguinaldo a pagar en

noviembre. 30.4

El cálculo del aguinaldo del personal docente se efectuará de acuerdo a la carga asignada en cada uno de los semestres (par y non).

Para el pago del anticipo de aguinaldo del mes de abril se considerará la carga horaria de los meses de enero y febrero (semestre par) y marzo y abril del (semestre non) y bajo la siguiente fórmula:

S.B.P.M. X número de horas impartidas x mes x 5 = Pago de anticipo. 30.4

La misma fórmula se aplicará cuando el servidor público no hubiera trabajado los semestres respectivos por lo que tendrá derecho a pago proporcional a los meses laborados.

Para el pago correspondiente a 40 días de aguinaldo se considerará la carga horaria de mayo a agosto (semestre non) y septiembre – diciembre (semestre par).


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 6 de 11

Los servidores públicos docentes que ocupen una plaza administrativa o sean promocionados para ocupar una plaza de confianza, se les calculará el aguinaldo en forma proporcional a los meses trabajados en cada una de las plazas.

DESARROLLO


PUESTO

ACTIVIDAD


Con base en el Programa Anual de Actividades del Departamento de Recursos Humanos, se establecen las fechas del pago de aguinaldo: 20 días de anticipo antes del inicio del primer período vacacional y 40 días a más tardar el 15 de diciembre del año que corresponda, y lo da a conocer en forma verbal al analista del Departamento (responsable de nómina) para la realización de los cálculos y el pago de aguinaldo.


Se entera de las fechas de pago de aguinaldo, crea una base de datos del personal administrativo, de confianza y del personal docente, la cual contiene número de empleado, nombre completo, fecha de ingreso, adscripción, puesto, número de horas clase impartidas por mes y sueldo base quincenal.

Programa en el sistema de nóminas aplicando las fórmulas del cálculo de aguinaldo que marca la normatividad para cada una de las categorías, considerando el sueldo base diario.

Obtiene cantidad a pagar por el importe total de la nómina y le informa verbalmente al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para verificar la disponibilidad de recursos.

3.- Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad

Se entera, asegura la disponibilidad de recursos, e informa verbalmente al analista del Departamento de Recursos Humanos (responsable de nómina) sobre la disponibilidad presupuestal y líquida para el pago de aguinaldo.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 7 de 11


PUESTO

ACTIVIDAD


Se entera e informa al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para que otorgue la autorización de la transferencia a las cuentas bancarias de los servidores públicos del COBAEM.


Se entera y autoriza al analista del Departamento (responsable de nómina), la transferencia del pago a las cuentas bancarias de los servidores públicos del COBAEM.


Realiza la transferencia electrónica de nómina, general a las cuentas individuales de los servidores públicos, mediante el portal www.bancomer.com.

Imprime la nómina de aguinaldo en dos tantos y entrega:

Primer tanto.- Departamento de Presupuesto y Contabilidad.

Segundo tanto y recibos de pago.- Analista del Departamento (enlace administrativo).


Recibe impresión de la nómina y realiza la afectación contable y presupuestal.


8.- Analista del Departamento de Recursos Humanos (enlace administrativo)

Recibe impresión de la nómina y recibos de pago y los entrega a los responsables de nómina de los planteles y Centros EMSAD.

Nota.- Los recibos de pago de oficinas centrales se entrega directamente a los servidores públicos, previo acuse de recibo.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 8 de 11


PUESTO

ACTIVIDAD



Obtiene recibos de pago y los entrega a cada servidor público adscrito al plantel o Centro EMSAD.

10.- Servidor Público Obtiene recibo de pago, acusa de recibido y entrega al responsable de nómina.



Obtiene acuses de recibo, archiva y elabora en original y copia el oficio para informar la conciliación de su nómina y entrega al Departamento de Recursos Humanos.

Obtiene acuse de recibido y archiva.


Recibe oficio de conciliación de nómina para el pago de aguinaldo y archiva.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 9 de 11


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 10 de 11


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 11 de 11

MEDICION:

Indicador para medir la eficiencia de pago de aguinaldo a los servidores públicos del COBAEM.

Número de pagos de aguinaldo efectuados

X 100 =

% pago de aguinaldo realizado

Número de servidores públicos sujetos a

pago de aguinaldo REGISTRO DE EVIDENCIAS:

Base de datos del personal al que se le pagó aguinaldo.

Recibos de pago.


No aplica.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/07

Página: 12 de 11


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

Página: 1 de 15

PROCEDIMIENTO: Elaboración de los Movimientos de Baja de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

OBJETIVO:

Mantener actualizada la plantilla del personal autorizada al Colegio de Bachilleres del Estado de México, mediante la elaboración de los movimientos de baja de los servidores públicos en el sistema de nómina.

ALCANCE:

Aplica a los servidores públicos de los Planteles, Centros de Educación Media Superior a Distancia y Oficinas Centrales del Colegio de Bachilleres del Estado de México, que tengan a su cargo las actividades relacionadas con el movimiento de baja del personal.

REFERENCIAS:

Ley Federal del Trabajo. Capítulo IV de la Rescisión de las Relaciones de Trabajo, Artículo 47, Diario Oficial de la Federación, 17 de enero de 2006.

Ley que Crea el Organismo Público Descentralizado Denominado Colegio de Bachilleres del Estado de México. Artículo 16, fracción V, Gaceta del Gobierno, 28 de junio de 1996.

Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, Título tercero Capítulo IX de la Rescisión de la Relación Laboral, Artículo 89 fracs. I a la V, Artículo 90 fracciones l a la Vll, Artículos, 91, 92, 93 fracciones l a la XVlll, Artículos 94, 95 fracciones l a la V, Artículos 96, 97 fracciones l a la V, Artículo 98, fracciones V, Vl, Xll. Gaceta del Gobierno, 23 de octubre de 1998.

Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado y Municipios. Capítulo ll de la Responsabilidad Administrativa Disciplinaria, Artículo 42 fracciones l a la XXXl; Artículos 43, 44, 45, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 90 y 91. Gaceta del Gobierno, 21 de julio de 2006.

Manual de Normas y Procedimientos de Desarrollo y Administración de Personal. Procedimiento 031 Baja de Servidores Públicos Generales y de Confianza. Procedimiento 032 Baja de Servidor Público Docente. (Junio de 2008).

Reglamento Interior de Trabajo del Personal Académico, Administrativo y Sindicalizado del Colegio de Bachilleres del Estado de México, Artículo 8, 9, 10, 74 Bis “A”, 74 Bis “B”. Depositado en la Junta de Conciliación y Arbitraje el 03 de octubre de 2011.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

Página: 2 de 15

Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Apartado VII: Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos, Gaceta del Gobierno, 09 Diciembre de 2011.

RESPONSABILIDADES:

El Departamento de Recursos Humanos del COBAEM es el responsable de llevar a cabo las acciones y trámites correspondientes para realizar el movimiento de baja y el pago del finiquito de los servidores públicos que se separan laboralmente del COBAEM.


Validar mediante firma el Formato Único de Movimientos de Personal por baja. (FUMP)


Validar mediante firma el Formato Único de Movimientos de Personal por baja.


Autorizar las solicitudes de finiquito.

Validar mediante firma el Formato Único de Movimientos de Personal por baja.

Turnar al Analista del Departamento los documentos para realizar trámite de baja.

Recabar firmas del FUMP del Director de Administración y Finanzas y del Director General.

Turnar al Analista del Departamento los documentos para generar la baja en el Sistema de la Dirección General de Responsabilidades y Situación Patrimonial.

El Departamento de Presupuesto y Contabilidad del COBAEM deberá:

Elaborar el cheque de finiquito y entregarlo al Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.

El Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM deberá:

Revisar que cumpla con los requerimientos, la documentación para dar de baja a servidor público.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

Página: 3 de 15

Ingresar el movimiento de baja en el sistema de nóminas.

Recabar las firmas en el Formato Único de Movimientos de Personal por baja del Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

Si es el caso, generar Cédula de Identificación de Servidores Públicos por baja en el servicio.

Elaborar cálculo del finiquito.

Solicitar al Departamento de Presupuesto y Contabilidad la elaboración del cheque de finiquito.

Entregar al Subdirector Administrativo el finiquito y obtener acuse de recibo en la póliza.

Entregar el Formato Único de Movimientos de Personal por baja al Auxiliar Administrativo, para su entrega al servidor público.

El Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/Departamento de Recursos Humanos del COBAEM) deberá:

Enviar mediante oficio al Departamento de Recursos Humanos del COBAEM, el Formato Único de Movimientos de Personal (FUMP), por baja debidamente validado mediante la firma del Titular de la unidad administrativa solicitante y el servidor público que causará baja en el COBAEM y anexar la documentación soporte.

Enviar mediante oficio al Departamento de Recursos Humanos del COBAEM, la solicitud de baja ante la Secretaría de la Contraloría (si es el caso). el mismo día en que el servidor público se da de baja en el COBAEM, para que pueda presentar manifestación de bienes por baja.

Recibir y entregar el cheque del finiquito al interesado y obtener acuse de recibido en la póliza original y remitir al Departamento de Recursos Humanos.

Entregar FUMP al servidor público y archivar original en el expediente de personal.

La Secretaria del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM deberá:

Recibir documentación que turna el Auxiliar Administrativo, acusar de recibido y turnarla al titular de Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.



Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

Página: 4 de 15

Recibir cheque de su finiquito y FUMP original, firmar de recibido.

DEFINICIONES:

Formato Único de Movimientos de Personal: (FUMP)

Documento por medio de cual se formaliza o se concluye la relación entre el servidor público y el Colegio de Bachilleres del Estado de México, estableciendo las condiciones que regirán dicha relación, contiene los datos generales del trabajador, el cargo para el que es designado, su jornada laboral, su sueldo, lugar de adscripción y aceptación del servidor público. Asimismo, es el único documento válido para trámites oficiales.

Renuncia: Documento por medio del cual se establece la fecha en que se da por concluida la relación laboral entre el organismo y el servidor público y en el cual, este último se compromete a entregar la documentación y bienes a su cargo.

Finiquito: Pago que por derecho se le hace al trabajador al término de la relación laboral y que consiste en su sueldo hasta el último día laborado, parte proporcional de aguinaldo, prima vacacional y vacaciones no disfrutadas correspondientes a los meses que trabajó.

Sujeto obligado: Personal que por la naturaleza de su plaza y/o funciones está obligado a presentar manifestación de bienes ante la Secretaría de la Contraloría.

Constancia de No adeudo:

Documento expedido por las diversas áreas que conforman el organismo y que tiene como objetivo liberar al servidor público de cualquier responsabilidad en cuanto a bienes o valores a su cargo.

Cédula de Identificación de Servidores Públicos:

Documento emitido por la Dirección de Responsabilidades de la Secretaría de la Contraloría, el cual contiene el Código de Barras y la Contraseña (NIP) para que de ser el caso, el servidor público pueda presentar su manifestación de bienes por baja vía electrónica.

INSUMOS:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

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El oficio de solicitud expedido por la unidad administrativa solicitante para dar de baja a un servidor público que dejará de prestar sus servicios en el COBAEM, anexo a los siguientes documentos:

Formato Único de Movimiento de Personal.

Gafete-credencial con fotografía del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Reporte de inasistencias.

Cédula de Identificación de servidores públicos (si es el caso).

RESULTADO:

Elaboración de los movimientos de baja de los servidores públicos del COBAEM.


Elaboración y Solicitud del Pago de Finiquitos a Servidores Públicos que causaron baja en el COBAEM.

POLÍTICAS:

La documentación soporte para tramitar la baja del servidor público será la siguiente: por renuncia: formato de renuncia; por fallecimiento: copia del acta de defunción; por rescisión laboral: acta administrativa de rescisión; por resolución de la Contraloría: oficio de resolución; por pensión por cualquier causa ante ISSEMYM: oficio de notificación del ISSEMYM, por inhabilitación médica: dictamen de incapacidad permanente por riesgo de trabajo.

El COBAEM y el servidor público podrán rescindir la relación de trabajo, cuando, incurran en las causales previstas en la Ley Federal de Trabajo, y/o por la Ley del Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios.

Se podrá dar por concluida la relación laboral cuando el servidor público haya iniciado trámites de pensión por cualquier causa ante el ISSEMYM o por resolución de la Contraloría.

No se considerará baja el hecho de que un servidor público solicite cambio de adscripción ya sea de Dirección General a un plantel o de un plantel a otro, aún cuando medie renuncia; en este caso, deberá seguirse el procedimiento de transferencia.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

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Sólo podrá procesarse el movimiento de baja, cuando se cuente con la documentación probatoria del hecho, es responsabilidad de la unidad administrativa hacer llegar con la debida anticipación a la quincena en la que causó baja el servidor público la renuncia y el FUMP.

La fecha en que deberá procesarse la baja será el día siguiente en que el servidor público deje de prestar sus servicios en la unidad administrativa de adscripción.

Cuando un servidor público incurra en cuatro o más faltas de asistencia sin causa justificada dentro de un lapso de 30 días naturales, la unidad administrativa de adscripción deberá levantar el acta administrativa por abandono de empleo y notificar la baja al Departamento de Recursos Humanos.

El acta administrativa no deberá sustituir al Formato Único de Movimientos de Personal.

La unidad administrativa de adscripción deberá integrar al expediente personal la documentación probatoria de la baja.

La unidad administrativa de adscripción, deberá entregar el original del Formato Único de Movimientos de Personal por baja al interesado, a un familiar o un representante legal, la firma en éste, constituye la aceptación de la renuncia.

El servidor público que cause baja podrá recibir un finiquito que consiste en el pago de sueldo hasta el último día laborado, parte proporcional de aguinaldo, prima vacacional y vacaciones no disfrutadas.

Para proceder al pago del finiquito el servidor público deberá presentar las constancias de no adeudo de los Departamentos de Recursos Materiales, Recursos Financieros, Recursos Humanos y Biblioteca y entregar la credencial con fotografía; asimismo, en éste podrán hacerse los ajustes necesarios que por adeudo tenga con el organismo.

El pago del finiquito deberá hacerse 15 días posteriores al día en que se generó la baja.

Los servidores públicos que estén sujetos al procedimiento de Entrega-Recepción deberán integrar en ella la credencial con fotografía.

El servidor público que causo baja, deberá presentarse a recibir cheque de finiquito en un lapso no mayor de un mes, de no hacerlo este se cancelará, debiendo solicitar por escrito al Departamento de Presupuesto y Contabilidad su reexpedición.

DESARROLLO:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

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ACTIVIDAD


Solicita al Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM, mediante oficio que elabora en original y copia, se realice el movimiento de baja del personal, administrativo o académico que dejará de prestar sus servicios en el Colegio, anexando para cada caso la documentación soporte.

Asimismo, para el caso de los sujetos obligados, elabora oficio en original y copia solicitando se genere la Cédula de Identificación de Servidores Públicos por Baja en el Servicio para presentar la declaración patrimonial correspondiente.


2.- Secretaria del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM

Recibe oficio, sella la copia de acuse y turna el original junto con la documentación anexa al jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.

Programa en el sistema de nóminas aplicando las fórmulas del cálculo de aguinaldo que marca la normatividad para cada una de las categorías, considerando el sueldo base diario.

Obtiene cantidad a pagar por el importe total de la nómina y le informa verbalmente al Jefe del Departamento de Presupuesto y Contabilidad para verificar la disponibilidad de recursos.


Recibe oficio junto con la documentación anexa, se entera y lo turna al Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM para su trámite.


Recibe oficio y documentación anexa, la revisa y determina:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

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ACTIVIDAD

5.- Si no está completa la documentación o contiene errores, señala observaciones y la devuelve al Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/Departamento de Recursos Humanos del COBAEM) para su corrección y/o complementación.


Recibe, documentación con observaciones, corrige y/o complementa y la turna al Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM. (Se conecta con la operación número 4).


Si la documentación está correcta, realiza el movimiento de baja en el sistema de nómina, si es el caso, genera la Cédula de Identificación de Servidores Públicos por Baja en el Servicio Público, realiza el cálculo del finiquito y solicita al Departamento de Presupuesto y Contabilidad del COBAEM elabore el cheque por la cantidad y concepto correspondiente, remitiendo la siguiente documentación: cálculo de finiquito, copia de la renuncia y formato de pago proporcional por baja en el servicio.

8.- Departamento de Presupuesto y Contabilidad del COBAEM

Recibe solicitud de la elaboración de cheque junto con la documentación anexa, elabora cheque y póliza del finiquito y remite junto con la documentación anexa al Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/Departamento de Recursos Humanos del COBAEM).


Obtiene documentos y previo acuse de recibo, los entrega al servidor público que causó baja. Archiva acuse.

10.- Servidor Público Recibe cheque por finiquito y espera le sea entregado el Formato Único de Movimientos de Personal (FUMP) por parte del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

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ACTIVIDAD



Una vez gestionado el movimiento de baja en el Sistema de Nómina, turna el FUMP al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para firma de validación.


Recibe FUMP de baja, lo valida y lo turna vía económica al Director de Administración y Finanzas para su validación.


Recibe FUMP de baja, lo valida y lo devuelve al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.


Recibe FUMP de baja validado y lo turna de forma económica al Director General del COBAEM.

15.- Director General del COBAEM Recibe FUMP de baja, lo valida y lo devuelve al Jefe del Departamento de Recursos Humanos.


Recibe FUMP de baja validado y lo turna al Analista del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM.


Recibe FUMP de baja validado por autoridades y anexa la Cédula de Identificación de Servidores Públicos por Baja en el Servicio (si fuese el caso), entrega los originales al Auxiliar Administrativo (Planteles/CEMSAD/Departamento de Recursos Humanos del COBAEM), previo acuse de recibo en una relación.


Recibe documentos en original: FUMP de baja, si es el caso, Cédula de Identificación de Servidores Públicos por Baja en el Servicio y acusa de recibido en una relación; asimismo, obtiene copia de cada documento para recabar firma de acuse y entrega originales al servidor público.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

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ACTIVIDAD

19.- Servidor Público Recibe original del Formato Único de Movimientos de Personal y, si es el caso, Cédula de Identificación de Servidores Públicos por Baja, la cual contiene su número de identificación personal y su contraseña para realizar su manifestación de bienes por baja en el servicio, acusa de recibido y se retira.


Recibe copias de los documentos con firma de acuse del servidor público que causó baja y archiva.

Se conecta con el procedimiento: “Elaboración y solicitud del Pago de Finiquitos a Servidores Públicos que Causaron Baja en el Colegio de Bachilleres del Estado de México”.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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MEDICIÓN: Indicador para medir la capacidad de respuesta:

Número mensual de bajas procesadas en tiempo y forma

X 100 =

% de movimientos procesados

Número mensual de bajas recibidas REGISTRO DE EVIDENCIAS:


Documento comprobatorio de la baja. FORMATOS E INSTRUCTIVOS:



Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

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Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/08

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INSTRUCTIVO DE LLENADO PARA LLENAR EL FORMATO ÚNICO DE MOVIMIENTO DE PERSONAL (FUMP)

OBJETIVO: Generar los movimientos de baja de los servidores públicos.

DISTRIBUCIÓN Y DESTINATARIO: El formato se genera en original y dos copias, el original se entrega al servidor público la primera copia la resguarda el Departamento de Recursos Humanos y la segunda copia se integra al expediente del personal del servidor público.

NO.

CONCEPTO

DESCRIPCIÓN

1

Adscripción.

Escribir el nombre de la unidad administrativa solicitante, plantel o Centro EMSAD.

2 Datos Generales. Espacio para escribir el nombre completo, clave de ISSEMYM, fecha de nacimiento, registro federal de contribuyentes, clave única de registro de población, domicilio, código postal, teléfono, lugar de nacimiento, estado civil y la escolaridad del servidor público.

3 Trámite. Marcar con una “x” el cuadro, según el movimiento que corresponda.

4 Datos de la Plaza. En este espacio se escribe el número de trabajador, tipo de plaza (confianza, enlace y apoyo, y administrativa), tratándose del personal docente, número y tipo de horas clase, nombre de la plaza y fecha de vigencia.

5 Percepciones y Deducciones.

Espacio para anotar tanto las percepciones como las deducciones, especificando el concepto, el importe y la clave correspondiente.

6

Datos laborales del servidor público.

Lugar para describir la situación laboral entre el servidor público y el gobierno del estado de México anotando la fecha de ingreso, antigüedad, fecha de la última promoción, horario, tipo de sindicato afiliado y tipo de la relación laboral (contrato determinado o indeterminado).

7 Datos de la Baja. Señalar el día, mes y año en que causa baja el servidor público, así como indicar con una “x” el motivo de la baja.

8 Observaciones. Lugar para anotar cualquier aclaración o dato importante.

9 Firmas.

Anotar los nombres y firmas del titular de la unidad administrativa solicitante, del Director de Administración y Finanzas, del titular del departamento de Recursos Humanos y el del Director General del COBAEM.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 1 de 34

PROCEDIMIENTO: Elaboración y Solicitud del Pago de Finiquitos a Servidores Públicos que Causaron Baja en el Colegio de Bachilleres del Estado México.

OBJETIVO:

Mejorar los servicios de atención a los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México, que dan por terminados sus servicios en el organismo, mediante la elaboración y solicitud del pago de su finiquito.

ALCANCE:

Aplica a los servidores públicos adscritos al COBAEM, que tengan a su cargo la responsabilidad de la elaboración y solicitud del pago de finiquitos, así como a los servidores públicos adscritos al COBAEM sujetos a este derecho.

REFERENCIAS:

Ley Federal del Trabajo. Capítulo IV de la Rescisión de las Relaciones de Trabajo, Artículos 79, 87, 110, 516 y 517. Diario Oficial de la Federación, 17 de enero de 2006.

Ley de Trabajo de los Servidores Públicos del Estado y Municipios, Artículos 78, 79, 80, 89 y 180. Gaceta del Gobierno, 23 de octubre de 1998.

Ley que Crea el Organismo Público Descentralizado Denominado Colegio de Bachilleres del Estado de México. Artículo 16, fracción V. Gaceta del Gobierno, 20 de junio de 1996.

Reglamento Interior de Trabajo del Personal Académico, Administrativo y Sindicalizado del Colegio de Bachilleres del Estado de México, Artículo 11. Depositado en la Junta de Conciliación y Arbitraje el 3 de octubre de 2011.

Manual General de Organización del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Apartado VII: Objetivo y Funciones por Unidad Administrativa: Departamento de Recursos Humanos. Gaceta del Gobierno, 09 de Diciembre de 2011.

RESPONSABILIDADES:

El Departamento de Recursos Humanos es responsable de elaborar el cálculo del finiquito y solicitar al Departamento de Presupuesto y Contabilidad el cheque del pago correspondiente para los servidores públicos que causaron baja en el COBAEM. El Director de Administración y Finanzas deberá:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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Firmar en (autorizó) el formato de Servicios Personales para la solicitud de elaboración del cheque.

El Jefe del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM, deberá:

Firmar en (autorizó) el formato para el Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos y firmar en (elaboró) el formato de Servicios Personales para la solicitud de elaboración del cheque.

Firmar en (autorizó) el formato para el Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos y firmar en (elaboró) el formato de Servicios Personales para la solicitud de elaboración del cheque.

El Jefe Superior Inmediato (Director de Área, Jefe de Departamento, Director del Plantel y/o Coordinador del Centro EMSAD), deberá:

Firmar de aceptación la renuncia en tres tantos.

Firma el oficio dirigido al Jefe del Departamento de Recursos Humanos donde solicita el pago de finiquito del Servidor Público.

El Analista del Departamento (responsable de nómina) deberá:

Revisar el formato de Cálculo de Finiquito, el formato de Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos y el formato de Servicios Personales para la solicitud de elaboración del cheque.

Firmar en (revisó) el formato de Cálculo de Finiquito y el formato para el de Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos y colocar su antefirma en el formato de Servicios Personales para la solicitud de elaboración del cheque, junto al nombre del Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

Proporcionar al Analista del Departamento (responsable de elaboración de cálculo para pago del finiquito), las bases del personal administrativo, de confianza y del personal docente, correspondientes a la quincena corriente, de pago de aguinaldo, de prima vacacional, gratificación especial y aumento salarial del año en curso.

Consultar en el sistema de nómina NOI los importes correspondientes al impuesto I.S.R. o Subsidio al Empleo según aplique, hacer dos impresiones y anexarlas al formato de Cálculo de Finiquito, cuando lo revise.

El Analista del Departamento (responsable de descuentos por inasistencias) deberá:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 3 de 34

Analizar la incidencia e informar de manera verbal al Analista del Departamento (responsable de elaboración de cálculo para pago del finiquito) el importe a descontar por la incidencia del servidor público en su finiquito, incluyendo las sanciones que apliquen según sea el caso.

El Analista del Departamento (responsable del pago de premios de puntualidad) deberá:

Revisar sus reportes de premios de puntualidad para ver si el servidor público que causó baja es acreedor al premio de puntualidad y, de ser así;

Notificar de manera verbal al Analista del Departamento (responsable de elaboración de cálculo para pago del finiquito) el tipo de premio al que es acreedor y el monto correspondiente.

El Analista del Departamento (responsable de la elaboración del cálculo para pago del finiquito) deberá:

Revisar que el oficio de solicitud de finiquito contenga los anexos correspondientes.

Elaborar el formato de Cálculo de Finiquito, el formato de Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos y el formato de Servicios Personales para la solicitud de elaboración del cheque, en dos tantos originales.

Consultar las bases del personal administrativo, de confianza y del personal docente, correspondientes a la quincena corriente, de pago de aguinaldo, de prima vacacional, gratificación especial y aumento salarial del año en curso; y consultar la relación de licencias sin goce de sueldo, para hacer los ajustes en los rubros a pagar.

Verificar si el reporte de inasistencias contiene incidencias, (retardos o faltas) y sí las contiene, consultar con el Analista del Departamento (responsable de descuentos por inasistencias) el importe a descontar.

Consultar con el Analista del Departamento (responsable del pago de premios de puntualidad), si el servidor público que causa baja tiene derecho al pago del premio de puntualidad.

Aplicar los importes de descuento por incidencias (retardos o faltas) o por pago de premio de puntualidad, según sea el caso, en el formato de Cálculo de Finiquito.

Firmar en el apartado de (elaboró) el formato de de Cálculo de Finiquito.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 4 de 34

Firmar en el apartado de (elaboró) el formato para el Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos.

El Auxiliar Administrativo (Dirección General/ Planteles y CEMSAD del COBAEM) deberá:

Turnar de manera económica la renuncia del servidor público, al Jefe Superior Inmediato (Director de Área, Jefe de Departamento, Director del Plantel y/o Coordinador del Centro EMSAD) para su aceptación.

Devolver de manera económica como acuse la renuncia firmada de aceptación por su Jefe Superior Inmediato (Director de Área, Jefe de Departamento, Director del Plantel y/o Coordinador del Centro EMSAD) al Servidor Público que causo baja.

Integrar al expediente del servidor público una renuncia original firmada de aceptación por su Jefe Superior Inmediato (Director de Área, Jefe de Departamento, Director del Plantel y/o Coordinador del Centro EMSAD).

Elaborar oficio dirigido al Jefe del Departamento de Recursos Humanos donde remite la renuncia del servidor público, y pasarlo a firma del Jefe Superior Inmediato (Director de Área, Jefe de Departamento, Director del Plantel y/o Coordinador del Centro EMSAD).

Anexar reporte de inasistencias del último mes y el gafete- credencial, al oficio dirigido al Jefe del Departamento de Recursos Humanos donde remite la renuncia del servidor público.

La Secretaria del Departamento de Recursos Humanos del COBAEM deberá:

Sellar de recibido el oficio original donde remiten la renuncia del servidor público y en la copia.

Registrar en su libro de bitácora de seguimiento de correspondencia y turnar el oficio original al Analista del Departamento (responsable de elaboración de cálculo para pago del finiquito) para su atención.

La Secretaria del Departamento de Presupuesto y Contabilidad deberá:

Sellar de recibido los dos juegos de formatos donde se solicita la elaboración de cheque por concepto de finiquito.

La Secretaria de la Dirección de Administración y Finanzas deberá:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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Turnar al Director de Administración y Finanzas para su firma de autorización el juego de formatos que tiene la leyenda de acuse con el sello de recibido del Departamento de Presupuesto y Contabilidad.

Devolver al Analista del Departamento (responsable de elaboración de cálculo para pago del finiquito) de forma económica, el juego de formatos que tiene la leyenda de acuse con el sello de recibido del Departamento de Presupuesto y Contabilidad y la firma en (autorizó) del formato de Servicios Profesionales para la solicitud de elaboración del cheque del Director de Administración y Finanzas.


Elaborar en tres tantos originales su renuncia y entregarla al Auxiliar Administrativo (Dirección General/ Planteles y CEMSAD) junto con las Constancias de No Adeudo expedidas por los Departamentos de: Presupuesto y Contabilidad, Recursos Humanos, Recursos Materiales y Servicios Generales y el gafete-credencial que lo acreditaba como servidor público del Colegio.

DEFINICIONES: Aguinaldo:

Asignación económica a que tienen derecho los servidores públicos conforme a la normatividad vigente; esta asignación se cubre de acuerdo a las condiciones establecidas en los convenios suscritos con las organizaciones sindicales.

Finiquito: Es la liquidación consiste en el pago de sueldo hasta el último día laborado, parte proporcional de aguinaldo, prima vacacional y vacaciones no disfrutadas, a un servidor público que dejó de laborar para el COBAEM, por el tiempo de servicio prestado a la Institución, durante el año corriente.

Prima vacacional: Asignación adicional a los servidores públicos que tengan derecho a vacaciones, mismas que se cubren de acuerdo a las condiciones establecidas en los convenios suscritos con las organizaciones sindicales.

Renuncia: Es el documento por medio del cual, se establece la fecha en


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 6 de 34

que se da por concluida la relación laboral entre el organismo y el servidor público y en el que, este último, se compromete a entregar la documentación y bienes a su cargo.

Sistema de nómina NOI: Es el paquete de cómputo mediante el cual se procesa la información contenida en el expediente de “Movimientos de la Nómina de la Quincena” para generar de manera electrónica la nómina de la quincena que corresponde y los recibos de pago de los servidores públicos del COBAEM.

Sueldo base diario: Es el resultado de dividir el sueldo base mensual, considerado en el tabulador autorizado por la Secretaría de Finanzas entre 30.4.

INSUMOS:

Para pago de finiquito:

Oficio de solicitud de pago de finiquito del servidor público que dejó de prestar sus servicios en el COBAEM, emitido por el Plantel, Centro EMSAD y/o unidad administrativa del Colegio, anexo a los siguientes documentos:

1. Renuncia original del servidor público que causó baja, aceptada por su jefe

inmediato.

2. Reporte de inasistencias del último mes que laboró el servidor público.

3. Gafete-credencial con fotografía del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

4. Constancias de No Adeudo expedidas por los Departamentos de: Presupuesto y Contabilidad, Recursos Humanos, Recursos Materiales y Servicios Generales.

RESULTADO:

Solicitud de elaboración del cheque por concepto de pago de finiquito.

INTERACCIÓN CON OTROS PROCEDIMIENTOS

Departamento de Presupuesto y Contabilidad:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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Autorización de Cheques para el Pago de Solicitudes por Diversas Erogaciones. POLÍTICAS

El servidor público a través de su unidad de adscripción, deberá solicitar por escrito al Departamento de Recursos Humanos el pago de finiquito, de lo contrario, quedará pendiente y se aplicará lo correspondiente en materia de prescripción, con fundamento en el artículo 516 de la Ley de Trabajo.

El oficio de solicitud de pago de finiquito deberá traer anexo: Renuncia original del servidor público que causó baja, aceptada por su jefe inmediato; reporte de inasistencias del último mes que laboró, Constancias de No Adeudo expedidas por los Departamentos de: Presupuesto y Contabilidad, Recursos Humanos, Recursos Materiales y Servicios Generales y su gafete-credencial con fotografía del Colegio de Bachilleres del Estado de México o, en su caso, especificar el motivo por el cual no cuenta con él.

En caso de que el servidor público sea acreedor a deducciones por faltas se le descontará del finiquito.

Sí el servidor público causó baja antes del 15 ó 31 de cada mes, y no se reportó en tiempo, se le descontará de su finiquito la cantidad correspondiente a los días no laborados por concepto de pago improcedente por baja extemporánea.

DESARROLLO

No.


ACTIVIDAD

1.- Servidor Público Elabora en 3 tantos originales su renuncia y las entrega al Auxiliar Administrativo (Dirección General/ Planteles y CEMSAD), anexándole constanticas de No Adeudo expedidas por los Departamentos de: Presupuesto y Contabilidad, Recursos Humanos, Recursos Materiales y Servicios Generales.

2.- Auxiliar Administrativo (Dirección General/ Planteles y CEMSAD)

Recibe la renuncia del servidor público, con los anexos, turna de manera económica al Jefe Superior Inmediato (Director de Área, Jefe de Departamento, Director del Plantel y/o Coordinador del Centro EMSAD) para su


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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No.


ACTIVIDAD

aceptación.

3.- Jefe Superior Inmediato (Director de Área, Jefe de Departamento, Director del Plantel y/o Coordinador del Centro EMSAD)

Recibe y procede a firmar las renuncias de aceptación y devuelve al Auxiliar Administrativo (Dirección General/ Planteles y CEMSAD).


Recibe de manera económica la renuncia en tres tantos firmadas de aceptación, devuelve una como acuse al servidor público, la otra la integra al expediente del servidor público y procede a elaborar oficio dirigido al Jefe del Departamento de Recursos Humanos donde solicita el pago de finiquito del servidor público, y lo pasa a firma del Jefe Superior Inmediato (Director de Área, Jefe de Departamento, Director del Plantel y/o Coordinador del Centro EMSAD).

5.- Jefe Superior Inmediato (Director de Área, Jefe de Departamento, Director del Plantel y/o Coordinador del Centro EMSAD)

Firma el oficio dirigido al Jefe del Departamento de Recursos Humanos donde solicita el pago de finiquito del servidor público, y devuelve al Auxiliar Administrativo (Dirección General/ Planteles y CEMSAD) para su entrega.


Recibe el oficio firmado y anexa renuncia original, reporte de inasistencias del último mes que laboró, Constancias de No Adeudo expedidas por los Departamentos de: Presupuesto y Contabilidad, Recursos Humanos, Recursos Materiales y Servicios Generales y el gafete-credencial, procede a sacar fotocopia para su acuse de recibo y entrega a la Secretaria del Departamento de Recursos Humanos.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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No.


ACTIVIDAD

7.- Secretaria del Departamento de Recursos Humanos

Recibe oficio original, con los anexos y sella de acuse de recibido en la copia, el cual devuelve al Auxiliar Administrativo (Dirección General/ Planteles y CEMSAD); y el oficio original lo registra en su libro de bitácora de seguimiento de correspondencia y lo turna al Analista del Departamento (responsable de elaboración de cálculo para pago del finiquito) para su atención.

8.- Analista del Departamento (responsable de la elaboración del cálculo para pago del finiquito)

Recibe el oficio original y firma bitácora de seguimiento de correspondencia, revisa el oficio de solicitud de finiquito, el cual debe tener anexo:

1.- Renuncia original firmada de aceptación por su jefe inmediato superior y que la fecha coincida con la baja en nómina;

2.- El último reporte de inasistencias del servidor público que causa baja;

3.- Constancias de No Adeudo expedidas por los Departamentos de: Presupuesto y Contabilidad, Recursos Humanos, Recursos Materiales y Servicios Generales;

4.- El gafete-credencial que lo acreditaba como servidor público del COBAEM o, en su defecto, especificar el por qué no lo devuelve y determina:

¿Contiene todos los anexos y son correctos?


Sí no contiene todos los anexos o no son correctos, se comunica con el Auxiliar Administrativo (Dirección General/Planteles y CEMSAD), para pedirle que remita los faltantes o corrija según sea el caso.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 10 de 34

No.


ACTIVIDAD

10.- Auxiliar Administrativo (Dirección General/ Planteles y CEMSAD

Corrige los anexos o entrega los faltantes según sea el caso a la Secretaria del Departamento de Recursos Humanos. (Se conecta con la operación número 7).


Sí contiene todos los anexos y son correctos, elabora el formato de Cálculo de Finiquito, consulta las bases del personal administrativo, de confianza y del personal docente, que el responsable de nómina le proporciona cada quincena, la cual contiene número de empleado, nombre completo, fecha de ingreso, adscripción, puesto, número de horas clase impartidas por mes y sueldo en la base quincenal, de pago de aguinaldo, de prima vacacional, gratificación especial y aumento salarial del año en curso.

Consulta la relación de licencias sin goce sueldo proporcionada por el responsable de seguimiento de licencias, para hacer los ajustes en los rubros a pagar y verifica si el reporte de inasistencias contiene incidencias, (retardos o faltas) y determina:

¿Tiene incidencias (retardos o faltas)?

12.- Si no tiene incidencias (retardos o faltas), consulta de manera verbal al Analista del Departamento (responsable del pago de premios de puntualidad) sí tiene premio (s) de puntualidad.

13.- Analista del Departamento (responsable del pago de premios de puntualidad)

Revisa sus reportes de premios de puntualidad para ver si es acreedor al premio de puntualidad y determina:

¿Tiene premio de puntualidad?


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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No.


ACTIVIDAD


Si no tiene premio de puntualidad, le notifica de manera verbal al Analista del Departamento (responsable de la elaboración del cálculo para pago del finiquito).


Imprime el formato de Cálculo de Finiquito, lo firma en el apartado de (elaboró) y entrega de manera económica al Analista del Departamento (responsable de nómina) para que lo revise. (Se conecta con a la operación número 20).


Si tiene premio de puntualidad, le notifica de manera verbal al Analista del Departamento (responsable de la elaboración del cálculo para pago del finiquito) el tipo de premio (mensual, semestral y/o anual) al que es acreedor y el monto para que lo incluya en el formato de Cálculo de Finiquito. (Se conecta a la operación número 19).


Si tiene incidencias (retardos o faltas), consulta de manera verbal al Analista del Departamento (responsable de descuentos por inasistencias), cual es el importe a descontar por la incidencia reportada.

18.- Analista del Departamento (responsable de descuentos por inasistencias)

Analiza la incidencia y de manera verbal le informa al Analista del Departamento (responsable de la elaboración del cálculo para pago del finiquito), el importe a descontar por la incidencia del Servidor Público en su finiquito, incluyendo las sanciones que apliquen según sea el caso.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 12 de 34

No.


ACTIVIDAD


Aplica los importes en el formato de Cálculo de Finiquito, imprime, firma en el apartado de (elaboró) y entrega de manera económica al Analista del Departamento (responsable de nómina) para que lo revise.


Recibe de manera económica el formato de Cálculo de Finiquito, analiza y determina:

¿Está bien elaborado?

21.- Si no está bien elaborado, anota sus observaciones y devuelve de manera económica al Analista del Departamento (responsable de la elaboración del cálculo para pago del finiquito), para su corrección.


Recibe de manera económica el formato de Cálculo de Finiquito con las observaciones, corrige y entrega de manera económica al Analista del Departamento (responsable de nómina) para que lo revise. (Se conecta con la operación número 20).


Si está bien elaborado, consulta en el sistema de nómina NOI los importes correspondientes a las deducciones por el impuesto I.S.R. o Subsidio al Empleo según aplique, hace dos impresiones y anexa al formato de Cálculo de Finiquito, firma en el apartado de (revisó) y devuelve de manera económica al Analista del Departamento (responsable de elaboración de cálculo para pago del finiquito).


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 13 de 34

No.


ACTIVIDAD


Recibe de manera económica el formato de Cálculo de Finiquito y las dos impresiones de las deducciones de impuestos, requisita el formato para el Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos y el formato de Servicios Personales para la solicitud de elaboración del cheque.

Imprime en dos tantos originales, y firma en el apartado de (elaboró) el formato para el Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos; a un juego de los formatos impresos adjunta el oficio donde remiten la renuncia con los anexos originales, para que sea el acuse de recibido, al otro juego le anexa copia de la renuncia y los entrega de manera económica al Analista del Departamento (responsable de nómina), para su revisión.


Recibe de manera económica los dos juegos de formatos impresos con sus anexos, revisa y determina:

¿Son correctos?

26.- Si los documentos no son correctos, realiza sus observaciones y devuelve al Analista del Departamento (responsable de la elaboración del cálculo para pago del finiquito) para su corrección.


Recibe de manera económica los dos juegos de formatos impresos y sus anexos con las observaciones y corrige. (Se conecta a la operación número 25).

28.- Analista del Departamento Sí los documentos son correctos, firma en el


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 14 de 34

No.


ACTIVIDAD

(responsable de nómina) apartado de (revisó) el formato para el Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos y pone su antefirma de Vo. Bo. en el formato de Servicios Personales junto al nombre del Jefe del Departamento de Recursos Humanos; los devuelve al Analista del Departamento (responsable de la elaboración del cálculo para pago del finiquito).


Recibe de forma económica los dos juegos de formatos y entrega de manera económica al Jefe del Departamento de Recursos Humanos para su firma de Autorización.


Recibe de forma económica los dos juegos de formatos impresos con sus anexos y firma en (autorizó) el formato para el Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos y de (elaboró) el formato de Servicios Personales para la solicitud de elaboración del cheque, y los devuelve al Analista del Departamento (responsable de la elaboración del cálculo para pago del finiquito).


Recibe de forma económica los dos juegos de formatos debidamente firmados con sus anexos, coloca el sello de acuse de recibido al juego de formatos que contiene adjunto el oficio donde remiten la renuncia con los anexos originales y entrega los dos juegos de formatos a la Secretaria del Departamento de Presupuesto y Contabilidad.

32.- Secretaria del Departamento de Presupuesto y Contabilidad

Recibe los dos juegos de formatos, los sella de recibido y devuelve el que tiene la leyenda de acuse al Analista del Departamento (responsable de la elaboración del cálculo para pago del


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 15 de 34

No.


ACTIVIDAD

finiquito). Se conecta con el procedimiento: “Autorización de Cheques para el Pago de Solicitudes por Diversas Erogaciones”.


Recibe el juego de formatos que tiene la leyenda de acuse con el sello de recibido del Departamento de Presupuesto y Contabilidad y captura los datos en su relación de Control de Solicitud de Cheques de Finiquitos y entrega de manera económica a la Secretaria de la Dirección de Administración y Finanzas.

34.- Secretaria de la Dirección de Administración y Finanzas

Recibe de forma económica el juego de formatos que tiene la leyenda de acuse con el sello de recibido del Departamento de Presupuesto y Contabilidad y turna al Director de Administración y Finanzas.

35.- Director de Administración y Finanzas

Recibe de forma económica el juego de formatos y firma en (autorizó) el formato de Servicios Personales para la solicitud de elaboración del cheque y devuelve a la Secretaria de la Dirección de Administración y Finanzas.

36.- Secretaria de la Dirección de Administración y Finanzas

Recibe de forma económica el juego de formatos firmado y devuelve Analista del Departamento (responsable de elaboración de cálculo para pago del finiquito).


Recibe de forma económica el juego de formatos firmado y archiva.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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Octubre de 2012

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Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

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Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 22 de 34

MEDICIÓN:


Número de solicitud de elaboración de cheques de finiquitos realizados

X 100 =

% solicitud de cheques para

pago de finiquitos

Numero de solicitud de elaboración de cheques de finiquitos recibidos


Acuse de formatos: Cálculo de Finiquito, formato para el Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos y el formato de Servicios Personales debidamente firmados y con el sello de recibido del Departamento de Presupuesto y Contabilidad.


Cálculo de Finiquito.

Para el Pago Proporcional por Baja en el Servicio, Descuentos y Ajustes Correspondientes en Finiquitos.

Servicios Personales.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 23 de 34


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 24 de 34

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO CÁLCULO DE FINIQUITO


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 25 de 34

OBJETIVO: Generar los cálculos de percepciones y deducciones que conforme a la Ley le corresponden a los servidores públicos que causaron baja en el Colegio de Bachilleres del Estado de México.

DISTRIBUCIÓN Y DESTINATARIO: El formato se genera en dos originales, un original se entrega anexo a la solicitud de cheque por concepto de finiquito al Departamento de Presupuesto y Contabilidad y el otro original se resguarda en el expediente de solicitud de finiquitos en el Departamento de Recursos Humanos.

No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1

Nombre del Servidor Público.

Escribir el nombre completo (apellido paterno, apellido materno y nombre (s)) del servidor público que causa baja.

2 Adscripción. Colocar la unidad administrativa a la que pertenecía el servidor público, Plantel, Centro EMSAD o Dirección General.

3 Plaza. Anotar la plaza nominal administrativa o de docente que tenia.

4 No. Empleado. Escribir el número de empleado con el que estaba dado de alta en nómina.

5 Total de horas. En caso de ser docente, colocar el número de horas quecubría y especificar la categoría a la que pertenecía.

6 Fecha de alta. Anotar la fecha con la que ingresó a laborar al Colegio.

7 Fecha de baja. Colocar última fecha que laboró en el Colegio y la cual debe coincidir con la fecha de su FUMP de baja.

8 Licencia sin goce de sueldo.

Si el trabajador disfruto de una licencia sin goce de sueldo colocar las fechas del periodo y el total de días que comprendió, en caso de no ser así, eliminar este apartado.

9

Factor aguinaldo.

Anotar en fórmula los 60 días que corresponden por aguinaldo entre 1os 365 días del año:

=60/365 No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 10 Factor prima

vacacional. Anotar en fórmula los 25 días que corresponden por prima vacacional entre 1os 365 días del año:


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 26 de 34

=25/365

11 Factor vacaciones no disfrutadas.

Anotar en fórmula los 24 días que corresponden por vacaciones entre 1os 365 días del año, cuando se trata de trabajadores de Dirección General y Planteles:

=24/365

Anotar en fórmula los 20 días que corresponden por vacaciones entre 1os 365 días del año, cuando se trata de trabajadores de Centros EMSAD:

=20/365

12 Factor gratificación especial.

Anotar en fórmula los 20 días que corresponden por gratificación especial entre 1os 365 días del año:

=20/365

13 Sueldo base diario. Colocar en cada renglón correspondiente al aguinaldo, prima vacacional, vacaciones no disfrutadas y gratificación especial en fórmula, el sueldo base correspondiente a su plaza de acuerdo al tabulador vigente entre 30.4.

= sueldo base /30.4

14 Días laborados. En cada renglón correspondiente al aguinaldo, prima vacacional, vacaciones no disfrutadas y gratificación especial colocar en fórmula, el número de meses completos laborados en el año y multiplicarlos por 30.4.

= (número de meses laborados x 30.4)

Y en caso de haber laborado meses no completos, sumar los días al final de la fórmula

= (número de meses laborados x 30.4) + días.

15

Parte proporcional correspondiente.

En el caso de aguinaldo, prima vacacional y gratificación especial, se debe multiplicar:

Factor x Sueldo Base Diario x Días Laborados.

En el caso de vacaciones no disfrutadas, se debe multiplicar:

Factor x días laborados.

No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 16 Vacaciones

Disfrutadas. Se debe colocar únicamente en el reglón de vacaciones no disfrutadas, los días que disfrutó como vacaciones en el año laborado.


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Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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17 Percepción Pagada. Sólo en los renglones de aguinaldo, prima vacacional y

gratificación especial, se debe colocar las cantidades que se pagaron al servidor público como anticipos correspondientes a cada uno de las percepciones.

18 Por pagar. Colocar en cada renglón correspondiente al aguinaldo, prima vacacional, vacaciones no disfrutadas y gratificación especial en fórmula:

Parte proporcional correspondiente – percepción pagada.

19 Premio de

puntualidad. Si el trabajador fue acreedor al premio de puntualidad mensual, semestral o anual y no se le pagó mientras se encontraba activo, especificar el tipo de premio y monto a pagar. De no ser así eliminar este apartado.

20 Periodo. En cada renglón correspondiente al aguinaldo, prima vacacional, vacaciones no disfrutadas y gratificación especial anotar el periodo que laboró.

21 Total a pagar por concepto de finiquito antes de descuentos.

Anotar con número la sumatoria de los montos de las percepciones a pagar.

22

Descuentos por faltas y ausentismos.

Anotar el monto a descontar por faltas y ausentismos del servidor público que causa baja en el apartado de la quincena correspondiente en que las tuvo.

23

Total a descontar por faltas.

Anotar con número la sumatoria de los montos de las faltas y ausentismos a descontar.

No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN

24

Descontar por pago quincena completa.

Si al trabajador se le pagó la quincena completa cuando no debió ser así, debido a que se notificó en forma extemporánea, colocar la cantidad que debe reintegrar. Si no es el caso, eliminar éste apartado.

25 Total por concepto de finiquito.

Colocar la sumatoria del total a pagar por concepto de finiquito antes de descuentos, total a descontar por faltas


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Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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y, en su caso, de descuento por pago quincena completa.

26 Elaboró. Colocar el nombre, plaza nominal y firmar de elaboró, la persona que realizó el formato.

27 Revisó. Anotar el nombre y la plaza del responsable de nómina según sea caso para Dirección General y Planteles o Centro EMSAD, el cual revisa el finiquito esté aplicado y calculado de forma correcta.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO PARA EL PAGO PROPORCIONAL POR BAJA EN EL SERVICIO


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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DESCUENTOS Y AJUSTES CORRESPONDIENTES EN FINIQUITOS

OBJETIVO: Plasmar las percepciones y deducciones que conforme al cálculo de finiquito le corresponde a cada servidor público con motivo de su baja como parte proporcional del pago a su finiquito y tener la firma de recibido y conformidad del mismo.

DISTRIBUCIÓN Y DESTINATARIO: El formato se genera en dos originales, un original se entrega anexo a la solicitud de cheque por concepto de finiquito al Departamento de Presupuesto y Contabilidad y el otro original se resguarda en el expediente de solicitud de finiquitos en el Departamento de Recursos Humanos.

No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 1

Nombre del servidor público.

Escribir el nombre completo (apellido paterno, apellido materno y nombre (s)) del servidor público que causa baja.

2 Puesto. Dependiendo sí es Administrativo o Docente, colocar en el espacio correspondiente el nombre de la plaza nominal con que contaba.

3 Fecha de Baja. Indicar el último día, mes y año que laboró en el Colegio y el cual debe coincidir con la fecha de su FUMP de baja.

4 Dirección General, Planteles o Centro EMSAD.

Escribir el nombre del Plantel, Centro EMSAD o Dirección General según la adscripción a la que pertenecía.

5 Periodo Laboral. Anotar el periodo que laboró el servidor público que causa baja.

6 Prima Vacacional. Colocar la cantidad que le corresponde como pago de prima vacacional de acuerdo al formato de Cálculo de Finiquito.

7

Aguinaldo.

Colocar la cantidad que le corresponde como pago de aguinaldo de acuerdo al formato de Cálculo de Finiquito.

8 Parte proporcional de las vacaciones no disfrutadas.

Colocar la cantidad que le corresponde como pago por las vacaciones no disfrutadas de acuerdo al formato de Cálculo de Finiquito.

No. CONCEPTO DESCRIPCIÓN 9 Gratificación

especial. Colocar la cantidad que le corresponde como pago de gratificación especial de acuerdo al formato de Cálculo de


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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Finiquito.

10 Faltas y Ausentismos.

En caso de que tenga faltas y ausentismos, colocar el monto total a descontar por faltas de acuerdo al formato de Cálculo de Finiquito.

11 Impuestos. Anotar en los montos correspondientes al SUBSIDIO/ISR que son proporcionados por el responsable de nómina.

12 Neto pagado. Colocar la cantidad total a pagar por concepto de finiquito que consta de la suma de los montos por prima vacacional, aguinaldo, parte proporcional de las vacaciones no disfrutadas, gratificación especial y el subsidio al empleo y restarle los montos de deducción por concepto a pago de los impuestos I.S.R. o Subsidio al Empleo.

13 Recibí del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Escribir la cantidad en número y letra correspondiente al neto pagado por concepto de finiquito.

14

Nombre completo, firma y fecha.

Cuando se entregue el cheque por parte del Departamento de Presupuesto y Contabilidad, el servidor público debe colocar de puño y letra su nombre completo, la fecha en que recibe el cheque y su firma de aceptación.

15 Elaboró. Colocar el nombre, plaza nominal y firmar de elaboró, la persona que realizó el formato.

16 Revisó. Anotar el nombre y la plaza del responsable de nómina según sea caso para Dirección General y Planteles o Centro EMSAD, el cual revisa el finiquito esté aplicado y calculado de forma correcta.

17 Autorizó. Escribir el nombre del Jefe de Departamento de Recursos Humanos.


Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

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Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 33 de 34

INSTRUCTIVO PARA LLENAR EL FORMATO SERVICIOS PERSONALES

OBJETIVO: Remitir al Departamento de Presupuesto y Contabilidad los datos necesarios para que elaboren y entreguen el Cheque por concepto de Finiquito a los servidores públicos que causaron baja en el COBAEM.

DISTRIBUCIÓN Y DESTINATARIO: El formato se genera en dos originales, un original se entrega al Departamento de Presupuesto y Contabilidad anexo a la solicitud de cheque por concepto de finiquito y el otro original se resguarda en el expediente de solicitud de finiquitos en el Departamento de Recursos Humanos.


1

Número de Registro.

Anotar el número con el cual se identificará el documento, éste estará formado por: Iniciales del Departamento que elabora + tipo de documento + consecutivo + año:

RH/SP/001/2011

2 Fecha de Elaboración.

Anotar día, mes y año en que se elabora la solicitud.

3 Unidad Responsable.

Anotar la denominación de la unidad responsable a la que está adscrita la unidad ejecutora. De acuerdo al catálogo de unidades responsables, escribir el nombre del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

4 Unidad Ejecutora.

Anotar la denominación de la unidad ejecutora que presenta la solicitud, de acuerdo al Catálogo de Unidades Ejecutoras, contenido en el Manual de Normas y Políticas para el Ejercicio, Control y Evaluación del Gasto Público del Gobierno del Estado de México, que en este caso es:

Departamento de Recursos Humanos

5 Recibí de la dirección de Administración y finanzas del COBAEM la Cantidad de.

Anotar el monto total con número y letra, por el que se solicita el finiquito.



Edición:

Segunda

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14001/09

Página: 34 de 34

6

Por Concepto de.

Colocar el pago de finiquito y la fecha correspondiente a la baja del servidor público, la cual debe coincidir con la del FUMP de baja.

7 A favor de. Anotar el nombre del servidor público que causo baja.

8 Área de Adscripción. Escribir el nombre de la unidad administrativa a la que pertenecía el servidor público, Plantel, Centro EMSAD o Dirección General.

9 Clave Presupuestaria.

Deberán anotar los caracteres que la integran, para el caso de Recursos Humanos:

142 0801010301 3 205N14001

10 Importe. Anotar con número el monto que corresponda a cada percepción o deducción.

11 Total. Anotar con número la sumatoria de los montos.

12 Elaboró. Deberá anotar nombre y asentar la firma del Jefe del Departamento de Recursos Humanos.

13 Autoriza. Deberá anotar nombre y asentar firma del Director de Administración de Finanzas.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

Edición:

Tercera

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14005 Página: VIII

VIII. SIMBOLOGÍA

Inicio o final del procedimiento: Señala el principio o terminación de un procedimiento. Cuando se utilice para indicar el principio del procedimiento se anotará la palabra INICIO y cuando termine la palabra FIN.

Conector de Operación. Muestra las principales fases del procedimiento y se emplea cuando la acción cambia o requiere conectarse a otra operación lejana dentro del mismo procedimiento.

Operación. Representa la realización de una operación o actividad relativas a un procedimiento y se anota dentro del símbolo la descripción de la acción que se realiza en este paso.

Conector de hoja en un mismo procedimiento. Este símbolo se utiliza con la finalidad de evitar las hojas de gran tamaño, el cual muestra al finalizar la hoja, hacia donde va y al principio de la siguiente hoja de donde viene; dentro del símbolo se anotará la letra “A” para el primer conector y se continuará con la secuencia de las letras del alfabeto.

Decisión. Se emplea cuando en la actividad se requiere preguntar si algo procede o no, identificando dos o más alternativas de solución. Para fines de mayor claridad y entendimiento, se describirá brevemente en el centro del símbolo lo que va a suceder, cerrándose la descripción con el signo de interrogación.

Línea continúa. Marca el flujo de la información y los documentos o materiales que se están realizando en el área. Puede ser utilizada en l dirección que se requiera y para unir cualquier actividad.

Interrupción del procedimiento. En ocasiones el procedimiento requiere de una interrupción para ejecutar alguna actividad o bien, para dar tiempo al usuario de realizar una acción o reunir determinada documentación. Por ello, el presente símbolo se emplea cuando el proceso requiere de una espera necesaria e insoslayable.


Edición:

Tercera

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14005 Página: IX

IX. REGISTRO DE EDICIONES

Primera edición, febrero de 2010 (elaboración del manual). Segunda edición, octubre de 2012:

Actualización de Referencias jurídicas.

Actualización de logos.

Presentación e integración del procedimiento: Elaboración y Solicitud del Pago de Finiquitos a Servidores Públicos que Causaron Baja en el Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Se estandarizaron los diagramas.

Se modificó el procedimiento: Elaboración de los Movimientos de Alta de los Servidores Públicos del Colegio de Bachilleres del Estado de México.

Se modificó la letra del Manual a Gotham Book.


Edición:

Tercera

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14005 Página: X


Edición:

Tercera

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14005 Página: XI

X. DISTRIBUCIÓN

El original del Manual de Procedimientos se encuentra en poder del Departamento de Organización, Innovación y Calidad del Colegio de Bachilleres del Estado de México. Las copias controladas están distribuidas de la siguiente manera: Dirección de Administración y Finanzas.

Departamento de Recursos Humanos.


Edición:

Tercera

Fecha:

Octubre de 2012

Código:

205N14005 Página: XII

XI. VALIDACIÓN

Lic. Enrique Olascoaga Carbajal Director General del Colegio de Bachilleres del Estado de México

Lic. Héctor Carballido Barba Director de Administración y Finanzas

Lic. Julia Leticia Domínguez Bustos Jefa del Departamento de Recursos Humanos

cobaem pdf 2darec humanos

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